Luận văn Ứng dụng máy vi tính hiện đại hoá công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty vật tư vận tải xi măng

11. C«ng ®oµn vµ Thanh tra cty Tæng céng TiÒn ¨n gi÷a ca lµ mét trong nh÷ng kho¶n môc phô cÊp mµ mçi c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®­îc h­ëng. Chi phÝ tiÒn ¨n gi÷a ca ®­îc thÓ hiÖn d­íi b¶ng sau ®©y: B¶ng tæng hîp ¨n gi÷a ca th¸ng 2/2002 ( Khèi v¨n phßng c«ng ty) STT Tªn ®¬n vÞ Sè ng­êi Sè tiÒn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Phßng kÕ to¸n TCTK Phßng KD phô gia Phßng ®iÒu ®é Phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch Phßng KD vËn t¶i Phßng Kü thuËt V¨n phßng c«ng ty Phßng tæ chøc L§ Phßng KD xi m¨ng Tæ §D Tp HCM C«ng ®oµn vµ thanh tra cty 13 9 6 11 10 7 35 9 11 2 5 1.932.000 1.449.000 966.000 1.764.000 1.610.000 1.127.000 5.635.000 1.449.000 1.750.000 322.000 805.000 Tæng céng 118 18.809.000 2.2- Chi phÝ c«ng cô ®å dïng vµ bao b×: C«ng cô ®å dïng lµ nh÷ng t­ liÖu lao ®éng kh«ng ®ñ tiªu chuÈn vÒ mÆt thêi gian vµ gi¸ trÞ ®Ó trë thµnh TSC§. C«ng cô dông cô cã thêi gian sö dông ng¾n, gi¸ trÞ nhá vµ th­êng ®­îc mua b»ng nguån vèn l­u ®éng cña c«ng ty. Do tÝnh chÊt ho¹t ®éng kinh doanh nªn chi phÝ mua s¾m c«ng cô dông cô ë doanh nghiÖp ph¸t sinh rÊt Ýt, chñ yÕu lµ c¸c lo¹i nh­ tñ, bµn ghÕ, c¸c m¸y mãc cã gi¸ trÞ nhá phôc vô cho qu¸ tr×nh kinh doanh, khi xuÊt dïng thêi gian vµ gi¸ trÞ sö dông rÊt l©u, cã thÓ nhiÒu kú kÕ to¸n míi bÞ hao mßn. Do vËy, kÕ to¸n ph¶i ph©n bæ dÇn vµo chi phÝ kinh doanh. Trong tr­êng hîp xuÊt dïng víi sè l­îng Ýt, gi¸ trÞ thÊp cã thÓ ®­a hÕt mét lÇn vµo c¸c tµi kho¶n chi phÝ cã liªn quan. NÕu xuÊt dïng víi sè l­îng nhiÒu, thêi gian sö dông tõ mét n¨m trë lªn cÇn ph¶i ®­a vµo chi phÝ tr¶ tr­íc vµ sÏ ph©n bæ cho 2 hoÆc nhiÒu kú kÕ to¸n ®Ó lµm cho chi phÝ kinh doanh cña c«ng ty kh«ng t¨ng ®ét biÕn, ¶nh h­ëng kh«ng tèt ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty. H¹ch to¸n ban ®Çu: Khi h¹ch to¸n chi phÝ c«ng cô ®å dïng, kÕ to¸n sö dông c¸c chøng tõ: PhiÕu xuÊt kho PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé Biªn b¶n kiÓm kª s¶n phÈm hµng ho¸ Ho¸ ®¬n thuÕ GTGT §Þnh kho¶n: Khi h¹ch to¸n kÕ to¸n chi phÝ c«ng cô ®å dïng, kÕ to¸n sö dông tµi kho¶n 153 “ C«ng cô, dông cô”. Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh tÊt c¶ chi phÝ c«ng cô dông cô ®å dïng xuÊt dïng trong kú. Sau ®©y ®Ó minh häa, em xin lÊy vÝ dô: Trong th¸ng 2/2002, t¹i c¸c chi nh¸nh, tæng sè chi phÝ dông cô ®å dïng ph¸t sinh lµ 20.878.573 ®ång (kh«ng cã lo¹i nµo thuéc lo¹i ph©n bæ nhiÒu lÇn). KÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c hãa ®¬n chøng tõ cã liªn quan ®Ó h¹ch to¸n : Nî TK 641(3) Cã TK 153(1) 20.878.573 ® 2.3- Chi phÝ khÊu hao TSC§: Trong qu¸ tr×nh sö dông, TSC§ bÞ hao mßn dÇn. PhÇn gi¸ trÞ hao mßn nµy ®­îc tÝnh vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm dÞch vô ®· t¹o ra trong kú d­íi h×nh thøc trÝch khÊu hao. ViÖc trÝch khÊu hao TSC§ lµ nh»m thu håi l¹i vèn ®Çu t­ trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh ®Ó t¸i ®Çu t­ vµo TSC§. Khi TSC§ bÞ h­ háng, ph¶i thanh lý lo¹i bá khái qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. §èi víi mét doanh nghiÖp th­¬ng m¹i nh­ c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng, khÊu hao TSC§ lµ mét yÕu tè chi phÝ quan träng, ®­îc biÓu hiÖn b»ng gi¸ trÞ tiÒn tÖ vµ sÏ thu håi trong doanh thu b¸n s¶n phÈm hµng hãa vµ cung cÊp dÞch vô. §©y lµ nguån tµi chÝnh tÝch luü ®Ó mua s¾m TSC§ míi. V× chi phÝ khÊu hao cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn lîi nhuËn nªn viÖc tÝnh khÊu hao ®ßi hái ph¶i cã ph­¬ng ph¸p khoa häc hîp lý ®Ó ph¶n ¸nh chÝnh x¸c nh÷ng hao mßn thùc tÕ ®· ph¸t sinh. HiÖn nay, Nhµ n­íc cã quy ®Þnh c¸c doanh nghiÖp ®Òu tÝnh khÊu hao theo ph­¬ng ph¸p tuyÕn tÝnh. §Ó tÝnh ®­îc khÊu hao, kÕ to¸n cÇn x¸c ®Þnh nguyªn gi¸ cña TSC§ còng nh­ thêi gian sö dông cña nã. Møc khÊu hao = Nguyªn gi¸ TSC§ * Tû lÖ khÊu hao (th¸ng) 12 Tïy theo tõng lo¹i tµi s¶n mµ cã tû lÖ khÊu hao quy ®Þnh. §èi víi m¸y mãc thiÕt bÞ, tû lÖ nµy lµ 10% / n¨m, cßn víi nhµ cöa vËt kiÕn tróc lµ 3,5 ®Õn 5,2% / n¨m. H¹ch to¸n ban ®Çu: Hµng th¸ng, kÕ to¸n c¨n cø vµo khÊu hao c¬ b¶n th¸ng tr­íc, c¸c chøng tõ kÕ to¸n cã liªn quan ®Õn TSC§ th¸ng tr­íc ®Ó tÝnh khÊu hao TSC§ th¸ng nµy. Sau khi tÝnh ®­îc tæng sè khÊu hao TSC§ ph¶i trÝch trong th¸ng, kÕ to¸n lªn b¶ng ph©n bæ khÊu hao TSC§ theo tõng th¸ng. §Þnh kho¶n: Trong c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng, kh«ng tån t¹i c¸c TSC§ v« h×nh. V× vËy, toµn bé chi phÝ khÊu hao TSC§ sÏ ®Òu ®­îc kÕ to¸n tËp hîp trªn tµi kho¶n 2141 “Hao mßn TSC§ h÷u h×nh”. Tµi kho¶n nµy l¹i tiÕp tôc ®­îc ph©n cÊp thµnh c¸c tµi kho¶n cÊp III. Tæng chi phÝ khÊu hao TSC§ cña toµn c«ng ty ph¸t sinh trong th¸ng 2/2002 lµ 135.388.166 ®ång. KÕ to¸n ph¶n ¸nh : Nî TK 641(4) Nî TK 642(4) Cã TK 2141(2,3,4) (Nî TK 009 : 86.346.723 ®ång : 49.041.443 ®ång : 135.388.166 ®ång : 135.388.166 ®ång) Sè liÖu trong sæ C¸i tµi kho¶n 2141 vµ B¶ng ph©n bæ khÊu hao TSC§, cña c«ng ty th¸ng 2/2002 nh­ sau: Sæ C¸i tµi kho¶n 21412 Nhµ cöa vËt kiÕn tróc th¸ng 2 n¨m 2002 ( ®¬n vÞ: ngh×n ®ång ) Ngµy ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang NK sæ TK ®/ø PS Nî PS Cã Sè Ngµy 17/3 17/3 HTA46 HTA46 28/2 28/2 TrÝch khÊu hao TSC§ vµo ®èi t­îng CP th¸ng 2 TrÝch khÊu hao TSC§ Vµo ®èi t­îng CP th¸ng 2 38/2 38/2 64241 64141 5.369 14.348 Tæng tk 21412 ++++ 19.717 Sæ c¸i tµi kho¶n 21413 M¸y mãc thiÕt bÞ th¸ng 2 n¨m 2002 ( §¬n vÞ ngh×n ®ång ) Ngµy ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang NK sæ TK ®/ø PS Nî PS Cã Sè Ngµy 17/3 HTA46 28/2 TrÝch khÊu hao TSC§ vµo ®èi t­îng CP th¸ng 2 38/2 6414 4.359 Tæng tk 21413 ++++ 4.359 B¶ng tæng hîp trÝch khÊu hao tsc® toµn c«ng ty n¨m 2001 ( §¬n vÞ: Ngh×n ®ång ) Toµn c«ng ty Céng 331.926 191.437 431.712 597.581 1.552.658 BX 255.727 93.991 431.712 597.581 1.379.012 NS 76.199 97.445 0 0 173.645 CN xû Ph¶ L¹i Céng 95.309 139.123 0 870 235.304 BX 37.091 41.678 0 870 79.640 NS 58.218 97.445 0 0 155.664 Sè trÝch t¹i c«ng ty vµ chi nh¸nh Céng 236.616 52.313 431.712 596.710 1.317.353 BX 218.635 52.313 431.712 596.710 1.299.372 NS 17.981 0 0 0 17.981 Nhãm TSC§ Nhµ cöa kiÕn tróc M¸y mãc thiÕt bÞ Ph­¬ng tiÖn vt¶i ThiÕt bÞ qu¶n lý Céng 2.4- Chi phÝ thuÕ, phÝ vµ lÖ phÝ: Chi phÝ thuÕ, phÝ, lÖ phÝ lµ mét trong nh÷ng kho¶n quan träng cña chi phÝ kinh doanh vµ lµ nguån thu chñ yÕu cña Ng©n s¸ch Nhµ n­íc. Chóng ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ vÒ thuÕ, phÝ vµ lÖ phÝ nh­: thuÕ m«n bµi, thuÕ nhµ ®Êt... vµ c¸c kho¶n chi phÝ kh¸c nh­: phÝ b¶o hiÓm, lÖ phÝ giao th«ng, ph¶i nép ng©n s¸ch nhµ n­íc... ph¸t sinh t¹i doanh nghiÖp. Møc thuÕ m«n bµi nhµ ®Êt mµ c«ng ty ph¶i nép trong th¸ng 2/2002 Nî TK 642 (5) Cã TK 338(8) 8.912.763 ®ång §ång thêi, sè tiÒn nép phÝ, lÖ phÝ ph¸t sinh trong th¸ng 2/2002 Nî TK 642 (5) Cã TK 141 23.241. 140 ®ång KÕ to¸n ph¶n ¸nh sè ®· nép: Nî TK 338 Nî TK 141 Cã TK 111 : 8.912.763 ®ång : 23.241.140 ®ång : 32.153.903 ®ång T×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô víi nhµ n­íc cña toµn c«ng ty n¨m 2001 Sè cßn ph¶i nép cuèi kú 42.515.092 4.512.485 60.129.456 22.126.849 42.515.092 Lòy kÕ tõ ®Çu n¨m Sè ®· nép 2.490.303.626 494.485.091 344.004.485 500.000.000 6.459.850 139504.200 5.850.000 2.490.303.606 Sè ph¶i nép 2.428.178.090 506.202.496 1.283.215.395 486.946.149 6.459.850 139.504.200 5.850.000 2.428.178.090 Sè ph¸t sinh trong kú Sè ®· nép 801.047.776 115.248.276 400.000.000 250.000.000 2.337.500 33.462.000 801.047.776 Sè ph¶i nép 662.372.026 257.335.719 246.728.649 122.508.158 2.337.500 33.462.000 662.372.026 Sè cßn ph¶i nép ®Çu kú 181.190.842 137.574.958 213.420.807 105.364.993 181.190.842 ChØ tiªu I. ThuÕ 1.ThuÕGTGT ph¶i nép 2.ThuÕTNDN 3.Thutrªnvèn 4.ThuÕ tµi nguyªn 5.ThuÕ nhµ ®Êt 6.TiÒn thuª ®Êt 7.C¸c lo¹i thuÕ kh¸c II. C¸c kho¶n ph¶i népkh¸c Tæng céng 2.5- Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi: Bao gåm c¸c kho¶n chi phÝ tiÒn ®iÖn, n­íc ®iÖn tho¹i... ph¸t sinh t¹i v¨n phßng c«ng ty vµ t¹i c¸c chi nh¸nh. C¸c chi phÝ dÞch vô mua ngoµi ph¸t sinh t¹i c¸c chi nh¸nh ®Òu ®­îc kÕ to¸n t¹i c¸c chi nh¸nh nµy göi c¸c chøng tõ cã liªn quan nh­ ho¸ ®¬n, tiÒn ®iÖn, tiÒn n­íc, ®iÖn tho¹i, ho¸ ®¬n thanh to¸n tiÒn vËn chuyÓn.. lªn phßng kÕ to¸n c«ng ty. Sau ®ã kÕ to¸n chi phÝ c«ng ty sÏ c¨n cø vµo c¸c chøng tõ ®ã ®Ó tËp hîp lªn TK 6417 vµ 6427 Sau khi nhËn c¸c chøng tõ thanh to¸n nµy, kÕ to¸n c«ng ty sÏ lËp phiÕu chi ®Ó chuyÓn cho thñ quü chi tiÒn. Khi ph¸t sinh c¸c kho¶n chi phÝ, kÕ to¸n ghi Nî TK 641 ( 7) Nî TK 1331: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 111,112 Cßn ®èi víi c¸c chi phÝ dÞch vô mua ngoµi ph¸t sinh t¹i v¨n phßng c«ng ty ë 21B C¸t Linh mµ cã gi¸ trÞ lín, bªn cung cÊp dÞch vô th­êng göi hãa ®¬n kÌm theo ñy nhiÖm thu tíi ®Ó c«ng ty biÕt. Mäi thanh to¸n kh«ng diÔn ra ë ®©y mµ diÔn ra t¹i Ng©n hµng C«ng th­¬ng §èng §a, n¬i c«ng ty cã tµi kho¶n cña m×nh. Trong th¸ng 2/2002, v¨n phßng c«ng ty ph¸t sinh kho¶n chi phÝ tiÒn ®iÖn sinh ho¹t. Ngµy 5/3, Hãa ®¬n tiÒn ®iÖn ®­îc göi tíi c«ng ty theo mÉu sau: EVN Hãa ®¬n tiÒn ®iÖn GTGT ( Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng ) C«ng ty ®iÖn lùc Hµ Néi Kú... tõ ngµy... ®Õn ngµy 02/2002 §iÖn lùc: THANH XUAN-TEL: 5630853 Ký hiÖu: AA/2002 §Þa chØ: 44 Lª Träng TÊn Sè: 0401459 M· sè thuÕ: 01001011141 Sè hé: Tªn kh¸ch hµng: CTY vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng §Þa chØ kh¸ch hµng: 21B C¸t Linh, Hµ Néi M· sè kh¸ch hµng: 42.6252 Sè sæ GCS: Phiªn GCS: Sè c«ng t¬: ChØ sè míi ChØ sè cò HÖ sè §N tiªu thô ®¬n gi¸ Thµnh tiÒn Trong ®ã: 5460 8069880 Céng: 5460 8069880 ThuÕ suÊt GTGT: 10% thuÕ GTGT 806988 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 8876868 Sè viÕt b»ng ch÷ T¸m triÖu t¸m tr¨m b¶y m­¬i s¸u ngµn t¸m tr¨m s¸u m­¬i t¸m ®ång ñy nhiÖm thu còng ®­îc göi kÌm : ñy nhiÖm thu Sè 6252 (1023 ) Ngµy 4 th¸ng 3 n¨m 2002 Tªn ®¬n vÞ mua hµng: Cty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng phÇn do nh ghi Sè TK: 710A 00243 TK nî T¹i Ng©n hµng: C«ng th­¬ng §èng §a Tªn ®¬n vÞ b¸n hµng: §iÖn lùc Thanh Xu©n Sè TK: 710F 00011 TK cã T¹i Ng©n hµng: C«ng th­¬ng Thanh Xu©n Hîp ®ång sè ( hay ®¬n ®Æt hµng ): Sè l­îng chøng tõ tõng lo¹i kÌm theo: H§T§ T2 Sè l­îng tiÒn chuyÓn ( b»ng ch÷ ): T¸m triÖu t¸m tr¨m b¶y m­¬i s¸u ngµn t¸m tr¨m s¸u m­¬i t¸m ®ång. B»ng sè: 8876868 ®¬n vÞ b¸n ( Ký tªn ®ãng dÊu ) Ng©n hµng bªn b¸n Ng©n hµng bªn mua - NhËn chøng tõ ngµy: - NhËn ngµy: - §· kiÓm so¸t vµ göi ®i ngµy: - Thanh to¸n ngµy: Tr­ëng phßng kÕ to¸n KÕ to¸n Tr­ëng phßng kÕ to¸n Ng©n hµng bªn b¸n thanh to¸n Ngµy ... th¸ng ... n¨m 2002 KÕ to¸n Tr­ëng phßng kÕ to¸n Sau khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ trªn, kÕ to¸n tiÒn mÆt cña c«ng ty sÏ l­u gi÷ chóng vµo sæ chøng tõ, vµ tiÕn hµnh vµo sæ NhËt ký chung còng nh­ Sæ C¸i c¸c TK 6427, 112 víi bót to¸n: Nî TK 6427 8.876.868 ®ång Cã TK 112 2.6- C¸c kho¶n chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c: Bao gåm c¸c chi phÝ ph¸t sinh cho c«ng t¸c kinh doanh, c«ng t¸c hµnh chÝnh v¨n phßng cña c«ng ty nh­: chi phÝ in Ên, chi phÝ tiÕp kh¸ch, l·i tiÒn vay vèn ng©n hµng, chi phÝ ®µo t¹o c¸n bé CNV, mua s¸ch nghiÖp vô kü thuËt... H¹ch to¸n ban ®Çu: Trong kú, nÕu ph¸t sinh nh÷ng kho¶n chi phÝ, kÕ to¸n sÏ c¨n cø vµo c¸c hãa ®¬n chøng tõ: Ho¸ ®¬n mua hµng GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n GiÊy biªn nhËn PhiÕu chi t¹m øng B¶ng thanh to¸n tiÒn t¹m øng... Sau ®ã, kÕ to¸n sÏ lËp phiÕu chi lµ c¨n cø ®Ó kÕ to¸n tËp hîp vµ h¹ch to¸n lo¹i chi phÝ nµy. PhiÕu chi th­êng ®­îc lËp thµnh hai liªn: mét liªn ®­îc l­u l¹i ë n¬i lËp phiÕu, liªn thø hai ®­îc kÑp vµo chøng tõ gèc chuyÓn sang cho thñ quü. Thñ quü sau khi chi tiÒn xong sÏ vµo sæ quü vµ chuyÓn tr¶ chøng tõ cho kÕ to¸n thanh to¸n ®Ó h¹ch to¸n. §Þnh kho¶n: KÕ to¸n tËp hîp c¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh trong kú, c¨n cø vµo chøng tõ gèc vµ phiÕu chi: Nî TK 641(8), 642(8) Nî TK 1331: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 111 Cô thÓ: Ngµy 6/3/2002, c¸n bé thanh to¸n ®· chi t¹m øng cho nh©n viªn v¨n phßng c«ng ty lµ Lª ThÞ Thuý An sè tiÒn 4 triÖu ®ång ®Ó thanh to¸n mäi chi phÝ cña héi nghÞ ®èi chiÕu th¸ng 2/2002 vµ chi phÝ tiÕp kh¸ch 3/2002. Ngµy 21/3, c« An ®· lËp giÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n vµ ®­îc kÕ to¸n thanh to¸n lËp PhiÕu thu, B¶ng thanh to¸n tiÒn t¹m øng. MÉu biÓu b¶ng thanh to¸n tiÒn t¹m øng nh­ sau: C«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng B¶ng thanh to¸n tiÒn t¹m øng Sè 36 Ngµy 21 th¸ng 3 n¨m 2002 TK ghi Nî: 64281 Sè tiÒn: 3275000 ®ång Hä vµ tªn: Lª ThÞ Thuý An §¬n vÞ c«ng t¸c: V¨n phßng c«ng ty C¸c phiÕu chi t¹m øng: Sè C159 ngµy 6/3/2002 sè tiÒn 4.000.000 ®ång Sè ®· chi t¹m øng: 4.000.000 ® B»ng ch÷: Bèn triÖu ®ång ch½n Sè tiÒn ®­îc thanh to¸n: 3.275.000 ® B»ng ch÷: ba triÖu hai tr¨m b¶y t¸m ngµn ®ång Néi dung thanh to¸n: Thanh to¸n héi nghÞ ®èi chiÕu T2/2002 vµ chi phÝ tiÕp kh¸ch T3/2002 Sè tiÒn ®­îc lÜnh ra Sè tiÒn ph¶i thu vµo Sè tiÒn: 725.000 ® B»ng ch÷: B¶y tr¨m hai m­¬i l¨m ngµn ®ång PhiÕu thu sè ... ngµy ... Ngµy ... th¸ng ... n¨m ... Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng C¸n bé thanh to¸n Ng­êi nhËn tiÒn TrÞnh V¨n Ch­¬ng §Æng Thu Hoµi MÉu biÓu PhiÕu thu: §¬n vÞ: Cty VËt t­ vËn t¶i xi m¨ng MÉu sè 01 – TT186TC/CDKT §Þa chØ: 21B C¸t Linh, HN Ban hµnh theo Q§ sè 186 TCKDKT Sè §K DN: ngµy 14/3/1995 cña Bé TC TEL FAX: PhiÕu thu Ngµy 21 th¸ng 3 n¨m 2002 Nî TK 111 :725.000 ® Cã TK 14111:725.000® Hä vµ tªn ng­êi nép tiÒn: Lª Thuý An §Þa chØ: V¨n phßng c«ng ty Lý do nép: C.An v¨n phßng thu hoµn t¹m øng chi phÝ héi nghÞ ®èi chiÕu th¸ng 2/02 Sè tiÒn nép: 725.000 ® B»ng ch÷: B¶y tr¨m hai m­¬i nh¨m ngµn ®ång KÌm theo: 06 chøng tõ gèc Tr­ëng phßng KTTKTC Ng­êi lËp biÓu TrÞnh V¨n Ch­¬ng §Æng Thu Hoµi §· nhËn ®ñ sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): b¶y tr¨m hai m­¬i nh¨m ngµn ®ång. Ngµy 21 th¸ng 3 n¨m 2002 Thñ quü C¸c kho¶n chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c ph¸t sinh t¹i c«ng ty vµ c¸c chi nh¸nh trong th¸ng 2 cã thÓ kÓ ra nh­: Chi phÝ c«ng t¸c phÝ (TK 64282): 1.400.000 ®ång Chi phÝ b¶o vÖ, qu©n sù, phßng ho¶, cøu ho¶ (TK 64283): 400.000 ®ång Chi phÝ ®µo t¹o c¸n bé CNV (TK 64284): 9.100.000 ®ång Chi phÝ mua s¸ch nghiÖp vô kü thuËt (TK 64285): 182.000 ®ång Chi phÝ vay ®èi t­îng kh¸c (TK 642872): 270.000 ®ång Chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp sau khi ®· tËp hîp toµn bé vµo tµi kho¶n 641 vµ 642, cuèi kú, sÏ ®­îc kÕ to¸n kÕt chuyÓn vµo TK 911 “X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh”. Chi phÝ héi nghÞ, tiÕp kh¸ch trong th¸ng 2 ph¸t sinh t¹i v¨n phßng c«ng ty vµ t¹i c¸c chi nh¸nh ®­îc kÕt chuyÓn vµo tµi kho¶n 911 vµo ngµy 1/3/2002. Nî TK 911 : 55.854.726 ®ång Cã TK 641881: 40.616.545 ®ång Cã TK 64281 : 15.238.181 ®ång Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ cña c«ng ty: S¬ ®å: B¶ng tæng hîp chi tiÕt Chøng tõ gèc NhËt ký chuyªn dïng NhËt ký Chung Sæ thÎ h¹ch to¸n chi tiÕt CPBH, CPQLDN Sæ C¸i TK 641, 642 B¶ng c©n ®èi tµi kho¶n B¸o c¸o kÕ to¸n : Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi th¸ng : Quan hÖ ®èi chiÕu §èi víi c¸c chi nh¸nh, c«ng ty còng cã quy ®Þnh cô thÓ vÒ viÖc lËp bé hå s¬ chøng tõ göi nh÷ng phßng ban cã liªn quan. Chøng tõ ë c¸c chi nh¸nh ®Çu nguån, cuèi nguån... Phßng kÕ ho¹ch Phßng KÕ to¸n Phßng vËn t¶i Phßng Kü thuËt C¸c ho¸ ®¬n chøng tõ göi c¸c phßng ban ®­îc quy ®Þnh nh­ sau: Phßng kÕ ho¹ch: Bé chøng tõ mua hµng, b¸o c¸o vÒ hµng hãa trong kho Ho¸ ®¬n GTGT PhiÕu NhËp kho PhiÕu chøng nhËn chÊt l­îng B¸o c¸o NhËp - XuÊt - Tån... Phßng kÕ to¸n: Ngoµi c¸c b¸o c¸o mµ phßng kÕ ho¹ch ®· nhËn, cßn cã c¸c chøng tõ chi tiªu tµi chÝnh PhiÕu thu PhiÕu chi GiÊy thanh to¸n tiÒn t¹m øng GiÊy ®Ò nghÞ t¹m øng B¸o c¸o quü tiÒn mÆt B¸o c¸o chi tiÕt c¸c kho¶n c«ng nî B¸o c¸o quyÕt to¸n chØ tiªu tµi chÝnh B¶ng kiÓm kª quü tiÒn mÆt... Phßng vËn t¶i: PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé ( Liªn 3 ) Biªn b¶n giao nhËn hµng hãa GiÊy vËn chuyÓn hµng hãa… Phßng kü thuËt: PhiÕu chøng nhËn chÊt l­îng cña chi nh¸nh PhiÕu chøng nhËn chÊt l­îng cña bªn mua lËp B¸o c¸o nhËp xuÊt tån kho hµng hãa III- ®¸nh gi¸ t×nh h×nh tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Sau thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty, ¸p dông nh÷ng kiÕn thøc ®· häc ®­îc ë tr­êng, em xin ®­a ra mét sè ý kiÕn nhËn xÐt nh­ sau: Nh×n chung trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng, c«ng ty ®· ®­a mét sè m¸y mãc thiÕt bÞ hiÖn ®¹i nh­ m¸y vi tÝnh, m¸y in, m¸y photocopy vµo phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. ViÖc ¸p dông nh÷ng tiÕn bé khoa häc kü thuËt nµy ®· gióp Ých rÊt nhiÒu cho c«ng ty trong c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n chi phÝ nãi riªng. C«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty còng v× thÕ mµ ®­îc tiÕn hµnh nhanh chãng, khoa häc vµ thèng nhÊt. §ång thêi, c«ng ty ®· ¸p dông ®Çy ®ñ c¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n trong khu«n khæ h×nh thøc kÕ to¸n ®· nªu ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh, ®ã lµ ph­¬ng ph¸p chøng tõ, ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸, ph­¬ng ph¸p ®èi øng tµi kho¶n, ph­¬ng ph¸p tæng hîp vµ c©n ®èi. ViÖc ¸p dông c¸c ph­¬ng ph¸p nµy lµm cho c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc thùc hiÖn ®Çy ®ñ, trän vÑn vµ ®óng quy ®Þnh. Ngoµi ra, viÖc h¹ch to¸n c¸c lo¹i chi phÝ ®Òu cã ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n riªng phï hîp thùc tÕ t×nh h×nh cña c«ng ty, ®¸p øng c¸c quy ®Þnh ph¸p quy cña nhµ n­íc vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n. HÖ thèng chøng tõ, sæ s¸ch ¸p dông theo h×nh thøc NhËt ký chung ®­îc qu¶n lý t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ. HÖ thèng chøng tõ ban ®Çu ®­îc tËp hîp cÈn thËn ®Ó cËp nhËt sè liÖu vµo c¸c sæ NhËt ký chung, sæ C¸i tµi kho¶n ... qua ®ã ph¶n ¸nh th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ ®Çy ®ñ cho nhµ qu¶n lý. Víi quy m« cña c«ng ty kh¸ lín nh­ng viÖc qu¶n lý vµ sö dông ®­îc tæ chøc rÊt chÆt chÏ vµ khoa häc, ®iÒu nµy chøng tá c¸n bé c«ng ty nãi chung vµ c¸n bé kÕ to¸n nãi riªng hÕt søc cã tr¸ch nhiÖm v¬Ý tinh thÇn tù gi¸c cao. Tuy nhiªn, mÆc dï c«ng t¸c h¹ch to¸n chi phÝ cña c«ng ty ®· vµ ®ang kh«ng ngõng ®­îc cñng cè, song kh«ng ph¶i kh«ng cßn nh÷ng mÆt tån t¹i. Thø nhÊt lµ: ViÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y vµo c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty th× sè liÖu ®­a vµo cã liªn quan ®Õn tµi kho¶n nµo lËp tøc ®­îc ®­a ngay vµo c¸c sæ cã liªn quan ®Õn tµi kho¶n ®ã. Nh­ng nÕu cã sai xãt sè liÖu ë mét bót to¸n nµo ®Êy th× sÏ sai xãt ë tÊt c¶ c¸c sæ cã liªn quan nh­ng vÉn ®­îc ®¶m b¶o c©n ®èi. V× vËy sai xãt rÊt khã ®­îc ph¸t hiÖn. Thø hai lµ: C«ng t¸c tËp hîp chi phÝ ë doanh nghiÖp diÔn ra rÊt khã kh¨n. Cã rÊt nhiÒu lo¹i chi phÝ ph¸t sinh hÕt søc nhá lÎ, vôn vÆt... mµ kh«ng thÓ cã ho¸ ®¬n chøng tõ ®Ó cã thÓ chøng minh. C«ng ty ®· ch­a chó träng ®Õn viÖc tËp hîp lo¹i chi phÝ nµy. Cßn mét sè lo¹i chi phÝ lín nh­ chi phÝ khÊu hao TSC§ míi chØ ®­îc c«ng ty ghi chÐp phÇn hao mßn h÷u h×nh. Trong ®iÒu kiÖn khoa häc kü thuËt ph¸t triÓn nh­ hiÖn nay, TSC§ v« h×nh cã vÞ trÝ rÊt quan träng vËy mµ trong hÖ thèng tµi kho¶n cña c«ng ty ch­a ®­a tµi kho¶n 213 vµo sö dông, cho nªn còng ch­a cã TK 2143 vµ ®©y chÝnh lµ mét thiÕu sãt lín cÇn kh¾c phôc cña c«ng ty. VÒ phÇn tÝnh khÊu hao TSC§ ë c«ng ty nh×n chung ®­îc thùc hiÖn kh¸ ®Çy ®ñ. Tuy nhiªn, viÖc kh«ng lËp b¶ng ph©n bæ khÊu hao lµ ch­a hîp lý, phï hîp víi chÕ ®é hiÖn hµnh. Vµ h¬n n÷a, c«ng ty khã h×nh dung ra quy m« khÊu hao còng nh­ c¸ch thøc ph©n bæ khÊu hao, lµm cho c«ng t¸c theo dâi khÊu hao khã kh¨n h¬n. Ch­¬ng III øng dông m¸y vi tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng I- M¸y vi tÝnh vµ c«ng t¸c kÕ to¸n th­¬ng m¹i: T×nh h×nh øng dông m¸y vi tÝnh ë ViÖt Nam: LÞch sö ph¸t triÓn cña m¸y vi tÝnh lµ b­íc tiÕn nhÈy vät cña khoa häc c«ng nghÖ. §· 55 n¨m kÓ tõ ngµy ra ®êi cña chiÕc m¸y tÝnh lín ®Çu tiªn dßng MAINFRAME t¹i Mü. Cho ®Õn nay, víi c«ng nghÖ 0,18 Micron, ng­êi ta cã thÓ t¹o ra nh÷ng chÝp vi xö lý cã mËt ®é stransitor dÇy ®Æc: 10 triÖu stransitor trªn mét inch vu«ng cho phÐp xö lý hµng tû phÐp tÝnh trong vßng chØ mét gi©y. Sù dÞch chuyÓn c«ng nghÖ th«ng tin tõ kü thuËt Analog sang kü thuËt Digital, tõ c«ng nghÖ b¸n dÉn truyÒn thèng sang c«ng nghÖ vi xö lý, tõ ®iÒu khiÓn tÝnh to¸n m¸y chñ sang kiÕn tróc kh¸ch hµng dÞch vô (Client/Server), tõ c¸ch truyÒn th«ng tin r¶i réng sang siªu xa lé th«ng tin cao tèc, tõ c¸c ®Çu cuèi truy nhËp th«ng tin thô ®éng ®Õn c¸c ®Çu cuèi th«ng minh víi nh÷ng øng dông cña th«ng tin chñ ®éng, tõ c¸c hÖ dïng riªng tíi c¸c hÖ thèng më, tõ kiÓu lËp tr×nh thñ c«ng chuyÓn sang lËp tr×nh h­íng ®èi t­îng, tõ giao diÖn ng­êi dïng ®å häa ®ang phæ th«ng hiÖn nay sÏ tiÕn tíi ng­êi dïng ®a ph­¬ng diÖn... ®· t¹o ra nh÷ng thµnh tùu ®¸ng kinh ng¹c. Nh÷ng sù dÞch chuyÓn c«ng nghÖ nµy ®ang trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn vµ sÏ t¹o ra nh÷ng kh¶ n¨ng míi víi nhiÒu thuËn lîi trong viÖc øng dông th«ng tin vµo mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng con ng­êi. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña c«ng nghÖ th«ng tin vµ øng dông tin häc hãa vµo viÖc c«ng nghiÖp hãa hiÖn ®¹i hãa ®Êt n­íc, lµm sao cho ®Êt n­íc cã mét nÒn c«ng nghÖ th«ng tin ph¸t triÓn ®Ó héi nhËp víi khu vùc vµ trªn thÕ giíi, tõ cuèi nh÷ng n¨m 60, tin häc ®· ®­îc chó ý ph¸t triÓn. Tuy nhiªn ph¶i cuèi nh÷ng n¨m 80, c«ng nghÖ th«ng tin ë n­íc ta míi ph¸t triÓn nhanh chãng vµ réng r·i. Môc tiªu cña ch­¬ng tr×nh quèc gia vÒ c«ng nghÖ th«ng tin ®· ®­îc x¸c ®Þnh trong nghÞ quyÕt 49/CP ra ngµy 4/8/1993 lµ: “X©y dùng nÒn mãng v÷ng ch¾c cho mét kÕt cÊu h¹ tÇng vÒ th«ng tin trong x· héi cã kh¶ n¨ng ®¸p øng nhu cÇu c¬ b¶n vÒ th«ng tin trong qu¶n lý Nhµ n­íc vµ trong c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ x· héi. §ång thêi, ph¶i x©y dùng c«ng nghÖ ngµnh c«ng nghÖ th«ng tin thµnh mét trong nh÷ng ngµnh kinh tÕ mòi nhän quan träng cña ®Êt n­íc, gãp phÇn chuÈn bÞ cho n­íc ta cã vÞ trÝ xøng ®¸ng trong khu vùc khi b­íc vµo thÕ kû 21”. §Ó thùc hiÖn môc tiªu ®ã, ch­¬ng tr×nh quèc gia vÒ c«ng nghÖ th«ng tin ®· triÓn khai c¸c néi dung chñ yÕu sau: Ph¸t triÓn tiÒm n¨ng nguån nh©n lùc vÒ c«ng nghÖ th«ng tin b»ng viÖc t¨ng c­êng gi¸o dôc, ®µo t¹o, nghiªn cøu vµ triÓn khai vÒ c«ng nghÖ th«ng tin. Dù kiÕn ®Õn n¨m 2005, chóng ta sÏ cã ®éi ngò lËp tr×nh viªn kho¶ng 50.000 ng­êi, xuÊt khÈu phÇn mÒm n¨m 2010 ­íc ®¹t 500 triÖu USD. Tin häc ph¶i ®­îc phæ cËp trong nhµ tr­êng vµ x· héi. Sang n¨m 2003, 100% sè tr­ßng ®¹i häc vµ 80% c¸c tr­êng trung häc sÏ ®­îc nèi m¹ng INTERNET. Trªn c¬ së h¹ tÇng kü thuËt cña ngµnh b­u chÝnh viÔn th«ng ®ang ®­îc ph¸t triÓn nhanh vµ hiÖn ®aÞ hãa nh­ hiÖn nay, ta cÇn x©y dùng mét hÖ thèng m¹ng truyÒn th«ng d÷ liÖu quèc gia thèng nhÊt, cã kh¶ n¨ng liªn kÕt vµ trao ®æi th«ng tin réng kh¾p trong n­íc vµ quèc tÕ. PhÇn quan träng chñ chèt nhÊt cña ch­¬ng tr×nh lµ øng dông cña c«ng nghÖ th«ng tin ®Ó thùc hiÖn mét c¸ch réng r·i hÖ thèng c¸c dù ¸n. Tin häc hãa tr­íc hÕt lµ trong qu¶n lý Nhµ n­íc, råi më réng dÇn ra c¸c khu vùc ho¹t ®éng kinh tÕ vµ tiÕn tíi tin häc hãa x· héi. Trªn c¬ së ph¸t huy mäi tiÒm n¨ng c¸c thµnh phÇn kinh tÕ , c¸c ®¬n vÞ nghiªn cøu vµ triÓn khai víi sù kÝch thÝch m¹nh mÏ cña kinh tÕ thÞ tr­êng... HiÖn nay, Nhµ n­íc ta ®ang cã nh÷ng ®Çu t­ thÝch ®¸ng ®Ó thùc hiÖn c¸c dù ¸n tin häc hãa trong khu vùc nhµ n­íc, tin häc ®· ®­îc ®­a vµo c¸c tr­êng häc tõ cÊp c¬ së ®Õn ®¹i häc, ®Ó lµm sao ®µo t¹o ®­îc mét nguån nh©n lùc c«ng nghÖ th«ng tin cã tr×nh ®é cao t¹o ®µ cho viÖc ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi. §©y lµ nh÷ng b­íc ®i thÝch hîp gióp chóng ta tiÕn dÇn vµo nÒn “kinh tÕ tri thøc”, “®i t¾t ®ãn ®Çu” ®Ó b¾t kÞp víi sù ph¸t triÓn cña c¸c n­íc tiªn tiÕn trªn thÕ giíi. Trong nh÷ng n¨m võa qua, nÒn c«ng nghÖ th«ng tin trong n­íc ®· cã nh÷ng tiÕn bé v­ît bËc. B¾t ®Çu tõ ngµy 1/11/1997, ViÖt Nam ®· hßa m¹ng INTERNET- mét kho tµng tri thøc nh©n lo¹i. Sù kiÖn trªn ®· cã nh÷ng t¸c ®éng s©u s¾c, víi nh÷ng chuyÓn biÕn to lín vÒ kinh tÕ x· héi cña n­íc ta hiÖn nay. TÝnh ®Õn thêi ®iÓm nµy, chóng ta ®· cã 250.000 thuª bao INTERNET víi tèc ®é ph¸t triÓn ®øng thø hai trªn thÕ giíi. Còng tõ ®©y, mét kh¸i niÖm míi lµ “Th­¬ng m¹i ®iÖn tö” ®· xuÊt hiÖn. Nã më ra mét c¬ héi ®èi víi mäi DN. C¸c DN cã thÓ qu¶ng b¸ vµ b¸n s¶n phÈm cña m×nh ®i mäi n¬i víi chi phÝ thÊp nhÊt. Mäi th«ng tin vÒ DN tíi kh¸ch hµng lu«n ®­îc cËp nhËt. Ph­¬ng thøc trao ®æi mua b¸n còng diÔn ra rÊt nhanh vµ an toµn. NhËn thÊy kh¶ n¨ng , ­u ®iÓm næi bËt cña m¸y vi tÝnh, hÇu hÕt c¸c DN ë ViÖt Nam hiÖn nay ®Òu ¸p dông m¸y vi tÝnh vµo trong c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng d­íi nhiÒu møc ®é kh¸c nhau. HÖ thèng m¸y mãc nµy còng ®ang dÇn ph¸t huy t¸c dông cña m×nh, gióp c¸c ®¬n vÞ ho¹t ®éng n¨ng ®éng hiÖu qu¶ h¬n, bëi gi¶m bít ®­îc l­îng lao ®éng thñ c«ng, tr¸nh ®­îc nh÷ng sai xãt kh«ng ®¸ng cã do qu¸ tr×nh tÝnh to¸n nh­ng ®ång thêi vÉn tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ vµ thêi gian, gióp nhµ qu¶n lý lu«n lu«n chñ ®éng ... 2- T×nh h×nh øng dông m¸y vi tÝnh ë c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng: Cïng víi sù tiÕn bé chung cña x· héi, c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng còng ®ang tõng b­íc ®­a hÖ thèng m¸y vi tÝnh vµo sö dông. C¸c m¸y tÝnh nµy ®­îc nèi m¹ng côc bé víi nhau vµ nèi tíi tæng c«ng ty xi m¨ng ViÖt Nam ®Ó sù liªn l¹c gi÷a c«ng ty vµ tæng c«ng ty còng nh­ lµ gi÷a c¸c phßng ban víi nhau ®­îc diÔn ra thuËn tiÖn nhÊt. Riªng ë phßng kÕ to¸n, c¸c m¸y tÝnh ®­îc cµi ®Æt phÇn mÒm kÕ to¸n FAST 2000 nªn lu«n ®¸p øng tèt viÖc n¾m b¾t th«ng tin chÝnh x¸c cña ban l·nh ®¹o t¹i bÊt cø thêi ®iÓm nµo. II- ®Æt bµi to¸n §Ó øng dông tin häc vµo c«ng t¸c kÕ to¸n, chóng ta cÇn x©y dùng néi dung bµi to¸n sao cho phï hîp. Mét bµi to¸n chØ ®­îc xuÊt hiÖn khi cã c¶ ®Çu vµo lÉn ®Çu ra. §Çu vµo cña bµi to¸n: §ã lµ c¸c chøng tõ gèc cña nh÷ng nghiÖp vô kinh tÕ ®· ph¸t sinh nh­: phiÕu thu, phiÕu chi, ho¸ ®¬n xuÊt kho, b¶ng thanh to¸n l­¬ng, b¶ng ph©n bæ TSC§... C¸c chøng tõ nµy ph¶i ®­îc tËp hîp chi tiÕt, ®Çy ®ñ vµ hîp lÖ. Tõ c¸c chøng tõ trªn, ta sÏ tiÕn hµnh vµo hai sæ: sæ vµo chi phÝ b¸n hµng vµ sæ vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp §Çu ra cña bµi to¸n: Lµ kÕt qu¶ sau khi ®· ch¹y c¸c ch­¬ng tr×nh. KÕt qu¶ th­êng lµ c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n theo biÓu mÉu quy ®Þnh. III- thiÕt kÕ hÖ thèng sæ §Ó gi¶i mét bµi to¸n trªn m¸y vi tÝnh th× ta cÇn ph¶i soan th¶o cho m¸y mét ch­¬ng tr×nh trong ®ã nªu c¸c yªu cÇu cÇn m¸y thùc hiÖn. ViÖc tæ chøc lËp tr×nh ®Ó gi¶i bµi to¸n øng dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c qu¶n lý chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ mét c«ng viÖc phøc t¹p ®ßi hái ng­êi sö dông ph¶i thùc hiÖn theo mét quy tr×nh chÆt chÏ. Ch­¬ng tr×nh ng­êi sö dông so¹n th¶o cho m¸y tÝnh thùc hiÖn ph¶i ®­îc viÕt b»ng thø ng«n ng÷ mµ m¸y tÝnh cã thÓ hiÓu ®­îc, ®ã chÝnh lµ ng«n ng÷ lËp tr×nh. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh h­íng ®èi t­îng ®ang ph¸t triÓn m¹nh vµ ngµy cµng trë nªn phæ biÕn, cã thÓ kÓ ra ë ®©y nh­: VISUAL BASIC, SQL SERVER, VISUAL C, VISUAL FOX.... C¸c ch­¬ng tr×nh dÞch nµy víi c¸c Module ®­îc dùng s½n nªn rÊt thuËn tiÖn cho ng­êi lËp tr×nh khi hä chØ viÖc x©y dùng c¸c líp d÷ liÖu ®Ó gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña m×nh. Lµ mét trong nh÷ng ng«n ng÷ lËp tr×nh ra ®êi c¸ch ®©y ®· kh¸ l©u, FOXPRO cã mét sè nh­îc ®iÓm: C¸c c«ng cô lËp tr×nh ch­a thËt sù hiÖn ®¹i, giao diÖn kh«ng ®Ñp m¾t, c¸c lÖnh ph¶i viÕt trùc tiÕp, kh«ng DIAL UP ®­îc nªn kh«ng thÓ ¸p dông ë c¸c c«ng ty lín cã nhiÒu chi nh¸nh khi c¸c c«ng ty nµy cã sö dông m¹ng m¸y tÝnh ®Ó truyÒn d÷ liÖu... Tuy vËy, ng«n ng÷ lËp tr×nh FOXPRO còng cã nh÷ng ­u ®iÓm nh­: Ch¹y trªn nÒn MS - DOS nªn t­¬ng ®èi æn ®Þnh, kh«ng ®ßi hái cÊu h×nh m¸y tÝnh cao, c¸c lÖnh lËp tr×nh kh¸ ®¬n gi¶n, ch­¬ng tr×nh ®­îc viÕt cã thÓ xö lý ë nhiÒu sæ gióp cho viÖc hiÖn ®¹i hãa c«ng t¸c qu¶n lý... V× vËy, FOXPRO rÊt thÝch hîp trong viÖc øng dông vµo c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c doanh nghiÖp võa vµ nhá. ChÝnh v× nh÷ng lý do trªn, em ®· quyÕt ®Þnh chän ng«n ng÷ FOXPRO ®Ó thùc hiÖn bµi to¸n ®iÖn to¸n kÕ to¸n qu¶n lý chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. 1- Khai b¸o cÊu tróc hÖ thèng sæ §Ó phôc vô nh÷ng yªu cÇu ®Æt ra cña bµi to¸n vµ gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc, néi dung khai b¸o cÊu tróc sæ nh­ sau: Tªn sæ : Lµ mét d·y sè hoÆc ch÷ kh«ng v­ît qu¸ 8 ký tù Tªn cét: Lµ d·y ch÷ hoÆc sè liªn tiÕp kh«ng v­ît qu¸ 10 ký tù KiÓu cét : gåm cã c¸c lo¹i sau + KiÓu sè : Numberic (N) + KiÓu ch÷: Character (C) + KiÓu ngµy : Date (D) + KiÓu logic: Logical (L) §é réng cét: ®èi víi cét sè kh«ng ®­îc v­ît qu¸ 20, cßn ®èi víi ®é réng cét v¨n b¶n kh«ng ®­îc v­ît qu¸ 255 ký tù. C¸c cét cßn l¹i m¸y sÏ tù khai b¸o cÊu tróc (§é réng cét Date lµ 8 vµ ®é réng cét Logical lµ 1) 2- T¹o cÊu tróc sæ T¹o sæ chøng tõ Cã hai sæ chøng tõ trong kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: Sæ chi phÝ b¸n hµng: VCPBH.DBF Sæ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: VCPQLDN.DBF * T¹o sæ chi phÝ b¸n hµng: VCPBH.DBF Chøc n¨ng cña sæ nµy lµ chøa d÷ liÖu vÒ chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh b¸n hµng, bao gåm: chi phÝ nh©n c«ng, chi phÝ khÊu hao TSC§, chi phÝ c«ng cô dông cô ®å dïng... Sæ nµy ®­îc x©y dùng tõ c¸c chøng tõ ban ®Çu nh­: PhiÕu chi, phiÕu xuÊt kho, b¶ng thanh to¸n l­¬ng, b¶ng trÝch khÊu hao TSC§... MÉu sæ: Sæ chi phÝ b¸n hµng TK 641 Th¸ng ... n¨m... SCT NT ND TST TK1 ST1 TK2 ST2 ( - ) ( - ) ( - ) ( - ) Tæng ( + ) ( + ) ( + ) Ngµy ... / ... / ... KÕ to¸n Trong ®ã: Th¸ng ... n¨m ... : In ra th¸ng, n¨m ®­îc nhËp tõ bµn phÝm ( - ) : Cét cã d÷ liÖu c¬ së Ngµy ... / ... / ... : In ra ngµy cuèi cïng CÊu tróc sæ VCPBH.DBF FIELD NAME SCT NT ND TST TK1 ST1 TK2 ST2 TYPE C D C N N N N N WIDTH 6 8 25 12 6 12 6 12 DEC 2 2 2 (Ghi chó) Sè chøng tõ Ngµy th¸ng Néi dung Tæng sè tiÒn Tµi kho¶n 1 Sè tiÒn 1 Tµi kho¶n 2 Sè tiÒn 2 * T¹o sæ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: C¸c chøng tõ ban ®Çu ®Ó vµo sæ gåm cã: PhiÕu chi, phiÕu xuÊt kho, b¶ng tÝnh l­¬ng, ho¸ ®¬n thanh to¸n tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng... MÉu sæ VCPQLDN: Sæ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Tk 642 Th¸ng .../ ... Sct NT ND TST TK1 ST1 TK2 ST2 ( - ) ( - ) ( - ) ( + ) ( + ) ( + ) Ngµy ... / ... KÕ to¸n CÊu tróc sæ: FIELD NAME TYPE WIDTH DEC ( Ghi chó ) SCT C 6 Sè chøng tõ NT D 8 Ngµy th¸ng ND C 25 Néi dung TST N 12 2 Tæng sè tiÒn TK1 C 6 Tµi kho¶n 1 ST1 N 12 2 Sè tiÒn 1 TK2 C 6 Tµi kho¶n 2 ST2 N 12 Sè tiÒn 2 T¹o b¶ng kª chøng tõ tµi kho¶n BKECTU.DBF Tõ hai sæ theo dâi chi phÝ ta lËp b¶ng kª chøng tõ ghi Nî (hoÆc Cã) c¸c TK 641, 642. Chøc n¨ng b¶ng lµ qu¶n lý sè tiÒn trªn c¸c tµi kho¶n ®ã. B¶ng kª chøng tõ cã cÊu tróc: B¶ng kª chøng tõ ghi nî tk - cã tk SCT NT ND TST NOTK COTK Ngµy ... / ... /... KÕ to¸n CÊu tróc sæ BKECTU.DBF Ta ph¶i t¹o hai sæ BKECTU1 vµ BKECTU2 cã cÊu tróc gièng nhau ®Ó qu¶n lý hai lo¹i chi phÝ t­¬ng øng (Chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp) FIELD NAME TYPE WIDTH DEC ( Ghi chó ) SCT C 6 Sè chøng tõ NT D 8 Ngµy th¸ng ND C 25 Néi dung TST N 12 Tæng sè tiÒn NOTK N 12 2 Nî TK ®èi øng COTK N 12 2 Cã TK ®èi øng T¹o sæ tæng hîp chi phÝ kinh doanh THOPCP.DBF Tõ c¸c sæ CPBH vµ CPQLDN, ta cã thÓ thiÕt kÕ sæ THOPCP.DBF theo biÓu mÉu sau: B¶ng tæng hîp chi phÝ THANG NAM CPBH CPQLDN TC Ngµy .../ .../... KÕ to¸n FIELD NAME TYPE WIDTH DEC (Ghi chó ) THANG N 2 Th¸ng NAM N 4 N¨m CPBH N 12 2 Chi phÝ b¸n hµng CPQLDN N 12 2 Chi phÝ qu¶n lý DN TC N 12 2 Tæng céng IV- Ch­¬ng tr×nh ®iÖn to¸n qu¶n lý cpbh vµ cpqldn C¸c ch­¬ng tr×nh ®iÖn to¸n ®­îc thùc hiÖn theo 3 c«ng ®o¹n: Ch­¬ng tr×nh vµo sè liÖu (Sè liÖu lµ c¸c hãa ®¬n chøng tõ) Ch­¬ng tr×nh tæng hîp (Tæng hîp b¶ng kª vµ tæng hîp chi phÝ) C¸c ch­¬ng tr×nh in (In b¶ng kª chøng tõ vµ sæ tæng hîp chi phÝ) Cã thÓ m« t¶ theo s¬ ®å sau: Vµo sæ chi phÝ Lªn b¶ng kª chøng tõ In b¶ng kª Chøng tõ : TiÕn hµnh hµng ngµy Vµo sæ tæng hîp Chi phÝ : TiÕn hµnh cuèi th¸ng In sæ tæng hîp chi phÝ Trong ph¹m vi luËn v¨n nµy, em xin tr×nh bµy c¸c ch­¬ng tr×nh sau: Ch­¬ng tr×nh con hµm dÊu chÊm: DCHAM.PRG Ch­¬ng tr×nh vµo chøng tõ chi phÝ: VCP.PRG Ch­¬ng tr×nh lªn b¶ng kª: BKECTU.PRG Ch­¬ng tr×nh in b¶ng kª: INBKECTU.PRG Ch­¬ng tr×nh tæng hîp chøng tõ: THOPCP.PRG Ch­¬ng tr×nh in tæng hîp chøng tõ: INTHOPCP.PRG Ch­¬ng tr×nh thùc ®¬n: MENU.PRG Ch­¬ng tr×nh con hµm dÊu chÊm Ch­¬ng tr×nh cã chøc n¨ng thªm dÊu chÊm vµo c¸c sè ®Ó ph©n biÖt hµng tû, triÖu, ngh×n, ®¬n vÞ. LÊy 3 ký tù ®Çu tiªn cña d·y sè cÇn thªm dÊu chÊm. NÕu c¸c ký tù nµy ®Òu lµ 3 dÊu SPACE th× thªm mét dÊu SPACE n÷a, cßn kh«ng th× thªm dÊu chÊm vµo d·y sè. LÊy 3 ký tù tiÕp theo cña d·y sè NÕu c¸c ký tù nµy còng ®Òu lµ 3 dÊu SPACE th× ta l¹i tiÕp tôc thªm mét dÊu SPACE n÷a. Cßn nÕu kh«ng, ta thªm mét dÊu chÊm. Ta tiÕp tôc lµm nh­ vËy cho ®Õn hÕt d·y sè. Ch­¬ng tr×nh vµo chøng tõ chi phÝ: Ch­¬ng tr×nh cã chøc n¨ng gióp ng­êi sö dông vµo c¸c sæ VCPBH.DBF vµ VCPQLDN.DBF tõ c¸c chøng tõ gèc ®Ó ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Ch­¬ng tr×nh ®­îc thùc hiÖn víi c¸c sæ: VCPBH vµ VCPQLDN §Æt tªn cho c¸c sæ vµo Më sæ &TEN Xo¸ chøng tõ cò nÕu vµo tõ ®Çu th¸ng T¹o chøng tõ tr¾ng vµ hiÖn c¸c néi dung cÇn vµo d÷ liÖu Xo¸ chøng tõ tr¾ng KÕt thóc phÇn d÷ liÖu. Ch­¬ng tr×nh lªn b¶ng kª: Ch­¬ng tr×nh sÏ më sæ b¶ng kª chøng tõ cña tµi kho¶n cÇn lªn b¶ng kª, xo¸ hÕt c¸c chøng tõ cò trong ®ã. TiÕp theo, m¸y sÏ më sæ vµo chi phÝ cña tµi kho¶n t­¬ng øng, lÊy néi dung c¸c b¶n ghi ®Ó ®­a sang b¶ng kª chøng tõ. KÕt thóc, m¸y sÏ b¸o cho ng­êi sö dông “®· cã b¶ng kª”. Ch­¬ng tr×nh in b¶ng kª: B¶ng kª chøng tõ cña tµi kho¶n cÇn in sÏ ®­îc më ra. M¸y sÏ in toµn bé néi dung cña b¶ng kª nµy theo mÉu biÓu quy ®Þnh, tÝnh vµ hiÓn thÞ tæng cét TC (tæng sè tiÒn). Ch­¬ng tr×nh cã sö dông hµm DCHAM ®Ó in. Ch­¬ng tr×nh tæng hîp chi phÝ: M¸y sÏ ®ång thêi më hai sæ ë hai vïng: Vïng 1 më sæ THOPCP. Vïng 2 më sæ VCPBH vµ sau ®ã sÏ lµ sæ VCPQLDN. §­a néi dung c¸c chØ tiªu: sè chøng tõ, th¸ng, n¨m cña tÊt c¶ c¸c b¶n ghi tõ hai sæ chi phÝ vµo c¸c cét t­¬ng øng cña sæ THOPCP. §ãng tÊt c¶ sæ trõ sæ THOPCP. Thay thÕ c¸c cét THANG, NAM, TC b»ng th¸ng, n¨m hiÖn thêi vµ tæng céng hai cét CPBH, CPQLDN. Thay thÕ cét SCT víi SCT t­¬ng øng. B¸o cho ng­êi sö dông biÕt ®· tËp hîp xong chi phÝ. KÕt thóc. Ch­¬ng tr×nh in tæng hîp chi phÝ Ch­¬ng tr×nh gióp in sæ THOPCP theo ®óng biÓu mÉu ®· cã s½n. Dùa vµo sæ tæng hîp chi phÝ x¸c ®Þnh: XTHANG = THANG, XNAM = NAM Më sæ THOPCP.DBF T×m dßng chøng tõ cã THANG = XTHANG In tiªu ®Ò b¶ng tæng hîp Tæ chøc in lÇn l­ît c¸c gi¸ trÞ tõ cét thø ba (SL) cho tíi cét cuèi cïng (TC) cña dßng chøng tõ. X¸c ®Þnh THANG = XTHANG Mçi cét in mét dßng víi gi¸ trÞ TCOT Ch­¬ng tr×nh thùc ®¬n: Cã chøc n¨ng gióp ng­êi sö dông lùa chän c«ng viÖc ®Ó tiÕn hµnh. Sau ®©y lµ c¸c ch­¬ng tr×nh: Ch­¬ng tr×nh dÊu chÊm .modi comm dcham PARA SO SET TALK OFF C=STR(SO,12) C1=SUBS(C,1,3) C1=IIF(C1=SPAC(3),SPAC(4),C1+".") C2=SUBS(C,4,3) C2=IIF(C2=SPAC(3),SPAC(4),C2+".") C3=SUBS(C,7,3) C3=IIF(C3=SPAC(3),SPAC(4),C3+".") C4=SUBS(C,10,3) C4=IIF(SO=0,SPAC(3),C4) KQ=C1+C2+C3+C4 RETU KQ ch­¬ng tr×nh vµo hai lo¹i chi phÝ modi comm vcphi * DAY LA CHUONG TRINH VAO CHI PHI CLOS ALL SET DATE FREN CLEA ALL CLEA SET TALK OFF DK="C" DO WHIL UPPE(DK)="C" CLEA TK=" " DK2=" " @ 10,3 SAY "VAO CHI PHI BAN HANG (B) HAY CHI PHI QUAN LY DN (D): " GET TK @ 12,3 SAY "VAO DAU KY HAY TIEP THEO (D/T): " GET DK2 READ TEN1=IIF(UPPE(TK)="B","VCPBH","VCPQLDN") USE &TEN1 IF UPPE(DK2)="D" DELE ALL PACK ENDI DO WHIL .T. APPE BLAN CLEA TEN2=IIF(UPPE(TK)="B","VAO CHI PHI BAN HANG","VAO CHI PHI QUAN LY DOANH NGHIEP") DD=LEN(TEN2) @ 2,INT(40-DD/2) SAY TEN2 @ 3,INT(40-DD/2) TO 3,INT(40-DD/2)+DD-1 DOUB @ 10,13 SAY "VAO SO CHUNG TU: " GET SCT READ IF SCT=SPAC(6) EXIT ENDI @ 12,13 SAY "VAO NGAY THANG: " GET NT @ 14,13 SAY "VAO NOI DUNG: " GET ND @ 16,13 SAY "GHI NO TAI KHOAN: " GET TK1 @ 18,13 SAY "SO PHAT SINH NO: " GET ST1 @ 20,13 SAY "GHI CO TAI KHOAN: " GET TK2 @ 22,13 SAY "SO PHAT SINH CO: " GET ST2 READ REPL TST WITH ST1 ENDD DELE FOR ST1=0.AND.ST2=0 PACK CLEA @ 10,3 SAY "CO TIEP TUC VAO KHONG (C/K): " GET DK READ ENDD CLEA ALL RETU ch­¬ng tr×nh vµo b¶n kª chøng tõ modi comm bkectu * DAY LA CHUONG TRINH VAO BAN KE CHUNG TU CLOS ALL DKLV=1 DO WHIL DKLV=1 CLEA ACCE "DUA VAO TAI KHOAN 641 HAY 642:" TO XTK TENSO1=IIF(UPPE(XTK)="641","VCPBH","VCPQLDN") TENSO2=IIF(UPPE(XTK)="641","BKECTU1","BKECTU2") SELE 2 USE &TENSO2 DELE ALL PACK SELE 1 USE &TENSO1 GO TOP DO WHIL .NOT.EOF() XSCT=SCT XNT=NT XND=ND XTST=TST XTK1=TK1 XST1=ST1 XTK2=TK2 XST2=ST2 SELE 2 IF XSCTSPAC(6) APPE BLAN REPL SCT WITH XSCT, NT WITH XNT, ND WITH XND, TST WITH XTST, NOTK WITH &XTK1 ENDI REPL COTK WITH &XTK2 SELE 1 SKIP ENDD CLOS ALL CLEA ? " DA CO BANG KE" INPU "NEU LAM VIEC TIEP TUC BAM 1:" TO DKLV ENDD RETU ch­¬ng tr×nh in b¶n kª chøng tõ MODI COMM INBKECTU * Day la chuong trinh in bang ke chung tu SET TALK OFF CLEA ALL CLEA DKLV=1 DO WHIL DKLV=1 ACCE "DUA VAO TAI KHOAN 641 HAY 642: " TO XTK TENSO2=IIF(UPPE(XTK)="641","BKECTU1","BKECTU2") USE &TENSO2 XNOTK=NOTK XCOTK=COTK XTHANG=MONT(NT) XNAM=YEAR(NT)+100 XNGAY=IIF(XTHANG=2,"28/",IIF(XTHANG=4.OR.XTHANG=6.OR.XTHANG=9.OR.XTHANG=11,"30/","31/")) + STR(XTHANG,2) + "/" + STR(XNAM,4) CLEA SET DEVI TO PRIN SET PRIN TO FILE BKE.DOC @ PROW()+1,14 SAY "BANG KE CHUNG TU GHI NO TAI KHOAN"+XTK @ PROW()+1,18 SAY "CONG TY VAT TU VAN TAI XI MANG" @ PROW()+1,27 SAY "THANG"+STR(XTHANG,2)+"/" +STR(XNAM,4) Q="I SCT I THANGNAM I NOI DUNG I TONG SO TIEN I" I=5 T=FCOU() DO WHIL I<=T Q= Q+SPAC(1)+FIEL(I)+SPAC(1)+"I" I=I+1 ENDD N=LEN(Q) @ PROW()+2,2 SAY REPL("=",N) @ PROW()+1,2 SAY Q @ PROW()+1,2 SAY REPL("-",N) GO TOP DO WHIL .NOT.EOF() @ PROW()+1,2 SAY "I"+PADL(SCT,6) @ PROW(),PCOL() SAY "I "+DTOC(NT) @ PROW(),PCOL() SAY " I"+PADL(ND,22) @ PROW(),PCOL() SAY "I"+SUBS(DCHAM(TST),2,14) @ PROW(),PCOL() SAY "I"+PADL(STR(NOTK,6),6) @ PROW(),PCOL() SAY "I"+PADL(STR(COTK,6),6)+"I" SKIP ENDD @ PROW()+1,2 SAY REPL("-",N) SUM TST TO XTST @ PROW()+1,2 SAY "I TONG CONG: "+SPAC(28)+"I" +SUBS(DCHAM(XTST),2,14)+"I"+SPAC(6)+"I" @ PROW(),N+1 SAY "I" @ PROW()+1,2 SAY REPL("=",N) @ PROW()+1,1 SAY SPAC(47)+"HA NOI NGAY "+XNGAY @ PROW()+1,1 SAY SPAC(52)+"KE TOAN "+CHR(10) SET PRIN TO MODI COMM BKE.DOC SET DEVI TO SCRE INPU " NEU LAM VIEC TIEP TUC BAM 1: " TO DKLV ENDD SET TALK ON RETU ch­¬ng tr×nh tæng hîp chi phÝ MODI COMM THOPCP * Day la chuong trinh tong hop chi phi SET TALK OFF CLOS ALL CLEA INPU " NEU LA DAU THANG, HAY BAM 1 DE TONG HOP CHI PHI THANG TRUOC: " TO DKLV IF DKLV=1 CLEA SELE 1 USE THOPCP APPE BLAN GO BOTTOM I=1 DO WHIL I<=2 TSO2=IIF(I=1,"VCPBH","VCPQLDN") SELE 2 USE &TSO2 XTHANG=MONT(NT) XNAM=YEAR(NT) SUM TST TO XTST GO TOP DO WHIL .NOT.EOF() XSCT=SCT SELE 1 TCOT=IIF(I=1,"CPBH","CPQLDN") REPL &TCOT WITH XTST SELE 2 SKIP ENDD I=I+1 ENDD CLOS ALL USE THOPCP GO BOTTOM REPL TC WITH (CPBH+CPQLDN) REPL NAM WITH XNAM REPL THANG WITH XTHANG CLOS ALL CLEA ? " DA TONG HOP XONG CHI PHI" ENDI SET TALK ON RETU TO MAST ch­¬ng tr×nh in tæng hîp chi phÝ MODI COMM INTHOPCP * Day la chuong tinh in tong hop chi phi SET TALK OFF CLOS ALL DKLV=1 DO WHIL DKLV=1 CLEA USE THOPCP GO BOTTOM XTHANG=THANG XNAM=NAM+100 XNGAY=IIF(XTHANG=2,"28/",IIF(XTHANG=4.OR.XTHANG=6.OR.XTHANG=9.OR.XTHANG=11,"30/","31/")+STR(XTHANG,2)+"/"+STR(XNAM,4)) SET DEVI TO PRIN SET PRIN TO FILE THOPCP.DOC @ PROW()+1,1 SAY SPAC(12)+"SO TONG HOP CHI PHI KINH DOANH" @ PROW()+1,1 SAY SPAC(12)+"CONG TY VAT TU VAN TAI XI MANG" @ PROW()+1,1 SAY SPAC(22)+"THANG "+ STR(XTHANG,2) +"/" +STR (XNAM,4) Q="I THANG I NAM I CPBH I CPQLDN I TONG CONG I" N=LEN(Q) @ PROW()+2,1 SAY REPL("=",N) @ PROW()+1,1 SAY Q @ PROW()+1,1 SAY REPL("-",N) GO TOP DO WHIL .NOT.EOF() XTHANG=THANG XNAM=NAM+100 @ PROW()+1,1 SAY "I"+PADL(STR(XTHANG,2),7)+"I " +STR(XNAM,4) @ PROW(),PCOL() SAY "I" + SUBS(DCHAM(CPBH),4,12) +"I" + SUBS(DCHAM(CPQLDN),6,10)+ "I" + SUBS(DCHAM(TC),4,12)+"I" SKIP ENDD @ PROW()+1,1 SAY REPL("-",N) SUM CPBH TO XCPBH SUM CPQLDN TO XCPQLDN SUM TC TO XTC @ PROW()+1,1 SAY "I TONG CONG:"+SPAC(3)+"I" @ PROW(),PCOL() SAY SUBS(DCHAM(XCPBH),4,12)+"I" @ PROW(),PCOL() SAY SUBS(DCHAM(XCPQLDN),6,10)+"I" @ PROW(),PCOL() SAY SUBS(DCHAM(XTC),4,12)+"I" @ PROW()+1,1 SAY REPL("=",N) @ PROW()+1,1 SAY SPAC(38)+"NGAY "+XNGAY @ PROW()+1,1 SAY SPAC(43)+"KE TOAN"+CHR(10) SET PRIN TO MODI COMM THOPCP.DOC SET DEVI TO SCRE CLOS ALL INPU " NEU TIEP TUC LAM VIEC BAM 1: " TO DKLV ENDD SET TALK ON RETU Ch­¬ng tr×nh thùc ®¬n modi comm menu DO WHIL .T. CLEA ALL CLEA SET COLO TO GR+/R @ 3,12 SAY "KE TOAN CHI PHI BAN HANG VA CHI PHI QUAN LY" @ 4,12 TO 4,54 DOUB @ 6,20 TO 20,45 DOUB @ 8,22 PROM "1_VAO CHUNG TU CHI PHI" @ 10,22 PROM "2_LEN BANG KE" @ 12,22 PROM "3_IN BANG KE" @ 14,22 PROM "4_TONG HOP CHUNG TU" @ 16,22 PROM "5_IN TONG HOP CHUNG TU" @ 18,22 PROM "6_KET THUC" MENU TO CV DO CASE CASE CV=1 DO VCPHI CASE CV=2 DO BKECTU CASE CV=3 DO INBKECTU CASE CV=4 DO THOPCP CASE CV=5 DO INTHOPCP CASE CV=6 EXIT ENDC ENDD CLEA ALL RETU v- cµi ®Æt vµ khai th¸c ch­¬ng tr×nh 1- Cµi ®Æt: T¹o hÖ thèng th­ môc: ë æ ®Üa chñ cña m¸y vi tÝnh (æ C), ta t¹o th­ môc kÕ to¸n víi c©u lÖnh C:\MD KETOAN (Enter). (NÕu ë trong m«i tr­êng WINDOWS, ta cã thÓ bÊm chuét ph¶i chän NEW/FOLDER, råi gâ tªn KETOAN ) Trong th­ môc KETOAN chøa c¸c file ch­¬ng tr×nh vµ c¸c sæ cña th¸ng hiÖn t¹i ®ang xö lý d÷ liÖu. 2- Khai th¸c: §Ó cã thÓ so¹n th¶o tiÕng ViÖt trong FOXPRO, ta cÇn n¹p ch­¬ng tr×nh VIETRES. ë æ ®Üa chñ C ta gâ dßng lÖnh C:\CD VIETRES, råi n¹p tr×nh VIETRES víi lÖnh C:\VIETRES>VR Chøc n¨ng cña ch­¬ng tr×nh VIETRES gióp ng­êi sö dông so¹n th¶o ®­îc b»ng tiÕng ViÖt trong c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh FOXPRO, PASCAL... Khi m¸y tÝnh ®· n¹p ch­¬ng tr×nh VIETRES vµo bé nhí RAM, ng­êi sö dông cã thÓ thay ®æi chÕ ®é so¹n th¶o b»ng tiÕng ViÖt hoÆc tiÕng Anh (nÕu cÇn) b»ng c¸ch bÊm ®ång thêi hai phÝm (ALT+TAB). Lóc nµy, trªn mµn h×nh m¸y tÝnh sÏ xuÊt hiÖn b¶ng chÕ ®é lµm viÖc cña tr×nh VIETRES, ta dïng phÝm di chuyÓn con trá tíi phÇn khai b¸o chÕ ®é lµm viÖc. Dïng phÝm ENTER ®Ó chuyÓn vÒ chÕ ®é BAT (BËt tiÕng ViÖt) hoÆc TAT (T¾t tiÕng ViÖt). Sau ®ã ta rêi khái th­ môc VIETRES vµ trë vÒ th­ môc FOXPRO ®Ó lµm viÖc. Tr­íc khi khai th¸c ch­¬ng tr×nh, ta ph¶i tiÕn hµnh t¹o c¸c sæ VCPBH.DBF; VCPQLDN.DBF; BKECTU1.DBF; BKECTU2.DBF; THOPCP.DBF víi cÊu tróc ®· ®Þnh. Tõ cöa sæ lÖnh COMMAND WINDOW, ta gâ lÖnh: CREA (Tªn sæ) Sau khi khai b¸o xong cÊu tróc, Ên tæ hîp phÝm (Ctrl+W) ®Ó ghi l¹i cÊu tróc sæ ®· khai b¸o. §Ó khai th¸c ch­¬ng tr×nh, ta ph¶i tiÕn hµnh tuÇn tù theo c¸c b­íc sau: B­íc 1: Khëi ®éng hÖ ®iÒu hµnh MS-DOS B­íc 2: §æi æ ®Üa sao cho æ ®Üa chøa th­ môc kÕ to¸n lµ æ chñ B­íc 3: N¹p FOXPRO B­íc 4: ChØ ®Þnh th­ môc KETOAN lµ th­ môc th­êng trùc víi c©u lÖnh SET DEFA TO C:\KETOAN (hoÆc SET PATH TO C:\KETOAN) B­íc 5: N¹p VIETRES (NÕu cÇn) B­íc 6: Thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh MENU.PRG, lùa chän c«ng viÖc cÇn lµm. BANG KE CHUNG TU GHI NO TAI KHOAN 641 CONG TY VAT TU VAN TAI XI MANG THANG 4/2002 ======================================================================= I SCT I THANGNAM I NOI DUNG I TONG SO TIEN I NOTK I COTK I ----------------------------------------------------------------------- IHTA11 I 01/04/02 ITINH LUONG CHO CNV I 289.824I 6411I 334I IHTA12 I 03/04/02 IXUAT CONG CU DE SDUNG I 20.878I 6413I 153I IHTA15 I 03/04/02 ICONG TAC PHI CUA CBO I 1.400I 64182I 111I IHTA29 I 13/04/02 ICP DAO TAO CAN BO I 9.100I 64184I 111I IHTA71 I 21/04/02 ICP TIEP KHACH TAI CN I 40.616I 64188I 141I IHTA79 I 30/04/02 IKHAU HAO TSCD I 86.346I 6414I 2141I ----------------------------------------------------------------------- I TONG CONG: I 448.164I I I ======================================================================= HA NOI NGAY 31/ 4/2002 KE TOAN BANG KE CHUNG TU GHI NO TAI KHOAN 642 CONG TY VAT TU VAN TAI XI MANG THANG 4/2002 ======================================================================= I SCT I THANGNAM I NOI DUNG I TONG SO TIEN I NOTK I COTK I ----------------------------------------------------------------------- IHTA16 I 04/04/02 ICP DIEN SINH HOAT T.3 I 8.877I 6427I 112I IHTA35 I 17/04/02 ITIEN THUE DAT I 195I 6425I 3388I IHTA38 I 21/04/02 ICP TIEP KHACH TAI VP I 15.238I 64281I 141I IHTA49 I 29/04/02 ICP VAY DOI TUONG I 27.000I 64287I 112I IHTA79 I 30/04/02 IKHAU HAO TSCD TAI VP I 49.041I 6424I 2141I ----------------------------------------------------------------------- I TONG CONG: I 100.351I I I ======================================================================= HA NOI NGAY 30/ 4/2002 KE TOAN SO TONG HOP CHI PHI KINH DOANH CONG TY VAT TU VAN TAI XI MANG THANG 4/2002 ================================================== I THANG I NAM I CPBH I CPQLDN I TONG CONG I -------------------------------------------------- I 1I 2002I 437.179I 92.754I 529.933I I 2I 2002I 440.763I 91.262I 532.025I I 3I 2002I 456.824I 97.393I 554.217I I 4I 2002I 448.164I 100.351I 548.515I -------------------------------------------------- I TONG CONG: I 1.782.930I 381.760I 2.164.689I ================================================== NGAY 30/ 4/2002 KE TOAN KÕt luËn Qua qu¸ tr×nh nghiªn cøu lý luËn vÒ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i vµ nghiªn cøu thùc tÕ t×nh h×nh kinh doanh ë c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng, em nhËn thÊy viÖc øng dông m¸y tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n, ®Æc biÖt c«ng t¸c qu¶n lý chi phÝ rÊt thuËn tiÖn. Nhê ®ã, cã thÓ gi¶m bít mét sè yÕu kÐm trong c«ng t¸c h¹ch to¸n hai lo¹i chi phÝ chñ chèt trªn nh­: viÖc ghi chÐp trïng l¾p, hÖ thèng chøng tõ kh«ng hîp lý, sai sãt vÒ sè liÖu ®Çu vµo... gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc cho kÕ to¸n. Khi ¸p dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n ta thÊy rÊt tiÖn v× cïng mét lóc ta cã thÓ lµm viÖc víi nhiÒu sæ. ViÖc ®èi chiÕu sè liÖu sÏ ®¬n gi¶n h¬n. C¸c sè liÖu ®­a ra ®­îc ph©n tÝch kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, ®Æc biÖt lµ c¸c chøng tõ ®­a vµo sÏ ®­îc m¸y tÝnh tù lu©n chuyÓn nhê hÖ thèng ch­¬ng tr×nh cµi ®Æt. ViÖc øng dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp sÏ gãp phÇn hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc kÕ to¸n t¹i c«ng ty, gióp c«ng ty cã thÓ tiÕt kiÖm ®­îc nh÷ng kho¶n chi phÝ kh«ng nhá mµ vÉn ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c hîp lý cña c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. Víi t×nh h×nh chung cña ®Êt n­íc, hiÖn nay, rÊt nhiÒu doanh nghiÖp vÉn cßn lµm viÖc víi c«ng cô th« s¬, lao ®éng thñ c«ng lµ chñ yÕu. Sau thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty, thÊy ®­îc tÝnh ­u viÖt cña viÖc øng dông m¸y vi tÝnh, em ®· m¹nh d¹n chän ®Ò tµi nghiªn cøu víi néi dung: “øng dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng – 21B C¸t Linh – Hµ Néi” ®Ó c¸c b¹n ®äc cïng tham kh¶o vµ cho ý kiÕn nhËn xÐt. KÕt hîp víi c¸c kiÕn thøc ®· häc ë tr­êng, cïng víi sù gióp ®ì nhiÖt t×nh, chØ b¶o t©m huyÕt cña thÇy gi¸o Ng« ThÕ Khanh, c« gi¸o §oµn V©n Anh vµ c¸c c« chó phßng kÕ to¸n c«ng ty, em ®· hoµn thµnh luËn v¨n tèt nghiÖp cña m×nh. Song gi÷a lý luËn vµ thùc tÕ cßn cã nh÷ng kho¶ng c¸ch nhÊt ®Þnh, néi dung ®Ò tµi nghiªn cøu réng, thêi gian thùc tËp ng¾n, kiÕn thøc cßn nhiÒu h¹n chÕ nªn chuyªn ®Ò cña em cßn nhiÒu h¹n chÕ. Em rÊt mong nhËn ®­îc sù xem xÐt gãp ý cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ c¸c b¹n. Môc lôc §Ò tµi: øng dông m¸y vi tÝnh hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng - 21b c¸t linh, hµ néi Lêi Më §Çu 1 Ch­¬ng I- C¬ së lý luËn vÒ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i trong c¬ chÕ thÞ tr­êng 3 I- §Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh th­¬ng m¹i trong nÒn kinh tÕ thÞ Tr­ßng 3 II- lý luËn chung vÒ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp .4 1- TÇm quan träng cña viÖc qu¶n lý chi phÝ 4 2- Vai trß, b¶n chÊt kinh tÕ cña chi phÝ b¸n hµng & chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 4 2.1- B¶n chÊt kinh tÕ cña chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 4 2.2- Vai trß cña chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 5 3- Néi dung chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 6 3.1- Chi phÝ b¸n hµng 6 3.2- Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 6 3.3- C¸c kho¶n chi phÝ kh«ng ®­îc tÝnh vµo CPBH vµ CPQLDN 7 4- Ph©n lo¹i CPBH vµ CPQLDN 8 4.1- Ph©n lo¹i CPBH vµ CPQLDN theo néi dung kinh tÕ 8 4.2- Ph©n lo¹i CPBH vµ CPQLDN theo c¸ch øng xö cña chi phÝ 10 4.3- Ph©n lo¹i theo b¶n chÊt kinh tÕ 10 5- Yªu cÇu qu¶n lý vµ nhiÖm vô kÕ to¸n 11 III- KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh 12 1- KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng 12 1.1- Chøng tõ kÕ to¸n 12 1.2- Tµi kho¶n sö dông 13 1.3- Tr×nh tù h¹ch to¸n 14 2- KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 16 2.1- Chøng tõ kÕ to¸n 16 2.2- Tµi kho¶n sö dông 17 2.3- Tr×nh tù h¹ch to¸n 18 3- Tæ chøc hîp lý hÖ thèng sæ s¸ch vµ tr×nh tù ghi sæ 21 IV- Sù cÇn thiÕt øng dông m¸y vi tÝnh hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c h¹ch to¸n KÕ to¸n cPBH, CPQLDN vµ ý nghÜa cña nã 23 Ch­¬ng II- Thùc tr¹ng cPBH vµ CPQLDN ë c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng 25 I- ®Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh vµ tæ chøc kÕ to¸n t¹i c«ng ty 25 1- Giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ qu¸ tr×nh h×nh thµnh, ph¸t triÓn 25 2- §Æc ®iÓm tæ chøc kinh doanh ë c«ng ty 27 II- Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n cpbh vµ cpqldn ë c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng 34 1- Néi dung CPBH, CPQLDN vµ tµi kho¶n sö dông 34 2- KÕ to¸n tæng hîp chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 35 2.1- Chi phÝ tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n phô cÊp 35 2.2- Chi phÝ c«ng cô ®å dïng vµ bao b× 38 2.3- Chi phÝ khÊu hao TSC§ 39 2.4- Chi phÝ thuÕ, phÝ vµ lÖ phÝ 43 2.5- Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi 45 2.6- C¸c kho¶n chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c 47 III- §¸nh gi¸ t×nh h×nh tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 52 Ch­¬ng III- øng dông m¸y vi tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n CPBH vµ CPQLDN ë c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng 54 I- M¸y vi tÝnh vµ c«ng t¸c kÕ to¸n th­¬ng m¹i 54 1- T×nh h×nh øng dông m¸y vi tÝnh ë ViÖt Nam 54 2- T×nh h×nh øng dông m¸y vi tÝnh ë c«ng ty vËt t­ vËn t¶i xi m¨ng 56 II- §Æt bµi to¸n 56 III- ThiÕt kÕ hÖ thèng sæ 57 1- Khai b¸o cÊu tróc hÖ thèng sæ 57 2- T¹o cÊu tróc sæ 58 IV- Ch­¬ng tr×nh ®iÖn to¸n kÕ to¸n CPBH vµ CPQLD 61 V- Cµi ®Æt vµ khai th¸c ch­¬ng tr×nh 71 1- Cµi ®Æt 71 2- Khai th¸c 71 KÕt luËn 76 Tµi liÖu tham kh¶o Gi¸o tr×nh kÕ to¸n doanh nghiÖp th­¬ng m¹i - dÞch vô ( Tr­êng §¹i häc Th­¬ng m¹i NXB GD 1999) Gi¸o tr×nh ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ DN ( Tr­êng §¹i häc Th­¬ng m¹i ) HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp - NXB tµi chÝnh 2000 Tµi liÖu c«ng ty VËt t­ vËn t¶i xi m¨ng C¸c b¶n tin, t¹p chÝ Gi¸o tr×nh tin häc FOXPRO