Đề tài Quản lý thông tin phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và triển khai tại Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ

sung, tạo nguồn tin Bổ sung, tạo nguồn tin là một quá trình thường xuyên, liên tục, phát hiện, thu thập và bổ sung những tài liệu phù hợp với nội dung của kho tin và thanh lọc những tài liệu không phù hợp. Trong hoạt động nghiên cứu khoa học, tài liệu là nguồn tin không thể thiếu được trong lĩnh vực hoạt động này.Do có tính chất như vậy nên Ban rất coi trọng đảm bảo đầy đủ nguồn tin trong dây chuyền hoạt động của mình. Không phải ngẫu nhiên mà khi đánh giá tiềm lực của một cơ quan Thông tin, Tư liệu và Thư viện người ta không thể xem nhẹ hoặc bỏ qua vốn tài liệu của cơ quan này, đó là giá trị tiềm lực của mỗi một cơ quan nghiên cứu, là kết quả xây dựng, tích lũy lâu dài theo một chính sách hợp lý trên cơ sở nhu cầu của xã hội. Sách, báo tạp chí là những ấn phẩm phổ biến trong xã hội, là phương tiện truyền tin truyền thống có ý nghĩa rất to lớn và tác động nhiều mặt tới nghiên cứu khoa học và con người. Tại Viện, công tác bổ sung tài liệu là dây chuyền đầu tiên, là đầu vào có vai trò quan trọng và quyết định rất nhiều đến chất lượng và năng lực phục vụ thông tin của Viện. Vì vậy Ban luôn chú ý đến việc bổ sung va tạo nguồn tin mới, báo, tạp chí hàng ngày để thu thập các bài báo về KH&CN, đồng thời bổ sung thêm các tài liệu sách, tài liệu tham khảo về nhiều hình thức và phương thức khác nhau có liên quan. Việc bổ sung liên tục dưới nhiều hình thức và phương thức khác nhau sẽ làm cho nguồn tin ngày càng phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu của các cán bộ trong cũng như ngoài Viện. Hình thức bổ sung kho tin: được thực hiện dưới 2 dạng: + Bổ sung thường xuyên: là hình thức bổ sung chính được Ban đặc biệt chú trọng với việc cập nhật báo, tạp chí hàng ngày, sách hàng tháng + Bổ sung hồi cố: là bổ sung những tài liệu đã xuất bản từ lâu nhưng vì lý do gì đó mà thư viện chưa có, không còn nữa hoặc mất mát đi. Phương thức bổ sung : có 2 loại: + Phương thức phải trả tiền: mua sách, báo, tạp chí + Phương thức không trả tiền gồm 3 loại nguồn chính Thứ nhất: Sách, tài liệu biếu, tặng từ các tổ chức cơ quan trong và ngoài nước, các dự án quốc tế cung cấp. Thứ hai: Tài liệu do cán bộ Viện đi công tác nước ngoài mang về. Thứ ba: Sản phẩm các đề tài nghiên cứu của Viện nộp lưu chiểu, các tài liệu của các hội nghị hội thảo khoa học Xử lý nguồn thông tin tài liệu Việc xử lý được thực hiện theo từng loại hình: Đối với tạp chí và báo: vào sổ đăng ký theo số thứ tự từng số. Đối với sách: sau khi sách đã được nhận và đăng ký vào sổ thì cán bộ thư viện sẽ chuyển sang công tác xử lý tài liệu. Công việc xử lý tài liệu mới được phân ra làm hai giai đoạn: Xử lý kỹ thuật: dán phiếu, mã, mô tả phích, lập hồ sơ, đăng ký, xác định ký hiệu xếp giá. Xử lý nội dung: phân loại tài liệu theo khung phân loại riêng của Viện. Chu trình đường đi của sách được thể hiện trên hình: Sách sau khi nhập Đăng ký cá biệt Phân loại sách Mô tả Phích Tổ chức kho Phục vụ bạn đọc Hình 6: Sơ đồ chu trình đường đi của sách Lưu trữ và bảo quản thông tin Thông tin về xử lý tài liệu sau khi đã hoàn thành xong các công đoạn trên sẽ đươc lưu giữ trên các đĩa mềm, đĩa cứng, trên giá sách, trên kho tin (kho sách của thư viện). Nơi lưu giữ và bảo quản thông tin thông thoáng, có trang bị máy điều hòa, bình cứu hỏa, nhiệt độ thích hợp để lưu trữ và bảo quản là từ 20 – 30oC. Việc bảo quản thông tin cũng như tài liệu được quản lý một cách chặt chẽ để tránh thất lạc. Tra cứu và tìm tin Hiện nay Ban có hai cách tìm tin : Tìm tin truyền thống Tìm tin truyền thống giống như tra phích thư viện, phích thư viện được sắp xếp theo chữ cái ABC, theo khung phân loại, theo mục lục chủ đề. Quy trình dây chuyền phiếu yêu cầu Phiếu nhận Kiểm tra phiếu Chuyển phiếu vào kho Lấy sách Làm thủ tục cho bạn đọc Hình 7: Quy trình dây chuyền phiếu yêu cầu Tìm tin tự động hóa Hiện nay Viện đã cài đặt phần mềm ILIB để tìm tin trên mạng máy tính theo yêu cầu bạn đọc. Quá trình tìm tin được tiến hành theo các bước cụ thể và phải đảm bảo một số yêu cầu như trao đổi với NDT để nhận dạng yêu cầu tin nhằm xác định các yếu tố sau: + Câu hỏi thông tin là gì? Tránh mập mờ nước đôi hoặc thông tin thiếu chính xác + Xác định những thông tin về NDT chẳng hạn như chức vụ học vị học hàm, chuyên ngành được đào tạo, công việc thực tế của họ + Mục đích sử dụng thông tin của NDT, học tập nghiên cứu ra quyết định. Họ đã có những thông tin nào về câu hỏi Khi xác định các yếu tố xong thì bắt đầu tiến hành các bước: Bước 1: các thông tin liên quan đến câu hỏi và trả lời như: Loại thông tin muốn nhận là tư liệu hay dữ kiện, loại sản phẩm muốn nhận là thư mục hay tài liệu gốc, thông tin trong khoảng thời gian nào, số lượng là bao nhiêu, ngôn ngữ của tài liệu ( Việt, Anh, Nga) Mức độ nông sâu của vấn đề, ví dụ như bài giới thiệu, bài nghiên cứu sâu hay là tài liệu tổng quan Thời gian trả lời câu hỏi trong bao lâu Kinh phí tối đa để chi trả cho việc tìm tin là bao nhiêu Bước 2: xác định chiến lược tìm là tập hợp các quyết định và hoạt động được tiến hành trong quá trình tìm tin nhằm sử dụng hiệu quả những nguồn thông tin có sẵn để đạt mục tiêu đề ra Chia câu hỏi thành nhiều phần nhỏ nếu có thể được Xác định các phương tiện và công cụ tìm tin, thực chất xem mình sử dụng công cụ tra cứu gì trên vật mang tin gì, phương tiện thủ công hay tự động , xác định CSDL cụ thể nào, tên nó là gì, tất cả đều phải xuất phát từ câu hỏi yêu cầu tìm tin Sau khi lựa chọn dụng cụ phương tiện rồi diễn đạt các nội dung chính của yêu cầu thông tin bằng ngôn ngữ của hệ thống thông tin đã lựa chọn Lập biểu thức, đây chính là việc kết hợp các thuật ngữ bằng các toán tử logic: AND, OR, NOT Trong biểu thức tìm nói chung toán tử AND được đặt giữa các thuật ngữ có khái niệm khác nhau. Ví dụ: Tiền tệ AND Khoa học Toán tử OR được đặt giữa các khái niệm đồng cấp Ví dụ: xe đạp OR xe máy OR ô tô Toán tử NOT được đặt giữa các khái niệm khác cấp Ví dụ: giao thông NOT xe máy Xác định quy trình tìm tin Bước 3: là thao tác trên các công cụ tìm lựa chọn theo trình tự xác định trước ở trên để tìm ra thông tin đáp ứng yêu cầu Bước 4: đánh giá kết quả tìm, xem xét mức độ phù hợp của thông tin với NDT hoặc với yêu cầu tin Thông tin cần thiết cho người hoặc một nhóm người phải là thích hợp với họ có thể tiến hành đánh giá sau kết quả trung gian hoặc sau toàn bộ cuộc tìm. Sau khi đánh giá thì áp dụng một số biện pháp để biến đổi kết quả tìm Thu hẹp phạm vi tìm: áp dụng khi mà kết quả toàn bộ tìm lớn. Có thể có những thông tin chi tiết hợp cho ta tìm thông tin Mở rộng phạm vi tìm: cũng như thu hẹp ta có thể mở rộng theo thời gian, không gian chủ đềcó thể dựa vào một số tài liệu ban đầu để xác định mức độ phù hợp của kết quả với yêu cầu, xác định mức độ thích hợp của tài liệu đối với người dùng tin. Dựa vào những thông tin trong bước 1 để xác định mức độ thích hợp của NDT Kết hợp với NDT để đánh giá kết quả tìm. Bước 5: cung cấp thông tin dưới dạng một sản phẩm thông tin. Các sản phẩm thông tin này được xác định bởi bản chất của yêu cầu tin, trình độ của người dùng tin, năng lực nghề nghiệp của cán bộ thông tin và các phương tiện về vật chất kỹ thuật của cơ quan thông tin trên cơ sở đó các sản phẩm cung cấp thông tin có thể là tài liệu cấp 2, tài liệu cấp 3 Khái quát các bước tìm tin được thể hiện trên hình 8 Người dùng tin đưa yêu cầu tin Xác định yêu cầu Lập chiến lược tìm Tìm (thao tác) Đánh giá kết quả Cung cấp thông tin Hình 8: Sơ đồ tìm tin tổng quát Phục vụ và cung cấp thông tin Đối tượng phục vụ của Ban là các nhà nghiên cứu, các chuyên gia đầu ngành, cán bộ nghiên cứu khoa học, cán bộ quản lý KH&CN trong và ngoài Viện, các đơn vị thuộc Bộ KHCN và các cơ quan khác. Đặc biệt có cả các độc giả ở xa như Tp. Hồ Chí Minh, Huế, Đà Nẵngcác nghiên cứu sinh, sinh viên các trường Đại học, các sinh viên đến thực tập, độc giả nước ngoài quan tâm đến chuyên môn của Viện. Đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc dưới nhiều hình thức và dạng khác nhau ở mức độ khác nhau như: Tài liệu cấp 1: Là tài liệu gốc ở trạng thái đúng như khi tác giả viết ra giữ nguyên vẹn bút tích của của tác giả, hiện trạng ban đầu. Tài liệu cấp 2: Là tài liệu được hình thành trên CSDL cấp 1, đó là các bản thư mục, các bản phê bình, tóm tắt, đánh giá, nhận xét phản biện bách khoa toàn thư. Tài liệu cấp 3: Là tài liệu biên soạn trên CSDL cấp 2. Chẳng hạn như các bản tổng quan, tổng kết các công trình nghiên cứu, các đồ án, đề tài trong giai đoạn nào đó. Việc phục vụ thông tin có thể được dựa vào đối tượng NDT mà đáp ứng nhu cầu của họ dưới nhiều hình thức khác nhau. 2.3. Lựa chọn trường nhập dữ liệu và khung phân loại 2.3.1. Lựa chọn trường nhập dữ liệu Nguồn thông tin điện tử là nguồn tài liệu đang nổi trội được xuất bản dưới dạng điện tử và được truyền trong các mạng máy tính để phục vụ khách hàng của mình, đó là các loại hình sách, báo, tạp chí trên máy tính, đĩa quang và các nguồn lực thông tin trên các mạng thông tin máy tính. Ban ĐTSĐH&TTTV đã quan tâm tới việc xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin điện tử. Tại Ban hiện nay nguồn tài liệu hiện có: các CSDL, CD-ROM, mạng Internet. Các CSDL đóng vai trò chủ đạo trong nguồn thông tin được tin học hóa. CSDL được định nghĩa là một tập hợp các dữ liệu tổ chức để phục vụ cho nhiều ứng dụng khác nhau một cách có hiệu quả như tập trung hóa dữ liệu và giảm thiểu các dữ liệu dư thừa. Hiện nay, đã xây dựng được 5 CSDL nhằm quản lý khai thác có hiệu quả nguồn tin KH&CN và đang cố gắng xây dựng một số CSDL về nguồn thông tin tư liệu KHCN mà Ban đang quản lý nhằm giúp cho NDT tại Viện có thể truy cập một cách triệt để nguồn tư liệu khoa học nội sinh có giá trị. 5 dữ liệu mà Ban đã xây dựng là: CSDL công nghệ và phát triển CSDL sách CSDL bạn đọc CSDL Văn bản pháp luật Việt Nam từ năm 1945 đến nay CSDL tiềm năng khoa học công nghệ Việt Nam và quốc tế. Tuy nhiên hiện nay Ban chỉ dùng chủ yếu 2 CSDL: CSDL Sách và CSDL Bạn đọc CSDL Sách (CSDL SCL) được Ban xây dựng vào tháng 8/1998 dựa theo khung phân loại hoàn thiện để quản lý, tìm kiếm, tra cứu tài liệu của Viện một cách dễ dàng và hiệu quả làm việc của cán bộ thư viện đạt kết quả cao hơn. CSDL SCL của thư viện Viện CLCSKH&CN được thiết kế chạy dưới môi trường ISIS for WINDOW, bao gồm một số file trên máy có liên quan chặt chẽ với nhau về mặt logic nhưng khác nhau về mặt vật lý. Có 4 dạng file cấu trúc CSDL SCL: Scl.ftd Bảng xác định trường Scl.fmt Biểu mẫu nhập máy Scl.pft Fomat trình bày dữ liệu Scl.fst Bảng chọn trường. CSDL thư mục bạn đọc (CSDL BANDOC) được Ban xây dựng vào tháng 11/1999 nhằm hoàn thiện hơn tin học hóa thư viện giúp chúng ta đánh giá chất lượng của thư viện (loại sách nào thích hợp, số lượt bạn dọc hàng năm), quản lý bạn đọc một cách thuận lợi, quản lý sách mượn đúng hạn, nắm được tình hình mượn sách và trả sách, phục vụ bạn đọc nhanh, thuận lợi. CSDL BANDOC của thư viện Viện CLCSKH&CN được thiết kế chạy dưới môi trương ISIS for WINDOW bao gồm một số file trên máy có liên quan chặt chẽ về mặt logic nhưng khác nhau về mặt vật lý. Có 4 file cấu trúc CSDL BANDOC: Bandoc.ftd Bảng xác định trường Bandoc.fmt Biểu mẫu nhập tin Bandoc.pft Format trình bày dữ liệu Bandoc.fst Bảng chọn trường. Tóm lại, trong quá trình hình thành và phát triển, Ban ĐTSĐH&TTTV đã đạt được những kết quả đáng kể trong công tác xây dựng tổ chức nguồn lực thông tin khoa học và công nghệ nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học và công nghệ cho Viện. 2.3.2. Khung phân loại cho sách Đối với sách Ban ĐTSĐH&TTTV đã xây dựng một khung phân loại chuyên ngành riêng có tên là “Chiến lược phát triển và chính sách KHCN”, dựa trên kết quả của đề tài “xây dựng khung phân loại sử dụng trong các thư viện chuyên ngành về chiến lược phát triển và chính sách khoa học và công nghệ” do Ban thực hiện từ năm 1990. Điều này rất cần thiết, vì một thư viện nhỏ và chuyên ngành như thư viện của Viện CLCSKH&CN không thể sử dụng những kỹ thuật như BBK hay UDK. Song với nhiệm vụ phục vụ tài liệu cho công tác của Viện nghiên cứu về chiến lược và chính sách KH&CN, việc vận hành tìm kiếm, tra cứu tư liệu một cách nhanh chóng, thuận tiện đòi hỏi công tác nghiệp vụ của thư viện phải được tin học hóa trên cơ sở một khung phân loại riêng. Trong khung phân loại, phần về chiến lược phát triển có thể còn cần cải tiến nhiều, do tính chất mới mẻ của vấn đề này; phần về chính sách khoa học và công nghệ được dựa phần lớn vào khung phân loại SNINES của UNESCO. Hiện nay khung phân loại đã được biên soạn tới lớp thứ hai và một số phần đã được chuẩn bị có thể sử dụng để biên soạn tới lớp thứ ba. Chi tiết khung phân loại (xem phụ lục). 2.4. Lựa chọn phần mềm nhập dữ liệu. Đảng và Nhà nước ta đang rất quan tâm đến việc cải thiện và nâng cao chất lượng đời sống của người dân. Tạo điều kiện cho người dân truy cập thông tin là một trong những phương pháp giúp người dân nâng cao hiểu biết, tiếp cận với các phương pháp hiện đại trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội. Tuy nhiên, có một thực tế là người dân hầu như không có điều kiện tiếp cận với các loại thông tin, đặc biệt là thông tin khoa học và công nghệ. Do đó cần phải tạo ra những công cụ dễ sử dụng, dễ tiếp cận. Đứng trước nhu cầu như vậy Viện CLCSKH&CN đã lựa chọn phần mềm để quản lý dữ liệu – phần mềm CDS/ISIS. Đây là phần mềm lưu trữ và tìm kiếm thông tin văn bản do UNESCO phát triển, phần mềm CDS/ISIS có một số ưu điểm sau: Có hỗ trợ tiếng Việt ASCII 8-bit (TCVN 5712-1999) Có khả năng tìm kiếm mạnh mẽ sử dụng các loại toán tử khác nhau (toán tử Bool, tìm lân cận, chặt cụt) Hai hình thức tìm kiếm: tìm nâng cao và tìm đơn giản đều có hướng dẫn Có giao diện duyệt tài liệu riêng của mình. Người dùng có thể duyệt lần lượt từ đầu hoặc từ bất kỳ một biểu ghi nào. Tuy nhiên nó vẫn còn những hạn chế sau: Cần phát triển bổ sung các chức năng cho phép hiển thị thanh tác vụ và các thông báo bằng tiếng Việt CDS/ISIS tự thân không có tính năng cài đặt chạy trên Internet mà cần phải có công cụ đặc biệt (Webisis, WWW-ISIS, Genisis,) Không có sẵn khả năng quản lý toàn văn Người dùng phải tạo Bảng Định nghĩa các trường (FDT) để định nghĩa cấu trúc (các yếu tố mô tả) của biểu ghi thư mục Không có chức năng duyệt theo hệ thống thứ bậc hoặc duyệt theo chủ đề. Dưới đây là giao diện của phần mềm dữ liệu CDS/ISIS Do phần mềm CDS/ISIS có những nhược điểm như vậy tháng 5/2008 Viện đã chuyển sang sử dụng phần mềm ILIB.ME mà tiền thân là phần mềm Smilib – giải pháp thư viện điện tử áp dụng cho mô hình thư viện quy mô vừa. Chức năng sản phẩm đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của một thư viện hiện đại, bên cạnh đó kế thừa các nghiệp vụ truyền thống, và các đặc thù của thư viện Việt Nam. Phần mềm này có các ưu điểm hơn so với CDS/ISIS Ilib.Me tự động hóa hoàn toàn các chức năng và quy trình nghiệp vụ trong thư viện. Ilib.Me là công cụ hiệu quả để xây dựng các CSDL thư mục, dữ liệu số. Tích hợp Web và Internet, ilib.Me giúp các thư viện có thể đưa kho tài liệu của mình lên mạng, thư viện có thể được khai thác mọi lúc, mọi nơi. Tích hợp mã vạch thiết bị từ giúp các thao tác nghiệp vụ được thuận tiện và hiệu quả. Hỗ trợ thư viện trao đổi dữ liệu, với các thư viện trong và ngoài hệ thống thư viện Việt Nam, thư viện Quốc tế. Khai thác các dữ liệu trực tuyến, tái sử dụng các kết quả xử lý tài liệu. Hỗ trợ các dịch vụ mượn liên thư viện. Dưới đây là giao diện của phần mềm Quản lý Thư viện ilib.Me 2.5. Khảo sát và đánh giá hoạt động thông tin trong lĩnh vực nghiên cứu KHCN Từ nhiều năm nay, ở Việt Nam tài liệu về KHCN có rải rác ở các ngành, các địa phương, các tổ chức và các cơ quan khác nhau không theo một hệ thống quản lý thống nhất. Mỗi ngành, mỗi địa phương, mỗi đơn vị có tài liệu xem như của riêng mình, không có sự điều phối để sử dụng chung, mặc dầu kinh phí làm ra chúng đều là ngân sách nhà nước. Điều kiện bảo quản tài liệu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật cho việc lưu giữ tài liệu lâu dài nên tới nay nguồn tài liệu đang bị hủy hoại về mặt vật lý và thất lạc. Phần lớn các tài liệu về kết quả nghiên cứu KHCN trước đây do chất liệu giấy xấu, văn bản thường ở dạng đánh máy, bản vẽ in mờ nên nhiều chỗ nay rất khó đọc. Quy trình thực hiện việc nghiên cứu trong lĩnh vực KHCN đến nay đã tạo quan niệm trở thành tập quán là: tài liệu làm xong, sau khi được nghiệm thu và giao nộp vào kho coi như kết thúc. Tài liệu, dữ liệu KHCN không phổ biến được tới người sử dụng, người cần dùng tin không biết đâu để tra cứu. Nhiều kết quả nghiên cứu chưa trở thành nguồn lực để NDT dễ dàng truy cập, các cơ sở khoa học dễ dàng chia sẻ thông tin. Trong nước chưa có các chính sách, quy định và hướng dẫn cụ thể về sử dụng tài liệu KHCN nên có tình trạng cơ quan, tổ chức cần mua không được, sử dụng rất khó, thậm chí không cho phép truy cập. Tình trạng trên dẫn đến hiện tượng “đóng băng” về một loại nguồn lực thông tin rất quan trọng và đưa đến các hậu quả: Không phát huy được hiệu quả của công tác nghiên cứu KH&CN vốn rất tốn kém về tiền của sức lực và trí tuệ; Tài liệu bị hủy hoại sau này khi cần dùng không thể phục chế lại; Công tác điều tra nghiên cứu bị trùng lặp do không nắm được thông tin về các kết quả đã thực hiện; Đầu tư và xây dựng sai, qui hoạch lầm do không căn cứ vào các kết quả điều tra; Tạo ra tình trạng tiêu cực, dễ tạo điều kiện “sinh nở” việc mua bán “ngầm” tài liệu rất nguy hại, gây lãng phí cho nhà nước và xã hội. Như vậy trong bối cảnh hiện nay, để xây dựng phát huy được các nguồn lực thông tin về KHCN cần áp dụng một số giải pháp toàn diện có tính hệ thống mà nội dung chủ yếu là: + Điều tra và đánh giá hiện trạng tài liệu: Tiến hành điều tra hiện trạng hệ thống tài liệu kết quả của các hoạt động KH&CN, điều tra tài nguyên thiên nhiên, các điều kiện tự nhiên và môi trường hiện có ở các ngành bằng cách : Thống kê danh mục số lượng tài liệu, đánh giá hiện trạng các điều kiện bảo quản tài liệu, kiến nghị các giải pháp + Xây dựng các qui chế về thu thập, lưu giữ, phổ biến và sử dụng tài liệu về kết quả nghiên cứu KHCN: trên cơ sở các kết quả điều tra hiện trạng, tiến hành xây dựng các quy định cụ thể cho việc sắp xếp, lưu giữ, bảo quản và sử dụng các tài liệu: quy định về hệ thống tổ chức lưu giữ, sắp xếp các tài liệu; quy định về các điều kiện kỹ thuật; định hướng và hướng dẫn công nghệ về tin học hóa tài liệu; tổ chức hệ thống mạng tra cứu điện tử; các chính sách về chuyển gia; các quy định về kinh phí; quy định về nghiệp vụ có liên quan khác. + Xây dựng các CSDL về kết quả nghiên cứu KHCN: Do đây là CSDL dùng chung cho các ngành và các địa phương nên cần phải khắc phục tình trạng độc quyền của các ngành giữ tài liệu như hiện nay; cung cấp nhanh chóng và thống nhất về dữ liệu, tránh tình trạng là về cùng một vấn đề mà mỗi ngành báo cáo một số liệu khác nhau. + Đẩy mạnh ứng dụng CNTT để hiện đại hóa hoạt động thông tin KHCN: Tiến hành hiện đại hóa hệ thống thông tin về kết quả nghiên cứu KHCN là một hướng phát triển thông tin cấp bách cần được ưu tiên trong hệ thống thông tin quốc gia. Bằng CNTT, toàn bộ tài liệu trên giấy cần được xử lý và cài đặt trên hệ thống tra cứu điện tử. Đứng trước tình hình như vậy Chính phủ đã ban hành Nghị định số 159/2004/NĐ-CP ngày 31-8-2004 về hoạt động thông tin KHCN. Trong đó có mục về tạo lập và quản lý nguồn tin KH&CN. Theo tinh thần và nội dung của Viện NCCLCSKHCN đã thực hiện: Tăng cường thu thập và trao đổi nguồn thông tin khoa học và công nghệ nước ngoài Tổ chức dịch vụ thông tin KH&CN: Viện đã tổ chức chọn lọc, bổ sung các nguồn thông tin KH&CN nước ngoài phù hợp với hướng phát triển ưu tiên của đất nước. Thực hiện việc điều hòa, phối hợp trong bổ sung các nguồn tin KH&CN: xem xét các tài liệu nước ngoài được bổ sung ở các cơ quan khác như: Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia, Trung tâm Thông tin Viện KHCN Việt Nam, Viện Thông tin Khoa học Xã hội,để tránh trùng lặp và nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng. Thu thập và quả lý thông tin về nhiệm vụ KH&CN trong nước Viện thực hiện việc thu thập, xây dựng CSDL và cung cấp thông tin về các nhiệm vụ KH&CN trong nước đã và đang tiến hành về lĩnh vực chiến lược, chính sách và quản lý KH&CN Đăng ký và lưu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ Tất cả các kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN có sử dụng một phần hoặc toàn bộ kinh phí từ ngân sách nhà nước, bao gồm các chương trình, đề tài, đề án, dự án, các nhiệm vụ điều tra cơ bản phải được đăng ký và lưu giữ tại Ban ĐTSĐH&TTTV và Ban thay mặt Viện thực hiện các nhiệm vụ KH&CN của Viện tại Trung tâm Thông tin KH&CN QG. Thu thập và quản lý luận văn sau đại học Theo điều lệ về tổ chức và hoạt động của Viện CLCSKH&CN, Viện có chức năng đào tạo thạc sỹ và tiến sỹ chuyên ngành chính sách KH&CN (mã số 60.34.70). Viện còn tham gia vào đào tạo cán bộ Quản lý KH&CN (mã số 60.34.72). Hàng năm số luận văn thạc sỹ của 2 chuyên ngành này được bảo vệ tại các cơ sở đào tạo trong nước lên tới trên 50 cán bộ. Ngoài ra, ở một số ngành khoa học như: kinh tế, xã hội học, luật học, thông tincũng có các luận văn thạc sỹ và luận án tiến sỹ có giá trị cho công tác nghiên cứu của Viện. Đây là các nguồn tin quan trọng phục vụ việc nghiên cứu và đào tạo theo nhiệm vụ khoa học của Viện Các học viên và nghiên cứu sinh sau khi bảo vệ học vị tiến sỹ hoặc thạc sỹ phải nộp 01 bản luận văn kèm 01 bản tóm tắt cho Thư viện Quốc gia. Các luận án và luận văn có nội dung phù hợp với 2 chuyên ngành chính sách KHCN và Quản lý KH&CN được Viện thu thập, xử lý và đưa vào CSDL của Viện. 2.6. Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin của Viện Hoạt động thông tin phục vụ nghiên cứu và triển khai, khoa học và công nghệ là loại hình hoạt động được hình thành do lao động khoa học và trở thành một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ nền kinh tế nào. Giữa sản phẩm và dịch vụ thông tin có mối quan hệ hết sức chặt chẽ, mật thiết với nhau. Nhiều khi không tách rời nhau để tạo nên một quá trình liên hoàn mà mục đích của nó là thỏa mãn nhu cầu tìm kiếm và khai thác dịch vụ cụ thể để giúp NDT sử dụng sản phẩm đó một cách hiệu quả. Hiện tại Viện CLCSKH&CN có các sản phẩm và dịch vụ thông tin sau: 2.6.1. Sản phẩm thông tin Tập san: Dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của Lãnh đạo Viện, Ban ĐTSĐH&TTTV đóng vai trò là tòa soạn và xuất bản tập san: Nghiên cứu chính sách khoa học và công nghệ với 2 số/năm. Hiện nay, từ tập san này đang chuẩn bị chuyển thành tạp chí Chính sách và Quản lý KH&CN. Đây là một diễn đàn KH để các nhà nghiên cứu trong và ngoài Viện trình bày, thông báo kết quả nghiên cứu của mình về những vấn đề CLCS và Quản lý KH&CN mà nhiều người đang quan tâm, phục vụ cho việc thực hiện Luật KH&CN. Kỷ yếu KH hàng năm của Viện đều được biên soạn để công bố các sản phẩm và công trình nghiên cứu tiến hành trong năm của Viện. Ấn phẩm dạng sách: Viện cũng tổ chức xuất bản các công trình khoa học của tập thể, cá nhân cán bộ khoa học trong Viện. Đó là các kết quả nghiên cứu các cấp và các đề tài, dự án hợp tác với nước ngoài. Trong năm 2008, Viện đã biên soạn và xuất bản cuốn Luật chuyển giao công nghệ bằng 3 thứ tiếng: Anh, Pháp, Hoa. Trang thông tin điện tử: Viện CLCSKH&CN đã xây dựng được trang web của Viện, nhằm giới thiệu hoạt động của Viện, cung cấp thông tin cho các nhà nghiên cứu và là diễn đàn trao đổi học thuật giữa các nhà nghiên cứu. Trang Web có địa chỉ: http// www.nistpass.gov.vn Trang Web có nội dung như sau: + Thông tin chung, giới thiệu khái quát của Viện: Lịch sử hình thành phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, bộ máy quản lý, các chuyên gia và đội ngũ nhân viên, quan hệ với các cơ quan khác + Giới thiệu các nguồn lực thông tin KH&CN của Viện + Giới thiệu tất cả các sản phẩm và dịch vụ của Viện + Tất cả các CSDL thư mục về nguồn lực thông tin khoa học và công nghệ mà Viện có được đầu tư vào trang Web + Giới thiệu tất cả các tạp chí, sách báo do Viện xuất bản. 2.6.2. Dịch vụ thông tin Ban ĐTSĐH&TTTV tiến hành các loại dịch vụ thông tin khác nhau phục vụ NDT là cán bộ trong và ngoài Viện: Dịch vụ cung cấp tài liệu: Cung cấp tài liệu là một dịch vụ cơ bản của các cơ quan thông tin, thư viện. Nói chung Ban ĐTSĐH&TTTV tiến hành dịch vụ này nhằm giúp cho NDT có cơ hội sử dụng tài liệu phù hợp với yêu cầu tin của mình. Dịch vụ này tại Ban gồm có những hình thức sau: Cho mượn tài liệu; - Cung cấp bản sao tài liệu gốc; Dịch tài liệu: ví dụ như theo yêu cầu của NDT, Ban ĐTSĐH&TTTV đã dịch tài liệu tham khảo: Chương trình nghiên cứu nhìn trước Công nghệ (TF) ở Cộng hòa Sec, Công nghệ Nano: công nghệ cho thế kỷ 21 Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc hay còn gọi là dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề là một loại dịch vụ cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức đã được xác định từ trước một cách chủ động và định kỳ tới NDT. Đây là loại hình dịch vụ được đông đảo NDT là các nhà quản lý và nghiên cứu chính sách KH&CN rất quan tâm. Ban đang cố gắng xây dựng các yêu cầu tin ổn định, xác lập cơ chế phản hồi để làm tiền đề cho việc xây dựng và phát triển dịch vụ này. Dịch vụ tìm tin. Khi người dùng tin yêu cầu tìm tin thì cán bộ của Ban có thể giúp tìm tài liệu theo yêu cầu của họ. Để tìm tin, các bộ của Ban thường tiếp xúc với các cán bộ NDT để lập chiến lược tìm tin. Tùy vào điều kiện thực tế, có thể sử dụng 1 trong 3 chiến lược tìm tin sau: Chiến lược tìm theo sẵn câu hỏi đóng (cố định) Với chiến lược này phải xác định trước: + Mọi thuật ngữ/khái niệm đưa vào biểu thức tìm tin thông qua công cụ ngôn ngữ của hệ thống tìm tin. + Các toán tử tìm xác định mối quan hệ của các thuật ngữ. + Trình tự tiến hành toàn bộ cuộc tìm. Chiến lược này có ưu điểm là cuộc tìm nhanh kết thúc và chi phí cho tìm tin ít và đỡ tốn kém. Song chỉ áp dụng được khi người tìm am hiểu hệ thống, có kinh nghiệm và đã hình dung được kết quả tìm. Chiến lược tìm thu hẹp dần Với chiến lược này cuộc tìm thường bắt đầu từ một khái niệm rộng (chung nhất), rồi dựa trên kết quả ban đầu thu hẹp dần dần cho đến khi NDT có kết quả phù hợp. Chiến lược này có nhược điểm là thời gian tìm lâu và có thể gây mất tin (bỏ sót những tài liệu phù hợp). Chiến lược tìm mở rộng dần dần Với chiến lược này cuộc tìm thường bắt đầu từ một số tài liệu ở vùng hạt nhân, để chọn từ khóa/từ chuẩn thích hợp yêu cầu, rồi sử dụng chúng để tăng dần số biểu ghi tìm được. Chiến lược này cũng có nhược điểm kéo dài thời gian tìm và có thể gây ra nhiễu tin (đưa ra tài liệu không phù hợp). Dịch vụ sử dụng Internet Hiện nay Ban đã triển khai rất tốt loại hình dịch vụ này và dự kiến sẽ tăng số máy nối mạng tại phòng đọc để NDT có điều kiện sử dụng. Từ máy tính đặt tại phòng đọc, NDT có thể vào được các mạng được kết nối để tìm kiếm trao đổi thông tin một cách nhanh chóng. Dịch vụ trao đổi thông tin Trong quá trình trao đổi thông tin với các đơn vị thông tin khác, Ban đã sử dụng chủ yếu dịch vụ Thư viện điện tử. Tại loại hình thư viện này, Ban đã đưa các cuốn sách, xuất bản phẩm của Viện lên thư viện nhằm giúp cho NDT trên mạng có thể tìm thấy thông tin chính xác, nhanh gọn nhất. Dịch vụ thư điện tử. Là việc tạo cho các cá nhân hoặc tổ chức trao đổi thư tín với nhau thông qua sử dụng hệ thống mạng máy tính. Mỗi một cán bộ trong thư viện đều có một hộp thư điện tử riêng để cho thuận lợi trong việc cung cấp và trao đổi các sản phẩm thông tin. Thông qua hộp thư điện tử NDT có thể đặt vấn đề trực tiếp đối với cán bộ thông tin bằng cách viết thư và gửi vào hộp thư của người đó. Dịch vụ này mới được Ban triển khai gần đây và bước đầu đã thu hút được NDT. Dịch vụ tư vấn thông tin Dịch vụ tư vấn là một hệ thống các hoạt động nhằm cung cấp các thông tin trợ giúp cho việc ra quyết định. Tại đây, cán bộ của Ban cần có nghiệp vụ thông tin tốt để tư vấn những thông tin chính xác cho NDT. Cán bộ thông tin thư viện có thể tư vấn cho NDT dịch vụ sử dụng Internet hoặc cách sử dụng các CSDL mà Ban đã xây dựng được như CSDL SCL, CSDL Bạn đọc. CHƯƠNG BA HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ THÔNG TIN TẠI VIỆN CLCSKH&CN 3.1. Đánh giá về quá trình quản lý thông tin tại Viện CLCSKH&CN 3.1.1. Những mặt mạnh Từ khi thành lập cho đến nay, được sự quan tâm của Lãnh đạo Viện; Ban ĐTSĐH&TTTV đã đạt được những kết quả rất đáng khích lệ trong quá trình quản lý thông tin tại Viện. Qua khảo sát tình hình tổ chức và quản lý hoạt động thông tin tại Viện ta có thể thấy một số mặt mạnh sau: Đội ngũ cán bộ thông tin tư liệu chuyên nghiệp đã hình thành, đang từng bước nâng cao về chất lượng. Lực lượng cán bộ này cùng với đội ngũ cộng tác viên có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm công tác, bắt đầu có năng lực xử lý nhanh chất lượng các nguồn tin, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin khá phong phú, có giá trị gia tăng cao phục vụ cho các yêu cầu phát triển của Viện, kết hợp các loại hình truyền thống với các hình thức dựa trên cơ sở kỹ thuật hiện đại – tin học đã làm cho các hoạt động thông tin tại Viện trở nên phong phú và hấp dẫn, thu hút được nhiều đối tượng NDT khác nhau đến Viện khai thác nguồn thông tin của Thư viện. Ban ĐTSĐH&TTTV đã nhanh chóng phát triển cũng như phát huy hết thế mạnh của mình để phục vụ thông tin. Ban đã nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ thông tin, cải tiến phương thức phục vụ và tìm tin, tự học hỏi và hoàn thiện các phương thức nghiên cứu tìm tài liệu trên mạng nhằm phục vụ bạn đọc và để nâng cao hiệu quả làm việc, xúc tiến và đa dạng hóa các ấn phẩm của Viện. Việc xây dựng và tổ chức nguồn thông tin được Ban rất quan tâm. Trong điều kiện giá cả các xuất bản phẩm ngày càng tăng mà kinh phí bổ sung rất hạn hẹp, Ban đã cố gắng tận dụng các nguồn bổ sung, thu thập các nguồn “tài liệu xám”xây dựng được một nguồn tin KH&CN tương đối phong phú về loại hình tài liệu. Đặc biệt nguồn tạp chí khoa học của Ban được NDT tại Viện đánh giá cao. Công tác ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin phục vụ nghiên cứu KH&CN cũng đạt được những kết quả khả quan. Không như việc ứng dụng thành tựu khoa học khác, việc tin học hóa hoạt động thông tin phục vụ R&D đòi hỏi phải tốn rất nhiều công sức, tiền của và không thể đốt cháy giai đoạn. Chủ trương đẩy mạnh tin học hóa được Lãnh đạo Viện CLCSKH&CN rất quan tâm nhưng do khó nhăn về cơ sở vật chất nên công tác này mới chỉ được thực hiện triển khai ở một mức độ nhất định. Mặc dù vậy chỉ trong một thời gian ngắn công tác tin học hóa tại Ban đã đạt được kết quả bước đầu rất tốt. 3.1.2. Những hạn chế Đội ngũ cán bộ thông tin của Ban còn thiếu trình độ chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ không đồng đều. Đặc biệt, đội ngũ cán bộ có khả năng nghiệp vụ tìm tin phục vụ cho hoạt động R&D còn ít; Việc xây dựng và tổ chức nguồn thông tin KH&CN tại Ban còn chưa đáp ứng được yêu cầu của hoạt động nghiên cứu chính sách và chiến lược KH&CN của Viện, thiếu những thông tin mới nhất về thực tiễn đổi mới, tổ chức và quản lý hoạt động KH&CN của các nước chuyển đổi và nước ngoài; Trong điều kiện hiện nay nhu cầu của NDT ngày càng phát triển và phong phú. Đòi hỏi các nguồn tin phải phù hợp với nhu cầu của NDT. Song thực tế tại Ban để đáp ứng nhu cầu tin của NDT thì nguồn tin hiện tại chưa thể đáp ứng được yêu cầu đó. Đặc biệt nguồn tài liệu không công bố chưa được tổ chức hay thu thập một cách có hệ thống với số lượng chương trình, đề tài, trong và ngoài nước khá lớn của Viện CLCSKH&CN. Nếu được lưu trữ theo đúng quy định đã ban hành thì chắc chắn kho tài liệu của Ban đã có một kho lưu trữ phong phú các kết quả của hoạt động nghiên cứu KH&CN. Điều này giúp cho việc quản lý của các ngành, các cán bộ nghiên cứu có thể khai thác một cách hiệu quả, tránh được sự lãng phí lớn về tiền của Nhà nước do đầu tư chồng chéo và trùng lặp. Do căn cứ vào nhu cầu bạn đọc thì thực tế cho thấy vốn tài liệu này chưa đủ để đáp ứng yêu cầu phục vụ cho hoạt động R&D; Công tác ấn phẩm của Viện: nội dung thông tin trong các ấn phẩm của Viện vẫn còn ít và nghèo nàn. Số lượng sách được xuất bản của Viện không nhiều, kỷ yếu hàng năm ra không đều; Việc tin học hóa phục vụ NDT vẫn còn yếu. Tuy đã triển khai nhiều hình thức khác nhau tạo thuận lợi cho NDT, nhưng cách thức hoạt động còn thiếu bài bản, nghiệp vụ chưa làm nổi bật được vai trò của công tác thông tin KH&CN trong Viện; Về khâu quản lý bạn đọc còn chưa chặt chẽ. Vấn đề bạn đọc mượn sách lâu không trả vẫn diễn ra, bạn đọc làm mất sách của thư viện vẫn tồn tại, đặc biệt là tài liệu quý hiếm; Trang thiết bị, máy móc chưa được hiện đại hóa. 3.1.3. Các nguyên nhân Các yếu kém trên có thể xuất phát từ các nguyên nhân sau: Thiếu nghiệp vụ chuyên sâu về tổ chức và quản trị thông tin phù hợp với đặc thù của một Viện nghiên cứu chính sách, chiến lược KH&CN là vừa làm nghiên cứu vừa đáp ứng các tham mưu cho Bộ KH&CN trong quá trình hoạch định chính sách và quản lý KH&CN; Công tác thông tin KH&CN chưa được quan tâm, đầu tư ngân sách thỏa đáng để có thể phát triển một cách toàn diện và nhanh chóng nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết cho hoạt động KH&CN của Viện; Cán bộ của Ban chưa thực sự theo kịp những đổi mới nhanh chóng trong thời đại của thông tin, của nền kinh tế tri thức, nỗ lực đẩy mạnh công tác chuyên môn của đơn vị mình theo hướng hiện đại. Ban chưa thực sự chủ động tháo gỡ những khó nhăn, khai thác tối đa những điểm mạnh của mình. Nói chung để đáp ứng nhu cầu thông tin NDT tại Ban trong thời kỳ đổi mới, đòi hỏi Lãnh đạo và cán bộ của Ban nỗ lực khắc phục những tồn tại trên, phát huy sáng kiến trong việc tạo nguồn, ứng dụng những thành tựu của CNTT, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng về loại hình, đảm bảo về chất lượng, đáp ứng tốt nhu cầu của NDT tại Viện CLCSKH&CN trong giai đoạn mới. 3.2. Biện pháp hoàn thiện quá trình phục vụ thông tin tại Viện CLCSKH&CN Từ những yếu tố nêu trên ta có thể đề xuất các biện pháp hoàn thiện quá trình phục vụ thông tin tại Viện như sau: Tạo nguồn tin, nhất là tài liệu xám trong và ngoài nước về lĩnh vực chính sách quản lý KH&CN. Cần có biện pháp liên hệ trực tiếp với các cơ quan thông tin, hội nghị, hội thảo quốc tế, trong nước; có quan hệ trao đổi thông tin với các nhà nghiên cứu về chính sách, quản lý KH&CN trong và ngoài nước để có được tài liệu, thông tin mới nhất trong lĩnh vực này; Tăng cường trang thiết bị điện tử: Do có điều kiện thuận lợi tác động từ bên ngoài và bên trong, Ban ĐTSĐH&TTTV đã được trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại có thể phục vụ cho thư viện điện tử hoạt động trên cả hai phương diện truyền thống và hiện đại. Tuy nhiên trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển tốc độ, hoạt động thông tin thư viện chuyển sang thời kỳ mới đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự hiểu biết sâu về chuyên môn nghiệp vụ, có tư duy khoa học, tư duy hệ thống, nhìn nhận quá trình vận động phát triển của các bộ phận công tác thông tin – thư viện trong mối quan hệ hợp tác với nhau để quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật phát huy được tiềm lực cao nhất. Ban ĐTSĐH&TTTV cần đề ra các giải pháp đồng bộ, nhất quán, có hiệu quả trong việc tận dụng cơ sở vật chất, khai thác cung cấp thông tin cho bạn đọc. Có khả năng xử lý nhanh chóng thông tin, khả năng bảo mật cao. Khả năng phục vụ đồng thời nhiều người sử dụng. Khả năng xử lý song hành, cơ chế lưu trữ để đảm bảo an toàn dữ liệu. Cần bổ sung các phần mềm bảo mật thông tin trên mạng, xử lý tắc nghẽn trên Internet khi có quá đông bạn đọc truy cập vào mạng, bảo vệ CSDL. Thường xuyên cập nhật thông tin nhất là thông tin về công nghệ cũng như các thông tin khác về sự phát triển thư viện của các nước. Ngoài ra cần đầu tư thêm các thiết bị phục vụ đa phương tiện (Multimedia), như đầu video, cassette, máy vi tính có đầu đọc CD-ROM nối mạng để phục vụ bạn đọc xem hình ảnh động, hàng tuần nên tổ chức các buổi giới thiệu CNTT mới. Đầu tư trang bị hỗ trợ mã vạch và hệ thống quản lý thông tin tư liệu và dịch vụ phục vụ người dùng. Trong hoạt động thông tin thư viện, ngoài việc kiểm soát lưu trữ thông tin mã vạch, nó còn giúp ích nhiều cho công tác kiểm kê kho sách báo, theo dõi sách nhập về đồng thời sử dụng mã vạch cho xuất bản trong điều kiện tin học hóa giúp cho việc hoàn thiện quá trình phục vụ của cơ quan thông tin thư viện, xây dựng hệ thống cho mượn giữa các thư viện, tối ưu công tác bổ sung và đăng ký sách tìm tin, kiểm tra tự động các tài liệu lưu trữ trong kho. Hoàn thiện hệ thống CSDL và đẩy mạnh hoạt động khai thác: Nhiệm vụ tổng quát của việc thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong công tác thông tin thư viện là: Tập hợp các nhu cầu thông tin và nhu cầu ứng dụng tin học hoạt động thông tin thư viện. Tích hợp các nhu cầu đó trong hệ thống tin học ứng dụng. Hoàn thiện các CSDL đã có là nhiệm vụ quan trọng hiện nay của Ban, có như vậy mới có thể phục vụ độc giả trên phương tiện CNTT. Xây dựng CSDL sách mới, công việc này phải thực hiện một cách đầy đủ thường xuyên, đảm bảo tính cập nhật. Tiếp tục hoàn thiện CSDL bạn đọc (và các CSDL khác) chỉ là công cụ giúp cho cán bộ thư viện quản lý, phục vụ khai thác kho tư liệu để phục vụ bạn đọc một cách có hiệu quả. Ngoài những CSDL đã được xây dựng, Ban cần xây dựng thêm một số CSDL mới cập nhật được đầy đủ những thông tin để phục vụ bạn đọc tốt hơn CSDL trên đĩa CD-ROM CSDL thư mục về tài liệu KHCN CSDL toàn văn Sử dụng CSDL để tiến hành biên mục tập trung và in phích, in thư mục cho thư viện tạo ra sự thống nhất trong mạng lưới thông tin thư viện. Định hướng phối hợp phát triển trong và ngoài nước Sự phát triển nhanh chóng của Internet, đặc biệt là công nghệ Web và đang tạo ra những thách thức đối với việc sản sinh, lưu giữ tìm kiếm và cung cấp thông tin. Công nghệ Internet và Công nghệ Web phát triển hối thúc sự nghiệp thư viện Việt Nam nói chung và Ban ĐTSĐH&TTTV, Viện CLCSKH&CN nói riêng hòa nhập vào mạng lưới thông tin thư viện trong và ngoài nước để chia sẻ nguồn lực và kinh nghiệm hoạt động. Định hướng phối hợp phát triển trong và ngoài nước là một hướng đi cần thiết đối với Ban ĐTSĐH&TTTV, Viện CLCSKH&CN. Để đạt được mục tiêu chiến lược này, Ban cần đề ra những nguyên tắc định hướng trong việc phối hợp mở rộng hợp tác. Đảm bảo chất lượng nội dung, áp dụng các tiêu chuẩn cần thiết tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ nguồn lực trong cả nước đặc biệt là sự trao đổi chia sẻ nguồn lực giữa các cơ quan thông tin thư viện khác. Thực thi chính sách thích hợp tạo ra sự hợp tác chặt chẽ hiệu quả giữa khu vực nhà nước và tư nhân. Cần đẩy mạnh hợp tác quốc tế nhằm hỗ trợ các nguồn lực trong nước và chia sẻ các kinh nghiệm trong ứng dụng CNTT của hoạt động thông tin thư viện. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin KH&CN phù hợp với nhu cầu tin của từng loại đối tượng sử dụng, đặc biệt là các sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao được người dùng tin chấp nhận. Thường xuyên nghiên cứu hoàn thiện các quy trình công nghệ xử lý nhằm tạo các sản phẩm và dịch vụ thông tin thu hút NDT. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và người dùng tin: Cán bộ thư viện là “huyết mạch sống” là “linh hồn” của hoạt động thông tin thư viện. Tương lai của các cơ quan thông tin thư viện không chỉ phụ thuộc vào việc cho bạn đọc mượn tài liệu, mà còn phụ thuộc vào việc tiếp cận đến các nguồn tin điện tử thông qua việc ứng dụng CNTT. Sự phát triển của các công cụ lưu trữ, tìm và phổ biến thông tin sẽ tạo ra một sự chuyển biến đáng kể về vai trò của cán bộ thông tin, cán bộ thư viện, ảnh hưởng đến nhu cầu cán bộ thông tin chuyên nghiệp. Tức là cần một đội ngũ cán bộ thông tin – thư viện có khả năng giải quyết những nhiệm vụ có liên quan đến việc tìm tin, phân tích và phổ biến thông tin. Họ sẽ đảm bảo thu nhận, cập nhật thường xuyên, tận dụng tối đa tiềm năng công nghệ, cơ sở vật chất để cung cấp dịch vụ một cách tối ưu, lúc đó khả năng sử dụng CNTT để khai thác nguồn thông tin trong và ngoài nước có tầm quan trọng đặc biệt. Đội ngũ cán bộ này sẽ trở thành nhân tố xúc tác, chiếc cầu nối giữa NDT và thiết bị công nghệ sẵn có để truy cập thông tin dưới dạng số hóa. Song song với yêu cầu vươn lên về cơ sở vật chất thì yêu cầu về đào tạo đội ngũ cán bộ và bạn đọc để có thể quản lý, sử dụng, khai thác thông tin được đặt ra như một điều kiện bắt buộc cấp thiết hàng đầu. Lực lượng cán bộ quản lý và phục vụ hiện nay của Ban đã được trang bị kiến thức cơ bản về tin học nói chung. Họ có khả năng sử dụng các phần mềm tin học thông dụng. Tuy nhiên KHCN luôn thay đổi vì vậy đòi hỏi: Đối với cán bộ chức năng cần trang bị kiến thức, khả năng chủ động vận hành, quản lý mọi hoạt động của thư viện điện tử, đặc biệt về mặt chuyên môn nghiệp vụ Mở các lớp học trong đó nội dung khóa học phải được vạch ra đề cương cụ thể bám sát thực tế sau khi học xong cán bộ có thể áp dụng được ngay và thành thạo một số kiến thức cơ bản như: + Thành thạo về tin học văn phòng + Sử dụng thành thạo dịch vụ thư tín, điện tử và Internet, thuận tiện trong việc trao đổi thông tin của thư viện. + Có đủ khả năng quản trị hệ thống (đối với cán bộ quản trị mạng) + Có khả năng sử dụng hệ thống mã vạch cho việc quản lý tài liệu thư viện, thành thạo các modul OPAC (truy cập mục lục công cộng trực tuyến ). Tổ chức đào tạo hướng dẫn người dùng tin: Tự động hóa thư viện mục đích cuối cùng là phục vụ bạn đọc nắm bắt kịp thời các thông tin mới, độc giả là những người sử dụng trực tiếp hệ thống thư viện hiện đại đó. Vì vậy họ phải được trang bị kiến thức tin học giúp tra cứu tài liệu phù hợp với yêu cầu. Việc sử dụng phương tiện kỹ thuật CNTT mới đem lại nhiều thuận lợi cho bạn đọc, nhưng cũng gây cho người dùng những khó khăn: yêu cầu người dùng tin phải có khả năng kiến thức về tin học để tiếp xúc với các phương tiện kỹ thuật, hình thức khai thác thông tin hiện đại, trực tiếp qua CSDL, qua mạng. KẾT LUẬN Ban Đào tạo Sau Đại học và Thông tin – Thư viện là một đơn vị khoa học thuộc Viện CLCSKH&CN. Ban có vai trò, nhiệm vụ là đào tạo sau đại học ở cấp bậc thạc sỹ và tiến sỹ về lĩnh vực chiến lược, chính sách, quản lý KH&CN đồng thời còn thực hiện công tác thông tin – thư viện, phục vụ, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và đào tạo của Viện. Trong bối cảnh hiện nay, khi mà tốc độ đổi mới KH&CN đang diễn ra nhanh chóng và phát triển như vũ bão buộc các nhà lãnh đạo và quản lý cũng như các cán bộ nghiên cứu phải bắt kịp với xu hướng thế giới. Từ đây, vấn đề đảm bảo thông tin và nâng cao năng lực phục vụ thông tin trong Viện trở thành nhiệm vụ quan trọng. Đứng trước nhiệm vụ khó khăn như vậy trong suốt thời gian qua Ban đã không ngừng cố gắng, từng bước phát triển và đã đạt được những kết quả đáng khích lệ: số lượng các thạc sĩ, tiến sĩ chuyên ngành chính sách KH&CN do Ban đào tạo đã tăng lên – điều này đã tác động cơ bản đến thành phần cơ cấu vốn tài liệu của Ban. Bên cạnh đó, ngoài sách, báo, các ấn phẩm xuất bản thông thường còn xuất hiện các tài liệu phi văn bản như đĩa, băng từ, microfim vì đã nhờ áp dụng CNTT vào hoạt động thư viện. Đặc biệt Ban đã có thể phục vụ rộng rãi nhu cầu của NDT bằng sự định hướng phát triển “Thư viện và Internet” kết hợp hài hòa truyền thống và hiện đại thông qua hoạt động thực tiễn phục vụ thông tin, trình độ và kỹ năng nghiệp vụ của cán bộ ngày càng được nâng cao. Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Ban cũng được lãnh đạo Viện quan tâm. Tuy nhiên, do môi trường hoạt động thông tin ngày càng phức tạp, yêu cầu về chất lượng các dịch vụ thông tin về lĩnh vực chiến lược, chính sách và quản lý KH&CN của NDT ngày càng nâng cao, do vậy để phát triển và thực hiện tốt đúng chức năng, nhiệm vụ của mình thì cán bộ của Ban cần phải cố gắng rất nhiều và Viện cần có những chính sách quan tâm hơn nữa, điều này giúp cho hoạt động thông tin của Viện được đầu tư, đổi mới trang bị, bổ sung thêm cán bộ có năng lực. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1.] Bộ Khoa học và Công nghệ. Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ. 7tr. [2.] Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMCSoft. Tài liệu hướng dẫn sử dụng ilib.Me. Hà Nội. 89tr. [3.] Nguyễn Thị Xuân Bình. Áp dụng MARC21 ở một số cơ quan thông tin, thư viện tại Hà Nội. Tạp chí thông tin & tư liệu,2/2006,tr.16-19. [4.] Nguyễn Hữu Hùng. Thông tin: Từ lý luận đến thực tiễn. H., Văn hóa Thông tin, 2005; 835tr. [5.] Nguyễn Hữu Hùng. Cách nhìn nhận hệ thống trong quản lý các nguồn tài liệu khoa học nội sinh ở Việt Nam. Tạp chí Thông tin & tư liệu,3/2006,tr.1-6. [6.] Cao Minh Kiểm, Đào Mạnh Thắng. Lựa chọn phần mềm và khổ mẫu dữ liệu số phục vụ xây dựng sưu tập số phục vụ nông thôn miền núi. Tạp chí Thông tin & tư liệu, 4/2007, tr.15-24. [7.] Trần Mạnh Tuấn. Sản phẩm và dịch vụ thông tin. Hà Nội, 1998,324tr. [8.] Tạ Thị Thịnh. Bàn về Khung phân loại. Tạp chí Thông tin & tư liệu, 1/2002,tr.7-12. [9.] Nguyễn Thái Thủy. Tìm hiểu ứng dụng của công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin tư liệu tại Viện nghiên cứu Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ. Khóa luận tốt nghiệp ngành TTH&QTTT. Hà Nội, Đại học Đông Đô. 2003, 67tr. [10.] Đặng Thị Thu Trang. Hoàn thiện quá trình phục vụ thông tin cho hoạt động nghiên cứu và triển khai tại Viện Nghiên cứu Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ. Khóa luận tốt nghiệp ngành TTH&QTTT. Hà Nội, Đại học Đông Đô. 2003, 57tr. PHẦN PHỤ LỤC KHUNG PHÂN LOẠI HIỆN ĐANG SỬ DỤNG TẠI THƯ VIỆN CỦA VIỆN CHIẾN LƯỢC VÀ CHÍNH SÁCH KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ A00 Các cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu về phát triển A01- Các vấn đề chung – Triết, dự báo tương lai A02- Các quan điểm, lý thuyết và mô hình, kinh tế ngoài quốc doanh, doanh nghiệp A03- Các phương pháp nghiên cứu A04- Các chỉ số về phát triển A05- Các vấn đề khác B00 Các yếu tố và nguồn lực phát triển B01- Các vấn đề chung B02- Nguồn lực con người (lao động, dân số, phụ nữ) B03- Các tài nguyên thiên nhiên và điều kiện tự nhiên. Các vấn đề môi trường B04- Vốn và tiết kiệm. Ngân sách và tài chính (bảo hiểm) cổ phần B05- Tổ chức và quản lý B06- Quan hệ quốc tế, liên doanh, đầu tư nước ngoài, khu chế xuất B07- Các yếu tố tư tưởng, chính trị và văn hóa, lịch sử B08- Các yếu tố khác C00- Các chính sách và chiến lược phát triển C01- Các vấn đề chung C02- Phát triển nông nghiệp C03- Công nghiệp hóa: chiến lược, xí nghiệp, tiểu thủ công nghiệp C04- Phát triển thương mại C05- Chiến lược con người: dinh dưỡng, sức khỏe, giáo dục, đào tạo C06- Phát triển nông thôn miền núi C07- Các vấn đề về xây dựng chiến lược và dự án phát triển C08- Các vấn đề khác: luật, vùng, pháp lý, quy chế, kinh tế gia đình, tư nhân văn hóa D00 Môi trường kinh tế - chính trị thế giới. Tình hình các khu vực, khối, nhóm nước và từng nước. Các tổ chức quốc tế D01- Các vấn đề chung D02- Các vấn đề toàn cầu D03- Kinh tế thế giới D04- Thế giới xã hội chủ nghĩa D05- Thế giới tư bản chủ nghĩa (công ty xuyên quốc gia) D06- Thế giới đang phát triển thế giới thứ 3 D07- Các khu vực D08- Các khối và nhóm nước D09- Các nước riêng lẻ D10- Việt Nam D11- Các tổ chức quốc tế E00 Các ngành kinh tế và văn hóa – xã hội E01- Các tổ chức quốc tế E02- Nông, lâm, ngư nghiệp E03- Chế biến thực phẩm công nghiệp nhẹ E04- Khai thác mỏ E05- Cơ khí và luyện kim E06- Hóa chất và dược phẩm E07- Điện tử, tin học và công nghệ cao E08- Thông tin liên lạc, viễn thông E09- Năng lượng E10- Xây dựng, kiến trúc E11- Giao thông vận tải E12- Các ngành kinh tế khác và tổng hợp (biển, du lịch) E13- Các ngành văn hóa – xã hội F00 Lý thuyết KH&CN F01- Triết học và công nghệ và các vấn đề đạo đức trong KH&CN F03- Lịch sử KH&CN F04- Xã hội học và KH&CN F05- Kinh tế học và KH&CN F06- Chính trị KH&CN F07- Tính sáng tạo và tâm lý – xã hội học của nhà nghiên cứu khoa học G00 Các nguồn lực KH&CN G01- Các nguồn nhân lực KH&CN G02- Các nguồn tài chính cho KH&CN G03- Thông tin KH&CN G04- Các phương tiện (facilities) và thiết bị KH&CN G05- Các nguồn thể chế phục vụ KH&CN G06- Các nguồn lực khác và ràng buộc ảnh hưởng đến các xu hướng của chính sách KH&CN H00 Các vấn đề cụ thể về xây dựng Chính sách KH&CN H01- Soạn thảo thi hành và theo dõi các chính sách KH&CN quốc gia H02- Dự báo và đánh giá KH&CN H03- Chuyển giao, truyền bá và áp dụng công nghệ. Đổi mới công nghệ H04- Tổ chức và quản lý các hoạt động KH&CN ở cấp thực hiện H05- Các vấn đề pháp lý của KH&CN H06- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực KH&CN J00 Các thành tựu và xu hướng của KH&CN thế giới J01- Nghiên cứu cơ bản và các khoa học tự nhiên và xã hội J02- Nghiên cứu và triển khai trong nông thôn, lâm, ngư nghiệp J03- Nghiên cứu và triển khai trong chế biến thực phẩm và công nghiệp nhẹ J04- Nghiên cứu và triển khai trong khai thác mỏ J05- Nghiên cứu triển khai trong cơ khí luyện kim J06- Nghiên cứu triển khai trong hóa chất và dược phẩm J07- Nghiên cứu triển khai trong điện tử, tin học và công nghệ J08- Nghiên cứu triển khai trong thông tin liên lạc J09- Nghiên cứu triển khai trong năng lượng J10- Nghiên cứu triển khai trong xây dựng J11- Nghiên cứu triển khai trong giao thông vận tải J12- Nghiên cứu triển khai trong lĩnh vực môi trường J13- Công nghệ sinh học J14- Công nghệ phục vụ phát triển nông thôn J15- Nghiên cứu và triển khai trong quốc phòng J16- Nghiên cứu và triển khai trong các ngành khác K00 KH&CN các nước K01- KH&CN Mỹ K02- KH&CN Liên Xô K03- KH&CN Tây Âu K04- KH&CN Nhật Bản K05- KH&CN các nước đang phát triển (xét chung) K06- KH&CN các nghệ các nhóm nước và nước khác K07- KH&CN Việt Nam PHIẾU MÔ TẢ SÁCH Tác giả cá nhân: Tác giả tập thể: Người chủ biên: Người biên soạn: Người dịch: Nhan đề gốc của tài liệu: Tên từng tập của bộ sách: Tùng thư: Địa chỉ xuất bản:^a ^bNhà xuất bản Lần xuất bản: Năm xuất bản: Đặc trưng số lượng: tr. Chỉ số ISBN: Phân loại đề mục: Từ khóa: Từ khóa phụ: Từ khóa địa lý: Địa chỉ tài liệu:^aTVVCC^bV Ngôn ngữ tài liệu: T.Việt Người xử lý: Người kiểm tra/hiệu đính MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG KHÓA LUẬN CLCSKH&CN: Chiến lược và chính sách khoa học và công nghệ ĐTSĐH&TTTV: Đào tạo Sau Đại học và Thông tin - thư viện NCT: Nhu cầu tin NDT: Người dùng tin CSDL: Cơ sở dữ liệu KHCN/KH&CN: Khoa học và công nghệ CNTT: Công nghệ thông tin R&D: Nghiên cứu và triển khai CNH,HĐH: Công nghiệp hóa, hiện đại hóa DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ Hình 1: Cơ cấu tổ chức của Viện CLCSKH&CN 9 Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban 14 Hình 3: Sơ đồ quản lý hoạt động KHCN 21 Hình 4: Sơ đồ hoạt động thông tin 30 Hình 5: Sơ đồ quy trình vận động tư liệu 33 Hình 6: Sơ đồ chu trình đường đi của sách 35 Hình 7: Quy trình dây chuyền phiếu yêu cầu 36 Hình 8: Sơ đồ tìm tin tổng quát 40