Hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa ở Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác Quốc tế COALIMEX - Tổng Công ty Than Việt Nam

ại tệ dồi dào do hoạt động xuất khẩu than đem lại tạo thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu. Đồng thời Công ty còn có đội ngò cán bộ kinh doanh trẻ, năng động, có chuyên môn nghiệp vụ cao đáp ứng được nhu cầu của công việc. b. Khó khăn: Trước những diễn biến của cơ chế thị trường trong tiến trình đổi mới, số lượng những doanh nghiệp có chức năng kinh doanh xuất - nhập khẩu trực tiếp ngày càng tăng. Hiện nay cùng với chính sách nhập khẩu của Nhà nước hạn chế nhập khẩu, các đơn vị, các tổ chức kinh tế ngoài ngành cũng tham gia thị trường kinh doanh nhập khẩu do Nghị định 57/NĐ-CP ngày 31/7/1998, có trường hợp được miễn, giảm thuế, hàng đổi hàng hoặc bán hàng chậm trả. Nên họ không phải để tìm kiếm lợi nhuận đơn thuần mà thực chất thông qua việc nhập khẩu theo phương thức trả chậm về bán tại thị trường Việt Nam để lấy vốn kinh doanh trong các lĩnh vực khác. Chính sách quản lý xuất - nhập khẩu của Nhà nước hiện nay cũng làm hạn chế hoạt động nhập khẩu của công ty. Biểu thuế xuất - nhập khẩu chưa rõ ràng và khoa học, mức thuế nhập khẩu còn cao và việc quy định áp mã thuế, tính thuế còn chưa thống nhất. Hệ thống pháp luật còn thiếu đồng bộ, tỷ giá hối đoái chưa ổn định, việc quản lý ngoại tệ còn chưa hợp lý. Tất cả đều có ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh - nhập khẩu của công ty. Các thủ tục hành chính còn rất nhiều phiền hà, quan liêu đặc biệt là thủ tục hải quan. Tốc độ thông quan hàng nhập khẩu còn chậm, nhiều lô hàng chưa giải phóng được trong ngày.Quy trình nghiệp vụ hải quan còn nhiều khâu trùng lặp, việc áp mã thuế, tính thuế còn chưa thống nhất giữa các cửa khẩu đã gây khó khăn cho doanh nghiệp. Tờ khai hải quan vẫn còn có nhiều điểm cần phải chỉnh lược cho đơn giản.Việc hải quan tiến hành sai áp, cưỡng chế tràn lan nhiều khi với lý do không rõ ràng gây phiền nhiễu tới công ty do phải mất công đi lại từng cấp giải quyết để có thể mau chóng giải phóng hàng. Công tác thông tin thị trường của nhà nước ta cho các doanh nghiệp nước ta còn rất yếu kém. Doanh nghiệp trong nước gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập tin tức thị trường nước ngoài trong khi đó những thông tin này đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh mua bán quốc tế.Những thông tin chính xác, cập nhật như thông tin của các lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài lại rất hiếm hoi và khó có thể nhận được. Việc quản lý ngoại tệ của nhà nước còn bất hợp lý. Ngoại tệ là cần thiết, không thể thiếu được đối với hoạt động nhập khẩu. Tuy nhiên việc quản lý ngoại tệ chặt chẽ của chính phủ bằng những điều kiện ràng buộc cùng với những thủ tục xét duyệt rườm rà làm cho việc vay ngoại tệ khó khăn. Vì vậy doanh nghiệp gặp nhiều trở ngại trong thanh toán cho nước ngoài do thiếu ngoại tệ. Còn một yếu tố nữa gây khó khăn cho hoạt động nhập khẩu của Công ty đó là sự quản lý của Tổng công ty Than Việt Nam. Theo sự quản lý này, mỗi khi có hợp đồng nhập khẩu công ty phải lập phương án kinh doanh để trình lên Tổng công ty. Sau khi xem xét nếu thấy hợp lý và có lãi, Tổng công ty dùa vào hạn ngạch Nhà nước cấp mới cho phép công ty nhập lô hàng đó. Hành trình này đã làm kéo dài hợp đồng nhập khẩu, khó khăn cho Công ty trong việc đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Phần III. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH HÀNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC QUỐC TẾ COALIMEX I/ PHƯƠNG HƯỚNG, MỤC TIÊU CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI. 1. Mục tiêu . Còng nh­ tất cả các công ty thương mại khác đang hoạt động. Mục tiêu trong thời gian tới của Công ty là đảm bảo ba yếu tố cơ bản: khả năng sinh lời (lợi nhuận), thế lực và an toàn trong kinh doanh. Lợi nhuận là mục tiêu cuối cùng của các nhà kinh doanh và các doanh nghiệp. Lợi nhuận là chỉ tiêu quan trọng nhất trong các chỉ tiêu, chỉ khi nào tạo ra được lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh thì mới có thể mở rộng sản xuất kinh doanh, trang bị máy móc, thiết bị mới đưa công nghệ tiên tiến vào sản xuất, áp dụng thành quả khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh, cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên. Trong điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp muốn có lợi nhuận và nâng cao lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh thì ngoài nỗ lực của doanh nghiệp thì cần phải có sự quan tâm của cấp trên, sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các doanh nghiệp cũng như Nhà nước cần đưa ra một cơ chế quản lý phù hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất để các doanh nghiệp có thể phát huy tối đa khả năng của mình. Mặt khác, việc đảm bảo thế lực trong kinh doanh cũng là một vấn đề cần thiết trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Thế lực trong kinh doanh là sự chiếm lĩnh thị trường, tỷ trọng chiếm lĩnh thị trường, mở rộng thị trường mục tiêu. Thể hiện trong kinh doanh của Công ty ở hai điểm: Sự tăng trưởng của số lượng hàng hóa (tính trong doanh số) và thị trường mà Công ty có khả năng liên doanh liên kết ở mức độ phụ thuộc của các Công ty khác trên thị trường vào Công ty mình và ngược lại. Thể hiện trong kinh doanh của mỗi Công ty ở đây còn là vai trò và sức mạnh cạnh tranh của các Công ty trên thương trường đối với các đối thủ cạnh tranh. Đó là sự liên kết về tổ chức và việc hình thức một hệ thống công nghệ thống nhất trong kinh doanh. Bên cạnh đó, trong kinh doanh cần phải đảm bảo an toàn, nhất là trong kinh doanh xuất nhập khẩu, một hình thức kinh doanh chứa nhiều rủi ro và có những trường hợp là bất khả kháng. Trong kinh doanh nhập khẩu diễn ra trên một không gian rộng lớn vì vậy nó luôn chứa đựng những tiềm năng mạo hiểm, mặc dù đã tính toán kỹ lưỡng nhưng Công ty cũng không thể dự kiến hết được những phức tạp của thị trường. Những năm gần đây, đã có những trường hợp chưa đảm bảo được an toàn trong kinh doanh, gây thiệt hại cho Công ty, làm cho Công ty thất bại trong ý đồ kinh doanh của mình vì vậy Công ty cần có những biện pháp hạn chế đối đa mức rủi ro trong kinh doanh. Cần tìm ra cho mình một khu vực an toàn, đó là những khu vực có độ ổn định về chính trị cao, những lĩnh vực mà Công ty có tiềm năng, có thế mạnh lớn - mục tiêu kinh doanh là hạn chế những xung đột trong khi phân phối, nhầm lẫn về địa chỉ tiếp thị, thường chậm trễ về thời cơ, lãng phí về tài chính, vật chất trong đầu tư, thường thiếu hụt, thừa về vật tư so với dung lượng thị trường mục tiêu. Tuy nhiên, để đảm bảo sự an toàn chống lại nguy cơ phụ thuộc quá nhiều vào một sản phẩm, một thị trường Công ty thường thực hiện chính sách đa dạng hóa sản phẩm nhập khẩu để tránh rủi ro trong kinh doanh. Việc kinh doanh nhập khẩu vật tư, thiết bị, ngoài mục tiêu mang lại lợi nhuận cho Công ty nó còn mang tính chất phục vụ cho sản xuất vì vậy phải gắn liền việc bán hàng với việc giáo dục, tiết kiệm nguyên vật liệt, đảm bảo sử dụng thiết bị theo đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật có cơ sở khoa học. 2. Phương hướng phát triển của Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế trong thời gian tới. Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế bắt tay vào xây dựng và thực hiện phương hướng và phát triển của mình trong điều kiện tình hình kinh tế trong nước và quốc tế đi vào ổn định. Các nước trong khu vực đã khắc phục cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ Đông Nam á. Nhưng bên cạnh đó, Tổng Công ty Than Việt Nam còng nh­ Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế lại có nhiều thay đổi về tổ chức cho nên đã ảnh hưởng Ýt nhiều đến hoạt động Công ty. Tình hình này luôn đòi hỏi Công ty phải chủ động tự lo việc làm là chính, đồng thời phải hết sức tranh thủ sự đồng tình giúp đỡ của Tổng công Than, các công ty, xí nghiệp thành viên và các đơn vị ngoài Ngành nhằm tạo ra nhiều việc làm. Đứng trước tình hình này, Công ty khẳng định là vẫn tiếp tục thực hiện cơ chế khoán doanh thu đơn giá tiền lương và chi phí cho các phòng kinh doanh và chi nhánh để các đơn vị nay chủ động trong việc. Công ty sẽ bổ sung hoàn thiện quy chế trả lương gắn với doanh thu và phí của đơn vị, đồng thời để các quy định khen thưởng hợp lý để động viên, khuyến khích mọi người đóng góp nhiều hơn cho doanh thu của toàn Công ty. Trước những thử thách mới khi phải đối mặt trực tiếp với cơ chế thị trường, trong sự biến động mạnh mẽ về cơ cấu tổ chức của Ngành, Công ty đã đề ra định hướng là: Mở rộng và phát triển thị trường từng bước khôi phục và tăng doanh thu, trên cơ sở đó phát triển được thế lực kinh doanh và nâng cao được đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Cô thể là, đồng thời với việc đẩy mạnh thực hiện ủy thác xuất nhập khẩu. Công ty phải tiến hành phát triển mạnh mẽ hình thức kinh doanh tổng hợp. Đây là một hướng hoạt động chiến lược của Công ty trong thời gian tới. Từ định hướng trên, Công ty đã đưa ra kÕ hoạch hoạt động trong năm 2002 phải đạt được các chỉ tiêu sau đây: - Xuất khẩu 500.000 tấn Trị giá 14.500.000 USD - Nhập khẩu Trị giá 25.000.000 USD - Doanh thu thuần của toàn Công ty 8.000 triệu đồng - Lợi nhuận 500 triệu đồng - Nép ngân sách 35.000 triệu đồng Đặc biệt, đối với công tác nhập khẩu, Công ty đã chỉ ra công việc cụ thể nh­ sau: Năm 2002 phải đẩy mạnh hơn nữa hoạt động nhập và kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị trong nước. Làm tốt công tác đấu thầu do Tổng công ty tổ chức để tróng thầu nhập khẩu trị giá lớn. Song song với đấu thầu nhập khẩu mặt hàng lớn còn phải tìm thêm các đơn hàng trong các đơn vị thành viên rồi báo cáo với Tổng công ty cho phép nhập khẩu. Tìm thêm khách hàng ngoài Ngành để nhập khẩu ủy thác và kinh doanh kể cả đấu thầu nhập khẩu ở ngoài Ngành. Đồng thời với nhập khẩu ủy thác phải chủ động tiến hành kinh doanh một số mặt hàng cần thiết. Tiêu thụ hết hàng tồn kho, thu hồi công nợ bằng cách bù trừ qua Tổng công ty và trực tiếp đòi nợ để đảm bảo đủ vốn hoạt đông. Trong hoạt động nhập khẩu, phấn đấu quay nhanh vòng vốn, không để công nợ dây dưa kéo dài. Các dịch vụ kinh doanh lớn nhỏ đều được thực hiện để góp nhặt vào doanh thu chung của toàn Công ty. Đẩy mạnh hoạt động đại lý xe Benlaz ra các ngành và các khu vực khác (kể cả các nước lân cận). - Để khắc phục những khó khăn chung của toàn Ngành cũng như với riêng Công ty, hiện nay cũng như sau này Công ty đề nghị Tổng công ty Than Việt Nam có sự phân giao thị phần xuất khẩu than hợp lý để Công ty chủ động tổ chức giao dịch và xuất khẩu than đạt giá trị tối thiểu bằng 50% tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu than toàn Ngành. Đồng thời cũng được giao thị phần nhập khẩu vật tư thiết bị phục vụ ngành Than tối thiểu bằng 50% giá trị nhập của toàn Ngành. - Công ty cần tiếp tục đẩy mạnh việc đào tạo lại, đào tạo thêm chuyên môn, nghiệp vụ ngoại ngữ thứ 2 cho người lao động để nâng cao trình độ người lao động đáp ứng kịp thời những đòi hỏi của sự phát triển của Công ty hiện nay và sau này. - Công ty cần tiếp tục được đầu tư, xây dựng và phát triển thành công ty Thương mại xuất nhập khẩu mạnh của ngành Than, phục vụ đắc lực nhất cho sự phát triển toàn ngành Than. Đồng thời đẩy mạnh xuất khẩu lao động và đào tạo quốc tế, phát triển liên doanh kiên kết đầu tư sản xuất với các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài. Đẩy mạnh kinh doanh trong nước và kinh doanh xuất nhập khẩu đa ngành. - Về công tác xuất nhập khẩu Than: Đây là hoạt động hàng đầu của Công ty, giữ vững và phát triển hoạt động này còn tạo tiền đề cho các hoạt động khác của Công ty. Công ty phấn đấu tăng sản lượng xuất khẩu hàng năm và Công ty cần phải được Tổng công ty Than Việt Nam phân giao thị trường xuất khẩu ổn định, lâu dài... Công ty được quyền tự chủ trong việc giao dịch với các đơn vị, doanh nghiệp sản xuất Than và ký kết trực tiếp các hợp đồng ủy thác xuất khẩu than hoặc hợp đồng mua bán than xuất khẩu. - Về công tác xuất nhập khẩu vật tư thiết bị: đây là hoạt động lớn thứ hai của Công ty. Hoạt động này không những phục vụ sản xuất của ngành than là chủ yếu mà còn phục vụ sản xuất ở các ngành kinh tế khác do vậy công ty cần phải được Tổng công ty điều phối hợp lý các đơn hàng nhập khẩu để công ty thực hiện được giá trị nhập khẩu phục vụ ngành Than tối thiểu bằng 50% tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu phục vụ Ngành. Nhìn chung, công tác nhập khẩu ủy thác cũng như nhập khẩu hàng tự doanh từ nay về sau là rất khó khăn, do vậy đòi hỏi các cán bộ làm công tác nhập khẩu phải tinh thông nghề nghiệp đồng thời phải nắm chắc nhu cầu thiết yếu về vật tư, máy móc, thiết bị của các đơn vị thành viên và các đơn vị ngoài Ngành, có quan hệ tốt phục vụ tốt khách hàng trong và ngoài Ngành để nhập khẩu dưới dạng ủy thác và nhập khẩu hàng tự doanh. Mặt khác, phải có cơ chế thưởng hợp lý để khuyến khích động viên kịp thời những người có nhiều đóng góp cho những hoạt động có hiệu quả. II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH HÀNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC QUỐC TẾ COALIMEX. 1. Nghiên cứu thị trường Trong cơ chế chị trường, bất kỳ một hoạt đọng kinh doanh nào cũng phải gắn liền với nhu cầu của thị trường. Sự tồn tại của doanh nghiệp luôn gắn liền với việc nắm chắc các nhu cầu đó đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì công tác nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước là rất cần thiết. Đối với thị trường nhập khẩu, nếu như trước đây việc nghiên cứu là không quan trọng bởi vì nhập khẩu được tiến hành theo Nghị định thư của Nhà nước, bạn hàng do Nhà nước chỉ định. Khi chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập, Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế phải tự tìm hàng để giao dịch cho Công ty. Đối với thị trường trong nước, sau những năm qua Công ty mới chỉ chú trọng vào phục vụ các nhu cầu trong Ngành cho nên công tác nghiên cứu thị trường nhìn chung chưa được đầu tư thỏa đáng. Hiện nay ở Công ty, công tác nghiên cứu thị trường được tiến hành ở mức độ chung chung, khái quát như nắm tình hình về kinh tế chính trị xã hội ở thị trường nhập khẩu.... về bạn hàng cũng chỉ nắm được một số loại hàng kinh doanh, mối quan hệ cũ của họ với Công ty đồng thời công tác nghiên cứu thị trường lại được giao cho từng phòng ban nghiệp vụ xuất nhập khẩu của Công ty, cho nên đã dẫn đến tình trạng "mạnh ai nấy làm" và ở một số phòng nhỏ thì công tác này hầu như không được quan tâm thỏa đáng hoặc xẩy ra tình trạng các phòng cùng tập trung nghiên cứu và phong tỏa một nhu cầu nào đó xuất hiện trên thị trường nên đã dẫn đến sự cạnh tranh lẫn nhau giữa các phòng, làm phá vỡ quan hệ hợp tác, thống nhất trong nội bộ Công ty. Để khắc phục tình trạng trên, nên chăng Công ty phải thành lập một phòng Marketing. Căn cứ vào những hoạt động có tính chất chung của từng bộ phận trong nội bộ Công ty thì có thể thành lập phòng Marketing theo những cơ cấu khác nhau. Tuy nhiên, dù có muốn tổ chức cơ cấu nào đi chăng nữa thì phòng này cũng phải đảm đương được các chức năng sau: - Nghiên cứu thị trường: bao gồm thị trường trong nước, ngoài nước, thị trường nhập khẩu, xuất khẩu. - Tham mưu cho lãnh đạo Công ty và các phòng ban nghiệp vụ những vấn đề về thị trường. - Tuyên truyền, quảng cáo để nâng cao uy tín của Công ty Như chóng ta đã biết, mọi đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu công việc đầu tiên trong chiến lược của mình là tìm hiểu thị trường. Đối với Công ty thì công việc là cực kỳ quan trọng và cần thiết. Bởi vì công tác này gặp nhiều khó khăn như: thị trường ở xa, nắm bắt thông tin nước ngoài rất khó, nắm bắt được nhu cầu khách hàng càng khó hơn. Vì vậy, Công ty cần phải đổi mới lại công tác nghiên cứu, tiếp cận thị trường, phải có một đội ngò nhân viên có trình độ, năng lực và có phương pháp tư duy tốt, biết phân tích, đánh giá, tổng hợp và đưa ra dự báo thị trường sao cho sát thực. - Mục đích của việc đổi mới công tác nghiên cứu thị trường là tăng cường hệ thống thông tin sao cho thông tin thu được đầy đủ, chính xác, kịp thời. - Muốn vậy việc nghiên cứu thị trường phải giải đáp được vấn đề sau: + Tình hình kinh tế xã hội của nước ta và các nước trong khu vực, trên thế giới. + Luật pháp thương mại quốc tế và chính sách bảo hộ mậu dịch của ta và các nước trên thế giới. + Giá cả của hàng hóa Công ty đang kinh doanh. + Tiến độ ký kết hợp đồng. - Công ty cần đặc biệt quan tâm đến các nước sản xuất lớn và các nước nhập lớn. ở nước ngoài, bên cạnh các doanh nghiệp làm ăn nghiêm túc, có uy tín trong giao dịch, buôn bán, còn không Ýt các công ty có số vốn Ýt, mang tính lừa đảo hoặc là Công ty nhỏ có vai trò trung gian cho các Công ty lớn. Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu kỹ tình hình tài chính, uy tín của các hãng nước ngoài, bảo đảm an toàn hoạt động kinh doanh của Công ty. - Nghiên cứu thị trường hàng xuất nhập khẩu giúp cho Công ty tìm được bạn hàng mới, mở rộng thị trường, chủ động ký kết hợp đồng với các hãng sản xuất trực tiếp, hạn chế phải giao dịch với các đại diện trung gian, giảm bớt chi phí không cần thiết. - Công ty có thể thu thập thông tin từ: + Các tạp chí thương mại quốc tế, tạp chí giá cả thị trường, tin tức từ Bộ Thương mại, Ngân hàng, Tổng cục thống kê, Đại sứ quán của các bên. Ngoài ra công ty có thể mua thông tin từ các tổ chức tư vấn trong nước và nước ngoài. + Công ty có thể có thể cử cán bộ sang các nước có quan hệ làm ăn với công ty để nghiên cứu thị trường hoặc thông qua nhân viên của hãng đó sang làm ăn hợp tác với Công ty. - Ngoài ra Công ty cần phải xác định đâu là thị trường trọng điểm. Xác định đúng được thị trường trọng điểm sẽ giúp Công ty xuất, nhập với lượng hàng hóa lớn, thường xuyên với giá cả ổn định, khả năng thanh toán thuận lợi. - Đối với những thị trường quan trọng, Công ty cần có đại diện và các đại diện này phải luôn thông báo theo định kỳ các thông tin về thị trường, báo cáo thường xuyên cho Công ty những cơ hội mà Công ty có khả năng thực hiện được và thái độ của người tiêu dùng với mặt hàng mà Công ty đang kinh doanh. Điều quan trọng Công ty phải thiết lập được mối quan hệ trao đổi thông tin giữa Công ty với đại diện của Việt Nam ở nước ngoài để nắm bắt tình hình nước xuất nhập khẩu mà Công ty có quan hệ làm ăn. Đồng thời, khi thu thập thông tin để xác định thị trường trọng điểm Công ty cũng cần phải chú trọng: + Thông tin phải kịp thời, chính xác và đầy đủ. + Thông tin nắm bắt được phải tính kỹ lưỡng kết quả, giải thích rõ ràng giúp cho việc ra quyết định được đúng đắn. * Ta thấy rằng công tác thông tin và tiếp cận thị trường phải được tiến hành thường xuyên, liên tục, quá trình xử lý thông tin phải nhanh nhậy, chính xác, loại bỏ kịp thời những thông tin nhiễu, thông tin giả của đối phương, giúp cho việc lập kế hoạch kinh doanh của Công ty, Mở rộng thị trường tiêu thụ hàng xuất nhập khẩu, tạo ra thời cơ thuận lợi cho Công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh. - Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, củng cố vị trí của Công ty, việc nghiên cứu thị trường tiêu thụ là hết sức cần thiết. Vì mọi chi phí bỏ ra cho quá trình xuất nhập khẩu đều được tính vào giá bán hàng hóa và người tiêu thụ là người chịu chi phí. Do vậy, đòi hỏi Công ty phải nắm bắt được những thông tin về thị trường tiêu thụ, về các mặt hàng nhập khẩu, khách hàng và khả năng thanh toán của họ. - Để tiếp cận với khách hàng và tiêu thụ hàng hóa nhanh chóng, Công ty cần tổ chức quản lý và kiện toàn công tác vận chuyển, đưa hàng đến tận nơi có nhu cầu nhằm mở rộng hoạt động và khuyếch trương thanh thế của Công ty đối với khách hàng để họ có sự tin cậy trong lần giao dịch tiếp theo. - Ngoài ra, công ty cần tăng cường giao tiếp, quảng cáo cho sản phẩm, cho nhãn hiệu Công ty. Quảng cáo là biện pháp tốt nhất để giới thiệu cho người tiêu dùng hiểu biết đầy đủ về sản phẩm còn khơi dậy các nhu cầu tiềm Èn của khách hàng, làm nảy sinh nhu cầu mới về hàng hóa, làm cơ sở cho việc thành lập phương án kinh doanh mới của Công ty. - Đối với Công ty, hoạt động nhập khẩu chủ yếu dùa vào các đơn đặt hàng của các đơn vị trong và ngoài nước. Như vậy, ngoài việc tự mình tiếp cận với người tiêu dùng, Công ty cần phải khuyếch trương thanh thế của mình, có quan hệ tốt và tín nhiệm với các tổ chức đơn vị đặt hàng trong và ngoài nước nhằm tạo ra bạn hàng quen thuộc, làm ăn lâu dài với Công ty qua đó nâng cao được kim ngạch nhập khẩu. - Củng cố và giữ mối quan hệ với bạn hàng, khách hàng cũ. Trong cơ chế cạnh tranh này, có được bạn hàng mới đã khó, nhưng giữ được quan hệ với các bạn hàng đã hiểu và có uy tín còn khó hơn nữa. Điều cốt yếu giành chiến thắng trên thương trường hiện nay là sự tin tưởng, sự giúp đỡ lẫn nhau của các bạn hàng trong kinh doanh. Đó là chỗ dùa tin cậy trong hoạt động, muốn được như vậy thì phong cách làm ăn, cách xử xự của Công ty phải thể hiện chữ tín là giúp và bảo đảm lợi Ých bạn hàng, không vì lợi Ých trước mắt mà bỏ đi cả một mối quan hệ làm ăn lâu dài mà mất đi rất nhiều công sức mới gây dựng được. Việc tận dụng quan hệ cũ để tiếp tục xây dựng quan hệ mới là công việc dễ dàng hơn nhiều so với việc xây dựng quan hệ mới. - Tuy nhiên, cũng cần đánh giá tương lai, triển vọng của các bạn hàng từ đó tập trung coi trọng mối quan hệ nào lại hiệu quả cao trong kinh doanh cả về hiện tại và lâu dài. Chỉ có thể đánh giá được bạn hàng qua thời gian thực tế làm ăn với Công ty. - Trong sự đa dạng phát triển kinh doanh không cho phép hoạt động kinh doanh chỉ hạn hẹp trong một số chủ thể nhất định. Do sự cạnh tranh cùng với việc mất đi một số bạn hàng, việc tìm và quan hệ với bạn hàng mới là tất yếu. Đối với hoạt động nhập khẩu của công ty, người bán hàng là người nước ngoài trong cơ chế mua dễ bán khó thì việc tìm người bán là không khó, nhưng việc nắm bắt và tìm hiểu họ là rất khó khăn vì ở cách xa nhau. Mặt khác, người mua hàng là các doanh nghiệp, người tiêu dùng trong nước nên Công ty có thể tìm hiểu kỹ, dễ dàng nhưng tìm được người mua là rất khó. Khi tìm hiểu một bạn hàng Công ty cần phải nắm rõ: - Loại hình của doanh nghiệp, đã thành lập lâu chưa, ai là người chịu trách nhiệm trong quan hệ kinh doanh với mình. - Uy tín và sự nổi tiếng của họ như thế nào? Họ đã làm ăn với Công ty nào chưa? - Thực trạng kinh doanh của họ hiện nay về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, các chi nhánh... - Họ chỉ làm ăn với công ty những mặt hàng có thuộc hàng chuyên doanh của họ không? 2. Về đàm phán Trong quan hệ giao dịch, đàm phán là khâu nhất định phải có trước khi đi đến ký hợp đồng. Bởi lẽ, có thể ký kết được hợp đồng, hai bên cần phải đạt được sự thỏa thuận thống nhất trên cơ sở mục tiêu đề ra. - Mét cuộc đàm phán muốn đi đến thắng lợi đảm bảo đáp ứng được hai yêu cầu sau: * Yêu cầu trong quá trình đàm phán - Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao được tốc độ đàm phán. - Khi cần người phiên dịch, người phiên dịch này cũng phải nắm được nội dung đàm phán để hiểu và dịch được trung thành ý tứ hai bên. - Để tránh sơ hở trong đối đáp. Cần phải tránh việc bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau ngay trước mặt đối phương việc này vừa mất lịch sự, vừa không có lợi. - Mỗi buổi đám phàn đều được ghi trong sổ theo dõi đàm phán. Công việc này có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn và cho cả việc rút kinh nghiệm ngay cả sau quá trình đàm phán. - Trước mỗi quá trình đàm phán cần lập phương án đàm phán trong đó nêu rõ mục đích của khách hàng, dự kiến những vấn đề mà khách hàng nêu ra và cách giải quyết vẫn đề đó. - Việc ký kết hợp đồng đàm phán cần được tiến hành kịp thời. Khi điều kiện ký kết hợp đồng chưa chín mười cũng không nên nôn nóng ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp xếp, vì vậy sẽ bất lợi cho ta. - Trong đàm phán, sách lược chung là giấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh đối phương, thời gian đàm phán cũng phải được cân nhắc tùy theo cuộc đàm phán. * Yêu cầu đối với người đàm phán: - Người đàm phán phải là người có trình độ: + Giỏi về ngoại ngữ được sử dụng trong đàm phán. + Hiểu biết về pháp luật, chính sách của nhà nước cũng như luật pháp, tập quán thương mại quốc tế. + Hiểu biết biết kỹ thuật liên quan đến hàng hóa mua bán. + Nắm được về tình hình sản phẩm, về tài chính. + Có khả năng thuyết phục đối phương. - Người đi thương lượng phải bình tĩnh, tự chủ, có thẩm quyền để quyết định những những điều bất ngờ xảy ra trong đàm phán Công ty không nên có những sức Ðp không cần thiết với những người tham gia đàm phán trước khi bước vào các cuộc đàm phán. Phải nắm được ý đồ, sách lược của đối phương. Quan sát đối phương và sử dụng phương pháp "điểm chết" để quyết định. - Trong đàm phán sách lược cơ bản nhất vẫn có ý nghĩa chỉ đạo, người đàm phán nên linh hoạt theo thời gian và môi trường đàm phán cụ thể để có một sách lược riêng của mình trong khi đàm phán, cụ thể: + Tạo ra sự cạnh tranh cần cho đối tượng hiểu họ không phải là khách hàng duy nhất. + Tấn công từng bước, cần chia nhỏ mục tiêu, nắm lấy tâm lý đối phương, từng bước một thực hiện mục tiêu đã đề ra cho đến khi đạt được toàn bộ mục tiêu. + Gây áp lực + Nêu ra yêu cầu cao hơn dự tính trong khi đàm phán để thỏa thuận + Không được bộc lé tình cảm cho đối phương nắm được + Tùy cơ ứng biến + Cần theo dõi lời nói, cách phát biểu và thái độ biểu hiện của đối phương để đoán được ý định và điều quan tâm thực sự của đối phương. + Bước vào đàm phán phải có ngay ý kiến rõ ràng về kết quả mà mình muốn đạt được và cũng cần chuẩn bị cách rút lui khi thấy cần hoà hoãn. + Không bao giê có sự nhượng bộ nên không mất bình tĩnh khi đối phương dọa ngừng đàm phán. Thông thường đó chỉ là những thủ thuật buộc ta phải đi đến nhượng bộ. * Như vậy, trong quá trình đàm phán trước khi ký kết hợp đồng là khó khăn, phức tạp và đòi hỏi phải chuẩn bị chu đáo cả về mặt thông tin, nhân sự, trình độ kiến thức và nghệ thuật đàm phán. 3. Công tác ký kết hợp đồng - Ký kết hợp đồng là hành vi xác nhận bằng văn bản chính thức những thỏa thuận đạt được trong quá trình đàn phán. Hợp đồng ký kết sẽ xác định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Vì vậy, trong hợp đồng quyền và nghĩa vụ phải được xác định rõ ràng. - Hợp đồng phải đủ các điều khoản cần thiết nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng. Bất kỳ một sự sai sót nào trong khi xác định các điều khoản của hợp đồng đã ký kết thì sửa lại là phức tạp và nếu không thì dẫn tới hậu quả khó lường. - Khi ký kết hợp đồng nên chú ý một số điểm sau: + Cần có sự thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả các điều khoản cần thiết trước khi ký kết. + Văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo rồi đưa cho bên kia ký kết. Bên ký phải xem xét, tránh để đối phương thêm vào những phần không thỏa thuận và bỏ qua phần đã thỏa thuận từ trước. + Hợp đồng phải thể hiện rõ ràng, dễ hiểu, tránh những câu văn tối nghĩa hoặc mập mở có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau. + Những điều kiện của hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm cụ thể của hàng hóa nhập khẩu. Không thể có những điều khoản trái với thể chế, luật lệ hiện hành của nhà nước hai bên. + Ngôn ngữ xây dựng hợp đồng là ngôn ngữ mà cả hai bên đều thông thạo hoặc nhất trí lùa chọn. + Hợp đồng phải bao phủ được mọi vấn đề có liên quan tránh việc phải áp dụng tập quán thương mại quốc tế để giải quyết vấn đề hai bên không đề cập đến. * Ký kết hợp đồng là một khâu quan trọng. Một hợp đồng được ký kết là kết quả của quá trình chuẩn bị kỹ càng mọi mặt. Đồng thời cũng là cơ sở để hai bên cùng thực hiện mọi nghĩa vụ và quyền lợi với nhau có hiệu quả nhất. 4. Xác định và tính toán giá Trong quá trình ký kết hợp đồng nhập khẩu. Công ty thường nhập khẩu hàng theo giá CIF hoặc CFR. Nhập hàng theo giá này tránh cho Công ty những rủi ro về hàng hóa do thiên tai, tai nạn... trong quá trình vận chuyên nhưng lại có hạn chế là hàng hóa theo giá CIF này lại khá cao do Công ty không chủ động được làm ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của Công ty. Hình thức này được áp dụng chủ yếu ở Công ty trong thời gian do kinh nghiệm và vốn chưa nhiều. Hơn nữa, khả năng vận chuyển bằng đường biển của Việt Nam còn thấp dẫn đến rủi ro cao cho hàng hóa. - Đối với Công ty trước mắt vẫn nên áp dụng hình thức giá này. Nhưng trong thời gian tới, Công ty nên tiến hành nhập khẩu hàng hóa theo giá FOB. Với giá này Công ty có thể mua được hàng hóa với giá cả rẻ hơn vì công ty tự tìm hiểu thuê tàu ở đâu có lợi nhuận cũng như ủy thác vận chuyển cho ai có lợi nhất nhằm tiết kiệm được chi phí cho công ty. Tuy nhiên, với hình thức này công ty tiết kiệm được chi phí do đối phương không chèn Ðp giá hàng hóa được, nhưng lại phải chịu rủi ro về hàng hóa trong khi vận chuyển đòi hỏi vốn kinh doanh phải lớn, đội ngò cán bộ kinh doanh phải giỏi. Giá cả là một trong những nhân tố ảnh hưổng trực tiếp tới sức cạnh tranh cũng như hiệu quả kinh doanh của Công ty. Mức giá đưa ra đòi hỏi phải đủ cao để thu hồi vốn và có lãi song lại phải đủ thấp để thi trường có thể chấp nhận được. Để đưa ra một mức giá hợp lý, Công ty phải hạch toán và tính chi phí chính xác, phải xác định chính xác sản phẩm đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống, mức độ mong muốn của khách hàng cao đến đâu và giá cả của đối thủ cạnh tranh ra sao… Để đưa ra một chính sách giá hợp lý, Công ty cũng cần phải nghiên cứu tình hình thực tiễn hoạtđông kinh doanh của mình. Việc xây dựng chính sách giá phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Công ty trong cùng thời kỳ nhất định. Nếu công ty định giá quá cao sẽ có thể làm mất đi những khách hàng truyền thống, không thu hót được khách hàng tiềm Èn. Ngượclại, nếu giá đưa ra quá thấp thì không đảm bảo mục tiêu lợi nhuận, thậm chí không bù đắp được những chi phí bỏ ra. Như vậy, với từng loại mặt hàng, với từng đối tượng khách hàng ,tuỳ từng giai đoạn kinh doanh khác nhau, Công ty cần hết sức linh hoạt để đưa ra những chính sách giá phù hợp. 5. Tiếp nhận hàng Có D/O Công ty cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận hàng của mình. Bởi vì nếu chậm trễ sẽ bị phạt lưu kho, lưu bãi và chịu rủi ro tổn thất phát sinh. - Nếu gặp trường hợp hàng đến nhưng chứng từ chưa đến Công ty cần suy nghĩ để chọn một trong hai phương án sau: * Tiếp tục chờ chứng từ * Đến ngân hàng mở L/C xin cam kết của ngân hàng khi chưa có B/L gốc. - Khi nhận được các chứng từ nhận hàng, việc kiểm tra chi tiết phải đối chiếu với yêu cầu của chứng từ mua hàng. Trong quá trình nhận hàng, việc giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, cập nhật số liệu từng ngày, từng giê. Kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. Cần đề nghị cơ quan giám định hàng lấy mẫu mã phân tích kết quả số lượng, chất lượng hàng giám định. Cuối cùng, khi nhận hàng xong cần ký biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa. Đảm bảo việc tiếp nhận hàng hóa đúng về chủng loại, đủ về số lượng, chất lượng tốt, đúng thời gian để không bỏ lỡ thời cơ kinh doanh khi tiêu thụ hàng nhập ở trong nước. 6. Thủ tục hải quan Công ty cố gắng tạo mọi điều kiện để hải quan làm thủ tục nhanh chóng tránh để lưu kho bến bãi gây tăng chi phí, tức là Công ty phải có đủ giấy tờ hợp lệ nép đủ mọi chi phí cần thiết và đúng thời hạn quy định, cố gắng trong vòng 1 ngày là giải phóng được hàng. Công ty phải cử cán bộ trực tiếp đi làm thủ tục hải quan, không nên qua đơn vị dịch vụ vì khi phát sinh vướng mắc sẽ rất khó khăn trong việc giải quyết do không có người có đủ thẩm quyền. Khi phát sinh vướng mắc, công ty phải cử cán bộ có đủ thẩm quyền để giải quyết những vướng mắc đó, tránh tình trạng kéo dài thời gian làm chậm tiến độ giải phóng hàng. Trong kê khai hải quan, cán bộ công ty phải tiến hành khai báo trung thực chính xác, đầy đủ các khoản mục để tránh những sai sót. Việc áp mã thuế, tính thuế phải thận trọng, tiến hành nép thuế đày đủ, đúng thời hạn quy định. Hải quan và Công ty cần phải cùng nhau nỗ lực để giải phóng hàng nhanh chóng. Muốn vậy, Hải quan cần phải rà lại các bước quy trình thủ tục Hải quan, giảm các đầu mối, các loại giấy tờ, tiêu chí bắt buộc phải kê khai, phối hợp giữa các khâu ngành hải quan để đường đi hồ sơ chứng từ của giải phóng hàng là ngắn nhất. Để tránh tình trạng cưỡng chế, giám định tràn lan gây thiệt hại cho doanh nghiệp, Hải quan cần phải kiểm tra kĩ thông tin, cưỡng chế phải chính xác và trước khi ra quyết định cưỡng chế, Hải quan phải thông báo trước cho công ty 1-2 ngày để công ty có đủ thời gian kiểm tra, giải trình. Trước khi cưỡng chế,hai bên nên lập bản cam kết để khi cưỡng chế sai, Hải quan phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp. Cục Hải quan cần phải đơn giản hoá tờ khai Hải quan. Tiêu chuẩn hoá, tự động hoá, đơn giản hoá thủ tục hải quan là điều cần thiết để rút ngắn thời gian giải phóng hàng. Cần phải căn chỉnh lại danh mục hàng hoá với danh mục thuế theo tiêu chuẩn lý hoá của hàng hoá chứ không nên theo công dụng của hàng hoá. 7. Thanh toán Như ta đã biết phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty hiện nay là thư tín dụng trả ngay, không huỷ ngang. Đây là hạn chế rất lớn cho Công ty. Công ty nên dùng các biện pháp để nâng cao uy tín hoặc nhờ sự bảo lãnh của ngân hàng hoặc Tổng công ty để có thể trả chậm tiền mua hàng. Việc trả chậm sẽ nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Mặt khác, bên cạnh hình thức thanh toán bằng L/C, Công ty cần linh hoạt áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau để qua đó đạt được kết quả cao hơn trong khâu thanh toán. Đặc biệt là hình thức thanh toán trả chậm. Khi sử dụng hình thức đặt cọc có giá trị lớn, Công ty có thể yêu cầu bảo lãnh ngân hàng cho số tiền đặt cọc. Với hợp đồng có giá trị lớn, công ty nên thanh toán cho người xuất khẩu thành nhiều đợt để tránh rủi ro trong kinh doanh. Đối với hợp đồng có giá trị lớn mà phải tiến hành trả ngay thì Công ty phải yêu cầu bạn hàng đặt tiền đặt cọc để cam kết thực hiện hợp đồng. Đối với thanh toán trong nước, trước khi tiến hành bán hàng, Công ty phải nghiên cứu kỹ khách hàng, xác định chính xác khả năng thanh toán của họ từ đó có những biện pháp đối phó phù hợp. Nếu như giá trị hợp đồng lớn mà khả năng thanh toán của khách hàng lại thấp thì công ty cần thận trọng trong việc quyết định có nên tiến hành buôn bán với họ hay không. Còn nếu có nhiều khách hàng có cùng nhu cầu về một loại mặt hàng của công ty thì công ty phải ưư tiên cho khách hàng có khả năng thanh toán lớn nhất. Có như vậy, Công ty mới đảm bảo khả năng thu hồi vốn nhanh. Để Công ty đảm bảo việc thanh toán trong nước, Công ty nên áp dụng hình thức giao hàng và thanh toán linh hoạt đối với các dơn vị mua hàng. Có thể tiến hành giao hàng từng phần, giao hàng đến đâu thì tiến hành thanh toán thu tiền hàng lần giao trước đó, nghĩa là việc giao hàng sẽ lệch nhau một khoảng thời gian. Ví dụ như công ty bán một lô hàng cho một đơn vị nào đó thì việc giao hàng được tiến hành nhiều đợt. Khi Công ty tiến hành giao hàng đợt 2 phải thu tiền hàng đợt 1, khi giao hàng đợt 3 phải tiến hành thu tiền hàng đợt 2, cứ như vậy cho đến đợt giao hàng đợt cuối sẽ tiến hành thu tiền hàng luôn hoặc gia hạn thanh toán vào một thời điểm nhất định. 8. Tiêu thụ hàng nhập khẩu. Để việc nhập khẩu đạt hiệu quả, không chỉ làm tốt công tác nghiệp vụ mà công tác bán hàng cũng giữ vị trí đáng kể. Có bán được hàng thì kế hoạch nhập khẩu mới được thực hiện. Để nâng cao hiệu quả của việc bán hàng cần thực hiện một số biện pháp sau: * Củng cố và mở rộng quan hệ với khách hàng. Khách hàng đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có thể quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trên thương trường. Đối với những khách hàng cũ, công ty phải tạo uy tín bằng chất lượng sản phẩm, phải tôn trọng lợi Ých của cả hai bên, không vì lợi Ých trước mắt mà bỏ đi mối quan hệ lâu dài. Có thể tăng cường mối quan hệ với khách hàng cũ bằng việc khuyến khích lợi Ých vật chất cho họ bằng các hình thức như tăng lệ phí % hoa hồng khi thực hiện các hợp đồng mua bán lớn, nhận phần vận chuyển, giảm giá hàng bán trong trường hợp mua với khối lượng lớn, liên tục. Đối với khách hàng mới công ty phải tạo hình ảnh uy tín của mình trên thương trường, làm cho họ thấy quan hệ với Công ty là tốt nhất. * Lùa chọn vũ khí cạnh tranh thích hợp Trong cơ chế mới thì bất cứ doanh nghiệp nào, ở loại hình nào cũng đều phải đương đầu với cạnh tranh trong kinh doanh. Để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp buộc phải thích nghi và tham gia vào cuộc chạy đua không có đích cuối cùng. Trên thị trường nhập khẩu, Công ty bị cạnh tranh từ nhiều phía: + Các đơn vị chuyên doanh nhập khẩu trong nước. + Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tổng hợp hoặc được Nhà nước cho phép nhập khẩu. Đặc biệt Chính phủ đã ban hành Nghị định 57/NĐ-CP ngày 31/7/1998 về việc tất cả các doanh nghiệp được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp những hàng hóa theo ngành nghề có ghi trong đăng ký kinh doanh. Việc này càng làm tăng số lượng đối thủ cạnh tranh của Công ty đồng thời làm giảm doanh thu ủy thác nhập khẩu. Thông thường các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau bằng các vũ khí chủ yếu: cạnh tranh bằng chất lượng sản phẩm, giá cả và bằng dịch vụ... Theo sự đánh giá của các nhà chuyên môn thì Công ty nên lấy chất lượng và giá cả làm vũ khí cạnh tranh chính. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, khách hàng thường muốn được thỏa mãn toàn diện vì vậy Công ty cũng phải chú ý tới các hình thức dịch vụ như vận chuyển hàng hóa, giảm giá, trả chậm... * Nâng cao uy tín của Công ty Uy tín trong kinh doanh rất quan trọng, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường. Vì vậy một trong những nhiệm vụ quan trọng trong thời gian tới của Công ty là phải nâng cao uy tín không chỉ đối với khách hàng trong nước mà còn đối với cả bạn hàng nhập khẩu. Để nâng cao được uy tín cần phải tiến hành đồng bộ các biện pháp về giá cả, chất lượng, dịch vụ... Song bên cạnh các biện pháp này, cần phải sử dụng một biện pháp nữa đó là việc sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng để quảng cáo, giới thiệu về Công ty. Tuy nhiên, quảng cáo ở đây là giới thiệu những tiềm lực, những điểm mạnh, khả năng của Công ty trong mọi đối tượng là khách hàng và khách hàng tiềm năng của Công ty biết chứ không phải là khuếch trương, phóng đại, nói sai sự thật - điều này có thể gây tác hại ngược lại. 9. Nâng cao nghiệp vụ ngoại thương cho đội ngò cán bộ, nhân viên. Trong thời đại ngày nay khoa học - kỹ thuật phát triển từng ngày, từng giê. Việc cập nhật các kiến thức kinh tế - kỹ thuật - xã hội đối với một cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu là cực kỳ cần thiết. Bên cạnh đó, nền kinh tế thế giới đang phát triển theo xu hướng toàn cầu hóa, khu vực hóa. Việc kinh doanh xuất - nhập khẩu lại phải giao dịch với các bạn hàng nước ngoài đòi hỏi cán bộ kinh doanh nhập khẩu phải giỏi toàn diện trên các lĩnh vực. Có như vậy mới có thể đàm phán thành công mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Chính vì vậy, vấn đề nâng cao trình độ của đội ngò cán bộ kinh doanh là rất quan trọng. Trong thời gian tới, Công ty cần có chính sách cử cán bộ đi đào tạo nâng cao, đào tạo lại, tổ chức các líp đào tạo tại chỗ để trang bị kiến thức cho cán bộ kinh doanh. Việc tham gia các líp, các khóa đào tọa sẽ giúp đội ngò cán bộ của công ty nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng kinh doanh của mình, đảm bảo kinh doanh thành công, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Song để có thể tổ chức các khóa đào tạo cần phải đầu tư một lượng vốn lớn. Vì vậy, với quy mô của mình Công ty nên tổ chức đào tạo dưới hình thức cho cán bộ vừa học vừa làm, học trên cả lý luận và thực tiễn, kết hợp một cách hài hòa việc học với việc kinh doanh. Nhân tè con người được coi là một chìa khóa của sự thành công. Sử dụng có hiệu quả nguồn lực con người có thể xem như đã thành công một phần lớn trong kinh doanh. Chính vì vậy, hơn bao giê hết, công ty nên quan tâm hơn nữa đến vấn đề nâng cao trình độ cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu, thích ứng với vị trí quan trọng của nó trong tiến trình hoàn thiện và phát triển của công ty nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng. III/ KIẾN NGHỊ. 1. Chính sách nhập khẩu hợp lý. Để góp phần hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá nói riêng và hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói chung, nhà nước cần có một số chính sách hỗ trợ như sau: Theo đánh giá chung hiên nay, hệ thống thuế xuất nhập khẩu của nước ta vẫn còn là một hạn chế đối với hoạt động nhập khẩu. Nhà nước thường tiến hành đánh thuế theo tỷ lệ phần trăm giá trị hàng hoá nhập khẩu theo giá CIF. Tuy Nhà nước đã giảm mức thuế đối với một số mặt hàng song mức thuế nói chung vẫn cao. Xu hướng chung về cắt giảm thuế quan đang được thực hiện trên thế giới để khuyến khích việc trao đổi buôn bán giữa các nước. Mặt khác, đây cũng là yêu cầu bắt buộc để tham gia tổ chức thương mại thế giới như WTO, AFTA… Do vậy càng cần cắt giảm thuế để mở rộng quan hệ buôn bán giữa các nước trong khu vực và trên thế giới. Hiện nay, do nhà nước ta đang muốn hướng mạnh ra xuất khẩu nên Nhà nước điều chỉnh tỷ giá hối đoái có lợi cho xuất khẩu. Từ cuối năm 1996, đồng USD lên giá, không ngừng tạo điều kiện tốt cho xuất khẩu nước ta. Tuy nhiên mặt trái của chính sách này đã gây thiệt hại cho nhập khẩu của Công ty. Để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu, Nhà nước nên áp dụng chính sách chế độ nhiều tỷ giá, những mặt hàng cần thiết sẽ có tỷ giá ưu đãi hơn các mặt hàng trong nước đã sản xuất. Nhà nước cần ban hành hệ thống pháp luật đồng bộ tạo ra hành lang pháp lý an toàn, với một cơ chế quản lý khoa học để giúp cho công ty hoạt động có hiệu quả. 2. Cải cách thủ tục hành chính. Thực tế hiện nay, bộ máy hành chính nước ta còn cồng kềnh, các thủ tục còn rườm rà. Muốn đạt hiệu quả cao hơn nữa trong hoạt động nhập khẩu, nhà nước cần tinh lọc bộ máy hành chính, đơn giản hoá các thủ tục hành chính. Nhà nước cần chỉ đạo các cơ quan chức năng có sự phối hợp chặt chẽ trong việc quản lý xuất nhập khẩu. Bộ thương mại có trách nhiệm phê duyệt các dự án theo thẩm quyền, Tổng cục Hải quan có trách nhiệm giám sát và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu, thu thuế nhập khẩu. Đặc biệt Hải quan phải đổi mới mạnh mẽ phương thức hoạt động của mình vì đây vẫn là nơi gây nhiêù phiền hà nhất cho doanh nghiệp. Hơn nữa trình độ của cán bộ hải quan chưa cao nên hoạt động chưa có hiệu quả. Trong thời gian tới, nhà nước phải sớm ban hành luật hải quan để tiêu chuẩn hoá, đơn giản hoá, thống nhất hoá thủ tục hải quan, rút ngắn thời gian giải phóng hàng. Giữa Bộ Thương mại và Tổng cục hải quan cần có sự thống nhất với nhau để thực hiện các quy định của nhà nước một cách có hiệu quả. 3. Quản lý ngoại tệ. Bất cứ một doanh nghiệp nào khi tham gia hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cũng cần phải mua bán ngoại tệ. Song nếu bán ngoại tệ cho ngân hàng nhà nước thì công ty sẽ bị thua thiệt do tỷ giá mua vào của ngân hàng quy định lại thấp hơn tỷ giá ở thị trường tự do khoảng 10% nhưng bán ra lại cao hơn. đo đó các đơn vị xử lí bằng cách bán trực tiếp cho các đôn vị nào có nhu cầu mà không qua ngân hàng. Cuộc khủng hoảng kinh tế tài chính tiền tệ vừa qua lại tạo điều kiện cho hoạt động xuất lậu ngoại tệ ra nước ngoài bán để thu chênh lệch về tỷ giá dẫn tới khan hiếm ngoại tệ tác động xấu tới hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần ngoại tệ để thanh toán trong khi đó Nhà nước quản lý chặt chẽ ngoại tệ. Do vậy ngoại tệ dùng cho nhập khẩu đang còn thiếu trong khi ngoài thị trường còn lưu hành quá nhiều ngoại tệ, mặc dù nhầ nước đã ra quyết định thanh toán trong nội địa không dùng ngoại tệ. Nhà nước cần xem xét điều chỉnh nguyên tắc và cơ chế phân bổ ngoại tệ cho nhập khẩu. Nhà nước cần cho phép các doanh nghiệp trao đổi ngoại tệ với nhau khi cần thiết, điều này tạo điều kiện thuận lợi để công ty có thể vay mượn, liên kết với cac doanh nghiệp khác tranh thủ ngoại tệ của họ cho hoạt động kinh doanh của mình. 4. Cung cấp thông tin thị trường cho các doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm lùa chọn thông tin về thị trường, về bạn hàng do nhiều nguyên nhân khác nhau. Mét trong các nguồn thông tin được các doanh nghiệp Việt Nam đánh giá cao là nguồn thông tin có được từ lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài. Tuy nhiên, hoạt động này của nhân viên ở lãnh sự quán có hiệu quả chưa cao. Ngày nay, việc tìm kiếm thông tin trên mạng Internet ngày càng được các doanh nghiệp áp dụng rộng rãi. Nước ta tuy đã nối mạng nhưng các doanh nghiệp sử dụng không nhiều do tiền thuê bao quá cao cùng với một số nhân tố chủ quan khác. Nhà nước cần có các biện pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận khai thác hiệu quả phương tiện hiện đại này. Nhà nước cần tích cực hơn nữa trong việc tổ chức hội chợ, triển lãm để các doanh nghiệp tham gia tìm kiếm thông tin bạn hàng và ký kết hợp đồng. Kết luận Hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá đóng vai trò quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân, đặc biệt đối với nước ta là một nước đang phát triển. Nhập khẩu vật tư, máy móc, thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất, chế biến trong nước nhằm mục đích đẩy mạnh xuất khẩu sẽ là điều kiện để thúc đẩy tăng trưởng và phát triển kinh tế, hoàn thành công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Mục tiêu hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng chính là góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày càng vững vàng hơn trong cuộc cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường tiến tới phát triển thành một doanh nghiệp thương mại lớn mạnh, có vị thế trên trường quốc tế. Công ty XNK&HTQT Coalimex có bề dày kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu được đánh giá là một trong những thành viên làm ăn có hiệu quả nhất trong Tổng công ty than Việt Nam. Công ty đã góp phần đảm bảo cho ngành có thể duy trì được sự ổn định và phát triển . Công ty luôn nỗ lực phát huy mọi khả năng, nguồn lực để ngày càng hoàn thiện hơn hoạt động kinh doanh, đặc biệt là hoàn thiện quy trình kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Với đề tài “Hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá tại công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác Quốc tế Coalimex- Tổng Công ty Than Việt Nam”, em mong muốn rằng những nghiên cứu, suy nghĩ, tìm tòi của mình trong đề tài này sẽ có ý nghĩa thiết thực, hữu Ých đối với Công ty. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo PGS.TS Nguyễn Duy Bét đã tận tình hướng dẫn em thực hiện luận văn tốt nghiệp này. Em còng xin cảm ơn các cán bộ, nhân viên trong Công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập ở Công ty. MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………...1 PHẦN I.SỰ CẦN THIẾT VÀ NỘI DUNG HOÀN THIỆN QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở DOANH NGHIỆP…………………………………………………………………... 4 I/ Hoạt động quy trình kinh doanh nhập khẩu hàng hoá………………….. 4 Khái niệm hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở doanh nghiệp…………. 4 Vai trò của hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá ở doanh nghiệp. 4 II/ Quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá…………………. 6 Quy trình và tầm quan trọng của việc hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở doanh nghiệp………………………………… 6 Khái niệm…………………………………………………………….. 6 Tầm quan trọng của việc hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở doanh nghiệp……………………………………………. 8 Các bước và nội dung của từng bước…………………………………. 10 Nghiên cứu thị trường……………………………………………… 10 Đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu……………………………….15 Mở L/C khi bên bán báo………………………………………………19 Đôn đốc bên bán giao hàng………………………………………….. 22 Thuê tàu……………………………………………………………….22 Mua bảo hiểm…………………………………………………………25 Làm thủ tục hải quan………………………………………………….27 Nhận hàng…………………………………………………………… 29 Kiểm tra hàng hoá…………………………………………………….30 Giao cho đơn vị đặt hàng……………………………………………31 Làm thủ tục thanh toán……………………………………………32 Khiếu nại…………………………………………………………..33 Các điều kiện để thực hiện tốt quy trình kinh doanh nhập khẩu hàng hoá……………………………………………………………………34 Điều kiện khách quan……………………………………………….34 Điều kiện chủ quan………………………………………………….35 PHẦN II. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC QUỐC TẾ COALIMEX………………………………………….. 37 I/ Khái quát về công ty Coalimex………………………………………..37 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty………………………...37 Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty……………………37 Kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty…………41 II/ Phân tích thực trạng quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá của công ty Coalimex……………………………………………………46 Tìm và lùa chọn đối tác………………………………………………47 Đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu………………………………49 Mở L/C……………………………………………………………….51 Đôn đốc bên bán giao hàng…………………………………………..53 Làm thủ tục hải quan…………………………………………………53 Nhận hàng…………………………………………………………….56 Kiểm tra hàng hoá…………………………………………………….58 Giao cho đơn vị đặt hàng……………………………………………...59 Thanh toán…………………………………………………………….59 Khiếu nại………………………………………………………………61 III/ Đánh giá thực trạng quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá ở công ty Coalimex………………………………………………………..64 Ưu điểm……………………………………………………………….64 Nhược điểm……………………………………………………………65 Nguyên nhân…………………………………………………………. 69 PHẦN III/ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC QUỐC TẾ COALIMEX………73 I/ Phương hướng , mục tiêu của Công ty trong những năm tới…………….73 Mục tiêu………………………………………………………………..73 Phương hướng………………………………………………………….74 II/ Một số biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu ở Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác Quốc tế Coalimex….…78 Nghiên cứu thị trường…………………………………………………78 Đàm phán…………………………………………………………….. 83 Công tác ký kết hợp đồng……………………………………………..85 Xác định và tính toán giá……………………………………………...86 Tiếp nhận hàng……………………………………………………….. 87 Thủ tục hải quan……………………………………………………….88 Thanh toán…………………………………………………………….89 Tiêu thụ hàng nhập khẩu………………………………………………90 Nâng cao nghiệp vụ ngoại thương cho đội ngò cán bộ, nhân viên……92 III/ Kiến nghị……………………………………………………………93 Chính sách nhập khẩu hợp lý………………………………………... 93 Cải cách thủ tục hành chính…………………………………………..94 Quản lý ngoại tệ………………………………………………………95 Cung cấp thông tin thị trường cho doanh nghiệp……………………..95 KẾT LUẬN…………………………………………………………….. 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thương mại quốc tế-PGS.TS Nguyễn Duy Bét. Kinh tế thương mại –PGS.TS Nguyễn Duy Bét. Quản trị kinh doanh thương mại quốc tế –NXB Giáo dục. 1999 Kinh tế học quốc tế – NXB Thống kê. 1999. Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – NXB Giáo dục.1999. Maketing thương mại quốc tế- NXB Giáo dục 1998. Giao dịch và thanh toán thương mại quốc tế – NXB Giáo dục 1998 Vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương – NXB Giáo dục 1999 Hướng dẫn thực hành kinh doanh xuất nhập khẩu tại Việt Nam – NXB Thống kê. 1999 Các báo cáo về kinh doanh, nhập khẩu của công ty Coalimex, 2001 Các báo, tạp chí: thương mại, hải quan, thời báo kinh tế, ngoại thương, 2000, 2001