Khóa luận Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh

ở cho phép họ gắn bó lâu dài với Công ty và tạo động lực thúc đẩy họ làm việc với hiệu quả và chất lượng cao. Thứ ba về dộ tuổi của cán bộ, nhân viên trong văn phòng: Bộ phận Tổng Dưới 30 30 - 40 41 - 50 Trên 50 Quản lý 2 2 Văn thư lưu trữ 2 1 1 Đánh máy soạn thảo 2 1 1 Lễ tân tạp vụ 4 2 2 Lái xe 3 1 2 Bảo vệ 4 1 2 1 Cộng 17 3 7 6 1 Qua bảng thống kê trên ta có thể thấy rằng độ tuổi của cán bộ công nhân viên tại văn phòng thuộc vào độ tuổi trung bình, hầu hết nằm vào độ tuổi từ 28 tuổi đến 52 tuổi, trong dó người thấp tuổi nhất là 28 tuổi và người cao tuổi nhất là 52 tuổi. Điều đó cho thấy đội ngũ lao động tại văn phòng đều là những người có kinh nghiệm chuyên môn cao. Từ đó, họ dễ dàng nắm bắt được nội dung công việc, những phương pháp làm việc, có khả năng đối phó và nhậy bén trong việc xử lý các tình huống xảy ra. Tuy nhiên dựa vào bảng phân tích trên cho thấy số nhân viên có độ tuổi dưới 30 tuổi còn ít, nghĩa là văn phòng còn thiếu lực lượng lao động trẻ điều này cũng phần nào hạn chế tính năng động và linh hoạt trong công tác hoạt động văn phòng. Do vậy, văn phòng Công ty nên mạnh dạn đưa một số lao động trẻ vào làm việc tại văn phòng để không ngừng phát huy tính năng động, sáng tạo, giúp họ tích luỹ kinh nghiệm công tác, vì lực lượng trẻ là đội ngũ tiếp cận sau này. 3. Mối quan hệ giữa văn phòng với các đơn vị trong và ngoài Công ty Để đảm bảo cho hoạt động của mình đạt hiệu quả cao, văn phòng Công ty đã thiết lập mối quan hệ ngang dọc, trên dưới như mối quan hệ với cấp trên, mối quan hệ liên bộ phận, mối quan hệ nội bộ của mình. 3.1. Quan hệ công tác giữa trưởng phòng với lãnh đạo các phòng ban trong Công ty: Đây là quan hệ phối kết hợp tác, trưởng phòng thường xuyên làm việc với lãnh đạo các phòng ban khác để trao đổi tình hình phục vụ cho việc xây dựng chương trình công tác của Công ty, nhằm đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện của cấp trên được thống nhất, công việc được giải quyết kịp thời, nhanh chóng, chính xác. 3.2. Quan hệ công tác giữa văn phòng với các phòng ban đơn vị; Là quan hệ hợp tác trên lĩnh vực công tác. Văn phòng có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thực hiện các mặt công tác của Công ty mà các phòng ban đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thực hiện để phục vụ cho sự lãnh đạo, quản lý và điều hành của lãnh đạo công ty. Ngược lại các phòng ban đơn vị có trách nhiệm cung cấp thông tin, thông báo tình hình và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ. 3.3 Quan hệ công tác giữa văn phòng công ty với văn phòng các đơn vị, xí nghiệp trực thuộc Là quan hệ giúp đỡ về mặt chuyên môn, nghiệp vụ. Văn phòng Công ty có trách nhiệm hướng dẫn văn phòng các đơn vị, xí nghiệp trực thuộc về việc thực hiện chế độ công văn, lưu trữ tài liệu, chế độ thông tin báo cáo để nâng cao chất lượng công tác quản lý và điều hành của văn phòng với các xí nghiệp trực thuộc. Chương II Nhận xét hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty I- Nhận xét, đánh giá những mặt đã đạt được yêu cầu nhiệm vụ của Công ty 1. Nhận xét những mặt được về khả năng tổ chức, quản lý của cán bộ văn phòng. Người lãnh đạo văn phòng (chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính) là người đứng đầu có vai trò quản lý điều hành các hoạt động của văn phòng bên cạnh quyền lực của người lãnh đạo văn phòng còn có uy tín, sự tín nhiệm của nhân viên. Một lãnh đạo văn phòng có đầy đủ quyền lực thì chưa đủ, mà cần phải có uy tín, sự kính nể và yêu mến của nhân viên cấp dưới. Có như vậy thì vai trò của lãnh đạo văn phòng mới thực sự trở lên quan trọng, một lời nói hay ý kiến chỉ đạo đều được cấp dưới tôn trọng và nghiêm chỉnh thực hiện. Do vậy người lãnh đạo văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh trong những năm qua đã có những ưu điểm trong công tác tổ chức văn phòng. Lãnh đạo đã tổ chức nơi làm việc, sắp xếp dụng cụ bàn ghế hợp lý tạo ra bầu không khí làm việc dễ chịu, thông thoáng và tạo sự thoải mái. Sắp đặt bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hoá việc di chuyển trong trao đổi công việc. Tổ chức sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau, bố trí tất cả các thành viên thuộc bộ phận của văn phòng được làm việc trong cùng một phòng. Lãnh đạo đã thực hiện tốt trong khâu sắp xếp, bố trí và lên lịch làm việc của Tổng Giám đốc và của cán bộ nhân viên mà còn có những hình thức đón tiếp khách khoa học và văn minh. Hơn nữa, công tác quản lý văn thư đã từng bước đi vào nề nếp và có sự hợp lý, những vấn đề nhầm lẫn trong quá trình nhận và chuyển văn bản đã dần được khắc phục một cách có hiệu quả. Đồng thời lãnh đạo văn phòng Công ty đã đôn đốc các phòng ban tham gia ý kiến, báo cáo, xử lý công việc đã đạt đúng thời hạn quy định và đảm bảo chất lượng về hình thức, quy phạm văn bản. Nhận thức vai trò và tầm quan trọng của mình nên lãnh đạo văn phòng Công ty đã phối hợp với các phòng chuyên môn tổ chức và xây dựng hệ thống quản lý thông tin, từ đó phân tích lựa chọn các nguồn thông tin thích hợp nhằm đáp ứng nhu cầu cần thiết cho quá trình hoạt động. Bên cạnh đó lãnh đạo văn phòng đã đưa ra được những chính sách và biện pháp cụ thể nhằm sàng lọc, xử lý và lựa chọn mọi nguồn thông tin đi và đến trong Công ty và sử dụng chúng một cách hữu hiệu nhất. Hàng năm được sự chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên, lãnh đạo Công ty đã phối hợp cùng với một số bộ phận ngành có liên quan làm công tác xây dựng và sửa chữa hệ thống các phòng làm việc, nhà xưởng kho bãi và nâng cấp cải tiến chất lượng các loại máy móc thiết bị đang phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh việc xây dựng và đưa ra các hình thức quy chế khác nhau thì lãnh đạo văn phòng đã có những kế hoạch, chính sách cụ thể trong việc thực hiện công tác hậu cần. Trong quá trình hoạt động người lãnh đạo văn phòng không những chỉ chịu trách nhiệm mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm, bàn ghế, trang thiết bị xây dựng cơ bản và sửa chữa quản lý cơ sở vật chất làm việc của cơ quan mà còn luôn luôn quan tâm tới công tác y tế, khám sức khoẻ, và tổ chức các cuộc họp lễ nghi, khánh tiết... tiếp khách rất khoa học và văn minh. 2. Nhận xét những mặt được về khả năng của cán bộ nhân viên trong văn phòng. Nhân viên văn phòng ở đây bao gồm toàn bộ các cá nhân làm việc trong văn phòng ngoại trừ người có cương vị lãnh đạo. Vì vậy nhân viên văn phòng trong Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã không ngừng làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng. Cán bộ nhân viên trong văn phòng có năng lực, trình độ giỏi nhiệt tình công tác, cho nên thuận tiện cho việc cụ thể hóa công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Công tác văn thư, quản lý văn bản đi và đến của cán bộ nhân viên trong văn phòng thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả, bên cạnh đó việc thu thập, xử lý thông tin kịp thời, chính xác, chuẩn bị các phương án, đề án trình ban lãnh đạo văn phòng trong quá trình ban hành quyết định. Trong công tác tổ chức hiện nay thì cán bộ nhân viên trong văn phòng vẫn tiếp tục giữ được tinh thần đoàn kết nội bộ, giúp đỡ lẫn nhau trong mọi công việc với tinh thần trách nhiệm cao. Đồng thời, việc mở rộng dân chủ, công khai hoá các hoạt động, các chủ trương, chính sách lớn đã được thực hiện thường xuyên và đem lại lòng tin sự phấn khởi cho nhân viên. Ngoài ra những công việc do lãnh đạo giao cho thì nhân viên trong văn phòng Công ty đã nhanh chóng thực hiện rất tốt như: việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu trên máy. 3. Nhận xét về những mặt được trong hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phòng Công ty 3.1. Công tác văn thư: Theo báo cáo tổng kết ba năm của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ CHí Minh thì phòng hành chính tổng hợp đã làm tốt công tác văn thư. Công văn đi, công văn đến trong Công ty luôn được thực hiện theo đúng quy chế ban hành. Dưới đây là số lượng văn bản mà công văn đã qua phòng hành chính quản trị xử lý và thực hiện được thể hiện rõ trong bảng sau: Bảng: tổng kết công tác công văn từ năm 1999-2000 (Đơn vị tính: công văn) Số lượng 1999 2000 2001 Tổng số Công văn đến 206 312 425 943 Công văn đi 579 814 999 2392 Tuy nhiên công tác văn thư lưu trữ hồ sơ tại văn phòng vẫn còn chưa được thực hiện tốt và đảm bảo chất lượng. 3.2. Công tác tổ chức và quản lý trang thiết bị văn phòng: Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Công ty, phòng tổ chức hành chính đã thực hiện tốt đã thực hiện tốt công tác quản lý cũng như công tác hậu cần của mình như: Nhà xưởng, máy móc và các trang thiết bị văn phòng không để xảy ra tình trạng hao hụt mất mát trong quá trình sử dụng. Dưới đây là bảng số liệu thống kê các trang thiết bị văn phòng trong mấy năm gần đây: Trang thiết bị Đơn vị tính 1999 2000 2001 Tổng Bàn ghế các loại Chiếc 250 205 113 568 Tủ tài liệu Chiếc 15 4 4 23 Máy fax Chiếc 3 0 1 4 Máy photo Chiếc 2 0 0 2 Máy tính Bộ 6 2 0 8 Máy điều hoà Bộ 6 2 0 8 ti vi Chiếc 2 1 0 3 Máy đếm tiền Chiếc 1 1 0 2 Bảng số liệu trên đã thống kê được các loại thiết bị phục vụ khối văn phòng Công ty mà phòng hành chính đã trang bị cho trụ sở chính Công ty kể từ khi thành lập cho tới cuối năm 2000. Qua đây ta thấy số lượng máy vi tính, máy fax và máy photocopy đã đáp ứng được yêu cầu hoạt động văn phòng Công ty rất có hiệu quả. II. Nhận xét, đánh giá những mặt hạn chế của công tác văn phòng 1. Nhận xét những mặt hạn chế về tổ chức, quản lý lãnh đạo: Việc xác định vị trí, chức năng nhiệm vụ giữa các vụ chuyên môn và văn phòng chưa được cụ thể, chưa kết hợp được công việc trong cơ quan như: việc soạn thảo văn bản, các vụ thường tự làm lấy mà không đưa xuống phòng đánh máy, gây ra tình trạng văn phòng thiếu việc ngồi chơi. Trong khi các vụ lại bận những công việc không đúng chức năng của mình, các văn bản soạn thảo ra lại không đúng hình thức, lúc này phòng đánh máy lại phải chỉnh sửa lại khi đưa xuống phòng hành chính lấy số. Việc thực hiện quy chế văn phòng nhiều khi không được thực hiện đúng quy định như: giờ giấc làm việc, chế độ nghỉ đôi khi không được thực hiện đúng, có lúc nghỉ không báo trước gây nên tình trạng ách tắc trong công việc. Do không có người thay thế hoặc thay nhưng không thể thực hiện tốt vì không có nghiệp vụ. Sự thờ ơ của lãnh đạo văn phòng, thường thì những nhà lãnh đạo không nhận thức hết được tính năng và sự tiện lợi mà công nghệ tin học mang lại, họ cho rằng không nhất thiết phải đầu tư tốn kém vào thứ máy móc không mang lại lợi ích trước mắt, họ cũng không thấy hết được sự vất vả của những người làm công tác văn phòng trong việc thu thập và xử lý thông tin. Công tác đào tạo và bồi dưỡng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty còn chưa được thực hiện tốt. Những công việc đòi hỏi phức tạp trong khi thực hiện. Hiện Công ty chưa có một chính sách nào quy định về việc này, đối với những cán bộ công nhân viên khi hoàn thành tốt công việc được giao. 2. Nhận xét những mặt hạn chế về trình độ khả năng của cán bộ công nhân viên văn phòng về giải quyết công việc được giao. Trình độ của nhân viên văn phòng: công nghệ thông tin đang được phổ biến rộng rãi nhưng không phải bất cứ nhân viên nào cũng sử dụng tốt máy vi tính. Những nhân viên văn phòng trước đây quen với công việc thủ công hoặc họ cảm thấy khó khăn khi sử dụng loại máy móc tin học hiện đại này. Đó cũng là một vấn đề nhức nhối vì khi đã có đầy đủ những công cụ cơ bản thì việc còn lại là thuộc về con người. Công việc này thực sự khó khăn khi mà những kiến thức về công nghệ tin học luôn được cập nhật. Khi chúng ta còn đang ngỡ ngàng về một hệ thống thiết bị hiện đại, thì đi kèm theo nó là một lượng kiến thức đồ sộ để vận hành và phát huy hết những tính năng ưu việt của nó thì những thành tựu mới liên tiếp được đưa ra giới thiệu trên thị trường quốc tế. Việc thu hồi văn bản để lưu trữ còn gặp khó khăn chưa đảm bảo được yêu cầu thu đủ, thu hết. Mặt khác chưa tạo được ý thức trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu đến hạn, nộp vào kho lưu trữ cho nên nhiều văn bản quan trọng không đuợc lưu trữ hoặc có lưu lại thì ở dạng không dấu, không số. 3. Những hạn chế khác Tuy nhiên trong quá trình công tác và vận hành văn phòng không thể tránh khỏi những nhược điểm nhất định. Vì vậy, ngoài việc hoàn thành tốt một số nhiệm vụ được giao, thì vẫn còn tồn tại một số vần đề cần khắc phục như: Đội ngũ cán bộ nhân viên trong bộ máy văn phòng chưa được đầy đủ và việc bố trí sắp xếp vào từng bộ phận cũng như nơi làm việc còn thiếu hợp lý. Đôi khi những công việc sự vụ đã có ảnh hưởng và hạn chế đến việc trợ giúp tham mưu của văn phòng theo yêu cầu của Tổng Giám đốc. Công tác tổng hợp lưu trữ tư liệu chưa thực sự được khoa học, việc theo dõi xử lý văn bản của các đơn vị chưa được tiến hành thường xuyên. a. Công tác công văn giấy tờ: Trong qúa trình giải quyết và thực hiện công việc các văn bản, công văn có nội dung liên quan với nhau đã được văn phòng sắp xếp và lập vào hệ thống hồ sơ. Tuy nhiên công tác này chưa được tiến hành một cách thường xuyên và có quy chế rõ ràng, chính vì vậy đã gây khó khăn cho quá trình theo dõi, kiểm tra tiến độ thực thi công việc của mỗi bộ phận, phòng ban nói chung và mỗi cá nhân trong văn phòng nói riêng. Vì thế không những dẫn đến tình trạng thực hiện sai công việc không chấp hành đúng yêu cầu Công ty đã đặt ra mà còn làm ảnh hưởng tới quá trình ban hành văn bản không đúng thể thức, nội dung mà Nhà nước đã quy định. Mặt khác một văn bản đôi khi trình bày còn chưa thật sự khoa học và chưa đảm bảo yêu cầu của văn bản mẫu. b. Công tác lưu trữ: Việc thu văn bản để lưu trữ còn gặp không ít khó khăn chưa đảm bảo và đáp ứng được yêu cầu. Sự hạn chế đó là do một số cán bộ chuyên sâu ở lĩnh vực này còn thiếu kinh nghiệm, hơn nữa trong quá trình giao nhận còn chưa hợp lệ và đúng thời hạn quy định. Bên cạnh đó các phương tiện phục vụ soạn thảo chuyển phát còn thiếu và chưa được hiện đại hoá. Nơi lưu trữ tài liệu còn hạn hẹp không đồng bộ gây khó khăn cho việc tra tìm khi cần thiết. Công ty cũng như phần lớn các đơn vị trực thuộc chưa bố trí được kho để tài liệu lưu trữ và cán bộ làm công tác lưu trữ riêng, điều đó có ảnh hưởng lớn tới mức độ bảo mật và an toàn đối với những tài liệu của Công ty. c. Bộ máy văn phòng: Với thực tế hiện nay ta thấy văn phòng Công ty chưa xây dựng được một cơ cấu bộ máy tổ chức hoàn chỉnh và khoa học. Hơn nữa trong việc sắp xếp bố trí đội ngũ cán bộ nhân viên cũng như khả năng nhận thức của họ chưa thích hợp, chưa đúng với chuyên môn công tác và môi trường làm việc chưa thực sự phù hợp với điều kiện hoạt động chung trong Công ty. Do đó dẫn đến tình trạng vừa thừa lại vừa thiếu trong việc sử dụng nguồn lao động, gây lãng phí thời gian và đặc biệt là quá trình giải quyết công việc chưa đạt hiệu quả. Đó là một trong những nhược điểm còn tồn tại và có ảnh hưởng tới hiệu quả trong hoạt động văn phòng. 4. Nguyên nhân chủ yếu của những tích cực và những hạn chế: a. Nguyên nhân tích cực: Sự phát triển của khoa học công nghệ có tác động rất lớn tới năng suất và chất lượng hoạt động văn phòng. Nếu hệ thống máy móc trang thiết bị không có sự hiện đại hoá thì văn phòng sẽ khó có thể cập nhật nhanh nhất được mọi nguồn thông tin nhất là trong điều kiện hiện nay. Nhân tố con người là một trong những nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động văn phòng Công ty. Biểu hiện của nhân tố này chính là tinh thần làm việc của con người. Tinh thần làm việc của con người là nguyên nhân ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng. Trong quá trình làm việc nếu được khuyến khích về tinh thần thì cán bộ công nhân viên sẽ phấn khởi với công việc và sẽ có nhiều sáng kiến mới trong công việc của mình. Đây cũng chính là một trong những nhân tố quan trọng ảnh hưởng lớn đến công tác bồi dưỡng nâng cao trình độ nhân viên trong từng nghiệp vụ. Tình trạng, trình độ máy móc thiết bị và công nghệ có ảnh hưởng to lớn tới hiệu quả hoạt động văn phòng. Đó là một yếu tố vật chất quan trọng, là điều kiện cho phép văn phòng có thể tiếp cận với mọi nguồn thông tin mới nhất trong và ngoài Công ty. b. Nguyên nhân hạn chế: Nguyên nhân chủ yếu của những hạn chế là do ảnh hưởng của cơ chế kinh tế cũ vẫn còn tồn tại thói quen ỷ lại, không muốn học hỏi, sáng tạo, những nề lối làm việc cũ của cán bộ công nhân viên trong Công ty đã ăn sâu vào tiềm thức và trở thành thói quen rất khó thay đổi. Mặc dù chúng ta đã thực hiện theo đường lối, chủ trương đúng đắn của Đảng được hơn 10 năm nhưng vẫn chưa đủ để có thể xoá bỏ tất cả các thói quen cũ. Điều này đòi hỏi mọi công dân nói chung và các doanh nghiệp nói riêng cần phải nhanh chóng đổi mới thì nước ta mới thực sự hội nhập được với các nước phát triển trong khu vực và thế giới. Song đây chỉ là nguyên nhân khách quan tác động đến hoạt động văn phòng Công ty, còn nguyên nhân chủ quan là do ban lãnh đạo Công ty tuy có quan tâm đến công tác quản trị nhân sự nhưng vẫn chưa thực sự đánh giá đúng mức tầm quan trọng của công tác này. Do thể chế chính trị, một hệ thống luật pháp không rõ ràng mở rộng và ổn định sẽ là điều kiện, là nguyên nhân ảnh hưởng tới hoạt động của hệ thống văn phòng. Bên cạnh đó những chính sách của Nhà nước quy định về thể thức ban hành văn bản hay những quy chế hoạt động cũng ảnh tới hiệu suất trong công tác văn phòng nói riêng và toàn Công ty nói chung. Chương III Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng công ty Từ thực tế công tác văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã nêu ở trên, trong phần này em xin đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh với lòng mong muốn xây dựng một văn phòng hoàn thiện đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan trong tình hình phù hợp với yêu cầu, nội dung trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Để bộ máy văn phòng hoạt động có hiệu quả liên quan tới nhiều yếu tố. Quan trọng nhất vẫn là yếu tố con người, vì con người là chủ thể của xã hội, kế đến là các yếu tố khác tác động như điều kiện cơ sở vật chất, nghiệp vụ văn phòng, môi trường mà văn phòng đó làm việc, quản lý văn phòng hoạt động đạt hiệu quả, ngoài ra còn rất nhiều vấn đề khác, nhưng vì điều kiện thời gian mà khoá luận này chưa thể đề cập được hết. Tuy nhiên trong chương này chỉ xin được phân tích những biện pháp nổi bật nhất để khẳng định vai trò của nó trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. 1. Yêu cầu của công tác văn phòng Công ty trong tình hình mới Từ thực tế tình hình công tác văn phòng trong Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh cũng như đứng trước sự chuyển biến lớn lao của xã hội, nền kinh tế ngày càng phát triển với nhịp độ nhanh, đòi hỏi hệ thống văn phòng nước ta cũng phải đổi mới đáp ứng với yêu cầu phát triển của nền kinh tế hiện tại và trong tương lai. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng, thì Nhà nước ta cũng đã đưa ra nhiều biện pháp vào áp dụng để đạt hiệu quả công việc, đó là cải cách hành chính văn phòng, cắt giảm bớt các nhân viên để gọn nhẹ, đơn giản, tiết kiệm chi phí cho bộ máy văn phòng. Hệ thống văn phòng cần phải được Nhà nước chú trọng cải cách và ban hành các chính sách mới giúp hệ thống văn phòng hoạt động nâng cao hiệu quả. Đối với các nhà Quản trị văn phòng thì phải thực hiện tốt các chức năng của mình đảm bảo cho mọi hoạt động điều hành quản lý của cơ quan, đơn vị, đạt kết quả cao. Như hiện nay muốn thực hiện tốt các chức năng này thì văn phòng cần phải cải tiến công tác tổ chức văn phòng theo hướng hiện đại hoá như: tổ chức nhân sự, nghiệp vụ hành chính, trang thiết bị kỹ thuật, môi trường làm việc.... 2. Phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Trong quá trình công tác hoạt động văn phòng để thực hiện có hiệu quả nhất thì Công ty phải đưa ra được những phương hướng, mục tiêu phát triển trong tương lai. Công ty sẽ ngày càng hiện đại hoá bộ máy văn phòng để tiết kiệm thời gian và sức lao động cho nhân viên xí nghiệp, từng bước tin học hoá công tác hành chính văn phòng, nó sẽ thay đổi cả thói quen làm việc, phong cách nghiệp vụ văn phòng. Cử người theo học các lớp quản lý nâng cao lớp đào tạo tin học để có thể nâng cao trình độ quản lý, sử dụng tối đa những ưu điểm hiện có của công nghệ thông tin đem lại làm cho hoạt động văn phòng hiệu quả hơn, chất lượng hơn. Đưa công tác quản lý sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 và thực hiện ngay từ tháng đầu năm nhằm nâng cao sản phẩm và hoạt động văn phòng. Từng bước đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu và đổi mới công tác tổ chức, xây dựng và thiết lập đội ngũ cán bộ có đủ trình độ đảm đương độc lập thực hiện nghĩa vụ được giao. Phấn đấu khai thác đủ việc làm cho cán bộ công nhân viên có nhu cầu đi làm, đầu tư thiết bị để nâng cao năng lực của công nhân viên. Tổ chức chỉ đạo thực hiện đầy đủ các chính sách của Nhà nước đối với nhân viên văn phòng. Phấn đấu đạt sáng kiến cải tiến có hiệu quả thiết thực trong sản xuất kinh doanh. 3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty 3.1. Đổi mới tổ chức bộ máy của văn phòng Công ty Từ những điều đã được phân tích ở phần trên cho ta thấy từ trước tới nay hoạt động của bộ máy văn phòng luôn luôn gắn liền và có quan hệ mật thiết với quá trình tồn tại của mỗi cơ quan đơn vị. Trên thực tế đã chứng minh rằng kết quả hoạt động của các cơ quan phụ thuộc phần lớn vào bộ máy văn phòng. Nếu các cơ quan đơn vị có được trang bị đầy đủ các yếu tố vật chất để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đi chăng nữa nhưng thiếu sự quản lý điều hành thì nó sẽ trở thành một mớ hỗn độn và đặc biệt là không đem lại hiệu quả kinh tế. Chính vì thế, việc xây dựng và tổ chức bộ máy hoạt động văn phòng khoa học, hợp lý và hiện đại trong giai đoạn hiện nay luôn được cấp lãnh đạo quan tâm và đặt lên hàng đầu. Do đó có một số giải pháp để đổi mới bộ máy văn phòng Công ty như sau: a. Sớm củng cố các bộ phận trong văn phòng. Trong thời gian thực tập nghiên cứu tại văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh em nhận thấy việc tổ chức bộ máy hoạt động ở đây và một số đơn vị trực thuộc khác đang nảy sinh và tồn tại những bất hợp lý trong công tác tổ chức điều hành và bố trí nguồn nhân lực, ở một số phòng có tình trạng vừa thừa, vừa thiếu cán bộ, việc điều chuyển rất khó khăn. Để giải quyết những khó khăn trên, em có kiến nghị sau: +Trước hết cần phải củng cố lại các bộ phận trong văn phòng sao cho phù hợp với quy mô hoạt động, rà soát lại các nhiệm vụ của mỗi bộ phận để sắp xếp, điều chuyển cán bộ nhân viên cho hợp lý, xem xét lại các điều kiện đủ để đảm bảo cho các bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ, làm theo quy chế, nội quy. + Cần phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm quản lý tài sản giữa văn phòng (phòng quản trị) - Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tài sản và các vụ, ban chuyên môn - bộ phận trực tiếp sử dụng và bảo quản tài sản. Đối với bộ phận văn thư lưu trữ thì văn phòng cần phải đổi mới công tác này như sau: b. Bộ phận văn thư: Cần bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho các cán bộ làm nhiệm vụ văn thư lưu trữ. Cơ quan cần xây dựng ban hành văn bản thống nhất quy định về công tác, công văn giấy tờ lưu trữ để thống nhất mọi hoạt động này trong cơ quan. c. Bộ phận lưu trữ: Cần xác địng nhiệm vụ cho bộ phận này rõ ràng hơn như xác định các nhiệm vụ trọng tâm cần ưu tiên, thực hiện trong bộ này là gì? Ví dụ như : Việc lưu trữ tài liệu, cung cấp thông tin, số liệu cho hoạt động chỉ đạo thống kê phải được xác định là nhiệm vụ hàng đầu. Sau đó là các tài liệu tham khảo phục vụ công tác nghiên cứu cụ thể là: + Phải lập hồ sơ tài liệu và phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, thống kê, kiểm tra công tác lưu trữ. + Tổ chức giới thiệu, công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu. Lưu trữ đầy đủ các văn bản do Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh ban hành các văn bản lưu trữ phải đảm bảo các thể thức văn bản theo đúng quy định (có dấu, số, chữ ký…). Cần trang bị cho bộ phận này một số thiết bị, phương tiện để chứa đựng tài liệu bị hư hỏng do thời gian hay tác động của môi trường, cần phải định kỳ kiểm tra tài liệu. Ngoài những biện pháp nói trên Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh cần ban hành một văn bản pháp quy, quy định rõ: + Lãnh đạo các đơn vị phải có trách nhiệm chỉ đạo công việc lập các hồ sơ công tác. + Cử những cán bộ trực tiếp giúp lãnh đạo lập và quản lý hồ sơ trong quá trình công việc đang được thực thi và giao nộp, lưu trữ khi công việc kết thúc, nếu cần tra cứu thì phải mượn lại. Xây dựng môi trường văn hoá bộ máy văn phòng đã trở thành một động lực quan trọng nhằm thúc đẩy các hoạt động của cán bộ nhân viên. Một môi trường văn hoá lành mạnh sẽ tạo co họ có tinh thần hoà nhập với tập thể, sẵn sàng cống hiến năng lực cho sự phát triển của Công ty. Hơn nữa nó còn khơi gợi ý trí sáng tạo, nhạy bén, năng động và phát huy khả năng bản thân của mỗi cá nhân trong văn phòng. Việc tạo dựng mối quan hệ trong bộ máy văn phòng đã tạo điều kiện cho cấp trên hiểu rõ nhu cầu và nguyện vọng của từng nhân viên để từ đó bố trí sắp xếp công việc sao cho phù hợp với từng người, từng bộ phận tạo nên bầu không khí hoà đồng thoải mái trong công việc. Và đây cũng là một trong những yếu tố giúp cho bộ máy văn phòng được tổ chức khoa học và thực sự hợp lý. Vì vậy để không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng, và khẳng định vị trí, vai trò của bộ máy quản lý thì yêu cầu đặt ra đối với văn phòng cần có kế hoạch nắp đặt thêm hệ thồng máy tính, máy fax cho các phòng. Bên cạnh sự đầu tư thiết bị công nghệ tin học thì các thiết bị văn phòng như tủ đựng hồ sơ tài liệu, bàn ghế cũng cần phải được hiện đại hoá nhằm góp phần vào việc tăng năng suất lao động tránh đựoc tình trạng lãng phí thời gian, nhân lực trong giao nhận và giải quyết công việc. Nhìn chung, với tất cả các yếu tố trên đã góp phần quan trọng trong việc tạo dựng một cơ cấu văn phòng khoa học và đây cũng là giải pháp đầu tiên có ý nghĩa trong việc nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh. 3.2. Điều chỉnh và hoàn thiện hệ thống quy chế văn phòng Để tạo điều kiện cho các xí nghiệp, trung tâm hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả và hạch toán tự trang trải mọi chi phí trong nội bộ nên từ đó Công ty đã xây dựng các quy chế sau đây để các xí nghiệp chủ động thực hiện cho phù hợp. Nhìn chung các quy chế này đều nhằm mục đích phục vụ tốt cho công tác sản xuất kinh doanh, dịch vụ của Công ty đạt hiệu quả kinh tế cao, đáp ứng yêu cầu củng cố và nâng cao chất lượng công tác quản lý đi vào nề nếp và ngày càng hoàn thiện. Hiện nay, Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã ban hành quy định về chúc năng, nhiệm vụ của các ban chuyên môn, song cần sớm rà soát các nội dung cụ thể của quy định này nhằm điều chỉnh bổ sung cho phù hợp với yêu cầu nội dung công việc và hoàn cảnh mới hiện nay. Với chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn thì ta cần quy định thêm về: a. Quy chế về công tác cán bộ: Công ty đã có những biện pháp thực hiện quy chế này là đối với các đơn vị, phòng ban có yêu cầu về sắp xếp tổ chức lại bộ máy thì phải làm văn bản và luận chứng báo cáo Tổng Giám đốc xem xét. Ngoài ra còn quy định việc giải thể một đơn vị nào đó chỉ được tiến hành sau khi Công ty đã áp dụng mọi biện pháp giúp đỡ nhưng vẫn không tự vươn lên được. Bên cạnh đó việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ phải căn cứ vào các tiêu chuẩn như phẩm chất đạo đức, chức trách và yêu cầu và trình độ. b. Quy chế về công tác lao động và tiền luơng: Quy chế này quy định rõ trường hợp tiếp nhận thuyên chuyển công tác đối với cán bộ lao động đều phải thông qua phòng tổ chức hành chính. Công ty xem xét và phải có đầy đủ hồ sơ cá nhân mới được tiến hành giải quyết. Về tiền lương căn cứ vào quy định chung và phương pháp xây dựng định mức lao động xác định đơn giá tiền lương theo nghị định 28/CP và công văn hướng dẫn số 1223/TCCB - LĐ ngày 7/6/1997 của Bộ xây dựng. c. Quy chế về hạch toán thống kê lao động tiền lương: Hàng năm sau khi được giao kế hoạch sản xuất kinh doanh các đơn vị phải lập kế hoạch lao động và tiền lương, xác định đơn giá tiền lương gửi về Công ty để tổng hợp trình độ duyệt làm cơ sở pháp lý cho việc cấp phát và chi lương cho cán bộ công nhân viên cho phù hợp với kết quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị. Đồng thời lập biểu bảng báo cáo lao động hàng năm theo định kỳ 6 tháng và năm. d. Quy chế về kỷ luật lao động: Nhằm mục đích nâng cao ý thức tự giác của người lao động. Theo Bộ luật lao động đã ban hành mọi cán bộ công nhân viên chức trong Công ty đều phải có trách nhiệm thực hiện và chấp hành kỷ luật lao động. Công ty cần xây dựng quy chế về công tác văn thư lưu trữ: Yêu cầu đối việc thực hiện quy chế này là để tăng cường công tác quản lý, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và đưa công tác cải cách hành chính ngày càng đi vào nề nếp thì các đơn vị phải lập hồ sơ vào sổ công văn đi và đến số thứ tự và nội dung... hơn nữa, Công ty cần tổ chức phòng lưu trữ và cán bộ quản lý riêng để đảm bảo mức độ mật của mọi tài liệu. Đồng thời toàn bộ chứng từ, hợp đồng kinh tế, tài chính kế toán phải được đóng gói bảo quản cẩn thận, có được như vậy thì việc đề ra quy chế này mới đảm bảo hiệu quả. e. Quy chế quy định chế độ làm việc và nghỉ ngơi của cán bộ công nhân viên trong Công ty: Văn phòng Công ty cần thực hiện chế độ làm việc theo giờ hành chính, theo đúng quy định của Nhà nước, mọi người đều có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc thời gian lao động 8 tiếng tại các đơn vị và văn phòng Công ty Mặc dù các quy chế này đã được đề ra và tổ chức thực nhiện trong thực tế song cũng cần phải rà soát lại và điều chỉnh một số nội dung cho phù hợp với yêu cầu công việc. Bên cạnh những quy chế hiện nay của Công ty thì thông qua lý luận và kết hợp với thực tiễn em thấy Công ty cần bổ sung và hoàn thiện hơn nữa hệ thống quy chế, chế độ trong Công ty như sau: + Chế độ hội họp: Tuỳ theo nội dung, tính chất của các hội họp mà trưởng phòng tham dự cuộc họp với lãnh đạo Công ty, chế độ này quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn đối với từng cán bộ nhân viên trong văn phòng. + Chế độ báo cáo: Trưởng phòng Công ty phải thực hiện chế độ báo cáo công tác của văn phòng theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, cả năm và đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty. Các báo cáo mà văn phòng gửi đến lãnh đạo phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ thông tin, chính xác về số liệu kịp thời gian quy định. + Chế độ giao dịch và tiếp khách: Văn phòng phải có trách nhiệm hướng dẫn khách đến giao dịch, làm việc tại Công ty. Nhân viên văn phòng phải lo tiếp khách đến làm việc với cơ quan một cách lịch sự, tận tình chu đáo và theo đúng chế độ tiếp khách đã quy định. Khi tiếp khách xong cán bộ nhân viên văn phòng phải thực hiện chế độ thanh toán với khách. + Chế độ tài sản: Văn phòng Công ty phải có nhiệm vụ tổ chức phòng và phương tiện làm việc của các đồng chí lãnh đạo cũng như các phòng ban trong Công ty. Do đó các trang thiết bị như bàn tủ, máy vi tính, điện thoại… đều là tài sản chung của Công ty, văn phòng có trách nhiệm kiểm kê, đánh giá số lượng, chất lượng hàng năm. Khi có nhu cầu sắm, thay đổi thanh lý… phải lập kế hoạch và dự toán trình Giám đốc Công ty. 3.3. Nâng cao hiệu quả công tác nhân sự: Nâng cao chất lượng trong công tác quản lý nhân sự là một trong những giải pháp đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng. Mỗi chúng ta ai cũng biết con người vừa là sản phẩm của xã hội vừa là chủ thể quyết định sự phát triển kinh tế của đất nước. Đồng thời con người cũng chính là thành phần cơ bản nhất của hệ thống quản lý. Do đó, sự thành bại trong sản xuất kinh doanh có liên quan tới vấn đề tổ chức và quản lý con người hay còn gọi là quản lý nhân sự. Trong xu hướng phát triển của xã hội hiện nay, thì yếu tố con người luôn là trung tâm của mọi sự hoạt động. Mỗi doanh nghiệp hay một tổ chức nào có nguồn tổ chức phong phú, nguồn tài nguyên dồi dào công với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến đâu đi nữa nhưng nếu thiếu con người, thiếu sự tổ chức quản lý thích hợp thì cũng không thể tồn tại một cách lâu dài. Bởi vậy, khi cải tiến công tác hoạt động văn phòng theo hướng hiện đại hoá thì một trong những vấn đề quan trọng nhất là phải quan tâm tới công tác quản lý nhân sự. Cùng với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của khoa học công nghệ trình độ học vấn và kiến thức nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ nhân viên ngày càng được nâng cao. Điều đó phản ánh nhu cầu cải tiến đổi mới chất lượng làm việc trong mỗi tổ chức, cơ quan là điều cần được đề ra. Trong những năm vừa qua, Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh rất quan tâm đến công tác nhân sự, nhưng qua số liệu khảo sát về lao động cho thấy đội ngũ cán bộ nhân viên tại văn phòng vẫn còn thiếu những cán bộ lao động trẻ đó là một hạn chế tới sự linh hoạt, năng động trong công tác văn phòng. Ngoài ra còn có một số nhược điểm sau: + Các lớp học được tổ chức nhiều song việc cử cán bộ đi học chưa phù hợp, chưa xác định các ưu tiên trong bồi dưỡng, đào tạo. + Công tác tuyển chọn nhân viên ở Công ty chưa chú trọng và quan tâm tiến hành theo đúng quy định. Để giải quyết một số khó khăn đó, em xin có một số kiến nghị sau: * Đối với lãnh đạo văn phòng Công ty: Cán bộ lãnh đạo phải là biết xử lý và nắm bắt mọi nguồn thông tin, cần hiểu biết về luật kinh doanh, các quy định, quy chế của Nhà nước có liên quan tới lĩnh vực quản lý của mình. Cần phải có kỹ năng giao tiếp, có cách thức tổ chức quản lý, hiểu biết về tâm sinh lý và xã hội, đồng thời phải được đào tạo chuyên sâu về quản trị văn phòng. Có như vậy người lãnh đạo mới có khả năng mở rộng tầm nhìn, thích ứng với nhiều loại công việc và có khả năng ứng phó với những tình hình cụ thể. * Đối với nhân viên văn phòng Công ty: Cần có trình độ chuyên môn cần thiết để có thể làm việc với hiệu suất cao, có kỷ luật gắn bó trung thực với công việc. Có sáng tạo ham học hỏi và giao tiếp ứng xử linh hoạt, đồng thời có tinh thần trách nhiệm chủ động trong các điều kiện và hoàn cảnh khác nhau. Ngoài những kiến nghị nêu ra nhằm bổ sung những tồn tại thiếu sót hiện nay của căn phòng thì để khồng ngừng nâng cao hơn nữa chất lượng quản trị nhân sự tại văn phòng Công ty trước hết, người lãnh đạo cần tạo dựng một cơ cấu hợp lý trong việc bố trí, quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn lao động. Đây là vấn đề có tính chất chiến lược, đảm bảo tính chất logic của dây truyền làm việc, từ đó sẽ góp phần giảm bớt sự căng thẳng mệt nhọc của người lao động, và không ngừng cải tiến, nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc. Ngoài ra cần cải tiến phương thức quản lý và áp dụng những thành tựu tiên tiến nhằm giảm bớt thời gian và các khoản chi phí không cần thiết. Khai thác triệt để và sử dụng tối đa nguồn nhân lực lao dộng tránh tình trạng lãng phí thừa thiếu trong quá trình tổ chức và thực hiện công việc. Trong quản lý người lãnh đạo cần đi sâu vào thực tế tìm hiểu nhu cầu của cán bộ nhân viên trên cơ sở phân tích những nguyên nhân xảy ra để có những giải pháp quản lý thích hợp. Đây chính là một yếu tố được coi là động lực và có ý nghĩa giúp cho công tác văn phòng hoạt động ngày càng hiệu quả hơn. Bên cạnh việc tạo dựng một cơ cấu quản lý thì cần có những chính sách trong việc đánh giá tình hình thực hiện công việc của mỗi cá nhân vì đây cũng là yếu tố giữ vai trò quyết định trong quá trình khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn. Thông qua việc đánh giá tình hình thực hiện công việc, văn phòng sẽ có điều kiện để đưa ra những quyết định trong vấn đề thăng tiến và các chế độ lương thưởng cho các nhân viên. Đồng thời nó còn giúp các nhà quản trị và các nhân viên xây dựng kế hoạch, điều chỉnh lại những sai sót trong quá trình thực hiện công việc mà mình đảm nhận. Cho nên có thể khẳng định rằng việc đánh giá tình thình thực hiện công việc của cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong văn phòng là vấn đề đặt ra đối với mỗi cấp quản lý. Vì nó giúp cho người ta tự nhìn lại công việc mình làm, tự điều chỉnh các hành vi và bổ sung thêm những thiếu sót, chính điều đó khiến bản thân mỗi người trở nên hoàn thiện hơn cả về tư cách đạo đức lẫn trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình. Không chỉ có vậy mà để góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng thì công tác kích thích tạo động lực làm việc đối với đội ngũ lao động trong văn phòng cũng là yếu tố, là yêu cầu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. * Đối với văn phòng Công ty: Văn phòng Công ty phải cố gắng tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên nâng cao nguồn thu nhập về lương và các khoản phụ cấp, xét thưởng công lao theo kỳ, đề ra các chính sách khen thưởng công lao theo kỳ, đề ra các chính sách khen thưởng bằng tài chính nhằm góp phần nâng cao đời sống sinh hoạt trong mỗi gia đình. Văn phòng Công ty cần quy định thời gian tiến hành kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn để kịp thời bổ sung, sửa chữa những khiếm khuyết hoặc đào tạo lại những người còn yếu, góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lượng lao động. * Đối với người lao động: Để đáp ứng được yêu cầu của công tác chuyên môn đòi hỏi người lao động phải thường xuyên học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn của mình cho phù hợp với sự phát triển của khoa học - công nghệ ngày nay. Đồng thời giúp người lãnh đạo đi sâu vào chuyên môn hoá lĩnh vực công tác của mình. Từ đó mang lại hiệu quả cao trong hoạt động , góp phần nâng cao đời sống và khẳng định vị thế của người lao động trong tổ chức. * Đối với xã hội : Hiệu quả mà công tác quản lý nhân sự mang lại sẽ góp phần thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật, tái sản xuất sức lao động, góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân. Chính vì vậy một lần nữa ta khẳng định rằng để không ngừng nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Công ty thì việc nâng cao công tác quản lý nhân sự là một giải pháp cần thiết khách quan. 3.4. Nâng cao hiệu quả sử dụng máy vi tính trong văn phòng Công ty: Để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty trong việc phân tích đánh giá và xử lý thông tin thì cần phải có hệ thống trang thiết bị hiện đại để có thể cập nhật đầy đủ mọi nguồn thông tin khi cần thiết. Hiện nay số lượng trang thết bị hiện đại như máy tính, máy fax, máy photocopy phục vụ cho hoạt động văn phòng là chưa đáp ứng được nhu cầu thực tiễn. Do đó để đảm bảo cho điều kiện làm việc được diễn ra thuận lợi thì việc trang bị thêm các trang thiết bị đó là việc làm cần thiết. Khi hệ thống máy móc đã dược trang bị một cách đầy đủ thì yêu cầu đặt ra đối với nhân viên trong Công ty phải biết khai thác và sử dụng tối đa các thiết bị đó vào quá trình giải quyết công việc đặc biệt là công tác quản lý. Máy tính chỉ dùng để soạn thảo văn bản hay lưu trữ tài liệu mà ngoài ra nó còn được dùng để truy cập, nắm bắt những nguồn thông tin ở mọi lúc mọi nơi một cách nhanh nhất. Do đó, việc sử dụng máy tính chưa hết công suất sẽ gây nên tình trạng lãng phí máy móc và nhân lực do trình độ hiểu biết và sử dụng của nhiều nhân viên còn chưa cao. Từ những nhận định trên đòi hỏi văn phòng càn phải nâng cao hiệu quả sử dụng tin học và nghiệp văn phòng thì hiện nay trình độ sử dụng trang thiết bị của cán bộ công nhân viên còn hạn chế. Do đó để nâng cao trình độ và có thể sử dụng một cách có hiệu quả trang thiết bị đặc biệt là máy tính thì đội ngũ cán bộ nhân viên cần phải được đào tạo và bồi dưỡng thêm nhằm phục vụ ngày càng tốt hơn cho quá trình công tác. Trong tình hình phát triển chung của công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước hiện nay thì công tác quản lý văn phòng càng trở lên bức thiết. Hiện nay, văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã có hệ thống máy tính được nối mạng với các tỉnh, thành phố trong cả nước và trên thế giới. Vì vậy, để khai thác sử dụng có hiệu quả hệ thống máy móc thì Công ty nên thành lập một phòng máy vi tính và có một đội ngũ nhân viên có chuyên môn trình độ riêng, nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong việc khai thác thông tin và tìm kiếm nguồn bạn hàng. 3.5. ứng dụng công nghệ thông tin vào văn phòng: Để giúp cho công tác văn phòng từng bước hiện đại hoá, một trong những biện pháp đó là đưa công nghệ tin học vào ứng dụng, điều quan trọng là chúng ta phải tính đến hiệu quả mà nó đem lại về mọi phương diện kinh tế, cũng như xã hội. Trong điều kiện nước ta hiện nay thì khối lượng văn phòng không ngừng tăng lên, việc tự động hoá công tác văn phòng sẽ tạo ra những thay đổi không chỉ ở mức độ kỹ thuật, công tác mà còn thay đổi cả thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ giữa các thành viên với nhau. Hiện nay văn phòng công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã đáp ứng nhu cầu về công nghệ tin học của bộ phận quản lý. Tuy nhiên văn phòng nên phổ cập và lắp đặt máy tính đến các phòng ban thuộc văn phòng, góp phần cho họ làm việc có hiệu quả hơn. Tuyển chọn nhân viên làm việc theo một chế độ tuyển dụng với những quy định rõ ràng nhất định. Mặt khác phải đào tạo lại những nhân viên đã có trong văn phòng, có được những kiến thức về công nghệ tin học nhất là việc sử dụng nó trong công việc của mình một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao . Có như vậy họ có thể dễ dàng trong việc tiếp cận với những thành tựu khoa học kỹ thuật hiện đại đang có và những phát triển trong tương lai. Đăng ký, lập hồ sơ dữ liệu quản lý, thống kê và tra tìm văn bản đi, văn bản đến của các cơ quan để thay thế việc đăng ký, tra tìm văn bản bằng số. Dùng công nghệ thông tin trợ giúp trong công tác văn thư sẽ hạn chế tối đa thời gian và giúp cho cán bộ văn thư quản lý có hiệu quả. Hiệu quả trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng: Tin học có khả năng xử lý thông tin một cách tổng hợp, chính xác, nhanh chóng. Với khả năng xử lý thông tin một cách tổng hợp và lưu trữ thông tin qua các bộ nhớ trong, ngoài ra máy tính còn là một "thư viện" rất đắc lực cho việc lưu trữ thông tin tài liệu trong công tác văn phòng và bên cạnh đó là khả năng tìm kiếm dữ liệu nhanh, chính xác ngoài ra tin học còn là một bộ phận tham mưu đắc lực cho lãnh đạo Công ty về việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh nhân sự trong Công ty. 4. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống công tác văn phòng nói chung và văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nói riêng. 4.1. Đối với hệ thống văn phòng nước ta hiện nay. Đứng trước sự biến chuyển lớn lao của xã hội, nền kinh tế ngày càng phát triển với nhịp độ nhanh, đòi hỏi văn phòng nước ta cũng phải thay đổi, đáp ứng với nền kinh tế như hiện nay. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng. Nhà nước ta cũng đưa nhiều biện pháp vào áp dụng để đạt đựợc mục đích này. Đó là cải cách khối hành chính văn phòng, cắt giảm bớt các nhân viên để gọn nhẹ, đơn giản tiết kiệm chi phí cho bộ máy văn phòng và rất nhiều các chính sách khác. Hệ thống văn phòng nước ta cũng đạt được những thành tựu nhất định, tuy nhiên để tiếp tục phát triển với quy mô lớn ở cấp quốc gia, hệ thống văn phòng cần phải được Nhà nước chú trọng, cải cách ban hành các chính sách mới giúp hệ thống văn phòng hoạt động hiệu quả. Thứ nhất về giáo dục và đào tạo, Nhà nước nên có chính sách đào tạo chuyên sâu, đặc biệt là về lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng vì đây là lĩnh vực còn mới đối với nước ta. Thứ hai là nên khuyến khích, thu hút nguồn nhân lực về làm việc tại các vùng xa để phát triển hoạt động hệ thống văn phòng, vì ở các vùng này đang thiếu thống nhân lực làm việc. Thứ ba là Nhà nước nên mở rộng chính sách thu hút vốn đầu tư góp phần làm năng động nền kinh tế cũng như có điều kiện cho các văn phòng đại diện nước ngoài vào Việt Nam làm việc nhiều hơn nữa để tạo thêm việc làm đối với sinh viên sau khi ra trường. Đó là một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động đối với hệ thống văn phòng nước ta hiện nay. 4.2. Một số kiến nghị để văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh hoạt động đạt hiệu quả cao hơn. Để hoạt động văn phòng Công ty đạt hiệu quả cao hơn thì ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty cần thực hiện tốt một số vấn đề sau: Phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Các phòng ban cần kết hợp với nhau trong hoạt động để đảm bảo nguyên tắc "kinh tế và hiệu quả". Đối với ban lãnh đạo trong Công ty phải có mục tiêu, phương hướng chỉ đạo thật sát đối với tất cả các hoạt động để ngày càng vững mạnh hơn. Về nhân sự: Công ty cần có những dự định mới về chiến lược nhân sự như cử cán bộ đi đào tạo và bổ sung nghiệp vụ ngắn hạn để phát triển đội ngũ nhân lực tại Công ty. Đặc biệt là tuyển những nhân viên có bằng cấp và biết ngoại ngữ, tin học để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty. Về trang thiết bị kỹ thuật: Công ty cũng cố gắng trang bị những máy móc hiện đại như máy tính thế hệ mới, máy fax, máy huỷ tài liệu để tiết kiệm và giảm bớt các khâu cho nhân viên, làm cho văn phòng hiện đại và tự động hoá một số công việc. Công ty cần phải cải cách được mức lương sao cho nhân viên có thể yên tâm làm việc và sống bằng chính mức lương của họ làm ra. Môi trường làm việc, ánh sáng, điều kiện làm việc, không khí, tiếng ồn… cần được khắc phục. Cần phải có những văn bản về quy chế làm việc cũng như về công tác công văn giấy tờ trong Công ty. Xử lý các thông tin, các nguồn tin kịp thời mang lại giá trị cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần đề ra chiến lược kinh doanh chính xác hiệu quả. 4.3. Một số kiến nghị đối với Nhà nước: Công Ty Xây Dựng Bảo Tàng Hồ Chí Minh là một doanh nghiệp Nhà nước.Vì vậy, Nhà nước cần tạo điều kiện cho Công ty có môi trường kinh doanh thuận lợi. Nhà nước cần đổi mới các thủ tục hành chính gây phiền hà đối với công tác văn phòng ở các doanh nghiệp. Xoá bỏ các thủ tục rườm rà, phức tạp trong việc cấp giấy phép kinh doanh, giấy phép thành lập doanh nghiệp, giấy phép sử dụng đất và giấy phép xuất khẩu… việc này sẽ làm giảm chi phí và tiết kiệm thời gian cho các hoạt động văn phòng. Tiếp tục hoàn chỉnh luật pháp, tạo ra một hành lang pháp lý an toàn, thuận lợi cho doanh nghiệp và tạo điều kiện cho cơ sở pháp lý cho việc xoá bỏ các thủ tục phi lý trong hoạt động hành chính. Nếu Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh khắc phục được những khuyết điểm còn thiếu sót của mình cùng với sự hỗ trợ, giúp đỡ về phía Nhà nước trong việc giải quyết, thi hành các thủ tục hành chính góp phần làm cho Công ty ngày càng phát triển mạnh hơn và hoạt động văn phòng có hiệu quả hơn. Kết luận Qua ba chương chính em đã đề cập tới vấn đề tổ chức quản lý cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh. Trong giai đoạn hiện nay cùng với sự đổi mới về cơ chế quản lý của Nhà nước, nền kinh tế nước ta dần đi vào ổn định với chính sách mở rộng đầu tư và thu hút vốn đầu tư nước ngoài đã góp phần thúc đẩy sự phát triển sản xuất kinh doanh của mọi thành phần kinh tế. Đây là chủ trương đúng đắn được hình thành từ sự phân tích khách quan toàn diện về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính nước ta cũng như kinh nghiệm của các nước khác, hơn nữa còn xuất phát từ yêu cầu đổi mới của Đảng và tình hình thực tế hiện nay. Các tổ chức cơ quan phải mạnh về mọi mặt thì mới có thể tạo được sự chuyển biến tích cực nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Với chính sách phù hợp của Nhà nước, của Bộ xây dựng và sự vươn lên của cán bộ công nhân viên trong Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã khẳng định mình một cách vững vàng trong cơ chế thị trường. Để tiếp tục hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh phải không ngừng phát huy trước tiên về cơ cấu tổ chức bộ máy và phương pháp quản lý, đặc biệt là phải quan tâm đến lĩnh vực hoạt động của văn phòng. Vì nó là một bộ phận thường trực, cơ quan đầu não của Công ty có chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần trực tiếp giúp Tổng Giám đốc trong việc lãnh đạo điều hành và giải quyết mọi công việc. Nhằm đảm bảo cho quá trình hoạt động toàn Công ty diễn ra xuyên suốt và thống nhất. Qua đó cho thấy công tác văn phòng có vị trí quan trọng cần được củng cố tăng cường, xếp đặt một cách khoa học và hợp lý để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng. Hơn nữa văn phòng còn là nơi thực hiện những công tác đối nội, đối ngoại của cơ quan. Trải qua những năm hoạt động văn phòng, công ty đã có nhiếu cải tiến trong lĩnh vực công tác và giúp Công ty dành được nhiều thành tích. Để nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả trong công tác văn phòng hơn nữa cũng như hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì văn phòng Công ty cần phải biết hoạch định nguồn tài nguyên nhân sự để xác định đúng nhu cầu trước mắt và lâu dài. Đồng thời nâng cao đổi mới quá trình công tác làm việc và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy để góp phần quan trọng trong việc phát triển và thành công của Công ty. Tuy thời gian khảo sát có hạn nhưng phần nào giúp em liên hệ được lý thuyết đã dược học với các hoạt động thực tiễn về công tác văn phòng. Giúp bản thân em ngày càng hoàn thiện kỹ năng phân tích tổng hợp, đồng thời được bổ sung hoàn thiện thêm những kiến thức về chuyên ngành, do vậy khoá luận này không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong cô giáo huớng dẫn cùng các thầy cô trường Đại học Dân lập Phương Đông góp ý kiến xây dựng cho khoá luận này hoàn thành tốt hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn TS - Nguyễn Phương Hồng cùng toàn thể các thầy cô trường Đại học Dân lập Phương Đông đã tạo điều kiện giúp đỡ em có thể hoàn thành khoá luận này. Hơn nữa giúp em ngày càng hoàn thiện kỹ năng phân tích đánh giá tổng hợp, đồng thời được bổ sung hoàn thiện thêm những kiến thức về chuyên ngành Quản trị văn phòng. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2003 Sinh viên Nguyễn Thị Hảo Tài liệu tham khảo 1. Mike Harvey: Quản trị hành chính văn phòng của nhà xuất bản Thống kê năm 1996. 2. Giáo trình nghiệp vụ văn phòng trường Đại học Dân lập Phương Đông do PGS - TS Nguyễn Hữu Tri biên soạn năm 2001. 3. Giáo trình về quản lý hành chính văn phòng - Nguyễn Hữu Thân, nhà xuất bản Thống kê 1998. 4. Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII của Đảng - NXB chính trị Quốc gia. 5. Một số tư liệu tham khảo ở phòng đọc trường Đại học Dân lập Phương Đông. 13 PhòngHCQT PhòngDA PhòngTCKT Phòng LĐ TCTL Phòng TTBV Phòng KTTC Phòng AT Phòng CĐ Phòng KTTT Các đội xây dựng trực thuộc xí nghiệp Các đội công trình xây dựng và các đội phục vụ trực thuộc công ty Các xí nghiệp trực thuộc công ty Phó Giám đốc phụ trách thi công Giám đốc