Bài giảng Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng

KỸ NĂNG THAM MƯU CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNGTS. BÙI QUANG XUÂNHV CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNHTS. BÙI QUANG XUÂNĐH NỘI VỤKỸ NĂNG THAM MƯU CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG TS. BÙI QUANG XUÂNbuiquangxuandn@gmail.com 0913 183 168I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU CỦA LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬPBỒI DƯỠNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG Tham mưu Là khi một tổ chức hoặc một cá nhân tham gia vào việc đề xuất thiết kế một kế hoạch, một chương trình Tổ chức thực hiện các kế hoạch, chương trình của một chủ thể quyền lực lãnh đạo, quản lý nhất định.LÀM CÔNG TÁC THAM MƯU Bản lĩnh, hiểu biết và có một hệ tiêu chuẩn cụ thể, Không thể chỉ đơn thuần nói là "có đủ đức, đủ tài".NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC THAM MƯUTrung thực, thẳng thắn, có thái độ nghiêm túc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng.Không thiên về cảm tính, "không chỉ xem mặt mà còn phải xem tính chất của họ“Tính chuyên nghiệp cao.NGƯỜI LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Hơn người tham mưu ở sự khái quát nhưng lại kém ở chuyên sâu.Cơ bản nhất là động cơ, thái độ trong việc lựa chọn và sử dụng tham mưu, Có dũng khí mới dùng được người tài giỏi hơn mình. Coi trọng phát huy dân chủ. Biết cách hiểu thấu tham mưuI. TỔNG QUAN VỀ THAM MƯU VỀ THAM MƯUĐề xuất thiết kếHiến kế, Kiến nghị đề xuất, Đưa ra các ý tưởngCác sáng kiến, Các phương ánCác giải pháp hữu hiệu Bảo đảm tính phù hợp pháp luật.Trung thực và chính xácKịp thời, có tính nguyên tắc cao2. YÊU CẦU THAM MƯU Đầy đủ, toàn diện, song không định kiến, hẹp hòi, không bảo thủ. Nâng cao hiệu quả2. YÊU CẦU THAM MƯU YÊU CẦU VỀ NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC THAM MƯUTrình độ, năng lực Khả năng tổ chức và biết vận dụng vào thực tiễn;Năng lực nghiên cứu, phân tích và tổng hợp, làm việc độc lậpYÊU CẦU VỀ NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC THAM MƯUTrình độ, năng lực Khả năng tổ chức và biết cách vận dụng các kiến thức vào thực tiễn;Năng lực nghiên cứu, phân tích và tổng hợp, làm việc độc lậpYÊU CẦU VỀ NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC THAM MƯUBản lĩnh, cương nghị, chính kiến, dũng cảmTrung thực, thẳng thắn, nhạy bén, chủ độngThống nhất nhận thức về tính chất, vai trò, trách nhiệm công việcYÊU CẦU VỀ NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC THAM MƯUCó biện pháp hệ thống hóa và cập nhật chính sách văn bản mới Năng giao tiếp; Kỹ năng trình bày, thuyết phụcĐảm bảo tính phù hợp với đường lối của đảng, chính sách của nhà nước.Kịp thời, chính xácThống nhất giữa các biện pháp thực hiệnĐáp ứng yêu cầu, nhiệm vụYÊU CẦU VỀ CÔNG TÁC THAM MƯUĐảm bảo tính khả thi, cụ thể, rõ ràngBám sát thực tế, nhiệm vụ, các quy định pháp lý, thực trạng đội ngũ cán bộ, công chứcPhải căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủCụ thể, rõ ràng, có mục tiêu, giải pháp cụ thể YÊU CẦU VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU3. NGUYÊN TẮC THAM MƯU Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Nhằm thực hiện cho được các mục tiêu. Tuyệt đối không vụ lợi, thiên vị, xen lẫn động cơ cá nhân. 3. NGUYÊN TẮC THAM MƯU Tuân thủ đúng pháp luật. Phải dựa trên cơ sở khoa học, khách quan. Trung thành với lợi ích của nhân dân, của dân tộc, Phấn đấu vì hôm nay và tương lai tốt đẹp của đất nước. TS. BÙI QUANG XUÂNbuiquangxuandn@gmail.com 0913 183 168II. NÔI DUNG CÔNG TÁC THAM MƯUBỒI DƯỠNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG 4. NỘI DUNG THAM MƯU CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG Xây dựng, bổ sung, hoàn thiện cơ chế, chính sách và quy trình quản lý; Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch Kế hoạch và biện pháp kiểm tra, giám sát thực hiện để kịp thời điều chỉnh kế hoạch, hoạt động và nguồn lựcPhối hợp trong triển khai thực hiện các đề án, kế hoạch chung1. THAM MƯU KIỆN TOÀN, TỔ CHỨC BỘ MÁY NHÂN SỰ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆPThiết lập cơ chế quản lý điều hành, phản hồi thông tin;Nghiên cứu xây dựng, hoàn thiện quy trình thủ tục, biểu mẫu;Tổ chức phổ biến hướng dẫn, giám sát đơn vị2. THAM MƯU TRONG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCHĐể lãnh đạo đơn vị ban hành các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ, đôn đốc các bộ phận thực hiện đúng kế hoạch; Các vướng mắc tham mưu xử lý kịp thời, Dự liệu các vấn đề có thể xảy ra3. THAM MƯU VỀ KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ, PHÁT HIỆN XỬ LÝ TÌNH HUỐNGĐể xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát hoạt động ;Bố trí nhân sự.Soạn thảo văn bản Xây dựng chính sách đánh giá hiệu quả thực hiện công việc.TS. BÙI QUANG XUÂNbuiquangxuandn@gmail.com 0913 183 168III. HÌNH THỨC THAM MƯUBỒI DƯỠNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG HÌNH THỨC THAM MƯUTham mưu bằng văn bảnƯu điểm là tính chính xác cao, đảm bảo được giá trị pháp lý, song lại có nhược điểm là mất nhiều thời gianTham mưu bằng lời nóiƯu điểm tính khách quan cao, tuy nhiên tính không thường xuyên, kịp thời và tốn kém thời gian kinh phí cho việc tổ chức các cuộc họp.TS. BÙI QUANG XUÂNbuiquangxuandn@gmail.com 0913 183 168IV. MỘT SỐ KỸ NĂNG CƠ BẢN HỖ TRỢ CÔNG TÁC THAM MƯUBỒI DƯỠNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG 4.1. KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN19/2/2005“BÙNG NỔ” THÔNG TIN SỰ GIA TĂNG MẠNH MẼ CÁC SẢN PHẨM THÔNG TIN CỨ 50 NĂM TRI THỨC KHOA HỌCTĂNG LÊN10 LẦNCỨ 03 NĂM TRI THỨC QUẢN LÝ TĂNG LÊN02 LẦNTÀI LIỆU KHÔNG CÔNG BỐNHANH LỖI THỜIPHÁT TRIỂN KỸ THUẬT THÔNG TIN Kinh nghieämRa quyeát ñònhQuaûn lyùThoâng tinThoâng tinThoâng tinThoâng tinNaêng löïcChuyeân moânNhaø quaûn lyù laøm gì ñeå ra quyeát ñònh ?Ra quyeát ñònh quaûn lyù;Nhaän bieát, ñaùnh giaù (tình hình, vaán ñeà, baûn chaát söï vieäc)Thöïc hieän caùc chöùc naêng quaûn lyù (laäp keá hoaïch, toå chöùc, ñieàu haønh, nhaân söï, phoái hôïp, kieåm tra, taøi chính)Nhaø quaûn lyù söû duïng thoâng tin ñeå: Mục tiêu kết quả, sản phẩmCơ cấu tổ chức (phân bổ chức năng, nhiệm vụ)Kết cấu (phương thức tổ chức hoạt động)Các đơn vị chức năng (phân chia nhiệm vụ, thẩm quyền, phạm vi công việc)Mối quan hệ (trong- ngoài, trên-dưới, ngang-dọc) Trong 1 tổ chức có:3. Hoạt độngQuản lý Quan hệ (trong-ngoài, trên-dưới, ngang-doc)Chuyên môn4.Thông tin Nội dungBiểu hiện (văn bản, tài liệu)Dòng thông tin (luân chuyển)Xử lý thông tin Trong 1 tổ chức có:5. Nguồn lực hữu hình: Nhân lựcTài lực (tài chính, vốn)Vật lực (CSVC, trang thiết bị)6. Nguồn lực vô hình:Thương hiệu, giấy phépCông nghệ, R&DQuyền hữu trí tuệTri thức Trong 1 tổ chức có:Điều gì sẽ xảy ra khi các nguồn lực hữu hình bị giới hạn, màMục tiêu ngày càng caoQuá trình lên ngôi của tri thứcCách mạng năng suất (1881, F.Taylor):Áp dụng tri thức nhằm nâng cao năng suấtTối đa hiệu quả và phương pháp sản xuấtTổ chức lao động hợp lýCách mạng quản lý :1950: “Nhà quản lý là người chịu trách nhiệm về công việc của cấp dưới”1960: “Nhà quản lý là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của cấp dưới”Nay: “Nhà quản lý là người chịu trách nhiệm vận dụng tri thức sao cho có hiệu quả” Sự thay đổi Tri thức được coi là nguồn lực chiếm vị thế cao hơn vốn và tài nguyên;Khối lượng lớn giá trị caoChiến lược của các công ty trong nền kinh tế tri thức là:Chuyển từ sản xuất sản phẩm sang tập trung vào tri thức được chuyên môn hóa caoBa kỹ năng dẫn dắt hoạt động kinh doanh giá trị cao Kỹ năng về phần cứng: lắp ráp theo đúng cách thức duy nhất;Kỹ năng giúp khách hàng hiểu nhu cầu của họ và biêt cách làm thế nào để nhu cầu đó được phục vụ tốt nhấtKỹ năng liên kết những người gỉai quyết vấn đề và những người nhận diện vấn đề Lao động tri thứcTư vấnLiên kếtTìm cơ hội4.2. KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢNVĂN BẢNLà một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định nào đóVăn bản quản lý hành chínhLà những quyết định và thông tin quản lý được (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức và công dânĐẶC ĐIỂM CƠ BẢNCỦA VB QUẢN LÝ HCNNĐược hình thành trong hoạt động của cơ quan quản lý hcnnThẩm quyền ban hành do luật định và quy chế hoạt động của cơ quanPhản ánh quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ của cơ quanThủ tục ban hành và thể thức do Nhà nước quy định4.3. KỸ NĂNG TRÌNH BÀY THUYẾT PHỤC2. BƯỚC CHUẨN BỊKhông chuẩn bị là Chuẩn bị cho thất bại2. BƯỚC CHUẨN BỊXác định tình huốngPhân tích thính giả và diễn giảXác định mục tiêuThu thập thông tinXây dựng bài thuyết trìnhTập luyệnXÁC ĐỊNH TÌNH HUỐNGTại sao có buổi thuyết trình nàyCái gì được cung cấp cho người ngheKết quả của buổi thuyết trình này như thế nàoGiới hạn vấn đềĐánh giá môi trường bên ngoàiPhân biệt gốc rễ vấn đềChi tiết hóa vấn đề bằng các thông sốĐơn giản hóa tình huốngChia vấn đề thành những phần có thể thực hiện được Thông tin thường xuyên được cập nhậtNhững gì đang xảy ra ở lĩnh vựcNhững gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quanSự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tếXÁC ĐỊNH THÍNH GIẢThính giả vãng lai, bất đắc dĩNgười gặp dịp ghép chơi; người bị buộc tới Thính giả cơ sởNgười dự để biết là chínhThính giả tiềm ẩnNgười dự chưa xác định rõ mục tiêuThính giả quyết địnhNgười dự mong muốn thật sự đến nội dung thuyết trìnhXác định ĐỐI TƯỢNG NGHEHiểu thói quen, sở thích Để có thể dự liệu được các tình huống, cách thức trình bày phù hợp.PHÂN TÍCH THÍNH GIẢNhững thông tin về cá nhân người nghe: Độ tuổi, giới tính, học vấn, khả năng kinh tế, tôn giáo, nghề nghiệp, chủng tộc/dân tộc, chính trị, ảnh hưởng của nền văn hóa. PHÂN TÍCH THÍNH GIẢThái độ, giá trị và niềm tin của người nghe là gì?: Chúng ta tìm hiểu về đặc điểm tâm lý của thính giả ví dụ như người nghe đang làm việc ở công ty, phòng ban nào? Lĩnh vực nào?PHÂN TÍCH THÍNH GIẢNhững mong đợi của người nghe là gì? Hãy tìm hiểu xem tại sao họ lại tham dự buổi thuyết trình của chúng ta; ví dụ họ quan tâm đến bài thuyết trình hay họ bị buộc phải nghe? PHÂN TÍCH DIỄN GIẢĐộng cơ, mục đíchCảm giác, sự chú tâmSự gần gũi và hấp dẫnSự tin tưởng của thính giảĐịa vị và quyền lựcXác định mục tiêuBước1: Xác định chủ đề trình bàyXác định điểm nổi bật chính của chủ đề, phương án cần nói: Không nên ôm đồm quá nhiều nội dung: Khi trình bày cần bám lấy chủ đề, mục tiêu đặt ra cho bài thuyết trình.CHỌN CHỦ ĐỀThính giả muốn ngheCó tính mới mẻMình biết sâuNói là Bạc,Im lặng là Vàng,Lắng nghe là Kim cươngXÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNGXác định chủ đề cần nói: Chuẩn bị phác thảo các ý chính để đảm bảo tập trung vào chủ đề;Xác định thứ tự trình bày đảm bảo tính logicXác định thời lượngXác định các nội dung phù hợpTìm tài liệu bổ sungBỐ CỤC BÀI THUYẾT TRÌNH TỐTMở đầu: Giới thiệu tổng quan, kinh nghiệm bản thân. Vào đề một cách sáng tạo (kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết, hoặc nêu các thông tin mới...)BỐ CỤC BÀI THUYẾT TRÌNH TỐTNội dung: Theo Tam đoạn luận và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày theo:logictheo thứ tự thời giantừ tổng thể tới cụ thểtừ điều đã biết đến cái chưa biếttừ những điều đã được chấp nhận tới những mâu thuẫnBỐ CỤC BÀI THUYẾT TRÌNH TỐTKết luận: Nêu được điểm nhấn của bài trình bày. Cần sử dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi và hành động (bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới hơn?...)TẬP LUYỆNMẫu bút chì còn hơn trí nhớ tốtTrí nhớ đậm không bằng nét mực mờTập một mìnhTập trước nhóm nhỏMô phỏngĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT BÀI THUYẾT TRÌNHNgắn gọn, rõ ràngSử dụng ngôn ngữ giao tiếpSử dụng hình ảnh, video, âm thanhSử dụng phần mềm và phương tiện hỗ trợNGẮN GỌN, RÕ RÀNGNgắn và đơn giản nội dungRõ ràng về nội dung, từ ngữSử dụng màu sắc phù hợp:Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng khó giữ tập trungMàu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là những màu dịu hơn Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu khoảng cách > 20 feetMàu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợpKỸ NĂNG TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT PHỤCLƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHĐứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình tĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử. Khi thuyết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau đây:NóiĐứngĐối diệnĐiểm chínhCông cụThời gianDiện mạoChiến lượcLƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHNói: Nói chứ không phải là đọc bài.Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác, không nói quá nhanh hay quá chậm.Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói. Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ.Cần đặt câu hỏi cho người nghe; cần trao đổi nhiềuLƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHĐứng: Đứng và di chuyểnĐứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc phải ngồi nói.. Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không nên đứng yên một chỗĐừng đút tay vào túi, đừng hấp tấpLƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHĐối diện: Đối diện cử tọaNhìn vào mắt cử tọa (eye-contact) để nhận biết sự truyền đạt của mình được tiếp nhận như thể nào. Qua đó có thể thay đổi cách tiếp cận hay phương pháp truyền đạt cho thích hợp.Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đề và nhạy bén đáp ứng những nhu cầu của cử tọaĐiểm chính: Trọng tâmTập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết. Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi kết thúc bài thuyết trình.LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHCông cụ:Sử dụng công cụ hỗ trợ nhuần nhuyễn, chính xácTránh nói với screen mà nói với cử tọaThẻ ghi nhớ (đề cương, giới thiệu, thành ngữ, lời kết ..)LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHThời gian:Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét trong và sau khi thuyết trìnhCần phân rõ thời gian cho từng nội dung, từng slidePhải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất bài thuyết trình đúng giờLƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHDiện mạoBuổi thuyết trình gồm những người ăn mặc trang trọng mà quí vị thì không, có nghĩa là quí vị thiếu sự tôn trọng với chủ đề và người nghe Buổi thuyết trình khá thoải mái mà quí vị lại ăn mặc quá trang trọng thì có nghĩa là quí vị chưa hiểu về người nghe – lạc lõng. LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHChiến lược trình bàyBám sát theo đúng nội dung và thời gian thuyết trình, tránh lạc đề. Giữ đúng tiến độTruyền tải thông tin đơn giản và trực tiếpChuyển dần từ đơn giản đến phức tạpBước2: LỰA CHỌN CÔNG CỤ HỖ TRỢLựa chọn hình thức phù hợp nhất: powerpoint; bảng, Dự trù các phương án dự phòng: khó khăn trong kết nối; các vấn đề tế nhị khi chiếu lên màn hình.TRÌNH BÀY MỘT VẤN ĐỀ NGẮNTrình bày có đầu, có cuối, nêu vấn đề và giải quyết vấn đềĐoạn kết cần đưa ra kết luận ngắn gọn, tóm tắt sơ lược hoặc đặt ra câu hỏi để người nghe tự giải đáp.CÂU HỎI THẢO LUẬN 1. Nội dung chủ yếu trong công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng? Các yếu tố tác động tới hiệu quả công tác tham mưu trong lĩnh vực công tác đang đảm nhiệm? 2. Những khó khăn, trở ngại thường gặp phải khi thực hiện chức năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng và đề xuất giải pháp khắc phục? 3. Có những tiêu chí đo lường hiệu quả công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng nào? CÂU HỎI THẢO LUẬN  Xác định trình tự tham mưu xây dựng tổ chức bộ máy nhân sự và công tác quản lý hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lậpTrong hệ thống nội dung tham mưu của lãnh đạo cấp phòng nhiệm vụ tham mưu nào là cơ bản, quan trọng nhất? Tại sao?Nêu tầm quan trọng, ý nghĩa của việc phối hợp trong công tác tham mưu của viên chứ c bộ lãnh đạo cấp phòngTrên cương vị lãnh đạo cấp phòng anh/chị thường tham mưu cho lãnh đạo về lĩnh vực nào? Anh/chi ̣đã thực hiện công tác tham mưu đó như thế nào để có hiệu quả tốt. Trong công tác tham mưu của mình, anh/chi ̣thấy kỹ năng nào quan trọng nhất. Hãy phân tích.CÂU HỎI THẢO LUẬN  Xác định trình tự tham mưu xây dựng tổ chức bộ máy nhân sự và công tác quản lý hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lậpTrong hệ thống nội dung tham mưu của lãnh đạo cấp phòng nhiệm vụ tham mưu nào là cơ bản, quan trọng nhất? Tại sao?Nêu tầm quan trọng, ý nghĩa của việc phối hợp trong công tác tham mưu của viên chứ c bộ lãnh đạo cấp phòngTrên cương vị lãnh đạo cấp phòng anh/chị thường tham mưu cho lãnh đạo về lĩnh vực nào? Anh/chi ̣đã thực hiện công tác tham mưu đó như thế nào để có hiệu quả tốt. Trong công tác tham mưu của mình, anh/chi ̣thấy kỹ năng nào quan trọng nhất. Hãy phân tích.CHÚC THÀNH CÔNG BUIQUANGXUAN0913183168 buiquangxuandn@gmail.com