Luận văn Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và tư vấn tài chính (ACCA) thực hiện

: Phản ánh đầy đủ các khoản phải trả Tính chính xác : Ghi nhận một cách chính xác Quyền và nghĩa vụ : Phản ánh toàn bộ các khoản thuộc nghĩa vụ của đơn vị Trình bày và công bố : TK phải trả người bán được trình bày và phân loại đúng, công bố một cách thỏa đáng Trình tự kiểm toán Tham chiếu Ngoại lệ Chữ ký, ngày tháng Có/ không Đã làm rõ A. Tìm hiểu, phân tích chung 1. Tìm hiểu tình hình kinh doanh của khách hàng + Xem xét số lượng các nhà cung cấp, chú trọng các nhà cung cấp thường xuyên + Tìm hiểu các đặc điểm liên quan đến việc giao nhận hàng: phương thức thanh toán, địa điểm giao hàng, chính sách chiết khấu, ... + Tìm hiểu xem có sự tranh chấp nào giữa khách hàng và các nhà cung cấp hay không 2. Thủ tục phân tích: + So sánh số dư TK phải trả năm nay so với năm trước + So sánh tỷ lệ các khoản phải trả trên tổng công nợ và vốn chủ sở hữu của năm nay so với năm trước B. Thủ tục kiểm toán chi tiết 1. Đối chiếu số liệu: + Giữa số dư trên báo cáo với sổ cái + Giữa só dư chi tiết với danh sách các khoản phải trả 2. Kiểm tra danh sách các khoản phải trả: + Kiểm tra cộng dồn + Lướt qua danh sách chi tiết các khoản phải trả, chú ý vào các khoản bất thường như: số dư nợ quá chẵn, số dư nợ quá lâu, số dư nợ lớn, các nhà cung cấp đặc biệt, các nhà thầu nước ngoài, nhà cung cấp vừa là người mua hàng, ... + Tìm hiểu xem có khoản nợ phải trả nào chưa được ghi nhận hay không? 3. Kiểm tra chọn mẫu một số nghiệp vụ phát sinh trên sổ cái với chứng từ để đảm bảo là việc ghi chép được thực hiện chính xác, đầy đủ. 4. Thực hiện việc gửi thư xác nhận đối với các khoản chưa có biên bản đối chiếu công nợ hoặc thư xác nhận nợ và nếu thấy cần thiết. 5. Thực hiện các bước thử nghiệm thay thế đối với các chi tiết không thể gửi thư xác nhận hoặc đã gửi thư xác nhận nhưng chưa nhận được thư trả lời. + Kiểm tra các chứng từ thanh toán đã được ghi nhận trên sổ quỹ, sổ ngân hàng các ngày sau ngày kết thúc niên độ. + Kiểm tra các chứng từ chứng minh cho các khoản nợ phải trả như: Hóa đơn mua hàng, Hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho ... 6. Kiểm tra việc chia cắt niên độ: + Kiểm tra các khoản nhập hàng vào các ngày trước và sau ngày kết thúc niên độ để đảm bảo rầng các khoản nhận hàng này được phản ánh vào TK phải trả một cách đúng đắn. + Kiểm tra các khoản trả tiền trên sổ quỹ, sổ ngân hàng để đảm bảo rằng các khoản thanh toán đã được ghi nhận đúng niên độ. 7. Xem xét các khoản phải trả cuối kỳ có gốc ngoại tệ, kiểm tra việc quy đổi các khoản phải trả có gốc ngoại tệ cuối ký theo quy định hiện hành. 8. Kiểm tra việc trình bày và công bố các khoản phải trả trên BCTC. C. Các thủ tục bổ sung (nếu có) CC11 CC2 CC3 CC4 CC5 CC0 2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Sau khi kế hoạch kiểm toán được hoàn tất thì trưởng nhóm kiểm toán sẽ công bố kế hoạch kiểm toán, triển khai phân công công việc cho từng thành viên, đồng thời thông báo trọng tâm công việc và những đặc thù của từng phần hành kiểm toán. KTV của ACCA luôn tuân thủ đúng những bước công việc đã được đề ra trong chương trình kiểm toán. Khi thực hiện chu trình này, KTV luôn chú trọng kiểm toán Khoản phải trả người bán. Công việc thực hiện gồm 2 bước: thực hiện thủ tục phân tích và thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết số dư. 2.1. Thực hiện thủ tục phân tích Tại công ty X, KTV tiến hành thủ tục phân tích . Bảng 15: GTLV của KTV ACCA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH CCCC 2 Khách hàng: Công ty X Người lập: THN Ngày: 30/03/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTN Ngày: 02/04/06 Nội dung: Phân tích Công ty X 2004 2005 Chênh lệch % chênh lệch tăng Trả trước cho người bán 4.058.653.156 4.489.645.369 430.992.213 9.6% Phải trả người bán 8.157.051.690 8.800.065.233 643.013.543 7,3% Khả năng thanh toán Năm 2004 Năm 2005 1. Khả năng thanh toán hiện hành (lần) 300,98% 275,5% 2. Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn (lần) 204,96% 204,69% 3. Khả năng thanh toán nhanh (lần) 36,51% 16,87% NX: Các tỷ suất năm 2005 của công ty X giảm so với năm 2004 chứng tỏ khả năng thanh toán của Công ty kém đi, phù hợp vối các khoản phải trả người bán tăng lên trong khi số lượng hàng hóa giảm đi. Công ty Y KTV cũng tiến hành thực hiện thủ tục phân tích như trên, kết quả được thể hiện trên GTLV của KTV như sau: Bảng 16: GTLV của KTV ACCA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH CCCC 9 Khách hàng: Công ty Y Người lập: TH Ngày: 30/02/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTN Ngày: 02/04/06 Nội dung: Phân tích Công ty X 2004 2005 Chênh lệch % chênh lệch tăng Trả trước cho người bán 0 0 0 0 Phải trả người bán 698.254.500 896.217.000 197.962.500 28.3 Khả năng thanh toán Năm 2004 Năm 2005 1. Khả năng thanh toán hiện hành (lần) 1.26 1.12 2. Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn (lần) 0.97 0.93 3. Khả năng thanh toán nhanh (lần) 0.16 0.19 NX: số dư khoản phải trả người bán năm 2005 tăng 197.962.500 đồng so với năm 2004,đã thực hiện đối chiếu với lượng hàng mua vào năm 2005, số biến động này là phù hợp, khoản tăng này là khoản tăng chủ yếu khoản phải trả của hai nhà cung cấp là công ty Lifan và công ty Johnson. Công ty Y đang gặp vấn đề về khả năng thanh toán, khả năng thanh toán hiện hành giảm xuống còn 1.12, khả năng thanh toán nhanh giảm xuống còn 0.93. 2.2. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết số dư 2.2.1. Đối chiếu số dư đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết Bước này nhằm xác minh tính đúng đắn của số dư đầu năm và số dư cuối kỳ của Các khoản nợ phải trả người bán. Ban đầu, KTV cộng tổng số phát sinh trên sổ cái TK 331 và đối chiếu với BCĐKT, sổ chi tiết. Sau đó, KTV so sánh số dư cuối kỳ của các khoản phải trả người bán trên báo cáo với số tổng cộng trên sổ tổng hợp nhằm xác định việc cộng sổ là chính xác. Bảng 17:GTLV của KTV ACCA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH CCCC 3 Khách hàng: Công ty X Người lập: THN Ngày: 30/03/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTN Ngày: 02/04/06 Nội dung: kiểm tra chi tiết Dư đầu kỳ : 8.588.044.233 a Phát sinh Nợ :430.992.213 b Phát sinh Có :643.013.543 b Dư cuối kỳ : 8.800.065.233 c a: Khớp với BCTC đã được kiểm toán năm b: Đã kiểm tra cộng dồn đúng c: Khớp với BCĐKT KTV thực hiện tương tự như vậy với công ty Y và nhận thấy rằng số dư đầu năm, cuối năm trên BCTC, sổ cái, sổ chi tiết đều khớp nhau. 2.2.2. Khẳng định số dư Để khẳng định số dư, KTV đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp với sổ chi tiết, biên bản đối chiếu công nợ. Kết quả được phản ánh trên GTLV của KTV như sau: Bảng 18: GTLV của KTV ACCA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH CCCCC 4 Khách hàng: Công ty X Người lập: THN Ngày: 30/03/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTN Ngày: 02/04/06 Nội dung: Tổng hợp phải trả người bán Mục tiêu: Tổng hợp số dư phải trả đầu năm, cuối năm của các nhà cung cấp có số phát sinh lớn trong năm. Đối chiếu với số liệu trên BCTC. Giải thích các chênh lệch nếu có. Phải trả người bán 31/12/2004 31/12/2005 Công ty Hà Nam Ninh 4.626.835.845 25.853.540.573 {a} Kho Quán Bánh 2.188.756.670 2.810.256.817 {b} Kho I Bến Thủy 0 529.948.521 Cửa hàng Hoàng Mai 0 290.911.307 {b} Công ty vật tư tổng hợp Nghệ tĩnh 300.239.130 268.129.137 {b} Công ty TM Vĩnh Oanh 91.834.643 123.801.700 {b} Xí nghiệp ô tô thương mại 3.678.512 91.882.837 Công ty TNHH TM Bình Lộc 285.161.022 78.213.327 {c} Công ty kho vận miền Nam 23.392.983 36.957.061 Công ty Thăng Long 0 32.551.917 DNTN Sáu Hằng 18.299875 20.195.454 {b} Trạm vật tư NN Tương Dương 0 19.167.617 Công ty Liên Sơn 18.593.612 18.593.612 (*) Đại lý Công Xuân 0 16.709.000 {b} Công ty TNHH Vĩnh Mạnh 0 16.666.667 Đại lý Quỳnh Lưu 18.504.333 13.594.022 CHXD Thanh Niên 81.266.753 9.149.155 Công ty TNHH Hồng Úy 0 820.100 Công ty TNHH Ninh Bình 190.969.167 0 Hợp tác xã Hà Huy Tập 309.519.147 113.593.557 Tổng 8.157.051.690 8.800.065.233 Chênh lệch 0 0 Nguồn số liệu: Tập hợp từ Bảng chi tiết Tài khoản 331. Công ty X có thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng với các nhà cung cấp chủ yếu (*) Khoản nợ công ty Liên sơn không phải là tồn đọng. Do Công ty X chưa thu được tiền từ đối tác nên chưa thanh toán. Kết luận: Không có chênh lệch giữa số liệu chi tiết và tổng hợp. {a}Khớp đối chiếu công nợ tài ngày 31/12/2005 giữa Công ty X và Công ty Xăng dầu Hà Nam Ninh. {b}Khớp biên bản đối chiếu công nợ giữa hai đơn vị tại ngày 31/12/05. {c}KTV đối chiếu khi kiểm toán Công ty TNHH TM Bình Lục. Không có chênh lệch. Đã gửi thư xác nhận Ngoài ra, để khẳng định số dư của các nhà cung cấp và khẳng định không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót, KTV tiến hành thủ tục gửi thư xác nhận.Đối với thủ tục gửi thư xác nhận Khoản phải trả người bán, KTV sẽ tiến hành gửi thư xác nhận mở nghĩa là KTV sẽ ghi sẵn con số và nhà cung cấp chỉ cần xác nhận có đúng không. Lựa chọn phương thức thư xác nhận này là do rủi ro đối với tài khoản này là thường bị ghi sổ thấp hơn so với thực tế. Việc gửi thư xác nhận được tiến hành càng sớm càng tốt (thường vào ngày đầu tiên đến khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vãn không nhận được phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng (kể cả sau khi đã gửi lần thứ hai), KTV sẽ không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có được bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả nhà cung cấp. Thư xác nhận cũng như phúc đáp đều được gửi và nhận trực tiếp giữa KTV và nhà cung cấp để tránh sự can thiệp của khách hàng. Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều công việc kiểm tra chi tiết. Nếu trong trường hợp đến ngày kết thúc kiểm toán mà vẫn không nhận được thư phúc đáp, các thủ tục thay thế thường được KTV sử dụng là: kiểm tra thanh toán sau ngày khoá sổ hoặc kiểm tra đến chứng từ nhập và thanh toán trong kì. KTV tiến hành chọn 5 nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có biến động bất thường trong năm để tiến hành gửi thư xác nhận . Dưới đây là mẫu thư xác nhận và kết quả gửi thư xác nhận được KTV tổng hợp trên GTLV Bảng 19: GTLV của KTV CÔNG TY X 2/6 Địa chỉ: Quán Bánh – TP Vinh – Nghệ An .Tel: 84-4-6 788 296 Fax: 84-4-6 788 297 Nghệ An, ngày 20 tháng 03 năm 2006 THƯ XÁC NHẬN SỐ DƯ PHẢI TRẢ Kính gửi: Ông/Bà Kế toán trưởng . Công ty Hà Nam Ninh (143 Trần Nhân Tông - TP Nam Định Thưa Quý Ông/Bà, CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH (ACCA), đang thực hiện kiểm toán BCTC của công ty chúng tôi cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2005. Kính đề nghị Quý Ông, Bà xác nhận và gửi trực tiếp cho KTV của chúng tôi, theo địa chỉ dưới đây số dư khoản CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH (ACCA) phải trả Quý công ty tại thời điểm ngày 31/12/2005. Xin vui lòng gửi Fax, trước khi gửi bản chính qua Bưu điện, cho KTV của chúng tôi theo số (84-4) 6364166. Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Ông / Bà. CÔNG TY X Ký tên, đóng dấu Kính gửi : CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH 14/14 Phố Yên Lạc, Hai Bà Trưng, Hà Nội Người nhận : Mai Việt Hùng – KTV Chúng tôi xác nhận số dư công nợ Công ty X còn phải trả chúng tôi thể hiện trên sổ kế toán của công ty chúng tôi tại ngày 31/12/2005 là 4.308.924.429VND. Chúng tôi gửi kèm theo đây là sổ chi tiết của chúng tôi (nếu có chênh lệch) Hà Nội. ngày 20 tháng 03 năm 2006 Giám đốc (Kí, đóng dấu) Bảng 20: GTLV của KTV ACCA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH 5 CC 1/6 Khách hàng: Công ty X Người lập: THN Ngày: 30/03/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTN Ngày: 02/04/06 Nội dung: Tổng hợp gửi thư xác nhận phải trả STT Tên nhà cung cấp Địa chỉ Số điện thoại Phải trả - SS Ghi chú 1 Công ty Hà Nam Ninh 83 Bạch Đằng Hà Nam 039 239 716 4.308.924.429 ü 2 Kho Quán Bánh 27 Bạch Mai , Nghệ An 038 545 681 2.810.256.817 ü 3 Kho I Bến Thủy 184 Đ.Thăng Long Nghệ An 038 782 562 529.948.521 4 Cửa hàng Hoàng Mai Nam Định (035) 823 493 1290.911.307 ü 5 Công ty vật tư tổng hợp Nghệ tĩnh Hà Tĩnh (036) 855 613 268.129.137 ü Tổng 8.800.065.233 ü Đã nhận được phúc đáp thư xác nhận và không có chênh lệch. Mặc dù không nhận được phúc đáp của nhà cung cấp là Kho I Bến Thủy nhưng không thấy KTV tiến hành các thủ tục thay thế. Tương tự như đối với công ty X, đối với công ty Y KTV cũng lập tờ theo dõi các đối tượng công nợ và tiến hành đối chiếu với biên bản xác nhận công nợ cuối niên độ. Trong quá trình kiểm toán khoản mục phải trả người bán tại công ty Y, KTV phát hiện hầu hết các khoản phải trả công ty chưa thực hiện đối chiếu công nợ cuối niên độ kế toán. KTV cho rằng, công ty Y là công ty mới thành lập, cơ cấu tổ chức hoạt động còn chưa đồng bộ, hệ thống kế toán còn yếu kém nên chưa thực hiện đối chiếu công nợ thường xuyên. KTV cho rằng cần phải đưa vấn đề này vào thư quản lý. KTV tiến hành chọn mẫu 100% các nhà cung cấp để xác nhận công nợ và yêu cầu gửi thư phúc đáp nhanh chóng. Trong trường hợp không nhận được thư trả lời, KTV cần xác định các thủ tục kiểm toán bổ sung như kiểm tra việc thanh toán các khoản phải trả sau ngày lập BCTC... 2.3.3.Kiểm tra số phát sinh Các nghiệp vụ mua hàng của công ty X chủ yếu là mua nguyên vật liệu . Để kiểm tra, KTV chọn một số nhà cung cấp thường có số phát sinh lớn, nhà cung cấp mới, nhà cung cấp chưa có biên bản đối chiếu công nợ và chưa nhận được phúc đáp thư xác nhận. Sau đó, chọn những nghiệp vụ mua hàng điển hình để kiểm tra cách hạch toán bằng cách kiểm tra một số nghiệp vụ hạch toán xem có phù hợp với quy trình hạch toán không hoặc cách hạch toán có gì khác biệt với những cách hạch toán thông thường không, kiểm tra hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán. Qua kết quả kiểm toán năm trước, KTV thấy rằng không tồn tại sai sót trọng yếu, do đó không tập trung kiểm tra toàn bộ mà chỉ tiến hành kiểm tra chọn mẫu những nghiệp vụ mà theo phán đoán của KTV thì ở đó chứa đựng nhiều khả năng xảy ra sai sót. Tại công ty Y, KTV phán đoán có nhiều khả năng xảy ra sai sót đối với các khoản phải trả người bán hơn nên tập trung kiểm tra chi tiết. a. Kiểm tra việc phản ánh các khoản phải trả, kiểm tra việc hạch toán mua hàng và thanh toán Bảng 21: GTLV của KTV ACCA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH CC 6 Khách hàng: Công ty Y Kì kiểm toán: 31/12/05 Người lập: NTHM Ngày: 13/03/06 Nội dung: Kiểm tra chi tiết tk 331 Người soát xét: TTH Ngày: 15/03/06 Đơn vị: trđ Số CT Ngày Diễn giải TKĐƯ Số tiền (1) (2) (3) (4) 1436 5/7 Phí vận chuyển tháng 6 112 46,725 P P P P 1475 6/7 phí dịch vụ hải quan 112 12,518 P P P P 1519 14/7 phí vận chuyển tháng 7 112 43,59 P P P P 48 14/8 Mua thép indô 112 30.73 P P P P 54 16/8 Mua thép nhật 112 25.87 P P P P ….. (1)Kiểm tra Phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt (2)Kiểm tra danh sách hàng hóa nhập kho (3)Kiểm tra hoá đơn, thanh toán tiền (4)Kiểm tra việc ghi nhận kho, phải trả Kết luận: Dựa trên công việc thực hiện thì TK này không có sai sót trọng yếu Vấn đề ghi thư quản lý: Ngày hoá đơn của nhà cung cấp thường trước ngày nhập hàng rất nhiều. Nguyên nhân là do thời gian người được nhờ mua hàng giữ hàng rất lâu. b. Kiểm tra hàng mua trả lại Mục đích của công việc này là xem việc ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp do hàng mua trả lại là có thật hay không và có được ghi đúng kỳ không. Kết quả kiểm tra tại công ty Y như sau: Bảng 22: GTLV của KTV ACCA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH 7 CC 1/6 Khách hàng: Công ty Y Người lập: THN Ngày: 30/02/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTN Ngày: 02/04/06 Nội dung: kiểm tra chi tiết STT Nội dung Số tiền Phiếu xuất kho SH Ngày tháng 1 Trả lại hàng cho công ty Johnson 19.741.475 NQ365 13/12/05 (1) 2 Trả lại hàng cho Công ty GMN 8.632.000 NQ385 26/12/05 (1) (1): đã kiểm tra biên bản trả lại hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng. NX: hàng mua trả lại có đầy đủ thủ tục và được ghi nhận đúng kỳ. c. Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ Thủ tục này được thực hiện tại các doanh nghiệp có giao dịch bằng ngoại tệ, chủ yếu là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu. Qua kiểm tra, KTV thấy công ty X không giao dịch bằng ngoại tệ , vì vậy không phát sinh các khoản phải trả có gốc ngoại tệ. Qua tìm hiểu về nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ của Công ty Y, KTV đã biết được rằng, Công ty Y đã hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh. Do đó, trong quá trình kiểm toán, KTV thực hiện xác định tỷ giá được chuyển đổi, đối chiếu tỷ giá này và tỷ giá thực tế cuối kỳ xem có phù hợp với tỷ giá do ngân hàng Nhà nước công bố không. Đồng thời, KTV tiến hành xem xét các bằng chứng có liên quan đến các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ. Sau đó, kiểm tra các nghiệp vụ và đối chiếu với các chứng từ để xác định rằng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ đều có chứng từ hợp lệ và được hạch toán đúng. d. Kiểm tra các khoản công nợ ngoài niên độ Mục đích thủ tục này là tìm kiếm các khoản nợ phải trả không được ghi chép. Để kiểm tra, KTV tiến hành chọn mẫu các phiếu chi và giấy chuyển tiền từ ngày 01/01/2006 đến thời điểm kiểm toán, kiểm tra các tài liệu gốc đính kèm, đối chiếu sổ chi tiết TK 331... Kết quả kiểm toán được thể hiện trên GTLV như sau: Bảng 23: Giấy tờ làm việc của KTV ACCA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH 8 CC 48 61 Khách hàng: Công ty Y Người lập:TH Ngày: 30/02/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTH Ngày: 02/04/06 Nội dung: Tìm kiếm các khoản nợ chưa được ghi sổ (Tiền mặt) Phiếu chi Nội dung Số tiền SH NT PC001 02/01/06 Trung thanh toán tiền mua vật tư cột bơm xăng dàu 15.632.563 ü PC006 05/01/06 Linh thanh toán tiền mua cò bơm 22.632.520 ü BN001 06/01/06 Thuý thanh toán tiền mua nhiên liệu DIESEL 35.630.563 ü PC013 12/01/06 Thuý thanh toán tiền mua xăng cao cấp 12.635.600 ü(*) BN005 12/01/06 Minh thanh toán tiền mua van góc 54.632.512 ü Mục tiêu: Đảm bảo mọi khoản nợ đã được ghi sổ đầy đủ tại ngày 31/12/05. Nguyên tắc của việc chọn mẫu là chọn các Phiếu chi và giấy chuyển tiền từ ngày 01/01/2004 đến 15/01/2006 với số tiền lớn hơn 12 triệu VND. üĐã kiểm tra việc ghi chép Phải trả người bán trong Sổ cái tài khoản Phải trả người bán vào ngày 31/12/2005®OK (*)Đây là chi phí phát sinh trong năm 2006 Kết luận: Các khoản nợ đã được ghi sổ đầy đủ tại ngày 31/12/05. 3. Kết thúc kiểm toán Sau khi công việc kiểm tra chi tiết kết thúc, KTV tập hợp lại và lập tờ tổng hợp, trong đó KTV đưa ra những nhận xét, kiến nghị về những hạn chế còn tồn tại trong công tác tổ chức và hạch toán chu trình mua hàng và thanh toán. Bảng 24: GTLV của KTV ACCA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH CC 0 48 61 Khách hàng: Công ty X Người lập: LTT Ngày: 30/03/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTH Ngày: 02/04/06 Nội dung: tổng hợp Kết luận kiểm toán Công việc đã tiến hành: công việc thực hiện đối với phần TK 331 đã tiến hành theo đúng chương Trình tự trên các biểu chỉ đạo. Nhận xét: Các nghiệp vụ mua hàng: Các nghiệp vụ mua hàng được ghi chép đầy đủ, đúng thủ tục. Các khoản phải trả người bán Số dư các khoản phải trả người bán đều có biên bản đối chiếu công nợ tại ngày 31/12/2005. Các khoản phải trả người bán được ghi chép đầy đủ, các hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Kết luận: Dựa vào kết quả công việc đã thực hiện, theo ý kiến tôi: Các dẫn liệu làm cơ sở cho TK 331 là thích hợp xét trên khía cạnh trọng yếu và tổng số dư 8.800.065.233 là trung thực theo đúng nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung và được lập nhất quán với các năm trước. Sau khi hoàn thiện chu trình mua hàng và thanh toán, kết hợp với kết quả kiểm toán các phần hành khác, KTV tiến hành tổng hợp các bằng chứng và kết quả thu được, lập bản thảo kiểm toán gửi cho khách hàng tham khảo trước khi bố trí một buổi tổng kết và trao đổi với công ty X để đi đến một quyết định thống nhất. Quyết định này sẽ là căn cứ để KTV phát hành báo cáo kiểm toán. Đối với công ty X, sau khi đánh giá kết quả kiểm toán , KTV ACCA thấy không có sự loại trừ trọng yếu nào về việc áp dụng các nguyên tắc kế toán và không có sự giới hạn nào về phạm vi kiểm toán vào không có sự nghiêm trọng nào xảy ra sau ngày lập BCTC ảnh hưởng đến BCTC nên đã phát hành báo cáo kiểm toán có ý kiến chấp nhận toàn phần theo mẫu sau: Bảng 25: Báo cáo kiểm toán CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH 14/14 Phố Yên Lạc, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số. /ACCA-KT BÁO CÁO KIỂM TOÁN VIÊN Kính gửi: Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc Công ty X Chúng tôi đã tiến hành kiểm toán Bảng cân đối kế toán tại ngày 31 tháng 12 năm 2005 cùng với các Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh và Lưu chuyển tiền tệ cho năm tài chính kết thúc cùng ngày của Công ty X. Như đã trình bày tại Ghi chú số 2 của phần Thuyết minh BCTC, BCTC kèm theo không nhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán được chấp nhận chung tại các nước khác ngoài Việt Nam. Trách nhiệm của Ban Giám đốc và KTV Như đã trình bày trong Báo cáo của Ban Giám đốc tại trang 1 và 2, Ban Giám đốc Công ty có trách nhiệm lập BCTC. Trách nhiệm của chúng tôi là đưa ra ý kiến về BCTC này dựa trên kết quả của cuộc kiểm toán. Cở sở của ý kiến Ngoại trừ những vấn đề hạn chế phạm vi kiểm toán được trình bày dưới đây, chúng tôi đã thực hiện công việc kiểm toán theo các Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam và các Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế chưa có trong Hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam. Các Chuẩn mực này yêu cầu chúng tôi phải lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán để đạt được sự đảm bảo hợp lý rằng BCTC không có các sai sót trọng yếu. Công việc kiểm toán bao gồm việc kiểm tra, trên cơ sở chọn mẫu, các bằng chứng xác minh cho các số liệu và các Thuyết minh trên BCTC. Chúng tôi cũng đồng thời tiến hành đánh giá các nguyên tắc kế toán được áp dụng và những ước tính quan trọng của Ban Giám đốc cũng như đánh giá về việc trình bày các thông tin trên BCTC. Chúng tôi tin tưởng rằng công việc kiểm toán đã cung cấp những cơ sở hợp lý cho ý kiến của chúng tôi. Ý kiến: Theo ý kiến của chúng tôi, ngoại trừ ảnh hưởng (nếu có) do việc không tham gia kiểm kê tài sản, BCTC kèm theo đã phản ánh trung thực và hợp lý, trên các khía cạnh trọng yếu, tình hình tài chính của Công ty tại ngày 31 tháng 12 năm 2005 cũng như kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ cho năm tài chính kết thúc cùng ngày, phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Việt Nam. Trần Văn Dũng Tổng Giám đốc Chứng chỉ KTV số 283/KTV Thay mặt và đại diện cho CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH (ACCA) Ngày 9 tháng 03 năm 2006 Hà Nội, CHXHCN Việt Nam Trần Văn Thức KTV Chứng chỉ KTV số 554/KTV 4. Tổng kết quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC do ACCA thực hiện tại 2 khách hàng X và Y Trên đây là toàn bộ quy trình và kết quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực hiện tại hai khách hàng X và Y. Khi thực hiện kiểm toán tại khách hàng này, KTV của ACCA luôn tuân thủ chương trình kiểm toán đã được xây dựng sẵn. Do đó, đòi hỏi KTV phải có sự linh hoạt và sáng tạo trong việc lựa chọn những thủ tục áp dụng. Tùy thuộc vào những nét đặc thù của từng khách hàng mà KTV có thể áp dụng thủ tục này hay bỏ qua thủ tục kia. Ở phần trên là công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại 2 khách hàng là công ty X và Y. Trong đó, X là công ty sản xuất phụ tùng xe máy, là khách hàng truyền thống của ACCA. Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phát sinh nhiều với giá trị tương đối lớn. Quy trình mua hàng được quản lý chặt chẽ. Còn đối với công ty Y là công ty 100% vốn nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu là chủ yếu. Nghiệp vụ mua hàng chủ yếu là nhập khẩu với số lượng lớn và giá trị cao nên việc hạch toán phức tạp hơn. Xuất phát từ những đặc điểm khác nhau đó nên công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại hai khách hàng này có những điểm đặc trưng khác nhau. Công ty X là khách hàng truyền thống của ACCA, việc thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được tiến hành hàng năm và do cùng một KTV thực hiện. Do đó, KTV nắm rất rõ những thông tin về khách hàng có liên quan dến chu trình mua hàng và thanh toán như thông báo cơ sở thông tin về nghĩa vụ pháp lý, đánh giá hệ thống KSNB có liên quan đến chu trình... thông qua file hồ sơ kiểm toán thường niên. Chính vì vậy mà KTV có thể giảm bớt thời gian thu thập những hiểu biết về khách hàng. Khác với công ty X, công ty Y là khách hàng mới lại thực hiện kiểm toán năm tài chính đầu tiên nên mọi hiểu biết về khách hàng, KTV phải thu thập thật kỹ lưỡng theo đúng VSA 310 – Hiểu biết về tình hình kinh doanh: “ Để thực hiện kiểm toán BCTC, KTV phải có hiểu biết cần thiết, đầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá và phân tích được các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán mà theo KTV thì có ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC, đến việc kiểm tra của KTV hoặc đế BCKT”. KTV của ACCA đã nghiên cứu lĩnh vực kinh doanh của công ty Y, quy trình mua hàng, quy trình hạch toán và luật đầu tư nước ngoài ở Việt Nam... Việc công ty X là khách hàng truyền thống, còn công ty Y là khách hàng mới là nguyên nhân dẫn đến công việc tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán diễn ra khác nhau. Ban giám đốc công ty X luôn mong muốn kiểm toán phát hiện ra những sai sót, những yếu kém để kịp thời chỉ đạo khắc phục và dần dần đi tới hoàn thiện chu trình mua hàng và thanh toán. Từ đó những sai phạm xảy ra đối với chu trình mua hàng và thanh toán ngày càng ít đi. Chính vì thế, KTV của ACCA xác định giảm bớt thủ tục kiểm tra chi tiết và chỉ tập trung kiểm tra chi tiết các khoản phải trả người bán vì KTV cho rằng khoản mục này dễ xảy ra sai sót hơn. Còn đối vói công ty Y, do công ty hoạt động sản xuất nên mật độ hàng nhập kho, xuất kho là thường xuyên với số lượng lớn. Do đó, KTV của ACCA cho rằng, việc quản lý hàng tồn kho đối với công ty là rất quan trọng và dễ xảy ra sai sót. Vì vậy, ngoài việc thực hiện kiểm toán Các khoản phải trả người bán, KTV cần thực hiện bổ sung kiểm toán Hàng tồn kho. Trên đây là những điểm khác nhau khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại 2 khách hàng X và Y. Tuy nhiên, dù là khách hàng nào thì quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực hiện cũng tuân thủ theo quy trình kiểm toán chung của kiểm toán BCTC do ACCA thực hiện. CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH THỰC HIỆN I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN DO ACCA THỰC HIỆN Với phương châm “hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan, chính trực, bí mật” và “chất lượng trong từng dịch vụ cung cấp” khi hoạt động, ACCA đã đáp ứng mọi yêu cầu và sự tin cậy của khách hàng. Trong quá trình kiểm toán, các KTV luôn tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như các chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận. Tuy nhiên, trong quá trình vận dụng các KTV luôn có sự sáng tạo và linh hoạt vào các thủ tục kiểm toán trong những điều kiện cụ thể với mục đích đạt được hiệu quả so với thời gian và chi phí bỏ ra. Theo đó, quy trình kiểm toán được thực hiện gồm 3 bước: Lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán, kết thúc kiểm toán. Có thể nhận xét khái quát về quy trình kiểm toán do ACCA thực hiện như sau: Giai đoạn tiếp cận và lập kế hoạch kiểm toán tổng quát Việc thực hiện tốt ngay từ công tác tiếp cận với khách hàng sẽ đảm bảo cho việc lập kế hoạch kiểm toán của ACCA đạt hiệu quả cao. Do đó, ACCA thường cử các lãnh đạo cao cấp của mình tham gia vào giai đoạn này. Thực tế cho thấy công tác tiếp cận với khách hàng được ACCA tiến hành nhanh chóng, không gây khó khăn cho khách hàng, đưa ra các yêu cầu phù hợp do đó việc ký kết hợp đồng được diễn ra một cách nhanh chóng Công việc lập kế hoạch kiểm toán cũng đã được ACCA tiến hành một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả, tuân thủ theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 - Lập kế hoạch kiểm toán. Trong bước này, KTV đã rất chú trọng thu thập, tìm hiểu các thông tin chi tiết về khách hàng thông qua việc quan sát, phỏng vấn, gặp gỡ trực tiếp với Ban Giám đốc khách hàng. Kết thúc giai đoạn này, trưởng nhóm kiểm toán sẽ xác định những khoản mục trọng yếu trên BCTC và phân chia nhiệm vụ, thời gian cho các KTV và trợ lý kiểm toán thực hiện kiểm toán các khoản mục này Giai đoạn thực hiện kiểm toán Trên cơ sở chương trình kiểm toán đã xây dựng, trong quá trình thực hiện kiểm toán, các KTV đã thực hiện đầy đủ, đúng các thủ tục đã đưa ra mặc dù bị giới hạn về mặt thời gian. Trong suốt quá trình kiểm toán thực hiện kiểm toán, KTV ghi chép số liệu trên GTLV và áp dụng triệt để các phương pháp kiểm toán để thu thập bằng chứng chứng minh cho số liệu đã đưa ra. Những GTLV của KTV liên tục được chủ nhiệm soát xét, bảo đảm tính đúng đắn của các kết luận. Ngoài ra, KTV của ACCA luôn tuân theo những quy định mang tính chất nghề nghiệp như: Luôn tuân thủ sự lãnh đạo thống nhất của Ban giám đốc. Thực hiện công việc có tính tập trung cao, năng động và quyết đoán. Giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng. Giai đoạn kết thúc kiểm toán Với phương châm đặt chất lượng cuộc kiểm toán lên hàng đầu do đó trong giai đoạn kết thúc kiểm toán này, ACCA luôn thực hiện việc soát xét lại toàn bộ công việc kiểm toán của các giai đoạn trước đó. Công việc này đã giúp cho Công ty có thể phát hiện ra được các điểm mạnh cũng như điểm yếu của mình để không ngừng nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Công ty đã xây dựng được cơ chế kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán như yêu cầu Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220 - Kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán. Trong đó, ở mỗi cuộc kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán giám sát công việc của từng KTV trong nhóm, phân công công việc phù hợp với trình độ của từng người, đồng thời soát xét kết quả làm việc của họ sau khi kết thúc giai đoạn thực hiện kiểm toán. Báo cáo kiểm toán do ACCA phát hành luôn tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 700 - Báo cáo kiểm toán về BCTC. Trong đó, các kết luận kiểm toán được đưa ra độc lập khách quan, chính xác với thực tế, mang tính xây dựng cao và tạo được sự tin cậy của những người quan tâm. Với những ưu điểm ở trên, có thể thấy rằng đây là một quy trình kiểm toán tốt mà các công ty kiểm toán khác nên tham khảo và học tập. Song bên cạnh những ưu điểm đáng chú ý ở trên thì quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại ACCA vẫn còn những điểm cần lưu ý sẽ được trình bày trong các kiến nghị dưới đây. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MH – TT TRONG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH DO CÔNG TY ACCA THỰC HIỆN. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện, đổi mới các thủ tục, phương pháp kiểm toán. Nền kinh tế Việt Nam hiện nay đang có những chuyển biến mạnh mẽ, tích cực được bạn bè quốc tế thừa nhận và đánh giá cao. Để mở rộng hợp tác với thị trường quốc tế cũng như thu hút vốn đầu tư của các nhà đầu tư nước ngoài, một yêu cầu đặt ra là quốc tế hóa các thông tin tài chính nói chung và thông tin kế toán, kiểm toán nói riêng. Để đáp ứng yêu cầu này, chúng ta cần đổi mới chính sách, chế độ kế toán, kiểm toán phù hợp với các chuẩn mực kế toán, kiểm toán quốc tế áp dụng cụ thể cho điều kiện Việt Nam. Trong hơn 10 năm qua, kiểm toán đã và đang trở thành một nghề có tiềm năng phát triển rất cao và yêu cầu cho sự phát triển ngày càng lớn nhằm đáp ứng sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế Việt Nam. Số lượng và quy mô của các doanh nghiệp kiểm toán không ngừng được mở rộng, chất lượng dịch vụ cung cấp được nâng lên, đội ngũ KTV ngày càng đông đảo và có những tiến bộ rõ rệt về trình độ chuyên môn. Yếu tố cạnh tranh trong lĩnh vực kiểm toán vì thế mà ngày càng cao, đòi hỏi các công ty kiểm toán dù lớn hay nhỏ phải hoàn thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp, xây dựng các chiến lược phát triển lâu dài. Bên cạnh đó, ACCA cũng gặp phải không ít khó khăn trong quá trình hoạt động.So với hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế, hệ thống Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam còn thiếu cả về số và chất lượng.Dịch vụ kiểm toán tại Việt Nam còn là ngành nghề mới mẻ. Vì vậy, nhận thức của nhiều doanh nghiệp Việt Nam về hoạt động tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán còn chưa đầy đủ. Điều này sẽ gây khó khăn cho KTV trong quá trình thực hiện công việc kiểm toán. ACCA không nằm ngoài sự vận động chung của thị trường kiểm toán. Công ty đã và đang xây dựng cho mình những kế hoạch cụ thể nhằm nâng cao hơn nữa vị thế của mình trên lĩnh vực kiểm toán. Là một phần trong toàn bộ cuộc kiểm toán, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò trong việc kiểm toán quá trình cung cấp đầu vào cho một doanh nghiệp và đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các khoản công nợ phải trả. Chính vì vậy, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Cùng với yêu cầu ngày càng cao về việc lành mạnh hóa các thông tin tài chính nói chung, thông tin kế toán nói riêng và sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực kiểm toán, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do ACCA thực hiện phải được hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu hiện nay. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán tài chính tại ACCA. 2.1. Vấn đề đánh giá hệ thống KSNB Để đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB, các thông tin thu thập trong giai đoạn khảo sát chỉ đơn thuần là các thông tin tài chính và một vài quy chế tài chính của đối tượng kiểm toán, và các thông tin về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán...Các thông tin này chưa đủ để phản ánh hệ thống KSNB, do đó chưa thể giúp KTV đánh giá chính xác chất lượng hệ thống KSNB của khách hàng hoạt động tốt hay xấu. Trong khi đó, các Công ty kiểm toán quốc tế đặc biệt rất chú trọng công tác đánh giá hệ thống KSNB, do đây là công việc cần thiết đầu tiên phải làm trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán nhằm giảm bớt thời gian, chi phí cho cuộc kiểm toán. Còn ở ACCA, công việc tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát chủ yếu được tiến hành dựa vào trình độ và kinh nghiệm của KTV. Vì thế, công việc này được tiến hành với chi phí khá lớn. Việc thiết lập bảng câu hỏi KSNB cho chu trình mua hàng và thanh toán là cần thiết. Tuy nhiên, ACCA chưa có bảng tổng hợp câu hỏi này mà việc đánh giá hệ thống KSNB thực tế được tiến hành dựa trên sự hiểu biết của KTV. Bảng 26: Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB có thể được thiết kế Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1. Có thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo đúng quy định không? 2. Có thực hiện mang hàng tồn kho đi thế chấp để vay vốn không? 3. Bảo vệ cơ quan có ký xác nhận trên những phiếu nhập hàng và hóa đơn giao hàng không ? 4. Địa điểm bố trí kho có an toàn không? 5.Hệ thống thẻ kho có được duy trì không? 6. Thủ kho có được đào tạo chính quy không? 7. Có phiếu nhập, xuất kho có được ghi sổ kế toán kịp thời không? 8. Việc xác định giá trị HTK có nhất quán với năm trước không? 9.Định kỳ hay thường xuyên kế toán HTK có đối chiếu nhập xuất tồn về số lượng và chủng loại với thủ kho 2.2.Về công tác hoàn thiện GTLV của KTV và cập nhật vào hồ sơ kiểm toán Tuy công ty đã có những quy định về việc trình bày GTLV của KTV và việc cập nhật các giấy tờ đó vào hồ sơ kiểm toán nhưng công việc này vẫn còn chủ yếu được thực hiện thủ công nên khá mất nhiều thời gian, đôi khi còn thiếu sự đồng bộ và gây khó khăn cho người soát xét. Hơn nữa, khi thực hiện kiểm tra, rà soát hồ sơ, người kiểm tra phải rà soát, tham chiếu, đồng thời phải theo dõi việc liên kết số liệu của các phần hành theo sự trình bày trên GTLV nên sẽ khó khăn và mất nhiều thời gian hơn. Công ty nên phát triển và sử dụng một chương trình phần mềm cho phép KTV có thể thể hiện GTLV hoàn toàn trên máy và số liệu giữa các phần được liên kết với nhau. Khi đó, người kiểm tra có thể trực tiếp kiểm tra trên máy và khi tiến hành tham chiếu hoặc sử dụng số liệu của một phần hành khác sẽ được chương trình hỗ trợ giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, nhanh chóng hơn như một số công ty kiểm toán khác đã làm. Mọi GTLV của ACCA đã có khuôn mẫu sẵn về các thông tin như tên khách hàng, khoản mục kiểm toán, bước công việc,... Qua tìm hiểu hồ sơ kiểm toán của công ty cho thấy, các hồ sơ đã được tổ chức sắp xếp khoa học ở các phòng nghiệp vụ khác nhau và các giấy tờ được ghi chép đầy đủ nhưng chưa dùng một số bảng kế để dùng trong công việc kiểm toán hay bảng theo dõi công nợ theo nhóm tuổi. Với những sai sót mà KTV phát hiện được mà đây là những khoản chênh lệch thì KTV nên đưa vào bảng kê chênh lệch theo mẫu sau: Bảng 27: Bảng kê chênh lệch Chứng từ Diễn giải Chênh lệch Ghi chú SH NT Sổ sách Thực tế Chênh lệch Với những sai sót chưa xác minh được chênh lệch hoặc sai phạm cụ thể, chưa có bằng chứng cụ thể về các sai phạm trong việc hạch toán kế toán của khách hàng có thể ghi vào bảng kê xác minh như sau: Bảng 28: Bảng kê xác minh Chứng từ Diễn giải Số tiền Đối tượng xác minh Mức độ sai phạm SH NT Trực tiếp Gián tiếp Với việc sử dụng Bảng kê xác minh và Bảng kê chênh lệch sẽ giúp cho KTV ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ sai phạm hoặc các nghiệp vụ có dấu hiệu các sai phạm trên GTLV một cách có hệ thống. Từ đó, giúp KTV thu thập bằng chứng phục vụ cho việc ra kết luận kiểm toán. 2.3. Về việc kiểm tra số dư đầu kỳ Theo VSA số 510, Kiểm toán năm đầu tiên – số dư đầu năm tài chính, thì “Khi thực hiện kiểm toán BCTC năm đầu tiên, KTV phải thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp nhằm đảm bảo: Số dư đầu năm không có sai sót làm ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC năm nay; Số dư cuối năm tài chính trước hết được kết chuyển chính xác hoặc được phân loại một cách phù hợp trong trường hợp cần thiết.” Để thủ tục kiểm tra chi tiết có được kết quả đáng tin cậy thì bước đầu tiên của kiểm tra chi tiết là phải xác định sự đúng đắn của số dư đầu kỳ. Nếu số dư đầu kỳ sai sẽ ảnh hưởng tới số dư cuối kỳ, số KTV dùng để kiểm tra chi tiết và sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình kiểm tra chi tiết vì làm sai lệch các khoản mục đã chọn. Trong quá trình thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết đối với chu trình MH – TT , KTV của ACCA có thực hiện kiểm tra lại tất cả các số dư đầu kỳ bằng cách đối chiếu với số liệu trên BCTC trong báo cáo kiểm toán năm trước mà công ty lưu lại, xem xét trên thực tế khách hàng có điều chỉnh theo ý kiến của KTV hay không, hoặc đối với các khách hàng mà năm trước chưa thực hiện kiểm toán bởi một công ty khác, KTV cũng sẽ dựa vào số liệu trên báo cáo kiểm toán của công ty đó. Tuy nhiên, vì công việc kiểm toán được tiến hành sau khi đơn vị đã khóa sổ kế toán nên rất nhiều công ty số liệu điều chỉnh được thực hiện vào năm tiếp theo. Mặt khác, đối với các khách hàng mới, KTV kiểm tra số dư đầu kỳ chủ yếu dựa vào sự tin tưởng đối với hệ thống KSNB, KTV chưa có cơ sở kiểm tra lại sự đúng đắn và chính xác của số dư đầu kỳ này. Do vậy, để nâng cao hiệu quả của các thủ tục kiểm tra chi tiết chu trình MH – TT, ACCA nên quy định chi tiết hơn về việc kiểm tra số dư đầu kỳ của các khoản mục trong chu trình này đặc biệt là đối với khoản mục phải trả người bán, KTV cần thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán để làm rõ các vấn đề sau: Các số dư đầu kỳ không có sai lệch nào lớn có thể ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC năm nay. Số dư cuối kỳ trước được kết chuyển sang đầu kỳ này là chính xác. Các chế độ kế toán được áp dụng trong đơn vị là thống nhất. KTV có thể tin tưởng vào số liệu do khách hàng cung cấp dựa trên hệ thống KSNB được thiết kế và hoạt động có hiệu quả. Để kiểm tra số dư đầu kỳ của các khoản mục trong chu trình MH – TT, KTV có thể gửi thư xác nhận số dư đầu kỳ cùng với xác nhận số dư cuối kỳ cho các nhà cung cấp thường xuyên của công ty khách hàng đối với khoản mục phải trả người bán hoặc phải trả các đơn vị nội bộ. Đối với nghiệp vụ thanh toán, KTV có thể dựa trên số dư tiền gửi ngân hàng đầu năm đã được đối chiếu với ngân hàng, còn đối với nghiệp vụ mua hàng, KTV có thể kiểm tra số dư đầu kỳ thông qua kết quả kiểm kê kỳ này cùng với đánh giá hệ thống KSNB để xem xét tính trung thực của biên bản kiểm kê hàng tồn kho năm trước của khách hàng. 2.4.Về chương trình kiểm toán Mua hàng là nghiệp vụ quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một mặt là bởi các nghiệp vụ mua hàng thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cho quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời cung cấp những yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kết quả của giai đoạn cung ứng có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc phát sịnh chi phí cũng như ghi nhận chúng. Do đó, cần kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ này và không ngừng hoàn thiện chúng. ACCA tiến hành kiểm toán theo các khoản mục cấu thành nên BCTC. Do đó, khi KTV tiến hành kiểm toán theo chu trình MH – TT, KTV cần kết hợp kiểm toán khoản mục Hàng tồn kho và kiểm toán Các khoản phải trả người bán. Tại ACCA không xây dựng chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng. Nghiệp vụ mua hàng, chi phí mua hàng được thực hiện ở chương trình kiểm toán Hàng tồn kho. Như vậy ta thấy rằng có sự không đồng nhất giữa chương trình kiểm toán và quy trình thực hiện kiểm toán. Hơn nữa, kiểm toán nghiệp vụ mua hàng không thực hiện riêng rẽ giữa giá mua và chi phí mua hàng nên có thể khó phát hiện sai sót xảy ra đối với nghiệp vụ mua hàng. Ta biết rằng, tài khoản “hàng hóa” bao gồm 2 tiểu khoản là “giá mua hàng hóa” và “chi phí thu mua hàng hóa”. Do đó để kiểm toán nghiệp vụ mua hàng, KTV cần kiểm tra chi tiết từng yếu tố cấu thành. Để nâng cao hiệu quả, KTV nên thực hiện kiểm toán giá mua và chi phí mua hàng tách biệt đồng thời luôn đặt trong mối quan hệ với các khoản phải trả người bán. 2.5. Vấn đề áp dụng thủ tục phân tích Việc áp dụng các thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình MH – TT không những giúp KTV hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của khách hàng, phán đoán những rủi ro có thể xảy ra với các tài khoản trong chu trình mà còn cho phép KTV nhận diện được những yếu kém trong hoạt động của đơn vị khách hàng, từ đó đưa ra những nhận xét và tư vấn hợp lý giúp khách hàng có thể cải tiến một cách hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Theo VSA 520, Quy trình phân tích, “thủ tục phân tích có thể được áp dụng như là một thử nghiệm cơ bản khi việc thực hiện các thủ tục này có hiệu quả hơn so với kiểm tra chi tiết trong việc giảm bớt rủi ro chi tiết phát hiện liên quan đến cơ sở dẫn liệu của BCTC”. Điều này có nghĩa là thủ tục phân tích trong một số trường hợp có thể thay thế được thủ tục kiểm tra chi tiết nếu việc thực hiện các thủ tục này có hiệu quả hơn trong việc phát hiện các sai sót trên BCTC. Và kết quả các thủ tục phân tích sẽ được sử dụng làm bằng chứng kiểm toán chứng minh cho ý kiến của KTV. Các thủ tục phân tích bao gồm 2 loại: phân tích dọc và phân tích ngang. Tại ACCA, thủ tục chủ yếu là phân tích ngang, phân tích dọc cũng đã được sử dụng nhưng không nhiều. Đối với chu trình MH – TT, KTV có thể tiến hành phân tích biến động hàng mua qua các tháng hoặc theo năm cho từng loại mặt hàng chính trong mối liên hệ vói thực tế sản xuất của khách hàng nhằm phát hiện ra những biến động bất thường qua các mặt hàng được mua. Ngoài ra, KTV có thể phân tích các dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác so với niên độ trước. KTV cũng có thể phân tích tỷ lệ chiết khấu được hưởng bình quân trên tổng giá trị hàng mua giữa các kỳ kế toán. một thủ tục phân tích có hiệu quả nữa là KTV thực hiện so sánh các khoản phải trả lớn chưa thanh toán hoặc đã quá hạn mà vẫn chưa thanh toán với năm trước, so sánh tỷ lệ phần trăm của các khoản phải trả theo bảng phân tích tuổi nợ trên tổng các khoản phải trả năm nay so với năm trước. Ngoài ra, KTV có thể thực hiện phân tích theo các số liệu thống kê của ngành nhằm so sánh tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng với các công ty cùng ngành. Bên cạnh đó, để đảm bảo tính hợp lý chung của nợ phải trả đồng thời xem xét tác động của nó tới các chỉ tiêu tài chính của khách hàng, KTV có thể tính một số chỉ tiên như: Tỷ lệ nợ phải trả trên tổng số nợ ngắn hạn, tỷ lệ nợ phải trả quá hạn, các hệ số thanh toán... Hiện nay, các bằng chứng thu được từ thủ tục phân tích chưa được các KTV của ACCA coi là bằng chứng có tính thuyết phục cao như bằng chứng thu được từ thủ tục kiểm tra chi tiết cho nên việc sử dụng thủ tục phân tích khi kiểm toán chu trình MH – TT phần nào bị hạn chế và chưa thực sự có hiệu quả. Để thực hiện có hiệu quả thủ tục phân tích nhằm giảm bớt quy mô áp dụng thủ tục kiểm tra chi tiết, điều tiên quyết là KTV phải phát triển được mô hình phân tích đảm bảo tính độc lập và tin cậy của dữ liệu tài chính và nghiệp vụ. do tính độc lập của dữ liệu tài chính và nghiệp vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của các dự đoán và ảnh hưởng tới các bằng chứng kiểm toán thu thập được khi áp dụng các thủ tục phân tích nên KTV cần phải đảm bảo tính độc lập và tin cậy của dữ liệu tài chính và nghiệp vụ sử dụng để phân tích. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp, các tổ chức nói riêng và của đất nước nói chung. Thực tiễn trong những năm qua chứng tỏ quá trình kiểm toán đã giúp cho các doanh nghiệp, các tổ chức thấy được thực trạng hoạt động, phát hiện những điểm còn sai sót, yếu kém của mình để từ đó đề ra những giải pháp khắc phục, sửa chữa. Cũng qua quá trình kiểm toán, môi trường Tài chính – kế toán được lành mạnh hóa, lòng tin của những đối tượng quan tâm được củng cố và các doanh nghiệp, tổ chức tìm ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Trong kiểm toán BCTC, chu trình mua hàng và thanh toán luôn được coi là một trong những chu trình quan trọng nhất. Việc kiểm toán có hiệu quả chu trình này sẽ góp phần vào việc hoàn thành cuộc kiểm toán, góp phần giảm chi phí cũng như thời gian thực hiện cuộc kiểm toán, hơn nữa kết quả của chu trình này cũng ảnh hưởng đến các chu trình khác. Do đó, qua quá trình thực tập tại công ty ACCA, em đã viết luận văn với đề tài: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC do công ty Kiểm toán và tư vấn tài chính (ACCA) thực hiện” Mặc dù kiểm toán là một ngành mới xuất hiện ở Việt Nam nhưng được sự chỉ bảo ân cần của Ths. Phan Trung Kiên, sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo công ty ACCA và các anh chị KTV trong công ty, em đã hoàn thành luận văn này. Tuy đã cố gắng nhưng bài viết vẫn còn những hạn chế, thiếu sót, em rất mong được sự thông cảm và sự chỉ bảo của các thầy, cô để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Hệ thống Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, Quyển I, II, III, IV – Bộ Tài chính – NXB Tài chính Hồ sơ kiểm toán mẫu – ACCA Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Ts. Đặng Thị Loan – NXB Giáo dục, 2001 Kiểm toán – Alvin A.Arens, James K.Loebbecke – NXB Thống kê, 2000 Kiểm toán tài chính – Gs.Ts Nguyễn Quang Quynh – NXB Tài chính, 2001 Lý thuyết kiểm toán – Gs.Ts Nguyễn Quang Quynh – NXB Tài chính, 2001 Tìm hiểu về kiểm toán độc lập ở Việt Nam – Bùi Văn Mai – NXB Tài chính, 1998 Tạp chí kiểm toán Tạp chí kế toán Môc lôc Trang DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ACCA : Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính BCTC : Báo cáo tài chính BCĐKT : Bảng cân đối kế toán GTLV : Giấy tờ làm việc KSNB : Kiểm soát nội bộ KTV : KTV VSA : Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp này, bên cạnh những nỗ lực rất lớn của bản thân, em còn rất may mắn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, chia sẻ tận tình của các cá nhân, tập thể trong và ngoài trường. Trước tiên, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ths. Phan Trung Kiên đã trực tiếp hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn tốt nghiệp này. Tiếp theo, em xin cảm ơn các anh chị Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính đã chỉ bảo tận tình cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho em trong việc tìm hiểu thực tế và thu thập, tra cứu tài liệu thông tin có liên quan đến đề tài. Đồng thời, em cũng xin cảm ơn gia đình và bạn bè đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 6 năm 2006 Sinh viên Phạm Thị Lan Anh DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1: Quy trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng 8 Sơ đồ 2: Quy trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán 8 Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong chu trình mua hàng và thanh toán theo phương thức trả chậm 9 Sơ đồ 4: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán 12 Sơ đồ 5: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán 13 Sơ đồ 6: Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán 15 Sơ đồ 6: Các bước trong quá trình đánh giá tính trọng yếu 19 Bảng 1: Các trắc nghiệm thực hiện đối với nghiệp vụ mua hàng 26 Bảng 2: Các trắc nghiệm thực hiện đối với nghiệp vụ thanh toán 29 Bảng 3: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán 32 Bảng 4: Tình hình hoat động kinh doanh của công ty trong 5 năm qua 39 Sơ đồ 7: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại công ty ACCA 40 Sơ đồ 8:Quy trình kiểm toán tại ACCA 41 Bảng 5: GTLV của KTV 44 Sơ đồ 9:Tổ chức bộ máy quản lý của công ty X 44 Bảng 6: GTLV của KTV 46 Sơ đồ 10:Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Y 46 Bảng 7: GTLV của KTV 48 Bảng 8: Chi tiết các khoản phải trả 49 Bảng 9: GTLV của KTV 51 Bảng 10: ước lượng tính trọng yếu 52 Bảng 11: ước lượng mức độ trọng yếu 52 Bảng 12: Bảng phân bổ mức độ trọng yếu cho các khoản mục 53 Bảng13 : Bảng đánh giá mức độ rủi ro cho từng khoản mục trọng yếu 54 Bảng 14: Mẫu chương trình kiểm toán Phải trả người bán 55 Bảng 15: GTLV của KTV 57 Bảng 16: GTLV của KTV 58 Bảng 17:GTLV của KTV 59 Bảng 18: GTLV của KTV 60 Bảng 19: GTLV của KTV 62 Bảng 20: GTLV của KTV 63 Bảng 21: GTLV của KTV 65 Bảng 22: GTLV của KTV 66 Bảng 23: Giấy tờ làm việc của KTV 67 Bảng 24: GTLV của KTV 68 Bảng 25: Báo cáo kiểm toán 69 Bảng 26: Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB có thể được thiết kế 72 Bảng 27: Bảng kê chênh lệch 78 Bảng 28: Bảng kê xác minh 78