Khóa luận hoàn thiện công tác Văn phòng tại Sở Thương mại - Du lịch tỉnh Phú Thọ

ện chủ trương chính sách về Quản lý thị trường. - Công tác đổi mới và quản lý Doanh nghiệp Nhà nước. - Chỉ đạo xây dựng hợp tác xã thương mại, dịch vụ; phối hợp với các ngành chức năng theo tình hình và điều kiện cụ thể của địa phương. - Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo hoạt động của phòng Quản lý Thương mại; các đơn vị trực thuộc và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc Sở phân công. c) Văn phòng: (sẽ được trình bày ở phần sau) d) Phòng Kế hoạch Tổng hợp và Xúc tiến Thương mại: Phòng Kế hoạch Tổng hợp và Xúc tiến Thương mại là phòng chuyên môn thuộc Sở có chức năng giúp Giám đốc Sở quản lý Nhà nước về lĩnh vực thương mại, du lịch trên địa bàn Tỉnh theo quy định của pháp luật. Nhiệm vô của phòng Kế hoạch Tổng hợp và Xúc tiến Thương mại là: - Lập quy hoạch, kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn, dài hạn về thương mại, du lịch, trình UBND tỉnh, Bộ Thương mại, Tổng cục Du lịch phê duyệt. - Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện về quy hoạch và kế hoạch các chương trình dự án phát triển thương mại, du lịch đã được phê duyệt. - Theo dõi diễn biến giá cả thị trường, hướng dẫn các doanh nghiệp xây dựng đơn giá hàng hóa, đơn giá trợ cước các mặt hàng chính sách xã hội. - Lập các dự án và kế hoạch xây dựng cơ bản, quản lý định mức kỹ thuật về vật tư, thẩm định các dự án, kiểm tra kế hoạch xây dựng cơ bản, tham mưu quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng mạng lưới thương mại. - Nghiên cứu và hướng dẫn thi hành chế độ tài chính kế toán theo pháp lệnh kế toán thống kê. Tham gia thẩm định quyết toán tài chính, quyết toán trợ cước hàng chính sách xã hội và tổng hợp báo cáo thống kê theo quy định. - Thu thập và xử lý thông tin về thị trường, đẩy mạnh xúc tiến thương mại, tổ chức khảo sát thị trường trong và ngoài tỉnh, thị trường trong và ngoài nước. - Chỉ đạo hướng dẫn lập hồ sơ sắp xếp lại doanh nghiệp trực thuộc Ngành. e) Phòng Thương mại: Chức năng của phòng thương mại là giúp việc cho Lãnh đạo Sở công tác Quản lý Nhà nước về thương mại trên địa bàn Tỉnh theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ của phòng thương mại là: - Quản lý về các hoạt động kinh doanh thương mại, kinh doanh dịch vụ và du lịch - Kiểm tra thẩm định cho thành lập Doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Chi nhánh,.. thành lập quản lý các hoạt động chợ trên địa bàn Tỉnh. - Trình UBND tỉnh dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật về Thương mại. - Thẩm định cấp giấy chứng nhận, giấy phép kinh doanh cho thương nhân đối với mặt hàng hạn chế kinh doanh và kinh doanh có điều kiện. Thực hiện đăng ký thành lập Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài có trụ sở trên địa bàn Tỉnh. - Quản lý các hoạt động xúc tiến thương mại trên địa bàn tổ chức hội chợ, triển lãm, quảng cáo thương mại theo quy định. - Chỉ đạo cơ quan kiểm tra, kiểm soát thị trường theo quy định của Pháp luật. f) Phòng Du lịch: Phòng Du lịch là phòng chuyên môn, thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo Quản lý Nhà nước đối với các hoạt động kinh doanh du lịch trên địa bàn Tỉnh. Nhiệm vụ của Phòng Du lịch là: - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, đề án, chương trình phát triển du lịch. Chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ quản lý kinh doanh du lịch, dịch vụ khách sạn và dẫn nghiệp vụ quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu. - Tham mưu cho lãnh đạo Sở Quản lý Nhà nước về xúc tiến du lịch trong nước và ngoài nước. - Làm hồ sơ thủ tục cần thiết trình UBND tỉnh, đề nghị Tổng cục Du lịch thẩm định thành lập Doanh nghiệp Nhà nước về du lịch ở địa phương. - Quản lý tài nguyên được giao, kiểm tra, đánh giá, phân loại tài nguyên du lịch, tổng hợp tình hình đầu tư phát triển khai thác tài nguyên du lịch. - Tổ chức thực hiện các dự án đầu tư do UBND tỉnh giao. g) Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu: Phòng quản lý xuất nhập khẩu là một phòng chuyên môn trực thuộc Sở được giao nhiệm vụ tham mưu với Ban giám đốc về thực hiện chức năng Quản lý Nhà nước về xuất nhập khẩu hàng hóa trên địa bàn Tỉnh và thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: - Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện cơ chế chính sách xuất nhập khẩu hàng hóa; lập và có biện pháp thực hiện kế hoạch phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa và buôn bán. - Duyệt kế hoạch xuất nhập khẩu của các Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, cấp hạn ngạch cho các thương nhân. - Báo cáo cho UBND Tỉnh, Bộ Thương Mại về tình hình thực hiện và kiến nghị sửa đổi chính sách xuất nhập khẩu, biện pháp phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa. h) Thanh tra Sở: Thanh tra Sở là cơ quan của Sở có trách nhiệm giúp đỡ Giám đốc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành trong phạm vi và nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Sở giao cho cụ thể là: - Thanh tra việc thực hiện chính sách pháp luật, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị thuộc quyền quản lý trực tiếp của Sở. - Xử phạt các vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. - Thực hiện nhiệm vụ: giải quyết khiếu nại tố cáo; phòng ngõa và đấu tranh chống tham nhòng theo quy định của Pháp luật. - Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Sở thực hiện các quy định của Pháp luật về công tác thanh tra. - Tổng hợp báo cáo kết quả về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo, chống tham những thuộc phạm vi quản lý của Sở. - Thanh tra các vụ việc khác do Giám đốc giao cho và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Pháp luật. 1.5. Kết quả hoạt động của Sở Thương mại-Du lịch Phó Thọ Trong những năm gần đây, thực hiện Nghị quyết số 12/NQ-BCT của Bộ Chính trị về tiếp tục đổi mới tổ chức và hoạt động thương mại, phát triển thị trường lãnh đạo của Sở đã bám sát chức năng nhiệm vụ được giao là cơ quan chuyên môn giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên địa bàn về hoạt động thương mại, du lịch và xuất nhập khẩu. Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến các thành phần kinh tế thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật như: Luật Thương mại, Luật Doanh nghiệp,... và các yêu cầu hội nhập và quan hệ quốc tế đặc biệt là khi Việt Nam đã là thành viên chính thức của WTO. Thực hiện Nghị quyết 04 của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về tăng cường đổi mới tổ chức và hoạt động thương mại trên địa bàn tỉnh, Sở đã xây dựng các Đề án mang tính chiến lược như: Quy hoạch mạng lưới thương mại-dịch vụ giai đoạn 1998-2010, Quy hoạch Tổng thể phát triển du lịch giai đoạn 2001-2010 và định hướng đến năm 2020, quy hoạch khu du lịch đầm Ao Châu-Hạ Hoà, Khu Du lịch Văn Lang, Khu Du lịch vườn quốc gia Xuân Sơn,... Đề án phát triển thị trường xuất khẩu thời kỳ 2001-2010, xây dựng chương trình phát triển du lịch và tăng cường công tác quản lý nhà nước đối với các thành phần kinh tế tham gia hoạt động kinh doanh về thương mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh. Bằng những cố gắng và nỗ lực, Sở Thương mại-Du lịch đã được ổn định và ngày càng phát triển, được sự quan tâm lãnh đạo của Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh, sự phối hợp của các ngành các cấp và đặc biệt là sự hưởng ứng của nhân dân, sự hỗ trợ của các Bộ, Ngành đã tạo ra động lực cho Sở thực hiện chủ chương "Mở rộng thị trường, lưu thông hàng hoá...khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia các hoạt động thương mại. Phát triển du lịch trên cơ sở khai thác tiềm năng sẵn có...từng bước đưa Ngành Du lịch trở thành ngành mòi nhọn của Tỉnh...". Nhờ được sự ủng hộ trên Sở Thương mại-Du lịch đã đạt được nhiều thành tựu to lớn. Trải qua chặng đường 55 năm phát triển và trưởng thành, Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ luôn phấn đấu vươn lên xứng đáng với sự tin tưởng của Đảng và nhân dân. Sở đã có nhiều công lao đóng góp cho sự phát triển kinh tế-xã hội của Tỉnh Phú Thọ nói riêng và ngành thương mại nói riêng. Trong những năm đổi mới, Sở Thương mại-Du lịch được trao tặng 226 bằng khen của Bộ Thương mại, Tổng cục Du lịch và UBND tỉnh. Có 30 cán bộ được trao tặng Chiến sĩ Thi đua cấp Tỉnh, cấp Bộ và nhiều Bằng khen của Chính phủ như: Cờ thi đua xuất sắc ba năm liền 1998-2000,… Đầu năm 2001 Ngành đã vinh dự được Nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động Hạng nhì cho tập thể và Huân chương Lao động Hạng ba cho Công đoàn Ngành. Năm 2006 vừa qua, Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ vinh dự được trao tặng Huân chương Lao động Hạng nhất cho tập thể và Huân chương Lao động Hạng ba cho đồng chí Nguyễn Ngọc Ân-Giám đốc Sở. Đây là thành quả của sự phấn đấu bề bỉ, liên tục của các thế hệ cán bộ, công nhân viên toàn ngành. Bên cạnh niềm tự hào về những thành tích đã đạt được Sở và Ban Lãnh đạo Sở cũng nhận thấy trách nhiệm lớn lao, và nhiệm vụ to lớn trước những yêu cầu mới của hội nhập kinh tế toàn cầu. Trong ba năm qua, công tác lãnh đạo quản lý của Sở Thương mại-Du lịch thực hiện nhiệm vụ đã đạt được các mục tiêu đề ra của Ngành, của UBND Tỉnh,.. Đã tăng cường công tác quản lý nhà nước về hoạt động thương mại du lịch; công tác quản lý thị trường, công tác xúc tiến thương mại-du lịch. Đặc biệt chú trọng công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành và sắp xếp đổi mới doanh nghiệp. Ngành đã tổ chức thành công Hội chợ phục vụ Tết nguyên đán và Giỗ tổ Hùng Vương-Lễ hội Đền Hùng. Đồng thời được sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp và thường xuyên của Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh, Bộ Thương mại, Tổng cục Du lịch, sự phối kết hợp của các cấp, ban, ngành và sự phấn đấu của Sở. Bên cạnh những ưu điểm còn tồn tại những nhược điểm sau: Thời gian gần đây, thời tiết diễn biến phức tạp thiên tai hạn hán, dịch cóm gia cầm liên tiếp xảy ra gây thiệt hại đáng kể về vật chất. Thị trường thế giới, khu vực và trong nước có nhiều biến động lớn, giá nhiều mặt hàng tăng đột biến nh­ xăng dầu, sắt thép,.. gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của Ngành. Nền kinh tế tuy tiếp tục tăng trưởng nhưng vẫn còn phát triển chậm, hiệu quả và sức cạnh tranh của sản phẩm còn thấp. Nguồn kinh phí còn hạn hẹp, nhiều nhiệm vụ phát sinh chưa được bố trí kinh phí để triển khai thực hiện. Bên cạnh sự diễn biến phức tạp của thời tiết và nguồn lực đầu tư cho Ngành vẫn còn hạn chế, còn có khó khăn như: sự chuyển dịch của cơ cấu kinh tế còn chậm, các mặt hàng xuất khẩu chưa có thương hiệu riêng, đặc biệt là sự chuyển đổi hình thức sở hữu đang thực hiện ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. 1.6. Phương hướng hoạt động của Sở Thương mại-Du lịch Để Sở Thương mại-Du lịch nói riêng và ngành Thương mại-Du lịch nói chung phát triển ổn định, tăng trưởng bền vững và đạt được các mục tiêu do ngành, UBND tỉnh,.. đề ra thì Sở có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tập trung rà soát, điều chỉnh, bổ xung và triển khai thực hiện các quy hoạch tổng thể phát triển thương mại-du lịch đã được phê duyệt. Hoàn thành các quy hoạch chi tiết khu du lịch nước nóng Thanh Thuỷ, khu Vân Hội và Ao Giời-Suối Tiên, hạ tầng du lịch-dịch vụ Đền Hùng, quy hoạch điều chỉnh và phân lô Khu Du lịch Văn Lang, quảng trường Festival,.. - Đẩy nhanh tiến độ xây dựng hạ tầng thương mại tại Việt Trì, Phú Thọ nh­: Trung tâm Thương mại Việt Trì, Chợ Trung tâm,.. - Đẩy mạnh công tác quảng bá, xúc tiến đầu tư về thương mại-du lịch trong nước và quốc tế, đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. - Tăng cường công tác quản lý nhà nước về thương mại-du lịch, thực hiện kiểm tra, kiểm soát thị trường, đấu tranh chống buôn lậu, gian lận thương mại, chống sản xuất, buôn bán hàng giả và kinh doanh trái phép. Tổ chức thanh tra các gian hàng, khách sạn và quản lý thị trường theo quy định của pháp luật. Giải quyết tốt các khiếu nại tố cáo - Chó trọng phát triển các hệ thống dịch vô. - Hoàn thiện việc thành lập Công ty Cổ phần Chợ Mè Phú Thọ II. Tổ chức bộ máy văn phòng Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng là phòng nghiệp vụ trực thuộc Sở được sát nhập từ phòng Hành chính quản trị và phòng Tổ chức lao động tiền lương nên có chức năng và nhiệm vụ: - Tham mưu giúp Lãnh đạo Sở quản lý và lập đề án, phương pháp sắp xếp tổ chức, bộ máy, cán bộ, công chức, quản lý hồ sơ cán bộ của Sở và cán bộ lãnh đạo quản lý các đơn vị trực thuộc; thanh tra kiểm tra công tác tổ chức cán bộ. - Đề xuất về công tác cán bộ, công chức nh­: điều động, bổ nhiệm, miễm nhiệm, chuyển công tác, khen thưởng, kỷ luật. - Xây dựng quy hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức. - Thực hiện chế độ chính sách liên quan đến người lao động tại Sở và các đơn vị trực thuộc: nâng lương, nâng bậc, BHXH, BHYT, bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ. - Quản lý tài sản tài chính, các trang thiết bị, kế hoạch chỉ tiêu theo chế độ, sửa chữa nhỏ Tài sản cố định, trang thiết bị cơ quan Sở. - Tiếp nhận quản lý công văn đi, công văn đến theo quy định của nhà nước. Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính, sử dụng con dấu an toàn theo đúng quy định. - Bảo đảm việc đánh máy, in sao tài liệu kịp thời chính xác, thực hiện chế độ về bảo mật theo quy định. - Hướng dẫn việc thực hiện và kiểm tra quy chế dân chủ cơ quan Quản lý Nhà nước và các đơn vị, cơ quan trong ngành. - Tham mưu, đề xuất với Giám đốc Sở về công tác tổ chức cán bộ. Làm báo cáo tổng hợp có liên quan tới lĩnh vực tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ. - Bảo vệ an toàn trật tự trong cơ quan và khu vực, thực hiện việc phục vụ bếp ăn tập thể, các hội nghị,.. 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng a) Cơ cấu của văn phòng Sở Thương mại-Du lịch gồm các bộ phận sau Bộ phận Chức vô Số lượng Trình độ Ghi chó Chánh văn phòng 1 người Đại học Biên chế Hành chính Phó phòng 1 người Đại học Biên chế Nhân viên Văn thư 1 người Đại học Hợp đồng Nhân viên Đánh máy 1 người Trung cấp Hợp đồng Nhân viên Kế toán 1 người Do phó phòng kiêm Nhân viên Lái xe 2 người CNKT Hợp đồng Nhân viên Cấp dưỡng 1 người Trung cấp Biên chế Nhân viên Vệ sinh 1 người Thuê ngoài Nhân viên Bảo vệ 1 người Thuê ngoài Tổ chức Phó phòng 1 người Đại học Biên chế N.viên tổ chức 1 người Đại học N.viên Thi đua khen thưởng 1 người Do phó phòng kiêm Tổng 11 người b) Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Sở Thương mại-Du lịch Ch¸nh v¨n phßng Phã phßng Tæ chøc Phã phßng Hµnh chÝnh B¶o vÖ VÖ sinh Tæ chøc CÊp d­ìng L¸i xe ®¸nh m¸y V¨n th­ KÕ to¸n Thi ®ua Khen th­ëng c) Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận trong văn phòng *) Chánh văn phòng: Là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở về quản lý, điều hành mọi hoạt động diễn ra hàng ngày trong văn phòng, thực hiện các nhiệm vụ: - Tham mưu cho lãnh đạo Sở về việc xây dựng kế hoạch, quy hoạch luân chuyển cán bộ, công chức, nhân viên; Xây dựng đề xuất các phương án, đề án về tổ chức bộ máy, sắp xếp cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Sở quản lý. - Tổ chức phân công, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo về các hoạt động của văn phòng như: Việc thực hiện “cơ chế một cửa”, về công tác tổ chức cán bộ, việc soạn thảo và ban hành các văn bản, tổ chức hội nghị, cuộc họp, chuyến công tác của lãnh đạo, về thi đua khen thưởng,… - Chánh văn phòng còn thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Sở phân công hoặc Đảng uỷ Sở giao cho. *) Bé phận Tổ chức: - Phó phòng phụ trách bộ phận tổ chức là người giúp Chánh văn phòng các công việc sau: Xây dựng, thực hiện việc nâng lương, nâng bậc, thi tuyển công chức, thi nâng ngạch. Xây dựng bảng lương hàng tháng; theo dõi, tổng hợp, báo cáo công tác nâng lương, nâng bậc toàn ngành và công tác phòng chống cháy nổ, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hộ lao động. Soạn thảo một số văn bản về nâng lương, nâng bậc. Bên cạnh đó còn phụ trách mảng thi đua khen thưởng hàng quý, hàng năm và thực hiện một số công việc khác khi được Chánh văn phòng phân công. - Nhân viên phụ trách mảng Tổ chức: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên trong ngành. Giải quyết chế độ hưu trí và các chế độ liên quan của người lao động. Quản lý toàn bộ hồ sơ cán bộ, công chức văn phòng, trong sở và các đơn vị. Phối hợp với văn thư làm công tác lưu trữ, phân loại tài liệu theo quy định. Ngoài ra, còn thực hiện các nhiệm vụ khác khi được giao. - Công tác Thi đua-Khen thưởng do phó phòng kiêm nhiệm. Thực hiện công tác này gồm những nhiệm vụ sau: Hướng dẫn, tuyên truyền, thực hiện, theo dõi tổng hợp, báo cáo công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật trong ngành. Soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác này. *) Bé phận Hành chính: - Phó phòng phụ trách bộ phận Hành chính: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công việc trong bộ phận hành chính như sau: phân công công việc cho cán bộ, nhân viên trong bộ phận hành chính như phục vụ hội nghị, đón tiếp khách và các công tác văn thư-lưu trữ,… Quản lý và theo dõi toàn bộ tài sản, trang thiết bị của cơ quan. Soạn thảo các văn bản về chế độ chi tiêu, chế độ sử dụng tài sản công. Phó phòng phụ trách bộ phận hành chính còn kiêm nhiệm công tác kế toán văn phòng. Ngoài ra, thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Chánh văn phòng hoặc lãnh đạo Sở phân công. - Nhân viên Kế toán do phó phòng phụ trách hành chính trực tiếp làm kế toán văn phòng và thực hiện nhiệm vụ của kế toán theo pháp lệnh thống kê. Lập dự trù kinh phí chi tiêu, mua sắm, xây dùng cho cơ quan. Và làm báo cáo theo quy định của các cấp về tài chính kế toán. - Nhân viên Văn thư: Trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Trình, chuyển giao văn bản đến cho các phòng chức năng và cá nhân. Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tiếp nhận các dự thảo trình ký. Kiểm tra hình thức, nội dung văn bản đi, ghi số và ngày tháng và chuyển văn bản đi. Quản lý con dấu, sổ đăng ký công văn đi và đến theo đúng quy định. Hàng ngày, chuyển báo và các công văn tới các phòng ban. Chịu trách nhiệm trực tiếp thường trực “cơ chế một cửa”, đón tiếp khách và công dân khi đến liên hệ công tác. - Nhân viên Đánh máy: Trực tiếp đánh máy các văn bản của văn phòng và các phòng ban chức năng khi đã được lãnh đạo ký duyệt đảm bảo đúng quy định. In, sao các tài liệu theo yêu cầu của cấp trên. Theo dõi, quản lý, sử dụng máy móc thiết bị được giao và thay thế phụ tùng khi bi háng và thực hiện các công việc khác khi được phân công. - Nhân viên Lái xe: Trực tiếp làm nhiệm vụ lái xe đưa đón lãnh đạo đi công tác đảm bảo an toàn. Quản lý, bảo quản xe được giao vận hành liên tục. Hàng tháng theo dõi, báo cáo cho phó phòng việc sử dụng xăng và các phụ tùng thay thế khi háng. Bên cạnh đó còn phải thực hiện một số công việc khi được giao. - Nhân viên Cấp dưỡng có các nhiệm vụ sau đây: Trực tiếp phục vụ nấu ăn cho cán bộ, nhân viên, phục vụ khách, phục vụ các hội nghị sơ kết, tổng kết Sở tổ chức. Quản lý các trang thiết bị, dụng cụ trong hội trường, bếp ăn tập thể. Ngoài ra còn thực hiện một số công việc khác do Chánh văn phòng, Phó phòng phụ trách giao. - Nhân viên Vệ sinh: Hàng ngày làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan và một số công việc khác khi phó phòng phụ trách giao cho. - Nhân viên Bảo vệ có nhiệm vụ: Bảo vệ an ninh trật tự trong cơ quan và khu vực xung quanh. Quản lý khách ra vào cơ quan và việc đi lại của cán bộ, nhân viên theo quy chế của cơ quan. Làm công tác tuần tra bảo vệ 24/24 giê. III. Tình hình hoạt động của văn phòng Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ trong thời gian qua 3.1. Về công tác tham mưu cho lãnh đạo Trong thời gian vừa qua, công tác tham mưu đã có sự tiến bộ rõ rệt do sù nỗ lực hết mình của từng thành viên trong văn phòng và sự liên kết, phối hợp chặt chẽ với các phòng chức năng. Văn phòng đã làm công tác tham mưu cho lãnh đạo Sở Thương mại-Du lịch về một số lĩnh vực sau: - Xây dựng đề án đổi mới công tác quản lý hành chính của văn phòng theo hướng tinh giảm gọn nhẹ có hiệu quả cao, tránh gây phiền hà, nhòng nhiễu trong giải quyết công việc. - Tham mưu, đề xuất với Giám đốc Sở về công tác tổ chức cán bộ. Làm báo cáo tổng hợp có liên quan tới lĩnh vực tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ. - Tham mưu giúp Lãnh đạo Sở quản lý và lập đề án, phương pháp sắp xếp tổ chức, bộ máy, cán bộ, công chức, quản lý hồ sơ cán bộ của Sở và cán bộ lãnh đạo quản lý các đơn vị trực thuộc; thanh tra kiểm tra công tác tổ chức cán bộ. - Tham mưu giúp Lãnh đạo Sở việc soạn thảo và ban hành văn bản; kế hoạch công tác của lãnh đạo trong thời gian sắp tới; và văn phòng phối hợp với các phòng chức năng để tham mưu về các lĩnh vực khác khi ban lãnh đạo có yêu cầu nhằm đưa ra các quyết định phục vụ quá trình điều hành quản lý. 3.2. Về công tác tổng hợp thông tin Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch là nơi tiếp nhận tất cả các thông tin từ bên ngoài vào, đây cũng là nơi xử lý, phân loại thông tin từ các kênh khác nhau để đề xuất các biện pháp, chọn lọc thông tin hữu Ých trợ giúp cho ban lãnh đạo. Sau khi nhận được các thông tin từ văn phòng, ban lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định cho các hoạt động của Sở. Các quyết định đưa ra sẽ được chuyển tới đối tượng thực hiện. Công tác thông tin ở văn phòng Sở được tổ chức qua các khâu sau đây: a) Thu thập thông tin: * Việc thu thập thông tin của văn phòng Sở được tiến hành theo các kênh sau: - Kênh thông tin nội bộ trong ngành từ trên xuống, từ dưới lên và trong từng cấp, từng cơ quan - Kênh trong cơ quan và đơn vị - Kênh thông tin từ hệ thống văn bản quản lý, giấy tờ - Kênh thông tin qua các cuộc họp - Kênh thông tin từ các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc với công dân - Kênh thông tin từ các phương tiện truyền thông nh­ báo, tạp trí, internet,.. b) Phân tích và xử lý thông tin: Thông tin từ các nguồn trên được nhân viên văn thư cập nhật thường xuyên và tiến hành xử lý, kiểm tra tính trung thực của thông tin rồi báo cáo, đưa ra các giải pháp và phương án hành động lên cho lãnh đạo. c) Cung cấp, phổ biến thông tin: Sau khi kiểm tra các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan, văn phòng đã tiến hành phổ biến thông tin phục vụ cho lãnh đạo và các phòng ban chức năng thật nhanh chóng và kịp thời. d) Bảo quản, lưu trữ thông tin Các thông tin sau khi đã qua khâu phân tích, xử lý và phổ biến thì được Văn phòng bảo quản và lưu trữ nhằm phục vụ cho quá trình tra cứu và phục vụ cho việc tổng kết, rút kinh nghiệm trong quá trình hoạt động. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác thông tin đối với hoạt động của cơ quan, Văn phòng Sở bước đầu đã đạt được yêu cầu khi thu thập thông tin là: - Thông tin thu thập được có tính thống nhất - Thông tin ban đầu đã phù hợp lĩnh vực hoạt động, có hiệu quả trong việc đưa ra quyết định quản lý. - Thông tin đã đảm bảo về chất lượng nh­ tính đầy đủ, tính chính xác, tính hệ thống, tính kịp thời,… 3.3. Về công tác văn thư-lưu trữ Nội dung công tác văn thư trong văn phòng Sở thương mại-Du lịch bao gồm các công việc sau: a) Giải quyết và quản lý văn bản đến: * Khi tiếp nhận văn bản đến nhân viên văn thư đã tuân theo mét quy trình sau: - Kiểm tra các thông tin ngoài bì: Mục đích của việc kiểm tra là để đảm bảo công văn gửi đúng địa chỉ không và công văn còn nguyên vẹn không. - Phân loại sơ bộ các công văn: Công việc này nhằm xác định loại công văn để đăng ký đối với công văn không được bóc bì như thư riêng, báo tạp trí, các công văn mật và làm công việc tiếp theo đối với công văn bóc bì. - Bóc bì công văn: Công việc này đơn giản nhưng nhân viên văn thư đã chú ý để không bị rách công văn. - Đóng dấu đến vào công văn: Nhằm mục đích xác nhận công văn đã qua bộ phận văn thư và là căn cứ để lãnh đạo xác định xem xét giải quyết công văn đến. Dấu đến được đóng vào khoảng trống dưới tác giả, số, ký hiệu của công văn. Dấu của Sở Thương mại-Du lịch có mẫu nh­ sau: Së tm-dl phó thä C«ng v¨n ®Õn Sè:_____ Ngµy…th¸ng…n¨m… - Trình Chánh văn phòng hoặc phó phòng phụ trách bộ phận hành chính xem xét, cho ý kiến phân phối, giải quyết công văn đến. - Đăng ký công văn vào sổ quản lý công văn. Sổ quản lý công văn đến tại Văn phòng Sở được trình bày trên trang giấy khổ A4 gồm 9 cột theo mẫu dưới đây: Ngày đến Số đến Tác giả Sè, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vi, người nhận Ký nhận Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) - Phân phối, chuyển giao công văn đến: Trong quá trình phân phối và chuyển giao công văn nhân viên văn thư đã đảm bảo chuyển đúng người hoặc bộ phận có trách nhiệm giải quyết; công văn đã được giao ngay trong ngày. - Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến: Công văn được lưu ở chỗ người thừa hành cho đến khi công văn đến được giải quyết xong. Khi giải quyết xong, nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì cán bộ có trách nhiệm hoặc bộ phận thừa hành tóm tắt văn bản trả lời, gửi kèm công văn đó và chuyển bản sao văn bản trả lời cho nhân viên văn thư hoặc nhân viên phụ trách tổ chức để lưu vào hồ sơ. b) Việc giải quyết và quản lý văn bản đi tại văn phòng Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ: Bên cạnh quy trình tiếp nhận văn bản đến thì công văn đi lại được xử lý theo quy trình sau đây: - Kiểm tra công văn: Mọi công văn trước khi gửi đi đã được nhân viên văn thư của Văn phòng Sở kiểm tra về nội dung, thể thức nhằm phát hiện những sai xót, đảm bảo giá trị của công văn theo đúng quy định. - Vào sổ công văn đi: Nhằm mục đích quản lý toàn bộ số công văn của Sở gửi đến các cơ quan khác, đồng thời cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết khi tra cứu công văn đi. Sổ đăng ký công văn đi của Sở có mẫu như sau: Sè, ký hiệu VB Ngày tháng VB Tên loại và trích yếu nội dung VB Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) - Cho công văn vào bì và viết bì công văn: Sở Thương mại-Du lịch có mẫu bì nh­ sau: Së th­¬ng m¹i - du lÞch phó thä §Þa chØ: Sè 2187 §L Hïng V­¬ng Ph­êng Gia CÈm - TP. ViÖt Tr× - T. Phó Thä §T: 0210.846 435-842 468 * Fax: 0120.856 512 KÝnh göi:……………………… ………………………………… - Chuyển công văn đi: Công việc này không phức tạp nhưng nhân viên văn thư đã chú ý việc chuyển công văn đi trong ngày sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo. - Sắp xếp bản lưu công văn: Mỗi công văn gửi đi có Ýt nhất một bản lưu ở văn thư và được sắp xếp khoa học để tiện cho công tác tra cứu. c) Tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu - Con dấu là khẳng định giá trị pháp lý của một cơ quan, vì vậy con dấu của Sở Thương mại-Du lịch được văn thư giữ và sử dụng tại cơ quan để đảm bảo tính bảo mật của con dấu. - Hiện tại Sở gồm các con dấu chủ yếu sau: + Dấu của Sở Thương mại-Du lịch. + Dấu của Giám đốc Sở. + Dấu của hai Phó giám đốc. + Dấu của Chánh văn phòng. + Dấu công văn đến. + Dấu chỉ mức độ mật, khẩn. - Trong quá trình sử dụng nhân viên văn thư đã thực hiện nguyên tắc đóng dấu theo quy định là: + Đã kiểm tra văn bản đúng thể thức, yêu cầu thì đóng dấu + Nhân viên văn thư đã sử dụng con dấu đúng quy định của nhà nước + Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái + Dấu mờ phải đóng lại không đóng trùm lên dấu cũ + Không đóng dấu khống chỉ + Trong trường hợp có các bản phụ lục, văn bản dự thảo thì đóng dấu treo - Quản lý và sử dụng con dấu: Dấu của Sở Thương mại-Du lịch do văn thư giữ. Lúc sử dụng văn thư để trên bàn cho tiện đóng dấu vào văn bản. Khi không sử dụng con dấu được cất giữ trong tủ hồ sơ của văn phòng để đảm bảo an toàn và không để cán bộ, nhân viên khác tự động sử dụng dấu. Khi có việc đi vắng, nhân viên văn thư giao lại cho Phó phòng phụ trách bộ phận hành chính giữ. Đi đôi với công tác Văn thư là Công tác Lưu trữ Công tác Lưu trữ trong Sở Thương mại-Du lịch được thực hiện bởi nhân viên văn thư là chủ yếu, ngoài ra nhân viên có thể phối hợp với nhân viên phụ trách tổ chức để phân loại sắp xếp văn bản lưu một các khoa học theo các trật tự nhất định tiện phục vụ cho việc tra cứu khi cần thiết. Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng nói riêng và của Sở Thương mại-Du lịch nói chung được sắp xếp, phân loại theo trật tự và nguyên tắc sau: các văn bản được sắp xếp theo thứ tự thời gian hình thành, tiếp theo dùa vào tên loại văn bản rồi đến bộ phận liên quan. Ví dô nh­: Năm 2006, Thông báo của phòng Thương mại về việc cấm vận chuyển và mua bán hành giả. Hay là năm 2004, Quyết định số 2067 của UBND tỉnh Phú Thọ về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Sở Thương mại-Du lịch Nguyên tắc tập trung-thống nhất trong quản lý công tác lưu trữ là cơ sở để tài liệu lưu trữ được sử dụng có hiệu quả và phát huy một cách tốt nhất, tác dụng nhất là nguyên tắc được Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch áp dùng trong hoạt động thường nhật. Nội dung của công tác lưu trữ tại Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch bao gồm các khâu nghiệp vụ sau: - Phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị của tài liệu hoặc công văn - Thống kê và kiểm tra tài liệu hoặc công văn - Xây dựng công cụ tra cứu theo năm, tên loại và bộ phận chịu trách nhiệm - Bảo quản tài liệu đã lưu trữ - Quản lý các tài liệu quan trọng và tài liệu mật của Sở Dưới đây là bảng tổng kết các văn bản đi và đến trong ba năm qua của Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ: Loại công văn Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 CV đi CV đến CV đi CV đến CV đi CV đến Nghị quyết 0 34 0 47 0 65 Nghị định 0 55 0 67 0 69 Quyết định 80 365 128 373 132 451 Chỉ thị 0 51 0 55 0 79 Thông tư 0 39 0 45 0 71 Công văn 498 1393 761 1419 557 2443 Thông báo 05 160 07 165 06 195 Báo cáo 66 76 90 80 81 103 Công điện 03 05 05 07 03 06 Mời họp 18 145 25 159 27 235 Sao lục 16 119 47 132 25 165 Tổng sè 686 2442 1063 2549 831 3882 3.4. Về công tác ban hành văn bản Qua bảng tổng kết trên, ta thấy hàng năm số lượng văn bản đi là không lớn lắm giao động trong khoảng gần 1000 văn bản. Sở Thương mại-Du lịch là cơ quan quản lý của Tỉnh nên có rất nhiều các đơn vị trực thuộc nên việc soạn thảo văn bản để ban hành là một công việc thường xuyên và được tiến hành liên tục. Thông qua văn bản, Sở đã cung cấp những thông tin mới nhất về chính sách, quy định của Đảng, Nhà nước tới các cơ quan cấp dưới và hộ kinh doanh trực thuộc ngành. Bên cạnh đó còn có một số yếu kém về việc triển khai các chính sách mới cho các hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Do có quá nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ nằm giải rác trên địa bàn nên Sở không thể thông báo bằng văn bản tới từng hộ mà chỉ thông báo trên các phương tiện thông tin đại chóng. a) Công tác ban hành văn bản tại Sở Thương mại-Du lịch được tiến hành theo quy định về việc ra các văn bản và ký văn bản sau đây: - Quy định về việc ra văn bản: Các văn bản do các phòng chức năng-thanh tra, các chuyên viên dự thảo các văn bản thuộc nhiệm vụ được phân công đều thông qua trưởng, Chánh thanh tra hoặc cấp phó xem trước khi trình lãnh đạo được phân công phụ trách lĩnh vực công tác đó xin ý kiến, xét duyệt, ký tắt cho đánh máy. Khi đánh máy xong, trưởng phòng-Thanh tra rà soát lại và ký nháy vào văn bản sau đó trình lãnh đạo Sở ký. Các văn bản được ban hành phải được lưu trữ theo quy định. - Ký các văn bản: + Giám đốc ký các văn bản về tổ chức cán bộ, kế hoạch , xuất nhập khẩu + Giám đốc, Phó giám đốc thường trực ký các văn bản chung liên quan đến các ngành, các cấp, các báo cáo theo chế độ quy định của nhà nước. + Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực công tác nào thì ký các văn bản nghiệp vụ về công tác đó + Trưởng phòng Tổ chức hành chính được lãnh đạo Sở cho phép ký các giấy giới thiệu, công lệnh cán bộ, công chức đi công tác, khám chữa bệnh, hợp đồng lao động và ký các bản sao lục công văn. + Trước khi sao lục các văn bản có liên quan, các phòng chức năng, thanh tra.. phải được lãnh đạo Sở ký duyệt. b) Công tác ban hành văn bản của Sở được thực hiện gồm các bước sau: - Soạn thảo văn bản: Công việc này được tiến hành bởi một số cá nhân có trách nhiệm như: Chánh văn phòng, Phó phòng,.. Khi soạn thảo đã chú ý tới các yếu tố về nội dung tức là cần các thông tin liên quan đến nội dung soạn thảo. - Duyệt văn bản: Sau khi soạn thảo xong, văn bản được chuyển tới lãnh đạo để ký duyệt. Bước này lãnh đạo xem xét về nội dung của văn bản soạn thảo có đúng lĩnh vực quản lý của Sở và điều chỉnh cho hợp lý. - Đánh máy và nhân bản: Khi văn bản đã có chữ ký duyệt của lãnh đạo thì được chuyển qua nhân viên đánh máy để hoàn thành văn bản về hình thức theo các quy định của Nhà nước. Sau đó nhân lên theo yêu cầu của tác giả, cơ quan. - Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: Giám đốc, Phó giám đốc, Chánh văn phòng hoặc tác giả của văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. - Ký ban hành văn bản: Công việc này do Giám đốc, Phó giám đốc ký. Ngoài ra, Chánh văn phòng và các trưởng phòng chức năng cũng có thẩm quyền ký một số văn bản theo hình thức ký uỷ quyền. 3.5. Về công tác hội nghị tiếp khách, hậu cần a) Công tác hội nghị Hội nghị là một trong những hình thức giao tiếp quan trọng và diễn ra hàng tháng trong Sở Thương mại-Du lịch. Hàng năm, Sở tổ chức các hình thức hội nghị sau: hội nghị sơ kết, tổng kết, các cuộc họp chuyên đề, các hội nghị phục vụ ngày tết, dịp Quốc khánh, Quốc tế phụ nữ,… Hầu hết các hội nghị và các cuộc họp đều được văn phòng chuẩn bị và tổ chức thành công và đạt kết quả tốt. Khi có hội nghị văn phòng đều lên kế hoạch chu đáo chuẩn bị cho từng khâu và phân công cụ thể cho nhân viên như trình tự sau: *) Chuẩn bị tổ chức hội nghị: Đây là bước quan trọng nhất quyết định tới chất lượng và sự thành công của hội nghị. Văn phòng đã tiến hành các công việc: - Xác định mục đích của hội nghị - Chuẩn bị nội dung của hội nghị về: báo cáo cho hội nghị; những vấn đề chính cần trao đổi trong hội nghị; kết luận của hội nghị do Chánh văn phòng trực tiếp làm hoặc có thể giao cho Phó phòng. - Dự kiến về thời gian địa điểm do Phó phòng phụ trách hành chính lên kế hoạch. - Chuẩn bị mời các thành phần tham dự hội nghị để nhằm nâng cao chất lượng hội nghị: soạn thảo giấy mời do nhân viên văn thư và nhân viên đánh máy đảm nhận. *) Chuẩn bị về công tác hậu cần: Đây cũng là một yếu tố quyết định tới kết quả của hội nghị. Công việc này Phó phòng hành chính sẽ phân công cụ thể cho từng nhân viên trong bộ phận. - Công tác hậu cần ở giai đoạn này bao gồm: Tổ chức phòng họp, các trang thiết bị phục vụ hội nghị, trang trí băng rôn khẩu hiệu, điều kiện ăn ở, đi lại của khách mời,… - Tổ chức, điều hành hội nghị: Gồm việc kiểm tra, quan sát tại chỗ các công việc đã được chuẩn bị trước, tổ chức đón tiếp đại biểu, điều hành hội nghị, ghi chép diễn biến và làm báo cáo trong và sau hội nghị. Nhóm công việc này do Chánh văn phòng hoặc Phó phòng trực tiếp làm. *) Các công việc sau hội nghị: lập hồ sơ tài liệu, báo cáo, tổng hợp các ý kiến. Sau hội nghị có kiến nghị về các ý kiến đóng góp còn Ýt, chưa mạnh dạn đề cập đến những nội dung gây bức súc,… b) Hậu cần: Hậu cần là một trong những chức năng cơ bản của văn phòng. Công tác hậu cần góp phần quan trọng vào việc xây dựng công tác Văn phòng nói riêng và hiệu quả hoạt động của cơ quan nói chung. Nhận rõ được tầm quan trọng của công tác hậu cần Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ đã trú trọng công tác này trong các công việc cụ thể sau: *) Việc thực hiện mua sắm các trang thiết bị: Văn phòng đã mua sắm các máy Văn phòng nh­: máy vi tính, điện thoại, máy Fax, máy in, máy photocopy,.. phục vụ cho hoạt động thường nhật của Văn phòng. *) Về công tác hậu cần trong các hội nghị Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch đã chuẩn bị các công việc sau đây: - Lên danh sách khách mời, viết và gửi giấy mời - Tổ chức phòng họp và trang trí băng rôn khẩu hiệu - Chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ hội nghị - Tổ chức nơi ăn ở, đi lại của khách mời,… *) Về việc chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác Trong việc chuẩn bị các chuyến đi công tác cho lãnh đạo Văn phòng Sở đã chuẩn bị từ khâu sắp xếp lịch công tác cho đến việc thực hiện *) Về công tác vệ sinh, bảo vệ Môi trường làm việc, không khí trong cơ quan cũng là một yếu tố khá quan trọng để đảm bảo cho mọi hoạt động trong Sở đạt được hiệu quả. Nơi làm việc sạch sẽ, thông thoáng sẽ tạo cảm giác thoải mái cho các nhân viên khi làm việc. Điều này, đòi hỏi công tác hậu cần về việc vệ sinh phải đáp ứng liên tục hàng ngày. Trước thực tế đó, Văn phòng thuê một nhân viên tạp vụ để phụ trách công việc vệ sinh hàng ngày do tính chất công việc không phức tạp. Giữ gìn an ninh, trật tự là đòi hỏi bức thiết của bất cứ tổ chức nào trong xã hội, đây cũng là một trong những nhiệm vụ của Văn phòng. Thực hiện nhiệm vụ này, Văn phòng đã thuê nhân viên bảo vệ từ bên ngoài để đảm bảo an ninh và bảo vệ tài sản trong cơ quan. 3.6. Về công tác tổ chức, sử dụng nhân viên văn phòng Nhân sự văn phòng là một khái niệm dùng để chỉ toàn bộ nhân lực tham gia vào các hoạt động thuộc chức năng nhiệm vụ của văn phòng cơ quan. Hiện nay, đội ngò cán bộ nhân viên trong văn phòng Sở Thương mại-Du lịch đã đáp ứng được phần nào về tiêu chuẩn của nhân viên văn phòng về trình độ năng lực, phẩm chất. Công tác sắp xếp, quản lý đội ngò nhân sự theo tiêu trí yêu cầu của công việc tức là giao cho từng người công việc cụ thể để tránh tình trạng đùn đẩy công việc và sự chồng chéo trong quá trình thực hiện. Các cán bộ nhân viên khi thực hiện thì tương đối linh hoạt, đôi lúc khi có nhân viên vắng mặt thì nhân viên khác có thể thay thế tạm thời. Do văn phòng được sát nhập từ phòng Hành chính quản trị và phòng Tổ chức lao động tiền lương nên công tác quản lý nhân sự có thuận lợi là có được hồ sơ của các cán bộ và nhân viên trong văn phòng nên sẽ nắm bắt đựợc điểm mạnh của họ để phát huy. Đồng thời, có khó khăn là phải làn công việc của 2 phòng nên khối lượng công việc sẽ nặng hơn nhiều. Trong Văn phòng, Chánh văn phòng là người quản lý và điều hành mọi hoạt động cũng như theo dõi, kiểm tra, giám sát thực hiện công việc của nhân viên. Chánh văn phòng phối hợp với các trưởng phòng chức năng tham mưu và đề ra phương án giải quyết các vụ việc phát sinh trong tổ chức. Bên cạnh đó Chánh văn phòng trực tiếp phân công mọi nhiệm vụ trong Văn phòng cho các nhân viên theo yêu cầu của công việc thông qua đó chuyên môn hoá các giai đoạn và các công việc nhằm phát triển tay nghề của các nhân viên và phát triển đội ngò nhân sự. 3.7. Về công tác hiện đại hoá văn phòng Ngày nay những thành tựu của cuộc cách mạng thông tin đã tác động sâu sắc, trực tiếp và được ứng dụng rất rộng rãi trên mọi phương diện của cuộc sống. Công tác hiện đại hoá không chỉ thực hiện trên cơ sở hiện đại hoá các trang thiết bị, phương tiện mà còn thực hiện trong công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngò nhân viên Văn phòng. Trong xu thế này, Sở Thương mại-Du lịch cũng đã ứng dụng một số thành tựu trên vào công tác hiện đại hoá trong Văn phòng.Văn phòng Sở đã trang bị các loại máy văn phòng để phục vụ công việc hàng ngày nh­: + Máy vi tính + Máy Fax + Máy In + Máy photocopy,.. Máy Văn phòng chủ yếu do nhân viên văn thư và nhân viên đánh máy sử dụng và quản lý. Các văn bản đã được soạn thảo bằng máy vi tính nên đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian kể cả khi tra cứu các văn bản đã ban hành vì được lưu trên máy vi tính. Bên cạnh việc áp dụng các thành tựu, các nhân viên trong văn phòng đã tham gia các líp học bồi dưỡng nghiệp vụ sử dụng vi tính, đặc biệt là nhân viên đánh máy. Hàng năm, Văn phòng Sở luôn tổ chức các líp học bồi dưỡng nghiệp vụ Văn phòng để nâng cao trình độ, kiến thức của nhân viên và truyền đạt cho nhân viên những quy định và các ứng dụng mới nhất của Nhà nước và thành tựu Khoa học công nghệ để áp dụng vào công việc thường nhật. Chương III Một số biện pháp tiếp tục hoàn thiện công tác văn phòng tại sở thương mại-du lịch Trong xu thế hội nhập chung của cả nước vào WTO, mọi cơ quan doanh nghiệp đều tìm và tạo ra cho mình những thế mạnh và biện pháp để có thể đứng vững trước những thử thách của công cuộc hội nhập. Hoàn thiện tổ chức có lẽ là cách đi đúng đắn mà không Ýt cơ quan doanh nghiệp đang áp dụng. Là một mắt xích quan trọng của mọi tổ chức nên Văn phòng là bộ phận cần phải hoàn thiện trước tiên. Hiện nay, Sở Thương mại-Du lịch đang tìm cho mình các biên pháp để hoàn thiện công tác văn phòng , nâng cao chất lượng hoạt động góp phần thúc đẩy sự phát triển của Văn phòng nói riêng và của Sở Thương mại-Du lịch nói chung. 1.1. Về công tác tổng hợp thông tin Để kiện toàn, củng cố và tiếp tục hoàn thiện công tác tổng hợp thông tin trong Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch có một số vấn đề cơ bản cần làm sau: - Hoàn thiện thể chế về hoạt động thông tin: tức là văn phòng cần có quy định thống nhất từ trên xuống dưới về chất lượng thông tin về tính chính xác, tính đồng bộ, đầy đủ, hợp pháp và hợp lý để việc vận dụng dễ dàng. Thường xuyên thực hiện công tác kiểm tra ở các đơn vị cơ sở về các hoạt động thông tin và văn bản. - Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho hoạt động thông tin: phải trang bị đầy đủ các phương tiện hiện đại cho hoạt động thu thập và xử lý thông tin. Các phương tiện phải đảm bảo về tính đồng bộ, hệ thống và hiệu quả. Trong quá trình này cần cân nhắc việc đầu tư trên cơ sở điều kiện và tính chất hoạt động của Sở và ngành tránh gây ra lãng phí. - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên: đây chính là bước đột phá tạo hiệu quả cao trong công tác tổng hợp thông tin bởi con người là chủ thể của mọi hoạt động. Nhân viên trong văn phòng cần có đầy đủ kiến thức để sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị phục vụ cho việc thu thập, xử lý thông tin. 1.2. Về công tác Văn thư-Lưu trữ Công tác văn thư tại Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch trong thời gian qua đã có hiệu quả nhất định nhưng trong các khâu nghiệp vụ vẫn còn hạn chế. Công tác Văn thư-Lưu trữ là công tác chính trong nhóm các công tác văn phòng trước kia, vì vậy muốn nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng thì trước tiên phải nâng cao hiệu quả ở khâu văn Văn thư-Lưu trữ. Văn phòng Sở cần đẩy mạnh phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá các nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ. Có chính sách động viên bằng tinh thần và vật chất cho những sáng kiến nhằm nâng cao năng suất lao động và đem lại hiệu quả kinh tế cho Văn phòng Sở. áp dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư-Lưu trữ nh­ sử dụng các ứng dụng để phần soạn thảo mẫu các văn bản, dùng đĩa mềm để lưu văn bản,.. sẽ là giảm thời gian để thực hiện các công tác khác. Về việc quản lý và sử dụng con dấu: Văn phòng nên trang bị giá treo dấu để thuận tiện cho việc sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan. Văn thư có thể bố trí dấu trên giá một cách khoa học theo trật tù nh­ sau: tầng trên là dấu của cơ quan, tầng dưới là dấu của lãnh đạo cấp cao và cấp trung 1.3. Về công tác ban hành văn bản Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ và công tác ban hành văn bản ở trên cho ta thấy số lượng văn bản đến nhiều hơn văn bản đi rất nhiều. Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch cần đẩy mạnh công tác ban hành văn bản để triển khai các quy định và chính sách tới từng đối tượng thuộc sự quản lý của Sở. Phải nâng cao kiến thức cho đội ngò nhân viên và những cá nhân có trách nhiệm soạn thảo văn bản bằng các líp học bồi dưỡng nghiệp vụ. Công tác ban hành cũng cần đảm bảo về chất lượng văn bản ban hành ra. Muốn vậy, phải đảm bảo chất lượng trong từng khâu trong công tác ban hành văn bản a) Soạn thảo văn bản: Công đoạn này cần được tiến hành chi tiết và cụ thể từ soạn thảo nháp nội dung đến soạn chính thức để chuyển qua công đoạn tiếp theo, khi soạn thảo cần chú ý tới các yếu tố nội dung b) Duyệt văn bản: Thực hiện bước này đòi hỏi lãnh đạo phải có kiến thức về lĩnh vực quản lý của Sở và kiến thức về văn bản để điều chỉnh cho hợp lý. c) Đánh máy và nhân bản: Nhân viên đánh máy phải có kiến thức về thể thức văn bản theo đúng quy định của nhà nước. 1.4. Về công tác hội nghị tiếp khách, hậu cần Công tác tổ chức hội nghị trong Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch đã đạt được thành công nhất định trong thời gian qua, nhưng để chất lượng hội nghị nâng cao hơn nữa thì văn phòng cần tiến hành các biện pháp sau: - Cần xác định mục đích và yêu cầu nội dung trọng tâm hơn - Phải nêu mục đích, đề tài mà hội nghị đề cập đến trong giấy mời của thành phần tham dự hội nghị để họ chuẩn bị phát biểu đóng góp ý kiến xây dựng hội nghị thêm phần sôi nổi, thẳng thắn và thoải mái. Đồng thời, cơ quan còng thu được thông tin mang tính chân thực, có sự đầu tư chuẩn bị kỹ. - Phải biết kết thúc hội nghị đúng lúc, kết luận phải phù hợp với tình hình hội nghị. Tài liệu phục vụ hội nghị phải được khai thác triệt để các thông tin trong đó - Phải tổ chức các buổi họp rút kinh nghiệm sau mỗi hội nghị để nâng cao chất lượng những lần tổ chức hội nghị sau đó. 1.5. Về công tác tổ chức, sử dụng nhân viên văn phòng Con người là yếu tố quyết định sự thành bại trong mọi cơ quan, tổ chức. Để mỗi cá nhân có thể phát huy được hết trình độ, năng lực, sở trường của bản thân thì việc tổ chức bố trí đúng người, đúng việc đang được mọi tổ chức quan tâm. Xuất phát từ những tồn tại của công tác văn phòng trong thời gian vừa qua, em xin mạnh dạn trình bày ý kiến của em như sau: Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch đã có sự tổ chức, sắp xếp nhân sự theo nguyên tắc phân công từng công việc cụ thể cho từng nhân viên. Đây là một cách làm khoa học tránh gây chồng chéo trong quá trình hoạt động và tránh được tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau. Nhưng do được sát nhập từ phòng Hành chính quản trị và phòng Tổ chức lao động tiền lương nên khối lượng công việc tương đối lớn, một người phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ một lúc. Cụ thể là: Phó phòng phụ trách bộ phận hành chính ngoài nhiệm vụ của mình phải làm thêm công việc của một kế toán viên. Văn phòng phải tuyển thêm 1 kế toán viên làm hợp đồng vì công việc kế toán đòi hỏi trình độ và những hiểu biết cụ thể theo quy định riêng của chế độ kế toán mà khi kiêm nhiệm như trên sẽ hạn chế về mặt nghiệp vụ. Phó phòng phụ trách bộ phận tổ chức ngoài nhiệm vụ của mình phải làm thêm công việc thi đua khen thưởng, việc tổng hợp thi đua khen thưởng chỉ làm cuối tháng, quý, năm nên không gây ảnh hưởng lớn đến công tác hàng ngày nên có thể giữ nguyên. Bên cạnh đó, nhân viên văn thư ngoài công việc của mình phải thường trực “cơ chế một cửa” khối lượng công việc tương đối lớn. Khi trực “cơ chế một cửa” thì nhân viên văn thư phải học hỏi kiến thức của phòng chức năng để làm công việc này tốt hơn sẽ gây ảnh hưởng tới công tác chính là văn thư. Trường hợp này theo em, ở các phòng chức năng nên cử một nhân viên của phòng mình trực theo lịch có thể là hai buổi sáng trong tuần, điều này sẽ nâng cao hoạt động “cơ chế một cửa” vì họ am hiểu kiến thức chuyên môn hơn một văn thư. 1.6. Về công tác hiện đại hoá văn phòng Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của của công tác Văn phòng thay đổi về cơ bản. Hầu hết các công việc trong Văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin như máy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại nên công tác hiện đại hoá Văn phòng ngày càng diễn ra mạnh mẽ. Bên cạnh sự hỗ trợ của công nghệ thông tin thì cần phải nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho các cán bộ nhân viên trong Văn phòng. Mặc dù, Sở đã trang bị hệ thống máy văn phòng đầy đủ nhưng số lượng còn hạn chế chỉ có một bộ do ngân sách hạn hẹp nên phải đầu tư thêm. Đội ngò nhân viên có kiến thức nhưng phải tạo điều kiện, cơ hội để nhân viên có thể làm việc trên máy vi tính nhiều hơn. Cần áp dụng linh hoạt việc thu thập thông tin qua mạng máy tính vì xu hướng hiện nay mà mọi Văn phòng hướng tới là một “văn phòng không giấy”.Xuất phát từ thực tế của Sở Thương mại-Du lịch, có thể áp dụng hệ thống các giải pháp để hiện đại hoá công tác văn phòng như sau: Xây dùng khung pháp lý cho việc ứng dụng công nghệ thông tin Đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin Xây dựng cơ sở dữ liệu cho bộ phận Văn phòng Ưu tiên ngân sách cho việc ứng dụng công nghệ thông tin Tổ chức lại cơ cấu bộ máy Văn phòng cho phù hợp. Kết luận Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ là cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực thương mại-du lịch trên địa bàn Tỉnh. Để đáp ứng yêu thiết thực của quá trình hội nhập toàn cầu, Sở luôn tìm hướng đổi mới, hoàn thiện các nghiệp vụ nhằm thực hiện tốt kế hoạch đã đặt ra và các nhiệm vụ được giao. Văn phòng là một trong những bộ phận có vị trí đặc biệt quan trọng trong một cơ quan, là bộ phận giúp việc cho lãnh đạo với chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần. Vai trò của Văn phòng được xác định là vô cùng cần thiết. Công tác văn phòng tại Sở Thương mại-Du lịch đã được trú trọng và đang từng bước để hoàn thiện đáp ứng các nhu cầu hội nhập trong tương lai. Sau thời gian thực tập ngắn tại Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch em đã được tìm hiểu và chứng kiến quá trình thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn phòng. Chính điều này đã giúp em hiện thực hoá lý thuyết trên sách vở được học tại trường ĐHDL Phương Đông trên thực tế. Trải qua 55 năm xây dựng và trưởng thành, bộ máy Văn phòng cùng với Sở Thương mại-Du lịch đã tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm trong công tác Văn phòng. Bên cạnh đó cũng còn tồn tại những măt yếu kém khó tránh khỏi. Qua nghiên cứu khoá luận, với đề tài “tiếp tục hoàn thiện công tác Văn phòng tại Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ” em đã nhận thấy hiện trạng của một Văn phòng trong thực tế. Thông qua đó tạo cho em điều kiện được đóng góp những ý kiến để công tác văn phòng có hiệu quả hơn. Vì lần đầu tiên được tiếp xúc với thực tế, thời Ýt và kiến thức thực tế chưa nhiều nên bài khoá luận tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu xót, em kính mong mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ và đóng góp của các thầy cô và quý cơ quan. Để hoàn thành bài khoá luận tốt nghiệp này em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các bác trong Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ và sự giúp đỡ của các thầy cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh đặc biệt là sự chỉ bảo nhiệt tình của cô Trần Thị Ngà, em xin chân thành cảm ơn! Mục lục Tài liệu tham khảo Giáo trình: Nghiệp vụ văn phòng_PGS.TS. NGUYỄN HỮU TRI Nhà xuất bản Thống kê-2001. Giáo trình: Quản trị văn phòng_ PGS.TS. NGUYỄN HỮU TRI Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật-2005. Giáo trình: Lưu trữ_Trường TH Văn thư-Lưu trữ Trung ương Nhà xuất bản Văn hoá-Thông tin-2004. Kỹ năng và nghiệp vụ Văn phòng_VƯƠNG HOÀNG TUẤN Nhà xuất bản trẻ. Giáo trình: Nghiệp vụ thư ký văn phòng_TS. VŨ THỊ PHỤNG Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội-2003 Giáo trình: Quản trị hành chính văn phòng_NGUYỄN HỮU THÂN Nhà xuất bản Thống kê-2004. Giáo trình: Tin học văn phòng_HOÀNG HỒNG Nhà xuất bản Giao thông vận tải-2005 Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng_PHAN HƯNG Nhà xuất bản TP. Hồ Chí Minh-2000 Tài liệu của Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ. Kỷ yếu của Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ.