Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí Miền Bắc

ả nội bộ vì xí nghiệp là đơn vị hạch toán phụ thuộc, được công ty giao cho phần vốn và tài sản để hoạt động. Theo kỳ quy định xí nghiệp sau khi hạch toán sẽ phải nộp cho công ty số tiền hàng công ty đã giao, nộp lợi nhuận, khấu hao tài sản cố định, trích nộp các quỹ,… Phần vốn mà xí nghiệp chiếm dụng của khách hàng không lớn và xí nghiệp không tiến hành vay ngân hàng trong quá trình hoạt động của mình. Nguồn vốn chủ sở hữu chỉ bao gồm quỹ khen thưởng, phúc lợi do công ty quy định. Phần nguồn vốn kinh doanh thuộc chủ sở hữu không có vì phần này xí nghiệp được công ty cấp. Lợi nhuận sau thuế cũng nộp cho công ty và do công ty quyết định phân phối. Xét về giá trị tài sản của xí nghiệp, qua ba năm, tổng giá trị tài sản đều tăng cao đặc biệt là năm 2001 tăng 183,1% tương ứng với trên 50 tỷ đồng so với năm 2000 trong đó chủ yếu là do tăng về TSLĐ khác (1434,8%), hàng tồn kho (755,9%) và tiền (212,2%). Sở dĩ giá trị tài sản tăng cao mà chủ yếu là tăng về TSLĐ là do cuối năm 2000 xí nghiệp được chính thức thành lập, các hoạt động kinh doanh tăng cao và có nhiều đơn đặt hàng nên nhu cầu về TSLĐ là rất lớn và xí nghiệp đã tập trung nguồn vốn để tài trợ cho loại tài sản này. Tổng giá trị tài sản của xí nghiệp năm 2002 tăng 82% so với năm 2001 tương ứng với trên 63,5 tỷ đồng trong đó chủ yếu là do tăng về TSLĐ khác (160%), các khoản phải thu (149%) và tài sản cố định (110%). Riêng hàng tồn kho giảm 28,4%. Như vậy tốc độ tăng giá trị tài sản của năm 2002 chậm hơn so với năm 2001 nhưng xét về giá trị tuyệt đối thì giá trị tăng thêm vẫn lớn hơn. Năm 2002 xí nghiệp đã bắt đầu có sự tập trung hơn về đầu tư cho tài sản cố định như việc xây dựng các kho trạm, mua các xe bồn vận chuyển LPG. Tuy nhiên cùng với sự tăng thêm về doanh thu trong năm 2002 thì các khoản phải thu của xí nghiệp cũng tăng cao (149%) chứng tỏ xí nghiệp bị chiếm dụng vốn là khá lớn. Để đánh giá tốt hơn tình hình tài chính của công ty, ta theo dõi một số chỉ tiêu tài chính ở biểu đồ sau: (Năm 2002 tính theo giá quy đổi) Nhìn vào biểu đồ 1 ta có thể thấy hiệu suất sử dụng tài sản của xí nghiệp giảm qua 3 năm. Điều này là do tốc độ tăng của doanh thu chậm hơn so với tốc độ tăng của giá trị tài sản. Doanh lợi tài sản có xu hướng giảm, đặc biệt là năm 2002 (năm 2002, doanh lợi tài sản là 0,01). Như đã giải thích ở trên về sự thay đổi về giá vốn trong năm 2002 làm LNST giảm. Nếu tính theo giá quy đổi thì ROA của xí nghiệp năm 2002 là 0,18 bằng với năm 2001. Doanh lợi vốn chủ sở hữu của xí nghiệp cao và tăng mạnh qua 3 năm (cụ thể ROE năm 2000 là 47,64; năm 2001 là 114,27; năm 2002 đã quy đổi là 742,04). Lý do chủ yếu là vốn chủ sở hữu của xí nghiệp ở đây chỉ bao gồm phần quỹ phúc lợi, khen thưởng do công ty trích cho giảm trong khi LNST tăng. Vì vốn chủ sở hữu của xí nghiệp phục vụ cho hoạt động kinh doanh là không có nên đây là chỉ tiêu không có nhiều ý nghĩa phản ánh tình hình hoạt động của xí nghiệp. 3. Thực trạng về sử dụng tài sản lưu động tại xí nghiệp II: 3.1. Tình hình nguồn tài trợ cho tài sản lưu động: Để đánh giá về tình trạng sử dụng TSLĐ, chúng ta sẽ xem xét theo ba khía cạnh là tình hình quản lý các khoản dự trữ tồn kho, tình hình sử dụng tiền mặt và quản lý các khoản phải thu. Song trước tiên chúng ta sẽ phân tích và đánh giá về cơ cấu TSLĐ, tỷ trọng của TSLĐ trong tổng tài sản của xí nghiệp và các nguồn tài trợ cho TSLĐ tại xí nghiệp. Về cơ cấu tài sản chúng ta sẽ theo dõi trên biểu đồ sau: Trong tổng tài sản thì tài sản lưu động chiếm phần lớn, xấp xỉ 90%. Qua ba năm cả tài sản lưu động và tài sản cố định đều tăng trong đó tài sản lưu động năm 2001 tăng 193,6% tương ứng với trên 47,5 tỷ đồng so với năm 2000, còn tài sản cố định tăng 94,1% tương ứng với 2,7 tỷ đồng. Năm 2002 so với năm 2001, tài sản lưu động tăng với tốc độ chậm hơn, chỉ có 79,7% tương ứng với gần 57,5 tỷ đồng trong đó tài sản cố định tăng đến 110,6% tương ứng với 6,1 tỷ đồng chứng tỏ năm này xí nghiệp đã bắt đầu chú trọng hơn trong đầu tư tài sản cố định mà chủ yếu là xây dựng hệ thống kho trạm ở các tỉnh và mua xe chuyên chở hàng. Tổng giá trị tài sản nói chung cũng tăng trong đó năm 2001 tăng mạnh (năm 2001 tăng 183% tương ứng với trên 50 tỷ đồng so với năm 2000 và năm 2002 tăng 82% tương ứng với trên 63,5 tỷ đồng). Về cơ cấu TSLĐ chúng ta sẽ theo dõi ở biểu đồ 3. Trong tổng giá trị TSLĐ thì phần chiếm tỷ lệ lớn nhất là các khoản phải thu (năm 2000 chiếm 60,1%; năm 2001 chiếm 31%; năm 2002 chiếm 43,1%). Các khoản phải thu chiếm phần lớn như vậy là do chính sách tín dụng thương mại của xí nghiệp. Tiền cũng là một khoản mục chiếm một tỷ lệ tương đối lớn trong TSLĐ của xí nghiệp. Cụ thể là năm 2000 chiếm 29,5%; năm 2001 chiếm 31,4%; năm 2002 chiếm 24,5%. Hàng dự trữ, tồn kho chiếm một tỷ lệ không lớn nhưng riêng năm 2001 chiếm đến 21% trong khi năm 2000 và 2001 tỷ lệ này chỉ xấp xỉ 10%. Điều này là do vào cuối năm 2001 xí nghiệp đã nhập về một lô bình trị giá 14 tỷ đồng làm cho dự trữ của năm này tăng đột xuất. Phần còn lại trong TSLĐ là phần TSLĐ khác chiếm một tỷ trọng ngày càng cao. Về nguồn tài trợ chúng ta theo dõi bảng 3. Nguồn vốn chủ sở hữu ở đây không được dùng để tài trợ cho hoạt động kinh doanh vì nó chỉ là số tiền trong quỹ khen thưởng phúc lợi. Nguồn vốn chủ yếu để tài trợ cho TSLĐ là phần phải trả nội bộ vì nguồn vốn này công ty cấp cho xí nghiệp dưới hình thức tài sản hoặc tiền để cho xí nghiệp hoạt động. Đến cuối năm xí nghiệp phải hạch toán trả cho công ty giá hàng hoá đã cấp cho và các phần phải trả khác cho công ty. Tuy nhiên không phải toàn bộ phần nguồn vốn này được tài trợ cho TSLĐ mà một phần nó được tài trợ cho tài sản cố định. Một nguồn quan trọng nữa là phần vốn xí nghiệp chiếm dụng của người bán do chính sách tín dụng thương mại. Tuy nhiên tỷ trọng của nguồn vốn này ngày càng nhỏ. Ngoài ra nguồn tài trợ cho TSLĐ còn bao gồm phần người mua trả tiền trước, nợ khác. Nhưng nhìn chung nguồn tài trợ lớn nhất cho TSLĐ vẫn là nguồn do công ty cấp. Xí nghiệp không vay ngân hàng tiền để hoạt động kể cả nguồn ngắn hạn hay dài hạn. Trên đây chỉ là những nhận định khái quát về tình hình TSLĐ tại xí nghiệp II trong ba năm qua. Dưới đây chúng ta sẽ xem xét cụ thể tình hình sử dụng các khoản mục chính trong cơ cấu TSLĐ là hàng dự trữ tồn kho, tiền và các khoản phải thu. 3.2. Thực trạng sử dụng hàng dự trữ, tồn kho: Do xí nghiệp có hệ thống kho, trạm tương đối rộng nên tại mỗi kho trạm đều có bộ phận riêng để quản lý hàng dự trữ, tồn kho. Tuy nhiên việc quản lý và theo dõi khoản mục này một cách tổng thể do phòng tài chính - kế toán đảm nhiệm trên cơ sở các chứng từ xuất nhập kho. Việc xác định lượng dự trữ do phòng kinh doanh của xí nghiệp đảm nhiệm. Hàng tháng xí nghiệp sẽ lên kế hoạch xác định lượng dự trữ hàng hoá căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng và mức tồn kho đầu tháng. Khách hàng ở đây là các hộ công nghiệp, các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, các đại lý,… Với các đối tượng khách hàng khác nhau, tại các thời điểm khác nhau thì lượng đặt hàng cũng khác nhau. Các hộ công nghiệp thường mua hàng với khối lượng lớn nên xí nghiệp có thể bán LPG bằng xe bồn, còn các cửa hàng, đại lý thông thường bán cho người tiêu dùng nên mua hàng với khối lượng nhỏ hơn và thường xí nghiệp bán LPG bằng bình. Sau khi khách hàng đặt hàng với xí nghiệp thì xí nghiệp sẽ làm đơn đặt hàng với công ty để đăng ký khối lượng hàng. Mức dự trữ thông thường lớn hơn lượng hàng sẽ xuất để đảm bảo mức dự trữ an toàn, sẵn sàng đáp ứng với những biến động về cầu hàng hoá hay những biến động khác của thị trường. Mức dự trữ này bao gồm cả phần tồn kho và lượng hàng đặt với công ty. Thời gian đặt hàng cũng được xác định khi có đơn đặt hàng của khách hàng và có tính đến thời gian chênh lệch trong khâu vận chuyển. Việc vận chuyển hàng hoá phải mất một khoảng thời gian do phải qua nhiều khâu và do sự phân bố các kho trạm về mặt địa lý. Các chứng từ sử dụng chủ yếu ở đây là các đơn đặt hàng, phiếu xuất - nhập kho, lệnh xuất - nhập kho, biên bản giao nhận. Tại kho đầu mối, sau khi đăng ký với công ty về khối lượng hàng thì xí nghiệp sẽ nhập hàng từ tàu vào kho. Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng sẽ làm phiếu xuất kho. Tại kho, căn cứ vào phiếu cân sẽ làm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Hàng hoá được giao cho khách hàng sẽ có biên bản giao nhận hàng hoá và xí nghiệp sẽ lập hoá đơn bán hàng. Tại các kho trạm khác cũng căn cứ vào lượng hàng xuất nhập kho để lập các phiếu xuất nhập kho, từ đó có thể theo dõi được lượng hàng hoá tồn kho cũng như lượng hàng hoá được nhập, xuất. Dự trữ hàng hoá ở đây chủ yếu là LPG. Ngoài ra là phần các hàng hoá khác bao gồm bếp gas, phụ kiện, van (bình gas), dự trữ vật tư (phần công cụ, dụng cụ trong kho) chủ yếu là bình gas. Căn cứ vào phiếu xuất nhập kho thì bộ phận kế toán có thể theo dõi được lượng hàng hoá, vật tư trong các kho trạm tăng, giảm; từ đó xác định được mức tồn kho cuối kỳ. Việc kiểm kê,  kiểm tra được diễn ra thường xuyên để đảm bảo việc quản lý cũng như để tránh thất thoát tài sản cho xí nghiệp. Về tình hình hàng dự trữ, tồn kho của xí nghiệp, chúng ta theo dõi ở bảng 4. Trong tổng giá trị hàng dự trữ tồn kho của xí nghiệp thì công cụ, dụng cụ trong kho là phần chiếm tỷ trọng rất lớn (năm 2000 là 99,1%; năm 2001 chiếm 93,3%). Tuy nhiên năm 2002 tỷ lệ công cụ dụng cụ trong kho đã giảm đi đáng kể, chỉ còn lại 4,2%. Điều này có thể được giải thích như sau: năm 2000 xí nghiệp vẫn còn đang là chi nhánh của công ty. Lúc này chi nhánh chỉ theo dõi hàng hóa về số lượng và không có tồn kho hàng hoá trên sổ sách. Hàng hoá (ở đây là LPG) được công ty giao cho chi nhánh, chi nhánh bán hàng đi thu tiền về, sau khi trừ đi chi phí ở chi nhánh sẽ nộp lại số tiền bán hàng cho công ty. Do đó nhìn trên bảng 4 ta không thấy có số liệu về LPG của năm 2000. Chính điều này làm cho tổng giá trị hàng dự trữ tồn kho của năm 2000 thấp và công cụ dụng cụ trong kho chiếm tỷ trọng cao. Từ năm 2001 trở đi, xí nghiệp đã hạch toán tồn kho hàng hoá trên sổ sách bởi lúc này công ty thực hiện bán hàng hoá cho xí nghiệp theo giá thành và có phát hoá đơn bán hàng. Điều này đã làm cho tỷ trọng hàng hoá tăng lên 6,7% và tăng 6063,6% so với năm 2000. Tuy nhiên cuối năm 2001 thì xí nghiệp lại nhập một lô bình có giá trị lớn nên vẫn làm cho tỷ trọng của công cụ dụng cụ trong kho cao, đồng thời cũng làm cho tổng giá trị hàng dự trữ tồn kho tăng 755,9% so với năm 2000 tương ứng với trên 13 tỷ đồng và lớn hơn của năm 2002 trên 4 tỷ đồng tương ứng với 28,2%. Đến năm 2002 do không có biến động lớn về số lượng công cụ dụng cụ như trong năm 2001 nên tỷ trọng của phần này chỉ còn ở mức rất thấp, còn hàng hoá chiếm 37,5%; hàng mua đang đi trên đường chiếm 57%. Nhìn chung tình hình hàng dự trữ tồn kho tại xí nghiệp cũng có nhiều biến động theo các năm. Để đánh giá hiệu quả sử dụng hàng dự trữ tồn kho ta theo dõi biểu đồ sau: Do năm 2000 không có tồn kho về LPG nên chúng ta không tính các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng hàng dự trữ tồn kho của năm này vì nếu có thì việc so sánh là không được chính xác. Năm 2001 hàng dự trữ tồn kho quay được 9,3 vòng; năm 2002 là 18,7 vòng và điều này làm cho thời gian một vòng quay dự trữ của năm 2002 ngắn hơn. Từ số liệu này ta chưa thể kết luận việc sử dụng hàng dự trữ tồn kho của xí nghiệp II là tốt hay không tốt song so sánh giữa 2 năm thì có thể nhận thấy việc sử dụng đã có hiệu quả hơn. Tuy nhiên nếu xét riêng về vòng quay của dự trữ hàng hoá thì năm 2001 hàng hoá dự trữ quay được 139,6 vòng trong khi năm 2002 chỉ là 49,9 vòng. Lý do là tốc độ tăng của doanh thu chậm hơn so với tốc độ tăng của dự trữ hàng hoá (doanh thu tăng 43,8% trong khi dự trữ hàng hoá tăng 302,4%). Từ đây có thể thấy rằng xí nghiệp cần quan tâm đến dự trữ hàng hoá cũng như việc làm tăng doanh thu để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả hơn. 3.3. Thực trạng sử dụng ngân quỹ: Công tác quản lý ngân quỹ tại xí nghiệp II do phòng kế toán đảm nhiệm. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý các phiếu thu, phiếu chi, thực hiện việc thu chi tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi có đầy đủ các chữ ký theo quy định, đồng thời thực hiện việc kiểm kê quỹ hàng ngày. Các khoản nhập quỹ bao gồm chủ yếu là tiền bán hàng, tiền vốn công ty cấp cho xí nghiệp,… Các khoản xuất quỹ bao gồm xuất quỹ mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, mua tài sản cố định, trả lương cán bộ công nhân viên, nộp thuế, nộp trả công ty, các khoản chi phí phát sinh thường xuyên (xăng dầu ô tô, chi phí bảo dưỡng định kỳ, chi phí hành chính như điện nước, văn phòng phẩm,…) và các khoản chi khác. Việc hoạch định ngân quỹ do phòng tài chính - kế toán tiến hành mà người chịu trách nhiệm chính là trưởng phòng. Xí nghiệp sẽ lên kế hoạch ngân quỹ trong từng tháng bằng cách dự trù các khoản chi phí bằng tiền mặt và lượng tiền mặt sẽ thu được trong tháng. Lượng tiền mặt thu được chủ yếu là tiền bán hàng mà phần lớn là từ việc bán LPG bằng bình. Để xác định lượng tiền mặt sẽ nhập quỹ này phải cần tới sự phối hợp của phòng kinh doanh. Các chi phí phải trả trong tháng bao gồm chi phí phải trả theo hợp đồng và các chi phí phát sinh thường xuyên. Trên cơ sở các khoản thu và chi, xí nghiệp sẽ cân đối tiền mặt trong tháng theo công thức tổng chi phí phải trả trong kỳ = (lượng tiền mặt sẽ thu + lượng tiền mặt tồn quỹ). Việc cân đối này có tính đến thời điểm thực tế thu tiền về và xuất tiền ra nên số tiền mặt tồn quỹ thực tế thường lớn hơn so với mức tồn quỹ để duy trì cán cân tiền mặt. Như vậy lượng tiền mặt tồn quỹ đã bao gồm cả mức dự phòng để đảm bảo khả năng thanh toán của xí nghiệp. Trong những năm qua xí nghiệp luôn đảm bảo khả năng thanh toán bằng tiền mặt tốt, luôn đáp ứng kịp thời các khoản chi phát sinh do lượng tiền mặt nhập quỹ thanh toán từ việc bán lẻ là rất lớn. Xí nghiệp ít khi phải rút tiền từ ngân hàng để đáp ứng các khoản chi trả trong kỳ hoạt động. Cuối mỗi ngày, thủ quỹ tiến hàng kiểm kê quỹ, nếu số tiền mặt trong quỹ lớn hơn so với mức tồn quỹ theo kế hoạch thì doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi số tiền đó vào ngân hàng để sinh lãi. Ngoài việc thanh toán bằng tiền mặt, xí nghiệp còn có các hình thức thanh toán bù trừ hoặc chuyển khoản. Hình thức thanh toán này chủ yếu là từ hoạt động bán LPG cho các hộ công nghiệp, số tiền thanh toán lớn. Xí nghiệp có mở tài khoản tại Vietcombank Hà Nội tạo thuận lợi trong việc thanh toán cũng như các hoạt động gửi tiền, rút tiền. Xí nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra quỹ theo định kỳ hoặc có thể là kiểm tra đột xuất để xem xét lượng tiền tồn quỹ, các khoản thu chi cũng như việc thực hiện kế hoạch ngân quỹ có được chấp hành nghiêm chỉnh hay không. Tình hình sử dụng ngân quỹ được thể hiện trên bảng 5. Tiền gửi ngân hàng là bộ phận chiếm phần lớn trong ngân quỹ của xí nghiệp, thường xấp xỉ 98%. Còn lại là tiền mặt tại quỹ. Qua 3 năm khoản mục tiền của xí nghiệp có tăng trong đó năm 2001 tăng cao (tăng 212,2% tương ứng trên 15 tỷ đồng so với năm 2001 mà chủ yếu là tăng ở phần tiền gửi ngân hàng với 214,7% tương ứng trên 15 tỷ đồng). Năm 2002 tốc độ tăng chậm hơn, chỉ khoảng trên 40% tương ứng với hơn 9 tỷ đồng trong đó tiền mặt tại quỹ tăng 42,9% và tiền gửi ngân hàng tăng 40,4%. Số tiền gửi ngân hàng để sinh lãi đã đem lại nguồn thu nhập từ hoạt động tài chính là khá lớn và tăng mạnh qua 3 năm (năm 2001 tăng 259,1% so với năm 2000; năm 2002 tăng 93,1% so với năm 2001). Để đánh giá hiệu quả sử dụng ngân quỹ của xí nghiệp chúng ta sẽ xem biểu đồ sau: Năm 2000 tiền tại xí nghiệp quay được 8,4 vòng; năm 2001 là 6,2 vòng và năm 2002 là 6,4 vòng. Như vậy là vòng quay tiền của năm 2001 và 2002 có giảm đi so với năm 2000. Điều này là do tốc độ tăng của tiền trong năm 2001 và năm 2002 là rất lớn và lớn hơn so với tốc độ tăng của doanh thu. Điều này cũng làm ảnh hưởng tới thời gian vòng quay tiền. Vòng quay tiền năm 2001 là lớn nhất với 42,8 ngày; của năm 2002 là 56,4 vòng và năm 2000 là 42,8 ngày. Như vậy năm 2001 và năm 2002 việc sử dụng ngân quỹ không hiệu quả bằng năm 2000. Với việc dự trữ tiền lớn, phần nào hiệu quả sử dụng ngân quỹ bị giảm đi song nó đảm bảo cho xí nghiệp có khả năng thanh toán tốt hơn. Điều này cũng một phần giải thích cho việc xí nghiệp cho đến nay vẫn chưa phải đi vay ngắn hạn ngân hàng để đáp ứng khả năng thanh toán hay để tài trợ cho tài sản lưu động của xí nghiệp. 3.4. Thực trạng quản lý khoản phải thu: Việc áp dụng các chính sách tín dụng thương mại là một việc tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp nói chung và với xí nghiệp II nói riêng. Việc xây dựng các tiêu chuẩn tín dụng do phòng kinh doanh đảm nhiệm có sự phê duyệt của ban lãnh đạo xí nghiệp. Qua các năm thì cũng có sự thay đổi về các tiêu chuẩn tín dụng cho phù hợp song nhìn chung các tiêu chuẩn này không có sự thay đổi nhiều. Việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại chủ yếu là đối với các khách hàng là những hộ công nghiệp mua hàng với khối lượng lớn. Thông thường đây là những khách hàng quen và có quan hệ trong kinh doanh tốt. Chính sách tín dụng thương mại cụ thể được thể hiện trong hợp đồng mua bán. Xí nghiệp quy định thời hạn thanh toán hợp đồng là sau 1 tháng 10 ngày kể từ ngày hợp đồng tín dụng thương mại được ký kết. Xí nghiệp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm thông qua việc chiết khấu tiền mặt và khuyến khích khách hàng mua hàng với khối lượng lớn trong một lần mua theo hình thức chiết khấu bán lẻ. Tuỳ vào thời gian khách hàng trả tiền sớm mà xí nghiệp quy định các mức chiết khấu tiền mặt khác nhau song hình thức này rất ít được thực hiện. Việc áp dụng hình thức chiết khấu bán lẻ phổ biến hơn và cũng được quy định với khối lượng hàng hoá được mua khác nhau, khách hàng được hưởng mức chiết khấu khác nhau. Chính từ việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại mà xí nghiệp đã có những khoản tiền bị khách hàng nợ làm phát sinh các khoản phải thu. Việc theo dõi và đốc thúc khách hàng trả nợ do phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán phối hợp thực hiện. Xí nghiệp đã thực hiện theo dõi các khoản phải thu theo cả hai mô hình xác định tuổi và mô hình số dư khoản phải thu. Riêng đối với mô hình số dư khoản phải thu đã được thực hiện một cách chi tiết đến từng đối tượng khách hàng vì số lượng khách hàng mua hàng với khối lượng lớn là không nhiều nên việc thực hiện không khó khăn và tốn nhiều chi phí. Khi các khoản khách hàng nợ xí nghiệp sắp đến hạn phải trả thì xí nghiệp sẽ gọi điện đến để nhắc nhở. Đến hạn, xí nghiệp sẽ gửi thông báo và trong trường hợp mà khách hàng chưa trả nợ thì xí nghiệp sẽ gửi thư nhắc nhở đến khách hàng. Nếu khách hàng vẫn không chịu trả tiền thì giám đốc xí nghiệp cùng với đại diện phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán đến gặp trực tiếp khách hàng để làm việc giải quyết và nếu tình trạng này vẫn còn kéo dài thì sẽ phải đưa ra toà án kinh tế. Tuy nhiên cho đến nay thì xí nghiệp chưa phải đưa một trường hợp nào ra toà án kinh tế để giải quyết việc thu hồi nợ song việc các khách hàng kéo dài thời gian thanh toán vẫn xảy ra nhiều. Trong hợp đồng tín dụng thương mại xí nghiệp cũng có quy định mức tiền phạt trong trường hợp khách hàng không trả nợ đúng hạn. Tuy nhiên phần lớn thì xí nghiệp chỉ có thể thu hồi được số tiền bán hàng, còn số tiền phạt do sự chậm trễ trả tiền mua hàng của khách hàng hầu như không nhận được, một phần vì họ không trả, một phần là để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài. Tình hình các khoản phải thu của xí nghiệp được thể hiện ở trong bảng 6. Cùng với sự tăng của doanh thu, các khoản phải thu của xí nghiệp cũng  tăng theo. Năm 2001 tăng 51,6% so với năm 2000 tương ứng với trên 7,5 tỷ đồng; năm 2002 tăng 149,6% so với năm 2001 tương ứng với gần 33,5 tỷ đồng. Trong các khoản phải thu thì chủ yếu vẫn là phải thu của khách hàng (năm 2000 chiếm 99,4%; năm 2001 chiếm 89,5%; năm 2002 chiếm 86,7%) và các khoản phải thu này ngày càng tăng. So với tốc độ tăng của doanh thu thì tốc độ tăng của các khoản phải thu nhanh hơn chứng tỏ xí nghiệp bị chiếm dụng vốn nhiều hơn. Xét về hiệu quả quản lý khoản phải thu, chúng ta sẽ tính toán chỉ tiêu kỳ thu tiền bình quân. Kỳ thu tiền bình quân của năm 2000 là 87 ngày; năm 2001 là 57 ngày; năm 2002 là 99 ngày. Như vậy ta có thể thấy năm 2001 việc quản lý khoản phải thu có hiệu quả hơn cả còn năm 2002 chỉ tiêu này quá cao vì trong năm này các khoản phải thu tăng nhanh hơn so với tốc độ tăng doanh thu. Vì vậy xí nghiệp cần phải có những biện pháp quản lý khoản phải thu hiệu quả hơn nữa để làm giảm chỉ tiêu này xuống. 3.5. Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh và hiệu quả sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp II: Để đánh giá một cách tổng quát về hiệu quả sử dụng TSLĐ của xí nghiệp II, ngoài việc tìm hiểu và phân tích thực trạng sử dụng hàng dự trữ, tồn kho; ngân quỹ và các khoản phải thu ra chúng ta sẽ xem xét thêm một số chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng TSLĐ ở biểu đồ sau: Nhìn vào khả năng thanh toán hiện hành của xí nghiệp ta thấy trong ba năm khả năng thanh toán không có biến động lớn. Như vậy tốc độ tăng của giá trị TSLĐ và của các khoản nợ ngắn hạn là tương đối đồng đều. Tuy nhiên như ta thấy chỉ tiêu này của xí nghiệp chưa cao vì xí nghiệp phần lớn nguồn tài trợ là nợ ngắn hạn nên mặc dù giá trị TSLĐ trong tổng tài sản lớn thì khả năng thanh toán hiện hành cũng không cao. Khả năng thanh toán nhanh cũng vậy. Giữa các năm không có sự biến đổi lớn nhưng chỉ tiêu này có thể nói là thấp. Mặc dù vậy thì xí nghiệp vẫn có thể đảm bảo thanh toán tốt cho người bán vì phần nợ ngắn hạn chủ yếu là nợ công ty mà thông thường cuối năm xí nghiệp mới tiến hành trả nội bộ. Nhìn trên biểu đồ chúng ta thấy hiệu quả sử dụng TSLĐ của xí nghiệp ngày càng giảm đi (năm 2000, TSLĐ quay được 2,5 vòng; năm 2001 là 2 vòng và năm 2002 là 1,6 vòng), từ đó dẫn đến kỳ luân chuyển của TSLĐ ngày càng lớn (năm 2000 kỳ luân chuyển TSLĐ là 145 ngày; năm 2001 là 184 ngày; năm 2002 là 230 ngày). Thực tế đây là điều không tốt vì như vậy tức là mặc dù giá trị TSLĐ xí nghiệp tăng lên nhưng càng ngày thì một đồng giá trị TSLĐ lại tạo ra được ít doanh thu hơn. Về khả năng sinh lãi của TSLĐ thì xí nghiệp duy trì ở mức khá ổn định. Điều này có nghĩa là tốc độ tăng lợi nhuận sau thuế được duy trì bằng với tốc độ tăng của giá trị TSLĐ. Như vậy, qua việc tìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh cũng như việc sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp II, chúng ta có thể thấy hoạt động của xí nghiệp có những mặt tốt và cũng có những mặt chưa tốt. Cụ thể là: a/ Những thành tựu đạt được: Nhìn chung qua 3 năm hoạt động, xí nghiệp đã đạt được kết quả tốt, kinh doanh có lãi, doanh thu tăng, LNST tăng, giá trị tài sản nói chung tăng, hoàn thành các kế hoạch đề ra, tuân theo đúng các yêu cầu về công tác hạch toán kế toán và đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước và công ty, mạng lưới tiêu thụ ngày càng mở rộng. Mặc dù doanh thu thuần tăng với tốc độ chưa cao so với tốc độ tăng của các khoản mục trong TSLĐ làm các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng còn thấp nhưng với việc làm giảm chi phí, đặc biệt là chi phí quản lý nên hoạt động kinh doanh của xí nghiệp vẫn đem lại lợi nhuận sau thuế cao.Từ đó làm cho khả năng sinh lãi của TSLĐ ổn định. Đối với việc sử dụng TSLĐ cũng có những ưu điểm như các hoạt động xuất, nhập kho, quỹ được thực hiện một cách nghiêm túc và có đầy đủ các hoá đơn chứng từ. Các kế hoạch về ngân quỹ hay hàng dự trữ, tồn kho cũng được xây dựng cho từng tháng, các mức dự trữ bao gồm cả mức dự trữ an toàn, bảo đảm cho xí nghiệp kịp thời giải quyết với những biến động xảy ra. Các hợp đồng thương mại cũng được xây dựng một cách chi tiết, trong đó có quy định rất rõ về các tiêu chuẩn tín dụng thương mại. Việc theo dõi các khoản phải thu được thực hiện theo cả hai mô hình sắp xếp tuổi và mô hình xác định số dư khoản phải thu nên xí nghiệp có thể giám sát được chặt chẽ các khoản phải thu. b/ Hạn chế: Bên cạnh những thành tựu đạt được trong những năm qua, xí nghiệp II cũng còn một số hạn chế như sau: Qua ba năm, doanh thu của xí nghiệp đều tăng song tốc độ tăng còn chưa cao. So với tốc độ tăng của giá trị tài sản thì tốc độ tăng của doanh thu chậm hơn làm cho khả năng sản xuất của tài sản bị giảm đi. Xét về tình hình sử dụng khoản dự trữ, tồn kho; ngân quỹ và các khoản phải thu chúng ta thấy mức độ ổn định chưa cao, các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng còn thấp. Tuy vòng quay dự trữ tăng nhưng vòng quay dự trữ hàng hoá giảm chứng tỏ việc dự trữ hàng hoá (LPG) chưa tốt và hiệu quả chưa cao. Xí nghiệp chưa sử dụng các chứng khoán thanh khoản cao để dự trữ mà chỉ tiến hành dự trữ tiền hoặc gửi tiền vào ngân hàng. Như vậy là việc sử dụng ngân quỹ chưa linh hoạt và chưa đảm bảo mức sinh lời tối ưu, từ đó làm vòng quay tiền bị giảm. Xí nghiệp chưa có bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ khiến cho việc theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn quỹ còn khó khăn. Việc dự trữ ở các kho trạm cùng một lúc có mức dự trữ an toàn gây ra tình trạng hàng hoá chưa quay vòng nhanh, hiệu quả sử dụng chưa cao. Ngoài ra việc các kho trạm ở các tỉnh cuối tháng mới nộp các chứng từ về xí nghiệp khiến cho việc hạch toán bị chậm trễ. Đặc biệt là các khoản phải thu của khách hàng quá lớn làm khả năng thanh toán không cao cũng như vốn không quay vòng nhanh vì bị ứ đọng ở đây. Đối với chính sách tín dụng thương mại, thời hạn tín dụng còn cứng nhắc gây khó khăn cho khách hàng và dẫn tới việc khách hàng thường thanh toán chậm. Việc xác định thông tin về khách hàng chưa cao nên dẫn tới tình trạng bị chiếm dụng vốn lớn. Đối với nguồn tài trợ cho TSLĐ của xí nghiệp còn chưa linh hoạt, chủ yếu vẫn dựa vào nguồn cung cấp của công ty mà hầu như là các nguồn ngắn hạn làm cho chi phí vốn lớn và khi cần nguồn tài trợ ngay thì chưa có. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt nhưng xí nghiệp vẫn chưa chú trọng đến các hình thức quảng cáo, giới thiệu sản phẩm để người tiêu dùng biết đến. Các hình thức dịch vụ đi kèm chưa phổ biến. Xí nghiệp hoạt động song chưa có một số quỹ như quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi, quỹ dự phòng rủi ro tỷ giá do xí nghiệp tiến hành nhập bình gas từ nước ngoài để đề phòng trong những trường hợp có rủi ro xảy ra. Ngoài ra việc xác định nhu cầu về TSLĐ cũng như việc xác định các mức dự trữ còn chưa chính xác và chưa tối ưu. Từ đó làm cho kết quả hoạt động chưa đạt được hiệu quả cao nhất. Nhìn chung tình hình hoạt động của doanh nghiệp qua ba năm là tốt song xí nghiệp cần áp dụng các biện pháp quản lý TSLĐ một cách linh hoạt hơn để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ cũng như hiệu quả hoạt động của mình trong thời gian tới. CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN LƯU ĐỘNG TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH CÁC SẢN PHẨM KHÍ MIỀN BẮC ********* 1. Phương hướng hoạt động của xí nghiệp II trong năm 2003: Với những thành tựu đạt được trong những năm qua, xí nghiệp II đang tiếp tục vươn lên để có thể đứng vững trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm khí. Để đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn và cùng với mục tiêu phát triển kinh tế đất nước trong năm 2003 là GDP tăng từ 7% đến 7,5%; ngành dầu khí sẽ khai thác và kinh doanh 20,86 triệu tấn dầu khí, xí nghiệp II đã đề ra kế hoạch hoạt động cụ thể trong năm 2003 như sau: Vận chuyển, đóng bình, kinh doanh tiêu thụ LPG, các phụ kiện và thực hiện các hoạt động dịch vụ khác có liên quan như tư vấn, cung cấp, lắp đặt vật tư, thiết bị chuyên dụng,… trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm khí. Phát triển mạnh mạng lưới bán lẻ LPG; phối hợp với phòng kinh doanh xí nghiệp miền Nam phấn đấu thị phần bán lẻ LPG đạt 25%vào năm 2005; gia tăng tỷ trọng bán lẻ bằng bình. Chủ trì, phối hợp với các phòng ban dơn vị trực thuộc Công ty chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư các dự án liên quan đến kinh doanh LPG, xăng dầu như: Kho chứa, xưởng sửa chữa, bảo dưỡng bình, trạm nạp khí hoá lỏng, cây xăng, phương tiện vận chuyển, bình chứa LPG, trụ sở làm việc,… Đảm bảo vận hành an toàn các cơ sở sản xuất kinh doanh; tăng cường công tác an toàn, an ninh, PCCC, bảo hộ lao động và vệ sinh môi trường. Quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất kinh doanh, kinh doanh hiệu quả; bảo toàn và phát triển nguồn vốn và tài sản được công ty giao. Tích cực phối hợp với ban quản lý dự án Hải Phòng xử lý dứt điểm tồn đọng, hoàn thành quyết toán căn cứ đầu mối phân phối khí hoá lỏng Hải Phòng, trạm nạp Yên Viên. Các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể: Kế hoạch về sản lượng: LPG đạt 45.739 tấn, trong đó: LPG dân dụng : 12.539 tấn LPG công nghiệp : 33.210 tấn Kế hoạch về tài chính : Doanh thu : 255.235 triệu đồng Lợi nhuận trước thuế : 210 triệu đồng Lợi nhuận sau thuế : 140 triệu đồng Nộp ngân sách : 730 triệu đồng Ngoài ra xí nghiệp còn đưa ra các kế hoạch chi tiết, cụ thể về khối lượng, số lượng bình; các loại hàng hoá khác,… cũng như các kế hoạch hoạt động bán hàng, dự trữ, quỹ tiền, kế hoạch về tài sản cố định,... Và với những gì đã đạt được trong các năm trước, xí nghiệp sẽ tiếp tục phát huy khả năng của mình để đảm bảo hoàn thành kế hoạch đã đề ra. 2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp II: Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, xí nghiệp cũng cần có những giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ của mình để phần nào đạt được mục tiêu mà mỗi doanh nghiệp đều phải hướng tới đó là tối đa hoá giá trị tài sản của chủ sở hữu. Trước hết chúng ta thấy về hiệu quả sử dụng TSLĐ thể hiện ở số vòng quay TSLĐ. Chỉ tiêu này được tính bằng doanh thu thuần chia cho TSLĐ bình quân và nếu trong một chu kỳ hoạt động của doanh nghiệp (thường là 1 năm) số vòng quay của TSLĐ càng nhiều thì việc sử dụng TSLĐ càng hiệu quả. Vì vậy để nâng cao chỉ tiêu này, xí nghiệp phải có những biện pháp làm tăng doanh thu thuần. Cụ thể là xí nghiệp phải làm tăng được doanh số bán hàng của mình lên. Muốn làm được điều này thì xí nghiệp có thể có nhiều biện pháp như mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của mình, mở thêm một số cửa hàng, đại lý đặc biệt là ở các tỉnh khác. Tuy nhiên việc mở thêm cửa hàng ở đâu phải có sự nghiên cứu kỹ càng bằng việc nghiên cứu thị trường. Với những nơi có nhu cầu lớn về gas như các khu dân cư có mức sống cao (thị xã, thành phố) hay các khu du lịch với nhiều nhà hàng khách sạn thì nên mở thêm các cửa hàng, đại lý hoặc kho, trạm. Để tăng doanh thu thì xí nghiệp có thể phải tăng thêm các dịch vụ kèm theo khi bán hàng để khách hàng cảm thấy được hưởng nhiều ưu đãi khi sử dụng sản phẩm của xí nghiệp. Các dịch vụ có thể là dịch vụ vận chuyển hàng hoá tận nơi, sửa chữa, bảo dưỡng, lắp đặt phụ kiện, hay có hình thức bảo hiểm cho các bình gas, đảm bảo độ an toàn cho khách hàng,… Tiếp tục duy trì tốt mối quan hệ với những khách hàng quen thuộc. Đồng thời, xí nghiệp phải tăng cường các hình thức quảng cáo để có thể giúp khách hàng biết về sản phẩm của mình vì hiện nay có rất nhiều các hãng gas khác nhau cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên việc áp dụng các biện pháp tăng doanh thu phải dựa trên việc phân tích doanh thu và chi phí để đảm bảo tốc độ tăng doanh thu cao hơn tốc độ tăng chi phí và LNST tăng lên. Việc xác định nhu cầu TSLĐ hàng năm tại xí nghiệp là hết sức cần thiết. Để xác định nhu cầu TSLĐ thì xí nghiệp nên lập kế hoạch và căn cứ vào thống kê về TSLĐ của các năm trước. Ngoài ra, cần phải kết hợp với sự tính toán cụ thể, chi tiết về nhu cầu TSLĐ trong năm có thể là từng tháng, quý hay năm. Với việc xác định được nhu cầu về TSLĐ trong năm, xí nghiệp sẽ có thể chủ động kịp thời huy động được nguồn tài trợ cho TSLĐ một cách hợp lý, kịp thời và hiệu quả nhất. Như trên đã phân tích, nguồn vốn tài trợ chủ yếu cho TSLĐ tại xí nghiệp là nguồn vốn do công ty cấp cho và một phần rất nhỏ là chiếm dụng của người bán. Như vậy nguồn vốn vay ngắn hạn ngân hàng chưa được sử dụng. Trong những trường hợp nhu cầu về TSLĐ mà chưa có nguồn tài trợ hoặc công ty chưa kịp tài trợ cho thì đây là một nguồn quan trọng có thể áp dụng. Ngoài ra xí nghiệp có thể chậm trả tiền hàng cho người bán để tăng cường việc chiếm dụng vốn hơn nữa bởi vì so với những khoản xí nghiệp bị chiếm dụng thì khoản mà xí nghiệp đi chiếm dụng không lớn. Xí nghiệp cần phải tăng cường nâng cao ý thức tổ chức, phong cách làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đồng thời phải có chế độ thưởng phạt hợp lý nhằm khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của mình cũng như có thêm trách nhiệm đối với công việc mình làm. Việc sử dụng và quản lý vốn cũng như tài sản của xí nghiệp chưa phải là đạt mức hiệu quả cao một phần là do trình độ quản lý của cán bộ xí nghiệp. Vì vậy xí nghiệp cần chú trọng tạo điều kiện cho các cán bộ nhân viên học tập thêm nâng cao trình độ. Định kỳ nên có những cuộc kiểm tra trình độ và có thể căn cứ vào kết quả kiểm tra để tiến hành tăng lương. Từ đó sẽ tạo động lực cho cán bộ của xí nghiệp phấn đấu hơn trong công việc. Việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ còn được thể hiện ở các biện pháp sau: 2.1. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng hàng dự trữ, tồn kho: Do hệ thống kho trạm của xí nghiệp được đặt ở nhiều tỉnh thành nên việc quản lý không dễ dàng. Tại mỗi kho trạm cần phải được theo dõi lượng hàng hoá vật tư chặt chẽ và thời gian báo cáo cần được rút ngắn 1 tuần một lần. Không nên dự trữ một lúc quá nhiều như năm 2001 làm giảm tốc độ luân chuyển của hàng hoá, vật tư. Xí nghiệp cũng nên đề ra kế hoạch chung cho toàn xí nghiệp và kế hoạch cụ thể về dự trữ cho các kho trạm. Việc áp dụng mức dự trữ tối ưu theo mô hình EOQ là cần thiết và nên làm để chi phí cho việc dự trữ, tồn kho đến mức thấp nhất. Chẳng hạn như xí nghiệp trong năm định sử dụng 45000 tấn LPG, chi phí mỗi lần đặt hàng là 2 triệu đồng, chi phí lưu kho đơn vị hàng hoá là 0,5 triệu đồng thì lượng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối ưu là: Q* = 600 tấn, số lần đặt hàng trong năm là 75, chi phí đặt hàng trong năm là 150 triệu đồng, chi phí lưu kho hàng hoá là 150 triệu đồng. Ngoài ra xí nghiệp có thể tiến hành dự trữ thêm một lượng nhỏ hàng hoá làm khoảng an toàn. Việc dự trữ thêm không cần thiết là phải ở tất cả các kho vì cùng một lúc tất cả các kho cùng dự trữ thêm, mặc dù lượng này tại mỗi kho trạm là không lớn song tính tổng thể lại thì mức dự trữ thêm là khá cao. Vì vậy chỉ cần một trong các kho ở gần nhau dự trữ thêm và khi cần có thể huy động lẫn nhau. Việc làm này cũng làm giảm chi phí tồn kho của hàng hoá dự trữ thêm. Sau khi tính toán lượng hàng dự trữ thì xí nghiệp sẽ phải tính toán để phân bổ hàng cho từng kho trạm căn cứ vào nhu cầu của từng nơi. Đối với những hàng hoá phải qua nhiều lần vận chuyển, nhập kho thì tốt nhất là giảm số lần nhập kho đến mức thấp nhất có thể. Làm được điều này sẽ giảm bớt chi phí bốc dỡ và chi phí tồn kho. Việc tính toán thời điểm đặt hàng chính xác là một điều hết sức quan trọng. Thời điểm đặt hàng đúng lúc sẽ làm cho các chi phí tồn kho, dự trữ giảm xuống và có thể giao hàng cho khách hàng của mình đúng lúc, đảm bảo uy tín trong kinh doanh. Đây là nhiệm vụ của phòng kinh doanh xí nghiệp. Phải tính toán sao cho thời gian nhận hàng và thời gian vận chuyển hàng của xí nghiệp là vừa khít với thời gian lấy hàng của khách. Việc kiểm tra phải được diễn ra thường xuyên để đối chiếu với lượng hàng thực tế xuất, nhập, tồn kho với lượng hàng được ghi trên sổ sách. Cùng với lượng hàng còn tồn kho trong tháng này để lên kế hoạch nhập kho trong tháng tới. Đồng thời việc kiểm tra thường xuyên sẽ tránh được tình trạng thất thoát tài sản của xí nghiệp. Xí nghiệp phải đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm. Đây là việc làm quan trọng để tăng hiệu quả hoạt động của xí nghiệp. Nó vừa làm tăng doanh thu, vừa giảm chi phí tồn kho của hàng hoá, vật tư và giúp cho tài sản được quay vòng nhanh hơn. Trong quá trình hoạt động của mình, xí nghiệp có tiến hành nhập khẩu bình gas. Việc nhập khẩu này có ảnh hưởng đến ngân quỹ của xí nghiệp do biến động tỷ giá. Sự tăng giảm của tỷ giá sẽ làm tăng giảm chi phí của xí nghiệp và ảnh hưởng đến mức dự trữ tiền. Do vậy xí nghiệp nên lập thêm quỹ dự phòng tỷ giá để đề phòng trong những trường hợp tỷ giá thay đổi theo hướng bất lợi cho xí nghiệp. 2.2. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng ngân quỹ: Việc xí nghiệp thực hiện việc hoạch định ngân quỹ hàng tháng là rất tốt nhưng việc dự trữ ngân quỹ chỉ bằng tiền mặt là chưa hiệu quả. Ngày nay khi thị trường chứng khoán Việt Nam bắt đầu hoạt động và đang có những bước phát triển thì việc sử dụng các chứng khoán là có thể áp dụng được. Tuy nhiên đối với một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh công nghiệp thì việc kinh doanh chứng khoán là hơi mạo hiểm và cần phải có những chuyên gia tài chính. Nhưng với những loại chứng khoán có tính thanh khoản cao và độ rủi ro thấp như tín phiếu kho bạc, trái phiếu kho bạc thì việc nắm giữ nó là một lợi thế. Cụ thể là thay vì dự trữ hoàn toàn bằng tiền mặt thì xí nghiệp có thể nắm giữ một phần chứng khoán này. Số tiền mặt trong ngân quỹ không phải một lúc là có thể dùng tất cả cho việc xuất quỹ mà có những khoản tiền nhàn rỗi chưa dùng đến. Hơn nữa mức tiền dự trữ còn bao gồm cả mức dự trữ an toàn, có thể có những kỳ hoạt động xí nghiệp không dùng đến số tiền đó. Và tất nhiên số tiền mặt nằm tại quỹ không có khả năng sinh lời, thậm chí là khả năng sinh lời âm. Vậy nếu ta thay bằng việc dự trữ chứng khoán thì trong lúc ta chưa dùng đến một khoản tiền thì khoản tiền đó được đầu tư và sinh lời, đem lại thu nhập từ hoạt động tài chính cho xí nghiệp. Việc đầu tư vào các loại chứng khoán này là rất an toàn tuy khả năng sinh lợi chưa phải là lớn. Nhưng vì thời hạn thường ngắn nên nó có tính thanh khoản cao, hơn nữa trong trường hợp xí nghiệp có cần đến tiền mặt ngay thì việc đem đến ngân hàng xin chiết khấu là rất dễ dàng và nhanh chóng, chi phí không cao. Tất nhiên là việc dự trữ bao nhiêu là cũng phải dựa trên kế hoạch ngân quỹ và sự phân tích về doanh thu và chi phí. Từ việc sử dụng các chứng khoán thì xí nghiệp có thể áp dụng việc xác định mức dự trữ ngân quỹ tối ưu theo mô hình Baumol.Với việc áp dụng mô hình này, xí nghiệp sẽ làm giảm tối đa chi phí cho việc sử dụng ngân quỹ, từ đó làm tăng hiệu quả sử dụng ngân quỹ tại xí nghiệp. Tuy nhiên việc áp dụng mô hình này không phải dập khuôn theo như lý thuyết vì mô hình Baumol dựa trên giả định doanh nghiệp hàng năm có dòng lưu kim thuần ổn định. Nhưng vì trên thực tế, dòng lưu kim này không ổn định mà biến động theo từng thời kỳ nên xí nghiệp chỉ dựa vào mô hình này để xác định mức dự trữ tối ưu, căn cứ vào kế hoạch về mức tổng mức tiền giải ngân mỗi năm. Sau đó mỗi tháng xí nghiệp tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho các khoản xuất nhập quỹ. Trong tháng hoạt động, xí nghiệp sẽ dùng những khoản tiền mặt vừa nhập quỹ để chi dùng cho việc xuất quỹ. Như vậy xí nghiệp cần phải so sánh giữa mức tiền sẽ nhập, sẽ xuất và lượng tiền dự trữ tối ưu theo tính toán để xác định số tiền mặt thực tế tại quỹ trong tháng cần bao nhiêu. Số tiền này sẽ không lớn vì nó chủ yếu dùng để trả cho một số khoản xuất quỹ khi khoản tiền nhập quỹ chưa kịp nhập. Và trong trường hợp cần thiết, xí nghiệp có thể bán chứng khoán để lấy tiền mặt chi trả. Thông thường nếu như kế hoạch được lên chi tiết thì không cần phải bán chứng khoán. Cuối tháng, xí nghiệp cần dựa vào kế hoạch ngân quỹ của tháng sau để quyết định giữ lại bao nhiêu, còn lại tiếp tục đem đầu tư chứng khoán hoặc gửi ngân hàng lấy lãi. Như vậy xí nghiệp sẽ không phải định kỳ đem bán chứng khoán để thu tiền mặt dùng cho việc chi trả vì làm như vậy sẽ dẫn đến tăng chi phí giao dịch trong khi xí nghiệp lại không tận dụng được các khoản nhập quỹ trong tháng. Nếu như xí nghiệp có thể lập được chi tiết hơn cho ngày hoạt động thì ngay trong ngày, số tiền thừa đã có thể sinh lãi. Do đó xí nghiệp nên chú trọng đến khâu lập kế hoạch ngân quỹ một cách chi tiết, cụ thể cũng như việc tính toán mức dự trữ phải chính xác. Như vậy sẽ giúp cho các quyết định sử dụng ngân quỹ được chính xác, hợp lý và đem lại hiệu quả cao. Đối với các cửa hàng, đại lý được đặt ở các tỉnh khác, số tiền bán hàng trong ngày nên hoặc là áp dụng hình thức thanh toán chuyển khoản ngay trong ngày hoặc là gửi ngân hàng để lấy lãi rồi định kỳ thanh toán cho xí nghiệp để giảm chi phí. Việc tăng tốc độ nhập quỹ và việc chậm tốc độ xuất quỹ là một việc làm cần thiết trong việc sử dụng ngân quỹ có hiệu quả. Bằng việc áp dụng các phương thức thanh toán hiện đại, có tốc độ chuyển tiền nhanh, xí nghiệp sẽ nhanh chóng thu được tiền khách hàng trả, đồng thời có thể trì hoãn trong thời gian ngắn mới trả tiền cho người bán. Tất nhiên là việc sử dụng các dịch vụ này thì phải mất một khoản chi phí. Do đó với một khoản tiền lớn thì việc sử dụng dịch vụ thanh toán nhanh có hiệu quả hơn so với một khoản tiền nhỏ. Vì vậy việc áp dụng hình thức thanh toán nào thì phải được tính toán kỹ càng về chi phí bỏ ra để có thể sử dụng một cách linh hoạt nhất, đem lại hiệu quả cao nhất. Hiện nay tại xí nghiệp chưa lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Đây là một loại báo cáo tài chính khá quan trọng để theo dõi các khoản nhập quỹ, xuất quỹ trong từng tháng và một phần nó có tác dụng hỗ trợ cho việc lập bảng cân đối kế toán. Việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng giúp cho xí nghiệp có thể làm căn cứ để lên kế hoạch về ngân quỹ cũng như theo dõi tình hình thực hiện ngân quỹ có theo đúng kế hoạch hay không. Với những tác dụng như vậy, xí nghiệp nên lập bảng báo cáo này. 2.3. Biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý các khoản phải thu: Như đã phân tích trong chương hai, các khoản phải thu của xí nghiệp là lớn, tốc độ tăng của nó cao hơn so với tốc độ tăng của doanh thu, trong đó phần lớn là các khoản phải thu của khách hàng. Chính điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý các khoản phải thu nói riêng và hiệu quả sử dụng TSLĐ nói chung. Vậy để giảm các khoản phải thu này xuống mức có thể chấp nhận thì xí nghiệp có thể có các biện pháp như sau: Tăng cường công tác thẩm định tài chính của khách hàng trước khi đưa ra quyết định bán chịu. Việc đánh giá này thường dựa trên các thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh trong thời gian qua (có thể xác định dựa trên các báo cáo tài chính, các ngân hàng có quan hệ với khách hàng, thông qua cục thuế xem việc tình hình thanh toán của khách hàng có tốt hay không,…). Các thông tin về tình hình ngân quỹ của khách hàng cần được quan tâm và đưa ra các chính sách tín dụng thương mại hợp lý. Đối với những khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, để được mua chịu thì phải có bảo lãnh hoặc có tài sản thế chấp vì có những khách hàng mua hàng với giá trị lên đến hàng tỷ đồng. Không nên để các món nợ chồng chất nhau. Nếu khách hàng nào có hiện tượng trì trệ trong thanh toán và hoạt động kinh doanh có dấu hiệu không tốt thì xí nghiệp nên ngừng việc cung cấp tín dụng thương mại cho họ. Nếu khoản nợ đã quá hạn và sau khi áp dụng các biện pháp đòi nợ mà khách hàng vẫn chưa chịu thanh toán thì có thể bán tài sản thế chấp để thay thế. Điều này cần phải được nêu rõ trong hợp đồng tín dụng thương mại để tránh mâu thuẫn sau này. Xí nghiệp có thể sử dụng thương phiếu trong hoạt động kinh doanh của mình để trong trường hợp cần thiết có thể đem đi chiết khấu. Thường xuyên theo dõi số dư các khoản phải thu của từng khách hàng cũng như tổng thể để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Xí nghiệp cần lập thêm quỹ dự phòng phải thu khó đòi cho phù hợp để đảm bảo có thể bù đắp trong trường hợp khoản nợ đã quá hạn lâu hoặc không thu hồi được. Quỹ này không nhất thiết phải ở dưới dạng tiền mặt mà có thể đầu tư vào chứng khoán có độ rủi ro thấp. Như vậy vừa đảm bảo tính sinh lời, vừa đảm bảo được mục đích phòng ngừa rủi ro vì có thể đem bán hay chiết khấu các chứng khoán này để bù đắp vào vốn lưu động khi rủi ro xảy ra. Việc áp dụng các chính sách chiết khấu cũng rất cần thiết vì nó nhằm khuyến khích khách hàng trả nợ sớm. Tuy nhiên mức chiết khấu là bao nhiêu thì phải có sự tính toán. Việc tính toán mức chiết khấu phải được căn cứ vào lãi suất trên thị trường và mức lợi được hưởng khi sử dụng chính sách này. Ngoài ra việc thực hiện vận chuyển, bốc dỡ, giao hàng đúng hạn cũng làm cho khách hàng hài lòng hơn và sẽ thanh toán đúng hạn. Đối với thời hạn tín dụng, việc quy định khách hàng phải thanh toán sau thời gian 1 tháng 10 ngày kể từ ngày hợp đồng được ký kết là quá cứng nhắc. Với những khách hàng mua hàng với khối lượng lớn thì xí nghiệp nên kéo dài hơn về thời gian thanh toán vì với số tiền trả quá lớn có thể khách hàng chưa chuẩn bị đủ để kịp trả nợ đúng hạn. Còn đối với các khách hàng mua hàng với giá trị nhỏ thì có thể rút ngắn thời hạn thanh toán. Xí nghiệp có thể đề ra một bảng quy định về thời hạn thanh toán cho những mức giá trị hàng bán ra khác nhau. Ngoài ra xí nghiệp có thể áp dụng các hình thức thanh toán tiền hàng khác nhau. Có thể áp dụng hình thức thanh toán một lần khi đến hạn hoặc thanh toán theo hình thức trả góp. Việc thanh toán theo hình thức trả góp nên được áp dụng đối với những khách hàng mua hàng giá trị lớn. Thanh toán theo hình thức này sẽ giúp cho xí nghiệp giảm rủi ro khách hàng không trả nợ hoặc khách hàng chậm trả nợ vì với một khoản tiền lớn được chia ra làm nhiều lần trả sẽ giúp khách hàng dễ thanh toán hơn, đồng thời xí nghiệp cũng có thể thu hồi dần dần khoản tiền bán hàng và sử dụng ngay số tiền đó để quay vòng hoạt động. Khi quyết định cấp tín dụng thương mại cho khách hàng, giá bán trả chậm phải đảm bảo bù đắp được những rủi ro tiềm ẩn của khoản phải thu đó như rủi ro vỡ nợ, rủi ro giảm giá trị do tác động của lạm phát, giá trị thời gian của tiền,…và các phí tổn khác phát sinh trong quá trình đòi nợ. Hay nói cách khác chính các nhà quản trị tài chính của xí nghiệp phải lập dự toán cho tất cả các thiệt hại có thể cũng như các lợi thế liên quan đến việc cấp tín dụng thương mại cho khách hàng. Trên cơ sở tính toán các chi phí bù đắp rủi ro,xí nghiệp nên xác định một cách chính xác nhất có thể giá trị NPV của việc bán chịu và chỉ chấp nhận cấp tín dụng thương mại cho khách hàng trong trường hợp NPV thực sự lớn hơn 0. Đây là một vấn đề quan trọng mà xí nghiệp ít quan tâm tới. Trong hợp đồng tín dụng xí nghiệp nên tăng mức lãi suất phạt đối với các khách hàng trả tiền hàng chậm. Thời gian thanh toán tiền hàng càng lớn thì mức phạt càng cao. Có như vậy thì mới hạn chế được việc xí nghiệp bị chiếm dụng vốn. Ngoài các biện pháp tăng cường hiệu quả sử dụng TSLĐ, việc quan tâm đến những biến động của thị trường để đề ra các chính sách quản lý đúng đắn cũng rất quan trọng. Do đó xí nghiệp phải tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường thông qua các nguồn thông tin trên báo chí, qua tìm hiểu khách hàng, qua mạng Internet,… Trên đây là một số biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ ở xí nghiệp II. Tuy nhiên không phải việc thực hiện được là dễ dàng vì trên thực tế các khoản mục ràng buộc với nhau. Muốn tăng doanh thu thì lại có các chi phí quản lý mới phát sinh hay muốn khả năng thanh toán thực tế tốt thì dự trữ tiền mặt phải lớn, từ đó lại làm giảm hiệu suất sử dụng tiền mặt,… Chính vì vậy các nhà lãnh đạo xí nghiệp cần phải có một trình độ quản lý tốt. 3. Một số kiến nghị với công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí: Việc công ty hàng năm quyết định phân bổ quỹ khen thưởng phúc lợi cho xí nghiệp như những năm 2000, 2001, 2002 là không hợp lý. Vì thực tế trong ba năm qua xí nghiệp đều thực hiện theo đúng kế hoạch mà công ty giao cho và mức LNST qua ba năm đều tăng. Song số tiền trong quỹ khen thưởng phúc lợi mà công ty phân bổ cho xí nghiệp lại giảm. Điều này sẽ không tạo động lực cho xí nghiệp làm hết khả năng của mình. Vì vậy công ty nên phân bổ quỹ này theo % LNST mà xí nghiệp đã thực hiện được trong năm. Từ đó xí nghiệp sẽ hoạt động có hiệu quả hơn vì LNST tăng thì xí nghiệp cũng sẽ được hưởng lợi nhiều hơn. Để xí nghiệp có thể hoạt động có hiệu quả hơn thì các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp phải được nâng cao hơn nữa về trình độ nghiệp vụ của mình. Do đó công ty nên phân bổ thêm cho xí nghiệp quỹ đào tạo và phát triển để xí nghiệp có thể tạo điều kiện cho cán bộ của mình học tập thêm nhằm nâng cao trình độ. Công ty nên để cho xí nghiệp chủ động hơn trong việc tìm kiếm nguồn tài trợ vì hiện nay nguồn vốn chính của xí nghiệp là nguồn vốn do công ty cấp cho. Một vấn đề nữa là hiện nay xí nghiệp chưa có một trụ sở ổn định mà vẫn phải đi thuê. Chi phí hàng tháng cho việc thuê trụ sở là khá tốn kém. Vì vậy công ty nên tạo điều kiện để cho xí nghiệp có một trụ sở giao dịch ổn định, vừa tạo tâm lý làm việc thoải mái và không phải tốn kém nhiều chi phí thuê tài sản cố định. Xí nghiệp II là đơn vị trực thuộc công ty nên nếu xí nghiệp hoạt động có hiệu quả thì công ty cũng được hưởng lợi nhiều. Do đó với những kiến nghị này, rất mong được công ty xem xét để có thể tạo điều kiện tốt nhất cho xí nghiệp hoạt động hiệu quả. Kết luận Như vậy qua tìm hiểu về xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc, chúng ta thấy rằng xí nghiệp có những bước phát triển đáng kể trong thời gian qua. Tuy mới thành lập chính thức song xí nghiệp đã xây dựng một cơ cấu tổ chức mang tính tập trung, chuyên môn hoá cao với những chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận rõ ràng, phát huy được khả năng của từng bộ phận. Mạng lưới phân phối ngày càng mở rộng với hệ thống kho, trạm, đại lý, cửa hàng ngày càng nhiều, khối lượng sản phẩm cung cấp cho thị trường ngày càng lớn. Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp nói chung là tốt, phần LNST tăng qua các năm. Xí nghiệp luôn thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các quy định cũng như các nghĩa vụ của mình đối với nhà nước và với công ty, đồng thời xí nghiệp cũng quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên, mức lương bình quân/người tăng, các chế độ bảo hiểm và chế độ an toàn lao động luôn được quan tâm thực hiện nghiêm túc. Đối với việc sử dụng các TSLĐ tại xí nghiệp tuy việc sử dụng trong những năm qua cũng có hiệu quả song chưa cao, đặc biệt là đối với các khoản phải thu. Qua quá trình thực tập, nghiên cứu và tìm hiểu em cũng mạnh dạn đưa ra một số biện pháp để có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Đào Văn Hùng cùng ban Giám đốc và cán bộ phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài chính,…của xí nghiệp II đã giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2003. Sinh viên Đỗ Thu Hồng. Tài liệu tham khảo -----o0o----- TS. Lưu Thị Hương, Giáo trình tài chính doanh nghiệp, NXB Giáo dục. Nguyễn Hải Sản, Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Thống kê. Phan Văn Dược _ Đặng Kim Cương, Phân tích hoạt động kinh doanh, NXB Thống kê. Tạp chí kinh tế và phát triển. Tạp chí thông tin tài chính. Website: www.vinaseek.com