Khóa luận Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển Cầu Giấy

m tra như trên là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác của các giao dịch. Đây là biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn các sai sót có thể xảy ra khi thực hiện giao dịch. 2.2.2.3. Kiểm soát thực hiện Kiểm soát thực hiện là kiểm soát diễn ra cùng với quá trình thực hiện để phát hiện ra những sai phạm, rủi ro trong quá trình thực hiện để kịp thời ngăn chặn, sửa chữa. Hệ thống sản phẩm thanh toán, chuyển tiền của NHĐT&PT Cầu Giấy gồm: - Các sản phẩm thanh toán, chuyển tiền đi ( OL) OL1: TTBT đi vế có OL2: chuyển tiền OL3: chuyển tiền đi liên chi nhánh trong hệ thống SIBS OL4: chuyển tiền đi TTĐTLNH OL6: TTBT đi vế nợ OL7: chuyển tiền đi nhờ CN khác trong SIBS đi TTBT hộ bằng giấy OO3: chuyển tiền đi nước ngoài bằng SWIFT - Các sản phẩm thanh toán, chuyển tiền đến (IL) IL1: TTBT đến vế có IL3: TTBT đến vế nợ IL6: chuyển tiền đến từ TTNĐTLNH IL8: chuyển tiền đến từ chi nhánh(CN) khác IL9: chuyển tiền đến từ CN khác nhờ đi TTBT hộ IL10: chuyển tiền đến từ CN khác nhờ đi TTĐTLNH - Các giao dịch chờ thanh toán và giao dịch hoàn trả khác Quy trình cụ thể một số sản phẩm nghiệp vụ thanh toán vốn như sau: Quy trình thực hiện và thanh toán, chuyển tiền đi của các sản phẩm OL Khi tiếp nhận yêu cầu chuyển tiền của khách hàng, GDV xem xét yêu cầu chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của khách hàng hay tài khoản kế toán tổng hợp (tài khoản cho vay, thanh toán nội bộ…), loại tiền chuyển, đồng thời kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Sau khi chấp nhận chứng từ, GDV tiến hành lựa chọn sản phẩm thanh toán vốn thích hợp. Nguồn tiền thanh toán có thể là tiền mặt, tài khoản tiền gửi thanh toán, tài khoản kế toán tổng hợp. GDV nhập đầy đủ, chính xác thông tin tên, địa chỉ, số chứng minh thư, số tài khoản của người chuyển tiền, người nhận tiền, đơn vị gửi lệnh, đơn vị nhận lệnh, số tiền, nội dung chuyển tiền… đúng chỉ dẫn trong lệnh chuyển tiền của khách hàng. Xác định phí chuyển tiền, người thụ hưởng chịu hay người chuyển chịu, mức giảm giá phí chuyển tiền áp dụng cho khách hàng (nếu có). (Theo biểu phí chuyển tiền quy định tại chi nhánh). GDV tiến hành in các chứng từ: Lệnh chuyển tiền (hoặc Uỷ nhiệm chi), hoá đơn thu phí với số liên cần thiết của từng sản phẩm và chuyển cho KSV. KSV kiểm tra lệnh chuyển tiền và nội dung xử lý giao dịch của GDV, phê duyệt giao dịch. Nếu không chấp nhận thì chuyển trả lại GDV kèm lí do. Khi giao dịch được phê duyệt, GDV thực hiện phân phối chứng từ. Trả báo nợ (một liên lệnh chuyển tiền) cho khách hàng, chuyển chứng từ cho bộ phận đi TTBT hoặc đi thanh toán liên hàng và giữ một liên chứng từ để lưu trữ cuối ngày. Nếu chuyển điện đi TTĐTLNH (IBPS) GDV vào giao diện thanh toán kết nối giữa hệ thống SIBS và IBPS. Đó là chương trình phần mềm CI-TAD được cài đặt tại TCTD được tham gia vào TTĐTLNH. Tiếp đó, nhập dữ liệu theo mẫu quy định được thể hiện trên màn hình máy tính, kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập và ghi mã GDV của mình vào chứng từ điện tử. Ký trên chứng từ giấy, chuyển chứng từ giấy và dữ liệu đã nhập và chuyển cho KSV. KSV kiểm tra sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ gốc và số liệu trên màn hình. Nếu phát hiện sai sót, chuyển lại cho GDV để chỉnh sửa. Nếu dữ liệu đúng, ký chứng từ, ghi mã khoá bảo mật của mình vào Lệnh thanh toán để gửi đi. Nếu là Lệnh thanh toán giá trị cao hoặc khẩn thì phải xử lý ngay lập tức chứ không được đợi đến lúc TTBT. Hạch toán: - Đối với Lệnh chuyển Có Nợ: TK thích hợp (tiền gửi khách hàng…) Có: TK Thu, chi hộ (mở chi tiết thanh toán với HSC) (HSC: Hội sở chính) - Đối với Lệnh chuyển Nợ Nợ: TK Thu, chi hộ (mở chi tiết thanh toán với HSC) Có: TK chờ thanh toán khác Khi nhận được thông báo chấp nhận chuyển Nợ của ngân hàng nhận, Chi nhánh sẽ trả tiền cho khách hàng và lập phiếu chuyển khoản để hạch toán: Nợ TK chuyển tiền phải trả bằng điện Có: TK thích hợp (Tiền gửi của khách hàng) Trong trường hợp nhận được thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ (có kèm lý do từ chối), Chi nhánh kiểm tra tính hợp lệ và hạch toán: Nợ: TK Chuyển tiền phải trả bằng điện Có: TK Tiền gửi tại Hội sở chính Nếu TTBT đi (đối với sản phẩm OL1, OL6) Khi nhận được chứng từ thanh toán của khách hàng, GDV kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Nếu là chứng từ điện tử thì phải in ra giấy, ký tên, đóng dấu đầy đủ để phục vụ cho việc kiểm soát, bảo quản và lưu trữ. Lệnh thanh toán được lập riêng cho từng chứng từ thanh toán. Trên đó phải có đầy đủ chữ ký điện tử của KSV, GDV chuyển tiền chịu trách nhiệm về tính chính xác của các dữ liệu trên chứng từ. Khi gửi lệnh thanh toán đi, hạch toán: -Đối với Lệnh chuyển Có: Nợ: TK thích hợp Có: TK Thanh toán bù trừ -Đối với Lệnh chuyển Nợ: Nợ: TK Thanh toán bù trừ Có: TK Phải trả trong TTBT Khi nhận được thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ của ngân hàng nhận lệnh, tại chi nhánh sẽ trả tiền (ghi có vào TK của khách hàng). Thông báo chấp nhận lệnh chuyển nợ được lưu cùng với Lệnh chuyển Nợ. Trường hợp nhận được thông báo từ chối chấp nhận Lệnh thanh toán (trả vào phiên TTBT tiếp theo), GDV phải kiểm soát chặt chẽ chứng từ, nếu hợp lệ thì hạch toán: - Nếu là lệnh chuyển Nợ trả lại Nợ: TK Phải trả trong TTBT Có: TK TTBT -Nếu là lệnh chuyển Có trả lại Nợ: TK TTBT Có: TK thích hợp (trước đây đã trích chuyển) Quy trình đi TTBT Do GDV có nhiệm vụ đi TTBT thực hiện. (Hiện nay Chi nhánh mới chỉ thực hiện phương thức TTBT bằng giấy trên địa bàn thành phố Hà Nội). GDV tiến hành in bảng kê 12 (Bảng kê chứng từ TTBT ), lập riêng gửi từng ngân hàng thành viên và lập làm 3 liên; in chứng từ của chi nhánh khác nhờ đi bù trừ hộ (nếu có). Sau đó, GDV tiến hành kiểm tra nội dung từng chứng từ giao dịch đối chiếu với Bảng kê 12, đảm bảo tính chính xác, khớp đúng. Nếu phát hiện có sai lầm, thông báo cho ngân hàng gửi Lệnh thanh toán đến hoặc trả lại các bộ phận khác trong chi nhánh để điều chỉnh. Để hoàn chỉnh bộ chứng từ đi TTBT, GDV in bảng kê 14 (Bảng kê chứng từ TTBT), 2 liên, bao gồm tên các Ngân hàng đối phương tham gia TTBT, số tiền phải thu, phải trả và số chênh lệch được thanh toán. Bảng kê 14 được lập dựa trên các bảng kê 12 mà Chi nhánh gửi đi và các bảng kê 12 do ngân hàng thành viên khác gửi đến Chi nhánh. Chuyển chứng từ cho KSV. KSV kiểm soát lại tính chính xác của các bảng kê 12, 14. Nếu chấp nhận, kí lên Bảng kê, chứng từ và chuyển trả cho GDV. GDV chuyển 1 liên bảng kê 12, 1 liên bảng kê 14 cho NHNN; chuyển 1 liên bảng kê 12 kèm 2 liên chứng từ chuyển tiền cho mỗi giao dịch cho ngân hàng nhận lệnh; chuyển bộ phận kế toán tổng hợp (GL) cuối ngày 1 liên bảng kê 12, 1 liên bảng kê 14. Theo giờ và địa điểm quy định, GDV mang các bảng kê kèm chứng từ và sổ giao nhận chứng từ đi giao dịch TTBT. Khi nhận được Bảng kết quả TTBT (mẫu 15) của NH chủ trì chuyển đến, hạch toán: Nếu là chênh lệch được thu: Nợ: TK tiền gửi tại NH chủ trì Có: TK TTBT Nếu là chênh lệch phải trả: Nợ: TK TTBT Có: TK tiền gửi tại NH chủ trì Căn cứ vào bảng kê 12 do ngân hàng thành viên giao và chứng từ thanh toán của khách hàng, hạch toán: Nếu trả cho khách hàng: Nợ: TK TTBT Có: TK thích hợp Nếu phải thu của khách hàng: Nợ: TK thích hợp Có: TK TTBT Nếu có giao dịch bị từ chối thanh toán tại Trung tâm thanh toán và bị loại ra khỏi bảng kê 12, 14, GDV giữ lại chứng từ gốc và thông báo lại cho chi nhánh chuyển tiền hoặc trả lại chứng từ cho các bộ phận liên quan trong chi nhánh để điều chỉnh. Chi nhánh thường xuyên đối chiếu kết quả TTBT với số dư tài khoản tiền gửi tại NHNN để đảm bảo khớp đúng. Quy trình thực hiện và kiểm soát thanh toán, chuyển tiền đến (IL) Quy trình thực hiện và kiểm soát các nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền đến cũng tương tự như đối với các nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền đi. GDV lập chứng từ, xử lý giao dịch và chuyển cho KSV kiểm soát. Riêng đối với chuyển tiền đến từ TTĐTLNH, khi lệnh chuyển tiền đến, KSV sẽ kiểm soát trước sau đó mới chuyển cho GDV xử lý. Cụ thể đối với một số sản phẩm như sau: Chuyển tiền đến từ TTĐTLNH (IL6) KSV kiểm tra danh mục các điện đến từ IBPS, nhận biết các điện mới đến cần xử lý. Nếu có Lệnh thanh toán từ Ngân hàng chủ trì gửi đến, KSV có trách nhiệm sử dụng mật mã của mình vào chương trình để kiểm tra, kiểm soát chữ ký điện tử và mã khoá bảo mật của Ngân hàng chủ trì để xác định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh thanh toán. Sau khi kiểm soát hợp lệ, chuyển qua mạng máy tính cho GDV để xử lý tiếp. GDV phải in lệnh chuyển tiền đến (dưới dạng chứng từ điện tử ra giấy, đủ số liên) sau đó kiểm tra kỹ các yếu tố của lệnh chuyển tiền: Có đúng lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng mình không? Các yếu tố trên lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp, chính xác không? (người thụ hưởng, tên tài khoản, số Chứng minh thư, ngày cấp, nơi cấp, Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền chuyển Nợ không?...). Nội dung có gì nghi vấn không? Nếu Lệnh thanh toán có dấu hiệu nghi vấn cần tra soát, GDV sẽ tạo tra soát gửi ngân hàng gửi lệnh tại CI-TAD của chi nhánh. (Thư tra soát được dùng để tra soát các giao dịch chuyển tiền với mục đích thông báo, xác nhận.. làm căn cứ để xử lý giao dịch và hạch toán). KSV kiểm tra nội dung tra soát, nếu chấp nhận thì phê duyệt điện gửi đi tại CI-TAD của chi nhánh, nếu không thì huỷ điện, yêu cầu GDV làm lại. Nếu hợp lệ, GDV tiến hành xử lý và hạch toán. GDV lựa chọn tài khoản thích hợp (tiền mặt, tài khoản tiền gửi của khách hàng hoặc tài khoản chờ thanh toán…). Sau đó, GDV tiến hành in chứng từ, 2 liên phiếu chi tiền mặt hoặc 2 liên phiếu hạch toán tài khoản thích hợp khác. KSV kiểm tra và xử lý phê duyệt giao dịch của GDV, ký trên tất cả các chứng từ. GDV tiến hành trả cho khách hàng 1 liên phiếu chi tiền mặt/ 1 liên phiếu hạch toán, kèm 1 bản sao Lệnh chuyển tiền đến. Cuối ngày chuyển bộ phận GL, 1 liên phiếu chi/ phiếu hạch toán, 1 liên bản sao lệnh chuyển tiền đến và Bảng kê các lệnh chuyển tiền đến trong ngày. Hạch toán: - Đối với Lệnh chuyển Có đến: Nợ: TK Thu, chi hộ (mở chi tiết thanh toán với HSC) Có: TK Thích hợp - Đối với Lệnh chuyển Nợ đến: Nợ: TK thích hợp Có: TK Thu, chi hộ (mở chi tiết thanh toán với HSC) TTBT đến (IL1, IL3) Khi nhận trực tiếp các Bảng kê chứng từ TTBT kèm theo các chứng từ thanh toán của các Ngân hàng thành viên đối phương, chi nhánh phải kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng kê này với chứng từ thanh toán kèm theo, sau đó ký vào Sổ giao nhận chứng từ của Ngân hàng gửi đến. Đối với Bảng kết quả TTBT nhận từ Ngân hàng chủ trì phải tiến hành đối chiếu số phải thu, phải trả trên bảng này với các bảng kê chứng từ TTBT. Chứng từ báo nợ, báo có kèm bảng kê 12, 15, file TTBT (TTBT giấy) nhận về sẽ tiến hành xử lý ngay trong ngày làm việc. GDV kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nhận về và tiến hành xử lý giao dịch phù hợp với nội dung chứng từ, chọn sản phẩm: TTBT đến ghi Có, TTBT đến ghi Nợ, và in 1 liên phiếu hạch toán, 1 liên giấy báo có cho từng giao dịch. Sau đó, KSV kiểm tra lại và phê duyệt toàn bộ chứng từ và công việc xử lý của GDV. Về phân phối chứng từ, GDV trả lại cho khách hàng 1 liên báo có hạch toán tài khoản tiền gửi của khách hàng. Cuối ngày, chuyển bộ phận GL 1 liên phiếu hạch toán kèm 1 liên chứng từ gốc và Bảng kê giao dịch trong ngày, các bảng kê 12, 15 nhận về. (Bộ phận GL sẽ căn cứ vào Bảng kê 15 để hạch toán xử lý thích hợp tất toán tài khoản TTBT với tài khoản tiền gửi của chi nhánh mở tại NHNN). Hạch toán đã trình bày ở trên khi GDV đi TTBT về. Chuyển tiền đến từ T5 (IL8, IL9, IL10) T5 là hệ thống thanh toán điện tử nội bộ của NHĐT&PT Việt Nam. Khi nhận điện đến từ T5, GDV in điện ra 2 liên và kiểm tra nội dung điện để lựa chọn sản phẩm phù hợp. + Nếu là chuyển tiền đến từ T5 (IL8), GDV căn cứ vào các thông tin nhận hợp lệ, tiến hành lựa chọn tài khoản thích hợp để thanh toán cho khách hàng. Nếu vượt hạn mức, GDV chuyển chứng từ cho KSV. KSV kiểm tra nội dung xử lý giao dịch của GDV và phê duyệt. Sau đó, GDV viết phiếu chi tiền mặt, hoặc phiếu hạch toán tài khoản tiền gửi, tài khoản GL và giao khách hàng 1 liên, giữ 1 liên kèm 1 liên bản sao Lệnh chuyển tiền đến để cuối ngày nộp GL. Hạch toán: Nợ: TK Tiền gửi tại HSC Có: TK thích hợp (thanh toán với khách hàng) + Nếu là chuyển tiền đến từ T5 chuyển tiếp đi TTBT (IL9) Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của Lệnh thanh toán, nếu lệnh được gửi đi thanh toán ngay trong ngày, hệ thống sẽ tự động hạch toán giao dịch: Nợ: TK Tiền gửi tại HSC Có: TK Phải trả trong TTBT đồng thời thông tin của giao dịch đó chuyển vào bảng kê 12, 14 để đi bù trừ. Nếu Lệnh thanh toán vào ngày làm việc tiếp theo, bút toán sẽ là: Nợ: TK Tiền gửi tại HSC Có: TK Phải trả trong chuyển tiền bằng điện Sang ngày làm việc tiếp theo, thông tin của giao dịch đó chuyển vào bảng kê 12,14 để đi bù trừ. GDV cần thực hiện bút toán: Nợ: TK Phải trả trong chuyển tiền bằng điện Có: TK Phải trả trong TTBT để tất toán tài khoản Phải trả trong chuyển tiền bằng điện. GDV in bản sao điện đến làm Giấy báo có cho khách hàng. Giấy báo có (Credit Advice) do chương trình tự động in ra. + Nếu là chuyển tiền đến từ T5 chuyển tiếp sang hệ thống TTĐTLNH (IL10) GDV kiểm tra Lệnh chuyển tiền đến từ T5, nếu hợp lệ, tiến hành khởi tạo Lệnh đi TTĐTLNH. (Giống như quy trình chuyển điện đi TTĐTLNH (OL4). Nếu điện được chuyển ngay trong ngày, hạch toán: Nợ: TK Phải trả trong chuyển tiền bằng điện Có: TK Tiền gửi của Chi nhánh tại HSC Nếu hết giờ nhận lệnh, lệnh sẽ được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo. Hạch toán: Nợ: TK Tiền gửi tại HSC Có: TK Phải trả trong chuyển tiền bằng điện Ngày tiếp theo, khi KSV phê duyệt lệnh được gửi đi, hạch toán bút toán ngược với bút toán trên. Khi kết thúc các giao dịch xử lý trong ngày, GDV thực hiện in đủ các báo cáo cuối ngày để phục vụ việc kiểm tra- kiểm soát. Các báo cáo gồm có: - Nhật ký giao dịch: in liệt kê các giao dịch và sắp xếp theo thứ tự phát sinh. - Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ chuyển tiền được cập nhật máy chủ chi nhánh. - Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ chuyển tiền được cập nhật máy chủ toàn hệ thống. - Báo cáo kết quả đối chiếu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn hệ thống. - Báo cáo nhật ký các điện thanh toán đến trong ngày. Để đảm bảo lần cuối thực hiện chính xác các giao dịch và tuân thủ chế độ chứng từ kế toán, các GDV trước khi sắp xếp và nộp chứng từ cho bộ phận hậu kiểm phải thực hiện kiểm tra – kiểm soát chứng từ, cụ thể: + Kiểm tra giữa chứng từ thực tế với nhật ký giao dịch nghiệp vụ thanh toán vốn nhằm kiểm tra sự khớp đúng về số lượng giao dịch thực tế với giao dịch đã được thực hiện trên máy. + Kiểm tra sự đồng bộ dữ liệu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn hệ thống. Nếu có chênh lệch, GDV phải tiến hành điều chỉnh. + Kiểm tra đảm bảo tính chính xác của các số liệu trên chứng từ, đặc biệt là số tài khoản, số tiền giao dịch, loại tiền tệ giao dịch. + Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ, chữ ký khách hàng, chữ ký GDV chữ ký kiểm soát, và chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền. + Đối chiếu tổng số tiền trên chứng từ với số trên Báo cáo tổng hợp các giao dịch được cập nhật trên máy chủ toàn hệ thống. + Trường hợp giao dịch được hạch toán vào tài khoản trung gian, kiểm việc hạch toán vào các tài khoản trung gian đảm bảo khớp đúng. Trường hợp có phát sinh sai sót, GDV có thể điều chỉnh lại bằng cách thực hiện chức năng huỷ giao dịch trên máy tính hoặc điều chỉnh trực tiếp kèm diễn giải của giao dịch “Điều chỉnh của giao dịch số… ngày… Nguyên nhân điều chỉnh…”. GDV phải thực hiện lại giao dịch đúng và phải đảm bảo đầy đủ các chứng từ. Chứng từ in ra của giao dịch sai phải được đính kèm chứng từ của giao dịch điều chỉnh và được kiểm soát, lưu trữ như các chứng từ kế toán khác. 2.2.2.4. Kiểm soát bổ sung Đây là thủ tục kiểm soát được thiết kế nằm sau quy trình nghiệp vụ để bổ sung hoặc bù đắp những thủ tục kiểm soát còn yếu hoặc còn thiếu từ các khâu trên. Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do những nhầm lẫn của nhân viên, do các tình huống bất ngờ… Kiểm soát bổ sung được thiết kế ở bộ phận hậu kiểm (tại phòng kế toán tổng hợp) và bộ phận kiểm tra nội bộ. Các thủ tục kiểm soát bổ sung chủ yếu như sau: Công tác luân chuyển và kiểm soát và lưu trữ chứng từ giao dịch Đây là công tác rất quan trọng trong hoạt động của ngân hàng. Bởi vì chứng từ là căn cứ chứng minh mọi giao dịch, quan hệ kinh tế phát sinh giữa ngân hàng và khách hàng, giữa các ngân hàng với nhau. Đồng thời cũng là căn cứ để hạch toán, ghi chép sổ sách; là căn cứ để các cơ quan chức năng, kiểm toán bên ngoài vào kiểm tra. Qua công tác này, có thể phát hiện kịp thời các sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ, đảm bảo an toàn cho ngân hàng và khách hàng. Tầm quan trọng của công tác này được thể hiện trong chính quy trình thực hiện. Chứng từ được luân chuyển qua nhiều khâu, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác. Tại phòng nghiệp vụ thanh toán vốn, cuối ngày giao dịch, GDV giao chứng từ cho KSV. KSV thực hiện kiểm tra chứng từ về mặt số lượng (nếu thiếu phải ghi rõ nguyên nhân và có xác nhận của GDV), kiểm tra sự đầy đủ các chữ ký quy định trên chứng từ, thiếu phải bổ sung, kiểm tra việc đánh số và sắp xếp chứng từ của GDV. Chứng từ Front End (in ra từ màn hình giao dịch) được sắp xếp như đã trình bày ở trên. Chứng từ Back End ( Chứng từ in ra từ các chương trình thanh toán như: T5, TTĐTLNH, TTBT, SWIFT…) được sắp xếp theo quy định sau: 1.Các thanh toán giao diện T5, điện thanh toán SWIFT, TTBT đến sắp xếp theo nhật ký điện thanh toán; 2. Các điện thanh toán đến TTĐTLNH sắp xếp theo thứ tự điện thanh toán và theo loại sản phẩm điện thanh toán đi và đến; 3. Bảng kê 12, 14, 15trong TTBT. Sau đó, chứng từ phải được chuyển cho bộ phận tập hợp chứng từ tại GL trước 8h ngày làm việc kế tiếp. Bộ phận tập hợp chứng từ của chi nhánh là một hoặc nhiều cán bộ thuộc bộ phận hậu kiểm được giao nhiệm vụ tiếp nhận, theo dõi chứng từ do cán bộ tập hợp chứng từ của phòng nghiệp vụ chuyển đến. Khi tiếp nhận chứng từ, phải có sổ theo dõi: tên người giao, người nhận, số lượng chứng từ theo từng giao dịch viên… và phải ký xác nhận việc giao nhận chứng từ. Bộ phận tập hợp chứng từ tại GL có nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc giao nộp chứng từ, đảm bảo tập hợp đúng, đầy đủ chứng từ; sắp xếp và chuyển chứng từ cho cán bộ hậu kiểm để kiểm soát đối chiếu. Sau khi chứng từ được hậu kiểm xong, tập hợp chứng từ để nộp kho. Công tác hậu kiểm Hiện nay bộ phận hậu kiểm đang được bố trí tại phòng kế toán tổng hợp, do vậy ngoài việc thực hiện, xử lý và kiểm soát các giao dịch nội bộ được thực hiện trực tiếp trên phân hệ Kế toán tổng hợp (GL), phải thực hiện chức năng của bộ phận hậu kiểm. Bộ phận hậu kiểm là bộ phận không tham gia các giao dịch trực tiếp với khách hàng, thực hiện kiểm soát lại các giao dịch của bộ phận giao dịch và các giao dịch do hệ thống tự hạch toán. Căn cứ chứng từ gốc và các báo cáo của phân hệ thanh toán, việc kiểm tra - kiểm soát của Bộ phận hậu kiểm được thực hiện trên các nội dung sau: Kiểm soát các điện đi, kịp thời phát hiện các sai sót trong lập điện, nhất là trường hợp điện thanh toán 2 lần. Kiểm soát điện đến và trạng thái xử lý. Đặc biệt chú ý đến các điện đến chưa được xử lý, đang được hạch toán trên các tài khoản Phải trả trong thanh toán bằng điện, TTBT. Xem xét nguyên nhân điện thanh toán chưa được xử lý, còn treo ở tài khoản trung gian. Kiểm soát việc xử lý và hạch toán các điện thanh toán thông qua các tài khoản trung gian của phân hệ thanh toán và các phân hệ có liên quan. Đối chiếu chứng từ gốc với báo cáo hạch toán GL các giao dịch thanh toán, đảm bảo mọi giao dịch thanh toán đều được hạch toán đầy đủ. Sau khi hậu kiểm xong, chứng từ được sắp xếp theo trật tự, đóng thành tập và được ba quản, lưu kho trong thời gian khoảng 30 năm. Có thể thấy, một giao dịch thanh toán vốn, từ khi được khởi tạo tại phòng nghiệp vụ đến khi được hậu kiểm xong, là đã đảm bảo tương đối chắc chắn về tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp. Công tác kiểm tra kiểm toán nội bộ Bộ phận kiểm tra nội bộ (kiểm toán nội bộ) thuộc khối nghiệp vụ quản lý nội bộ tại Chi nhánh. Phòng kiểm tra nội bộ (thực chất là tổ Kiểm tra nội bộ) có chức năng kiểm tra lại công việc kiểm soát tại phòng kế toán tổng hợp, đồng thời kiểm tra, đánh giá việc thưc hiện nghiệp vụ và tham mưu cho Giám đốc về những điểm chưa phù hợp trong quá trình xử lý giao dịch. Các thủ tục kiểm tra nội bộ bao gồm: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ Kiểm tra việc tuân thủ chế độ, quy trình và các quy định trong thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn của GDV và KSV. (Việc sử dụng chữ ký điện tử có đúng quy định, có hiện tượng dùng chung mật khẩu không, thời gian thay đổi mật khẩu? Việc tuân thủ hạn mức giao dịch, hạn mức phê duyệt của KSV có đúng quy định….) Kiểm tra việc thực hiện quá trình kiểm soát, đối chiếu cuối ngày các giao dịch, việc luân chuyển và lưu trữ các chứng từ liên quan đến giao dịch thanh toán vốn. NHĐT&PT Việt Nam đã ban hành văn bản cụ thể về các thủ tục kiểm tra nội bộ, gửi từng chi nhánh triển khai thực hiện. Tuy vậy, công tác kiểm tra nội bộ thực tế không được triển khai thực hiện thường xuyên, chưa có kế hoạch kiểm tra cụ thể. Bên cạnh đó, trong cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Cầu Giấy, có thể nhận thấy rằng tính độc lập của Bộ phận kiểm tra nội bộ chưa cao. Mặc dù tương đối độc lập với phòng nghiệp vụ và phòng kế toán, nhưng không trực thuộc cấp có thẩm quyền cao nhất tại chi nhánh. Điều này phần nào hạn chế quyền hạn và phạm vi hoạt động của Kiểm toán nội bộ. 2.3. ĐÁNH GIÁ VỀ HIỆU QUẢ KSNB NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TẠI NHĐT&PT CẦU GIẤY 2.3.1. Những kết quả đạt được Trong những năm gần đây, hoạt động thanh toán vốn tại NHĐT&PT Cầu Giấy có xu hướng phát triển mạnh. Nhờ đó, phí thu từ dịch vụ thanh toán, chuyển tiền chiếm tỷ trọng ngày càng tăng trong lợi nhuận của Chi nhánh. Điều đó chứng tỏ sự nỗ lực đáng khích lệ của các cán bộ nghiệp vụ thanh toán vốn. Tốc độ thanh toán, chuyển tiền tăng nhanh Năm 2002, tốc độ thanh toán trung bình là 270 món/ngày, đến năm 2005 trung bình là 388 món/ngày. Nhờ đó hiệu quả sử dụng vốn được nâng cao, đồng thời khẳng định được uy tín của Chi nhánh Cầu Giấy. Có được kết quả trên, Chi nhánh đã tập trung đầu tư nâng cấp, hiện đại hoá cơ sở hạ tầng thông tin, kỹ thuật phục vụ hoạt động thanh toán vốn. Chi nhánh đủ điều kiện tham gia vào nhiều hệ thống thanh toán, đa dạng hoá được kênh thanh toán, đáp ứng nhanh chóng được nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, việc kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán vốn được thiết kế chặt chẽ, gắn liền với quy trình nghiệp vụ nên giảm thiểu được các sai sót xảy ra làm giảm tốc độ thanh toán. Công tác thanh toán, chuyển tiền đảm bảo chính xác, an toàn cho khách hàng và ngân hàng Các sai sót cơ bản về nghiệp vụ thanh toán vốn ở Chi nhánh Cầu Giấy là rất ít xảy ra. Các lệnh thanh toán đi, đến trước khi được xử lý đều được kiểm soát bởi GDV và KSV. Khi có sai sót phát sinh, chủ yếu là sai sót từ phía khách hàng (ghi sai số tài khoản của người thụ hưởng). Trường hợp thu thừa tiền của khách hàng đều được GDV hoàn trả đầy đủ, nhờ đó khách hàng luôn có sự tin tưởng vào Chi nhánh. Các tài khoản tiền gửi tại NHNN để TTBT, tại Hội sở chính NHĐT&PT trong TTĐTLNH luôn được theo dõi sát sao, đảm bảo đủ vốn trong thanh toán. Chi nhánh chưa gặp trường hợp bị phạt do thiếu vốn trong thanh toán. Về tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ Khi hậu kiểm chứng từ thanh toán vốn, cán bộ hậu kiểm xem xét kỹ nội dung nghiệp vụ và tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Tuy nhiên, lượng thanh toán, chuyển tiền năm nay luôn cao hơn năm trước, lượng chứng từ cũng tăng không ngừng. Chính vì vậy, các sai sót không phải là không có. Trong năm 2004, tỷ lệ sai sót phát hiện khi kiểm tra nội bộ là 0,008%. Năm 2005, tỷ lệ đó giảm xuống còn 0,001%. Tỷ lệ đó là rất thấp so với số lượng lớn giao dịch phát sinh. Các sai sót phát sinh chủ yếu là trên chứng từ, KSVNB phát hiện chứng từ chưa đầy đủ các yếu tố: chữ ký GDV, KSV, ngày lập chứng từ, số chứng từ, chứng từ hai màu mực… Và tất cả các sai sót sau phát hiện đều được chỉnh sửa kịp thời. Đây là điều đáng khích lệ đối với phòng nghiệp vụ và hậu kiểm nghiệp vụ thanh toán vốn, chứng minh hiệu quả KSNB tại chi nhánh. Việc thiết kế các chốt kiểm soát và thủ tục kiểm soát có tính chặt chẽ cao đã giúp Chi nhánh nâng cao chất lượng thanh toán, chuyển tiền. Riêng về nghiệp vụ thanh toán vốn, Chi nhánh Cầu Giấy đã nhiều lần được NHĐT&PT Trung ương khen thưởng về thành tích thanh toán nhanh chóng, an toàn, chính xác. Đây cũng chính là một giải pháp marketing, một điểm sáng để nâng cao uy tín của Chi nhánh đối với khách hàng. 2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân Bên cạnh những thành tích đạt được như trên, hoạt động KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn của Chi nhánh vẫn còn bộc lộ một số tồn tại, thiếu sót cần khắc phục. Thứ nhất, việc kiểm soát của các KSV trong phòng nghiệp vụ nhiều khi còn mang tính hình thức. Khi nhận được chứng từ từ các GDV, KSV chưa xem xét, kiểm tra nội dung các nghiệp vụ một cách kỹ càng, cụ thể mà chỉ thực hiện một cách hình thức là ký tên và đóng dấu lên chứng từ. Vì KSV là người kiểm soát trực tiếp và quyết định tính chính xác của giao dịch, nên thực tế trên cần sớm được chấn chỉnh, để tránh các rủi ro có thể xảy ra cho Ngân hàng. Thứ hai, hệ thống thông tin, máy tính của Chi nhánh mặc dù đã được nâng cấp, hiện đại hoá nhưng vẫn có những trục trặc xảy ra: Máy vi tính bị treo khi đang tiến hành giao dịch, các lệnh thanh toán không thể đẩy đi được, phải nhờ sự can thiệp của nhân viên kỹ thuật. Điều này sẽ gây chậm trễ trong thanh toán, tác động bất lợi đến quan hệ của Ngân hàng và khách hàng. Thứ ba, trình độ tin học và ngoại ngữ của các cán bộ nhân viên còn hạn chế nên cũng có những khó khăn khi xử lý nghiệp vụ, đặc biệt là khi hoạt động Ngân hàng ngày càng được tin học hoá mạnh mẽ như hiện nay. Thứ tư, công tác kiểm tra nội bộ trong Chi nhánh còn rất nhiều bất cập. Về trình độ của các kiểm toán viên nội bộ (KTVNB), hầu hết các KTVNB đều trẻ về tuổi đời, kinh nghiệm chưa nhiều. Đặc biệt là KTVNB đối với nghiệp vụ thanh toán vốn, chưa có điều kiện làm việc thực tiễn, chưa am hiểu về nghiệp vụ. Do đó, họ gặp nhiều khó khăn khi kiểm tra các yếu tố liên quan đến nghiệp vụ này và có thể bỏ qua các sai sót, gian lận. Chính từ đó, hoạt động kiểm toán nội bộ được tiến hành chưa bài bản. Bộ phận kiểm tra - kiểm toán nội bộ chưa xây dựng được chương trình, kế hoạch kiểm toán cụ thể, rõ ràng, chưa nắm bắt được các phương pháp kiểm toán cần áp dụng khi kiểm toán nghiệp vụ thanh toán vốn. Thực tế, hoạt động kiểm tra nội bộ chỉ diễn ra nhất thời và cũng không đi sâu vào nghiệp vụ, chỉ đơn giản kiểm tra chứng từ về tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ các yếu tố hay chưa. Một yếu tố nữa có thể nhận thấy là sự hạn chế về quyền lực của bộ phận kiểm tra- kiểm toan nội bộ tại Chi nhánh. Thiếu đi sự độc lập và quyền lực thiết yếu, KTNB tất yếu sẽ không thể phát huy vai trò của mình. Như vậy, trong KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn, thiếu đi sự kết dính giữa KTNB và bộ phận nghiệp vụ. Thứ năm, công tác thống kê các số liệu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền tại Chi nhánh còn chưa kịp thời, đầy đủ. Đó là thông tin về số món, số lượng tiền chuyển, thống kê về mức độ sử dụng các kênh thanh toán, các công cụ thanh toán…Đây là một nguồn thông tin rất hữu ích để phục vụ công tác KSNB và để đánh giá hiệu quả hoạt động trong nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền tại Chi nhánh. * Nguyên nhân của những tồn tại - Nguyên nhân khách quan: + Trong những năm gần đây, cơ sở hạ tầng thông tin của Việt Nam đã được nâng cấp, hiện đại hoá, tiến gần đến ngang tầm với trình độ của các nước trên thế giới. Tuy vậy, vẫn còn bộc lộ nhiều hạn chế. Cơ sở hạ tầng thông tin chưa đồng bộ giữa các tỉnh, thành phố, tốc độ đường truyền dữ liệu còn chậm. Đây là hạn chế chung của tất cả các ngành, và ngành Ngân hàng nói riêng. NHNN chưa đưa ra những quy định chung làm chuẩn mực cho các NHTM trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại. Sự đầu tư thiếu đồng bộ về công nghệ trong hệ thống NHTM đã gây ra nhiều khó khăn cho NHNN trong việc quản lý các NHTM và khó khăn trong chính hoạt động của từng NHTM. + Người dân Việt Nam vẫn có thói quen sử dụng tiền mặt trong thanh toán. Do vậy, khi sử dụng dịch vụ thanh toán qua Ngân hàng, chứng từ do khách hàng lập thường có nhiều thiếu sót. Chất lượng chứng từ trong thanh toán vốn phụ thuộc nhiều vào trình độ lập chứng từ của khách hàng, khi GDV phát hiện có sai sót, thường phải bổ sung hoặc lập lại chứng từ khác, điều này làm giảm tốc độ thanh toán qua Ngân hàng. Nguyên nhân chủ quan từ phía Chi nhánh Cầu Giấy: + Cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Chi nhánh tuy đã được nâng cấp nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Máy vi tính vẫn hay xảy ra những trục trặc phải nhờ đến sự can thiệp của nhân viên kỹ thuật. Diện tích phòng giao dịch còn hẹp, hạn chế không gian giao dịch. Cơ sở hạ tầng của Chi nhánh nhiều năm chưa được sửa chữa, nâng cấp cũng phần nào làm giảm hình ảnh của Chi nhánh đối với khách hàng. + Các cán bộ nhân viên liên quan đến KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn chưa thường xuyên cập nhật, nâng cao kiến thức về nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoại ngữ. Điều này là nguyên nhân hạn chế việc xử lý các giao dịch một cách nhanh chóng, chính xác, đặc biệt là các giao dịch mới phát sinh. + Quan điểm của Ban Giám đốc khi tổ chức và thiết kế bộ phận Kiểm tra - kiểm toán nội bộ tại Chi nhánh chưa thực sự đề cao vai trò của bộ phận này. Chính vì vậy, đã hạn chế rất nhiều khả năng hoạt động và hiệu quả của Kiểm toán nội bộ. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Qua nghiên cứu thực trạng công tác KSNB đối với nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy, ta thấy được những kết quả đáng khích lệ mà Chi nhánh đã đạt được. Nhưng bên cạnh đó, vẫn còn những tồn tại, hạn chế nhất định, trong đó có những tồn tại nếu không được khắc phục có thể gây ra rủi ro cho hoạt động của Chi nhánh. Điều đó đặt ra sự cần thiết phải có giải pháp khắc phục những tồn tại và nâng cao hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh. Trong phạm vi nghiên cứu nhỏ, tôi xin đề xuất một số giải pháp và kiến nghị giải quyết vấn đề trên. CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TẠI NHĐT&PT CẦU GIẤY 3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CHI NHÁNH CẦU GIẤY TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1.1. Định hướng hoạt động kinh doanh Trong thời gian tới, năm 2006 là năm bước vào thời kì phát triển kinh tế - xã hội 2006 - 2010. Đây là giai đoạn mới với rất nhiều cơ hội cũng như những khó khăn, thách thức đối với nền kinh tế nói chung và ngành Ngân hàng nói riêng. Để thích ứng được với môi trường kinh doanh mới trong điều kiện hội nhập quốc tế và cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, NHĐT&PT Cầu Giấy đã định hướng được chiến lược kinh doanh tổng thể của mình trong thời gian tới. - Phát triển trở thành một NHTM hiện đại, năng động, có sức cạnh tranh cao trên địa bàn cửa ngõ phía Tây của thành phố, có sản phẩm, dịch vụ Ngân hàng đa dạng, chất lượng cao trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. - Chuyển dịch cơ cấu tài sản theo hướng bền vững và an toàn, kiểm soát chặt chẽ rủi ro tín dụng, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. - Rà soát lại cơ cấu khách hàng theo quyết định của NHĐT&PT Trung Ương, tập trung khai thác đối tượng khách hàng thuộc các tầng lớp dân cư, thành phần kinh tế: giáo viên, sinh viên, hộ kinh doanh cá thể, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp ngoài quốc doanh hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, đầu tư phát triển đô thị… - Phát triển mạng lưới giao dịch, quỹ tiết kiệm trên địa bàn quận Cầu Giấy, huyện Từ Liêm. Tập trung vào các khu công nghiệp hiện đại, địa bàn tiềm năng để đón đầu, mở rộng quy mô hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh. 3.1.2. Mục tiêu hoạt động KSNB nói chung và KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn Hệ thống KSNB được thiết kế trong quy trình hoạt động của Chi nhánh. Đây là nhân tố đảm bảo an toàn trong hoạt động của Chi nhánh. Từ đó, Chi nhánh có thể đạt được các mục tiêu đề ra và phát triển trên một nền tảng bền vững. Trong thời gian tới, hệ thống KSNB toàn Chi nhánh đặt ra một số mục tiêu hoạt động chung như sau: - Đảm bảo các quy trình nghiệp vụ vận hành trên SIBS được tiến hành một cách thuần thục, thông suốt. Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu, chuẩn mực, quy chế của KSNB và của các hoạt động nghiệp vụ khác trong Chi nhánh, nhằm tạo cơ sở, căn cứ rõ ràng cho KSNB hoạt động. - Xây dựng kế hoạch kiểm tra thường xuyên, định kỳ, đột xuất ở tất cả các mặt nghiệp vụ và hướng trọng tâm vào kiểm tra, đánh giá rủi ro, an toàn hoạt động, xác định ngăn ngừa những rủi ro tiềm ẩn có nguy cơ mất an toàn đối với hoạt động của Chi nhánh. - Kiểm tra hồ sơ pháp lý của các doanh nghiệp vay vốn, bảo lãnh, tình hình tài sản bảo đảm nợ vay, thu nợ, phân loại nợ; việc tuân thủ các quy định, quy trình mua bán ngoại tệ, chấp hành chế độ tỷ giá và trạng thái ngoại tệ; công tác huy động vốn, thanh toán vốn có đảm bảo quy trình, chứng từ đúng quy định, có thực hiện đúng các quy trình vận hành giao dịch trên SIBS và quy trình luân chuyển chứng từ; Nghiệp vụ thanh toán vốn giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Chi nhánh. Đó có thể ví như là cầu nối giữa các hoạt động nghiệp vụ của Chi nhánh với các Ngân hàng, tổ chức tín dụng khác trong và ngoài nước, thúc đẩy các nghiệp vụ khác phát triển mạnh. Hoạt động thanh toán, chuyển tiền qua Ngân hàng ngày càng tăng về số lượng chuyển tiền và số món chuyển. Năm 2006, dự tính số món thanh toán, chuyển tiền tại Chi nhánh sẽ tăng khoảng 15% so với năm 2005. Thu phí từ hoạt động này ngày càng chiếm tỉ trọng lớn trong nguồn thu của Chi nhánh. Trong năm tới, thu phí từ dịch vụ thanh toán dự tính sẽ tăng khoảng 20% so với năm 2005, chiếm khoảng ***% trong tổng nguồn thu từ dịch vụ. Đây là một mục tiêu Chi nhánh hướng tới và tin tưởng sẽ đạt được với sụ nỗ lực của mình. Cùng với sự tăng trưởng của nghiệp vụ, đặt ra yêu cầu hoạt động KSNB đối với thanh toán vốn cũng phải được tăng cường mạnh mẽ hơn. Các chốt kiểm soát phải được tuân thủ thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc hơn. Đặc biệt là trong thời gian tới phải tổ chức được hoạt động kiểm tra nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn một cách xác thực và hiệu quả hơn. Các yếu tố trong quy trình nghiệp vụ cũng cần được cải thiện: môi trường tin học cần được nâng cấp, trình độ cán bộ nhân viên cần được bồi dưỡng, nâng cao hơn. 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KSNB NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TẠI NHĐT&PT CẦU GIẤY Trên cơ sở những mục tiêu chung trên, tôi xin đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy. 3.2.1. Cải thiện môi trường kiểm soát chung Việc cải thiện môi trường kiểm soát chung cần được đặt ra để các nhà quản lý quan tâm, xem xét. Ban lãnh đạo Chi nhánh phải thường xuyên cập nhật và có phương pháp truyền đạt những văn bản quy định, chế độ của các cơ quan quản lý cấp trên đến toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh và yêu cầu họ thực hiện nghiêm túc. Đồng thời các nhà lãnh đạo phải là những người đi đầu, gương mẫu trong việc tuân thủ các chuẩn mực đó. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo Ngân hàng cần xây dựng được chính sách nhân sự, chính sách đãi ngộ và các cơ hội thăng tiến cho cho toàn bộ các nhân viên trong Chi nhánh, đặc biệt là các nhân viên có năng lực, có nhiều đóng góp trong công việc. Các chính sách hợp lý và thông thoáng sẽ là động lực để các cán bộ nhân viên cố gắng quyết tâm, tìm mọi biện pháp để thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh đã được NHĐT&PT Việt Nam giao. Chi nhánh nên tăng cường áp dụng chính sách luân chuyển cán bộ giữa các phòng ban, thay đổi vị trí làm việc của các nhân viên sau một thời gian. Ưu điểm của phương pháp này là nâng cao hiểu biết về các chuẩn mực nghiệp vụ cho tất cả các cán bộ, giúp họ có cái nhìn tổng thể về hoạt động Ngân hàng, qua đó có thể phát hiện được sở trường của từng cán bộ để tạo điều kiện cho họ được làm việc trong môi trường phát huy tốt nhất khả năng của mình. Về phương diện KSNB, chính sách này có thể giúp các KTVNB tích luỹ được kinh nghiệm thực tế, tìm hiểu sâu về nghiệp vụ mà mình kiểm tra, kiểm soát; đồng thời khi luân chuyển, các nhân viên làm sau có thể kiểm tra được hiệu quả công việc của người thực hiện trước đó. 3.2.2. Nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình thanh toán vốn Là một khâu trong KSNB đối với nghiệp vụ thanh toán vốn, việc thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ thanh toán vốn chính là yếu tố quan trọng đảm bảo hiệu quả KSNB nghiệp vụ này. Để nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình thanh toán vốn, phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có thể xét đến một số yếu tố như sau: + Nâng cao trình độ, năng lực của cán bộ nhân viên: Sự phát triển của nền kinh tế làm gia tăng nhu cầu thanh toán, chuyển tiền qua Ngân hàng, đẩy mạnh phát triển nghiệp thanh toán vốn trong hoạt động của Ngân hàng. Cùng với đó, nhu cầu của khách hàng về chất lượng dịch vụ này ngày càng cao. Họ đòi hỏi nghiệp vụ diễn ra một cách nhanh chóng, tiện lợi và an toàn. Chính từ đó, đòi hỏi các nhân viên Ngân hàng luôn phải trau dồi, học hỏi, nâng cao trình độ của mình. Quá trình không ngừng học hỏi đó giúp họ hiểu sâu hơn về nghiệp vụ, giảm thiểu những sai sót khi thực hiện và rút ngắn được thời gian phục vụ khách hàng. Đó cũng là cách để thu hút và giữ khách hàng trung thành với Ngân hàng. Vì vậy, để tăng hiệu quả hoạt động, Ban lãnh đạo Chi nhánh phải thường xuyên quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Các khoá học để nâng cao khả năng nghiệp vụ của kế toán viên chuyển tiền cần được tổ chức thường xuyên, cập nhật cho họ những thông tin mới nhất về nghiệp vụ, luật, các nghị định của chính phủ, NHNN có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn mới ban hành. Bên cạnh đó, cũng phải thường xuyên tổ chức các lớp về tin học, ngoại ngữ để nhân viên có thể tiếp cận với môi trường làm việc tin học hoá, thành thạo các kỹ năng cơ bản trong sử dụng máy tính và chương trình phân mềm ứng dụng SIBS của hệ thống NHĐT&PT. Có như vậy, các nhân viên mới có thể đáp ứng được những yêu cầu trong công việc. Ngoài ra, để khuyến khích tinh thần ham học hỏi, tự tìm tòi, sáng tạo của cán bộ nhân viên, Chi nhánh có thể tổ chức những buổi giao lưu, những cuộc thi tìm hiểu về nghiệp vụ trong nội bộ Chi nhánh hoặc tham gia cùng các Ngân hàng khác. + Nâng cao tinh thần trách nhiệm, phẩm chất trung thực của nhân viên: Phòng nghiệp vụ của Chi nhánh có một đội ngũ nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao, phẩm chất đạo đức tốt. Tuy nhiên, Ban lãnh đạo nên tổ chức thường xuyên tổ chức những buổi nói chuyện, lớp học nhằm củng cố, nâng cao hơn nữa phẩm chất đạo đức trong nghề nghiệp của cán bộ nhân viên. Bản thân các nhân viên cũng phải luôn tự rèn luyện đạo đức của mình, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc. + Đầu tư, nâng cấp các trang thiết bị và tuyển dụng nhân sự về công nghệ thông tin phục vụ cho nghiệp vụ chuyển tiền: Hiện nay, tại Chi nhánh Cầu Giấy, cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ nghiệp vụ thanh toán vốn đã tương đối tốt, phần mềm ứng dụng đáp ứng được phần lớn yêu cầu đặt ra. Tuy vậy, vẫn còn tồn tại những bất cập liên quan đến các sai sót, lỗi về kỹ thuật. Chính vì vậy, Chi nhánh cần phải quan tâm đến việc đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính, giảm thời gian khấu hao để nhanh chóng thay đổi hệ thống tin học, bắt kịp với trình độ phát triển của thế giới. Đồng thời, tuyển dụng và đào tạo những cán bộ tin học thực sự có trình độ chuyên môn, làm nòng cốt để đảm bảo hệ thống thông tin tin học hoá của Ngân hàng luôn thông suốt, chính xác và an toàn. + Tăng cường công tác thống kê số liệu, kết quả hoạt động thanh toán vốn: Đây là công tác tổng kết, rút ra những mặt được và chưa được trong hoạt động nghiệp vụ. Thực trạng về hoạt động sẽ được phản ánh trên các số liệu thống kê liên quan. Công tác này cần được tiến hành hàng ngày, hàng tháng, để có số liệu báo cáo kịp thời. Khi hệ thống máy tính chưa đáp ứng được yêu cầu thống kê tự động trên máy thì phòng nghiệp vụ liên quan phải bố trí cán bộ làm công tác này một cách cụ thể. 3.2.3. Nâng cao vị trí, vai trò của Kiểm tra - kiểm toán nội bộ trong hoạt động KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn Trong việc thiết kế KSNB đối với nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh Cầu Giấy hiện nay, có thể nói bộ phận Kiểm tra - kiểm toán nội bộ chưa thực sự phát huy được vai trò và hiệu quả hoạt động của mình. Từ những nguyên nhân đã được đề cập ở phần trước, tôi xin đưa ra một số giải pháp như sau: + Ban Giám đốc Chi nhánh cần thiết phải xác lập lại vị trí, vai trò của bộ phận Kiểm tra - Kiểm toán nội bộ trong cơ cấu tổ chức của Chi nhánh. Bộ phận này cần được thiết kế độc lập với các phòng ban nghiệp vụ và trực thuộc một cấp cao đủ thẩm quyền để có thể thực hiện hoạt động kiểm tra của mình. Chi nhánh cần xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm và phạm vi hoạt động của các cán bộ của bộ phận này, dựa trên văn bản hướng dẫn về công tác kiểm tra nội bộ mà NHĐT&PT Việt Nam đã ban hành. Điều đó giúp tạo cơ sở, căn cứ chặt chẽ, rõ ràng để Kiểm tra - kiểm toán nội bộ có thể tiến hành hoạt động của mình. + Từ cơ sở đó, Kiểm tra - kiểm toán nội bộ phải xây dựng được chương trình kiểm tra cụ thể của mình, trong đó xác định rõ phương pháp kiểm toán và các phần nội dung cần kiểm toán trong hoạt động thanh toán vốn. Dựa trên bản kế hoạch đó, các Kiểm toán viên nội bộ (KTVNB) có thể tiến hành công việc của mình một cách có trình tự, logic, có tính chất bài bản. Các cuộc kiểm tra có thể tiến hành thường xuyên, định kỳ, hoặc đột xuất, phương pháp kiểm tra, kiểm toán thay đổi tuỳ đối tượng… nhưng khi có kế hoạch cụ thể, công tác kiểm tra, kiểm soát sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Trong tổ chức hoạt động của bộ phận Kiểm tra - kiểm toán nội bộ nên có riêng một bộ phận chuyên trách kiểm soát về nghiệp vụ thanh toán vốn để có thể chuyên sâu vào nghiệp vụ, tránh tình trạng các KTV phải kiểm soát nhiều nghiệp vụ, gây ra sự chồng chéo, lại không hiệu quả. + Thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao trình độ của các KTVNB KTVNB làm nhiệm vụ kiểm tra lại công việc của bộ phận nghiệp vụ và của hậu kiểm nghiệp vụ thanh toán vốn. Chính vì vậy họ phải rất am hiểu về nghiệp vụ thanh toán vốn. Đây là một hạn chế rất lớn của KTVNB tại Chi nhánh: thiếu kinh nghiệm thực tế về nghiệp vụ. Do đó, việc kiểm soát của họ mới chỉ xoay quanh việc kiểm tra các chứng từ về tính đầy đủ các yếu tố, chứ chưa đi sâu vào nội dung nghiệp vụ. Nếu tồn tại sai sót, rất dễ bị bỏ qua ở bước kiểm soát này. Vì vậy, việc nâng cao kiến thức về nghiệp vụ cùng kiến thức về tin học, ngoại ngữ cho các KTVNB là hết sức cần thiết. Họ cần tham gia vào những khoá học đặc biệt chuyên sâu về nghiệp vụ thanh toán vốn, nghiệp vụ kiểm soát, kiểm toán. Chi nhánh cần có một chiến lược, chương trình, mục tiêu đào tạo một cách toàn diện cho đội ngũ này để họ thực sự có đủ năng lực hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ đặt ra. + Nâng cao đạo đức nghề nghiệp của các KTVNB Ngoài năng lực thực hiện công việc, kiểm toán là nghề đòi hỏi nhiều phẩm chất đạo đức nghề nghiệp: trung thực, khách quan, chính trực, tin cậy, tôn trọng luật pháp và các chuẩn mực nghiệp vụ. Điều này đòi hỏi Ban Giám đốc Chi nhánh trong quá trình tuyển dụng nhân viên vào vị trí KTVNB phải hết sức thận trọng và có những quy định chặt chẽ. Đồng thời, phải thường xuyên giám sát, giáo dục và củng cố đạo đức hành nghề cho đội ngũ KTVNB. + Xây dựng chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật thoả đáng với các KTVNB Chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật thoả đáng nhằm phát huy tốt nhất vai trò của KSNB. Nó vừa có tác dụng là đòn bẩy để động viên, khuyến khích nhân viên phát huy hết khả năng của mình, đồng thời hạn chế những sai sót, những rủi ro đạo đức có thể xảy ra ở công việc rất nhạy cảm này. Ban lãnh đạo Chi nhánh cần xây dựng chính sách đó cụ thể, rõ ràng, không chỉ với nghiệp vụ thanh toán vốn mà với toàn hoạt động của Chi nhánh. + Tăng cường công tác dự báo, nhận dạng, phân tích, đánh giá rủi ro Đây là công tác đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao. Nếu thực hiện được công tác này thường xuyên sẽ hỗ trợ được rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh. Trong hoạt động nghiệp vụ thanh toán vốn, có hai rủi ro tiềm tàng mà Ngân hàng có thể gặp phải bất cứ lúc nào. Đó là rủi ro vận hành và rủi ro có tính hệ thống. Rủi ro vận hành là rủi ro xảy ra khi hệ thống thanh toán gặp sự cố phải tạm ngừng hoạt động dẫn đến ách tắc hoạt động chuyển tiền, thanh toán gây ra những hậu quả không lường hết được với các hoạt động kinh tế tài chính. Rủi ro có tính hệ thống là rủi ro xảy ra khi một ngân hàng nào đó không đủ khă năng thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình làm cho một loạt các thành viên khác có liên quan cũng lâm vào tình trạng tương tự. Để hạn chế khă năng xảy ra các rủi ro trên, KSNB cần đặt sự quan tâm đến một số điểm sau: - Để hạn chế rủi ro hệ thống, KSNB cần luôn quan tâm đến việc duy trì số dư trên tài khoản tiền gửi của Chi nhánh tại NHNN, đảm bảo số dư đó luôn đủ khả năng thanh toán. Muốn vậy, cần phải đưa ra được dự đoán về tình hình biến động thanh toán, chuyển tiền đến và đi tại Chi nhánh trong từng khoảng thời gian, và nguồn tiền để đáp ứng nhu cầu thanh toán đó. - Đối với rủi ro vận hành, do hệ thống thanh toán của Việt Nam dựa trên nền tảng công nghệ thông tin còn nhiều vấn đề bất cập, vì vậy khả năng xảy ra rủi ro này có thể là bất cứ lúc nào với toàn hệ thống Ngân hàng. Để phòng ngừa rủi ro này, Chi nhánh cần chú trọng xây dựng hệ thống thông tin dự phòng lưu trữ và cập nhật toàn bộ thông tin của hệ thống thanh toán chính thức. Trong trường hợp hệ thống thanh toán chính thức gặp sự cố, bị ngưng trệ thì hệ thống dự phòng vẫn lưu trữ đầy đủ thông tin phục vụ công tác quản lý và duy trì hoạt động. 3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.3.1. Kiến nghị với NHNN Nghiệp vụ thanh toán vốn là nghiệp vụ kinh doanh Ngân hàng dựa chủ yếu trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại, đòi hỏi hạ tầng viễn thông phát triển cao và khung pháp lý hoàn thiện để đảm bảo hoạt động thông suốt, an toàn. NHNN cần sớm ban hành và hoàn thiện khung pháp lý cho hoạt động thanh toán vốn giữa các Ngân hàng. Đặc biệt là ban hành pháp luật công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, chứng từ điện tử, quy định chặt chẽ về mã khoá bảo mật đăng ký và sử dụng cho Ngân hàng và các thành phần tham gia hoạt động thương mại điện tử… nhằm hỗ trợ quá trình hiện đại hoá công nghệ Ngân hàng. Hệ thống các Ngân hàng thương mại Việt Nam hiện nay phát triển tương đối rộng lớn với nhiều loại hình ngân hàng và số lượng các Ngân hàng. Tuy vậy giữa các Ngân hàng không có sự đồng bộ thống nhất trong đầu tư, trang bị hệ thống thông tin sử dụng. Mỗi ngân hàng tự xây dựng cho mình một hệ thống giao dịch điện tử riêng dựa trên tiềm lực tài chính của mình. Có những Ngân hàng đã áp dụng chương trình phần mềm rất hiện đại trong quản lý và xử lý nghiệp vụ, hoạt động theo mô hình giao dịch một cửa. Nhưng cũng có những Ngân hàng vẫn chưa đủ điều kiện để áp dụng giao dịch một cửa, thông tin trong nội bộ hệ thống không trực tuyến (online) với nhau, không triển khai được các dịch vụ Ngân hàng hiện đại. Chính sự đầu tư thiếu đồng bộ đó gây ra sự chẫm trễ, ách tắc trong công tác thanh toán trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam. NHNN cần sớm đưa ra các văn bản quy định các chuẩn mực trong việc đầu tư, ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hoá trong toàn bộ hoạt động kinh doanh Ngân hàng nói chung và nghiệp vụ thanh toán vốn nói riêng, đảm bảo cho quy trình thanh toán của toàn hệ thống được thông suốt và tạo điều kiện để quản lý, kiểm soát công tác thanh toán chặt chẽ hơn. Bên cạnh đó, NHNN cần có những chính sách ưu đãi, khuyến khích các ngân hàng đầu tư, hiện đại hoá công nghệ bằng cách cho phép các Ngân hàng thương mại vay vốn dài hạn, tăng vốn điều lệ và cấp vốn cho các NHTM đầu tư vào công nghệ hiện đại. Để tăng cường tính nghiêm túc trong việc tuân thủ các quy định, quy chế trong thanh toán vốn, NHNN cần đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm soát việc triển khai thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn tại các Ngân hàng. Xây dựng bộ phận chuyên trách về kiểm soát nghiệp vụ thanh toán vốn hoạt động khi có dấu hiệu nghi vấn cần phải kiểm tra, thanh tra. 3.3.2. Kiến nghị với NHĐT&PT Việt Nam NHĐT&PT Việt Nam cần tăng cường đầu tư hơn nữa cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng của Chi nhánh khang trang, mua sắm trang thiết bị, máy vi tính có công suất và hiệu năng sử dụng cao cho các chi nhánh. Hiện nay, NHĐT&PT Việt Nam đã triển khai được chương trình hiện đại hoá trong toàn hệ thống. Chính vì vậy, việc tăng cường đầu tư công nghệ sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của các nghiệp vụ, đặc biệt là nghiệp vụ thanh toán vốn. Khi hệ thống máy tính hoạt động liên tục, không có hiện tượng ngẽn mạng, ách tắc, toàn bộ số liệu về các giao dịch thanh toán vốn phát sinh sẽ được tập hợp tại Hội sở chính, tạo ra sự quản lý tập trung, thống nhất, do đó sẽ nâng cao hiệu quả khai thác thông tin, dữ liệu của toàn hệ thống. Song song với đó, NHĐT&PT Việt Nam cần có chương trình tổng kết, đánh giá những kết quả đã đạt được và những tồn tại trong công tác thanh toán vốn và KSNB đối với thanh toán vốn định kỳ hàng quý, hàng năm, từ đó tìm ra những nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Trong công tác nhân sự và phát triển nguồn nhân lực, NHĐT&PT Việt Nam cần hỗ trợ Chi nhánh Cầu Giấy tuyển dụng, đào tạo cán bộ nhằm nâng cao trình độ, năng lực của cán bộ, đặc biệt là các KTVNB. Bên cạnh đó, hỗ trợ điều động cán bộ trong và ngoài hệ thống phù hợp với yêu cầu của công việc theo đề xuất cụ thể của Chi nhánh. NHĐT&PT Việt Nam cần tạo điều kiện và có kế hoạch tập huấn về nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán và các nghiệp vụ kinh doanh ngân hàng trong cả hệ thống để đội ngũ cán bộ kiểm tra, kiểm toán nội bộ có thể hiểu sâu hơn về nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu được giao. Trong kiểm tra nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn, các KTVNB cần được học và có kinh nghiệm thực tế về quy trình nghiệp vụ, các văn bản pháp luật, quy định, quy chế liên quan để có thể phát hiện một cách hiệu quả nhất các sai sót trong thực hiện nghiệp vụ, phân biệt được các sai sót hay các biểu hiện gian lận trong đơn vị. MỤC LỤC TRANG