Hoàn thiện kế toán xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Bắc Giang

NGXI CONTY QINGFENG TRADING Địa chỉ: Singapore Điện thoại: Fax: Hình thức thanh toán: CK MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) A B C D E F 1 Cà phê Tấn 114,829 1,544.10 177,307.45 Quy ra tiền Việt Nam theo tỉ giá ngày 16/01/2011 là 1 USD = 19.470VNĐ 3.452.176.052 Cộng tiền hàng: 3.452.176.052 đ Thuế suất thuế GTGT: 0% Tiền thuế GTGT: 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.452.176.052 đ Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ, bốn trăm năm mươi hai triệu, một trăm bẩy mươi sáu nghìn, không trăm năm mươi hai đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 2.7: Sổ chi tiết TK 511 CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG Nguyễn Văn Cừ - TP. Bắc Giang SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 511 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511 NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Doanh thu Các khoản tính trừ SH NT SL (tấn) ĐG (đ) TT đ) Thuế Khác 532(đ) 31/01 HĐ 0014018 (HĐKT 0903DC1.001) 03/01 Xuất bán 26,04 tấn hạt tiêu INV 932 sang Anh 13112 1.356.163.200 31/01 HĐ 0014100 (HĐKT THC05185.001) 05/01 Xuất bán 98,03 tấn đậu tương sang Trung Quốc 13112 2.485.060.500 31/01 HĐ 0014148 (HĐKT THC07182.001) 10/01 Xuất bán 105,18 tấn lạc nhân sang Trung Quốc 13112 2.047.854.600 ……. ………….. …….. ………………….. ……………. 31/01 HĐ 0014204 (HĐKT CSP05627-001) 16/01 Xuất bán 114,829 tấn cà phê R2S13 sang Singapore 13112 3.452.176.052 31/01 HĐ 0031435 (HĐKT EU01125-001) 21/01 Xuất bán khăn bông, Inv 01NCS – 09/PNT 3111 319.027.200 ………. ………. ……………. …… ……………. Cộng số PS -Doanh thu thuần -GVHB -Lãi gộp 295.463.036.625 237.793.157.605 57.669.879.020 Sổ này có: 01 trang, kèm theo 05 chứng từ gốc( HĐ GTGT) Ngày mở sổ: 31/01/2011 Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu số 2.8: Sổ cái Tài khoản 511 CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG Nguyễn Văn Cừ - TP. Bắc Giang SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 Tên tài khoản: Doanh thu hàng xuất khẩu Trích Tháng 1 năm 2011 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ Ghi có NT SH NT VNĐ NT VNĐ …… 31/01 HĐ 0014018 (HĐKT 0903DC1.001) Xuất bán 26,04 tấn hạt tiêu INV 932 sang Anh 13112 1.356.163.200 31/01 HĐ 0014100 (HĐKT THC05185.001) Xuất bán 98,03 tấn đậu tương sang Trung Quốc 13112 2.485.060.500 31/01 HĐ 0014148 (HĐKT THC07182.001) Xuất bán 105,18 tấn lạc nhân sang Trung Quốc 13112 2.047.854.600 ………… ………………… ………… …………….. 31/01 HĐ 0014204 (HĐKT CSP05627-001) Xuất bán 114,829 tấn cà phê R2S13 sang Singapore 13112 3.452.176.052 31/01 HĐ 0031435 (HĐKT EU01125-001) Xuất bán khăn bông, Inv 01NCS – 09/PNT 3111 319.027.200 …………… ………………. ………… ……………… Cộng phát sinh 295.463.036.625 Kết chuyển 911 295.463.036.625 Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) 2.2.1.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Thông thường, tại một đơn vị kinh doanh hàng xuất khẩu, các khoản giảm trừ doanh thu gồm có: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt. Tuy nhiên, các sản phẩm xuất khẩu của Công ty luôn đảm bảo chất lượng tốt, và được giám định chất lượng bởi các tổ chức giám định có uy tín nên tại Công ty hầu như không cú cỏc khoản: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại. Bên cạnh đú, cỏc mặt hàng xuất khẩu của công ty không phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Bởi vậy tại, tại Công ty chỉ duy nhất thuế xuất khẩu là khoản giảm trừ doanh thu. Hiện nay, Công ty tính thuế hàng xuất khẩu theo giá FOB, tức là giá bán tại cửa khẩu không bao gồm phí bảo hiểm quốc tế và phí vận tải ngoại. Thuế xuất khẩu phải nộp được Công ty khai trong tờ khai hải quan điện tử của cơ quan Hải quan. Công thức tính thuế xuất khẩu như sau: Thuế xuất khẩu= = Giá trị tính thuế x Thuế suất thuế phải nộp của hàng xuất khẩuxuất khẩu của lô hàng đó của hàng xuất khẩu xuất khẩu của lô hàng đó Thông thường, mặt hàng nông sản xuất khẩu của Công ty chịu thuế xuất khẩu 5% tổng giá trị lô hàng xuất khẩu Trình tự hạch toán và ghi sổ: Mỗi khi có nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá. Công ty sẽ kê khai vào tờ khải hải quan những thông tin cần thiết để xác định số thuế phải nộp cho cơ quan hải quan. Khi hàng hoá xuất khẩu được xác định là tiêu thụ, căn cứ vào bộ chứng từ hàng xuất khẩu, kế toán ghi nhận doanh thu. Đồng thời căn cứ vào thông báo thuế phải nộp của cơ quan Hải quan, kế toán phản ánh số thuế xuất khẩu phải nộp cho cơ quan thuế vào Phiếu kế toán Nợ TK 5111- Doanh thu hàng xuất khẩu Có TK 3333 - Số thuế xuất khẩu phải nộp Khi Công ty nộp thuế xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 3333 - Số thuế đã nộp Có TK 111, 112 - Số tiền nộp Căn cứ vào số liệu kế toán được nhập, máy tính sẽ tự động kết chuyển các thông tin đó vào sổ chi tiết TK 3333 và các sổ chi tiết TK có liên quan. Về việc hạch toán số tiền thuế xuất khẩu phải nộp của kế toán xuất bán 114,829 tấn Cà phê sang Singapore cho công ty QF – JINGXI CONTY QINGFENG TRADING CO., LTD. Kế toán ghi: Nợ TK 5111: 172.608.803đ Có TK 3333: 172.608.803đ Ngày 21/03/2011, khi nộp tiền thuế xuất khẩu bằng chuyển khoản (Giấy nộp tiền vào Ngân sách số 00729657 – Xem biểu 2.9 ) Nợ TK 3333: 172.608.803đ Có TK 112: 172.608.803đ Biểu số 2.9 : Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước GIẤY NỘP TIỀN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC BẰNG CHUYỂN KHOẢN Liên 1: Lưu tại gốc Tên đối tượng nộp tiền: Công ty xuất nhập khẩu Bắc Giang Mã số đối tượng nộp tiền: Địa chỉ: Nguyễn Văn Cừ - Bắc Giang Đề nghị Ngân hàng (KBNN): BIDV Bắc Giang trích tài khoản số 4311.0000000302 Để nộp NSNN vào Tài khoản của Kho bạc Nhà nước: 741010200005 tại Ngân hàng KBNN Hải Phòng Cơ quan thông báo thu: Cục HQTP Hải Phòng Mã số cơ quan thu: Chi cục HQCK cảng HP KVII Tờ khai hải quan số 69/HQ/2011-TKĐTXK ngày 17/01/2011 Nội dung các khoản nộp ngân sách Nhà nước: STT Nội dung khoản nộp Chương Loại Khoản Mục Tiểu mục Số tiền Mã nguồn Mã điều tiết 1 Thuế xuất khẩu 172.608.803 Cộng 172.608.803 Tổng số tiền ghi bằng chữ: Một trăm bẩy mươi hai triệu sáu trăm linh tỏm nghìn tám trăm lẻ ba đồng./. ĐỐI TƯỢNG NỘP NGÂN HÀNG PHỤC VỤ ĐỐI TƯỢNG NGÂN HÀNG PHỤC VỤ KBNN KHO BẠC NHÀ NƯỚC Biểu số 2.10: Sổ cái TK 3333 CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG Nguyễn Văn Cừ - TP. Bắc Giang SỔ CÁI TÀI KHOẢN 3333 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền NT SH Nợ Có …… 31/01 HĐ 0014018 (HĐKT 0903DC1.001) Tiền thuế XK phải nộp của 26,04 tấn hạt tiêu INV 932 sang Anh 5111 67.808.160 31/01 HĐ 0014100 (HĐKT THC05185.001) Tiền thuế XK phải nộp của 98,03 tấn đậu tương sang Trung Quốc 5111 124.253.025 31/01 HĐ 0014148 (HĐKT THC07182.001) Tiền thuế XK phải nộp của 105,18 tấn lạc nhân sang Trung Quốc 5111 102.392.730 ………… ………………… …………….. 31/01 HĐ 0014204 (HĐKT CSP05627-001) Tiền thuế XK phải nộp của 114,829 tấn cà phê R2S13 sang Singapore 5111 172.608.803 31/01 HĐ 0031435 (HĐKT EU01125-001) Tiền thuế XK phải nộp của khăn bông, Inv 01NCS – 09/PNT 5111 15.951.360 …………… ………………. ………… ……………… Cộng phát sinh 14.773.151.833 31/01 Thuế xuất khẩu phải nộp 112 14.773.151.833 Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) 2.2.1.4. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí liên quan tới quá trình tiêu thụ hàng hoá xuất khẩu tại công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang. Để hạch toán chi phí bán hàng, Công ty sử dụng sử dụng TK 641. Tài khoản này được chi tiết như sau: Chi phí nhân viên bán hàng (TK 6411): Là các khoản lương phải trả cho nhân viên bán hàng, chi phí nhân viên bảo quản hàng hoá, phụ cấp, trợ cấp thôi việc và các khoản trích theo lương. Chi phí vật liệu, bao bì (TK 6412): Chi phí vật liệu bao bì tái chế, văn phòng phẩm xuất dùng, chi phí bảo quản hàng hoá; Chi phí dụng cụ ( TK 6413):bao gồm các chi phí cho khâu bán hàng như chi phí bàn ghế, máy tính xách tay); Chi phí khấu hao TSCĐ ( TK 6414): bao gồm các chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ quá trình tiêu thụ hàng hoá (cửa hàng, nhà kho, phương tiện vận chuyển bốc dỡ); Chi phí dịch vụ mua ngoài ( TK 6417): Phản ánh các chi phí như tiền thuê kho, bến bói, thuờ bốc vác vận chuyển, phí hợp đồng, phí điện thoại cho nhận viên bán hàng; Chi phí bằng tiền khác (TK 6418) như: Phí xúc tiến thương mại, quảng cáo, bảo hành sản phẩm; chi phí trả hộ cho xuất khẩu uỷ thỏc… Trình tự hạch toán: Khi các khoản chi phí bán hàng phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc: Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy thanh toán tạm ứng, Bảng thanh toán tạm ứng, Bảng thanh toán lương, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy tính để tập hợp chi phí xác định kết quả xuất khẩu. Phần mềm máy tính sẽ tự động phân bổ và kết chuyển lên sổ chi tiết TK 641 vào Sổ cái TK 641. * Ngày 05/01/2011, thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt 7.000.000VNĐ cho anh Lâm phòng nghiệp vụ kinh doanh số 2 đi tìm hiểu thị trường. ( Phiếu chi số 7263) Biểu số 2.11: Phiếu chi số 7263 PHIẾU CHI ( Số 7263) Đơn vị: Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang Ngày 05/01/2011 Địa chỉ: Nguyễn Văn Cừ - TP.Bắc Giang Nợ 641 Có 111 Họ tên người nhận tiền: Lê Ngọc Lâm Địa chỉ: Phòng nghiệp vụ kinh doanh số 2 Lý do chi: Đi khảo sát thị trường Số tiền: 7.000.000 VNĐ Viết bằng chữ: Bảy triệu đồng chẵn Kèm theo: Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ): Bảy triệu động chẵn Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, đóng (Ký, ghi rõ (Ký, ghi rõ (Ký, ghi rõ (Ký, ghi rõ dấu, ghi rõ họ tên) họ tên) họ tên) họ tên) họ tên) Căn cứ vào phiếu chi số 7263, kế toán nhập số liệu vào máy tính. Phần mềm sẽ tự động kết chuyển sang các sổ sau: Sổ chi tiết TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác Sổ cái TK 641 Dưới đây là các bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương: Bảng phân bổ khấu hao tại Công ty trong tháng 01/2011 Biểu số 2.12: Bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ Trớch tháng 1 năm 2011 Đơn vị tính: VNĐ STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 153 Tổng cộng 1 6413 – Chi phí bán hàng 4.256.722 4.256.722 2 6423 – Chi phí QLDN 52.337.625 52.337.625 Tổng cộng 56.594.347 56.594.347 Biểu số 2.13 : Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Trớch tháng 1 năm 2011 Đơn vị tính: VNĐ STT TK Nợ TK Có Tài khoản 3341 Tài khoản 3342 Tài khoản 3343 Tài khoản 3346 Tổng cộng 1 64111 491.360.524 491.360.524` 2 64112 9.014.165 9.014.165 3 6421 50.671.622 200.593.673 251.265.295 Cộng 491.360.524 9.014.165 50.671.622 200.593.673 751.639.984 Biểu số 2.14: Bảng phân bổ khẩu hao tài sản cố định BẢNG PHẬN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Trớch tháng 1 năm 2011 Đơn vị tính: VNĐ STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK Tài khoản 214 Tổng cộng 1 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ 20.000.000 20.000.000 2 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ 52.021.600 52.021.600 Cộng 72.021.600 72.021.600 Biểu số 2.15: Sổ chi tiết TK 641 CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG Nguyễn Văn Cừ - TP. Bắc Giang SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: 641 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Ghi nợ TK 911 SH NT Tổng số tiền Chia ra TK641 …. Số dư đầu kỳ 0 31/01 PC 123 02/01 Thanh toán phí điện thoại 111 23.272.955 31/01 PC 7263 05/01 Chi tiền tạm ứng cho anh Lâm phòng nghiệp vụ kinh doanh 2 111 7.000.000 31/01 UNC 255 10/01 Chi phí marketing 112 92.500.000 ………………….. ………….. 31/01 BPB VL,CC-DC 31/01 Chi phí vật liệu CCDC 153 4.256.722 31/01 BPB TL 31/01 Tiền lương và các khoản trích theo lương 3341 3342 3383 3384 491.360.524 9.014.165 33.781.988 10.716.946 31/01 BPBKH TSCĐ 31/01 Chi phí KHTSCĐ 214 20.000.000 31/01 PC 124 31/01 Chi phí dịch cụ mua ngoài 111 309.671.470 Cộng số PS trong kỳ 665.564.148 Ghi có TK 641 665.564.148 Số dư cuối kỳ 0 Sổ này có: 01 trang, kèm theo 07 chứng từ gốc Ngày mở sổ: 31/01/2011 Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu số 2.16 : Sổ cái Tài khoản 641 CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG Nguyễn Văn Cừ - TP. Bắc Giang SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 Trớch tháng 01 năm 2011 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 31/01 PC 123 Thanh toán phí điện thoại 111 23.272.955 31/01 PC 7263 Chi tiền tạm ứng cho anh Lâm phòng nghiệp vụ kinh doanh 2 111 7.000.000 31/01 UNC 255 Chi phí marketing 112 92.500.000 31/01 ………………….. ………….. 31/01 BPB VL,CC-DC Chi phí vật liệu CCDC 153 4.256.722 31/01 BPB TL Tiền lương và các khoản trích theo lương 3341 3342 3383 3384 491.360.524 9.014.165 33.781.988 10.716.946 31/01 BPBKH TSCĐ Chi phí KHTSCĐ 214 20.000.000 31/01 PC 124 Chi phí dịch vụ mua ngoài 111 309.671.470 Chi phí bán hàng phát sinh trong kì 111 665.564.148 Kết chuyển CPBH 911 665.564.148 Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) 2.2.1.5. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản sử dụng: TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” và được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác Căn cứ vào các bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ tiền lương (trong mục 2.2.1.4 kế toán chi phí bán hàng) . Máy tính vào sổ chi tiết TK 642, sổ cái TK 642 Biểu số 2.17: Sổ chi tiết TK 642 CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG Nguyễn Văn Cừ - TP. Bắc Giang SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 642 Tên tài khoản: Chi phí QLDN Số hiệu: 642 Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Ghi nợ TK 911 SH NT Tổng số tiền Chia ra TK642 …. Số dư đầu kỳ 0 ………………….. ………….. 31/01 BPB VL,CC-DC 31/01 Chi phí vật liệu CCDC 153 52.337.625 31/01 BPB TL 31/01 Tiền lương và các khoản trích theo lương 3343 3346 50.671.622 200.593.673 31/01 BPBKH TSCĐ 31/01 Chi phí KHTSCĐ 214 52.021.600 31/01 PC 126 31/01 Chi phí khác 111 160.528.113 Cộng số PS trong kỳ 1.025.863.020 Ghi có TK 642 1.025.863.020 Số dư cuối kỳ 0 Sổ này có: 01 trang, kèm theo 04 chứng từ gốc Ngày mở sổ: 31/01/2011 Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu số 2.18 : Sổ cái Tài khoản 642 CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG Nguyễn Văn Cừ - TP. Bắc Giang SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 Trớch tháng 01 năm 2011 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 ………………….. ………….. 31/01 BPB VL,CC-DC Chi phí vật liệu CCDC 153 52.337.625 31/01 BPB TL Tiền lương và các khoản trích theo lương 3343 3346 50.671.622 200.593.673 31/01 BPBKH TSCĐ Chi phí KHTSCĐ 214 52.021.600 31/01 PC 126 Chi phí khác 111 160.528.113 Chi phí QLDN phát sinh trong kì 111 1.025.863.020 Kết chuyển CPQLDN 911 1.025.863.020 Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) 2.2.2. Kế toán xuất khẩu ủy thác Ngày 17/01/2011, Công ty May Bắc Giang ký kết hợp đồng uỷ thác xuất khẩu số 05/TH1với Công ty Xuất nhập khẩu về việc xuất khẩu lô hàng GCMM với tổng trị giá 16.875 USD. Công ty được hưởng hoa hồng uỷ thác 0,7% tổng giá trị lô hàng (bao gồm cả thuế). Toàn bộ chi phí cước vận chuyển, phí dịch vụ Ngân hàng, phí bốc dỡ lên phương tiện vận chuyển và bảo hiểm đường biển do bên giao uỷ thác – Công ty Bắc Giang may chịu trách nhiệm thanh toán bù trừ với số tiền hàng xuất khẩu. Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu uỷ thác nói trên, ngày 24/01/2011Công ty đó kớ kết hợp đồng ngoại số 15/TH1 với ARK Co, LTD Hong Kong để xuất khẩu lô hàng theo giá CIF HongKong Port. Ngày 25/01/2011, Công ty làm thủ tục và thanh toán phí làm L/C cho công ty May Bắc Giang. Đến ngày 02/02/2011, Công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng thông báo về việc thanh toán lô hàng xuất khẩu uỷ thác. Ngày 03/02/2011, tàu cập Cảng HongKong nhà Nhập khẩu nghiệm thu hàng và kí vào biên bản giao nhận hàng. Khi đó hàng được xem là thuộc quyền sở hữu của người mua và Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang hoàn thành xuất khẩu uỷ thác. Ngày 05/02/2011, Công ty chuyển tiền cho Công ty May Bắc Giang sau khi bù trừ các khoản chi phí phát sinh và tiền hoa hồng xuất khẩu uỷ thác. Tỷ giá ngoại tệ ngày 05/02/2011 là 19. 483VNĐ/ USD, tại ngày 24/01/2011 là 19.478 VNĐ/USD Biểu số 2.19: Hợp đồng xuất khẩu uỷ thác HỢP ĐỒNG UỶ THÁC Số 09 – 2011/XK3- TTXK Căn cứ vào khả năng nhu cầu của hai bên Hôm nay ngày 17 tháng 01 năm 2011. Tại Bắc Giang chúng tôi gồm có: Bên nhận uỷ thác: Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang Địa chỉ: Nguyễn Văn Cừ - TP.Bắc Giang Điện thoại: (84)0240.853483 Fax: (84)0240.855879 MST: 24001109491 Tài khoản: 4311.0370000962 - Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bắc Giang 4311.0000000302 - Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bắc Giang Bên uỷ thác: Công ty May Bắc Giang Địa chỉ: Giáp Hải – TP. Bắc Giang Điện thoại: 0240.3854.645 Fax: 0240.3854.655 MST: 2401119011 Tài khoản: 4311.0000000405 - Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bắc Giang Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá: Tên hàng Số lượng (Kg) Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) GCMM 16.875 Điều 2: Trách nhiệm mỗi bên: … Điều 3: Điều khoản thanh toán: Ngoài hoa hổng uỷ thác theo thoả thuận giữa hai bên là 0,7% giá trị lô hàng (Đó cú thuế), các khoản chi phí phát sinh và hoa hồng uỷ thác sẽ được khấu trừ vào tiền thu hộ. Đại diện bên uỷ thác Đại diện bên nhận uỷ thác (Ký, đóng dấu,họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu số 2.20 : Hoá đơn thuế GTGT ghi nhận doanh thu uỷ thác HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 17 tháng 01 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang Địa chỉ: Nguyễn Văn Cừ - TP.Bắc Giang Tài khoản: 4311.0000000302 Điện thoại: 0240.853483 Họ tên khách hàng: Công ty May Bắc Giang Địa chỉ: Giáp Hải – TP. Bắc Giang Số Tài khoản: 4311.0000000405 Hình thức thanh toán: CK . MS: 2401119011 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền(đ) A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Phí uỷ thác xuất khẩu theo hợp đồng Số 09 – 2011/XK3- TTXK 2.301.429 Cộng tiền hàng: 2.301.429đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 230.413 đ Tổng cộng tiền thanh toán:2.531.482 đ Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm ba mốt nghìn bốn trăm tám mươi hai đồng chẵn ./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 2.21 : Sổ cái Tài khoản 511 CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG Nguyễn Văn Cừ - TP. Bắc Giang SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 Trớch tháng 1 năm 2011 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ Ghi có NT SH NT VNĐ NT VNĐ …… 17/01 HĐ 05/ TH1 Hoa hồng uỷ thác Công ty MayBắc Giang 331 – May BG 2.301.429 Cộng phát sinh 2.301.429 Kết chuyển 911 2.301.429 Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG 3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN Từ ngày thành lập tới nay, Công ty luôn phát huy được những thuận lợi của mình, không ngừng phát triển khẳng định uy tín và vị thế trong các lĩnh vực hoạt động. Đặc biệt trong công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá, Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể. 3.1.1. Ưu điểm Kế toán xuất khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang được thực hiện khá hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty và tuân thủ chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Có được kết quả này trước tiên là nhờ sự nhiệt tình nỗ lực của bộ máy kế toán trong công ty. Công Về bộ máy quản lý của Công ty: Là một Công ty hoạt động với quy mô lớn, với địa bàn hoạt động trải dài khắp nơi trên toàn quốc. Công ty hiện nay được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị có trách nhiệm đề bạt ra Ban Giám đốc, thay mình điều hành Công ty, đồng thời gỏim sỏt hoạt động của Ban Giám đốc để đảm bảo lợi ích của mình. Ban Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của toàn công ty. Bên cạnh Ban Giám đốc là cỏc phũng ban chức năng có nhiệm vụ trợ giúp Ban Giám đốc trong việc quản lý, điều hành Công ty. Mỗi phòng ban đều được giao nhiệm vụ riêng do ban lãnh đạo giao phó, tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc và hiệu quả công việc cao. Giữa Ban lãnh đạo và cỏc phũng ban được bố trí tập trung tạo thuận lợi trong công tác quản lý và thống nhất ý kiến. So với các Công ty khác trong cùng ngành, thì Công ty CP Xuất nhập khẩu Bắc Giang là một Công ty có đội ngũ nhân viên khá trẻ và đồng đều, điều đó tạo thuận lợi trong việc trao đổi ý kiến, năng suất công việc cũng được nâng cao rõ rệt. Đồng thời, việc thường xuyên luân chuyển cử nhân viên biệt phái xuống các chi nhánh cũng góp phần kiểm soát tốt hơn hoạt động của Công ty, chủ động trong công tác quản lý và cú cỏc quyết định kịp thời khi cần thiết, thúc đẩy việc trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận với nhau, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, đơn vị. Về bộ máy kế toán của Công ty: Tại văn phòng Công ty hiện nay nhân viên kế toán được phân công một cách rõ ràng, mỗi người chịu trách nhiệm một phần hành nhất định hoặc tuỳ theo mật độ giao dịch, như phần hành tiền mặt, do khối lượng giao dịch lớn mà được phân cho 3 nhân viên phụ trách như kế toán tiền gửi ngoại tệ, Kế toán tiền mặt Việt Nam đồng, Kế toán tiền gửi Việt Nam đồng; hay như phần hành Kế toán tài sản cố định do mật độ công việc ít mà được phân công cho kế toán phần hành thuế kiêm nhiệm. Trang thiết bị của văn phòng cũng được thường xuyên cập nhật, tạo điều kiên tốt nhất cho các nhân viên làm việc. Đồng thời với đội ngũ nhân viên khá trẻ, năng động nhiệt tình trong công việc, có ý thức trách nhệm cao, trình độ chuyên môn vững, trình độ máy tính thành thạo sẽ là nền tảng giúp Công ty tăng năng suất lao động, nhanh chóng vượt qua thời kì khó khăn chung hiện nay. Kế toán trưởng của Công ty là người có trình độ học vấn cao, có trách nhiệm trong công việc và đặc biệt là có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động ngoại thương, đã góp phần tạo nên hiệu quả cao, luôn tổ chức tốt hoạt động kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý chung của Công ty. Đối với các chi nhánh và các đơn vị trực thuộc, việc hạch toán độc lập kết hợp với thường xuyên kiểm tra đôn đốc đã góp phần tạo nên hiệu quả chung của toàn bộ Công ty. Về hệ thống chứng từ và lân chuyển chứng từ: Các chứng từ được sử dụng phù hợp với yêu cầu và là cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ được sử dụng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính ban hành. Những thông tin kinh tế về nội dung các nghiệp vụ được ghi đầy đủ và chính xác vào chứng từ. Chứng từ sau khi được lập sẽ chuyển ngay tới phòng kế toán tài chính của Công ty để đảm bảo theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm các khoản mục tài sản, nguồn vốn. Thêm vào đó, các chứng từ thường xuyên được các cán bộ kế toán kiểm tra, giám sát chặt chẽ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thực hiện tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo trình tự thời gian trước khi lưu trữ. Về hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất, kế toán Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang đã lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh để vận dụng vào công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá. Đồng thời còn mở thờm cỏc tài khoản chi tiết thuận tiện cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời. Về tổ chức hệ thống sổ kế toán: Phù hợp với công tác kế toán, hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp với việc đưa máy tính vào công tác quản lý tài chính được áp dụng tại Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang. Việc trang bị máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006 đảm bảo tính khoa học, kịp thời và đơn giản hoá công tác kế toán. Điều này cũn giỳp cỏc cán bộ kế toán hạn chế được những sai sót trong quá trình ghi chép bị trùng lặp do các số liệu chỉ cần nhập một lần vào máy tính từ các chứng từ gốc. Hơn nữa, mạng máy vi tính trong phòng kế toán kết nối các máy tính với nhau nên việc theo dõi, kiểm tra công tác kế toán được thực hiện thường xuyên, tiết kiệm được nhiều thời gian. Việc ứng dụng kế toán máy trong lưu trữ tài liệu kế toán còn giúp ích rất nhiều cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán. Bên cạnh những kết quả trong tổ chức hạch toán kế toán mà Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang đã đạt được cũn cú những tồn tại cần khắc phục nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý tại công ty. 3.1.2. Nhược điểm Ngoài những ưu điểm kể trên, công tác kế toán xuất khẩu hàng hoỏ cũn cú những tồn tại cần khắc phục. 3.1.2.1. Về công tác kế toán tại công ty Công ty đã áp dụng kế toán máy trong việc tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do có sự phân công lao động kế toán nên mỗi nhân viên kế toán chỉ đảm nhận phần hành kế toán của mình. Mỗi kế toán viên phải cập nhật số liệu và không biết quy trình cập nhật số liệu ở các phần hành khỏc nờn Kế toán viên không có đủ điều kiện nắm bắt được tình hình kế toán của các phần hành khác. Mỗi kế toán viên chỉ chịu trách nhiệm duy nhất một phần hành, quản lý phần hành đó theo cách của mỗi người đã tạo khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các kế toán viên. Thêm vào đó, số nhân viên kế toán thành thạo ngoại ngữ chưa nhiều. Đặc biệt đối với một Công ty xuất nhập khẩu như Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang, hoạt động ngoại thương diễn ra thường xuyên sẽ gây nhiều khó khăn cho Công ty, hạn chế hiệu quả hoạt động của công ty. Bên cạnh đó, hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán trong Công ty được thực hiện một cách riêng biệt, không có sự liên kết giữa các bộ phận, phòng ban trong Công ty, gây ra bất lợi trong việc giao dịch, tốn thời gian đi lại cũng như giấy tờ, thủ tục. 3.1.2.2. Về công tác thu mua và quản lý hàng hoá Là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp nên Công ty không chỉ chuyên kinh doanh một mặt hàng nhất định. Hàng hoá xuất khẩu của công ty chủ yếu là hàng nông sản thu mua trong nước. Đối với các khách hàng đặt mua với khối lượng nhiều, Công ty thường gặp khó khăn trong công tác thu mua, do phải có thời gian để thu gom hàng hoỏ, cú đôi lúc hợp đồng bị chậm chễ, ảnh hưởng tới chất lượng hàng xuất khẩu và ảnh hưởng tới kết quả xuất khẩu của Công ty. Đối với hàng hoá thu mua để xuất khẩu thẳng không qua kho, Kế toán vẫn lập Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, đồng thời việc hạch toán như hàng đã nhập kho. Bởi vậy số liệu theo dõi chỉ là số nhập- xuất - tồn của kho ảo trên sổ sách, gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Kế toán và thủ kho. Điều đó sẽ khiến cho công tác quản lý hàng hoá trở nên khó khăn vì không biết được số thực nhập và thực xuất. 3.1.2.3. Về thời gian hoàn thành thủ tục Xuất khẩu hàng hoá Trên thực tế tại Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang hay xảy ra trường hợp hàng đã chuẩn bị xuất khẩu xong nhưng vì thủ tục xuất khẩu chưa hoàn thành nên hàng hoá vẫn bị tồn đọng tại các bến cảng. Đây là vấn đề đặc biệt nghiêm trọng nếu đó là những lô hàng có giá trị lớn dẫn tới các khoản chi phí phát sinh không nhỏ khác như chi phí lưu kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí bảo quản, chi phí quản lý… Điều này gây tổn hại lớn đến hoạt động kinh doanh của Công ty, vỡ võy việc thực hiện tốt các thủ tục hành chính trong kinh doanh là một vấn đề hết sức quan trọng đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ phải nâng cao trình độ chuyên môn, kho bãi phải được duy trì trong điều kiện tốt nhất mới đảm bảo chất lượng hàng hoá. 3.1.2.4. Về khoản thu do bán hàng hoá Xuất khẩu Chớnh vì công tác thu mua hàng hoá diễn ra không thuận lợi nên việc giao hàng của Công ty cho khách hàng đôi khi còn chậm trễ làm ảnh hưởng đến quá trình thanh toán của khách hàng. Đồng thời, với việc giao dịch với các tổ chức nước ngoài phải thông qua các tổ chức trung gian khiến cho quá trình thanh toán càng kéo dài và phải mất thêm một khoản chi phớ khụng nhỏ cho khâu thanh toán. 3.1.2.5. Về việc phân bổ các khoàn chi phí Việc tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá tiêu thụ mỗi tháng dường như gây khó khăn cho Công ty vì không thể dự đoán chính xác nhu cầu tiêu thụ hàng hoá, kế toán không thể phân bổ chính xác chi phí cho từng đơn hàng. Việc phân bổ theo giá trị hợp đồng dường như cũng không chính xác, do đó có thể xảy ra trường hợp chi phí phân bổ khác với chi phí thực sự phát sinh, do đó đến cuối kì phải tiến hành điều chỉnh số liệu cho phù hợp với con số thực tế phỏt sinh.Bờn cạnh đó, việc xác định kết quả kinh doanh cho từng mặt hàng cụ thể là rất quan trọng, bởi từ kết quả đó, nhà quản lý mới có thể đưa ra những kế hoạch kinh doanh phù hợp. Bên cạnh đó, mặc dù Bộ Tài chính đó cú những quy định cụ thể về tiêu thức phân bổ nhưng việc thực hiện vẫn bị chồng chéo, chưa khoa học dẫn tới bình quân hoá thành tích giữa các bộ phận. 3.1.2.6. Về kế toán xuất khẩu uỷ thác Trong quá trình hoạt động xuất khẩu uỷ thác, kế toán Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang không mở sổ theo dõi hàng nhận uỷ thác dẫn đến không phản ánh kịp thời trị giá hàng hoá nhận uỷ thác xuất khẩu. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện Sự cần thiết của nguyên tắc hoàn thiện kế toán Xuất khẩu hàng hoá tại Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang Kế toán là một trong những công cụ quan trọng đối với quản lý Nhà nước và là công cụ quản lý đắc lực cho quản lý doanh nghiệp nắm chắc tình hình tài chính của đơn vị, tính toán hiệu quả, lập và thực hiện kế hoạch sao cho có hiệu quả nhất. Trong giai đoạn hiện nay, trước những biến động của môi trường kinh doanh về chính sách pháp luật, đường lối ngoại giao của Nhà nước, hoạt động xuất khẩu có nhiều cải thiện. Trước một xu thế mới là hợp tác kinh tế và toàn cầu hoá thì kế toán nói chung và kế toán xuất khẩu hàng hoá nói riêng cần có bước tiến mới để bổ sung hoàn thiện. Đặc biệt, Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang là một doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu tổng hợp quy mô lớn nên hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hoá sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh lại càng trở nên cần thiết hơn. Xuất khẩu hàng hoá là công việc hết sức phức tạp vì không chỉ là hoạt động bán hàng thông thường mà còn liên quan tới nhiều mối quan hệ giữa các quốc gia. Chính vì vậy, việc xác định nghĩa vụ của mỗi bên là hết sức quan trọng. Trên cơ sở đó, kế toán tiến hành ghi chép, theo dõi và đôn đốc quá trình thực hiện hợp đồng. Đồng thời, kế toán phản ánh mối quan hệ thanh toán một cách chính xác, rõ ràng và kịp thời. Mặt khác, hoạt động xuất khẩu làm nảy sinh rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Do vậy, cần xây dựng một hệ thống chứng từ kế toán với một quy trình hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Các thông tin được cung cấp kịp thời cho mục tiêu quản lý. Trên thực tế hiện nay, công tác kế toán xuất khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang còn có một số tồn tại, vướng mắc. Mặc dù Công ty đó cú một số sửa đổi bổ sung theo các quy định của Bộ Tài chính nhưng việc sử dụng các loại chứng từ trong xuất khẩu hàng hoỏ cũn chưa thực sự hợp lý. Quá trình vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vào hạch toán xuất khẩu còn chưa đầy đủ làm cho các thông tin tài chính bị sai lệch. Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và ghi chép không hợp lý cũng là một trong các nguyên nhân gây ra sự trùng lắp và không cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Chớnh vì những lý do trên, kế toán xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Bắc Giang cần được hoàn thiện cả về mặt lý luận và thực tiễn. Đồng thời trong quá trình sửa đổi, bổ sung hoàn thiện kế toán xuất khẩu cần đảm bảo các nguyên tắc sau: Hoàn thiện kế toán xuất khẩu phải tuân thủ các thông lệ kế toán quốc tế và các quy định của Bộ Tài chính ban hành. Kế toán không chỉ là công cụ hữu hiệu trong quản lý kinh tế và hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp mà còn là công cụ quản lý kinh tế sắc bén của Nhà nước. Bởi vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán xuất khẩu nói riêng tại công ty cần phải biết vận dụng, cải tiến trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng các chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Hoàn thiện kế toán xuất khẩu phải đảm bảo tính thống nhất về chính sách kế toán mà biểu hiện là sự thống nhất về đơn vị tiền tệ được sử dụng, các chính sách về giá cả, các phương pháp hạch toán và số liệu được trình bày trên báo cáo kế toán. Kế toán xuất khẩu phải được hoàn thiện dựa trên nguyên tắc phù hợp với đặc điểm hoạt động tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức tại Công ty. Do mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm và điều kiện kinh tế khác nhau nờn không có mô hình tổ chức chung cho tất cả các doanh nghiệp. Bởi vậy để tổ chức tốt công tác kế toán xuất khẩu hàng hoỏ thỡ việc hoàn thiện phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quy mô, tính chất của doanh nghiệp, trình đọ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản lý và nhân viên. Hoàn thiện kế toán xuất khẩu cần phải được thực hiện trên cơ sở tiết kiệm, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp. Đồng thời việc hoàn thiện phải đáp ứng yêu cầu cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Yêu cầu của hoàn thiện Việc hoàn thiện kế toán xuất khẩu phải đảm bảo những yêu cầu sau: Trước hết phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Chuẩn mực, chế độ là những luật định mang tính chất bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp. Việc đi trái với chế độ quy định là sự vi phạm nghiêm trọng có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Chế độ trở thành kim chỉ nam cho việc ghi chép, hạch toán của đơn vị. Nhưng điều đó không có nghĩa luật định lúc nào cũng phải là số 1 và duy nhất. Những chính sách vẫn có thể bị lỗi thời chính vì thế nếu thấy có sự bất cập trong hạch toán công ty có thể làm công văn nêu ý kiến kiến nghị với Bộ Tài Chính. Công ty sẽ không được quyền tự sửa chữa bất cứ quy định nào. Thứ hai, phải xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty. Qua kinh nghiệm hoạt động, Công ty sẽ phát hiện ra những điều bất hợp lý hoặc ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của mỡnh thỡ cú những biện pháp để cải thiện hoặc kiến nghị cấp trên. Bởi những chế độ thực ra cũng phải xuất phát từ thực tế và được thực tế chấp nhận mới thực sự là chính sách hợp lý. Tuy nhiên, không phải vì thế mà mọi yêu cầu của chúng ta đều được thực hiện. Một lý do đơn giản mà chúng ta có thể nêu ra là các chính sách không chỉ phù hợp với riêng doanh nghiệp nào mà là quy định chung cho tất cả doanh nghiệp cùng ngành. Thứ ba, phù hợp với năng lực của nhân viên. Nhân viên kế toán là những người thực hiện hạch toán các nghiệp vụ xảy ra. Chính vì thế với bất cứ sự thay đổi nào về hạch toán cũng ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán. Để tránh tình trạng nhầm lẫn, chẫm trễ hoạt động kinh doanh thì quá trình hoàn thiện phải dựa trên cơ sở nhân viên kế toán và cần phải đạo nghiệp vụ khi có sự thay đổi. Thứ tư, phải tiết kiệm, hiệu quả, đảm bảo tính độc lập trong hạch toán nghiệp vụ và các quyết định. Nếu như một kiến nghị đưa ra nhưng chi phí của nó quá lớn để thực hiện thì kiến nghị đó đã là không khả thi. Bên cạnh đó để thực hiện tốt kiến nghị đó phải đảm bảo đúng nguyên tắc phân công, phân nhiệm. 3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG 3.2.1. Về công tác quản lý xuất khẩu 3.2.1.1. Về công tác thu mua và quản lý hàng hoá Để rút ngắn thời gian thu mua hàng hoá tại thị trường nội địa phục vụ xuất khẩu, Công ty xuất nhập khẩu Bắc Giang cần quan tâm đến một số nột chớnh sau: Phải có đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm và năng lực thị trường trong lĩnh vực này để tiết cận với các nhà cung ứng một cách lợi nhất. Chú ý tới khâu tổ chức công tác thu mua kể cả phương tiện vận tải, lựa chọn nguồn cung ứng kịp thời nhất, quy mô phù hợp nhất. Thiết lập và duy trì các mối quan hệ theo hợp đồng với các nhà cung cấp để thuận tiện và chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh thương mại. Đối với hàng hoá mua xuất khẩu thẳng không qua kho, kế toán phản ánh các nghiệp vụ sau: + Xuất bán hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 157 – Hàng gửi bán Nợ TK 133 - Thuế GTGT đươc khấu trừ Có TK 331 - Phải trả người bán Có Tk 111, 112 - Tiền mặt, Tiền gửi ngân hang + Khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ, kế toán phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 157 – Hàng gửi bán 3.2.1.2. Về thời gian hoàn thành thủ tục xuất khẩu hàng hoá Để đảm bảo cho công tác xuất khẩu hàng hoá được thực hiện đúng tiến độ cần phải rút ngắn thời gian làm thủ tục xuất khẩu hàng hoá. Muốn vậy công ty cần đào tạo các cán bộ có chuyên môn cao để đảm bảo cho việc lập thủ tục xuất khẩu được chính xác và nhanh chóng. 3.2.1.3. Về khoản thu do bán hàng hoá xuất khẩu Công ty có thể sử dụng các hình thức ưu đãi về giá, điều kiện vận chuyển nhằm khuyến khích đẩy nhanh quá trình thanh toán. Đồng thời phải tổ chức tốt công tác làm thủ tục xuất khẩu, vận chuyển bốc dỡ và giao hàng đúng hợp đồng đã ký kết để thuận tiện trong việc yêu cầu thanh toán. Để làm được điều này, Công ty cần không ngừng nâng cao trình độ của kế toán thanh toán cả về nghiệp vụ và ngoại ngữ để đảm bảo cho việc thanh toán quốc tế được thực hiện một cách kịp thời và chính xác. Hơn nữa, các cán bộ nghiệp vụ của Công ty cần thường xuyên theo dõi tình trạng công nợ của khách hàng thông qua các ngân hàng trung gian trong quan hệ thanh toán quốc tế để có thông tin đủ hơn, giúp công ty có thể điều chỉnh và đưa ra giải pháp xử lý kịp thời. Công ty cần thiết lập và duy trì quan hệ tốt với Ngân hàng có uy tín, kinh nghiệm trong thương mại quốc tế để quá trình thanh toán được thuận lợi và an toàn nhất. Đồng thời thường xuyên theo dõi sự biến động của tỷ giá hối đoái và tuỳ theo từng giai đoạn cụ thể và trích lập quỹ dự phòng do tỷ giá giảm. 3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tớnh giỏ, phương pháp kế toán Thứ nhất: Công ty chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu, trong một kỳ kế toán các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi ngoại tệ xảy ra với tần suất lớn. Có rất nhiều loại ngoại tệ được dùng. Nhưng ở đây công ty chỉ chi tiết ngoại tệ là USD theo các ngân hàng khác nhau. Công ty nên chi tiết tiền gửi ngân hàng theo các loại ngoại tệ khác nhau. Thứ hai: Hàng tồn kho của công ty rất đa dạng và được tớnh giỏ theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Tuy nhiên hàng tồn kho của công ty thường không ổn định do thu mua nhiều lần với giá thành, số lượng khác nhau của xí nghiệp tư doanh; nên công tác nhận diện phân loại hàng hóa gặp nhiều khó khăn, chi phí tốn kém. Thứ ba: Chi phí thu mua hàng hóa được hạch toán hoàn toàn vào tài khoản 641 là không đúng theo chế độ. Như vậy cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí để tính kết quả tiêu thụ mà không quan tâm hàng hóa đã được bán hết hay chưa. Điều này là trái với quy định kế toán hiện hành. Trước hết khi mua hàng kế toán hạch toán chi phí vào TK 1562- Chi phí mua hàng. Thứ tư: Công ty áp dụng hình thức sổ là chứng từ ghi sổ nhưng bản thân phần mềm không thể có hai chu trình từ chứng từ gốc vào sổ đăng ký chứng từ rồi lại từ chứng từ gốc nhập máy tính tự chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết, sổ cái. Chính vì thế việc thực hiện lập chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ do kế toán làm trên excel. Như vậy, sẽ tốn kém thời gian mà không hiệu quả. Nếu như đã lập chứng từ ghi sổ kế toán nờn dựng chứng từ ghi sổ để nhập dữ liệu vào máy tính chứ không phải là chứng từ gốc. 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Một số hoá đơn GTGT được ghi bằng hai màu mực,hiện tượng này có thể do nhân viên trong công ty không để ý khi mua hàng không để ý đến tính hợp pháp của hoá đơn trong khi người bán ghi hoá đơn…. Một số hoá đơn bán hàng không có chữ ký của người mua hàng. Một số khoản chi trên 100.000đ không có hoá đơn tài chính mà chỉ có hoá đơn bán lẻ. 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết Việc sử dụng phần mềm kế toán trên làm cho hệ thống sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản không có ranh giới rõ ràng. Bên cạnh đó trong hệ thống sổ sách của công ty có rất ít các sổ đối chiếu. Do đó công ty nên mở thêm một số sổ để đối chiếu 3.2.6. Điều kiện thực hiện giải pháp Về phía Nhà nước: Hiện nay, chế độ kế toán do Nhà nước ban hành thường rất lâu sau mới có thông tư hướng dẫn thực hiện. Điều này khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện công tác kế toán. Bởi vậy Nhà nước cần bàn hành thông tư hướng dẫn một cách kịp thời nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện một cách đúng đắn và hiệu quả. Hơn nữa, một thực trạng thực tế hiện nay cho thấy, các thủ tục Hải quan của ta cũn khỏ rườm rà, gây bất lợi cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực Xuất - Nhập khẩu. Hàng hoá bị ứ đọng ở các của khẩu, bến cảng gây ra tổn thất không hề nhỏ cho các doanh nghiệp cả về tiền của và uy tín đối với các bạn hàng quốc tế. Bộ Tài chính cần nghiên cứu, thay đổi một số quy định có liên quan đến xuất khẩu hàng hoá, trong đó đặc biệt chú trọng đến khâu thủ tục hành chính nhằm rút ngắn nhất thời gian luân chuyển hàng hoá cho các đơn vị, tạo điều kiện để các doanh nghiệp phát triển. Về phía Công ty xuất nhập khẩu Bắc Giang Để công tác hạch toán nói riêng và hoạt động của toàn Công ty nói riêng được diễn ra một cách tốt nhất, thì việc đầu tiên đó là Công ty nên tổ chức tốt công tác tuyển dụng nhân sự, chọn lọc những nhân viên có trình độ phù hợp, có năng lực, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp tốt. Đồng thời, tổ chức tốt công tác nhân sự một cách hợp lý, hiệu quả, phù hợp với điều kiện của từng người, thường xuyên tổ chức cho các nhân viên thay phiên nhau đi bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ. Tổ chức quản lý tốt nguồn nhân sự, tránh sự chồng chéo giữa các bộ phận, hay lãng phí trong việc sử dụng các nguồn lực. Song cũng cần chú ý việc tổ chức sao cho các nhân viên có thể tự kiểm tra nhau nhằm giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Công ty cần tạo mọi điều kiện cho bộ máy kế toán vận hành tốt, từ đó cung cấp cho nhà quản trị những thông tin chính xác, kịp thời phục vụ quá trình ra quyết định. Bên cạnh đó, Công ty cũn cú cỏc chính sách khuyến khích đầu tư những trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác kế toán, đậc biệt là việc cải cách, nâng cấp phần mềm quản lý của Công ty. Về phía phòng Kế toán – Tài chính của Công ty Thực hiện nghiêm túc các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế của Nhà nước và các quy định kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Tích cực tìm hiểu và nghiên cứu các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các chuẩn mực kế toán quốc tế. Trên cơ sở đó, phòng Kế toán – Tài chính của Công ty cần không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán sao cho phù hợp với nghành nghề và đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình. Khi Bộ Tài chính ban hành thêm chuẩn mực kế toán thì Kế toán trưởng hoặc những người có trách nhiệm cử cán bộ đi tập huấn, đồng thời phổ biến cho các nhân viên kế toán áp dụng kịp thời, tránh hiện tượng đến nhiều kì kế toán sau mới tiến hành triển khai. KẾT LUẬN Trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới thì hoạt động xuất khẩu không những được xem là sự giao lưu kinh tế, văn hóa mà còn là nguồn thu ngõn sách chủ đạo của nền kinh tế phát triển. Hiện nay, nước Việt Nam ta chủ yếu xuất khẩu khoáng sản thô, hang thủ công mỹ nghệ, nông lâm thủy hải sản nên giá trị kinh tế còn thấp. cán cân thương mại vẫn nghiêng về nhập siêu. Do chúng ta mở cửa chưa lâu và chịu sự ảnh hưởng của cớ chế kinh tế tập trung bao cấp nên những chính sách, pháp luật chưa bắt kịp với thực tế nhiều khi đã trở thành rào cản. Nhà nước đã và đang thiết lập, sửa đổi những luật cũ để phù hợp với tình hình thực tế ở Việt Nam. Bên cạnh đó những chính sách khuyến khích xuất khẩu đang mở những con đường thuõn lợi cho hoạt động xuất khẩu phát triển. Một trong những công cụ hữu hiệu nhất để thực hiện điều này là tổ chức hạch toán kế toán. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Bắc Giang luôn quan tâm đến công tác kế toán Xuất khẩu, tổ chức vận hành bộ máy kế toán của công ty ngày càng hoàn thiện, tạo điều kiện nâng cao chất lượng hoạt động xuất khẩu và hoạt động kinh doanh. Những ý kiến đề xuất mà em đưa ra ở trên có thể chưa phải là phù hợp nhất với điều kiện của Công ty song em hy vọng có thể góp phần hoàn thiện Kế toán xuất khẩu nói riêng và Bộ máy kế toán của Công ty nói chung. Qua thời gian tìm hiểu thực tế kế toán tại Công ty, được sự hướng dẫn nhiệt tình của Cô giáo: PGS.TS. PHẠM THỊ BÍCH CHI và các anh chị trong phòng Kế toán – Tài chính Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang, em đã hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Bắc Giang, ngày 28 tháng 05 năm 2011 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hồng Vân DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán - NXB ĐH Kinh tế Quốc Dân 2009 2. Giáo trình kế toán tài chính – GS.TS Đặng Thị Loan NXB ĐH Kinh tế Quốc Dân 2009 3. Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty CP Xuất nhập khẩu Bắc Giang 4. Chế độ sổ sách kế toán chứng từ ghi sổ - Bộ Tài Chính 1996 5. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Vụ chế độ kế toán năm 1995 6. Chuẩn mực kế toán Việt Nam 7. Tạp chí kế toán. 9. Các Web: Webketoan.com Tapchiketoan.com Kiemtoan.com.vn Mof.gov.vn MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ Đề, BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ số 1.1: Tổ chức mạng lưới kinh doanh của công ty DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu số 2.1: Hóa đơn thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào Biểu số 2.2 : Tờ khai hải quan Biểu số 2.3: Phiếu xuất kho Biểu số 2.4 : Sổ chi tiết tài khoản 632 Biểu số 2.5 : Sổ cái tài khoản 632 Biểu số 2.6: Hóa đơn thuế GTGT hàng hoá dịch vụ bán ra Biểu số 2.7: Sổ chi tiết TK 511 Biểu số 2.8: Sổ cái Tài khoản 511 Biểu số 2.9 : Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước Biểu số 2.10: Sổ cái TK 3333 Biểu số 2.11: Phiếu chi số 7263 Biểu số 2.12: Bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ Biểu số 2.14: Bảng phân bổ khẩu hao tài sản cố định Biểu số 2.15: Sổ chi tiết TK 641 Biểu số 2.16 : Sổ cái Tài khoản 641 Biểu số 2.17: Sổ chi tiết TK 642 Biểu số 2.18 : Sổ cái Tài khoản 642 Biểu số 2.19: Hợp đồng xuất khẩu uỷ thác Biểu số 2.20 : Hoá đơn thuế GTGT ghi nhận doanh thu uỷ thác Biểu số 2.21 : Sổ cái Tài khoản 511 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Công ty : Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Bắc giang GTGT : Giá trị gia tăng NK : Nhập khẩu XK : Xuất khẩu XNK : Xuất nhập khẩu TPXK : Thành phẩm xuất khẩu HĐKT : Hợp đồng kinh tế TK : Tài khoản TSCĐ : Tài sản cố định KHTSCĐ : Khấu hao tài sản cố định BPB Bảng phân bổ CCDC Công cụ dụng cụ VL Vật liệu CPBH Chi phí bán hàng CPQLDN Chi phí quản lý doanh nghiệp Bản dịch hợp đồng ngoại thương Công ty XNK Bắc Giang QF – JINGXI CONTY QINGFENG TRADING Phòng NVKD2 Ngày 07/01/2011 Nguyễn Văn Cừ - BG-VN Hợp đồng số: CSP05627-001 Căn cứ vào tất cả những điều khoản chặt chẽ và cách soạn thảo hợp đồng của hợp đồng Cà phê Singapo, hôm nay chúng tôi mua từ quý Công ty hợp đồng như sau: Số lượng: 115,2 tấn đóng trong bao tải đay trọng lượng tịnh 60Kg/bao Chất lượng: Cà phê Robusta loại 2, sàng 13 (vụ mùa 2009 – 2010) Quy cách: - Độ ẩm: 13% Max - Đen và vỡ: 5% Max - Tạp chất: 1% Max - Cỡ hạt: 90% trên sàng13 - Không cú hạt ẩm mốc và lên men, hàng sạch, được đóng trong bao tải đay mới, tuân thủ theo các quy định về chất lượng của Công ty bạn Giá cả: Giá sẽ được người bán fix theo giá LIFE T3/11 trừ 145,9 $/ tấn Điều kiện giao hàng: Giao hàng tại kho UNICONTROL /STEINWEG / MBN/PACORINI do người mua chỉ định tại TP HCM. Ngày giao hàng: 01/2011 Thanh toán: Thanh toán sau khi giao hàng Trọng lượng: Theo trọng lượng giao hàng Trọng tài: Singapo Điều khoản đặc biệt: Nếu giá chưa được fix trước khi giao hàng: hoá đơn sẽ tạm tính giá trị là 70% tính theo giá của ngày phát hành hoá đơn, trừ đi phần chênh lệch của hợp đồng, trị giá còn lại sẽ được thanh toán sau khi fix giá. Người mua có quyền chuyển hợp đồng sang điều kiện giao hàng FOB, NSW, NCAD. Cảng đến sẽ được thông báo sau. Đơn vị kiểm hàng là: FCC hoặc CFC, Người mua có quyền chuyển hợp đồng sang giao cont thổi. Mong quý Công ty ký xác nhận và gửi lại cho chúng tôi bản sao hợp đồng ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN (Đã ký và đóng dấu) (Đã ký tên và đóng dấu) HỢP ĐỒNG UỶ THÁC Số 09 – 2011/XK3- TTXK Căn cứ vào khả năng nhu cầu của hai bên Hôm nay ngày 17 tháng 01 năm 2011. Tại Bắc Giang chúng tôi gồm có: Bên nhận uỷ thác: Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang Địa chỉ: Nguyễn Văn Cừ - TP.Bắc Giang Điện thoại: (84)0240.853483 Fax: (84)0240.855879 MST: 24001109491 Tài khoản: 4311.0370000962 - Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bắc Giang 4311.0000000302 - Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bắc Giang Bên uỷ thác: Công ty May Bắc Giang Địa chỉ: Giáp Hải – TP. Bắc Giang Điện thoại: 0240.3854.645 Fax: 0240.3854.655 MST: 2401119011 Tài khoản: 4311.0000000405 - Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bắc Giang Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá: Tên hàng Số lượng (Kg) Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) GCMM 16.875 Điều 2: Trách nhiệm mỗi bên: … Điều 3: Điều khoản thanh toán: Ngoài hoa hổng uỷ thác theo thoả thuận giữa hai bên là 0,7% giá trị lô hàng (Đó cú thuế), các khoản chi phí phát sinh và hoa hồng uỷ thác sẽ được khấu trừ vào tiền thu hộ. Đại diện bên uỷ thác Đại diện bên nhận uỷ thác (Ký, đóng dấu,họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)