Luận văn Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm với việc nâng cao hiệu quả quản lý chi phí sản xuất tại Công ty xây dựng số 20 – LICOGI

274. e. TK 6277- Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm các chi phí dịch vụ như điện, điện thoại ... sử dụng cho quản lý đội và quản lý xí nghiệp. Trong khoản mục này cũng bao gồm chi phí thuê ngoài vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu. f. TK 6278- Chi phí khác bằng tiền: bao gồm các khoản chi phí tiếp khách, công tác phí, và các khoản chi phí khác ngoài các chi phí trên. Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền phát sinh ở đội, kế toán đội tập hợp chứng từ lập Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung. Biểu 26 Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung STT Chứng từ Nội dung chi phí Số tiền SH NT Giá chưa thuế Thuế GTGT Giá thanh toán 1 30 4/12 Dây an toàn 150.000 150.000 2 15/12 Vận chuyển, bốc xếp đá 500.000 500.000 3 033807 24/12 Lưới 1.033.923 31.977 1.069.900 ... Cộng 25.400.000 435.000 25.835.000 Chấp nhận thanh toán: 23.038.033 + 435.000 = 23.473.033 Phụ trách kế toán Giám đốc Người lập Kế toán xí nghiệp chấp nhận thanh toán, lập Giấy thanh toán tạm ứng (mẫu tương tự biểu 3). Căn cứ vào đó, kế toán nhập số liệu vào máy. Đối với các khoản chi phí phát sinh ở Xí nghiệp, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để nhập số liệu vào máy: Biểu 27 Sổ chi tiết TK 6277 Tháng 12 năm 2001 Tên tài khoản: chi phí dịch vụ mua ngoài Tên chi tiết: chi phí dịch vụ mua ngoài - CT Nhà máy bia Chứng từ Nội dung chứng từ TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có SDĐK 0 30HTƯ 31/12 Hoàn ứng tiền chi phí dịch vụ mua ngoài - NMB 141 13.196.288 53PB05 31/12 K/c chi phí dịch vụ mua ngoài vào giá thành NMB 154 13.196.288 Cộng phát sinh 13.196.288 13.196.288 SDCK 0 Trích số liệu từ sổ chi tiết TK 6277 Biểu 28 Sổ chi tiết TK 6277 Tháng 12 năm 2001 Tên tài khoản: chi phí dịch vụ mua ngoài Tên chi tiết: chi phí dịch vụ mua ngoài - bộ phận gián tiếp Xí nghiệp Chứng từ Nội dung chứng từ TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có SDĐK 0 49Đ/C 31/12 Báo Nợ tiền điện thoại T11 3368 843.763 49Đ/C 31/12 Báo Nợ tiền điện thoại T12 3368 883.112 53PB05 31/12 P/b chi phí DVMN - GTXN vào giá thành Nội thất NĐ 154 1.405.029 53PB05 31/12 P/b chi phí DVMN - GTXN vào giá thành Cấp nước NĐ 154 321.846 Cộng phát sinh 1.726.875 1.726.875 SDCK 0 Trích số liệu từ sổ chi tiết TK 6277 Biểu 29 Sổ chi tiết TK 6278 Tháng 12 năm 2001 Tên tài khoản: chi phí khác bằng tiền Tên chi tiết: chi phí khác- CT Nhà máy bia Chứng từ Nội dung chứng từ TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có SDĐK 0 25HTƯ 31/12 Hoàn ứng tiền chi phí khác 141 9.841.745 53PB05 31/12 K/c chi phí khác T12 vào giá thành NMB 154 9.841.745 Cộng phát sinh 9.841.745 9.841.745 SDCK 0 Trích số liệu từ sổ chi tiết TK 6278 Biểu 30 Sổ chi tiết TK 6278 Tháng 12 năm 2001 Tên tài khoản: chi phí khác bằng tiền Tên chi tiết: chi phí khác - bộ phận gián tiếp Xí nghiệp Chứng từ Nội dung chứng từ TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có SDĐK 0 292PC 18/12 Chi công tác phí- Vũ Hải Nam 1111 2.326.363 313PC 24/12 Chi mua văn phòng phẩm 1111 115.000 .... 53PB05 31/12 P/b chi phí khác - GTXN vào giá thành NMB 154 9.014.746 53PB05 31/12 P/b chi phí khác - GTXN vào giá thành ĐHQG 154 7.742.266 .... Cộng phát sinh 19.347.318 19.347.318 SDCK 0 Trích số liệu từ sổ chi tiết TK 6278 Đồng thời máy cũng nhập số liệu vào Sổ cái các tài khoản: TK 6271, 6272, 6273, 6274, 6277, 6278 và sổ Nhật ký chung. II.3.5. Tổng hợp chi phí và kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang a. Tổng hợp chi phí Tại Xí nghiệp xây dựng 201, việc tổng hợp chi phí được tiến hành thường xuyên vào cuối mỗi tháng. Các chi phí sản xuất đã được tập hợp ở phần trên sẽ được kết chuyển sang TK 154- chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Đối với những chi phí được tập hợp riêng cho từng công trình như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp... kế toán tiến hành kết chuyển trực tiếp sang TK 154. Riêng đối với chi phí sản xuất chung phát sinh ở bộ phận quản lý xí nghiệp, trước khi kết chuyển kế toán lập Bảng phân bổ chi phí chung vào giá thành công trình: Biểu 31 Bảng phân bổ chi phí chung vào giá thành công trình Tháng 12 năm 2001 STT Tên công trình 6271 6273 6277 6278 Cộng 1 Viện xạ hiếm 1.864.052 965.948 2.830.000 2 Nhà máy bia HN 3.200.000 4.054.052 9.014.746 16.268.798 3 Đại học quốc Gia 4.600.000 7.742.266 12.342.266 4 Điện nước (1.000.000) 700.000 (300.000) 5 May Hưng Yên (500.000) 750.000 250.000 .... Cộng 7.036.670 3.554.052 1.726.875 19.347.318 31.664.915 Nhìn trên bảng phân bổ ta có thể thấy, việc phân bổ chi phí chung hoàn toàn không theo một tiêu thức nào. Hàng tháng, kế toán tập hợp chi phí của bộ máy gián tiếp xí nghiệp rồi tạm thời phân bổ vào giá thành công trình bằng cách chia đều chi phí cho các công trình. Đến thời điểm cuối năm (tháng 12), tính ra tổng số chi phí chung đã phân bổ cho công trình đó (luỹ kế đến tháng 11) để tính ra số còn phải phân bổ hoặc hoàn nhập tháng này, sao cho tổng chi phí chung phân bổ cho công trình đúng bằng số mà xí nghiệp được hưởng (= số chênh lệch giữa giá giao khoán của công ty và giá giao khoán của xí nghiệp). Vì thế có những trường hợp chi phí phân bổ cho công trình là âm do số chi phí đã phân bổ lớn hơn số chi phí mà xí nghiệp được hưởng. Mặt khác việc lựa chọn công trình để phân bổ các khoản mục chi phí vào tháng cuối cùng hoàn toàn chỉ theo cảm tính của nhân viên kế toán. Điều này rất bất hợp lý. Đồng thời từ số phát sinh Nợ của các tài khoản chi phí trên sổ chi tiết chi phí, kế toán lập Bảng phân bổ các khoản mục chi phí vào giá thành của tất cả các công trình phát sinh trong kỳ (xin xem biểu 32). Hai bảng phân bổ này sẽ là căn cứ để kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển và phân bổ chi phí và nhập số liệu vào máy theo hình thức Nhật ký chung, bao gồm sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 154 và sổ Cái TK 154. Biểu 33 Sổ chi tiết TK 154 Tháng 12 năm 2001 Tên tài khoản: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Tên chi tiết: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - CT Nhà máy bia Chứng từ Nội dung chứng từ TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có SDĐK 2.242.024.639 53PB 31/12 K/c CP NVLTT vào Z - NMB 621 489.447.833 53PB 31/12 K/c CP NCTT vào Z - NMB 622 49.360.550 53PB 31/12 K/c CP MTC vào Z - NMB 623 43.236.910 53PB 31/12 K/c CP nhân viên đội vào Z - NMB 6271 623.237 53PB 31/12 K/c CP dịch vụ mua ngoài - đội vào Z - NMB 6277 13.196.288 53PB 31/12 K/c CP khác bằng tiền- đội vào Z - NMB 6278 9.841.745 54PB 31/12 Phân bổ CP NVQL - GTXN vào Z - NMB 6271 3.200.000 54PB 31/12 Phân bổ CP CCDC - GTXN vào Z - NMB 6273 4.054.052 54PB 31/12 Phân bổ CP khác bằng tiền - GTXN vào Z - NMB 6278 9.014.746 56PB 31/12 K/c giá thành thực tế NMB 632 2.864.000.000 Cộng phát sinh 621.975.361 2.864.000.000 SDCK 0 Trích số liệu từ sổ chi tiết TK 154- NMB Số dư đầu kỳ trên TK 154 chính là tổng chi phí phát sinh của quý III cộng với chi phí hai tháng đầu quý IV là tháng 10 và tháng 11. biểu 34 Sổ cái TK 154 Tháng 12 năm 2001 Tên tài khoản: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Chứng từ Nội dung chứng từ TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có SDĐK 10.496.577.378 ......... 53PB05 31/12 K/c CP NVLTT vào Z - NMB 621 489.447.833 53PB05 31/12 K/c CP NCTT vào Z - NMB 622 49.360.550 .......... 54PB 31/12 Phân bổ CP NVQL - GTXN vào Z - NMB 6271 3.200.000 54PB 31/12 Phân bổ CP CCDC - GTXN vào Z - NMB 6273 4.054.052 ......... 53PB05 31/12 K/c CP NVLTT vào Z-ĐHQG 621 1.149.011.910 53PB05 31/12 K/c CP NCTT vào Z - ĐHQG 622 227.097.889 ......... 54PB 31/12 Phân bổ CP NVQL - GTXN vào Z - ĐHQG 6271 10.944.912 54PB 31/12 Phân bổ CP khác bằng tiền - GTXN vào Z - ĐHQG 6278 7.742.266 .......... 56PB 31/12 K/c giá thành thực tế NMB 632 2.864.000.000 56PB 31/12 K/c giá thành thực tế ĐHQG 632 2.880.000.000 .......... Cộng phát sinh 6.658.290.350 14.085.682.100 SDCK 3.069.185.628 Cuối cùng, kế toán tổng hợp số liệu trên bảng phân bổ chi phí chung và bảng phân bổ các khoản mục chi phí để lập bảng tổng hợp chi phí các công trình (xin xem biểu 35). b. Kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang Để phục vụ yêu cầu quản lý, cuối quý khi tiến hành bàn giao công trình, kế toán thực hiện kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang. Việc tính giá sản phẩm dở dang phụ thuộc vào phương thức thanh toán khối lượng công tác xây lắp giữa bên chủ đầu tư và công ty. Nếu phương thức thanh toán là thanh toán sản phẩm xây dựng hoàn thành theo điểm dừng kỹ thuật hợp lý, thì sản phẩm dở dang là khối lượng công tác xây lắp chưa đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý theo quy định và được đánh giá theo chi phí thực tế. Để tính ra giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ, trước tiên cán bộ kỹ thuật cùng với các đội trưởng dưới sự chỉ dạo trực tiếp của giám đốc kiểm kê khối lượng công việc dở dang. Sau đó, lắp đơn giá dự toán phù hợp với từng công trình, hạng mục công trình rồi tính ra giá trị sản phẩm dở dang theo công thức: Chi phí của sản phẩm dở dang cuối kỳ = Chi phí của sản phẩm dở dang đầu kỳ + CF phát sinh trong kỳ x Giá dự toán của giai đoạn xây lắp dở dang cuối kỳ Giá dự toán của giai đoạn xây lắp hoàn thành + Giá dự toán của giai đoạn xây lắp dở dang cuối kỳ Tuy nhiên tại Công ty phần lớn các công trình được thanh toán khi công trình hoàn thành toàn bộ, vì vậy chi phí dở dang là tổng chi phí phát sinh từ lúc khởi công cho tới thời điểm đánh giá sản phẩm dở dang. Căn cứ vào bảng kê chi phí dở dang của từng công trình, kế toán lập Bảng tổng hợp chi phí dở dang cuối quý. Bảng tổng hợp chi phí dở dang Quý IV năm 2001 Công trình Chi phí dở dang 1. Tỉnh uỷ Nam định 1.311.906.400 2. Viện công nghệ xạ hiếm 130.180.228 3. Trường Hà Giang 1.580.290.000 4. 36 Trần Phú 46.809.500 Tổng 3.069.185.628  B. Hạch toán chi phí sản xuất tại phòng kế toán Công ty xây dựng số 20 Hàng tháng, phòng kế toán xí nghiệp có trách nhiệm tập hợp các chứng từ gốc, lập Bảng tổng hợp chi phí công trình để gửi lên Công ty. Công ty sẽ coi Bảng tổng hợp chi phí này như chứng từ gốc để hoàn ứng cho Xí nghiệp. Xí nghiệp phải đảm bảo thông tin trên bảng là số liệu thực tế chính xác, có đầy đủ chứng từ phát sinh. Công ty phân cấp cho xí nghiệp được lưu giữ các chứng từ gốc liên quan như các Hoá đơn gốc, các bảng kê, bảng tổng hợp chi phí... Khi Công ty kiểm tra, Xí nghiệp phải giải trình được tính hợp lệ và hợp pháp của các số liệu ghi trên bảng. Căn cứ vào Bảng tổng hợp do xí nghiệp gửi lên, kế toán thanh toán lập các bảng kê chi tiết cho TK 621, TK 622, TK 623, TK 627 (chi tiết từng tiểu khoản). Biểu 36 Bộ xây dựng Công ty xây dựng số 20 Tờ kê chi tiết Tháng 12 năm 2001 Nội dung Ghi Nợ TK Ghi Có TK TK 621 TK 1413 1. Nhà máy bia- XN 201 489.447.833 489.477.833 2. Đại học quốc gia- XN 201 1.149.011.910 1.149.011.910 ...... Cộng 5.165.804.997 5.165.804.997 Sau đó kế toán thanh toán đưa các bảng kê này cùng bảng tổng hợp chi phí của xí nghiệp cho kế toán tổng hợp để nhập số liệu vào máy. Số liệu được nhập vào các sổ theo hình thức Nhật ký chung bao gồm sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và và sổ cái các tài khoản TK 621, TK 622, TK 623, TK 627 (chi tiết theo tiểu khoản), TK 154. Các sổ được lập tương tự như tại Xí nghiệp 201. Số tổng cộng trên các sổ sẽ được đối chiếu với số tổng cộng trên các tờ kê chi tiết để đảm bảo độ chính xác. III. Tính giá thành sản phẩm tại Công ty xây dựng số 20 - LICOGI III.1. Đối tượng và phương pháp tính giá thành sản phẩm tại Công ty Việc tính giá thành sản phẩm là khâu cuối cùng trong quy trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Để tính giá thành một cách chính xác trước tiên cần lựa chọn đối tượng và phương pháp tính hợp lý. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của Công ty nói riêng, cũng như xuất phát từ đặc điểm của đối tượng hạch toán chi phí là từng công trình, hạng mục công trình cụ thể nên Công ty lựa chọn đối tượng tính giá thành là từng công trình, hạng mục công trình. Giá thành công trình được tính theo phương pháp trực tiếp: Giá thành công tác xây lắp hoàn thành bàn giao = Chi phí sản phẩm dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ - Chi phí sản phẩm dở dang cuối kỳ Đối với công trình Nhà máy bia, giá thành sản xuất là toàn bộ chi phí phát sinh từ khi khởi công đến khi công trình hoàn thành bàn giao (tức là tổng chi phí hai quý quý III và quý IV). III.2. Nội dung hạch toán giá thành Hàng tháng kế toán tiến hành tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng công trình, tính ra tổng chi phí sản xuất phát sinh trong tháng. Cuối quý, căn cứ vào chi phí phát sinh hàng tháng, kế toán tổng hợp chi phí phát sinh trong cả quý cho từng công trình. Rồi căn cứ vào giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ để tính ra giá thành thực tế của công trình và kết chuyển sang tài khoản 632: Nợ TK 632: 2.864.000.000 Có TK 154- Nhà máy bia: 2.864.000.000 Biểu 37 Bảng tổng hợp chi phí sản xuất Quý IV năm 2001 Công trình: Nhà máy bia Tháng CP NVLTT CP NCTT CP MTC CP SXC Tổng 10 128.141.849 52.412.000 5.435.000 5.344.944 191.333.793 11 314.459.845 58.000.420 10.720.000 999.200 384.179.465 12 489.447.833 49.360.550 43.236.910 39.930.068 621.975.361 Tổng 932.049.527 159.772.970 59.391.910 46.274.212 1.157.488.619 IV. Phân tích thông tin chi phí Để xem xét sự biến động của chi phí sản xuất trong kỳ, đồng thời đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, cuối mỗi kỳ kế toán sau khi tính ra giá thành của các công trình, kế toán thực hiện phân tích các thông tin chi phí. Việc phân tích được thực hiện trên cơ sở so sánh giữa giá thành dự toán và giá thành thực tế của công trình, từ đó tìm ra tỷ lệ hoàn thành kế hoạch về chi phí, tỷ trọng từng khoản mục chi phí trong tổng giá dự toán và tổng giá thực tế cũng như biến động trong từng khoản mục phí. Tuy nhiên tại Công ty xây dựng số 20, do quy định của Công ty là chỉ chấp nhận thanh toán cho đội trong phạm vi phần chi phí được giao khoán, nên tất cả các công trình đều có giá thực tế bằng với giá dự toán. Vì vậy nếu lấy số liệu trên sổ sách kế toán làm căn cứ cho chi phí thực tế thì việc phân tích thông tin chi phí là không có ý nghĩa. Do đó trong phần này, phần chi phí thực tế em lấy số liệu về tình hình chi phí phát sinh thực tế tại đội xây dựng (không bao gồm phần chi phí của bộ máy xí nghiệp phân bổ xuống). Còn chi phí dự toán chính là giá trị giao khoán của xí nghiệp cho đội. Bảng phân tích chi phí Công trình Nhà máy bia Khoản mục chi phí Theo dự toán Theo thực tế Chênh lệch Số tiền % Số tiền % Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 2.296.086.700 82 1.882.791.094 80,84 413.295.606 Chi phí nhân công trực tiếp 386.000.000 13,79 339.680.000 14,58 46.320.000 Chi phí máy thi công 89.095.200 3,18 80.185.680 3,44 8.909.520 Chi phí sản xuất chung 28.818.100 1,03 26.512.652 1,14 2.305.448 Tổng 2.800.000.000 100 2.329.169.426 100 470.830.574 Qua Bảng phân tích trên ta thấy: Giá thành thực tế giảm so với giá thành dự toán là 470.830.574, bằng 0,83% so với giá thành trên dự toán. Sở dĩ có sự chênh lệch như vậy là do: + Khoản mục nguyên vật liệu giảm 413.295.606, tức là giảm 18%. Nguyên nhân là do Đội tìm được nguồn nguyên vật liệu rẻ hơn so với đơn giá dự toán nên đã tiết kiệm được một khoản chi phí lớn. Bên cạnh đó, các cán bộ kỹ thuật của đội cũng đã tìm được các biện pháp để tiết kiệm vật tư thi công mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. + Khoản mục nhân công giảm 46.320.000, tức là giảm 12%. Nguyên nhân là do Đội đã chủ động thuê lao động tại địa phương, vì vậy tiết kiệm được chi phí ăn ở, sinh hoạt của công nhân. Do đó đơn giá nhân công rẻ mà chất lượng công nhân vẫn đáp ứng tốt nhu cầu kỹ thuật thi công. Đồng thời đội cũng tiết kiệm được một khoản do không phải trích lập các khoản theo lương cho số công nhân thuê ngoài này. + Khoản mục chi phí máy giảm 4.323.691, tức là giảm 10%. Nguyên nhân là do trong quá trình thi công, đội đã có các biện pháp thi công hợp lý, do đó làm giảm số ca máy, giờ máy cũng như khối lượng công việc phải do máy móc đảm nhận. Vì vậy đã làm giảm khoản mục chi phí máy thi công. + Khoản mục chi phí chung giảm 6.562.100, tức là giảm 8% Nguyên nhan là do, các nhân viên trong bộ phận quản lý đội đã óc ý thức tiết kiệm, tránh được những khoản chi phí không cần thiết. Vì vậy đã làm giảm chi phí sản xuất chung. Mặt khác tỷ trọng các khoản mục chi phí trong giá thành cũng thay đổi. Điều này chứng tỏ việc lập dự toán của Công ty chưa chuẩn, chưa sát với thực tế. Vì vậy Công ty cần phải nắm rõ thực tế sản xuất, cử các cán bộ kỹ thuật thường xuyên theo dõi tình hình thi công thực tế để đưa ra các định mức chi phí hợp lý hơn, để khuyến khích tiết kiệm trong sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Phần ba: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty xây dựng số 20 - licogi. I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành là một yêu cầu cần thiết khách quan cho các doanh nghiệp, là căn cứ để nhà quản lý đưa ra những quyết định tối ưu trong sản xuất. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, bất cứ một nhà quản lý nào muốn cho doanh nghiệp của mình tồn tại và phát triển đều phải tìm mọi biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở những tiềm lực có hạn, để từ một lượng yếu tố đầu vào cố định thu được một kết quả đầu ra tối đa, chất lượng cao. Muốn vậy quá trình sản xuất phải diễn ra một cách thuận lợi từ khâu lập dự toán đến khâu tổ chức thực hiện, quản trị doanh nghiệp phải thu thập được những thông tin về tình hình chi phí đi đôi với kết quả thu được. Những thông tin kinh tế đó không những được xác định bằng phương pháp trực quan căn cứ vào sự tồn tại hình thái vật chất của nó mà còn bằng phương pháp ghi chép, tính toán dựa trên sự phản ánh tình hình chi phí thực tế trên sổ sách. Vì vậy hạch toán kế toán nói chung và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành nói riêng với chức năng cơ bản là cung cấp thông tin cho quản lý , đã khẳng dịnh vai trò không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. Để có thể đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu quản lý, hỗ trợ tích cực cho các nhà quản trị doanh nghiệp, thì công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành phải được hoàn thiện trên mọi mặt: từ khâu tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo đến khâu tổ chức bộ máy kế toán. Theo đó việc tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ phải được thực hiện có hệ thống, khoa học hợp lý. Hệ thống tài khoản sổ sách sử dụng phải đảm bảo phản ánh đầy đủ chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Hệ thống báo cáo được lập đúng quy định, chính xác, kịp thời cung cấp thông tin cho các nhà quản lý. Phương hướng chung để hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành là trên cơ sở phát huy những ưu điểm hiện có, khắc phục những thiếu sót tồn tại, đảm bảo vừa tuân thủ đúng chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp (ban hành ngày 16/12/1998 theo QĐ 1864/ QĐ- CĐKT/ BTC) vừa phù hợp với những đặc điểm riêng có của doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán và công tác quản trị doanh nghiệp. II. Đánh giá chung về công tác quản lý và công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Công ty xây dựng số 20- LICOGI là một đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng- Bộ xây dựng. Tuy được thành lập chưa lâu, nhưng với sự nỗ lực của toàn thể CBCNV trong Công ty, sự lãnh đạo nhiệt tình, sáng suốt của Ban giám đốc cùng với sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời, sát sao của Tổng công ty, Công ty đã vượt qua những khó khăn, lớn mạnh cả về quy mô và chất lượng sản xuất. Công ty luôn chủ động tìm kiếm thị trường, khuyến khích các CBCNV trong Công ty cùng tham gia vào công tác tìm kiếm việc làm, tạo điều kiện cho người lao động luôn có đủ việc làm, tăng thu nhập. Công ty đặc biệt chú trọng quan tâm đến công tác đấu thầu, để có thể ký được những hợp đồng lớn, đem lại lợi nhuận cao và làm tăng uy tín của Công ty trong ngành xây dựng cơ bản. Tuỳ theo quy mô và tính chất của từng công trình mà công ty có thể đấu thầu toàn bộ công trình hoặc từng hạng mục công trình, sao cho phù hợp với tiềm lực của công ty và làm tăng tối đa khả năng thắng thầu. Đối với mỗi dự án, Công ty luôn đưa ra được kế hoạch, biện pháp thi công hợp lý, theo dõi giám sát quá trình thực hiện nhằm tiết kiệm các chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Có thể nói, Công ty đã ngày càng khẳng định được vị trí của mình trong ngành xây dựng, tạo được uy tín với các bạn hàng, mở rộng phạm vi hoạt động khắp các tỉnh thành trong cả nước. Để có được thành tựu ấy, phải kể đến bộ máy quản lý của Công ty và sự đóng góp rất lớn của các phòng ban chức năng trong đó có phòng kế toán. * Về bộ máy quản lý: Công ty đã xây dựng được một bộ máy quản lý gọn nhẹ, phù hợp với cơ chế thị trường. Các cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, có kỹ năng quản lý và kinh nghiệm lâu năm trong ngành xây dựng, năng động nhạy bén, nên luôn kịp thời xử lý mọi tình huống trong sản xuất. Mô hình quản lý trực tuyến với sự lãnh đạo cao nhất của Giám đốc công ty đã đem lại sự nhất quán, nhịp nhàng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. * Về tổ chức sản xuất: Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được chia làm hai mảng xây dựng và cơ giới. Mỗi mảng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của các giám đốc chuyên môn, đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty. Bên cạnh đó, hệ thống các phòng ban chức năng của Công ty được tổ chức hoạt động chặt chẽ, phân công trách nhiệm rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng trong sản xuất đã cố vấn một cách có hiệu quả cho cấp quản lý cao nhất về các mặt sản xuất kinh doanh và tạo hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất. Một điều đáng chú ý là Công ty đã áp dụng hình thức khoán gọn tới từng công trình. Tuỳ theo quy mô tính chất của công việc, Công ty lập hợp đồng khoán gọn với các đội phù hợp với khả năng của từng đội. Theo đó Công ty chỉ chịu trách nhiệm cấp vốn, còn các đội tự trang trải các khoản chi phí trong phạm vi chi phí được giao khoán và có trách nhiệm bàn giao công trình đúng thời hạn và với chất lượng đúng quy định. Giám đốc xí ngiệp và các đội trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc Công ty về chất lượng và tiến độ thi công. Định kỳ, các đội tập hợp chứng từ gửi lên phòng kế toán xí nghiệp và phòng kế toán Công ty để kế toán kiểm tra, theo dõi và ghi nhận các khoản chi phí thực tế phát sinh. Điều này đã tạo ra sự chủ động trong sản xuất và khuyến khích tinh thần trách nhiệm và năng động trong thi công của các đội. * Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, chặt chẽ với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ, có năng lực, nhiệt tình trong công việc, lại được bố trí hợp lý phù hợp với năng lực của từng người đã tạo điều kiện nâng cao tinh thần trách nhiệm và tạo ra sự phối hợp một cách có hiệu quả giữa các phần hành kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thành 3 cấp: Kế toán Công ty- Kế toán xí nghiệp- Kế toán đội. Trong quá trình làm việc, phòng kế toán công ty luôn kiểm tra, giám sát và có sự chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ một cách kịp thời để đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán ở các cấp dưới. Điều này đã tạo ra sự quản lý một cách chặt chẽ về mặt kế toán đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ở mọi cấp quản lý. Trong quá trình áp dụng chế độ kế toán mới, tuy còn gặp rất nhiều khó khăn do phải tiếp cận với những khái niệm mới, cơ chế mới, nhưng các nhân viên kế toán trong công ty đã không ngừng học hỏi, cập nhật thông tin, để vận dụng một cách linh hoạt chế độ kế toán mới vào điều kiện cụ thể của Công ty. * Về tổ chức công tác kế toán: Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ theo đúng chế độ kế toán ban hành. Ngoài ra còn có một số chứng từ khác theo quy định của Công ty. Các chứng từ của công ty được đánh số thứ tự theo từng loại và số hiệu chứng từ được dùng làm căn cứ để ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản được đánh theo từng bộ chứng từ. Sau mỗi bộ chứng từ đều có bảng tổng hợp, ghi các định khoản ban đầu để vào sổ kế toán. Vì vậy tránh được những nhầm lẫn, thiếu sót khi vào sổ. Hệ thống tài khoản áp dụng đúng chế độ, và được mở chi tiết đến cấp 2, cấp 3 cho từng công trình, hạng mục công trình, đảm bảo phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống sổ sách bao gồm đầy đủ hai hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp, đảm bảo theo dõi một cách chi tiết tới từng công trình và tổng hợp cho tất cả các công trình. Bên cạnh đó công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung (kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán máy). Hình thức này tương đối đơn giản và thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy. * Về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành Công ty đã lựa chọn đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành là từng công trình, hạng mục công trình. Hàng tháng chi phí phát sinh sẽ được kế toán tập hợp theo từng khoản mục. Cuối tháng kết chuyển phân bổ chi phí sang TK 154 – chi tiết cho từng công trình. Theo đó các chi phí phát sinh liên quan đến đối tượng nào thì được hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó, trường hợp chi phí liên quan đến nhiều đối tượng thì tập hợp chung rồi phân bổ cho từng đối tượng. Cuối tháng tổng hợp các khoản mục chi phí phát sinh của từng công trình, kế toán lập Bảng tổng hợp chi phí công trình. Cuối quý căn cứ vào Bảng tổng hợp chi phí công trình hàng tháng này, kế toán tổng hợp chi phí cả quý cho từng công trình, thực hiện kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang, rồi lập Bảng tính giá thành. Khi đó giá thành sản phẩm được tính theo phương pháp trực tiếp (= chi phí sản phẩm dở dang đầu kỳ + chi phí phát sinh trong kỳ – chi phí sản phẩm dở dang cuối kỳ). Như vậy công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành được thực hiện tương đối dễ dàng và chính xác, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời hiệu quả cho bộ phận quản lý. Về vật tư: Công ty giao quyền chủ động cho các đội tự lập kế hoạch mua sắm vật tư theo tiến độ thi công và nhu cầu sử dụng vật tư. Do đó vật tư mua về được chuyển thẳng tới chân công trình và sử dụng ngay, giảm được chi phí vận chuyển, tránh bị tồn đọng vật tư gây ứ đọng vốn. Về nhân công: Công ty áp dụng hình thức khoán sản phẩm và tính lương cho người lao động căn cứ vào bảng chấm công và khối lượng công việc giao khoán hoàn thành. Vì vậy việc hạch toán chi phí nhân công ở Công ty tương đối rõ ràng, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động, làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít. Đồng thời việc kết hợp hình thức trả lương khoán sản phẩm với hình thức trả lương theo thời gian đã gắn liền với lợi ích vật chất của người lao động và tiến độ thi công. Về chi phí máy: Công ty quy định nếu các đội và xí nghiệp trực thuộc có nhu cầu sử dụng máy móc của công ty thì lập hợp đồng thuê và trừ vào chi phí khoán. Quy định này khiến cho việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công ở cấp đội và xí nghiệp rất thuận tiện và đơn giản. Máy thi công phục vụ công trình nào thì hạch toán chi phí máy thi công trực tiếp cho công trình đó. Về chi phí chung: kế toán hạch toán dựa trên cơ sở các chứng từ gốc phát sinh, và các bảng kê chi phí do kế toán đội gửi lên. Đồng thời theo dõi chi tiết theo từng địa điểm phát sinh (các đội, bộ phận gián tiếp xí nghiệp). Vì vậy đã phản ánh đúng chi phí thực tế của từng bộ phận, từng công trình. Có được những thành quả trên đây là nhờ sự nỗ lực của toàn thể CBCNV trong Công ty và sự năng động, nhiệt tình,sáng suốt trong quản lý của ban giám đốc công ty cùng với sự hỗ trợ tích cực của các phòng ban chức năng mà đặc biệt là phòng kế toán, đã thực hiện tốt vai trò cung cấp thông tin cho các nhà quản lý. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó công ty không tránh khỏi những tồn tại cần khắc phục. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự giúp đỡ tận tình của các cô chú trong phòng kế toán công ty và phòng kế toán xí nghiệp, em đã được tìm hiểu về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty. Qua đó em xin được đưa ra một số ý kiến về những vấn đề mà em cho là công ty cần phải khắc phục và em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện. III. Những tồn tại trong công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty và những giải pháp hoàn thiện Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí sản xuất. Hiện nay hầu hết các công ty xây dựng đều áp dụng hình thức khoán gọn xuống các tổ, đội thi công. Tuỳ theo quy mô và tính chất của công trình mà thực hiện khoán toàn bộ công trình, khoán từng hạng mục công trình, hay khoán từng phần việc cụ thể. Đây là phương thức quản lý thích hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của ngành xây dựng cơ bản. Nó gắn liền với lợi ích vật chất của người lao động, tổ, đội sản xuất, với khối lượng, chất lượng cũng như tiến độ thi công công trình. Đồng thời mở rộng quyền tự chủ về hạch toán kinh doanh, lựa chọn phương thức tổ chức lao động, tổ chức thi công, phát huy khả năng của mỗi bộ phận sản xuất. Một công trình có thể có nhiều hợp đồng khoán gọn, một đội xây dựng có thể tham gia vào nhiều hợp đồng khoán gọn của nhiều công trình. Vì vậy Công ty cần đôn đốc nhắc nhở các xí nghiệp, tổ, đội sản xuất thực hiện nghiêm chỉnh những quy định về giao khoán nội bộ, về chế độ thanh toán, về trách nhiệm vật chất, về luân chuyển chứng từ, về kiểm tra giám sát ... Có như vậy công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm mới đạt hiệu quả như mong muốn. III.1. Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ Công ty xây dựng số 20 có địa bàn hoạt động rất rộng. Công ty thực hiện thi công các công trình ở khắp các tỉnh thành trong phạm vi toàn quốc. Hơn nữa số lượng công trình thi công trong cùng một thời gian rất nhiều, rải rác và phân tán. Vì vậy việc luân chuyển chứng từ gốc lên phòng kế toán không tránh khỏi sự chậm trễ. Bên cạnh đó, các đội trưởng cố ý không giao nộp chứng từ để cuối kỳ cân đối các khoản thu, chi của đội cho thích hợp. Những điều này đã dẫn đến tình trạng chứng từ thường được dồn vào cuối quý hoặc cuối năm, mặc dù Công ty đã quy định hàng tháng các đội phải nộp chứng từ lên phòng kế toán xí nghiệp và phòng kế toán công ty để làm thủ tục hoàn ứng. Vì thế đã có tình trạng chi phí phát sinh tháng này đến tháng sau hoặc thậm chí kỳ sau mới được hạch toán, gây ra sự thiếu chính xác trong thông tin chi phí của kế toán. Và kéo theo đó, một số chứng từ không làm được thủ tục hoàn thuế GTGT đầu vào do quá hạn, gây lãng phí rất lớn. Mặt khác, đến cuối kỳ chứng từ dồn về với số lượng lớn, khiến công tác kế toán rất vất vả và dễ dẫn đến những sai sót không đáng có. Do đó, để khắc phục tình trạng này phòng tài vụ cần quy định cụ thể về thời hạn giao nộp chứng từ và có những biện pháp cứng rắn để yêu cầu các đội tuân thủ như phạt hành chính, không làm thủ tục cho vay tiền khi chưa thanh toán hết số vay lần trước. Đối với các công trình ở xa, phòng tài vụ có thể cử nhân viên tới tận công trình để thu thập chứng từ, cập nhật sổ sách chi tiết, đảm bảo phản ánh kịp thời các chi phí phát sinh. III.2. Hoàn thiện chế độ giao khoán. Tại công ty áp dụng hình thức khoán gọn xuống các đội xây dựng. Các đội được giao cho một lượng chi phí khoán nhất định và Công ty chỉ chấp nhận thanh toán trong phạm vi số chi phí đã giao khoán. Điều này theo em là rất cứng nhắc và không hợp lý. Bởi lẽ có những khoản chi phí thật sự cần thiết mà đội phải chi thêm ngoài dự toán, nhưng nếu công ty không chấp nhận thanh toán thì sẽ gây khó khăn rất lớn cho các đội trưởng và khiến cho các đội không dám thực hiện. Ngược lại có những khoản chi phí không cần thiết nhưng Công ty lại không nắm được do có đủ chứng từ minh chứng. Như vậy, hình thức khoán này dễ tạo ra những tiêu cực trong thanh toán. Các đội sẽ lo đủ chứng từ để thanh toán hoàn ứng sao cho số thanh toán đúng bằng giá giao khoán của Công ty. Điều này gây ra sự lãng phí rất lớn, mà công ty lại không nắm được thực tế tình hình chi phí phát sinh va do vậy những chỉ tiêu định mức, kế hoạch, và những phân tích về tình hình hạ giá thành sẽ không có ý nghĩa và không chính xác. Vì vậy theo em Công ty nên linh hoạt hơn trong cơ chế khoán nội bộ. Nếu chi phí thực tế lớn hơn chi phí giao khoán thì đội phải giải trình được với Giám đốc công ty, nếu hợp lý thì chấp nhận thanh toán cho đội. Như thế sẽ tạo điều kiện cho các đội thực hiện tốt công việc của mình và nâng cao chất lượng công việc. Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn chi phí giao khoán thì đội vẫn được thanh toán theo phần chi phí giao khoán, số tiết kiệm được sẽ đưa vào quỹ của xí nghiệp hoặc quỹ của các đội để phân chia cho người lao động. Như thế vừa đảm bảo quyền lợi của người lao động, vừa đảm bảo cung cấp những thông tin chính xác về chi phí và giá thành của các công trình, hạng mục công trình. III.3. Hoàn thiện việc phân cấp trong bộ máy kế toán. Tại công ty xây dựng số 20, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành được thực hiện tại hai bộ phận: Phòng kế toán công ty và phòng kế toán xí nghiệp. Phòng kế toán xí nghiệp được phân cấp hạch toán chi phí và tính giá thành đối với những công trình do các đội của xí nghiệp thi công, được phép lưu giữ các chứng từ gốc và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ của các chứng từ. Công ty chịu trách nhiệm cấp vốn cho xí nghiệp như một đơn vị độc lập. Tuy nhiên, kế toán công ty lại sử dụng TK 141 để phản ánh quan hệ giữa công ty và xí nghiệp. Điều này không phản ánh đúng bản chất quan hệ cấp vốn và sự phân cấp hạch toán giữa công ty và xí nghiệp. Mặt khác, hiện nay việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại phòng kế toán công ty và phòng kế toán xí nghiệp bị trùng lắp nhau. Những thông tin chi phí đã được kế toán xí nghiệp tập hợp, ghi nhận lại được phòng kế toán công ty ghi nhận lần nữa. Điều này gây lãng phí rất lớn về nhân lực cũng như vật lực. Vì vậy theo em, kế toán công ty nên sử dụng tài khoản 136- Phải thu nội bộ để phản ánh quan hệ cấp vốn với xí nghiệp. Theo đó: * Khi tạm ứng tiền cho Xí nghiệp, ghi: Nợ TK 136 Có TK 111,112 * Khi nhận khối lượng xây lắp do Xí nghiệp bàn giao: Nợ TK 154, 632: theo giá không thuế Có TK 136 III.4. Hoàn thiện hạch toán chi phí nguyên vật liệu + Chi phí nguyên vật liệu là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm nên Công ty cần phải quan tâm nhiều hơn nữa. Do áp dụng phương thức khoán gọn, nên Công ty giao cho các đội chủ động tổ chức cung ứng vật tư. Công ty chỉ quản lý thông qua các hoá đơn thanh toán với nhà cung cấp. Như vậy có thể thấy, Công ty hầu như không có sự kiểm soát đối với việc sử dụng vật liệu thực tế tại các công trình. Tất nhiên, việc Công ty thanh toán cho các đội theo giá trị khoán đã buộc các đội có ý thức hơn trong việc kiểm soát chi phí. Song điều này dễ xảy ra tiêu cực trong việc sử dụng các hoá đơn, chứng từ khai tăng chi phí về vật liệu. Do đó để tăng cường tính kiểm tra, Công ty cần bố trí thêm nhân viên thường xuyên theo dõi chi phí vật tư tại các đội công trình. Công ty cần tăng cường kiểm tra giám sát việc ghi chép các chứng từ ban đầu của nhân viên, có biện pháp xử lý thích hợp với những trường hợp vi phạm. + Chứng từ về vật tư mới chỉ có hợp đồng, hoá đơn mua bán vật tư, không phản ánh được những thiếu hụt trong quá trình vận chuyển, giao nhận. Do đó vật tư mua về, ngoài hoá đơn mua hàng cần phải có biên bản giao nhận vật tư giữa người cung cấp và người mua. Biên bản giao nhận có thể được lập theo mẫu sau: Biên bản giao nhận vật tư Ngày tháng năm Ông (bà): người cung ứng Địa chỉ: Ông (bà): người nhận Địa chỉ: Tiến hành bàn giao lượng vật tư như sau: STT Tên, quy cách , chủng loại vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú Tổng cộng Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận + Ngoài ra khi hạch toán nguyên vật liệu xuất dùng, kế toán đã không hạch toán chi phí thu mua vào TK 621 mà lại hạch toán vào TK 6237 và TK 6277, điều này gây ra sự thiếu chính xác trong tính giá vật tư và do đó phản ánh không chính xác chi phí nguyên vật liệu. Do đó khi hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán phải tính cả giá mua và chi phí thu mua, vận chuyển nguyên vật liệu. Trị giá nguyên vật liệu sử dụng thi công = Giá mua nguyên vật liệu + Chi phí thu mua vận chuyển III.5. Hoàn thiện hạch toán chi phí nhân công + Việc thanh toán lương của Công ty được căn cứ vào hợp đồng làm khoán và bảng chấm công. Song qua bảng tính lương ta thấy Công ty không khuyến khích được công nhân có tay nghề bậc cao vì tiền lương tính cho công nhân tay nghề bậc cao cũng như công nhân tay nghề bậc thấp, đều lấy tổng số tiền theo hợp đồng chia cho tổng số ngày công và nhân với số công của từng người. Để giải quyết vấn đề này cần điều chỉnh như sau: + Trước hết căn cứ vào bậc thợ để tính ra số công quy đổi: Số công quy đổi = Số công thực tế x Bậc thợ + Tính ra số tiền lương một công nhân: Tiền lương phải trả = Tổng số tiền theo hợp đồng khoán x Số công quy đổi của một công nhân Tổng số công quy đổi + Bên cạnh đó trong khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, theo chế độ quy định chỉ bao gồm lương công nhân trực tiếp sản xuất. Nhưng tại Công ty, lương nhân viên quản lý đội cũng được hạch toán vào khoản mục này. Điều này gây ra sự thiếu chính xác trong thông tin chi phí, làm tăng chi phí nhân công trực tiếp và làm giảm chi phí sản xuất chung. Vì vậy đối với lương nhân viên quản lý đội, kế toán cần tách riêng và hạch toán vào TK 6271- chi phí nhân viên quản lý đội: Nợ TK 6271 Có TK 3341, 3342 III.6. Hoàn thiện hạch toán chi phí máy thi công Chi phí máy thi công được hạch toán dựa trên các bảng kê chi phí thuê máy mà đội gửi lên. Tuy nhiên chứng từ gốc chỉ bao gồm hợp đồng thuê máy. Điều này dễ dẫn đến tình trạng gian lận, làm giả chứng từ. Vì vậy theo em, tại các công trình, kế toán đội nên lập phiếu theo dõi hoạt động máy thi công. Phiếu này có thể lập theo mẫu sau: Phiếu theo dõi hoạt động máy thi công Tháng năm Công trình: Máy: Thời gian Người điều khiển Địa điểm công trình Số lượng dự tính Số lượng thực hiện Xác nhận Tổng cộng III.7. Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất chung + Tại công ty, hạch toán vào khoản mục chi phí sản xuất chung ngoài phần chi phí quản lý đội còn có các chi phí phát sinh ở bộ phận quản lý xí nghiệp. Điều này dễ gây ra sự nhầm lẫn trong công tác hạch toán đồng thời không phản ánh đúng nội dung của các khoản mục chi phí. Vì vậy theo em, các chi phí phát sinh trong bộ phận quản lý xí nghiệp không hạch toán vào TK 627, mà chuyển sang TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK này cũng được chi tiết thành 8 TK cấp 2: - TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý - TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý - TK 6425- Thuế, phí và lệ phí - TK 6426- Chi phí dự phòng - TK 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài cho hoạt động quản lý - TK 6428- Chi phí bằng tiền khác + Bên cạnh đó, việc phân bổ chi phí của bộ máy quản lý Xí nghiệp vào giá thành công trình không được thực hiện theo một tiêu thức phân bổ nào. Hàng tháng kế toán phân bổ đều cho tất cả các công trình, cuối kỳ tập hợp lại. Nếu số đã phân bổ lớn hơn phần chi phí mà doanh nghiệp được phép chi (= giá giao khoán của Công ty - giá giao khoán của Xí nghiệp), thì lập bút toán điều chỉnh ghi âm. Điều này là do cơ chế khoán của Công ty, Xí nghiệp chỉ được phép chi trong phạm vi phần giao khoán, do vậy dù phân bổ thế nào cũng phải đảm bảo bằng đúng phần chi phí khoán. Hơn nữa, do chứng từ nộp về chậm nên kế toán không có số liệu về chi phí trực tiếp trong tháng để phân bổ. Công tác xác định khối lượng xây lắp cũng không được thực hiện tốt, vì thế kế toán cũng không thể phân bổ theo tiêu thức này. Tuy nhiên nếu làm như Xí nghiệp hiện nay thì việc phân bổ đều chi phí không phản ánh đúng số chi phí phát sinh thực tế hàng tháng của công trình. Mặt khác việc lập bút toán điều chỉnh vào tháng cuối cùng đã dẫn đến tình trạng chi phí phân bổ cho tháng đó là âm, điều này rất bất hợp lý. Vì vậy theo em để khắc phục tình trạng này, trước mắt hàng tháng kế toán có thể phân bổ đều chi phí cho các công trình, nhưng đến cuối kỳ kế toán phải tính ra tỷ lệ điều chỉnh để điều chỉnh chi phí tất cả các tháng, không để tập trung vào tháng cuối cùng. + Việc phân bổ chi phí chung được tiến hành theo từng khoản mục (6271, 6272, 6273 …). Theo em việc này không đem lại hiệu quả vì thông tin cung cấp của kế toán rất vụn vặt. Do đó theo em, kế toán chỉ cần lập Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung theo từng khoản mục, sau đấy lấy số liệu tổng hợp để vào sổ TK 627 và phân bổ cho các đối tượng. Như vậy vừa đáp ứng được nhu cầu thông tin chi tiết về từng khoản mục chi phí vừa đảm bảo phân bổ chính xác chi phí cho các công trình. Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung Nội dung chi phí TK đối ứng Tổng số Trong đó 6271 … 6278 ... Tổng III.8. Hoàn thiện công tác tính giá sản phẩm dở dang Trong các xí nghiệp xây dựng, khối lượng SPDD chiếm một tỷ lệ cao. Nó sẽ tác động đến sản lượng, năng suất lao động và đến lỗ lãi. Nó có một vai trò to lớn trong việc xác định nhu cầu kinh phí để chi cho TSLĐ. Sai sót trong việc xác định khối lượng SPDD có thể dẫn đến giảm sản lượng, giảm NSLĐ và lãi, cũng như đánh giá sai kết quả sản xuất và do đó các phân tích kinh tế sẽ dẫn đến kết luận sai. Đồng thời nó có thể dẫn đến thừa hoặc thiếu kinh phí cho xí nghiệp. Vì vậy việc xác định giá trị SPDD có một vai trò quan trọng. Tuy nhiên ở Công ty, việc tính giá sản phẩm dở dang không được chú ý đúng mức. Hầu hết các công trình khi thanh toán, đặc biệt là thời điểm cuối năm, đều để số dư = 0 trên TK 154. Điều này gây ra khó khăn rất lớn trong thanh toán với bên A do không được chấp nhận khối lượng hoàn thành, mặt khác lại không xác định đúng giá thành sản phẩm. Do vậy theo em Công ty nên yêu cầu các cán bộ phòng kỹ thuật thực hiện nghiêm túc việc tính giá sản phẩm dở dang trong mỗi kỳ tính giá thành. III.9. Hoàn thiện hạch toán chi phí thiệt hại trong xây lắp Do những đặc trưng của ngành xây dựng cơ bản, nên trong qúa trình thi công không tránh khỏi những thiệt hại do phá đi làm lại, do ngừng sản xuất. Nhưng trong các nội dung hạch toán của Công ty không thấy nội dung này. Như vậy, Công ty đã hạch toán thẳng vào giá thành công trình, điều này hoàn toàn trái với quy định, và làm tăng giá thành sản phẩm. Vì vậy theo em Công ty nên hạch toán nội dung này như sau: - Phản ánh khoản thiệt hại phát sinh trong quá trình xây lắp, kế toán ghi: Nợ TK 1381 Có TK 152,153,334,338... - Phản ánh các khoản thu hồi được như tiền bồi thường của chủ đầu tư, giá trị phế liệu thu hồi, kế toán ghi: Nợ TK 152,111,131... Có TK 1381 III.10. Hoàn thiện chứng từ kế toán Hiện nay tại Công ty, để tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ kế toán sử dụng Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung, Bảng phân bổ các khoản mục chi phí vào giá thành và Bảng tổng hợp chi phí công trình. Tuy nhiên nếu xem xét tổng chi phí sản xuất chung trên hai bảng phân bổ này ta có thể thấy, tổng chi phí SXC trên Bảng phân bổ chi phí SXC của bộ phận gián tiếp xí nghiệp không bao gồm khoản mục trích theo lương của nhân viên đội. Trong khi tổng chi phí sản xuất chung của đội trên Bảng phân bổ các khoản mục chi phí vào giá thành lại bao gồm khoản mục trích theo lương của nhân viên đội. Mà theo quy định của Công ty thì khoản mục này lại thuộc chi phí SXC của bộ phận gián tiếp xí nghiệp. Vì thế để dễ dàng so sánh với tổng chi phí chung trên bảng chi phí khoán và để kiểm soát được giá thành sản xuất tại đội và xí nghiệp, theo em xí nghiệp nên sử dụng bảng tổng hợp sau: Bảng tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm STT Tên công trình CPSXDD đầu kỳ Chi phí phát sinh trong kỳ CPSXDD cuối kỳ Tổng giá thành 621 622 623 627 Tổng Đội XN Đội XN Đội XN III.11. Tăng cường công tác quản trị Hiện nay ở Công ty các thông tin kế toán đặc biệt là kế toán chi phí chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Đối với các nhà quản trị, việc đánh giá và phân tích các thông tin chi phí còn chưa được coi trọng. Để quản lý chặt chẽ hơn nữa, hàng năm công ty nên tiến hành phân tích giá thành. Việc phân tích giá thành được thông qua phân tích các khoản mục chi phí cấu thành trong giá thành. Qua phân tích sẽ biết được tỷ trọng của từng loại chi phí, cũng như sự biến động của từng khoản mục chi phí, từ đó xác định được nguyên nhân của sự biến động và đưa ra các quyết định quản lý để phát huy và hạn chế những ảnh hưởng của từng nhân tố nhằm đạt được lợi ích tốt nhất cho Công ty trong kỳ tiếp theo. Thực hiện tốt chức năng này các nhà quản trị doanh nghiệp có thể chủ động đưa ra các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí, sử dụng hiệu quả nhất các yếu tố sản xuất, cân đối các khoản chi phí, và do đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển ổn định trên thị trường. Bên cạnh đó, Công ty có thể triển khai hệ thống kế toán quản trị được kết hợp với kế toán tài chính trên cùng một hệ thống. Hiện nay, công ty đã có được một số cơ sở thuận lợi như kế toán chi phí đã được thực hiện theo từng khoản mục, các tài khoản chi phí được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình, hệ thống sổ sách cũng được mở chi tiết cho từng khoản mục và cho từng đối tượng. Trên cơ sở đó, để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, công ty có thể áp dụng phương pháp kế toán chi phí định mức. Theo phương pháp này, toàn bộ các yếu tố chi phí đầu vào khi phát sinh được tính toán, tập hợp cho các đối tượng theo chi phí định mức. Đồng thời kế toán tách riêng chênh lệch CPSX thực tế so với chi phí định mức do biến động về lượng và biến động về giá của từng khoản mục chi phí. Điều đó giúp nhà quản lý phát hiện chênh lệch do thay đổi định mức, chênh lệch do vượt định mức, từ đó kiểm tra, kiểm soát chi phí. Mặt khác đảm bảo cung cấp thông tin nhanh về giá thành sản phẩm sát với thực tế. Khoản chênh lệch giữa chi phí định mức và chi phí thực tế cuối kỳ được xử lý để xác định giá thành thực tế của sản phẩm hoàn thành. áp dụng phương pháp này, để phản ánh chênh lệch chi phí thực tế với chi phí định mức do biến động về lượng và biến động về giá của các khoản mục chi phí, trong hệ thống tài khoản cần bổ sung thêm các tài khoản: TK Biến động chi phí NVLTT, TK Biến động chi phí NCTT, TK Biến động chi phí sử dụng MTC, TK Biến động chi phí SXC. Đồng thời, các nhà quản trị có thể nghiên cứu, phân tích chi phí theo cách ứng xử của chi phí. Theo đó, các chi phí thay đổi theo mức độ hoạt động như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp được xếp vào chi phí khả biến. Những chi phí không thay đổi theo mức độ hoạt động như một số khoản mục trong chi phí của bộ phận quản lý như chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí lương nhân viên quản lý … sẽ được xếp vào chi phí bất biến. Đối với một số chi phí mang tính chất hỗn hợp không thể tách riêng thành chi phí khả biến và chi phí bất biến ngay từ đầu thì kế toán quản trị có thể sử dụng một trong hai phương pháp cơ bản để tách là phương pháp bình phương bé nhất và phương pháp cực đại cực tiểu. Trên cơ sơ các chi phí tập hợp được kế toán thực hiện phân tích chi phí, xác định lợi nhuận, xác định điểm hoà vốn, xác định mức độ thay đổi của chi phí khi mức độ hoạt động thay đổi, lập kế hoạch vốn, kế hoạch chi phí … Tuy nhiên để thực hiện được điều này đòi hỏi Công ty phải thiết lập được hệ thống kế toán quản trị, tổ chức nhân viên kế toán quản trị, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính. Kết luận Trong quá trình thực tập tại Công ty xây dựng số 20, được sự hướng dẫn, chỉ bảo của cô giáo, sự giúp đỡ tận tình của Ban giám đốc và đặc biệt là của các cô chú trong phòng kế toán công ty và phòng kế toán xí nghiệp xây dựng 201, em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài: Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm với việc nâng cao hiệu quả quản lý chi phí sản xuất tại Công ty xây dựng số 20 – LICOGI. Trên cơ sở những kiến thức đã học được ở nhà trường, qua quá trình thực tập em đã có điều kiện vận dụng những vấn đề lý luận vào thực tiễn. Cũng qua quá trình thực tập, em đã nhìn nhận một cách đầy đủ về vai trò và vị trí quan trọng của công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng trong công tác quản trị doanh nghiệp. Qua đó em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhận xét và những phương hướng để khắc phục những mặt còn hạn chế, với hy vọng có thể đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển của Công ty. Do trình độ kiến thức có hạn, và thời gian thực tập chưa lâu nên trong luận văn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo giúp đỡ của các thầy cô để em có thể hoàn thiện tốt luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS Nguyễn Minh Phương và các cô chú trong phòng kế toán Công ty xây dựng số 20 và phòng kế toán Xí nghiệp xây dựng 201 đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2002 Tài liệu tham khảo 1. Sách: Hệ thống kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp Nhà xuất bản Tài chính - 1999. 2. Sách: Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - Chủ biên TS. Nguyễn Văn Công, Trường đại học kinh tế quốc dân Nhà xuất bản Tài chính - 2000. 3. Giáo trình kế toán quản trị - Chủ biên TS. Nguyễn Minh Phương, Trường đại học kinh tế quốc dân Nhà xuất bản Giáo dục - 1998 4. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh - Khoa kế toán, Trường Đại học kinh tế quốc dân Nhà xuất bản Thống kê - 2001 5. Sách: Kế toán xây dựng cơ bản - Chủ biên ThS. Đỗ Minh Thành, Trường đại học Thương mại Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà nội - 2000 6. Tạp chí kế toán, kiểm toán 7. Một số tài liệu quản lý và tài liệu kế toán của Công ty xây dựng số 20 và Xí nghiệp xây dựng 201. Mục lục Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Nhận xét của giáo viên Phản biện Nhận xét của cơ sở thực tập