Thực trạng công tác tuyển dụng tại công ty TNHH Tư vấn và Chuyển giao Công nghệ Đống Đa - Hà Nội

uan trọng nhằm giúp cho các nhà quản trị nhân lực đưa ra được các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đến chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Qúa trình tuyển chọn sẽ giúp tổ chức lựa chọn được những ứng viên phù hợp với công việc của tổ chức, đáp ứng đủ tiêu chuẩn mà nhà tuyển dụng yêu cầu. Để tuyển chọn đạt được kết quả cao thì phải có bước tuyển chọn phù hợp, các phương pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học. 3.Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng. 3.1 Các yêu cầu đặt ra đối với công tác tuyển dụng. - Qúa trình tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực. Có nghĩa là tổ chức phải xem xét đến kế hoạch của công ty đự kiến sẽ sản xuất gì, sản xuất bao nhiêu, sản xuất như thế nào, mức cung cấp sản phẩm ra thị trường là bao nhiêu. Để tổ chức xác định thuyên chuyển cán bộ trong tổ chức như thế nào, bao nhiêu lao động không đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, để từ đó xem xét xem cần tuyển bao nhiêu người mới. - Tuyển chọn được những người có trình độ chuyên môn cần thiết cho công việc để đạt tới năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt. Điều đó có nghĩa là khi tuyển dụng nhà tuyển dụng phải chú ý đến tính chất công việc, mức độ phức tạp của công việc, đánh giá mức độ hoàn thành của công việc, và các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, hay nói cách khác phải dựa vào bản mô tả công việc, yêu cầu công việc đối với người thực hiên và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, để dựa vào đó xác định tiêu chuẩn cho các ứng cử viên mới. - Tuyển được những người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc của tổ chức. Trên thực tế, một tổ chức có không ít những con người thành công, đem lại lợi nhuận cho tổ chức, nhưng lại là những người có tài nhưng có tật, những người bất hợp tác với lãnh đạo, hay là những người lộng hành, thích nắm giữ quyền lực chống đối lại tổ chức,….Vì thế khi tuyển dụng, cán bộ nhân sự phải xem xét kỹ đến đạo đức nghề nghiệp của các ứng cử viên, xem xét quá trình học tập và làm việc của họ trong quá khứ để đánh giá họ có phù hợp với tổ chức hay không, khi đó nhà tuyển dụng sẽ đưa ra được những quyết định tuyển dụng đúng đắn nhất. 3.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng. - Các yếu tố thuộc về bản thân tổ chức. Khi tổ chức nghiên cứu tuyển dụng cần nghiên cứu các yếu tố liên quan đến tổ chức như: Uy tín của công ty: một công ty có uy tín trên thị trường thì có rất nhiều lợi thế cạnh tranh khi đăng thông báo tuyển dụng. Vì là một công ty có uy tín, công ty sẽ có rất nhiều ứng viên nộp đơn thi tuyển, dễ dàng hơn cho các nhà tuyển dụng lựa chọn ứng viên cho công việc tương lai. Khả năng tài chính của công ty: đây là một nhân tố rất quan trọng khi đưa ra quyết định tuyển dụng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí trả lương cho công nhân của công ty. Quảng cáo và các mối quan hệ: quảng cáo là một cách thu hút nguồn nhân lực có hiệu quả nhất. Vận dụng các mối quan hệ trong tổ chức cũng là một cách để tìm được các ứng cử viên phù hợp với tổ chức của mình. -Các yếu tố thuộc bên ngoài tổ chức. - Cung và cầu nhân lực trên thị trường lao động: nhân tố này cũng gây ảnh hưởng ít nhiều đến việc tuyển dụng của tổ chức. Trên thị trường cung nhân lực lớn sẽ dễ dàng hơn cho tổ chức khi tìm nguồn tuyển mộ. - Xu thế kinh tế từng thời kỳ: nền kinh tế ổn định sẽ đảm bảo được nguồn nhân lực trên thị trường. Khi kinh tế suy thoái hoặc mất cân bằng thì nhu cầu tìm việc làm của người lao động cao hơn, công ty sẽ dễ thu hút các ứng cử viên hơn. Ngược lại, khi nền kinh tế phát triển, hưng thịnh, người lao động có nhiều cơ hội tìm việc làm hơn, có nhiều cơ hội lựa chọn việc làm tốt hơn, công ty sẽ khó khăn hơn trong vấn để tuyển dụng, và kéo theo vấn đề này là một loạt các chính sách để giữ gìn nhân tài cho công ty mình. - Sự cạnh tranh của các đối thủ khác: một doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh trên thị trường bao giờ cũng có các đối thủ cạnh tranh. Đặc biệt, nguồn nhân lực là một nhân tố rất quan trọng trong mỗi tổ chức, các tổ chức hay các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để thu hút và gìn giữ nhân lực tiềm năng cho tổ chức hay doanh nghiệp mình. Vì thế, khi có nhu cầu tuyển nhân sự công ty cần xem xét đến các đối thủ cạnh tranh của mình để có tạo ra những điểm mới sáng tạo hơn khi tuyển dụng. - Các chính sách của nhà nước: các chính sách của nhà nước đưa ra có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp như chế độ trả lương, các chương trình phúc lợi, chế độ giờ làm việc, các chế độ bảo hiểm cho người lao động,…có ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh, đến lợi nhuận của doanh nghiệp, nên các doanh nghiệp hay các tổ chức khác cần nghiên cứu các chính sách, Luật của nhà nước trước khi có quyết định tuyển dụng. II. Quy trình tuyển dụng. Quy trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước trong quy trình được coi là một rào chắn để loại bỏ những ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu của nhà tuyển dụng. Các ứng viên phải vượt qua tất cả các bước do nhà tuyển dụng đưa ra, bao nhiêu bước là phụ thuộc vào từng quy trình do từng nhà tuyển dụng xây dựng. Mỗi ứng viên khi vượt qua được một bước trong quy trình đều thể hiện được khả năng vượt trội của mình so với các ứng viên khác, vì vậy sau khi vượt qua được vòng tuyển chọn cùng thì ứng viên được nhận vào làm việc và phù hợp với công việc nhất. Để thiết kế một quy trình tuyển chọn cho tổ chức nhà tuyển dụng phải xem xét đến các yếu tố liên quan đến vị trí cần tuyển, dựa vào ba bản mô tả công việc, yêu cầu công việc đối với người thực hiện, và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Hơn nữa nhà tuyển dụng cũng cần phải xây dựng một quy trình tuyền dụng có nhiều yếu tố đặc trưng nhất để có thể đánh giá các ứng viên một cách chính xác, và loại bỏ những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu công việc. Một quy trình tuyển dụng có những bước cơ bản sau: 1. Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ. Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp đầu tiên sau khi xem xét đánh giá hồ sơ xin việc. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp quảng bá hình ảnh của mình, về môi trường làm việc, phong cách làm việc, hoặc các sản phẩm của doanh nghiệp mình. Bước này, nhà tuyển dụng sẽ xác định được các ứng viên có khả năng phù hợp với doanh nghiệp mình hay không. Nếu các ứng viên không có khả năng đáp ứng được các yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra thì loại bỏ ngay, tuy nhiên cần xây dựng các tiêu chuẩn một cách cẩn thận để tránh việc bỏ sót các ứng viên tốt. Trong buổi gặp gỡ ban đầu các nhà tuyển dụng nên tạo cho các ứng viên cảm giác thoải mái, thân thiết, nên đánh giá một cách khách quan khả năng của ứng viên, không nên sử dụng những tiêu chuẩn độc đoán để loại bỏ người xin việc. 2.Sàng lọc qua đơn xin việc. Đơn xin việc là một phần trong hồ sơ xin việc của các ứng viên. Đơn xin việc được các nhà tuyển dụng thiết kế theo mẫu. Các mẫu đơn xin việc phải được thiết kế khoa học và hợp lý, có thể coi là một công cụ quan trọng để tuyển chọn một cách chính xác người xin việc. Trong đơn xin việc, ứng viên sẽ đưa ra các thông tin cá nhân, các đặc tính tâm lý, các khả năng vượt trội, các kỳ vọng và mong muốn đối với nhà tuyển dụng, vì thế nhà tuyển dụng nên đọc kỹ các lá đơn xin việc. Hơn nữa các ứng viên sẽ cho các nhà tuyển dụng biết các thông tin về quá trình làm việc trước đây của các ứng viên, để dựa vào đó nhà tuyển dụng có thể làm chứng cớ để tuyển chọn bước sau hay chấm dứt quá trình tuyển chọn. 3.Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn. Đây là bước quan trọng trong tuyển chọn, để có thể lựa chọn được các ứng viên có đáp ứng được công việc hay không. Khi trong công ty, số lượng các ứng viên không nhiều thì công ty có thể tiến hành làm bài kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ và các kiến thức có liên quan đến công việc mà các ứng viên phải làm sau này. Khi trong công ty, số lượng các ứng viên nhiều thì để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đa phần các công ty hay thi trắc nghiệm. Khi dùng phương pháp trắc nghiệm để tuyển chọn cũng nên dùng các phương pháp thích hợp thì mới dự đoán được thành tích thực hiện công việc. Hiện nay trong thực tế có nhiều loại trắc nghiệm nhân sự khác nhau nhưng nhà tuyển dụng phải biết lựa chọn loại trắc nghiệm nào là phù hợp nhu cầu tuyển dụng của họ. Khi trắc nghiệm nhân sự phải chú ý tránh tình trạng giả mạo khi trả lời các câu hỏi do hội đồng đưa ra. Tránh hiện tượng áp đặt cao trong khi thực hiện các trắc nghiệm nhân sự. Cần hạn chế tối đa đến những vi phạm những điều riêng tư của các ứng viên. Cần nhất là tránh các lỗi sai trong dự đoán. 4.Phỏng vấn tuyển chọn Đây là cơ hội để tìm hiểu sâu sắc hơn các thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ tuyển dụng, và là cơ hội để thu thập thêm các thông tin khác. Đây là hoạt động trao đổi trực tiếp giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên, lúc này nhà tuyển dụng có cơ hội hiểu các ứng viên nhiều hơn về kiến thức, kinh nghiệm làm việc, thành công và thất bại trong các công việc ở quá khứ, để nhận xét và đi đến quyết định xem ứng viên có phù hợp với công việc trong tương lai không. Ngoài ra, trong cuộc phỏng vấn này nhà tuyển dụng cong có cơ hội giới thiệu công ty của mình, cung cấp các thông tin về tổ chức cho người xin việc, và thiết lập mối quan hệ bạn bè, tăng khả năng giao tiếp. Tuy nhiên để đảm bảo cho kết quả của các cuộc phỏng vấn đạt kết quả cao thì chúng ta phải chú ý khâu tổ chức cho chu đáo, tiến hành các bước theo đúng trình tự cảu quá trình phỏng vấn, phải chuẩn bị kỹ về nghiệp vụ phỏng vấn, tài chính, các thiết bị phục vụ cho cuộc phỏng vấn, phải chuẩn bị kỹ về nghiệp vụ phỏng vấn, tài chính, các thiết bị phục vụ cho cuộc phỏng vấn. Giáo trình Quản trị nhân lực, Ths Nguyễn Vân Điềm &PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, nhà xuất bản lao động xã hội 2004, trang 117. 5.Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên. Đối với từng tổ chức hay doanh nghiệp tùy vào tính chất công việc để thực hiện khâu tuyển dụng này, có thể đảm bảo sức khỏe để làm việc. Khâu này do phòng y tế của doanh nghiệp đảm nhận, các tiêu chuẩn về thể lực cho các vị trí làm việc để các chuyên gia dựa vào đó để đánh giá. 6.Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Đây là một bước quan trọng trong tuyển dụng nhằm đảm bảo tính khách quan trong công tác tuyển dụng và để đánh giá một cách cụ thể hơn trình độ của các ứng viên. Hơn nữa, người lãnh đạo trực tiếp sẽ là người quản lý các ứng viên sau này, chịu trách nhiệm khi các ứng viên thực hiện công việc của mình, và để thiết lập mối quan hệ đồng nghiệp trong tổ chức, vì vậy cần phải có ý kiến của người lãnh đạo trực tiếp. 7.Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn. Các thông tin trong hồ sơ xin việc của các ứng viên có nhiều thông tin sai lệch, thông tin do các ứng viên tự thay đổi để lấy lòng các nhà tuyển dụng, vì vậy để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển chọn ta phải thực hiện thẩm tra lại thông tin. Ngoài ra thẩm tra lại thông tin các nhân sẽ giúp các nhà tuyển dụng phát hiện thêm những tiềm năng mới của các ứng viên. Đây là căn cứ chính xác để các nhà tuyển dụng ra quyết đinh cuối cùng. 8.Tham quan công việc Khi các ứng viên đi xin việc luôn mong muốn tìm được sự thỏa mãn trong công việc. Vì vậy, để tránh sự thất vọng trong công việc mới nhà tuyển dụng nên sắp xếp buổi tham quan công việc để các ứng viên hiểu thêm về công việc của mình trong tương lai như sự phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn khi thực hiện công việc, mức lương nhận được khi hoàn thành công việc,… 9. Ra quyết định tuyển chọn Sau khi thẩm tra lại thông tin, các nhà tuyển dụng đã nắm được danh sách các ứng cử viên được tuyển dụng. Các ứng viên này đã đảm bảo được đúng yêu cầu tuyển chọn do hội đồng tuyển dụng đề ra, thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng. Cơ sở của việc ra quyết định này là dựa vào phương pháp đánh giá chủ quan theo thủ tục loại trừ dần và theo kết quả phỏng vấn trắc nghiệm. Cuối giai đoạn này là giai đoạn định hướng. Chương II. Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại doanh nghiệp cụ thể. I. Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại công ty TNHH Tư vấn và Chuyển giao Công nghệ Đống Đa- Hà Nội. 1.Giới thiệu chung về công ty TNHH Tư vấn và Chuyển giao Công nghệ Đống Đa- Hà Nội. Công ty TNHH Tư vấn và Chuyển giao Công nghệ Đống Đa- Hà Nội tên Tiếng Anh là Investment Cosnultancy And Technology Transfer Company Limited. Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội tại số 26 ngõ 41 Thái Hà- Đống Đa- Hà Nội. Công ty đã trở thành một nhóm công ty tư vấn chuyên nghiệp tư nhân hàng đầu Việt Nam với các giao dịch đa ngành như tư vấn đầu tư, kinh doanh, sở hữu trí tuệ, phát triển, quản lý tài chính. Công ty hoạt động theo nguyên tắc độc lập dưới hình thức liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước trên cơ sở phù hợp với mục đích công ty và đúng pháp luật Việt Nam. Do nắm bắt được tính chất đan xen, phức tạp của xã hội Việt Nam hiện nay, để phù hợp với đặc thù đó công ty đã sử dụng phương pháp tiếp cận vấn đề theo hướng đa ngành, toàn diện và thực tiễn. Các chuyên gia tư vấn bên cạnh kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực mình phụ trách còn hiểu biết về các lĩnh vực khác nhau thông qua hệ thống nội bộ hoặc chế độ làm việc theo nhóm mục tiêu. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã thiết lập mối quan hệ rộng rãi với các khách hàng nước ngoài như: các nhà đầu tư, các doanh nghiệp nước ngoài, các ngân hàng nước ngoài, các tổ chức quốc tế và các đoàn ngoại giao,…hợp tác với các tổ chức chuyên nghiệp của nước ngoài về tư vấn pháp luật , kiểm toán và để cùng cung cấp dịch vụ. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty. Ban Giám Đốc P. Kế toán P.Hành chính Các bộ phận Viện nghiên cứu, thư viên Bộ phận đối ngoại và phát triển Bộ phận dự án Bộ phận Luật Bộ phận sở hữu trí tuệ Tư vấn tài chính và quản trị doanh Như ta thấy thì giám đốc là người có quyền lực cao nhất trong tổ chức, là người chịu trách nhiệm chính cho mọi quyết định liên quan đến công ty, và là người tạo ra văn hóa tổ chức, tạo ra phong cách lãnh đạo cho doanh nghiệp. Có rất nhiều phòng ban khác cùng trợ giúp ban giám đốc điều hành doanh nghiệp phát triển. Mỗi phòng ban có một chức năng khác nhau, nhưng lại có mối quan hệ qua lại lẫn nhau, hỗ trợ nhau cùng phát triển. II.Đánh giá thực trạng quy trình tuyển dụng của công ty Đầu tư và Chuyển giao công nghệ. 1.Tình hình biến động nhân sự tại công ty. Chỉ tiêu năm Số lao động báo cáo đầu năm Thuyên chuyển và đề bạt trong ct. Số lao động tuyển ngoài Số lao động thôi việc Số lao động báo cáo cuối năm Tỷ lệ số lao động tuyển ngoài (%) Tỷ lệ số lao động thôi việc 2004 121 3 10 7 123 8.13 5.69 2005 123 4 11 9 124 8.87 7.25 2006 124 3 20 8 136 14.71 5.88 ( nguồn: Luận văn khóa 45) Như ta thấy, hàng năm công ty luôn có sự biến động về lao động, lượng lao động luôn tăng lên từ đầu năm đến cuối năm. Tuy nhiên, số lao động được tuyển từ nguồn bên ngoài vào còn nhiều hơn nguồn tuyển từ nội bộ, số lao động thôi việc trong năm cũng khá nhiều nên cũng làm biến động nhân sự của công ty. Số lao động tuyển ngoài hàng năm tăng lên như năm 2005 tăng từ 11 người tăng lên 20 người năm 2006 tương ứng với tốc độ tăng là 8.13 % lên 14,71%. Điều này là dấu hiệu đáng mừng cho công ty, khi mà số lao động tuyển ngoài tăng trong khi số lao động thôi việc giảm chứng tỏ công ty đang thu được nhiều lợi nhuận, tạo nhiều việc làm cho lao động. 2.Quy trình tuyển dụng của công ty Tư vấn Đầu tư và chuyển giao Công nghệ. 2.1.Qúa trình tuyển mộ của công ty. Khi công ty có nhu cầu về tuyển nhân sự, phòng tư vấn xúc tiến kinh doanh và quan hệ công chúng sẽ đăng thông báo tuyển dụng trên web của công ty, đăng trên báo, phát tờ rơi nhân dịp sinh viên các trường tìm nơi thực tập,…. Thường thì công ty tuyển mộ khoảng 4-5 lần trong một năm. Có hai nguồn tuyển mộ chính mà công ty hay áp dụng, bao gồm nguồn hiện hành, và nguồn bên ngoài công ty. Nguồn hiện hành: là những người đang làm việc tại công ty, khi tuyển mộ những người này vào làm việc ở những vị trí cao hơn sẽ tạo ra động lực cho tất cả những người làm việc trong tổ chức. Khi chọn nguồn tuyển mộ này sẽ tạo ra được động lực mới khi làm việc, thúc đẩy quá trình làm việc tốt hơn, làm tăng sự thỏa mãn đối với công việc, tăng được tình cảm và sự trung thành với tổ chức. Mặt khác, khi chọn nguồn tuyển mộ này công ty sẽ giảm được chi phí đào tạo, tiết kiệm được thời gian làm quen với công việc, hạn chế được một cách tối đa các quyết định sai lầm trong tuyển chọn của tổ chức. Tuy nhiên, đối với tổ chức vừa và nhỏ, nếu chúng ta chỉ sử dụng nguồn trong nội bộ công ty thì sẽ không thay đổi được chất lượng lao động, và dễ gây ra xung đột về tâm lý như chia bè phái, gây mâu thuẫn nội bộ. Nguồn tuyển mộ từ bên ngoài: đây là nguồn tuyển mộ chủ yếu của công ty, bao gồm lực lượng lao động tự do trên thị trường, bạn bè hoặc người thân của nhân viên trong công ty, sinh viên mới ra trường, và sinh viên thực tập tại công ty,…tuyển dụng nguồn này sẽ tìm được những người có kiến thức tiên tiến và có hệ thống, có những sáng tạo mới cho công ty. Hơn nữa, nguồn tuyển dụng này sẽ tìm được những người có cái nhìn mới đối với tổ chức, họ có khả năng thay đổi tổ chức mà không sợ lực lượng những người trong tổ chức phản ứng,… Dưới đây là một thông báo tuyển dụng của công ty ngày 08/5/2006. Luận văn khóa 45, Nguyễn Thị Đoan, Lớp QTNL 45, Trường ĐH KTQD, năm 2007. Thông báo tuyển dụng Hiện nay, công ty đang cần tuyển một số nhân viên cán bộ tư vấn pháp luật làm việc tại Văn phòng Công ty tại Hà Nội. Yêu cầu: Tốt nghiệp Đại học chính quy ngành Luật. Có sở thích và nguyện vọng làm việc trong lĩnh vực nêu trên. Tiếng anh (các kỹ năng nghe, nói, đọc, viết tốt) Ưu tiên những người có sức khỏe, có kinh nghiệm, năng động, chịu áp lực công việc cao, sẵn sàng chấp nhận và vượt qua mọi thử thách. Điều kiện làm việc: Bạn sẽ được làm việc trong môi trường năng động, được đào tạo trực tiếp thông qua việc tiếp cận và xử lý công việc một cách toàn diện và có những đồng nghiệp tận tình. Bạn sẽ được hưởng mức lương thỏa đáng, phù hợp với năng lực, khả năng cống hiến và cương vị được bổ nhiệm. Thủ tục: Hồ sơ xin việc bao gồm: Đơn xin dự tuyển (bằng Tiếng anh), có ghi rõ nguyện vọng và điện thoại liên hệ. Sơ yếu lý lịch bằng tiếng anhvà Tiếng việt. Bản sao giấy khai sinh và các văn bằng chứng chỉ, phiếu xác nhận sức khỏe, 02 ảnh 4*6 (chụp không quá 06 tháng) và 01 phong bì ghi sẵn tên và địa chỉ. Hồ sơ xin dự tuyển xin gửi về địa chỉ dưới đây: Công ty Tư vấn và Chuyển giao Công nghệ (InvestConsult Group). Số 26 ngõ 41 Phố Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội. Nếu cần rõ thêm chi tiết, có thể liên hệ theo số điện thoại: 045373262; máy lẻ:305 - Công ty Tư vấn Đầu tư và chuyển giao Công nghệ đã xây dựng một chương trình tuyển dụng áp dụng cho công tác tuyển nhân sự trong những năm qua. Quy trình tuyển dụng được xây dựng giống như lý thuyết, sau đây là quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty. ƯCV lọt vào vòng1 ƯCV lọt vào vòng 2 ƯCV trúng tuyển. Thử việc và ký hợp đồng lao động Phỏng vấn. Thi viết Chọn lọc hồ sơ. Tiếp đón ban đầu và nhận hồ sơ. 1.1.Tiếp đón ban đầu và nhận hồ sơ. Tiếp đón ban đầu và nhận hồ sơ là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng. Ở vòng này, người tuyển dụng có trách nhiệm giải đáp những thắc mắc của các ứng viên, cung cấp cho các ứng viên thông tin về hồ sơ tuyển dụng, những yêu cầu khi nộp hồ sơ. Danh sách các ứng viên dự tuyển sẽ được thông báo qua trang Web của công ty. 1.2.Chọn lọc hồ sơ. Chọn lọc hồ sơ cũng là một bước quan trọng trong quấ trình tuyển dụng. Chọn lọc hồ sơ kỹ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ được các ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu ban đầu của nhà tuyển dụng, sẽ không mất thời gian kiểm tra trình độ của các ứng viên ở các vòng sau. Yêu cầu về hồ sơ của công ty do hội đồng tuyển dụng tự đặt ra. Hồ sơ chung của các ứng cử viên tham dự bao gồm: Đơn xin dự tuyển (bằng Tiếng Anh) Sơ yếu lý lịch (Tiếng Anh và Tiếng Việt) Bản sao giấy khai sinh và các văn bằng, chứng chỉ liên quan. Giấy khám sức khỏe Kèm bảng điểm (nếu là sinh viên mới ra trường) 2 ảnh 4*6 và một phong bì Hội đồng tuyển dụng sẽ đưa ra tiêu chuẩn để chọn lọc hồ sơ. Một hồ sơ đủ tiêu chuẩn có thể xếp vào vòng trong phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn của nhà tuyển dụng, như phải có đủ giấy tờ, chứng chỉ có liên quan, và phải có đơn xin việc viết bằng tiếng anh. Yếu tố được nhà tuyển dụng đánh giá nhiều nhất ở bước này là đơn xin việc bằng tiếng anh, tuy nhiên đơn xin việc lại được các ứng viên chuẩn bị rất kỹ ở nhà nên ít có tính khách quan và ở vòng này hầu như tất cả các ứng viên đều đạt yêu cầu của nhà tuyển dụng. 1.3.Thi viết. Hình thức thi kiểm tra trình độ của các ứng viên tại công ty là thi kiểm tra trình độ Tiếng Anh. Tại công ty có hai cách kiểm tra trình độ Tiếng Anh của các ứng viên đó là: cán bộ tuyển dụng sẽ chuẩn bị những chủ đề sẵn, các ứng viên sẽ viết bằng Tiếng Anh. Hoặc cán bộ phòng tư vấn xúc tiến kinh doanh và quan hệ công chúng sẽ chuẩn bị sẵn một văn bản của công ty để các ứng viên dịch sang Tiếng Anh. Với hình thức thi này, hội đồng tuyển dụng nhằm đánh giá trình độ Tiếng anh của ứng viên để đánh giá xem các ứng viên có thể đáp ứng được yêu cầu của công ty hay không? Tuy nhiên, với hình thức thi này nhà tuyển dụng lại không đánh giá được trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các ứng viên, không đánh giá được mức độ phù hợp với công việc của các ứng viên, mà chỉ kiểm tra được tư duy lôgic của các ứng viên. Vượt qua được vòng này các ứng cử viên đã hoàn thành được vòng một của quy trình tuyển dụng. 1.4.Phỏng vấn Phỏng vấn là hình thức để kiểm tra các kỹ năng mềm của các ứng viên, như khả năng giao tiếp, các cách ứng xử, những tâm tư nguyện vọng của các ứng viên. Khi thực hiện phỏng vấn, một hội đồng phỏng vấn được thành lập, thể hiện một cuộc phỏng vấn khách quan dưới sự đánh giá của nhiều người. Hội đồng phỏng vấn bao gồm, các phó tổng giám đốc Công ty. Công ty hiện naycó đến 10 phó tổng giám đốc, tuy nhiên số lượng phó tổng giám đốc tham gia phỏng vấn tùy thuộc vào số lượng ứng cử viên được lọt vào vòng này, thông thường có từ 3 đến 4 phó tổng giám đốc tham gia phỏng vấn. Luận văn khóa 45, Nguyễn Thị Đoan, Lớp QTNL 45, Trường ĐH KTQD, năm 2007. Và giám đốc các văn phòng của bộ phận đang cần tuyển người. Phương pháp phỏng vấn của công ty này là phương pháp phỏng vấn tự do, có nghĩa là các thành viên trong hội đồng phỏng vấn tự đặt ra câu hỏi cho các ứng viên, bao gồm các câu hỏi để tìm hiểu về trình độ lành nghề, kỹ năng thực hiện công việc, về hiểu biết các vấn đề xã hội hay về những yếu tố liên quan đến bản thân. Tuy nhiên những câu hỏi đặt ra không có tính chất cố định đối với các ứng viên, và các đợt tuyển dụng. Do đó việc đánh giá đối với các ứng cử viên còn mang tính chất tương đối. Kết thúc vòng này các ứng viên được lọt vào vòng 2 của cuộc phỏng vấn. 2.5 Thử việc Sau khi kết thúc các vòng loại, ứng viên nào đã đạt được tiêu chuẩn đặt ra của nhà tuyển dụng thì được ký hợp đồng thử việc. Thông thường hợp đồng thử việc được ký trong 3 tháng, tuy nhiên nếu nhân viên đó làm suất sắc nhiệm vụ hay mang lại lợi ích cho Công ty thì công ty có thể ký hợp đồng trước thời gian đó. Đối với các sinh viên thực tập, nếu hoàn thành suất sắc quá trình thực tập của mình và có nguyện vọng ở lại công ty thì công ty sẽ xem xét và xét duyệt. Đây là một phương pháp mới trong chiến lược tìm nguồn nhân viên mới của công ty. Đây là một phương pháp tốn ít chi phí nhất cho công ty. 1.6.Ký hợp đồng lao động. Hết thời gian thử việc, công ty tiến hành ký hợp đồng thử việc đối với các nhân viên đạt được tiêu chuẩn của công ty, dựa trên các tiêu chí như kỹ năng xử lý công việc, thái độ làm việc, cách cư xử, ứng xử của nhân viên trong tổ chức. Hợp đồng thử việc có hai hình thức là: Hợp đồng không xác định thời hạn. Hợp đồng lao động có thời hạn một năm. Nếu người lao động hoàn thành tốt Công việc của mình thì ký tiếp hợp đồng không xác định thời hạn. Khi ký hợp đồng lao động, công ty sẽ đảm bảo cho người lao động những quyền lợi và trách nhiệm khi được tuyển chọn vào công ty, như công ty sẽ đóng BHXH, BHYT cho người lao động khi thực hiện các chế độ lao động tại công ty theo các điều khoản của pháp luật. II.Phân tích thực trạng quy trình tuyển dụng tại Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam. 1.Giới thiệu chung về Ngân hàng TMCP Hàng hải. Phòng Tổ chức –Hành chính , Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam. Ngân hàng thương mại cổ phẩn Việt Nam gọi tắt là NHTM CP Hàng Hải, có tên giao dịch quốc tế là Việt Nam Maritime Commercial Stock Bank (Martime Bank-MSB) được thành lập theo giấy phép số 0001/NH- GP ngày 08/06/1991 của Thống đốc ngân hàng nhà nước Việt Nam, chính thức khai trương và đi vào hoạt động ngày 12/07/1991 tại số 25 Điện Biên Phủ- Hải Phòng. Là Ngân hàng Thương mại cổ phần đầu tiên tại Việt Nam được thành lập ngay sau khi pháp lệnh về ngân hàng có hiệu lực. Với bề dày 16 năm hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng và có cổ đông chiến lược là các doanh nghiệp lớn thuộc ngành Bưu chính viễn thong , Hàng hải, Hàng không, bảo hiểm,…công ty sở hữu nhiều tiềm năng to lớn để bứt phá và lớn mạnh trong thời kỳ hội nhập. Vì vậy, Maritime Bank được Ngân hàng thế giới chọn là một trong sáu ngân hàng thương mại Việt Nam tham gia dự án hiện đại hóa ngân hàng và hệ thống thanh toán. Vừa qua, ngân hàng đã vượt qua các đối thủ khác để trở thành ngân hàng thương mại cổ phần duy nhất của Việt Nam được World Bank tài trợ cho giai đoạn 2 của dự án trên. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thực hiện mục tiêu chiến lược, hiện nay Maritime Bank đã có mạng lưới hoạt động rộng khắp trên các địa bàn trọng điểm của cả nước. Cụ thể, từ năm 1991 đến nay Maritime Bank liên tục thành lập các chi nhánh và mở các phòng giao dịch trong cả nước. Ngân hàng còn có mối quan hệ với 200 ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài ở nhiều nước trên thế giới, góp phần thúc đẩy hoạt động thanh toán quốc tế. 2.Cơ cấu tổ chức bộ máy của Ngân hàng. Cơ cấu tổ chức của Maritime Bank: Trụ sở chính Sở giao dịch, các chi nhánh loại 1, các văn phòng đại diện, các đơn vị sự nghiệp, các công ty trực thuộc. Các chi nhánh loại 2 Các chi nhánh loại 3 Các phòng giao dịch, các điểm giao dịch Cơ cấu tổ chức của các đơn vị trên sẽ do Hội đồng Quản trị quy định theo pháp luật. Bộ máy giúp việc cho Tổng giám đốc: Các Phó Tổng giám đốc Tổ trợ lý Các phòng ban ♦ Khối khách hàng doanh nghiệp ♦ Khối khách hàng cá nhân ♦Khối quản lý chi nhánh và dịch vụ ♦ Khối Nguồn vốn và kinh doanh tiền tệ ♦ Khối Quản lý rủi ro ♦ Khối Tài chính- kế toán ♦ Khối các Phòng, Ban hỗ trợ Phòng Tổ chức- hành chính Phòng CNTT Văn phòng Phòng pháp chế Phòng kiểm toán nội bộ Phòng Kế hoạch và đầu tư Ban dự án. Như vậy, theo cơ cấu tổ chức đó mỗi khối chức năng sẽ có một phó tổng giám đốc phụ trách điều hành và quản lý. Riêng khối hỗ trợ sẽ do Tổng giám đốc trực tiếp điều hành quản lý. Các phương pháp tuyển chọn của Ngân hàng. Kết hợp của hai phương pháp: phương pháp thi viết, phương pháp thi phỏng vấn. Phương pháp thi viết. Ngân hàng sử dụng phương pháp trắc nghiệm qua việc cho các ứng viên làm bài thi trắc nghiệm môn tiếng anh và làm bài thi chuyên môn. Bài thi được áp dụng cho hầu hết các ứng viên thi tuyển ở các vị trí tuyển dụng. Nội dung đề thi các môn bắt buộc do Ban tổ chức cán bộ quản lý. Phương pháp phỏng vấn. Ngân hàng sử dụng phương pháp phỏng vấn tự do, nghĩa là phỏng vấn không theo mẫu. Phương pháp này không đánh giá được chính xác khả năng của các ứng viên, mang tính chủ quan của người phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn có từ 5 đến 7 người, bao gồm các Trưởng/ Phó ban chức năng, Giám đốc các chi nhánh có nhu cầu tuyển dụng nhân viên, cán bộ tuyển dụng… Các tiêu chuẩn để sàng lọc các ứng cử viên. Mỗi đợt tuyển dụng Ngân hàng đều tuyển các vị trí khác nhau như nhân viên tín dụng, nhân viên kiểm toán, cán bộ nhân sự,…vì vậy ngân hàng cần xây dựng được các bản mô tả công việc, yêu cầu công việc đối với người thực hiện, tiêu chuẩn thực hiện công việc, để xây dựng tiêu chuẩn chọn lọc ứng viên. Đa số các vị trí ở ngân hàng đều được tuyển chọn với những tiêu chuẩn như sau: Trình độ chuyên môn: tốt nghiệp các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp, có chuyên môn kĩ thuật về lĩnh vực nghề nghiệp đang tuyển chọn. Tuy nhiên, ngân hàng luôn ưu tiên những ứng viên tốt nghiệp loại giỏi và suất sắc. Kỹ năng: yêu cầu các ứng viên phải thông thạo Tiếng anh, giao tiếp tốt,…. Kinh nghiệm: ưu tiên những ứng viên có kinh nghiệmlàm việc, có thâm niên trong lĩnh vực đang tuyển dụng, đặc biệt là các vị trí quan trọng như trưởng phòng, trưởng nhóm,… Hình thức: ứng viên phải có ngoại hình ưa nhìn, biết xử lý nhanh trong mọi tình huống. Các tiêu chuẩn được Hội đồng tuyển dụng đưa ra, các tiêu chuẩn này đều dẽ hiểu, ngắn gọn, tuy nhiên vẫn chưa thật đầy đủ để các ứng viên đánh giá xem mình có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với Ngân hàng hay không. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam. Sau khi tìm hiểu được cơ cấu lao động điển hình của các chi nhánh, phòng giao dịch và kế hoạch tuyển dụng trong năm, Ngân hàng sẽ định hình được các vị trí cần tuyển, các chức danh cần tuyển. Tùy thuộc vào kế hoạch tuyển dụng của từng quý mà tổ chức thực hiện thi tuyển lựa chọn các ứng viên theo đúng yêu cầu. Việc thực hiện kế hoạch tuyển dụng của năm nay phải căn cứ vào kế hoạch lao động của năm trước đã giao, nhu cầu nhân sự của chi nhánh trong từng giai đoạn, lập kế hoạch tuyển dụng năm nay và gửi về phòng Tổ chức- Hành chính. Việc lập kế hoạch tuyển dụngcũng được thực hiện hàng năm ở tất cả các chi nhánh (dự kiến tối đa 3 đợt một năm vào tháng 3, tháng 6, tháng 9). Theo đó phòng tổ chức hành chính căn cứ kế hoạch tuyển dụng của các chi nhánh lập kế hoạch tổ chức thi tuyển trong toàn bộ hệ thống và trình Tổng giám đốc phê duyệt. Ngân hàng đăng thông báo tuyển dụng công khai trên tất cả các phương tiện thông tin nội bộ cũng như thông tin đại chúng. Các đối tượng tham gia không phải đóng bất kỳ một khoản phí nào. 5.1 Thông báo tuyển dụng trên báo, website và các kênh thông tin khác Cán bộ nhân sự Trung tâm điều hành và các Chi nhánh thông báo về việc tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng và phải đảm bảo một số thông tin về vị trí làm việc, các yêu cầu đối với vị trí cần tuyển và nơi nộp hồ sơ. Thông báo tuyển dụng được đăng trên báo, website và các kênh thông tin khác đến các ứng viên. 5.2 Tổ chức nhận hồ sơ Cán bộ nhân sự thu nhận hồ sơ xin việc của các ứng viên. Hồ sơ của các ứng viên có thể nộp trực tiếp hoặc thông qua e-mail. Hồ sơ xin việc tối thiểu bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch viết tay nêu rõ quá trình làm việc Bản sao các bằng cấp liên quan, CMND, giấy khai sinh (công chứng) 2 ảnh 4*6 (chụp gần nhất). Tuỳ vào từng vị trí chức danh cần tuyển mà Ngân hàng sẽ yêu cầu bổ sung những tài liệu cần thiết trong các bộ hồ sơ. Sơ loại hồ sơ Phòng tổ chức nhân sự sẽ cử những lao động chuyên trách về tuyển dụng tham gia loại bỏ những hồ sơ không hợp lệ, không đạt yêu cầu, sau đó cán bộ tuyển dụng tiến hành lập danh sách thí sinh dự tuyển bao gồm những thí sinh được chọn ra từ vòng sơ tuyển hồ sơ. Sau đó cán bộ tuyển dụng sẽ cập nhập hồ sơ của các ứng viên đó vào file quản lý hồ sơ ứng viên và ấn định thời gian, địa điểm phỏng vấn sơ loại và thông báo kết quả cho đối tượng dự thi. Phỏng vấn sơ loại Đây là buổi trao đổi trực tiếp giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên. Ở vòng này, cán bộ nhân sự sẽ tìm hiểu được những thông tin liên quan trực tiếp đến các ứng viên như kinh nghiệm làm việc, khen thưởng và kỷ luật trong quá trình làm việc trước đây. Thông qua phỏng vấn sơ loại, cán bộ nhân sự cũng xác định được những đặc điểm sơ lược của các ứng viên như phong thái làm việc, khả năng giao tiếp, cách ứng xử với bạn bè, đồng nghiệp. Từ đó cũng có thể loại ngay những ứng viên không đạt yêu cầu, những ứng viên có khả năng giao tiếp kém, hoặc những ứng viên có cách ứng xử quá lố bich, tỏ ra kiêu căng,… Kết thúc vòng này, cán bộ nhân sự thu được một danh sách cụ thể những ứng viên đạt yêu cầu. Danh sách trích ngang của các ứng viên đã qua vòng loại hồ sơ được gửi lên phòng Tổ chức –Hành chính của Ngân hàng để gửi lên Tổng giám đốc xét duyệt. Đồng thời các chi nhánh cũng lập kế hoạch tổ chứcthi tuyển gửi Tổng giám đốc (thông qua phòng Tổ chức –Hành chính ) để phối hợp thực hiện. 5.5 Trình Tổng giám đốc phương án thi tuyển. Sau khi nhận được danh sách và kế hoạch thi tuyển phòng tổ chức nhân sự của ngân hàng tiến hành: Xem xét, đề nghị, điều chỉnh (nếu cần) và trình tổng giám đốc phê duyệt danh sách dự thi của chi nhánh. Trình Tổng giám đốc xem xét việc xây dựng bộ đề thi (với môn thi mới hoặc cần bổ sung them đề thi mới), cơ cấu điểm các môn thi và Tổng giám đốc lựa chọn đề thi trong số bộ đề thi của Ngân hàng. Sau khi nhận được các để thi đã có niêm phong của Tổng giám đốc, phòng tổ chức nhân sự của Ngân hàng soạn thảo văn bản để trình Tổng giám đốc ký thông báo phê duyệt kế hoạch, môn thi, cơ cấu điểm thi và thực hiện liên tiếp các công việc như sau: Gửi đề thi viết cho Chi nhánh (đề thi môn Tiếng anh và đề thi nghiệp vụ). Uỷ quyền cho Chi nhánh tổ chức thi tuyển và tiến hành phỏng vấn Đối với các vị trí tuyển dụng là lãnh đạo phòng trở lên: Cử cán bộ vào xem xét hồ sơ, điều tra nhân sự, theo dõi thi tuyển,…theo chỉ đạo của Tổng giám đốc. Phối hợp và tham gia phỏng vấn theo chỉ đạo của Tổng giám đốc. Thông báo cho các thí sinh Khi nhận được văn bản chấp thuận kế hoạch thi và bộ đề thi của Tổng giám đốc, cán bộ tuyển dụng sẽ liên hệ với các ứng viên thông báo lịch thi theo danh sách được duyệt. Thông thường cán bộ nhân sự thường gửi mail hoặc thư mời tham gia thi tuyển trước khoảng một tuần hoặc gọi điện thoại trực tiếp cho các ứng viên. Tổ chức thi viết Tiếng anh và thi chuyên môn nghiệp vụ Lập hội đồng coi thi và phỏng vấn của từng chi nhánh. Ngân hàng tổ chức các điểu kiện cho cuộc thi như chuẩn bị cơ sở vật chất, giấy thi,….các điều kiện khác có liên quan. Cán bộ nhân sự tiến hành tổ chức thi tuyển cho các ứng viên theo danh sách và vị trí công việc. Việc thi tuyển được tiến hành ngay tại địa điểm mà ngân hàng đã bố trí. Kết thúc cuộc thi, chi nhánh gửi bài thi viết đã có niêm phong cho phòng Tổ chức –Hành chính. Phòng này có trách nhiệm tổng hợp bài thi và mẫu phiếu yêu cầu chấm điểm thi trình Tổng giám đốc phê duyệt Trình Tổng giám đốc mẫu phiếu yêu cầu chấm điểm thi (kèm với bài thi) Sau khi nhận được bài thi viết đã có niêm phong của các chi nhánh, phòng Tổ chức- Hành chính sẽ trình Tổng giám đốc mở niêm phong, đánh số phách bài thi và tiến hành dọc phách bài thi dưới sự giám sát của Tổng giám đốc. Niêm phong phách bài thi và chuẩn bị phiều giao việc để Tổng giám đốc ký giao cho các cán bộ nghiệp vụ chấm điểm bài thi đã dọ phách. Sau đó cán bộ nghiệp vụ tiến hành ghép phách và tổng hợp danh sách điểm thi theo từng môn. Tổng hợp và đánh giá điểm thi, lựa chọn các ứng viên đạt yêu cầu theo tiêu chuẩn đã xây dựng. Sau đó thông báo điểm thi tới các chi nhánh và phối hợp với các chi nhánh thực hiện các bước tiếp theo.  Lập thông báo triệu tập hội đồng phỏng vấn Sau khi có kết quả thi, cán bộ nhân sự các chi nhánh lập danh sách các ứng viên đạt yêu cầu và hẹn các ứng viên về thời gian và địa điểm để họ đến phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn tối thiêu gồm: Giám đốc công ty làm Chủ tịch Hội đồng; Trưởng phòng Tổ chức- Hành chính; và một số chuyên gia am hiểu sâu sắc các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ thuộc các vị trí công việc cần tuyển. Tổ chức phỏng vấn và tập hợp kết quả phỏng vấn ngay sau khi kết thúc Ở vòng phỏng vấn này, Hội đồng phỏng vấn thường quan tâm đến các vấn đề chính như: tác phong, ngoại hình, khả năng tư duy và các cách giải quyết vấn đề; đồng thời kiểm tra lại một số thông tin trong hồ sơ như quá trình học tập, các kinh nghiệm, kỹ năng mà các ứng viên tích luỹ được. Nhân dịp này Ngân hàng cũng giới thiệu với các ứng viên về phong cách làm việc, những điểm nổi bật trong văn hoá tổ chức của Ngân hàng,… Ngoài ra, trong buổi phỏng vấn này, các ứng viên có thể tìm hiểu thêm những thông tin về Ngân hàng, thông tin về công việc trong tương lai của họ. Kết thúc buổi phỏng vấn, kết quả phỏng vấn được ghi nhận bằng văn bản có chữ ký của đại diện hội đồng tuyển dụng. Tổng hợp kết quả bài thi và phỏng vấn trình Tổng giám đốc phê duyệt. Phòng Tổ chức- Hành chính có trách nhiệm tổng hợp kết quả đề xuất lên Tổng giám đốc trình tiếp nhận thử việc đối với các ứng viên đạt yêu cầu của Ngân hàng. Tổng giám đốc xem xét và ký trình Chủ tịch Hội đồng quản trị. 5.12 Trình Hội đồng quản trị tiếp nhận. -Căn cứ vào kết quả thi được Tổng giám đốc phê duyệt, phòng Tổ chức nhân sự tiến hành làm văn bản trình Hội đồng quản trị tiếp nhận thử việc. - Sau khi kết thúc thời gian thử việc, căn cứ vào báo cáo thử việc và năng lực nhân viên, lãnh đạo đơn vị sẽ nhận xét bằng văn bản về kết quả công tác và đề nghị tiếp tục thử việc hoặc tiếp nhận… - Căn cứ công văn và ý kiến đánh giá của lãnh đạo đơn vị, phòng Tổ chức nhân sự soạn văn bản để Tổng giám đốc ký trình Hội đồng quản trị tiếp nhận chính thức. - Sau khi nhận được công văn trả lời của Hội đồng quản trị, phòng Tổ chức nhân sự tiếp nhận trình Tổng giám đốc ký ban hành sau đó tiến hành giao kết hợp đồng lao động. III. Nhận xét về quy trình tuyển dụng của Công ty Đầu tư và Chuyển giao công nghệ và của Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam. Những kết quả đạt được của hai doanh nghiệp. Quy trình tuyển dụng được coi là tấm lưới sàng lọc quan trọng để tìm được nhân tài cho tổ chức. Việc thực hiện một quy trình tuyển dụng có hiệu quả là yếu tố nền tảng, là cơ sở để doanh nghiệp có được đội ngũ nhân lực đáp ứng đuợc yêu cầu công việc đặt ra. Tất cả các doanh nghiệp đều nhận thấy rõ điều này. Công ty Đầu tư và Chuyển giao công nghệ và Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam cũng nhận thấy như vậy. Thứ nhất: cả hai doanh nghiệp đều thực hiện hoạt động tuyển dụng một cách công bằng và công khai trên tất cả các phương tiện thông tin đại chúng. Thứ hai: quy trình tuyển dụng có sự phân chia và phối hợp trách nhiệm khá rõ ràng. Tại Công ty Đầu tư và Chuyển giao công nghệ thì có sự phối hợp giữa phòng nhân sự chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho phần thi viết; Giám đốc các văn phòng thì cùng tham gia đánh giá các ứng cử viên cả khâu phỏng vấn và khâu thử việc; các Phó tổng giám đốc thì tham gia chấm bài thi, phỏng vấn và phê duyệt tuyển dụng. Tại Ngân hàng TMCP Hàng hải thì có sự phối hợp của phòng Tổ chức – Hành chính với các Giám đốc các chi nhánh. Phòng Tổ chức –Hành chính có trách nhiệm xem xét kế hoạch tuyển dụng, xây dựng quy trình tuyển dụng, là cầu nối giữa các ứng cử viên với Hội đồng tuyển dụng. Các Giám đốc là những người giám sát quá trình tuyển dụng, ký duyệt các văn bản và đưa ra quyết định cuối cùng. Thứ ba: cả hai doanh nghiệp đều xây dựng được tiêu chuẩn đánh giá các ứng viên khi tham gia thi viết và thi phỏng vấn. Với đặc trưng về sản phẩm của Công ty Đầu tư và Chuyển giao Công nghệ là sản phẩm về chất xám- tức là tư vấn về Luật thì tiêu chuẩn về kinh nghiệm được đặt lên trước tiêu chuẩn về trình độ học vân là hợp lý, vì khi nhân viên có kinh nghiệm thì khi đối mặt với thực tế thì họ biết phải giải quyết công việc như thế nào. Đối với Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam, Ngân hàng cũng yêu cầu các ứng cử viên phải có trình độ học vấn, có kinh nghiệm làm việc, và có ngoại hình ưa nhìn, có khả năng giao tiếp và xử lý tình huống một cách linh hoạt. ♦ Ngoài những kết quả mà cả hai doanh nghiệp cùng đạt được, mỗi doanh nghiệp còn đạt được những thành tựu nổi bật khác. Công ty Đầu tư và Chuyển giao Công nghệ có sự kết hợp giữa phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp và phỏng vấn bởi người lãnh đạo cấp cao ( người trực tiếp tham gia phỏng vấn ) vào cùng một hội đồng phỏng vấn. Như vậy vừa tiết kiệm được thời gian, mà lại có thể trao đổi với lãnh đạo cấp trên để đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng, đồng thời cũng thiết lập được mối quan hệ than thiết giữa người lãnh đạo trực tiếp với các nhân viên tương lai. Ngân hàng TMCP Hàng hải đã kết hợp khá thành công hai phương pháp thi viết và thi phỏng vấn, phát huy được ưu điểm của phương pháp này để đánh giá chính xác hơn trình độ của các ứng viên. Việc thi viết Tiếng anh và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho thấy khả năng trình bày, khả năng tư duy logic, đánh giá được chính xác trình độ ngoại ngữ và trình độ chuyên môn của các ứng viên. Việc thi tuyển được đầu tư lớn với chất lượng cao, tạo ấn tượng tốt cho các ứng viên khi tham gia dự tuyển. Đặc biệt, phần ra đề thi rất được chú trọng, việc thi tuyển đảm bảo tính khách quan trong đề thi, tính chính xác trong quá trình thi và tổ chức chấm thi. Cán bộ tuyển dụng có trình độ chuyên môn cao,cởi mở với các ứng viên. Công tác chấm thi và lên danh sách phỏng vấn được hoàn tất nhanh, việc thông báo kết quả thi và kết quả phỏng vấn đến các ứng viên cũng khá nhanh, không gây tâm lý lo lắng cho các ứng viên. Những mặt hạn chế trong quy trình tuyển dụng của cả hai doanh nghiệp. Tuy cả hai doanh nghiệp cùng xây dựng một quy trình tuyển dụng khá logic, nhưng vẫn chưa hoàn thiện. Thứ nhất: các thông tin tuyển dụng đăng trên Internet cũng như trên trang web tuyển dụng và các phương tiện khác vẫn theo một mẫu chung, ít có tính sang tạo nên chưa thực sự thu hút được nhiều người đang có nhu cầu tìm việc cao. Thứ hai: hai doanh nghiệp đều áp dụng hình thức phỏng vấn tự do, dễ bỏ sót các thông tin về các ứng viên; những câu hỏi mang tính chủ quan của người phỏng vấn nên làm mất tính chủ động của các ứng viên. Đồng thời những câu hỏi tự do cũng dẫn đến tình trạng hỏi xa chủ đề hỏi ban đầu, dẫn đến việc đặt câu hỏi theo cảm xúc, do đó khó có tiêu thức cố định để đánh giá giữa các ứng cử viên. Thứ ba: Đề thi viết được bốc ngẫu nhiên nên không đảm bảo tính công bằng cho các ứng viên, do vậy khó có thể đánh giá một cách tổng quát cũng như so sánh khả năng chuyên môn của các ứng viên. ♦ Đánh giá quy trình tuyển dụng của cả hia doanh nghiệp, thấy dược mỗi doanh nghiệp đều có những tồn tại chưa khắc phục được: Công ty Đầu tư và Chuyển giao công nghệ chưa thực sự đánh giá đúng trình độ của các ứng viên. Công ty mới chỉ xây dựng đề thi Tiếng anh để đánh giá trình độ hiểu biết của các ứng viên. Mặc dù trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay thì yêu cầu các ứng viên có trình độ ngoại ngữ cao, nhưng không phải vị trí công việc nào cũng cần đến trình độ ngoại ngữ, hơn nữa Công ty lại đề cao trình độ tiếng anh hơn trình độ chuyên môn là không hợp lý. Việc đánh giá bài thi viết tiếng anh của các ứng viên cũng chưa rõ ràng. Công ty kiểm tra trình độ tiếng anh của các ứng viên bằng cách thi dịch văn bản, việc đánh giá sẽ hoàn toàn dựa vào kiến thức, trình độ hiểu biết của người viết, nên việc đánh giá sẽ mang tính chủ quan, đôi khi bị các mối quan hệ khác chi phối. Đối với Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam: mặc dù quy trình tuyển dụng mang tính logic, có tính hệ thống nhưng Ngân hàng vẫn chưa chú ý đến một số bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng như việc xem xét, sàng lọc các ứng viên thông qua đơn xin việc, coi nhẹ việc kiểm tra sức khoẻ của các ứng viên. Các bải kiểm tra trình độ thường chú ý đến kỹ năng nghề nghiệp, mà ít chú ý đến tư duy sang tạo, trí thông minh, sự nhanh nhậy của các ứng viên. Một hạn chế nữa mà hầu như doanh nghiệp nào cũng mắc phải là trong công tác tuyển dụng vẫn còn tình trạng tuyển vào Ngân hàng làm trái nghề do các mối quan hệ thân quen trong tổ chức, làm mất thời gian và chi phí đào tạo của doanh nghiệp. Công tác tuyển dụng vẫn chưa đáp ứng kịp thời nên xảy ra tình trạng thiếu nhân viên, gây quá tải cho các nhân viên cũ. Chương III. Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại Công ty Đầu tư và Chuyển giao công nghệ và tại Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam. Các giải pháp hoàn thiện chung. Nâng cao chất lượng các quảng cáo tuyển dụng Hai doanh nghiệp cần đầu tư hơn trong việc thiết kế, trình bày thông tin tuyển dụng, lập kế hoạch rõ ràng, hấp dẫn trên các trang web và các phương tiện thông tin khác. Trong thông báo tuyển dụng doanh nghiệp nên đưa ra các lợi ích mà người lao động nhận được khi làm việc tại doanh nghiệp như mức lương, tiền thưởng, cơ hội thăng tiến, cơ hội được đào tạo và phát triển. Nâng cao chất lượng của các cuộc phỏng vấn Hiện nay cả hai doanh nghiệp đều áp dụng hình thức phỏng vấn tự do. Để tạo ra tính chuyên nghiệp cho các cuộc phỏng vấn, hai doanh nghiệp nên thực hiện cuộc phỏng vans theo các bước sau: Bước 1: Mời ứng viên ngồi và giới thiệu mở đầu. Bước 2: Người phỏng vấn có thể giới thiệu sơ qua vể doanh nghiệp của mình và giải thích công việc trong tương lai. Bước 3: Người phỏng vấn đặt ra những câu hỏi nhằm kiểm tra lại các thông tin trong hồ sơ xin việc của các ứng viên. Bước 4: Phần chính của cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn đặt ra những câu hỏi nhằm kiểm tra trình độ chuyên môn của các ứng viên, để đánh giá khả năng và sự phù hợp của các ứng viên với công việc trong tương lai. Bước 5: Tạo cơ hội cho các ứng viên đặt câu hỏi để hội đồng phỏng vấn giải đáp thắc mắc cho các ứng viên. Bước 6: Kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn tạo cho ứng viên tâm lý thoải mái bằng những kết và hướng dẫn các ứng viên về các bước tiếp theo. Đảm bảo công bằng cho các các ứng viên trong quá trình thi viết. Để đảm bảo tính công bằng cho các ứng viên trong các bài thi viết, các doanh nghiệp nên nghiên cứu để thành lập một ngân hàng đề thi, hoặc nhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia để xây dựng một bộ để thi hợp lý, đảm bảo được sự công bằng trong thi cử. Kiến nghị các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn quy trình tuyển dụng tại Công ty Đầu tư và Chuyển giao Công nghệ và tại Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam. Hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty Đầu tư và Chuyển giao Công nghệ. Phương hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới. Công ty hoạt động nhằm mục đích kinh doanh với quy mô ngày càng lớn và phạm vi ngày càng mở rộng, thu lợi nhuận một cách lâu dài và ổn định nhằm: ổn định và nâng cao thu nhập cho các thành viên trong công ty, xây dựng một cộng đồng hợp tác lâu dài và ổn định, có đời sống vật chất đảm bảo, đời sống văn hoá tinh thần ngày càng phong phú. Đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ để nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế hiện đại. Đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, phục vụ cho các mục tiêu sản xuất, kinh doanh của công ty nhằm tạo cơ sở vật chất khang trang, hiện đại Tổ chức các chương trình khuyếch trương nhằm thu hút đầu tư Đóng góp cho mục đích xã hội từ thiện, ủng hộ các phong trào văn hoá xã hội. Hoàn thiện công tác tuyển dụng. ♦ Sử dụng phương pháp trắc nghiệm để đánh giá trình độ của các ứng viên. Hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp phỏng vấn và phương pháp thi viết. Tuy nhiên trên thực tế để tiết kiệm thời gian và tìm hiểu tính cách tâm lý của các ứng viên công ty nên sử dụng thêm phương pháp trắc nghiệm. sử dụng phương pháp này sẽ giúp hội đồng tuyển dụng có thể loại bớt các ứng viên không phù hợp một cách nhanh chóng. Để kiểm tra nhanh chóng trình độ Tiếng anh của các ứng viên nên xây dựng bài thi bằng phương pháp trắc nghiệm. có thể áp dụng thi trên máy. Thi như thế sẽ tiết kiệm được thời gian chấm thi, cho kết quả nhanh và thể hiện tính chuyên nghiệp cao. ♦ Mở rộng nguồn và phương pháp tuyển dụng. Để thu hút thêm các ứng viên tham gia vào công ty thì một mặt Công ty nên khai thác tối đa các nguồn lực hiện có. Mặt khác cần mở rộng thêm các nguồn thu hút các ứng cử viên sau đây là rất hiệu quả: - Những người hết tuổi lao động. Phân tích tình hình lao động ở công ty ta thấy rằng lao động của công ty tương đối trẻ. Đây là những lao động đầy nhiệt huyết, năng động, sang tạo và ham học hỏi. Tuy nhiên kinh nghiệm làm việc chưa nhiều, nên công ty cần thu hút nhứng lao động có kinh nghiệm làm việc mặc dù đã đến tuổi về hưu. - Thu hút những ứng cử viên cũ Theo nghiên cứu, đánh giá thì những ứng viên rời bỏ công ty thường là những lao động cấp cao, họ ra đi vì nhiều lý do. Nếu họ có nhu cầu quay trở lại công ty nên xem xét để nhận họ trở lại. Hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam. Phương hướng pháp triển của Ngân hàng. Tầm nhìn: “ trở thành Ngân hàng TMCP phát triển bền vững với chất lượng dịch vụ hành đầu theo tiêu chuẩn quốc tế” Khẩu hiệu: “ Tạo lập giá trị bền vững “ Gía trị cốt lõi: ♦ Chú trọng khách hàng bằng chất lượng dịch vụ ♦ Hiệu quả là mục tiêu của mọi việc ♦ Học hỏi, sang tạo để vươn tới sự hoàn thiện. ♦ Hợp tác, tin cậy là động lực của thành công. Sứ mệnh: ♦ Thiết lập mối quan hệ toàn diện với các tập đoàn kinh tế thuộc các ngành Hàng hải, Bưu chính viễn thông, hàng không, bảo hiểm; ♦ Phát triển bền vững, tin cậy với khách hàng là doanh nghiệp vừa và nhỏ. ♦ Cung cấp các sản phẩm dịch vụ Ngân hàng với chất lượng cao cho mọi đối tượng khách hàng. ♦ Xây dựng quan hệ đối tác hiệu quả với các định chế tài chính trong nước và quốc tế. ( Nguồn: phòng Tổ chức- Hành chính ) Hoàn thiện công tác tuyển dụng. Hoàn thiện và bổ sung các bài thi trắc nghiệm: trắc nghiệm chỉ số thông minh IQ, trắc nghiệm chỉ số tình cảm EQ, trắc nghiệm chỉ số tâm lý,… Ngân hàng TMCP Hàng hải cũng giống rất nhiều ngân hàng và các doanh nghiệp khác ở Việt Nam chưa nhìn nhận các phương pháp trắc nghiệm với đúng lợi ích mà nó mang lại. Trắc nghiệm trong tuyển chọn sẽ giúp Ngân hàng tiết kiệm được thời gian chấm bài luận, đánh giá chính xác trình độ của các ứng viên. Chú trọng vấn đề văn hoá tuyển dụng đặc biệt là khi phỏng vấn. Ấn tượng đầu tiên của các ứng viên về Ngân hàng là thông qua các cuộc phỏng vấn. Qua phỏng vấn các ứng viên sẽ thấy đượctác phong làm việc, trình độ chuyên môn, cách giao tiếp của những người làm công tác tuyển dụng, từ đó có những nhận xét chung về văn hoá tổ chức của Ngân hàng. Vì thế, trong các cuộc phỏng vấn nhà tuyển dụng phải đặc biệt chú trọng vấn đề này, để lại hình ảnh đẹp cho các ứng cử viên, tạo cảm giác an toàn, cởi mở trong long họ. Đề xuất quy trình tuyển dụng nhân sự cho Ngân hàng. Thu thập và sơ loại hồ sơ Thông báo tuyển dụng Tổ chức thi tuyển Tiếp nhận nhân viên mới và thử việc. Thẩm tra lại thông tin của các ứng viên Tổng hợp kết quả bài thi và phỏng vấn Chấm điểm và nhập liệu Phỏng vấn