Khóa luận Đánh giá Hệ thống Kiểm soát nội bộ về hoạt động thu chi tiền mặt tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Huế

Bảng kê tiền tồn Lập Bảng kê loại tiền tồn quỹ. Niêm phong tiền gửi T.kho; Lập Giao nhận gửi kho; Sổ quỹ. C Till Out đã duyệt 1 Till Out đã duyệt 1 1 Giao nhận gửi kho 1 4 4 Ký, Nhận, k.tra n.phong tiền G.nhận gửi kho đã ký Sổ quỹ 5 5 1 Đối chiếu với hệ thống và xử lý 5 1 D Giấy nộp tiền Giấy nộp tiền Giấy nộp tiền Giao dịch viên TQ phòng nghiệp vụ/TQ giao dịch Thủ quỹ chính Thủ kho Phòng Kế toán Sơ đồ 3: Lưu chuyển chứng từ trong thu tiền. Giao dịch viên TQ chính/TQ giao dịch Thủ kho KH Duyệt Giấy rút tiền. Lập B.kê Bảng kê chi tiền Nhập liệu Kiểm đếm, chi tiền, ký nhận Bảng kê chi tiền A KH Yêu cầu tiếp quỹ Yêu cầu đã duyệt Tr.phòng ký duyệt Lập Phiếu Till In/Out. Bảng kê và TM, lập Sổ quỹ Yêu cầu đã duyệt Phiếu Till Out Phiếu Till In B Tr.phòng ký duyệt Till Out đã duyệt Bảng kê loại tiền Nhận tiền, kiểm đếm, niêm phong Bảng kê loại tiền Phiếu Till In Tr.phòng ký duyệt Till In đã duyệt C Sổ quỹ In chứng từ chi tiền, Nhật ký quỹ Chứng từ chi tiền Nhật ký quỹ 1 2 Trả tiền và ký Giao nhận gửi kho 2 1 Đối chiếu với hệ thống và xử lý 2 1 C Giấy nộp tiền Giấy nộp tiền Giấy nộp tiền Phòng Kế toán Sơ đồ 4: Lưu chuyển chứng từ trong chi tiền. Các quy trình khác Quy định về vận chuyển tiền - Quy trình vận chuyển tiền: Vận chuyển TM là một quy trình được bắt đầu từ khi nhận, đóng gói, niêm phong tiền, bảo quản; bốc xếp lên xe; vận chuyển trên đường, đến địa điểm nhận, giao và hoàn thành đầy đủ các thủ tục giao nhận mới kết thúc. - Vận chuyển tiền phải có Lệnh của Tổng Giám đốc NHNT VN hoặc người được Tổng Giám đốc ủy quyền (Phụ lục 16). Vận chuyển tiền trong nội bộ Đơn vị, giữa Đơn vị với khách hàng trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố thì chứng từ kế toán thay thế. - Người vận chuyển phải có “Giấy ủy quyền vận chuyển tiền”: Biểu mẫu 7: Giấy ủy quyền vận chuyển tiền NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ........................ ............................................ CHI NHÁNH ............... ......, ngày ... tháng ... năm 200... GIẤY ỦY QUYỀN VẬN CHUYỂN TIỀN * Căn cứ vào bản fax/điện thoại yêu cầu tiếp quỹ lúc ... giờ ... ngày ... tháng ... năm 200 ... của Ông/Bà: ......................................, Trưởng phòng/Phụ trách phòng ..............................., Giám đốc Chi nhánh ............................... ủy quyền cho Ông/Bà .......................................... là cán bộ phòng Ngân quỹ/Ban quản lý quỹ ATM nhận số tiền mặt sau tại quỹ chính/Ban quản lý quỹ ATM để tiếp quỹ cho phòng/ATM: ...................................................... A/* Ngoại tệ (USD, EUR ... ): Bằng số: ..................................................................................................... Bằng chữ: .................................................................................................. * Tiền đồng Việt Nam (VND): Bằng số: .................................................................................................... Bằng chữ: .................................................................................................... Người được ủy quyền TP Ngân quỹ/Trưởng quỹ/ Giám đốc Trưởng ban/Trưởng nhóm (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) B/ Xác nhận của nơi nhận tiền: - Đã nhận đủ số tiền nói trên  ....................................... - Số tiền thừa (nếu có)  ....................................... - Số tiền thiếu (nếu có)  ....................................... Thủ quỹ phòng xin tiếp quỹ Trưởng phòng xin tiếp quỹ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) *Trường hợp vận chuyển tiền tiếp quỹ ATM, Chi tiền/Thu tiền tại địa chỉ theo yêu cầu của KH trong cùng địa bàn Tỉnh, Thành phố cũng sử dụng phần (A) mẫu này. - Phương tiện vận chuyển tiền: Vận chuyển tiền phải sử dụng xe ôtô chuyên dùng hoặc phương tiện vận chuyển chuyên dùng. Trường hợp vận chuyển bằng phương tiện khác (máy bay, tàu hỏa, tàu biển ...), Tổng Giám đốc/Giám đốc Đơn vị được phép quyết định và giao nhiệm vụ bảo vệ cụ thể cho người áp tải hàng để đảm bảo an toàn tài sản. - Bảo quản, đảm bảo bí mật thông tin vận chuyển tiền: Tiền khi vận chuyển phải được đóng gói, niêm phong; Người tổ chức và tham gia vận chuyển phải tuyệt đối giữ bí mật về thời gian, hành trình, loại hàng, khối lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển, phương tiện bảo quản tài sản; Trường hợp vận chuyển bằng xe chuyên dùng của Đơn vị, người không có nhiệm vụ không được đi trên phương tiện vận chuyển tiền. - Đảm bảo an toàn trên đường vận chuyển tiền: Phải tổ chức vận chuyển tiền vào ban ngày (trừ trường hợp phụ thuộc phương tiện vận chuyển như tàu hỏa, máy bay ...), hạn chế giao nhận hàng vào ban đêm; Vận chuyển đường dài, khi cần nghỉ dọc đường phải đỗ xe nơi an toàn. Trường hợp nghỉ trên đường qua đêm, phải đưa xe hàng vào trụ sở Đơn vị thành viên hoặc NHNN, TCTD (nếu trên địa bàn không có trụ sở Đơn vị thành viên) hoặc trụ sở đơn vị công an, quân đội để có điều kiện đảm bảo an toàn, phối hợp bố trí trực canh gác xe hoặc gửi vào bảo quản trong kho tiền. Ví dụ: Khi vận chuyển tiền từ chi nhánh VCB Huế ra Hội sở chính, nếu cần nghỉ lại qua đêm ở Thanh Hóa thì phương tiện vận chuyển tiền phải được bảo vệ ở trụ sở của VCB Thanh Hóa. - Phối hợp bảo vệ an toàn tiền trong vận chuyển: Đơn vị nếu nhận được thông báo vận chuyển tiền của các đơn vị thuộc ngành ngân hàng (Đơn vị thành viên NHNT, NHNN, TCTD...) có sự cố trên tuyến đường của địa phương mình, phải chủ động liên lạc, phối hợp với cơ quan cảnh sát, cùng lực lượng của xe vận chuyển có biện pháp đảm bảo an toàn tài sản. Trường hợp cần thiết, đề nghị Ủy ban nhân dân địa phương phối hợp và có trách nhiệm xử lý kịp thời những sự cố xảy ra. - Tổ chức tiếp nhận tiền: Khi tiền vận chuyển đến, Đơn vị phải huy động lực lượng lao động tiếp nhận hàng nhanh nhất (kể cả ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, ngày lễ) để đưa hàng vào kho tiền bảo quản an toàn. - Bố trí lực lượng vận chuyển và trách nhiệm của người áp tải: Xe vận chuyển tiền của các Đơn vị phải có lực lượng bảo vệ được trang bị vũ khí. Tùy theo khối lượng, giá trị và tính chất của mỗi chuyến hàng mà Đơn vị bàn bạc, thống nhất để quyết định số lượng người đi bảo vệ; Người áp tải tiền là người phụ trách chung trên đường vận chuyển, chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tiền, tổ chức thực hiện việc giao nhận, vận chuyển, bảo vệ; Trường hợp khối lượng tiền lớn phải tổ chức thành đoàn xe có một số người áp tải thì Tổng Giám đốc/Giám đốc Đơn vị chỉ định một cán bộ áp tải làm trưởng đoàn. Ví dụ: Khi số lượng tiền nhiều phải cần áp tải 3 xe đi thì Giám đốc chi nhánh cử một cán bộ làm trưởng đoàn để chỉ đạo công việc hộ tống xe tiền. - Trách nhiệm bảo vệ vận chuyển tiền: Lực lượng bảo vệ có trách nhiệm: có phương án bảo vệ hàng, người và phương tiện từ khi bắt đầu nhận hàng đến khi giao hàng xong và trở về trụ sở cơ quan an toàn; chấp hành đúng quy định trong vận chuyển; xử lý các trường hợp cụ thể xảy ra, không để xe bị kiểm tra, khám xét dọc đường. Khi xảy ra sự cố mất an toàn, phải trực tiếp chiến đấu và phân công các thành viên trong đoàn phối hợp bảo vệ người, tiền và phương tiện. - Trách nhiệm của người điều khiển phương tiện: Người điều khiển phương tiện chịu trách nhiệm về kỹ thuật của phương tiện vận chuyển; chấp hành đúng quy định; chấp hành luật lệ giao thông; chủ động xin giấy ưu tiên hoặc mua vé qua cầu, phà nhanh chóng. - Sổ sách theo dõi vận chuyển hàng tiền: Đơn vị mở sổ theo dõi từng chuyến hàng, bố trí nhân lực, phương tiện, lịch trình vận chuyển. Quy trình kiểm tra, kiểm kê quỹ định kỳ Định kỳ kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ: - Kiểm tra toàn diện và tổng kiểm kê TM mỗi năm 02 lần, thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 hằng năm và 0 giờ ngày 01 tháng 07 hằng năm. - Do đặc thù của hệ thống ATM nên việc kiểm kê, kiểm quỹ được tiến hành theo nguyên tắc: Tiếp quỹ mới cho toàn bộ hệ thống ATM và kiểm quỹ thực tế đối với các hộp tiền ATM vừa lấy về. Số liệu lập báo cáo kiểm kê, kiểm quỹ được lấy trên cơ sở cân đối ngày giao dịch cuối cùng của tháng 06 và tháng 12. - Kiểm quỹ TM giao dịch của Đơn vị vào cuối giờ làm việc mỗi ngày. Kiểm kê, kiểm quỹ đột xuất trong các trường hợp: - Khi thay đổi các thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt. - Khi thay đổi ổ khóa hoặc bị mất chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt. - Khi nghi ngờ có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy thu chi tiền mặt hoặc hàng đặc biệt vận chuyển trên đường; phát hiện có nhầm lẫn về tài sản trong khi xuất nhập kho tiền và thu chi tiền mặt. - Khi có lệnh hoặc văn bản kiểm tra kho tiền của Thống đốc NHNN/Giám đốc Chi nhánh NHNN/Chủ tịch HĐQT NHNT VN/Tổng Giám đốc NHNT VN/Giám đốc Đơn vị. - Kiểm tra việc kiểm đếm, tuyển chọn TM. Bàn giao tài sản khi thay đổi các thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền: Khi thay đổi một trong ba thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền (Giám đốc, Trưởng phòng kế toán, Thủ kho tiền) phải tiến hành bàn giao TM. Tùy theo yêu cầu công việc, thời gian nghỉ, Giám đốc có thể quyết định bằng văn bản việc bàn giao từng phần hay toàn bộ tài sản. Người nhận phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, kiểm đếm, không được ủy quyền cho người khác làm thay. Quy định về Hội đồng kiểm kê/kiểm đếm/ kiểm quỹ cuối ngày: - Khi thực hiện kiểm kê định kỳ/Mỗi lần tổ chức kiểm đếm tờ, miếng các loại TM đã nhận theo bao, thùng tiền hay bó, túi tiền nguyên niêm phong của NHNN hay các TCTD khác, Giám đốc có quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê/kiểm đếm tiền. Thành phần của Hội đồng kiểm kê hay Hội đồng kiểm đếm tiền gồm: - Giám đốc: Chủ tịch Hội đồng. - Các ủy viên: Trưởng phòng kế toán, Trưởng phòng Ngân quỹ, Kiểm tra trưởng hoặc cán bộ kiểm tra nội bộ. - Hội đồng trưng tập một số cán bộ giúp việc do Chủ tịch Hội đồng quyết định. - Hội đồng lập biên bản kiểm đếm hay biên bản kiểm kê và xử lý thừa, thiếu tài sản theo quy định. - Trường hợp cần kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ đột xuất phải thành lập Hội đồng, thành phần Hội đồng do Thủ trưởng cấp quyết định kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ đột xuất quy định, nhưng không được ít hơn thành phần theo quy định trên. - Việc kiểm quỹ cuối ngày của Đơn vị do Giám đốc, Trưởng phòng kế toán, Trưởng phòng Ngân quỹ thực hiện hoặc người được Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Ngân quỹ ủy quyền. - Việc kiểm quỹ cuối ngày của Thủ quỹ giao dịch do Trưởng phòng Ngân quỹ hoặc người được Trưởng phòng Ngân quỹ ủy quyền và Thủ quỹ giao dịch thực hiện. - Việc kiểm quỹ cuối ngày của các phòng nghiệp vụ có quỹ do Trưởng phòng hoặc người được Trưởng phòng ủy quyền, Kiểm soát viên/Giao dịch viên và Thủ quỹ phòng nghiệp vụ thực hiện. Việc kiểm quỹ cuối ngày được thực hiện trên cơ sở số liệu “Tồn quỹ cuối ngày” của sỗ quỹ, “Cash in hand” của nhật ký quỹ theo trình tự sau: - Kiểm đếm tờ, miếng đối với số TM không chẵn bó, túi (nếu có). - Kiểm tra niêm phong trên các bó, bao, túi, thùng tiền, tải/thùng chuyên dùng; - Tại các phòng nghiệp vụ có quỹ: Dưới sự chứng kiến của các thành viên kiểm quỹ, Giao dịch viên (Phòng không có Thủ quỹ phòng nghiệp vụ), Thủ quỹ phòng nghiệp vụ cho toàn bộ số tiền không chẵn bao, túi, thùng vào tải/thùng chuyên dùng và dùng niêm phong có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia kiểm quỹ để niêm phong. - Tại phòng Ngân quỹ: Dưới sự chứng kiến của các thành viên, Thủ quỹ chính cho toàn bộ số tiền không chẵn bao, túi, thùng vào tải/thùng chuyên dùng và dùng niêm phong có chữ ký của Trưởng phòng và Thủ quỹ để niêm phong. - Việc kiểm quỹ TM ATM cuối ngày căn cứ vào số dư trên tài khoản “Tiền mặt tại hộp Cassette của máy ATM”. Trưởng ban, Kiểm soát viên và Thủ quỹ thuộc Ban quản lý quỹ TM ATM thực hiện kiểm quỹ theo hộp nguyên niêm phong, kiểm đếm tờ đối với số tiền không chẵn bó, kiểm đếm đủ 10 thếp trong bó tiền và kiểm tra tình trạng niêm phong của các bó, bao tiền và hộp tiền ATM. Dưới sự chứng kiến của các thành viên kiểm quỹ, Thủ quỹ cho toàn bộ số tiền không chẵn bao, hộp tiền vào tải/thùng chuyên dùng và dùng niêm phong có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia kiểm quỹ để niêm phong. - Giám đốc, Trưởng phòng Ngân quỹ, Trưởng phòng nghiệp vụ có quỹ có thể huy động thêm một số cán bộ nhân viên giúp việc kiểm quỹ cuối ngày. Kiểm tra, giám sát kiểm kê, kiểm quỹ: Đơn vị tổ chức việc giám sát, kiểm kê, kiểm quỹ cuối ngày theo quy chế kiểm tra nội bộ, quy định về kiểm tra, kiểm soát nội bộ của NHNT. Xử lý thừa, thiếu tiền mặt Xử lý thừa, thiếu tài sản trong giao nhận, đóng gói: - Trường hợp thiếu tiền mặt theo biên bản của Hội đồng kiểm đếm, Hội đồng kiểm kê: người có tên trên niêm phong bó, bao, túi, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng phải bồi thường 100% giá trị tài sản tổn thất. Nếu tái phạm, thì tùy mức độ phải chịu kỷ luật theo quy định hiện hành. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật. Các trường hợp thừa tiền trong bó, túi, bao, thùng sẽ được hạch toán theo quy định của NHNT. - Trường hợp đã giao nhận theo bó, túi tiền nguyên niêm phong (sau đó kiểm đếm tờ, miếng), mọi thừa, thiếu tiền phải lập biên bản giữ lại niêm phong bó, túi tiền và gửi kèm theo biên bản cho đơn vị có bó, túi tiền để xử lý: Nếu chênh lệch thừa tiền (tổng số tiền thừa lớn hơn tổng số tiền thiếu) thì báo Có/thông báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao. Nếu chênh lệch thiếu tiền (tổng số tiền thừa nhỏ hơn tổng số tiền thiếu), thì báo Nợ/thông báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao. - Trường hợp khi giao nhận bó, túi, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng không còn nguyên niêm phong thì bên giao, bên nhận lập biên bản ghi rõ tình trạng niêm phong và kiểm kê toàn bộ số tiền thực tế trong bó, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng đó để truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản, vận chuyển tài sản và trách nhiệm của những người có liên quan. Ví dụ: Ngày 20/03/200X, sau khi Hội đồng kiểm đếm tờ của bó nguyên niêm phong trong quỹ TM phát hiện thiếu mất 10.000.000đ. Khi đó, những người có tên trên niêm phong đó sẽ phải chịu trách nhiệm tìm hiểu nguyên nhân và bồi hoàn toàn bộ số tiền đó. Số tiền trong bó được hạch toán theo quy định. Đối với số tiền thiếu: Ngay trong ngày phải xử lý và hạch toán ngay vào sổ: Nợ TK “Tài sản thiếu chờ xử lý”: 10.000.000đ Có TK “Tiền mặt tại quỹ”: 10.000.000đ Đối với số tiền thừa: Hạch toán thừa tiền, tìm hiểu nguyên nhân và hạch toán lại. Nợ TK “Tiền mặt tại quỹ”: Số tiền thừa. Có TK “Tài sản thừa chờ xử lý”: Số tiền thừa. Khi NH nhận bó nguyên niêm phong phát hiện thiếu tiền: Chuyển Giấy báo nợ cho KH số tiền thiếu. Nếu phát hiện thừa tiền, gửi Giấy báo có cho KH. Xử lý thừa, thiếu tài sản trong kho tiền, quầy giao dịch, trên đường vận chuyển: - Các trường hợp phát hiện thừa hoặc thiếu tiền mặt trong kho tiền, quầy giao dịch, trong quá trình vận chuyển, Giám đốc Đơn vị phải quyết định kiểm kê toàn bộ tài sản có liên quan. Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Kiểm tra trưởng, Trưởng phòng Ngân quỹ phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, lập biên bản, ghi sổ sách và truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản tài sản, trách nhiệm của những người có liên quan để xử lý kịp thời thu hồi toàn bộ giá trị thiếu, mất. - Những vụ thiếu, mất tiền mặt có giá trị từ 10.000.000đ (mười triệu đồng) trở lên phải báo cáo ngay cho Ban Giám đốc để kịp thời xử lý, đồng thời phải điện báo cáo Hội sở chính NHNT VN và Chi nhánh NHNN trên địa bàn trong vòng 24 giờ. Những vụ mất tiền có dấu hiệu do kẻ gian đột nhập lấy cắp, cướp tài sản; do tham ô, lợi dụng (có yếu tố cấu thành tội phạm), phải giữ nguyên hiện trường báo cáo cơ quan công an. Ví dụ: Ngày 15/06/200X, sau khi đối chiếu với Nhật ký quỹ, GDV phát hiện thiếu số tiền 500.000đ. Khi nhận được báo cáo, Giám đốc chỉ đạo Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Ngân quỹ kiểm kê quỹ, lập biên bản và truy cứu trách nhiệm. Lúc đó hạch toán như sau: Nợ TK “Tài sản thiếu chờ xử lý”: 500.000đ Có TK “Tiền mặt”: 500.000đ. Sau khi tìm hiểu kỹ, phát hiện GDV trả tiền thừa cho khách hàng nhưng không rõ KH đó là ai. GDV phải chịu trách nhiệm bồi thường số tiền trên. Nợ TK “Tiền mặt”: 500.000đ Có TK “Tài sản thiếu chờ xử lý”: 500.000đ Xử lý thiếu, mất do sơ suất trong nghiệp vụ: Trường hợp do sơ suất trong giao nhận, kiểm đếm, bảo quản, vận chuyển dẫn đến thiếu, mất tiền mặt, qua xác minh không có biểu hiện tham ô, lợi dụng tài sản thì phải bồi thường toàn bộ thiệt hại và bị xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Các Đơn vị thành lập Hội đồng xử lý thừa/thiếu tài sản để xử lý các vụ việc theo Quy chế tài chính của NHNT VN. Các thành viên của Hội đồng xử lý thừa/thiếu tiền mặt là những người không liên quan đến các vụ việc thừa/thiếu này. Xử lý thiếu, mất do nguyên nhân chủ quan: - Giám đốc Đơn vị và những người có trách nhiệm quản lý, giám sát, bảo quản an toàn tiền mặt, nếu không hoàn thành nhiệm vụ để xảy ra thiếu, mất tiền trong kho quỹ hoặc để cán bộ thuộc quyền quản lý tham ô, lợi dụng, lấy cắp tài sản thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật; có liên đới trách nhiệm vật chất đến vụ mất tiền, mất tài sản thì phải bồi hoàn; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự. - Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, nếu tham ô, lợi dụng tiền mặt thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và buộc thôi việc; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự. Rủi ro trong hoạt động thu chi tiền mặt TM là tài sản rất “nhạy cảm” nên khả năng xảy ra gian lận, biển thủ thường rất cao. Các thủ thuật gian lận về TM là rất đa dạng và thường được che giấu tinh vi để hệ thống KSNB không ngăn chặn hay phát hiện được. Vì thế, quản lý TM chứa đựng trong nó rất nhiều rủi ro, trong đó phải kể đến những rủi ro sau đây: - Hiện tượng thừa, thiếu trong quá trình thu chi TM do gian lận, biển thủ; Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán; - Sự không khớp đúng của các yếu tố trên chứng từ giữa chứng từ gốc và các giao dịch đã được ghi chép vào sổ kế toán. - Chênh lệch TM tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ; Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng; Số dư quỹ TM âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu; Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền; Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn. - Chưa có biên bản tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, biên bản được lập không hợp lệ. - Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực hiện đúng theo quy trình, phiếu thu chi không đủ số liên theo quy định; Hạch toán thu chi TM không đúng kì;Có nhiều quỹ TM; Có nghiệp vụ thu chi tiền mặt với số tiền lớn, vượt quá định mức trong quy chế tài chính. Phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền trước và sau ngày khóa sổ. - Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của Giám đốc đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh. - Chi quá định mức tiền mặt theo quy chế tài chính của Ngân hàng nhưng không có quyết định hoặc phê duyệt của Giám đốc; Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …); Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh; Không có báo cáo quỹ định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu. - Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt; Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám đốc, kế toán trưởng. - Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ. Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm. - Chứng từ giao dịch không hợp lệ, không đầy đủ, không chính xác; Giao dịch không đúng người, đúng đối tượng. Các nghiệp vụ giao dịch không được ghi nhận, ghi nhận không đúng thời điểm, không có thật hay phân loại chưa hợp lý, tính toán không đúng. - Rủi ro từ phía khách hàng: giả mạo chữ ký, cạo sửa số tiền, tiền giả… Chính có quá nhiều rủi ro như vậy, việc thiết lập một hệ thống KSNB chặt chẽ, với các thủ tục kiểm soát hợp lý là điều rất cần thiết để duy trì hoạt động thu chi tiền mặt, và giảm rủi ro tới mức tối thiểu, đảm bảo thực hiện các mục tiêu của ngân hàng có hiệu quả. Các nội dung cần xem xét và các thủ tục kiểm soát nội bộ cần thực hiện Phân công, phân nhiệm Phân công, phân nhiệm là các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng một người không được đảm nhiệm nhiều công việc liên quan đến nhau: Hoạt động Cấp phép Quản lý tài sản Hạch toán Thủ tục Đóng mở tài khoản ký gửi của khách hàng x Thực hiện các giao dịch thanh toán và nhận tiền gửi x Phê duyệt việc gửi và rút các khoản tiền (xem xét những yêu cầu cần báo cáo đối với những khoản giao dịch lớn về tiền) x Hạch toán chi tiết các giao dịch x Xử lý những giao dịch chưa được thực hiện, bị trả lại, những khoản bất thường. x Kiểm tra những báo cáo về những khoản bất thường để cập nhật thông tin vào hồ sơ và vào thông tin giao dịch x Phê duyệt việc truy cập các chương trình và xem hồ sơ dữ liệu về tiền gửi KH x Kiểm soát việc thay đổi tên, điều chỉnh và những thay đổi khác trên hồ sơ chủ. x Kiểm soát việc lập và gửi các bản kê tài khoản x Giải quyết thắc mắc và khiếu nại của khách hàng x Đối chiếu sổ chi tiết tiền gửi và lãi giao dịch với số liệu trên sổ cái x Kiểm soát việc truy cập vào những tài khoản ngưng hoạt động trong thời gian dài và những tài khoản không địa chỉ x Ủy quyền Ủy quyền: Tất cả các giao dịch được thực hiện phải tuân theo sự ủy quyền chung và riêng của cấp quản lý cho từng trường hợp cụ thể. Tại NH TMCP VCB chi nhánh Huế, việc ủy quyền được thực hiện đồng bộ và có cơ sở rõ ràng. Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Phê duyệt đóng, mở tài khoản và lập chứng từ chi tiết các điều khoản, trách nhiệm và việc ủy quyền từ phía KH Đại diện bộ phận dịch vụ KH tại chi nhánh chịu trách nhiệm đối việc mở tài khoản và lập các chứng từ dựa trên quy trình mở tài khoản được ban giám đốc phê duyệt và triển khai. Phê duyệt các giao dịch trong phạm vi hướng dẫn cụ thể như là điều chỉnh tài khoản, lãi phạt, và các khoản phí phụ. Các giám đốc và nhân viên kế toán thuộc mỗi chi nhánh sẽ phê duyệt việc ngưng tính lãi phạt, phí dịch vụ. Phê duyệt những thay đổi trong việc lưu trữ hồ sơ Việc lưu trữ hồ sơ tài khoản sẽ được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Bên quản lý có thể kiểm tra tất cả các hồ sơ lưu trữ thông qua một hệ thống. Giám sát đối với những tài khoản ngưng hoạt động trong thời gian dài. Việc gửi và rút tiền từ tài khoản ngưng hoạt động trong thời gian dài cần được phê duyệt bởi trưởng bộ phận. Những khoản này sẽ cần được xem xét bởi cán bộ điều hành trước khi hạch toán. Định lãi suất, phí dịch vụ và kỳ đáo hạn và những tài khoản không kỳ hạn. Việc định lãi suất, phí dịch vụ, kỳ đáo hạn và những tài khoản không kỳ hạn đòi hỏi phải có sự phê duyệt của phó chủ tịch điều hành. Sử dụng tài sản Sử dụng tài sản: Sử dụng tài sản và thông tin được thực hiện trong phạm vi cho phép và được ủy quyền của cán bộ cấp trên. Việc sử dụng tài sản là rất quan trọng. Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Chỉ có cán bộ thu ngân được ủy quyền mới được phép vào quỹ tiền mặt tại quầy thu ngân Tiền quỹ được khóa kín trong các tủ bảo hiểm trong hầm an toàn vào buổi tối. Trong giờ hành chính, nhân viên thu ngân phải khóa tủ. Khi rời quầy , bộ chìa khóa dự phòng được đặt dưới kiểm soát kép. Chỉ một số cá nhân được ủy quyền với đầy đủ chứng từ được phê duyệt mới được phép ra vào quỹ tiền mặt để bổ sung quỹ tiền mặt tại quầy thu ngân. Tiền quỹ ngân hàng được giữ trong hầm an toàn chính và được khóa tổng . Chỉ thủ quỹ chính chịu trách nhiệm về tiền trong kho mới được phép mở. Nhằm ngăn chặn việc sử dụng không đúng mục đích các tài khoản tiền gửi, các cá nhân nhận tiền phải là người không đảm nhiệm công việc đối chiếu tổng tiền thu và sổ chi tiết. Việc đối chiếu sổ sách và quỹ thực tế do phòng kế toán thực hiện. Việc truy cập vào các hồ sơ thu chi tiền chỉ giới hạn cho những cá nhân được ủy quyền ghi nhận các nghiệp vụ đó căn cứ trên chứng từ phê duyệt. Hệ thống thu ngân được giới hạn cho những thu ngân và Ban giám đốc (BGĐ). BGĐ phê duyệt hoặc giới hạn quyền truy cập vào các chứng từ và hồ sơ tiền gửi, kiểm soát và phê chuẩn những thay đổi trong các chu trình gửi tiền. Các mức độ bảo mật khác nhau được đưa ra theo cấp bậc và yêu cầu công việc được phân công. Các tài khoản không giao dịch được xác định và kiểm soát riêng theo định kỳ. Chỉ có cá nhân được ủy quyền có thể phê duyệt giao dịch trên tài khoản này. Các tài khoản không hoạt động được tách riêng và liệt kê trên báo cáo tài khoản không hoạt động hàng tháng. Giao dịch trên các tài khoản này được phê duyệt bởi cán bộ trong phòng giao dịch. Đối chiếu tài sản Đối chiếu tài sản: Các giá trị tài sản ghi sổ được so sánh với tài sản thực tế theo định kỳ. Tất cả các chênh lệch phát sinh sẽ được xử lý. Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Tiền tại quầy thu ngân được cân đối hàng ngày bằng cách đối chiếu với bảng tổng hợp các nghiệp vụ thu chi tiền mặt. Quỹ tại quầy thu ngân được cân đối hàng ngày bởi bộ phận kế toán Quỹ tiền mặt trung tâm được cân đối hằng ngày với sổ chi tiết. Quỹ tiền mặt trung tâm được cân đối hàng ngày bởi bộ phận kế toán. Các tài khoản được ngân hàng kiểm soát, được đối chiếu và kiểm tra định kỳ bởi những cán bộ độc lập với chức năng bảo quản tiền gửi. Các tài khoản này được xác định và cân đối hàng ngày. Tất cả các hồ sơ được kiểm tra hàng năm theo luật định. Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi được đối chiếu định kỳ với sổ cái và các điểm chênh lệch sẽ được kiểm tra và xử lý một cách độc lập. Các Giấy nộp tiền được cân đối hàng ngày với sổ cái bởi phòng giao dịch. Tất cả các tài khoản ngân hàng được đối chiếu định kỳ với sổ cái bởi cán bộ độc lập với chức năng thu chi tiền mặt Các Giấy nộp tiền được cân đối hàng ngày bởi cán bộ ngân hàng không có chức năng thu chi tiền mặt. Các bảng kê định kỳ được gửi đến cho những người gửi tiền để xác nhận số dư tiền gửi, lãi suất, kỳ đáo hạn. Việc gửi bảng kê , việc kiểm tra các tài khoản không gửi bảng kê hoặc bảng kê bị trả lại do không gửi được và giải quyết những thắc mắc của khách hàng sẽ được thực hiện bởi một nhân viên độc lập với việc nhận tiền gửi và cho rút tiền. Các bảng kê được gứi hàng tháng, các bảng kê tài khoản tiền gửi tiết kiệm hàng quý bởi các nhân viên độc lập với việc nhận tiền gửi và cho rút tiền. Tổng đài sẽ giải quyết các thắc mắc của khách hàng và họ không có khả năng nhận tiền gửi hoặc cho rút tiền. Các thư được trả lại sẽ được xử lý bởi phòng giao dịch. Hạch toán Hạch toán: Các nghiệp vụ được hạch toán để lập báo cáo tài chính theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận và cho việc duy trì, đối chiếu, giải trình tài sản. Mục tiêu / Sai sót có thể xảy ra Thủ tục kiểm soát ngăn chặn và phát hiện sai sót Tất cả các nghiệp vụ được ghi nhận: Các nghiệp vụ gửi và rút tiền, có liên quan đến các tài khoản tiền gửi, có thể không được ghi nhận. Phần mềm chuyên dùng của ngân hàng có nhiều công cụ kiểm soát để ngăn chặn những vấn đề liên quan đến việc hạch toán đúng các nghiệp vụ phát sinh. Chỉ một số nhân viên quản trị chuyên biệt mới được phép truy cập, sửa đổi các đặc tính này. Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận là có thật. Các nghiệp vu thu chi có thể là ảo.hoặc được ghi nhận nhưng có thể không phát sinh + Sự gia tăng số lượng nghiệp vụ không được kết số có thể là một biểu hiện của vấn đề này. Nhân viên bảo vệ và giám đốc thanh tra hằng ngày những báo cáo khả nghi để phát hiện các khoản tiền gửi ảo. + Mức thu nhập sẽ giảm xuống và báo cáo tài sản và nợ phải trả phải được kiểm tra để phát hiện các yếu tố không đồng nhất. Được định giá đúng: Số tiền gửi hoặc rút ghi trên sổ là không đúng. Các bảng kê được gửi cho KH để kiểm tra tính chính xác của tài khoản. Tổng các Giấy nộp tiền sẽ không khớp với sổ cái nếu các khoản phí không được hạch toán đúng. - Ghi nhận đúng thời điểm: Các giaodịch gửi rút tiền ghi nhận không đúng thời kỳ, thời điểm. - Tình trạng không cân đối tiền quỹ sẽ xuất hiện nếu giao dịch liên quan đến tiền. Các đặc tính về phần mềm giúp hạch toán tự động các chi phí. Các mức bảo mật truy cập được thiết lập để hạn chế khả năng sửa chữa thông tin. Việc thay đổi cấp tài khoản có thể dẫn đến việc phải sửa chữa và phí dịch vụ phát sinh ngoài dự tính. Phân loại hợp lý: Các giao dịch gửi, rút tiền, không được ghi nhận vào đúng hồ sơ lưu trữ hay sổ chi tiết giao dịch. Toàn bộ phần hành được hợp nhất trực tiếp lên nhật ký chung và ra báo cáo thông báo về tình trạng không cân đối. Cộng đúng: Các giao dịch gửi/ rút tiền không được kết chuyển lên Nhật ký chung một cách chính xác. Các đặc tính của phần mềm được thiết lập đối với hầu hết các giao dịch nhằm kết chuyển tự động thông qua các giao diện. Nếu các đặc tính hợp nhất được thiết kế chính xác, tất cả các bút toán đều được kết chuyển chính xác. Xem xét thêm các kiểm soát bằng hệ thống vi tính Kiểm soát bằng hệ thống vi tính: Các thủ tục kiểm soát trong quản lý ngân hàng nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các kiểm soát nghiệp vụ thực hiện bởi máy tính và phần mềm máy tính. Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Để đảm bảo tính phân quyền, chạy thử và phê duyệt những thay đổi trong chương trình vi tính. Dưới sự chỉ đạo duy nhất của Ban Giám đốc, việc thay đổi chương trình chỉ được thưc hiện bởi nhà cung cấp phần mềm. Đảm bảo việc phân quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu và nghiệp vụ. Chỉ các nghiệp vụ được ủy quyền, được phê duyệt nhập vào cơ sở dữ liệu. Hệ thống phần mềm phải được thiết kế có điều kiện cập nhật, tức là chỉ những nghiệp vụ đủ điều kiện mới được phần mềm chấp nhận. Các thủ tục khác được thiết kế để đảm bảo tính hiệu quả liên tục của các thủ tục kiểm soát hoặc tính chính xác của các số liệu sử dụng trong các thủ tục kiểm soát. Các thay đổi đối với các tài khoản ứng dụng hoặc các đặc tính của phần mềm bảo trì bởi bên thứ ba cần được phê duyệt bằng văn bản từ lãnh đạo ngân hàng. Quy trình kiểm soát chứng từ trong hoạt động quản lý tiền mặt Mục đích của việc kiểm soát chứng từ - Nhằm đảm bảo tính chính xác của nghiệp vụ kế toán phát sinh, đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng và khách hàng. - Đảm bảo sự phù hợp với những quy định của nhà nước, của NHNT VN. - Cụ thể trách nhiệm cùa từng nhân viên, từng bộ phận. - Đảm bảo an toàn số liệu. - Đánh giá được khả năng, năng lực công việc của từng nhân viên thực hiện các giao dịch, và xác định được bộ phận hay cá nhân làm sai quy trình nghiệp vụ. Quy trình kiểm soát chứng từ trong hoạt động quản lý tiền mặt Quy trình kiểm soát chứng từ trong quản lý TM được thực hiện theo 3 bước: kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiếm soát sau khi thực hiện nghiệp vụ. Kiểm soát trước Kiểm soát trước do GDV thực hiện: KH lập và nộp chứng từ (Giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền, giấy chuyển tiền) cho GDV, GDV kiểm soát chứng từ trước khi giao dịch. Nội dung kiếm soát : - Tính hợp lệ của chứng từ: chứng từ lập theo mẫu quy định, phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác yếu tố trong chứng từ, không tẩy xóa, sửa chữa. - Sự phù hợp của chứng từ: nội dung trên chứng từ phải phù hợp với các giấy tờ xuất trình, phù hợp với các thông tin về khách hàng đã được đăng ký trước, phù hợp với những quy định của NHNN và NHNT. - Tính đầy đủ của chứng từ: số liên, các tài liệu, giấy tờ kèm theo để đảm bảo thực hiện nghiệp vụ theo đúng quy định. - Tính chính xác của chứng từ: số tài khoản, sự khớp đúng của số tiền bằng số và bằng chữ, loại tiền, số tiền phí, tiền lãi. - Kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng phải đủ với số tiền giao dịch. - Giao dịch đúng người, đúng đối tương: GDV phải nhận dạng KH bằng cách đối chiếu KH trong ảnh CMND/trong các giấy tờ có ảnh khác, giấy giới thiệu của cơ quan. Sau khi giao dịch: - Nếu các nội dung kinh tế không phù hợp, không chính xác thì trả chứng từ cho KH, hướng dẫn KH thực hiện lại cho phù hợp, chính xác. Nếu các nội dung kiểm tra phù hợp, chính xác thì hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Số tiền giao dịch nằm trong hạn mức giao dịch của GDV thì GDV tiếp tục hoàn tất giao dịch đối với KH. Số tiền vượt hạn mức giao dịch của GDV thì giao dịch viên phải chuyển chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ cho Thủ quỹ. Kiểm soát trong Kiểm soát trong do Thủ quỹ thực hiện: Sau khi nhận chứng từ từ GDV (đối với các giao dịch vượt hạn mức của giao dịch viên), Thủ quỹ tiến hành kiểm soát chứng từ. Nội dung kiểm soát: - Kiểm tra sự khớp đúng về số tiền bằng số và bằng chữ, loại tiền, số tài khoản, tên tài khoản của người nhận tiền và trả tiền giữa chứng từ gốc và dữ liệu mà GDV đã hạch toán trên máy vi tính. - Kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng. - Kiểm tra mẫu chữ ký, mẫu dấu chứng từ gốc và dữ liệu trên máy tính. - Kiếm soát sự liên kết giữa tài khoản tiền gửi và các tài khoản đảm bảo khác. - Tình trạng tài khoản: ngủ hay hoạt động. - Đối với tài khoản tiết kiệm cần phải kiểm tra thêm các yếu tố như: việc tạo tài khoản mới của GDV có phù hợp, đúng theo yêu cầu của kiếm KH về loại sản phẩm, loại tiền. Việc kết nối thông tin của chủ tài khoản đã có sẵn trong hệ thống với yêu cầu của chứng từ có đúng hay không, đồng thời kiểm soát các giao dịch điều chỉnh lãi, chiết khấu lãi, thoái chi lãi. - Đối với các giao dịch khác (phong tỏa, giải tỏa tài khoản tiền gửi, chưyển đổi tình trạng tài khoản…) cần phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ nội bộ trong ngân hàng (chứng từ này được lập chứng từ các phòng ban, chi nhánh của khách hàng phải đúng qui định như giấy đề nghị phong tỏa, giải tỏa tài khoản…) - Kiểm tra việc hạch toán kế toán. - Kiểm tra việc tính phí, tính lãi theo đúng qui định Sau khi kiếm soát: - Nội dung kiểm tra không phù hợp hoặc không chính xác thì trả chứng từ cho giao dịch viên để giao dịch viên trả lại cho các bộ phận liên quan thực hiện lại cho phù hợp, chính xác. Trong trường hợp nếu phát hiện hoặc nghi ngờ khách hàng có dấu hiệu lừa đảo hoặc gian dối thì phải báo ngay cho trưởng đơn vị để kịp thời xử lý . - Các nội dung kiểm tra phù hợp, chính xác thì cập nhật giao dịch vào hệ thống, ký tên vào nơi kiếm soát trên chứng từ và chuyển lại chứng từ cho giao dịch viên để giao dịch viên hoàn tất giao dịch với khách hàng. Kiểm soát sau Kiểm soát sau do Thủ quỹ thực hiện vào cuối ngày giao dịch: Cuối ngày, GDV in liệt kê giao dịch trong ngày, sắp xếp chứng từ theo thứ tự trên liệt kê giao dịch trong ngày, sắp xếp chứng từ theo thứ tự trên liệt kê, kiểm tra lại một lần nữa sự khớp đúng giữa chứng từ gốc và liệt kê giao dịch bao gồm các yếu tố như: số tiền, loại tiền, số tài khoản, nội dung hạch toán kế toán, ký tên lên liệt giao dịch. Sau đó chuyên toàn bộ chứng từ đã sắp xếp theo thứ tự trên liệt kê giao dịch cho Thủ quỹ để kiểm tra lại một lần nữa sự khớp đúng giữa chứng từ gốc và liệt kê giao dịch. Nội dung kiểm soát - Kiếm soát các nội dung như kiểm soát trong. - Kiểm soát sự khớp đúng giữa chứng từ gốc và liệt kê giao dịch. - Kiếm soát bảng ký quỹ hằng ngày của giao dịch viên (các loại tiền). Sau khi kiểm soát: - Thiếu chữ ký của giao dịch viên hay chữ ký của Thủ quỹ (kiểm soát trong) trên chứng từ phải tìm hiểu nguyên nhân và yêu cầu bổ sung. - Phát hiện các sai lầm nghiêm trọng như: thiếu chữ ký (dấu) của khách hàng hoặc nghi ngờ giả mạo, số tiền có hiện tượng cạo sửa… thì phản ánh kip thời cho trưởng bộ phận, trưởng đơn vị để có hướng kịp thời xử lý. - Nếu khớp đúng thì ký tên xác nhận lên bảng liệt kê chứng từ giao dịch. Sau đó chuyển lên phòng kế toán toàn bộ chứng từ và liệt kê giao dịch cho bộ phận lưu trữ chứng từ để đóng tập và lưu trữ. Thời gian chuyển chứng từ lên phòng kế toán quy định chậm nhất là 16h ngày giao dịch hôm sau. *** Chương 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN Một số đánh giá về Hệ thống KSNB Về hệ thống KSNB tại NHNT nói chung Tính đến thời điểm này, Ngân hàng TMCP Ngoại thương đã thành lập được hơn 47 năm (thành lập ngày 01/04/1963) và gặt hái được không ít những thành tựu trong quá trình phát triển. Những giải thưởng gần đây là: Năm 2006: Tổng Giám đốc NHNT nhận giải thưởng "Nhà lãnh đạo ngân hàng châu Á tiêu biểu". Năm 2006: NHNT vinh dự là 1 trong 4 đơn vị được trao danh hiệu "Điển hình sáng tạo" trong Hội nghị quốc gia về thúc đẩy sáng tạo cho Việt Nam; Tổng Giám đốc NHNT được bầu giữ chức Phó Chủ tịch Hiệp hội Ngân hàng Châu Á. Năm 2007, NHNT được trao tặng giải thưởng Thương hiệu mạnh Việt Nam 2006 do Thời báo Kinh tế và Cục xúc tiến Bộ Thương mại tổ chức. Đặc biệt thương hiệu Vietcombank lọt vào Top Ten (10 thương hiệu mạnh nhất) trong số 98 thương hiệu đạt giải. Đây là lần thứ 3 liên tiếp Vietcombank được trao tặng giải thưởng này; NHNT được bầu chọn là "Ngân hàng cung cấp dịch vụ ngoại hối cho doanh nghiệp tốt nhất năm 2007" do tạp chí Asia Money bình chọn. Năm 2008, VCB nhận được giải thưởng “Ngân hàng tốt nhất Việt Nam năm 2008” do tạp chí Asiamoney, và giải thưởng “Ngân hàng quản lý tiền mặt tốt nhất năm 2008 tại Việt Nam”, do các DN bình chọn. Kết quả đó là sự phấn đấu không ngừng nghỉ của đội ngũ lao động, của các bộ phận, phòng ban, trong đó có Ban kiểm soát nội bộ. VCB hiện là NH TMCP lớn nhất Việt Nam với tổng tài sản năm 2008 là 192.923 tỷ quy đồng; trong 45 năm hoạt động, VCB luôn dẫn đầu trong các lĩnh vực như kinh doanh vốn, huy động vốn, tín dụng, XNK, tài trợ dự án và đặc biệt là dịch vụ thẻ. Đến tháng 06/2008 VCB đã phát hành được 101.525 thẻ tín dụng quốc tế; 2.725.026 thẻ Connect 24 (thẻ được trao tặng “Thương hiệu quốc gia”); hệ thống liên minh thẻ VCB hiện có hơn 20 ngân hàng thành viên với mạng lưới gồm 1.700 máy ATM và 5 triệu KH; mỗi ngày hệ thống xử lý trung bình trên 300.000 giao dịch. Với những con số trên, có thể thấy được sự đóng góp không nhỏ của hệ thống KSNB trong VCB. Và không phải ngẫu nhiên mà các DN bình chọn VCB là “Ngân hàng quản lý tiền mặt tốt nhất năm 2008”. 3.1.1.1. Những ưu điểm đạt được - Như vậy, có thể thấy rằng bộ phận Kiểm tra nội bộ đã làm công tác của mình một cách có hiệu quả. Nhìn chung, hệ thống KSNB đã phát huy tác dụng trong việc ngăn ngừa các sai phạm xảy ra. Trong những năm vừa qua, những rủi ro trong hoạt động ngân hàng đã được quản lý tốt. Đặc biệt khi nền kinh tế thế giới có dấu hiệu suy thoái, những rủi ro trong hoạt động kinh doanh là càng có nguy cơ bộc lộ một cách rõ nét nhất thì hệ thống KSNB như là một “bức tường lửa” ngăn chặn những “con vi rút” lây lan. - Với đội ngũ lao động khá đông đảo, có trình độ Đại học và trên Đại học và thường xuyên được tổ chức tập huấn, đào tạo, ban kiểm soát nội bộ đã có một vị thế quan trọng trong các hoạt động của ngân hàng. Đây là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của một ngân hàng hiện đại. - Việc đẩy mạnh công tác KSNB với mục tiêu quan trọng là xây dựng được hệ thống để tìm kiếm những xu hướng tiềm ẩn tiêu cực, bất ổn, và thiếu sót trong hoạt động của ngân hàng. Trong nền kinh tế thị trường có nhiều rất nhiều rủi ro nhưng bộ phận Kiểm tra nội bộ đã có những sáng kiến để phát hiện những rủi ro này. Trên cơ sở đó đưa ra biện pháp chấn chỉnh, đã giúp ngân hàng có tính chuyên nghiệp cao hơn, thủ tục đơn giản hơn, dịch vụ tốt hơn và mức độ tin cậy cao hơn với mục đích là cung cấp các dịch vụ ngân hàng, tài chính một cách tốt nhất cho KH. - VCB được giới đầu tư đánh giá là một trong những ngân hàng có tính minh bạch cao và quản trị tốt. Việc nâng cao chất lượng quản trị và kiếm soát rủi ro tác động mạnh đến hiệu quả kinh doanh của ngân hàng. 3.1.1.2. Những vấn đề còn tồn tại Thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” mới xuất hiện ở Việt Nam trong những năm gần đây, vì vậy, những hạn chế của hệ thống KSNB ở VCB cũng là những vấn đề còn tồn tại trong các tổ chức, DN, đặc biệt là trong ngành ngân hàng ở nước ta. Những tồn tại đó là: - Mặc dù đã được ngày càng cải tiến về mặt chất lượng, nội dung, phương pháp nhưng nhìn chung thì hệ thống KSNB chưa theo kịp yêu cầu trong kiểm tra, kiểm soát theo chuẩn mực, thông lệ quốc tế. Nguyên nhân là do “khái niệm KSNB” dường như là một khái niệm còn khá mới mẻ trong các Đơn vị kinh tế nói chung và ngành ngân hàng nói riêng ở nước ta. Những nghiên cứu về lĩnh vực này còn khá rời rạc và hầu như không có một chuẩn mực chung quy định. - Kiểm tra, kiểm soát tại chỗ vẫn là chủ yếu, khả năng phát hiện, cảnh báo sớm những rủi ro và việc giám sát các rủi ro còn tương đối yếu và chậm. Do vậy, Hoạt động kiểm tra, kiểm soát vẫn còn thụ động, ít có khả năng ngăn chặn và phòng ngừa rủi ro cho toàn hệ thống. Nếu có phát hiện rủi ro thì cũng xử lý “nhẹ nhàng”, không triệt để và chỉ có thể phát hiện và xử lý những sai sót nhỏ. - Việt Nam đã hội nhập kinh tế quốc tế làm cho các giao dịch vốn không ngừng tăng lên, cùng với nó là rủi ro của toàn bộ hệ thống ngân hàng. Trong khi đó, cơ chế quản lý và hệ thống thông tin kiểm tra, kiểm soát còn sơ khai, chưa phù hợp với thông lệ quốc tế, chưa có hiệu quả và hiệu lực để đảm bảo tuân thủ nghiêm về pháp luật ngân hàng và sự an toàn của hệ thống ngân hàng, nhất là trong việc ngăn chặn và cảnh báo sớm các rủi ro của hoạt động ngân hàng. Về hệ thống KSNB đối với hoạt động thu – chi tiền mặt Các hoạt động quản lý tiền mặt diễn ra thường xuyên, chiếm tỷ trọng lớn tại ngân hàng. Bên cạnh đó, nó lại dễ xảy ra những sai sót, gian lận. Vì vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là vấn đề tất yếu. 3.1.2.1. Những ưu điểm đạt được - Ngân hàng TMCP VCB đã thiết lập một quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với hoạt động này: từ bảo quản và bảo vệ tiền mặt, quy định về vận chuyển tiền, quy trình thu, chi tiền mặt và đặc biệt là việc kiểm soát các chứng từ trong hoạt động quản lý tiền mặt. Trong những năm vừa qua, những sai sót TM đã giảm một cách đáng kể và hầu như không có những sai sót lớn gây hậu quả nghiêm trọng. - Các cán bộ được phân công đều làm tốt công việc được giao và đạt được những kết quả tốt. Có được điều này là do có sự phân chia công việc cụ thể và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cán bộ trong Phòng Kiểm tra nội bộ. - Quy trình kiểm soát quá trình thu – chi tiền mặt đã đảm bảo việc phân công, phân nhiệm thông qua việc quy định hạn mức kiểm soát đối với GDV, Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch; Tuân thủ tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong thu, chi TM. - TM được bảo quản và bảo vệ an toàn trong kho quỹ, khi vận chuyển và thu chi. Lực lượng bảo vệ được giao nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành tốt công việc này. - Hoạt động kiểm quỹ cuối ngày được tiến hành thường xuyên, giúp ngăn chặn những rủi ro và phát hiện sai sót, để kịp thời xử lý. Do vậy, hầu hết những sai phạm được ngăn chặn kịp thời và xử lý triệt để, nếu tái phạm sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định. - Công nghệ thông tin giờ đây đã trở thành mối quan tâm hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp quy mô lớn lẫn nhỏ. Riêng với NHTMCP VCB, việc ứng dụng công nghệ thông tin (phần mềm hạch toán Mosaic, phần mềm hỗ trợ Host ...) không những đảm bảo an toàn cho khách hàng khi giao dịch mà còn giảm bớt được khối lượng công việc, giảm thiểu những sai sót trong quá trình kiểm soát hoạt động thu – chi tiền mặt với một khối lượng chứng từ giao dịch khá lớn. 3.1.2.2. Những vấn đề còn tồn tại - Trong một số trường hợp, những sai phạm nhỏ được bỏ qua. Tuy những sai phạm này hầu như không ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống nhưng nó sẽ tạo ra một tiền lệ không tốt cho hoạt động của ngân hàng về sau. - Hoạt động kiểm tra, kiểm soát hầu như chỉ được giao phó cho Phòng Kiểm tra nội bộ mà ít có sự phối hợp từ các phòng ban khác. Các Phòng ban khác phải tự có những biện pháp kiểm soát rủi ro trong lĩnh vực hoạt động của mình qua đó giảm nhẹ gánh nặng cho Phòng Kiểm tra nội bộ, góp phần ngăn ngừa và cảnh báo sớm rủi ro. - Các biện pháp kiểm tra, kiểm soát nói chung là vẫn chưa có sự đồng bộ. Cần kết hợp nhiều phương thức kiểm soát như: quan sát nhân viên kết hợp với kiểm tra đột xuất khi có dấu hiệu vi phạm. Một số đề xuất đối với VCB Huế 3.2.1. Trong hoạt động nói chung - Những năm gần đây, rất nhiều đơn vị trong và ngoài nước nhảy vào kinh doanh trong lĩnh vực ngân hàng ở Việt Nam. Quyền lựa chọn không còn nằm ở ngân hàng, mà đã nằm hoàn toàn trong tay khách hàng – những người sẽ lựa chọn phương án giao dịch có lợi nhất. Ngân hàng phải biết tìm ra cách vừa có lợi cho khách hàng, vừa thu được lợi nhuận. Thông qua các dịch vụ tiện ích của mình, ngoài những nhân tố như uy tín, năng lực nhân sự, khả năng quản lý của những người đứng đầu, thì sự khác biệt về công nghệ chính là yếu tố quyết định thành công của một ngân hàng trong thời điểm hiện nay. - Đa dạng hóa các sản phẩm giao dịch để phục vụ nhu cầu khách hàng và thu hút được vốn cho ngân hàng, thực hiện tốt nhất các mục tiêu của ngân hàng. - Không ngừng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ ngân hàng, nâng cao trình độ nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế nói chung và yêu cầu của ngành ngân hàng nói riêng, phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng. 3.2.2. Trong hoạt động của hệ thống KSNB nói riêng Xây dựng phương thức kiểm tra, kiểm soát trên cơ sở rủi ro đảm bảo hoạt động kiểm tra nội bộ có hiệu quả: - Áp dụng các phương pháp kiểm tra, kiểm soát một cách khoa học chứ không phải máy móc, phải làm sao cho nhân viên cấp dưới tự giác làm những công việc của họ một cách thoái mái nhưng vẫn trong khuôn khổ của hệ thống KSNB. - Tiếp nhận và vận hành hiệu quả các phương pháp kiểm tra, kiểm soát mới để đưa ra những cảnh báo sớm về rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của ngân hàng. - Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải được xây dựng phù hợp với nguyên tắc, chuẩn mực, thông lệ về kiểm tra, kiểm soát tiên tiến nhất trên thế giới. Ban Giám đốc tạo môi trường kiểm soát tốt hơn nữa: - Ban Giám đốc phải đi đầu trong công tác kiểm soát, vì Ban Giám đốc chính là tấm gương phản chiếu nhân viên. Ban Giám đốc cần chỉ đạo xử lý triệt để mọi sai phạm, dù lớn hay nhỏ khi bị phát hiện. - Ban Giám đốc cũng cần chỉ đạo các phòng ban hỗ trợ, phối hợp chặt chẽ với phòng KTNB để bộ phận KTNB hoạt động tốt hơn. - Ban Giám đốc cũng phải quan tâm đến đời sống gia đình của nhân viên. Việc gian lận thường bắt nguồn từ lợi ích kinh tế, nếu Ban Giám đốc là người biết quan tâm đến đời sống kinh tế của nhân viên, trả lương xứng đáng với những đóng góp của họ thì những gian lận cũng không còn chỗ để nảy sinh. - Cần chỉ đạo tăng cường việc bảo vệ an toàn tại kho quỹ, quầy thu ngân. Ngày nay, các loại tội phạm ngày một nguy hiểm hơn và ngày càng biến tướng. Lực lượng bảo vệ không được lơ là dù chỉ là trong một khoảng thời gian ngắn. Tiếp tục đẩy mạnh việc tuyển dụng, không ngừng đào tạo chuyên môn nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên kiểm soát nội bộ, để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ ngày một hoàn thiện về số lượng và chất lượng. Không ngừng nâng cấp phần mềm ứng dụng, nâng cấp hệ thống máy tính để phục vụ cho hoạt động kiểm soát. PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Như vậy, khái niệm về KSNB mang tính cốt yếu trong sự thành công của Ngân hàng. Dễ dàng nhận thấy, KSNB đóng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của NHTM. Việc xây dựng và thực hiện một cơ chế KSNB phù hợp và hiệu quả sẽ cho phép các NHTM chống đỡ tốt nhất với rủi ro.  Khoá luận với nội dung xuyên suốt là bàn về Hệ thống KSNB về hoạt động thu chi tiền mặt tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Huế đã khái quát lại một cách cơ bản nhất những biện pháp kiểm soát tiền mặt giúp ngăn ngừa rủi ro tiền mặt xảy ra. Khi đó, mục tiêu của Đơn vị được thực hiện một cách hiệu quả. Nguyên cứu Hệ thống Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chi tiền mặt tai VCB Huế để có cái nhìn chi tiết hơn về các biện pháp quản lý tiền mặt trong một NHTM. Trên cơ sở đó góp một phần nhỏ trong việc truyền tải những lý thuyết về kiểm soát vào thực tiễn hoạt động của Ngân hàng. Hội nhập kinh tế quốc tế mang lại cho các ngân hàng những vận hội và cả những thách thức to lớn, đòi hỏi các ngân hàng phải tự vận động đổi mới hoạt động tăng cường sức cạnh tranh của mình. Và trong bối cảnh đó KSNB là một công cụ quan trọng để quản lý giám sát hoạt động của các ngân hàng. Hệ thống kiểm soát nội bộ về thu chi tiền mặt cần được quan tâm hơn bao giờ hết. Trong giới hạn khả năng và thời gian nghiên cứu, Khoá luận chỉ nên được xem như là một tài liệu tham khảo về đề tài kiểm soát nội bộ trong ngân hàng. Hy vọng trong những nghiên cứu tiếp theo sẽ nghiên cứu rõ nét hơn về lĩnh vực này. 2. Một số kiến nghị 2.1. Đối với Nhà nước - Một là, Nhà nước cần xây dựng khung pháp lý hoàn thiện, thống nhất và đầy đủ về các quy định về kiểm soát trong ngân hàng theo chuẩn mực và thông lệ quốc tế. - Hai là, Nhà nước giao cho các ngành chức năng (cụ thể là Bộ Tài chính), tổ chức các lớp tập huấn, học tập, nghiên cứu nhằm nâng cao năng lực kiểm soát cho các cán bộ đang hoạt động trong lĩnh vực Kiểm soát nội bộ. 2.2. Đối với Ngân hàng Hệ thống KSNB ở VCB nói chung và VCB Huế nói riêng nhìn chung là hiệu quả. Sau đây tôi xin nêu lên một số kiến nghị của cá nhân góp phần vào việc nâng cao hiệu quả và hiệu lực của Hệ thống KSNB đối với VCB Huế: - Một là, nâng cao hơn nữa quyền của Kiểm soát viên (hay cán bộ Phòng Kiểm tra nội bộ), cho họ có quyền kiểm soát những lĩnh vực nhạy cảm, dễ xảy ra sai sót, gian lận nhằm phát huy hết khả năng và trách nhiệm của họ. - Hai là, gắn trách nhiệm với quyền lợi được hưởng đối với các cán bộ kiểm soát. Thực hiện việc phân quyền hợp lý nhằm tránh tình trạng chồng chéo quyền hạn. - Ba là, cần có sự phối hợp nhiệm vụ giữa các Phòng, ban chức năng với nhau để quản lý tốt nhất tài sản của Ngân hàng. - Bốn là, xác định rõ ràng mục tiêu trong các cuộc kiểm soát để tránh lãng phí thời gian và mất đi hiệu quả, hiệu năng kiểm soát. - Năm là, tăng cường công tác kiểm tra đột xuất đối với các Phòng giao dịch, quầy giao dịch để nắm bắt kịp thời những sai sót do chủ quan của các GDV. - Sáu là, xử lý triệt để những sai sót dù là nhỏ để kịp thời uốn nắn hành vi sai phạm. Không thể bỏ qua sai sót dù với bất cứ lý do gì. *** MỤC LỤC PHẦN I: