Quá trình hình thành và phát triển của công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà

Phần I Đặc điểm chung về công ty I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà 1. Lịch sử hình thành Công ty vật liệu xây dựng và XNK Hồng Hà là một doanh nghiệp Nhà nước, trực thuộc Sở Giao dịch Hà Nội, đặt trụ sở chính tại 75 Tô Hiến Thành - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Tiền thân là công ty cung ứng vật liệu xây dựng, thành lập năm 1970. Công ty chính thức được thành lập theo số 3360 QĐ/UB ngày 22/12/92, số đăng ký kinh doanh là 105806, lấy tên là Công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội. Nhiệm vụ của công ty lúc này là kinh doanh vật tư, thiết bị vật liệu xây dựng (MS070401) và một số nhiệm vụ khác như: sản xuất gạch men (MS 011202), sản xuất gạch lát, đá ốp lát (MS010903); Khai thác vận tải đường bộ, đường sông (MS0502 và 0503). Với tổng số vốn ban đầu là 4526.00.000 đòng (trong đó vốn cố định: 1840.000.000 đồng, vốn lưu động là 2686.000.000). Sau khi công ty đi vào hoạt động chính thức cũng là thời điểm chủ trương đổi mới cơ chế kinh tế của nhà nước đứng trước những thách thức lớn. Từ nền kinh tế tự cung tự cấp chuyển dịch sang nền kinh tế thị trường xã hội chủ nghĩa sẽ gặp nhiều khó khăn, trở ngại. Vì vậy, Nhà nước luôn kích lệ các doanh nghiệp hoạt động sản xuất, không còn giới hạn phạm vi có thể và nhu cầu kinh doanh XNK ngày càng tăng lên. Trước tình hình đó, lãnh đạo công ty đã đưa ra quyết định mở rộng và phát triển sản xuất hơn cũng như tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Ngày 21/11/94 Công ty sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội sát nhập với công ty kinh doanh XNK Hồng Hà theo quyết định số 36/2000/UB ngày 18/4/2000 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội). Nhiệm vụ của công ty được xác định lại như sau: - Kinh doanh XNK vật tư, máy móc thiết bị chuyên ngành xây dựng - Kinh doanh và dịch vụ nhà ở, thể thao, vui chơi giải trí, kho tàng, bến bãi. - Tổ chức điểm thông quan hàng hoá XNK, trông giữ ô tô trong phạm vi đất của công ty quản lý. - Trồng rừng, sản xuất - kinh doanh xuất khẩu các sản phẩm chế biến từ gỗ, mây, tre, len sợi, đồ da, may mặc, tóc giả, mí mắt nhân tạo và hàng thủ công mỹ nghệ khác. - Liên doanh liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. - Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng, làm đại lý mua, bán, ký gửi vật tư, thiết bị xây dựng và trang thiết bị nội - ngoại thất. - Khai thác, kinh doanh cát xây dựng và cung ứng dịch vụ vận tải đường bộ, đường thuỷ, dịch vụ bốc xếp. - Xây dựng các công trình vừa và nhỏ về: dân dụng, công nghiệp giao thông, công trình san lấp mặt bằng, thuỷ lợi và công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị. Nhờ chủ trương mở rộng kinh doanh kịp thời và áp dụng tích cực các công nghệ mới vào sản xuất, công ty từ bước khó khăn đi lên phát triển và dần khẳng định được chỗ đứng của mình không chỉ ở thị trường trong nước mà còn đẩy mạnh được hoạt động xuất khẩu sang các nước (trong nước: văn pòng đại diện tại Kim Liên/Hà Nội…, Quảng Ninh, Lạng Sơn… xuất khẩu sang các nước thuộc khối EU, Lào, Campuchia, Singapor. Không chỉ dừng ở đó, để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, công ty đã nghiên cứu và đưa ra những hình thức tốt nhất để chiếm lĩnh thị trường: + Tại thị trường trong nước: công ty cử nhân viên đi tiếp thị, mở văn phòng đại diện ở các tỉnh, tham gia hội chợ. + Tại thị trường quốc tế: Công ty quảng cáo, giới thiệu sản phẩm bằng hình thứuc mở email, xây dựng thương hiệu, mở văn phòng đại diện ở các nước và tham gia hội chợ quốc tế. Với những nỗ lực kể trên, công ty đã nâng cao khả năng cạnh tranh, tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thị trường trong nước và quốc tế. Trong khoảng 10 năm hoạt động, công ty đã đạt doanh số 100 tỷ đồng/1 năm. Tổng số công nhân viên biên chế khoảng 800 cán bộ và 400 công nhân hợp đồng ngắn hạn. Hiện nay công ty được công nhận là công ty cấp I. Ta có thẻ thấy được sự phát triển lớn mạnh và ngày càng bền vững của công ty qua một số chỉ tiêu kinh tế các năm như sau: Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Doanh thu 39.786.000 40.981.000 45.267.000 Nộp NSNN 10.784.000 12.632.000 15.821.000 Lợi nhuận 11.523.000 15.256.000 20.973.000 II. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty vật liệu xây dựng và XNK Hồng Hà là một doanh nghiệp nhà nước có công tác quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, bao gồm: 1 giám đốc, 3 phó giám đốc, 8 phòng ban và 7 xí nghiệp trực thuộc. - Giám đốc: là người đứng đầu giữ vai trò lãnh đạo cao nhất toàn công ty, là người đại diện hợp pháp của công ty. - 1 phó giám đốc thường trực: - 2 phó giám đốc: người giúp đỡ giám đốc trong việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quyết định đề ra vè sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm. Bên dưới là hệ thống các phòng ban chức năng như sau: - Phòng lao động - tiền lương: xây dựng kế hoạch quỹ lương, các định mức lao động, tổ chức thực hiện và phân tích hiệu quả các định mức đó. - Phòng kế hoạch: Lập kế hoạch định hướng, kế hoạch chi tiết cho từng bộ phận và toàn công ty, đồng thời phải thường xuyên báo cáo tình hình cụ thể cho giám đốc. - Phòng hành chính: sắp xếp công tác cho từng cán bộ, chế độ BHXH, khen thưởng hay kỷ luật chế độ sinh hoạt phí, tuyển chọn nhân viên, sắp xếp cán bộ toàn công ty, khối công ty. - Phòng tổ chức: Phụ trách việc tổ chức đời sống vật chất và tinh thần cho công nhân viên - Phòng kế toán: quản lý vốn và các hoạt động tài chính của công ty. - Phòng Kinh doanh XNK: Khai thác thị trường, nắm các thông tin kinh tế thị trường kịp thời để lập kế hoạch sản xuất. Xây dựng kế hoạch tiêu thụ quý, năm. - Phòng kỹ thuật: chuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Ban quản lý dự án: Quản lý các công trình xây lắp theo dự án được duyệt. Sơ đồ mô hình quản lý của Công ty vật liệu xây dựng và XNK Hồng Hà Giám đốc PGĐ 2 PGĐ 1 PGĐ thường trực Phòng Kỹ thuật Phòng KD XNK Phòng Kế toán Ban quản lý dự án Phòng Kế hoạch Phòng LĐTL Phòng Tổ chức Phòng Hành chính Các xí nghiệp 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh * Đặc điểm về quy trình công nghệ Là một công ty chuyên kinh doanh nguyên vật liệu và XNK, hiện nay công ty sản xuất ra hàng loạt sản phẩm hoàn thành qua các giai đoạn khác nhau, đòi hỏi kỹ thuật chính xác cao độ và hàng loạt những sản phẩm tiêu chuẩn để thực hiện xuất khẩu sang một số nước. Đầu tiên để thực hiện tổ chức sản xuất, công ty tiến hành ký hợp đồng với đối tác kinh doanh. Sau đó đại diện hai bên trao đổi tài chính với nhau. Cụ thể hơn đây là việc đối tác thương lượng với công ty để thực hiện ứng trước một số tiền để công ty sản xuất theo yêu cầu của khách hàng thường tỷ lệ ứng trước khoảng 3%-5% theo các hình thức khác nhau. Có nghĩa bên mua chuyển tiền cho bên bán có thể chuyển khoản (nếu kinh doanh với khối lượng lớn), bằng tiền mặt nếu kinh doanh với khối lượng nhỏ. Nếu là hoạt động XNK thì có thêm hình thức mở LC. Việc thương lượng hoàn thành, công việc còn lại là của công ty: tổ chức mua NVL, nhập kho, xuất kho NVL đó. Lên định mức theo tỉ lệ tiền lương hoặc NVL, lập phiếu khoán rồi tổ chức sản xuất, nghiệm thu sản phẩm (KCS), nhập kho thành phẩm hay xuất sản phẩm trực tiếp cho đối tác kinh doanh. Như vậy, công ty tổ chức sản xuất theo quy trình công nghệ phức tạp kiểu liên tục. Sơ đồ quy trình công nghệ của Công ty vật liệu xây dựng và XNK Hồng Hà Lên định mức Nhập xuất kho Ký hợp đồng NVL và BTP mua ngoài Trao đổi tài chính Nhập kho thành phẩm KCS Giải truyền Lập phiếu khoán * Đặc điểm về tổ chức sản xuất: Vì công ty kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau mà những ngành nghề này không liên quan với nhau nên công ty đã bố trí 7 xí nghiệp trực thuộc thực hiện các nhiệm vụ SXKD khác nhau. Mỗi xí nghiệp tổ chức chuyên môn hoá theo chức năng và công nghệ như sau: - Xí nghiệp dệt may xuất khẩu và dịch vụ tổng hợp: chuyên sản xuất hàng dệt may phục vụ cho xuất khẩu công nghệ chủ yếu là chuyên môn hoá theo dây truyền sản xuất đảm bảo hoàn thành sản phẩm đồng bộ theo đúng thiết kế hay yêu cầu của khách hàng. Đồng thời xí nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ tổng hợp: cho thuê kho bãi, dịch vụ đa dạng: - Xí nghiệp vận tải và vật liệu Phúc Xá: Xí nghiệp này chuyên về khai thác, sản xuất các loại gạch men, vận tải chuyên chở vật liệu xây dựng. - Xí nghiệp vận tải thuỷ Bạch Đằng: XN chuyên vận chuyển vật liệu xây dựng, bốc xếp, dỡ hàng hoá, thu gom bao bì. - Xí nghiệp xây dựng công trình: chuyên xây dựng công trình vừa và nhỏ về dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi và công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, công trình xây lắp mặt bằng. - Xí nghiệp vật liệu và dịch vụ Phương Liệt: cho thuê công cụ, dụng cụ, cung cấp dịch vụ, làm đại lý nguyên vật liệu. - Xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu: sản xuất tóc giả, mì nhân tạo, mây, tre nan, đồ gỗ, sơn, đồ da, hàng thủ công, mỹ nghệ khác, liên doanh liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để mở rộng và phát triển sản xuất kinh doanh. - Xí nghiệp chế biến lâm sản Triệu Sơn: chế biến lâm sản. Tất cả các xí nghiệp đều có đặc điểm về công tác quản lý tương tự nhau, tự chịu trách nhiệm quản lý dưới sự chỉ đạo của cấp chủ quyền tại công ty. Tức là trong mỗi xí nghiệp, tỏng hoạt động sản xuất việc xuất, nhập NVL, xí nghiệp tự quản lý và khi sử dụng hay huỷ bỏ phải có thông báo với giám đốc công ty. Mô hình tổ chức chung trong một xí nghiệp gồm 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và 1 thủ trưởng. Sơ đồ tổ chức sản xuất kinh doanh tại công ty Công ty XN vật liệu và vận tải Phúc xá XN dệt may và dịch vụ tổng hợp XN sản xuất hàng xuất khẩu XN vật liệu và dịch vụ Phương Liệt XN chế biến lâm sản Triệu Sơn XN vận tải thuỷ Bạch Đằng XN xây dựng công trình Phần II Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty I. Tổ chức bộ máy kế toán Vì công ty là một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, tổ chức, tổ chức sản xuất kinh doanh thành nhiều bộ phận, đơn vị có những bộ phận trực thuộc ở xa văn phòng nên hình thức tổ chức công tác kế toán được áp dụng là tập trung - phân tán. Trong trường hợp này, công việc kế toán các hoạt động SXKD ở các XN trực thuộc xa văn phòng thì do các tổ ké toán ở các XN trực thuộc đó thực hiện, rồi định kỳ tổng hợp số liệu gửi về phòng ké toán của công ty. Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác bộ máy kế toán tập trung phân tán. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán TSCĐ Kế toán vốn bằng tiền Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán công nợ và thanh toán Kế toán trưởng của các xí nghiệp II. tổ chức công tác kế toán 1. Hình thức chứng từ: Kế toán về cơ bản vẫn tuân theo mẫu biểu, cách ghi chép quy định trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, tuy nhiên có một số thay đổi nhằm đáp ứng yêu cầu tổ chứuc kế toán quản trị ngày càng sâu rộng trong doanh nghiệp. Hình thức chứng từ bao gồm: - Thống kê tài sản máy móc thiết bị hàng năm (TSCĐ, TSLĐ). - Phiếu chi, thu, sổ quỹ tiền mặt. - Sổ theo dõi tổng hợp (báo cáo của các đơn vị) - Phiếu nhập khẩu, xuất khẩu, thẻ kho. Phiếu nhập hàng bán trả lại. - Biên bản kiểm nghiệm, xử lý chất lượng hàng hoá. - Hoá đơn xuất khẩu nội bộ, hoá đơn VAT - Phiếu khoán (Khoán cho đơn vị vốn hay NVL) - Bảng lương, thanh toán lương, bảng chấm công, bảng lương giải truyền. - Báo cáo thuế, quyết toán thuế - Bản đăng ký tài khoản, quyết toán vay trả - Hóa đơn bán hàng. (Vì công ty là doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ). 2. Hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong công ty tuân theo hệ thống kế toán do Bộ Tài chính quy định nhưng cũng cho phép mở thêm 2,3… cấp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán ở từng doanh nghiệp. Riêng ở Công ty vật liệu xây dựng và XNK Hồng Hà được mở như sau: - Tài khoản tiền gửi ngân hàng - 112 mở chi tiết cho từng loại tiền ở từng ngân hàng. - TK tiền mặt - 111: mở chi tiết cho từng loại tiền. - TK phải thu của khách hàng - 131 mở chi tiết cho từng khách hàng, sau đó cho từng loại tiền. - TK 154 mở lần lượt cho từng hoạt động sản xuất kinh doanh, sau đó cho từng sản phẩm và từng xí nghiệp. - TK155: mở chi tiết cho từng nhóm sản phẩm, từng xí nghiệp, sau đó là nơi tiêu thụ. 3. Sổ sách kế toán Là doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nhưng nhiệm vụ kế toán phát sinh nhiều, lại có đội ngũ kế toán viên có trình độ nghiệp vụ cao nên công ty lựa chọn hình thức kế toán phù hợp là hình thức nhật ký - chứng từ. 4. Báo cáo kế toán Để cung cấp thông tin kế toán theo yêu cầu quản lý nội bộ và cho các cơ quan quản lý chức năng, công ty thiết lập hệ thống báo cáo gồm: - Báo cáo nội bộ - Báo cáo tài chính: + Bảng cân đối kế toán : mẫu số B01 - DN + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DN + Báo cáo LCTT: Mẫu số 03 - DN 5. Một số đặc điểm khác: Để theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh một cách sát sao, đặc biệt là tình hình tập hợp CPSX, tính giá thành sản phẩm, xác định KQKD. Công ty xác định kê khai tính VAT theo phương pháp khấu trừ, kế toán HTK theo phương pháp KKTX chỉ kiểm kê kho thực tế mỗi năm 1 lần vào cuối năm tài chính. III. Các phần hành kế toán cơ bản 1. Kế toán vốn bằng tiền Hàng ngày, tại doanh nghiệp luôn phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền xen kẽ nhau. Dòng lưu chuyển tiền xảy ra liên tục, không ngừng và doanh nghiệp bao giờ cũng phải dự trữ một số tiền nhất định để đáp ứng các nhu cầu chi cần thiết. Trong đơn vị sản xuất kinh doanh như công ty thì vốn bằng tiền là loại tài sản lưu động (TSLĐ) thiết yếu nhất. Vốn bằng tiền của công ty bao gồm tiền mặt tại quỹ tiền mặt, tiền gửi tại các ngân hàng, các công ty tài chính và các khoản tiền đang chuyển (kể cả nội tệ, ngoại tệ). - Kế toán vốn bằng tiền của công ty cũng tuân thủ các nguyên tắc, các chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành của nhà nước, ngoài ra cũng tôn trọng các quy định có tính nguyên tắc sau: - Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam. - Các loại ngoại tệ quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán. Ngoại tệ ngoài việc quy đổi thành đồng tiền Việt Nam còn phải theo dõi cả nguyên tệ gốc. a) Kế toán tiền mặt Cũng như các doanh nghiệp khác, công ty có một số tiền mặt nhất định tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện nhưng thủ quỹ không là người trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc kiêm nhiệm công việc kế toán. Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt có các chứng từ hợp lệ chứng minh. Nếu thu chi tiền mặt trên công ty thì chứng từ phải có chữ ký của giám đốc công ty và kế toán trưởng tại công ty. Còn đối với những việc thu, chi tiền mặt tại các xí nghiệp thì chứng từ phải có chữ ký của giám đốc xí nghiệp và kế toán trưởng của xí nghiệp. Sau khi kiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ tiến hành thu hoặc chi tiền và giữ lại các chứng từ đã có chữ ký của người nộp tiền hoặc nhận tiền. Cuối mỗi ngày phải căn cứ vào các chứng từ thu, chi đã thực hiện để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. Sổ quỹ ghi thành 2 liên, một liên lưu lại làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo chứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ. Số tồn cuối ngày khớp đúng số dư cuối ngày trên sổ quỹ. Chứng từ và sổ kế toán tiền mặt bao gồm: - Phiếu thu: Mẫu số 02 - TT/BB - Phếu chi: Mẫu số 01-TT/BB - Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 07a TT/BB và mẫu 076TT/BB - Sổ quỹ tiền mặt - Các sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chứng từ số 1, bảng kê số 1, sổ cái tiền mặt. Để phản ánh tình hình thu, chi tiền mặt và tồn quỹ tiền mặt của công ty, kế toán sử dụng tài khoản 111-Tiền mặt. Tài khoản 111 có 2 tài khoản cấp 2: 111.1: Tiền Việt Nam 111.2. Ngoại tệ * Trình tự kế toán tiền mặt + Kế toán thu tiền mặt Phiếu thu do kế toán thanh toán ghi thành 3 liên: . Một liên lưu lại . Một liên . Một liên Khi thu tiền thủ quỹ ký vào phiếu thu, sau đó căn cứ vào phiếu thu thủ quỹ ghi số tiền vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. Số tiền nhập quỹ có thể thu từ việc bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp dịch vụ; từ hoạt động tài chính; rút từ ngân hàng; thu hồi các khoản nợ hải thu hay thu hồi các khoản vốn đầu tư ngắn hạn, các khoản vay… Tuỳ vào từng trường hợp mà người lập phiếu ghi cho đầy đủ và chính xác. Ví dụ: ngày 15/1/2002 công ty thu tiền từ việc bán sản phẩm tôn lợp AUSNAM cho công ty xây dựng Nam Cường số tiền là 84.000.000 đồng (số lượng 280 chiếc, kích thước 12m: 6m, giá 300.000 đồng/tấm. Biểu 1 Phiếu thu Mẫu số 01-TT Đơn vị: Công ty vật liệu xây dựng và XNK Hồng Hà Ngày 15 tháng 1 năm 2002 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Xuân Hiển Đại diện công ty Nam Cường Lý do thu: bán sản phẩm tôn lợp AUSNAM cho công ty Nam Cường Số tiền: 84.000.000 đồng. Viết bằng chữ: Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Người nộp Đã nhận đủ số tiền: Căn cứ vào phiếu thu kế toán tổng hợp tại các xí nghiệp lập bảng kê số 1. VD: Tổng hợp các phiếu thu của xí nghiệp trong tháng 1 năm 2002. Kế toán tổng hợp ghi vào bảng kê số 1 theo định khoản: Nợ TK111: 150.458.917 Có TK51: 88.578.869 Có TK131: 60.880.048 Công ty vật liệu xây dựng và XNK Hồng Hà Xí nghiệp dệt may và dịch vụ tổng hợp Biểu 2 Bảng kê số 1 Tháng 1 năm 2002 TK111 Dư đầu kỳ: 157.269.153 Số TT Ngày Ghi Nợ TK111, ghi Có các TK liên quan 511 131 … … Cộng PS Nợ 15/1 1.302.088 21.346.000 19/1 10.676.154 13.246.570 20/1 23.273.154 9.899.520 21/1 15.278.973 32.679.000 22/1 532.860 40.978.955 27/1 6.382.944 37.682.000 30/1 32.132.685 7.682.000 Cộng 89.578.869 60.880.048 Kết cấu cách ghi bảng kê số 1: + Cột 1: Số thứ tự + Cột 2: ngày + Cột 3: ghi Nợ TK111, có TK liên quan + Cột 4: ghi chú Bảng kê với nhật ký chứng từ là tài liệu mà các xí nghiệp phải gửi lên công ty hàng tháng và tại công ty kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm lập sổ cái tài khoản 111. + Kế toán chi tiền mặt Phiếu chi cũng do kế toán thanh toán lập tương tự như phiếu thu. Số tiền chi có thẻ chi do gửi vào ngân hàng, mua vật tư hàng hoá về nhập kho, thanh toán cho người bán, thanh toán nợ ngắn hạn, thanh toán lương và các khoản cho nhân viên trong xí nghiệp… Ví dụ: Ngày 15/1/2002 xí nghiệp dệt may và dịch vụ tổng hợp mua 106.500 kim may, 1000 đ/1 chiếc của xí nghiệp luyện kim A về nhập kho. Biểu 3 Hoá đơn (GTGT) Liên 1 (lưu) Ngày 15 tháng 1 năm 2002 Mẫu số 01GTKT-3L Ký hiệu AA Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp/luyện kim A Địa chỉ: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Xí nghiệp dệt may và dịch vụ tổng hợp Địa chỉ: Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Kim may Chiếc 106.500 1.000 106.500.000 Cộng tiền hàng 106.500.000 Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT: 10.650.000 đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 117.150.000 đồng Số tiền viết bằng chữ: Người mua Kế toán trưởng Giám đốc xí nghiệp Căn cứ vào hoá đơn trên đã được kế toán trưởng duyệt kế toán viết phiếu chi trả số tiền cho người bán. Biểu 4 Phiếu chi Mẫu số 01-TT Đơn vị: Xí nghiệp dệt may xuất khẩu và dịch vụ tổng hợp Ngày 15 tháng 1 năm 2002 Họ tên người nhận: Mai Thanh Hoa Đại diện xí nghiệp luyện kim A Lý do chi: Mua kim may cho xí nghiệp dệt may xuất khẩu và dịch vụ tổng hợp. Số tiền: 117.150.000 Viết bằng chữ: Kèm theo chứng từ gốc (Hoá đơn số 01375) Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Thủ quỹ Người nhận Đã nhận đủ số tiền. Căn cứ vào phiếu chi kế toán tổng hợp xí nghiệp lập Nhật ký chứng từ số 1. Kết cấu và cách ghi nhật ký chứng từ số 1. + Cột 1: Số thứ tự + Cột 2: ngày. + Cột 3: ghi có TK111, ghi Nợ TK liên quan. + Cột 4: ghi chú. Ví dụ: Tổng hợp phiếu chi của đơn vị trong tháng 1/2002 như sau: Công ty vật liệu xây dựng và XNK Hồng Hà Xí nghiệp dệt may và dịch vụ tổng hợp. Biểu 5 Nhật ký chứng từ số 1 TK111 Tháng 1 năm 2002 Dư đầu kỳ: 0 STT Ngày Ghi Có TK111, ghi Nợ TK liên quan 133 144 152 … Cộng PS Có 15/1 256.730 2.567.300 19/1 1.250.687 12.506.870 20/1 2.696.000 26.960.000 21/1 52.000 520.000 22/1 1.950.000 26/1 6.852.678 68.526.780 27/1 4.354.300 43.543.000 28/1 932.000 9.320.000 30/1 8.000.000 80.000.000 Cộng 24.164.395 1.950.000 241.643.950 267.758.345 Đến cuối tháng Nhật ký chứng từ số 1 và bảng kê số 1 được xí nghiệp gửi lên công ty để kế toán tổng hợp lập sổ cái TK 111 như sau: Biểu 6 sổ cái TK111 "Tiền mặt" Dư nợ đầu kỳ: 157.269.153 Dư cuối kỳ: 0 Các TK ghi có đối với nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 ….. Cộng cả năm 54 721 131 …….. 89.578.869 1000.000 60.880.048 ….. … cộng RS Nợ Cộng RS có Số dư Nợ 151.458.917 2677.758.345 40.969.725 b) Kế toán tiền gửi ngân hàng Trong công ty tồn tại hoạt động xuất nhập khảu nên việc mở tài khoản Ngân hàng là điều thiết yếu + Chứng từ sử dụng: Chứng từ để hoạch toán tiền gửi ngân hàng (TGTM) là giấy báo mợ, báo có hoặc bản sao kê cảu ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi..) Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải đối chiếu với chứng từ gốc đính kèm theo, thông báo với ngân hàng để đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch nếu có. + Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình biến động các khoản tiền gửi của Doanh nghiệp tại ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính, kế toán sử dụng tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng 112.1 Tiền Việt Nam 112.2 Ngoại tệ Đặc biệt công ty cũng chuyên về xuất nhập khẩu nên công ty đăng ký mở L/C tại ngân hàng để dễ dàng thanh toán với người mua và người bán nước ngoài. + Sổ sách hạch toán Tại các xí nghiệp kế toán tổng hợp dựa trên cơ sở các chứng từ. Giấy báo nợ, giấy báo có, của ngân hàng gửi tới và lập nhật ký chứng từ số 2 lập cả bảng kê số 2 nếu cần. Đến cuối tháng mỗi tháng kế toán có trách nhiệm gửi các nhật ký chứng từ số 2 (bảng kê số 2) lên công ty để kế toán vốn bằng tiền lập sổ cái tiền gửi ngân hàng TK112 Ví dụ Biểu 7 Nhật ký chứng từ số 2 Tháng 1 năm 2002 Số TT Ngày Ghi có TK112, ghi Nợ các TK liên quan 331 111 152 … Cộng phát sinh Có 15/1 96.520.000 12.500.000 20/1 … 29/1 62.987.000 30/1 26.960.000 Cộng 193.580.000 2.2500.000 69.235.000 285.315.000 Biểu 8 Sổ cái TK112 tiền gửi ngân hàng Dư Nợ đầu kỳ : 530.923.576 Dư Có đầu kỳ: Các TK ghi Có đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 … Cộng cả năm 511 721 131 491.572.060 600.000 93.387.160 Cộng PS Nợ Cộng PS Có Số dư Nợ 590.959.220 285.315.000 836.567.796 c. Kế toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là khoản tiền của công ty đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng, hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của Ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ Dựa vào phiếu chi, phiếu thanh toán kế toán lập Nhật ký chứng từ số 3. Ví dụ Biểu 9: Công ty vật liệu xây dựng và XNK Hồng Hà Nhật ký chứng từ số 3 Ngày 20 tháng 1 năm 2002 Số TT Ngày Ghi có TK112, ghi Nợ các TK liên quan 112 331 …. … Cộng phát sinh Có 25/1 96.520.000 … 29/1 43.000.000 30/1 32.000.000 Cộng 184.500.000 72.650.000 352.550.000 Cuối tháng 1 kế toán xí nghiệp nộp NKCT này lên công ty. Sau đó, kế toán công ty mở sổ cái Tk113 Biểu 10 Sổ cái TK113 - tiền đang chuyển Dư Nợ đầu kỳ : 32.520.000 Dư Có đầu kỳ: Các TK ghi Có đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 … Cộng cả năm 111 131 511 35.500.000 82.000.000 29.500.000 Cộng PS Nợ Cộng PS Có Số dư Nợ 147.000.000 352.550.000 (173.030.000) 2. Phần hành kế toán bán hàng và thanh toán với người bán a. Các phương thức tiêu thụ hàng tại công ty Hiện nay công ty áp dụng phương thức tiêu thụ sau Bán trực tiếp: Đây là hình thức tiêu thụ chủ yếu tại công ty…với phương thức tiêu thụ này, hàng được xuất bán trực tiếp từ các kho thành phẩm tại công ty việc sản xuất luôn chủ động nên ít có trường hợp xuất thành phẩm đem bán từ nơi sản xuất không qua kho. - Bán qua đại lý: là công ty có phạm vi tiêu thụ rộng, công ty có một mạng lưới đại lý bán hàng đúng giá hưởng hoa hồng trên một địa bàn. Tuy nhiên, khi xuất hiện hàng cho các đại lý này công ty sử dụng Hoá đơn GTGT, nên cũng được hạch toán như đối với một khách hàng. - Xuất nhập khẩu uỷ thác: là hình thức bán hàng và thanh toán thông qua một đối tác trung gian nên việc giao hàng và nhận tiền đều qua sự thoả thuận của bên trung gian đó. Khi xuất nhập khẩu uỷ thác hoàn thành, công ty phải thanh toán phần trăm hoa hồng theo thoả thuận với bên nhận uỷ thác. Trong phạm vi báo cáo này em xin trình bày nội dung công tác tổ chức tiêu thụ tại công ty theo phương thức trực tiếp b. Nội dung kế toán doanh thu tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty * kế toán doanh thu tiêu thụ + Chứng từ sử dụng Tại công ty, hoá đơn giá trị gia tăng vừa được dùng làm căn cứ hạch toán doanh thu, vừa được sử dụng như phiếu nhập kho làm căn cứ hạch toán thành phẩm trong kho. Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán tiêu thụ thành phẩm bao gồm: - Phiếu xuất kho: căn cứ vào hợp đồng kế toán tổng hợp lập ba liên phiếu xuất kho (đặt giấy than viết một lần), lưu một liên và giao cho khách hàng hai liên mang sang kế toán thành phẩm. Căn cứ vào phiếu xuất kho, hợp đồng và số lượng tồn kho, kế toán thành phẩm lập hoá đơn GTGT. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Hoá đơn GTGT (mẫu số 01 GTKT - 311) nếu bán hàng thu ngay bằng tiền mặt, hoá GTGT được lập 3 liên : liên 1 lưu tại kế toán thành phẩm, liên 2 giao khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán + Tài khoản sử dụng Để phản ánh doanh thu tiêu thụ, kế toán tai công ty sử dụng TK511 doanh thu bán hàng. Công ty tiến hành đồng thời nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh nên tài khoản 511 được mở chi tiết như sau: TK511.1 Doanh thu bán thành phẩm TK511.2 Doanh thu bán vật tư TK511.3. Doanh thu cho thuê kho bãi TK511.8 Doanh thu khác TK531 TK333.2 TK333.2 TK111,112 TK131 TK3331 VAT hàng bán ra trong kỳ Cuối kỳ kết chuyển hàng bán bị trả lại Thuế xuất khẩu phải nộp Doanh thu trả tiền ngay trong kỳ Doanh thu chịu trong kỳ Sau đây là một số nghiệp vụ chủ yếu phát sinh liên quan đến tài khoản doanh thu tại công ty + Sổ sách kế toán Dựa vào hoá đơn GTGT kế toán lập các loại sổ sau: - Sổ chi tiết TK511 mở cho từng nhóm thành phẩm dùng để phản ánh doanh thu tiêu thụ trong tháng của từng nhóm thành phẩm thực chất nó là một sổ nhật ký phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian liên quan đến doanh thu từng nhóm thành phẩm - Nhật ký chứng từ số 8 ghi Có TK511, Nợ các TK liên quan - Sổ Cái TK511 được lập cho từng tháng tại công ty sau khi các xí nghiệp chuyển các nhật ký chứng từ vào bảng kê liên quan lên phòng kế toán tổng hợp của công ty Nếu là hoạt động bán hàng trả tiền ngay thì có các sổ liên quan. Sổ chi tiết TK111, bảng kê số 1 sổ cái TK111. Nếu thanh toán bằng séc chuyển khoản thì có Sổ chi tiết TK112, bảng kê số 2, Sổ cái Tk1112. Nếu khách hàng mua chịu, kế toán mở các sổ liên quan TK phải thu khách hàng. Biểu 11 Sổ chi tiết tài khoản Từ ngày 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 TK511.1 Doanh thu bán thành phẩm Dư Nợ đầu kỳ Dự nợ cuối kỳ Ngày Số Diễn giải TK dư PS Nợ PS Có … 02/01 Bán áo rét 131.11 64.840.000 … 31/01 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 531.1 89.624.000 31/01 Kết chuyển doanh thu thuần thành phẩm 189.570.000 Cộng 279.194.000 279.194.000 Biểu 12: Sổ cái tài khoản 511 Doanh thu Tháng 1 năm 2002 Dư Nợ đầu kỳ Dư Có đầu kỳ TK ghi Có Tháng 1 531 97.077.600 911 166.678.754 PS Nợ 166.678.754 PS Có 166.678.754 Số dư Nợ Số dư Có Ngày 31 tháng 01 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng * Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Tại Công ty vật liệu xây dựng và XNK Hồng Hà, các khoản giảm trừ doanh thu chỉ bao gồm hàng bán bị trả lại. Vì khách hàng chủ yếu mua theo giá quy định thoả thuận sẵn trong hợp đồng, do đó không có khoản chiết khấu thương mại. Mặt khác sản phẩm của công ty được sản xuất ra bởi một đội ngũ công nhân viên có tay nghề nên hầu như không có tình trạng phải bán giảm giá do hàng kém phẩm chất mà chủ yếu là do khách hàng. Sau khi mua hàng và thanh toán xong nhận thấy số hàng đã mua vượt quá nhu cầu nên đề nghị trả lại. Để đảm bảo làm ăn lâu dài, công ty phải xem xét đề nghị và đồng ý nhận lại hoặc toàn bộ. + Chứng từ kế toán: Căn cứ để phản ánh hàng bán bị trả lại là "Phiếu nhập hàng bán bị trả lại". + Tài khoản sử dụng: Để phản ánh trị giá vốn và doanh thu hàng bán bị trả lại công ty sử dụng tài khoản 155, TK 532 và TK632. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như TK131, TK111, TK112, TK511. + Sổ sách kế toán: - Sổ chi tiết TK155, sổ chi tiết TK632, Sổ chi tiết TK511, Sổ chi tiết TK531. Các sổ chi tiết này mở cho từng nhóm sản phẩm. - Sổ tổng hợp: NKCT số 10, Sổ Cái TK511, sổ cái TK531. Ngoài ra có các hình thức sổ liên quan khác tuỳ theo hình thức thanh toán. Biểu 13 Phiếu nhập kho (Liên 2- Lưu kế toán) Ngày 28/01/2002 Họ tên người giao hàng: Công ty xây dựng Nam Cường Theo biên bản số 02/KH-NC ngày 28 tháng 1 năm 2002 Nhập kho tại: Xí nghiệp vật liệu xây dựng và kho bãi. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá Mã ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Gạch đá ốp lại loại 1 viên 500.000 4.350 175.000.000 … Cộng 500.000 4.350 175.000.000 Nhập ngày 28/01/2002 Sổ chi tiết tài khoản Ngày 01/01/2002 đến 31/01/2002 TK531 - Hàng bán bị trả lại Gạch đá ốp lát Dư nợ ĐK: Ngày Số Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có 28/01 BB02 Công ty Nam Cường trả 13111 11.905.000 31/01 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 511111 59.624.000 Cộng PS 105.350.000 105.350.000 Biểu 14: Nhật ký chứng từ số 10 TK531 - Hàng bán bị trả lại Tháng 1 năm 2002 Số dư đầu tháng: Ngày Có TK111 Có TK131 Cộng PS Nợ Nợ TK511 Cộng PS Có … 23/01 105.172.600 105.172.600 … 28/01 1.905.000 1.905.000 … 31/01 107.077.600 107.077.600 Cộng 107.077.600 107.077.600 107.077.600 107.077.600 Biểu 15: Sổ Cái TK531 Tháng 1 năm 2002 Dư Nợ đầu kỳ Dư Có đầu kỳ TK ghi Có Tháng 1 131 107.077.600 PS Nợ 107.077.600 PS Có 107.077.600 Số dư Có Số dư Nợ c. Kế toán thuế GTGT phải nộp tại công ty Công ty kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Các sản phẩm công ty hầu hết chịu thuế suất 5%, riêng hoạt động kinh doanh nguyên vật liệu xây dựng và cho thuê kho bãi chịu thuế 10%, hàng xuất khẩu hưởng thuế suất 0% theo quy định của Luật thuế GTGT. Căn cứ vào hoá đơn mua vào, hàng bán ra, tờ khai thuế GTGT hàng xuất nhập khẩu, kế toán lập bộ hồ sơ thuế GTGT phải nộp cho tháng vừa qua gồm: Bảng kê tổng hợp thuế GTGT đầu vào, bảng kê tổng hợp VAT đầu ra, tờ khai VAT Bộ hồ sơ thuế GTGT này được lập làm 2 bộ, một bộ lưu tại công ty, một bộ nộp cho cơ quan thuế cơ quan thuế căn cứ vào bộ hồ sơ thuế GTGT mà Công ty nộp lên để gửi thông báo nộp thuế về doanh nghiệp. Đây là căn cứ để kế toán tiền mặt và TGNH lập phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi xuất tiền mặt hoặc chuyển khoản nộp thuế. Để theo dõi tình hình VAT phải nộp và tình hình nộp thuế GTGT trong kỳ, kế toán sử dụng TK 333 (3331). Ngoài ra còn các tài khoản liên quan như TK 133, TK 111, TK 112 Một số mẫu sổ thanh toán thuế: - Sổ chi tiết TK 333.1 được lập ngay sau khi kế toán nhập Hoá đơn hoặc phiếu chi, uỷ nhiệm chi. - NKCT số 10 - mở cho TK 333.1: Phản ánh theo từng ngày số phát sinh bên Có lẫn bên Nợ TK 333.1 đối với TK liên quan và số tồn đầu kỳ, cuối kỳ của TK này. NKCT số 10 - mở cho TK 3331 mở từng tháng, trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các chứng từ phát sinh liên quan trong tháng Biểu 16: Hoá đơn chứng từ hàng tháng Bán ra 5% sản xuất (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) Từ 01/01/2003 đến 31/01/2002 Hoá đơn CT bán Tên người mua MS thuế Mặt hàng Doanh số chưa thuế Thuế GTGT Ký hiệu Số hoá đơn Ngày P/hoặc … … … … … … … 80005 02/01/2002 Công ty XDNC 030192059 TCV 101/3 33.840.000 1.692.000 80005 02/01/2002 Công ty Nam Cường 030192059 … 7.540.000 377.000 … … …. … … … ... Tổng cộng 185.687.000 92.370.000 Biểu 17: Sổ chi tiết tài khoản Từ 01/01/2002 đến 31/01/2002 TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Dư nợ đầu kỳ Ngày Số Diễn giải TK đủ PS nợ PS có … … … … … … 02/01 80005 Bán gạch ốp lát 1331 2.669.000 … … … … … … 28/01 817 Thuế GTGT hàng bán bị trả lại 131 5.258.630 31/01 Bù trừ thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ 133 19.502.000 Cộng 24.760.630 24.760.630 Từ sổ chi tiết tài khoản 3331 kế toán tổng hợp lập NKCT số 10 TK 3331 d. Kế toán thanh toán (công nợ phải thu khách hàng) của công ty - Chứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng trong kế toán các khoản phải thu khách hàng là hoá đơn GTGT, lúc này được lập làm 2 liên, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng - TK sử dụng Kế toán chủ yếu sử dụng TK 131 - phải thu khách hàng ngoài ra còn sử dụng một số TK liên quan khác TK 111, 112, 331 - Sổ sách kế toán Các loại sỏ được kế toán sử dụng + Sổ chi tiết công nợ của một đối tượng (theo trình tự phát sinh hoặc theo TK đối ứng) + Bảng kê số 11: theo dõi dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, dư cuối kỳ TK 131 theo từng khách hàng. + NKCT số 8 ghi có TK 131, nợ các TK liên quan số liệu từ bảng kê số 11 sẽ được chuyển sang NKCT số 8 ghi vào cột có TK 131 + Sổ cái TK 131: mở từng tháng, phần phát sinh Có trên sổ cái TK 131 có thể đối chiếu với NKCT số 8, Bảng kê số 8, phần Phát sinh Nợ được căn cứ vào số liệu được chuyển sang từ NKCT số 1 (ghi Có TK 111), NKCT số 10 (ghi Có TK 333) và NKCT số 8 mở cho TK 511 (đối chiếu ứng với TK 131) + Các sổ kế toán liên quan TK 111, 112 như sổ chi tiết, bảng kê 1, 2,… Biểu 18: Sổ chi tiết công nợ Từ 01/01/2002 đến 31/01/2002 TK 1311 - Phải thu khách hàng công ty Xây dựng Nam Cường Dư có ĐK: 362.501.700 Phát sinh Nợ: 916.440.000 Phát sinh Có: 345.790.400 Dư Nợ CK: 208.147.900 Ngày Số Diễn giải TK đủ PS nợ PS có … … … … … … 02/01 80005 Gạch men 51112 33.840.000 02/01 80005 Gạch men 33311 1.692.000 02/01 80005 Gạch đá ốp lát 51112 7.540.000 02/01 80005 Gạch đá ốp lất 33311 377.000 … … … … … … 08/01 41 Thanh toán tiền hàng 1111 70.056.000 … … … … … … … … … … … … Cộng 916.440.000 345.790.400 Từ bảng chi tiết công nợ phải thu TK 131, bảng kê số 11 và NKCT số 8, kế toán mở sổ các TK 131 như sau: Biểu 19: Sổ cái tài khoản 131 Tháng 1 năm 2002 Dư Nợ ĐK: 102.256.570 Dư Có ĐK: TK ghi Có Tháng 1 111 2.331.000 333 79.717.439 511 260.206.662 Phát sinh Nợ 280.455.101 Phát sinh Có 18.291.974 Số dư Nợ 138.729.005 Số dư Có * Phần hành kế toán mua hàng và thanh toán với người bán + Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKINH Tế gnày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về mua hàng bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Biên bảnl kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 08 - VT) - Hoá đơn cước phí vận chuyển mẫu (03 - BH) - Phiếu chi Ngoài ra công ty còn sử dụng thêm một số chứng từ kế toán hướng dẫn như: Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 - VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT) + Tài khoản sử dụng - TK 111 - tiền mặt - TK 112 - tiền gửi ngân hàng - TK 331 - Thanh toán với người bán - TK 152 - "Công cụ, dụng cụ" - TK 151 - Hàng mau đang đi đường Để phù hợp với tình hình quản trị nội bộ, TK 152 ghi chi tiết được mở thành các TK cấp 2: 1521: Nguyên vật liệu chính 1522: Vật liệu phụ 1523: Nhiên liệu 1524: Thiết bị XDCB 1525: Vật liệu khác + Sổ sách kế toán Từ các chứng từ như: Phiếu nhập kho, hoá đơn, .. kế toán tại xí nghiệp lập các loại sổ sau: - Sổ chi tiết TK 152, 153, 151 (riêng TK 152 cho từng loại nhóm vật tư) - Bảng kê số 1, số 2 - Phiếu chi - NKCT số 1, 2, 5 + Sổ sách kế toán - Sau khi hàng hóa được mua về nhập kho kế toán lập phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu cần) Phiếu nhập kho lập tương tự như biểu số 13 b. Kế toán thanh toán với người bán + Nếu công ty mua trả tiền ngay, kế toán ghi trên: NKCT số 1 (trả tiền mặt) tương tự biểu số 5, NKCT số 2 (trả bằng TGNH) tương tự biểu số 7 + Nếu công ty mua theo hợp đồng nhập trước, trả tiền sau thanh toán không dứt điểm (hạch toán qua TK 331) Cắn cứ vào hoá đơn bán hàng và phiếu nhập kho vật tư kế toán thi tên NKCT số 5 Kết cấu cách ghi sổ NKCT số 5: - Cột thứ tự - Cột tên khách hàng: ghi tên công ty, xí nghiệp… bán hàng cho Công ty Vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà căn cứ vào phiếu nhập kho - Cột số dư đầu tháng: Căn cứ vào cột số dư cuồi tháng của NKCT số 5 tháng trước để ghi sang cộtl số dư đầu tháng của tháng này như sau: Số tiền trả trước người bán cuối tháng hàng chưa về ghi vào cột Nợ số dư đầu tháng. Những hoá đơn chưa thanh toán ghi vào cột có số dư đầu tháng Hàng về nhập kho chưa có hoá đơn ghi vào cột có số dư đầu tháng Hàng đang đi đường ghi vào cột có số dư đầu tháng - Cột ghi Có TK 331 Nợ các TK liên quan trị giá vật tư theo hoá đơn, ghi vào giá thực tế cho phù hợp - Cột ghi Nợ TK 331 Có các Tk liên quan căn cứ vào chứng từ thanh toán (phiếu chi) và phiếu nhập kho để theo dõi phần thanh toán - Cột số dư cuối kỳ: căn cứ vào cột số dư đầu tháng cột công có TK 331, cột cộng Nợ TK 311 để xác định số chi cuối kỳ. Biểu 20: Công ty vật liệu xây dựng Và XNK Hồng Hà Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 1 năm 2002 TT Tên khách hàng Dư ĐK Ghi có TK 331, ghi Nợ TK liên quan Ghi Nợ TK 3331, ghi có TK liên quan Dư CK N C 133 152 … Cộng 111 112 … Cộng N C … … … … … … … … … … … … … … 7 Công ty Hồng Ngọc 13.617.000 136.170.000 8 Viện vật liệu xây dựng 2.607.620 26.076.200 48.000.000 29 Nhà máy cơ khí 17 4.325.000 43.250.000 … … … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 213.001.991 1.203.940.320 NKCT số 5 như trên được xí nghiệp đưa lên công ty và kế toán có nhiệm vụ căn cứ vào đó để lập số cái TK 331 Phần III Nhận xét và kiến nghị về thực trạng hệ thống kế toán tại công ty I. Nhận xét 1. Ưu điểm Qua thời gian thực tập tại Công ty Vật liệu xây dựng và NXK Hồng Hà, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác kế toán vốn bằng tiền, kế toán mua hàng và thanh toán với người bá, kế toán (bán hàng và thanh toán với người mua) em thấy công tác kế toán có một số ưu điểm sau: - Công tác hạch toán ban đầu của công ty theo đúng quy định ban hành, từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ và lập báo cáo. Hệ thống sổ sách Kế toán, TK chứng từ sử dụng theo đúng chế độ và mẫu biểu của Nhà nước - Việc tổ chức quản lý quỹ tại Công ty rất hiệu quả và chặt chẽ (việc thu chi đều có các chứng từ minh chứng đầy đủ) - Việc tổ chức mua bán tiêu thụ hàng hoá hợp lý và công ty đã xây dựng kế toán khá tốt tránh tổn thất, lãng phí (vì mua quá số hàng cần thiết), tránh trường hợp bán hàng không đảm bảo chất lượng. - Việc tổ chức thanh toán với người mua và người bán rõ ràng trên cơ sở thoả thuận của cả 2 bên theo biên bản, hợp đồng hay đơn đặt hàng 2. Nhược điểm Bên cạnh các thành tích đạt được kế toán vốn bằng tiền, kế toán mua hàng và thanh toán với người bán, kế toán bán hàng và thanh toán với người mua của công ty còn có một số hạn chế, thiếu sót nhất định cần hoàn thiện: - Chương trình luân chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho chưa hợp lý - Không lập bảng kê giao nhận chứng từ dễ gặp phải trường hợp mất mát chứng từ - Kiểm kê kho chưa chặt chẽ dễ gây mất mát hàng hóa hay hàng tồn đọng quá nhiều mà không phát hiện kịp thời - Công ty không áp dụng chuẩn mực kế toán mới được ban hành dễ dẫn đến việc tổ chức công tác kế toán tại công ty lạc hậu II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Thứ nhất, về chương trình luân chuyển phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Công ty áp dụng kế toán thành phẩm theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thì Phiếu nhập kho chỉ cần lập 3 liên, liên 1 thủ kho giữ ghi vào thẻ kho, định kỳ kế toán nhận chứng từ ở thu kho, phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng loại và lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để không do thủ kho giữ mà được lưu ở phòng kế toán, sẽ dễ dàng và thuận tiện cho việc thanh toán kế toan bán hàng Thứ hai, về việc lập bảng kê giao nhận chứng từ.Tại công ty, cứ định kỳ 3 đến 5 ngày, kế toán nhận phiếu nhập và xuất từ thủ kho gửi lên kế toán đối chiếu với thẻ kho. Nếu thấy khớp thì ký vào thẻ mà không lập "Phiếu giao nhận chứng từ" giữa kế toán tiêu thụ thành phẩm và thủ kho Điều này dẫn đến việc trường hợp nếu xảy ra mất mát phiếu nhập, phiếu xuất kho thì việc kiểm tra, xác định lại sẽ mất rất nhiều thời gian. Vì vậy, theo em kế toán nguyên vật liệu cần lập phiếu giao nhận chứng từ nhập khẩu. Phiếu này là cơ sở để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho và bảng kê nhập, bảng kê xuất. Thứ ba, về kiểm kê kho Công tác kiểm kê kho ở công ty được tiến hành mỗi năm một lần, nhằm kiểm tra giáml sát vật tư hàng hóa trong kho. Do thời gian kéo dài như vậy nên công ty khó phát hiện tình trạng thừa thiếu cũng như tồn hàng hóa mà không phát hiện kịp thời. Vì vậy theo em, công ty nên tiến hành kiểm kê kho 6 tháng 1 lần không phục vụ cho việc kiểm kê được nhanh chóng, không mất nhiều thời gian tìm kiếm nếu có sai sót. Thứ tư, theo em công ty nên nhanh chóng áp dụng các chuẩn mực kế toán mới ban hành, đặc biệt trong phần hành kế toán đang nghiên cứ, công ty cần áp dụng chuẩn mực kế toán "Doanh thu và thu nhập khác" ban hành theo QĐ số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ tài chính như sau: Xoá bỏ tên TK 721 "Doanh thu hoạt động bất thường" thay bằng TK 711 "Thu nhập khác" Xoá bỏ tên TK 711 "Doanh thul hoạt động tài chính" thay bằng TK 515 "Doanh thu hoạt động tài chính " mục lục Lời mở đầu Phần I: Đặc điểm chung về công ty 1 I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1 II. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh 3 Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty 8 I. Tổ chức bộ máy kế toán 8 II. Tổ chức công tác kế toán 8 III. Các phần hành kế toán cơ bản. 10 Phần III: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại công ty 34 I. Nhận xét 34 II. Kiến nghị. 35 Kết luận Tài liệu tham khảo Mục lục