Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng

NK trình phương án kinh doanh lên Giám đốc ký duyệt, trên cơ sở phương án được duyệt Phòng kinh doanh XNK triển khai hoạt động ký hợp đồng xuất khẩu hàng hóa với Công ty LANE XANG MINERALS LIMITED của Lào. Phòng kinh doanh XNK hoàn tất các chứng từ (Giấy chứng nhận nguồn gốc hàng xuất khẩu, mua bảo hiểm hàng hóa, hoàn tất hồ sơ hải quan …) để xuất hàng hóa sang Lào theo hợp đồng đã kí. Khi hàng hóa được xác định là xuất khẩu, Phòng kinh doanh XNK sẽ tiến hành thu thập chứng từ cần thiết nộp cho Phòng kế toán làm căn cứ lập Hóa đơn GTGT giao cho khách hàng. Khi nhận được bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa kế toán ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của chứng từ, lập Yêu cầu thanh toán chứng từ hàng xuất đính kèm với bộ chứng từ này gửi đến Ngân hàng Ngoại thương để nhờ thu tiến hàng. Ngân hàng sẽ gửi bộ chứng từ này sang ngân hàng đại lý ở Lào xem xét thanh toán tiền hàng. Khi tiền được chuyển vào tài khoản của Công ty ngân hàng sẽ gửi cho Phòng kế toán Giấy báo Có. 2.5.2. Kế toán chi tiết thanh toán vời người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người mua, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán bán hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ. Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người mua, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người mua. Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng sổ chi tiết công nợ được mở theo hướng những khách hàng thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết công nợ còn những khách hàng không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ, đối với những khoản thanh toán có gốc ngoại tệ thì kế toán cũng phải mở sổ theo khách hàng với từng loại ngoại tệ. Kế toán ngân hàng và kế toán tiền mặt sẽ tiến hành thanh toán với khách hàng và chuyển các chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm kế toán, theo dõi chi tiết tình hình thanh toán. Cuối tháng máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu từ Sổ chi tiết công nợ, lấy số phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì và cuối kì của từng khách hàng để lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Bảng cân đối công nợ được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc cả công ty và được dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 131. Dựa vào ví dụ 4 và 5 đã trình bày ở trên để lập các Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp công nợ như sau: SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 1/2 đến ngày 29/2 năm 2008 Tài khoản: 1311.13 – Phải thu khách hàng phòng kinh doanh VLN Khách hàng: Công ty PT HEMINDO Loại tiền : VNĐ Dư Nợ đầu kì: 0 Dư Có đầu kì: Phát sinh Nợ: 290.510.000 Phát sinh Có: 58.102.000 Dự Nợ cuối kì: 232.408.000 Dư Có cuối kì: CTGS Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có 2011 20/2 Bán 50 tấn thuốc nổ an toàn AH2 511 264.100.000 2011 20/2 Thuế GTGT phải nộp 33311 26.410.000 2012 20/2 Khách hàng thanh toán 20% bằng chuyển khoản 112 58.102.000 Tổng cộng 290.510.000 58.102.000 Ngày 29 tháng 2 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 1/2 đến ngày 29/2 năm 2008 Tài khoản: 1311.11 – Phải thu khách hàng phòng kinh doanh XNK1 Khách hàng: Công ty LANE XANG MINERALS LIMITED Loại tiền : VNĐ Dư Nợ đầu kì: 0 Dư Có đầu kì: Phát sinh Nợ: 2.025.123.000 Phát sinh Có: 2.025.123.000 Dự Nợ cuối kì: 0 Dư Có cuối kì: CTGS Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có … … …….. … ….. ……. 2011 20/2 Bán 65 tấn thuốc nổ nhũ tương NT.13 511 1.300.325.000 2012 20/2 Khách hàng thanh toán bằng L/C 112 1.300.325.000 …. …. ….. ….. …. ……. Tổng cộng 2.025.123.000 2.025.123.000 Ngày 29 tháng 2 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc BẢNG CÂN ĐỐI CÔNG NỢ Tháng 2 năm 2008 Tài khoản 1311.13 – Phải thu khách hàngphòng kinh doanh VLN Dư Nợ đầu kì: Dư Có đầu kì: 597.241.000 Phát sinh Nợ: 11.125.245.000 Phát sinh Có: 12.265.145.000 Dự Nợ cuối kì: Dư Có cuối kì: 1.173.141.000 STT Mã KH Tên nhà cung cấp Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … … … 7 Công ty PT HEMINDO 0 290.510.000 58.102.000 232.408.000 8 Công ty Sông Đà 6 121.125.000 0 45.025.000 76.100.000 9 Công ty CAVICO 95.278.000 187.498.000 254.015.000 28.701.000 …. … ….. …. ….. Tổng cộng 3.214.145.000 51.562.125.000 52.948.784.000 1.827.486.000 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.5.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ kết hợp với phần mềm kế toán Fast Accounting. Cũng như hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp thanh toán với khách hàng cũng được thực hiện thông qua phần mềm kế toán. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu và máy tính sẽ tự động tổng hợp vào sổ cái và lên báo cáo tài chính. Tài khoản sử dụng: Do Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng kinh doanh cả xuất nhập khẩu và kinh doanh nội địa nên tài khoản sử dụng trong thanh toán với khách ngoài TK 131, TK 111, TK 112, TK 511, TK 33311 còn có cả TK 515, TK 635. Tài khoản 131 theo dõi nợ phải thu khách hàng được chi tiết theo nhà cung cấp và phòng kinh doanh: TK 1311: Phải thu khách hàng – Vật liệu nổ TK 1311.11: Phải thu khách hàng phòng kinh doanh XNK1 TK 1311.12: Phải thu khách hàng phòng kinh doanh XNK2 TK 1311.13: Phải thu khách hàng phòng kinh doanh VLN …… Các TK 111, TK 112 được chi tiết theo ngân hàng và loại ngoại tệ. Nguyên tắc hạch toán: Các chứng từ thanh toán được tập hợp 5 ngày một lần để lập Chứng từ ghi sổ bằng phần mềm Excel, rồi từ các chứng từ ghi sổ kế toán vào các phân hệ kế toán tương ứng. Máy tính sẽ tự động xử lý, tổng hợp số liệu để lập Sổ cái tổng hợp của các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ thanh toán với người mua. Cuối kì, kế toán công nợ sẽ thực hiện lên các Sổ cái tài khoản và in ra các sổ này. Căn cứ vào sổ liệu trên sổ cái máy tính sẽ tự động lên bảng cân đối tài khoản và báo cáo kế toán của công ty. Trong quá trình lập các Chứng từ ghi sổ kế toán tuyệt đối không được bù trừ giữa hai bên Nợ, Có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết của từng bên để lấy số liệu vào Bảng cân đối kế toán. Đối với các nghiệp vụ thanh toán có gốc ngoại tệ thì tỷ giá ngoại tệ được sử dụng hạch toán khoản phải thu khách hàng tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thì tỷ giá dùng để ghi sổ là tỷ giá lúc ghi nhận nợ, chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán vào thu chi hoạt động tài chính. Trình tự hạch toán tổng hợp: Hạch toán tổng hợp trong thanh toán với người mua ở trong nước và nước ngoài là tương tự nhau chỉ khác ở chỗ đối với nghiệp vụ phát sinh có nguồn gốc ngoại tệ thì sẽ có thêm hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái. Trên cơ sở nghiệp vụ phát sinh ở 2 ví dụ 4 và 5 nêu trên ta có Chứng từ ghi sổ và Sổ cái cho tài khoản 131 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 2011 Từ ngày 15/2 đến ngày 20/2/2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có ……. …. …. …… Bán 50 tấn thuốc nổ an toàn AH2 1311.13 511 264.100.000 Thuế GTGT phải nộp 1311.13 33311 26.410.000 Bán 65 tấn thuốc nổ nhũ tương NT.13 1311.11 511 1.300.325.000 …… …… ….. ….. Tổng cộng 2.895.562.000 Kèm theo… chứng từ gốc Ngày 20/2/2008 Người lập Kế toán trưởng CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 2012 Từ ngày 15/2 đến ngày 20/2/2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có …… …. …… ……. Khách hàng thanh toán 20% bằng chuyển khoản 112 1311.13 58.102.000 Khách hàng thanh toán bằng L/C 112 1311.11 1.300.325.000 ……. ……. …. ………. Tổng cộng 1.925.158.000 Kèm theo… chứng từ gốc Ngày 20/2/2008 Người lập Kế toán trưởng Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng SỔ CÁI Tháng 2 năm 2008 Tài khoản: 131- Phải thu khách hàng Dư Nợ đầu kì: Dư Có đầu kì: Phát sinh Nợ: Phát sinh Có: Dự Nợ cuối kì: Dư Có cuối kì: CTGS Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có ….. …. ……. … … ….. 2011 20/2 Bán 50 tấn thuốc nổ an toàn AH2 511 264.100.000 2011 20/2 Thuế GTGT phải nộp 33311 26.410.000 2011 20/2 Bán 65 tấn thuốc nổ nhũ tương NT.13 511 1.300.325.000 2012 20/2 Khách hàng thanh toán 20% bằng chuyển khoản 112 52.820.000 2012 20/2 Khách hàng thanh toán bằng L/C 112 1.300.325.000 … … ….. … ….. …… Tổng cộng 85.356.252.000 85.356.252.000 Hà Nội, ngày 29 tháng 2 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.5.4. Đối chiếu công nợ với khách hàng Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng theo tháng đối với nhứng khách hàng thường xuyên có quan hệ với công ty và đối chiếu theo hợp đồng đối với những khách hàng mới mua hoặc thanh toán dứt điểm. Việc đối chiếu công nợ với khách hàng được Phòng tài chính chủ động thực hiện. Đến cuối tháng hoặc sau khi thanh lý hợp đồng với khách hàng kế toán công nợ sẽ lập Biên bản đối chiếu công nợ (nội dung tương tự như Biên bản đối chiếu công nợ với người bán đã nêu trên) để khách hàng xác nhận số nợ còn phải trả công ty. Khi nhận được phản hồi từ phía khách hàng xác nhận thông tin trong biên bản đối chiếu công nợ kế toán sẽ sử dụng để kịp thời điều chỉnh nếu có những sai sót trong quá trình theo dõi công nợ và lên Báo cáo quản trị về tình hình công nợ với khách hàng. Biên bản đối chiếu công nợ còn được sử dụng làm căn cứ bù trừ công nợ trong trường hợp người mua hàng đồng thời cũng là nhà cung cấp của công ty. Các đối tượng bù trừ công nợ chủ yếu của công ty thường là các công ty sản xuất vật liệu nổ công nghiệp như Công ty cơ điện và vật liệu nổ 31 – Z131, Công ty vật liệu nổ công nghiệp- Tổng công ty than Việt Nam – IEMCO…. Các công ty này mua nguyên vật liệu nổ của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng đông thời lại bán thuốc nổ cho Công ty. Trong Biên bản đối chiếu công nợ được thực hiện hàng tháng sẽ đồng thời có cả thỏa thuận bù trừ nợ giữa Công ty với các đơn vị này. Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng còn thực hiện bù trừ công nợ với những quan hệ tay ba giữa công ty và hai đối tác có quan hệ phải thu phải trả với công ty và với nhau bằng Biên bản thỏa thuận bù trừ nợ. Việc bù trừ nợ tay ba được các công ty thực hiện khá nhiều nhằm giảm thiểu tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau. Đối chiếu công nợ với khách hàng trong Công ty vật tư công nghiệp quốc phòng được kế toán công nợ thực hiện dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng thông qua biên bản đối chiếu công nợ nếu có sự không thống nhất về số nợ theo ghi chép của của kế toán công ty với bên khách hàng thì hai bên sẽ phải xem xét và có những điều chỉnh cho khớp nhau để đảm bảo quyền và nghĩa vụ mỗi bên. Biên bản đối chiếu công nợ không được coi là thư yêu cầu khách hàng trả nợ nhưng đây cũng như một thông báo với khách hàng về nghĩa vụ thanh toán nợ với công ty. Việc thực hiện đối chiếu công nợ định kì cũng là như thông báo định kì nhắc cho khách hàng nhớ về khoản nợ còn chưa trả, tránh tình trạng khách hàng cố ý lãng quên khoản nợ để chiếm dụng vốn gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 3.1. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng là doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong lĩnh vực vật liệu nổ lâu đời ở Việt Nam. Để có thể đứng vững trên thị trường trong nước cũng như quốc tế trong những năm gần đây công ty đã mở rộng lĩnh vực hoạt động sang cả xuất nhập khẩu không chỉ mặt hàng vật liệu nổ công nghiệp mà cả những mặt hàng khác như nông sản, thủ công mỹ nghệ… Việc mở rộng kinh doanh đồng nghĩa với việc số lượng người cung cấp và khách hàng của công ty cũng ngày càng nhiều và đa dạng hơn. Bạn hàng ngoài những khách hàng truyền thống còn có thêm nhiều khách hàng mới cùng với lượng giao dịch ngày càng nhiều lên do vậy công tác kế toán công nợ với nhà cung cấp và khách hàng của công ty ngày càng được coi trọng và hoàn thiện hơn trước. Quản lý tốt phần hành kế toán thanh toán với người mua và người bán sẽ giúp cho công tác quản lý tài chính của công ty. Kế toán thanh toán với người mua và người bán của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng có cả ưu và nhược điểm. Nhiệm vụ của kế toán là phải tìm cách phát huy những điểm mạnh và hạn chế và tìm cách khắc phục những điểm yếu để công tác quản lý tài chính ngày càng hiệu quả hơn. 3.1.1. Ưu điểm Trong những năm vừa qua phòng tài chính của công ty đang không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng để đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo công ty cùng với những đối tượng quan tâm những thông tin trung thực và hợp lý nhất, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. .Về tổ chức công tác kế toán Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng có quy mô lớn và nhiều đơn vị thành viên nên mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán là mô hình tối ưu đối với công ty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các kế toán phần hành cụ thể. Tính chuyên môn hóa cao trong tổ chức công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác đối chiếu kiểm tra được thực hiện dễ dàng, đơn giản. Đội ngũ kế toán viên là những người có trình độ nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời. Các chính sách kế toán của công ty được áp dụng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Kỳ kế toán của công ty là theo tháng, mặc dù như vậy sẽ tạo ra áp lực công việc lớn cho đội ngũ kế toán của công ty do hàng tháng phải lên báo cáo, cân đối tuy nhiên lợi ích mà nó mang lại rất lớn: giúp ban lãnh đạo công ty theo dõi sát tình hình tài chính của công ty đến từng tháng do vậy công tác quản lý sẽ kịp thời và hiệu quả cũng sẽ rất cao. Về chứng từ kế toán, kế toán đã áp dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/ QĐ – BTC. Quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý và hiệu quả. Công tác lưu giữ chứng từ được các cán bộ phòng kế toán thực hiện cẩn thận và hợp lý. Về hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/ QĐ – BTC được công ty áp dụng đầy đủ, việc mở các tài khoản chi tiết cũng rất hợp lý và khoa học. Về hệ thống sổ sách kế toán hiện nay công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ kết hợp với sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting. Do công ty quy mô lớn và nhiều đơn vị trực thuộc, lượng chứng từ phát sinh nhiều và thường xuyên đồng thời có nhiều nghiệp vụ tương tự nhau nên áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là tối ưu nhất trong các hình thức kế toán hiện nay. Hơn nữa công ty còn áp dụng phần mềm kế toán không những tiết kiệm thời gian, nhân lực, giảm khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán mà còn giúp cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời. Ngoài ra công ty còn sử dụng mạng Internet giúp ích rất nhiều cho kế toán cập nhật các thông tư quy định mới của Bộ tài chính và tìm hiểu về tỷ giá giao dịch liên ngân hàng một cách nhanh chóng trong việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ. Về báo cáo kế toán: Các báo cáo tài chính được lập theo đúng mẫu biểu quy định và đảm bảo tính chính xác, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý kinh tế tài chính của cơ quan chủ quản và các cơ quan quản lý tài chính. Ngoài các báo cáo tài chính bắt buộc theo quy định đội ngũ kế toán công ty còn lập báo cáo quản trị cung cấp thông tin chi tiết hơn cho người lãnh đạo doanh nghiệp phục vụ quản trị doanh nghiệp. Về tổ chức hạch toán thanh toán với người bán, người mua Hạch toán thanh toán với người bán, người mua được phòng tài chính công ty quan tâm và tổ chức hợp lý. Các kế toán được giao nhiệm vụ rõ ràng, phân cách trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt, trong đội ngũ kế toán của công ty có kế toán công nợ riêng, kế toán thanh toán riêng, kế toán kinh doanh vật liệu nổ và kế toán kinh doanh xuất nhập khẩu riêng đảm bảo việc hạch toán với người bán và người mua trong công ty được thực hiện kịp thời, chặt chẽ. Việc phân rõ nhiệm vụ cho từng kế toán viên giúp cho công việc không bị chồng chéo, không bỏ sót nghiệp vụ đồng thời khi xảy ra sai phạm sẽ quy trách nhiệm và xử lý dễ dàng hơn. Tài khoản kế toán sử dụng trong thanh toán với người bán, người mua được sử dụng phù hợp và đầy đủ theo đúng quy định, đảm bảo theo dõi được tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thanh toán. Các tài khoản 331, TK131 được chi tiết theo phòng kinh doanh và đối tượng khách hàng sẽ giúp cho việc theo dõi công nợ sát sao hơn việc chỉ chi tiết theo khách hàng mà không thực hiện phân nhóm khách hàng. Phương thức thanh toán áp dụng trong công ty đa dạng (tiền mặt, chuyển khoản, chuyển tiền điện, thanh toán bằng L/C ... ), tùy theo đối tượng khách hàng và đặc điểm của đơn hàng mà công ty sẽ áp dụng các phương thức thanh toán khách nhau. Thời hạn tín dụng cũng rất phong phú có thể là 15, 30, 50 hoặc 80 ngày tùy theo mức độ thân thiết của khách hàng và quy mô của đơn hàng. Điều này sẽ giúp cho công ty có thể giữ được quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp đồng thời giúp cho công tác quản lý tài chính cũng linh hoạt hơn. Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán, người mua được kế toán thực hiện trên các sổ chi tiết công nợ theo khách hàng và bảng đối chiếu công nợ theo phòng kinh doanh thiết kế trên phần mềm kế toán có kết cấu hợp lý, đảm bảo quản lý hiệu quả tình hình thanh toán với người bán, người mua. Kế toán dựa vào thông tin trên sổ chi tiết để lập Biên bản đối chiếu công nợ giúp theo dõi tình hình thanh toán và nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ cho công ty, thực hiện thu hồi nợ một cách có hiệu quả. Các khoản phải thu và phải trả không chỉ được thể hiện trên các báo cáo tài chính mà cả báo cáo quản trị chi tiết theo đối tượng nợ, thời hạn nợ, số lượng nợ và khả năng thu hồi nợ. Các báo cáo này được kế toán lập theo yêu cầu của lãnh đạo công ty phục vụ cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. 3.1.2. Hạn chế Về cơ bản thì việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán thanh toán với người bán, người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng là đúng theo chế độ kế toán hiện hành tuy nhiên cũng không tránh khỏi một số thiếu sót cần khắc phục. Thứ nhất, phần mềm kế toán Fast Accounting hiện nay mà công ty đang sử dụng đã được sửa đổi cho phù hợp với đặc điểm kế toán tại công ty nhưng khi sử dụng phần mềm này thì sự bảo mật thông tin kế toán chưa được chú ý. Các kế toán viên trong công ty có thể vào tất cả các phần hành kế toán không chỉ phần hành mà mình phụ trách mà cả các phần hành kế toán khác. Khi đó nếu có người nào cố ý làm sai lệch số liệu kế toán hoặc cung cấp thông tin tài chính của công ty ra ngoài mà chưa được sự cho phép của kế toán trưởng thì việc quy cách trách nhiệm là rất khó khăn đồng thời việc này sẽ ảnh hưởng rất xấu đến tình hình tài chính của công ty. Thứ hai, thu hồi nợ phải thu và trả nợ người bán là hai chỉ tiêu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nguồn thu từ khách hàng chính là nguồn để trả nợ người bán và trang trải các hoạt động trong công ty đồng thời có thu được tiền bán hàng thì công ty mới có vốn để bắt đầu một chu trình sản xuất kinh doanh mới. Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng có doanh thu rất lớn trong đó có đến gần 70% là thanh toán sau nhưng chiết khấu thanh toán lại không được sử dụng. Chiết khấu thanh toán chính là một lợi ích mà khách hàng không thể bỏ qua khi xác định thời điểm trả nợ. Do vậy đây chính là một trong những công cụ đắc lực trong việc xúc tiến thu hồi nợ. Thứ ba, khi phát sinh một nghiệp vụ thanh toán với người mua hoặc người bán nước ngoài thì kế toán sẽ phải lên đồng thời cả sổ chi tiết công nợ theo dõi công nợ bằng cả nguyên tệ và ngoại tệ. Hai sổ này có mẫu giống nhau như vậy việc lập một lúc hai sổ sẽ mất thời gian và công sức hơn so với việc gộp hai sổ này vào một sổ theo dõi đồng thời cả bằng nguyên tệ và ngoại tệ. Hơn nữa sổ chi tiết công nợ bằng nguyên tệ chủ yếu được sử dụng để kế toán lên báo cáo tài chính còn việc theo dõi thanh toán lại phải dựa trên sổ chi tiết công nợ bằng ngoại tệ do thực chất thì nghiệp vụ phát sinh là ngoại tệ chứ không phải VNĐ. Kế toán nên sử dụng một sổ chi tiết như vậy sẽ tiết kiệm và hiệu quả hơn. Thứ tư, các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong công ty ngày càng nhiều như vậy việc áp dụng tỷ giá thực tế trong quy đổi ngoại tệ do vậy mất nhiều thời gian và công sức vì kế toán phải liên tục tìm hiểu tỷ giá giao dịch mỗi khi nghiệp vụ phát sinh do đó việc hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái cũng phức tạp hơn. Thứ năm, hiện nay công ty vẫn áp dụng thanh toán bằng tiền mặt đối với những khoản dưới 50 triệu. Việc duy trì các khoản thanh toán bằng tiền mặt với người mua và người bán sẽ làm cho lượng tiền mặt tồn quỹ của công ty lớn, dễ xảy ra gian lận, mất mát, giảm hiệu quả sử dụng vốn. 3.2. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THNAH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 3.2.1. Yêu cầu hoàn thiện Để có thể hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng thì các phương hướng và biện pháp đưa ra phải đảm bảo một số yêu cầu sau: Hoàn thiện công tác kế toán phải được thực hiện dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách kinh tế của Nhà nước nói chung và chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành. Nhà nước quản lý nền kinh tế thông qua các công cụ kinh tế vĩ mô, để có thể tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh phải chấp hành đầy đủ các quy định nhà nước ban hành. Doanh nghiệp phải tuân thủ chính sách chế độ kế toán thì thông tin kế toán mới thống nhất, việc kiểm tra kiểm soát của nhà nước mới có thể thực hiện được. Các thông tin kế toán được lập nên dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định này sẽ giúp cho việc thu thập thông tin kế toán có chất lượng và khoa học, hữu ích cho quá trình phân tích, đánh giá và kiểm tra hoạt động tài chính của công ty. Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua phải đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời phản ánh các hoạt động tài chính trong công ty, không để xảy ra tình trạng thông tin bị dồn ứ không cung cấp kịp thời cho nhu cầu quản trị trong nội bộ công ty cũng như những đối tượng quan tâm khác. Nếu thông tin không được cung cấp kịp thời có thể gây ảnh hưởng đến việc xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra trong doanh nghiệp còn đối với các đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp như ngân hàng, nhà đầu tư mà không được cung cấp thông tin kịp thời có thể công ty sẽ mất đi cơ hội đầu tư đồng thời để lại ấn tượng không tốt cho việc kinh doanh sau này. Việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời là rất quan trọng nhưng cũng không vì thế mà kế toán có thể đưa ra các thông tin thiếu chính xác. Các thông tin như vậy sẽ không thực sự có giá trị trong việc ra quyết định. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán không chỉ đảm bảo tính kịp thời mà cả tính chính xác của thông tin kế toán. Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán muốn thực hiện được thì phải đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả. Bất cứ một giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán người mua nào đưa ra cũng phải tính đến những chi phí bỏ ra như chi phí lương nhân viên, chi phí tài chính và những hiệu quả mang lại từ việc áp dụng nó. Chỉ khi nào hiệu quả lớn hơn chi phí thì lúc đó phương án mới được thực hiện Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và thanh toán với người bán, người mua phải đảm bảo tuân thủ những yêu cầu trên thì mới đạt hiệu quả cao, hỗ trợ cho công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và quản lý tài chính nói riêng. 3.2.2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện Dựa trên những nghiên cứu thực tiễn về tình hình hạch toán thanh toán với người bán, người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng và trên cơ sở yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán em xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại đơn vị như sau: Thứ nhất: Về tính bảo mật trong thông tin kế toán Kế toán trưởng của công ty nên phân quyền sử dụng cho mỗi kế toán phần hành. Theo đó mỗi kế toán viên phụ trách các phần hành sẽ được kế toán trưởng phân quyền theo như phần mềm sẵn có trong đó tên chính là tên nhân viên phụ trách phần hành và password, password này chỉ có kế toán phần hành và kế toán trưởng biết. Với việc giao quyền rõ ràng như vậy sẽ giúp cho kế toán trưởng quản lý được thông tin kế toán của doanh nghiệp không để lọt thông tin tài chính ra ngoài mà không có sự cho phép của kế toán trưởng đồng thời có thể dễ dàng quy trách nhiệm nếu có gian lận hay sai sót xảy ra. Thứ hai: Về việc áp dụng chiết khấu thanh toán Để thúc đẩy quá trình thu hồi nợ thì cùng với những biện pháp như lập riêng một bộ phận chuyên biệt có nhiệm vụ thu hồi công nợ phải thu, bán nợ cho các công ty đòi nợ công ty công ty nên áp dụng biện chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trong việc thanh toán nợ sớm hơn so với thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng bán hàng. Để phản ánh chiết khấu thanh toán kế toán sử dụng TK 635 – Chi phí tài chính. Khi cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 111, 112: Số tiền thực thu Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán cho khách hàng hưởng Có TK 131: Tổng số phải thu khách hàng Cuối kì, kế toán kết chuyển như sau: Nợ TK 911: Xác định kết quả Có TK 635: Chiết khấu thanh toán trong kì Thứ ba: Về việc hạch toán chi tiết thanh toán với người bán, người mua phát sinh bằng ngoại tệ Để đáp ứng nhu cầu theo dỗi thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng cả bằng nguyên tệ và ngoại tệ sao cho hiệu quả và tiết kiệm nhất thì trong sổ chi tiết công nợ theo nguyên tệ ta thêm cột phát sinh bằng nguyên tệ và tỷ giá quy đổi. Sổ này được mở chi tiết theo từng loại ngoại tệ. Dựa vào sổ chi tiết công nợ này kế toán vừa theo dõi được tình trạng thanh toán của khách hàng đã thanh toán bao nhiêu ngoại tệ, còn bao nhiêu ngoại tệ chưa được thanh toán đồng thời vẫn đảm bảo theo dõi được lượng nguyên tệ quy đổi là bao nhiêu để lên báo cáo. Mẫu sổ cụ thể như sau: SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày ……. đến ngày…… Tài khoản:……………….. Đối tượng:……………….. Loại ngoại tệ: …………… Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngoại tệ Tỷ giá hối đoái Phát sinh VNĐ SH NT Nợ Có Nợ Có - Số dư đầu kỳ - Phát sinh trong kỳ Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Thứ tư: Về việc áp dụng tỷ giá hạch toán trong quy đổi ngoại tệ Để đơn giản trong việc hạch toán khi có các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ ngày một nhiều công ty nên sử dụng tỷ giá hạch toán để quy đổi ngoại tệ. Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán như sau: Đối với các khoản doanh thu, thu nhập,chi phí, hàng tồn kho, tài sản cố định…. thì sẽ dùng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ ra VNĐ. Đối với các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ thì sử dụng tỷ giá hạch toán để quy đổi ngoại tệ. Cuối kỳ, kế toán phải đánh giá lại số dư của các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả theo tỷ giá thực tế, chênh lệch cho vào TK 515, 635. Cuối năm tài chính đánh giá lại số dư của các tài khoản này chênh lệch đánh giá lại được phản ánh trên TK 413. Thứ năm : Về việc hạn chế thanh toán bằng tiền mặt Công ty nên chuyển dần tất cả các hoạt động thanh toán sang chuyển khoản, không sử dụng tiền mặt để thanh toán với người mua, người bán để hạn chế tối thiểu số tiền mặt tồn két. Tiền tồn két chỉ cần đủ phục vụ nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong phạm vi doanh nghiệp như vậy tiền sẽ được sử dụng hiệu quả hơn tránh được gian lận mất mát có thể xảy ra. KẾT LUẬN Kế toán thanh toán với người mua, người bán có vị trí hết sức quan trọng trong việc duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó là thước đo cho sự lành mạnh và mức độ an toàn về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng kinh doanh mặt hàng rất đặc thù đó là vật liệu nổ công nghiệp. Mặt hàng này kén cả nhà cung cấp lẫn khách hàng nên việc quản lý quan hệ thanh toán với người mua, người bán càng trở nên quan trọng đối với công ty, không chỉ dừng lại ở công tác kế toán mà còn cả trên phương diện luật pháp. Qua thời gian thực tập em đã có cơ hội tìm hiểu về thực tế công tác kế toán tại công ty nói chung và kế toán thanh toán với người bán, người mua nói riêng cùng với những lý luận được học em có đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán mong rằng sẽ giúp cho bộ máy kế toán của công ty hoạt động ngày càng hiệu quả hơn nữa, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản trị doanh nghiệp và quản lý của Nhà nước. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.S Phạm Thành Long cùng các nhân viên công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập chuyên ngành này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính Chế độ kế toán doanh nghiệp – Quyển 1 Chế độ kế toán doanh nghiệp – Quyển 2 Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán Chuyên khảo về báo cáo tài chính và lập, đọc, kiểm tra và phân tích báo cáo tài chính – PGS.TS Nguyễn Văn Công Kế toán thương mại và dịch vụ - TH.S Nguyễn Phú Quang Tạp chí kế toán Tạp chí kiểm toán PHỤ LỤC Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 21 Linh Lang - Cống Vị - Ba Đình - Hà Nội GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 28 tháng 2 năm 2008 Số : 45 Nợ TK 3388: 9.450.000 Nợ TK 1111: 550.000 Có TK 141: 10.000.000 Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Văn Tuân Đơn vị : Phòng kinh doanh Vật liệu nổ Các hồ sơ kèm theo: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Vận đơn, Hoá đơn GTGT Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: DIỄN GIẢI NỘI DUNG SỐ TIỀN I. Số tiền tạm ứng 10.000.000 1. Số tiền tạm ứng các đợt chưa chi hết 2. Số tiền tạm ứng kì này 10.000.000 Phiếu chi số 16 ngày 26/ 2/ 2008 II. Số tiền đã sử dụng 9.900.000 Phí vận chuyển 9.900.000 III. Chênh lệch 100.000 Số tạm ứng chi không hết 100.000 Số tiền ghi bằng chữ: Một trăm ngàn đồng chẵn./ Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 21 Linh Lang – Cống Vị - Ba Đình – Hà Nội ỦY NHIỆM CHI PHẦN DO NH GHI Đơn vị trả tiền: Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Tài khoản nợ Số tài khoản: 6985231047 Tại Ngân hàng: Ngoại thương Việt Nam TP: Hà Nội Đơn vị nhận tiền: Công ty CN HCM Bạch Thái Bưởi Tài khoản có Số tài khoản/ CMND: 14587514 Tại Ngân hàng: Công thương Việt Nam Tỉnh Quảng Ninh Số tiền bằng chữ: Một trăm tám bảy triệu chín trăm chin hai nghìn đồng chẵn./ Số tiền bằng số Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua hàng Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Lập ngày Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán YÊU CẦU PHÁT HÀNH THƯ TÍN DỤNG Kính gửi: Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Chi Nhánh ……………………… Ngày nhận : _ _ /_ _ / _ _ _ Người nhận: Tên công ty: Số CIF o Ký quĩ 100% o Sử dụng hạn mức giao dịch TTTM tại VCB cấp cho mã CIF Với trách nhiệm thuộc về phần mình, chúng tôi đề nghị ngân hàng phát hành thư tín dụng với nội dung sau: o Irrevocable o Transferable o Confirmed o Others________ Letter of Credit issued by o Mail o Telex/SWIFT Expiry Date & Place (yy/mm/dd) --/--/-- Latest Shipment date (yy/mm/dd) --/--/-- Beneficiary’s Bank (Full name & address) BIC code (preferably) Applicant CIF No. Full name & address Beneficiary Account No. Full name & address Currency (ISO) ___ Amount _______ % More or Less Allowed ____ in words: Drafts to be drawn at o _____ Sight o ________ days after Bill of Lading Date o Drafts not required Partial Shipment (if blank, Partial Shipment will be prohibited) o Allowed o Not allowed Transhipment (if blank, transhipment will be prohibited) o Allowed o Not allowed Shipment Port of taking in charge Port of loading Port of discharge Port of final destination _______ Shipping Terms (INCOTERMS 2000) o FOB o CPT o FCA o CIF o CFR o EXW o CIP o Other _________________________________ Named port / place of Destination Description of goods and/ or Services Document required This documentary. credit is available against presentation of the following documents: o signed commercial invoice, ______ original, ______ copies_ ______________________________________________________ o full set original clean shipped on board marine bills of lading, made out to ________________notifying____________________ o air waybill, original 3 (for shipper) consigned to ________________________________________________________________ o Inspection certificate issued by________________in_______original, _____ copies ___________________________________ o Certificate of quality and quantity issued by______in_______original, _____ copies ___________________________________ o full set negotiable policy/certificate of insurance, covering _________________risks___________________________________ o certificate of origin, certified by authority, 1 original, _____ copies _________________________________________________ o packing list, _____-fold ____________________________________________________________________________________ o Beneficiary’s Certificate certifying that one set of non negotiable documents plus________________ have been sent by Express courier to the applicant within __________days after B/L date enclosing it’s receipt. o Other documents: (please specify)____________________________________________________________________________ Additional conditions: __________________________________________________________________________________ o Documents must be issued in English o The amount utilized must be endorsed on the reverse of the original L/C. Charges: Issuing bank’s charges for the account of Other banks’ charges for the account of o Applicant o Beneficiary o Applicant o Beneficiary Period for presentation: o 21 days after shipment date o Other: _______________________________________________ Instruction to Paying/ Accepting/ Negotiating Bank: Upon receipt of o the Tested Telex/ Swift o the Documents which are complied with the terms and conditions of this Credit, we make payments/ acceptances as instructions of Paying/ Accepting/ Negotiating Bank Other Instructions: This credit is subject to the Uniform Customs and Practice for Documentary Credits International Chamber of Commerce, Prevailing Publication. Uỷ quyền và cam kết của bên bảo lãnh (chỉ dùng cho LC phát hành bằng hạn mức của bên thứ ba không phải người mở LC) Chúng tôi: ………..……………………………………………………..(Tên công ty bảo lãnh), Địa chỉ: ………………………………………………………………… (địa chỉ công ty). CIF số: …………………………………………………………………. Xin được cùng với ……… (Tên công ty yêu cầu phát hành LC) đề nghị Ngân hàng phát hành thư tín dụng với nội dung nêu trên. Chúng tôi cam kết: ……….. (Tên công ty yêu cầu phát hành LC) có toàn quyền ra các chỉ thị phát hành, sửa đổi, thanh toán , huỷ, các giao dịch phát sinh và chịu mọi chi phí liên quan đến các giao dịch theo LC nói trên. Trường hợp ……….. (Tên công ty yêu cầu phát hành LC) không có khả năng thanh toán/chấp nhận thanh toán vào ngày đến hạn chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm thanh toán/chấp nhận thanh toán trước Ngân hàng. Khi cần liên hệ với Ông/Bà ......…..……….. Số điện thoại: ......…….. ........... , ngày ..... tháng ….. năm ……… (Chủ tài khoản, ký tên, đóng dấu) Cam kết của bên yêu cầu mở LC Thư tín dụng này được mở theo Hợp đồng thương mại số ..........…… ngày .…........... Đơn vị chúng tôi cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm về giấy phép Nhập khẩu của mặt hàng Nhập khẩu theo Thư tín dụng này. Thư tín dụng này tuân thủ theo Qui tắc về thực hành thống nhất tín dụng chứng từ ấn phẩm hiện hành của Phòng thương mại quốc tế (ICC) Nguồn vốn thanh toán □ Chúng tôi cam kết đảm bảo nguồn vốn thanh toán LC theo các nguồn sau: Tỷ lệ Số tiền Số tài khoản o Kí quí o Vay o Miễn kí quĩ Chúng tôi cam kết thu xếp đủ tiền thanh toán ngay khi nhận được thông báo của Ngân hàng về bộ chứng từ / điện đòi tiền đã về đến ngân hàng hoặc ngay khi Ngân hàng nhận được yêu cầu kí quí của ngân hàng nước ngoài. Trong trường hợp không có đủ số ngoại tệ cần thiết, vào ngày đến hạn thanh toán chúng tôi xin nhận nợ bắt buộc với Ngân hàng số ngoại tệ còn thiếu với mức lãi suất bằng 150% lãi suất cho vay tại thời điểm nhận nợ. Chúng tôi có trách nhiệm thu xếp đủ tiền để thanh toán trong vòng 15 ngày sau ngày nhận nợ vay bắt buộc. □ Thư tín dụng này sử dụng vốn vay nước ngoài thuộc Hiệp định vay nợ số…..... ngày ……... Phí ngân hàng Chúng tôi đề nghị Quý Ngân hàng thu thủ tục phí, điện phí, bưu điện phí liên quan đến Thư tín dụng này theo các nguồn sau: Bên chịu phí Phí trong nước Phí ngoài nước Phí xác nhận Số tài khoản Người mở LC o o o Người hưởng o o o Trường hợp Phí do người hưởng chịu, chúng tôi cam kết thanh toán cho Ngân hàng toàn bộ các phí mà Ngân hàng không thu được từ người hưởng. Khi cần liên hệ với Ông/Bà ......…..……….. Số điện thoại: ......…….. ........... , ngày ..... tháng ….. năm ……… Kế toán trưởng (nếu có) (Ký tên) Chủ tài khoản (Ký tên, đóng dấu) LÖnh chuyÓn tiÒn payment order KÝnh göi : Ng©n hµng ngo¹i th­¬ng ViÖt Nam ................................... To : Bank for Foreign trade of Viet nam ................................... Víi tr¸ch nhiÖm thuéc vÒ phÇn m×nh. chóng t«i ®Ò nghÞ quÝ Ng©n hµng ghi nî tµi kho¶n cña chóng t«i ®Ó ph¸t hµnh lÖnh chi sau ®©y : Please, on our behalf, debit our account with your bank to issue the following payment order : • b»ng telex • b»ng th­ • b»ng sÐc by telex by mail by cheque 37a : Ngµy gi¸ trÞ : Value date Ngo¹i tÖ, sè tiÒn b»ng sè : Currency, amount in figures Sè tiÒn b»ng ch÷ : Amount in words: 50 : Ng­êi ra lÖnh : Ordering customer Tµi kho¶n sè : Account No Tµi kho¶n thu phÝ: Tªn - name: §Þa chØ – Address 56a : Ng©n hµng trung gian : Intermediary bank 57 : Ng©n hµng ng­êi h­ëng : Beneficiary's bank 59 : Ng­êi h­ëng : Beneficiary Tµi kho¶n sè : Account No Tªn – Name : §Þa chØ - Address : 70 : Néi dung thanh to¸n : Details of payment 71a : PhÝ ë ViÖt nam do Charges inside Vietnam for PhÝ ngoµi ViÖt nam do Charges outside Vietnam for Chóng t«i chÞu Ourselves Chóng t«i chÞu Ourselves Ng­êi h­ëng chÞu Beneficiary Ng­êi h­ëng chÞu Beneficiary Chóng t«i cam kÕt lÖnh chuyÓn tiÒn nµy tu©n thñ mäi qui ®Þnh hiÖn hµnh vÒ qu¶n lý Ngo¹i th­¬ng. We assure that payment order abides by the prevailing regulations of Foreign Trade and Foreign currency control of the S.R.V. Trong tr­êng hîp chuyÓn tiÒn tr­íc, chóng t«i cam kÕt sÏ xuÊt tr×nh bæ sung chøng tõ vËn t¶i vµ tê khai h¶i quan ngay sau khi hoµn tÊt giao dÞch vµ chÞu mäi tr¸ch nhiÖm vÒ nh÷ng khiÕu n¹i liªn quan hoÆc ph¸t sinh tõ viÖc kh«ng xuÊt tr×nh hoÆc chËm xuÊt tr×nh c¸c giÊy tê nªu trªn. In case of TT in advance, we commit that we will present transport document(s) and customs manifest right after the transaction has been completed and that we take responsibility of any claim relating to or arising from the non-presentation or late presentation of the above-mentioned documents. Khi cÇn liªn l¹c víi «ng/bµ: ................................. §iÖn tho¹i: ................................... Ngµy-Date Th¸ng-Month N¨m –Year KÕ to¸n tr­ëng DÊu vµ ch÷ ký cña chñ tµi kho¶n Chief Accountant Số (No): …………………………....... Lập ngày (Issue Date): ……………… CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN (A/T, M/T, T/T) Tên đơn vị trả tiền (Payer) : Số tài khoản (Account No.): PHẦN DO NGÂN HÀNG GHI (For Bank Use) TÀI KHOẢN NỢ (Debit Account) ……………………………………. ……………………………………. TÀI KHOẢN CÓ (Credit Account) ……………………………………. ……………………………………. Tại Ngân hàng (At bank): . . Chi nhánh (Branch): ……………………………Tỉnh, TP (City, Pro) Tên đơn vị nhận tiền (Beneficiary): Số tài khoản (Account No.): Tại Ngân hàng (At bank): Chi nhánh (Branch): ……………………… ….Tỉnh, TP (City, Pro) Số tiền bằng chữ (Amount in words): SỐ TIỀN BẰNG SỐ (Amount in number) …………………………………… ……………………………… Nội dung thanh toán (Payment detail): ……………………………… Đơn vị trả tiền (Payer) Ngân hàng A (Bank A) Ngân hàng B (Bank B) Ghi sổ ngày (Settlement date):………. Ghi sổ ngày (Settlement date):………. Kế toán (Accountant) Chủ tài khoản (Account Owner) Kế toán (Teller) Trưởng phòng kế toán (Teller Manager) Kế toán (Teller) Trưởng phòng kế toán (Teller Manager) THƯ YÊU CẦU THANH TOÁN CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT Kính gửi: Ngân hàng Ngoại thương Tên đơn vị: Chúng tôi gửi kèm theo đây bộ chứng từ giao hàng sau: Số L/C Số hóa đơn: Trị giá bộ chứng từ: Hàng hóa: Trị giá đòi tiền / nhờ thu: Bill of exchange Commercial Invoice Bill of lading Certificate of origin Packing List Insurance Policy Beneficiary Certificate AWB Chứng từ khác: Đề nghị Ngân hàng Ngoại thương: (đánh dấu x vào các ô thích hợp) Gửi chứng từ theo LC £ Thanh toán sau khi NH nước ngoài báo có £ Chiết khấu có truy đòi số tiền __________ £ Xuất trình chứng từ chờ chấp nhận thanh toán £ Chiết khấu miễn truy đòi Gửi chứng từ nhờ thu £ Thanh toán sau khi NH nước ngoài báo có £ Ứng trước số tiền __________ Ngân hàng Thu hộ: Người trả tiền: Hình thức nhờ thu £ D/P £ D/P tenor ____________ £ D/A tenor __________________________________ £ Deliver documents against other terms and conditions: ____________________________________ Phí trong nước £ Người nhờ thu £ Người trả tiền Phí nước ngoài £ Người trả tiền £ Người nhờ thu £ Chỉ thị khác: Đề nghị NHNT ghi có vào tài khoản của chúng tôi số:……………………...…………………....................................... tại Ngân hàng .................................................................................................................................................................... Phương thức gửi chứng từ: o Dịch vụ gửi nhanh ( Courier Service ) o Gửi bảo đảm ( Registered Airmail ) o Gửi thường ( Airmail ) …………….. ngày ....tháng……năm……. Trường hợp chiết khấu / ứng trước vốn cầu có chữ ký của Chủ tài khoản và Kế toán trưởng (nếu có). Chiết khấu có truy đòi / ứng trước vốn: Đơn vị phải ký cam kết thực hiện các nội dung trong bản đính kèm. Chiết khấu miến truy đòi: Đơn vị ký Giấy chuyển nhượng theo mẫu do NHNT cung cấp. Khi cần liên lạc với: Ông/Bà ……………. ĐT:………………. NHNT nhận chứng từ: Số Ref: CAM KẾT CỦA ĐƠN VỊ Số L/C Số hóa đơn: Trị giá bộ chứng từ: Hàng hóa: Trị giá đòi tiền / nhờ thu: Bằng văn bản này, chúng tôi đồng ý uỷ quyền cho Ngân hàng Ngoại thương thu hồi số tiền đã chiết khấu / ứng trước khi nhận được báo Có của Ngân hàng nước ngoài và trích Nợ tài khoản tiền gửi của chúng tôi mở tại NHNT để thu các khoản lãi và phí liên quan. Trường hợp ngân hàng nước ngoài từ chối thanh toán bộ chứng từ vì bất kỳ lý do nào, chúng tôi cam kết sẽ hoàn lại toàn bộ số tiền mà Ngân hàng Ngoại thương đã chiết khấu / ứng trước cùng phí và lãi phát sinh kể từ ngày chiết khấu / ứng trước đến ngày thực tế hoàn trả. Sau 60 ngày kể từ ngày chiết khấu / ứng trước cho bộ chứng từ trả tiền ngay hoặc 05 ngày làm việc sau ngày đáo hạn đối với bộ chứng từ trả chậm mà Ngân hàng Ngoại thương không nhận được tiền từ ngân hàng nước ngoài, chúng tôi đồng ý uỷ quyền cho Ngân hàng Ngoại thương trích nợ tài khoản tiền gửi ngoại tệ (hoặc VND tương đương) của chúng tôi tại Quý Ngân hàng để thu hồi số tiền đã chiết khấu. Nếu tài khoản của chúng tôi không có tiền hoặc không đủ tiền, đề nghị Quý Ngân hàng chuyển số tiền chiết khấu / ứng trước còn thiếu sang nợ vay và thu lãi phạt quá hạn theo qui định của Quý Ngân hàng. Chúng tôi cam kết nhận nợ theo quy định của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và Ngân hàng Nhà nước về việc cho vay, bảo lãnh trong từng thời kỳ. Chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về các tổn thất / chi phí phát sinh liên quan đến việc chiết khấu / ứng trước của Quý Ngân hàng và sẽ bồi hoàn lại cho Quý Ngân hàng những tổn thất /chi phí đó ngay khi nhận được thông báo của Quý Ngân hàng. …………….., ngày … tháng … năm ….. Kế toán trưởng Chủ tài khoản Ký đóng dấu Ký đóng dấu Quyết định chiết khấu / ứng trước: o Đồng ý Tỉ lệ/ Số tiền:……………… o Không đồng ý, lý do: o Ý kiến khác: ngày ...tháng…năm… Thanh toán viên Lãnh đạo phòng (ký ghi rõ họ tên) Ý kiến của khách hàng (nếu quyết định của NHNT khác đề nghị của khách hàng) o Đồng ý với quyết định của NH o Ý kiến khác: ngày...tháng…năm… Chủ tài khoản và Kế toán trưởng (ký ghi rõ họ tên) MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU 1 DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU 6 BẢNG CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT TRONG BÀI 7 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 8 1.1. QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP VÀ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN 8 1.1.1. Khái niệm, vị trí của thanh toán với người mua và người bán trong các quan hệ thanh toán 8 1.1.2. Vai trò của thanh toán với người mua, người bán trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 9 1.1.3. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp thương mại và nhiệm vụ kế toán 10 1.1.3.1. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán 10 1.1.3.2. Nhiệm vụ kế toán 11 1.2. CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ÁP DỤNG PHỔ BIẾN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BỘ CHỨNG TỪ SỬ DỤNG 12 1.2.1. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt 12 1.2.2. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt 13 1.2.2.1. Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) 13 1.2.2.2. Phương thức chuyển tiền 13 1.2.2.3. Phương thức thanh toán nhờ thu 14 1.2.2.4. Phương thức tín dụng chứng từ 15 1.3. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA 16 1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua 16 1.3.2. Tài khoản sử dụng 17 1.3.3. Phương pháp kế toán thanh toán với người mua 18 1.3.3.1. Phương pháp kế toán thanh toán với người mua 18 1.3.3.2. Phương pháp kế toán“Dự phòng nợ phải thu khó đòi” 19 1.4. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN 21 1.4.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán 21 1.4.2. Tài khoản sử dụng 21 1.4.3. Phương pháp kế toán thanh toán với người bán 23 1.5. TỔ CHỨC GHI SỔ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN 23 1.5.1. Theo hình thức Nhật kí Sổ cái 24 1.5.2. Theo hình thức Nhật kí chung 25 1.5.3. Theo hình thức Chứng từ ghi sổ 26 1.5.4. Theo hình thức Nhật kí chứng từ 28 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ 31 2.1. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 31 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 31 2.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 32 2.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ 32 2.2.2.2. Ngành nghề, quy mô kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm và thị trường 34 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 37 2.1.4. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 42 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 47 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 47 2.2.2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 51 2.2.2.1. Các chính sách kế toán chung 51 2.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 51 2.2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 52 2.2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán 53 2.2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 56 2.3. VAI TRÒ CỦA QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 57 2.3.1. Đặc điểm quan hệ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 57 2.3.2. Các phương thức thanh toán hiện đang áp dụng tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 60 2.3.2.1. Đối với bạn hàng trong nước 60 2.3.2.2. Đối với bạn hàng quốc tế 61 2.3.3. Vai trò của quan hệ thanh toán với người mua, người bán trong kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 61 2.4. KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 63 2.4.1. Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với người bán 63 2.4.1.1. Đối với nhà cung cấp trong nước 64 2.4.1.2. Đối với nhà cung cấp nước ngoài 68 2.4.2. Kế toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 71 2.4.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 76 2.4.4. Đối chiếu công nợ với người bán 80 2.5. KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 82 2.5.1. Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với người mua 82 2.5.1.1. Đối với khách hàng trong nước 82 2.5.1.2. Đối với khách hàng nước ngoài 84 2.5.2. Kế toán chi tiết thanh toán vời người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 85 2.5.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 90 2.5.4. Đối chiếu công nợ với khách hàng 94 CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ 96 CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 96 3.1. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 96 3.1.1. Ưu điểm 96 3.1.1.1. Về tổ chức công tác kế toán 97 3.1.1.2. Về tổ chức hạch toán thanh toán với người bán, người mua 98 3.1.2. Hạn chế 99 3.2. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THNAH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 101 3.2.1. Yêu cầu hoàn thiện 101 3.2.2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện 102 KẾT LUẬN 106 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 107 PHỤ LỤC 108