Nâng cao hiệu quả Quản lý vật tư tại Công ty vật tư Nông sản

iều kiện cơ chế hành chính và ưu đãi về gía đối với các nguồn vật tư khai thác huy động tiềm lực trong nước kể cả chinh sách trợ giá của chính phủ. Nhà nước đã lập qũ đầu tư, hỗ trợ và phát triển nông nghiệp với số vốn lên tới hơn 20 tỷ đồng. Như vậy nhà nước đã tạo mọi điều kiện phát trẻn một ngành nông nhgiệp mũi nhọn nhất trong nền kinh tế Chủ chương của nhà nước đã rõ, chính vì vậy mở ra một điều kiẹn mới với nhiều thuận lợi hoà nhạp nền kinh tế khu vực trong một tương lai không xa AFTA(Khu kinh tế châu á thái bình dương) 1.2 -Một số nhận xét về tình hình đảm bảo vật tư của công ty Vật tư Nông Sản: Như chúng ta đã biết, vật liệu góp một phần quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển việc sản xuất kinh doanh. Việc quản lý vật liệu mang yếu tó khách quan của mọi nền sản xuất, làm sao cùng một lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn thu được nhiều lợi nhuận hơn trong khi hao phí bỏ ra lại ít hay nói cách khác ta có thể tiết kiệm được nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu mang tính chất rất linh hoạt, nó được mua từ nguồn vốn lưu động của công ty, nó là một phần tài sản lưu động của công ty vì vậy trong quá trình tồn kho và dự trữ ta phải quản lý chúng. Quá trình nghiên cứu thực tế ở công ty Vật tư Nông Sản cho thấy Công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và quản lý vật tư nói riêng.Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn trong cơ chế thị trường song công ty Vật tư Nông Sản luôn khắc phục và đứng vững.Công ty đã chú trọng nhiều đến khâu quản lý nguyên vật liệu thu mua và dự trữ và bảo quản Công ty đã có một đội ngũ cán bộ tiếp liệu đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu một cách kịp thời nhất. Hệ thống kho tàng được bố trí dầy đủ có phương án bảo vệ an toàn cùng với số lượng dự trữ vật tư tương đối vừa phải hợp lý không gây ứ đọng kém phẩm chất mà vẫn đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời cho sản xuất kinh doanh. Với ưu điểm này, quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngắt quãng, đồng thời sử dụng nguyên nhiên vật liệu một cách tiết kiệm hợp lý đã đem lại hiệu quả cho công ty trong việc nâng cao năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm thoả mãn nhu cầu vật chất không ngừng tăng lên trong cơ chế thị trường mới. 1.2.1 - Những ưu điểm Do sự năng động sáng tạo, biết phát huy những thuận lợi, khawcs phục khó khăn, nên trong thời gianqua công ty đã có nhiều ưu điểm trong công tácđảm bảo vật tư và cung ứng vật tư: Đảm bảo đầy đủ, kịp thời vàđồng bộ nhu cầu vật tư cho sản xuấtkinh doanh ở công ty. Nó giúp cho công ty hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình, không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo uy tín xây dựng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế của công ty . Công ty đã tạo ra được hệ thống nguồn hàng phong phú, có chất lượng cao, giá rẻ, góp phần ổn định sản xuất và hạ giá thành sản phâm, tạo ra được hệ thống dự trữ vật tư đủ mạnh, kịp thời đảm bảo nhu cầu vật tư cho cong ty trong mọi điều kiện. 1.2.2 -Thực trạng và những khó khăn chung trong công tác vật tư- Công ty vật tư Nông Sản: Trong điều kiện thị trường kinh doanh phân bón mở ra ngày càng nhiều, cạnh tranh gay gắt, giá cẩ biến động phức tạp công việc kinh doanh của các Trạm kinh doanh tông hợp gặp rất nhiều khó khăn. Vào trời điểm nhận hàng thì giá cao, nhưng ngay sau đó, lại liên tục giảm mặc dù hàng về bến cuối vẫn chưa dược sử dụng. Mức giá giảm trên thị trường rát nhanh và với biên độ lớn làm cho Trạm lúng túng. Nếu giữ lại nguyên giá thoả thuạn ban đầu thì khách hàng không thể bán được hàng để thanh toán; Nếu giảm giá nhiều thì có khả năng lỗ lớn. Trong tình hình đó, được sự chỉ đạo sát sao của Ban giám đốc Công ty, Trạm đã linh hoạt , mạnh dạn điều chỉng giáhợp lý và động viên khách nợ trả hết tiền Khi thị trường có dấu hiệu giảm giá thì các chủ hàng thường hay bán chạy giá để thu vốn, giảm lãi suất hàng tồn, giảm chiphí lưu kho bãi... Thực tế đó đã dẫn đến hiện tượng tranh giành khách của nhau, tạo điều kiện tạo cho khách ép giá hoặc kéo dài thời hạn thanh toán Trong điều kiện kinh doanh phân bón như vậy, nếu chỉbằng mọi cách để tăng số lượng mà các yếu tố khác không đượcchú trọng đúng mức thì dễ dẫn đến thua lỗ hoặc bị thất thoát chiếm dụng . Về công tác bao bì, giá nguyên vật liệu cũng thường xuyên lên xuống thất thường, nhiều đơn vị kinh doanh sản xuất trong nước va nước ngoài tiếp tục đầu tư và phát triển mạnh tạo cho thị trường cạnh tranh trong nước vốn đã gay gắt lại càng khó khăn hơn. Mặt khác, về yếu tố nguồn nhân lực; Công ty có 257 nhân viên trong đó chỉ có hơn 10% nhân vien có trình độ đại học và cao đẳng, 65% nhân viên trình dộ trung cấp, còn một số lao động là nhân viên không chính thức. Đa số cán bộ công nhâncviên trong các Trạm tuổi đời cao, Số lượng phụ nữ 50% có con nhỏ, điều kiện làm việc xa nhà, xa công ty. Vấn đề về môi trường cũng rất bức xúc: Một số cơ sở môi trường làm việc độc hại, không khí bị ô nhiễm do khí thải của các nhà máy ân cận như môi trường ở trạm kinh doanh tổng hợp Văn Điển là mọt điển hìng. Nguồn nước không thể sử dung phải mua trở bằng can và mua nước theo từng bình. Công tác đảm bảo vật tư ở công ty hiện nay dang còn tồn tại một số mặt nhỏ: - Bộ máy cung ứng vật tư ở công ty chưa hoàn thiện, việc tổ chức lao động chưa hơqpj lý, chưa hình thành được các cán bộ chuyên môn nhất là trong công tác tạo nguòn và thu mua vật tư. -Việc xác định nhu cầu vật tư ở công ty chưa phân thành các bộ phận rõ rệt (Nhu cầu vật tư cho viẹec thực hiện nhiệm vụ chính, nhu cầu vật tư cho hoạt động khác, nhu cầu vật tư cho dự trữ ) chưa dựa trên các định mức tiêu dùng vật tư tiên tiến. -Trong công tác tạo nguồn vật tư còn nhiều thiếu sót : chưa khai thác chiệt để các nguồn đã tạo được, chưa quan tâm đến các nguồn tự sản xuất, nguồn vật tư do tiết kiệm, chưa hình thành được đội ngũ cộng tác vuên trong việc tìm nguồn hàng và trong công tác tạo nguồn chưa xác định được khả năng đáp ứng của các nguòn đó. - Công tác lập kế hoạch đôi khi chưa được điều chỉnh kịp thời vầ chưa sát đối với những biến động của công tác sản xuất kinh doanh.Trong công tác cấp phát vật tư còn chưa xác định được hạn mức cấp phát, chưa kiêmtra được việc sử dụng vật tư ở các chi nhánh. -Công tác hạch toán vật tư chưa được đồng bộ thiếu thống nhất giữa các phòng kế hoạch - tổ chức và kế hoạch thực hiện. - Việc tiếp nhận vận chuyển lầ chưa kịp thời, chưa sử dụng linh hoạt các hình thức thu mua, chưa quan tâm đúng mức tới việc giảm chi phí thu mua nhất là chi phí vận chuyển để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và đơn đặt hàng theo từng thời kỳ -Công tác tỏ chức và quản lý vaatj tư chưa được quan tâm đúng mức. Việc xác định các mức và khối lượng đặt hàng mỗi kỳ không dựa vào tính toán khoa học và thực té. Việc tổ chức quản lý còn lỏng lẻo, chưa lập được kế hoạch sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư dự trữ. - Công tác thu thập thông tin đối với một số loại vật tư khan hiếm chưa sát với tình hình thực tế của Công ty nên đôi lúc phải chấp nhận bị ép giá hoặc mua ngoài với giá cao - Chưa biết khai thác được những mặt hàng có lợi nhuận cao Trong công tác quyết toán vật tư, chua tính được lượng vật tư hao phí cho sản xuất sản phẩmvà chưa tính được lượng vật tư tiết kiêm hay bội chi ở mỗi sản phẩm.Cần quyết toán vật tư kịp thời hơn để phòng tài chính kế Toán có số liệu kịp thời đièu chỉnh hay chuẩn bị kế hoạch vốn, tạo điều kiện cho lãnh Đạo công ty cónhững quyết sách kịp thời phù hợp với những biến động của sản xuất kinh doanh. - Việc bố trí, sử dụng cán bộ công nhân viên đôi lúc chưa hợp lý, do đó chưa phát huy hết khgả năng , năng lực của họ. - Chưa khai thác được hết những mặt hàng, nguồn hàng sẫn có trên thị trường. - Chưa chủ động kế hoạch hoá các loại vật tư khó mua như:DAP,Đạm 2 lá và một số loại urea nhập ngoại. Tóm lại: Trong hoạt dộng đảm bảo vật tư cho sản xuất ở công ty vẫn còn nhiều tồn tại, điều đó còn đòi hỏi phải không ngựng hoàn thiện công tác đảm bảo vật tư và có nhữmh phương hướng thích hợp. II - Phương hướng, nhiệm vụ và những giải pháp trong Công ty Vật tư Nông Sản trong những năm tới. 2.1- Mục tiêu đặt ra: Công ty Vật tư nông sản là một doanh nghiệp nhà nước có nhiệm vụ chính là sản xút kinh doanh các mặt hàng nông sản phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường về sản phẩm và hàng hoá. Công ty vật tư nông sản và tổng công ty đã đề ra các phương hướng về trước mắt và lâu dài như sau: -Đầu tư xây dựng hệ tjhống trang thiết bị mới và đồng bộ phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh các mặt hàng mới (bao bì, urea, gạo xuất khẩu..) -Tổ chức sắp xếp lại các phòng ban cho phù hợp với thực tế, tinh giản bộ máy quản lý đồng thời bổ xung nâng cao nghiệp vụ và tay nghề cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Hoàn thiện bộ máy mua sắm và cung ứng vật tư cho qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh. -Sắp xấp lại mạng lưới tiêu thụ sản phẩm tạo lập kênh phân phối và mở rộng thị trường ra các khu vực. Dựa trên báo cáo kinh tế và tổng kết công tác thưc hiện 2001 và phương hướng nhiện vụ năm 2002 cuả Công ty, trước những thuận lợi và khó khăn mới toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty quýết tâm chớp thời cơ, đẩy mạnh công việc sản xuất kinh doanh, nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh vật tư nông nghiệp ở doanh nghiệp Trong hội nghị tổng kết năm 2001 của Công ty vật tư nông sản đã tổng kết những kết quả đạt được trong năm 2001, đồng thời đề ra phương hướng nhiệm vụ năm 2002 đúng lúc toàn Đảng toàn dân đang dẩy mạnh công cuôc Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá, triển khai thực hiện nghị quyết IX của Đảng hoà mình vào nền kinh tễ khu vực và nền kinh tế chung thế giới..Đây à nhiệm vụ cực kỳ quan trọng trước mắt và lâu dài. Trước tình hình hội nhập nền kinh tế khu vực và thế giới, nhà nước đã xoá bỏ hạn ngạch, xoá bỏ đầu mối nhập khẩu phân bón đã tạo cho Công ty vật tư nông sản vừa có thuận lợi, vừa có cơ hội thách thức lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ của Công ty vật tư nông sản trong năm 2002 và thời gian tới rất nặng nề, đòi hỏi lãnh đạo Công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên nâng cao năng lực lãnh đạo và thực hiện mọi chỉ đạo của Tổng cong ty phát huy những thành tích đã đạt được trong năm 2001: Nhìn thẳng vào sự thực, kiên quyết khắc phục những tình trạng yếu kém, thiếu sót, tin tưởng vào sự lãnh đao của Đảng, củaTổng công ty lỗ lực phấn đấu hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ kế hoạch năm 2002 của Công ty với các chỉ tiêu kinh tễ cần đạt được như sau: 1 . Khối lượng các loại phân bón mua vào : 130.000 tấn Trong đó: -urea : :110.000 tấn -DAP :15.000 tấn -Kali : 5000 tấn 2 . Khối lượng các loại phân bón bán ra : 150.000 tấn Trong đó: -urea : :130.000tấn -DAP :15.000 tấn -Kali : 5000 tấn 3. Kinh doanh nông sản và các mặt hàng khác:1000 tấn 4 .Sản xuất và tiêu thụ bao bì :450.000 chiếc 5.Doanh thu bán hàng : 310.000.000.000 đồng 6 . Lộp ngân sách : 250.000.000 đồng 7 . lãi : 540.000.000 đồng 8 . Lao động sử dụng bình quân :150 người 9. Thu nhập bình quân/ người :1.000.000 đồng Để thực hiện được các chỉ tiêu nêu trên, toàn Công ty đã để ra các phương hướng cụ thể sau: Mở rộng thị trường kinh doanh tổng hợp, đẩy mạnh kinh doanh các mặt hàng chính của Công ty như: đạm, Lân, urea, Kali Thuốc trừ sâu...tăng lượng hàng hoá kinh doanh đi sâu vào từng thị trường trọng yếu nhất cũng nhưđáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tối đa nhất. Mở thêm nhiều cửa hàng, tạo điều kiện thêm nhiều công ăn việc làm mới cho người lao động, không ngừng chăm lo đời sống cho người lao động về thu nhập bình quân hàng tháng. Mặt khác về biện pháp nguồn nhân lực mới: tiếp tục đào tạo và tuyển thêm những công nhân có trình độ cao, tay nghề giỏi, chuyên môn tốt, đặc biệt quan tâm những cán bộ có kinh nghiệm làm lòng cốt quản lý doanh nghiệp. Nhờ đào tạo vàtuyển thêm những cán bộ có trình độ mới, kinh nghiệm quản lý cao, do đó có thể tinh giản gọn nhẹ được bộ máy quản lý mà vẫn đảm bảo hoàn thiện được bộ máy quản trị doanh nghiệp. Về mặt nghiên cứu thị trường, vấn đề các cán bộ markrting thị trường rất còn thiếu, đặc biệt phát triển vấn đề kênh phân phối các vùng sâu cùng xa mở rộng thị trường, dự báo được nhu cầu trên từng đoạn thị trường nhất định Về chất lượng tiêu thụ phát huy thế mạnh đội xe và không ngừng nâng cao chất lượng mặt hàng đáp ưngs tót nhất nh cầu khách hàng, nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp tạo sức cạnh tranh tốt nhất. Tiếp tục hoàn thiện việc khoán đơn giá tới từng trạm, từg tổ từng nhóm, sửa đổi lại những điều chưa hợp lý về quản lý vật tư doanh nghiệp. Đó là những phương hướng trước mắt và lâu dài của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp làm tốt những công tác này, doanh nghiệp không những có chỗ đứng vững chắc trênthị trường mà hơn nữa doanh nghiẹp còn có thể phát triển thành doanh nghiệp kinh doanh vật tư hàng đầu trong ngành nông nghiẹp nước nhà. 2.2. Những biện pháp mà Công ty vật tư Nông sản cần đạt được: Trong những năm qua, do tích cực đổi mới công tcá quản lý của lãnh đạocông ty, do năng động tự học hỏi nâng cao trình đọ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ vật tư. Công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh tại Cong ty Vật tư Nông sản Hà Nội đã đạt được những kết quả tốt đáp ứng được những nhu cầu sản xuất kinh doanh Do đó: -Cần tổ chức lập kế hoạch đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của từng bộ phận phân xươngr , chi nhánh. -Chủ động có kế hoạch để dự trữ cân đối mặt hàng, nguồn hàng loại vật tư đặc chủng khó mua khan hiếm trên thị trường và đảm bảo mức vật tư mmột cachs tối ưu nhất . -Quan hệ tôt với khách hàng, bạn hàng, với những nhà cung ứng, tổ chức cấp phát vật tư ttrong toàn doanh nghiệp -Đảm bảo đồng bộ thông tin kịp thời cũng như phương tiện thiết bị dùng cho sản xuất. -Cần tiết kiệm lực lượng lao động trong mua sắm vật tư thiết bị gó phần tăng năng suất lao động, cải tiến kỹ thuật, cải tiến cung cách quản lý đièu hành trong toàn doanh nghiệp. -Tạo nguồn vât tư thiết bị tài chính cho phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp kịp thời đồng bộ. -Chủ động trong khâu khai thác có nhièu hình thức sáng tạo tổ chức, phân loại thiếtbị góp phần tăng năng súât tận dụng hết những điểm manhj sẵn có trong lĩnh vực mua sắm thiết bị vật tư phục vụ cho sản xuất đúng số lượng, chất lượng chủng loại, thực hiện tốt cong tác chế độ báo cáo thống nhất theo chế độ kế toán hiện hành. 2.2.1-Tổ chức tốt bộ máy hoạt động trong công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh: Hiện nay bộ phận này của công ty hoạt động là tương đối có kết quả và hoàn thành được nhiệm vụ cuả công ty giao phó. Tuy nhiên, để làm cho bộ phận này ngày càng hoàn thiện hơn, doanh nghiệp có thể xây dựng thêm về những quy định về nhận, phản hồi và xử lý thông tin cho toàn thể bộ máy. Doanh nghiệp có thể cử chuyên gia hay cán bộ công nhân viên tham quan học hỏi về phương thức quản lý vật tư thiét bị tiên tiến tại các công ty trong và ngoài nước. Xây dựng, sắp xếp, chọn lựa đội ngũ vật tư phù hợp trình độ ở từng đơn vị trên cơ sở lập các biểu theo dõi đánh giá. Tổ chức lấy ý kiến của các cán bộ công nhân viên trong toàn doanh nghiệp để ngày càng hoàn thiện tốt công tác này. 2.2.2- Quản lý chất lượng theo nguyên tắc đồng bộ 2.2.2.1- Quản lý về chất lượng và giá cả: Trước khi ký kết mua bất cứ một loại vật tư nào, phải xem xét chất lượng quy cách có đạt yêu cầu hay không? sau đó xem xét đến giá cả. Chất lượng phải đạt tiêu chuẩn quy định của doanh nghiệp chưa nói đến tiêu chuẩn nhà nước. Tiêu chuẩn của doanh nghiệp ở đây là phù hợp vớiđơn hàng và nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp. Giá cả phải căn cứ vào giá cả thị trường đồng thời phải thấp hơn hoặc cùng lắm là bằng với giá cả đơn hàng để đảm bảo có lãi. Phải nắm bắt được nguồn hàng và thông tin thị trường giá cả vật tư mỗi loại khi thị trường biến động. Bên cạnh đó, tiếp nhân những thông tin quảng cáo, chào hàng, các cộng tác viên, áp dụng biện pháp mua tận gốc không thông qua các khâu trung gian nhằm tăng cường tạo ra lợi nhuận cao. 2.2.2.2- Quản lý số lượng và vốn thanh toán: Sau khi quyết định mua một số loại vật tư nào đó, tiến hành ký kết hợp đồng xong. Công việc sẽ được giao cho người thu mua thực hiện, người cán bộ đó sẽ chịu trách nhiệm đến cuối cùng công việc, nếu hợp đồng quy định phải chuỷen tiền trớc khi nhận hàng người cán bộ tiếp liệu có trách nhiệm làm thủ tục nhận sẽc hoặc tiền mặt, chuyển thanh toán cho đơn vị bán hàn, lấy hoá dơn đã thanh toán của kế toán trưởngvà thủ trương của bên bán ký kết. Sau đó tiến hành thuê phương tiện vận tải hoặc cử phương tiện của công ty tiếp nhận vật tư về công ty. Nếu là bạn hàng truyền thống thì họ thường cho bên mua nhận hàng trước trả tiền sau để giảm các khoản chi phí không cần thiết -Từ công tác chỉ đạo ở cơ quan, từ các bộ phận, các khâu tư vấn thiết kế lập kế hoạch, bảo quản cung ứng vật tư, đảm bảo cung cấp nhanh chính xác đầy đủ và kịp thời các loại vật tư kỹ thuật có chất lượng cao.Thực hiện chương trình tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh, kiểm soát được quá trình chi phí nhằm giảm giá thành, tăng lợi nhuận, tăng nộp ngân sách và cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty. -Thực hiện chương trình cải cách hành chính trong oanh nghiệp để nnâng cao hiệu lực bộ công tac đáp ứng nhanh chóng yêu cầu sản xuất kinh doanh chuẩn bị tốt các bước phát triển tiếp theo đưa các mặt quản lý của công ty vào nề nếp ổn định chủ động sáng tạo. - Liên tục bồi dưỡng năng lực công tác khoa học và công nghệ cho người lao động để tiến kịp với yêu cầu phát triển và nâng cao đời sống của người lao động phát huy năng lực của mình trong công tác sản xuất - Thực hiện chương trình hoàn thiện và dổi mới công nghệ do công ty chỉ đạo, Công ty thực hiện bằng tất cả các nguồn ốn để huy động như vốn vay, vốn tổng công ty, vốn của các đơn vị. - Phát huy cơ sở nhà xưởng, các chi nhánh và các trạm trên các vùng khác nhau, mở rộng sản xuất kinh doanh với mỗi biện pháp dáp ứng nhu cầu vốn, các biện pháp vay vốn ngân hàng và nước ngoài, huy động vốn cán bộ cong nhân viên để mở rộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo và tăng doanh thu tích luỹ phát triển. 2.2.3 Công tác kế hoạch mua sắm vật tư thiết bị : -Kế hoạch mua sắm vật tư thiếtbị là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất kinh doanh kỹ thuật tài chính của doanh nghiệp , việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và chât lượng sẽ cho phép đảm bảo các yếu tố của sản xuất một cách có hiệu quả nhất. Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là môt quá trình phức tạp nhất là đối với một doanh nghiệp thương mại kinh doanh vì vậy công tác lập kế hoạch đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp cần phải: -Yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong năm kế hoạch khả năng tiêu thụ sản phẩm nghiên cưú trên thị trường các yếu tố sản xuất để xâm nhập thị trường và chiếm lĩnh thị trường, xác định thị trườngđáp ứng nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp về số lượng và chất lượng. Xác định danh mục vật tư tiêu dùng trông năm kế hoạch xay dựng và chỉnh lý các loại định mức như định mức tiêu hao nguyên vật liệu điện, mức dự trữ vật tư, nhất là loại vật tư nhập khẩu mà trong nước không có như DAP, urea của một số nước: Liên Xô, Arap, Asia... -Tính toán nhu cầu vật tư trong toàn bộ doanh nghiệp và các loại công việc, nhất là các loại vật tư mang tính chất đặc thù, đắt tiền. Đối với các loại vật tư chuyên dùng với khối lượng ổn định qua các kỳ như: urea, Hà Bắc, Lân, và bao bì thì nên mua một lần xuất dần nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực, còn các loại vật tư cung ứng theo đơn đặt hàng với số lượng không ổn định nhưng không phải là loại vật tư quý hiếm thì có thể có dự trữ và dựa vào các nguồn hàng ổn định khác.Đối với các loại vật tư phải nhập khẩu mới cho chất lượng tốt. Loại vật tư này trên thị trường trong nước không ổn định hay không đủ đảm bảo. Loại này giá cả không ổn định nên tiến hành tìm nguồn hàng và lập kế hoạch lâu dài và nếu có điều kiện thì mua ngay trước đó. Mỗi chủng loại hàng hoá cần phải nắm được càng nhiều nguồn hàng càng tốt, ít nhất là hai nguồn hàng để đề phòng khó khăn trong đơn hàng là có vật tư sử dụng ngay. Điều đó cũng đòng nghĩa là mang đến cho doanh nghiệp một loại chi phí lưu kho khi cần thiết. Do đó phải quản lý tốt các mặt hàng này. Bên cạnh đó có sự so sánh về chất lượng và giá thành giữa người bán và người muađể cho phép tính toán được hiệu quả kinh tế khi mua hàng.Trong những nguồn hàng, phòng cung tiêu vẫn chọn những bạn hàng có mối quan hệ lâu dài và các nguồn hàng khác mang tính chất phụ bổ xung khi nhu cầu cần cấp và đột xuất mà nguồn chính không thể đáp ứng được ngay. Song chính các nguồn phụ này lại là động lực cạnh tranh để nguồn chính cung cấp tốt hơn. Công ty có kế hoạch đảm bao vật tư cho năm, quý, tháng để nêu kế hoạch mua sắm vật tư một cách cụ thể. - Từ kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phòng phòng kế hoạch lập báo cáo quyết toán nhằm xác định số lượng chủng loại vật tư cần thíêt, số lượng và thời gian nhận hàng trước nmột thòi gian nhất định và nên tham khảo ý kiến của các đơn vị thành viên liên quan. Sau đó soát tên cơ sở đặt hàng và ký hợp đồng kinh tế về mua bán vật tư. 2.2.4- Chủ động khai thác tạo nguồn vật tư để đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh: Để công ty có thể sử dụng khai thác tạo nghuồn vật tư kịp thời cho sản xuất, điều kiện cần thiết là côn ty phải cụ thể hoá các biện pháp, chính sách để đạt được yêu cầu đề ra.Theo tôi đi dúng hướng theo điều kiện hiện nay cần phải đổi mới theo những hướng sau; - Cần áp dụng nững hình thức thu mua đa dạng khả năng đáp ứng nhu cầu của từng trường hợp cụ thể một cách tôt nhất. Việc cứng nhắc trong hình thức thu mua sẽ không nấm được hàng hoặc ít ra cũng không tận dụng nắm bắt thời cơ một cách tốt nhất, khi đó giá cả sẽ không phù hợp, sẽ không thuận lợi. - Để chủ đọng khai thác tạo nguồn vật tư một cách linh hoạt công ty có thể thực hiện các hình thức mua săm như sau: . Mua gom bằng tiền mặt hoặc bằng tổng thể mọt số hình thức nào đó kết hợp . Mua gom bằng tiền mặt không cần ký kết các hợp đồng kinh tế từ tất cả các nguồn sản xuất , các đối tượng có hàng hoá . Mua bằng thình thức ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị sản xuất, với các tư thương có nguồn hàng được phép kinh doanh và được phép thực hiện qua uy tín hàng - Công ty cần thống nhất khâu mua và khâu bán bằng cách chuyên môn hoá hoặc hàng kinh doanh cho cacs bộ phụ trách, khi chuyên môn hoá sẽ tạo điều kiện và đảm bảo cho cán bộ am hiểu một cách kỹ lưỡng về các loại vật tư, thị trường vật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Khai thác triệt để các nguồn vật tư đã tìm được, phải luôn tìn thêm các nguồn mới có lượng vật tư phong phú, có chất lượng cao và ổn định - Nguồn liên doanh liên két với các đơn vị sản xuất, cac mặt hàng cần thiết của công ty, công ty có thể góp vốn cùng với các đơn vị sản xuất này, sau quá trình sãnuất góp vốn liên doanh được chia bằng sản phẩm hoặc công ty có thể bao tiêu toàn bọ só vật tư cho một số cơ sở sản xuất ra. - Nguồn trao đổi vật tư thừa lấy vật tư thiếu Do quá trình xác dịnh nhu cầu vật tư trong kế hoạch không chính xác hoặc do sự thay đổi nhu cầu vật tư thực tế, có loại vật tư thừa nhiều so với yêu cầu song lại có loại vật tư lại thiếu, công ty có thể đổi những vật tư thừa này cho các đơn vị khác lấy vật tư thiếu theo tỷ lệ do hai bên thoả thuận. Việc trao đổi này rất có ý nghĩa, một mặt nó góp phần đảm bảo đầy đủ nhu cầu vật tư của công ty, mặt khác nó tránh tình trạng ứ đọng, gây thiẹt hại đến hiệu quả kinh tế của công ty. -Đối với nguồn tồn kho đầu kỳ: Việc xác định nguồn tồn kho đầu kỳ có ý nghĩa to lớn bởi vì lượng vật tư mua sám ở doanh nghiẹp phụ thuộc vào lượng tồn kho nàynên cần xác định một cách khgoa học để có kết quả tương đối chính xác có như vậy mới đảm bảo được vật tư cho sản xuất và tiết kiệmk được chi phí có liên quan đến bảo quản và dự trữ hàng hoá. Doanh nghiệp nên chủ động đàm phán với các nhà cung cấp để giảm mức tồn kho cuối kỳ và củng cố lòng tin đối với các nhà cung cấp để khuyến khích họ. -Chủ động tìm kiếm các nhà cung cấp mới thông qua các đơn vị khác -Đối với nguồn mua trên thị trừng, doanh nghiệp cần phải có sự tính toán và lựa chọn chính xác để có thể thay thế được vật tư ở nước ngoài bằng vật tư ở trong nước. 2.3- Hoàn thiện công tác đảm bảo vật tư và xuất nhập vật tư ở Công ty Vật Tư Nông Sản: +Để sản xuất ra một loại sản phẩm cũng như thực hiện đơn hàng cần nhièu loại vật tư khác nhau theo một tỷ lệ và số lượng nhất định, hơn nữa loại vật tư này lại không thể thay thế cho loại vật tư khác. Ta nói vật tư được thực hiện đồng bộ khi xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư phải đảm bảo tính đồng bộ của nó, trong quá trình thực hiện kế hoạch có loại vật tư nào đó không đảm bảo yêu cầu thì các loại vâtj tư khác hoặc không thể sử dụng được hoặc chỉ sử dụng một phần tương xứng với tỷ lệ loại vật tư nhập khong đảm bảo yêu cầu với tỷ lệ thấp nhất. Để phân tích tình hình thực hiện kế hoạc hậu cần vật tư có những nhân tố ảnh hưởng trực tiếpnhư sau: 2.3.1 Đối với doanh nghiệp: + Điều kiện về con người và các chính sách điều chỉnh: Nói đến sản xuất kinh doanh trước hết ta phải nói đến vấn đề con người vì con người quyết định đến toàn bộ vấn đề sản xuất kinh doanh. Đối với doanh nghiệp, hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường muốn đạt được hiệu quả cao thì rất cần chú ý đến vấn đề sử dụng nguồn nhăn lực một cách hiệu quả Để làm được điều đó, Doanh nghiệp nên chú ý: -Luôn cải tiến thực hiện chế độ thưởng phạt nghiêm minh: Thưởng phạt sẽ tác động đến lợi ích của mỗi con người, qua đó sẽ phát huy được tính tích cực thông qua sự cạnh tranh. Doanh nghiệp có thể xây dựng quy chế theo cách thức cho điểm sao cho đánh giá đúng được thành tích cũng như vi phạm của mỗi con người, phải làm sao cho công nhân viên thực sự thi đua với nhau, nhưng vẫn đảm bảo sự kết hợp giữa các cá nhân, cac bộ phận trong doanh nghiệp Nếu quy chế không chặt chẽ sẽ dẫn đến thưởng phạt không đúng sẽ có ngược lại với mong muốn. Doanh nghiệp cần phải có hình phạt nghiêm kghắc mang tính giáo dục đối với các cá nhân vi phạm kỷ luật, kể cả các cá nhân thiếu tinh thần trách nhiệ, tạo lập một thói quen làm việc khoa học, chặy chẽ và tự giá trong doanh nghiệp . Việc thực hiện thưởng phạt được tiến hành ở những thời gian thích hợp nhằm đạt được hiệu quả mong muốn, tránh sự mất đoàn kết nội bộ trong tập thể cán bộ công nhân viên ở Công ty thông qua các tổ chức xã hội trong doanh nghiệp như: tổ chức công đoàn, tổ chức thanh niên,kết hợp với ban thi đua và khen thưởng và ý liến của các đơn vị có thành viên cần phải thưởng hay phạt. -Doanh nghiệp cần có chính sách đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ công nhân vien về nghiệp vụ kinh doanh trong cơ chế thị trường, về nghiệp vụ vật tư. Trong sự chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tạp chung sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, các quy định chính sách pháp luật của nhà nước thường xuyên thay đổi nhằm quản lý và hướng dẫn các doanh nghiệp hoạt động cho phù hợp với cơ chế kinh tế mớ. Do đó, doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho các án bộ cônh nhân viên luôn nắm bắt được những biến đổi của quy định, chính sách pháp luật cũng như sự biến đổi của thị trường . -Phổ biến kịp thời các quy định mới về công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh của cấp trên đến từng tổ, đội và chi nhánh sản xuất. Có thể có những quy định riêng cho từng bộ phận thực hiện công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo tính kinh tế và pháp lý kh thực hiện nhiệm vụ của họ. Việc bố trí các cán bộ có năng lực, trình độ nên xem xét cả các yếu tố phẩm chất cán bộ và xét đến tâm tư tình cảm của từng người nhàm xây dựng đội ngũ đảm bảo vật tư ở công ty hoạt động tốt nhất, có kết quả cao hơn. Động viên toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật với tinh thần mọi thay dổi nhỏ trong công tác vật tư, tạo điều kiện làm tốt hơn công tác này đều được coi là sáng kiến cải tiến và đều được khen thưởng kịp thời. + Điêù kiện về vốn: Vấn đề vốn trong sản xuất kinh doanh đối với các doanh nghiệp là vấn đề luôn luôn được quan tâm và cânnhắc của lãnh đạo cong ty. Vật tư thiết bị nói chung phục vụ cho sản xuất kinh doanh chiếm tỷ trọng tương đối lớn trongvốn lưu động, vì thế doanh nghiệp luôn phải có các chính sách thích hợp để huy động vốn của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiêp và có các chính sách vay vốn và cơ cấu vốn thích hợp, mở rộng hơn khả năng vay vốn từ cácnguồn ngoài doanh nghiệp, tăng cường liên doanh, lien kết trên cơ sở được phép của cơ quan chủ quản và theo đúng quy định về chế độ quản lý vốn hiẹn hành. Có kế hoạch dự trữ vật tư thiết bị thích hợp hơn nhằm tránh ứ đọng vốn cụ thể ở công ty lượng vốn còn ứ đọng lớn qua tồn kho các năm như sau: năm chỉ tiêu 1999 2000 2001 Lượng tồn kho(tấn) 37.726.673,04 40.056.203,15 40.151.977,39 Giá trị tồn kho(đồng) 86.689.603.221,78 87.322.743.737,0 85.336.988.041,0 Trich thuyết minh tài chính của công ty vật tư nông sản Bảng kê giá trị vật tư tồn kho hàng năm Do kế hoạch xuất nhập và dự trữ tồn kho chưa khoa học và chưa dự đoán đúng nhu cầu sản xuất kinh doanh nên lượng tồn kho còn nhiêu điểm bất hợp lý. Cụ thể lượng tồn kho qúa lớn nên có một lượng vốn khá lớn bị ứ đọng. Đó là một trong những nguyên nhân làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệo mặc dù doanh số bán ra của các kỳ rất cao. Để đạt hiệu quả trong công tác tổ chức và quản lý vật tư, vật liệu, công ty còn phải nên rút ngắn thời gian tổ chức tiếp nhận, cấp phát sử dụng vật tư thiét bị và quyết toán. Đó cũng là nhiệm vụ trong công tác đảm bảo vật tư doanh nghiệp. 2.4-Một số ý kiến về công tác quản lý vật tư và kho bãi: -ý kiến 1: Kiểm tra nhận và nhập vật tư vào kho: Tại công ty hiện nay, khi phòng tổ chức kinh doanh nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hay giấy báo nhận hàngcủa người bán guửi đến như đã trình bày ở phần II. Quy trình tiếp nhận và bbảo quản vật tư coa những đặcc điểm như sau: . Ưu điểm: Đảm bảo đúng số lượng, chất lượng vật tư nhập kho, đúng thủ tục chứng từ quy định của bộ tài chính ban hành . Nhược điểm: Thời gian chờ đợi để nhập nguyên vật liệu vào kho còn lâu. Vật tư nằm ngoài cảng, bãi lâu dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết và khí hậu kèm theo đó là các chi phí bảo quản và bến bãi . Nguyên nhân: Khi đã có giấy báo nhân hàng, biên bản kiểm nghiệm hàng của trung tâm KCS thì người giao hàng lại phải quay lên phòng kinh doanh để làm “ Phiếu nhập kho” sau đó mới xuống kho để nhập vật tư vào kho. Để khắc phục được nhữnh nhược điiểm trên, theo tôi khi đã có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm của trung tâm KCS thì người nhập hàng (nguyên vật liệu) giao ngay vật tư cho thủ kho. Nếu thủ kho nhận đủ số lượng chát lượng theo yêu cầu thì thủ kho ký nhận ngay vào góc trái hay mặt sau giấy báo nhận hàng ( ghi bằng số hoặc bằng chữ). Sau đó người nhập hàng mang giấy báo nhận hàngvà biên bản kiểm nghiệm lên phòng kinh doanh hoàn tất thủ tục, như vậy giảm bớt thời gian mà vật tư nằm chờ tại bãi. + ý kiến 2: Để quản lý đảm bảo tốt chất lượng vật tư trong kho, theo tôi phải tăng cường thêm hệ thống phòng cháy nổ và vệ sinh an toàn vật tư kho bãi tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra như ở chi nhánh Cháy kho Ngọc Hồi hồi cuuôí tháng 4 năm 2001 vừa qua. Hệ thống ánh sáng còn kém cũng ảnh hưởng đến quản lý và sắp xếp vật tư kho bãi . Ngoài ra, vấn đề điều kiện vật chất cán bộ cong nhân viên nói cung trong công ty chưa đươc quan tâm thoả đáng tinh thần trách nhiêm với công việc chưa cao do đó cũng gây nhiều lãng phí trong công tác dự trữ và bảo quản vật tư +ý kiến 3: Hiện nay, ở công ty khi xuát dùng vật tư cho sản xuất hay cho các chi nhánh, khi sử dụng không hết vật tư đơn vị sử dụng vẫn để lại tại đơn vị như vậy sẽ không đảm bảo được chất lượng và số lượng của vật tư ảnh hưởng lớn đến côngtác quản lý vật tư của doanh nghiệp . Theo tôi muốn khắc phục được những nhược điểm trên thì khi các đơn vị lĩnh vật tư nếu không sử dụng hết thì tiến hành làm thủ tục nhập ngay lại kho.Như vậy công tác bảo quản vật tư vật liệu và kiểm tra chất lượng được thường xuyên và tốt hơn. +ý kiến4: Lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu dự trữ trong kh. Theo thông tư số64TC/TCDN của bộ tài chính ban ngày 15/09/1997 áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh đã quy định việc lập dự phòng giảm giá đối với vật tư vật liệu hàng hoá tồn kho với điều kiện -Thứ nhất: Là những vật liệu , hàng hoá tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính thường có giá trị thường thấp hơn số giá trị ghi trên sổ kế toán. -Thứ hai: Là vật tư hàng hoá phải là mặt hàng kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp -Thứ ba:Là phải có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khácchứng minh giá trị vốn vật tư, hàng hoá tồn kho. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường giá cả luôn luuo biến động veef các nhu cầu như : mẫu mã kiểu dáng chất lượng ngày càng cao kéo theo giá cả yêu cầu nguyên vật liệu thay đổi. Mặt khác, do nguyên nhân nguyên nhiên vật liệu dự trữ trong kho có thể bị hao hụt hoặc có thể bị giảm chất lượng. Vì vậy, để đảm bảo an toàn cho quản lý, sản xuất kinh doanh công ty nên lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu dự trữ nói riêng và cho hàng hoá tồn kho nói chung. Những vật tư kém phẩm chất còn ứ đọng trong kho phải được xem xét rõ nguyên nhân, quy rõ trách nhiệm. Giải phóng toàn bộ số vật tư còn tồn đọng để đảm bảo cho tất cả số vật tư dự trữ có thể đáp ứng được với yêu cầu sản xuất kinh doanh và toàn bộ số vốn lưu động của công ty được huy động một cách hiệu quả nhất. Kế toán phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn không thực tế của từng loại vật tư để xác định mức dự phòng một cách hiệu quả nhất. Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm 31/12 Lượng vật tư tồn kho giảm giá tại thời điểm 31/12 năm báo cáo - 5 = Mức dự phòng giảm giá vật tư năm kế hoạch Giá hạch toán trên sổ kế toán Giá thực tế trên thị trường của tất cả các loại vật tư tồn kho bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư bị giảm giá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty. III – Nâng cao hiệu quả của việc tiết kiệm vật tư - các yếu tố của sản xuất kinh doanh : Chế độ tiết kiệm là hệ thống những biện pháp kinh tế, tổ chức, kỹ thuật và giáo dục được thực hiện theo một chương trình nhất định nhằm sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm các nguồn lực của mỗi doanh nghiệp, hộ tiêu dùng và nền kinh tế quốc để phát triển nền kinh tế quốc dân. Tiết kiệm không chỉ là sử dụng dè sẻn tất cả các nguồn tài nguyên, là tránh sự mất mát mà còn là sử dụng hợp lý những nguồn tài nguyên đó, là tiêu dùng có căn cứ, khoa học các phương tiện nhằm hoàn thiện công nghệ sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm. Nói cách khác, trong cơ chế thị trường, tiết kiệm theo nghĩa rộng chính là toàn bộ các giải pháp kinh tế– tổ chức–kỹ thuật …nhằm giải quyết tốt nhất các vấn đề cơ bản của sản xuất kinh doanh ở mọi cấp của nền kinh tế quốc dân. 3.1- Tăng cường xác đinh nhu cầu vật tư một cách chính xác Phân định rõ nhu cầu vật tư ở công ty gồm ba bộ phận: Nhu cầu vật tư cho các sản phẩm chính, nhu cầu vật tư cho hoạt động kinh doanh khác, và nhu cầu vật tư cho dự trữ. Đối với nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm chính gồm có: Phương pháp tính theo sản lượng sản phẩm :Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp nàyphải căn cứ vào định mức sử dụng vật tư cho mỗi đơn vị sản phẩm và sản lượng sản phẩm QsP mSP Nsx = ồ Trong đó: Nsx-Là nhu càu vật tư dùng đễ sản phẩm QsP-là nhu cầu sản xuất trong kỳ kế hoạch Msp-Là mức sửdụng vật tư cho đơn vị sản phẩm Phương pháp tính theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm Qm Theo phương pháp này, tính nhu cầu vật tư phải căn cứ vào sản lượng của các sản phẩm cùng loại trong kỳ kees hoạchvà mức sử dụng bình quân của sản phẩm ồ Nsx = Trong đó: Nsx-Là nhu càu vật tư dùng đễ sản phẩm Q-là nhu cầu sản xuất trong kỳ kế hoạch M-Là mức sử dụng vật tư bình quân cho đơn vị sản phẩm Phương pháp tính theo hệ số biến động NsX= NBC + TsX+ HSD Trong đó NBC -Là số lượng vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo TsX -Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch HSD -Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cần nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sửdụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoach so với kf báo cáo Đối với nhu cầu vật tư cho các hoạt động khác : khi tính nhu cầu vật tư cho các sản phẩm này nên sử dụng hệ số biến động NsX= NBC + TKH+ HTk Việc xác định Tkh (chỉ số phát triển kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo) phải căn cứ vào kê hoạch sản xuất chung của công ty trong kỳ kế hoạch căn cứ vào dự đoán tình hìnhcung cầu vật tư trên thị trường và căn cứ vào số lượng cũng như khả năng cạnh tranh của các đối thủ. Việc xác đinh HTK ( hệ số tiết kiệm kỳ KH so với kỳ BC) phải căn cứ vào biện pháp và khả năng tiết kiệm vật tư trong kỳ kế hoạch - Đối với nhu cầu vật tư cho dự trữ: phải xác định chính xác mức tiêu dùng vật tư và nhu cầu cho sản xuất kinh doanh của công ty từ đó xác định các mức dự trữ hợp lý. 3.2-ý nghĩa kinh tế củaviệc tiết kiệm các yếu tố vật chất : -Tiết kiệm là một nhân tó làm tăng quy mô sản xuất kinh doanh . Việc tiết kiệm cho phép với các yếu tố đầu vào sản xuất hạn chế nhất có thể sản xuất ra được những sản phẩm chất lượng cao đáp ứng tốt nhất nhu cầu thị trường . -Việc giảm lượng tiêu hao vật chất trên một đơn vị sản phẩm dịch vụ góp phần làm tăng năng suất lao động xã hội . -Tiết kiệm các yếu tố đầu vào làm tăng năng suất thiết bị máy móc và giảm tổng chi phí tính bằng tiền để sản xuất ra sản phẩm. -Tiết kiệm các yếu tố vật chất làm tăng thêm khối lượng hàng hoá sẽ sản xuất ra và làm tăng thêm khả năng thoả mãn nhu cầu vật tư hàng hoá của xã hội. -Tiết kiệm các yếu tố vật chất là một yếu tố quan trọng để giảm giá thành sản phẩm, dich vụ. Hiện nay, trong nền kinh tế nước ta tiêu hao vật chất còn chiếm tỷ lệ rất cao ~51,69%,doanh nghiệp Nhà nước 61,34%,doanh nghiệp ngoài quốc doanh 44,81%. Như vậy tiêu hao các yếu tố vật chất lớn, tỷ lệ chất thải cao gây ô nhiễm môi trường không nhỏ. Tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh góp phần khắc phục những khuyết tật đó.Với ý nghĩa kinh tế quốc dân to lớn, tiết kiệm đã trở thành quốc sách của nhiều nước hiện nay trên thế giới. 3.3- Các biện pháp tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh : Nói đến nguồn tiết kiệm là nói đến hướng có thể thực hành tiết kiệm, hay nói một cách khác là chỉ ra những con đường nào, chỗ nào cần phải chú ý để thực hành tiết kiệm Nói đến biện pháp tiết kiệm là nói đến những cách thức để thự hành tiết kiệm , tức là làm cách nào để thực hiện tiết kiệm Mỗi nguồn tiết kiệm có nhiều biện pháp tiết kiệm. Người ta thường phân thành từng khâu :sản xuất,lưu thông, tiêu dùng. Trong mỗi khâu ngừơi ta vạch ra những nguồn và biện pháp tiết kiệm thích hợp. Tiết kiệm phải được thực hành ở mọi khâu của nền kinh tế quốc dân. Trong các khâu trên thì sản xuất là khâu quan trọng nhất, vì sản xuất là nơi tiêu dùng ( sử dụng ) các yếu tố của quá trình sản xuất như: nguyên liệu, máy móc thiết bị và cả thời gian lao động của người lao động. Biện pháp quan trọng nhất để thực hành tiết kiệm là biện phap khoa học công nghê tiên tiến mới nâng cao được chất lượng sản phẩm và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực cúa sản xuất. Nói như vậy không có nghĩa là các khâu kế hoạchác không quan trọng, mà các khau khác đều có vị trí quan trọng nhất định và đều góp phần trong việc tiết kiệm tài sản của loài người. Nguồn tiết kiệm gồm về kỹ thuật, công nghệ của sản xuất, nguồn tiết kiệm về tổ chức quản lý kinh doanh và nguồn tiết kiệm về người trực tiếp sử dụng nguyên, nhiên vật liệu. Có thể nói tiết kiệm vạtt tư có vai trò quan trọng trongviệc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty. Do đó công ty phải nghiêm túc và kiên quyết thực hiện các biện pháp sau: -Nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản vật tư sản phẩm trong đội ngũ cán bộ công nhan viên. -Tiến hành hạch toán kinh doanh cụ thể trong từng phân xưởng sản xuất. -Hoàn thiện hệ thống kho tàng mộtcách tối ưu nhất nhằm bảo quản tốt nhất giá trị vật tư hàng hoá. -Tiến hành nâng cấp và hoàn chỉnh hệ thỗng máy móc thiết bị trên cơ sở nhập mới các dây chuyền công nghệ hiện đại -Thường xuyên kiểm tra giám sát thệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm hoàn chỉnh hơn nữa và bổ xung đièu chỉnh kịp thời những bất hợp lý -Sử dụng các đơn bảng kinh tế, các chính sách thưởng phạt bằng lợi ích vật chất -Có quyết toán hàng thángcho các loại vật tư cụ thể Biết kết hợp một cách hài hoà các biện pháp trên cùng với các chỉ tiêu hướng dãn như sau, công ty sẽ tạo ra dược môi trường sản xuất kinh doanh tốt: 3.3.1- Về kỹ thuật công nghệ sản xuất có thể áp dụng các biện pháp sau: 3.3.1.1- Giảm trọng lượng tịnh của sản phẩm : trọng lượng tuyệt đối của sản phẩm là sản phẩm đó cân nặng bao nhiêu kg, tạ, yến…Trọng lượng tương đối của sản phẩm là tỷ số của trọng lượng tuyệt đối so với một đơn vị công suất ( hoăc công dụng của sản phẩm ). Trên cơ sở công dụng của sản phẩm, cần phải cải tiến thiết kế sản phẩm, sử dụng các loại vật liệu thay thế có độ bền tốt hơn để giảm trọng lượng tương đối của sản phẩm. Như vậy, với khối lượng nguyên vật liệu như cũ có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn. 3.3.1.2- Giảm bớt phế liệu, phế phẩm, các tổn thất trong quá trình sản xuất: Phế liệu là những thứ phát sinh trong quá trình sản xuất. Phế liệu có hai loại : loại sử dụng lại đươc trong quá trình sản xuất sản phẩm đó và loại phế liệu không thể sử dụng lại được. Để giảm bớt phế liệu cần phải cải tiến các công cụ lao động, đặc biệt chú ý các công cụ chuyên dùng, cải tiến quy trình công nghệ và sử dụng tói đa loại phế liệu mà có thể sử dụng lại được trong quá trình sản xuất. Phế phẩm là những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm chính.Tỷ lệ phế phẩm cao hay thấp liên quan đến quy trình công nghệ, đến chất lượng nguyên vật liệu, đến công cụ sản xuất đến tay nghề của công nhân và cả những điều kiện khác như: điều kiện làm việc, cung cấp các yếu tố sản xuất, điều kiện khí làm việc, khí hậu của nơi sản xuất . Cải tiến quy trình công nghệ tổ chức sản xuất hợp lý cũng góp phần giảm các tổn thất trong quá trình sản xuất bao gồm nhiều kế hoạchâu, từ kế hoạchâu thiết kế sản phẩm đến giai đoạn hoàn chỉnh sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm có các loại tổn thất kế hoạchác nhau. Cần chú ý đến khâu tổn hao nhiều để giảm bớt khối lượng tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm hoặc chi tiết sản phẩm . 3.3.1.3 - Sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu: Trong mộ sản phẩm sản xuất ra, tuỳ theo cơ cấu của nó, các bộ phận có các yêu cầu khác nhau.Vì thế, có thể sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu khác nhau, với điều kiện vừa đảm bảo chất lượng, tính năng công dụng của sản phẩm vừa tiêt kiệm loại nguyên vật liệu quý hiếm, đắt tiền hoặc loại phải nhập ngoại. Sử dụng tổng hợp nguyên vật liệu đòi hỏi phải đa dạng hoá sản phẩm. Rất nhiều loại nguyên vật liệ, khi dùng để chế tạo loai sản phẩm chính này, loại phế liệu không dùng được lại có thể là nguyên vật liệu để sản xuất loại sản phẩm chính khác.Vì vậy tận dụng hết các loại phế liệu, phế thải các loại thu hồi được của sản xuất chính vào sản xuất các mặt hàng khác là biện pháp sử dụng tối đa nguyên vật liệu trong sản xuất 3.3.1.4- Sử dụng các loại nguyên vật liệu thứ cấp: Các loại nguyên vật liệu thay thế, các loại nguyên vật liệu rẻ tiền. Sử dụng các loại nguyên vật liệu trên cần đặc biệt chú ý các biện pháp kỹ thuật để tăng cường chất lượng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của sản xuất vừa đảm bảo giảm chi phí trong giai đoạn dài hạn đối với doanh nghiệp . 3.3.1.5- Sử dụng nhiều lần nguyên vật liệu : Có những loại nguyên vật liệu có thể sử dụng được nhiều lần ví dụ: đồng, nhôm, thép, nhu cầuầu nhờn… Sau quá trình sử dụng thải ra cần phải được thu hồi và sử dụng lại. Đây là biện pháp kinh tế, đặc biêt trong vệc tiết kiẹm nguồn tài nguyên thiên nhiên mà sau nhiều năm khai thác sẽ cạn kiệt. 3.3.1.6- Nâng cao chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm và công dụng của thành phẩm và các chất có ích trong nguyên, nhiê vật liệu. Nguyên nhiên vật liệu chất lượng cao sẽ cho sản phẩm chất lượng cao. Trước và trong khi sử dụng cần nâng cao chất lượng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo sức cạnh tranh của sản phẩm, dễ tiêu thụ, vừa tiết kiệm đươc các nguồn tiềm năng. ở một số nguyên vật liệu, người ta chỉ sử dụng chất có ích. Để sử dụng tốt hơn nguyên vật liệu, người ta nâng cao tỷ lệ sử dụng chất có ích trong nguyên vật liệu để sử dụng tối đa nguyên vật liệu . 3.3.2- Về tổ chức quản lý kinh doanh : Nếu như biện pháp về kỹ thuật công nghệ có tác dụng trực tiếp tiết kiệm nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên nhiên vật liệu thì những biện pháp thuộc về hướng tổ chức quản lý kinh doanh chỉ góp phần tạo điều kiện tiền đề và điều kiện cần thiết để các biện pháp kỹ thuật được thực hiện ở doanh nghiệp, cũng như tránh được những lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất . Những biện pháp đó là: -Đảm bảo cung ứng cho các nơi làm việc trong doanh nghiệp những nguyên nhiên vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng và chủng loại , kịp thời gian yêu cầu ; đồng bộ để chế tạo sản phẩm hoàn chỉnh. Nếu không đảm bảo những nội dung trên, sẽ gây ra nhiều lãng phí. Lãng phí cả nguyên nhiên vật liệu sử dụng, lãng phí thời gian sử dụng thíêt bị máy móc và lãng phí cả sức lao động của công nhân, lãng phí do ngừng sản xuất … - Thực hiện việc sử dụng các loại nguyên nhiên vật liệu theo định mức: sử dụng theo định mức là cách sử dụng khoa học . Vì vậy, các loại nguyên vật liệu chính , sử dụng khối lượng lớn phải xây dựng các định mức và sử dụng theo định mức đó -Thực hiện dự trữ các loại nguyên nhiên vật liệu theo định mức.dự trữ theo định mức đảm bảo việc sử dụng liên tục, đều đặn trong doanh nghiệp. Những loại nguyên vật liệu có nguồn cung ứng khó khăn cần phải có dự trữ: dự trữ thường xuyên, dự trữ chuẩn bị, dự trữ bảo hiểm. Những loại sử dụng theo thời vụ phải có dự trữ theo thời vụ. -Tổ chức thu hồi, tận dụng các loại phế liệu phế thải trong quá trình sản xuất . -Tích cực ngăn nhừa và kiên quyết chống mọi hành vi tiêu cực, làm thất thoát nguyên vật liệu và sản phẩm dưới mọi hình thức. -Bảo quản tốt các loại nguyên nhiên vật liệuvà hoá chất trong thời gian lưu kho của doanh nghiệp. Giảm hao hụt, biến chất, tích cực phòng ngừa, chống cháy nổ, phòng chống mưa lũ lụt gây tổn thất nguyên nhiên vật liệu và sản phẩm . -Sử dụng nguyên nhiên vật liệu đúng yê cầu, đúng định mức, đúng quy trình công nghệ, đúng đối tượng . -Tổ chức hạch toán kiểm tra, phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên nhiên vật liệu..ở doanh nghiệp. 3.3.3 -Về yếu tố con người trong việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu : Người công nhân là người sử dụng trực tiép nguyên nhiên vật liệu trong quá trình sản xuất .Họ biết rõ giá trị của các loại nguyên nhiên vật liệu và công dụng của chúng. Vì vậy cần áp dụng các biện pháp sau: -Nâng cao giáo dục về ý thức tiết kiệm, lợi ích của tiết kiệm đối với doanh nghiệp, đối với từng người. -Nâng cao trình độ kỹ thuật công nghệ, trình độ tay nghề của người công nhân. -Có các biện pháp khuyến khích vật chất và tinh thần thích đáng, kịp thời đối với mọi việc tiết kiệm -Có chế độ giao nhận, chế độ trách nhiệm vật chất, chế độ sử dung máy móc thiết bị nguyên nhiên vật liệu rõ ràng trong doanh nghiệp, trách nhiệm đến từng người công nhân để nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần chấp hành kỷ luật lao động, dể sử dụng tốt nhất các yếu tố vật chất . Tiết kiệm các yếu tố vật chất trng sản xuất kinh doanh phải bao gồm cả trong quá trình sản xuất và cả trong qú trình lưu thông sản phẩm ừ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Trong khâu kinh doanh cần chú ý khâu bảo quản, bảo vệ ở kho, các khâu giao nhận, các khâu vận chuyển bốc xếp dỡ hàng đóng gói hàng hoá tích cực phòng chống hoả hoạn, mất cắp sản phẩm hàng hoá ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ Kết luận Trong một nền kinh tế nói chung, và một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng , để có thể tồn tại và phát triẻn trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải hội tụ đầy dủ các nguồn lực cơ bản phục vụ cho các yếu tố đầu vào và phải quản lý cúng một cách sát sao để nó thựu sự mang lại nguồn hiệu qủa và là một lợi thế cuỷa doanh nghiệp. Trong đó vật tư là nguồn quan trọng nhất vốn luôn vận động và tích luỹ trong quá trình sản xuất. Vì vậy cần phải có một khoa hoc quản lý và tổ chức chúng để đạt được hiệu quả thực sự là một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong đề tài “ Hiệu quả sử dụng vật tư kỹ thuật” tại công ty vật tư nông sản, sử dụng những kiến thức đã học, vận dụng các điều kiện thực tế tại Công ty, trong một khuôn viên nhỏ, tôi không thẻ man hết những ý kiến của mình được, đôi khi còn một vài khiếm khuyết, tôi mong được sự đòng tình ủng hộ và góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để tôi có thể hoàn thgành tốt đề tài của mình. Qua đây tôi cũng xin trân thành cảm ơn Phó giáo sư tiến sỹ Nguyễn Cảnh Hoan cũng như toàn bộ tập thể thầy cô giáo trường Đại Học Mở Hà Nội và các bạn học sinh, sinh viên cùng với đồng nghiệp của tôi đã hết sức giúp đỡ tôi trong việc nghiên cứu đề tài này ./. YYYYYYYYYY tài liệu tham khảo Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh Chủ biên : PGS- PTS Phạm thị Gái- Nhà xuất bản Giáo dục Giáo trình quản trị vật tư doanh nghiệp Trường Đại Học KINH Tế Quốc Dân xuất bản 2000 Chủ biên:PGS – PTS Đặng Đình Đào Nhà xuất bản thống kê1998 Giáo trình quản trị kinh doanh Chủ biên: PGS – PTS LÊ VĂN TÂM- Nhà xuất bản Giáo dục Tạp chí kinh tế vật tư nông nghiệp- tháng 3- 2000 Báo Hải Phòng, số ra ngày 28/3/1997 Văn kiện Đại Hội Đảng lần IX( tháng 7- 2000) Báo cáo quyết toán Công ty vật tư Nông Sản 1999,2000,2001 Kế hoạch hàng hoá vật tư Công ty vật tư Nông sản năm 1999, 2000, 2001 Phương hướng Nhiệm vụ Công ty vật tư nông sản 5 năm 2000- 2005 10- Báo cáo tài chính và quyết toán tài chính công ty vật tư nông ản năm 1999,2000,2001( Phòng kế hoạch kinh doanh) 11-Giáo trình Chiến lược kinh doanh - Đại học kinh tế quốc dân năm 1999- nhà xuất bản Giáo dục và đào tạo 12- Nghệ thuật Quản trị kinh doanh : - Rayer Merphere- nhà xuất bản thế giới năm 1996