Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh

là nguồn nhân lực bởi tất cả các hoạt động của doanh nghiệp do con người thông qua và thực hiện. - Trong quan hệ với việc điều hành: Trong quá trình điều hành, hoạt động kiểm tra thường xuyên được tiến hành để điều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các định mức và mục tiêu trên quan điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động. Việc kiểm tra - kiểm soát được tiến hành thông qua các văn bản hướng dẫn thực hiện công việc, thông qua việc theo dõi hoạt động của cấp dưới để cung cấp thêm thông tin hữu ích hay có chỉ đạo kịp thời. Như vậy kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn riêng biệt của quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn, Dựa theo mục tiêu và tính linh hoạt, kiểm soát được chia thành 3 loại: kiểm soát hướng dẫn, kiểm soát có – không và kiểm soát sau hành động. - Kiểm soát hướng dẫn: Là loại hình kiểm soát thông qua định dạng các điều kiện để xác định những hành động trung gian cần thiết góp phần đạt được mục tiêu chung cần thiết - Kiểm soát có – không: Là loại hình kiểm soát hướng tới chức năng bảo vệ một cách máy móc để giúp các tổ chức, doanh nghiệp đạt được mục tiêu mong muốn. - Kiểm soát sau hành động: Là loại hình được thực hiện tương tự như hai hình thức trên nhưng nó được thực hiện sau khi hành động xảy ra và theo cách thức có hiệu quả nhất trong điều kiện quang cảnh hiện tại 1.2 Một số lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.2.1 Một số khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Như trên đã phân tích, kiểm tra - kiểm soát là một chức năng của quản lý, nảy sinh từ chính nhu cầu của quản lý. Khi nhu cầu chưa nhiều và chưa phức tạp thì kiểm tra được thực hiện đồng thời với các chức năng khác của quản lý trên một bộ máy thống nhất, khi nhu cầu thay đổi đến mức cao thì kiểm tra được tách ra thành một hoạt động độc lập và được thực hiện bằng một hệ thống chuyên môn độc lập. Hệ thống kiểm soát nội bộ là bộ phận chính thực hiện chức năng kiểm tra - kiểm soát. Theo IFAC, hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo chuẩn mực đã hệ thống hoá của AICPA, kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam: Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát kiểm toán do đơn vị được kiểm toán xác định và thực hiện nhằm ngăn ngừa phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm nhằm tuân thủ các qui định nội quy và luật pháp trong đơn vị để từ đó báo cáo tài chính phản ánh sự trung thực đúng đắn của thông tin nhằm quản lý, bảo vệ và sử dụng có hiệu quả 1.2.2 Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo IFAC, hệ thống kiểm soát nội bộ hình thành nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả hoạt động. - Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình là tiềm lực kinh tế để doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác. Chính vì vậy mà tài sản cần có sự quan tâm đúng mực của các cấp quản lý. Bên cạnh các tài sản được quản lý chặt chẽ không bị lạm dụng mất mát hay hư hại thì có rất nhiều tài sản quản lý lỏng lẻo dẫn đến có nhiều tổn thất lớn do mất mát, hư hại hoặc sử dụng không đúng mục đích. Chính vì vậy mà tài sản của đơn vị cần được bảo vệ bởi hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp. - Bảo đảm thông tin có độ tin cậy: Do thông tin kinh tế là căn cứ quan trọng để các nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn nên thông tin phải được đảm bảo tính kịp thời, độ chính xác về thực trạng hoạt động của doanh nghiệp cũng như của đối tác bên ngoài. Thông thường việc bảo đảm thông tin có độ tin cậy là mục tiêu của các phòng ban phát sinh thông tin. - Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: Các hoạt động của doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ hệ thống pháp luật của nhà nước bởi khi đó các hoạt động, thông tin của doanh nghiệp mới được pháp luật công nhận. Ngoài các qui phạm pháp luật, mỗi doanh nghiệp còn có hệ thống qui định chính sách riêng để đảm bảo các hoạt động được hướng theo một mục tiêu nhất định. Ban giám đốc chịu trách nhiệm ban hành các chính sách, kế hoạch, thủ tục riêng của doanh nghiệp và mọi thành viên của công ty đều phải tuân theo cả hai loại chế độ pháp lý đó. - Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận, chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng lại mang về doanh thu lớn. Các quá trình kiểm soát được thiết lập trong mỗi đơn vị nhằm ngăn ngừa các sự lặp lại không cần thiết gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bốn mục tiêu trên là bốn cái đích đến nhưng đôi khi giữa các mục tiêu có sự mâu thuẫn với nhau, ví dụ như để bảo đảm mục tiêu bảo vệ tài sản thì ảnh hưởng đến mục tiêu đảm bảo hiệu quả của hoạt động. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hài hoà bốn mục tiêu trên. Tuy nhiên dù hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm xảy ra - đây là hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Những hạn chế đó là: ban giám đốc yêu cầu giá phí của thủ tục kiểm tra không vượt quá những lợi ích mà thủ tục đó đem lại; công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường; sai sót xuất phát từ sự đãng trí, thiếu chú ý hay do không hiểu các chỉ thị;có sự thông đồng của người trong đơn vị với bên ngoài; sự lạm dụng đặc quyền của người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ hay do thủ tục kiểm soát không phù hợp với sự biến động của tình hình. 1.2.3 Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ Theo AICPA, kiểm soát nội bộ bao gồm kiểm soát quản trị và kiểm tra kế toán. Kiểm soát quản trị bao gồm kế hoạch tổ chức và các trình tự, hồ sơ cần cho các quá trình quyết định dẫn đến quyền quản lý cho phép tiến hành các nghiệp vụ. Vì vậy, quyền lực này là một chức năng quản lý trực tiếp phối hợp với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức, và là điểm xuất phát để thiết lập kiểm tra kế toán các nghiệp vụ. Kiểm tra kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức và các trình tự hồ sơ cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính. Kiểm tra kế toán và kiểm soát quản trị có mối quan hệ với nhau vì một số trình tự và hồ sơ cần cho kiểm soát kế toán cũng cần cho kiểm soát quản trị. Tuy nhiên, kiểm soát kế toán nằm trong phạm vi nghiên cứu và đánh giá của kiểm soát nội bộ được tuân thủ theo các chuẩn mực kiểm toán chung được thừa nhận trong khi kiểm soát quản trị thì không có. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam thì hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm ba bộ phận chính là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Thủ tục kiểm soát: Là các cơ chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Theo IFAC, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 4 nhân tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ. - Môi trường kiểm soát: Bao gồm toàn bộ các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là yếu tố căn bản quan trọng vì nó tác động đến các yếu tố còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ và bao gồm tất cả các loại yếu tố cả bên trong và bên ngoài doanhg nghiệp. Môi trường kiểm soát có 6 nhân tố chính: Đặc thù quản lý: Đây là nhân tố cơ bản nhất của môi trường kiểm soát, nó đề cập đến phong cách và quan điểm điều hành của các nhà lãnh đạo. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra phụ thuộc rất lớn vào thái độ và hành động của nhà quản lý. Nếu nhà quản lý cho rằng công tác kiểm soát là quan trọng thì sẽ đề ra mọi chính sách qui định quản lý hoạt động của công ty, khi đó các thành viên của đơn vị sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra - kiểm soát và tuân theo mọi qui định đề ra. Ngược lại nếu các nhà quản lý coi nhẹ hoạt động này thì các chính sách đưa ra lỏng lẻo ít được nhân viên tuân thủ và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ không có hiệu quả. Cơ cấu tổ chức: Nhân tố này đề cập đến việc phân quyền trong bộ máy quản lý. Nếu cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo môi trường kiểm soát tốt, sẽ tạo hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành và triển khai các quyết định, góp phần ngăn ngừa các gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán. Ngược lại cơ cấu tổ chức bất hợp lý, có sự chồng chéo làm hoạt động kiểm soát kém hiệu quả. Thông thường có 2 loại phân quyền chính là phân quyền tập trung - quyền lực tập trung vào một hay một số người, họ quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp, và phân quyền phân tán - quyền lực được chia cho nhiều người, nhiều cấp độ quản lý. Phân quyền tập trung phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ còn phân quyền phân tán phù hợp với công ty lớn kinh doanh ở nhiều lĩnh vực hay ở nhiều khu vực. Một cơ cấu tổ chức hiệu quả phải đạt được 3 yêu cầu: một là thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và không có sự chồng chéo giữa các bộ phận tránh sự đùn đẩy trách nhiệm; hai là có sự tách bịêt giữa các chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản tài sản giúp có sự kiểm soát chéo lẫn nhau; ba là đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận để đảm bảo tính khách quan trong quá trình phê chuẩn. Chính sách nhân sự: Là các chính sách liên quan đến việc quản lý nhân sự của đơn vị bao gồm tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khên thưởng và kỷ luật nhân viên. Nguồn nhân lực có vai trò quan trọng quyết định sự thành bại của cả doanh nghiệp, nếu nhân lực có trình độ chuyên môn và đạo đức thì không cần phải thực hiện nhiều qui trình kiểm soát mà vẫn có hiệu quả và ngược lại dù qui trình kiểm soát có chặt chẽ đến đâu mà nhân viên suy hoá về đạo đức hay không có chuyên môn thì vẫn có khả năng xảy ra gian lận, sai sót. Một chính sách nhân sự lỏng lẻo sẽ dẫn đến việc sử dụng nhân sự không đúng, chính vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách nhân sự hợp lý với từng dơn vị, từng cấp quản lý. Công tác kế hoạch: Là hệ thống các kế hoạch dự toán về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp như kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, dự toán về đầu tưNếu việc lập kế hoạch được tiến hành khoa học và cụ thể thì nó cũng trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu khi các nhân viên dựa vào đó để thực hiện còn kiểm toán viên dựa vào đó để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch để có những điều chỉnh kịp thời. Uỷ ban kiểm soát: Bao gồm các thành viên trong hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý và các chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát được thành lập nhằm thực hiện các nhiệm vụ: giám sát tiến trình lập và nộp BCTC; giám sát hoạt động của kiểm toán viên nội bộ; dung hoà bất đồng giữa cơ quan ngoại kiểm và đơn vị qua sự am hiểu về doanh nghiệp và trình độ chuyên môn cao. Tất cả các nhân tố trên là các nhân tố bên trong doanh nghiệp, nằm trong sự kiểm soát của doanh nghiệp nên có thể thiết kế và điều chỉnh được. Ngoài ra môi trường kiểm soát còn có một yếu tố quan trọng khác là môi trường bên ngoài như các chính sách điều tiết vĩ mô của nhà nước, các chính sách của nhà đầu tưĐây là các nhân tố nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp nhưng vẫn ảnh hưởng đến sự thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát. - Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán là hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, bảng biểu và báo cáo. Trong đó trình tự lập và luân chuyển chứng từ là yếu tố kiểm soát hữu hiệu nhất. Hệ thống chứng từ ban hành liên quan đến các chỉ tiêu: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu TSCĐ và các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Chứng từ kế toán chứa đựng nội dung của các nghiệp vụ kinh tế và chỉ được lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế. Nội dung trên chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung kinh tế phát sinh. Các chứng từ kế toán được lập đủ số liên theo quy định và được lưu giữ tại các bộ phận phòng ban có liên quan. Hệ thống tài khoản dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán qui định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, vào lĩnh vực kinh doanh để có thể bổ sung thêm các tài khoản cấp 2 hay cấp 3. Hệ thống sổ sách kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Dựa vào hệ thống tài khoản áp dụng tại doanh nghiệp để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ nhật ký và sổ cái, sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó; sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo các tài khoản kế toán được áp dụng tại doanh nghiệp. Sổ thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu của quản lý. Hệ thống bảng khai tài chính bên cạnh bộ phận quan trọng là các báo cáo tài chính còn có các bảng khai khác. Đây là bảng tổng hợp chứa đựng các thông tin về tình hình tài chính, kinh doanh, các luồng tiền và các thông tin khác của một doanh nghiệp; lập ra tại một thời điểm cụ thể trên cơ sở những tài liệu kế toán tổng hợp và chi tiết dựa theo những quy tắc cụ thể xác định. Mục đích của hệ thống kế toán là thu nhận, phân loại, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý. Để làm được điều này, hệ thống kế toán phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau: Thứ nhất là tính có thật: Hệ thống kế toán phải đảm bảo các thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh đúng sự thật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, không thể có việc ghi chép các nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. Thứ hai là sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải có sự phê chuẩn đầy đủ của các cấp có thẩm quyền. Hệ thống kế toán không được phép ghi chép các nghiệp vụ không có sự đồng ý của nhà quản lý. Thứ ba là tính trọn vẹn: Mục tiêu này yêu cầu tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi chép đầy đủ vào hệ thống sổ sách, tránh tình trạng bỏ sót nghiệp vụ. Thứ tư là sự định giá: Yêu cầu tất cả các cách thức tính toán và áp dụng phải phù hợp và nhất quán. Số tiền phản ánh trên các bảng khai tài chính phải phù hợp với số tiền đơn vị chi ra cho tài sản, vốn, cổ phần, thu nhập và chi phí trong kỳ. Từ đó các khoản tính vào thu nhập và phân phối cũng phản ánh giá trị thực tế. Thứ năm là sự phân loại: Các kế toán viên phải đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. Thứ sáu là tính đúng kỳ: Yêu cầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép đúng kỳ kế toán, tránh tình trạng ghi sai kỳ kế toán. Thứ bảy là tính chính xác cơ học: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn và được tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là những thủ tục và quy chế do đơn vị tự thiết kế thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý đề ra với 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm và chế độ uỷ quyền. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định phải có sự cách ly trách nhiệm giữa các phần công việc có mối liên hệ chặt chẽ nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Là các qui định phân chia công việc cho nhiều bộ phận trong đơn vị và cho mỗi người trong mỗi bộ phận với mục đích chuyên môn hoá công việc giảm thiểu sai sót, nếu có sai sót xảy ra dễ phát hiện và tránh đùn đẩy trách nhiệm. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Nguyên tắc uỷ quyền là khi cấp trên uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện một số công việc cụ thể. Thông thường có hai loại uỷ quyền: một là uỷ quyền cả nhiệm kỳ - cấp dưới được giao cho quyết định giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định và việc uỷ quyền này được mở rộng xuống cho các cấp thấp hơn tạo thành một hệ thống phân chia trách nhiệm mà không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Cách uỷ quyền này giúp cho việc kiểm soát được dàn trải và nhà quản lý khái quát được mọi công việc. Ví dụ như giám đốc uỷ quyền cho một phó giám đốc phụ trách mảng tài chính, một phó giám đốc phụ trách mảng kỹ thuật. Hai là uỷ quyền trong thời gian nhất định - hướng tới uỷ quyền trong vị trí chức danh được uỷ quyền trong thời gian nhất định khi người uỷ quyền không thể thực hiện công việc của mình như khi đi công tác. Ví dụ như giám đốc uỷ quyền cho phó giám đốc phụ trách mảng tài chính thay mặt mình giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp trong thời gian vắng mặt. Nguyên tắc phê chuẩn yêu cầu mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn này bao gồm phê chuẩn chung như phê chuẩn báo giá bán hàng, phê chuẩn cụ thể cho phần công việc cụ thể như phê chuẩn báo giá trong dịp đặc biệt như tết hay trung thu Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, thủ tục kiểm soát còn bao gồm nhiều qui định, nguyên tắc khác như qui định về sự đầy đủ của chứng từ, về quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo AICPA, kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó, với tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức. Theo liên đoàn kiểm toán quốc tế, kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ, ra đời như là kết quả tất yếu của nhu cầu quản lý. Ban đầu chức năng kiểm toán nội bộ nảy sinh khi một người ngồi lại và kiểm tra đánh giá công việc mà mình đã làm, khi có thêm người thứ hai thì có thêm sự kiểm tra chéo lẫn nhau. Trong doanh nghiệp nhỏ, trong chừng mực nhất định thì người chủ sở hữu và các nhân viên đều làm công việc kiểm toán. Khi doanh nghiệp phát triển ngày càng có nhiều nghiệp vụ thì người chủ sở hữu hay người quản lý không thể tiếp xúc với tất cả các nghiệp vụ và một người nào đó sẽ được phân công chịu trách nhiệm trực tiếp kiểm tra và báo lại cho nhà quản lý. Khi mới ra đời, kiểm toán nội bộ hướng vào kế toán là chủ yếu thì nay mở rộng sang các lĩnh vực khác. Tuy nhiên, vai trò của kiểm toán nội bộ trong mọi hoạt động của mình bao giờ cũng chỉ là tham vấn cho nhà quản lý, hỗ trợ ban giám đốc hoàn thành mục tiêu đề ra thông qua việc xem xét đánh giá các công việc kiểm soát nội bộ, góp phần ngăn ngừa gian lận và bảo vệ tài sản, đưa ra các biện pháp cải tiến việc sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả Công việc kiểm toán nội bộ do kiểm toán viên nội bộ tiến hành. Kiểm toán viên nội bộ trong khi tiến hành công việc kiểm toán thì phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau: tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp; có kiến thức, kỹ năng và kỷ luật cần thiết để thực hiện công việc kiểm toán; không ngừng học tập để duy trì trình độ thông thạo của mình; rèn luyện tính thận trọng nghề nghiệp. Ban giám đốc và hội đồng quản trị sẽ đưa ra định hướng chung về phạm vi công việc và những hoạt động kiểm toán được tiến hành.Đồng thời Để đảm bảo tính độc lập, khách quan trong quá trình kiểm toán và đưa ra ý kiến thì bộ phận kiểm toán phải trực thuộc một cấp đủ cao để không giới hạn phạm vi hoạt động, được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Mặc dù các bộ phận chính cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam khác với của IFAC nhưng chi tiết ra thì tất cả các thành phần chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ là như nhau. Nếu theo IFAC, hệ thống kiểm toán nội bộ là một trong bốn bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ thì theo chuẩn mực Việt Nam, nó là một bộ phận cấu thành nên môi trường kiểm soát - một trong ba thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của quản lý. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...); bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp;đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp;đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần). Hoạt động kiểm tra - kiểm soát được tiến hành thường xuyên trong hoạt động của doanh nghiệp. Tính chất thường xuyên được thể hiện rõ nhất từ việc tuân thủ các qui định của công ty cũng như của cơ quan nhà nước có thẩm quyền như: qui định bắt buộc cán bộ công nhân viên khi vào doanh nghiệp làm việc phải đeo thẻ giúp phát hiện những người bên ngoài không có nhiệm vụ trà trộn vào; hay qui định bắt buộc các phòng ban phải khoá tủ tài liệu và cửa phòng cuối giờ làm việc; cuối ngày phải có sự đối chiếu giữa kế toán tiền mặt với thủ quỹ về lượng tiền tồn Hàng kỳ phải có sự kiểm kê tài sản của doanh nghiệp hay phải có sự tổng hợp đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Do hoạt động kiểm tra - kiểm soát được tiến hành chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ nên có thể nói hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả giúp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Mỗi loại tài sản khác nhau do có tính chất khác nhau và ảnh hưởng khác nhau đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà có chế độ bảo vệ khác nhau. Doanh nghiệp có rất nhiều biện pháp bảo vệ tài sản: đối với các tài sản cố định lớn như toà nhà làm việc, máy móc thiết bị cồng kềnh,do rủi ro ít nên chỉ cần có các thiết bị bảo vệ như khoá cửa đến lán che,hay thuê người bảo vệ; đối với tài sản giá trị nhỏ hay chứng từ sổ sách thì sau khi sử dụng cho vào tủ riêng của mỗi cá nhân khoá nhiều lớp; tiền mặt cũng là tài khoản dễ xâm phạm nên cần được bảo vệ cẩn trọng và kỹ lưỡng, đặc biệt là các giấy tờ quan trọng như công thức chế tạo, bản vẽ kỹ thuật thì doanh nghiệp có thể gửi vào ngân hàng để đảm bảo an toàn hơn. Hơn thế nữa, bộ phận kiểm toán nội bộ còn tiến hành thẩm tra các biện pháp sử dụng để bảo vệ tài sản, tránh tổn thất do các hành vi trộm cắp, hoả hoạn, sử dụng sai hoặc bất hợp pháp, xem xét các biện pháp đó còn có hiệu lực và phù hợp không đồng thời kiểm tra sự tồn tại của tài sản qua các phương pháp thích hợp như kiểm kê để xác định số lượng, kiểm tra chi tiết hay mời chuyên gia để đánh giá giá trị thực của tài sản tránh tình trạng đánh tráo hay bị lợi dụng. Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu lực giúp đảm bảo thông tin có độ tin cậy.Thông tin được kiểm tra qua rất nhiều khâu, từ khâu ghi chép trên các chứng từ đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo. Đối với các chứng từ do doanh nghiệp phát hành, giá trị thông tin được kiểm tra bởi rất nhiều người: từ người lập chứng từ, người phụ trách có liên quan như kế toán trưởng, giám đốc doanh nghiệpThông tin trên các chứng từ chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp, của kế toán trưởng và người được uỷ quyền đóng dấu trên chứng từ phải phù hợp với chữ ký còn giá trị đăng ký tại ngân hàng, chữ ký của kế toán viên phải giống với chữ ký đã đăng ký với kế toán trườngđể tránh tình trạng ký giả. Hơn thế nữa trước khi ghi chép các nghiệp vụ vào sổ sách kế toán, kế toán viên phải kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán để nếu có sai sót thì cần điều chỉnh trước khi làm căn cứ ghi sổ. Ngoài ra, cuối ngày phải có sự đối chiếu số liệu giữa kế toán hàng tồn kho với thủ kho, giữa kế toán tiền mặt với thủ quỹ, hàng tháng lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng gửi cho người mua lấy xác nhận hay so sánh giữa thông tin tại doanh nghiệp với bảng cân đối thanh toán do nhà cung cấp lập gửi đến, với bản in sao kê của ngân hàngđể củng cố thêm sự tin cậy của thông tin, nếu có chênh lệch thì kế toán viên phải kiểm tra và điều chỉnh cho phù hợp. Kế toán viên chịu trách nhiệm về việc chuyển số liệu chính xác từ chứng từ vào sổ sách và lên báo cáo tài chính còn kiểm toán viên nội bộ chịu trách nhiệm thẩm tra lại tính xác thực và toàn vẹn của thông tin tài chính, đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chức năng này. Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản lý ngăn ngừa các gian lận, sai sót: Việc cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ giúp cho việc giảm thiểu các gian lận tài chính như cách ly giữa kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt và thủ quỹ với người chịu trách nhiệm phê chuẩn nghiệp vụ thanh toán để tránh nghiệp vụ thanh toán khống; cách ly giữa bộ phận giám sát thời gian lao động với bộ phận tính tiền lương và bộ phận trả lương tránh tình trạng trả lương thừa. Ngoài ra việc phân công phân nhiệm rõ ràng cho các bộ phận giúp cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau, giảm thiểu được sai sót và gian lận nếu có. Các kiểm toán viên nội bộ không chỉ thực hiện các công việc trực tiếp trong việc điều tra các gian lận thực tế mà còn phải tỉnh táo nhận thức các lĩnh vực nhạy cảm có khả năng gian lận. Ví dụ như trường hợp thiếu vốn hoạt động có thể do chi phí giả tạo hay không ghi chép doanh thu bán hàng; trường hợp chỉ sử dụng một nhà cung cấp duy nhất có thể dẫn đến khả năng móc ngoặc hay thiên vị; trường hợp chi phí đi lại quá cao do cá nhân chi tiêu vượt mức cho phép vào việc giải trí cá nhân; trường hợp thiếu hụt tài sản hữu hình không giải thích được có thể do ăn cắp; rường hợp các báo cáo muộn có thể do người chuẩn bị sửa lại để che giấu hành vi gian lận; các séc hay các tài liệu ghi số tiền chẵn có thể là do biển thủ . Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra: Ban giám đốc là người chịu trách nhiệm để ra những chuẩn mực điều hành để định lượng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả của mỗi hoạt động, đề ra các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động đó đồng thời triển khai các thủ tục kiểm soát các hoạt động. Kiểm toán viên đánh giá việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và hiệu quả thông qua xem xét các tình trạng: cơ sở vật chất không được tận dụng tối đa, công việc không năng suất, các thủ tục tốn kém, việc sử dụng thừa hay thiếu nhân viên; xem xét các chuẩn mực tác nghiệp có được thiết lập để đo lường tiết kiệm và hiệu suất hay không, các chuẩn mực có được thiết lập rõ ràng phù hợp hay không. Kiểm toán viên nội bộ cũng phải hỗ trợ ban giám đốc triển khai các mục tiêu bằng cách xác định các giả thiết cơ bản có xác đáng không, thông tin chính xác kịp thời có được sử dụng không, các mục tiêu đó có thống nhất với mục tiêu chung toàn doanh nghiệp hay không và kết quả có đáp ứng được mục tiêu để ra hay không. Ngoài ra hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cũng tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các chủ sở hữu của công ty. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, các nhà đầu tư luôn mong muốn có được khoản đầu tư an toàn mà vẫn mang lại lợi nhuận cao. Thông qua việc xem xét đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, các nhà đầu tư có thể đánh giá phần nào mức độ an toàn của khoản đầu tư của mình. Các kiểm toán viên bên ngoài cũng dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ để giảm bớt công việc của mình tại doanh nghiệp, giúp giảm bới thời gian làm việc cũng như chi phí kiểm toán. PHẦN 2 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.1 Thực trạng hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ ở Việt Nam Có thể nói một số yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời từ rất lâu, ngay từ thời kỳ bắt đầu xây dựng đất nước hoạt động kiểm tra kiểm soát đã được quan tâm. Với cơ chế kế hoạch hoá tập trung nhà nước vừa là người quản lý vĩ mô vừa là chủ sở hữu nên nắm giữ trong tay toàn bộ công tác kế toán và kiểm tra kinh tế nói chung. Hoạt động kiểm soát nội bộ chủ yếu được thực hiện thông qua hoạt động tự kiểm tra của kế toán, kiểm tra nhà nước chủ yếu thông qua việc xét duyệt kế hoạch, hoàn thành kế hoạch hay dự toán hoạt động và thanh tra theo vụ việc. Từ những năm 90 trở lại đay, nền kinh tế thị trường phát triển, bên cạnh các công ty của nhà nước còn có các công ty tư nhân xuất hiện thêm nhiều yếu tố mới của hệ thống kiểm soát nội bộ như kiểm toán nội bộ, uỷ ban kiểm soát, hệ thống thông tinDù vậy khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ thì mới chỉ được đề cập trong những năm gần đây nên vẫn còn nhiều hạn chế: Hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được xây dựng hoàn chỉnh, đồng bộ và chính thức hoá. Hiện nay nhận thức của các lãnh đạo các cấp về lĩnh vực này còn rất hạn chế đặc biệt là ở các cấp lãnh đạo bên dưới. Mặc dù ở tất cả các doanh nghiệp về các khía cạnh nào đó đều có hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng nhìn ching mọi người đều đồng hoá nó với ban kiểm soát. Chính do chưa ý thức được vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ mà nhà quản lý chưa triển khai được các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát hữu hiệu. Ở nhiều doanh nghiệp chưa có kiểm toán nội bộ hay đã được thành lập nhưng do hoạt động không hiệu quả mà phải giải tán. Ở các tỉnh lẻ, thông thường chỉ có doanh nghiệp vừa và nhỏ thì hầu như không có kiểm toán nội bộ. Bộ phận này chỉ có ở các công ty lớn và tập trung ở các thành phố lớn. Các chính sách qui chế kiểm soát tất cả các doanh nghiệp đều có từ đơn giản, chung chung đến cụ thể nhưng không hẳn đã đồng bộ, có hiệu lực hay bao quát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Có chính sách hướng dẫn cụ thể cho từng hoạt động nhưng do không có cơ chế giám sát chặt chẽ dẫn đến sai phạm trong việc thực hiện. Ví dụ như chính sách nhân sự của nhiều doanh nghiệp chưa hợp lý từ khâu tuyển dụng đến đề bạt: tuyển dụng tràn lan không căn cứ vào nhu cầu của công việc, không có tiêu chuẩn đánh giá năng lực của nhân viên, chưa có chính sách thu hút đãi ngộ nhân tài. Nhiều thông tin bên ngoài rất có hữu dụng với doanh nghiệp như hệ thống thông tin về các khách hàng hiện có và khách hàng tiềm năng, hệ thống thông tin về các nhà cung cấp, hệ thống thông tin giá cảkhông được doanh nghiệp tận dụng. Doanh nghiệp Việt Nam thường chỉ quan hệ mua bán với các khách hàng quen, rất ngại hợp tác với các đối tác mới nên bỏ lỡ nhiều cơ hội hợp tác tốt. - Một hạn chế khác là quan điểm xử lý vi phạm sau kiểm soát chưa rõ ràng đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhà nước. Trong quá trình hoạt động, hệ thống kiểm soát nội bộ có thể phát hiện nhiều sai sót và hạn chế để báo cáo cho nhà quản lý nhưng các doanh nghiệp chưa có hoạt động xử lý vi phạm triệt để nên vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ chưa phát huy hết tác dụng. - Kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, nó không chỉ dừng lại ở kiểm tra chất lượng thông tin mà còn chú trọng vào đánh giá hiệu quả kinh doanh và hiệu năng quản lý. Ngoại trừ các doanh nghiệp không có bộ phận kiểm toán nội bộ, nhiều doanh nghiệp vẫn đang duy trì hoạt động của kiểm toán nội bộ vẫn chưa được cụ thể, doanh nghiệp vẫn không tận dụng hết được tác dụng của kiểm toán nội bộ. Các hạn chế trên của hệ thống kiểm soát nội bộ đến từ các nguyên nhân chủ quan và khách quan như do tính chất quản trị, thiếu văn bản hướng dẫn, hạn chế các loại hình kinh doanh và tình hình nhân sự. - Một trong những nguyên nhân chính là từ tính chất quản trị: Ở Việt Nam hiện nay chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong các doanh nghiệp này quản trị theo sự thuận tiện là chủ yếu. Đây là phương thức quản lý dựa vào con người và sự tin tưởng cá nhân là chính. Do vậy người chủ không lập ra các bộ phận hợp lý cũng như không có thủ tục giao dịch giữa các bộ phận khi thực hiện công việc vì các nhân viên không thể quyết định phần hành công việc chính của mình mà phải xin lệnh từ ông chủ. Khi đó hệ thống kiểm soát không thể hoạt động có hiệu quả. - Do thiếu các văn bản hướng dẫn: Khung pháp lý cao nhất cho hoạt động của các doanh nghiệp là luật doanh nghiệp nhưng trong luật lại chỉ yêu cầu các doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phẩn có trên 11 cổ đông phải có bộ phận kiểm soát – là uỷ ban kiểm soát còn vai trò, chức năng cũng như trách nhiệm của ban kiểm soát còn rất mơ hồ, công việc thanh tra kiểm tra mang tính chất đột xuất theo yêu cầu hơn là hoạt động thường xuyên. Bên cạnh chuẩn mực 400 về kiểm soát nội bộ, các doanh nghiệp nhà nước có thêm một quyết định hướng dẫn về vấn đề kiểm toán nội bộ (QĐ 832/ TC/ QQĐ/ CĐKT/ 1997) tuy nhiên theo đó phòng kiểm toán nội bộ hoạt động như một bộ phận thuộc điều hành của ban giám đốc. Điều này làm giảm tính độc lập của kiểm toán nội bộ. Do đặc điểm các loại hình kinh doanh ở nước ta: Đối với các doanh nghiệp dân doanh có quy mô nhỏ thì tính chất gia đình trị thể hiện rõ nét. Khi đó ban kiểm soát chỉ mang tính hình thức gọi là cho đúng với qui định của pháp luật. Đối với các doanh nghiệp nhà nước thì vốn đầu tư và lợi nhuận là của nhà nước nên các cá nhân không có động lực cải tiến. Mặt khác nếu có sự kiểm soát chặt chẽ của kiểm soát nội bộ thì vô hình chung các cá nhân tự trói tay chân mình. Đối với công ty cổ phần hoá, được niêm yết trên thị trường chứng khoán thì hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá cao hơn nhưng vẫn còn vấn đề lớn tồn tại. Đó là quyền lực tập trung vào một nhóm cổ đông chính, tiến nói của các cổ đông này mang tính quyết định nên ban kiểm soát có thể nói là người nhà của những người lãnh đạo doanh nghiệp. - Do tình hình nhân sự: Hiện nay nguồn nhân lực có trình độ cao đã tăng nhưng vẫn không đủ đáp ứng nhu cầu. hơn thế nữa đội ngũ có tay nghề và ý thức đạo đức cao thường tập trung ở các thành phố lớn hay làm việc cho các công ty lớn. Nhìn chung người lao động vẫn còn mang nặng tư tưởng cũ, không có sự tự giác làm việc nên hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ không có hiệu quả. Do nhiều bất cập của hệ thống kiểm soát nội bộ dẫn đến nhiều sai phạm xảy ra. Theo công ty tài chính quốc tế IFC thì 58% các công ty Việt Nam chịu ảnh hưởng yếu kém từ quản lý. Điển hình là vụ tiêu cực của công ty cổ phần bảo hiểm dầu khí (PJICO), giám đốc và phó giám đốc đã biển thủ gần 2 tỷ đồng. Hay trong vụ công ty cổ phần mía đường La Ngà, ông Phạm Như Hoá, chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc đã sử dụng gần 18 tỷ đồng để chơi chứng khoán từ tháng 8-2007 nhưng mãi đến tháng 4-2008 các cổ đông mới hay biết do đại hội đồng cổ đông thường niên bị hoãn lại chứ không phải là công phát hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ. Như tại công ty xuất nhập khẩu thuỷ sản Hà Nội, ban lãnh đạo công ty đã tự ý đưa 16 tỷ đồng để mua cổ phần của một ngân hàng cổ phần hoá, theo giá trên thị trường OTC hiện nay thì khoản đầu tư này có thể gây lỗ tới 10 tỷ đồng. Có thể nói trong các vụ việc này vai trò của hệ thống kiểm soát nói chung và của ban kiểm soát nói riêng hầu như vắng bóng. Ở các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam thường có cơ chế kiểm soát chặt chẽ tuy nhiên chỉ buông lỏng một chút là doanh nghiệp cũng phải trả giá đắt. Ví dụ điển hình là một công ty nước ngoài nổi tiếng trong lĩnh vực chăm sóc vệ sinh ở TP Hồ Chí Minh, giám đốc tiếp thị đã lợi dụng lòng tin của cấp trên biển thủ gần 60 tỷ đồng. Sai sót này là do kiểm toán nội bộ đã bỏ lơ hoạt động kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ đã có nhiều thay đổi tích cực trong thời gian gần đây do nhiều nguyên như: - Sự phát triển của thị trường chứng khoán. Khi đầu tư vào thị trường chứng khoán, các nhà đầu tư yêu cầu một hệ thống quản trị chuyên nghiệp buộc các doanh nghiệp phải chú ý xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ sao cho có hiệu quả. Luật đầu tư chứng khoán cũng yêu cầu các công ty tham gia thị trường chứng khoán phải có hệ thống kiểm soát nội bộ. - Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tăng nhanh trong đó có cả doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài. Các công ty mẹ ở nước ngoài có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nên các doanh nghiệp này thường được kiểm soát tốt hơn là các doanh nghiệp 100% vốn trong nước. Mặt khác nếu công ty mẹ tham gia vào thị trường chứng khoán Mỹ thì theo yêu cầu không chỉ các công ty mẹ mà các công ty con, chi nhánh, thành viên đều phải có báo cáo đánh giá sự hiệu quả trong hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, chính vì vậy các doanh nghiệp này sẽ ngày càng nhận nhiều chương trình kiểm soát từ công ty mẹ hay được sự giúp đỡ xây dựng bộ phận kiểm toán độc lập cho riêng mình. - Việt Nam nay đã gia nhập WTO và nhiều tổ chức khác nên việc cạnh tranh giữa các công ty trong nước với các công ty nước ngoài ngày càng khốc liệt. Để tồn tại các công ty này bắt buộc phải có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đóng vai trò là cánh tay phải của nhà quản lý trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Mặt khác, nhiều công ty Việt Nam thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và môi trường (ISO) nên bắt buộc phải thực hiện đánh giá nội bộ ít nhất mỗi năm một lần về mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn ISO. Do nhiều yếu tố tác động nên hoạt động kiểm soát nội bộ đã có nhiều tiến bộ: - Nhận thức về hoạt động kiểm soát nội bộ đã thay đổi theo chiều hướng tích cực, các nhà quản lý cũng như cán bộ công nhân viên đã nhận thấy được vai trò của kiểm toán nội bộ dẫn đến những thay đổi trong quyết định chính sách và hành động. - Nhiều chính sách văn bản được các công ty rà soát, sửa đổi và ban hành sao cho phù hợp với tình hình hiện tại. Việc tuân thủ các qui định không còn là bắt buộc và có ý trốn tránh nữa mà người lao động bắt đầu có ý thức tự giác tuân thủ. - Các doanh nghiệp đã sử dụng nhiều máy móc thiết bị hiện đại không những giảm bớt công việc cho người lao động mà còn tránh được các sai sót không đáng có ví dụ như sử dụng camera theo dõi, . 2.2 Kinh nghiệm kiểm soát nội bộ ở các nước trên thế giới. Ở nhiều nước trên thế giới việc kiểm tra kiểm soát ra đời từ rất lâu. Ngay từ thời kỳ cổ đại các triều đại phong kiến đã có các quan chức chuyên kiểm tra và trình bày lại kết quả kiểm tra về tình hình tài sản của hoàng gia. Đến thế kỷ 16 việc hình thành kế toán kép đã đáp ứng nhu cầu quản lý và an toàn tài sản lúc bấy giờ. Vào những năm đầu của thế kỷ 20 hàng loạt sự phá sản của các công ty đã cho thấy hạn chế của kế toán và nhu cầu cần thiết của kiểm toán nội bộ. Ở Mỹ, kiểm toán nội bộ hình thành vào năm 1941, trong cùng năm Viện nghiên cứu KTVNB cũng được các kiểm toán viên nội bộ thành lập với 25 thành viên và nay đã trở thành một Hiệp hội quốc tế với 25000 hội viên và 150 chi nhánh. Ngay sau khi ra đời, Viện kiểm toán viên Nội bộ ban hành luật đạo đức, bản công bố về trách nhiệm của KTVNB, thiết lập chương trình đào tạo thường xuyên, xây dựng nội dung kiến thức chung, thiết lập chương trình cấp chứng chỉ. Bản tuyên bố về Trách nhiệm của Kiểm toán viên Nội bộ được phát hành lần đầu tiên năm 1947 và liên tục được sửa chữa lại vào năm 1957, 1971, 1976, 1981với mục đích là nhằm cung cấp một cách vắn tắt những nhận thức chung về vai trò và trách nhiệm của kiểm toán nội bộ . Đến năm 1974, Viện nghiên cứu KTNB đã thiết lập Uỷ ban về Trách nhiệm và Chuẩn mực Nghề nghiệp để thông qua các chuẩn mực nghề nghiệp. Sau ba năm làm việc Uỷ ban đã ban hành Các chuẩn mực thực hành nghề nghiệp của kiểm toán viên nội bộ, đây là công cụ phục vụ cho hoạt động kiểm toán nội bộ trong các lĩnh vực khác nhau và ở các cấp độ khác nhau. Từ những năm 50 trở đi, kiểm toán nội bộ phát triển vào các lĩnh vực khác ngoài lĩnh vực tài vụ đặc biệt là hiệu quả kinh doanh và hiệu năng quản lý. Mặc dù kiểm soát nội bộ ra đời từ rất lâu nhưng nhận thức vai trò của kiểm soát nội bộ vẫn chưa rõ ràng. Sau các vụ gian lận ở công ty World Com và Enson những năm 2000 -2001 thì đến năm 2002 luật Sarbanes – Oxlef của Mỹ ra đời yêu cầu các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Mỹ phải báo cáo về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ thì kiểm soát nội bộ mới được quan tâm đúng mực. Ở Pháp, chức năng của kiểm toán nội bộ đã xuất hiện chính thức vào năm 1960 trong các công ty thành viên của tập đoàn ngoại quốc, sau đó lan đến các công ty trong nước. Đến năm 1965 Pháp đã có Hội Kiểm toán viên nội bộ sau đó trở thành Viện nghiên cứu của Kiểm toán viên và Kiểm toán viên nội bộ vào năm 1973. Mặc dù hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời và phát triển ở các nước khác nhau mang những đặc điểm riêng khác nhau nhưng sự xuất hiện của các công ty đa quốc gia và sự trao đổi kiến thức nên vẫn mang những đặc điểm tổng quát giống nhau. Tại công ty lớn, chế độ kiểm soát bao gồm 3 lớp: Sự kiểm soát của hệ thống kiểm toán độc lập bên ngoài của một công ty kiểm toán. kiểm toán viên độc lập làm việc theo yêu cầu của cơ quan chính quyền, tổ chức tài chính, người ký hợp đồng.với mục đích phát biểu ý kiến của mình về sự ngay thẳng, chính xác và phù hợp các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi và của kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát mức độ hoàn thành kế hoạch, việc thiết lập ngân sách hàng năm. Ngân sách bao gồm cả thu và chi, đây là kế hoạch lời lãi của công ty. Từng bộ phận lên kế hoạch công việc trong năm tới thuộc phạm vi chức năng và theo một số hướng dẫn của công ty, xác định doanh thu và chi phí bỏ ra để hoàn thành công việc. Ngân sách thu chi của từng bộ phận sau khi được duyệt sẽ được tổng hợp lại thành ngân sách thu chi của cả công ty. Qua hoạt động so sánh kết quả thực tế so với kế hoạch các nhà quản lý sẽ biết được sự hoàn thành bao nhiêu % kế hoạch. Kiểm soát nội bộ: Đây là một thể thức trong công ty do người trong công ty thực hiện xem nhân viên làm việc ra sao để qua đó có thể đánh giá khả năng hoàn thành kế hoạch đề ra hay không và thực trạng hoạt động như vậy là tốt hay chưa thoả mãn. Có thể nói hoạt động kiểm soát nội bộ chỉ hoạt động tốt tại các công ty lớn hay ở các nước đang phát triển, còn với các nước kém phát triển hay đang phát triển thì hoạt động này vẫn chưa được ứng dụng triệt để. Theo khảo sát của PWC thực hiện ở 3000 công ty trên toàn thế giới thì có đến 45% công ty chịu hậu quả do không thực hiện kiểm soát nội bộ với thiệt hại trung bình là 1.7 triệu USD. 2.3 Một số ý kiến về nâng cao vai trò và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Một HTKSNB hữu hiệu đưa ra sự đảm bảo hợp lý nhưng không tuyệt đối về việc bảo toàn tài sản, duy trì mức độ tin cậy của các thông tin tài chính và tuân thủ luật lệ, quy định. Sự đảm bảo hợp lý là khái niệm khẳng định rằng, cần phải xây dựng, triển khai thực hiện HTKSNB để đem lại cho Ban giám đốc sự cân bằng giữa rủi ro của một hoạt động kinh doanh nhất định với mức độ kiểm soát cần thiết, sao cho đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh đề ra. Một HTKSNB hữu hiệu phải bao hàm 4 đặc điểm chủ yếu: - Căn cứ trên rủi ro: Có khả năng nhận diện rủi ro tác động đến mục tiêu kinh doanh. - Được “lồng” vào trong các hoạt động của doanh nghiệp và là một bộ phận văn hóa của doanh nghiệp. - Đảm bảo nhu cầu mạnh mẽ về việc hình thành một bộ phận Kiểm toán Nội bộ, đem lại cho HĐQT sự đảm bảo độc lập, thường xuyên về HTKSNB. Được HĐQT thường xuyên kiểm tra. Do chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thường xuyên biến đổi, cho nên các rủi ro cũng vậy. Điều này nhấn mạnh nhu cầu thường xuyên kiểm tra, tái cân đối các hoạt động kiểm soát về mặt tổ chức, nhằm đảm bảo rằng khung cơ sở HTKSNB đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Để giảm thiểu các hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ cần có sự kết hợp từ 3 phía: nhà nước, cán bộ quản lý và bản thân người lao động. - Về phía nhà nước: Nhà nước cần bổ sung các văn bản hướng dẫn chi tiết cho các công ty xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đồng thời xây dựng tiêu chuẩn kiểm toán viên nội bộ và thông qua chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ. - Về phía nhà quản lý:HĐQT chịu trách nhiệm đảm bảo có một HTKSNB tốt, đề ra các chính sách phù hợp nhằm duy trì HTKSNB, thường xuyên đảm bảo HTKSNB vận hành một cách có hiệu quả  cũng như đầy đủ trong việc quản trị rủi ro.Ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện các chính sách của HĐQT; xác định và đánh giá các rủi ro chủ yếu; thiết kế, vận hành và theo dõi HTKSNB.Bộ phận kiểm toán nội bộ (nếu hiện diện trong doanh nghiệp) chủ yếu chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban giám đốc trong các nhiệm vụ giám sát, điều hành thông qua các cuộc kiểm toán, các ý kiến tư vấn độc lập nhằm đánh giá, phát huy hiệu quả của HTKSNB. Vai trò và nhiệm vụ của mình các nhà quản lý phải: Tạo được môi trường làm việc cạnh tranh lành mạng và thoải mái. để làm được điều này nhà quản lý phải phân công trách nhiệm và quyền hạn một cách rõ ràng, khuyến khích hoạt động của cấp dưới với chế độ thưởng phạt hợp lý. Hoàn thiện chính sách nhân sự: Do nguồn nhân lực có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp nên các nhà quản lý phải xây dựng được chính sách nhân sự cụ thể phù hợp để tuyển được đúng người vào đúng chỗ. Mặt khác các nhà quản lý phải hiểu được tâm tư nguyện vọng và đặc điểm của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp để có những chính sách khuyến khích làm việc thích hợp. Sử dụng kiểm toán viên độc lập bên ngoài: Trong khi doanh nghiệp chưa có hệ thống kiểm toán nội bộ thì có thể thuê kiểm toán viên độc lập bên ngoài hoạt động như một kiểm toán viên nội bộ. Đặc biệt trong quá trình xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ thì doanh nghiệp có thể sử dụng kiểm toán viên bên ngoài như chuyên gia tư vấn hướng dẫn hoạt động cho kiểm toán viên nội bộ, đánh giá công việc của kiểm toán viên nội bộ và ra các lời khuyên hữu ích. Áp dụng các công nghệ khoa học tiên tiến: Ngày nay các máy móc thiết bị hiện đại, các chương trình phần mềm,.được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn tham gia vào quá trình kiểm soát tránh những gian lận và sai sót từ người lao động. Các nhà quản lý phải xây dựng định hướng phát triển rõ ràng. Khi đó các hoạt động của doanh nghiệp mới cụ thể và hiệu quả đồng thời nhà quản lý mới kiểm soát được hoạt động của doanh nghiệp một cách chặt chẽ. Đặc biệt khi phát hiện hệ thống kiểm soát nội bộ đang tồn tại các vấn đề sau thì nhà quản lý cần dành thời gian đển chấn chỉnh lại hoạt động kiểm soát nội bộ: không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng, công việc chỉ được điều hành theo khẩu lệnh lúc nhớ thì kiểm tra lúc quên thì thôi; khi nhân viên chấp nhận làm việc không công, có thể họ đang lợi dụng một khẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý để kiếm lợi cho mình; khi có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót thì các phòng ban đùn đẩy trách nhiệm cho nhau; khi cảm thấy không yên tâm về tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Về phía cán bộ công nhân viên: Để hệ thống kiểm soát hoạt động có hiệu quả thì người lao động không những phải nghiêm túc chấp hành qui định tại công ty mà còn phải không ngừng nâng cao chất lượng chuyên môn cũng như tu dưỡng đạo đức. KẾT LUẬN Việc hội nhập không những mang lại nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp mà còn giúp các doanh nghiệp cũng như mọi người tiếp cận gần hơn với thuật ngữ “kiểm soát nội bộ”. Thông qua tiếp xúc với các đối tác nước ngoài hay qua các phương tiện khác, các doanh nghiệp không những đã thấy được vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ mà còn dang xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu lực. Và hệ thống này đang dần dần có tác dụng, làm biến chuyển bộ mặt của nhiều công ty không những thế còn tạo nhiều cơ hội hợp tác kinh doanh của doanh nghiệp khi nó tạo niềm tin cho các đối tác. Nhận thức được vai trò và tính cấp thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với sự hướng dẫn của cô giáo Ths. Nguyễn Thị Mỹ, em đã hoàn thành đề án: “ Hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp”. Qua quá trình tìm hiểu em đã có cái nhìn đầy đủ và đúng đắn hơn về khái niệm, vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như của các thành phần cấu thành, thấy được phần nào thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp trong nước cũng như quốc tế. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song đề án của em vẫn còn nhiều sai sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ chỉ bảo của cô giáo Ths. Nguyễn Thị Mỹ để đề án hoàn thiện hơn và em có cái nhìn đúng đắn hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: LÊ THỊ KIM OANH PHỤ LỤC THAM KHẢO Giáo trình Lý thuyết kiểm toán do nhà xuất bản tài chính Hà Nội phát hành năm 2005. Giáo trình Kiểm toán tài chính do nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân phát hành năm 2006. Quyển Kiểm toán nội bộ hiện đại do nhà xuất bản tài chính tài chính phát hành năm 2000. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 về hệ thống kiểm soát nội bộ. Các bài báo trên Tạp chí kế toán, Đầu tư chứng khoán MỤC LỤC