Liên hệ thực tiễn doanh nghiệp để phân tích ý nghĩa và mối quan hệ biện chứng giữa 8 nguyên tắc cơ bản về tổ chức

Lêi nãi ®Çu HiÖn nay, chóng ta ®ang ®i vµo cuéc c¸ch m¹ng C«ng nghiÖp ho¸ - HiÖn ®¹i ho¸ ®Êt n­íc. C¸c doanh nghiÖp, c¸c c«ng ty, xÝ nghiÖp liªn tôc ®­îc thµnh lËp vµ ®i vµo ho¹t ®éng. Kh¸c víi sù bao cÊp tr­íc ®©y cña nhµ n­íc , c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay ®ang ®øng tr­íc sù c¹nh tranh cùc kú gay g¾t cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, tù chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ho¹t ®éng cña c«ng ty m×nh . V× vËy khi thµnh lËp vµ vËn hµnh c«ng ty, doanh nghiÖp ( hay bÊt kú mét tæ chøc nµo) th× ®iÒu quan träng nhÊt lµ ph¶i tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n cña tæ chøc th× mèi cã thÓ ®­a doanh nghiÖp vµo ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ nhÊt , mang l¹i lîi Ých kinh tÕ nhiÒu nhÊt . Tuy nhiªn trªn thùc tÕ cÇn quan t©m tíi mèi quan hÖ gi÷a c¸c nguyªn t¾c tæ chøc vµ c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp ®Ó vËn dông mét c¸ch linh ho¹t, phï hîp víi tõng doanh nghiÖp, tõng ngµnh nghÒ kinh doanh. ViÖc tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c vÒ tæ chøc cña doanh nghiÖp lµ mét ®iÒu hÕt søc quan träng. §ã còng chÝnh lµ lý do v× sao em chän ®Ò tµi : “Liªn hÖ thùc tiÔn doanh nghiÖp ®Ó ph©n tÝch ý nghÜa vµ mèi quan hÖ biÖn chøng gi÷a 8 nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc“ Lµm ®Ò tµi tiÓu luËn cho bé m«n nµy Tæ Chøc Qu¶n Lý . Mçi tæ chøc lµ mét thùc thÓ x· héi cã c¬ cÊu riªng, vËn ®éng theo mét c¬ cÊu nhÊt ®Þnh vµ ®­îc ®iÒu khiÓn bëi mét trung t©m ®Çu n·o ®Ó thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô nh»m ®¹t ®­îc môc tiªu do chñ thÓ ®Ò ra. Khi nhËn tr¸ch nhiÖm qu¶n lý mét doanh nghiÖp víi môc tiªu ®· x¸c ®Þnh, ng­êi gi¸m ®èc ph¶i quan t©m ngay ®Õn viÖc xem xÐt tæ chøc qu¶n lý hiÖn cã liÖu ®· hîp lý vµ t­¬ng xøng víi nhiÖm vô ch­a, tõ ®ã ph©n tÝch c¸c ®iÓm yÕu kÐm bÊt cËp ®Ó suy nghÜ thiÕt kÕ l¹i hoÆc c¶i tiÕn, kiÖn toµn mét sè kh©u nµo ®ã. Muèn lµm ®­îc nh­ vËy th× cÇn ph¶i hiÓu râ vÒ nh÷ng nguyªn t¾c tæ chøc. I. kh¸I niÖm c¬ b¶n vÒ tæ chøc Tæ chøc lµ mét tõ ng÷ rÊt th­êng gÆp trong ®êi sèng, víi t­ c¸ch mét danh tõ ( chØ mét thùc thÓ ), mét ®éng tõ ( chØ mét hµnh ®éng ). Tæ chøc hiÖn diÖn trong c¸c sù vËt tù nhiªn vµ x· héi , tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p , tõ vi m« ®Õn vÜ m« . C¸c nhµ khoa häc ®· cè g¾ng ®­a ra c¸c c¸ch ®Þnh nghÜa kh¸c nhau vÒ tæ chøc, song khã x¸c ®Þnh ®­îc mét ®Þnh nghÜa xóc tÝch vµ chÝnh x¸c nhÊt (nãi nªn néi dung ®Çy ®ñ vµ thuùc chÊt mét c¸ch chÆt chÏ, râ rµng, ng¾n gän). Theo tõ ®iÓn tiÕng ViÖt phæ th«ng , tæ chøc cã c¸c nghÜa : t¹o thµnh mét chØnh thÓ cã cÊu t¹o vµ chøc n¨ng nhÊt ®Þnh , ho¹t ®éng cã trËt tù nÒ nÕp ; lµm nh÷ng viÖc cÇn thiÕt ®Ó tiÕn hµnh mét ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ , tËp hîp mét sè ng­êi ho¹t ®éng v× quyÒn lîi chung , môc dÝch chung . ë ®©y chóng ta chó ý mét ®Þnh nghÜa s¸t h¬n víi kh¸I niÖm tæ chøc qu¶n lý : Tæ chøc lµ mét c¬ cÊu ( bé m¸y hoÆc hÖ thèng bé m¸y ) ®­îc x©y dùng cã chñ ®Þnh vÒ vai trß vµ chøc n¨ng ®­îc hîp thøc ho¸ ), trong ®ã c¸c thµnh viªn cña nã thùc hiÖn tõng phÇn viÖc ®­îc ph©n c«ng víi sù liªn kÕt h÷u c¬ nhµm ®¹t tíi môc tiªu chung . XuÊt ph¸t tõ c¸c nhiÖm vô cÇn tiÕn hµnh ®Ó ®¹t tíi môc tiªu ®· x¸c ®Þnh (kh«ng v× lý do nµo kh¸c vµ kh«ng phôc vô ®ång thêi bÊt kú môc tiªu nµo kh¸c ). Cã sù ph©n c«ng lao ®éng rµnh m¹ch ( mçi ng­êi , mçi nhãm ng­êi ph¶i hoµn thµnh mét kh©u , mét phÇn nhiÖm vô ) vµ ®­îc liªn kÕt víi nhau trong mét tæng thÓ ho¹t ®éng chung . Cã cÊu t¹o hîp lý nhiÒu bé phËn hîp thµnh vµ cã mét c¬ cÊu ®iÒu khiÓn thèng nhÊt ( ®Ó vËn hµnh c¶ guång m¸y mét c¸ch nhÞp nhµng vµ ®¹i diÖn cho khèi thèng nhÊt ®ã trong quan hÖ víi bªn ngoµi ). ii. néi dung vµ ý nghÜa cña c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc Khi thiÕt lËp vµ vËn hµnh bÊt kú méy tæ chøc nµo còng ph¶i tu©n thñ , vËn dông c¸c quy t¾c chung vÒ tæ chøc tæ chøc , nh÷ng nguyªn t¾c nµy xuÊt ph¸t tõ thùc tiÔn vÒ qu¶n lý vµ phï hîp víi c¸c quy luËt kh¸ch quan . 1. Nguyªn t¾c 1: Tõ môc tiªu ho¹t ®éng mµ ®Þnh ra chøc n¨ng cña tæ chøc , tõ chøc n¨ng mµ thiÕt lËp bé m¸y phï hîp , vµ tõ bé m¸y mµ bè trÝ con ng­êi ®¸p øng yªu cÇu . §©y lµ tr×nh tù logic cña tæ chøc, kh«ng ®­îc lµm ng­îc l¹i hoÆc tuú tiÖn. a) §Ó thùc hiÖn môc tiªu ®· ®Ò ra ( kinh doanh mét lÜnh vùc s¶n xuÊt , th­¬ng m¹i hoÆc mét dÞch vô nµo ®ã), cÇn x¸c ®Þnh c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô c¬ b¶n l©u dµi cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp , xuÊt ph¸t tõ 4 chøc n¨ng cña qu¶n lý : ho¹ch ®Þnh , tæ chøc , ®iÒu khiÓn, phèi hîp vµ kiÓm tra. Mçi bé phËn cña bé m¸y qu¶n lý l¹i cã chøc n¨ng cô thÓ ®Ó thùc hÖn phÇn viÖc ®­îc ph©n c«ng , ph©n cÊp qu¶n lý . chøc n¨ng x¸c ®Þnh kh«ng râ sÏ kh«ng cã c¨n cø ®Ó tæ chøc thùc hiÖn ®¹t tíi môc tiªu . Chøc n¨ng chïng chÐo sÏ lµm cho bé m¸y cång kÒnh , tr¸ch nhiÖm kh«ng râ , ho¹t ®éng trôc trÆc . b) Bé m¸y ®­îc thiÕt lËp ®Ó thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng , cã chøc n¨ng th× ph¶i cã bé m¸y vµ bé m¸y ph¶i ®¸p øng chøc n¨ng . Kh«ng thÓ lËp ra mét bé m¸y tuú tiÖn víi nh÷ng lý do kh«ng liªn quan ®Õn chøc n¨ng ( ch¼ng h¹n ®Ó cã cho sè ng­êi d­ thõa hoÆc sao chÐp m« h×nh cña tæ chøc kh¸c ... ). Yªu cÇu ®ã tr­íc hÕt ®­îc thùc hiÖn b»ng c¸ch lùa chän lo¹i h×nh tæ chøc thÝch hîp , x¸c ®Þnh sè l­îng tèi ­u ( võa ®ñ ) c¸c bé phËn cÇn thiÕt ®Ó qu¶n lý cã hiÖu lùc , ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ víi tr¸ch nhiÖm râ rµng. Tiªu chÝ tæng qu¸t ®Ó kiÓm nghiÖm tÝnh hîp lý cña bé m¸y lµ: mäi chøc n¨ng cña tæ chøc ®Òu cã n¬i thùc hiÖn vµ chÞu tr¸ch nhiÖm, ho¹t ®éng cã hÖu qu¶ cao , cã thÓ kiÓm so¸t ®­îc , c¶ guång m¸y ho¹t ®éng g¾n bã , nhÞp nhµng cïng h­íng vµo môc tiªu chung . c) Bé m¸y ho¹t ®éng ®­îc lµ nhê cã con ng­êi víi n¨ng lùc vµ phÈm chÊt ®¸p øng yªu cÇu. YÕu tè con ng­êi bao gåm c¬ cÊu ®éi ngò ( c¸c lo¹i c¸n bé nh©n viªn ), sè l­îng ( cÇn thiÕt ®Ó b¶o ®¶m c¸c phÇn viÖc) vµ tiªu chuÈn (tr×nh ®é, n¨ng lùc, phÈm chÊt). Kh«ng thÓ v× con ng­êi mµ sinh ra bé m¸y kh«ng thùc sù cÇn thiÕt. ViÖc ph©n c«ng, x¸c ®Þnh chøc tr¸ch c¸ nh©n râ rµng lµ c¬ së ®Ó cã bä m¸y hîp lý ( gän nhÑ, cã chÊt l­îng. Sù bè trÝ , ph©n c«ng tuú tiÖn sÏ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng " võa thõa ", " võa thiÕu " ng­êi , nhiÖm vô kh«ng hoµn thµnh tèt , tr¸ch nhiÖm thiÕu râ rµng , h¬n n÷a cßn t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t sinh c¸c vÊn ®Ò néi bé phøc t¹p g©y lñng cñng , láng lÎo kû c­¬ng. 2.Nguyªn t¾c 2: Néi dung chøc n¨ng cña mçi tæ chøc cÇn ®­îc ph©n chia thµnh c¸c phÇn viÖc râ rµng vµ ph©n c«ng hîp lý , rµnh m¹ch cho mçi bé phËn, mçi c¸ nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn . a) Sù ph©n chia nhiÖm vô ph¶i ®¶m b¶o cho ng­êi thùc hiÖn cã thÓ hoµn thµnh võa søc ®Ó cã thÓ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn . Nã còng ph¶i t¹o ®­îc vµ duy tr× mèi kiªn kÕt , phèi hîp ®Ó cïng thùc hiÖn chøc n¨ng chung cña tæ chøc . TÝnh hîp lý cña sù ph©n chia nhiÖm vô vµ ph©n c«ng ®­îc kiÓm nghiÖm qua c¸c c©u hái : - Nh÷ng phÇn viÖc ®ã ®· ®ñ ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng chung ch­a? - Néi dung nhiÖm vô cña tõng bé phËn , tõng ng­êi ®· râ rµng ch­a ? Ng­êi ®­îc ph©n c«ng ®· hiÓu ®óng ch­a ? - Cã nh÷ng phÇn viÖc nµo ®­îc ph©n c«ng trïng nhau kh«ng? NhiÖm vô nµo ch­a ®­îc ph©n c«ng ? - Khèi l­îng viÖc ®­îc ph©n c«ng cã võa søc thùc hiÖn kh«ng? PhÇn viÖc nµo qu¸ nÆng hoÆc qu¸ nhÑ ? - C¸ch ph©n chia, ph©n c«ng ®ã cã gióp cho ng­êi ®iÒu hµnh (phô tr¸ch chung) n¾m ®­îc toµn bé ho¹t ®éng kh«ng? b) Trong tæ chøc qu¶n lý cña doanh nghiÖp cã sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang (chuyªn m«n ho¸) vµ sô ph©n cÊp theo chiÒu däc ( cÊp bËc ) . Sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang quan träng nhÊt lµ t¸ch biÖt quyÒn së h÷u víi quyÒn sö dông , thÓ hiÖn qua vai trß cña chñ doanh nghiÖp ( hoÆc héi ®ång qu¶n trÞ ) vµ vai trß cña gi¸m ®èc ®iªï hµnh . ë n­íc ta, ®©y cßn lµ vÊn ®Ò cßn ch­a ®­îc lµm râ (®èi víi doanh nghiÖp nhµ n­íc). C¸c bé phËn c«ng ®o¹n s¶n xuÊt - dÞch vô vµ c¸c phßng , ban chøc n¨ng lµ kÕt qu¶ cña sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang trong doanh nghiÖp , ho¹t ®éng theo ph­¬ng thøc phèi hîp cïng phôc tïng . Ph©n cÊp theo chiÒu däc ®­îc thùc hiÖn qua hÖ thèng cÊp bËc qu¶n lý tõ trªn xuèng d­íi , th«ng th­êng gåm 3 cÊp c¬ b¶n : cÊp cao ( toµn doanh nghiÖp ), cÊp trung gian (doanh nghiÖp thµnh viªn, ph©n x­ëng , bé phËn dÞch vô , chi nh¸nh ) vµ cÊp trùc tiÕp thùc hiÖn ( tæ , ®éi ) . øng víi c¸c cÊp qu¶n lý ®ã lµ c¸c chøc danh phô tr¸ch : gi¸m ®èc (cïng c¸c phßng, ban), qu¶n ®èc (cïng c¸c bé m«n gióp viÖc t¸c nghiÖp), tæ tr­ëng hoÆc ®éi tr­ëng ... HÖ thèng däc ®­îc ®iÒu hµnh theo chÕ ®é thñ tr­ëng qua quan hÖ ®iÒu khiÓn - phôc tïng víi thø tù bËc thang ( t¸c ®éng theo tõng nÊc ) . 3. Nguyªn t¾c 3: NhiÖm vô quyÒn h¹n vµ chøc n¨ng ph¶i t­¬ng xøng . a) Chøc n¨ng (l©u dµi ) hoÆc nhiÖm vô ( tõng viÖc ) giao cho bé phËn hoÆc c¸ nh©n nµo ®ã phÈi ®¶m b¶o hoµn thµnh . CÇn x¸c ®Þnh vµ hiÓu râ: chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mÆt nµo vµ ®Õn ®©u , ai lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ai ? ChØ khi nhËn râ tr¸ch nhiÖm, mçi ng­êi míi tËn t©m tËn lùc, ¸m nghÜ d¸m lµm vµ d¸m chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn. Vµ do ®ã chØ giao nhiÖm vô khi xÐt thÊy ng­êi thùc hiÖn cã ®ñ kh¶ n¨ng ®¶m ®­¬ng . Cã 4 lo¹i tr¸ch nhiÖm: tr¸ch nhiÖm tËp thÓ, tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n, tr¸ch nhiÖm liªn ®íi vµ tr¸ch nhiÖm cuèi cïng. Tr¸ch nhiÖm tËp thÓ thùc hiÖn trong c¬ chÕ quyÕt ®Þnh tËp thÓ ( vÝ dô chÕ ®é lµm viÖc cña héi ®ång qu¶n trÞ), trong ®ã mäi thµnh viªn tham gia quyÕt ®Þnh ph¶i cïng chÞu tr¸ch nhiÖm kÓ c¶ thiÓu sè bÊt ®ång .Trong chÕ ®é thñ tr­ëng ( hÖ thèng ®iªuf hµnh ) ph¶i x¸c ®Þnh c¸ nh©n cña ng­êi phô tr¸ch còng nh­ ng­êi ®­îc ph©n c«ng . §èi víi nh÷ng bé phËn , nh÷ng ng­êi cã liªn quan cÇn x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm liªn ®íi tøc lµ mét phÇn tr¸ch nhiÖm gi¸n tiÕp. Tr¸ch nhiÖm cuèi cïng lµ chia sÎ tr¸ch nhiÖm chung ®èi víi kÕt qu¶ thùc hiÖn cuèi cïng theo môc tiªu cña c¶ doanh nghiÖp , chñ yÕu nh»m ®éng viªn tinh thÇn vµ ý thøc lµm chñ h¬n lµ chÞu tr¸ch nhiÖm cô thÓ . Tr¸ch nhiÖm cô thÓ cã nghÜa lµ ph¶i chÞu sö lý vÒ hµnh chÝnh vµ vÒ ph¸p lý, cã tr­êng hîp ph¶i båi th­êng thiÖt h¹i ®· g©y ra. b) QuyÒn h¹n lµ mét phÇn quyÒn lùc ®­îc giao ®Ó cã thÓ thùc thi nhiÖm vô víi tr¸ch nhiÖm ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh. Giao quyÒn h¹n cã nghÜa lµ sù ph©n ®Þnh quyÒn lùc t­¬ng xøng víi tr¸ch nhiÖm , ph¶i võa ®ñ (kh«ng thiÕu, kh«ng thõa) vµ ph¶i râ rµng . Giao quyÒn h¹n kh«ng ®óng sÏ kh«ng thÓ quy tr¸ch nhiÖm , hËu qu¶ lµ cÊp trªn ph¶i tù g¸nh tr¸ch nhiÖm lÏ ra ®­îc san sÎ, t¹o ra sù tËp trung qu¸ møc , h¹n chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp d­íi, dÔ sinh tÖ quan liªu vµ láng lÎo kû c­¬ng . Giao qu¸ nhiÒu quyÒn h¹n sÏ t¹o c¬ héi cho sù léng quyÒn, chuuªn quyÒn , dÔ sÈy ra c¸c vi ph¹m v« nguyªn t¾c mµ khã x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm . Kh«ng x¸c ®Þnh râ quyÒn h¹n ( th¶ næi quyÒn lùc) lµ t×nh huèng xÊu nhÊt, t¹o ra t×nh tr¹ng kh«ng thÓ kiÓm so¸t ®­îc hµnh ®éng cña cÊp d­íi, hËu qu¶ cã thÓ theo hai h­íng : hoÆc lµ kh«ng hoµn thµnh ®­îc nhiÖm vô , kh«ng quy ®­îc tr¸ch nhiÖm ( do kh«ng sö dông quyÒn h¹n cÇn cã ), hoÆc lµ l¹m dông tuú tiÖn quyÒn lùc, lÊn s©n vµ can thiÖp v­ît cÊp . Mét nhµ nghiªn cøu vÒ qu¶n lý ®· nhÊn m¹nh: "l·nh ®¹o chÝnh lµ ë chç biÕt ph©n ®Þnh quyÒn lùc". Ng­êi qu¶n lý cÇn ®Æt ra c¸c c©u hái kiÓm nghiÖm : - §· giao cho cÊp d­íi ®ñ quyÒn h¹n cÇn thiÕt ch­a , cßn thiÕu quyÒn h¹n g× ®Ó hä cã thÓ hoµn thµnh tr¸ch nhiÖm? Cã quyÒn h¹n nµo giao qua møc kh«ng ? - CÊp d­íi ®· biÕt sö dông ®óng c¸c quyÒn h¹n ®­îc giao ch­a nh÷ng ®iÓm nµo quy ®Þnh ch­a ®ñ râ ? - Khi thÊy cÊp d­íi v­ît qu¸ quyÒn h¹n , cã kiªn quyÕt ng¨n chÆn , xö lý vµ kh¾c phôc hËu qu¶ kh«ng? - B¶n th©n cã tù cho phÐp m×nh v­ît qu¸ quyÒn h¹n ®­îc giao kh«ng ? Nguyªn t¾c trªn ®©y ®Æt ra vÊn ®Ò ph¶i x©y dùng chÕ ®ä tr¸ch nhiÖm víi néi dung vµ giíi h¹n rµnh m¹ch , g¾n chÆt víi viÖc quy ®Þnh quyÒn h¹n cho mçi cÊp , mçi chøc danh qu¶n lý . §ã lµ c¬ së ®Ó duy tr× kû c­¬ng vµ ®Ó lµm tèt c«ng t¸c c¸n bé , t¹o ra søc m¹nh cña tæ chøc . 4. Nguyªn t¾c 4: CÇn x¸c lËp vµ xö lý ®óng c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng , chÕ ®é c«ng t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc . Quan hÖ vÒ chøc n¨ng lµ mét yÕu tè trong c¬ chÕ vËn hµnh (phÇn mÒn) cña tæ chøc, thÓ hiÖn tr¹ng th¸i ®éng cña tæ chøc. X¸c lËp vµ sö lý ®óng sÏ ®¶m b¶o qu¸ tr×nh vËn hµnh ®ång bé, hµi hoµ cña bé m¸y ho¹t ®éng, kh«ng chång chÐo, v­íng m¾c, m©u thuÉn nhau. CÇn n¾m v÷ng nh÷ng ®Æc ®iÓm cña tæ chøc ®Ó vËn dông cho phï hîp , trªn c¬ së mét sè ®iÓm chung nh­ sau: - Tr­íc hÕt cÇn nhËn thøc bé phËn do m×nh phô tr¸ch thuéc tuyÕn nµo ( ngang hay däc) trong mèi quan hÖ xö lý . Tõ ®ã thÊy ®­îc ®èi t¸c quan hÖ ( liªn quan ®Õn bé phËn kh¸c nh­ thÕ nµo), nh÷ng h×nh thøc thùc hiÖn mèi quan hÖ ( qua v¨n b¶n , qua ®iÖn tho¹i hay gÆp mÆt trùc tiÕp ) . - CÇn ph©n biÖt c¸c mèi quan hÖ l©u dµi, th­êng xuyªn vµ c¸c mèi quan hÖ ®ét xuÊt , t¹m thêi ®Î xö lý ®óng . Víi c¸c quan hÖ l©u dµi ph¶i duy tr× liªn tôc (th­êng cã ®Þnh kú), tr¸nh ®øt qu·ng l©u. Víi c¸c quan hÖ ®ét xuÊt , cÇn xö lý kÞp thêi vµ døt ®iÓm . - ChÕ ®é c«ng t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc lµ c¸c quy ®Þnh nh»m ®iÒu chØnh hµnh vi cña c¸c ®èi t­îng tham gia mèi quan hÖ chøc n¨ng, ®­îc x©y dùng thµnh nÒ nÕp vµ thãi quen , thÓ hiÖn sù rµng buéc cña tæ chøc. ChÕ ®é æn ®Þnh mang tÝnh æn ®Þnh t­¬ng ®èi vµ tÝnh thÓ chÕ, ®ã lµ c¸c chÕ ®ä sinh ho¹t tËp thÓ (héi nghÞ, héi ý, héi b¸o), chÕ ®é th«ng tin (b¸o c¸o, truyÒn ®¹t, th«ng b¸o, thØnh thÞ), chÕ ®é kiÓm tra ®«n ®èc ( th­êng xuyªn, ®Þnh kú ) ,chÕ ®é tr¸ch nhiÖm (®¸nh gi¸, xö lý tr¸ch nhiÖm ), chÕ ®é khen th­ëng kû luËt, v.v... LÒ lèi lµm viÖc cÇn kh«ng ngõng ®­îc söa ®æi , c¶i tiÕn ®Ó phï hîp víi ®iÒu kiÖn míi . - C¬ së cña viÖc xö lý c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng chÝnh lµ tõng chøc n¨ng cña tõng bé phËn, tõng chøc danh víi ®­êng ranh giíi ®óng vµ râ, song kh«ng biÖt lËp. Trªn thùc tÕ, c¸c vïng tr¸ch nhiÖm th­êng cã sù giao thoa, chång lÊn, thÓ hiÖn tÝnh mÒm dÎo cña tæ chøc. Cã nh÷ng t×nh huèng ®Æc biÖt ph¶i v­ît ranh giíi trong trõng mùc nµo ®Êy, thËm chÝ can thiÖp v­ît cÊp, song kh«ng ®­îc l¹m dông vµ ngay sau khi can thiÖp ph¶i cã sù gi¶i thÝch ®Ó ®èi t¸c th«ng c¶m tr¸nh nÈy sinh th¾c m¾c, nghi kþ , ph¸ vì nÒ nÕp quan hÖ b×nh th­êng . NÕu qu¸ c©u nÖ, cøng nh¾c cã thÓ lµm háng viÖc vµ sinh ra tÖ quan liªu. 5. Nguyªn t¾c 5: B¶o ®¶m sù cung cÊp th«ng tin qua l¹i ®Çy ®ñ vµ kÞp thoi, trung thùc vµ cã ®é tin cËy cao. Sù qu¶n lý ®iÒu hµnh th«ng suèt cã hiÖu lùc th­êng xuyªn ®ßi hái sù trao ®æi th«ng tin theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang vÒ m«i tr­êng ho¹t ®éng, vÒ t×nh h×nh, vÒ chñ tr­¬ng, biÖn ph¸p vµ vÒ kinh nghiÖm . Nh÷ng th«ng tin ®ã gióp cho viÖc ®¸nh gi¸ ®óng t×nh h×nh thùc tÕ ®Î ra c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, s¸t hîp vµ ®iÒu hµnh , phèi hîp mäi ho¹t ®éng nh»m ®¹t tíi môc tiªu víi kÕt qu¶ cao nhÊt. §©y lµ hÖ thèng thÇn kinh cña c¬ thÓ tæ chøc, cÇn cã ph¶n øng nhanh nhËy víi c¸c tÝn hiÖu chÝnh x¸c . Ng­êi phô tr¸ch ë mçi cÊp , mçi bé phËn cÇn tù ®Æt ra vµ t×m c¸ch gi¶i ®¸p c¸c c©u hái : - Nh÷ng th«ng tin g× cÇn ®­îc biÕt ®Ó qu¶ lý vµ ®iÒu hµnh tèt ? -CÊp d­íi cã ph¶n ¸nh , b¸o c¸o th­êng xuyªn, kÞp thêi kh«ng ? - C¸c th«ng tin nhËn ®­îc cã chÝnh x¸c, trung thùc ®¸ng tin cËy kh«ng? CÇn thÈm tra l¹i nh÷ng th«ng tin g× ? - C¸c th«ng tin ®· truyÒn (theo c¸c chiÒu) ®· ®­îc tiÕp nhËn nh­ thÕ nµo, cã ph¶n øng g× ? - B¶n th©n m×nh ®· b¸o c¸o t×nh h×nh ®¬n vÞ lªn cÊp trªn mét c¸ch kÞp thêi, ®Çy ®ñ vµ ®óng thùc chÊt ch­a ? - C¸c bé ph©n cung cÊp cã th­êng xuyªn chñ ®éng trao ®æi ý kiÕn vµ kinh nghiÖm víi nhau kh«ng ? - CÇn chÊn chØnh, cñng cè kh©u nµo trong hÖ thèng th«ng tin ®Ó ®¶m b¶o th«ng suèt cã hiÖu qu¶ ? 6. Nguyªn t¾c 6: Cã sù kiÓm tra kÞp thêi ®Î kiÓm chøng viÖc thùc hiÖn mäi nhiÖm vô , qua ®ã sö lý c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh , thóc ®Èy tiÕn ®ä vµ ®óc kÕt kinh nghiÖm. Theo H.Fayol , kiÓm tra lµ kh©u cuèi cïng vµ then chèt cña qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý , nh»m kiÓm chøng xem mäi viÖc ®· diÔn ra cã ®óng kÕ ho¹ch ®· ®Þnh vµ theo c¸c nguyªn t¾c ®· ®Ì ra hay kh«ng. Qua ®ã ph¸t hiÖn nh÷ng sai sãt , chËm trÔ ®Ó kÞp thêi söa ch÷a, gi¶i quyÕt hËu qu¶ vµ ng¨n ngõa hËu qu¶ lín h¬n . Qua kiÓm tra, còng x¸c ®Þnh râ ®­îc tr¸ch nhiÖm cña tõng cÊp, tõng ng­êi ®Ó ®«ng ®èc, uèn n¾n hoÆc bè trÝ l¹i c¸n bé, ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ , c¶i tiÕn lÒ lèi lµm viÖc, thËm chÝ ph¶i tæ chøc l¹i bé m¸y. Trªn nguyªn t¾c, ng­êi ra quyÕt ®Þnh chÝnh lµ ng­êi cã tr¸ch nhiÖm vµ thÈm quyÒn thÈm tra. Bé m¸y kiÓm tra ph¶i cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn vÊn ®Ò, ph©n tÝch sù viÖc, cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi ph¶n håi vÒ trung t©m ®¸nh gi¸, kÕt luËn vµ xö lý . Ng­êi ®iÒu hµnh cÇn biÕt, cÇn kiÓm tra c¸i g×, ë kh©u nµo, träng t©m kiÓm tra ë ®©u , phËm vi vµ møc ®é kiÓm tra ®Õn ®©u lµ phï hîp . Bu«ng láng kiÓm tra vµ l¹m dông kiÓm tra ®Òu cã t¸c h¹i . KiÓm tra chung chung, dµn ®Òu vµ h×nh thøc khong nh÷ng v« bæ mµ cßn v« t×nh dung tóng, khuyÕn khÝch c¸c sai ph¹m , g©y mÊt hiÖu lùc cña tæ chøc . KiÓm tra th¸i qu¸ (dån dËp , trµn lan ) th­êng g©y , kh«ng khÝ c¨ng th¼ng , thiÕu tin t­ëng lÉn nhau, h¹n chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp d­íi , h¬n n÷a cßn g©y x¸o trén, ®×nh trÖ ho¹t ®éng cña guång m¸y . CÇn b×nh th­êng ho¸ ho¹t ®éng kiÓm tra th­êng xuyªn , khi kiÓm tra ®ét xuÊt cã träng ®iÓm cÇn tiÕn hµnh gän vµ nhÊt thiÕt ph¶i cã kÕt luËn râ rµng , xö lý døt ®iÓm vµ rót kinh nghiÖm . VÒ phÝa c¸c ng­êi bÞ kiÓm tra, ph¶i ý thøc ®­îc sù cÇn thiÕt cña sù kiÓm tra, s½n sµng cung cÊp c¸c th«ng tin trung thùc , t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra ®­îc thuËn lîi, th¼n th¾n c«ng nhËn c¸c kÕt luËn hoÆc chøng minh cã ®Çy ®ñ c¬ së vÒ c¸c ®iÓm ch­a nhÊt trÝ . Trong hÖ thèng ®iÒu hµnh , kh«ng cã sù kiÓm tra cña cÊp d­íi ®èi víi cÊp trªn . Ho¹t ®éng thanh tra nh©n d©n cã tÝnh chÊt kh¸c, thÓ hiÖn quyÒn lµm chñ cña tËp thÓ ng­êi lao ®éng , ®­îc tiÕn hµnh cã tæ chøc, cã l·nh ®¹o nh»m vµo mét sè môc tiªu nhÊt ®Þnh . 7. Nguyªn t¾c 7 : T¹o sù g¾n bè gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc, gi÷a ng­êi ®iÒu hµnh víi tËp thÓ ng­êi lao ®éng , h­íng vµo môc tiªu chung . Sù hîp t¸c gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc lµ nh©n tè rÊt quan träng, bæ xung cho mèi quan hÖ chøc n¨ng nh»m khai th¸c, ®éng viªn d­îc nhiÖt t×nh vµ trÝ tuÖ cña tËp thÓ, t¨ng thªm søc m¹nh cña tæ chøc, t¹o ra bÇu kh«ng khÝ ®«ng thuËn , høng thó . Sù liªn kÕt trong tæ chøc ®­îc thÓ hiÖn qua hai lo¹i quan hÖ : quan hÖ chÝnh thøc dùa trªn sù ph©n ®Þn chøc n¨ng vµ ®­îc b¶o ®¶m b»ng thÓ chÕ (luËt ph¸p , quy ®Þnh hµnh chÝnh vµ kû luËt néi bé ) vµ quan hÖ kh«ng chÝnh thøc dùa trªn sù giao tiÕp mang tÝnh tin cËy lÉn nhau v× lîi Ých chung , kh«ng ®ßi hái thñ tôc ph¸p lý vµ thñ tôc hµnh chÝnh . Quan hÖ chÝnh thøc ®­îc gäi lµ quan hÖ chøc n¨ng, quan hÖ kh«ng chÝnh thøc lµ sù hîp t¸c gi÷a nh÷ng c¸ nh©n trong tËp thÓ . Quan hÖ hîp t¸c kh«ng hoµn toµn mang tÝnh tù ph¸t, mµ còng cã sù rµng buéc nhÊt ®Þnh , qua chÕ ®é lµm viÖc vµ lÒ lèi lµm viÖc, nhiÒu khi cã tæ chøc víi c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc ( do thñ tr­ëng lËp ra vµ t¹o ®iÒu kiÖn ho¹t ®éng , do tËp thÓ lao ®éng tù tæ chøc víi vai trß cña c«ng ®oµn ). C¸c héi ®ång t­ vÊn tõng lÜnh vùc, c¸c tiÓu ban liªn tÞch, c¸c nhãm chuyªn gia lµ nh÷ng h×nh thøc hîp t¸c th­êng ®­îc sö dông, tuy nhiªn cÇn ®i vµo thùc chÊt, thiÕt thùc trong ho¹t ®éng . Ng­êi qu¶n lý cÇn träng thÞ , l¾ng nghe sau khi nªu vÊn ®Ò ®Ých ®¸ng vµ gîi ý cô thÓ ®Ó tho¶ luËn ®óng yªu cÇu, cã chÊt l­îng . 8. Nguyªn t¾c 8: TuyÓn chän chÆt chÏ vµ bè trÝ sö dông ®óng c¸n bé , nh©n viªn , t¹o ®iÒu kiÖn cho mäi ng­êi ph¸t huy cao kh¶ n¨ng kh«ng ngõng phat triÓn vÒ n¨ng lùc vµ phÈm chÊt . Con ng­êi víi t­ c¸ch mét lo¹i tµi nguyªn quý gi¸ lµ tÕ bµo cña tæ chøc, lµ nh©n tè chñ yÕu cÊu thµnh tæ chøc. Søc m¹nh cña tæ chøc tr­íc hÕt phô thuéc vµo n¨ng lùc vµ phÈm chÊt cña tõng c¸ nh©n , song søc m¹nh ®ã ®­îc nh©n lªn gÊp béi khi ®­îc liªn kÕt g¾n bã trong tæ chøc . Tæ chøc quy ®Þnh vÞ trÝ vµ chøc tr¸ch cña tõng ng­êi , quy dÞnh ph­¬ng h­íng vµ môc tiªu hµnh ®éng cña con ng­êi , lµm n¶y në vµ ph¸t triÓn nh÷ng tè chÊt cña con ng­êi . Khi ®· h×nh thµnh bé m¸y, cÇn ph¶i tuyÓn chän con ng­êi ®¸p øng yªu cÇu theo tiªu chuÈn nhÊt ®Þnh vÒ tr×nh ®é, n¨ng lùc vµ phÈm chÊt ®Ó bè trÝ vµo c¸c chøc danh theo sù ph©n chia nhiÖm vô . Trong khi sö dông , ph¶i qua c«ng viÖc mµ thö th¸ch , ®µo luyÖn ph¸t huy kh¶ n¨ng së tr­êng cña tõng ng­êi theo ph­¬ng ch©m " dông nh©n nh­ dông méc ". Ph¶i cã chiÕn l­îc vµ kÕ ho¹ch ph¸t triÓn nguån tµi nguyªn nh©n lùc , ®¸p øng yªu c©u ph¸t triÓ l©u dµi cña tæ chøc. Ph¶i cã chÝnh s¸ch , chÕ ®é ®·i ngé tho¶ ®¸ng ®Î bï ®¾p søc lao ®éng, t¹o ®éng lùc m¹nh mÏ , ®Ò cao tr¸ch nhiÖm vµ b¶o vÖ ng­êi lao ®éng trong khu«n khæ ph¸p luËt. Nh÷ng viÖc lµm ®ã lµ néi dung cña qu¶n lý nh©n sù , mét bé phËn träng yÕu trong chøc n¨ng qu¶n lý nãi chung vµ chøc n¨ng tæ chøc nãi riªng. III. mèi quan hÖ biÖn chøng gi÷a c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc . Sù ph©n chia mét tæ chøc qu¶n lý c¸c cÊp vµ c¸c kh©u thÓ hiÖn sù ph©n c«ng chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang , c¸c bé phËn ®ã bao giê còng n»m trong nh÷ng mèi quan hÖ nhÊt ®Þnh nh»m t¹o sù liªn kÕt chÆt chÏ, hµi hoµ rong tæ chøc . Trong c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc , ta ®· thÊy viÖc sö lý ®óng ®¾n c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc lµ yÕu tè ®Ó vËn hµnh bé m¸y ¨n khíp nhÞp nhµng, t¹o ra hiÖu lùc cña tæ chøc. Khi ®Ò cËp ®Õn kh¸i niÖm tæ chøc ë tr¹ng th¸i ®éng, ta còng nhÊn m¹nh vai trß cùc kú quan träng cña c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc, nÕu sö lý ®óng sÏ t¹o ®­îc ®éng lùc vµ kû c­¬ng cho tæ chøc, ng­îc l¹i sÏ g©y v­íng m¾c, xung ®ét trong néi bé tæ chøc, cã thÓ lµm rèi lo¹n, v« hiÖu ho¸ tæ chøc . Mçi nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc ®Òu cã t¸c dông riªng , quyÕt ®Þnh nhiÒu hay Ýt tÝnh hiÖu lùc cña tæ chøc qu¶n lý . Nh­ng trªn thùc tÕ , khi xÐt trong mét doanh nghiÖp ( hay bÊt cø mét tæ chøc nµo ) tÊt c¶ mäi h¹ot ®éng ®Ó nh»m mét môch ®Ých chung th× ta thÊy nh÷ng nguyªn t¾c nµy cã mèi quan hÖ phô thuéc nhau, cã nguyªn t¾c nµy th× míi cã nguyªn t¾c kia vµ mét tæ chøc ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ th× kh«ng thÓ thiÕu ®­îc nh÷ng nguyªn t¾c nµy . VÝ dô : - Muèn x¸c lËp vµ xö lý ®óng c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng , chÕ ®é c«ng t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc th× phµi thiÕt lËp bé m¸y phï hîp vµ bè trÝ con ng­êi ®¸p øng yªu cÇu . - Muèn ®¶m b¶o quan hÖ t­¬ng xøng gi÷a nhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n th× cÇn ph¶i ph©n chia caca phÇn viÖc rµnh m¹ch, ph©n c«ng hîp lý víi tr¸ch nhiÖm râ rµng . - Muèn kiÓm tra s©u s¸t, kÞp thêi xö lý c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh th× ph¶i b¶o ®¶m cung cÊp th«ng tin qua l¹i th«ng suèt (®Çy ®ñ, kÞp thêi, trung thùc, cã ®é tin cËy cao). - Muèn cho doanh nghiÖp ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ th× cÇn ph¶i t¹o sù hîp t¸c g¾n bã trong tæ chøc h­íng vµo môc tiªu chung, bè trÝ sö dông ®óng vµ t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t huy con ng­êi trong tæ chøc .v.v... kÕt luËn HiÖn nay trªn thùc tÕ ë ViÖt Nam cã rÊt Ýt doanh nghiÖp thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c nguyªn t¾c cña tæ chøc cho nªn khi ®i vµo ho¹t ®éng th­êng gÆp khã kh¨n bé m¸y , nh©n sù vµ rÊt nhiÒu vÊn ®Ò kh¸c n÷a, dÉn ®Õn viÖc néi bé lñng cñng , tan r· hoÆc ho¹t ®«ng thiÕu hiÖu qu¶. Bªn c¹nh ®ã nh÷ng doanh nghiÖp biÕt vËn dông nh÷ng nguyªn t¾c cña qu¶n lý mét c¸ch triÖt ®Ó th× ho¹t ®éng ngµy mét cã hiÖu qu¶ h¬n vÒ kinh tÕ, t¹o ®­îc uy tÝn vµ vÞ thÕ cña m×nh trªn th­¬ng tr­êng . Qua ®ã ta còng thÊy ®­îc tÇm quan träng cña c¸c nguyªn t¾c vÒ qu¶n lý. ChÝnh v× vËy mµ khi thµnh lËp mét doanh nghiÖp (hay mét tæ chøc) chóng ta kh«ng thÓ xem th­êng vÊn ®Ò nµy. §ã lµ mét ®iÒu kiÖn tèi thiÓu hÕt søc quan träng trong viÖc doanh nghiÖp cã tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®­îc hay kh«ng .