Tài liệu về Quản lý nguồn nhân lực

Phần I: LỜI NÓI ĐẦU Nguồn nhân lực và quản lý nguồn nhân lực luôn là đề tài làm bận tâm của mỗi đơn vị, mỗi tổ chức trong xã hội. Một tổ chức và thành công của tổ chức phụ thuộc vào tính hiệu quả của nguồn lực cũng như cách thức quản lý con người. Nhiệm vụ quản lý con người là của tất cả các nhà quản lý, không còn đơn thuần của trưởng phòng nhân sự hay của tổ chức cán bộ như trước đây. Việc cần thiết phải đặt đúng người cho đúng việc, phát huy được tiềm năng mỗi con người, phát triển con người và đạt được mục tiêu phát triển của tổ chức. Nguồn nhân lực và quản lý nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực: Có nhiều nguồn lực khác nhau: nguồn lực con người (nhân lực), nguồn lực tài chính (tài lực), nguồn lực vật chất (vật lực), và những nguồn lực khác (thong tin, thời gian, quan hệ ) Nguồn nhân lực là nguồn lực con người. Con người là tài sản quan trọng nhất trong một tổ chức. Có một quan niệm về nguồn nhân lực là: “ Tổng thể tiềm năng lao động của con người (thể lực, trí lực và quan hệ) của một tổ chức/đơn vị, đặt trong kế hoạch phát triển trong một khoảng thời điểm nhất định”. Như vậy, ta có thể thấy ba yếu tố cơ bản cấu thành nên nguồn nhân lực: một là trong tổng thể nguồn nhân lực có tiềm năng về thể lực, trí lực và quan hệ; hai là nguồn nhân lực gắn với một tổ chức hay đơn vị; và ba là đặt trong kế hoạch phát triển trong một khoảng thời gian nhất định. Quản lý nguồn nhân lực: Quản lý nguồn nhân lực tổ chức là quản lý con người có liên quan đến hoạt động của tổ chức. Quản lý nhân sự là quản lý con người trong tổ chức. Trong nhiều trường hợp, có thể sử dụng hai thuật ngữ quản lý nguồn nhân lực và quản lý nhân sự thay thế cho nhau. Nhưng nếu đi sâu vào ý nghĩa của hai cụm từ quản lý nguồn nhân lực và quản lý nhân sự, thì có những sự khác nhau. Quản lý nhân sự. Đây là một khái niệm được sử dụng từ lâu khi các nhà quản lý phải quản lý người trong tổ chức. Quản lý nhân sự trong tổ chức được hiểu nhiều hơn về khía cạnh hành chính. Đó là những hoạt động áp dụng các nguyên tắc qui định của tổ chức, cơ quan như tiền lương, tiền thưởng, nghỉ phép, nghỉ lễ để quản lý con người nhằm làm cho họ thực hiện các hoạt động của họ một cách tốt nhất. Như vậy, quản lý nhân sự đặt vấn đề đến từng con người cụ thể trong tổ chức, dung để chỉ các khả năng tác động đến đội ngủ hiện có để họ đáp ứng được đòi hỏi của tổ chức. Trong khi đó, quản lý nguồn nhân lực mang ý nghĩa rộng hơn quản lý nhân sự. Quản lý nguồn nhân lực mang tính khái quát và xem tổ chức như là một thực thể cần có tác động từ bên ngoài và kết hợp với bên trong để quản lý. Quản lý nguồn nhân lực là bước phát triển cao hơn của quản lý nhân sự khi nó đề cập đến việc quản lý các quan hệ con người trong sản xuất, lao động của tổ chức, và cả quan hệ với những người từ bên ngoài sẽ vào làm việc cho tổ chức (nguồn lực dự trữ hay tiềm năng của tổ chức), đề cập đến yếu tố thị trường lao động của tổ chức. Chính vì vậy có người gọi quản lý nguồn nhân lực là quản lý quan hệ sản xuất. Như vậy, nguồn nhân lực của một tổ chức không chỉ là những con người đang làm việc trong tổ chức mà còn nhằm chỉ những nguồn khác có thể bổ sung cho tổ chức. Điều đó cũng có nghĩa là khi nói đến quản lý nguồn nhân lực của tổ chức cũng nhằm chỉ khả năng tác động của tổ chức đến lực lượng lao động tiềm năng bên ngoài tổ chức. Phần II: MÔ TẢ TÌNH HUỐNG, MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ TẠI ĐƠN VỊ CẤP PHÒNG, CÁCH XỬ LÝ CỦA BẢN THÂN. I. Mô tả tình huống: Kho bạc Nhà nước (KBNN) Nông Sơn, Quảng Nam là đơn vị hành chính cấp huyện thành lập năm 2008 do sự chia tách của huyện Quế Sơn, gồm 7 xã trong đó có 4 xã miền núi và 3 xã trung du. KBNN Nông Sơn có biên chế 11 người, nhân sự và bố trí nhân sự tại KBNN Nông Sơn theo cơ cấu của cơ quan chủ quản cấp trên là KBNN Quảng Nam như sau: Biểu số 1 Chỉ tiêu Tổng số Tỷ lệ 1. Tổng số công chức: 11 100% Trong đó: - Nam 7 63,6% - Nữ 4 36,4% 2. Trình độ chuyên môn: 11 100% - Đại học: 5 45,4% - Cao đẳng: 2 18,2% - Trung cấp: 2 18,2% - Chưa qua đào tạo: 2 18,2% Bố trí biên chế cho các nhiệm vụ và tổ nghiệp vụ theo các ngạch công chức từ năm 2008 đến hết năm 2011 như sau: Biểu số 2 Chỉ tiêu Tổng số Tỷ lệ - Ban Giám đốc: 2 18% - Tổ kế toán: 3 27,2% -Tổ tổng hợp-hành chính: 4 36,8% -Tổ kho quỹ: 2 18% TỔNG: 11 100% Nhìn vào biểu số 2 (trang 3) ta thấy: - Tổ kế toán chỉ có 3 người trong khi phải đảm nhận một khối lượng công việc rất lớn. Ngoài ra, kế toán viên trong tổ còn kiêm nhiệm thêm công tác tin học, phụ trách kế toán chi tiêu nội bộ, cán bộ phụ trách đoàn thể khiến anh em phải làm việc ngoài giờ rất nhiều. - Trong khi đó tổ kho quỹ lại có 2 người, công việc lại ít, khối lượng khách hàng giảm nhiều do triển khai chương trình hiện đại hóa thu ngân sách Nhà nước qua Kho bạc (chương trình TCS) có sự phối hợp thu của ngân hàng thương mại. Tình hình trên dễ nãy sinh ra các ý kiến như: “ việc nhẹ lương cao”, “ngồi mát ăn bát vàng ”, người nọ ngó người kia do làm việc không đều tay khó thâu phục trong công tác quản lý. II. Một số vấn đề lý thuyết về quản lý và phát triển nhân sự tại đơn vị cấp phòng: Xét trên phương diện chung, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức, việc tổ chức thành 4 bộ phận công tác như trên là hợp lý. Muốn tổ chức công việc cho một cơ quan và từng người cần phải nắm được và thực hiện các việc sau đây: 1. Xác định cơ cấu công viêc: Để xác định cách thức quản lý cơ quan, cần phải có một cơ cấu tổ chức của cơ quan rõ ràng. Cần số lượng hợp lý các phòng và các đơn vị thuộc cơ quan và cơ cấu hợp lý số lượng và các vị trí làm của công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan. Tiếp theo, cần tiến hành phân tích công việc như một tiến trình nhằm xác định các nhiệm vụ, các yêu cầu cụ thể về công việc và mức độ quan trọng của các nhiệm vụ đối với một công việc cụ thể, quy trình, công nghệ giải quyết công việc; mối quan hệ về thẩm quyền, trách nhiệm trong giải quyết công việc. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc để cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên nhận biết được những cơ hội và thách thức trong tương lai. Kết quả cuối cùng là đưa ra một sơ đồ tổ chức bộ máy hợp lý và sơ đồ các vị trí việc làm của tổ chức. Sơ đồ này thể hiện rõ các cấp độ về thẩm quyền và trách nhiệm; các mối quan hệ trong giải quyết công việc; các cấp quản lý, những vị trí việc làm đã có người đảm nhiệm và những vị trí việc làm còn trống. Trên cơ sở đó, có kế hoạch bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, và tuyển dụng bổ sung nhân lực, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. 2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Hiên nay chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và các tổ chức bên trong cơ quan, đã được xác định bởi văn bản quy phạm pháp luật hoặc của cấp có thẩm quyền. Trên cơ sở đó, người đứng đầu cơ quan phải làm: + Cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các tổ chức thành viên (phòng, ban, bộ phận, nhóm ). + Xác định, thiết kế, mô tả, các vị trí việc làm, phân công và giao công việc cho từng người, điều hành họat động các thành viên thực hiện nhiệm vụ. 3. Biên chế Biên chế ở đây được hiểu là số người trong một cơ quan, tổ chức và đơn vị, đồng thời được hiểu đây là một quy định về số người tối đa được phép có thường xuyên làm việc trong cơ cấu tổ chức của cơ quan. Đối với cơ quan nhà nước số lượng biên chế đồng thời là số vị trí việc làm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan được cấp có thẩm quyền quy định với quỹ tiền lương để trả cho số người làm việc đó. Số lượng biên chế của một cơ quan được xác định dựa trên cơ sở: + Tính chất, đặc điểm, mức độ phức tạp và qui mô, phạm vi, đối tượng quản lý của ngành, lĩnh vực; + Quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luật chuyên ngành; + Mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin; + Quy mô dân số, diện tích tự nhiên, trình độ phát triển kinh tế-xã hội của địa phương; + Số lượng đơn vị thành viên cấu thành trong cơ cấu tổ chức; + Đặc điểm về an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội; + Thực tế tình hình quản lý biên chế công chức được giao của cơ quan. III. Cách xử lý của bản thân với tình hình thực tế: 1. Sắp xếp lại nhân sự: Với nhiệm vụ được phân công là phó Giám đốc phụ trách tổ kế toán và tổ kho quỹ, căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị, căn cứ cơ cấu giới tính lao động, tôi đã tham mưu đồng chí Giám đốc sắp xếp lại nhân sự các bộ phận từ tháng 01 năm 2012 như sau: Biểu số 3 Chỉ tiêu Tổng số Tỷ lệ - Ban Giám đốc: 2 18% - Tổ kế toán: 4 36,8% -Tổ tổng hợp-hành chính: 4 36,8% -Tổ kho quỹ: 1 8,4% TỔNG: 11 100% So sánh giữa biếu số 2 (trang 3) và biểu số 3 (trang 6) ta thấy có sự thay đổi: giảm tổ kho quỹ từ 2 người xuống còn 1 người, đồng thời tăng cường cho tổ kế toán thêm 1 người, vì lý do sau: - Trong tổng số nữ 5/11 người, cả 5 chị này đều nằm ở độ tuổi sinh nở (tất cả nữ đều dưới 30 tuổi) nên năm nào cũng có ít nhất từ 1 đến 2 chị nghỉ hộ sản, khiến cho tổ kế toán rất vất vả: luôn ở tình trạng thiếu người, tổ chỉ có 2 người, trong đó có 1 kế toán trưởng là người không được trực tiếp thực hiện các công việc kế toán cụ thể, giao dịch với khách hàng, công tác tài vụ nội bộ (Thông tư 212/2009/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2009 của Bộ Tài Chính - tại mục 8. Nguyên tắc phân công, bố trí cán bộ kế toán.); một kế toán viên còn lại phải đảm đương tất cả phần việc tổ kế toán. - Thực tế tại tổ kho quỹ rất ít việc lại bố trí 2 người: số thu thuế qua Kho bạc giảm đi khối lượng lớn do công tác hiện đại hóa thu Ngân sách được chuyển đến các Ngân hàng thương mại phối hợp thu hộ (Thông tư 85/2011/TT-BTC ngày 17 tháng 6 năm 2011 của Bộ Tài chính), hơn nữa cán bộ kiểm ngân được điều sang tổ kế toán đã tốt nghiệp và có bằng Trung cấp chuyên ngành kế toán hệ chính quy. - Ngoài ra, công tác kế toán nội bộ được chuyển từ tổ kế toán sang tổ tổng hợp-hành chính để giảm bớt khối lượng công việc bộ phận kế toán. 2. Đào tạo, phát triển nhân lực: - Sau khi bố trí lại con người về các tổ cho hợp lý thì vấn đề đào tạo nhân lực đóng vai trò quan trọng. Đơn vị đã làm tờ trình đề nghị KBNN cấp trên bổ sung thêm một biên chế cho tổ kế toán, kết quả đến tháng 12/2012 đã có thêm 1 công chức được điều động từ Kho bạc huyện Hiệp Đức - Quảng Nam về, nâng tổng số lao động tại đơn vị lên thành 12 người. Việc đào tạo nhân lực gồm gởi đi đào tạo theo chương trình cho những người chưa qua đào tạo TABMIS tại Kho bạc Tỉnh, và hình thức rất hữu hiệu là đào tạo tại chỗ thông qua học hỏi kiến thức, kinh nghiệm ở người cùng làm việc trong phòng. Theo đó, kế toán trưởng phân công, hướng dẫn kèm cặp người mới bởi những cán bộ, công chức có nhiều kinh nghiệm cùng thực hiện một loại công việc giống nhau. - Trên cơ sở số lượng biên chế tổ kế toán, đơn vị gởi tờ trình lên KBNN cáp trên đề nghị bổ nhiệm chức vụ cho một tổ phó tổ kế toán để đáp ứng yêu cầu công việc, xử lý khi kế toán trưởng đi vắng, hội họp hoặc nghỉ phép. - Phát triển thêm 2 Đảng viên trong năm 2012, trong đó tổ kế toán 1 đồng chí, tổ kho quỹ 1 đồng chí. - Trong năm 2013, đăng ký tham gia các lớp bồi dưỡng cho công chức do KBNN tổ chức gồm: + Lớp bồi dưỡng nghiệp vụ KB: 2 công chức; + Lớp bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán trưởng: 1 công chức; + Lớp bồi dưỡng QLNN chương trình chuyên viên: 2 công chức. Biểu số 4 (Bảng bố trí nhân sự hiện tại từ năm 2013 tại KBNN Nông Sơn) Chỉ tiêu Tổng số Tỷ lệ - Ban Giám đốc: 2 16,7% - Tổ kế toán: 5 41,7% -Tổ tổng hợp-hành chính: 4 33,3% -Tổ kho quỹ: 1 8,3% TỔNG: 12 100% Phần III: NHỮNG BẤT CẬP TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI KHO BẠC CẤP HUYỆN VÀ KIẾN NGHỊ CÁCH GIẢI QUYẾT, KẾT LUẬN Qua việc luân chuyển, phân công công việc từ bộ phận kiểm ngân sang bộ phận kế toán, ta thấy: - Công chức làm việc ở vị trí kế toán nhưng vẫn hưởng lương ở ngạch kho quỹ là điều bất hợp lý. - Thủ quỹ kiêm thủ kho tại KBNN cấp huyện xét về công việc thì một người là phù hợp, tuy nhiên khi người này nghỉ phép theo chế độ lại không có người làm thay, buộc lòng phải điều kế toán sang làm thay làm thế, điều này lại vi phạm chế độ quản lý tài chính của Nhà nước. - Việc cứng nhắc trong xếp loại ngạch công chức, muốn thay đổi ngạch công chức phải theo các quy trình thủ tục rất phức tạp gây ra khó khăn cho lãnh đạo đơn vị cấp dưới: bố trí công việc không phù hợp với ngạch công chức. - Nên chăng cần có thay đổi linh hoạt, uyển chuyển hoặc phân cấp trao thêm quyền quyết định cho lãnh đạo cấp phòng về các vấn đề này. Con người hay nguồn nhân lực trong một tổ chức là yếu tố quan trọng để tổ chức tồn tại, vận động và phát triển. Con người không chỉ là yếu tố để làm các nhiệm vụ của tổ chức tạo ra những sản phẩm như tổ chức mong muốn, mà cũng chính là những nhân tố tạo ra những ý tưởng mới cho tổ chức. Con người cũng chính là yếu tố làm giảm hay gia tăng sức mạnh cũng như những hạn chế của tổ chức. Những sự thay đổi xung quanh tổ chức hiện nay đòi hỏi phải có sự thay đổi trước tiên ở nguồn nhân lực bên trong tổ chức.