Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa

p, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu . Do vậy, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. 2.3. Phương pháp sổ số dư(xem sơ đồ 3) Tại kho: Ngoài những công việc giống hai phương pháp trên, định kỳ theo quy định thủ kho phải tiến hành phân loại chứng từ nhập, xuất riêng (theo từng danh điểm) rồi lập phiếu giao nhập chứng từ nộp cho kế toán. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho căn cứ vào lượng tồn cho từng danh điểm ghi trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư Tại phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật tư và các phiếu giao nhận chứng từ do thủ kho nộp , kế toán tiến hành kiểm tra lại việc phân loại và ghi chép của thủ kho rồi tính thành giá tiền (theo giá hạch toán) để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ. Sau đó số tiền này sẽ được ghi vào bản luỹ kế nhập-xuất vật tư. Cuối tháng số liêụ ở bảng luỹ kế sẽ được dùng để đối chiếu với sổ số dư (lấy số lượng x đơn giá hạch toán) và đối chiếu với kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: So với hai phương pháp trên, phương pháp này đã khắc phục được việc ghi chép trùng lắp và giảm nhẹ đựơc khối lượng ghi chép, thuận lợi cho việc cung cấp số liệu, tạo điều kiện và tăng cường chức năng quan sát của kế toán với việc nhập-xuất-tồn vật tư cũng như việc ghi chép của thủ kho. * Nhược điểm: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị , nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót giữa thủ kho và phòng kế toán gặp khó khăn. * Phạm vi áp dụng: áp dụng trong các DN có khối lượng các nghiệp vụ xuất, nhập (chứng từ nhập, xuất) nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu. V. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1. Theo phương pháp kê khai thường xuyên Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên là: Ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình hiện có, biến động tăng giảm của vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Việc xác định lượng xuất kho thực tế theo phương pháp này được căn cứ vào chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản, sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. *Tài khoản kế toán sử dụng - TK 152: Nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại vật liệu theo giá thực tế. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của DN mà tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3… TK 152 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ khác làm tăng giá trị Bên Có: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng và hàng mua trả lại Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị NVL Dư Nợ: Trị giá vốn thực tế NVL tồn kho Ngoài ra trong quá trình hạch toán , kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK 151, 133, 112, 111, 331…. * Trình tự hạch toán: - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (xem sơ đồ 4) - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Việc hạch toán tương tự như trên chỉ khác là giá NVL là giá bao gồm cả VAT đầu vào (xem sơ đồ 5) 2. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ là: Hạch toán không theo dõi một cách thường xuyên về tình hình biến động của vật liệu trên các tài khoản phản ánh về vật liệu, mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ. Vật liệu xuất kho được tính theo công thức Gía trị thực tế NVL xuất kho == Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ -_ Trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ * Tài khoản sử dụng - TK611: Mua hàng Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua , tăng, giảm NVL theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) - TK 152: Nguyên vật liệu Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: TK 151, 133, 11, 112…. * Trình tự hạch toán - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (xem sơ đồ 6) - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp (xem sơ đồ 7) Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách I. Giới thiệu chung về công ty 1. Qúa trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Hoá Bách Khoa là DN tư nhân, hạch toán độc lập và có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có TK tại ngân hàng theo quy định của nhà nước. Công ty TNHH Hoá Bách Khoa thành lập ngày 06 tháng 12 năm 2002 theo quyết định số 0102007167 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội. Kể từ đó công ty đã trải qua 4 năm tồn tại và phát triển. Công ty TNHH Hóa Bách khoa Tên giao dịch: POLYTECNIC CHEMICAL COMPANY LIMITED Tên viết tắt: POLYCHEMICO..,LTD Trụ sở chính: N3, tổ4, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, Thành phố HN Điện thoại:049713067 Fax: 6364164 Email: polychemico@hn.vnn.vn 2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Căn cứ vào quyết định thành lập số 0102007167 sở kế hoạch và đầu tư thành phố HN. Từ đó đến nay công ty luôn cố gắng đổi mới và thực hiện một số nhiệm vụ và chức năng. Công ty chuyên sản xuất sơn, các vật liệu chống thấm và các sản phẩm khác…Hiện nay công ty đang thực hiện đa số các chức năng nhiệm vụ trên nhưng còn một số lĩnh vực chưa đi sâu vào hoạt động mà đang còn thăm dò nghiên cứu thị trường. Công ty đang phấn đấu để thưc hiện hết các chức năng nhiệm vụ của mình. Trong cac lĩnh vực đang hoat động, công ty luôn đạt kết qua năm sau cao hơn năm trước 3. Kết quả hoạt động kinh doanh 2004-2005 ( Phụ lục 1) Công ty Hóa Bách Khoa là một DN trẻ về tuổi đời. Trong bốn năm phát triển và trưởng thành, công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã đưa sản phẩm của mình vào các công trình vào khắp cả nước, tổng doanh thu năm sau cao hơn năm trước chiếm tỷ lệ 1,123%. Nộp Ngân sách nhà nước chiếm 1,511%. Thu nhập bình quân ngày càng được nâng lên so với năm sau chiếm 1,2%. Một số công trình đã được công nhận là đạt chất lượng cao như: khách sạn Duyên Hải - Lào Cai, Nhà khách tỉnh Lao Cai, Trường ĐH Kiến trúc HN, khách sạn xây dựng…. Trong bốn năm hoạt động công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã có sự phát triển về mọi mặt. Công ty đã đạt các giải thưởng như huy chương vàng , hội chợ công nghệ và thiết bị Việt Nam năm 2003, hội chợ thương mại quốc tế Việt nam Expo 2004, huy chương vàng triển lãm quốc tế vật liệu xây dựng và nội thất 2004, giải thưởng thương hiệu nổi tiếng MADRIR - Tây Ban Nha 2004, giải thưởng công nghệ và chất lượng GIƠNEVƠ Thuỵ Sỹ – 2005) 4.Cơ cấu tổ chức quản lý và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 4.1. Cơ cấu tổ chức quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý được khái quát bằng sơ đồ 8 Mô hình bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hóa Bách Khoa được bố trí theo cơ cấu kết hợp trực tuyến và chức năng. Mô hình này được áp dụng phổ biến trong các DN vừa và lớn đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu ảnh hưởng ở mỗi cấp .Với cơ cấu tổ chức như trên cho thấy ban giám đốc gồm một giám đốc phụ trách chung và một phó giám đốc điều hành chung các phòng ban chức năng . * Giám đốc công ty - Điều hành hoạt động SXKD của công ty. Đề ra và chỉ đạo thực hiện chiến lược SXKD. Trực tiếp chỉ đạo về tổ chức ,tài chính và các hoạt động SXKD. Bổ nhiệm, bãi miễn các trường, phòng ban chức năng. Đề bạt tăng lương, tuyển dụng, sa thải, kỷ luật nhân viên. * Phó giám đốc Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của phòng ban kinh doanh, kỹ thuật, kế toán . * Phòng kinh doanh Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý SXKD hàng ngày, trực tiếp làm các kế hoạch và phát triển các phương án sản xuất, quản lý nhân viên của mình, soạn các công văn, đề xuất các chiến lược phát triển của công ty, tính giá thành sản xuất, NVL phục vụ kịp thời cho sản xuất. * Phòng kỹ thuật Đặt dưới ban giám đốc, có trách nhiệm quản lý thúc đẩy công việc của từng tổ đội sản xuất, báo cáo về tình hình NVL và các vần đề về kỹ thuật đáp ứng nhu cầu, chính xác để giám đốc đưa ra quyết định. Ngoài ra phòng kỹ thuật còn thu thập các hóa đơn chứng từ về nhập xuất NVL và công cụ dụng cụ. * Phòng kế toán Có nhiệm vụ thực hiện theo lệnh thống kê kế toán do nhà nước ban hành. Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán phụ thuộc, lập kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch vốn của công ty để lãnh đạo đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời chính xác, công ty áp dụng hình thức thực hiện tổ chức ghi sổ kế toán Nhật ký- sổ cái. Báo cáo theo tháng và quý, áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ, kiểm kê thường xuyên, báo cáo tài chính theo năm. 4.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán * Đặc điểm cơ cấu tổ chức kế toán của công ty Do đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung , theo đó toàn bộ công tác kế toán của công ty đều tập trung ở phòng kế toán. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và yêu cầu trình độ quản lý, bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp như sau (sơ đồ 9) Kế toán trưởng: Chi đạo, giám sát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty, tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc quản lý, sử dụng chỉ tiêu tài chính đúng mục đích, đúng chế độ và hiệu quả với đồng vốn của công ty. Kế toán thanh toán tiền mặt: Theo dõi hi tiết từng nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan như: Chi phí bán hàng , chi phí quản lý DN, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu tạm ứng, phải thu, phải trả khác… Kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, vay vốn, ký quỹ, ký cược qua ngân hàng. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết tình hình tăng giảm và khấu hao TSCĐ, lập báo cáo nhật ký chứng từ và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ nhập - xuất -tồn kho NVL và công cụ dụng cụ, lập bảng kê. Kế toán tiền lương: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thanh toán tiền lương, trả lương cho công nhân viên theo tháng Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt, tồn quỹ. Đối chiếu tồn quỹ thực tế với số dư hàng ngày trên sổ quỹ kế toán thanh toán tiền mặt * Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng - Hình thức sổ kế toán: Căn cứ vào tình hình thực từ SXKD, căn cứ vào khả năng cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, yêu cầu thông tin kinh tế, công ty đã chọn lựa và vận dụng hình thức Nhật ký – sổ cái vào công tác kế toán. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế oán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Tình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái có thể khái quát bằng sơ đồ 10 phụ lục Hệ thống sổ kế toán: + Sổ kế toán tổng hợp: các Nhật ký chung, các bảng kê, sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết: Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như: Sổ kế toán chi tiết TSCĐ, NVL và CCDC, thành phẩm…còn sử dụng bảng phân bổ. + Sử dụng mẫu sổ in sẵn và các quan hệ đối ứng tài khoản các chi tiết kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Tài khoản sử dụng: + TK 152: NVL + TK 153: CCDC + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý + TK 621: Chi phí NVL + TK623: Chi phí nhân công trực tiếp + TK627: Chi phí sản xuất chung + TK111: Trả bằng tiền mặt + TK112: Trả bằng chuyển khoản + TK331: Phải trả cho người bán + TK133: Thuế GTGT II. Thực trạng công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty Hoá Bách Khoa Phân loại Là một DN chuyên về lĩnh vực sản xuất sơn và các vật liệu chống thấm, do đó vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng. Khối lượng của NVL phục vụ cho sản xuất của công ty tương đối lớn chiếm 20% khối lượng hàng tồn kho của DN. Với trên 30 loại vật liệu khác nhau, do đó để tổ chức, quản lý và sử dụng chúng có hiệu quả thì chúng ta phải xác định chức năng,công dụng và phân loại chúng một cách thích hợp. Mỗi loại vật liệu sử dụng lại có hai chức năng và công dụng khác nhau nên Công ty Hoá Bách Khoa tiến hành phân loại NVL theo mục đích sử dụng. Trên góc độ mục đích tiêu dùng, vật liệu được phân thành các loại: - NVL chính: Là đối tượng chủ yếu trong quá trình sản xuất. Đối với hai sản phẩm chính của công ty là sơn và chất chống thấm thì NVL chính là: Tian, acryles, primalAC, nhựa nhũ tương,… TK sử dụng: TK 152.1 NVL phụ:là các vật liệu phục vụ cho nhu cầu thí nghiệm và sản xuất các vật liệu phụ trợ cho sản xuất, làm tăng chất lượng của vật liệu chính bao gồm: Amoniac, naterrosol, vỏ thùng, caolanh, kãoin, bột siêu mịn,… TK sử dụng: TK152.2 Nhiên liệu: Là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất chất chống thấm như: Than đá, củi, xăng… TK sử dụng: TK 152.3 Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như: Long đèn, ốc vít, … Việc phân loại trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra, hạch toán NVL được thuận tiện hơn. 2.Tính giá vật liệu Hiện nay NVL của công ty sử dụng để phục vụ cho sản xuất phải thu mua từ nhiều nguồn khác nhau. Công ty sử dụng giá thực tế để phản ánh ghi chép trên cơ sở kế toán * Tính giá nguyên vật liệu nhập kho - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu Gía thực tế NVL nhập kho = Gía ghi trên hoá đơn ++ Thuế NK (nuế có) ++ Chi phí vân chuyển bốc dỡ Ví dụ: Ngày 22\4\2005 công ty đã mua TitanR-706 của Inđônêxia theo hóa đơn số 7893 với giá ghi trên hóa đơn là 4.875 đô(1đô =16.000VND), thuế NK là 5%, chi phí vận chuyển bốc xếp là 2.000.000 đ Vậy trị giá vốn NVL nhập kho là: 78.000.000 + + 78.000.000 x 5% ++ 2.000.000 = 83.900.000 (Với 4.785 đô = 78.000.000 VND) Đối với NVL mua trong nước: Gía thực tế NVL nhập kho = Gía mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua phát sinh (nếu có) Ví dụ: Ngày 20\1\2005 công ty đã nhập 40 kg TitanR-706 của công ty Hưng Lộc theo hóa đơn số 8755. Giá mua ghi trên hóa đơn là 14.000.000đ, thì giá thực tế là 14.000.000đ (người bán giao hàng tại công ty) * Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Giá trị NVL xuất kho chỉ là chỉ tiêu quan trọng làm cơ sở lập bảng phân bổ NVL từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác định chính xác giá bán sao cho có lại. Do đó, việc lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả trên thị trường là rất khó. Đối với NVL quan trọng, nhập, xuất thường xuyên, số lượng lớn như Titan, PrimalAc..thì công ty sử dụng đơn giá thực tế vật liệu xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền. Với phương pháp tính giá như vậy, cuối tháng kế toán mới tính được giá vật liệu xuất kho. Đơn giá bình quân (PBQ) == Trị giá NVLtồn ĐK ++ Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK ++ Số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá thực tế NVL xuất dùng == (PBQ) x Số lượng NVL xuất dùng Ví dụ: Tính giá xuất kho của nguyên vật liệu TitanR-706. Tồn đầu tháng 12\2004 là 15kg với đơn giá 343.000đ\kg Ngày 20\1\2005 nhập 40kg với đơn giá thực tế nhập là 350.000đ\kg Ngày 28\1\2005 xuất 35kg TitanR-706 dùng để sản xuất Đơn giá xuất dùng = = (15 x 343.000) ++ (40 x 350.000) == 119.000 đ 15 + 40 Vậy giá trị thực tế 35kg TitanR-706 xuất dùng bằng: 35 x 350.000 = 12.250.000 Còn với nhiều NVL khác, để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán NVL lấy giá xuất chính là giá nhập của NVL đó trên phiếu nhập gần nhất hoặc giá xuất có thể là giá bình quân nhập vật liệu trong kỳ theo công thức: Trị giá thực tế NVL xuất dùng mỗi loại == Đơn giá bình quân nhập mỗi loại x Số lượng NVL xuất dùng mỗi loại * Chứng từ kế toán nhập NVL Nguồn cung cấp NVL cho công ty hiện nay là do mua ngoài. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, ban lãnh đạo đề ra cho từng phân xưởng, do đặc thù của công ty nên khi mua vật liệu trưởng phòng kỹ thuật phải làm đơn xin tạm ứng tiền đi mua hoặc liên hệ với nhà cung cấp chở hàng đến để đảm bảo tốt nhất và kịp thời nhất những loại vật tư cần dùng. Ngoài ra các nhân viên phân xưởng có thể nhận hàng và tiếp nhận hàng về xưởng nhập kho (phụ lục 1 ) Lúc này, NVL dù đã nằm trong kho nhưng chưa đủ chứng từ đẻ được thanh toán vì chưa có “phiếu nhập kho”. NVL về đến công ty, trước khi nhập kho sẽ được các nhân viên sản xuất lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư ” để kiểm tra chất lượng, quy cách, phẩm chất, số lượng thực nhập đúng tiêu chuẩn (phụ lục 2). Biên bản này lập thành 3 liên: 1 liên lưu theo phiếu nhập kho để làm cơ sở thanh toán 1 liên lưu theo phiếu nhập kho để làm cơ sở thanh toán 1 liên lưu ở phòng kỹ thuật hoặc các bên có liên quan 1 liên giao cho khách hàng. Sau khi có “biên bản kiểm nghiệm vật tư” trên, phòng sản xuất sẽ viết “phiếu nhập kho”(phụ lục 3). Phiếu nhập kho được lập theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập, ký đủ các chữ ký của những người có liên quan theo mẫu biểu quy định. Phiếu nhập được lập thành 4 liên: 1 liên lưu ở quyển phiếu nhập kho (ở bộ phận kế toán) 1 liên giao cho kế toán thanh toán (kế toán theo dõi TK 331 “phải trả khách hàng”) để làm căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán cho khách hàng và sau đó lưu ở kế toán thanh toán. 1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó giao cho kế toán để hạch toán 1 liên giao cho khách hàng. Đối với mỗi nguồn nhập các chứng từ kế toán ban đầu khác nhau: - Mua vật liệu bằng tiền mặt các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán trong trường hợp này là: Phiếu nhập kho, giấy báo chi tiền mặt, hóa đơn bán hàng của người bán……….. - Mua tạm ứng: Đối tượng được tạm ứng đi mua vật liệu là các nhân viên của phòng sản xuất . Nhưng dù dùng ngay hay không vật liệu đã mua về nhất định phải qua kho, viết phiếu nhập mới được thanh toán. Cuối tháng khi có đầy đủ phiếu nhập, bảng kê nhập, hóa đơn bán hàng của người bán hoặc đối chiếu công nợ (mua với giá trị thấp hơn 1000.000),kế toán viết”giấy thanh toán tạm ứng” cho người mua (phụ lục 4) Các chứng từ nhập được dùng ghi các loại sổ kế toán – chỉ tiêu nhập * Chứng từ kế toán xuất NVL Khi phòng sản xuất có nhu cầu vật liệu và được giám đốc cũng như trưởng phòng kỹ thuật phê duyệt, phòng kỹ thuật sẽ viết” phiếu xuất kho”, phòng sản xuất cầm phiếu xuất kho xuống lĩnh vật tư. Thủ kho chỉ được phép xuất kho khi đã có đủ 2 chữ ký của 2 người trên và ghi số lượng thực xuất trên”phiếu xuất kho”. Số lượng thực xuất chỉ được nhỏ hơn hoặc bằng số lượng yêu cầu ghi trên phiếu xuất (phụ lục 5). Phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho vật tư được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng một kho hoặc cùng một mục đích sử dụng, khi lập phiếu , phiếu phải ghi rõ họ tên, địa chỉ của đơn vị, số và ngày, tháng lập phiếu và lý do sử dụng và kho xuất vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu Liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán Liên 3 người nhận giữ để ghi vào kế toán bộ phận sử dụng, phục vụ cho hạch toán phân xưởng 3. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu Công ty TNHH Hoá Bách Khoa là một DN có nhiều chủng loại NVL khác nhau. Do đó, để có thể theo dõi được chính xác kịp thời tình hình biến động của từng thứ (danh điểm) NVL công ty sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết là phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phần chứng từ nhập được kê trên các loại sổ: Bảng kê mua nhập vật tư Sổ chi btiết vật liệu (chỉ theo dõi phần nhập mua NVL bằng tiền mặt và tạm ứng, không theo dõi phần xuất trên sổ chi tiết) Phần chứng từ xuất được kê trên các loại sổ: Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, ghi số lượng thực tế vật liệu nhập, xuất vào chứng từ, phân loại chứng từ. Thủ kho mở “thẻ kho” theo dõi tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và theo thứ tự NVL (phụ lục 6 ) Cuối tháng, thủ kho chuyển toàn bộ “phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho”, báo cáo kho cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ. Tại phòng kế toán: Kế toán mở “sổ chi tiết vật liệu” (phụ lục7) và “sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu” (phụ lục 8) để theo dõi tình hình biến động vật liệu cả chỉ tiêu số lượng và giá trị cho toàn bộ NVL hiện có trong công ty mà không mở theo từng kho. Trình tự ghi sổ như sau: *Đối với nghiệp vụ nhập kho Cuối tháng thủ kho phải hoàn tất toàn bộ chứng từ liên quan đến việc thu mua NVL của họ trong tháng và gửi cho phòng kế toán. Phương thức thanh toán tiền mua vật liệu có thể bằng tiền mặt, tiền tạm ứng, chuyển khoản hoặc mua chịu. Kế toán phân loại các chứng từ thu mua theo phương thức thanh toán: Trước hết, nếu NVL mua bằng tiền mặt hoặc tạm ứng : Kế toán ghi vào “bảng kê nhập”(phụ lục 9). Bảng kê nhập được mở để theo dõi nhập mua vật liệu, số tiền tạm ứng và thanh toán tạm ứng của phòng sản xuất hoặc thủ kho Đối với phiếu nhập kho vật liệu mua bằng tiền gửi ngân hàng hoặc chưa thanh toán, kế toán vật liệu không ghi vào “sổ chi tiết vật liệu”. * Đối với nghiệp vụ xuất kho vật liệu Cuối tháng, phòng sản xuất gửi lên phòng kế toán “báo cáo sử dụng vật tư” về lượng tồn đầu kỳ ở phòng sản xuất mình, lượng vật tư nhận trong kỳ, lượng thực tế sử dụng trong tháng cho phòng kế toán. Kế toán dựa trên “bảng tính giá nguyên vật liệu xuất” (phụ lục 10) để vào “bảng phân bổ vật liệu” (phụ lục 11). Sau đó, căn cứ vào bảng phân bổ , kế toán ghi tổng giá trị từng loại nguyên vật liệu đã dùng trong kỳ vào cột xuất trên “sổ đối chiếu luân chuyển”. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở theo dõi giá trị nhập xuất tồn theo từng danh điểm vật liệu. Công ty chỉ mở một “sổ đối chiếu luân chuyển” để theo dõi tình hình biến động của NVL cho toàn công ty mà không mở tương ứng cho mỗi kho một sổ đối chiếu luân chuyển. 4. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu Công ty chọn phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên theo đó , công ty sử dụng những TK 152(152.1; 152.2; 152.3; 152.4) ngoài TK 152, trong quá trình hạch toán, kế toán con sử dụng TK 111, 112, 331, 141, 621, 627, 642… 4.1 Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyê nliệu, vật liệu. Tùy theo từng nguồn nhập, hạch toán tổng hợp NVL như sau: Mua NVL bằng tiền mặt Hàng ngày, thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt mua NVL và thực hiện việc ghi sổ quỹ hàng ngày, lập báo cáo quỹ chuyển cho phòng kế toán, kèm theo tất cả các chứng từ thu, chi làm cơ sở ghi sổ kế toán. Cuối tháng, kế toán ghi các nghiệp vụ chi tiền mặt mua NVL phát sinh trong tháng vào Nhật ký-sổ cái (ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111) (phụ lục 12). Sau đó lấy tổng phát sinh Có TK 111, đối ứng với phát sinh Nợ TK 152 để ghi vào Sổ cái TK 152 (phụ lục 13) VD: Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 002398 ngày 20-1-2005 và phiêú nhập kho số 8755 (phụ lục 3) ngày 20-1-2005 kế toán ghi. Nợ TK 1521: 14.000.000 Nợ TK 133: 700.000 Có TK 111: 14.700.000 - Mua NVL bằng tạm ứng VD: Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 002398 ngày 20-1-2005 và phiếu nhập số 8755 ngày 20-1-2005 (phụ lục 3) kế toán ghi: Nợ TK 1521: 14.000.000 Nợ TK 133: 700.000 Có TK 141: 14.700.000 đ - Dùng tiền gửi ngân hàng thanh toán tiền mua NVL VD: Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 002398 ngày 20-1-2005 và phiếu nhập số 8755 ngày 20-1-2005 (phụ lục 3) kế toán ghi: Nợ TK 1521: 14.000.000 Nợ TK 133 : 700.000 Có TK 112: 14.700.000 Mua chưa thanh toán tiền cho người bán Trong trường hợp chưa thnah toán được tiên cho người bán, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từ khi nghiệp vụ phát sinh đến khi thanh toán xong cho người bán. Khi nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi thanh toán cho người bán kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111,112 VD:Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 002398 ngày 20-1-2005 và phiếu nhập kho 8755 ngày 20-1-2005 (phụ lục 3) kế toán ghi Nợ TK 1521: 14.000.000 Nợ TK 133: 700.000 Có TK331: 14.700.000 4.2. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên liệu, vật liệu. NVL trong DNSX giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ và quản lý DN, do mất mát, thiếu hụt. a. Xuất kho vật liệu dùng cho SXKD Ghi Nợ TK621: Dùng trực tiếp cho sản xuất Nợ TK 627: Dùng phục vụ sản xuất ở các phân xưởng bộ phận phục vụ sản xuất Nợ TK 641: Dùng cho nhu cầu bán hàng Nợ TK 642: Dùng cho quản lý trong toàn công ty Nợ TK 341: Dùng cho sửa chữa tài sản cố định, cho xây dựng cơ bản Có TK 152 VD: Phiếu xuất kho 28-1-2005 (phụ lục5) xuất Titan –R706 cho phân xưởng sơn. Số lượng 35 kg đơn giá 350.000đ/kg thành tiền là 12.250.000đ. Kế toán định khoản : Nợ TK 621: 12.250.000 Có TK 1521: 12.250.000 b. Vật liệu giảm do mất mát thiếu hụt - Nếu đã rõ nguyên nhân: +Do ghi chép nhầm lẫn ,cân đo , đong đếm sai cần phải điều chỉnh sổ kế toán đúng với số thực tế theo phương pháp chữa sổ quy định, tế toán ghi: Nợ TK liên quan Có TK 152 +Nếu thiếu hụt trong định mức được tínhvào chi phí quản lý DN, kế toán ghi Nợ TK 642 Có TK 152 VD: Kiểm kê thấy thiếu hụt Titan-R706 , ngày 12-3 mua Titan-R706 có tổng giá trị thanh toán la 38.000.000 Kiểm kê thấy thiếu hụt 3% trong định mức , kế toán ghi: Nợ TK 642: 760.000 Có TK 152.1: 760.000 +Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chụi trách nhiệm gây nên, kế toán ghi Nợ TK 111: tiền mặt Theo số bồi thường Nợ TK 138 (1388): Phải thu khác vật chất Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Nợ TK 632 : Gía vốn hàng bán Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu -Trường hợp chưa rõ nguyên nhân thiếu hụt, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 138(1381): Phải thu khác (tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Khi có quyết định xử lý tuỳ từng trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 111, 334…..: Số bồi thường Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Nợ TK 138(1381): Phải thu khác Có TK 138(1381): Phải thu khác (Tài sản thiếu chờ xử lý) VD: Kiểm kê kho thấy thấy hụt Primalac trị giá 2.000.000đ, chưa rõ nguyên nhân. Công ty quyết định bắt thủ kho phải bồi thường trừ vào lương 50%, kế toán ghi BT1: Nợ TK 138(1381) : 2000.000 Có TK 152.1 : 2000.000 BT2: Khi có quyết định xử lý: Nợ TK 334: 1000.0000 Nợ TK 138(1388): 1000.000 Có TK 138(1381): 2.000.000 Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên liệu , vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa I. Đánh giá thực trạng về công tác quản lý và kế toán nguyên liệu , vật liệu tại Công ty TNHH Hóa Bách Khoa 1. ưu điểm : Trải qua 4 năm phát triển và trưởng thành công ty Hóa Bách Khoa đã và đang khẳng định vị trí và vai trò của mình trong nền kinh tế thị trường . Công ty từng bước khắc phục khó khăn tìm ra giải pháp về quản lý kinh tế làm cho công ty nhanh chóng hòa nhập với nền kinh tế thị trường, cùng đổi mới trang thiết bị dây chuyền sản xuất củng cố bộ máy quản lý. Thị trường của công ty luôn không ngừng mở rộng, các sản phẩm được đa dạng hóa như sơn và các vật liệu chống thấm, nâng cao chất lượng cũng như mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh với sản phẩm của các hạng khác . Công ty đã đạt được một số thành tựu nhất định: tốc độ tăng tưởng cao, đời sống cán bộ công nhân viên được nâng cao, công ty đã nhận đuợc nhiều bằng khen về chất lượng sản phẩm…. Đạt được những thành tựu như trên là do: Thứ nhất: Công tác kế toán nguyên vật liệu Là một DNSX, NVL đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, nó tạo nên 70% giá thành sản phẩm cũng như tạo nên công dụng và chất lượng sản phẩm. Sử dụng NVL hợp lý, hạch toán đúng đắn đầy đủ là cơ sở cho việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý và hoạch toán vật liệu nên công ty luôn có sự khuyến khích đối với những sáng kiến trong việc cải tiến công tác quản lý và hạch toánNVL. Công tác hạch toán NVL tại công ty có thể xem xét trên những mặt sau: Công ty đã xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao NVL tiên tiến , tránh lãng phí Luôn có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán giúp cho công tác ghi chép nhanh chóng, chính xác và đầy đủ Công ty xây dựng một hệ thống kho đủ điều kiện để bảo quản NVL trong những năm vừa qua giúp cho việc lưu chuyển qua kho Xây dựng định mức dữ trữ hợp lý đảm bảo tiết kiệm vốn dữ trữ và sản xuất được tiến hành liên tục. Thứ hai: Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký –sổ cái. Đâylà hình thức khá phổ biến và có nhiều ưu điểm phù hợp với điều kiện kế toán chung của công ty. Hệ thống sổ kế toán và tài khoản, các mẫu biểu công ty sử dụng đều đúng như chính sách ban hành của nhà nước.Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất của công ty. Hơn nữa, việc vận dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp chi tiết vật liệu đơn giản, dễ kiểm tra dễ đối chiếu. Vậy ,với nền kinh tế có nhiều biến động do đó mỗi dơn vị trong nền kinh tế luôn tìm mọi cách đổi mới hoàn thiện mình, thay thế và loại bỏ những điều không hợp lý để tồn tại và phát triển. Cùng với xu thế chung của xã hội công ty đã tìm cho mình những bước đi thích hợp, mạnh giãn đổi mới nhất là về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. 2. Một số tồn tại chủ yếu Một là:Trong lĩnh vưc quản lý nguyên liệu ,vật liệu * Về tính giá nguyên vật liệu nhập kho Đối với một số NVL nhập từ Sài Gòn nay công ty đang tính giá nhập kho bằng nguyên giá vật liệu. Còn các chi phí thu mua như chi phí vận chuyển , chi phí dịch vụ ngân hàng và thuế lại được ghi vào chi phí khác. Điều này dẫn tới đơn giá nhập kho của loại NVL đó sẽ không chính xác . Sau đó , giá vật liệu xuất kho lại bằng tổng giá mua cộng chi phí thu mua chia cho số lượng vật liêu nhập kho.. Nếu trong tháng có nhiều loại NVL nhập mua hoặc nhiều loại vật liêu cùng nhập trên một hóa đơn thì khi tính giá vật liệu xuất kho sẽ bị nhầm lẫn hay bỏ xót. *Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho Đối với một số NVL chính, số lượng lớn, nhập, xuất liên tục như Titan,primal AC, màng và màu…thì công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền. Còn đối với các loại vật liệu khác, để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán NVL thường lấy giá xuất chính là giá nhập của NVL trên phiếu nhập gần nhất hoặc giá xuất chính là giá bình quân nhập vật liệu trong kỳ. Các phương pháp trên khá đơn giản, dễ tính toán, không đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao, song tại công ty, lượng NVL nhiều, phong phú về chủng loại, do đó khối lượng tính toán của kế toán là rất nhiều. Mặt khác, vì đặc điểm của các phương pháp trên là phải chờ đến cuối tháng mới có đầy đủ số liệu để tính toán giá trị NVL xuất dùng trong kỳ nên với khối lượng tính toán nhiều, kế toán thường không cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm cuối cùng. * Quản lý nguyên liệu, vật liệu Vì sản phẩm chủ yếu của công ty là sơn và chất chống thấm, nên không phải NVL nào cũng có yêu cầu bảo quản như nhau. Mà hiện nay công ty trong thời kỳ xây dựng và phát triển nên chỉ có một kho bảo quản tất cả các NVL, đồng thời chưa có sự chuyên môn hoá vật liệu trong việc bảo quản. Điều này dẫn đến hao hụt và ảnh hưởng tới chất lượng củaNVL. Hai là: Tồn tại trong tổ chức kế toán * Về việc phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất trên các loại chứng từ Việc phản ánh các nghiệp vụ nhập , xuất trên các loại chứng từ ở công ty còn nhiều điểm chưa hợp lý. Trên chứng từ thường không ghi hết các yếu tố cần thiết theo quy định trên chứng từ, không ghi sổ chứng từ, tài khoản phát sinh hay tài khoản liên quan , nên gây nhiều khó khăn cho công tác kế toán khi ghi sổ. *Kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển hiện còn nhiều bất cập Phương pháp hạch toán chi tiết NVL mà công ty đang sử dụng là phương pháp “sổ đối chiếu luân chuyển”. Tuy nhiên , sổ sách dùng để hạch toán chi tiết NVL chưa đúng với tên gọi “sổ chi tiết vật liệu” chỉ theo dõi phần nhập mà không theo dõi phần xuất, ngoài ra sổ chi tiết này chỉ theo dõi nghiệp vụ nhập mua hàng bằng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng. Công việc hạch toán ở phòng kế toán và ở kho không tương đương nhau do ở phòng kế toán không mở “sổ đối chiếu luân chuyển” mà công ty đang sử dụng là sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi tổng hợp tất cả các loại vật liệu thuộc sở hữu của công ty. Vì một loại vật liệu chỉ được bảo quản ở một kho chứ không phải ở nhiều kho nên nếu đối chiếu giữa “thẻ kho” và “sổ đối chiếu luân chuyển” tổng hợp như hiện nay sẽ không bao giờ cho kết quả đúng. Như vậy, việc hạch toán của thủ kho và kế toán và hai việc là gần như độc lập nhau không dễ dàng kiểm tra đối chiếu và nếu có sai sót xẩy ra hoặc nhầm lẫn giữa các loại NVL là rất khó phát hiện. Cuối niên độ kế toán, công ty thành lập ban kiểm kê để tiến hành kiểm kê NVL ở tất cả các kho và các xí nghiệp. Để đối hiếu kế toán vật liệu thường phải cộng tổng số lượng từng loại vật tư có ở các kho và xí nghiệp trên “biên bản kiểm kê’ rồi đối chiếu với số lượng tồn kho của vật liệu ấy trên “sổ đối chiếu luân chuyển” tổng hợp. Công việc này tốn nhiều thời gian và hay bị nhầm lẫn bởi vì mỗi loại vật tư tồn ở nhiều nơi khác nhau và chính nhân viên kế toán cũng không nhớ hết liệu loại vật tư này có ở những nơi nào để cộng cho đủ. Do đó, qui trình quản lý vật liệu trên sổ sách của cả kho và kế toán là còn nhiều bất cập. *ứng dụng máy vi tính vào hạch toán nguyên vật liệu. Hiện nay với trình độ công nghệ thông tin đang phát triển, công ty chưa đưa kế toán kế toán máy vào sử dụng ở các bộ phận trong công ty. Nhất là đối với kế toán NVL thì đến cuối tháng khối lượng công việc rất nhiều gây nên tốc độ xử lý thông tin chưa thật nhanh, chính xác. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Hoá Bách Khoa. 1.Trong lĩnh vực quản lý. 1.1. Về việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Đối với một số NVL nhập từ Sài Gòn thì công ty nên tính giá nhập kho bằng nguyên giá vật liệu cộng với các chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, chi phí vật dịch vụ ngân hàng và thuế. 1.2. Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Để cho việc hạch toán giá xuất nhanh chóng kịp thời thì công ty nên chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp hệ số giá: Sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vật liệu xuất kho và cuối kỳ sẽ tiến hành điều chỉnh. Giá hạch toán có thể lấy là giá kế hoạh hay giá mua NVL ở một thời điểm nào đó hoặc giá vật liệu bình quân tính trước. Khi xuất kho, toàn bộ NVL xuất dùng được tính theo giá hạch toán: Trị giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ == Số lượng vật liệu xuất trong kỳ x Đơn giá hạch toán Cuối kỳ , sau khi tính được giá thực tế, tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán về giá thực tế: Trị giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Trị giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ x Hệ số giá Trong đó hệ số giá được xác định như sau: Hệ số giá == Trị giá thực NVL tồn ĐK + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá HT NVL tồn ĐK + Trị giá HT NVL nhập trong kỳ Hệ số giá vật liệu được tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu. Cuối tháng , kế toán tính giá thực tế vật liệu(phụ lục 14 ) Phương pháp hệ số giá khắc phục được nhược điểm của phương pháp bình quân cả kỳ dử trữ đó là : giúp cho việc tính giá NVL xuất được kịp thời mà không phải chờ đến cuối tháng, do đó không ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung. 1.3. Quản lý nguyên vật liệu Để hộ trợ cho công tác quản lý vật liệu thì công ty cần tạo lập hệ thống kho tàng đầy đủ, cần thiết cho việc quản lý vật liệu dữ trữ. Bởi vì nguyên vật liệu về thường chưa sử dụng ngay mà phải qua quá trình bảo quản tại kho. Cần có sự chuyên môn hoá trong việc bảo quản nhất là NVL đắt tiền, phải bảo quản theo đúng yêu cầu kỹ thuật, phải trang bị các dụng cụ cân, đo, đếm và các phương tiện kỹ thật khác. 2. Hoàn thiện trong tổ chức kế toán chi tiết 2.1. Phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất trên các loại chứng từ Cần phải ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết theo quy định trên chứng từ, phải ghi sổ chứng từ, tài khoản phát sinh hay tài khoản liên quan 2.2. Về kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Để khắc phục tình trạng như hiện nay, công tác kế toán chi tiết vật liệu nên được tiến hành như sau: Tại kho: Ngoài việc ghi chép thẻ kho, thủ kho nên có sổ chi tiết để theo dõi việc nhập - xuất vật tư : Vật liệu nhập từ đâu (mua, tự chế, thu hồi…), xuất theo mục đích nào, số vật tư đang trong tình trạng như thế nào…để phục vụ cho công tác quản lý vật tư. Đồng thời tạo điều kiện cho việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán, đảm bảo tính chính xác của việc ghi chép. Tại phòng kế toán: Kế toán không mở “sổ chi tiết vật liệu” để theo dõi vật liệu nhập mua bằng tiền mặt, chuyển khoản và tạm ứng như hiện nay. Thay vào đó, kế toán mở “sổ đối chiếu luân chuyển” riêng cho từng kho. Kết cấu “sổ đối chiếu luân chuyển” như sau: So với “sổ đối chiếu luân chuyển” cũ thì công ty nên thay cột “chi phí khác” bằng “đơn giá”và cột “danh điểm vật liệu”. Hơn nữa để cho việc ghi “sổ đối chiếu luân chuyển” không bị nhầm lẫn thì kế toán nên lập cho mỗi kho một sổ chi tiết theo mẫu như ở phụ lục 8 Sau đó lấy số lượng nhập, xuất trên sổ “chi tiết vật liệu”ghi vào sổ “đối chiếu luân chuyển” của từng kho. - Hoàn thiện thủ tục đối chiếu số liệu với kết quả kiểm kê NVL cuối kỳ + Phải quy định kho nhất định cho các loại vật liệu cụ thể + Cuối niên độ kế toán ở bộ phận sử dụng còn tồn vật tư thì phải chuyển về kho lưu giữ đã quy định rồi mới tiến hành kiểm kê. Muốn vậy, vào đợt lĩnh vật tư cuối cùng của năm thủ kho phải giữ tính sao cho số tồn kho cuối cùng ở phân xưởng là ít nhất giảm bớt thời gian: Chi phí cho việc tập trung vật liệu thừa. + Để đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với kết quả kiểm tra kho, kế toán chỉ cần mở “sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu” của kho tương ứng. Tuy nhiên để làm được điều trên thì thủ kho của công ty phải quản lý tốt và công ty đã mở “sổ đối chiếu luân chuyển” riêng cho phân xưởng chứ không chỉ có “sổ đối chiếu luân chuyển ” tổng hợp. 2.3. ứng dụng máy vi tính vào hạch toán nguyên vật liệu Đối với kế toán NVL nên đưa kế toán máy vào sử dụng đó là tự xây dựng chương trình tự động hoá toàn bộ quá trình xử lý, lưu trữ, bảo quản chứng từ in ấn sổ sách. kết luận Một lần nữa có thể khẳng định rằng: Công tác kế toán NVL nói chung và đặc biệt là kế toán NVL nói riêng có tầm quan trọng đặc biệt trong quản lý kinh tế. Công tác kế toán NVL đã thực sự đi sâu vào công tác quản lý kinh tế và góp phần to lớn trong sự lớn mạnh của công ty. Công tác kế toán NVL của công ty đã linh hoạt và mềm dẻo khi vận dụng vào thực tế , kế toán NVL giúp cho đơn vị SXKD theo dõi được chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng chủng loại, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Cùng với nhiều mặt mạnh cần phát huy, trong thực tế công tác kế toán NVL còn nhiều bất cập. Song em tin rằng với một bề dày kinh nghiệm đã được tích luỹ từ nhiều năm và sự quan tâm của công ty tới những ý kiến đề xuất, công tác kế toán NVL sẽ khắc phục được và ngày càng hoàn thiện hơn nữa. Do thời gian thực tập còn hạn chế và hiểu biết về nghiệp vụ kế toán còn nhiều non kém nên trong quá trình hoàn thiện luận văn , em tự thấy mình còn nhiều thiếu xót. Em rất mong được ban lãnh đạo và các dồng nghiệp ở công ty TNHH Hoá Bách Khoa , GS.TS Lương Trọng Yêm góp ý để cho luận văn của em thực sự có ý nghĩa hơn cả vễ lý luận và thực tiễn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn những người đã giúp đỡ, chỉ đạo, hướng dẫn em hoàn thành bài luận văn này. Sơ đồ 1 Phương pháp thẻ song song Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Phiếu nhập ,xuất kho nguyên vật liệu Thẻ kho Ghi chú Ghi hàng ngày: Đối chiếu : Ghi cuối tháng : Sơ đồ 2 phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Ghi chú Ghi hàng ngày: Đối chiếu : Ghi cuối tháng: Sơ đồ 3 Phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập-xuất -tồn Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú Ghi hàng ngày: Đối chiếu : Ghi cuối tháng: Sơ đồ 4 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK331,111,112 TK152 TK621 Xuất để sản xuất Tăng do mua ngoài sản phẩm TK1331 TK 627,641,642 Thuế GTGT Xuất cho CPSX chung được khấu trừ bán hàng, QLDN TK151 TK154 Hàng đi đường kì trước Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK411 TK128, 222 Nhận cấp phát, Xuất góp vốn liên doanh tặng thưởng TK641,3381 TK1381,642 Thừa phát hiện khi kiểm kê Thiếu phát hiện khi kiểm kê TK128,222 TK111,112 Nhận lại vốn góp liên doanh Giảm giá, trả lại hàng mua TK412 Đánh giá tăng vật liệu TK142 Đánh giá giảm NVL Sơ đồ 5 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK331,111,112 TK152 TK621 Xuất để sản xuất Tăng do mua ngoài sản phẩm (Giá có thuế GTGT) TK 627,641,642 Xuất cho CPSX chung bán hàng, QLDN TK151 TK154 Hàng đi đường kì trước Xuất thuê ngoài Có thuế GTGT gia công chế biến TK411 TK128, 222 Nhận cấp phát, Xuất góp vốn liên doanh tặng thưởng TK641,3381 TK1381,642 Thừa phát hiện khi kiểm kê Thiếu phát hiện khi kiểm kê TK128,222 TK111,112 Nhận lại vốn góp liên doanh Giảm giá, trả lại hàng mua TK412 Đánh giá tăng vật liệu TK142 Đánh giá giảm NVL Sơ đồ 6 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK152,151 TK611 TK152,151 Kết chuyển giá trị Kết chuyển NVL NVL tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kì TK 154,621 TK111,112,331,.. Xuất cho sản xuất Mua NVL TK133 kinh doanh GTGT đầu vào TK111,112,331… TK333 Giảm giá hàng mua Thuế nhập khẩu tính trả lại cho người bán Vào giá trị NVL nhập kho TK411 TK11,112,331… Nhận góp vốn cấp phát, Viện trợ bằng NVL Đánh giá giảm NVL TK336,338 Vay cá nhân Và các đơn vị khác Đánh giá tăng NVL Sơ đồ 7 Sơ đồ hạch toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK152,151 TK611 TK152,151 Kết chuyển giá trị Kết chuyển NVL NVL tồn kho đầu kì tồn kho cuối kì TK 154,621 TK111,112,331,.. Xuất cho sản xuất Mua NVL về nhập kho kinh doanh bao gồm cả thuế GTGT TK333 TK111,112,331… Giảm giá hàng mua Thuế nhập khẩu tính Trả lại cho người bán Vào giá trị NVL nhập kho TK411 TK11,112,331… Nhận góp vốn cấp phát, Viện trợ bằng NVL Đánh giá giảm NVL TK336,338 Vay cá nhân Và các đơn vị khác Đánh giá tăng NVL Sơ đồ 8 Cơ cấu tổ chức quản lý Giám đốc Phó giám đốc Các công trình Phòng kế toán Kế toán NVL Phân xưởngII Kế toán tổng hợp Phòng kỹ thuật Phân xưởngI Thị trường Bán hàng Phòng kinh doanh Sơ đồ 9 Cơ cấu tổ chức kế toán của công Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán tiền gửi NH Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lươngg Kế toán NVL và CCDC Thủ quỹ Kế toán trưởng Nhân viên thống kê phân xưởng ty Sơ đồ 10 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của công ty Chứng từ gốc Nhật ký - sổ cái Sổ chi tiết Bảng chi tiết số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú Ghi hàng ngày: Đối chiếu : Ghi cuối tháng: Phụ lục 1 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2004-2005 Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2004 Năm 2005 So sánh Chênh lệch % Tổng doanh thu đồng 1.366.960.000 1.536.358.500 169.398.500 1,123 Nộp ngân sách đồng 5.236.911 7.918.000 2.681.089 1,511 Tổng lợi nhuận đồng 18.203.125 20.586.025 2.382.900 1,130 Tổng vốn cố định đồng 80.000.000 80.000.000 Tổng vốn lưu động đồng 967.368.125 1.002.268.420 34.900.295 1,036 Thu nhập bình quân đồng 1.000.000 1.200.000 1,2 Phụ lục 2 Hoá ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT-BLL Liên 2 (giao cho khách hàng) Ký hiệu:AA\2005T Ngày 20 tháng 1 năm 2005 Số: 002398 Đơn vị bán hàng:Công ty TNHH TM và Dịch vụ Hưng Lộc Địa chỉ: Số TK Mã số:0100799805-1 Điện thoại Họ tên người mua:Trần thành Đô Đơn vị:Cty Hóa Bách Khoa Hình thức thanh toán: Theo đơn đặt hàng STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Titan-R706 kg 40 350.000 14.000.000 Thuế suất:5% Cộng tiền hàng:14.000.000 Tổng tiền thuế: 700.000 Tổng tiền thanh toán: 14.700.00 0 Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu bảy trăm ngàn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phụ lục 3 BIÊN BảN KIểM NGHIệM VậT TƯ Căn cứ vào hóa đơn số 002398 ngày 20\1\2005 của Cty TNHH TM&DV Hưng Lộc Theo hóa đơn số 002398 ngày 20\1\2005 Ban kiểm nghiệm gồm: ông: Trần Thành Đô-Trưởng phòng kỹ thuật trưởng ban Ông: Nguyễn Văn Hoán- Thủ kho Ông: Nguyễn Hữu Thuận- ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Phương thức kiểm nghiệm: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Số lượng Theo CT Thực tế KN Đúng QC Không đúng QC 1 Titan-R706 40 40 40 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt nhập kho ủy viên ủy viên Trưởng ban Phụ lục 4 Công ty TNHH Hóa Bách Khoa Mẫu số 01 vật tư PHIếU NHậP KHO QĐ số 1241TC\CĐKT Ngày 20\1\2005 Ngày 1\11\95 của BTC Số: 8755 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH TM &DV Hưng Lộc Theo hóa đơn số 002389 ngày 20\1\2005 Nhập tại kho: Bách Khoa STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền CT Nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Titan-R706 kg 40 40 350.000 14.000.000 Thuế GTGT 5% 700.000 Cộng 14.700.000 Viết bằng chữ: Mười bốn triệu bảy trăm ngàn đồng Thủ trưởng KTT Phụ trách cung Người nhận Thủ kho tiêu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phụ lục 5 Công ty TNHH Hóa Mẫu số 01 vật tư Bách Khoa Ban hành theo QĐ số 18TC\CĐ kế toán Ngày 30\1\1995 GIấY THANH TOáN TIềN TạM ứng Ngày 28\1\2005 Họ tên người thanh toán: Nguyễn văn hoán Địa chỉ: Sản xuất Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền Số tiền tạm ứng Số tiền đợt trước chưa chi hết Số tạm ứng kỳ này: Phiếu chi số: Phiếu chi số: Số tiền đã chi Theo giấy biên nhận và phiếu shi số 02\1, HĐ số 41093,6959, 565079… Chênh lệch Số tạm ứng chi không hết Chi quá tạm ứng (1845) (1845) 34.035.076 34.083.800 (2905) (2905) Thủ trưởng đơn vị KTT Kế toán thanh toán Người thanh toán (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phụ lục 6 PX: Titan -R706 Mẫu số 02\VT PHIếU XUấT KHO Ngày 1\11\95 của Bộ Tài chính Ngày 28\1\2005 Số: 7518 Họ tên người nhận hàng: Trần Hồng Nợ: 621 Hạnh Có: 152 Lý do xuất kho : sản xuất Xuất tại kho: Bách Khoa STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vạt tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền CT Nhập 1 Titan-R706 kg 35 35 350.000 12.250.000 Cộng 12.250.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Thủ trưởng KTT Phụ trách cung Người nhận thủ kho tiêu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phụ lục 7 C ông ty TNHH Hoá Bách Khoa Mẫu số 10-VT Tên kho:Bách khoa Tờ số: 3 Lập thẻ ngày 1\1\2005 THẻ KHO Tên, nhạn hiệu, quy cách vật tư:Titan-R706 TSTT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập, xuất Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn 1 Tồn 1\1\2005 20 20 Nhập 20\6 40 32 Xuất 28\1 35 ….. 30\1\2005 40 35 25 (Đã ký và ghi rõ họ tên) Phụ lục 8 Sổ chi tiết vật liệu Tên vật tư: Titan-R706 Đơn vị tính: Kg Kho: ĐVT: Nghìn đồng NT SH CT Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT 20\1 8755 Tồn ĐK Nhập kho Titan-R706….. …. 350 20 7000 40 14.000 60 21.000 Phụ lục 9 Sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu Tháng1….năm2005 ĐVT: Nghìn đồng Danh điểm Số phiếu Tên NVL Đơn giá Nhập trong tháng Luân chuyển trong tháng Số dư cuối tháng N X N X SL TT SL TT SL TT SL TT 152.1 8755 7518 Titan-R706 350 40 14.000 40 14.000 35 12.250 25 8.750 Phụ lục 10 Bảng kê mua nhập vật tư Tháng 1\2005 Họ và tên: Nguyễn Văn Hoán – Thủ kho A.Số tạm ứng tháng trước chuyển sang tháng này(1845) B.Tạm ứng tháng này ngày 20 tháng 1 năm 2005 số tiền:34.035.076 C.Vật tư mua trong tháng ĐVT:Nghìn đồng STT Phiếu nhập SHĐ Tên vật tư ĐV SL ĐG Tiền Ngày Số 1 6\1 02\1 20 Kaoxin 10.000 2 20\1 02\1 431 Titan-R706 VAT5% kg 40 350 14.000 700 Tổng 24.700 (Kế toán vật liệu ký tên) D.Số tiền dủ nợ chuyển sang tháng sau (A+B-C):(2905) Tổng số tiền viết bằng chữ: hai ngàn chín trăm linh năm đồng GĐ Công ty KTT Người lập bảng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phụ lục 11 Phân xưởng sản xuất Bảng tính giá vật liệu xuất Tháng 1 năm 2005 STT Tên vật liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Titan-R706 35 350.000 12.250.000 2 Màu pha sơn 130.308 1.500 195.570.000 3 Primal 20.520 1.650 33.858.000 4 Acrylel 57.600 1.900 109.440.000 5 Naterrosol DF-35 180 243.500 43.830.000 6 Bột đá siêu mịn 100 215.630 21.563.000 7 Kaoxin(Inđônêxia) 100 867 86.700 8 Cao lanh 15.615 4.730 73.858.950 …. Tổng cộng 968.015.475 Phụ lục 12 Bảng phân bổ vật liệu Tháng 1 năm 2005 Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK152 152.1 152.2 152.3 152.4 Cộng HT TT HT TT HT TT HT TT HT TT 1.TK621: Chi phí NVL trực tiếp 2.TK627: Chi phí SXC 3.TK154:Chi phí SXKD dởdang 4.TK 641:Chi phí bán hàng 5.TK642: Chi phí QLDN …. Cộng Phụ lục 13 Nhật ký – sổ cái STT Ngày Ghi Có TK111, ghi Nợ các TK Cộng Có TK111 152.1 152.2 152.3 152.4 1 2\1 103.893.478 2 6\1 25.891.456 3 9/1 301.183.000 4 … 18.584.008 5 20\1 14.700.000 25.812.667 …. Tổng cộng 1.325.155.000 10.876.300 … 1.008.645.030 Phụ lục 14 Sổ cái Tháng 1\2005 TK 152: Nguyên vật liệu Số dư đầu tháng: Dư Nợ: 49.067.936 Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng1 Tháng … Tháng 12 TK111 (NKSC) 1.008.645.030 TK112 (NKSC) 6.543.156 TK141 (NKSC) 14.865.000 TK331 (NKSC) 22.004.125 Cộng số phát sinh Nợ 1.052.057.311 Tổng số phát sinh Có (NKSC) 49.312.733 Số dư cuối tháng: Dư Nợ 1.051.812.514 Phụ lục 15 Gía thực tế vật liệu Chỉ tiêu Vật liệu 1.Tồn đầu kỳ Gía HT Gía TT 2.Nhập trong kỳ 3.Cộng tồn và nhập 4.Hệ số giá 5.Xuất trong kỳ 6.Tồn cuối kỳ (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)