Khảo sát và đánh giá công tác quản trị dự trữ hàng hoá ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự - Chương 1, 2

o¸ ë doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. Vèn kinh doanh vµ nguån nh©n lùc cña doanh nghiÖp th­¬ng m¹i: Doanh nghiÖp cã vèn kinh doanh lín sÏ cã ®iÒu kiÖn trong cïng mét thêi ®iÓm nhËp ®­îc nhiÒu mÆt hµng kh¸c nhau vµ víi khèi l­îng lín. “Bu«n tµi kh«ng b»ng dµi vèn”. Doanh nghiÖp th­¬ng m¹i cã ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, chuyªn nghiÖp cã nghÒ, ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn kinh doanh cã kinh nghiÖm trªn th­¬ng tr­êng sÏ gióp cho doanh nghiÖp th­¬ng m¹i khai th¸c ®­îc nguån hµng phong phó vµ më réng ®­îc thÞ tr­êng cña doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. - Tr×nh ®é qu¶n trÞ vµ kinh nghiÖm kinh doanh lµ nh©n tè quan träng quyÕt ®Þnh chiÕn l­îc kinh doanh, c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cã tÝnh kh¶ thi vµ cã hiÖu qu¶ kinh tÕ cao. Tr×nh ®é qu¶n trÞ cao vµ ®­îc thùc tÕ th­¬ng tr­êng tr¶I nghiÖm gióp cho doanh nghiÖp th­¬ng m¹i sö dông c¸c yÕu tè nguån lùc cña m×nh cã c©n nh¾c, tÝnh to¸n vµ tiÕt kiÖm ®­îc c¸c chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh, rót ng¾n ®­îc thêi gian lu©n chuyÓn hµng ho¸, h¹n chÕ ®­îc rñi ro, thiÖt h¹i trong s¶n xuÊt kinh doanh. - §Æc ®iÓm cña hµng ho¸, gi¸ trÞ cña hµng ho¸ vµ nhu cÇu: Dù tr÷ hµng ho¸ ph¶i dùa trªn ®Æc ®iÓm cña hµng ho¸. §Æc ®iÓm cña nguån hµng s¶n xuÊt, thu mua, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n, s¶n xuÊt , b¸n hµng. Víi gi¸ trÞ cña hµng ho¸ cao thÊp kh¸c nhau, viÖc ®¶m b¶o b¸n ®­îc hµng dù tr÷ cã c¬ cÊu gi¸ trÞ cao sÏ quyÕt ®Þnh doanh thu vµ lîi nhuËn cña doanh nghiÖp th­¬ng m¹i, ng­îc l¹i nh÷ng hµng ho¸ cã gi¸ trÞ thÊp, viÖc dù tr÷ kh«ng ¶nh h­ëng nhiÒu ®Õn doanh thu. CÇn chó träng dù tr÷ nh÷ng hµng ho¸ cho nh÷ng thÞ tr­êng cã nhu cÇu lín vµ kh«i phôc l¹i dù tr÷ Êy mÊt nhiÒu chi phÝ vÒ thêi gian vµ tiÒn b¹c nh­ ph¶I ®Æt hµng, ph¶i giao nhËn, vËn chuyÓn tõ nh÷ng n¬i xa x«i hoÆc ph¶i nhËp khÈu tõ n­íc ngoµi… Ngoµi nh÷ng nh©n tè trªn cßn kh¸ nhiÒu c¸c nh©n tè chñ quan kh¸c bªn trong c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i, tuú thuéc vµo c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i cô thÓ kinh doanh mÆt hµng vµ ë nh÷ng vïng cô thÓ cÇn ph¶I tÝnh ®Õn. Ch­¬ng 2. Kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ c«ng t¸c qu¶n trÞ dù tr÷ hµng ho¸ ë c«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù. 2.1. Tæng quan vÒ c«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù: 2.1.1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty: Qu¸ tr×nh h×nh thµnh c«ng ty: TiÒn th©n cña c«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù (NGT) lµ h·ng Aviat do tªn chñ t­ b¶n ng­êi Ph¸p thµnh lËp vµo n¨m 1920 t¹i Hµng V«i ( nay lµ phè T«n §¶n),sau 1 thêi gian ®­îc chuyÓn vÒ 16 Phan Chu Trinh, Hoµn KiÕm, Hµ Néi. Ngµy 13/7/1968, nhµ m¸y « t« Ng« Gia Tù(NGT) ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 8081/Q§/TCCB cña Bé giao th«ng vËn t¶I, nh»m môc ®Ých thÝch øng víi nh÷ng ®æi míi cña ®Êt n­íc, cña ngµnh giao th«ng vËn t¶i. Sau 40n¨m x©y dùng vµ tr­ëng thµnh, c«ng ty ®· 4 lÇn ®æi tªn: Ngµy ®Çu thµnh lËp, c«ng ty cã tªn gäi lµ nhµ m¸y ¤ t« Ng« Gia Tù. §Õn ngµy 15/12/1984 theo quyÕt sè 2386/Q§/TCCB cña Bé giao th«ng vËn t¶i, c«ng ty ®­îc ®æi tªn thµnh Nhµ m¸y s¶n xuÊt phô tïng Ng« Gia Tù. Sau ®ã theo quyÕt ®Þnh sè 598/Q§/TCCB ngµy 4/5/1993 víi tªn gäi Nhµ m¸y Ng« Gia Tù vµ giÊy phÐp ®¨ng ký kinh doanh sè 108516 ngµy 14/6/1993, víi c¸c ngµnh nghÒ c¬ khÝ s¶n xuÊt phô tïng, phô kiÖn cña ngµnh giao th«ng , l¾p r¸p xe g¾n m¸y. Vµ ®Õn th¸ng 6/1996, Nhµ m¸y Ng« Gia Tù ®­îc ®æi tªn thµnh: C«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù, thuéc Tæng c«ng ty c¬ khÝ giao th«ng vËn t¶i. Qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña c«ng ty: Lóc ®Çu thµnh lËp, ®ã chØ lµ 1 x­ëng nhá, sau bao th¨m trÇm cïng bao tæ chøc qu¶n lý kh¸c nhau, nã ®­îc më réng vµ ph¸t triÓn dÇn lªn thµnh 1 doanh nghiÖp nhµ n­íc cã qui m« lín nh­ ngµy nay. HiÖn t¹i, c«ng ty cã nh÷ng trô së vµ c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt nh­ sau: Trô së giao dÞch vµ x­ëng söa ch÷a « t«: 16 Phan Chu Trinh, Hoµn KiÕm, Hµ Néi. Trô së chÝnh gåm nh÷ng phßng ban ®Çu n·o cña c«ng ty vµ ph©n x­ëng Neo, ph©n x­ëng B¹c Bimªtal, ph©n x­ëng c¬ khÝ thiÕt bÞ c«ng tr×nh: Thuéc khu c«ng nghÖ Ngäc Håi, CN2. XÝ nghiÖp taxi G vµ c¸c dÞch vô vËn t¹i kh¸c: Cã trô së ë 126 Xu©n Thuû, CÇu GiÊy, Hµ Néi. Nhµ m¸y l¾p r¸p « t«, ë khu c«ng nghiÖp Phè Lèi H­ng Yªn, ®ang trong qu¸ tr×nh ®­îc x©y dùng. T¹m thêi trong mÊy n¨m qua, ph©n x­ëng l¾p r¸p « t« kh¸ch vÉn ®­îc ho¹t ®éng ë ®Þa ®iÓm thuª cña c«ng ty V26. Qua nhiÒu n¨m h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn, c«ng ty kh«ng ngõng ph¸t triÓn lín m¹nh,lµ 1 Doanh nghiÖp lín ph¸t triÓn bÒn v÷ng, æn ®Þnh, më réng vµ ph¸t triÓn vÒ s¶n xuÊt, còng nh­ c«ng t¸c t×m kiÕm më réng thÞ tr­êng, n©ng cao ®­îc vÞ thÕ, uy tÝn dÇn dÇn h×nh thµnh th­¬ng hiÖu c«ng ty. Song song víi ®ã lµ sù quan t©m tíi ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn(CBCNV). KÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ®­îc duy tr× th­êng xuyªn n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc ®ã. Thu nhËp cña CBCNV ngµy cµng ®­îc n©ng lªn, ®êi sèng ngµy cµng ®­îc c¶i thiÖn. B»ng sù nç lùc phÊn ®Êu kh«ng ngõng cña tËp thÓ l·nh ®¹o vµ cña toµn thÓ CBCNV c«ng ty, trong nh÷ng n¨m qua, ®· mang l¹i cho c«ng ty nhiÒu thµnh tÝch ®¸ng khÝch lÖ. 2.1.2.Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c«ng ty: Chøc n¨ng cña c«ng ty: C«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù thuéc Tæng c«ng ty c¬ khÝ giao th«ng vËn t¶i víi chøc n¨ng chñ yÕu: S¶n xuÊt phô tïng, phô kiÖn cho ngµnh giao th«ng vËn t¶i nh­ Neo, t«n sãng, bulong ®­êng s¾t, nan can cÇu, b¹c Bimªtal, chi tiÕt xe m¸y, chi tiÕt « t«,…Vµ më réng ph¸t triÓn kinh doanh c¸c mÆt hµng ®ã. NhËn c¸c c«ng tr×nh x©y dùng x­ëng kÕt cÊu thÐp. L¾p r¸p « t« kh¸ch, kinh doanh « t« kh¸ch. Söa ch÷a b¶o d­ìng « t«. Kinh doanh taxi G (taxi ga) vµ c¸c dÞch vô vËn t¶i kh¸c. Ngoµi ra,c«ng ty cßn cho thuª mÆt b»ng, v¨n phßng ®Ó t¨ng doanh thu hµng n¨m vµ ®Ó c¶i thiÖn ®êi sèng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. C«ng ty thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp trªn c¬ së lÊy thu bï chi, khai th¸c c¸c nguån vËt t­ nh©n lùc tµi nguyªn cña ®Êt n­íc, ®Èy m¹nh ho¹t ®éng xuÊt khÈu nh»m t¨ng thu ngo¹i tÖ gãp phÇn vµo c«ng cuéc x©y dùng vµ ph¸t triÓn kinh tÕ. Liªn doanh vµ liªn kÕt víi c¸c tæ chøc kinh tÕ trong vµ ngoµi n­íc phï hîp víi quy ®Þnh cña ph¸p luËt. NhËp khÈu nguyªn vËt liÖu, trang thiÕt bÞ phôc vô s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty, xuÊt khÈu thµnh phÈm c¸c lo¹i phô tïng « t«. NhiÖm vô cña c«ng ty. Thùc hiÖn ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty trªn c¬ së chñ ®éng vµ chÊp hµnh ®Çy ®ñ c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt. Tu©n thñ quy ®Þnh cña nhµ n­íc vÒ qu¶n lý hµnh chÝnh, qu¶n lý nhËp khÈu vµ giao dÞch ®èi ngo¹i, nghiªm chØnh thùc hiÖn cam kÕt trong hîp ®ång th­¬ng m¹i vµ c¸c hîp ®ång liªn quan ®Õn s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Qu¶n lý vµ sö dông cã hiÖu qu¶ nguån vèn cho s¶n xuÊt kinh doanh, ®Çu t­ ®æi míi trang thiÕt bÞ, tù bï ®¾p chi phÝ c©n ®èi gi÷a xuÊt nhËp khÈu, ®¶m b¶o thùc hiÖn s¶n xuÊt kinh doanh cã l·i vµ hoµn thµnh nghÜa vô nép ng©n s¸ch nhµ n­íc. Thùc hiÖn tèt c«ng t¸c t×m kiÕm ph¸t triÓn thÞ tr­êng, x©y dùng th­¬ng hiÖu cho c¸c s¶n phÈm chñ ®¹o cña c«ng ty. Nghiªn cøu thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ viÖc n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm do c«ng ty tù s¶n xuÊt, kinh doanh nh»m n©ng cao kh¶ n¨ng tiªu thô s¶n phÈm. 2.1.3. Bé m¸y tæ chøc nh©n sù cña c«ng ty. C«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù lµ 1 doanh nghiÖp nhµ n­íc cã quy m« lín víi bé m¸y tæ chøc qu¶n lý ®­îc c¬ cÊu nh­ sau : + Mét Gi¸m §èc : Phô tr¸ch chung vµ quyÕt ®Þnh mäi c«ng viÖc trong c«ng ty. + Hai phã Gi¸m §èc : Mét phã Gi¸m §èc Kinh doanh,phô tr¸ch c«ng viÖc kinh doanh cña c«ng ty. Mét phã Gi¸m §èc Tµi chÝnh ,phô tr¸ch vÒ mÆt tµi chÝnh cña c«ng ty. Bªn c¹nh ®ã cßn cã c¸c phßng ban : Phßng kü thuËt : Gåm 10 ng­êi. §©y lµ phßng cã chøc n¨ng tham m­u cho Gi¸m §èc vÒ c«ng tac kü thuËt theo quy ®Þnh, ®­a nh÷ng øng dông c«ng nghÖ míi vµo s¶n xuÊt. X©y dùng c¸c tiªu chuÈn kü thuËt theo quy ®Þnh,x©y dùng vµ dù tr÷ c¸c b¶n thiÕt kÕ. X©y dùng vµ qu¶n lý c¸c lo¹i ®Þnh møc vËt t­, söa ch÷a thiÕt bÞ. X©y dùng quy tr×nh c«ng nghÖ kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm. Phßng kÕ ho¹ch : Gåm 6 ng­êi. Cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô lµ tham m­u cho Gi¸m §èc ph­¬ng ¸n më réng s¶n xuÊt . Lªn kÕ ho¹ch vÒ c«ng t¸c mua b¸n, cÊp ph¸t vËt t­ cho s¶n xuÊt, qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh s¶n xuÊt, qu¶n lý hang ho¸ cã hiÖu qu¶. Phßng Kinh doanh : Gåm 17 ng­êi. Phßng kinh doanh cã tr¸ch nhiÖm ®¶m b¶o ®Çu vµo, ®Çu ra cho viÖc s¶n xuÊt vµ b¸n s¶n phÈm kinh doanh cña c«ng ty. Cô thÓ nh­ cung øng vËt t­, nguyªn vËt liÖu,….kÞp thêi, ®óng qui c¸ch vµ ®¶m b¶o vÒ mÆt chÊt l­îng. T×m kiÕm vµ ph¸t triÓn thÞ tr­êng, cã tr¸ch nhiÖm b¸n c¸c s¶n phÈm kinh doanh cña c«ng ty. X©y dùng gi¸ thµnh, gi¸ b¸n s¶n phÈm. §©y lµ phßng ®ãng vai trß rÊt quan trong trong qu¸ tr×nh kinh doanh cña c«ng ty. Phßng KCS : Gåm 9 ng­êi. §©y lµ phßng cã tr¸ch nhiÖm vÒ mÆt chÊt l­îng vËt t­ ®Çu vµo vµ s¶n phÈm b¸n ra thÞ tr­êng cña c«ng ty. KiÓm tra c¸c b¸n thµnh phÈm cña tõng c«ng ®o¹n s¶n xuÊt. Phßng tæ chøc Hµnh chÝnh: Gåm 12 ng­êi. Tham m­u cho Gi¸m §èc vÒ c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, c«ng t¸c l·nh ®¹o, tiÒn l­¬ng, chÕ ®é chÝnh s¸ch, thanh tra ph¸p chÕ, chÝnh trÞ néi bé, c«ng t¸c an toµn s¶n xuÊt, x©y dùng ®Þnh møc lao ®éng, ®µo t¹o n©ng cao tay nghÒ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, tæng hîp sè liÖu c«ng ty, tham m­u vÒ hµnh chÝnh, qu¶n lý sè liÖu, hå s¬, v¨n phßng phÈm. Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh : Gåm 4 ng­êi. Tham m­u cho Gi¸m §èc vÒ c«ng t¸c tµi chÝnh vµ kÕ to¸n cña c«ng ty, ph©n tÝch ho¹t ®éng tµi chÝnh cña c«ng ty hµng n¨m hoÆc tõng thêi kú. Ban dÞch vô : Cung cÊp dÞch vô cho c¸c ®¬n vÞ bªn ngoµi. Ngoµi ra cßn cã tæ chøc c«ng ®oµn, b¶o vÖ cho quyÒn lîi cña ng­êi lao ®éng, §ang uû c«ng ty, b¶o vÖ, phßng y tÕ,…nh»m ®¶m b¶o cho bé m¸y c«ng ty ho¹t ®éng hiÖu qu¶. C¬ cÊu tæ chøc s¶n xuÊt: Ph©n x­ëng l¾p r¸p « t«: L¾p r¸p c¸c lo¹i xe kh¸ch 29 chç ngåi, 22 chç ngåi. Ban neo: S¶n xuÊt c¸c lo¹i neo dù øng lùc. XÝ nghiÖp b¹c Bimetal: S¶n xuÊt c¸c lo¹i b¹c nhÝp phôc vô cho c¸c viÖc s¶n xuÊt c¸c lo¹i phô tïng « t«. Ph©n x­ëng c¬ khÝ thiÕt bÞ c«ng tr×nh: Lµm gi¶I ph©n c¸ch c¸c lo¹i t«n sãng, c¸c phô kiÖn kÕt cÊu thÐp còng nh­ c¸c s¶n phÈm c¬ khÝ kh¸c. Ph©n x­ëng c¬ ®iÖn: Söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ phôc vô chiÕu s¸ng cho c¸c phßng ban, ph©n x­ëng toµn bé c«ng ty, chÕ thö c¸c s¶n phÈm míi khi ®­a vµo s¶n xuÊt chÝnh thøc, ®µo t¹o vµ båi d­ìng n©ng cao tay nghÒ cho c«ng nh©n kü thuËt ®Ó cung cÊp cho c¸c ®¬n vÞ. XÝ nghiÖp « t« xe m¸y: NhiÖm vô lµ b¶o d­ìng « t«, xe m¸y. Gi¸m §èc Phã G§ Kinh doanh. Phã G§ Tµi chÝnh Phßng KD Ban DVô Phßng TCHC Phßng KT Phßng KCS Phßng KH Phßng TC-KT Ph©n x­ëng LR « t« PX­ëng CK TBCT Ph©n x­ëng Neo XÝ nghiÖp B¹c Ph©n x­ëng C¬ ®iÖn Dông cô S¬ ®å bé m¸y tæ chøc C«ng ty C¬ khÝ Ng« Gia Tù B¶ng…: C¬ cÊu lao ®éng cña c«ng ty 2004-2006. ChØ tiªu N¨m 2004 N¨m 2005 N¨m 2006 Ng­êi Ng­êi Ng­êi Tæng lao ®éng 220 326 385 Theo vai trß Lao ®éng TT 64 78 116 Lao ®éng GT 156 248 269 Theo tr×nh ®é §¹i häc 63 84 125 Cao ®¼ng 32 37 46 Trung cÊp 125 205 214 Theo giíi tÝnh Nam 152 267 303 N÷ 68 59 82 Nguån: phßng tæ chøc hµnh chÝnh. 2.1.4. Nh÷ng ®Æc ®iÓm vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. §Æc ®iÓm vÒ c¬ së vËt chÊt c«ng nghÖ: Cuèi n¨m 2006 theo quyÕt ®Þnh di dêi trô së tõ 16 Phan Chu Trinh – quËn Hoµn KiÕm – Hµ Néi tíi Khu c«ng nghiÖp Ngäc Håi 2. N¬I lµm viÖc cña c¸n bé , c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®­îc x©y dùng míi hoµn toµn. Riªng nhµ m¸y l¾p r¸p « t«, c«ng ty ®ang ®Çu t­ x©y dùng t¹i H­ng Yªn vÉn ch­a hoµn thµnh. Do vËy, c«ng ty ®· thuª ®Þa ®iÓm t¹i kho V26 cña qu©n ®éi n»m trªn quèc lé 1A c¸ch khu c«ng nghiÖp Ngäc Håi 1km. T¹i 16 Phan Chu Trinh c«ng ty vÉn cßn 1 ph©n x­ëng ®¹i tu xe « t«. T¹i 126 Xu©n Thuû - CÇu GiÊy- Hµ Néi, c«ng ty ®Æt xÝ nghiÖp Taxi G. C¸c ph©n x­ëng ®Òu ®­îc ®Çu t­ ®Çy ®ñ vÒ trang thiÕt bÞ, c«ng nghÖ s¶n xuÊt trong n­íc vµ d©y chuyÒn c«ng nghÖ nhËp khÈu. Trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, c«ng ty lu«n cã kÕ ho¹ch bæ sung thªm c¸c trang thiÕt bÞ, c«ng nghÖ míi. §Æc ®iÓm vÒ c¬ cÊu s¶n phÈm s¶n xuÊt kinh doanh: Víi nhiÖm vô ®­îc Bé giao th«ng vËn t¶I giao cho theo quyÕt ®Þnh thµnh lËp quyÕt ®Þnh sè 1465 Q§/TCCB-L§ cña Bé tr­ëng Bé giao th«ng vËn t¶i ®æi tªn nhµ m¸y thµnh “ C«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù” nh­ hiÖn nay, s¶n phÈm c«ng ty s¶n xuÊt lµ phô tïng, phô kiÖn phôc vô cho ngµnh giao th«ng vËn t¶I; söa ch÷a « t«, xe m¸y; kinh doanh s¶n phÈm « t«, xe m¸y, kinh doanh dÞch vô. S¶n phÈm chÝnh lµ phô kiÖn, phô tïng « t«, ph­¬ng tiÖn, c«ng tr×nh giao th«ng vËn t¶I, TËn dông ­u thÕ nµy, c«ng ty ®· më réng ngµnh nghÒ kinh doanh b»ng viÖc l¾p r¸p « t« cì trung. S¶n phÈm « t« l¾p r¸p chñ yÕu lµ « t« trë kh¸ch 29 chç ngåi mang sè hiÖu TK 29, vµ tíi ®©y lµ xe kh¸ch 22 chç,… XÝ nghiÖp taxi G ra ®êi, c«ng ty chÝnh thøc ra nhËp hÖ thèng c¸c c«ng ty kinh doanh dÞch vô taxi. Sù kh¸c biÖt gi÷a c¸c xe taxi cña c«ng ty víi c¸c c«ng ty kh¸c ®ã lµ c¸c xe taxi cña c«ng ty ®­îc ch¹y b»ng gas nªn an toan víi m«I tr­êng. S¶n xuÊt c¸c lo¹i b¹c dïng cho c¸c m¸y c«ng cô vµ c«ng tr×nh. §Æc biÖt lµ c¸c lo¹i b¹c nhÝp phôc vô cho s¶n xuÊt c¸c lo¹i phôc tïng « t«. S¶n xuÊt c¸c lo¹i Neo dù øng lùc phôc vô cho l¾p r¸p xe « t« vµ c¸c m¸y c«ng tr×nh kh¸c. S¶n xuÊt cét angten, theo hîp ®ång. §Æc ®iÓm vÒ thÞ tr­êng cña c«ng ty: HiÖn t¹i , th­êng chñ yÕu lµ thÞ tr­êng néi ®Þa, phÇn Ýt ®­îc xuÊt ra n­íc ngoµi nh­ s¶n phÈm B¹c. 2.1.5. M«I tr­êng kinh doanh cña c«ng ty. M«i tr­êng bªn ngoµi: C«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù lµ 1 doanh nghiÖp nhµ n­íc cã quy m« lín, chuyªn s¶n xuÊt phô tïng thiÕt bÞ c¬ khÝ phôc vô cho ngµnh giao th«ng vËn t¶i. Trong khi ®ã ngµnh giao th«ng vËn t¶i lµ 1ngµnh mòi nhän ®ãng vai trß ®Æc biÖt quan träng trong nÒn kinh tÕ, còng nh­ chÝnh trÞ cña quèc gia. ChÝnh v× vËy, mäi biÕn ®éng cña m«i tr­êng bªn ngoµi nh­ : Kinh tÕ, chÝnh trÞ, ph¸p luËt,…®Òu cã nh÷ng ¶nh h­ëng nhÊt ®Þnh tíi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, sù æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty. - Kinh tÕ : NÒn kinh tÕ ph¸t triÓn, ®ßi hái ph¶i cã sù hoµ nhËp víi nÒn kinh tÕ toµn cÇu, cïng nh÷ng biÕn ®éng cña nÒn kinh tÕ thÕ giíi, buéc c¸c doanh nghiÖp trong n­íc ph¶i ®­a ra ®­îc nh÷ng ®èi s¸ch, nh÷ng chiÕn l­îc kinh doanh phï hîp víi nÒn kinh tÕ lu«n lu«n vËn ®éng ®ã. Vµ c«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù kh«ng n»m ngoµi quy luËt ®ã, h¬n thÕ cßn cã rÊt nhiÒu nh÷ng t¸c ®éng cã thÓ biÕn thµnh c¬ héi vµ nh÷ng còng cã thÓ biÕn thµnh ®e do¹. VÝ nh­ viÖc ViÖt Nam gia nhËp WTO, th× nÒn kinh tÕ cã rÊt nhiÒu biÕn ®éng, thuÕ nhËp khÈu cã rÊt nhiÒu quy ®Þnh míi. §¬n cö nh­ thuÕ nhËp khÈu « t« nguyªn chiÕc lµ rÊt cao nªn gi¸ thµnh xe nhËp khÈu nguyªn chiÕc sÏ lµ rÊt cao. §©y chÝnh lµ c¬ héi cho lÜnh vùc l¾p r¸p kinh doanh « t« kh¸ch cña c«ng ty ph¸t triÓn. Cßn ®e do¹ th× rÊt cã thÓ thuÕ nhËp khÈu chi tiÕt « t« c¬ khÝ còng xe t¨ng, khiÕn gi¸ thµnh « t« mµ c«ng ty l¾p r¸p ra còng sÏ t¨ng, cã thÓ lµm gi¶m søc mua cña kh¸ch hµng ®èi víi s¶n phÈm kinh doanh cña doanh cña doanh nghiÖp. - ChÝnh trÞ : ChÝnh trÞ æn ®Þnh khuyÕn khÝch c¸c nhµ ®Çu t­ vµo c«ng t¸c vËn t¶i hµnh kh¸ch, ®Çu t­ vµo x©y dùng c«ng x­ëng, x©y dùng c¸c c«ng tr×nh giao th«ng,…§iÒu ®ã còng lµ 1 c¬ héi cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. - Ph¸p luËt : Sù quy ®Þnh cña hÖ thèng ph¸p luËt, nh÷ng chÕ tµi,…®­îc ban hµnh cô thÓ trong c¸c ®iÒu luËt cña luËt doanh nghiÖp cò vµ míi g¾n liÒn víi nh÷ng ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, trong ®ã c«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù. - V¨n ho¸ - X· héi: V¨n ho¸ ph¸t triÓn v¨n minh h¬n, ®êi sèng x· héi cã nhiÒu chuyÓn biÕn. Tõ ®ã mµ nhu cÇu nhu cÇu ®­îc ®i l¹i th«ng th­¬ng gi÷a c¸c miÒn ngµy cµng trë thµnh nhu cÇu cÊp thiÕt. §iÒu nµy nÕu tËn dông tèt th× nã cã thÓ biÕn thµnh c¬ héi cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. - §iÒu kiÖn tù nhiªn : §iÒu kiÖn tù nhiªn ë ViÖt Nam lµ kh¸ ®Æt biÖt, v× vËy mµ c¸c c«ng tr×nh ®­êng x¸ cÇu cèng nhanh bÞ xuèng cÊp h­ h¹i nhiÒu. Nh­ng chÝnh ®ã l¹i cã thÓ ®­îc coi lµ mét c¬ héi cho ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty nh­ s¶n xuÊt c¸c thiÕt bÞ c¬ khÝ, phô tïng c¬ khÝ vµ c¶ tiªu thô xe kh¸ch. - Khoa häc kü thuËt c«ng nghÖ : Ngµy cµng ph¸t triÓn h¬n, ®ã võa lµ c¬ héi võa lµ khã kh¨n cho c«ng ty. C¬ héi ®ã lµ ®­a s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty tiÕp cËn víi nÒn khoa häc c«ng nghÖ míi gióp c«ng ty ®Èy m¹nh ho¹t s¶n xuÊt kinh doanh. Cßn khã kh¨n chÝnh lµ khoa häc kü thuËt c«ng nghÖ cµng hiÖn ®¹i th× d©y chuyÒn m¸y mãc s¶n xuÊt cña c«ng ty ngµy cµng ®Õn gÇn víi nguy c¬ l¹c hËu, ®©y cã thÓ khã kh¨n cho c«ng ty trong c«ng cuéc c¹nh tranh víi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh. Ngoµi nh÷ng yÕu tè vÜ m« trªn th× cßn kh¸ nhiÒu c¸c yÕu tè cña m«i tr­êng vi m« ¶nh h­ëng tíi c«ng ty nh­ : kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, ®èi thñ c¹nh tranh. VÒ yÕu kh¸ch cña c«ng ty lµ t­¬ng ®èi réng tr¶i dµi tõ B¾c vµo Nam th«ng qua c¸c ®¹i lý cho c«ng ty, xuÊt khÈu, ®©y cã thÓ ®­îc coi lµ nguån kh¸ch hµng tiÒm n¨ng, gãp phÇn vµo sù ph¸t triÓn bån vinh cña c«ng ty. Nhu cÇu cña kh¸ch hµng lµ kh¸ lín vµ nh×n chung s¶n phÈm cña c«ng ty ®· phÇn lín ®¸p øng ®­îc nh÷ng mong muèn kú väng cña kh¸ch hµng. Nhµ cung cÊp cho c«ng ty lµ nh÷ng nguån hµng lín, æn ®Þnh, c¶ vÒ mÆt hµng nhËp khÈu lÉn mÆt hµng nhËp trong n­íc. §èi thñ c¹nh tranh cña c«ng ty còng kh¸ m¹nh, song nh×n chung c«ng ty còng ®· ®­a ra ®­îc nh÷ng chiÕn l­îc, nh÷ng gi¶i ph¸p ®Ó chiÕm ®­îc lîi thÕ trong kinh doanh, gióp c«ng ty ®øng v÷ng, æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn. Nh÷ng ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ vÒ m«i tr­êng bªn ngoµi trªn ®©y, ®· phÇn nµo ®Ò cËp ®­îc vÒ nh÷ng c¬ héi vµ nh÷ng th¸ch thøc ®èi víi c«ng t¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. M«i tr­êng bªn trong : - TiÒn vèn : HiÖn nay, vèn cè ®Þnh cña c«ng ty vµo kho¶ng 98 tû ®ång vµ vèn l­u ®éng cña c«ng ty kho¶ng 105 tû ®ång. Nh×n chung víi c¬ cÊu vèn kh¸ lín nh­ vËy, c«ng ty ®· ®¸p øng ®­îc víi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Song do quy m« ho¹t ®éng cña c«ng ty kh¸ réng, cïng víi nh÷ng dù ¸n lín nªn c«ng ty nhiÒu khi ph¶i vay thªm ng©n hµng ®Ó phôc vô cho s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao. - C¬ së vËt chÊt kü thuËt : §Æc ®iÓm vÒ c¬ së vËt chÊt kü thuËt cña c«ng ty ®· ®­îc ®Ò cËp ë phÇn nh÷ng ®Æc ®iÓm vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Nãi chung c¬ së vËt chÊt kü thuËt cña c«ng ty lµ kh¸ lín, t­¬ng xøng víi quy m« cña mét doanh nghiÖp lín cã bÒn dÇy lÞch sö nh­ c«ng ty. - Lao ®éng : HiÖn t¹i c«ng ty tæng cã 385 c¸n bé c«ng nh©n viªn, trong ®ã cã 82 N÷ vµ 303 Nam, §a sè cã løa tuæi tõ 20 ®Õn 30 tuæi. Lao ®éng cã tr×nh ®é , tay nghÒ ®¸p øng ®­îc nhu cÇu c«ng viÖc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty nãi riªng, cña xu thÕ nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng nãi chung. Nh÷ng nÐt c¨n b¶n vÒ m«i tr­êng bªn trong cña c«ng ty ®· cho thÊy tiÒm lùc kh¸ m¹nh cña c«ng ty , vèn mét nguån vèn lín, c¬ së vËt chÊt ®Æc biÕt lín víi mét ®éi ngò CBCNVC giái vÒ chuyªn m«n , th¹o vÒ tay nghÒ ,…hoµn toµn cã thÓ ®¶m b¶o cho sù ph¸t triÓn ngµy mét lín m¹nh cña c«ng ty. 2.1.6. KÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Kh«ng n»m ngoµi vßng xo¸y cña nÒn kinh tÕ trong nh÷ng n¨m qua, C«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù ®· cã nh÷ng b­íc ®I tuy cßn ch­a m¹nh mÏ nh­ng b­íc ®Çu ®· t¹o cho c«ng ty cã mét xuÊt ph¸t ®iÓm ®Ó cã nh÷ng b­íc tiÕn v÷ng ch¾c vµo vßng xo¸y cña nÒn kinh tÕ ®ã. §i lªn tõ mét c«ng ty nhµ n­íc chÞu ¶nh h­ëng vµ sù chØ ®¹o cña tæng c«ng ty c«ng nghiÖp « t« ViÖt Nam, c«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù gÇn nh­ lµ mét cç m¸y ®· nçi thêi vµ kh«ng cßn thÝch øng víi c¬ chÕ thÞ tr­êng. §øng tr­íc nh÷ng khã kh¨n rÊt lín ®ã, ban l·nh ®¹o c«ng ty ®· m¹nh d¹n ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p lín cã thÓ mang tÝnh ®ét biÕn, ®ång thêi kh¬I dËy sù nç lùc cña toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, ®ã lµ nh÷ng gi¶I ph¸p nh­ thay ®æi c¬ cÊu s¶n phÈm, thay ®æi t­ duy lµm viÖc,…cïng víi nh÷ng thuËn lîi kh¸ch quan. C«ng ty ®· b­íc ®Çu ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh c«ng ®¸ng kÓ vµ n¨m sau th­êng tèt h¬n kh¶ quan h¬n n¨m tr­íc. B¶ng…..: B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty tõ n¨m 2004-2006. B¶ng…..: B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh theo mÆt hµng 2005 – 2006. §¬n vÞ tÝnh: 1000®. STT ChØ tiªu 2005 2006 T¨ng tr­ëng (%)2006/2005 1 ChÕ t¹o gi¶i ph©n c¸ch 1673368 1588790 94,95 2 KÕt cÊu thÐp TB tÇng trªn ®­êng bé 7074744 7875800 111,32 3 Neo dù øng lùc 514850 425450 82,64 4 Söa ch÷a « t« 3006954 3556986 118,29 5 Khoan cäc nhåi 6437562 5985750 92,98 6 B¹c 1635602 1946860 119 7 Taxi G 1300000 1380000 106,15 8 Xe kh¸ch 20000000 78000000 390 9 C¸c s¶n phÈm kh¸c 5136452 6250850 121,69 10 Kinh doanh th­¬ng m¹i XNK 21000000 20000000 95,24 11 Tæng doanh thu B¶ng b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh theo mÆt hµng cña c«ng ty trªn ®©y, ®· cho thÊy sù t¨ng tr­ëng cña mét sè mÆt hµng nh­ KÕt cÊu thÐp TB tÇng trªn ®­êng bé, söa ch÷a « t«, b¹c,…mµ ®Æc biÖt lµ vÒ lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh s¶n phÈm « t« kh¸ch 29chç ngåi. Song bªn c¹nh ®ã l¹i cã mét sè s¶n phÈm cã møc t¨ng tr­ëng ®i xuèng nh­ chÕ t¹o gi¶i ph©n c¸ch,…mµ nhÊt lµ s¶n phÈm Neo dù øng lùc, mét trong nh÷ng s¶n phÈm chÝnh cña c«ng ty. §©y còng lµ vÊn ®Ò mµ c«ng ty ®ang ®Æc biÖt quan t©m t×m gi¶i ph¸p kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n hiÖn t¹i nh­ trang thiÕt bÞ ®· qu¸ l¹c hËu, s¶n phÈm tuy cã chÊt l­îng nh­ng mÉu m· l¹i kh«ng ®Ñp, mµ ®¸ng chó ý h¬n c¶ lµ søc lao ®éng trªn mçi ®¬n vÞ s¶n phÈm lµ qu¸ lín. Cßn s¶n phÈm xe kh¸ch 29chç ngåi cã sö t¨ng tr­ëng ®¸ng ghi nhËn nh­ vËy lµ còng ph¶i kÓ ®Õn nh÷ng lîi thÕ nh­ do c«ng ty lµ nhµ s¶n xuÊt phô tïng « t«, tËn dông ®­îc nh÷ng lîi thÕ ®ã c«ng ty ®· ®Èy m¹nh s¶n xuÊt xe kh¸ch mang nh·n hiÖu Transico Ng« Gia Tù HK29 Vµ TK29, ®· thu ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ cao vµ ®©y còng lµ h­íng ph¸t triÓn chÝnh cña c«ng ty trong nh÷ng n¨m tíi. §Ó phôc vô cho dù ¸n ph¸t triÓn ho¹t ®éng l¾p r¸p xe trë kh¸ch 29chç ngåi vµ hiÖn t¹i lµ chÕ thö vµ l¾p r¸p xe 22chç ngåi, c«ng ty ®· ®Çu t­ mét nhµ m¸y l¾p r¸p « t« víi trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i t¹i khu c«ng nghiÖp H­ng Yªn. C¸c ho¹t ®éng kh¸c cña c«ng ty. C¸c c«ng ®oµn ®¬n vÞ ®· chñ ®éng t×m kiÕm thªm viÖc lµm t¨ng thu thËp thªm cho ng­êi lao ®éng. C«ng ty thùc hiÖn kh¸ tèt quy chÕ tr¶ l­¬ng, th­ëng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty vµ x©y dùng ph©n chia lîi nhuËn còng nh­ thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c ho¹t ®éng phóc lîi cho c«ng nh©n viªn. Ngoµi ra c«ng ®oµn c«ng ty cßn th­êng xuyªn tæ chøc c¸c ho¹t ®éng x· héi nh­ tham gia c¸c ch­¬ng tr×nh kû niÖm c¸c ngµy lÔ, tÕt, vµ tham gia tÝch cùc vµo c¸c ch­¬ng tr×nh tõ thiÖn nh­: ñng hé ®ång bµo bÞ b·o, lò, tÆng sæ b¶o hiÓm, tÆng sæ tiÕt kiÖm cho nh÷ng gia ®×nh th­¬ng binh, liÖt sÜ. 2.2.Ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ c«ng t¸c qu¶n trÞ dù tr÷ hµng ho¸ vÒ mÆt hiÖn vËt: 2.2.1. X©y dùng hÖ thèng kho tµng ®¸p øng nhu cÇu cña c«ng t¸c b¶o qu¶n vµ b¶o vÖ hµng ho¸ cña c«ng ty: Do qui m« s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty lµ t­¬ng ®èi lín, víi nhiÒu mÆt hµng cã tÝnh chÊt c¬ lÝ ho¸ lµ kh¸ kh¸c nhau, cÇn ®­îc s¨p xÕp b¶o qu¶n trong nh÷ng kh«ng gian còng kh¸c nhau,…Nªn ®Ó ®¶m b¶o cho c«ng t¸c dù tr÷ hµng ho¸ ®¸p øng ®­îc kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty, c«ng ty ®· cho x©y dùng mét hÖ thèng kho tµng víi c¸c ®Æc ®iÓm vÒ cÊu tróc, bè trÝ kh¸c nhau ë nhiÒu ®Þa ®iÓm kh¸c nhau. C«ng ty cã c¸c hÖ thèng kho chÝnh vµ kho c«ng cô dông cô nh­: HÖ thèng kho néi thÊt: Gåm cã 6 kho vµ b·i ®Ó thµnh phÈm « t«. + Kho néi thÊt 1: §©y lµ mét kho chÝnh ®­îc dïng ®Ó c¸c vËt t­ néi thÊt « t«, nguyªn vËt liÖu,…®­îc dïng th­êng xuyªn, phôc vô cho ph©n x­ëng l¾p r¸p « t« vµ c¸c ph©n x­ëng kh¸c. Kho nµy chñ yÕu dïng ®Ó b¶o qu¶n, dù tr÷ c¸c vËt t­, nguyªn vËt liÖu cã kÝch th­íc nhá , sè l­îng nhiÒu, cã nhu cÇu ®­îc xuÊt kho kh¸ th­êng xuyªn, vµ nh÷ng hµng ho¸ nµy th­êng ®­îc s¾p xÕp theo bé c¨n cø chñ yÕu vµo ®Æc ®iÓm cña d©y chuyÒn s¶n xuÊt. Trong kho ®­îc bè trÝ nhiÒu gi¸ ®Ó ®å. ViÖc s¾p xÕp lµ kh¸ khoa häc, víi nh÷ng quy ®Þnh thèng nhÊt cã c¨n cø, ®¶m b¶o cho c«ng t¸c cÊp ph¸t lµ thuËn lîi nhanh chãng. + Kho néi thÊt 2: Kho nµy ®­îc bè trÝ bªn c¹nh kho néi thÊt 1, chñ yÕu ®­îc dïng ®Ó dù tr÷ vËt t­ ®Ó bæ sung th­êng xuyªn cho kho néi thÊt 1. Kho nµy cßn nh»m môc ®Ých tiÕp nhËn, b¶o qu¶n hµng ho¸ nhËp khÈu tr­íc khi kiÓm ®Õm sè l­îng nhËp chÝnh thøc vÒ khoa. + Kho néi thÊt 3: §©y lµ kho ®­îc dïng ®Ó nh÷ng nguyªn vËt liÖu chÝnh cã kÝch th­íc lín vµ c¸c b¸n thµnh phÈm cña néi thÊt « t«, chñ yÕu phôc vô cho ph©n x­ëng l¾p r¸p « t«. + Kho néi thÊt 4: Kho nµy cßn ®­îc gäi lµ kho G­¬ng kÝnh. §©y lµ kho ®­îc dïng ®Ó b¶o qu¶n dù tr÷ c¸c lo¹i kÝnh vµ khung kÝnh « t«. + Kho néi thÊt 5: Kho nµy ®­îc dïng ®Ó b¶o qu¶n dù tr÷ c¸c lo¹i tr¶I sµn « t« vµ mét sè vËt t­ kh¸c. + Kho x¨ng dÇu: §©y lµ kho ®Ó c¸c nhiªn liÖu dÔ ch¸y nh­ x¨ng dÇu, butyl,…phôc vô cho c¸c ph©n x­ëng. HÖ thèng kho s¾t thÐp: Gåm cã hai kho. + Kho s¾t thÐp 1: §Ó c¸c vËt t­ nguyªn vËt liÖu s¾t thÐp. + Kho s¾t thÐp 2: Dïng ®Ó c¸c vËt t­ b¸n thµnh phÈm « t« ®­îc chÕ t¹o ra tõ nguyªn vËt liÖu s¾t thÐp. HÖ thèng kho phôc vô cho xÝ nghiÖp b¹c Bimetal: + Kho nguyªn vËt liÖu s¶n xuÊt b¹c Bimetal: Kho nµy ®­îc dïng ®Ó dù tr÷ b¶o qu¶n c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu dïng ®Ó s¶n xuÊt b¹c. + Kho b¸n thµnh phÈm B¹c: §©y lµ kho dïng ®Ó b¶o qu¶n c¸c lo¹i b¸n thµnh phÈm cña tÊt c¶ c¸c nguyªn c«ng trong quy tr×nh s¶n xuÊt B¹c Bimetal. + Kho thµnh phÈm B¹c Bimetal: Kho nµy ®­îc dïng ®Ó b¶o qu¶n dù tr÷ tÊt c¶ c¸c lo¹i thµnh phÈm B¹c. HÖ thèng kho c¬ khÝ: + Kho nguyªn vËt liÖu c¬ khÝ: Dïng ®Ó dù tr÷ b¶o qu¶n c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu dïng ®Ó s¶n xuÊt c¸c thiÕt bÞ c¬ khÝ, s¶n xuÊt Neo C¸p,… + Kho thµnh phÈm c¸c thiÕt bÞ c¬ khÝ: §­îc dïng ®Ó dù tr÷ b¶o qu¶n c¸c thµnh phÈm thiÕt bÞ c¬ khÝ. + Kho thµnh phÈm Neo: Kho nµy ®­îc dïng ®Ó dù tr÷ b¶o qu¶n c¸c thµnh phÈm Neo c¸p d­ øng lùc. Kho c«ng cô dông cô: §©y lµ kho ®­îc dïng ®Ó b¶o qu¶n, cÊp ph¸t vµ cho m­în c¸c c«ng cô dông cô phôc vô s¶n xuÊt cho c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt cña c«ng ty. Nh×n chung hÖ thèng kho tµng cña c«ng ty ®­îc ®Çu t­ x©y dùng kh¸ qui m«, phÇn lín ®¸p øng ®­îc nhu cÇu dù tr÷ hµng ho¸ phôc vô cho s¶n xuÊt kinh doanh, víi chÊt l­îng b¶o qu¶n hµng ho¸ tèt . §¶m b¶o nhu cÇu dù tr÷ b¶o qu¶n hµng ho¸ tr¸nh thÊt tho¸t h­ háng hµng ho¸ trong c¶ ®iÒu kiÖn kh¸ch quan vµ chñ quan. Tuy nhiªn, hÖ thèng kho tµng phôc vô chñ yÕu cho ph©n x­ëng l¾p r¸p « t« cßn thiÕu so víi nhu cÇu cña c«ng t¸c b¶o qu¶n dù tr÷ hµng ho¸, mét sè vËt t­ « t« cßn ph¶i b¶o qu¶n ngoµi kho, g©y mét sè khã kh¨n nhÊt ®Þnh cho c«ng t¸c b¶o qu¶n theo dâi xuÊt kho ®èi víi nh÷ng mÆt hµng ho¸ ®ã. Song nh÷ng khã kh¨n nµy chØ lµ t¹m thêi, bëi ph©n x­ëng l¾p r¸p « t«, cïng hÖ thèng kho tµng phôc vô chñ yÕu cho ph©n x­ëng nµy ®ang ®­îc ho¹t ®éng s¶n xuÊt trªn ®Êt thuª t¹m thêi trong thêi gian ®Çu t­ x©y dùng nhµ m¸y s¶n xuÊt « t« víi qui m«i t­¬ng ®èi lín ®­îc bè trÝ x©y dùng kh¸ khoa häc hiÖn ®¹i t¹i khu c«ng nghiÖp H­ng Yªn. 2.2.2. Qui tr×nh nhËp kho hiÖn ®ang ®­îc ¸p dông ë c«ng ty. NhËp kho vËt t­, hµng ho¸: Ng­êi giao hµng cã tr¸ch nhiÖm tËp kÕt c¸c lo¹i hµng ho¸ ®· tiÕp nhËn ®Õn vÞ trÝ do thñ kho quy ®Þnh. B¸o Phßng KCS vµ cïng Phßng KCS, Thñ kho lËp “Biªn b¶n kiÓm nghiÖm – Giao nhËn vËt t­, hµng ho¸…” theo mÉu sè 1. Biªn b¶n ®­îc lËp thµnh 02 b¶n: + Gi¸m ®Þnh vËt t­ : 01 b¶n lµm c¨n cø lËp phiÕu nhËp kho. + Phßng KCS : 01 b¶n lµm c¨n cø ký vµo phiÕu nhËp kho vµ l­u tr÷. Göi biªn b¶n cho Gi¸m ®Þnh cÊp, ph¸t vËt t­ ( Gi¸m ®Þnh vËt t­ thuéc Phßng kinh doanh) ®Ó Gi¸m ®Þnh vËt t­, lËp phiÕu nhËp kho (theo mÉu sè 2). PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp thµnh 02 liªn: Liªn 1: Ng­êi giao hµng gi÷ ®Ó lµm chøng tõ, kÌm theo ho¸ ®¬n mua hµng lµm thñ tôc thanh to¸n víi Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n theo qui ®Þnh. Liªn 2: Thñ kho gi÷ ®Ó vµo sæ theo dâi trung gian nhËp kho. Sau thêi gian 01 ngµy giao l¹i cho gi¸m ®Þnh vËt t­ ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c nhËp sè liÖu vµo thÎ kho vµ m¸y vi tÝnh cña ®¬n vÞ. Ngµy mång 05 hµng th¸ng giao toµn bé phiÕu nhËp kho cña th¸ng tr­íc cho Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n qu¶n lý, ®èi chiÕu. Sè phiÕu nhËp ®­îc ®¸nh sè thø tù sè tõ 01,02,…n theo th¸ng. vÝ dô: Sè: 01/1VT, ®­îc hiÓu lµ PhiÕu nhËp kho vËt t­ sè 01 th¸ng 1. - PhiÕu nhËp kho ®­îc coi lµ hîp lÖ ph¶i cã ®Çy ®ñ c¸c ch÷ ký quy ®Þnh thÓ hiÖn trªn phiÕu ( theo mÉu sè 2). MÉu sè 1: Biªn b¶n kiÓm nghiÖm-giao nhËn vËt t­, hµng ho¸… MÉu sè 2: PhiÕu nhËp kho. §¬n vÞ:…………….. Bé phËn:……………. MÉu sè 2. PhiÕu nhËp kho Ngµy…..th¸ng….n¨m….. Nî:…………. Sè:………. Cã:…………. -Hä vµ tªn ng­êi giao hµng:…………………………………………… - Theo…………..sè………..ngµy…...th¸ng…n¨m……cña……… - NhËp t¹i kho:…………………………®Þa ®iÓm……………………… STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­, dông cô, s¶n phÈm,hµng ho¸ M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 Céng x x x x x x - Tæng sè tiÒn ( viÖt b»ng ch÷):…………………………………………. - sè chøng tõ gèc kÌm theo:……………………………… ……………. Ngµy….th¸ng…..n¨m…… Ng­êi lËp phiÕu Ng­êi giao hµng Phßng KCS Thñ kho Phßng KD (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn (Ký, hä tªn) NhËp kho cho m­în c«ng cô, dông cô: + Gi¸m ®Þnh vËt t­ lËp phiÕu xuÊt kho ( theo mÉu sè 3) c¸c c«ng cô, dông cô tõ kho vËt t­ theo yªu cÇu cña phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. + C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho – Thñ kho c«ng cô, dông cô…(Phßng KH-SX) cã tr¸ch nhiÖm lÜnh vµ ®­a vÒ kho c«ng cô, dông cô ®Ó c¸c ®¬n vÞ m­în phôc vô s¶n xuÊt, ®ång thêi vµo sæ trung gian theo dâi. + PhiÕu xuÊt kho ®­îc lËp thµnh 02 liªn. Liªn 1: Giao thñ kho c«ng cô, dông cô ®Ó lÜnh c«ng cô, dông cô vµ vµo sæ theo doi, l­u tr÷. Liªn 2: Gi¸m ®Þnh vËt t­ gi÷ ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c trõ thÎ kho vµ nhËp sè liÖu vµo m¸y vi tÝnh cña ®¬n vÞ. Ngµy 05 hµng th¸ng thñ kho vµ Gi¸m ®Þnh vËt t­ giao toµn bé phiÕu xuÊt kho cho Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó qu¶n lý, ®èi chiÕu. + PhiÕu xuÊt kho c«ng cô, dông cô ph¶I ®¸nh sè thø tù tõ 01,02,….n theo th¸ng. vÝ dô: Sè: 01/1-CCDC, ®­îc hiÓu lµ PhiÕu xuÊt kho c«ng cô, dông cô sè 01 th¸ng 1. MÉu sè 3: PhiÕu xuÊt kho c«ng cô, dông cô: §¬n vÞ:…………….. Bé phËn:……………. MÉu sè 3. PhiÕu xuÊt kho Ngµy…..th¸ng….n¨m….. Nî:…………. Sè:………. Cã:…………. - Hä vµ tªn ng­êi nhËn hµng:…………………..§Þa ®iÓm(bé phËn)………… - Lý do xuÊt kho:………………………………… ………………. - XuÊt t¹i kho (ng¨n l«):…………………………®Þa ®iÓm………………… STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­, dông cô, s¶n phÈm,hµng ho¸ M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 Céng x x x x x x - Tæng sè tiÒn ( viÖt b»ng ch÷):……………………………………………. - sè chøng tõ gèc kÌm theo:………………………………………………………. Ngµy….th¸ng…..n¨m…… Ng­êi lËp phiÕu Ng­êi nhËn hµng Thñ tr­ëng§V nhËn hµng Thñ kho Phßng KD (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tª (Ký, hä tªn) (Ký,hä tªn) NhËp kho thµnh phÈm: - §¬n vÞ cã tr¸ch nhiÖm tËp kÕt c¸c thµnh phÈm ( c¸c thµnh phÈm ®· kÕt thóc qu¸ tr×nh s¶n xuÊt t¹i ®¬n vÞ) ®Õn t¹i vÞ trÝ do thñ kho quy ®Þnh. B¸o Phßng KCS vµ cïng Phßng KCS, thñ kho lËp “Biªn b¶n kiÓm nghiÖm – Giao nh¹n vËt t­, hµng ho¸…” (theo mÉu sè 1). Biªn b¶n ®­îc lËp thµnh 2 b¶n: + Gi¸m ®Þnh vËt t­ : 01 b¶n, lµm c¨n cø lËp phiÕu nhËp kho. + Phßng KCS : 01 b¶n, lµm c¨n cø ký vµo PhiÕu nhËp kho vµ l­u tr÷. - §¬n vÞ göi “Biªn b¶n kiÓm nghiÖp- Giao nhËn vËt t­ hµng ho¸…” cho Gi¸m ®Þnh vËt t­ lËp phiÕu nhËp kho ( theo mÉu sè 2). PhiÕu nhËp kho thµnh phÈm ®­îc s¶n xuÊt t¹i c«ng ty ph¶i ®­îc ®¸nh sè thø tù tõ 01,02,….n theo th¸ng. VÝ dô: Sè: 02/4-TP, ®­îc hiÓu lµ PhiÕu nhËp kho thµnh phÈm s¶n xuÊt t¹i c«ng ty sè 02 th¸ng 4. PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp thµnh 02 liªn. + Liªn 1: Thñ kho gi÷ ®Ó vµo sæ theo dâi nhËp, xuÊt thµnh phÈm s¶n xuÊt trong C«ng ty. Sau 01 ngµy giao cho Gi¸m ®Þnh vËt t­ ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c nhËp sè liÖu vµo thÎ kho vµ nhËp sè liÖu vµo m¸y tÝnh cña ®¬n vÞ. Ngµy 05 hµng th¸ng giao toµn bé phiÕu nhËp kho thµnh phÈm cña th¸ng tr­íc cho Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n qu¶n lý, ®èi chiÕu. + Liªn 2: §¬n vÞ gi÷ lµm chøng tõ thanh to¸n l­¬ng. - PhiÕu nhËp kho ®­îc coi lµ hîp lÖ ph¶I cã ®Çy ®ñ c¸c ch÷ ký quy ®Þnh trªn phiÕu. Qui tr×nh nhËp kho mµ c«ng ty ®­a vµo ¸p dông kh¸ chi tiÕt, chÆt chÏ, ®Çy ®ñ vÒ mÆt thñ tôc ph¸p lÝ. Nh×n chung quy tr×nh nhËp kho nµy lµ tèt, ®¸p øng ®­îc nhu cÇu vÒ c«ng t¸c nhËp kho trong ®iÒu kiÖn hiÖn t¹i cña c«ng ty. Song cßn ch­a ph©n ®Þnh râ ®­îc tr¸ch nhiÖm gi÷a c¸c bªn tham gia vµo qu¸ tr×nh, nªn nhiÒu khi trong nh÷ng tr­êng hîp ¸p dông thùc tÕ vÉn ch­a ®¶m b¶o tuyÖt ®èi ®óng yªu cÇu cña quy tr×nh, mét sè b­íc bÞ c¾t gi¶m vµ c¸c bªn tham gia vµo quy tr×nh nhËp vÉn ch­a hoµn thµnh hÕt yªu cÇu vµ tr¸ch nhiÖm cña m×nh. 2.2.2.Ph­¬ng ph¸p vµ ph­¬ng tiÖn chÊt xÕp hµng ho¸ trong kho cña C«ng ty. Ph­¬ng ph¸p chÊt xÕp b¶o qu¶n hµng ho¸ trong kho: C¸c nguyªn vËt liÖu, thµnh phÈm vµ b¸n thµnh phÈm ph¶I ®­îc s¾p xÕp riªng rÏ theo chñng lo¹i, hîp lý, ®¶m b¶o h¹n chÕ tíi møc thÊp nhÊt nh÷ng t¸c ®éng cã h¹i cña c¸c yÕu tè tù nhiªn, m«I tr­êng vµ ¶nh h­ëng lÉn nhau. §ång thêi viÖc s¾p xÕp ph¶I ®¶m b¶o tÝnh khoa häc, tr¸nh tr­êng hîp nguyªn vËt liÖu, thµnh phÈm vµ b¸n thµnh phÈm bÞ l­u kho qu¸ thêi h¹n. §èi víi nh÷ng nguyªn vËt liÖu cã thêi gian b¶o qu¶n kh«ng dµi, cÇn s¾p xÕp sao cho nguyªn vËt liÖu nµo vµo tr­íc ph¶I ®­îc sö dông tr­íc, nguyªn vËt liÖu nµo vµo sau ph¶I ®­îc sö dông sau. - C«ng t¸c s¾p xÕp hµng ho¸ trong kho, c¨n cø nhiÒu vµo tÝnh n¨ng sö dông cña tõng lo¹i hµng ho¸ vµ c¸c ®Æc ®iÓm g¾n kÕt c¸c chñng lo¹i hµng ho¸ ®ã víi nhau. Tõ ®ã ®­a ra ®­îc ph­¬ng ph¸p s¾p xÕp hµng ho¸ thÝch hîp vµ tiÖn lîi nhÊt ®èi víi c«ng t¸c theo dâi vµ cÊp ph¸t hµng ho¸. - §èi víi c¸c lo¹i vËt t­ cã yªu cÇu s¾p xÕp, b¶o qu¶n ®Æc biÖt th× Phßng Kü thuËt ph¶I cã v¨n b¶n h­íng dÉn cô thÓ ®Ó thñ kho thùc hiÖn. …………………….. Ph­¬ng tiÖn chÊt xÕp hµng ho¸ trong kho cña c«ng ty: Nh÷ng vËt t­, hµng ho¸ cã kÝch th­íc nhá vµ trung, th­êng sö dông søc ng­êi lµ chñ yÕu trong c«ng t¸c chÊt xÕp hµng ho¸ trong kho. §èi víi nh÷ng vËt t­ hµng ho¸, b¸n thµnh phÈm, thµnh phÈm cã kÝch th­íc, th× c«ng ty sö dông m¸y cÈu hç trî cho c«ng t¸c chÊt xÕp. Ngoµi ra, cßn cã c¸c lo¹i xe n©ng, xe kÐo tay,…hç trì c«ng t¸c di chuyÓn s¾p xÕp hµng ho¸. 2.2.3.Quy tr×nh xuÊt kho ®ang ®­îc c«ng ty ¸p dông. XuÊt kho vËt t­, nguyªn vËt liÖu: - C¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt hµng th¸ng, LÖnh s¶n xuÊt cña Gi¸m ®èc giao cho ®¬n vÞ. C¨n cø vµo ®Þnh møc vËt t­ ®­îc Gi¸m §èc phª duyÖt vµ ban hµnh. C¨c cø vµo “phiÕu yªu cÇu mua vËt t­” phôc vô s¶n xuÊt theo “LÖnh s¶n xuÊt” do Gi¸m ®èc phª duyÖt. Gi¸m ®èc XÝ nghiÖp, X­ëng tr­ëng, Qu¶n ®èc ph©n x­ëng ghi ý kiÕn ®Ò xuÊt lÜnh vËt t­ vµo “LÖnh s¶n xuÊt” t¹i môc: ý kiÕn ®¬n vÞ (nÕu cã) råi göi Gi¸m ®Þnh vËt t­. Gi¸m ®Þnh vËt t­ kiÓm tra tÝnh hîp lÖ cña viÖc ®Ò xuÊt, nÕu hîp lÖ tiÕn hµnh viÖt phiÕu xuÊt kho ( theo mÉu sè 2). PhiÕu xuÊt kho ph¶i ®­îc ®¸nh sè thø tù tõ 01, 02,…n theo th¸ng. VÝ dô: Sè: 01/2-VT, ®­îc hiÓu lµ PhiÕu xuÊt kho vËt t­ sè 01 th¸ng 2. Gi¸m ®Þnh vËt t­ viÖt xuÊt kho lµm 02 liªn – Gi¸m ®Þnh vËt t­ ký vµo vÞ trÝ ng­êi lËp phiÕu vµ xin ch÷ ký cña tr­ëng Phßng kinh doanh ( hoÆc ng­êi ®­îc tr­ëng Phßng kinh doanh uû quyÒn). Sau khi cã ®Çy ®ñ 02 liªn phiÕu xuÊt kho cho ng­êi lÜnh vËt t­. Ng­êi lÜnh vËt t­ mang 02 liªn phiÕu xuÊt kho xuèng giao cho thñ kho. C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho, thñ tôc thùc hiÖn ph¸t hµng. Sau khi ph¸t hµng ghi sè l­îng vµo cét thùc xuÊt vµ ký vµo vÞ trÝ thñ kho, ®ång thêi gi÷ l¹i 02 liªn PhiÕu xuÊt kho ®Ó vµo sæ trung gian theo dâi xuÊt vËt t­. Sau thêi gian 01 ngµy phiÕu xuÊt kho ®­îc giao l¹i: 01 liªn: Giao cho Phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®Ó theo dâi, ®iÒu hµnh. 01 liªn: Giao cho Gi¸m ®Þnh vËt t­ ®Ó thùc hiÖn viÖc trõ thÎ kho, nhËp sè liÖu vµo m¸y tÝnh cña ®¬n vÞ. Thùc hiÖn xong giao cho Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó ®èi chiÕu, qu¶n lý. XuÊt kho cho m­în c«ng cô, dông cô: C¨n cø vµo yªu cÇu cña ®¬n vÞ s¶n xuÊt cã ch÷ ký cña thñ tr­ëng ®¬n vÞ s¶n xuÊt. XuÊt c«ng cô, dông cô cho m­în, vµo sæ theo dâi lÊy ch÷ ký x¸c nhËn cña ng­êi m­în. Thñ kho ghi râ c«ng cô, dông cô ®· cho m­în vµ ký x¸c nhËn vµo yªu cÇu m­în c«ng cô, dông cô cña ®¬n vÞ s¶n xuÊt. Sau ®ã, göi phiÕu yªu cÇu nµy tíi Gi¸m ®Þnh vËt t­ ®Ó lµm thñ tôc trõ thÎ kho vµ vµo m¸y tÝnh theo dâi c«ng cô, dông cô cña ®¬n vÞ. XuÊt kho thµnh phÈm: * XuÊt kho thµnh phÈm b¸n trùc tiÕp: - C¨n cø vµo hîp ®ång kinh tÕ ®· ®­îc ký kÕt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng. - C¨n cø vµo tiÕn ®é giao hµng. - Phßng kinh doanh, viÖt giÊy ®Ò xuÊt b¸n hµng vµ lËp phiÕu xuÊt kho ®èi víi hµng ho¸, thµnh phÈm hoÆc b¶ng kª chi tiÕt ®èi víi c¸c dÞch vô kh¸c nh­: söa ch÷a « t«, söa ch÷a m¸y…., göi Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n viÕt ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng theo qui ®Þnh cña Nhµ n­íc (MÉu sè: 01 GTKT- 3LL) thµnh 03 liªn: + Liªn 1 (mµu tÝm): L­u Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó theo dâi, qu¶n lý. + Liªn 2 (mµu ®á ): Giao cho kh¸ch hµng. + Liªn 3 (mµu xanh): Giao thñ kho ®Ó vµo sæ trung gian theo dâi b¸n hµng. Vµo sæ song giao l¹i Gi¸m ®Þnh vËt t­, nhËp sè liÖu vµo m¸y tÝnh cña ®¬n vÞ. Ngµy 05 hµng th¸ng giao l¹i toµn bé ho¸ ®¬n th¸ng tr­íc cho Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó theo dâi, qu¶n lý, ®èi chiÕu. Gi¸m ®Þnh vËt t­ thùc hiÖn trõ thÎ kho khi cá ®ñ 02 chøng tõ: PhiÕu xuÊt kho vµ ho¸ ®¬n b¸n hµng. * XuÊt kho thµnh phÈm ®Ó göi hµng ®i b¸n: - C¨n cø hîp ®ång kinh tÕ ®· ®­îc ký kÕt gi÷a c«ng ty víi kh¸ch hµng. - C¨n cø ®Ò nghÞ cña Phßng kinh doanh lËp phiÕu xuÊt kho (theo mÉu sè 03), ®Ò nghÞ tíi Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó lµm thñ tôc. - Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n lËp phiÕu xuÊt kiªm vËn chuyÓn néi bé theo qui ®Þnh cña Nhµ n­íc. PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé gåm 03 liªn. + Liªn 1: L­u Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó theo dâi. + Liªn 2: Giao cho ®¬n vÞ vËn chuyÓn ®i lµm thñ tôc ®i ®­êng. + Liªn 3: Giao Phßng kinh doanh ®Ó theo dâi hµng göi ®i b¸n vµ lµm thñ tôc thanh to¸n tiÒn vËn chuyÓn. - Phßng kinh doanh cã nhiÖm vô göi hµng cho kh¸ch hµng thùc hiÖn b¸n hµng, tiÕn hµnh lËp Biªn b¶n giao nhËn víi néi dung: + Bªn nhËn hµng : 01 b¶n. + Phßng kinh doanh : 01 b¶n ®Ó b¶o hµnh. + §¹i diÖn ®¬n vÞ vËn chuyÓn : 01 b¶n. + Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n : 01 b¶n ®Ó lµm chøng tõ thanh to¸n. - C¸c ®¬n vÞ ®¹i lý khi b¸n ®­îc hµng, ®Ò nghÞ C«ng ty xuÊt ho¸ ®¬n ®­îc Gi¸m ®èc duyÖt. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n viÕt ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng theo qui ®Þnh cña Nhµ n­íc (MÉu sè: GTKT- 3LL) thµnh 03 liªn. + Liªn 1 (mµu tÝm) : L­u Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó theo dâi qu¶n lý. + Liªn 2 (mµu ®á ) : Giao kh¸ch hµng. + Liªn 3 (mµu xanh): Giao thñ kho ®Ó vµo sæ trung gian theo dâi b¸n hµng. Vµo sæ xong giao l¹i Gi¸m ®Þnh vËt t­ nhËp sè liÖu vµo m¸y vi tÝnh cña ®¬n vÞ phôc vô c«ng t¸c theo dâi. Ngµy 05 hµng th¸ng giao l¹i toµn bé ho¸ ®¬n th¸ng tr­íc cho Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó theo dâi, qu¶n lý, ®èi chiÕu. Gi¸m ®Þnh vËt t­ thùc hiÖn trõ thÎ kho khi cã ®ñ 02 chøng tõ: PhiÕu xuÊt kho vµ PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. * XuÊt kho thµnh phÈm ®Ó chµo hµng, cho, tÆng. Phßng kinh doanh ( hoÆc ®¬n vÞ ®­îc giao nhiÖm vô) lµm tê tr×nh, tr×nh Gi¸m ®èc duyÖt, chuyÓn tê tr×nh tíi Gi¸m ®Þnh vËt t­ lËp phiÕu xuÊt kho ( theo mÉu sè 03) ®­îc lËp thµnh 03 b¶n: + 01 b¶n: Giao l¹i cho ng­êi ®i b¸n hµng ®Ó chµo hµng, cho, tÆng. + 01 b¶n: Giao thñ kho ®Ó thùc hiÖn xuÊt hµng, vµo sæ theo dâi trung gian b¸n hµng. Vµo sæ xong giao gi¸m ®Þnh vËt t­ ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c nhËp sè liÖu vµo m¸y tÝnh cña ®¬n vÞ. Ngµy 05 hµng th¸ng giao l¹i PhiÕu xuÊt kho cho Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®èi chiÕu, theo dâi, qu¶n lý. Gi¸m ®Þnh vËt t­ thùc hiÖn trõ thÎ kho khi cã ®ñ 02 chøng tõ : Tê tr×nh vµ PhiÕu xuÊt kho. * XuÊt kho thµnh phÈm ®Ó sö dông néi bé: §¬n vÞ cã nhu cÇu sö dông lµm tê tr×nh, tr×nh Gi¸m ®èc C«ng ty phª duyÖt, chuyÓn tê tr×nh tíi Gi¸m ®Þnh vËt t­ lËp PhiÕu xuÊt kho ( theo mÉu sè:03) PhiÕu xuÊt kho ®­îc viÕt thµnh 02 liªn: + Liªn 1: Giao ®¬n vÞ cã nhu cÇu sö dông. + Liªn 2: Giao thñ kho ®Ó xuÊt hµng vµo sæ trung gian, theo dâi b¸n hµng. Thñ kho vµo sæ xong, giao ngay cho Gi¸m ®Þnh vËt t­ ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c trõ thÎ kho, nhËp sè liÖu vµo m¸y vi tÝnh cña ®¬n vÞ. Ngµy 05 hµng th¸ng giao l¹i toµn bé phiÕu xuÊt kho cho Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó ®èi chiÕu, theo dâi, qu¶n lý. Gi¸m ®Þnh vËt t­ thùc hiÖn trõ thÎ kho khi cã ®ñ 02 chøng tõ : Tê tr×nh vµ phiÕu xuÊt kho. * XuÊt kho thµnh phÈm ®Ó tr­ng bµy triÓn l·m, giíi thiÖu hµng. §¬n vÞ cã nhu cÇu lµm tê tr×nh, tr×nh Gi¸m ®èc phª duyÖt, chuyÓn tê tr×nh xuèng kho ®Ó lÊy hµng. C¨n cø vµo tê tr×nh, thñ kho xuÊt hµng d­íi h×nh thøc cho m­în, vµo sæ trung gian theo dâi cho m­în hµng ®Ó tham gia triÓn l·m, giíi thiÖu hµng…HÕt thêi gian tr­ng bµy, giíi thiÖu hµng, ®¬n vÞ cã nhu cÇu mang hµng tr¶ l¹i kho. ViÖc xuÊt hµng khái kho vµ mang hµng tr¶ l¹i kho ®Òu ph¶i cã biªn b¶n giao nhËn. Biªn b¶n giao nhËn ®­îc lËp thµnh 02 b¶n: + Ng­êi nhËn hµng : 01 b¶n. + Thñ kho : 01 b¶n ®Ó lµm chøng tõ xuÊt tr×nh khi C«ng ty kiÓm kª. Thñ kho c¸c kho cña C«ng ty ®Òu ph¶i lËp sæ trung gian ®Ó theo dâi, nhËp xuÊt hµng ngµy. Sè liÖu trªn sæ trung gian kh«ng thÓ thay thÕ c¸c PhiÕu nhËp, PhiÕu xuÊt kho. 2.2.4. C«ng t¸c trõ sæ kho vµ theo dâi hµng ho¸ tån kho: Vµo cuèi mçi ngµy c«ng t¸c, thñ kho tËp hîp phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho trong ngµy ®Ó tiÕn hµnh thùc hiÖn c«ng viÖc trõ sæ kho ( theo mÉu sæ sè : 04), ®­a ra ®­îc sè l­îng tån kho cña c¸c lo¹i hµng ho¸ dù tr÷ trong kho ë cuèi ngµy h«m ®ã. MÉu sæ kho sè 04: - Tªn vËt liÖu:……………………………… - Trang:………… - Qui c¸ch phÈm chÊt:…………………….. - §¬n vÞ tÝnh:…… Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng Ghi chó Ngµy th¸ng Sè phiÕu NhËp XuÊt Tån NhËp XuÊt 1 2 3 4 5 6 7 8 Ngoµi ra, ®Ó kiÓm so¸t vµ b¸o c¸o hµng tån kho nhanh chãng, kÞp thêi cho cÊp trªn vµ cho c¸c bé phËn liªn quan cã nhu cÇu ®Õn sè liÖu hµng tån kho, tæ kho cña c«ng ty cßn tù lËp mét phÇn mÒm trªn XEL ®Ó qu¶n lý theo dâi nhËp, xuÊt, tån hµng ho¸ trong kho. ChÝnh v× vËy, tæ kho cã thÓ b¸o c¸o sè tån kho c¸c lo¹i hµng ho¸ ®­îc dù tr÷ trong kho t­¬ng ®èi chÝnh x¸c bÊt kÓ khi nµo cã yªu cÇu. §ång thêi tæ kho còng lµ nh÷ng ng­êi kiÓm so¸t ®­îc l­îng hµng ho¸ trong kho c¶ vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng. 2.2.5. C«ng t¸c b¸o c¸o nhËp xuÊt tån vËt t­, hµng ho¸ ®èi víi C«ng ty. Hµng th¸ng Thñ tr­ëng c¸c ®¬n vÞ, phô tr¸ch c¸c kho vµ Thñ tr­ëng c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt thùc hiÖn c¸c b¸o c¸o sau ®©y: + B¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån vËt t­. Theo mÉu sè : 05. + B¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån thµnh phÈm. Theo mÉu sè : 06. C¸c b¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån vËt t­, thµnh phÈm ®­îc lËp thµnh 04 b¶n: + Thñ kho: 01 b¶n. + Phßng kinh doanh : 01 b¶n. + Phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt : 01 b¶n ®Ó ®iÒu hµnh s¶n xuÊt. + Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n : 01 b¶n ®Ó ®èi chiÕu, theo dâi. 2.3.Ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ c«ng t¸c qu¶n trÞ dù tr÷ hµng ho¸ vÒ mÆt gi¸ trÞ cña c«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù: Do ®Æc ®iÓm hµng ho¸ dù tr÷ cña c«ng ty lµ t­¬ng ®èi lín víi nhiÒu chñng lo¹i khã x¸c ®Þnh ®­îc gi¸ mua thùc tÕ cña hµng ho¸ t¹i thêi ®iÓm h¹ch to¸n hµng tån kho, còng nh­ khã ph©n ®Þnh ®­îc nh÷ng hµng ho¸ tån kho ®ã thuéc l« nµo. ChÝnh v× vËy, mµ viÖc h¹ch to¸n hµng tån kho b»ng ph­¬ng ph¸p tÝnh theo gi¸ mua thùc tÕ vµ ph­¬ng ph¸p tÝnh theo l« lµ rÊt khã thùc hiÖn. Nªn thùc tÕ, c«ng ty ®· sö dông ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n gi¸ trÞ hµng ho¸ tån kho theo gi¸ mua b×nh qu©n gia quyÒn. §©y lµ mét ph­¬ng ph¸p t­¬ng ®èi dÔ thùc hiÖn, c«ng ty dùa vµo sæ s¸ch nhËp kho ®Ó tÝnh gi¸ mua b×nh qu©n gia quyÒn vµ gi¸ trÞ hµng ho¸ dù tr÷. X¸c ®Þnh gi¸ mua b×nh qu©n gia quyÒn b»ng c«ng thøc sau: Gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn = X¸c ®Þnh gi¸ trÞ hµng ho¸ tån kho: Gi¸ trÞ hµng ho¸ tån kho = L­îng hµng dù tr÷ x Gi¸ mua b×nh qu©n gia quyÒn. Víi mét sè l­îng vËt t­, hµng ho¸ tån kho t­¬ng ®èi lín nh­ ë c«ng ty. Trong khu©n khæ cña chuyªn ®Ò nµy, chóng ta kh«ng thÓ ®i h¹ch to¸n chi tiÕt ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt t­, hµng ho¸ tån kho cña c«ng ty, mµ chØ cã thÓ h¹ch to¸n hµng ho¸ tån kho cña mét sè vËt t­, hµng ho¸ ®iÓn h×nh ®Ó lµm vÝ dô minh ho¹, nh»m lµm râ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng ho¸ tån kho mµ c«ng ty ®ang ¸p dông. TrÞ gi¸ hµng ho¸ cßn l¹i cña mét sè vËt t­, hµng ho¸ cña c«ng ty vµo ngµy cuèi n¨m 2003: STT Tªn vËt t­, hµng ho¸ §VÞ tÝnh Sè l­îng TrÞ gi¸ (®ång) 1 Bare chasis ChiÕc 10 3216549800 2 Tr¸n xe ChiÕc 10 6933090 3 Khung x­¬ng cöa l¸i ChiÕc 10 16780000 4 C¸nh cöa l¸i ChiÕc 10 45388000 5 §Ìn s­¬ng mï Bé 50 32750000 6 §Ìn hËu Bé 50 39000000 7 §Ìn pha Bé 50 72500000 8 KÝnh tr­íc « t« ChiÕc 20 15600000 9 KÝnh sau « t« ChiÕc 20 13600000 10 ¤ t« kh¸ch HK29 chç ngåi ChiÕc 15 9583350000 11 B¹c B2 C¸i 8650 88359750 T×nh h×nh nhËp hµng n¨m 2004: T×nh h×nh xuÊt hµng n¨m 2004: B¶ng h¹ch to¸n gi¸ trÞ hµng tån kho: C¸c chØ tiªu Tªn vËt t­,hµng ho¸ TrÞ gi¸ hµng ho¸ nhËp vµo Sè l­îng hµng ho¸ dù tr÷ Gi¸ h¹ch to¸n hµng ho¸ dù tr÷ Gi¸ trÞ hµng ho¸ dù tr÷ Bare chasis Tr¸n xe C¸nh cöa l¸i §Ìn s­¬ng mï §Ìn pha KÝnh tr­íc « t« ¤ t« kh¸ch HK29 B¹c B2 Nh×n chung, c«ng t¸c h¹ch to¸n hµng tån kho cña c«ng ty kh¸ ®­îc coi träng, c«ng t¸c nµy ®· gióp c«ng ty lu«n kiÓm so¸t ®­îc nguån vèn cña m×nh. §ång thêi ®©y còng lµ ho¹t ®éng cÇn trong viÖc gióp ban l·nh ®¹o c«ng ty n¾m b¾t ®­îc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty vµ ®­a ra nh÷ng quy ®Þnh thÝch hîp nhÊt trong tõng ®iÒu kiÖn vµ tõng giai ®o¹n cô thÓ trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. 2.4. Ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ c«ng t¸c qu¶n trÞ dù tr÷ hµng ho¸ vÒ mÆt kinh tÕ. Qu¶n trÞ dù tr÷ hµng ho¸ vÒ mÆt kinh tÕ lµ mét c«ng t¸c chiÕm vÞ trÝ ®Æc biÖt quan träng, gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn hµng ho¸ cña c«ng ty. Khi c«ng ty x©y dùng ®­îc nh÷ng ®Þnh møc vËt t­ t­¬ng ®èi chÝnh x¸c sÏ gãp phÇn gióp c«ng ty tr¸nh ®­îc nh÷ng l·nh phÝ, thÊt tho¸t vËt t­ hµng ho¸. Tõ ®ã, x©y dùng ®­îc nh÷ng ®Þnh møc dù tr÷ vËt t­ hµng ho¸ lµ hîp lý nhÊt víi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty, nhê ®ã c«ng ty cã thÓ tiÕt kiÖm ®­îc nh÷ng chi phÝ liªn quan ®Õn dù tr÷ sao cho ®ã lµ phÇn chi phÝ cÇn thiÕt vµ hiÖu qu¶ nhÊt. 2.4.1. Ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ c«ng t¸c x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷ vËt t­, hµng ho¸: Theo quan ®iÓm cña ban l·nh ®¹o c«ng ty, c«ng ty muèn x©y dùng ®­îc ®Þnh møc dù tr÷ vËt t­ hµng ho¸ hiÖu qu¶, ®ång thêi tiÕt kiÖm ®­îc nh÷ng chi phÝ liªn quan ®Õn c«ng t¸c dù tr÷. Muèn vËy th× tr­íc hÕt c«ng ty ph¶i x©y dùng tèt ®Þnh møc sö dông vËt t­ vµ lËp chÝnh x¸c kÕ ho¹ch xuÊt b¸n hµng cña c«ng ty. Nh÷ng hµnh ®éng cô thÓ cña c«ng ty nh­: C«ng ty ®· cã ®éi ngò phßng kü thuËt x©y dùng ®Þnh møc xuÊt vËt t­ cho tÊt c¶ c¸c vËt t­ ®­îc dïng ®Ó ®­a vµo s¶n xuÊt. Thµnh lËp Phßng kinh doanh, chÞu tr¸ch nhiÖm cung øng vËt t­ cho s¶n xuÊt vµ chÞu tr¸ch nhiÖm b¸n c¸c s¶n phÈm kinh doanh cña c«ng ty. Phßng ®· x©y dùng ®­îc nh÷ng kÕ ho¹ch b¸n hµng kh¸ chÝnh x¸c vµ hoµn thµnh tèt nh÷ng kÕ ho¹ch ®ã, còng nh­ nh÷ng phÐp tÝnh phßng ngõa cho nh÷ng ®ét biÕn cña thÞ tr­êng kh¸ tèt. Phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, ®· dùa trªn nh÷ng c¨n cø ®ã ®Ó x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh, x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷ vËt t­ vµ cïng phßng kinh doanh phèi hîp hoµn thµnh nh÷ng kÕ ho¹ch ®ã, ®Æc biÖt lµ thùc hiÖn kh¸ tèt ®Þnh møc dù tr÷ vËt t­, hµng ho¸ ®ã. §iÒu ®ã ®­îc minh chøng b»ng nh÷ng g× mµ c«ng ty ®· thùc hiÖn nh­: + §èi víi nh÷ng vËt t­ hµng ho¸ chñ ®¹o cña c«ng ty th­êng ®­îc dù tr÷ kh¸ æn ®Þnh, Ýt khi r¬i vµo t×nh tr¹ng thiÕu vËt t­ s¶n xuÊt, còng nh­ thiÕu hµng ®Ó b¸n. Tr­íc mét kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, c«ng ty lªn kÕ ho¹ch vÒ vËt t­ chÝnh, phô vµ th­êng nhËp theo c¶ l«, bé c¸c linh kiÖn vËt t­ chÝnh. vÝ dô nh­: NhËp 1 l« hµng 50bé ®å néi thÊt cña xe HK29chç. + Nh÷ng vËt t­, hµng ho¸ ph¸t sinh ®­îc bè trÝ mua kh¸ kÞp thêi. Cô thÓ lµ c«ng ty cã 2 nh©n viªn ®iÒu tiÕt vËt t­ thuéc phßng kinh doanh, chuyªn cã nhiÖm vô mua nh÷ng vËt t­ nguyªn vËt liÖu ph¸t sinh. chÝnh v× vËy c«ng t¸c x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷ vËt t­, hµng ho¸. Vµ th­êng c«ng ty tr× bÞ vËt t­, hµng ho¸ dïng cho 40 ®Õn 50 xe. Thñ kho cã nhiÖm vô “ b¸o nhu cÇu vËt t­” khi vËt t­, hµng ho¸ ®ã theo ®Þnh møc cßn tån kho¶ng 15 ®Õn 20 xe. Nh×n chung, c«ng t¸c x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷ vËt t­ , hµng ho¸ cña c«ng ty ®· ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña s¶n xuÊt kinh doanh, ®ång thêi ®¶m b¶o cho c«ng t¸c b¸n hµng. Song c«ng t¸c x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷ ch­a ph¶i lµ dù tr÷ tèi ­u, ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ nhÊt cho c«ng ty, ch­a gãp phÇn cho c«ng ty sö dông hiÖu qu¶ nhÊt nguån vèn hµng ho¸. NhiÒu khi vÉn xÈy ra t×nh tr¹ng vËt t­ hµng nµy thiÕu, vËt t­ hµng ho¸ kh¸c l¹i dù tr÷ qu¸ nhiÒu. §iÒu nµy cã thÓ dÉn ®Õn ø ®äng vèn, t¨ng nh÷ng chi phÝ cã liªn quan ®Õn c«ng t¸c dù tr÷, mµ nÕu lµm tèt c«ng t¸c x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷ th× cã thÓ tiÕt kiÖm ®­îc. §©y còng chÝnh lµ mét néi dung ®Æc biÖt quan träng cña c«ng t¸c qu¶n trÞ dù tr÷ vÒ mÆt kinh tÕ. 2.4.2. Ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ t×nh h×nh chi phÝ cã liªn quan ®Õn dù tr÷ vËt t­, hµng ho¸: Nh÷ng chi phÝ liªn quan ®Õn c«ng t¸c dù tr÷ vËt t­ hµng ho¸ cña c«ng ty nh­: - Chi phÝ kho tµng, nh©n lùc,…®Ó b¶o qu¶n hµng ho¸ dù tr÷: + Chi phÝ vÒ khÊu hao kho tµng bÕn b·i. §©y lµ chi phÝ thiÕt yÕu cña c«ng t¸c b¶o qu¶n dù tr÷ vËt t­ hµng ho¸. + Chi phÝ vÒ khÊu hao ph­¬ng tiÖn thiÕt bÞ chÊt xÕp hµng ho¸. Chi phÝ nµy lµ chi phÝ cÇn thiÕt, cã tÝnh hiÖu qu¶ cao v× tiÕt kiÖm ®­îc ®¸ng kÓ chi phÝ nh©n lùc. + Chi phÝ tr¶ cho nh©n lùc kho, lµm c«ng t¸c nhËp, xuÊt, b¶o qu¶n hµng ho¸ dù tr÷. + Chi phÝ vÒ c¸c trang thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng t¸c theo dâi qu¶n lý hµng ho¸ trong kho. ……….. - Chi phÝ khi mua hµng th× sÏ cã mét phÇn ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ mua hµng vµ sÏ cã mét phÇn ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ nhËp kho hay chi phÝ cã liªn quan ®Õn dù tr÷ hµng ho¸. - Chi phÝ ph¸t sinh liªn quan tíi c«ng t¸c dù tr÷ hµng ho¸ cña c«ng ty nh­: chi phÝ tr¶ ph©n x­ëng l¾p r¸p « t« dì, chÊt xÕp nh÷ng mÆt hµng nÆng khi nhËp kho. Mua b¹t che b¶o qu¶n mét sè mÆt hµng cã kÝch th­íc lín ph¶i ®Ó b¶o qu¶n bªn ngoµi kho. - Chi phÝ vèn ®Çu t­: TrÞ sè hµng ho¸ tån kho th­êng chiÕm tû träng lín trong vèn l­u ®éng cña c«ng ty. V× thÕ lµm tèt qu¶n trÞ dù tr÷ hay viÖc x©y dùng ®­îc ®Þnh møc dù tr÷ vËt t­ thÝch hîp víi c«ng ty, chÝnh lµ gióp c«ng ty sö dông nguån vèn sao cho hiÖu qu¶ nhÊt, tøc lµ lµm gi¶m chi phÝ vèn ®Çu t­. Bëi vËy chÝnh lµ chi phÝ do dù tr÷ hµng ho¸ qu¸ nhiÒu g©y ø ®äng vèn lµm t¨ng chi phÝ vèn ®Çu t­. - Chi phÝ do gi¸n ®o¹n hµng ho¸ dù tr÷: §©y lµ chi phÝ ph¸t sinh ra do dù tr÷ vËt t­ hµng ho¸ thiÕu, g©y gi¸n ®o¹n s¶n xuÊt vµ nhiÒu khi v× thÕ mµ thiÕu hµng ho¸ phôc vô cho c«ng t¸c b¸n ra. Trong thêi gian qua, nhÊt lµgiai ®o¹n gÇn ®©y, c«ng ty ®· cè g¾ng ®Ó gi¶m thiÓu chi phÝ nµy. Trªn ®©y lµ nh÷ng ph©n tÝch c¨n b¶n vÒ t×nh h×nh chi phÝ cã liªn quan ®Õn dù tr÷ hµng ho¸ cña c«ng ty. Nh×n chung, c«ng ty ®· - ®ang cã nh÷ng cè g¾ng nhÊt ®Þnh ®Ó nh÷ng chi phÝ ®ã ngµy cµng tiÕn dÇn tíi møc hiÖu qu¶ nhÊt. Tãm l¹i, c«ng t¸c qu¶n trÞ dù tr÷ hµng ho¸ vÒ mÆt kinh tÕ cña c«ng ty ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ nhÊt ®Þnh. Song ®Ó ho¹t ®éng nµy thËt sù hiÖu qu¶, ®¸p øng ®­îc kú väng cña c«ng ty th× toµn thÓ cã bé phËn cã liªn quan ®Õn c«ng t¸c qu¶n trÞ dù tr÷ cßn cÇn ph¶i cè g¾ng nhiÒu h¬n n÷a.