Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội

nh toán bằng tiền mặt thì phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khách hàng và khách hàng ký vào ba bản: Liên một lưu ở phòng kế hoạch thị trường, liên hai giao cho khách hàng, liên ba thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ 3. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội 3.1. Tài khoản sử dụng: Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau: - Tài khoản 152: Nguyên vật liệu. TK152 được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị bao gồm: TK 1521. Nguyên liệu chính. TK 1522. Vật liệu. TK 1522.1 Hoá chất. TK 1522.2. Phụ liệu. Lê Thu Hương -47- TK 1523. Nhiên liệu TK 1524. Phụ tùng sửa chữa thay thế. TK 1526. Phụ tùng khác. TK 1527. Phế liệu. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: 111,112,133,331... 3.2. Phương pháp hạch toán 3.2.1 Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nẵm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đưa dự liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên "Sổ chi tiết số 2" và các nhật ký chứng từ liên quan khác như NKCT số 1, số 2, số 4, số 10 Mỗi phiếu được theo dõi một dòng trên "Sổ chi tiết số 2" với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán. Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2: Sổ này được mở hàng tháng. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên với công ty thì được mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung của công ty - Cơ sở số liệu: từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán - Phương pháp ghi: Căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hoá đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ. Lê Thu Hương -48- Cột nội dung: Ghi số dư đầu tháng của từng nhà cung cấp được lấy từ "Sổ chi tiết số 2" của tháng trước. Và ghi các nghiệp vụ nhập vật tư (Tên vật tư, số lượng nhập, đơn giá), các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi phần thuế (TK133). Thanh toán với người bán theo hình thức nào, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt (TK111), bằng tiền gửi ngân hàng (TK112), bằng vay ngắn hạn (TK311), và đối với ngưòi bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù trừ (TK131)... Cột phát sinh: + Số phát sinh Có: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu theo hoá đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán các nội dung: hoá đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 + Số phát sinh Nợ: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, tuỳ theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng người bán cho từng chuyến hàng ghi vào các cột phù hợp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi Nợ TK 331 Có TK111 Nếu thanh toán bằng phương thức hàng đổi hàng kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 131 Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi Nợ TK 311 Có TK311 Lê Thu Hương -49- Cột số dư: Kế toán phản ánh khoản công ty còn nợ người bán hoặc các khoản công ty trả trước cho người bán nhưng trong tháng hàng chưa về hoặc số tiền công ty trả thừa cho người bán vào cột số dư. (Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán được trích ở trang sau) Lê Thu Hương -50- Biểu số 3.2 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 8/2002 - Chị Phan Hồng Liên Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng Phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 111 2/8 Tạm ứng mua bao tải dứa 111 345000 61124315 125 15/8 Thoi suốt 1524 133 140000 14000 130 29/8 Dầu công nghiệp 1523 133 520000 52000 Cộng 345000 726000 Cộng TK 1524 140000 Cộng TK 1523 520000 Cộng TK133 66000 Số dư cuối tháng Ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ngoài số trang mở cho người bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu. Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì số lượng là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch sẽ xem xét và phê duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu. Khoản tạm ứng này được ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK331 Có TK 111 Lê Thu Hương -51- Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán, thực chất đây không phải là tiền ứng trước cho người bán nhưng lại được theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 như một khoản trả trước cho người bán. Điều này chưa phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Và khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết như sau: Nợ TK152 Nợ TK 133 Có TK 331 Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với người bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331/Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK 331/Có TK liên quan. NKCT số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty. Nguyên tắc mở sổ NKCT số 5: - Cơ sở số liệu: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước, sổ chi tiết số 2 - Phương pháp ghi: + Cột số dư đầu tháng: Lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước. Số dư nợ: Phản ánh số tiền công ty đã trả trước cho người bán nhưng hàng chưa về nhập kho trong tháng Số dư có: Phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán + Số phát sinh Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK (152,1521....) lấy số liệu cộng của từng loại vật liệu của người bán ghi vào các tài khoản tương ứng. Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK (111,112....)lấy số liệu cộng ỏ các TK tuỳ theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tương ứng. + Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính số dư cuối tháng của từng người bán. Cuối tháng khóa sổ NKCT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi sổ cái TK152 (Nợ TK152, Có TK331) Lê Thu Hương -52- 3.2.2 Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu. Quản lý vật tư không chỉ quản lý tình hình thu mua bảo quản và dự trữ vật tư mà còn phải quản lý việc xuất dùng vật tư. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyên giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí về vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi được vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá Trình tự ghi sổ hạch toán tổng hợp xuất vật liệu: Hàng ngày, từ chứng từ xuất kho, kế toán đưa dữ liệu vào máy.Giá vật liệu ghi trên phiếu này là giá hạch toán . Cuối tháng, máy tự tổng hợp số liệu, cho biết số vật tư xuất dùng của từng kho , từng tài khoản cả về số lượng và giá trị theo giá hạch toán. Sau đó,trên cơ sở bảng kê số 3 sẽ xác định được giá trị thực tế của vật liệu xuất kho như sau: Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán vật liệu xuất kho x Hệ số chênh lệch Kế toán lập bảng kê số 3 căn cứ vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán, và căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ ....để vào cột thực tế . Biểu số 3.4 BẢNG KÊ TÍNH GIÁ THÀNH THỰC TẾ VẬT LIỆU Lê Thu Hương -53- VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ THÁNG 9/2002 TK1521 TK1522 TK TT HT TT HT 1.Số đầu kỳ 1.548.941.455 1.385.368.012 2.472.801.998 2.424.987.936 2.Số phát sinh nợ 19.563.286.107 19.147.493.513 971.804.697 964991771 1111H 1.617.050 109.273.613 1121H1 51.350.635 11.394.460 1121H5 2.182.942 1521V 3.767.837.361 3.767.837.361 331H 165.322.763 165.322.763 33.064.553 33.064.553 ……….. 3.Dư đầu + PSnợ 21.112.227.562 20.532.861.526 3.444.606.695 3.389.979.707 4.Hệ số chênh lệch 1.028.217 11.061.143 5.Xuất dùng trong tháng 2029668140 19735783536 3175673128 3125310930 6. Tồn kho cuối kỳ Trên cơ sở " Bảng tổng hợp xuất vật liệu" của từng kho và " Bảng tính giá thực tế vật liệu", cuối tháng kế toán tổng hợp và đưa ra " Bảng phân bổ vật liệu" Bảng này có tác dụng cung cấp thông tin trong công tác tính giá thành sản phẩm. Các bộ phận lĩnh dùng vật liệu ở công ty: Vật liệu xuất cho sản xuất ở các nhà máy: Chi phí vật liệu trực tiếp Hà Đông: 621D Chi phí vật liệu trực tiếp Hà Nội: 621H Chi phí vật liệu trực tiếp Vinh: 621V Vật liệu xuất cho quản lý nhà máy: Chi phí vật liệu Vinh: 627 V2 Biểu số 3.5 BẢNG PHÂN BỐ VẬT LIỆU CÔNG CU DỤNG CỤ Lê Thu Hương -54- Tháng 8/2002 TK1521 TK1522 TK có TK Nợ TT HT HT TT TK 1388 H 20168946 18738946 TK 1521 V 3675585925 3675585925 TK 621 318029804 305176301 TK 621 H1 10619544098 9802999313 203363957 190863256 TK 627 D2 15986513 15057600 TK 627 H12 318921738 314456456 TK 627 H321 16322294 16093763 TK 627 H33 2397806102 2316573821 ………… Cộng 20292668140 19735783536 3175673128 3125310930 Biểu số 3.6 SỔ CÁI TK 1521 Số dư đầu năm: 15864325632 Ghi nợ TK 152/Có các TK Tháng 1 Tháng 2 …... Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 111 1617050 TK 152 3767837361 TK 331 165322763 ……. ………. PS Nợ 19563286107 PS Có 20292668140 Dư Nợ cuối tháng 1548941455 819559422 4. Hạch toán chi tiết vật liệu. Lê Thu Hương -55- Việc hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành như sau: - Tại kho: Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho Định kỳ sau 15 ngày thủ kho có nhiệm vụ chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận được chứng từ này Biểu 4.1 THẺ KHO Kho: Bông xơ Vật tư: Bông Nga cấp 1 - Đơn vị tính: kg Từ ngày 1/8/2002 đến 31/8/2002 Chứng từ Ngà y thán g Số hiệu Diễn giải Số lượng nhập Số lượng xuất Tồn Tồn đầu tháng 8/2002 379474,6 20/ 8 109 Công ty TM Dệt may VN Tp. Hồ Chí Minh 190000 569474,6 27/ 8 121 Công ty TM Dệt may VN Tp. Hồ Chí Minh 4171 573645,6 28/ 8 28735 Nhà máy sợi Vinh 5036,2 568609,4 28735 Nhà máy sợi Vinh 4215 564394,4 ...... Lê Thu Hương -56- Cộng phát sinh 8/2002 194171 129913,2 Tồn cuối tháng 443732,4 Kế toán trưởng Ngày….tháng….năm… Người lập biểu (ký, họ tên) - Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu công ty sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần xuất nhập. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ và hoá đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính được đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rơi. Định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập theo từng kho, căn cứ vào đó để kế toán lập các bảng kê nhập kho vật liệu và bảng tổng hợp nhập vật liệu. Biểu số 4.3 BẢNG KÊ NHẬP KHO BÔNG XƠ Tháng 8/2002 Chứng từ TK SH NT Diễn giải Nợ Có Số lượng Đơn giá Thành tiền 87 1/8 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 5864,4 19482,3 114252000 88 8/8 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 4033,7 19482,3 78585754 94 11/8 Bông Mỹ 1521 1521V 6008 18830 113130640 Lê Thu Hương -57- 98 12/8 Bông Việt Nam cấp 1 1521 331H 201580 20000 403160000 0 99 13/8 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 5857,5 19482,3 114117572 ..... Cộng 1053288 ,2 191474935 13 Biểu số 4.4 TỔNG HỢP NHẬP BÔNG XƠ tháng 8/2002 Vật tư ĐVT Cộng phát sinh 1521V 154 331H Bông F1 kg 176949376 176949376 Bông rơi chải kỹ kg 331398000 331398000 Bông TQ cấp 1 kg 2909321083 2909321083 Bông VN cấp1 kg 6227234000 6227234000 ..... Cộng 19147493513 3563045959 519427376 15065020178 Còn đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận được kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra và định khoản. Sau khi thu thập các chứng từ xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và cuối kỳ máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Vào cuối tháng, máy sẽ in ra" Bảng chi tiết xuất vật tư" cho từng tài khoản và "Bảng tổng hợp xuất vật liệu" cho từng kho. Biểu số 4.5 BẢNG KÊ XUẤT KHO BÔNG XƠ Tháng 8/2002 Chứng từ TK SH NT Diễn giải Nợ Có Số lượng Đơn giá Thành tiền Lê Thu Hương -58- 2873 2 12/8 Bông Việt Nam cấp 1 1521V 1521 201580 20341,5 3 410044561 7 1843 8 19/8 Bông rơi chải kỹ 1312H 1521 4028 9000 3625000 2873 4 27/8 Bông Việt Nam cấp 1 1521V 1521 104554 20341,5 3 212678832 8 98 30/8 Xơ Sunkyon 621H1 1521 310800 15571,6 6 390727192 8 99 13/8 Bông Tây Phi cấp 1 621H 1521 45979 19883,7 2 914233562 ..... Cộng 1210280 ,4 197357835 36 Biểu số 4.6 TỔNG HỢP XUẤT VẬT TƯ tháng 8/2002 Vật tư ĐVT Cộng phát sinh 1312H 1521V 621H1 Bông F1 kg 148280736 77465472 70815264 Bông rơi chải kỹ kg 317673000 183987000 133686000 Bông Tây Phi cấp 1 kg 1658590562 1658590562 Bông TQ cấp1 kg 1954617560 1954617560 Bông VN câp 1 kg 6227233945 6227233945 ..... Cộng 19735783536 261452472 6608792888 12865538176 Đối với vật liệu nhận gia công xuất khẩu, ở công ty không thực hiện kế toán giá trị của vật liệu do khách hàng gửi đến mà chỉ hạch toán đêns phần chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất. Do đó, trên sổ kế toán chi tiết vật liệu và phiếu vật tư, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng của vật liệu. Lê Thu Hương -59- Việc công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng Số liệu trên "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu" với số liệu trên "Bảng kê chi tiết các chứng từ xuất vật liệu" và "Bảng kê chi tiết các chứng từ nhập vật liệu" được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho Lê Thu Hương -60- 5. Tổ chức kiểm kê kho vật tư. Công ty Dệt may Hà Nội tiến hành kiểm kê kho vật liệu nhà máy xác định chính xác số liệu, chất liệu, giá trị của từng thứ nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho Công ty kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Ví dụ: Đối với nguyên vật liệu qua kiểm kê đánh giá phát hiện kém phẩm chất giá trị thì xin thanh lý theo quyết định của Công ty. Nếu vật liệu vẫn còn tốt thì xin đánh giá theo giá trị ban đầu. Nguyên vật liệu của Công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm tra thường kéo dài. Vì vậy Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần (6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm). Công ty tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho, mỗi kho được lập một bảng kiểm kê bao gồm 3 người. 1 thủ kho. 1 thống kê. 1 kế toán vật liệu. Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt là do các nguyên nhân, thời tiết, khí hậu hay do hao hụt khi cần đo đong đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào “ biên bản kiểm kê” do phòng kế hoạch thị trường lập. Cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại. Chênh lệch thừa thiếu = Số liệu tồn kho kiểm kê - Số liệu tồn kho sổ sách Sau đó kế toán tính giá trị chênh lệch cho từng loại trước khi lập báo cáo căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán như sau. Thừa phát hiện qua kiểm kê Nợ TK 152, 153. Có TK 3381. Thiếu phát hiện qua kiểm kê Lê Thu Hương -61- Nợ TK 138 (1) Có TK 152, 153 Lê Thu Hương -62- PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI. Sau hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành, công ty Dệt may Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái được những thành tựu to lớn, trở thành một trong những doanh nghiệp thành công nhất của ngành Dệt may Việt Nam. Nhìn chung, công ty Dệt may Hà Nội có bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, khoa học và phối hợp nhịp nhàng. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán nói chung cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Thực hiện được điều đó sẽ góp phần vào việc sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả hơn nữa và góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường. Sau một thời gian được thực tập tại phòng kế toán - tài chính của công ty Dệt may Hà Nội, được tiếp xúc với cán bộ, nhân viên kế toán cũng như các phần mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán tại công ty có những điểm nổi bật sau đây: - Công ty tổ chức hệ thống chứng từ đã vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Hệ thống tài khoản của công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Việc sắp xếp, phân công các tài khoản trong hệ thống tài khoản của công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. - Về việc vận dụng hình thức sổ kế toán: Để quản lý và hạch toán các phần hành kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất hiện nay cũng như ở công ty Dệt may Hà Nội. Lê Thu Hương -63- - Về công tác quản lý: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh ngành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của công ty Dệt may Hà Nội đã đứng vững được trên thị trường trên chục năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường nhưng công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bước đi mới cho mình. Hiện nay công ty đã áp dụng nhiều chính sách đẻ nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. Cụ thể công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. + Đối với công tác thu mua vật liệu: Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm vững được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty không bị ngừng trẹ, không lãng phí vốn vo dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. + Đối với công tác tổ chức kho vật tư: Các kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho rộng rãi, thoáng, đủ ánh sáng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu. + Đối với khâu sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó, vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu trước. khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duuyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh được tình trạng hao hụt, lãng phí vật liệu. - Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song sông được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo rõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến Lê Thu Hương -64- động vật tư ở các kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì công ty luôn chú trọng việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Bên cạnh đó số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đốigiữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật lệu được chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán ,với một đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp , nhạy bén với những đòi hỏi mới của thị trường, họ được giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với năng lực của mình. Các nhân viên phòng kế toán tài chính luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách thường xuyên đầy đủ và chính xác, giúp ban lãnh đạo công ty đánh giá được kết quả sản xuất kinh doanh của công ty mình. - Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế. Giá xuất là giá bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này phản ánh chính xác số vật liệu xuất dùng trong tháng. Tuy nhiên để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tính toán, công ty đang tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoá toàn phần công tác kế toán tại công ty. - Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán vật liêu tại công ty, có thể thấy rằng công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá nền nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ Lê Thu Hương -65- tình hình nhập-xuất tồn kho, tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT - MAY HÀ NỘI Với tư cách là một sinh viên thực tập , dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu tại công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung 1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết công ty nên mở "Sổ danh điểm vật liệu". Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và gía hạch toán muốn mở được sổ này trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán. Sổ danh điểm vật tư còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Bởi vì như đã nói ở trên, hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty áp dụng phương pháp thẻ song song và việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán không theo dõi được gía trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết được. Như vậy, việc mở sổ danh điểm vật tư sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, sử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều chỉnh sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau: Lê Thu Hương -66- Biểu số 1.1 SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Kho Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Bông 1521 Vật liệu chính kg 1521 A Nhóm bông kg 1521 A01 Bông Việt Nam kg 1521 A02 Bông Nga kg .... 1521 B Nhóm xơ kg 1521 B01 Xơ Nanlon kg 1521 B02 Xơ Sunkyong kg ...... 1522 Vật liệu phụ 1522 A01 NaOH 1522 A02 H2SO4 ..... Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế toán cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty 2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt khác, do đặc điểm vật liệu ở công ty có nhiều chủng loại, với tấn xuất nhập xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập - xuất -tồn nguyên vật liệu của kế toán viên không đảm bảo được công việc ghi Lê Thu Hương -67- chép, hạch toán hàng ngày. Do đó, kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp một phần công việc này. Do đó đặc điểm vật liệu của ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít... cho nên theo em công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp. Trong điều kiện hiện nay, công ty nên áp phương pháp sổ số dư trong việc hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho cới việc ghi chép của kế toán vật liệu. Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phương pháp này có thể khắc phục được hạn chế của phương pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiênj thực hiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác , kịp thời. Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho đẻ ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Ngoài ra , cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào sổ dư. Bước 2: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu , kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu, kế toán lập các bảng luỹ kê nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu. Bước 3: Kế toán mở sổ dư sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu, được ghi một dòng sổ tổng hơp dư về số lượng và giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở các sổ dư nhân với giá trị hạch toán. 3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu Lê Thu Hương -68- Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho. Công ty áp dụng phương pháp nay, mặc dù đơn giản, dễ làm nhưng đọ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng. Do đặc điểm sản xuất của công ty là trong tháng số lần nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thương xuyên. hơn nữa, giá trị thực tế của vật liệu mua vào luôn biến động. Như đã nói ở phần thực tế, lượng vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty chủ yếu là mua từ bên ngoài và từ nhiều nguồng khác nhau, do đó giá cả ở mỗi nguồn mua cũng sẽ khác nhau, và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có sự khác biệt bởi nền kinh tế thi trường hàng hoá rất phong phú và đa dạng. Theo em, với chủng loại và số lượnh vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán quản trị về chi phí giá thành được kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép vào cuối tháng, thì công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phương pháp này, giá hạch toán có thể là giá do công ty đặt ra hoặc lấy giá bình quân đơn vị từ kỳ trước. Dùng giá hạch toán, kế toán sẽ thường xuyên theo rõi được giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng. Giá trị vật liệu xuất kho = Lượng vật liệu xuất kho x Giá hạch toán Cuối tháng, trên cơ sở số liệu or các sổ sách như: Sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập vật liệu, kế toán xác định hệ số giá của vật liệu và tính số chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho giữa gía thực tế và giá hạch toán.Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của công ty Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số giá = Giá hạch toán vật liệu tồn đẩu kỳ và nhập trong kỳ Lê Thu Hương -69- Sau khi đã tính ra được chênh lệch gía trị vật liệu xuất kho,kế toán ghi bút toán điều chỉnh giá trị vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế theo số chênh lệch được tính Đối với vật liệu tồn kho cuối tháng,kế toán sẽ tính theo cách sau Giá trị vật liệu = Giá trị vật liệu + Giá trị vật liệu - Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ 4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu: Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi ttrên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ số1 ,số 2. Giá vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy,công ty có thể theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu như sau Biểu số 4.1 Sổ kế toán chi tiết vật liệu Tài khoản: 1522 Tên vật tư: NaOH đặc Số danh điểm: 1522 A01 Đơn vị tính: Kg Kho : hoá chất Nhập Xuất Tồn Ghi chú Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SL TT SL TT SL TT SH NT Tồn đầu kỳ Nhập (xuất )trong kỳ 331 x x Chi phí thu mua 331 x x Cộng phát sinh x x x x Tồn cuỗi kỳ x x 5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu Thực tế công ty không mở tài khoản 141 "Tạm ứng", mà việc tạm ứng cho phòng kế hoạch cung ứng để mua vật liệu lại diễn ra thường xuyên, do vậy rất cần thiết phải mở TK141 việc mở TK141 không những Lê Thu Hương -70- tuân thủ theo đúng quy định của thủ tục tạm ứng mà còn giúp cho việc theo dõi tạm ứng một cách thuận lợi. Do vậy vật liệu chiếm khoảng 80% trong tổng số giá thành sản phẩm nên số tiền tạm ứng cho mua vật liệu trong kỳ là rất lớn, mà kế toán lại theo dõi và thanh toán tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Như vậy, cán bộ cung ứng của công ty khi nhận tạm ứng có vai trò như một người bán và như thế thì tạm ứng và thanh toán tạm ứng không được theo dõi về thời hạn thanh toán , hạch toán. Việc hạch toán như vậy dẫn đến việc thanh toán các khoản tạm ứng kéo dài ngày gây ra tình trạng chiếm dụng vốn và sẽ làm thất thoát vốn của công ty . Để khắc phục điều này, hạch toán khoản tạm ứng thu mua vật liệu có thể làm như sau: Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh , tức là người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng sau khi kiểm tra tính hợp lý,hợp lệ của đơn xin tạm ứng kế toán thanh toán viết phiếu chi, khi đó kế toánghi sổ theo dõi thanh toán tạm ứng theo định khoản: Nợ TK141(Chi tiết từng người tạm ứng) Có TK 111 Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập ghi: Nợ TK 152 (Chi tiết) Nợ TK 133 Có TK 141 (Chi tiết từng người tạm ứng) Nếu số tiền tạm ứng thừa, người tạm ứng sẽ nộp lại cho kế toán và kế toán ghi vào sổ theo dõi thanh toán tạm ứng: Nộp bằng tiền: Nợ TK 111 Có TK 141 Nếu trừ vào lương Nợ TK 334 (Chi tiết) Có TK 141 Nếu số tiền chi mua vật liệu lớn hơn số tạm ứng thì kế toán lập phiếu chi thanh toán cho người tạm ứng: Nợ TK 141 Có TK 111 Lê Thu Hương -71- Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng TK 141. Sổ này được mở cho cả năm, mỗi đối tượng tạm ứng được theo dõi trên một vài trang sổ. Phương pháp lập sổ chi tiết TK 141: - Chứng từ: Ghi số hiệu, ngày tháng, phiếu chi, số séc . . . - Cột diễn giải: Ghi nội dung chi tạm ứng, thời gian thanh toán tạm ứng. - Cột số dư: Số dư Nợ TK 141: Phản ánh số chi chưa hết của các lần tạm ứng. - Cột ghi Nợ TK 141: Phản ánh các khoản tạm ứng cho người đi mua vật liệu. - Cột ghi Có TK 141: Phản ánh vật tư hàng hoá mua về. Số liệu tổng cộng mỗi tháng trên sổ chi tiết TK 141 dùng để vào NKCT số 10: Biểu số 5.1 SỔ CHI TIẾT TK 141 Chứng từ Sổ phát sinh Số dư Ngày tháng ghi sổ SH NT Diễn giải TKĐƯ Nợ Có Nợ C ó 1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh trong kỳ ............ Cộng số phát sinh 3. Số dư cuối kỳ Ngày .....tháng .....năm Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho . Theo quy luật của nền kinh tế thị trường,hàng hoá nói chung và vật liệu nói riêng được mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo nhu câù sử dụng. Giá cả của chúng cũng thường xuyên không ổn định. Có thể Lê Thu Hương -72- tháng này giá vật liệu cao hơn tháng trước và ngược lại, do đó đã làm ảnh hưởng đến việc xác định chính xác giá thực tế vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Em nghĩ việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với công ty Dệt may Hà Nội,nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ giá hối đoái thất thường mà chủng loại vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp côgn ty bình ổn giá trị vật liệu cũng như hàng hoá trong kho, tránh được cú sốc của giá cả thị trường. Bên cạnh đó, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhiều khi còn đóng vai trò là những bằng chứng quan trọng của công tác kiểm toán và kiểm tra kế toán toàn công ty. Dự phòng giảm giá còn có tác dụng làm giảm lãi niên độ kế toán, nên doanh nghiệp tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã đượcphân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để bù đắp cho các khoản thiệt hại thực tế do vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh. Một điểm lợi nữa đó là lập dự phòng giảm được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp phải nộp Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập theo các điều kiện: Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước, và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Trước khi lập dự phòng, công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật liệu tồn kho.Căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế, công ty xác định mức dự phòng theo phương thức sau: Mức dự phòng Lượng vật liệu tồn Giá hạch toán Giá thực tế trên giảm giá vật liệu = kho giảm giá tại X trên sổ kế toán - thị trường tại cho năm kế hoạch 31/12 năm báo cáo 31/12 Giá thực tế vật liệu trên thị trường bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trường.Việc lập phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng Lê Thu Hương -73- giảm giá vật liệu tồn kho của công ty. Bảng kê này chính là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của công ty. 7. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu Hiện nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hướng vào việc xây dựng hệ thống công trình kế toán phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của công ty. Tuy nhiên, cần thấy rõ thực tế trong công tác kế toán ,về mặt tâm lý là sự cố gắng tránh những biến động hoá mang tính nguyên tắc ảnh hưởng đến hoạt đông của công ty mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế, việc đưa máy vi tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để tránh gây xáo động lớn trong quá trình hạch toán . Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể xây dựng chương trình tự động hoá toàn bộ quá trình xử lý, lưu giữ bảo quản chứng từ , in ấn sổ sách. Với công ty Dệt may Hà Nội, kế toán chi tiết vật liệu phần lớn được thực hiện trên máy vi tính, nhưng bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2 vẫn phải do kế toán tự khớp giá, do vậy đòi hỏi kế toán phải hết sức cẩn thận mới đảm bảo được độ chính xác cao. Bên cạnh đó một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính đó là phần mềm kế toán có tốc độ sử dụng chưa thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng. Từ thực tế như vậy, theo em công ty nên có kế hoạch đổi mới phần mềm máy vi tính và nâng cấp máy để tăng tốc độ xử lý thông tin cho ra những kết quả tốt và chính xác. 8. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán. Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài. Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhìn chung, các sổ sách mà công ty sử dụng theo hình thức sổ này là phù hợp, nhưng riêng sổ chi tiết thanh toán với người bán em thấy là chưa hợp lý. Sổ chi tiết này dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quan hệ mua bán với từng người bán hoặc người đi mua. Thực tế mẫu sổ mà công ty đang sử dụng không phản ánh được các khoản sau: Khoản công ty còn phải trả và nhãng khoản mà Lê Thu Hương -74- công ứng trước cho người bán, do đó gây khó khăn cho việc theo dõi những khoản công nợ và những khoản mà công ty còn phải thu, phải trả. Để đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu được liên tục làm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn là công việc quan trọng hàng đầu, do vậy việc tìm nguồn vật tư cung cấp thường xuyên cho sản xuất với chất lượng tốt sẽ là mối quan tâm của công ty. Bên cạnh đó, phải theo dõi tình hình thanh toán, phương thức thức thanh toán để có những biện pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối quan hệ mua bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán mở từ khi phát sinh quan hệ mua bán tới khi thanh toán xong tiền hàng. Số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người bán vừa làm cơ cở đêr ghi nhật ký chứng từ số 5, vừa theo dõi có hệ thống thanh toán dứt điểm trọn vẹn với người bán. Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục, có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo các mẫu sau: Kết cấu: Biểu 1.2 Cơ sở số liệu: Sổ chi tiết thanh toán với người bán của tháng trước, hoá đơn phiếu nhập khi mua hàng và các chứng từ thanh toán Phương pháp ghi - Cột số dư đầu tháng: Lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng của số này tháng trước. Số dư nợ: Phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán của tháng trước Số dư co: Phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán của tháng trước - Số phát sinh + Phần ghi Có TK331, ghi Nợ các TK... Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi theo định khoản Nợ TK 152 (Chi tiết) Nợ TK 133 (1331): Phương pháp khấu trừ Có TK331: Nếu hoá đơn theo phương pháp VAT trực tiếp thì ghi: Nợ TK 152 (Chi tiết): Có TK 331: Số tiền hàng: Ghi vào cột TK 152 phần giá trị thực tế Lê Thu Hương -75- Lấy số lượng hàng nhân với đơn giá hạch toán ghi phần giá hạch toán Tiền thuế VAT ghi vào cột TK 133 + Phần ghi Nợ TK331, ghi có các TK... Khi thanh toán cho người bán tuỳ theo phương thức hạch toán ghi vào các cột TK tương ứng - Số dư cuối tháng: Số dư nợ: Phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán nhưng đến cuối tháng chưa lấy hàng Số dư có: Phản ánh số tiền cuối tháng công ty còn nợ người bán Từ số liệu dòng tổng cộng của số chi tiết thanh toán với ngưòi bán được lập theo mẫu mới ta đưa vào nhật ký chứng từ số 5 sẽ dễ dàng, theo từng tài khoản số liệu rõ ràng, không bị sai sót nhầm lẫn (Mẫu Sổ chi tiết thanh toán với người bán được trích ở trang sau ) Lê Thu Hương -76- KẾT LUẬN Sau một thời gian thực tập tại Công ty Dệt may Hà Nội được làm quen với thực tế hạch toán nguyên vật liệu cùng với phần lý thuyết được nghiên cứu em đã học hỏi rất nhiều điều bổ ích để củng cố thêm những kiến thức về lý luận mà em đã được học ở trường. Đồng thời đợt thực tập này cũng giúp em nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu đối với việc quản lý vật liệu và quản lý của công ty thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại để khắc phục nhằm góp phần nhỏ bé hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu ở công ty Dệt may Hà Nội. Chuyên đề đã đề xuất những định hướng cơ bản cũng như một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung . Do trình độ lý luận và thời gian thực tập còn hạn chế, chuyên đề mới chỉ đưa ra được ý kiến bắt đầu chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được các ý kiến đóng góp của cô gíáo hướng dẫn, các thầy cô giáo và bạn đọc để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn về mặt lý luận cũng như thực tiến . Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Nguyễn Tô Phượng cùng các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty Dệt may Hà Nội đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình . Lê Thu Hương -77- MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOAN NGHIỆP 3 1. Vai trò của nguyên vật liệu 3 1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu. 3 1.2. Vai trò của nguyên vật liệu 3 2. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 4 2.1. Phân loại nguyên vật liệu 4 2.2. Định giá nguyên vật liệu 6 2.2.1. Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế 6 2.2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán 9 3. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 10 3.1. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu 10 3.2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu 11 II. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 12 1. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu 12 2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu 14 2.1. Phương pháp thẻ song song 14 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 15 2.3. Phương pháp số dư. 16 III. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 17 1. Thủ tục chứng từ 18 1.1. Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu 18 1.2. Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho vật liệu 19 2. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 19 2.1. Tài khoản sử dụng 19 2.2. Trình tự hạch toán 20 3. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 21 3.1. Tài khoản sử dụng 21 3.2. Trình tự hạch toán 22 Lê Thu Hương -78- PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI 23 I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU 23 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 23 2. Những đặc điểm về sản xuất ảnh hưởng tới công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty 25 2.1. Đặc điểm công nghệ và cơ cấu sản xuất 25 2.2. Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu trong đơn vị 26 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt- May Hà Nội 28 II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI 31 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 31 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty Dệt- May Hà Nội 34 III. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI 36 1. Tình hình chung về vật liệu tại công ty Dệt -May Hà Nội 36 1.1. Đặc điểm của vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội 36 1.2. Công tác quản lý nguyên vật liệu 37 2. Quá trình tổ chức hạch toán nhập xuất kho nguyên vật liệu 38 2.1. Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu 38 2.1.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 38 2.1.2. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 39 2.2. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu 43 2.2.1. Tính giá vật liệu xuất kho 43 2.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 44 3. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội 46 3.1. Tài khoản sử dụng 46 3.2. Phương pháp hạch toán 47 3.2.1.Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu 47 3.2.2.Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu 53 4. Hạch toán chi tiết vật liệu 56 5. Tổ chức kiểm kê kho vật tư 63 PHẦN III: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN Lê Thu Hương -79- VẬT LIỆU VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI. 65 II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT - MAY HÀ NỘI 68 1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty 68 2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu 69 3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu 70 4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu 72 5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu 72 6.Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 74 7. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu 75 8. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán 76 KẾT LUẬN 80 Lê Thu Hương -80- Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... ..................................................................................... Thay mặt Công ty Dệt May - Hà Nội Kế toán trưởng Lê Thu Hương -81-