Kinh doanh dịch vụ, những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty Tuấn Hiệp

hiều dài của cả quãng đường vận chuyển, quãng đường đó có dễ đi hay không, có bị cản trở bởi dây điện hay không, tuyến đường đó có mấy trạm thu phí cầu đường. Về đối tượng khách hàng, khách hàng đó là khách hàng chủ yếu có ký hợp đồng hay khách hàng quen thuộc hay khách hàng lẻ. Về đặc điểm của từng lô hàng, lô hàng đó có số lượng là bao nhiêu container, container loại gì, trọng lượng của mỗi container là bao nhiêu và container đó chở hàng gì, mức độ nguy hiểm về hàng hóa cao hay thấp. Về nơi lấy container, đối với những container lấy tại các cảng Khánh Hội, cảng Tân Thuận, cảng Vict, cảng Bến Nghé thì mỗi container tăng khoảng từ 300,000 – 500,000 đồng do chi phí nhiên liệu tăng, chi phí cầu đường tăng. Về việc tăng giảm giá xăng, dầu D/O, công ty Tuấn Hiệp sẽ thông báo cho khách hàng về tình hình tăng giá xăng, dầu D/O và việc tăng giá cước vận chuyển. Bảng giá cước vận chuyển của công ty được cập nhật thường xuyên và công ty sẽ gửi mail thông báo đến khách hàng về việc thay đổi mức cước vận chuyển. Dưới đây là bảng tính giá cước vận chuyển của công ty Tuấn Hiệp gửi cho khách hàng : Bảng 5 : Bảng tính giá cước vận chuyển năm 2009 của công ty Tuấn Hiệp chưa bao gồm các chi phí nâng hạ container ĐVT : đồng TT TUYẾN ĐƯỜNG 20ft 40ft 1-Jul 30-Aug 2-Oct 1-Jul 30-Aug 2-Oct 1 Tuấn Hiệp CL,TC,PL, ICD TP HCM 1,222,632 1,263,049 1,250,523 (12,526) 1,647,895 1,702,371 1,685,488 (16,883) 2 Tuấn Hiệp CL,TC,PL, ICD Hố Nai 3 2,073,158 2,141,692 2,120,452 (21,240) 2,498,421 2,581,000 2,555,403 (25,597) 3 Tuấn Hiệp CL,TC,PL, ICD Mỹ Phước 123 1,754,211 1,812,201 1,794,229 (17,972) 2,179,474 2,252,000 2,229,666 (22,334) 4 Tuấn Hiệp CL,TC,PL, ICD Sóng Thần 1,116,316 1,153,219 1,141,782 (11,437) 1,541,579 1,593,000 1,577,202 (15,798) 5 Tuấn Hiệp CL,TC,PL, ICD VSIP - Hố Nai 3 2,711,053 2,800,674 2,772,899 (27,775) 3,136,316 3,240,000 3,207,868 (32,132) 6 Tuấn Hiệp CL,TC,PL, ICD VSIP 1,222,632 1,263,049 1,250,523 (12,526) 1,647,895 1,702,000 1,685,121 (16,879) 7 Tuấn Hiệp CL,TC,PL, ICD VSIP II 1,647,895 1,702,371 1,685,488 (16,883) 2,073,158 2,142,000 2,120,757 (21,243) 8 Tuấn Hiệp CL,TC,PL, ICD An Sương 1,435,263 1,482,710 1,468,005 (14,705) 1,860,526 1,922,000 1,902,939 (19,061) 10 Tuấn Hiệp CL,TC,PL, ICD Vũng Tàu 3,250,132 3,423,120 3,370,463 (52,657) 3.584,200 3,812,400 3,745,129 (67,271) Tuấn Hiệp CL,TC,PL, ICD Thuận An 1,222,632 1,263,049 1,250,523 (12,526) 1,647,895 1,702,000 1,685,121 (16,879) 11 Tuấn Hiệp CL,TC,PL, ICD Tây Ninh 5,741,053 5,930,839 5,872,021 (58,818) 6,006,842 6,205,000 6,143,463 (61,537) Tuan Hiep Update gia 01/06/09 1 Tuấn Hiệp CAT LAI LINH TRUNG II 1,116,316 1,153,219 1,141,782 (11,437) 1,541,579 1,593,000 1,577,202 (15,798) 2 Tuấn Hiệp VICT KCX TÂN THUẬN 1,275,789 1,317,964 1,304,894 (13,071) 1,701,053 1,757,000 1,739,575 (17,425) 3 Tuấn Hiệp CAT LAI Quận 2 850,526 878,643 869,929 (8,714) 1,275,789 1,318,000 1,304,929 (13,071) 4 Tuấn Hiệp Di An, BD Tây Ninh 2,657,895 2,745,759 2,718,528 (27,231) 3,189,474 3,295,000 3,262,322 (32,678) Tuấn Hiệp Mượn container rỗng đóng hàng nội địa 150k/300k per 20ft/40ft Sự khác biệt về cánh tính giá giữa khách hàng chủ yếu với khách hàng quen thuộc và khách hàng lẻ : Công ty Tuấn Hiệp thực hiện việc tính giá giữa các nhóm khách hàng khác nhau thì sẽ áp dụng các mức giá khác nhau. Điều này nhằm khuyến khích những khách hàng hiện là khách hàng quen thuộc có thể thực hiện ký hợp đồng vận chuyển để được áp dụng mức giá ưu đãi dành cho khách hàng chủ yếu. Hay những khách hàng lẻ muốn trở thành khách hàng chủ yếu hay khách hàng quen thuộc của công ty thì phải tăng số lượng container vận chuyển hàng tháng của mình lên theo đúng mức mà công ty Tuấn Hiệp đã quy định, đối với khách hàng chủ yếu thì hàng tháng phải có số lượng container vận chuyển đạt từ 20 container trở lên và phải có hợp đồng vận chuyển từ 6 tháng trở lên. Đối với khách hàng quen thuộc thì hàng tháng phải có số lượng container vận chuyển đạt từ 10 container trở lên và phải đạt liên tiếp 3 tháng trở lên. Bảng 6 : Cách tính giá cước vận chuyển áp dụng cho từng nhóm khách hàng trong khu vực TP. Hồ Chí Minh, đối với hàng hóa thông thường của công ty Tuấn Hiệp năm 2009 ĐVT : đồng Nhóm khách hàng Đơn giá vận chuyển Container 20 ft Container 40 ft Khách hàng chủ yếu 1,100,000 1,500,000 Khách hàng quen thuộc 1,150,000 1,550,000 Khách hàng lẻ 1,200,000 1,600,000 (Nguồn từ phòng tài chính - kế toán) Cách tính giá cước vận chuyển hàng rời : Đối với hàng rời, thông thường công ty Tuấn Hiệp sẽ ký một hợp đồng vận chuyển có thời hạn 6 tháng. Mức giá cước vận chuyển là do hai bên tự thỏa thuận. Các căn cứ để tính cước là loại hàng vận chuyển, quãng đường vận chuyển và giá xăng dầu hiện tại. Các loại hàng hóa mà công ty Tuấn Hiệp hiện đang vận chuyển và tính giá cước là hàng ô tô (cabin, thùng xe, khung xe), hàng xây dựng (cọc nhồi bê tông, cọc bê tông, ống cống bê tông), các loại máy móc,… Bảng 7 : Mức giá cước vận chuyển hàng rời năm 2009 của công ty Tuấn Hiệp (Giá chưa bao gồm VAT) ĐVT : đồng STT Mô tả hàng hóa Phạm vi vận chuyển Đơn giá (1 chuyến) 1 2 cabin, 6 chassi Trong TP.Hồ Chí Minh 600,000 2 2 cabin, 2 thùng xe ô tô Trong TP.Hồ Chí Minh 600,000 3 12 chassi Trong TP.Hồ Chí Minh 600,000 4 4 cabin Trong TP.Hồ Chí Minh 600,000 5 Sắt thép – Vật tư Bến Lức đi Cần Thơ 6,000,000 6 Hàng công trường Trong TP.Hồ Chí Minh 3,500,000 7 Cọc nhồi dài 23m, nặng 20 tấn Trong TP.Hồ Chí Minh 10,000,000 8 Ống cống bê tông Trong TP.Hồ Chí Minh 9,000,000 9 Máy bánh xích nặng 60 tấn Trong TP.Hồ Chí Minh 8,000,000 10 Máy công trường nặng 85,5 tấn Trong TP.Hồ Chí Minh 22,000,000 (Nguồn từ phòng tài chính - kế toán) Căn cứ vào mức giá cước vận chuyển hàng rời của công ty Tuấn Hiệp có thể thấy tuy đây không phải là lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty Tuân Hiệp nhưng vận chuyển hàng rời cũng đem lại một lượng doanh thu nhất định cho công ty. Đây là một khoản thu nhập ổn định hàng tháng, vì lượng hàng rời mà công ty Tuấn Hiệp vận chuyển tương đối ổn định qua các tháng, đặc biệt là hàng ô tô. 2.2.3. Cách bố trí nhân lực cho hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải Cách bố trí nhân lực cho hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải của công ty Tuấn Hiệp bao gồm : 01 trưởng phòng điều hành : Thông tạo về cung đường, cách tính giá cước vận chuyển, đã có kinh nghiệm về điều hành xe, am hiểu về các thuộc tính của xe. Thực hiện việc giao dịch với khách hàng, nhận lệnh và sắp xếp lệnh cho xe chạy. 02 nhân viên điều độ : Trong đó có 01 nhân viên chuyên đi đổi lệnh, lấy chứng từ liên quan và giải quyết các vấn đề về lệnh như lệnh trễ hạn lấy container, lệnh hết hạn lấy container hay quá hạn hạ container,… 01 nhân viên đưa lệnh, đổi chi phí cho các xe. Bộ phận kế toán : Gồm 01 kế toán quản lý chi phí xe, 01 thủ quỹ và 01 kế toán xuất nhập phụ tùng trong kho. Kế toán chi phí chịu trách nhiệm nhập chi phí hàng ngày của xe, nhập sản lượng của xe. Thủ quỹ chịu trách nhiệm giữ tiền trong công ty, đổi chi phí cho xe thông qua nhân viên điều độ, chịu trách nhiệm quản lý các nguồn tiền thu vào của công ty, đi thu tiền hàng của khách hàng. Kế toán xuất nhập phụ tùng xe có trách nhiệm kiểm tra tình hình sửa chữa, thay thế phụ tùng trong kho của các xe, nhập thêm phụ tùng xe khi gần hết và chịu trách nhiệm về xuất nhập dầu D/O của công ty. Tài xế, phụ xe : Mỗi một xe sẽ được bố trí 01 tài xế và 01 phụ xe. Tài xế là người chịu trách nhiệm chính về xe như hỏng hóc, mất mát tài sản trên xe, điều khiển xe, nhận lệnh và kiểm tra lệnh. Phụ xe có trách nhiệm giúp tài xế nhận lệnh, làm các thủ tục để lấy container, vệ sinh xe sạch sẽ, hàng tuần vào cuối tuần phải rửa xe, kiểm tra dầu, nhớt máy. 2.2.4. Chi phí của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải Các khoản chi phí mà công ty Tuấn Hiệp phải chi là : Chi phí về nhiên liệu phục vụ hoạt động kinh doanh vận tải như : Dầu D/O, nhớt máy, mỡ xe Chi phí sửa chữa xe : Bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến sửa xe như : Làm máy, sơn lại xe, sửa bình điện, vá vỏ, thay lốp,… Những chi phí này sẽ được ghi vào một cuốn chi phí hàng ngày của xe và gửi về công ty để thanh toán. Chi phí bãi xe : Là tổng số tiền thuê bãi xe mà hàng tháng công ty phải trả cho chủ của bãi xe cho thuê. Chi phí cầu đường : Là khoản phí cầu đường khi xe lưu thông qua các trạm thu phí. Với những tuyến đường xe thường xuyên đi qua thì công ty Tuấn Hiệp sẽ thực hiện mua vé tháng cho các xe, những tuyến đường không đi qua thường xuyên sẽ thực hiện mua vé qua trạm và số tiền phí cầu đường sẽ được ghi vào chi phí hàng ngày của xe. Chi phí tiền lương nhân viên văn phòng và tiền lương tài xế, phụ xe Chi phí nâng hạ container : Bao gồm hai loại chi phí, một loại do công ty chi hộ cho khách hàng và một loại là chi phí tính vào chi phí của xe. Chi phí chi hộ khách hàng gồm chi phí nâng hạ container, các khoản chi tạm ứng sửa chữa container (trường hợp container bị hư hỏng do hàng hóa), các khoản chi này sẽ thu lại của khách hàng. Chi phí tính vào chi phí của xe gồm : Phí nâng container, phí hạ container, phí bốc xếp hàng hóa, các chi phí này được ghi vào chi phí hàng ngày của xe. Các khoản chi phí khác : Là những khoản chi phí không thường xuyên và không cố định mà công ty sẽ tính vào chi phí của xe. Đó là chi phí đi đường, chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng,…. Bảng 8 : Phân tích chung về tình hình chi phí dịch vụ vận tải của công ty Tuấn Hiệp qua các năm 2007 – 2009 ĐVT : đồng Chỉ Tiêu 2007 2008 2009 Doanh thu của dịch vụ vận tải 6,216,902,974 10,410,848,028 15,567,870,419 Tổng chi phí 6,012,872,894 10,225,427,663 15,244,654,830 Chi phí bán hàng, giá vồn HB 5,451,490,091 8,038,927,291 12,744,550,004 Chi phí quản lý doanh nghiệp 561,382,803 2,186,500,372 2,500,104,826 Lợi nhuận 204,030,080 185,420,365 323,215,589 (Nguồn từ phòng tài chính - kế toán) Dựa vào bảng phân tích chi phí ta thấy : Tổng chi phí năm 2008 so với năm 2007 tăng 4,212,554,769 đồng, tỷ lệ tăng là 70.06%. Trong đó chi phí bán hàng năm 2008 so với năm 2007 tăng 2,587,437,200 đồng, tỷ lệ tăng là 47.46%, chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2008 so với năm 2007 tăng 1,625,117,569 đồng, tỷ lệ tăng là 289.48%. Lý do chi phí tăng là do công ty Tuấn Hiệp đã tăng thêm số phương tiện vận chuyển dẫn đến tăng doanh thu và tăng chi phí. Nhưng tốc độ tăng chi phí lại cao hơn tốc độ tăng doanh thu dẫn đến lợi nhuận năm 2008 thấp hơn lợi nhuận năm 2007 là 18,609,715 đồng, tỷ lệ giảm là 9.12%. Tổng chi phí năm 2009 so với năm 2008 tăng 5,019,227,167 đồng, tỷ lệ tăng là 49.09%. Trong đó chi phí bán hàng năm 2009 so với năm 2008 tăng 4,705,622,713 đồng, tỷ lệ tăng là 58.54%, chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009 so với năm 2008 tăng 313,604,454 đồng, tỷ lệ tăng là 14.34%. Lý do tổng chi phí năm 2009 tăng là do công ty Tuấn Hiệp tăng số lượng phương tiện vận chuyển và mở rộng hoạt động kinh doanh dẫn đến tăng doanh thu và chi phí. Tốc độ tăng doanh thu năm 2009 so với năm 2008 cao hơn tốc độ tăng của chi phí dẫn đến lợi nhuận của năm 2009 cao hơn năm 2008 là 137,795,224 đồng, tỷ lệ tăng là 74.32%. Bảng 9 : Phân tích các nhận tố ảnh hưởng tới chi phí hoạt động kinh doanh vận tải của công ty Tuấn Hiệp ĐVT : đồng Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Tổng chi phí 6,012,872,894 100 10,225,427,663 100 15,244,654,830 100 Chi phí nhiên liệu 3,699,604,922 61.53 5,872,883,043 57.43 7,715,282,838 50.61 Chi phí sửa chữa 595,970,107 9.9 1,240,491,309 12.13 1,050,354,356 6.89 Chi phí tiền lương 976,258,000 16.24 2,037,216,500 19.92 3,292,953,600 21.6 Chi phí khấu hao 94,257,669 1.57 194,371,375 1.91 617,628,652 4.05 Chi phí khác 646,782,196 10.76 880,465,436 8.61 2,568,435,384 16.85 (Nguồn từ phòng tài chính - kế toán) Dựa vào bảng trên ta thấy, mức độ ảnh hưởng của các nhân tố chi phí tới hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải là khác nhau. Trong đó các khoản chi phí chiếm tỷ lệ cao qua các năm là chi phí nhiên liệu và chi phí tiền lương.Qua các năm 2007, 2008 và 2009 có thể thấy rằng chi phí nhiên liệu ngày càng tăng về số lượng, nhưng xét về tỷ lệ lại giảm đi. Lý do là do số lượng phương tiện vận chuyển tăng, làm cho chi phí nhiên liệu tăng, nhưng các khoản chi phí khác ngoài chi phí nhiên liệu cũng lại tăng theo và tăng cao hơn mức tăng của chi phí nhiên liệu. Đánh giá về chi phí tiền lương ta cũng thấy chi phí tiền lương qua các năm 2007, 2008 và 2009 cũng tăng lên qua các năm, đồng thời tỷ lệ cũng ngày càng tăng lên. Ngoài hai loại chi phí nhiên liệu và chi phí tiền lương còn có chi phí sửa chữa, chi phí khấu hao và chi phí khác nữa. Các loại chi phí này thường cũng tăng lên cả về số lượng và tăng lên cả về tỷ lệ chiếm giữ trong tổng chi phí mà công ty Tuấn Hiệp phải chi ra cho hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa. 2.2.5. Hiệu quả sử dụng vốn của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa Phân tích hiệu quả sử dụng vốn nhằm mục đích đánh giá hiệu quả của vốn kinh doanh so với doanh thu, so với lợi nhuận đồng thời xác định tốc độ chu chuyển vốn trong quá trình sử dụng vốn kinh doanh. Đối với công ty Tuấn Hiệp việc hạch toán vốn, doanh thu và chi phí của hai hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa và dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tách biệt nhau nên ta có thể xác định được hiệu quả sử dụng vốn của từng hoạt động kinh doanh. Để xác định hiệu quả sử dụng vốn ta dùng các hệ số doanh thu so với vốn kinh doanh (S/A), hệ số lợi nhuận so với vốn kinh doanh (ROA), hệ số doanh thu so với vốn lưu động (S/C), hệ số lợi nhuận so với vốn lưu động (ROC), hệ số doanh thu so với vốn chủ sở hữu (S/E), hệ số lợi nhuận so với vốn chủ sở hữu (ROE). Những hệ số này càng lớn thì chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty càng hiệu quả. Dưới đây là bảng phân tích hiệu quả sứ dụng vốn kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa của công ty Tuấn Hiệp. Bảng 10 : phân tích hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa của công ty Tuấn Hiệp Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Phân tích chung S/A 4.98 5.48 2.99 ROA 0.16 0.10 0.05 Hiệu quả sử dụng vốn lưu động S/C 12.05 17.64 5.06 ROC 0.41 0.31 0.09 Hiệu quả sử dụng vốn CSH S/E 8.81 11.78 14.16 ROE 0.34 0.23 0.28 Hệ số vòng quay vốn lưu động 9.94 13.54 4.19 Số ngày chu chuyển vốn lưu động 36.22 26.58 85.98 Qua bảng phân tích hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa của công ty Tuấn Hiệp ta thấy, nhìn chung thì hiệu quả sử dụng vốn của công ty Tuấn Hiệp là tốt, các hệ số doanh thu so với vốn kinh doanh, doanh thu so với vốn lưu động và doanh thu so với vốn chủ sở hữu đều rất lớn. Nhưng các hệ số này lại không đều qua các năm và các hệ số lợi nhuận so với vốn kinh doanh, lợi nhuận so với vốn lưu động và lợi nhuận so với vốn chủ sở hữu thì lại có xu hướng giảm qua các năm. Qua đó cho thấy, tuy công ty Tuấn Hiệp đã đạt được những hiệu quả về doanh thu, nhưng chi phí phải bỏ ra còn khá cao dẫn đến lợi nhuận thu về còn thấp. 2.3. Đánh giá những mặt được và chưa được của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa của công ty Tuấn Hiệp 2.3.1. Những mặt được Qua quá trình hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa kể từ khi mới bắt đầu hoạt động cho tới nay, công ty Tuấn Hiệp đã đạt được những bước phát triển khá cao. Có thể kể đến những thành tích mà công ty Tuấn Hiệp đã đạt được đó là : Doanh thu của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa qua các năm liên tục tăng và tăng cao trong những năm gần đây. Số lượng phương tiện vận chuyển ngày một tăng lên qua các năm, hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa ngày càng được mở rộng. Lượng khách hàng ngày càng ổn định, những mối hàng lớn ngày càng nhiều hơn. Khả năng đáp ứng nhu cầu vận chuyển của khách hàng của công ty ngày càng cao. Uy tín của công ty được nâng lên rất nhiều. Tình hình nhân lực phục vụ cho hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa của công ty rất ổn định và đáp ứng được yêu cầu của công việc. Phương tiện vận chuyển của công ty đã được tân trang, sửa chữa mới toàn bộ giúp cho việc vận chuyển đảm bảo hơn và an toàn hơn. Tình hình tài chính của công ty luôn ổn định và đáp ứng tốt nhu cầu về vốn cho hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải của công ty. Khả năng cạnh tranh của công ty đã tăng lên rất nhiều, bằng chứng là ngày càng có nhiều khách hàng lớn tìm đến với dịch vụ vận tải của công ty. 2.3.2. Những mặt chưa được Bên cạnh những kết quả đã đạt được của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa thì công ty vẫn còn một số mặt chưa được cần phải có những biện pháp để khắc phục kịp thời để mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn. Doanh thu qua các năm của công ty tuy tăng khá cao nhưng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa của công ty lại tăng rất thấp, không tương xứng với mức tăng của doanh thu. Chi phí của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa còn rất cao. Tuy lượng khách hàng của công ty khá ổn định nhưng vẫn có tình trạng một số khách hàng bỏ giữa chừng không sử dụng dịch vụ của công ty nữa mà quay sang sử dụng dịch vụ của công ty khác. Việc quản lý chi phí vẫn chưa tốt dẫn đến chi phí của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa còn khá cao. Trong năm 2009 công tác bảo trì, bảo dưỡng xe còn chưa tốt dẫn đến việc xe gặp nhiều trục trặc dẫn đến hỏng xe giữa đường hay là dễ gây ra tai nạn. Tình hình thuê bãi đậu xe của công ty đang gặp nhiều khó khăn khi lượng phương tiện vận chuyển tăng cao, công ty vẫn chưa giải quyết được vấn đề bãi xe cho xe đậu vào những ngày nghỉ. Trình độ quản lý của bộ phận điều hành xe còn nhiều hạn chế, cách sắp xếp, bố trí nhân lực như hiện tại sẽ không còn phù hợp khi hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa của công ty được mở rộng và phát triển hơn nữa. Hoạt động marketing và quảng cáo về công ty chưa thật sự mang lại hiệu quả. 3. HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TUẤN HIỆP 3.1. Vài nét về hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Tuấn Hiệp Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Tuấn Hiệp mới có từ năm 2009. Hoạt động chủ yếu của công ty là nhận làm thủ tục hải quan để thông quan xuất - nhập khẩu hàng hóa. Lợi thế của công ty Tuấn Hiệp là có những nhân viên luôn làm việc với tinh thần và trách nhiệm rất cao. Đối với quy trình làm thủ tục hải quan tại các cảng và các loại hàng xuất hay nhập thì tương đối giống nhau. Sau đây là quy trình thực hiện dịch vụ giao nhận của công ty Tuấn Hiệp. 3.2. Quy trình thực hiện dịch vụ (1) : Khách hàng có nhu cầu thuê dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ liên hệ trực tiếp với trưởng phòng giao nhận, thông báo yêu cầu của công việc. Cung cấp cho trưởng phòng giao nhận những thông tin cần thiết để lên tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu như thông tin về hàng hóa, hợp đồng ngoại thương(contract), booking note (đối với hàng xuất), bill of loading (vận đơn đường biển) hay Airway bill (Giấy gửi hàng đường không), lệnh giao hàng,… Thông thường sau khi hai bên thỏa thuận và đồng ý thực hiện thì khách hàng sẽ gửi email hoặc điện thoại thông báo về những thông tin này. Đồng thời khách hàng sẽ tiến hành gửi bộ chứng từ trên thông qua bưu điện bằng chuyển phát nhanh tới cho trưởng phòng giao nhận công ty Tuấn Hiệp. (2) : Sau khi nhận được email của khách hàng, trưởng phòng giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra những thông tin về lô hàng và chuyển cho nhân viên chứng từ để lên tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu (đối với hàng xuất) và tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu (đối với hàng nhập). (3) : Nhân viên chứng từ căn cứ vào những thông tin về lô hàng sẽ lên tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu hoặc tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu, tính thuế và áp mã hàng hóa (mã H/S) cho từng loại hàng hóa của lô hàng. Sau đó sẽ đưa lại cho trưởng phòng giao nhận kiểm tra. (4) : Sau khi trưởng phòng giao nhận kiểm tra tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu hay tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu xong, nếu không đúng với yêu cầu sẽ yêu cầu nhân viên chứng từ làm lại. Nếu đã đúng với yêu cầu trưởng phòng giao nhận sẽ gửi cho khách hàng thông qua email của khách hàng và điện thoại thông báo để khách hàng kiểm tra. (5) : Sau khi khách hàng kiểm tra xong, nếu đồng ý với cách tính thuế và cách áp mã hàng hóa trên tờ khai thì sẽ điện thoại thông báo đồng ý cho trưởng phòng giao nhận biết để đi làm thủ tục hải quan. Nếu khách hàng không đồng ý với mức thuế đã tính và cách áp mã hàng hóa sẽ yêu cầu trưởng phòng giao nhận tính thuế lại và áp lại mã hàng hóa (quay trở lại bước 2). (6) : Sau khi đã nhận được thông báo đồng ý của khách hàng và nhận được bộ chứng từ về hàng hóa mà khách hàng đã gửi qua đường bưu điện. Trưởng phòng giao nhận phải kiểm tra lại bộ chứng từ xem những thông tin về hàng hóa có giống với những thông tin mà khách hàng đã gửi email không. Nếu thấy giống thì sẽ chuyển cho nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu để tiến hành đi khai báo hải quan. (7) : Nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan để trình hải quan. Đối với hàng hóa nhập khẩu theo hợp đồng thương mại bộ hồ sơ hải quan bao gồm : Chứng từ bắt buộc : Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu theo mẫu HQ2002-NK : 02 bản chính Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản chính và 01 bản sao Hợp đồng ngoại thương (Contract) hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng : 01 bản sao (trừ hàng hóa xuất nhập khẩu để thực hiện gia công với thương nhân nước ngoài; hàng hóa xuất nhập khẩu theo loại hình xuất nhập khẩu biên giới; hàng hóa xuất nhập khẩu nhằm mục đích thương mại của tổ chức nhưng không phải là thương nhân) Vận tải đơn (Bill of lading) : 01 bản coppy chính của các bản vận tải đơn có ghi chữ coppy hoặc 01 bản sao chụp từ bản gốc (trừ hàng hóa xuất nhập khẩu biên giới) Chứng từ tùy thuộc : Tùy vào từng trường hợp cụ thể, bộ hồ sơ nhập khẩu được bổ sung thêm các chứng từ sau: Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List) đối với lô hàng có nhiều loại hoặc đóng gói không thống nhất : 01 bản chính và 01 bản sao Trường hợp hàng thuộc diện phải kiểm tra nhà nước về chất lượng : 01 bản chính giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan quản lý nhà nước về chất lượng cấp Trường hợp hàng hóa được giải phóng hàng trên cơ sở kết quả giám định : 01 bản chính chứng thư giám định Tờ khai trị giá tính thuế : 01 bản chính tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu Trường hợp hàng hóa có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật (giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải nhập khẩu theo quy định của pháp luật) : 01 bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc 01 bản sao kèm theo bản chính để xuất trình nếu nhập khẩu nhiều lần Đối với hàng hóa được hưởng mức thuế xuất ưu đãi phải có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) : 01 bản gốc và 01 bản sao Các giấy chứng nhận khác đối với từng mặt hàng cụ thể. Đối với hàng hóa xuất khẩu theo hợp đồng thương mại bộ hồ sơ hải quan gồm: Chứng từ bắt buộc Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu : 02 bản chính Hóa đơn thương mại ( Invoice) : 01 bản chính Hợp đồng ngoại thương (Contract) : 01 bản sao Giấy giới thiệu/ giấy ủy quyền : 01 bản chính Chứng từ tùy thuộc : Tùy từng trường hợp cụ thể bộ hồ sơ hàng hóa xuất khẩu được bổ sung thêm các chứng từ sau: Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List) đối với hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất : 01 bản chính Giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật : 01 bản chính nếu xuất khẩu một lần hoặc 01 bản sao và phải xuất trình bản chính khi xuất khẩu nhiều lần Đối với hàng hóa xuất khẩu theo loại hình nhập nguyên liệu để sản xuất xuất khẩu, hàng gia công : 01 bản chính bản định mức sử dụng nguyên liệu của mã hàng hóa Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể. (8) : Quy trình làm thủ tục hải quan tại cơ quan hải quan : Đối với lô hàng miễn kiểm thì sẽ không cần phải qua khâu kiểm hóa, sau khi tính thuế xong sẽ chuyển qua nhân viên thư ký để xác nhận đã làm thủ tục hải quan. Khi tờ khai hàng hóa xuất - nhập khẩu đã được đóng dấu “thông quan” có nghĩa là mọi quy trình thủ tục hải quan đã hoàn tất. Sau khi hoàn tất mọi thủ tục hải quan, tùy theo yêu cầu của khách hàng công ty Tuấn Hiệp sẽ đảm nhận luôn cả việc vận chuyển hàng hóa hay giao tờ khai hải quan hàng hóa xuất - nhập khẩu cho khách hàng tự đi vận chuyển hàng. (9) : (Nếu khách hàng thuê công ty vận chuyển hàng) Nhân viên giao nhận sẽ vào thương vụ và in phiếu giao nhận container rồi đưa cho trưởng phòng điều hành sắp xếp phương tiện vận chuyển (đối với hàng nhập). Đối với hàng xuất thì công ty Tuấn Hiệp sẽ vận chuyển hàng từ kho khách hàng ra cảng và thanh lý hải quan, vào sổ tàu. Kết thúc công ty Tuấn Hiệp sẽ gửi lại khách hàng bộ tờ khai hải quan hàng hóa xuất - nhập khẩu và các hóa đơn thương mại để yêu cầu khách hàng thanh toán tiền dịch vụ. 3.3. Phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Tuấn Hiệp 3.3.1. Khách hàng của công ty Các khách hàng của công ty bao gồm : Khách hàng là các đối tác của công ty : Phạm vi khách hàng : Công ty Tuấn Hiệp có các công ty đối tác hoạt động tại các thành phố lớn như Hải Phòng, Hà Nội, Đà Nẵng. Các công ty đối tác này vừa là người cung cấp dịch vụ cho công ty, lại vừa là khách hàng yêu cầu công ty cung cấp dịch vụ. Tỷ lệ đóng góp vào doanh thu hàng tháng : Khoảng 10% trên tổng doanh thu hàng tháng của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận. Cách thức thực hiện : Khi các công ty đối tác có các đơn hàng về các cảng trong nội thành Thành phố Hồ Chí Minh hoặc các tỉnh lân cận thì công ty đối tác của công ty sẽ yêu cầu công ty tiến hành kê khai thủ tục hải quan cho lô hàng và công ty Tuấn Hiệp sẽ trực tiếp thu tiền phí dịch vụ của các công ty đối tác đó. Khách hàng là các công ty : Phạm vi khách hàng : Những khách hàng là các công ty thì thường tập trung tại Thành phố Hồ Chí Minh, cũng có một số ít là ở các tỉnh khác. Tỷ lệ đóng góp vào doanh thu hàng tháng : Khoảng 88% trên tổng doanh thu hàng tháng của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận. Cách thức thực hiện : Khách hàng sẽ trực tiếp liên hệ với công ty để yêu cầu cung cấp dịch vụ kê khai thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, thỏa thuận mức phí dịch vụ và tiến hành gửi bộ hồ sơ về hàng hóa cho công ty nếu thỏa thuận giữa hai bên được chấp thuận. Khách hàng là các tổ chức, cá nhân : Công ty chỉ có những khách hàng quen thuộc và tập trung tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh và một số tỉnh lân cận như Bình Dương, Đồng Nai. Lượng khách hàng này chỉ chiếm khoảng 2% trên tổng doanh thu hàng tháng của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận. Khách hàng thường liên hệ trực tiếp với công ty và giao dịch trực tiếp tại văn phòng của công ty. 3.3.2. Chi phí của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận Các chi phí mà công ty Tuấn Hiệp sẽ phải chi ra bao gồm hai loại, một là chi phí có hóa đơn và một là chi phí không có hóa đơn. Trong một lô hàng sẽ bao gồm một số chi phí trong các chi phí sau : Phí THC, phí D/O, phí lao vụ + lưu kho, phí cược container, phí lưu container, phí vệ sinh container, phí CFS, phí nâng hạ container, lệ phí hải quan, phí vận tải quốc tế + EXW, phí IMO, phí làm hàng, phí vận chuyển, các phí khác. Bảng 9 : Tổng hợp tình hình chi phí dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty Tuấn Hiệp trong năm 2009 ĐVT : đồng Chỉ Tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Doanh Thu 546,234,781 1,267,821,504 1,692,174,853 2,002,211,767 Tổng Chi Phí 562,128,473 1,251,563,172 1,670,143,231 1,974,110,872 Giá Vốn HB 277,540,531 833,561,783 1,149,090,686 1,488,015,267 Chi Phí QLý 284,156,342 417,593,508 520,463,145 485,809,635 Chi Phí Khác 431,600 407,881 589,400 285,970 LN Trước Thuế -15,893,692 16,258,332 22,031,622 28,100,895 (Nguồn từ phòng tài chính - kế toán) Dựa vào bảng tổng hợp ta thấy, doanh thu của quý 2 so với quý 1 tăng 721,586,726 đồng, tỷ lệ tăng là 132.10%. Bên cạnh đó thì chi phí của quý 2 so với quý 1 tăng 689,434,699 đồng, tỷ lệ tăng là 122.65%, trong đó giá vốn hàng bán tăng 556,021,252 đồng, chi phí quản lý tăng 133,437,166 đồng và chi phí khác giảm 23,719 đồng. Doanh thu của quý 3 so với quý 2 tăng 424,353,349 đồng, tỷ lệ tăng là 33.47%. Bên cạnh đó thì chi phí của quý 3 so với quý 2 tăng 418,580,059 đồng, tỷ lệ tăng là 37.44%, trong đó giá vốn hàng bán tăng 315,528,903 đồng, chi phí quản lý tăng 102,869,637 đồng và chi phí khác tăng 181,519 đồng. Doanh thu của quý 4 so với quý 3 tăng 310,036,914 đồng, tỷ lệ tăng là 18.32%. Bên cạnh đó thì chi phí của quý 4 so với quý 3 tăng 303,967,641 đồng, tỷ lệ tăng là 18.20%, trong đó giá vốn hàng bán tăng 338,924,581 đồng, chi phí quản lý giảm 34,653,510 đồng và chi phí khác giảm 303,430 đồng. Nhìn chung thì tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và tình hình chi phí của công ty Tuấn Hiệp hiện tại là rất tốt. Doanh thu hàng năm luôn tăng và tăng cao hơn với mức tăng của chi phí. Trừ quý 1 ra thì các quý 2, quý 3 và quý 4 lợi nhuận trước thuế của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa luôn dương. 3.3.3. Hiệu quả của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Để đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Tuấn Hiệp em dùng cách đánh giá dựa trên doanh thu, chi phí và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó em cũng dùng thêm cách phân tích hiệu quả sử dụng vốn của công ty Tuấn Hiệp thông qua phân tích các hệ số doanh thu so với tổng nguồn vốn, lợi nhuận so với tổng nguồn vốn,… Biểu 4 : Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải của công ty Tuấn Hiệp năm 2009 ĐVT : triệu đồng (Nguồn từ phòng tài chính – kế toán) Phân tích hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh : Hệ số doanh thu so với vốn kinh doanh (S/A) : S/A = Doanh thu = 5,508,442,905 = 4.33 Vốn Kinh doanh BQ 1,271,141,134 Hệ số lợi nhận so với vốn kinh doanh (ROA) : ROA = Lợi nhuận = 50,497,157 = 0.04 Vốn Kinh doanh BQ 1,271,141,134 Hệ số doanh thu so với vốn lưu động (S/C) : S/C = Doanh thu = 5,508,442,905 = 5.67 Vốn lưu động BQ 971,532,932 Hệ số lợi nhuận so với vốn lưu động (ROC) : ROC = Lợi nhuận = 50,497,157 = 0.05 Vốn lưu động BQ 971,532,932 Hệ số vòng quay vốn lưu động : Hệ số vòng quay vốn lưu động = Doanh thu(giá vốn) = 3,748,208,267 = 3.86 Vốn lưu động BQ 971,532,932 Số ngày chu chuyển vốn lưu động : Số ngày chu chuyển vốn lưu động = Số ngày trong kỳ = 360 = 93.31 Hệ số vòng quay VLĐ 3.86 Hệ số doanh thu so với vốn chủ sở hữu (S/E) : S/E = Doanh thu = 5,508,442,905 = 5.39 Vốn chủ sở hữu BQ 1,021,561,828 Hệ số lợi nhuận so với vốn chủ sở hữu (ROE) : ROE = Lợi nhuận = 50,497,157 = 0.05 Vốn chủ sở hữu BQ 1,021,561,828 Qua phân tích hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ở trên ta thấy hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh đạt hệ số S/A là 4.33 và đạt hệ số ROA là 0.04. Trong đó hệ số S/C là 5.67 và hệ số ROC là 0.05, tốc độ chu chuyển vốn lưu động đạt 3.86 vòng và tốc độ quay của một vòng là 93.31 ngày/ 1 vòng, hệ số S/E là 5.39 và hệ số ROE là 0.05. Với những thông tin trên cho thấy hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Tuấn Hiệp đã đạt được hiệu quả đề ra. Việc sử dụng vốn lưu động và vốn chủ sở hữu đã đem lại hiệu quả cho công ty, nhưng về lợi nhuận thì vẫn chưa đạt so với yêu cầu đã đề ra. Công ty Tuấn Hiệp cần có những biện pháp để tăng doanh thu, giảm chi phí để tăng thêm lợi nhuận. 3.4. Đánh giá những mặt được và chưa được của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Tuấn Hiệp 3.4.1. Những mặt được Sau hơn một năm đi vào hoạt động, hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Tuấn Hiệp đã dần ổn định và thu được những hiệu quả nhất định : Doanh thu qua các quý trong năm 2009 luôn tăng, đã thu được lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Đã hoàn thành tốt nhiệm vụ là góp phần vào việc ổn định nguồn hàng vận chuyển cho hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa của công ty Tuấn Hiệp. Đội ngũ nhân viên của công ty đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, không để khai sai, làm sai bộ hồ sơ nào, những hàng hóa mà công ty làm thủ tục thông quan thì đều được thông quan một cách thuận tiện. Uy tín của công ty đối với những khách hàng của công ty ngày càng được nâng cao. 3.4.2. Những mặt chưa được Hoạt động kinh doanh của công ty do mới được mở nên cũng không thể tránh khỏi những hạn chế chưa khắc phục được : Việc phát triển hoạt động kinh doanh của công ty còn chưa rộng dãi. Lượng khách hàng tăng lên không nhiều sau một năm hoạt động Các hình thức tiếp cận với các khách hàng mới của công ty chưa thật sự hiệu quả, công tác quản lý vẫn còn chưa phát huy hết khả năng. Chưa xây dựng được một chiến lược phát triển hoạt động trong dài hạn. Các chiến lược marketing, quảng cáo của công ty không có dẫn đến việc khách hàng rất khó để biết đến dịch vụ của công ty. 4. NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY TUẤN HIỆP 4.1. Đối với dịch vụ vận tải hàng hóa 4.1.1. Gia tăng số lượng phương tiện vận chuyển Việc tăng thêm số lượng phương tiện vận chuyển nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu vận chuyển của khách hàng, có khả năng ký những hợp đồng vận chuyển với những lô hàng lớn. Ngoài ra còn giúp cho công ty mở rộng hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải của công ty. Nhưng việc tăng số lượng phương tiện vận chuyển của công ty Tuấn Hiệp luôn gắn liền với nhu cầu vận chuyển hiện tại và gắn liền với khả năng tài chính của công ty, nên không có tình trạng công ty phải vay số vốn lớn để đầu tư vào phương tiện vận chuyển. Biện pháp mà công ty sử dụng để gia tăng số lượng phương tiện vận chuyển là: Huy động vốn từ những nhân viên của công ty dưới hình thức chia lợi nhuận của xe, công ty có thể cho nhân viên góp vốn để mua xe với các mức 1/ 4 xe hay 1/2 xe. Công ty đứng tên để mua xe và thực hiện việc khâu hao xe. Dùng những khoản lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh để đầu tư vào phương tiện vận chuyển. Tăng vốn góp điều lệ để đầu tư vào hoạt động kinh doanh. Thực hiện việc mua bán phương tiện vận chuyển. Trực tiếp gia công, sửa chữa, tân trang lại xe cũ. 4.1.2. Giảm tối đa chi phí hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải Công ty Tuấn Hiệp luôn xác định rõ để nâng cao lợi nhuận của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải cần phải giảm chi phí. Mà để giảm chi phí cần phải kiểm soát chặt chẽ những khoản chi phí chi ra. Các chi phí thường là do các tài xế chi nên khi nhận chi phí về công ty sẽ tiến hành kiểm tra, phân loại và đánh giá vào cuối tháng. Những chi phí không hợp lý sẽ bị loại ra. Qua việc kiểm tra chi phí công ty còn có thể xác định được định mức lợi nhuận của từng xe, đánh giá được hiệu quả hoạt động của từng xe. Thực hiện giảm chi phí nhiên liệu bằng cách mua nhiên liệu tại các công ty cung cấp nhiên liệu về nhập kho với giá thấp hơn giá ngoài thị trường. Công ty Tuấn Hiệp cũng có những biện pháp để quản lý tốt tình hình nhập – xuất nhiên liệu và phụ tùng của xe. 4.1.3. Nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty Để có thể nâng cao được năng lực cạnh tranh, công ty Tuấn Hiệp đã sử dụng những biện pháp như : Gia tăng số lượng phương tiện vận chuyển để đáp ứng yêu cầu vận chuyển của khách hàng. Mở rộng hoạt động kinh doanh dịch vụ. Định giá cước vận chuyển cạnh tranh. Với những khách hàng lớn công ty thường áp dụng các mức giá cước thấp hơn so với những khách hàng nhỏ và khách hàng lẻ. 4.1.4. Bố trí nhân lực hợp lý Công ty Tuấn Hiệp thực hiện việc phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên, mỗi một bộ phận quản lý một lĩnh vực và có sự thống nhất với nhau. Các bộ phận trong công ty đều phải chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc và phải làm việc theo sự phân công của giám đốc, phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc mình đảm nhận. 4.2. Đối với dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Tuấn Hiệp do mới đi vào hoạt động nên công ty xác định trước tiên là phải tạo được lòng tin và sự tín nhiệm của lượng khách hàng hiện tại của công ty. Các nghiệp vụ kê khai hải quan cần phải đạt sự chính xác cao, thời gian giải phóng hàng ngắn và các chi phí phải hợp lý. Bên cạnh đó thì mức giá dịch vụ cũng phải cạnh tranh. Hiện tại công ty không đặt mục tiêu lợi nhuận cao cho hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu mà mục tiêu hiện tại là phải thu hút càng nhiều khách hàng càng tốt. Hiện tại công ty đang phát triển mối quan hệ với các công ty đối tác của mình tại tất cả các tỉnh và thành phố lớn. Việc mở rộng mối quan hệ với các công ty đối tác nhằm giúp cho việc phát triển hoạt động kinh doanh của công ty dễ dàng hơn, làm tăng số lượng khách hàng cũng như tăng thêm về lợi nhuận sau này. Bên cạnh đó công ty cũng thực hiện việc thu hút nhân lực cho hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải để luôn đảm bảo đủ yêu cầu về nhân lực có trình độ và có kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu. CHƯƠNG 3 NHỮNG GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY TUẤN HIỆP 1. NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY TUẤN HIỆP 1.1. Ưu Điểm Là một công ty Kinh doanh dịch vụ vận tải và dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, đứng trước nhu cầu phát triển của cả nước nói chung và nhu cầu vận chuyển, trao đổi buôn bán hàng hóa giữa các quốc gia nói riêng. Công ty Tuấn Hiệp đã có những bước phát triển nhanh chóng, đáp ứng những nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao trong tình hình mới. Công ty đã nhanh chóng điều chỉnh và sắp xếp lại một cách hợp lý mô hình kinh doanh, tăng cường công tác quản lý, giảm chi phí, thực hiện tính lương trên doanh thu đối với nhân viên tài xế và thực hiện việc trả lương theo trình độ, vị trí quản lý, thời gian lao động đối với các nhân viên khác. Đầu tư vốn có trọng tâm và có trọng điểm, các khoản đầu tư hợp lý Công tác điều hành sản xuất kinh doanh năng động, nhạy bén và chủ động trước tình hình biến động của thị trường, kịp thời điều chỉnh và đưa ra những giải pháp đúng đắn để hạn chế tác động tiêu cực của tình hình biến động thị trường. 1.2. Nhược điểm Công tác quản lý và điều hành công ty mặc dù đã đạt được một số hiệu quả nhưng vẫn còn một số hạn chế nhất định như : Chưa có một hệ thống thu thập thông tin, ý kiến phản hồi từ khách hàng để đánh giá chất lượng dịch vụ của công ty. Chưa có được những biện pháp tốt nhất để khai thác tốt những khả năng của các nhân viên của công ty. Chưa ổn định được về tình hình thuê mướn bãi đậu xe Chưa tập trung vào việc hoạch định chiến lược nhất quán để làm cơ sở chỉ đạo, định hướng phát triển trung hạn và dài hạn theo nhu cầu nhiệm vụ mới, phần nào còn hạn chế về việc xây dựng kế hoạch hàng năm và kế hoạch đầu tư phát triển. Các hoạt động marketing và quảng cáo chưa hợp lý và chưa mang lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của công ty. 2. GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY TUẤN HIỆP 2.1. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của công ty để nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm mở rộng thị trường kinh doanh. Nguồn nhân lực hiện tại của công ty tuy đã đáp ứng yêu cầu về công việc của công ty, nhưng nếu công ty có định hướng phát triển hơn nữa trong tương lai thì nguồn nhân lực hiện tại sẽ không thể đáp ứng được các yêu cầu công việc của công ty cả về mặt số lượng lẫn chất lượng. Đặc điểm về nhân lực của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải và dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu rất khác biệt với những ngành kinh doanh khác, nên yêu cầu về năng lực của người lao động cũng sẽ khác. Công ty Tuấn Hiệp cần có những biện pháp nhằm nâng cao khả năng làm việc của nhân viên cũng như tạo mối gắn bó lâu dài giữa nhân viên và công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên đi học thêm để nâng cao hơn nữa về trình độ và nghiệp vụ của mình nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của công việc. Công ty cần phải có những kế hoạch về nhân sự của mình trong tương lai sao cho phù hợp với tình hình phát triển của công ty. Công ty cần đặt ra mục tiêu là nâng cao chất lượng đầu vào hơn nữa, cần phải xây dựng và đặt ra những yêu cầu về tuyển dụng nhằm đánh giá những ứng viên nộp hồ sơ vào ứng tuyển các vị trí trong công ty. Cụ thể về những yêu cầu khi tuyển dụng là : Yêu cầu về trình độ, bằng cấp phải có; Yêu cầu về các chứng chỉ như chứng chỉ tin học, chứng chỉ anh văn,…; Yêu cầu về sức khỏe : Phải có giấy khám sức khỏe, không mắc các bệnh truyền nhiễm,…; Yêu cầu về độ tuổi ; Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc; Là một người năng động, chăm chỉ, có tinh thần trách nhiệm cao và có khả năng làm việc theo nhóm. 2.2. Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh Các chỉ tiêu dùng để đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty là : Chỉ tiêu về biến động giá cước dịch vụ so với sự thay đổi của doanh thu : Xác định việc tăng, giảm giá cước dịch vụ có tác động như thế nào tới doanh thu cung cấp dịch vụ của công ty, xác định tính đúng đắn của việc điều chỉnh giá và sẽ giúp cho công ty có thể xây đựng được một chính sách giá hợp lý. Tốc độ phát triển dịch vụ so với sự thay đổi của doanh thu : Tốc độ phát triển dịch vụ là sự tăng lên về quy mô hoạt động kinh doanh (tăng lên về mặt số lượng phương tiện), tăng lên về lĩnh vực hoạt động và thời gian thực hiện dịch vụ. Mục tiêu của việc đánh giá này là nhằm xác định có nên phát triển hơn nữa hay là cần phải cắt giảm hoạt động kinh doanh của công ty. Mức tăng doanh thu so với mức tăng lợi nhuận : Nếu doanh thu tăng cao mà lợi nhuận lại giảm hay tăng rất thấp thì công ty cần phải tìm hiểu rõ nguyên nhân tại sao, từ đó nêu ra các biện pháp khắc phục. Mức độ hoàn thành công việc được giao của nhân viên : Tiến hành phân công công việc và xác định thời gian hoàn thành công việc. Nhằm mục đích kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, kiểm tra xem việc phân công công việc đã hợp lý chưa để có biện pháp điều chỉnh nhằm mục đích tối đa hóa thời gian làm việc của nhân viên. Đây là một trong những chỉ tiêu để giúp công ty đánh giá về nhu cầu nhân sự trong tương lai của công ty. 2.3. Xây dựng hệ thống thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng làm cơ sở cho công tác quản lý chất lượng. Hoạt động kinh doanh dịch vụ rất chú trọng đến chất lượng của dịch vụ, nếu chất lượng của dịch vụ mà không đạt theo yêu cầu của khách hàng thì hoạt động kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng rất lớn, lượng khách hàng sẽ ngày càng giảm đi. Trong quá trình hoạt động kinh doanh đã có không ít khách hàng của công ty đang sử dụng dịch vụ của công ty lại chuyển sang ký hợp đồng với các công ty khác. Như vậy công ty đã mất đi một số khách hàng của mình và thường họ rất ít khi quay lại sử dụng dịch vụ của công ty. Vậy công ty cần phải tìm hiểu xem lý do tại sao mà khách hàng lại không thuê công ty làm dịch vụ nữa bằng cách điện thoại trực tiếp hay gửi mail hỏi thăm, gửi mail thông báo về việc thay đổi giá cước hay gửi thư cảm ơn tới khách hàng. Xây dựng hệ thống thông tin phản hồi từ khách hàng để có thể chấn chỉnh kịp thời những thiếu sót hay những mặt tiêu cực trong quá trình cung cấp dịch vụ, qua đó có biện pháp khắc phục và giữ được lòng tin của khách hàng đối với dịch vụ của công ty. Công ty có thể xây dựng cho mình một website riêng để có thể nhận những ý kiến đóng góp trực tiếp của khách hàng, hay tạo ra một mail riêng nhận những thông tin phản hồi của khách hàng đồng thời có thể căn cứ vào đó mà có quyết định kiểm điểm những nhân viên làm sai và hoàn thiện hơn chất lượng dịch vụ của công ty. 2.4. Tăng cường đầu tư để hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh dịch vụ. Qua quá trình sử dụng thì phương tiện vận tải của công ty sẽ bị hao mòn dẫn đến dễ hư hỏng, cùng với đó là các phương tiện vận chuyển thì bị giới hạn bởi số năm sử dụng. Nên công ty phải có kế hoạch sử dụng, thay mới và thanh lý những phương tiện đã cũ và sắp hết hạn sử dụng nhằm thu về một lượng vồn để đầu tư vào hoạt động khác. Việc thay mới phương tiện vận chuyển cần phải phù hợp với nhu cầu hiện tại của thị trường, phù hợp với địa hình đường xá của Việt Nam. Công ty có thể căn cứ vào những loại hàng hóa công ty thường vận chuyển là hàng gì và nó có trọng lượng, kích cỡ ra sao, cung đường vận chuyển có tốt hay không?.... 2.5. Xây dựng những chính sách khuyến mãi để khuyến khích khách hàng Có thể dùng chính sách chi hoa hồng cho những khách hàng có số lượng hàng vận chuyển lớn hay chính sách chi hoa hồng trên “doanh thu của những khách hàng mới” cho những khách hàng đã giới thiệu khách hàng đó và tiến hành phân bậc khách hàng (Khách hàng bậc 1, khách hàng bậc 2, khách hàng bậc 3,…) để có thể dễ dàng trong việc tính toán mức thưởng hoa hồng. Việc thực hiện chi hoa hồng, chi thưởng cho khách hàng khi giới thiệu khách hàng mới cho công ty nhằm mục đích gia tăng số lượng khách hàng, bên cạnh đó có thể sử dụng chính khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty giới thiệu về dịch vụ của công ty đối với những khách hàng khác chưa là khách hàng của công ty. Việc làm này sẽ phát huy được hiệu quả rất cao vì công ty không cần phải trực tiếp tìm khách hàng mới mà khách hàng mới sẽ do những khách hàng cũ giới thiệu, bên cạnh đó cũng sẽ duy trì được mối quan hệ công việc đối với khách hàng cũ. 2.6. Thực hiện liên doanh, liên kết Tiến hành liên doanh, liên kết với các công ty khác cùng hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển để giành lấy thị trường và có thể chiếm lấy ưu thế trên một thị trường nhất định. Cách thức góp vốn liên kết có thể là thành lập một công ty hợp danh, hay chỉ đơn giản là việc bắt tay nhau cùng thực hiện dịch vụ, không cạnh tranh với nhau, có thể chia sẻ lượng hàng hóa cho nhau khi lượng hàng của mình quá nhiều không thể nào cung cấp dịch vụ cho tất cả khách hàng. Chính việc liên doanh, liên kết sẽ làm cho hoạt động của công ty phát triển hơn, tạo được nguồn hàng vận chuyển ổn định hơn, bên cạnh đó cũng có thể đảm bảo được khả năng cung cấp dịch vụ của công ty, công ty không cần phải đầu tư thêm số lượng phương tiện vận chuyển lớn cũng có thể nhận vận chuyển cho những lô hàng lớn đến cả trăm container. 3. KẾT LUẬN CHUNG Hoạt động kinh doanh dịch vụ có vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển của một nền kinh tế nói chung cũng như của các doanh nghiệp tham gia vào thị trường kinh doanh nói riêng. Đối với các công ty kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ thì những khoản chi phí phải bỏ ra cho hoạt động kinh doanh là rất thấp và lợi nhuận thu được thì rất cao. Chính bởi những yếu tố đó mà hiện nay tại Việt Nam hoạt động kinh doanh dịch vụ đang diễn ra khá sôi nổi tại tất cả các ngành, các lĩnh vực, tạo lên một cuộc cạnh tranh rất căng thẳng giữa các công ty với nhau. Kinh doanh dịch vụ vận tải và dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu hiện nay cũng đang phải cạnh tranh rất gay gắt để giành lấy khách hàng về mình. Thông thường các công ty có hoạt động kinh doanh vận tải hàng hóa sẽ mở thêm hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Theo thống kê trên những trang vàng Việt Nam thì tính đến hết năm 2009 có khoảng 1.535 công ty có hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa và dịch vụ giao nhận hảng hóa xuất nhập khẩu. Chính vì vậy để có thể tồn tại và phát triển được thì các công ty phải có đường lối kinh doanh đúng đắn, phải có những chiến lược kinh doanh phù hợp. Công ty Tuấn Hiệp là một công ty mới được thành lập năm 2005, hoạt động kinh doanh của công ty còn ở một quy mô rất nhỏ. Nhưng không vì thế mà khả năng cạnh tranh của công ty là yếu kém. Thực tế cho thấy kể từ khi thành lập cho tới nay hoạt động kinh doanh của công ty luôn phát triển và phát triển rất mạnh trong những năm gần đây. Qua đó cho thấy khả năng lãnh đạo tài tình của bộ máy lãnh đạo công ty. Từ một công ty nhỏ bé chỉ dám nhận vận chuyển những lô hàng nhỏ, lẻ thì hiện nay công ty Tuấn Hiệp đã phát triển hơn rất nhiều và có thể nhận vận chuyển những lô hàng lớn với hàng trăm container. Cùng với đó là việc mở rộng thêm hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đã đem lại sự ổn định hơn về nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa của công ty. Qua quá trình thực tập và tìm hiểu về công ty Tuấn Hiệp em nhận thấy hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty đã và đang đáp ứng được những yêu cầu và đòi hỏi của thị trường hiện nay. Những biện pháp mà công ty đưa ra nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh dịch vụ của mình đã thu lại những kết quả tích cực. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn có những tồn tại bất cập mà công ty đã mắc phải. Bằng những kiến thức đã học được của mình em cũng xin được đóng góp một vài ý kiến nhằm giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty có thể đạt được những hiệu quả cao hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn toàn thể các anh, chị làm việc tại công ty Tuấn Hiệp trong thời gian vừa qua đã giúp đỡ và hướng dẫn em tận tình giúp em có thể hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa và dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty để em có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Bên cạnh đó em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Võ Phúc đã hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm bài báo cáo thực tập này. = = = = = KẾT THÚC = = = = DANH SÁCH PHỤ LỤC Bảng cân đối kế toán năm 2009 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 Mẫu tờ ghi chi phí hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa của công ty Tuấn Hiệp Mẫu tờ ghi chi phí hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Tuấn Hiệp Mẫu tờ khai hàng hóa nhập khẩu Mẫu tờ khai hàng hóa xuất khẩu Phiếu giao nhận container hàng nhập Booking note Phiếu xác nhận tình trạng container