Tổ chức kế toán vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long

hîp vËt liÖu - c«ng cô dông cô: KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu - c«ng cô dông cô lµ viÖc ghi chÐp kÕ to¸n t×nh h×nh nhËp- xuÊt vËt t­ trªn c¸c tµi kho¶n vµ sæ kÕ to¸n tæng hîp trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt theo chØ tiªu gi¸ trÞ. Do ®Æc ®iÓm vÒ vËt liÖu - c«ng cô dông cô còng nh­ c¸ch qu¶n lý vµ tÝnh chÊt ngµnh s¶n xuÊt nªn C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó ph¶n ¸nh sù biÕn ®éng cña vËt liÖu - c«ng cô dông cô. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu - c«ng cô dông cô cña C«ng ty sö dông mét sè tµi kho¶n chñ yÕu sau: - TK 152: Nguyªn liÖu, vËt liÖu - TK 1521: Nguyªn liÖu chÝnh - TK 1522: VËt liÖu phô - TK 1523: Nhiªn liÖu - TK 1524: Phô tïng thay thÕ - TK 1525: ThiÕt bÞ XDCB - TK 153: C«ng cô dông cô - TK 1531: C«ng cô dông cô - TK 1532: Bao b× lu©n chuyÓn - TK 331: Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Vµ mét sè tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh­: TK 111, TK 112... Mét sè sæ th­êng dïng lµ: Sæ chi tiÕt; NhËt ký chøng tõ sè 1, 2; B¶ng kª; B¶ng ph©n bæ; Sæ c¸i; B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n 4.1. KÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu - c«ng cô dông cô: VËt t­ cña C«ng ty chñ yÕu lµ mua ngoµi. ViÖc mua b¸n vËt t­ trªn thÞ tr­êng hiÖn nay rÊt thuËn tiÖn vµ diÔn ra nhanh chãng trªn c¬ së thuËn mua võa b¸n vµ c¸c hîp ®ång ®· ®­îc ký kÕt. Qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm ë C«ng ty diÔn ra th­êng xuyªn nªn khèi l­îng vËt t­ ®­a vµo s¶n xuÊt lµ t­¬ng ®èi nhiÒu. Do ®ã C«ng ty ph¶i cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi ng­êi cung cÊp vµ kÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu nªn g¾n liÒn víi kÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Ngoµi ra C«ng ty cßn nhËn gia c«ng hµng xuÊt khÈu, tr­êng hîp nµy C«ng ty chØ theo dâi nguyªn phô liÖu nhËp kho theo chØ tiªu sè l­îng v× nguyªn phô liÖu lµ do kh¸ch hµng ®­a vÒ C«ng ty theo ®Þnh møc. Hµng mua vÒ C«ng ty cã hãa ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng, C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ, trªn ho¸ ®¬n cã 3 yÕu tè ®ã lµ: + TiÒn hµng (Gi¸ ho¸ ®¬n) lµ doanh thu cña ng­êi b¸n. + ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng + Gi¸ thanh to¸n (gi¸ mua) Khi h¹ch to¸n, kÕ to¸n sÏ h¹ch to¸n riªng thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng vµo TK 133 - ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®­îc khÊu trõ. ë C«ng ty, chi phÝ vËn chuyÓn ®­îc h¹ch to¸n riªng vµ ®­îc coi nh­ mét kho¶n chi phÝ cña C«ng ty. Th­êng th× C«ng ty thuª xe ngoµi ®Ó chë hµng vÒ kho, ®«i khi l­îng hµng nhËp tõ n­íc ngoµi vÒ qu¸ lín th× C«ng ty ph¶i thuª Container ®Ó chë hµng vÒ. HiÖn nay s¶n phÈm c«ng ty ngµy cµng nhiÒu, do ®ã nhu cÇu vÒ vËt t­ cµng trë nªn cÊp thiÕt, v× vËy ë c«ng ty kh«ng cã tr­êng hîp hµng vÒ mµ ho¸ ®¬n ch­a vÒ trong th¸ng vµ ng­îc l¹i. Duy nhÊt chØ cã tr­êng hîp hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ trong th¸ng nªn viÖc h¹ch to¸n cña kÕ to¸n sÏ ®¬n gi¶n h¬n. VÒ ph­¬ng thøc thanh to¸n: C«ng ty cã thÓ tr¶ ngay b»ng tiÒn mÆt, hoÆc chuyÓn kho¶n, tr¶ tr­íc, tr¶ chËm cho bªn cung cÊp vËt t­ theo hîp ®ång ®· ký kÕt gi÷a hai bªn. * VËt t­ vÒ nhËp kho ®­îc h¹ch to¸n nh­ sau: - Trong th¸ng, khi vËt liÖu - C«ng cô dông cô vÒ nhËp kho c«ng ty ch­a tr¶ tiÒn cho ng­êi b¸n th× kÕ to¸n c¨n cø vµo chøng tõ gèc ( ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho) ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n phÇn ghi cã TK 331,nî c¸c TK.... ®ång thêi ph¶n ¸nh thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®­îc khÊu trõ nÕu mua hµng cã ho¸ ®¬n g¸ trÞ gia t¨ng, kÕ to¸n ghi: - Nî TK 152: 638568976 (Chi tiÕt: TK 1521: 465611437 TK1522: 160222616 TK 1524: 12734923 - Nî TK 153: 10447 454 (Chi tiÕt: TK 1531: 600000 TK 1532: 9874454 - Nî TK 133: 422980101 - Cã TK 331: 691314440 - Khi thanh to¸n víi ng­êi b¸n, kÕ to¸n ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n vµ ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ph¶i ghi nî TK 331, cã c¸c TK... vµ ghi vµo mÆt nhËt ký chøng tõ sè 1 (nÕu tr¶ b»ng tiÒn mÆt) , ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 2 ( nÕu tr¶ b»ng tiÒn göi ng©n hµng), kÕ to¸n ghi nh­ sau: -Nî TK 331: 1551914009 - Cã TK 111 (1111):758060300 - Cã TK 112 (1121):793853709 -Khi hµng vÒ mµ C«ng ty thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt, kÕ to¸n sÏ ph¶n ¶nh trªn sæ nhËt ký chøng tõ sè 1 nh­ sau: - Nî TK 152: 57486820 (Chi tiÕt: TK 1521: 42000000 TK1522: 12206920 TK 1524: 1890000 TK 1525: 1389900 - Nî TK 153: 3762500 (Chi tiÕt: TK 1531: 3762500 - Nî TK 133: 6495300 - Cã TK 111 (1111): 67744620 - Chi phÝ vËn chuyÓn vËt t­ vÒ c«ng t¸c thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt vµ ®­îc theo dâi trªn nhËt ký chøng tõ sè 1, ë C«ng ty chi phÝ vËn chuyÓn kh«ng tÝnh vµo gi¸ trÞ cña vËt t­ mµ ®­îc h¹ch to¸n riªng cïng chi phÝ b¸n hµng kÕ to¸n ghi nh­ sau: - Nî TK 641: 23716600 - Cã TK 111: 23716600 ( Sè tiÒn nµy bao gåm c¶ chi phÝ b¸n hµng) NÕu trong th¸ng C«ng ty tr¶ tiÒn tr­íc nh­ng ch­a lÊy hµng th× kÕ to¸n chuyÓn sè d­ nî TK 311 sang th¸ng sau. §Ó tiÖn cho viÖc theo dâi t×nh h×nh nhËp vËt liÖu - c«ng cô dông cô vµ t×nh h×nh thanh to¸n cña ng­êi b¸n hµng, kÕ to¸n sö dông sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, dïng ®Ó theo dâi chung cho tÊt c¶ c¸c ®¬n vÞ b¸n hµng cho C«ng ty. (biÓu sè 13) * C¬ së sè liÖu vµ ph­¬ng ph¸p ghi sæ nµy nh­ sau: + C¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho kÕ to¸n ghi cét diÔn gi¶i, cét ho¸ ®¬n vµ cét phiÕu nhËp. + C¨n cø vµo cét phiÕu chi, kÕ to¸n ghi cét phiÕu chi. + Cét d­ ®Çu th¸ng: C¨n cø vµo cét d­ cuèi th¸ng cña sæ chi tiÕt nµy ë th¸ng tr­íc ®Ó ghi sè d­ nî, d­ cã cho phï hîp. + Cét ph¸t sinh nî: Ghi nî TK 331, cã c¸c TK... c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nh­ phiÕu chi tiÒn mÆt, giÊy b¸o nî cña ng©n hµng... kÕ to¸n ghi sæ theo ®óng c¸c néi dung cho phï hîp. + Cét ph¸t sinh cã: Khi mua lo¹i vËt t­ g× ch­a thanh to¸n víi ng­êi b¸n, c¨n cø vµo sè tiÒn ghi trªn ho¸ ®¬n vµ phiÕu nhËp kho kÕ to¸n ghi vµo cét ghi cã TK 331 nî c¸c TK... + Sè d­ cuèi th¸ng: C¨n cø vµo sè d­ ®Çu th¸ng, tæng ph¸t sinh nî, tæng ph¸t sinh cã kÕ to¸n tÝnh ra sè d­ cuèi th¸ng ®Ó ghi sè d­ nî, d­ cã cho phï hîp. VËt t­ mua vÒ c«ng ty cã tr­êng hîp thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ, nªn ghi sæ kÕ to¸n ph¶i quy ®æi ra VN§. Do ®ã, viÖc h¹ch to¸n ngo¹i tÖ ë C«ng ty sÏ ®­îc theo dâi nh­ sau: VD: Trong th¸ng 1, C«ng ty Cæ phÇn may vµ dÞch vô H­ng Long mua b«ng cña C«ng ty liªn doanh s¶n xuÊt b«ng EVC Hµ Néi víi tæng sè tiÒn lµ 24981 USD ( theo ho¸ ®¬n sè 014499 + 014471). Ngµy 5/2/2005 C«ng ty thanh to¸n tiÒn th× tØ gi¸ lóc ®ã lµ: 1 USD = 15739 VN§. Sè tiÒn c«ng ty ph¶i tr¶ lµ: 24981 x 15739 = 393.175.959 VN§ NÕu tr­íc ngµy 5/2/2004 mµ kÕ to¸n v¶o sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n th× t¹i thêi ®iÓm nµy tû gi¸ l¹i kh¸c, khi ®ã kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh kho¶n chªnh lÖch tû gi¸ lªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Nh­ng ë c«ng ty th× kÕ to¸n l¹i vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n sau ngµy tr¶ tiÒn( sau ngµy 5/2) nªn kÕ to¸n vÉn lÊy tû gi¸ cña ngµy 5/2, t­¬ng øng víi sè tiÒn lµ 393.175.959 VN§, do ®ã kh«ng ph¸t sinh chªnh lÖch tû gi¸. V× vËy mµ trªn sæ chi tiÒn thanh to¸n víi ng­êi b¸n cña th¸ng 1 kÕ to¸n kh«ng ph¶n ¸nh TK 413 - Chªnh lÖch tû gi¸. ë C«ng ty, sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n tËp chung cho tÊt c¶ c¸c ®¬n vÞ b¸n hµng cho C«ng ty, viÖc ghi chÐp l¹i ch­a khoa häc, do ®ã ch­a theo dâi ®­îc mét c¸ch chÝnh x¸c quan hÖ thanh to¸n gi÷a C«ng ty víi tõng ®¬n vÞ cung cÊp. H¬n n÷a, sæ nµy gièng sæ nhËt ký chøng tõ sè 5, mÆc dï vËy kÕ to¸n vÉn nhËp nhËt ký chøng tõ sè 5. Nh­ng c¶ 2 sæ nµy ®Òu ®­îc ghi chÐp nh­ nhau nªn kÕ to¸n chñ yÕu theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Cuèi th¸ng khi nhËp sæ c¸i c¸c tµi kho¶n cã liªn quan th× kÕ to¸n cã thÓ c¨n cø vµo sæ chi tiÕt theo dâi thanh to¸n hoÆc nhËt ký chøng tõ sè 5 ®Òu nh­ nhau. Trong th¸ng, tiÒn mua vËt t­ ®­îc thanh to¸n trùc tiÕp b»ng tiÒn mÆt hay tiÒn göi ng©n hµng, kÕ to¸n sÏ theo dâi qua nhËt ký chøng tõ 1 ( ghi cã TK 1111) vµ nhËt ký chøng tõ sè 2 ( ghi cã TK 1121). * NhËt ký chøng tõ sè 1: Ghi cã TK 1111. (biÓu sè 14) Sæ nµy ®­îc më theo tõng th¸ng, kÕ to¸n tËp hîp tÊt c¶ c¸c chøng tõ thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt cho c¸c ®èi t­îng liªn quan trong th¸ng nh­ chi thanh to¸n nî víi ng­êi b¸n, chi ®Ó mua vËt t­, chi cho vËn chuyÓn vËt t­ vÒ kho... cuèi th¸ng tÝnh tæng sè tiÒn vµ ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 1, sau ®ã kÕ to¸n ®èi chiÕu sè nî ë phÇn ghi cã TK 1111, nî TK 331 ë nhËt ký chøng tõ sè 1 víi sè liÖu ë phÇn ghi nî TK 331, cã TK 1111 ë sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, tæng céng ph¶i khíp nhau. * NhËt ký chøng tõ sè 2: Ghi cã TK 1121 Còng nh­ nhËt ký chøng t­ sè 1, sæ nµy ®­îc më theo tõng th¸ng, kÕ to¸n tËp hîp c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn viÖc tr¶ b»ng tiÒn göi ng©n hµng trong th¸ng. Cuèi th¸ng tÝnh tæng sè tiÒn vµ ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 2. Sau ®ã tiÕn hµnh ®èi chiÕu sè liÖu ë phÇn ghi nî TK 331, cã TK 1121 ë sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n vµ phÇn ghi cã TK 1121, nî TK 331 ë nhËt ký chøng tõ sè 2, sè liÖu dßng tæng céng ph¶i khíp nhau. Qua ®ã, ta thÊy ®­îc kÕ ho¹ch tæng hîp nhËp vËt liÖu - c«ng cô ë C«ng ty Cæ phÇn may vµ dÞch vô H­ng Long ®­îc nhËp tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau ë c¶ trong n­íc vµ n­íc ngoµi víi sè l­îng vµ chñng lo¹i phong phó, kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh chÝnh x¸c ®Ó cã thÓ n¾m b¾t ®­îc kÞp thêi ®Æc ®iÓm, tÇm quan träng cña tõng ®¬n vÞ cung cÊp vËt t­ ®Ó tõ ®ã cã nh÷ng biÖn ph¸p thÝch hîp ®¶m b¶o cho vËt t­ ®­îc lu©n chuyÓn liªn tôc phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Trong th¸ng, ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ nhËp vµ hay xuÊt ra cña vËt liÖu- c«ng cô, dông cô th× kÕ to¸n thùc hiÖn lËp b¶ng kÕ sè 3 - tÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ vËt liÖu - c«ng cô dông cô. (biÓu sè 16) * Ph­¬ng ph¸p lËp c¸c c¸ch ghi b¶ng kª sè 3 nh­ sau: I. Sè d­ ®Çu th¸ng: Sè liÖu lÊy tõ dßng tæng kho cuèi th¸ng cña b¶ng kª sè3, th¸ng tr­íc. II. Sè ph¸t sinh trong th¸ng: Sè liÖu lÊy tõ dßng tæng céng cña sè chi tiÕt tµi kho¶n 331 vµ c¸c nhËt ký chøng tõ liªn quan. III. Céng sè d­ ®Çu th¸ng vµ ph¸t sinh trong th¸ng: I +II IV. XuÊt trong th¸ng: VËt t­ xuÊt dïng trong th¸ng: LÊy gi¸ thùc tÕ tõ sè liÖu tæng hîp xuÊt cña mçi lo¹i vËt t­ tËp hîp tõ c¸c chøng tõ xuÊt. V. Tån kho cuèi th¸ng: III - IV B¶ng kª sè 3 ®­îc lËp víi môc ®Ých lµ tÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ cña vËt liÖu - c«ng cô dông cô khi doanh nghiÖp sö dông gi¸ h¹ch to¸n. MÆc dï C«ng ty sö dông gi¸ thùc tÕ nh­ng vÉn lËp b¶ng kª nµy víi môc ®Ých chÝnh lµ thÊy ®­îc t×nh h×nh nhËp - xuÊt vËt liÖu - c«ng cô dông cô vµ lµm c¬ së ®Ó lËp b¶ng ph©n bæ vËt liÖu- c«ng cô dông cô. 4.2 KÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu - c«ng cô: ë C«ng ty, viÖc qu¶n lý vËt t­ kh«ng chØ ë kh©u thu mua, b¶o qu¶n, dù tr÷ mµ kh©u xuÊt dïng vËt t­ cÇn ph¶i ®­îc qu¶n lý chÆt chÏ, bëi v× ®©y lµ kh©u cuèi cïng cña vËt liÖu - c«ng cô dông cô khi chuyÓn dÞch gi¸ trÞ cña nã vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm s¶n xuÊt ra. VËt liÖu xuÊt kho chñ yÕu lµ sö dông cho kho s¶n xuÊt, qu¶n lý vµ phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, ngoµi ra cã thÓ xuÊt dïng vµo viÖc c¾t mÉu kü thËt. §Ó ph¶n ¸nh mét c¸ch chÝnh x¸c vËt liÖu - c«ng cô dông cô xuÊt kho cho c¸c ®èi t­îng sö dông th× kÕ to¸n ph¶i c¨n cø vµo c¸c chøng tõ xuÊt kho, ph©n lo¹i c¸c ®èi t­îng sö dông vµ tÝnh gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt liÖu - c«ng cô xuÊt kho. ë C«ng ty , gi¸ thùc tÕ vËt liÖu - c«ng cô dông cô xuÊt kho ®­îc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n gia quyÒn cña vËt liÖu - c«ng cô dông cô tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, kÕ to¸n sÏ theo dâi t×nh h×nh xuÊt kho vµ tÝnh gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu- c«ng cô dông cô xuÊt kho trªn c¬ së sè liÖu ë cét sè l­îng thùc xuÊt cña phiÕu xuÊt kho ( v× tr­êng hîp xuÊt vËt liÖu - c«ng cô dông cô th× trªn phiÕu xuÊt kho chØ ghi chØ tiªu sè l­îng, kh«ng ghi chØ tiªu gi¸ trÞ). VËt liÖu - c«ng cô dông cô khi xuÊt kho ®­îc kÕ to¸n theo dâi vµ h¹ch to¸n nh­ sau: - Khi xuÊt kho vËt liÖu dïng trùc tiÕp cho s¶n xuÊt kÕ to¸n ph¶n ¸nh vµo bªn nî TK 621 ®èi øng víi bªn cã TK 152 nh­ sau: - Nî TK 621 - Cã TK 152 ( chi tiÕt) - XuÊt vËt t­ thay thÕ, söa ch÷a, kÕ to¸n ghi: - Nî TK 627 - Cã TK 152 ( chi tiÕt) - Cã TK 153 ( chi tiÕt) - XuÊt bao b× phôc vô cho viÖc b¸n hµng, kÕ to¸n ghi: - Nî TK 641 - Cã TK 153 ( chi tiÕt) - XuÊt vËt t­ dïng cho viÖc qu¶n lý, kÕ to¸n ghi: - Nî TK 642 - Cã TK 152 ( chi tiÕt) - Cã TK 153 ( chi tiÕt) ViÖc h¹ch to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu - c«ng cô dông cô ë C«ng ty ®­îc thùc hiÖn theo tõng b­íc sau: ë c¸c xÝ nghiÖp, bé phËn thèng kª cña c¸c xÝ nghiÖp c¨n cø vµo c¸c chøng tõ xuÊt kho ®· tËp hîp ®­îc trong th¸ng vµ ph©n lo¹i vËt liÖu theo tõng chøng tõ sö dông sau ®ã tiÕp tôc ph©n bæ vËt liÖu ®ã cho tõng m· s¶n phÈm xuÊt ra. Cuèi th¸ng bé phËn kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô xuèng c¸c xÝ nghiÖp tËp hîp c¸c b¶ng ph©n bæ cña c¸c xÝ nghiÖp sau ®ã tiÕn hµnh ph©n bæ vËt liÖu cho tõng m· s¶n phÈm chung cho toµn C«ng ty (biÓu sè 17). §èi víi c«ng cô dông cô th× ®­îc sö dông chung cho toµn xÝ nghiÖp, bé phËn thèng kª cña xÝ nghiÖp cã tr¸ch nhiÖm tËp hîp tÊt c¶ c¸c chøng tõ xuÊt c«ng cô - dông cô råi tÝnh ra tæng gi¸ trÞ cña c«ng cô dông cô. Riªng c«ng cô dông cô phôc vô cho viÖc b¸n hµng vµ phôc vô qu¶n lý th× th× do chÝnh bé phËn kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ®¶m nhËn c«ng viÖc tËp hîp vµ tÝnh gi¸ trÞ thùc tÕ cña c«ng cô dông cô xuÊt dïng theo ph­¬ng ph¸p mµ C«ng ty ¸p dông. Trªn c¬ së c¸c b¶ng ph©n bæ ®· ®­îc tËp hîp, kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp b¶ng ph©n bæ vËt liÖu - c«ng cô dông cô (biÓu sè 18). B¶ng ph©n bæ vËt liÖu - c«ng cô dông cô ®­îc më hµng th¸ng vµ ph©n bæ toµn bé sè vËt liÖu - c«ng cô dông cô xuÊt dïng cho c¸c ®èi t­îng sö dông trong th¸ng. C¬ së lËp b¶ng nµy lµ c¸c b¶ng ph©n bæ cña xÝ nghiÖp vµ c¸c b¶ng cã liªn quan. Trªn c¬ së sè liÖu ë b¶ng nµy sÏ ®­îc sö dông ®Ó lËp nhËt ký chøng tõ sè 7 vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. V× vËy, h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô xuÊt vËt liÖu c«ng cô dông cô lµ kh©u quan träng, nÕu ®­îc tæ chøc tèt kh©u nµy sÏ lµ c¬ së cho viÖc h¹ch to¸n chÝnh x¸c gi¸ thµnh s¶n phÈm. Ngoµi c¸c sæ mµ kÕ to¸n cña C«ng ty theo dâi, c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt vËt liÖu - c«ng cô dông cô th× cuèi mçi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu - c«ng cô dông cô cßn lËp sæ c¸i c¸c tµi kho¶n nh»m theo dâi tæng hîp sè d­ ®Çu n¨m, ph¸t sinh nî, ph¸t sinh cã, sè d­ cuèi th¸ng cña c¸c tµi kho¶n theo tõng th¸ng. BiÓu sè 18: b¶ng ph©n bæ vËt liÖu - c«ng cô dông cô Th¸ng 1/2005 Sè TT Ghi cã c¸c TK Ghi nî c¸c TK (®èi t­îng sö dông) TK 152 TK153 1521 1522 1523 1524 1525 1531 1532 1 TK621-CPNVL thÞ tr­êng 1840869560 333236821 M· HY - 107 1260864 6538960 103 14389914 4568681 108 5000127 2064503 105 61729775 5053631 94 13520798 15273394 7008 9640782 12588664 91 36028771 8590531 86 11426783 7691710 93 3730680 5716544 99 4613016 5691002 46 59874001 4173149 2045 16460427 102 6771370 4083222 80 26818917 4442946 72 4227924 19025523 106 4309510 97 17864660 10880908 81 242675728 52705138 4132 7756271 4512148 109 236468 4369303 98 3225365 2068772 87 7130594 6159849 1998 891506560 118990611 PT 1,2,3,4 375036527 18902712 PT 11 5133731 90 2159928 3951252 2 TK 627 - CPSXC 796017 18490799 124700 3701084 XÝ nghiÖp may I 363982 4847245 XÝ nghiÖp may II 2306719 XÝ nghiÖp may III 3781525 XÝ nghiÖp may IV 432035 XÝ nghiÖp may V 124700 1705378 XÝ nghiÖp may VI 1753842 XÝ nghiÖp may VII 1842242 241864 XÝ nghiÖp may Mü V¨n 5713068 3 TK 641 - CPBH 4 TK 642 - CPQLDN 2930440 938833 Céng 1840869560 333236821 796017 21421239 124700 4639917 36277989 BiÓu sè 19 Sæ c¸i TK 1521 Th¸ng 1/2005 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã 1839674359 Sè TT Ghi cã c¸c TK ®èi øng nî víi TK nµy Th¸ng 1 Céng 1111 331 42000000 4656114437 42000000 4656114437 1 Céng ph¸t sinh nî 507611437 507611437 2 Tæng sè ph¸t sinh cã 1840869560 1840869560 3 Sè d­ cuèi th¸ng nî Cã 506416236 BiÓu sè 20: Sæ c¸i TK 331 Th¸ng 1/2005 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã 1400196468 Sè TT Ghi cã c¸c TK ®èi øng nî víi TK nµy Th¸ng 1 Céng 1111 1121 641 642 758060300 793853709 8207000 32124745 758060300 793853709 8207000 32124745 1 Céng ph¸t sinh nî 1592245754 1592245754 2 Tæng sè ph¸t sinh cã 1356744110 1356744110 3 Sè d­ cuèi th¸ng nî Cã 1164694824 BiÓu sè 21 Sæ c¸i TK 133 Th¸ng 1/2005 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã Sè TT Ghi cã c¸c TK ®èi øng nî víi TK nµy Th¸ng 1 Th¸ng 2 ........ Céng 1111 1121 1122 141 331 6495300 4847204 695669 243675 42298010 1 Céng ph¸t sinh nî 54579858 2 Tæng sè ph¸t sinh cã 3 Sè d­ cuèi th¸ng nî Cã 54579858 Sæ c¸i c¸c TK 152. TK 1523, TK 1524, TK 1525 còng ®­îc lËp t­¬ng tù nh­ sæ c¸i TK 1521. * C¨n cø lËp sæ c¸i TK 1521: + Sè d­ ®Çu n¨m: Sè liÖu lÊy ë dßng sè d­ cuèi th¸ng 12/2004 + Ph¸t sinh nî: c¨n cø vµo nhËt ký chøng tõ sè 1 ghi cã TK 1111, nî TK 1521 vµ sæ chi tiÕt TK 331 cét cã TK 331, nî TK 1521. + Ph¸t sinh cã: C¨n cø vµo sè liÖu trªn b¶ng kª xuÊt vµ sæ ghi chi tiÕt TK 1521 + Sè d­ cuèi th¸ng: Sè d­ ®Çu n¨m + ph¸t sinh nî - ph¸t sinh cã. * C¨n cø lËp sæ c¸i TK 331 + Sè d­ dÇu n¨m: Sè liÖu lÊy tõ dßng sè d­ cuèi th¸ng 12/2000 + Ph¸t sinh nî: C¨n cø vµo dßng tæng céng nî TK 331 trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. + Ph¸t sinh cã: C¨n cø vµo dßng tæng céng cét cã TK 331 trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. + Sè d­ cuèi th¸ng: Sè d­ ®Çu n¨m + ph¸t sinh cã - ph¸t sinh nî * C¨n cø lËp sæ c¸i TK 133 + Sè d­ ®Çu n¨m: + Ph¸t sinh nî: C¨n cø vµo NhËt ký chøng tõ sè 1- cã TK 1111, nî TK 133 NhËt ký chøng tõ sè 2-cã TK 1121, nî TK 133 Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n - Cã TK 331, nî TK 133 Ph¸t sinh cã: + Sè d­ cuèi th¸ng: Sè d­ ®Çu n¨m + Ph¸t sinh nî - Ph¸t sinh cã.PhÇn III Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu- c«ng cô dông cô t¹i c«ng ty cæ phÇn may vµ dÞch vô h­ng long I. NhËn xÐt chung vÒ kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ë C«ng ty: TÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt vËt chÊt hiÖn nay trong s¶n xuÊt kinh doanh ®Òu h­íng tíi môc ®Ých cuèi cïng lµ lîi nhuËn. §Ó ®¹t ®­îc môc ®Ých nµy th× mçi doanh nghiÖp ph¶i ®Æt ra nh÷ng môc tiªu còng nh­ h­íng ®i kh¸c nhau. Nh­ng víi ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng cã sù qu¶n ký cña Nhµ n­íc th× viÖc ®¹t ®­îc mét trong c¸c môc tiªu ®ã kh«ng ph¶i bÊt cø doanh nghiÖp nµo còng cã thÓ lµm d­îc, nã ®ßi hái nh÷ng ph­¬ng thøc s¶n xuÊt, c¸ch qu¶n lý trong doanh nghiÖp ph¶i lµm sao ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao nhÊt víi chi phÝ bá ra lµ thÊp nhÊt. Do ®ã, mét trong nh÷ng biÖn ph¸p c¬ b¶n ®­îc nhiÒu doanh nghiÖp quan t©m tíi lµ kh«ng ngõng tiÕt kiÖm chi phÝ s¶n xuÊt vµ h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. bëi v× gi¸ thµnh s¶n phÈm cã h¹ th× s¶n phÈm míi cã ®ñ søc ®Ó c¹nh tranh trªn thÞ tr­ßng,doanh nghiÖp míi tiªu thô ®­îc nhiÒu s¶n phÈm,lîi nhuËn cña doanh nghiÖp ngµy cµng cao vµ doanh nghiÖp cã kh¶ n¨ng t¸i s¶n xuÊt më réng. C«ng ty Cæ phÇn may vµ dÞch vô H­ng Long kÓ tõ khi thµnh lËp ®Õn nay ®· kh«ng ngõng ph¸t triÓn vµ lín m¹nh. §Ó ®¹t ®­îc ®iÒu ®ã, C«ng ty ®· tr¶i qua mét thêi kú khã kh¨n cña nh÷ng n¨m ®æi míi c¬ chÕ, nh­ng v× C«ng ty ®· t×m cho m×nh mét h­íng ®i ®óng ®¾n nªn nh÷ng n¨m gÇn ®©y ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty lu«n cã l·i.Sù lín m¹nh ®ã cña C«ng ty kh«ng nh÷ng thÓ hiÖn qua c¬ së vËt chÊt, kü thuËt mµ cßn thÓ hiÖn tr×nh ®é qu¶n lý cña l·nh ®¹o cña C«ng ty ®· tõng b­íc hoµn thiÖn ngµy cµng ®­îc n©ng cao. Lµ mét doanh nhgiÖp s¶n xuÊt vµ kinh doanh mÆt hµng may mÆc, C«ng ty lu«n x¸c ®Þnh nguyªn vËt liÖu lµ yÕu tè c¬ b¶n ®Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc tiÕn hµnh liªn tôc, vµ lµ c¬ së vËt chÊt t¹o ra thùc thÓ s¶n phÈm, chiÕm tû träng lín tæng chi phÝ vµ gi¸ thµnh. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng nµy, l·nh ®¹o C«ng ty ®· cã nh÷ng biÖn ph¸p tÝch cùc nh»m t¨ng c­ßng viÖc qu¶n lý vµ hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ë C«ng ty. §Ó ®¶m b¶o cung cÊp vËt t­ kÞp thêi cho s¶n xuÊt ,ngoµi viÖc theo dâi vµ h¹ch to¸n chÝnh x¸c t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt t­ C«ng ty cßn huy ®éng vµ khuyÕn khÝch phßng xuÊt nhËp khÈu t×m ra thÞ tr­êng míi, b¹n hµng míi ®ång thêi nghiªn cøu t×m hiÓu nhu cÇu thÞ tr­êng ®Ó ®¸p øng kÞp thêi nhu cÇu ®ã. Qua thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty, ®i s©u vµo t×m hiÓu phÇn hµnh kÕ to¸n vÒ vËt liÖu - c«ng cô dông cô, vËn dông lý thuyÕt vµo thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n. T«i thÊy c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ë C«ng ty cã nh÷ng ®iÓm ®¸ng chó ý sau: - Tr¶i qua h¬n 30 n¨m x©y dùng vµ ph¸t triÓn, tõ chç chØ lµ mét xÝ nghiÖp nhá víi c¬ së vËt chÊt nghÌo nµn ®Õn nay C«ng ty Cæ phÇn may vµ dÞch vô H­ng Long ®· thùc sù tr­ëng thµnh vÒ mäi mÆt. Quy m« s¶n xuÊt cña C«ng ty kh«ng ngõng lín m¹nh c¶ vÒ chiÒu réng lÉn chiÒu s©u. - Cïng víi sù ph¸t triÓn cña C«ng ty, hÖ thèng qu¶n ký nãi chung vµ bé phËn kÕ to¸n nãi riªng, trong ®ã ®Æc biÖt lµ kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ®· kh«ng ngõng hoµn thiÖn vµ ®¸p øng yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh . - VÒ c«ng t¸c cung øng vËt t­ : MÆc dï ë C«ng ty l­îng vËt t­ ®­îc mua vÒ th­êng xuyªn víi sè l­îng vµ chñng lo¹i nhiÒu, nh­ng c¸c c¸n bé cung øng vÉn ®¶m b¶o ph©n lo¹i vµ nhËp kho ®Çy ®ñ, khi cã nhu cÇu sö dông hä vÉn phôc vô kÞp thêi cho s¶n xuÊt , ®ã lµ nh÷ng thµnh tÝch,cè g¾ng víi tinh thÇn lµm viÖc cã tr¸ch nhiÖm cña c¸c c¸n bé ë kho còng nh­ phßng xuÊt nhËp khÈu ®¶m nhËn c«ng viÖc nµy. - ViÖc tæ chøc vËn chuyÓn vËt t­ lµ h×nh thøc vËn chuyÓn thuª ngoµi nh­ng C«ng ty lu«n cã nh÷ng chÕ ®é vµ chÝnh s¸ch hîp lý víi c¸c l¸i xe th­êng xuyªn chuyªn chë hµng cho C«ng ty. Do ®ã C«ng ty lu«n chñ ®éng ph­¬ng tiÖn vËn t¶i. - VÒ c«ng t¸c b¶o qu¶n, dù tr÷ vËt t­ lu«n thùc hiÖn tèt c¸c chøc n¨ng cña m×nh. C«ng viÖc nµy lu«n ®­îc l·nh ®¹o C«ng ty quan t©m. VËt t­ khi vÒ ®Õn kho cña C«ng ty sÏ ®­îc b¶o qu¶n tèt b»ng hÖ thèng kho ®· ®­îc ph©n chia theo ®èi t­îng sö dông vµ c«ng dông kinh tÕ . H¬n n÷a, do tÝnh ®Æc thï cña ngµnh may nãi chung vµ cña C«ng ty nãi riªng ®ã lµ s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng,m· hµng, theo thêi vô nªn khi thêi vô hay m· hµng cña tõng kh¸ch hµng kÕt thóc th× thñ kho sÏ quyÕt to¸n toµn bé nguyªn phô liÖu cßn thõa trong kho theo sè liÖu thùc nhËp vµ thùc xuÊt trªn thÎ kho, sau ®ã so s¸nh víi sè thùc tÕ cßn l¹i trong kho. Trªn c¬ së ®ã ph¸t hiÖn ra sè chªnh lÖch, t×m ra nguyªn nh©n vµ rót kinh nghiÖm ®Ó viÖc qu¶n lý vËt t­ d­îc tèt h¬n. Còng tõ ®ã cã thÓ t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng t¸c h¹ch to¸n ®­îc chÝnh x¸c h¬n. - HiÖn nay, ë C«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ theo hÖ thèng tµi kho¶n hiÖn hµnh, viÖc nµy rÊt phï hîp víi c«ng ty bëi v× trªn thùc tÕ nã ®· gi¶m bít ®­îc khèi l­îng ghi chÐp rÊt nhiÒu, ®ång thêi nã còng cung cÊp c¸c th«ng tin t­¬ng ®èi chÝnh x¸c vµ kÞp thêi. - VÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n víi c¬ cÊu tæ chøc kÕ to¸n ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n nh­ hiÖn nay lµ t­¬ng ®èi gän nhÑ , phï hîp víi yªu cÇu cña c«ng viÖc. MÆt kh¸c c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ®­îc h¹ch to¸n theo tõng th¸ng, t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc h¹ch to¸n ®­îc nhanh gän,gi÷a kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô vµ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n kh¸c l¹i cã sù phèi hîp chÆt chÏ, ®ång bé, hç trî nhau vµ lu«n cã sù ®èi chiÕu, kiÓm tra lÉn nhau ®¶m b¶o cho viÖc thùc hiÖn tèt chÝnh s¸ch chÕ ®é h¹ch to¸n chÝnh x¸c , ®Çy ®ñ. - ë C«ng ty, vËt t­ ®­îc ®¸nh gi¸ theo gi¸ thùc tÕ, gi¸ xuÊt lµ gi¸ b×nh qu©n cña sè tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú, ®¶m b¶o cho gi¸ trÞ cña vËt t­ ®­îc tÝnh to¸n kh¸ chÝnh x¸c, s¸t víi thùc tÕ . - VÒ h×nh thøc thanh to¸n cña C«ng ty víi kh¸ch hµng chñ yÕu lµ tiÒn mÆt , Sec ,L/C... C«ng ty ®· vµ ®ang thiÕt lËp ®­îc mèi quan hÖ víi b¹n hµng l©u dµi, qua ®ã uy tÝn cña C«ng ty víi b¹n hµng ngµy ®­îc n©ng cao, C«ng ty ngµy cµng nhËn ®­îc ®¬n ®Æt hµng vµ c¸c hîp ®ång kinh tÕ. - MÆt kh¸c, C¸c c«ng ty ®· dÇn hiÖn ®¹i ho¸ c«ng cô qu¶n lý ®ã lµ viÖc ¸p dông kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh. HiÖn nay, phßng kÕ to¸n cña c«ng ty cã 6 m¸y vi tÝnh ho¹t ®éng phôc vô c«ng t¸c kÕ to¸n ( chñ yÕu lµ lµm l­¬ng, tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh). Tuy nhiªn, phßng kÕ to¸n vÉn ch­a tËn dông hÕt hiÖu xuÊt lµm viÖc cña c¸c m¸y v× sè l­îng ghi chÐp thñ c«ng vÉn cßn lµ chñ yÕu. Do ®ã, C«ng ty cÇn t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé kÕ to¸n ®­îc häc hái, n©ng cao tr×nh ®é sö dông m¸y vi tÝnh v× ®èi víi c«ng t¸c kÕ to¸n nh­ hiÖn nay ë c«ng ty th× viÖc sö dông m¸y vi tÝnh lµ hÕt søc cÇn thiÕt. Trªn ®©y lµ nh÷ng thµnh tÝch ®¸ng kÓ mµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô nãi riªng ®· ®¹t ®­îc. Nh­ng bªn c¹nh vÉn cßn cã mét sè ®iÓm h¹n chÕ nhÊt ®Þnh cÇn ph¶i ®­îc hoµn thiÖn h¬n n÷a, cô thÓ nh­ sau: VÒ c«ng t¸c thu mua vËt t­: VËt t­ ë C«ng ty th­êng ®­îc mua ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quan hÖ b¹n hµng l©u dµi do ®ã b¶o ®¶m ®­îc nguån hµng th­êng xuyªn, kh«ng ph¶i chÞu ¶nh h­ëng nhiÒu cña quy luËt cung - cÇu, chÝnh v× thÕ mµ ®«i lóc C«ng ty kh«ng n¾m b¾t ®­îc t×nh h×nh gi¸ c¶ trªn thÞ tr­êng cña tõng mÆt hµng t¹i mçi thêi ®iÓm nhÊt ®Þnh. Cho nªn gi¸ c¶ vËt t­ mua vÒ C«ng ty nhiÒu khi kh«ng ®¶m b¶o lµ gi¸ tèi ­u t¹i thêi ®iÓm mua hµng. §¸nh gi¸ vËt liÖu - c«ng cô dông cô §èi víi gia c«ng hµng xuÊt khÈu th× kÕ to¸n kh«ng theo dâi vÒ mÆt gi¸ trÞ mµ chØ theo dâi vÒ mÆt sè l­îng. Do ®ã h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô kÕ to¸n míi chØ ghi sæ theo dâi chØ tiªu sè l­îng, kh«ng cã sù lu©n chuyÓn cña c¸c sæ kÕ to¸n do ®ã g©y khã kh¨n cho viÖc qu¶n lý vËt t­ vµ ®Æc biÖt lµ viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu sÏ kh«ng thùc hiÖn ®­îc. ë C«ng ty , chi phÝ vËn chuyÓn vËt t­ vÒ nhËp kho kh«ng tÝnh vµo trÞ gi¸ vËt t­ mµ ®­îc h¹ch to¸n riªng cïng chi phÝ b¸n hµng. Nh­ vËy lµ ch­a ®óng víi nguyªn t¾c tÝnh gi¸ thùc tÕ cña vËt t­ nhËp kho , do ®ã viÖc tÝnh gi¸ vËt t­ nhËp vÒ lµ kh«ng chÝnh x¸c. 1. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô: XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm vËt liÖu - c«ng cô dông cô cña C«ng ty, trong c«ng t¸c kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô ë c«ng ty ®· sö dông ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn lµ t­¬ng ®èi hîp lý . Tuy nhiªn vÉn cßn mét sè h¹n chÕ nhÊt ®Þnh ®ã lµ kÕ to¸n kh«ng lËp sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn mµ chØ lËp sæ chi tiÕt cña tõng lo¹i vËt t­. V× vËy viÖc ®èi chiÕu kiÓm tra cuèi th¸ng sÏ gÆp khã kh¨n, mÊt thêi gian, dÉn ®Õn viÖc ph¶n ¸nh sè liÖu vËt t­ nhËp - xuÊt - tån kho trong th¸ng kh«ng ®­îc chÝnh x¸c. MÆt kh¸c, b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt kÕ to¸n l¹i lËp theo tõng lo¹i vËt t­, do ®ã viÖc ®èi chiÕu kiÓm tra sÏ rÊt phøc t¹p vµ mÊt thêi gian. H¬n n÷a, sæ chi tiÕt TK152 còng ch­a lËp riªng cho tõng thø vËt t­ vµ lËp theo tõng lo¹i vËt t­, vµ còng kh«ng theo mÉu quy ®Þnh. Do ®ã viÖc theo dâi t×nh h×nh - nhËp - xuÊt - tån kho cña tõng thø vËt t­ sÏ gÆp khã kh¨n. §ã lµ nh÷ng ®iÓm cßn tån t¹i trong c«ng t¸c kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu-c«ng cô dông cô ë c«ng ty cÇn ph¶i ®­îc hoµn thiÖn h¬n n÷a ®Ó c«ng viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu sè liªô gi÷a c¸c chøng tõ ®­îc dÔ dµng h¬n. 2. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu- c«ng cô dông cô: Trong viÖc h¹ch to¸n tæng hîp ë C«ng ty, kÕ to¸n ®· sö dông TK 641 ®Ó ph¶n ¸nh chi phÝ vËn chuyÓn vËt t­ khi vËt t­ vÒ nhËp kho lµ ch­a chÝnh x¸c vµ kh«ng ®óng víi ý nghÜa cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, cã thÓ dÉn ®Õn hiÓu lÇm trong h¹ch to¸n kho¶n chi phÝ vËn chuyÓn. ë C«ng ty, kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu - c«ng cô dông cô ®· sö dông hÖ thèng sæ s¸ch thuÇn tuý nh­ng ch­a ®óng vµ ®Çy ®ñ theo chÕ ®é quy ®Þnh. VÝ dô sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n - TK331 do kÕ to¸n lËp kh«ng ®óng mÉu cho nªn kÕt cÊu cña sæ nµy gièng kÕt cÊu cña nhËt ký chøng tõ sè 5 MÆc dï kÕ to¸n cã lËp nhËt ký chøng tõ sè 5 nh­ng c¶ hai sæ nµy ®­îc theo dâi nh­ nhau. Cho nªn kÕ to¸n chñ yÕu theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. MÆt kh¸c, sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n kÕ to¸n ch­a lËp riªng cho tõng ®¬n vÞ b¸n hµng, v× vËy sÏ kh«ng tiÖn cho viÖc theo dâi thanh to¸n vµ mèi quan hÖ mua b¸n cña tõng ®¬n vÞ víi C«ng ty. C«ng ty còng cÇn ®iÒu chØnh l¹i mét sè mÉu sæ theo ®óng kÕt cÊu quy ®Þnh ®Ó cã thÓ ph¶n ¸nh ®óng víi tÝnh chÊt vµ néi dung cña c¸c sæ ®ã . 3. Mét sè vÊn ®Ò kh¸c: * VÒ tæ chøc kho tµng nhËp - xuÊt vËt liÖu - c«ng cô dông cô : Tuy c«ng ty ®· x©y dùng ®­îc mét hÖ thèng kho tµng tèt nh­ng vÉn cßn ®iÓm h¹n chÕ ®ã lµ ë c¸c xÝ nghiÖp s¶n xuÊt l¹i kh«ng cã kho ®Ó vËt t­ riªng , mµ kho ë c¸c xÝ nghiÖp chØ tån t¹i vÒ mÆt h×nh thøc. Do ®ã kh«ng thÓ tr¸nh khái ®­îc nh÷ng hao hôt mÊt m¸t vËt t­. II. Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ë C«ng ty cæ phÇn may vµ dÞch vô h­ng long: Trong c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ë c«ng ty Cæ phÇn may vµ dÞch vô H­ng Long mÆc dï ®· cã nhiÒu cè g¾ng trong viÖc c¶i tiÕn, ®æi míi nh»m ph¸t huy nh­ng ­u ®iÓm vµ h¹n chÕ nh÷ng nh­îc ®iÓm nh­ng bªn c¹nh ®ã vÉn cßn cã nh÷ng ®iÓm cÇn bæ sung, söa ®æi vµ hoµn thiÖn h¬n n÷a ®Ó ®¸p øng nhu cÇu vÒ qu¶n lý , kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ sö dông vËt t­ . Qua nghiªn cøu lý luËn vµ thùc tÕ vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu- c«ng cô dông cô ë C«ng ty, ®Ó ph¸t huy vai trß vµ hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô, t«i xin ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn nh­ sau: 1. ý kiÕn thø nhÊt: *§¸nh gi¸ vËt liÖu - c«ng cô dông cô nhËn gia c«ng hµng xuÊt khÈu: §¸nh gi¸ vËt liÖu - c«ng cô dông cô cã vai trß quan träng trong s¶n xuÊt kinh doanh , trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vµ qu¶n lý vËt liÖu - c«ng cô dông cô. Th«ng qua viÖc ®¸nh gi¸ vËt liÖu - c«ng cô dông cô, kÕ to¸n sÏ tÝnh to¸n chÝnh x¸c sè tµi s¶n hiÖn cã vµ sè vèn l­u ®éng cña C«ng ty, tõ ®ã cã nh÷ng th«ng tin trung thùc vµ kÞp thêi cung cÊp cho viÖc lËp b¸o c¸o tµi chÝnh, gióp ban gi¸m ®èc C«ng ty cã biÖn ph¸p qu¶n lý tèt h¬n. - VÒ viÖc ®¸nh gi¸ vËt liÖu - céng cô dông cô nhËp kho: VËt liÖu - c«ng cô dông cô vÒ nhËp kho C«ng ty, gi¸ thùc tÕ nhËp kho lµ gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n kh«ng bao gåm chi phÝ vËn chuyÓn. Mµ ë C«ng ty ®¸nh gi¸ vËt liÖu - c«ng cô dông cô theo gi¸ thùc tÕ , gi¸ xuÊt lµ gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn . Nh­ vËy gi¸ xuÊt kho chØ ®­îc tÝnh trªn c¬ së gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n cña vËt liÖu - c«ng cô dông cô nhËp kho kh«ng tÝnh chi phÝ vËn chuyÓn. §Ó kh¾c phôc vÊn ®Ò nµy, theo t«i kho¶n chi phÝ vËn chuyÓn ph¶i ®­îc ghi vµo gi¸ trÞ vËt t­ nhËp kho chø kh«ng tÝnh vµo chi phÝ b¸n hµng nh­ thùc tÕ C«ng ty ®· lµm. §iÒu ®ã ®¶m b¶o ®­îc nguyªn t¾c tÝnh gi¸ thùc tÕ cña vËt t­ nhËp kho , vµ ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cho viÖc tÝnh gi¸ cho vËt t­ xuÊt kho, lµm c¬ së cho viÖc h¹ch to¸n chÝnh x¸c gi¸ thµnh s¶n phÈm . 2. ý kiÕn thø hai: * Hoµn thiÖn h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô : VËt liÖu - c«ng cô dông cô lµ nh÷ng ®èi t­îng kÕ to¸n cÇn ph¶i ®­îc h¹ch to¸n chi tiÕt c¶ vÒ chØ tiªu gi¸ trÞ vµ chØ tiªu hiÖn vËt theo tõng kho, lo¹i, nhãm , thø... vËt liÖu - c«ng cô dông cô ph¶i ®­îc tiÕn hµnh ®ång thêi c¶ ë kho vµ phßng kÕ to¸n. Do tÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm cña ngµnh may nªn vËt liÖu - c«ng cô dông cô sö dông trong C«ng ty ®­îc mua tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau víi khèi l­îng vµ chñng lo¹i lín . §Ó tiÖn cho viÖc qu¶n lý, theo dâi th× C«ng ty ®· tiÕn hµnh ph©n lo¹i theo tõng lo¹i vËt t­ nh­ng ®Ó c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc chÆt chÏ h¬n n÷a , theo t«i c«ng ty nªn theo dâi tõng thø vËt t­ theo tõng lÇn nhËp - xuÊt ®Ó phï hîp víi yªu cÇu cña c«ng t¸c kÕ to¸n trong c«ng ty h¬n n÷a. MÆc dï ë kho, thñ kho ®· sö dông thÎ kho cho tõng thø vËt t­ lµ hoµn toµn phï hîp, nh­ vËy viÖc qu¶n lý vËt t­ ë kho ®· t­¬ng ®èi chÆt chÏ nh­ng ë phßng kÕ to¸n khi theo dâi t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho vËt t­ kÕ to¸n l¹i kh«ng lËp sæ chi tiÕt cho tõng thø vËt t­ mµ l¹i lËp cho tõng lo¹i vËt t­, do ®ã sÏ kh«ng tr¸nh khái viÖc ghi chÐp trïng lÆp . ViÖc ®èi chiÕu gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n còng kh«ng ®­îc thuËn tiÖn . §Ó cã sù liªn hÖ vµ phèi hîp trong viÖc ghi chÐp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n, ®ång thêi tr¸nh ®­îc viÖc ghi chÐp trïng lÆp kh«ng cÇn thiÕt ,®¶m b¶o cho viÖc ghi chÐp ®­îc chÝnh x¸c, ®¹t hiÖu qu¶ cao th× c«ng t¸c kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô cÇn ®­îc hoµn thiÖn nh­ sau: ë kho, vÒ c¬ b¶n thñ kho vÉn thùc hiÖn c«ng viÖc nh­ cò. §Þnh kú 7-10 ngµy, thñ kho tËp hîp toµn bé chøng tõ nhËp, xuÊt, ph¸t sinh, s¾p xÕp vµ ph©n lo¹i chøng tõ göi lªn phßng kÕ to¸n. ë phßng kÕ to¸n, ®Þnh kú kÕ to¸n sÏ xuèng kho kiÓm tra viÖc ghi chÐp trªn thÎ kho cña thñ kho vµ nhËn c¸c chøng tõ. Trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt kÕ to¸n sÏ lËp b¶ng kª nhËp b¶ng kª xuÊt cho tõng thø vËt t­ vµ tÝnh gi¸ trÞ vËt t­ nhËp, xuÊt theo ph­¬ng ph¸p C«ng ty ¸p dông. Sau ®ã c¨n cø vµo sè liÖu trªn b¶ng kª nhËp , b¶ng kª xuÊt , kÕ to¸n lËp sæ chi tiÕt cho tõng thø vËt t­ . Sæ chi tiÕt nµy dïng ®Ó ®èi chiÕu víi thÎ kho. Nh­ vËy, ta cã thÓ hoµn thiÖn viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô nh­ sau: VD: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt b«ng 120 trong th¸ng 1/2004 ®­îc h¹ch to¸n nh­ sau: BiÓu sè 23: B¶ng kª nhËp Th¸ng 1/2005 Chøng tõ Tªn vËt t­ §VT sè l­îng Thµnh tiÒn Sè Ngµy 014499 9/1 B«ng 120 M 10968 71095500 014471 12/1 B«ng 120 M 15538 100718625 Céng 26506 171814125 BiÓu sè 24: b¶ng kª xuÊt Th¸ng 1/2005 Chøng tõ Tªn vËt t­ §VT Sè l­îng Thµnh tiÒn Sè Ngµy 15/1 B«ng 120 M 9200 59651749 20/1 B«ng 120 M 13084,7 84839701 Céng 22284,7 144491450 * C¨n cø lËp b¶ng kª nhËp : - C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp nh­ ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho, ghi cét chøng tõ vµ cét tªn vËt t­. - Cét sè l­îng : C¨n cø vµo sè thùc nhËp trªn phiÕu nhËp ®Ó ghi cét sè l­¬ng t­¬ng øng. - Cét thµnh tiÒn : Trªn c¬ së sè l­îng vµ ®¬n gÝa trªn phiÕu nhËp, tÝnh thµnh tiÒn vµ ghi vµo cét thµnh tiÒn. * C¨n cø lËp b¶ng kª xuÊt: - C¨n cø vµo c¸c chøng tõ xuÊt ®Ó ghi cét chøng tõ vµ cét tªn vËt t­. - Cét sè l­îng: C¨n cø vµo sè thùc xuÊt trªn phiÕu xuÊt kho ®Ó ghi vµo cét sè l­îng. - Cét thµnh tiÒn: Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho tÝnh theo ph­¬ng ph¸p ®¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn. LÊy sè l­îng thùc xuÊt cña tõng thø vËt t­ nh©n víi ®¬n gi¸ b×nh qu©n ®Ó ghi vµo cét thµnh tiÒn t­¬ng øng. * C¨n cø ®Ó ghi sæ chi tiÕt VL - TK 1521 - C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt ®Ó ghi cét chøng tõ vµ cét diÔn gi¶i . - Cét TK ®èi øng: Ghi c¸c TK ®èi øng víi TK 1521 3. ý kiÕn thø ba: Hoµn thiÖn viÖc ghi sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n - TK 331 vµ ghi sæ nhËt ký chøng tõ sè 5. Cung øng vËt t­ lµ kh©u quan träng kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt, viÖc ®¶m b¶o vËt t­ ®­îc cung cÊp ®Çy ®ñ vµ liªn tôc sÏ gióp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt tiÕn hµnh b×nh th­êng , kh«ng gi¸n ®o¹n. Do vËy viÖc t×m nguån cung cÊp vËt t­ th­êng xuyªn, ®¶m b¶o chÊt l­îng vËt t­ tèt còng lµ ®iÒu mµ c«ng ty quan t©m . V× nÕu C«ng ty mua vËt liÖu ë c¸c ®¬n vÞ cã mèi quan hÖ b¹n hµng l©u dµi th× sÏ ®¶m b¶o ®­îc nguån hµng th­ßng xuyªn, ®¶m b¶o chÊt l­îng mµ l¹i kh«ng chÞu ¶nh h­ëng nhiÒu cña quy luËt cung - cÇu trªn thÞ tr­êng, tõ ®ã c«ng ty sÏ cã nh÷ng biÖn ph¸p thÝch hîp ®Ó thóc ®Èy mèi quan hÖ mua b¸n. ë sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n kÕ to¸n lËp ch­a khoa häc. Khi nh×n vµo sæ ta ch­a thÓ x¸c ®Þnh ®­îc ngay ®¬n vÞ nµo cã quan hÖ mua b¸n th­êng xuyªn víi c«ng ty. Theo t«i, kÕ to¸n nªn më riªng sæ cho tõng ng­êi b¸n cã quan hÖ th­êng xuyªn víi C«ng ty ,cßn nh÷ng ®¬n vÞ kh«ng cã quan hÖ th­êng xuyªn víi C«ng ty th× vÉn cã thÓ lËp chung sæ. * C¨n cø ®Ó ghi sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n nh­ sau: - C¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n ghi cét chøng tõ. - Cét diÔn gi¶i: Ghi néi dung c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n ph¸t sinh trong th¸ng. - Cét TK ®èi øng: Ghi c¸c TK ®èi øng víi TK 331 - Cét ph¸t sinh nî: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ thanh to¸n ®Ó ghi ®óng néi dung cña sæ chi tiÕt TK 331. - Cét sè ph¸t sinh cã: Khi mua vËt t­ ch­a thanh to¸n víi ng­êi b¸n, c¨n cø vµo sè tiÒn ghi trªn ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho kÕ to¸n ghi vµo cét ph¸t sinh cã. - Cét sè d­: Sè d­ ®Çu th¸ng: Sè liÖu nµy lÊy tõ sè d­ cuèi th¸ng tr­íc chuyÓn sang. Sè d­ cuèi th¸ng = sè d­ ®Çu th¸ng + ph¸t sinh cã - ph¸t sinh nî. Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n cã kÕt cÊu nh­ sau: (Theo biÓu sè 26). Sæ ®­îc më cho tõng ®¬n vÞ b¸n vµ më theo tõng th¸ng. Nh×n vµo sæ ta cã thÓ thÊy ®­îc mèi quan hÖ mua b¸n gi÷a c«ng ty víi ®¬n vÞ cung cÊp. Sæ nµy kÕ to¸n cã thÓ dïng lµm c¨n cø ®Ó ghi sæ nhËt ký chøng tõ sè 5. MÉu sè nhËt ký chøng tõ sè 5 nh­ biÓu ®å sè 27. Sæ nhËt ký chøng tõ sè 5: Dïng ®Ó tËp hîp t×nh h×nh thanh to¸n vµ c«ng nî víi ng­êi cung cÊp vËt t­, hµng ho¸, dÞch vô cho c«ng ty. Khi nh×n vµo sæ nµy, kÕ to¸n cã thÓ thÊy mét c¸ch tæng qu¸t tÊt c¶ c¸c ®¬n vÞ cung cÊp vËt t­ cho C«ng ty, thÊy ®­îc t×nh h×nh nhËp vËt t­ tõ c¸c nguån kh¸c nhau. C¬ së sè liÖu ghi sæ nµy lµ c¸c sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ( dßng tæng céng). Mçi ®¬n vÞ b¸n sÏ ®­îc ghi trªn mét dßng cña nhËt ký chøng tõ sè 5. Sè liÖu ë dßng tæng céng cña nhËt ký chøng tõ sè 5 sÏ ®­îc ghi vµo sæ c¸i TK331. 4. ý kiÕn thø t­: VÒ sö dông TK kÕ to¸n tæng hîp ®Ó h¹ch to¸n kho¶n chi phÝ vËn chuyÓn, khi vËt t­ vÒ nhËp kho. ë C«ng ty, vËt t­ vÒ nhËp kho, kÕ to¸n kh«ng h¹ch to¸n kho¶n chi phÝ vËn chuyÓn vµo trÞ gi¸ cña vËt t­ mµ h¹ch to¸n riªng chi phÝ vËt chuyÓn cïng víi chi phÝ b¸n hµng ( nh­ phÇn thùc tÕ ®· tr×nh bµy). ViÖc sö dông TK 641 ®Ó h¹ch to¸n kho¶n chi phÝ nµy lµ kh«ng ®óng víi néi dung, ý nghÜa cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, dÔ g©y nªn sù hiÓu nhÇm vÒ kho¶n chi phÝ nµy. §Ó hoµn thiÖn viÖc h¹ch to¸n chi phÝ vËn chuyÓn vËt t­ nhËp kho theo t«i, ®èi víi nh÷ng lo¹i vËt t­ ®­îc cung cÊp theo hîp ®ång mua b¸n th× gi¸ thùc tÕ vËt t­ nhËp kho ®­äc tÝnh theo gi¸ tho¶ thuËn ghi trªn hîp ®ång gi÷a hai bªn. Cã thÓ bao gåm c¶ gi¸ mua vµ gi¸ chi phÝ vËn chuyÓn, KÕ to¸n cã thÓ ph¶n ¸nh kho¶n chi phÝ vËn chuyÓn vËt t­ nhËp kho nÕu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt: Nî TK 152 (Chi tiÕt liªn quan) Nî TK 153 (chi tiÕt liªn quan) Cã TK 111 ViÖc h¹ch to¸n nghiÖp vô nµy ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cho viÖc tÝnh gi¸ vËt t­ khi nhËp kho. 5. ý kiÕn thø n¨m: Tæ chøc x©y dùng kho tµng vµ c¸ch bè trÝ thèng nhÊt kho cña C«ng ty. Khi vËt t­ vÒ nhËp kho th× chñ yÕu lµ do thñ kho s¾p xÕp, ph©n lo¹i vµ bè trÝ chç ®Ó tõng lo¹i, tõng thø vËt t­ nªn chØ cã thñ kho míi biÕt chÝnh x¸c lo¹i vËt t­ nµo ®­îc ®Ó ë vÞ trÝ nµo, khi C«ng ty cã nhu cÇu sö dông th× cã thÓ ng­êi cÊp ph¸t vËt t­ l¹i lµ phô kho, do ®ã kh«ng tr¸nh khái mÊt thêi gian t×m kiÕm ®óng chñng lo¹i vËt t­ cÇn sö dông. Theo t«i, C«ng ty nªn cã mét s¬ ®å cho tõng kho ®Ó ng­êi cÊp ph¸t vËt t­ cã thÓ nh×n vµo ®ã mµ biÕt ®­îc chÝnh x¸c vÞ trÝ quy ®Þnh cña tõng lo¹i, tõng thø vËt t­. MÆt kh¸c, ë C«ng ty c¸c xÝ nghiÖp khi lÜnh vËt t­ vÒ ®Òu kh«ng cã kho ®Ó hµng mµ cã khi cßn ph¸t ngay cho c¸c tæ s¶n xuÊt, do ®ã sÏ kh«ng tr¸nh khái viÖc thÊt tho¸t vËt t­, tõ ®ã ¶nh h­ëng ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­ cña toµn C«ng ty. §Ó lµm ®­îc ®iÒu nµy, theo t«i C«ng ty nªn bè trÝ s¾p xÕp cho mçi xÝ nghiÖp cã mét kho riªng vµ còng cã s¬ ®å nh­ ë tæng kho. Khi c¸c tæ s¶n xuÊt cÇn sö dông ®Õn th× míi cÊp ph¸t vËt t­. Nh­ vËy míi ®¶m b¶o vËt t­ kh«ng bÞ thÊt tho¸t do nh÷ng nguyªn nh©n kh¸ch quan. ViÖc tæ chøc tèt hÖ thèng kho tµng vµ trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c ph­¬ng tiÖn qu¶n lý, thùc hiÖn tèt chÕ ®é b¶o qu¶n ®èi víi tõng lo¹i vËt t­ lµ nh÷ng viÖc rÊt cÇn lµm v× nã gióp tr¸nh ®­îc nh÷ng h­ háng, mÊt m¸t vËt t­, ®¶m b¶o an toµn cho vËt t­ lµ mét trong nh÷ng yªu cÇu qu¶n lý ®èi víi vËt liÖu-c«ng cô dông cô. V× vËy, viÖc qu¶n lý chÆt chÏ vËt t­ tõ kh©u mua vµo, nhËp kho tíi kh©u b¶o qu¶n, dù tr÷ vµ sö dông lµ mét trong nh÷ng néi dung quan träng trong c«ng t¸c qu¶n lý tµi s¶n chung cña C«ng ty. 6. ý kiÕn thø s¸u: * VÒ c«ng t¸c thu mua vËt t­: Gi¸ c¶ thu mua vËt t­ lµ mét vÊn ®Ò rÊt ®¸ng quan t©m cña C«ng ty v× nã ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ cuèi cïng cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, ®ã lµ gi¸ thµnh s¶n phÈm, tõ ®ã sÏ ¶nh h­ëng tíi thu nhËp cña C«ng ty. Do ®ã C«ng ty cÇn t×m mäi biÖn ph¸p nh»m h¹ thÊp chi phÝ vËt t­ trong gi¸ thµnh s¶n phÈm ®Ó víi chi phÝ bá ra Ýt nhÊt nh­ng l¹i cã thÓ mua ®­îc sè l­îng vËt t­ nhiÒu nhÊt mµ vÉn b¶o ®¶m chÊt l­îng vËt t­ tèt. §iÒu ®ã ®ßi hái C«ng ty ph¶i t×m ®­îc ®Þa ®iÓm thu mua thuËn tiÖn, lùa chän ph­¬ng thøc vËn chuyÓn thÝch hîp nhÊt ®Ó ®¶m b¶o nhanh gän, kÞp thêi víi c¸c chi phÝ bá ra thÊp nhÊt. Theo t«i, C«ng ty nªn cã mét bé phËn t×m hiÓu thÞ tr­êng ®Ó tõ ®ã cã thÓ trao ®æi, thèng nhÊt l¹i gi¸ c¶ trªn víi ®¬n vÞ b¸n hµng ®Ó ®¶m b¶o mua ®­îc hµng víi gi¸ c¶ hîp lý mµ vÉn ®¶m b¶o ®­îc chÊt l­îng hµng tèt, vÉn gi÷ ®­îc mèi quan hÖ l©u dµi víi c¸c b¹n hµng. MÆt kh¸c, trªn c¬ së ®· tham kh¶o gi¸ c¶ trªn thÞ tr­êng th× C«ng ty cã thÓ dù ®o¸n ®­îc t×nh h×nh biÕn ®éng cña gi¸ c¶, nhê ®ã C«ng ty cã thÓ ®Æt ra kÕ ho¹ch mua hµng. Cã thÓ mua nhiÒu h¬n ë thêi ®iÓm gi¸ thÊp ®Ó dù tr÷ cho c¸c kú s¶n xuÊt tiÕp theo, ®iÒu ®ã gãp phÇn h¹ thÊp chi phÝ vËt t­ trong gi¸ thµnh s¶n phÈm. 7. ýý kiÕn thø b¶y: Tõng b­íc thùc hiÖn viÖc sö dông kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh: Mét trong nh÷ng yªu cÇu cña c«ng t¸c kÕ to¸n lµ chÝnh x¸c vµ cung cÊp th«ng tin kÞp thêi, nhanh chãng. Trong thêi ®¹i ngµy nay, khi khoa häc vµ kü thuËt ngµy mét ph¸t triÓn, viÖc ®­a kÕ to¸n ¸p dông trªn m¸y vi tÝnh ®· vµ ®ang ®­îc tiÕn hµnh phæ biÕn trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, gióp cho kÕ to¸n, tæng hîp sè liÖu, lµm b¶ng biÓu nhanh chãng víi ®é chÝnh x¸c cao. HiÖn nay, bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®ang ®­îc bè trÝ t­¬ng ®èi phï hîp vµ c¬ b¶n ®· ®¸p øng ®­îc yªu cÇu h¹ch to¸n, nh­ng theo t«i, ®Ó tõng b­íc ®­a tin häc vµo qu¶n lý ë C«ng ty, theo kÞp thêi ®¹i. C«ng ty nªn gi¶m bít viÖc ghi chÐp kÕ to¸n trªn sæ s¸ch vµ t¨ng c­êng sö dông b»ng m¸y vi tÝnh nh»m t¨ng n¨ng suÊt lµm viÖc cña kÕ to¸n, sè liÖu tÝnh to¸n tæng hîp sÏ chÝnh x¸c h¬n phôc vô cho viÖc ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh s¶n xuÊt vµ cung cÊp sè liÖu kÞp thêi cho Gi¸m ®èc vµ c¸c bé phËn cã liªn quan. Víi c¸c ý kiÕn nªu trªn, nÕu C«ng ty sö dông hÖ thèng gi¸ thùc tÕ sÏ rÊt thuËn tiÖn cho viÖc h¹ch to¸n t×nh h×nh nhËp - xuÊt vËt t­ trªn m¸y vi tÝnh. Do c¸c nghiÖp vô nhËp - xuÊt vËt t­ diÔn ra th­êng xuyªn ë C«ng ty nªn viÖc sö dông vi tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n lµ rÊt cÇn thiÕt. T¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé kÕ to¸n ®­îc häc hái, n©ng cao tr×nh ®é sö dông kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh, ®Æc biÖt lµ ®èi víi kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô. Còng tõ ®ã míi cã thÓ ph¸t huy hÕt hiÖu suÊt lµm viÖc cña m¸y vi tÝnh mµ C«ng ty ®· trang bÞ cho phßng kÕ to¸n. Theo t«i C«ng ty nªn mua phÇn mÒm kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n vµ cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n ®­îc nhanh gän vµ chÝnh x¸c cao… Trªn ®©y lµ mét sè ý kiÕn ®­a ra dÓ phÇn nµo kh¾c phôc nh÷ng mÆt cßn tån t¹i trong c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ë C«ng ty nh»m t¨ng c­êng qu¶n lý vËt liÖu - CCDC , cung cÊp nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c kÞp thêi ë mçi thêi ®iÓm vµ thêi kú ®Ó ng­êi qu¶n lý cã thÓ ®­a ra quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n nh»m tr¸nh t×nh tr¹ng s¶n xuÊt bÞ ngõng trÖ , gi¸n ®o¹n do viÖc cung øng vËt t­ kh«ng kÞp thêi hoÆc g©y ø ®äng vèn do dù tr÷ qu¸ nhiÒu vËt t­. PhÇn KÕt LuËn H¹ch to¸n kÕ to¸n lµ mét trong nh÷ng c«ng cô dïng ®Ó qu¶n lý kinh tÕ, trong ®ã kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ph¸t huy t¸c dông nh­ mét dông cô s¾c bÐn cã hiÖu lùc phôc vô yªu cÇu qu¶n lý kinh kÕ trong ®iÒu kiÖn h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp hiÖn nay. C«ng ty cæ phÇn may vµ dÞch vô H­ng Long lµ mét doanh nghiÖp chuyªn s¶n xuÊt vµ kinh doanh may mÆc xuÊt khÈu, vËt liÖu - c«ng cô dông cô sö dông ë C«ng ty víi khèi l­îng lín, chñng lo¹i nhiÒu. Nh­ng víi sù cè g¾ng cña Ban l·nh ®¹o còng nh­ c¸c phßng ban chøc n¨ng, ®Æc biÖt lµ phßng kÕ to¸n nªn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña C«ng ty lu«n ®¶m b¶o liªn tôc, s¶n phÈm cña C«ng ty lu«n ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña kh¸ch hµng. Phßng kÕ to¸n víi bé phËn kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ®· kh«ng ngõng hoµn thiÖn ®Ó lµm tèt c«ng viÖc kÕ to¸n cña m×nh gióp C«ng ty qu¶n lý vËt t­ an toµn, tr¸nh hao hôt, mÊt m¸t, l·ng phÝ vËt t­, ®ång thêi gãp phÇn gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt, t¨ng tèc ®é chu chuyÓn vèn l­u ®éng, tõ ®ã t¨ng tÝch lòy, tiÕt kiÖm vËt t­ cho C«ng ty.. Trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty ®· gióp t«i cñng cè kiÕn thøc vÒ lý thuyÕt cña m×nh vµ vËn dông c¸c kiÕn thøc ®ã vµo thùc tÕ nh­ thÕ. Do vËy, t«i ®i s©u nghiªn cøu, t×m hiÓu vµ ph©n tÝch vÒ t×nh h×nh thùc tÕ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô. MÆc dï ®· cè g¾ng ph¶n ¸nh trung thùc nh÷ng thµnh tÝch mµ C«ng ty ®· ®¹t ®­îc vµ nh÷ng mÆt cßn tån t¹i trong c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ë C«ng ty, nh­ng t«i vÉn rÊt mong cã sù tham kh¶o, xem xÐt cña c«ng ty ®Ó c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô nãi riªng tõng b­íc ®­îc hoµn thiÖn h¬n . Qua thêi gian thùc tËp, nghiªn cøu viÕt chuyªn ®Ò nµy, t«i ®· nhËn ®­îc sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸n bé, nh©n viªn c¸c phßng ban nãi chung vµ ®Æc biÖt lµ c¸c c¸n bé nh©n viªn phßng kÕ to¸n, vµ sù gióp ®ì, chØ b¶o tËn t×nh cña c« gi¸o lª thanh h­¬ng - Ng­êi ®· trùc tiÕp h­íng dÉn t«i hoµn thµnh b¶n chuyªn ®Ò nµy. T«i xin cam ®oan chuyªn ®Ò do t«i tù nghiªn cøu vµ trung thùc víi thùc tÕ t¹i c¬ quan n¬i t«i nghiªn cøu chuyªn ®Ò. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n! H­ng Yªn, ngµy 10 th¸ng 8 n¨m 2005 Sinh viªn Bïi ThÞ Ph­îng BiÓu sè 26: Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n TK 331 §èi t­îng: C«ng ty liªn doanh s¶n xuÊt b«ng EVC - Hµ Néi Ngµy th¸ng Ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Thêi h¹n ®­îc chiÕt khÊu Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã 1. Sè d­ ®Çu th¸ng 14438554 2. Sè ph¸t sinh trong th¸ng 014499 3/1 Mua b«ng 1521 123515250 ThuÕ suÊt 10% 133 12351525 014471 10/1 Mua b«ng 1521 223096125 ThuÕ suÊt 10% 133 22309612 1/1 Tr¶ tiÒn mua b«ng 1111 142265600 Céng sè ph¸t sinh 144338554 381272512 3. Sè d­ cuèi th¸ng 381272512 BiÓu sè 27: NhËt ký chøng tõ sè 5 Ghi cã TK 331 Th¸ng 1/2005 Sè thÞ tr­êng Tªn ng­êi b¸n Sè d­ ®Çu th¸ng Ghi cã TK 331, nî c¸c TK... Céng nî TK331 Ghi nî TK 331, Cã c¸c TK... Céng nî TK 331 Sè d­ cuèi th¸ng Nî Cã 1521 133 ... 1111 ... Nî Cã 1 C«ng ty liªn doanh s¶n xuÊt EVC Hµ Néi 144338554 346611375 3461137 ... 381272512 143265000 ... 144338554 381272512 Tæng céng BiÓu sè 25: Sæ chi tiÕt vËt liÖu TK 1521 Tªn vËt liÖu: B«ng 120 Th¸ng 1/2005 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng NhËp XuÊt Tån Ghi chó Sè Ngµy SL TT SL TT SL TT Tån ®Çu th¸ng Ph¸t sinh trong th¸ng 014499 3/1 NhËp kho b«ng 120 331 10986 71085500 10/1 NhËp kho b«ng 120 331 15538 100718625 15/1 XuÊt b«ng 120 cho may I 621 9200 59651749 20/1 XuÊt b«ng 120 cho may IV 621 13084,7 84869701 Céng sè ph¸t sinh 26506 171814125 22284,7 144491450 Tån cuèi th¸ng 4345 28164637 BiÓu sè 17: B¶ng ph©n bæ vËt liÖu cho c¸c m· hµng TK 152 Th¸ng 1/2005 Sè TT Tªn m· hµng ChØ Kho¸ dµi Kho¸ ng¾n B¨ng dÝnh Cóc 4 phÇn Chun Nh·n Chèt D©y luån Cóc 15mm ¤ zª Ken vai M¾c ¸o Céng 1 HY - 107 1409120 2042750 1645226 1441864 6538960 2 103 1002340 2085500 480778 4568618 3 108 777328 1098525 188650 2064503 4 105 900064 1702350 402910 1239381 21872 270090 209984 20564 286416 5053631 5 94 2536544 6620250 2251950 299880 113415 2416050 630904 404401 15273394 6 7008 1961432 3425000 2434862 3123500 551930 1090000 1940 12588664 7 91 1593224 1722650 1674076 3052238 18570 527460 2313 8590531 8 86 1572768 2154300 1717808 753032 611184 98000 19774 561680 8956 194208 7691710 9 93 1388664 1970000 1301600 529080 527200 5716544 10 99 1450032 1965150 1127890 224801 301545 621584 5691002 11 46 613680 868150 785296 511932 87710 23309 844880 438192 4173149 12 2045 13 102 1104624 1765500 31158 1180000 1940 4083222 14 80 981870 829350 257868 1207620 21312 605340 252552 7962 279072 4442946 15 72 3866184 2973050 2721940 2781144 23264 1276760 361352 22624 4999205 19025523 16 106 17 97 1718304 2706300 640523 4298832 69690 69544 658440 470560 21651 227664 10880908 18 81 8734712 16097150 6392394 2907920 283021 15011960 3123448 154533 52705138 19 4132 900064 1425900 1132488 693840 359856 4512148 20 109 245472 485000 452400 2531968 642000 12463 4369303 21 98 572768 601400 585280 5772 303552 2068772 22 87 5115813 497036 238451 308549 6159849 23 1998 17203496 22274401 9693894 27607089 2260860 28229 20731116 8711926 10479600 118990611 24 PT1,2,3,4 18962712 18962712 25 PT11 2143192 548963 116576 2325000 5133731 26 90 1715960 2175646 22620 37026 3951252 Céng 78470367 73047176 25815905 3285000 56540948 7040000 3040361 46452896 5576000 2716003 18139016 10479600 2633549 333236821 BiÓu sè 16: B¶ng kª sè 3 TÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ vËt liÖu - c«ng cô dông cô Th¸ng 1/2005 Sè TT ChØ tiªu TK 152 TK 153 1521 1522 1523 1524 1525 1531 1532 1 I. Sè d­ ®Çu th¸ng 1839674359 280870380 3683548 150492355 116756853 45470491 27203804 2 II. Sè ph¸t sinh trong th¸ng 507611437 172429536 14624923 1389900 4362500 9847454 3 - Cã TK 111 42000000 12206920 1890000 1389900 3762500 4 - Cã TK 331 465611437 160222616 12734923 600000 9847454 5 III. Céng sè d­ ®Çu th¸ng vµ ph¸t sinh trong th¸ng 2347285796 453299916 165117278 118146753 49832991 37051258 6 IV. XuÊt trong th¸ng 1840869560 333236821 796017 21421239 124700 4639917 36277989 7 V. Tån kho cuèi th¸ng 506416236 120063095 2887531 143696039 118022053 45193074 773269 BiÓu sè 14: NhËt ký chøng tõ sè 1 Ghi cã TK 1111 Th¸ng 1/2005 Sè TT Ngµy Ghi cã TK 1111, nî c¸c TK... Céng cã TK 1111 1521 1522 1524 1525 1531 331 641 ... 133 15/1 150.000.000 125.000 185.000 80.000 45.000 250.000.000 51.000 … 75.000 Céng 42000000 12206920 1890000 1389900 3762500 758060300 23716600 ... 6495300 4955444280 BiÓu sè 15: NhËt ký chøng tõ sè 2 Ghi cã TK 1121 Th¸ng 1/2005 Sè TT Ngµy Ghi cã TK 1121, nî c¸c TK... Céng cã 331 1388 152 ... 133 TK 1121 10/1 75.000 3.500 45.000 … 3.850 Céng 793.853.709 3.901.565 48.000.000 ... 4.847.204 1.599.412.113 BiÓu sè 13: Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n TK 331 Th¸ng 1/2005 Ho¸ ®¬n PhiÕu nhËp PhiÕu chi DiÔn gi¶i D­ ®Çu th¸ng Nî TK 331, cã c¸c TK... Céng nî TK 331 Cã TK 331, nî c¸c TK... Céng cã TK 331 D­ cuèi th¸ng Nî Cã 1111 1121 ... 1521 1522 1524 1531 1532 ... 133 Nî Cã 013464+ 013459 8 69 Cöa hµng Tungsing - VËt t­ 216800503 216734300 216734300 12734923 1273492 14008415 14074618 014503+ 014442 20+21 3 C«ng ty bao b× H­ng Yªn 141257306 141257400 141257400 1035000 103500 1138500 1138406 25 + 26 3 6 ChØ Tootal 148108998 127336841 127336841 30317616 35267403 76+77+78 28+29+30 55+373+374 Cöa hµng Trung H¶i - VËt t­ 236546317 160931300 160931300 18290000 29905000 148195000 223819013 Tr­êng c«ng nh©n may Gia L©m 50000000 50000000 48 1 358 NguyÔn Quang Vinh - VËt t­ 600000 600000 60000 600000 1082+ 1083 18 2 Høa A Th¹ch - 1998 - V¶i 211086600 170000000 170000000 100660100 100660100 141746700 014499+ 014471 9+30 1 B«ng liªn doanh EVC 144338554 143265600 144338554 346611375 34661137 381272512 381272512