Tầm quan trọng của nguyên tắc bảo đảm sự cung cấp thông tin ở doanh nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay việc thành công trong một công ty doanh nghiệp kinh doanh phụ thuộc vào yếu tố, điều kiện nhưng trong thời gian hiện nay thông tin có vị trí quan trọng hàng đầu. Trong bất kỳ hoạt động của các cơ qua, tổ chức cần thiết, nó tạo tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp . Tuỳ theo nhu cầu, nhiệm vụ mà mỗi doanh nghiệp chọn cho mình những nội dung cụ thể về việc tổ chức thu thập và xử lý thông tin. Trong những thập kỷ gần đây, thông tin được xem như là người cố vấn sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, các vùng và làm cho mọi người có hiểu biết nhanh, đầy đủ hơn về vấn đề mình quan tâm. V.I.Lênin đã khẳng định: "Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất". Song không phải thông tin nào cũng có giá trị cho công tác quản trị. Số lượng thông tin là vô cùng, trong khi đó khả năng thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ là hữu hạn. Bởi vậy, quyết định nguyên tắc lựa chọn thông tin là hết sức quan trọng. Nhận biết được tầm quan trọng đó em xin chọn đề tài tiểu luận của mình là: "Tầm quan trọng của nguyên tắc bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao, thực trạng vận dụng ở doanh nghiệp" Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa Quản lý Doanh nghiệp và thư viện nhà trường đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận của mình. I. MỘT SỐ NHẬN THỨC CHUNG VỀ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 1. Khái niệm về thông tin Thông tin là một đối tượng thường dùng nhất. Có rất nhiều quan niệm khác nhau về. Có nhiều loại thông tin khác nhau, mỗi loại thông tin đều có cách hiểu riêng về phạm vi, hiệu quả cũng như vai trò tác dụng nhất định. Hiểu một cách đơn giản nhất thông tin là sự trao đổi giữa con người với môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người. Theo các nhà nghiên cứu Việt Nam thì "thông tin là nội dung những sự kiện được dưa đến giúp ta nhận và hiểu biết được nội dung của một sự kiện, một hiện tượng…". Từ các quan điểm khác nhau, chúng ta có thể nêu ra một khái niệm mang tính khoa học hơn về thông tin; "thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có đựơc những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn". 2. Phân loại thông tin. Hàng ngày tại văn phòng phải tiếp nhận và phân phối rất nhiều loại thông tin khác nhau. Thông tin và quá trình thông tin trong các doanh nghiệp là hết sức quan trọng, phức tạp, phong phú và đa dạng. Muốn thực hiện công việc một cách khoa học, tránh trồng tréo thì phân loại luồng tin là nhiệm vụ hết sức quan trọng trong quá trình quản trị. Có nhiều cách phân loại thông tin, tùy theo mục đích, yêu cầu của chủ thể quản lý thông tin, tuỳ trường hợp, hoàn cảnh cụ thể. - Theo nguồn thông tin + Thông tin bên ngoài: bao gồm những thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, các chính sách, định hướng nhà nước… + Thông tin nội bộ: những thông tin về tổ chức nhân sự, kế toán tài chính, sản xuất, dự trữ… - Theo tính chất đặc điểm sử dụng Chia làm 2 loại: thông tin tra cứu và thông tin thông báo. + Thông tin tra cứu: thông tin tra cứu là thông tin đưa đến cho người tiếp nhận những nội dung có tính quy ước, những căn cứ kinh nghiệm cho sự hoạt động điều hành. + Thông tin thông báo: là loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận sự xác nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đó để họ chủ động để sản xuất các biện pháp ứng xử có hiệu quả nhất. - Theo kênh tiếp nhận Theo cách này có 2 loại: nguồn thông tin có hệ thống và nguồn thông tin không có hệ thống. + Nguồn thông tin có hệ thống là nguồn thông tin đem đến cho người nhận theo thời gian đã định trước và với những thông số quy ước chung mang tính phổ cập (bản tin, công báo, báo cáo thống kê được duyệt, thông tin tình hình kinh doanh hàng tháng, hàng quý…). + Nguồn thông tin không có hệ thống là nguồn thông tin đưa đến cho người nhận không theo định kỳ, đột xuất nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc xảy ra trên thị trường, mang tính chất ngẫu nhiên, tạm thời, nằm ngoài dự kiến của người nhận tin. - Theo đặc điểm và nội dung chuyên môn, theo lĩnh vực hoạt động. Thông thường ở các doanh nghiệp, căn cứ vào nội dung và đặc điểm người ta chia ra một số luồng thông tin như sau: luồng thông tin quy phạm pháp luật, luồng thông tin khoa học kỹ thuật, luồng thông tin chính trị - xã hội và các luồng thông tin khác. 3. Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp - Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. - Thông tin là cơ sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp. - Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện kế hoạch đó đạt hiệu quả. - Thông tin trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng tháng của doanh nghiệp. Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán, thống kê phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn. (như sản xuất, kinh doanh các sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trường tiêu thụ, mở rộng và khai thác dịch vụ). Thông tin ngày càng khẳng định vai trò tích cực, có tính quyết định, đối với các hoạt động quản lý và điều hành, nhất là trong môi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt và xu thế khu vực hoá, toàn cầu hoá. Với nhà lãnh đạo và quản lý các cấp, hệ thống thông tin ngày nay đã thể hiện và khẳng đinh vai trò trợ giúp tích cực không thể thay thế được. Bằng các phương tiện thông tin đa dạng, ngày càng hiện đại con người có thể thường xuyên thâu tóm được đầy đủ các thông tin thô, mới phát minh, đến những thông tin đã thông qua xử lý sơ bộ, tiến hành các bước phân tích, tổng hợp, phục vụ kịp thời và có hiệu quả. Ngày nay, thông tin hướng trực tiếp được xem như là người cố vấn sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy, thực sự cần thiết cho mỗi nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp. II. YÊU CẦU ĐỐI VỚI THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Xuất phát từ yêu cầu quản lý, người ta sẽ quyết định việc thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin như thế nào? Như vậy không phải tất cả mọi thông tin đều được đánh giá, xem xét như nhau, vì vai trò và ý nghĩa của chúng có thể rất khác nhau, kể cả công dụng trước mắt hoặc lâu dài. Số lượng thông tin là vô cùng, trong khi đó, khả năng thu thập và phân tích, xử lý, lưu trữ của trang thiết bị, cho dù mạnh đến mấy cũng chỉ là hữu hạn. Bởi vậy, quyết định về nguyên tắc, cách thức lựa chọn thông tin hết sức quan trọng. Chỉ trên cơ sở quyết định đúng, mới có đủ thông tin để phục vụ cho việc sử dụng và khai thác một cách có hiệu quả, tránh được những lãng phí không cần thiết. Để thông tin có thể sử dụng và thai thác có hiệu quả, điều trước tiên thông tin phải có chất lượng, cụ thể và phải đáp ứng đủ các nguyên tắc sau: 1. Thông tin phải đầy đủ Thông tin phải đầy đủ, nghĩa là phải phản ánh được tất cả những khía cạnh cần thiết, không để xảy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiếm diện, méo mó, lệch lạc về đối tượng đang được quan tâm đến. Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi và tình hình thực tế. Dĩ nhiên, muốn có một danh mục thông tin đầy đủ, ngay từ đầu nhà quản lý phải có một định hướng đúng đắn, khách quan, mọi quy định phải dựa trên một phương pháp luận rõ ràng, khoa học, có khả năng thuyết phục. Hơn nữa đẻ hoạt động mang tính hiệu quả và tiết kiệm, thông tin cũng phải hàm nghĩa là không dư thừa, không cần thiết, làm lãng phí công của, thời gian. Thực ra điều này không hề đơn giản chút nào khi chạy theo yêu cầu tức thời, g ngắn hạn. Có những thông tin hôm nay đã bị bỏ qua, do bị cho là chưa mang ý nghĩa thiết thực, ngày mai có thể lại cần đến, khi đó chúng ta phải mất conog thu thập hoặc phục hồi, rất tốn kém, nhiều khi cơ hội đã lỡ, không thể nào có lại được nữa, nhưng với tầm nhìn chiến lược cần phải thường xuyên chuẩn bị sẵn thông tin cần thiết cho nhu cầu sử dụng, khai thác lâu dài. 2. Thông tin phải kịp thời và linh hoạt Thông tin phải kịp thời nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tượng (theo góc độ thời gian) để người quản lý có đủ thời gian phân tích, phán đoán, xử lý ngay nếu thấy cần thiết và có thể. Thông tin không kịp thời không những không giúp được gì cho vịêc ra quyết định, mà đôi khi còn gây ra nhiều phiền toái, rắc rối hoặc có tác động tiêu cực khác. Ví như một cửa hàng rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh. Tuy nhiên, khái niệm kịp thời được nói đến ở đây còn tuỳ thuộc chủ yếu vào trình độ khoa học và kỹ thuật cụ thể (của con người, của trang thiết bị và của cả những phương pháp mà con người đang sử dụng khi điều khiển các trang bị cũng như các quyết định cần thiết). Công nghệ thông tin hiệnd dại với sự trợ giúp của các phương tiện truyền thông, các đa phương tiện đã tạo được khả năng giúp con người vượt qua hạn chế của thời gian và không gian, khắc phục những khó khăn trong việc thu thập các thông tin kịp thời nói trên. Có thể nói thông tin kịp thời sẽ quyết định thắng lợi cho quản lý tới 50%. 3. Thông tin phải đảm bảo tính chính xác và trung thực Thông tin phải trung thực nghĩa là thông tin phải chính xác, khách quan, sử dụng được và phải hợp với yêu cầu. Thông tin cần được đo lường chính xác và phải chi tiết hoá đến mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc ra quyết định được đúng đắn mà tiết kiệm được chi phí. Thông tin cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậy cho quản trị. 4. Thông tin phải có độ tin cậy cao Thông tin có độ tin cậy cao thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả xấu. Chẳng hạn khi nhân viên kinh doanh cung cấp số liệu thống kê không chính xác sẽ dẫn đến những sai phạm nghiêm trọng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 5. Thông tin phải gắn theo mạch Thông tin phải đựơc gắn theo mạch thời gian có tính hệ thống, nghĩa là phải nằng trong một sâu chuỗi có trình tự hợp lý, nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả. Thiết thực trợ giúp cho hoạt động tư duy của con người, làm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, điều chỉnh ưưj hoạt động của đối tượng quản lý cho phù hợp với từng tình huống cụ thể. Vì nếu xét trong một hệ thống xử lý thông tin tự động, việc gắn theo mạch thời gian của thông tin là tiêu chuẩn quan trọng. Mọi sự tuỳ tiện, vô trật tự không chỉ làm giảm bớt, thậm chí triệt tiêu giá trị của bản thân thông tin đó, mà còn kéo theo một sự lộn xộn, rắc rối cùng những hậu quả có thể nặng nề khác. Do đó, công nghệ càng hiện đại độ chuẩn xác càng phải được đề cao, trong đó tính trật tự, tổ chức của thông tin là điều kiện đầu tiên và không thể xem nhẹ. III. THỰC TRẠNG VẬN DỤNG Ở CÁC DOANH NGHIỆP Trong bất cứ một lĩnh vực kinh tế nào đều cần có thông tin. Thông tin là một công cụ hữu hiệu và có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu chúng ta biết cập nhật thông tin kịp thời, đúng lúc sẽ đem lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp. Do thiếu thông tin về diễn biến của thị trường lúa gạo, hạt điều, cà phê thế giới nên các doanh nghiệp xuất khẩu của ta bị thua lỗ. Nhưng một tín hiệu có lợi là hiện nay lượng lúa gạo mua bán trên thế giới đã có dấu hiệu giảm do các nước Trung Quốc, Ấn Độ, Paxkitan giảm xuất khẩu để cân đối nhu cầu trong nước. Trên thị trường lúc này chỉ còn Thái Lan và Việt Nam có khả năng cung ứng. Trong khi lúa gạo của Việt Nam đang ở mức cạnh tranh hơn so với giá gạo của Thái Lan. Do đó, các doanh nghiệp Việt Nam sẽ có nhiều khả năng giành được cơ hội xuất khẩu gạo vào các thị trường trên. Đó chính là một nguồn thông tin nếu biết nắm bắt sẽ rất có lợi cho ta. Cho đến giờ này tốc độ của thông tin trong công việc kinh doanh phần lớn vẫn còn bị giới hạn bởi khả năng lưu chuyển thông tin, nhưng ngày nay với sự phát triển của trình độ khoa học, những công cụ kỹ thuật số sẽ đưa thông tin đi với tốc độ ánh sáng. Do đó, các doanh nghiệp phải biết cách sử dụng nhân viên tri thức, nhân viên tư duy của mình để phản ứng với những điều đáng xảy ra , hoạch định sản phẩm mới để chắc chắn là mình đang sử dụng mọi nguồn lực một cách đúng đắn và thích hợp. Chính vì thế mà mọi nhà doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh đều phải tự mình tham gia vào việc sử dụng máy tính cá nhân, mạng và Internet để có thể cập nhật thông tin hàng ngày về đối tác, cổ đông, tiếp thị quảng cáo, báng hàng, nhân viên sắp tuyển dụng, và điều quan trọng đó là nhu cầu của khách hàng trên thị trường. Đó là một hình thức thông tin rất quan trọng mà các doanh nghiệp cần biết . Ngày nay việc sử dụng kỹ thuật số hoá sẽ tăng thêm tính hiệu quả trong hoạt động công ty loại bỏ dần hình thức giấy tờ lâu nay. Có thể nói rằng công ty FPT của Mỹ là công ty đi đầu có áp dụng rất thành công trong lĩnh vực này. Họ đã nối mạng máy tính với nhau, có địa chỉ trên Internet. Đưa các quy trình và thông tin trước đây nằm trên giấy tờ và mạng nội bộ công ty đồng thời thiết kế những công cụ giúp mọi người truy cập thông tin dễ dàng, chính xác thành công như vậy. Bill gates từng nói "Mọi sự kiện, mọi thành công đều xuất phát từ những hành động kịp thời cùng những tư duy táo bạo, nhạy bén và thông tin". IV. VẤN ĐỀ NHIỄU THÔNG TIN Một nguyên nhân quan trọng làm ảnh hưởng tới chất lượng của thông tin trong hệ thống là vấn đề nhiễu trong quá trình truyền tin. Nhiễu thông tin là gì? Chính là hiện tượng thông tin từ nguồn tin tới nơi nhận bị sai lệch, méo mó. Thông tin dễ bị nhiễu nhiều nhất và bị biến dạng qua truyền đạt đó là thông tin ghi nhận và thu thập qua dư luận. Có 3 nguyên nhân dẫn đến nhiễu là: - Nhiễu thực dụng: Do các hiện tượng xã hội gây ra. Tin của người phát và người nhận có mối quan hệ về lợi ích. Đây là nguyên nhân thường xuyên và khó khắc phục. - Nhiễu vật lý: Do sự cố kỹ thuật gây ra hoặc do ảnh hưởng của môi trường. Để khắc phục nhiễu này có thể dùng các biện pháp kỹ thuật. - Nhiễu ngữ nghĩa: Do các hiện tượng ngôn ngữ gây ra như các từ đồng âm dị nghĩa, dị nghĩa đồng âm, các kháiniệm chưa thống nhất hoặc mắc lỗi văn phạm. Ngoài những nguyên nhân gây nhiễu thông tin còn có hiện tượng rò rỉ thông tin ra bên ngoài. Ngày nay với ự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ thì máy tính không còn xa lạ với mọi người. Hiện tượng sử dụng các ổ cứng CPU một cách vô tổ chức, tràn lan như hiện nay. Nó không chỉ là một công cụ nghe nhạc đơn thuần mà nó có thể dễ dàng sao chép thông tin của các doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không có được sự kiểm soát chặt chẽ trong vấn đề này. Mỗi doanh nghiệp cần biết cách khắc phục hiện tượng nhiễu thông tin và rò rỉ thông tin để có được những lợi ích tối đa cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. KẾT LUẬN Thông tin quản trị có một vai trò hết sức quan trọng trong kinh doanh. Nhưng để thông tin trong công tác quản trị có hiệu quả lại là một điều không đơn giản. Có thể khẳng định rằng, chất lượng của thông tin có ảnh hưởng tới mọi hoạt động của quá trình quản trị, đến hiệu quả kinh doanh, tới sự sống còn của doanh nghiệp. Chính vì vậy mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống thông tin tốt, có hiệu quả. Muốn đánh giá được chất lượng thông tin người ta thường dựa vào các tiêu chuẩn. Những tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng quản trị chính là sự đảm bảo thông tin trong doanh nghiệp kịp thời, chính xác đầy đủ và có độ tin cậy cao. Đó chính là kim chỉ nam cho hoạt động của doanh nghiệp đạt được hiệu quả như mong muốn. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình hành chính doanh nghiệp - Trường ĐH Quản lý và Kinh doanh 2. Giáo trình hệ thống thông tin Quản lý - Trường ĐH Kinh tế quốc dân. 3. Quản lý kinh tế - NXB Chính trị quốc gia. 4. Kinh tế tri thức, vấn đề và giải pháp - NXB Thống kê MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 I. MỘT SỐ NHẬN THỨC CHUNG VỀ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 2 1. Khái niệm về thông tin 2 2. Phân loại thông tin 2 3. Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp 3 II. YÊU CẦU ĐỐI VỚI THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 4 1. Thông tin phải đầy đủ 5 2. Thông tin phải kịp thời và linh hoạt 5 3. Thông tin bảo đảm chính xác và trung thực 6 4. Thông tin có độ tin cậy cao 6 5. Thông tin liền mạch 6 III. THỰC TRẠNG VẬN DỤNG Ở CÁC DOANH NGHIỆP 7 IV. VẤN ĐỀ NHIỄU THÔNG TIN 8 KẾT LUẬN 9 TÀI LIỆU THAM KHẢO 10