Hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu của công ty du lịch và xuất nhập khẩu Lạng Sơn

hồi nợ do đó các khoản phải thu của công ty đã giảm xuống 19.69,6 triệu đồng, tỷ lệ tương ứng 8,61%. b. Nguồn lao động: Công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn hiện có 275 cán bộ công nhân viên. Trong đó 70 người có trình độ đại học, 80 người trình độ cao đẳng và trung cấp, số lao động còn lại đa số đều đã qua đào tạo chuyên môn nghiệp vụ. Công ty luôn tạo điều kiện để cán bộ công nhân viên không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. 5. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty công ty Du lịch và Xuất Nhập khẩu Lạng Sơn : a. Kinh doanh nhập khẩu: Hiện nay và những năm sắp tới, nhu cầu về xây dựng ở nước ta rất lớn. Thị trường xây dựng diễn ra sôi động và đa dạng. Đó là quy luật khách quan phù hợp với sự tăng trưởng kinh tế của nước ta. Đây cũng chính là cơ hội phát triển bền vững và lâu dài của Công ty Du Lịch và XNK Lạng Sơn. Trong khi mở cửa nền kinh tế để thực hiện thu hót đầu tư nước ngoài và kỹ thuật công nghệ tiên tiến của các nước phát triển thì hệ thống cơ sở hạ tầng của Việt Nam lại rất lạc hậu, không đáp ứng được nhu cầu của các nhà đầu tư nước ngoài. Để khắc phục tình trạng này, Việt Nam cần phải đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, đường xá, cầu cống, thông tin liên lạc, các công trình công cộng, văn hoá, y tế, giáo dục , khách sạn và các khu du lịch giải trí. Ngoài ra, các đơn vị kinh tế của nước ta muốn liên doanh với các công ty nước ngoài bước đầu phải tạo được thiện cảm nên tự mình phải đổi mới không chỉ về tư duy, về hệ thống quản lý mà phải đổi mới , hiện đại hoá cả cơ sở vật chất thì mới đáp ứng được yêu cầu kinh doanh hiện đại. Bên cạnh đó, cũng cần phải nhấn mạnh một tình hình là trong những năm qua, ở Việt Nam đã diễn ra quá trình đô thị hoá hết sức nhanh chóng. Việc phân định lại các đơn vị hành chính địa phương đã thúc đẩy sự hình thành các đô thị mới, các trung tâm hành chính - kinh tế - văn hoá của các địa phương. Trong giai đoạn hiện nay có thể khẳng định rằng nền nông nghiệp nước ta chưa thực sự đáp ứng được những yêu cầu trong nước. Vì vậy việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị, nguyên vật liệu của công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn có một ý nghĩa quan trọng để đáp ứng nhu cầu xây dựng các cơ sở hạ tầng nhằm phục vụ công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Đây cũng chính là cơ hội lớn cho các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu máy móc thiết bị , nguyên vật liệu Việt Nam. Do đó việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn không chỉ có ý nghĩa đối với hoạt động kinh doanh của công ty nói riêng mà còn có ý nghĩa đối với sự nghiệp chung của đất nước. Trong đó để đáp ứng nhu cầu của việc phát triển kinh tế, hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty chủ yếu thực hiên ở 3 nhóm mặt hàng sau: Máy móc thiết bị Nguyên vật liệu phục vụ ngành công nghiệp luyện kim, xây dựng, nông nghiệp Hàng hoá vật tư khác Trong đó, mặt hàng nguyên vật liệu trong những năm gần đây chiếm một tỷ trọng rất lớn (thường chiếm trên 60%). b. Kinh doanh xuất khẩu: Công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu lạng Sơn cũng là một chủ thể tham gia hoạt động xuất khẩu. Công ty xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng nông - lâm - hải sản, vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị, hàng tiêu dùng, công nghiệp, may mặc, phương tiện vận tải, thiết bị vật tư phục vụ các nghành giao thông, thuỷ lợi, giáo dục. Tuy nhiên, khả năng của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn nói riêng còn rất hạn chế trong việc xuất khẩu các mặt hàng đó do trình độ khoa học công nghệ cũng như chất lượng các mặt hàng đó không đủ sức cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Nhận biết được những hạn chế đó, Công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn đang dần dần từng bước khắc phục bằng việc thực hiện đa dạng hoá sản phẩm, tìm kiếm thị trường tiêu thụ để đẩy nhanh hơn nữa tốc độ tăng kim ngạch xuất khẩu. II- kết quả kinh doanh nhập khẩu tại công ty du lịch và xuất nhập khẩu lạng sơn 1- Tình hình kinh doanh nói chung của công ty Trong những năm gần đây, với những chính sách đầu tư vào các phương tiện sản xuất kinh doanh hợp lý và cùng với việc khai thác thế mạnh về kinh doanh du lịch, uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty DL & XNK Lạng sơn đã đạt được kết quả sản xuất kinh doanh tương đối khả quan. Xong việc áp dụng những chính sách kinh tế mới vào sản xuất kinh doanh, sự xuất hiện liên tục các dịch bệnh trong khu vực và đặc biệt do sự biến động mạnh của môi trường kinh doanh xuất nhập khẩu và những tác động khách quan khác đã làm cho tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khá biến động và nó cũng ảnh hưởng đến quá trình, kết quả kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp. Nhìn chung doanh thu của doanh nghiệp trong năm 2005 vẫn tăng nhưng tốc độ tăng chậm hơn so với các năm trước, ngoài những nguyên nhân trên còn là do quá trình tự huy động vốn của công ty còn thấp, vốn liên doanh không có, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn của công ty chưa khai thác. Xong viÖc ¸p dông nh÷ng chÝnh s¸ch kinh tÕ míi vµo s¶n xuÊt kinh doanh, sù xuÊt hiÖn liªn tôc c¸c dÞch bÖnh trong khu vùc vµ ®Æc biÖt do sù biÕn ®éng m¹nh cña m«i tr­êng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu vµ nh÷ng t¸c ®éng kh¸ch quan kh¸c ®· lµm cho t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp kh¸ biÕn ®éng vµ nã còng ¶nh h­ëng ®Õn qu¸ tr×nh, kÕt qu¶ kinh doanh chung cña toµn doanh nghiÖp. Nh×n chung doanh thu cña doanh nghiÖp trong n¨m 2005 vÉn t¨ng nh­ng tèc ®é t¨ng chËm h¬n so víi c¸c n¨m tr­íc, ngoµi nh÷ng nguyªn nh©n trªn cßn lµ do qu¸ tr×nh tù huy ®éng vèn cña c«ng ty cßn thÊp, vèn liªn doanh kh«ng cã, c¸c kho¶n ®Çu t­ tµi chÝnh ng¾n h¹n vµ dµi h¹n cña c«ng ty ch­a khai th¸c. 2. Kết quả kinh doanh nhập khẩu qua một số năm Hoạt động của công ty chủ yếu tập trung vào kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ ngành công nghiệp trong đó nhập khẩu trực tiếp luôn chiếm tỷ trọng lớn. Bảng 2: Kim ngạch nhập khẩu theo loại hình kinh doanh của TOCOLIMEX Đơn vị: đồng Năm Chỉ tiêu 2002 2003 2004 Kim ngạch tỷ lệ (%) kim ngạch tỷ lệ (%) kim ngạch tỷ lệ (%) Tổng sè 62.258.271.620 100 12.323.318.924 100 12.747.648.279 100 Nhập khẩu trực tiếp 59.728.324.039 95,94 12.224.732.373 99,20 8.817.548.315 69,17 Nhập khẩu uỷ thác 2.529.947.581 4,06 98.586.551 0,80 152.971.779 1,20 Tạm nhập tái xuất 0 0,00 0 0,00 3.777.128.185 29,63 ( Nguồn : Báo cáo kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu năm 2002, 2003 và 2004 ) Bảng dữ liệu trên cho thấy kim ngạch nhập khẩu của công ty qua các năm không ổn định. Năm 2003 kim ngạch nhập khẩu giảm 505,2 % so với năm 2002 từ 62.258.271.620 đồng xuống chỉ còn 12.323.318.924 đồng. Đến năm 2004 kim ngạch nhập khẩu đã tăng trở lại đạt mức 12.747.648.279 đồng, tăng 3,4% so với năm 2003 nhưng so với năm 2002 vẫn giảm mạnh. Tuy nhiên mức suy giảm mạnh này chỉ xẩy ra đối với loại hình nhập khẩu trực tiếp hay còn gọi là nhập khẩu tự doanh và đó chính là nguyên nhân dẫn đến sự suy giảm mạnh của tổng kim ngạch nhập khẩu. Điều này cũng dễ hiểu bởi vì kim ngạch của loại hình nhập khẩu trực tiếp luôn ở mức cao, hai năm 2002 và 2003 luôn chiếm trên 95%. Cũng vì vậy mà cho dù kim ngạch của loại hình nhập khẩu uỷ thác không biến động nhiều, đến năm 2004 đã tăng trở lại và đạt 152.971.779 đồng, tăng 55,16 % so với năm 2003 nhưng hầu như không thể đem lại ảnh hưởng gì nhiều trước tình hình suy giảm của kim ngạch nhập khẩu. Vì tỷ trọng của loại hình nhập khẩu uỷ thác qua các năm chưa khi nào vượt quá 4,1% tổng kim ngạch nhập khẩu. Đến năm 2004 sở dĩ kim ngạch nhập khẩu tăng trở lại là nhờ sự đóng góp 29,63% vào tổng kim ngạch của loại hình tạm nhập tái xuất. Đây không phải là loại hình kinh doanh mới đối với công ty nhưng loại hình này đã không được phát huy trong nhiều năm. Việc phát triển trở lại cùng với sự đóng góp tích cực của nó cho thấy rằng công ty đã tìm ra thêm một hướng đi mới, một biện pháp nữa trong tình hình kinh doanh nhập khẩu khó khăn hiện nay. Tình hình kinh doanh nhập khẩu trên của Công ty Du Lịch và XNK Lạng Sơn có một phần nguyên nhân chủ quan là công ty chưa thay đổi kịp thời một phương thức quản lý mới, chưa cải thải được nhiều quy trình nhập khẩu của mình. Nhưng nguyên nhân chính là do sự biến động dữ dội của thị trường nguyên liệu ngành luyện kim - ngành hàng nhập chính của Công ty, một thị trường mang tính quốc tế sâu sắc mà không một doanh nghiệp nào của Việt Nam có đủ khả năng gây ảnh hưởng đến nó. Mà trái lại, các doanh nghiệp hoạt tham gia hoạt động trong ngành này luôn phải chịu sự tác động của thị trường quốc tế một cách thụ động. Hơn nữa trong mấy năm trở lại đây, tình hình kinh doanh nhập khẩu của các tỉnh biên giới, đặc biệt là ở các tỉnh biên giới giáp Trung Quốc trầm lắng hẳn xuống. Sự suy giảm kim ngạch nhập khẩu là tình hình chung ở hầu hết các doanh nghiệp ở đây. Người ta không còn thấy sự náo nhiệt của những năm cuối thập kỷ 90 trước. Đó là khó khăn chung. Tất cả đều trở nên thận trọng hơn khi hàng loạt các doanh nghiệp đều bị liên quan đến "VAT", hàng loạt các công ty không có khả năng thanh toán, hàng loat các công ty tuyên bố phá sản, hàng loạt các doanh nghiệp biến mất. . . đã làm cho môi trường kinh doanh nhập khẩu ở các tỉnh này và thị trường tiêu thụ trong nước trở nên ngột ngạt. Lòng tin bị giảm sút, việc huy động vốn trở nên khó khăn. Điều quan trọng là lòng tin bị giảm sút. Thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty là Trung Quốc nhưng hiện nay các nhà cung cấp hầu như không còn cho thanh toán trả chậm như trước nữa, phần đặt cọc tiền hàng cũng cao hơn trước. Chỉ còn một số nhà cung cấp truyền thống là cho phép thanh toán trả chậm một thời gian sau khi đã giao hàng, nhưng thời gian trả chậm không còn được như trước nữa. Trong khi đó các khách hàng trong nước lại có xu hướng thận trọng là chỉ thanh toán sau khi nhận hàng và thử nghiệm chất lượng, số tiền đặt cọc lại giảm xuống. Xu hướng này thực sự khó khăn cho các doanh nghiệp nhập khẩu nói chung và Công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn nói riêng trong thời gian qua. Tình hình khó khăn trên đây đã phần nào lý giải sự suy giảm kim ngạch nhập khẩu của Công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn. Tuy nhiên sự tăng trưởng trở lại của kim ngạch nhập khẩu và sự chuyển dịch theo xu hướng hợp lý về mặt cơ cấu loại hình kinh doanh của Công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn đã đem lại nhiều hy vọng mới, cơ hội mới cho sự phát triển trở lại của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn; đồng thời cũng khẳng định Công ty đã có những chuyển đổi hợp lý và đã tìm ra một hướng đi mới. 3. Mặt hàng nhập khẩu Về mặt hàng nhập khẩu, Công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn chủ yếu nhập khẩu nguyên vật liệu và máy móc thiết bị. Trong đó nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng chủ yếu. Bảng 3: kim ngạch nhập khẩu theo mặt hàng của TOCOLIMEX (Đơn vị tính : đồng) Năm Chỉ tiêu 2002 2003 2004 kim ngạch tỷ lệ (%) kim ngạch tỷ lệ (%) kim ngạch tỷ lệ (%) Tổng sè 62.258.271.620 100 12.323.318.924 100 12.747.648.279 100 Máy móc, thiết bị 4.687.835.220 7,53 1.389.018.829 11,27 4.375.941.507 34,33 Nguyên vật liệu 57.211.703.778 91,89 10.719.043.335 86,98 4.628.804.387 36,31 Hàng hoá khác 358.732.622 0,58 215.256.760 1,75 3.742.902.385 29,36 ( Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh XNK năm 2002, 2003 và 2004 Bảng số liệu trên cho thấy kim ngạch nhập khẩu của mặt hàng nguyên vật liệu của Công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn luôn chiếm tỷ trọng cao nhất, mang tính quyết định đối với tổng kim ngạch nhập khẩu. Vì vậy sự tăng trưởng hay suy giảm của kim ngạch nhập khẩu chung của công ty hoàn toàn do tình hình kim ngạch nhập khẩu của mặt hàng nguyên vật liệu quyết định. Vì vậy có thể nói đây là mặt hàng kinh doanh chủ lực của Công ty, nên mọi thay đổi đối với quy trình nhập khẩu chung của công ty cũng như cải tiến trong quản lý cần đặc biêt chú ý phù hợp với mặt hàng nguyên vật liệu. Về mặt hàng nguyên vật liệu, Công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn chủ yếu tập chung vào nguyên vật liệu ngành luyện kim. Bảng 3 : Kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng nguyên vặt liệu của TOCOLIMEX Đơn vị tính : đồng Năm Mặt hàng 2002 2003 2004 Thép lá 52.401.120.975 - - Kẽm thái 3.911.618.813 - - Hợp kim sắt silic - 9.323.472.060 2.697.786.000 Vật liệu chịu lửa 898.963.990 741.946.275 1.723.968.887 Vật liệu khác - 653.625.000 207.049.500 Tổng cộng 57.211.703.778 10.719.043.335 4.628.804.387 ( Nguồn : Báo cáo kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu năm 2002, 2003 và 2004 ) Trong cơ cấu các mặt hàng vật liệu phục vụ ngành công nghiệp thì các nguyên vật liệu cho ngành luyện kim (bao gồm thép lá, kẽm thỏi và hợp kim sắt silic) luôn chiếm tỷ trọng cao nhất : 98,4% năm 2002; 86,9% năm 2003 và 58,3 % năm 2004. Có thể thấy rằng kim ngạch nhập khẩu mặt hàng các nguyên vật liệu cho ngành luyện kim luôn đóng vai trò quyết định đối với kim ngạch nhập khẩu mặt hàng nguyên vật liệu nói riêng và kim ngạch nhập khẩu nói chung của Công ty. Tỷ trọng của kim ngạch nhập khẩu của mặt hàng này đang có xu hướng giảm xuống. Diễn biến sự thay đổi này phù hợp với sự suy giảm tổng kim ngạch nhập khẩu và sự thay đổi cơ cấu các loại hình kinh doanh nhập khẩu của công ty. Tuy nhiên qua các bảng số liệu trên cho thấy dù kim ngạch nhập suy giảm mạnh trong thời gian qua nhưng lúc nào các mặt hàng nguyên vật liệu nói chung và các mặt hàng nguyên vât liệu ngành luyện kim nói riêng cũng chiếm tỷ trọng cao và đóng vai trò chủ đạo, quyết định đối với tình hình kinh doanh nhập khẩu của Công ty. Xu hướng xấu đi của kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty không thể không kể đến những tác động ngoại cảnh mà không chỉ công ty mà bản thân cả thị trường trong nước cũng không thể tránh khỏi và không kiểm soát được. Đầu năm 2003 giá phôi thép , thép lá và các mặt hàng sắt thép khác tăng giá đột ngột với mức tăng từ 60 - 80 USD / tấn. Giá tăng liên tục nên người mua không dám mua, người bán không dám bán, tình hình biến động giá cả và thị trường không thể kiểm soát được. Trong khi đó giá vẫn tăng. Đến giữa năm 2003 giá thép có xu hướng giảm nhưng từ tháng 9 lại tăng. Từ đó xuất hiện hiện tượng đầu cơ tích trữ, hiện tượng sốt hàng ảo, sốt giá ảo mà cả bên tiêu thụ và người bán đều khó nắm được tình hình thực. Hàng loạt các hợp đồng bị đánh tháo. Thị trường thép thế giới năm 2003 và 2004 thực sự nóng nhưng giao dịch lớn lại hầu như không có. Tại Việt Nam, các nhà máy cán thép, sản xuất thép không có phôi thép để sản xuất đã liên tục đẩy giá thép xây dùng trong nước lên cao đến ngay cả Tổng công thy thép Việt Nam cũng bất lực, không thể lường trước và khống chế được tình hình. Trong khi đó việc nhập khẩu sắt thép, phôi thép và một số mặt hàng nguyên liệu là kim loại cơ bản và hợp kim khác từ thị trường Trung Quốc đang gặp khó khăn do Chính phủ Trung Quốc thực hiện đánh thuế xuất khẩu hoặc bãi bỏ mức trợ cấp xuất khẩu đối với mặt hàng này. Điều này đã khiến giá chào bán các sản phẩm trên của Trung Quốc trong thời gian gần đây tăng cao, ảnh hưởng trực tiếp đến kim ngạch nhập khẩu nguyên vật liệu của công ty Du Lịch và XNK Lạng Sơn. Hiện nay Trung Quốc là thị trường cung cấp chủ yếu nhiều mặt hàng nguyên vật liệu cho ta, nên mỗi thay đổi trong chính sách điều hành kinh tế, nhất là các chính sách về xuất nhập khẩu của Trung Quốc đều có ảnh hưởng không nhỏ tới thương mại của nước ta nói chúng và tới các doanh nghiệp nói riêng. Diễn biến tình hình kinh doanh nhập khẩu trên của Công ty Du Lịch và XNK Lạng Sơn cho thấy Công ty mặc dù đã có chuyển hướng trong kinh doanh nhập khẩu và kinh doanh nhập khẩu nguyên vật liệu đã có dấu hiệu chuyển biến tích cực song chưa chắc chắn. Điều đó khẳng định cơ chế quản lý, điều hành kinh doanh xuất nhập khẩu có những vướng mắc và quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu của Công ty cần được hoàn thiện để đưa công ty không ngừng phát triển và đứng vững trước những biến động khôn lường của thị trường nguyên vật liệu ngành luyện kim và những khó khăn hiện nay của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong khu vực. III- quy trình nhập khẩu tại công ty du lịch và xuất nhập khẩu lạng sơn Tìm kiếm và nghiên cứu thị trường Tìm kiếm và nghiên cứu thị trường là một hoạt động rất quan trọng, khởi đầu cho các hoạt động khác tiếp theo, là thao tác đầu tiên nhưng rất có tính chất quyết định để tiếp cận thị trường. Việc kinh doanh có thực hiện được hay không phần lớn phụ thuộc vào việc có tìm được đầu vào và đầu ra hay không. Kết quả của việc tìm kiếm này có sự đóng góp quan trọng của công tác nghiên cứu thị trường. Tuy nhiên do đặc điểm đặc thù về tổ chức, mỗi phòng kinh doanh tự thực hiện toàn bộ các thao tác kinh doanh, nhận chỉ tiêu do công ty giao và tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình nên công ty Du Lịch và XNK Lạng Sơn không có phòng ban chuyên chức năng về marketing. Vì thế, việc nghiên cứu thị trường do chính các cán bộ của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện. Họ tự tìm kiếm nhu cầu trong nước thông qua các đối tượng sau: + Tham gia đấu thầu cung cấp nguyên vật liệu hoặc cung cấp giá cho các đơn vị tổ chức đấu thầu để họ đấu thầu. Nếu tróng thầu, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ cung cấp nguyên vật liệu cho đơn vị đó. + Tìm kiếm nhu cầu ở các khách hàng thường xuyên quen thuộc trước đó. + Tìm hiểu kế hoạch đầu tư ở một số công ty lớn. Song song với việc tìm kiếm nhu cầu trong nước, công ty phải tìm kiếm các nhà cung cấp nước ngoài thông qua các đối tượng sau: + Khai thác nguồn hàng từ các nhà cung cấp truyền thống + Các tham tán thương mại của Việt Nam tại nước ngoài. + Các văn phòng đại diện của nước ngoài đặt tại Việt Nam. + Khai thác thông tin các nhà cung cấp qua mạng. 2. Đàm phán và ký kết hợp đồng a. Đàm phán Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sau khi nắm bắt được nhu cầu của khách hàng qua các kênh thông tin hoặc do khách hàng đã giao dịch trước đây gửi thư hỏi hàng, sẽ lập và gửi thư hỏi hàng cho các nhà cung cấp nước ngoài. Sau khi nhận được thư báo giá, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành đàm phán với khách hàng thông qua nội dung bản chào giá gửi khách hàng. Việc đàm phán có thể xảy ra cá trường hợp sau: - Khách hàng chấp nhận báo giá, hai bên ký hợp đồng kinh tế, sau đó công ty có thể tiến hành ký hợp đồng nhập khẩu trên cơ sở hợp đồng kinh tế và báo giá của phía nước ngoài. - Khách hàng không chấp nhận báo giá, hai bên có thể đàm phán lại. Trong thời gian đó phòng kinh doanh xuất nhập khẩu cũng thoả thuận lại với nhà cung cấp nước ngoài. Nếu thoả thuận với cả hai phía đều không thống nhất, không dung hoà được lợi Ých của các bên thì huỷ bỏ giao dịch. b. Ký hợp đồng - Hợp đồng do công ty soạn thảo: Phòng xuất nhập khẩu tiến hành soạn thảo hợp đồng kinh tế, hơp đồng nhập khẩu trên cơ sở báo giá gửi khách hàng, báo giá của nhà cung cấp và những nội dung đã thống nhất với đối tác trong nước và nước ngoài. Trưởng hoặc phó phòng ký nháy trình lãnh đạo công ty ký hợp đồng, đóng dấu và chuyển cho phía đối tác ký, đóng dấu. Công ty giữ một nửa số bản hợp đồng để lưu tại phòng XNK, tài vụ và các đơn vị có liên quan (nếu cần). - Hợp đồng do khách hàng soạn thảo: Trưởng phòng kinh doanh xem xét các điều khoản. Nếu nhất trí với các điều khoản, ký nháy, trình giám đốc ký và đóng dấu. Nếu chưa nhất trí thì trao đổi lại với phía đối tác thống nhất và ký hợp đồng. 3- Tổ chức thực hiện hợp đồng Phòng kinh doanh XNK tiến hành thực hiện hợp đồng và có trách nhiệm đôn đốc thực hiện công việc để đảm bảo tính thực thi của hợp đồng, nhận và giao hàng theo đúng tiến độ của các hợp đồng đã ký. Kết quả theo dõi được ghi vào sổ theo dõi thực hiên hợp đồng. 4- Nhận xét về quy trình nhập khẩu tại công ty Kim ngạch nhập khẩu nguyên vật liệu chiếm mét tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty. Trong những năm vừa qua hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu đã đạt được những kết quả tương đối tốt, đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu của khách hàng truyền thống và khách hàng mới. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những tồn tại đòi hỏi phải xem xét, đánh giá một cách khách quan để từ đó đưa ra các giải pháp hợp lý nhằm hoàn thiện công tác nhập khẩu nguyên vật liệu. a. Những ưu điểm: * Những nhân tố thuận lợi bên ngoài công ty : Tình hình kinh tế, chính trị của nước ta khá ổn định. Hiện nay, với chính sách thực hiện nền kinh tế mở cửa với chủ trương đa dạng hoá, đa phương hoá các quan hệ quốc tế, nước ta đã có quan hệ kinh tế với hơn 100 quốc gia trên thế giới. Đặc biệt từ khi Mỹ bỏ lệnh cấm vận đối với Việt Nam, tình hình quan hệ kinh tế giữa Việt Nam với các nước khác càng có chiều hướng thuận lợi hơn, thu hót khối lượng lớn về vốn đầu tư của nước ngoài, tạo điều kiện cho liên doanh, liên kết trong kinh doanh được thuận lợi. Trong khu vực Đông Nam Á, chính sách kinh tế đối ngoại được tăng cường nhất là việc nối lại và mở rộng quan hệ với Trung Quốc. Quá trình hội nhập giữa Việt Nam và ASEAN đã có sự chuyển biến nhanh chóng và tích cực. Cùng với việc đổi mới về chính trị trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta đã sửa đổi, ban hành nhiều bộ luật, nhiều văn bản pháp quy, các thông tư hướng dẫn các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung cũng như các doanh nghiệp thương mại nói riêng, đặc biệt là các quy định về xuất nhập khẩu mới đã thông thoáng hơn. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển mạnh hoạt động kinh doanh của mình, đặc biêt là hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Đây cũng chính là thuận lợi lớn trong hoạt động nhập khẩu của công ty. Hơn nữa, công ty đã có thế mạnh về cơ sở vật chất, thị trường nhập khẩu Trung Quốc rộng lớn và đa dạng về chủng loại hàng hoá, có chiến lược hoạt động kinh doanh đa phương thức, đa phương hoá mặt hàng. * Các nhân tố thuận lợi bên trong công ty : Nhiều năm nay, bằng uy tín đã tạo ra với bạn hàng, bằng nỗ lực cố gắng của bản thân, công ty đã duy trì và phát huy tốt vai trò của mình trong việc cung cấp vật tư, nguyên vật liệu cho ngành công nghiệp luyện kim. Phạm vi mặt hàng nguyên vật liệu nhập khẩu của công ty rộng nên chủ động trong việc thay đổi cơ cấu mặt hàng, thích ứng nhanh với xu hướng biến động của thị trường trong nước, nhờ đó mà hoạt động nhập khẩu luôn đạt kết quả tốt. Do chuyên sâu về kinh doanh nhập khẩu các mặt hàng nguyên vật liệu, do đó có thể nắm bắt được đặc tính kỹ thuật, chủng loại cũng như giá cả của từng loại mặt hàng mà mình kinh doanh so với các doanh nghiệp không chuyên về loại hàng hoá đó. Vì vậy, khi nhập khẩu nguyên vật liệu ngành công nghiệp luyện kim, công ty giành được ưu thế hơn so với các doanh nghiệp khác. Công ty luôn duy trì với các bạn hàng truyền thống, trong khi đó hàng năm vẫn tiếp tục tìm kiếm bạn hàng mới, mặt hàng mới và nhà cung cấp mới. Điều đó làm cho kim ngạch nhập khẩu nguyên vật liệu được duy trì tương đối ổn định, không có những đột biến nghiêm trọng. Bên cạnh đó, 100% cán bộ thuộc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty đều có trình độ đại học, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, năng động trong công việc đã góp phần chủ đạo trong việc hoàn thành kế hoạch hàng năm. Bªn c¹nh ®ã, 100% c¸n bé thuéc phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu cña c«ng ty ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc, nghiÖp vô chuyªn m«n v÷ng vµng, n¨ng ®éng trong c«ng viÖc ®· gãp phÇn chñ ®¹o trong viÖc hoµn thµnh kÕ ho¹ch hµng n¨m. * Năng lực về tài chính: Trong quá trình tạo dựng và củng cố mối quan hệ làm ăn với bạn hàng trong nước ngoài nhiều năm qua, công ty đã tạo được uy tín lớn và được khách hàng tin tưởng, cho thanh toán chậm, không phải đặt cọc tiền hàng đối với một số mặt hàng nguyên vật liệu ngành luyện kim vốn có tập quán là phải đặt cọc tiền hàng. Với cách làm này, công ty đã nhận hàng rồi bán ngay cho đơn vị tiêu dùng, có thể thu hồi tiền ngay và tận dụng thêm thời gian chưa đến hạn để quay vòng vốn sinh lời. Tuy nhiên bên cạnh đó, hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu tại công ty cũng gặp không Ýt những vướng mắc tồn tại làm ảnh hưởng trực tiếp đến kim ngạch nhập khẩu hàng năm của công ty. b. Những tồn tại và nguyên nhân : * Những tồn tại hiện có trong hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu của công ty Trong những năm vừa qua, bên cạnh nỗ lực và những thành tựu đã đạt được của công ty nói chung và của bộ phận xuất nhập khẩu nói riêng, công ty vẫn còn nhiều vướng mắc. Trước hết đó là kim ngạch nhập khẩu còn thấp so với khả năng của công ty, tăng trưởng không ổn định qua các năm, do vậy lợi nhuận thu được cũng không đều. Chưa tận dụng được hết các mối quan hệ với bạn hàng nước ngoài và bỏ qua nhiều cơ hội do những nguyên nhân từ chính yếu tố quản lý và quy trình nhập khẩu của công ty. Hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty còn rất hạn chế. Hiện nay, các chuyên viên kinh doanh của trung tâm kinh doanh đảm đương luôn cả việc nghiên cứu thị trường và tìm kiếm bạn hàng nhưng còn rất phiến diện và hạn chế, việc tạo lập quan hệ và mở rộng thị trường chủ yếu vẫn dùa vào mối quan hệ và năng lực của lãnh đạo bộ phận xuất nhập khẩu. Vai trò của chuyên viên marketing và kinh doanh rất mờ nhạt. Có thể nói rằng cho dù có được đội ngò giỏi nhưng sự kết hợp thiếu đồng bộ này đã khiến hoạt động marketing ở đây không đem lại nhiều kết quả. Do vậy kết quả hoạt động nhập khẩu còn hạn chế, chưa tiếp cận được nhiều đối tác lớn cũng như chưa mở rộng được nhiều thị trường mới, mà chủ yếu vẫn là các thị trường truyền thống. * Những khó khăn bên ngoài công ty : Đa số các bạn hàng nước ngoài chỉ là các công ty thương mại, không phải là hãng trực tiếp sản xuất nên giá nhập khẩu phải chấp nhận một giá cao hơn so với một số công ty khác nhập hàng từ các hãng trực tiếp sản xuất. Tuy nhiên cũng phải kể đến một yếu tố khách quan ở đây là, các nhà cung cấp của công ty chủ yếu là ở Trung Quốc, việc một công ty nước ngoài mua hàng trực tiếp từ nhà sản xuất tương đối khó khăn và gặp nhiều rủi ro, đặc biệt là việc thoả thuận giá rất khó khăn. Hơn nữa nhiều nhà máy ở Trung Quốc, kể cả những nhà máy lớn, đặc biệt là trong ngành nguyên vật liệu luyện kim thường không thông thạo về nghiệp vụ xuất khẩu hoặc không có chức năng xuất khẩu. Hiện nay, doanh nghiệp thuộc các loại hình kinh doanh đều được phép xuất nhập khẩu trực tiếp đã làm giảm vai trò cũng như sự cần thiết của các đơn vị xuất nhập khẩu chuyên môn như công ty Du Lịch và XNK Lạng Sơn. Các doanh nghiệp sản xuất trong nước được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp, do vậy họ sẽ tự giao dịch với các bạn hàng nước ngoài để mua nguyên vật liệu đầu vào phục vụ cho sản xuất của họ. Như vậy, công ty vừa bị hạn chế bạn hàng vừa bị cạnh tranh. CHƯƠNG III : Giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu của công ty du lịch và xuất nhập khẩu lạng sơn Trong những năm vừa qua, hoạt động kinh doanh nhập khẩu nguyên vật liệu của công ty đã đạt được những kết quả kinh doanh tương đối tốt, không chỉ đem lại lợi nhuận mà còn đem lại uy tín cho công ty. Tuy nhiên vẫn còn nhiều yếu tố gây khó khăn ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu của công ty như sự xâm nhập của các công ty nước ngoài vào Việt Nam ngày càng nhiều, sự biến động khó lường của thị trường nguyên vật liệu phục vụ ngành luyện kim - một thị trường mang tính toàn cầu rõ rệt và hết sức nhạy cảm. Bên cạnh đó, chính sách luật pháp, thị trường của nước ta chưa ổn định nên cũng gây khó khăn, ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu nói chung và hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu nói riêng của công ty. Những tồn tại của công ty trong thời gian vừa qua cũng còn là những vấn đề cần xem xét và giải quyết. Để có thể đứng vững trên thị trường, phát triển và hoàn thiện hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu, công ty cần có phương hướng và giải pháp cụ thể trên cơ sở định hướng chung của Nhà nước. Nh÷ng tån t¹i cña c«ng ty trong thêi gian võa qua còng cßn lµ nh÷ng vÊn ®Ò cÇn xem xÐt vµ gi¶i quyÕt. §Ó cã thÓ ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng, ph¸t triÓn vµ hoµn thiÖn ho¹t ®éng nhËp khÈu nguyªn vËt liÖu, c«ng ty cÇn cã ph­¬ng h­íng vµ gi¶i ph¸p cô thÓ trªn c¬ së ®Þnh h­íng chung cña Nhµ n­íc. I- Triển vọng thị trường và phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Triển vọng thị trường Trong nền kinh tế mở Việt Nam đã và đang mở rộng quan hệ buôn bán với nước ngoài theo phương thức và tập quán thương mại quốc tế, đồng thời tích cực tham gia các tổ chức kinh tế trên thế giới và trong khu vực như hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN), khu vực mậu dịch tự do AFTA, diễn đàn hợp tác kinh tế Châu á Thái Bình Dương (APEC) và đặc biệt Việt Nam đang trong giai đoạn của quá trình đàm phán để tiến tới gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO).... tạo thành một động lực thúc đẩy hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của mỗi quốc gia thành viên trong đó có Việt Nam. Triển vọng của mỗi doanh nghiệp trong quá trình hội nhập của nền kinh tế được thể hiện ở chỗ: quá trình hội nhập của nền kinh tế của mỗi nước thành viên sẽ thúc đẩy cơ hội tìm kiếm thị trường mới ở các nước thành viên bằng các cam kết của các nước thành viên về những ưu đãi và lịch cắt trình giảm thuế quan ở mỗi nước. Điều này một mặt sẽ khuyến khích khả năng nhập khẩu của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế, mặt khác nó giúp cho việc giải quyết các thủ tục nhập khẩu được nhanh chóng hơn. Ở đây cần đặc biệt nhấn mạnh triển vọng to lớn là Trung Quốc. Trung Quốc với tiềm lực kinh tế ngày càng hùng mạnh trên thế giới ở hầu hết các lĩnh vực, đối với Công ty Du Lịch và XNK là một thách thức khó khăn song cũng lại là cơ hội để vươn lên khẳng định mình trong mét môi trường kinh doanh đầy biến trắc và cạnh tranh khốc liệt. Mặt khác, trong công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước, nhiệm vụ trung tâm của ngành xây dựng là việc hiện đại hoá hệ thống cơ sở hạ tầng, trang thiết bị kỹ thuật.... phục vụ hoạt động kinh tế và sinh hoạt dân cư. Đây là những mục tiêu được toàn xã hội quan tâm đặc biệt. Ngân sách Nhà nước hàng năm chi cho đầu tư xây dựng cơ bản ngày càng tăng. Trong giai đoạn hiện nay, nước ta có nhu cầu nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất hàng xuất khẩu rất lớn, mở ra nhiều cơ hội mới cho các doanh nghiệp tham gia kinh doanh nhập khẩu trong nền kinh tế. Định hướng sản xuất kinh doanh Trong hoạt động kinh doanh, công ty luôn đáp ứng nhu cầu thị trường, thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng, có đội ngò cán bộ thành thạo giàu kinh nghiệm, xây dựng lòng tin đối với khách hàng. Vì vậy cho đến nay công ty cung cấp nhiều mặt hàng cho ngành công nghiệp. Để tiếp tục phấn đấu đạt được những mục tiêu mà công ty đã đề ra là tiếp tục đổi mới kinh doanh theo cơ chế thị trường, mở rộng địa bàn kinh doanh, phấn đấu tăng kim ngạch xuất khẩu, tăng tỷ trọng chiếm lĩnh thị trường trong lĩnh vực máy móc thiết bị xây dựng nhằm đáp ứng nhu câù của khách hàng tốt hơn. Trong những năm tới, quá trình hoạt động kinh doanh của công ty hướng vào việc thực hiện 3 mục tiêu chính: + Nâng cao hiệu quả kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. + Bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. + Không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Trên cơ sở những kết quả đạt được trong năm qua, với tinh thần hăng hái thi đua, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, góp phần xây dựng công ty ngày càng vững mạnh, bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu xây dựng kế hoạch với những chỉ tiêu chủ yếu trong năm 2005 như sau: Chỉ tiêu kế hoạch : + Kim ngạch nhập khẩu: 20.000.000.000 đồng + Doanh thu : 21.500.000.000 đ + Lợi nhuận thu được: 500.000.000 đ Để thực hiện được các mục tiêu đó, công ty hướng hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu vào những mặt hàng sau: + Thực hiện xuất nhập khẩu các nhóm mặt hàng, đặc biệt là xuất khẩu hàng hoá góp phần tăng kim ngạch cho quá trình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thúc đẩy tìm kiếm thị trường để xuất khẩu hàng hoá. Ngược lại, nhập khẩu góp phần hoàn thiện cơ cấu quy mô hàng hoá trong điều kiện sản xuất trong nước chưa vươn lên đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng, hơn nữa đây là nguồn hàng đem lại nhiều lợi nhuận trong kinh doanh cho công ty. Trong thời gian tới, công ty cần tập trung lợi thế do khách hàng đem lại để mở rộng quan hệ bạn hàng, ổn định nguồn hàng nhập khẩu, đảm bảo uy tín trong quan hệ với khách hàng. + Chó trọng đến những mặt hàng có ưu thế, có khả năng liên doanh liên kết với các hãng sản xuất trực tiếp ở thị trường nước ngoài, hướng nhập khẩu vào các măt hàng phục vụ sản xuất như các loại nguyên liệu. Trong quan hệ với các bạn hàng, tiến tới các giao dịch trực tiếp với các nhà cung cấp lớn và có uy tín, nâng cao hơn nữa hiệu quả xuất nhập khẩu, làm sao cho sự gắn bó giữa các hãng sản xuất và công ty là người tiêu thô trở nên mật thiết hơn để điều kiện mua bán được thuận lợi. + Sắp xếp các kênh phân phối tiêu thụ phù hợp. Đặc biệt đối với thị trường máy móc thiết bị xây dựng nhập khẩu cần tập trung kinh doanh những mặt hàng có nhãn hiệu uy tín, chất lượng và giá cả hợp lý. Còn đối với mặt hàng xuất khẩu phải hướng xuất khẩu những sản phẩm có chất lượng cao để dần tạo được tên tuổi cho sản phẩm và có chỗ đứng trên thị trường và kèm theo các dịch vụ trước, sau và trong khi bán tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. Định hướng nhập khẩu nguyên vật liệu Trong một vài năm tới, công ty dự định sẽ tìm hiểu để phát triển các mặt hàng phong phú hơn đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của thị trường trong nước. Trong đó việc duy trì cơ cấu tỷ lệ nhập khẩu các mặt hàng nguyên vật liệu so với các mặt hàng khác như trên là mục tiêu của công ty nhằm đáp ứng nhu cầu nhập khẩu nguyên vật liệu cho các khách hàng trong nước. Tuy nhiên điều quan trọng như đã nói trên là phải không ngừng tìm kiếm các mặt hàng nguyên vật liệu mới trong tình hình các mặt hàng nguyên vật liệu truyền thống của Công ty đang gặp khó khăn. Đồng thời phải tích cực phát triển các loại hình kinh doanh khác ngoài nhập khẩu tự doanh để góp phần hỗ trợ hoạt động kinh doanh nhập khẩu nguyên vật liệu hiện nay. Mặt khác, công ty phải nhập khẩu từ các nước đơn vị có uy tín trên thị trường quốc tế, khai thác trên thị trường rộng lớn. Đó là cơ sở để công ty đạt hiệu quả cao hơn trong hoạt động nhập khẩu cũng như mở rộng thị trường nhập khẩu nguyên vật liệu. II- giải pháp hoàn thiện nhập khẩu nguyên vật liệu tại công ty du lịch và xuất nhập khẩu lạng sơn 1. Chú trọng nghiên cứu thị trường nhập khẩu và nắm bắt xu hướng và nhu cầu của thị trường trong nước Thị trường là vấn đề sống còn trong hoạt động sản xuất kinh doanh và nó càng trở nên quan trọng hơn trong giai thị trường đầy biến động hiện nay. Công ty luôn phải nghiên cứu tìm tòi các chính sách tiếp cận thị trường một cách đúng đắn nhất. Việc quan tâm xây dựng thị trường hoạt động rộng lớn là điều không thể thiếu ở bất kỳ một doanh nghiệp nào đặc biệt đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Để làm được điều này, Công ty phải mạnh dạn tiến hành nghiên cứu thị trường hàng hoá, cơ cấu chất lượng, số lượng từng mặt hàng, dung lượng của thị trường, tình hình cạnh tranh trong nước.... Nhưng đặc biệt, công ty cần phải phân tích, phân loại được các thị trường nhập khẩu chính để có chiến lược đầu tư thích hợp đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Về nguồn hàng cung cấp, hiện nay Trung Quốc là thị trường cung cấp trọng điểm của Công ty, để nắm sát yếu tố quan trọng nhất mà công ty phải chú trọng đến là thông tin thị trường. Công ty cần phải thiết lập một sự trao đổi thông tin qua lại giữa công ty và các công ty khác hoặc với đại diện thương mại tại Việt Nam. Trong vấn đề thông tin cần phải giải quyết các mặt: thông tin cần nắm bắt kịp thời, đáng tin cậy, có hiệu quả, thông tin nắm bắt được phải phân tích kỹ lưỡng, kết quả phân tích thông tin phải được cần phải được giải thích rõ ràng giúp cho việc ra quyết định được chính xác. Cố gắng có biện pháp thu thập nguồn thông tin và những thông tin Êy phải gắn liền với việc ra quyết định. Có nghĩa là thông tin sau khi phân tích và giải thích cần được phổ biến cho các cấp có quyền quyết định về các vấn đề có liên quan đến kinh doanh. VÒ nguån hµng cung cÊp, hiÖn nay Trung Quèc lµ thÞ tr­êng cung cÊp träng ®iÓm cña C«ng ty, ®Ó n¾m s¸t yÕu tè quan träng nhÊt mµ c«ng ty ph¶i chó träng ®Õn lµ th«ng tin thÞ tr­êng. C«ng ty cÇn ph¶i thiÕt lËp mét sù trao ®æi th«ng tin qua l¹i gi÷a c«ng ty vµ c¸c c«ng ty kh¸c hoÆc víi ®¹i diÖn th­¬ng m¹i t¹i ViÖt Nam. Trong vÊn ®Ò th«ng tin cÇn ph¶i gi¶i quyÕt c¸c mÆt: th«ng tin cÇn n¾m b¾t kÞp thêi, ®¸ng tin cËy, cã hiÖu qu¶, th«ng tin n¾m b¾t ®­îc ph¶i ph©n tÝch kü l­ìng, kÕt qu¶ ph©n tÝch th«ng tin ph¶i ®­îc cÇn ph¶i ®­îc gi¶i thÝch râ rµng gióp cho viÖc ra quyÕt ®Þnh ®­îc chÝnh x¸c. Cè g¾ng cã biÖn ph¸p thu thËp nguån th«ng tin vµ nh÷ng th«ng tin Êy ph¶i g¾n liÒn víi viÖc ra quyÕt ®Þnh. Cã nghÜa lµ th«ng tin sau khi ph©n tÝch vµ gi¶i thÝch cÇn ®­îc phæ biÕn cho c¸c cÊp cã quyÒn quyÕt ®Þnh vÒ c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn kinh doanh. Nếu làm tốt công tác này công ty sẽ có điều kiện mở rộng thị trường cung cấp và tiêu thụ hàng nhập khẩu, từ đó góp phần làm tăng kim ngạch nhập khẩu. Đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh và hình thức nhập khẩu: Công ty cần đa dạng hoá mặt hàng nguyên vật liệu nhập khẩu trên cơ sở mặt hàng chuyên doanh. Đây là hình thức kinh doanh chắc chắn và phổ biến nhất ở các doanh nghiệp, sự chuyên môn và đa dạng sẽ khắc phục những nhược điểm cho nhau, thoả mãn được nhu cầu đa dạng của thị trường. Trong công ty hiện nay vẫn giữ vững các mặt hàng truyền thống là nguyên vật liệu phục vụ ngành công nghiệp luyện kim. Đối với những mặt hàng này, phải có sự cải tiến việc nắm tình hình và phán đoán nhu cầu thị trường để đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn. Trên cơ sở những mặt hàng truyền thống trên, công ty cần triển khai mở rộng nhập khẩu những mặt hàng mới cùng chủng loại, tiêu chuẩn chất lượng, mục đích sử dụng nhưng giá thấp để tạo ra nhu cầu, cải thiện thị hiếu và gây ra xu hướng cạnh tranh giảm giá. Tuy nhiên, việc nhập thêm mặt hàng mới là công việc không dễ chút nào, nó vừa đòi hỏi tính thời cơ nhanh chóng vừa đòi hỏi sự thận trọng, sáng suốt- vấn đề mà các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu không thể bỏ qua khi nhập khẩu mặt hàng mới. Phương thức nhập khẩu trong Tổng công ty chưa đa dạng, chủ yếu là nhập khẩu tự doanh và uỷ thác. Để tăng kim ngạch nhập khẩu công ty nên kết hợp nhiều phương thức khác nhau đặc biệt là phương thức nhập khẩu liên doanh để không bỏ lỡ cơ hội nhất là các hợp đồng lớn trong điều kiện công ty đang thiếu vốn lưu động. Hoặc sử dụng phương thức nhập khẩu đổi hàng để vừa xuất được hàng sản xuất trong nước ra nước ngoài vừa nhập được hàng mình cần để thu lãi kép. Kim ngạch cả xuất khẩu và nhập khẩu đều tăng lên. Việc đẩy mạnh các phương thức nhập khẩu sẽ tạo điều kiện cho công ty khai thác tốt nguồn hàng đồng thời tạo ra sự liên kết giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước với công ty ngày càng được củng cố và phát triển vững mạnh. Hoàn thiện công tác giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng: Hiện nay việc thực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu như đàm phán, thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng của công ty vẫn còn nhiều điều bất cập. Bởi vậy, nhiệm vụ cần thiết đặt ra ở đây là phải hoàn thiện công tác giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng. Mục đích của cuộc đàm phán thương mại là nhằm đạt được thoả thuận giữa người mua và người bán về tất cả các điều khoản của hợp đồng. Để cuộc đàm phán được diễn ra tốt đẹp trước khi đàm phán phải tìm được hình thức và phương pháp phù hợp cho cuộc đàm phán. Phải nghiên cứu thường xuyên tình hình thị trường nhập khẩu cũng như nhu cầu của thị trường trong nước. Phải xác định hướng đích rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm đạt được hiệu quả tối đa. Trong cuộc đàm phán phải đưa ra những lý lẽ xác đáng để giải thích các điều khoản mình nêu ra trong hợp đồng. Muốn thuyết phục được đối tác trong cuộc đàm phán thì người tham gia đàm phán phải là người quyết đoán, hiểu rõ tình hình thị trường và được toàn quyền quyết định. Trước khi đàm phán phải nghiên cứu rõ thực lực của đối tác, thông tin về người trực tiếp tham gia đàm phán, phải phán đoán trước các tình huống đối tác có thể đưa ra. Hay nói cách khác là phải hiểu đối tác như hiểu chính mình. Chuẩn bị cho cuộc đàm phán là công đoạn tuyệt đối không thể khinh suất. Soạn thảo và kiểm duyệt hợp đồng trước khi ký kết là công việc cũng hết quan trọng. Người soạn thảo và kiểm duyệt hợp đồng phải là người am hiểu nghiệp vụ ngoại thương và giỏi ngoại ngữ chuyên ngành ngoại thương. Bởi vì sự thành công hay thất bại của thương vụ nhiều khi lại ở câu từ. Tóm lại công tác giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng là công đoạn cần được đặc biệt quan tâm hoàn thiện để việc kinh doanh nhập khẩu đạt hiệu quả tích cực. Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu Vấn đề cần chú trọng trong hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu là hoàn thiện công tác giám sát và tổ chức thực hiện hợp đồng. Đối với một doanh nghiệp tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu thì đội ngò cán bộ công nhân viên phải có trình độ tổ chức và kinh doanh để làm tốt công tác giám sát tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương. Đối với công ty thì điều kiện trên là đã đáp ứng được bởi vì 100% cán bộ công nhân viên của bộ phận xuất nhập khẩu – nơi thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu chính của công ty đều có trình độ đại học. Tuy nhiên, điều quan trọng chính là ở chỗ vận dụng những kiến thức và nghiệp vụ ngoại thương vào thực tế hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở Việt Nam và nước ngoài. Về trình tự thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế thì đây là những quy định chung của Chính phủ, mọi doanh nghiệp đều phải tuân thủ. Do đó, cần phải quen với công việc này, điều đó sẽ cho phép tiết kiệm về công sức, thời gian và chi phí. Qua trình tự thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương có thể đưa ra một số ý kiến như sau: + Thứ nhất, việc làm thủ tục nhập khẩu là một trong những công việc thường xuyên lặp đi lặp lại. Chính vì thế nên phân công cho một bộ phận chuyên lo thủ tục giấy tờ, như thế họ có điều kiện làm quen với công việc, hoạt động của các phòng ban sẽ có hiệu quả hơn. + Thứ hai, bé phận chuyên lo về thủ tục giấy tờ cần thường xuyên trau dồi nghiệp vụ ngoại thương, kịp thời nắm bắt những văn bản, chính sách mới của Chính phủ có liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương những khâu thường gây ách tắc cản trở đó là xin giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc danh mục hàng nhập khẩu có điều kiện), làm thủ tục hải quan và giải quyết khiếu nại. Để khắc phục các hạn chế nêu trên thì việc đầu tiên là phải hoàn thiện và cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng nhận theo quy định. Nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật về những mặt hàng được phép kinh doanh xuất nhập khẩu. Và cuối cùng là việc ký hợp đồng với các nhà cung cấp nước ngoài cần được thực hiện một cách đầy đủ chặt chẽ các thông số về kỹ thuật, chất lượng, giá cả vì đây là những kẽ hở dẫn đến khiếu nại. Ngoài ra việc tạo lập mối quan hệ với những người phê duyệt thủ tục, các ngân hàng ngoại thương và nhà cung cấp nước ngoài cũng như những người trung gian sẽ tạo điêù kiện thuận lợi hơn rất nhiều trong hoạt động nhập khẩu. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, nâng cao trình độ đội ngò cán bộ: Quản lý là chiếc chìa khoá thắng lợi trong kinh doanh, xuất phát từ vị trí, vai trò của cơ chế quản lý trong kinh doanh. Đứng trước nhiệm vụ đặt ra trong các năm tới, công ty tiếp tục nghiên cứu đổi mới cơ chế quản lý kinh doanh phù hợp với tình hình mới. Trước mắt, để hoàn thiện và đổi mới cơ cấu tổ chức thì công ty phải luôn chăm lo bồi dưỡng kiến thức, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên cả về việc nhận thức tư tưởng đến quán triệt nhiệm vụ, nắm vững tình hình cơ chế chính sách. Quan tâm đào tạo cán bộ trẻ có đủ phẩm chất và năng lực quản lý cho trước mắt và lâu dài. Trong cơ chế chuyển đổi, các cơ quan quản lý Nhà nước thường xuyên có những thay đổi trong chính sách, luật pháp, nghị định, nghị quyết để quản lý và hướng dẫn các hoạt động của doanh nghiệp. Các thông tư hướng dẫn nhiều khi cũng thường xuyên thay đổi cho phù hợp với tình hình nền kinh tế. Tình trạng này không những làm cho công ty mà còn làm cho các doanh nghiệp khác gặp khó khăn vì không theo kịp sự thay đổi đó. Vì vậy, để phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói chung và nhập khẩu nguyên vật liệu nói riêng, các cán bộ trong công ty phải tự nghiên cứu trong quá trình công tác để am hiểu và phân tích đúng đắn các vấn đề về luật pháp trong kinh doanh nhập khẩu. Công ty nên cho các cán bộ trong bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu tham gia các líp học ngắn hạn về các vấn đề mới như: thương mại điện tử, thị trường chứng khoán... và các vấn đề luật pháp trong nước cũng như quốc tế do các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế lớn hay các trường đại học giảng dạy. Việc tổ chức cán bộ đi học có thể tốn kém chi phí nhưng lại mang lại hiệu quả lâu dài, không chỉ tăng khả năng hiểu biết về kinh tế xã hội nói chung và hiểu biết về nghiệp vụ nói riêng mà còn tạo ra tâm lý tốt trong công tác của cán bộ. Ngoài ra, muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu và hoàn thiện hoạt động nhập khẩu, tiến tới Công ty sẽ phải nhập theo giá FOB để giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Chính vì vậy, cán bộ của bộ phận kinh doanh xuất nhập cần được đào tạo để hiểu biết sâu thêm về tàu, về bảo hiểm và nghiệp vụ thuê tàu, nghiệp vụ mua bảo hiểm. Công ty cần thực hiện rà soát lại tổ chức, các bộ phận nghiệp vụ trong quá trình hoạt động sao cho thích hợp. Để thực hiện điều này đòi hỏi Công ty phải luôn quan tâm, bám sát thực tế. Bên cạnh đó, cần phải xây dựng và giữ gìn đoàn kết trên dưới, trong và ngoài Công ty. Tạo động cơ làm việc cho cán bộ: Trong cơ chế thị trường, khách hàng là “thượng đế” vì vậy khi có yêu cầu của họ, các cán bộ ở bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu phải làm việc hết mình. Giê làm việc không cố định nhưng tất cả đều hăng say công việc vì mục tiêu xây dựng Công ty lớn mạnh hơn. Tuy nhiên, một biện pháp quản lý nhân sự tốt phải là biện pháp kết hợp được giữa lợi Ých chung và lợi Ých riêng, khuyến khích được cả lợi Ých về vật chất lẫn tinh thần. Do đó, để đạt được kết quả cao hơn nữa trong công việc, Công ty cần phải có chính sách thưởng phạt rõ ràng, cần cho cán bộ thấy rằng ngoài lương ra, các thành viên sẽ có thêm thu nhập nếu doanh thu của Công ty cao và có lợi nhuận sau khi đã hạch toán đầy đủ và làm nghĩa vụ đối với Nhà nước. Nếu một cán bộ thực hiện được hợp đồng lớn có hiệu quả thì cũng nên trích một phần lợi nhuận để thưởng cho người đó. Sau những ngày làm việc căng thẳng, vất vả, mỗi năm nên tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi nghỉ mát, đi chơi tập thể để nghỉ ngơi và tái tạo sức lao động, hơn nữa tạo ra môi trường với sự quan hệ mật thiết, gần gũi giữa các thành viên và giữa cấp trên với cấp dưới. Một số biện pháp khác: * Hoàn thiện chính sách Marketing: Các chính sách marketing là công cụ kinh doanh cơ bản đóng vai trò quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm đến ba vấn đề cơ bản đó là: sản xuất kinh doanh các hàng hoá dịch vụ nào, sản xuất hàng hoá dịch vụ đó như thế nào và sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ đó cho ai. Chỉ khi nào thực sự xác định được các vấn đề đó một cách chính xác thì thì doanh nghiệp mới biết được mình cần phải hoạt động như thế nào. Những quyết định marketing đúng sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề trên. Vì vậy, việc nghiên cứu hoàn thiện các chính sách marketing là một công việc cần thiết cho mọi doanh nghiệp. * Đối với bạn hàng khách hàng của Công ty : Trong cơ chế cạnh tranh hiện nay thì có được bạn hàng nhất là khách hàng mua đã khó, giữ được mối quan hệ với các bạn hàng, khách hàng cũ đã hiểu và có uy tín với nhau còn khó hơn. Cái cốt yếu để giành chiến thắng trên thương trường hiện nay là có sự tin tưởng, giúp đỡ lẫn nhau giữa các bạn hàng. Đó là chỗ dùa tin cậy trong hoạt động kinh doanh. Muốn được như vậy thì phong cách làm ăn, cách cư xử cuả Công ty đối với bạn hàng cũng phải thể hiện chữ tín, giúp đỡ và đảm bảo lợi Ých cho bạn hàng. Tuy nhiên, cũng cần đánh giá tương lai triển vọng của các bạn hàng, khách hàng cũ, từ đó tập trung coi trọng mối quan hệ nào là hơn hết, đem lại hiệu quả cao hơn trong hợp tác kinh doanh cả về hiện tại và lâu dài. Việc xác định bạn hàng, khách hàng quen có uy tín là công việc khó thực hiện, chỉ có thời gian và thực tế làm ăn với nhau mới chứng minh được. Kết luận Cạnh tranh là một quy luật tất yếu của nền kinh tế thị trường, nhưng cũng là phương thức tồn tại của các doanh nghiệp. Trong điều kiện hiện nay, có nhiều công ty cùng kinh doanh ngành hàng nguyên vật liệu làm cho sự cạnh tranh trong nội bộ ngành ngày càng trở nên gay gắt hơn. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế phải thực sự năng động và tỏ ra thích ứng thì mới có khả năng tồn tại và phát triển. Công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn là một trong các doanh nghiệp đã bước đầu chứng tỏ được khả năng thích ứng và vươn lên trong cạnh tranh, cả trên thị trường quốc tế cũng như trên thị trường trong nước. Nhập khẩu nguyên vật liệu là một trong những hoạt động nhập khẩu chính của công ty. Công ty đã biết hướng vào kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu mà mình có ưu thế đó. Tiềm năng phát triển cho mặt hàng này là rất lớn do nước ta mới đang ở giai đoạn đầu của quá trình công nghiệp hoá-hiện đại hoá đất nước nên nhu cầu về nguyên vật liệu ngày càng cao trong khi đó nền công nghiệp nước ta chưa đủ sức để đáp ứng nhu cầu. Đây chính là cơ hội lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nguyên vật liệu. Tuy nhiên, để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt và tính quốc tế hoá ngày càng sâu sắc của ngành hàng phục vụ ngành công nghiệp nền kinh tế thị trường, công ty cần củng cố, hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu của mình. Đề tài “ Hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu của công ty Du Lịch và Xuất Nhập Khẩu Lạng Sơn ” đã đưa ra bức tranh toàn cảnh về hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu, đồng thời nghiên cứu, đánh gía những thành tựu, hạn chế trong hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu của công ty và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác nhập khẩu nguyên vật liệu tại công ty. Tuy nhiên, những ý kiến và giải pháp trên đây chỉ là những ý kiến mang tính cá nhân và mới là những nghiên cứu ban đầu nên không tránh khỏi nhiều hạn chế và thiếu sót. Kính mong được sự giúp đỡ và đóng góp ý kiến của các thầy cô. Mục lục