Kế toán vốn bằng tiền và các khoản nợ phải thu

h gắn liền với địa điểm xây dựng . Vì vậy khi hoàn thành không thể nhập kho như các sản phẩm ngành sản xuất khác . Hoạt động phục vụ hành khách qua phà: Được Nhà nước uỷ nhiệm thu phí lệ phí qua phà ; nguồn thu từ vé phà được xem là khoản thu của doanh nghiệp sau khi trừ toàn bộ chi phí phục vụ cho công tác này , phần còn lại sẽ nộp ngân sách nhà nước . Hoạt động kinh doanh: Tham gia đấu thầu thi công các công trình : tái lập mặt đường , xây dựng mở rộng các hầm , cống , tuyến cáp , tư vấn thiết kế , giám sát thi công 2. Qui trình công nghệ sản xuất : Do đặc thù của ngành xây dựng cơ bản công ty đã thực hiện thi công các công trình như cầu , cống các bước tiến hành như sau : Tiến hành điều tra khảo sát để lập luận chứng kinh tế kỹ thuật , khảo sát thiết kế toàn bộ công trình . Lập dự toán công trình và chi tiết các hạng mục công trình căn cứ vào thiết kế kỹ thuật và khối lượng xây lắp của từng công trình . Lập giá thành dự toán theo đơn giá thống nhất qui định , cùng tham gia đấu thầu với các đơn vị kinh tế khác . Chuẩn bị thi công : công tác chuẩn bị mặt bằng , xây dựng lán trại , di chuyển máy móc , nhân công tập kết vật liệu Tổ chức thi công : Tuỳ theo từng công trình , thời gian , địa điểm sẽ tiến hành thi công trên cơ sở luận chứng kinh tế kỹ thuật được duyệt và được thực hiện theo các bước sau lệnh khởi công , giám sát thi công kỹ thuật , quản lý cung ứng vật liệu , quản lý sử dụng máy móc thiết bị , nghiệm thu kỹ thuật , nghiệm thu hoàn thành công trình bàn giao theo hợp đồng ký kết . Công tác nghiệm thu tiến hành theo từng đợt . Giai đoạn kết thúc thi công xây dựng : bàn giao công trình hoàn thành , tiến hành bảo hành công trình . IV / TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty : Công ty Quản Lý Công Trình Cầu Phà Thành Phố : Tổng số nhân viên toàn Công ty : 687 người Trong đó : + Lao động trực tiếp : 585 người +Lao động gián tiếp : 102 người Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhân sự của công ty có thể được tóm tắt qua sơ đồ sau: BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT VẬT TƯ PHÒNG QUẢN LÝ ĐÒ PHÀ PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ XÍ NGHIỆP QUẢN LÝ DUY TU CẦU 1 XÍ NGHIỆP QUẢN LÝ DUY TU CẦU 2 XÍ NGHIỆP QUẢN LÝ DUY TU CẦU 3 BẾN PHÀ BÌNH KHÁNH BẾN PHÀ CÁT LÁI BẾN PHÀ THỦ THIÊM XÍ NGHIỆP TƯ VẤN THIẾT KẾ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: - Ban Giám Đốc: gồm 1 Giám Đốc và 1 Phó Giám Đốc Giám đốc: là người đứng đầu Công ty , là người ra quyết định chính thức về mọi mặt hoạt động kinh doanh của Công ty , trực tiếp lãnh đạo Công ty , đồng thời chịu trách nhiệm cao nhất trước Sở Giao Thông Công chánh và trước pháp luật Nhà Nứơc . Định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đảm bảo hoạt động có hiệu quả với các biện pháp chỉ tiêu kế hoạch đề ra . Phó giám đốc :là người phụ tá đắc lực cho giám đốc và chịu sự lãnh đạo của giám đốc trong phạm vi được phân công , có nhiệm vụ theo dõi , đề xuất , chỉ đạo và kiểm tra các mặt :kế hoạch , kỹ thuật , chất lượng vật tư , đảm bảo an toàn giao thông , an toàn lao động , tiến độ thực hiện , báo cáo hoàn công , nghiệm thu đối với các công tác khoán quản lý , sửa chữa thường xuyên cầu do Công ty quản lý . - Phòng Tổ Chức Hành Chánh : Tham mưu công tác nhân sự , tuyển dụng , đào tạo và bố trí lao động . Tổ chức quản lý lao động , tiền lương cho cán bộ CNV trong Công ty . Quản lý hành chính , ấn chỉ , văn thư , lưu trữ hồ sơ . Tổ chức công tác bảo vệ , đảm bảo an ninh , an toàn tài sản Công ty . Phòng Kế Hoạch –Kỹ Thuật –Vật tư : Quan hệ ký kết các hợp đồng kinh tế . Lập kế hoạch sản xuất , khảo sát , thiết kế , lập đơn giá dự toán các công trình , xây dựng tiến độ thi công . Tính toán định mức tiêu hao cơ bản . Tổ chức nghiệm thu , bàn giao công trình . Quản lý việc cung cấp thanh toán , quyết toán vật tư nhiên liệu . Quản lý kho bãi . Quản lý thiết bị , điều độ xe máy . Lập kế hoạch sản xuất , điều hành sữa chữa đò phà . Nghiên cứu , đề xuất việc lập các hồ sơ trùng tu , đảm bảo giao thông của Sở Giao Thông Công chánh giao cho Công ty . Nghiên cứu ứng dụng các qui trình công nghệ mới vào Công ty . Thioết lập và lưu trữ các hồ sơ quản lý cầu , các công trình phụ liên quan đến công trình giao thông . Theo dõi kỹ thuật trong quá trình thi công , kiểm tra việc thực hiện thi công theo quy trình quy phạm do Nhà nước ban hành . Giải quyết các yếu tố vướng mắc về kỹ thuật trên công trình . Kiểm tra chất lượng công trình , chất lượng vật tư , bán thành phẩm Nghiệm thu xác nhận các hạng mục trong quá trình thi công để làm cơ sở cho việc lập báo cáo hoàn công hồ sơ nghiệm thu . Đề xuất quy mô sữa chữa trong việc lập kế hoạch duy tu thường xuyên hàng tháng , hàng quý thuộc địa bàn quản lý . Xác định tính chất kỹ thuật xe , máy , đò phà Theo dõi , kiểm tra định kỳ các thiết bị , xe , máy . -Phòng Kế Toán Tài Vụ : Tham gia xây dựng dự toán . Lập kế hoạch tài chính , định mức vốn lưu động kế hoạch và sử dụng vốn . Tổ chức ghi chép sổ sách , phản ánh kịp thời , chính xác , liên tục và có hệ thống tất cả các biến động của vật tư , lao động , tiến vốn . Tính toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm , xác định kết quả tài chính và phân phối thu nhập . Tổ chức kiểm kê đánh giá vật tư tài sản để bảo toàn vốn . Thu nhập tổng hợp số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc lập kế hoạch , kiểm tra việc thực hiện kế hoạch giá thành , phục vụ công tác hạch toán kinh tế , phân tích hoạt động kinh tế và lập báo cáo kế toán theo qui định của Nhà nước . Tổ chức thanh toán kịp thời , đầy đủ , đúng hạn các khoản phải thanh toán của Công ty . V/ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY : 1 . Đặc điểm tổ chức công tác kế toán : Bộ máy kế toán phòng Tài Vụ của Công ty Quản Lý Công Trình Cầu Phà Thành Phố được tổ chức theo nhu cầu hạch toán kinh tế độc lập . Căn cứ vào đặc điểm sản xuất và yêu cầu quản lý kinh tế tài chính , Công ty tổ chức bộ máy kế toán tập trung . Theo hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán từ xử lý chứng từ kế toán , ghi sổ tổng hợp cho đến lập báo cáo tài chính đều tập trung tại phòng Kế Toán . Còn ở các bộ phận phụ thuộc như các xí nghiệp , bến phà chỉ lập chứng từ kế toán ghi sổ , kế toán chi tiết . 2 . Về hình thức kế toán : a) Hình thức tổ chức : Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hiện đang áp dụng ở Công ty là hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung . Với hình thức này tất cả các công việc kế toán như : phân loại chứng từ Kiểm tra chứng từ ban đầu , định khoản kế toán , tính giá thành , lập báo cáo đều diễn ra tại phòng Kế Toán của Công ty , còn các đơn vị trực thuộc chỉ làm công việc thu thập các chứng từ và xử lý sơ bộ chúng từ và một số ghi chép trong phạm vi cần thiết phục vụ cho công tác chỉ đạo của người phụ trách đơn vị phụ thuộc . Với hình thức này Công ty đảm bảo được sự thống nhất , chặt chẽ trong công tác kế toán và thuận lợi trong việc ứng dụng các phương tiên tính toán . b) Hình thức kế toán áp dụng ở Công ty : Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và sử dụng sổ sách biểu mẫu theo đúng qui định do Bộ Tài Chính ban hành . Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ cái. Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có của từng tài khoản trên sổ cái . Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp . Tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ . Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết . Sau khi kiểm tra , đối chiếu khớp các số liệu nói trên . Bảng cân đối số phát sinh được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các biểu kế toán khác . Đối với những tài khoản có mở sổ thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ sách kế toán tổng hợp ,được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản . Sau khi đối chiếu khớp đúng , số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính . Trình tự hạch toán và luân chuyển chứng từ được phản ánh qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết Sổ cái Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi vào cuối tháng SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tiền lương & bảo hiểm xã hội Nhân viên thống kê tổng hợp Kế toán vật tư & tài sản cố định Kế toán thanh toán & công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán giá thành Thủ quỹ Kế toán trưởng :(1 người ) Trực tiếp tổ chức công tác kế toán thống kê và lãnh đạo công tác kế toán của toàn Công ty. Tổ chức ghi chép tính toán và phản ánh chính xác , trung thực , kịp thời , đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích hoạt động của Công ty . Tính toán và có trách nhiệm nộp đúng , nộp đủ , kịp thời các khoản phải nộp ngân sách , thanh toán đúng các khoản công nợ . Lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo theo chế độ quy định . Tổ chức phổ biến , hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ thể lệ tài chính kế toán do Nhà nước quy định . Giúp Giám Đốc trong việc tổ chức , phân tích hoạt động của Công ty , đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh . Cân đối vốn – tiền - hàng trong từng nhu cầu . Phân công trách nhiệm và chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán . Kế toán tổng hợp :(1 người ) Ghi sổ và lập báo cáo kế toán định kỳ , báo biểu kế toán và thống kê . Thực hiện công tác tổ hợp các nghiệp vụ kinh tế của các bộ phận kế toán trong phòng , kiểm tra đối chiếu số liệu hạch toán của các kế toán phần hành Trực tiếp tham mưu giúp kế toán trưởng trong việc lập báo cáo kế toán định kỳ , báo cáo quyết toán hàng tháng , quý , năm cho Công ty và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về số liệu đã tập hợp . Kế toán giá thành :(1 người) Phụ trách theo dõi các công trình thuộc kế hoạch A , B sữa chữa nội bộ. Căn cứ vào hồ sơ ban đầu của các công trình bao gồm : dự toán được duyệt lệnh thi công , hợp đồng thi công . Căn cứ nhiệm vụ , quyết toán công trình , lập thanh lý hợp đồng thi công và thanh quyết toán với đơn vị thi công . Phân tích doanh thu giá thành , lãi lỗ theo từng yếu tố của công trình đã quyết toán . Nghiên cứu , nắm chắc các chứng từ pháp lý để đảm bảo thanh toán đúng , đủ kinh phí thi công cho các đối tượng liên quan . Phối hợp với kế toán tổng hợp để làm báo cáo và phân tích giá thành công trình vào cuối niên độ kế toán. Phân tích giá thành duy tu cầu đường và quyết toán với ban quản lý dự án . Trên cở sở các bảng quyết toán duy tu cầu đường được duyệt , phân tích doanh thu , chi phí và thanh toán cho các đơn vị thi công căn cứ lệnh giao khoán của Công ty . Kế toán thanh toán và công nợ : (1 người ) Quản lý các dự án công trình sữa chữa lớn xây dựng cơ bản do Công ty là chủ đầu tư , từ công tác lập dự án đến công tác thực hiện dự án . Hạch toán kế toán chủ đầu tư theo qui định . Kế toán vật tư và tài sản cố định : (1 người ) Theo dõi nhập , xuất , tồn kho vật tư bằng số lượng và bằng tiền cho từng chủng loại vật tư , theo từng loại hình công trình . Thực hiện tạm ứng và thanh quyết toán tiền mua vật tư đối với phòng kế hoạch kỹ thuật – vật tư và các nhà cung cấp trên cơ sở các chứng từ hoá đơn nhập kho hợp lệ . Tính toán giá trị vật tư thực tế để đưa vào giá thành duy tu cầu đường và quyết toán với Ban Quản Lý Dự Aùn . Theo định kỳ kiểm kê , tham gia kiểm kê tồn kho vật tư . Theo dõi và tính khấu hao TSCĐ , tìmh hình tăng giảm TSCĐ và tình hình hoạt động xe máy bao gồm : cho thuê , sữa chữa. Nhân viên thống kê tổng hợp :(1 người) Kế toán công nợ , thuế GTGT , tổng hợp công nợ thuế , kê khai thuế đầu vào , đầu ra. Quan hệ với cục thuế Thành Phố trong việc nộp ngân sách các khoản thuế phát sinh báo cáo và quyết toán thuế theo định kỳ , tháng , quí , năm . Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội : (1 người ) Tính toán và đề xuất thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên Công ty đúng qui định của Công ty . Thanh toán các chế độ BHXH cho cán bộ công nhân viên . Quyết toán BHXH với các cơ quan BHXH Thành Phố . Nhân viên Thủ Quỹ: (1 người ) Thực hiện thu chi theo các phiếu thu chi đã được Giám Đốc và Trưởng Phòng ký duyệt . Cuối ngày kiểm kê đối chiếu tồn quỹ thực hiện với sổ tiền mặt . Lãnh tiền mặt tại ngân hàng đối với Séc do Công ty phát hành . Nhận tiền mặt lập quỹ đối với các công trình do bên A tạm ứng vốn bằng tiền mặt . Quản lý tốt tiền mặt , đảm bảo thu , chi đúng , đủ , tránh thất thoát mất mát. VI / MỘT SỐ CHỈ TIÊU KINH TẾ TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY QUẢN LÝ CÔNG TRÌNH CẦU PHÀ THÀNH PHỐ (31 /12 / 2003) 1. Tình hình tài chính của Công ty : Đơn vị tính : đồng Tổng số vốn kinh doanh của Công ty : 8.264.699.133 Ngân sách cấp : 7.009.476.552 Vốn tự bổ sung của đơn vị : 1.255.222.581 Tài sản : 44.633.687.160 Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn : 35.749.261.503 * Tiền : 9.239.617.911 * Các khoản phải thu : 7.937.089.686 * Hàng tồn kho : 3.472.105.906 Trong đó chi phí SXKD dở dang : 2.645.248.900 * Tài sản lưu động khác : 23.800.000 * Chi sự nghiệp :14.986.648.000 Tài sản cố định : 8.884.425.657 Nguồn vốn : 44.633.687.160 Nợ phải trả : 12.346.140.091 * Nợ ngắn hạn : 10.740.045.091 Nguồn vốn chủ sỡ hữu : 32.287.547.069 * Nguồn vốn quỹ : 9.341.677.943 * Nguồn kinh phí : 22.945.869.126 2. Tình hình thực hiện nghĩa vụ Nhà nước : (31 /12 /2003) Đơn vị tính : đồng CHỈ TIÊU Số còn phải nộp kỳ trước Số phải nộp kỳ này Số đã nộp xong kỳ này Số còn phải nộp đến cuối kỳ này THUẾ -Thuế VAT - Thuế TNDN - Tiền thuê đất - Thuế môn bài II. Bảo Hiểm , Kinh Phí Công Đoàn - Bảo hiểm xã hội - Bảo hiểm y tế - Kinh phí CĐ III. Các khoản phải nộp khác -Các khoản phí , lệ phí - Các khoản phải nộp khác (15.650.139) 202.855.519 31.192.200 (12.542.226) 4.169.433 (73.311.163) 665.309.888 52.874.500 850.000 448.007.220 65.424.258 199.457.730 120.731.646 6.720.254 342.105.519 52.874.500 850.000 479.199.420 69.668.259 120.508.000 4.169.433 (88.961.302) 526.059.888 (16.786.227) 78.949.730 120.731.646 6.720.254 TỔNG CỘNG 3. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu: CHỈ TIÊU NĂM NĂM NĂM Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ đạt Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ đạt Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ đạt 1.Tổng giá trị sản lượng cầu đường (A+B) -Kế hoạch A -Kế hoạch B 2.Doanh thu 4 bến phà B . TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG CỦA CÔNG TY I . TÌNH HÌNH VỀ VỐN LƯU ĐỘNG CỦA CÔNG TY 1. Mức độ đảm bảo nguồn vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh : Như chúng ta đã biết , việc tổ chức – huy động nguồn vốn có ảnh hưởng rất quan trọng và trực tiếp đến tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh , vì vậy cần phải phân tích mức độ đảm bảo nguồn vốn lưu động . Tình hình nguồn vốn kinh doanh ở Công ty năm 2003 được thể hiện qua bảng sau: NGUỒN VỐN ĐẦU NĂM CUỐI NĂM C.LỆCH CN / ĐN Số tiền % Số tiền % Số tiền % NV NS cấp NV tự bổ sung 5.127.438.052 680.917.471 86 , 51 13,49 7.409.483.022 855.216.081 89,65 10,35 2.282.000.000 174.298.610 44,51 25,59 TỔNG CỘNG 5.808.400.523 100 8.264.699.133 100 2.456.298.610 42,29 Trong đó: NV lưu động NV cố định 400.006.500 5.408.394.023 6,89 93,11 934.489.300 7.330.209.833 11,31 88,69 534.482.800 1.921.815.810 133,6 35,53 TỔNG CỘNG 5.808.400.523 100 8.264.699.133 100 2.456.298.610 42,29 Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy : Nguồn vốn của Công ty hình thành chủ yếu từ nguồn ngân sách cấp và tự bổ sung từ quỹ phát triển sản xuất của Công ty , chiếm tỷ trọng lớn là nguồn vốn ngân sách cấp (đầu năm 86,51% , cuối năm 89,65%). Nguồn vốn tự bổ sung chiếm tỷ trọng nhỏ (đầu năm 13,49% , cuối năm 10,35%). KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN I / KHÁI NIỆM , NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN , NHIỆM VỤ KẾ TOÁN : Khái niệm: Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức giá trị bao gồm tất cả các loại tiền do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành kể cả ngân phiếu và các loại ngoại tệ , vàng bạc , đá quý . Vốn bằng tiền được chia làm 3 loại : tiền mặt , tiền gởi ngân hàng và tiền đang chuyển . Nguyên tắc hạch toán Vốn bằng tiền : Kế toán sử dụng tiền “ Đồng” Việt Nam để ghi sổ kế toán . Những nghiệp vụ thu chi ngoại tệ phải quy đổi ra tiền Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán . Lập bảng danh sách ghi hoá đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền . Đối với Công ty Quản Lý Công Trình Cầu Phà Thành Phố mỗi nhân viên chịu trách nhiệm từng khâu nên công tác hạch toán Vốn bằng tiền của Công ty đều phải được chính xác , rõ ràng . Nhiệm vụ kế toán Vốn bằng tiền : -Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền là phản ánh kịp thời tình hình thu , chi tồn về các khoản Vốn bằng tiền , chính xác số hiện có và tình hình luân chuyển của vốn bằng tiền . - Tiến hành kiểm kê các khoản vốn bằng tiền theo quy định như sau : * Kiểm kê tiền mặt cuối mỗi ngày . * Kiểm kê tiền gởi ngân hàng cuối mỗi tháng . Mỗi tháng có số dư tiền gởi ngân hàng cần để phục vụ nhu cầu kinh doanh của Công ty . * Cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo và phân tích tình hình thu , chi , tồn về các khoản vốn bằng tiền . - Theo dõi chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu – chi và quản lý tiền mặt , tiền gởi Ngân hàng II / KẾ TOÁN TIỀN MẶT 1 . Đặc điểm : Công ty phải thường xuyên sử dụng tiền mặt tại quỹ trong quá trình hoạt động sản xuất để đáp ứng nhu cầu thanh toán . Tiền mặt tại quỹ của Công ty chỉ có tiền Việt Nam đồng , không có ngoại tệ , vàng bạc , kim cương quý , đá quý . Tiền mặt tại quỹ được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau : do ngân sách cấp , phải thu khách hàng và các nguồn vốn tự bổ sung . Tiền mặt tại quỹ của Công ty tăng , giảm tuỳ theo thanh toán nội bộ với khách hàng , thanh toán với ngân sách Các nguyên tắc quản lý tiền mặt : Từ những đặc điểmtrên kế toán tiền mặt tại quỹ Công ty thực hiện các công việc như sau: Theo dõi sự vận động của tiền mặt tại quỹ : Tình hình tu , chi tiền mặt tại quỹ , kiểm tra đối chiếu sổ sách thường xuyên hiện có . Theo dõi thanh toán từng đối tượng , từng khoản thanh toán , thực hiện phương thức thanh toán hợp lý , đối chiếu công nợ để tránh chiếm dụng vốn . Kế toán chi tiết : Chứng từ sử dụng : Các chứng từ trong Công ty gồm có : Phiếu thu : Dùng để theo dõi các nghiệp vụ thu tiền mặt nhập quỹ , phiếu này được lập thành 3 liên : một liên lưu tại cuốn giữ ở bộ phận kế toán , một liên giao cho người nộp tiền và một liên giao cho thủ quỹ ghi vào sổ quỹ , sau đó chuyển giao cho kế toán . Phiếu chi :Dùng để phản ánh các nghiệp vụ chi tiền mặt của Công ty . Phiếu này cũng do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên : một liên lưu ở nơi lập phiếu , một liên thủ quỹ dùng để ghi sổ sau đó chuyển giao cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán , một liên giao cho người nhận tiền . Sổ quỹ : Thủ quỹ ghi để theo dõi số tiền thu chi hàng ngày và để làm cơ sở đối chiếu với sổ tiền mặt vào cuối mỗi ngày . Sổ chi tiết tiền mặt : do kế toán ghi tình hình thu , chi , tồn của quỹ tiền mặt . Ngoài ra còn có các chứng từ khác có liên quan như : giấy đề nghị thu , giấy đề nghị chi , bảng thanh toán tiền tạm ứng , giấy đề nghị tạm ứng , giấy đề nghị thanh toán , biên bản kiểm kê . Sổ sách sử dụng : SỔ QUỸ TIỀN MẶT Ngày tháng Số phiếu Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn quỹ 02/1 03/1 02/1 05/1 06/1 08/1 09/1 22/1 30/1 PT1/1 PT3/1 PT9/1 PC1/1 PC5/1 PC6/1 PC8/1 PC22/1 PC30/1 Tháng 01/2003 Số mang sang Doanh thu BP TT Doanh thu BP BK CP VPP T2/2003 CP ĐT T2/2003 Chi mua NVL CP điện T1/2003 Thu tiền CT, B điện Chi nộp ngân sách Chi nộp thuế TN 511 511 642 642 152 642 131 3331 3388 18.300.000 4.000.000 58.431.000 928.500 510.000 22.410.000 1.024.800 6.900.000 1.210.000 150.827.300 Cộng số phát sinh 80.731.000 32.983.300 Số dư cuối kỳ 198.575.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2003 Người ghi sổ Kế Toán Trưởng Giám Đốc c) Sơ đồ hạch toán chi tiết : Sổ Quỹ Thủ quỹ ghi Chứng từ gốc - Phiếu thu - Phiếu chi (1) (2) Đối chiếu Sổ chi tiết TM Kế toán ghi Việc thu , chi tiền mặt tại quỹ hàng ngày do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu , phiếu chi có đủ chữ ký của người nhận , người giao , kế toán trưởng , người lập phiếu , người kiểm tra ký duyệt theo quy định của chế độ chứng từ kế toán . Sau khi thực hiện nghiệp vụ thu , chi tiền mặt thủ quỹ ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền ” hay “ Đã chi tiền ” lên các phiếu thu , phiếu chi đồng thời sử dụng các chứng từ này để ghi vào sổ quỹ. Cuối mỗi ngày thủ quỹ phải nộp báo cáo quỹ và các chứng từ kèm theo cho kế toán tiền mặt . Kế toán quỹ tiền mặt cũng căn cứ vào các chứng từ thu , chi tiền mặt để phản ánh tình hình luân chuyển của tiền mặt trên sổ thu tiền mặt , sổ chi tiền mặt . Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ , sổ kế toán . Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp . Tồn quỹ cuối ngày = Tồn đầu ngày +Thu – Chi 4 . Kế toán tổng hợp : a)Tài khoản sử dụng : Tài khoản 111 “Tiền mặt” phản ánh tình hình tăng , giảm và tiền mặt tồn quỹ. 111 SDĐK :Tiền mặt tồn quỹ đầu kỳ Các khoản thu tiền mặt . – Các khoản chi tiền mặt Kiểm kê phát hiện thừa . – Kiểm kê phát hiện thiếu SDCK : Tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ b) Sơ đồ hạch toán tổng hợp: 131,141,511 111 141,152,153 (1) (4) 112 211 (5) (2) 311,333,334 711, 721 (3) (6) Tại Công ty tiền mặt được hạch toán vào các tài khoản đối ứng sau : : Số tiền thu của khách hàng , doanh thu bán hàng và tạm ứng . : Rút tiền gởi ngân hàng về quỹ tiền mặt để sử dụng : Thu nhập từ các hoạt động tài chính và hoạt động thất thường. : Chi tạm ứng , mua nguyên vật liệu , công cụ – dụng cụ. :Chi mua TSCĐ : Phảo trả người bán , nộp thuế trả lương , trả khác. Một vài trường hợp hạch toán cụ thể : -Ngày 7/11/2003 thu kinh phí đợt 1 tái lấp mặt đường tuyến ống cấp nước Lý Thái Tổ (Phiếu thu số 431) số tiền : 50.000.000. Nợ TK 111 : 50.000.000 Có TK 131 : 50.000.000 - Ngày 11/12/2003 chi thanh toán tiền sữa chữa và thay thế Drum mực máy photo cho ban Quản Lý Dự Aùn (Phiếu chi số 1299) số tiền :3.752.000 đ. Nợ TK 161 : 3.752.000 Có TK 111 : 3.752.000 -Nộp BHXH , BHYT , KPCĐ tháng 11 / 2003 Nợ 338(3) : 57.125.940 Nợ 338(2) : 8.568.891 Nợ 338(4) : 15.186.000 Có 111 : 80.880.831 - Ngày 20/11/2003 thu tiền vé phà (Phiếu thu số 452) số tiền :50.000.000đ Nợ 111 : 50.000.000 Có 511 : 50.000.000 -Ngày 20/12/2003 căn cứ chi tiết thực hiện và thanh toán giữa Công ty và nhà cung cấp là Công ty Hoàng Hảo . Kế toán thanh toán tiền cung cấp sắt thép tháng 10/2003 cho Công ty Hoàng Hảo 20.000.000 đ. Nợ 331 : 20.000.000 Có 111 : 20.000.000 - Ngày 12/03/2003 Công ty mua giày trang bị cho công nhân , số lượng 200 đôi , đơn giá là 15.000 đ/1 đôi . Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt , khi kiểm tra và nhập kho thì phát hiện thừa 10 đôi . Nợ 152 :3.000.000 Có 111 :3.000.000 # Nợ 002 : 3.000.000 - Ngày 05/04/2003 Công ty trang bị một máy quay phim cho phòng kỹ thuật 10.062.000 đ thuế VAT 10% . Tổng tiền thanh toán là 11.068.200 đ. Nợ 211 : 10.062.000 Nợ 133 : 1.006.200 Có 111 : 11.068.200 - Ngày 12/12/2003 chi sữa chữa máy photo cho phòng Tổ Chức Hành Chánh . Nợ 642 : 7.044.000 Có 111 : 7.044.000 III / KẾ TOÁN TIỀN GỞI NGÂN HÀNG: 1. Khái niệm : Tiền gởi ngân hàng là giá trị của các loại vốn bằng tiền , là các khoản tiền nhàn rỗi mà Công ty chưa sử dụng đến trong kinh doanh , Công ty đã gởi tại Ngân hàng , tại kho bạc Nhà nước hoặc Công ty tài chính (nếu có) nhằm để bảo quản và thu lãi . 2. Nguyên tắc kế toán : - Chỉ ghi vào tài khoản ngân hàng các nghiệp vụ thu chi khi có giấy báo nợ , báo có hoặc các sổ phụ nhận được của ngân hàng đó kèm theo chứng từ gốc . - Cần theo dõi chi tiết từng loại tiền gởi ngân hàng , từng nơi gởi . - Công ty Quản Lý Công Trình Cầu Phà Thành Phố mở tài khoản ở ngân hàng đầu tư và phát triển . - Kế toán không được phát hành giấy rút hoặc chuyển tiền vượt quá số dư của tài khoản tiền gởi ngân hàng . - Cuối tháng phải đối chiếu số dư tiền gởi ngân hàng ghi trong sổ sách kế toán của Công ty phải khớp đúng với số dư trong sổ sách của ngân hàng , nếu có phát sinh chênh lệch phải tìm nguyên nhân giải quyết . 3. Kế toán chi tiết : a) Chứng từ sử dụng : - Giấy báo nợ - Giấy báo có - Bảng kê nộp tiền - Giấy Uỷ nhiệm chi - Giấy Uỷ nhiệm thu - Sec bảo chi - Phiếu tính lãi tiền vay - Phiếu tính lãi tiền gởi - Sổ phụ. b) Sổ sách sử dụng : Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày tháng Gởi vào Rút ra Còn lại 16/08 20/08 22/08 24/08 27/08 31/08 46574 46575 46576 27/07 Tháng 08/ 2003 Số dư đầu kỳ Thu tiền Tcông SC cáp ĐT Rút TGNH về quỹ tiền mặt Thu tiền KP thi công CTBĐ Rút TGNH về quỹ tiền mặt Thu tiền Rút TGNH về quỹ tiền mặt Lãi TGNH 6.820.000 16.462.000 7.053.500 109.432 6.820.000 16.462.000 6.580.000 8.437.000 Cộng số phát sinh 30.444.932 29.862.000 Số dư cuối kỳ 9.019.932 Ngày 31 tháng 08 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc c) Sơ đồ hạch toán chi tiết: Chứng từ gốc - Giấy báo có - Giấy báo nợ Sổ chi tiết công nợ Sổ tiền gởi ngân hàng (kế toán tiền gởi ngân hàng) 4. Kế toán tổng hợp : a) Tài khoản sử dụng : Tài khoản 112 “Tiền gởi ngân hàng” phản ánh tình hình tăng giảm của các loại tiền của Công ty ở Ngân hàng . 112 SDĐK: Tiền gởi ngân hàng có đầu kỳ - Các khoản tiền gởi vào ngân hàng . - Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng SDCK: Tiền gởi ngân hàng hiện có cuối kỳ b) Sơ đồ hạch toán: 111 112 331 (1) (4) 131 211 (2) (5) 711,515 333 (6) (3) 627,641,642 (7) (1): Gởi tiền mặt vào ngân hàng. (2):Thu nợ của khách hàng , nội bộ. (3): Thu nhập hoạt động tài chính , hoạt động bất thường . (4): Thanh toán tiền cho khách hàng . (5): Chi tiền mua TSCĐ. (6): Nộp thuế bằng tiền gởi ngân hàng. (7): Chi trả các chi phí quản lý doanh nghiệp bằng tiền gởi ngân hàng . c) Phương pháp hạch toán : Để tiện theo dõi các khoản thu chi tiền gởi Ngân hàng kế toán mở “SỔ CHI TIẾT NGÂN HÀNG” căn cứ để ghi vào sổ này là giấy báo nợ , báo có của ngân hàng . Nếu là giấy báo có của ngân hàng thì kế toán định khoản và ghi bên nợ của tài khoản 112 , nếu là giấy báo nợ của ngân hàng thì ghi bên có của tài khoản 112 . Số dư đầu tháng : căn cứ số cuối tháng trước để ghi . Phát sinh Nợ : căn cứ vào giấy báo có , giấy nộp tiền để gởi . Phát sinh Có : căn cứ vào giấy báo nợ để ghi . Số dư cuối tháng= số dư đầu tháng + phát sinh Nợ – phát sinh Có . d) Một vài trường hợp hạch toán cụ thể : - Ngày 16/12/2003 ban QLDA các công trình thông tin thanh toán khối lượng HĐ 199/ 02 (131 T) , HĐ 200/02(40T) , HĐ 201/02(58T) , HĐ 16/03(19T). Nợ 112 : 248.000.000 Có 131 : 248.000.000 - Ngày 26/03/2003 thu lãi tiền gởi ngân hàng từ 26/11/03 đến 25/12/03. Nợ 112 : 24.520.925 Có 515 : 24.520.925 - Tháng 9/2003 thu kinh phí bồi thường do tàu va chạm vào phao nổi bến phà Thủ Thiêm . Nợ 112 : 495.165.000 Có 721 : 450.150.000 Có 333 : 45.015.000 - Tháng 12/2003 Công ty đã thanh toán tiền Bêtông nhựa nóng do Công ty TNHH xây dựng và giao thông BMT với số tiền là : 200.000.000 bằng TGNH. Nợ 331 : 200.000.000 Có 112 : 200.000.000 - Ngày 12/04/2003 Công ty mua 1 máy Photocopy 1560 trị giá 28.408.600 đ , trong đó thuế VAT 10% chi bằng TGNH Nợ 331 : 28.408.600 Nợ 331 : 2.840.860 Có 112 : 31.249.460 - Doanh nghiệp nộp thuế Nhà nước bằng chuyển khoản . Nợ 333 Có 112 Ngoài ra Doanh Nghiệp còn mở thêm một tài khoản phụ khi phải bảo lãnh hợp đồng để gởi tiền vào bảo lãnh hợp đồng đó cho đến khi hoàn thành hợp đồng thì mới chuyển tiền từ tài khoản này trở lại tài khoản của Công ty . Trong thời gian gởi tiền ở tài khoản phụ phụ này ngân hàng vẫn trả lãi cho Công ty theo mức lãi suất hiện hành , khi đó ngân hàng chuyển cho Công ty phiếu tính lãi tiền ký quỹ và phiếu chuyển khoản . IV / KẾ TOÁN TIỀN ĐANG CHUYỂN : 1. Khái niệm : Tiền đang chuyển cũng là một loại vốn bằng tiền của doanh nghiệp đang trên đường chuyển nộp vào ngân hàng hoặc chuyển giao , chuyển trả cho các đơn vị khác nhưng chưa có chứng từ xác nhận của những đơn vị được chuyển đến (giống giấy báo có của ngân hàng) . 2. Chứng từ sử dụng : - Các phiếu chuyển tiền , giấy nộp tiền . - Giấy báo có của các ngân hàng , phiếu thu của các đơn vị nhận . - Các sổ theo dõi chi tiết tiền đang chuyển . 3. Tài khoản sử dụng : Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển ” phản ánh tình hình tiền đang chuyển của doanh nghiệp . 113 Trị giá tiền đang chuyển . Tiền đang chuyển đã nhận được giấy báo có của đơn vị nhận. SDCK: Tiền đang chuyển hiện có 4. Phương pháp hạch toán : Thu tiền nợ của khách hàng bằng tiền mặt hoặc Séc nộp thẳng vào ngân hàng (không qua quỹ). Nợ 113 Có 131 Xuất quỹ tiền mặt gởi vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng . Nợ 113 Có 111 Làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ở ngân hàng để trả cho chủ nợ nhưng chưa nhận được giấy báo nợ của ngân hàng . Nợ 113 Có 112 Ngân hàng báo nợ về số tiền đã chuyển trả cho người bán , người cung cấp dịch vụ . Nợ 331 Có 113 -Ngày 30/06/2002 thủ quỹ mang tiền mặt 65.000.000 đ nộp vào ngân hàng nhưng chưa có giấy báo . Sau đó ngân hàng gởi chứng từ xác nhậnđược giấy báo có . Nợ 113 : 65.000.000 Có 111 : 65.000.000 Nợ 112 : 65.000.000 Có 113 : 65.000.000 -Ngày 11/12/2003 thủ quỹ nộp tiền vào tài khoản ngân hàng theo phiếu chi số 1310 số tiền 85.000.000 đ Nợ 111 : 85.000.000 Có 113 : 85.000.000 B. KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN Nội dung của kế toán thanh toán là phản ánh tình hình công nợ giữa người mua và người bán bao gồm : phải thu khách hàng , phải thu khác , thu tạm ứng , phải trả người bán , thuế và các khoản phải nộp nhà nước , phải trả công nhân viên , các khoản phải trz3 khác . * Các nguyên tắc thanh toán : -Thực hiện đúng các qui định về thanh toán của Nhà nước. - Ghi chép , phản ánh đầy đủ , kịp thời , chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán theo từng đối tượng . - Giám sát việc thực hiện thanh toán , tránh tình trạng chiếm dụng vốn hoặc bị chiếm dụng vốn không hợp lý . I / THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN : 1. Nội dung và nguyên tắc hạch toán : Khoản phải trả cho người bán là giá trị các loại vật tư , thiết bị , công cụ , dụng cụ , hàng hoá , dịch vụ mà doanh nghiệp đã nhận của người cung cấp hay người bán nhưng chưa thanh toán tiền hàng kể cả các khoản phải cho người nhận thầu về xây dựng cơ bản hay sữa chữa lớn TSCĐ. Trong quá trình hạch toán các khoản phải trả cho người bán cần tôn trọng các qui định sau đây : - Phải chi tiết theo từng đối tượng phải trả và ghi chép theo từng lần thanh toán . - Trường hợp mua hàng trả tiền ngay (tiền mặt , Séc , đã trả qua ngân hàng ) thì không phản ánh vào khoản phải trả cho người bán . - Mọi khoản thanh toán với người bán hay người cung cấp đều phải được phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp qui định . 2. Kế toán chi tiết : a) Chứng từ và sổ sách sử dụng : - Hoá đơn bán hàng bên bán . - Phiếu nhập , xuất kho vật liệu . - Hợp đồng kinh tế . - Phiếu chi . b) Trình tự hạch toán: Chứng từ gốc - Hoá đơn bán hàng(bên bán ) -Phiếu chi - Hợp đồng kinh tế Sổ chi tiết phải trả người bán (131) 3. Kế toán tổng hợp : a) Tài khoản sử dụng : Kế toán sử dụng TK 331 “Phải trả người bán ” 331 - Số tiền đã trả cho người bán . - Số tiền phải trả cho người bán . - Số tiền ứng trước cho người bán . - Số tiền người bán giảm giá cho doanh nghiệp. SD: Số tiền ứng trước cho SD: Số tiền còn phải trả người bán . cho người bán b) Sơ đồ hạch toán : 131 331 152,153 (4) (1) 131,152 211 (5) (2) 111,112 111,112 (6) (3) (1) : Khi mua vật tư , công cụ – dụng cụ Công ty hạch toán vào TK phải trả người bán để theo dõi tình hình công nợ và hàng hoá mua của khách hàng . (2) : Khi mua TSCĐ đưa vào sử dụng . (3) : Khách hàng trả lại tiền ứng trước của Công ty . (4) :Thanh toán bù trừ đối với khách hàng . (5) : Nguyên vật liệu mua được hưởng chiết khấu . (6) : Thanh toán hoặc ứng trước cho người bán . c) Các trường hợp hạch toán : - Tháng 12/2003 phải trả tiền cung cấp sắt thép cho Công ty Hoàng Hảo tháng 9 và tháng 11 /2003. Nợ 152 : 250.000.000 Có 331 : 250.000.000 - Ngày 05/12/2003 phải trả tiền mua xe ôtô tải nhẹ HĐ 1065/12. Nợ 211 : 99.750.000 Có 331 : 99.750.000 II / THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA : 1. Nội dung và nguyên tắc hạch toán : Thanh toán với người mua là giá thanh toán của các loại vật tư , sản phẩm , hàng hoá , dịch vụ mà khách hàng đã nhận của doanh nghiệp , nhưng chưa thanh toán tiền hàng . Để hạn chế rủi ro trong kinh doanh , doanh nghiệp cần phải xem xét khả năng thanh toán của khách hàng trước khi quyết định bán chịu hoặc phải có các biện pháp thích hợp nhằm đảm bảo thu được khoản phải thu từ khách hàng . Trong quá trình hạch toán các khoản phải thu khách hàng cần tôn trọng các quy định sau đây : - Phải chi tiết theo dõi từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán . - Trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì không phản ảnh vào khoản phải thu khách hàng . - Phải tiến hành phân loại các khoản nợ phải thu thành các loại : có thể trả đúng hạn , khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý . - Mọi khoản thanh toán với khách hàng đều phải được ghi chép phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp , quy định như “Hoá đơn bán hàng” , “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” , biên bản giao nhận hàng , các chứng từ thanh toán tiền hàng , biên bản đối chiếu công nợ , 2. Kế toán chi tiết : a) Chứng từ và sổ sách sử dụng : - Hoá đơn bán hàng . - Giấy báo có . - Phiếu thu . - Biên bản đối chiếu công nợ. - Hợp đồng kinh tế . - Sổ chi tiết phải thu khách hàng : Kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình công nợ đối với từng khách hàng . b) Trình tự hạch toán: Sổ chi tiết thanh toán với người mua(131) Chứng từ gốc - Hoá đơn bán hàng - Phiếu thu , giấy báo có - Biên bản thanh lý - Quyết định các khâu giảm giá 3. Kế toán tổng hợp : a) Tài khoản sử dụng : Kế toán sử dụng tài khoản 131 “ Phải thu khách hàng” phản ánh các khoản phải thu khách hàng về hàng hoá , dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký . 131 - Các khoản phải thu của - Các khoản khách hàng đã trả nợ khách hàng - Số tiền đã nhận ứng trước , trả trước của khách hàng . SD:Số tiền còn phải thu SD: Số tiền khách hàng ứng trước khách hàng. lớn hơn số tiền phải thu . b) Sơ đồ hạch toán : 511 131 111,112 (1) (4) 111,112 152,153,156 (2) (5) 721 642 (3) (6) 331 (7) (1) : Tiền bán hàng cho khách hàng chưa thu tiền . (2) : Chi hộ cho người mua về chi phí vận chuyển , bốc dở chưa thu lại tiền . (3) : Thu khách hàng mua TSCĐ nhượng bán thanh lý . (4) : Tiền khách hàng trả nợ . (5) : Khách hàng thanh toán bằng vật tư , hàng hoá . (6) : Khách hàng nợ quá hạn doanh nghiệp tính lại vào chi phí . (7) : Thanh toán bù trừ với khách hàng . c) Các trường hợp hạch toán : - Tháng 12/2003 thu kinh phí duy tu và khoán cầu tháng 10/2003 số tiền 2.012.000.000. Nợ 111 : 2.012.000.000 Có 131 : 2.012.000.000 - Tháng 12/2003 thu kinh phí duy tu và khoán cầu tháng 11 / 2003 và tháng 12 /2003 số tiền 2.012.000.000. Nợ 111 : 1.658.000.000 Có 131 : 1.658.000.000 III / THANH TOÁN CÁC KHOẢN KHÁC : Ngoài việc thanh toán với người mua và người bán , Công ty còn phải thanh toán một số các khoản khác như thanh toán tạm ứng cho công nhân viên , nộp thay tiền BHXH , BHYT cho cán bộ công nhân viên và các khoản phải thu khác trong nội bộ Công ty . 1. Kế toán tạm ứng : a) Khái niệm: Các khoản tạm ứng là khoản tiền tạm ứng trước của Công ty cho cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ nào đó trong quá trình sản xuất như : mua vật tư , thuê dịch vụ , đi công tác , đi nghỉ phép hoặc là các chi phí trả trước – chi phí đã phát sinh nhưng chưa được tính là chi phí sản xuất kinh doanh hoặc các chi phí hoạt động khác trong kỳ : chi phí thuê nhà xưởng , nhà kho , văn phòng phục vụ b) Nguyên tắc hạch toán khi tạm ứng : - Chỉ được tạm ứng cho công việc chung sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . - Người tạm ứng phải lấy giấy đề nghị tạm ứng , được thủ trưởng duyệt thì mới được tạm ứng , thanh toán tiền tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng tiếp (đối với công tác phí). - Khi thanh toán tạm ứng , người tạm ứng phải lập bảng kê thanh toán tiền tạm ứng và kèm theo chứng từ gốc có liên quan về việc sử dụng tiền tạm ứng , trình thủ trưởng và kế toán duyệt . - Nếu thực chi nhỏ hơn số tạm ứng thì người tạm ứng phải nộp tiền thừa trả lại hoặc xin trừ vào lương . Nếu số thực chi lớn hơn số tạm ứng thì doanh nghiệp trả lại cho người tạm ứng . - Phải mở sổ chi tiết theo dõi đối với từng cá nhân tạm ứng . c) Chứng từ và sổ sách sử dụng : - Giấy đề nghị tạm ứng . - Phiếu chi . - Giấy thanh toán tiền tạm ứng và chứng từ gốc có liên quan . - Báo cáo thanh toán tạm ứng . - Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng . d) Trình tự hạch toán : Chứng từ gốc - Giấy đề nghị tạm ứng. - Phiếu chi . - Giấy báo cáo thanh toán tiền tạm ứng Sổ chi tiết theo dõi các khoản tạm ứng. e) Tài khoản sử dụng : Kế toán sử dụng tạm ứng 141 “tạm ứng” phản ánh tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng về những nội dung đã nêu trên . 111,112 141 152,153 (1) (2) 334,111 (3) (1) : Chi tiền tạm ứng tiền mặt , tiền gởi ngân hàng . (2) : Thanh toán tiền tạm ứng bằng nguyên liệu , công cụ , dụng cụ . (3) : Nếu tạm ứng sử dụng không hết , người tạm ứng mang tiền trả lại , nếu không khấu trừ vào lương . f) Các trường hợp hạch toán : - Ngày 05/ 12/ 2003 tạm ứng kinh phí 8 công trình phục vụ SEAGAMES , số tiền 108.000.000 đ . Nợ 141 : 108.000.000 Có 111 : 108.000.000 - Ngày 11/12/2003 Công ty tạm ứng kinh phí sữa chữa 4 hầm trên đường Hùng Vương , Thuận Kiều (phần vật tư tự lo) 8.234.619 đ. Nợ 141 : 43.208.314 Có 111 : 43.208.314 -Ngày 11/12/2003 Công ty tạm ứng kinh phí thi công công trình tái lấp mặt đường rào Cầu Cụt số tiền :2.700.000 đ. Nợ 141 : 2.700.000 Có 111 : 2.700.000 - Công ty thanh toán chi phí vật tư tự lo tháng 05/2003 cho XN Cầu 1 như sau : Nợ 152 : 22.234.619 Có 141 :22.234.619 2. Kế toán phải thu , phải trả nội bộ: a) Khái niệm : Phải thu , phải trả nội bộ là các khoản phải thanh toán lẫn nhau giữa các đơn vị trực thuộc nhưng có tổ chức công tác kế toán riêng của một doanh nghiệp độc lập , một Công ty hay Tổng Công ty và mối quan hệ thanh toán giữa Công ty cấp trên với các đơn vị thành viên cấp dưới . b) Nguyên tắc : - Phải theo dõi từng đơn vị có quan hệ thanh toán , trong đó phải theo dõi riêng các khoản phải thu , các khoản phải trả trên những sổ kế toán khác nhau . - Cuối kỳ phải tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu theo từng đơn vị có quan hệ thanh toán , theo từng nội dung thanh toán để lập biên bản thanh toán bù trừ nhằm giúp cho việc lập bảng cân đối kế toán được chính xác . Khi đối chiếu , nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời . - Các đơn vị kế toán cần có biện pháp đôn đốc , giải quyết dứt điểm các khoản phải thu phải trả trong niên độ kế toán . - Đối với các đơn vị thành viên khi nhận vốn hoặc kinh phí của đơn vị cấp trên thì thực hiện việc ghi tăng tài sản và nguồn vốn ở các TK 411 , 441 , 461 mà không được coi là khoản phải trả nội bộ . Còn cấp trên thì số vốn đã cấp cho cấp dưới được coi là khoản phải thu nội bộ . c) Chứng từ và sổ sách sử dụng : - Biên bản giao nhận , giấy đề nghị chi tiền . - Phiếu chi , giấy báo của ngân hàng . - Sổ chi tiết công nợ đối tượng . d) Trình tự luân chuyển : Báo cáo Sổ chi tiết phải thu nội bộ Chứng từ gốc Kế toán căn cứ vào các khoản chứng từ ở trên để phản ánh các nghiệp vụ thanh toán vào sổ hạch toán chi tiết phải thu nội bộ . Sau đó lên sổ tổng hợp , định kỳ hoặc cuối quý tiến hành lập báo cáo tài chính . e) Tài khoản sử dụng : * Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ”. 136 Các khoản phải thu nội bộ Các khoản phải phải thu phát sinh trong kỳ . nội bộ giảm xuống trong kỳ do thanh toán hay bù trừ . SD: Số còn phải thu ở các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp . * Tài khoản 336 “Phải trả nội bộ”. 336 Các khoản phải trả nội bộ Các khoản phải trả nội bộ trong kỳ hay bù trừ với phát sinh trong kỳ . khoản phải thu theo từng đơn vị có quan hệ thanh toán. SD:Số còn phải trả trong nội bộ doanh nghiệp . f) Các trường hợp thanh toán : - Khi Công ty giao vốn kinh doanh cho đơn vị cấp dưới : Nợ 136(1361) Có 111,112 - Khi đơn vị cấp dưới hoàn lại vốn kinh doanh cho Công ty : Nợ 111,112 Có 136(1361) - Khi thu về lợi nhuận từ cấp dưới : Nợ 136 (1368) Có 421 - Khi thu được khoản phải thu nội bộ : Nợ 111,112 Có 136(1368) - Khi bù trừ khoản phải thu nội bộ theo từng đơn vị có quan hệ thanh toán : Nợ 336 Có 136(1368) - Đối với đơn vị cấp dưới khi phản ánh các khoản BHXH , BHYT , KPCĐ phải nộp cấp trên : Nợ 642 Có 336 - Đối với đơn vị cấp dưới khi phản ánh các khoản BHXH , BHYT , KPCĐ phải thu về : Nợ 136 Có 3382 , 3383 , 3384 - Đối với đơn vị cấp dưới khi phản ánh các khoản thuế phải nộp cấp trên . Nợ 511 Có 336 - Đối với đơn vị cấp trên khi phản ánh các khoản thuế phải thu hộ : Nợ 136 Có 333 PHẦN III NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ – KẾT LUẬN I / NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Nhìn chung công tác kế toán tại Công ty áp dụng đúng theo các qui định do Nhà nước ban hành. Việc tổ chức thực hiện chế độ kế toán rõ ràng , các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có chứng từ kế toán xác minh . Việc lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với qui mô hoạt động , đặc điểm sản xuất , trình độ kế toán của cán bộ kế toán tại Công ty . Các sổ sách về tiền mặt , tiền gởi ngân hàng rất rõ ràng nhưng nhìn chung các nhân viên kế toán vẫn phải ghi các nghiệp vụ đa số bằng tay vào các sổ liên quan . Đôi khi sẽ làm tồn đọng công việc khi đến những thời điểm có nhiều công việc . Do đó , theo em , công ty nên lắp đặt một phần mềm kế toán để ghi các chứng từ về , nhân viên chỉ việc nhập dữ liệu , máy sẽ tự động xử lý thì công việc sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng hơn. II / KẾT LUẬN Sau một thời gian thực tập , được làm việc chung với mọi người trong Công ty em đã hiểu được chu trình đi của các chứng từ , các cách thức chi sổ tiền mặt , tiền gởi ngân hàng và học hỏi được rất nhiều điều trong giao tiếp tại nơi làm việc . Những điều đó nâng cao kiến thức chuyên môn vì được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế . Tại nơi thực tập , em đã có điều kiện để tìm hiểu về sổ tiền mặt , tiền gởi ngân hàng , tiền đang chuyển , các chứng từ có liên quan đến tiền mặt và tiền gởi ngân hàng . Đợt thực tập giúp cho em nhìn thấy những thiếu sót trong công việc em đang làm , và những kiến thức em chưa nắm vững . Em sẽ cố gắng hoàn thiện hơn để khi ra làm việc trong môi trường thực tế em có thể đáp ứng được yêu cầu tại cơ quan nơi em làm việc .