Báo cáo thực tập tại Công ty Tự động hoá cơ khí và môi trường - AMECO

Môc lôc Lêi më ®Çu 2 Néi dung 3 I - Kh¸i qu¸t vÒ sù h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty Tù ®éng hãa c¬ khÝ vµ m«i tr­êng (AMECO). 3 1.Kh¸i qu¸t chung vÒ c«ng ty AMECO. 3 2.Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c«ng ty AMECO. 4 3.C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty AMECO. 5 4.T×nh h×nh s¶n xuÊt t¹i c«ng ty AMECO 7 5.Ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña c«ng ty AMECO. 8 II - Thùc tr¹ng tæ chøc Hµnh chÝnh v¨n phßng t¹i c«ng ty Tù ®éng ho¸ c¬ khÝ vµ m«i tr­êng AMECO. 9 1.Chøc n¨ng nhiÖm vô cña v¨n phßng t¹i c«ng ty AMECO. 9 2.C¬ cÊu tæ chøc cña v¨n phßng t¹i c«ng ty AMECO 10 3.C¸c c«ng t¸c hµnh chÝnh v¨n phßng t¹i c«ng ty AMECO. 11 a.C«ng t¸c tham m­u tæng hîp. 11 b.C«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷. 11 c.C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý th«ng tin. 12 d.C«ng t¸c giao tiÕp. 12 e.C«ng t¸c hËu cÇn . 12 III - Mét sè nhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ vÒ c«ng t¸c Hµnh chÝnh V¨n phßng t¹i c«ng ty AMECO. 13 1.§¸nh gi¸ chung. 13 2.Mét sè kiÕn nghÞ . 13 KÕt luËn 16 Tµi liÖu tham kh¶o 17 Lêi më ®Çu Cã thÓ nãi sù chuyÓn ®æi cña nÒn kinh tÕ n­íc ta tõ nÒn kinh tÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp chung sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®· t¸c ®éng s©u s¾c ®Õn ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ kinh tÕ c¬ së . Trong mét thêi gian ng¾n c¸c ®¬n vÞ tæ chøc kinh tÕ ho¹t ®éng kinh doanh víi nhiÒu quy m« kh¸c nhau ®· ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tùu lín v­ît tréi, chiÕm lÜnh thÞ tr­êng kh«ng nh÷ng trong n­íc mµ cßn v­¬n ra quèc tÕ. C«ng ty tù ®éng ho¸ c¬ khÝ vµ m«i tr­êng(AMECO) lµ mét trong nh÷ng doanh nghiÖp trÎ ra ®êi kh«ng n»m ngoµi môc tiªu, tù chñ, ®éc lËp, tù chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh dÞch vô, gãp phÇn vµo x©y dùng nÒn kinh tÕ v÷ng m¹nh. §­îc sù nhÊt trÝ cña nhµ tr­êng em ®· chän c«ng ty Tù ®éng ho¸ c¬ khÝ vµ m«i tr­êng (AMECO) lµ n¬i thùc tËp . Trong thêi gian nµy em ®· hoµn thµnh b¸o c¸o tæng qu¸t . B¸o c¸o gåm 3 phÇn : PhÇn I : Kh¸i qu¸t vÒ sù h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty tù ®éng ho¸ c¬ khÝ vµ m«i trêng (AMECO). PhÇn II : Thùc tr¹ng tæ chøc Hµnh chÝnh v¨n phßng t¹i c«ng ty Tù ®éng ho¸ c¬ khÝ vµ m«i tr­êng AMECO. PhÇn III : Mét sè nhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ vÒ c«ng t¸c hµnh chÝnh v¨n phßng t¹i c«ng ty AMECO. Víi thêi gian vµ tr×nh ®é cßn h¹n chÕ .VËy em mong nhËn ®­îc sù tham gia ®ãng gãp ý kiÕn cña c¸c thÇy c«. Qua bµi viÕt nµy em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c« gi¸o h­íng dÉn vµ c¸c anh chÞ t¹i c«ng ty AMECO ®· gióp ®ì em hoµn thµnh b¸o c¸o nµy. I. Kh¸i qu¸t vÒ sù h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty Tù ®éng ho¸ c¬ khÝ vµ m«i tr­êng (AMECO). 1. Kh¸i qu¸t chung vÒ C«ng ty Tù ®éng ho¸ c¬ khÝ vµ m«i tr­êng (AMECO) - Tªn cña c«ng ty :C«ng ty TNHH Tù ®éng ho¸, c¬ khÝ vµ m«i tr­êng . - Tªn giao dÞch ®èi ngo¹i : The Automation Mechanics and Environment Company Ltd. - Tªn viÕt t¾t : AMECO. - Trô së C«ng ty : Sè 2, L« A Thanh Nhµn, ®­êng TrÇn Kh¸t Ch©n, Ph­êng Thanh Nhµn - QuËn Hai Bµ Tr­ng- Thµnh Phè Hµ néi. - §iªn tho¹i : 84-4-9714877 Fax : 84-4-9714869 - GiÊy phÐp thµnh lËp : Sè 3709 GP/TLDN do UBND Thµnh phè Hµ néi cÊp ngµy 02/10/1998. - Sè ®¨ng ký kinh doanh : Sè 043764 cÊp ngµy 7/10/1998. - Vèn ®iÒu lÖ : 1.200.000.000. - Thêi gian ho¹t ®éng : 35 n¨m - M· sè thuÕ : 010077 5593-1 - Tµi kho¶n: 43111.02.00217 Ng©n hµng TMCP Kü Th­¬ng ViÖt Nam (TECHCOM BANK) - GiÊy phÐp nhËp khÈu trùc tiÕp sè :3104 AMECO lµ c«ng ty TNHH hai thµnh viªn.C¸c thµnh viªn chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c kho¶n nî vµ c¸c nghÜa vô tµi s¶n kh¸c cña c«ng ty trong ph¹m vi sè vèn ®· cam kÕt gãp vµo c«ng ty. C«ng ty kh«ng ®­îc ph¸t hµnh cæ phiÕu, cã t­ c¸ch ph¸p nh©n kÓ tõ ngµy ®­îc cÊp giÊy chøng nhËn ®¨ng ký kinh doanh. C«ng ty AMECO lµ ®¹i lý ph©n phèi s¶n phÈm cho c¸c tËp ®oµn vµ c¸c h·ng s¶n xuÊt thiÕt bÞ ,c«ng nghÖ tiªn tiÕn trªn thÕ giíi nh­ Mü, Ph¸p, NhËt, Israel... Lµ mét c«ng ty th­¬ng m¹i ,dÞch vô nªn AMECO cã mét quy tr×nh kinh doanh ®Æc thï. HÇu hÕt hµng ho¸ cña c«ng ty ®­îc nhËp chñ yÕu tõ n­íc ngoµi vµ mét phÇn ë trong n­íc víi hµng tr¨m mÆt hµng kh¸c nhau. Hµng ho¸ chñ yÕu lµ c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ vÒ tù ®éng ho¸ víi c«ng nghÖ míi vµ hiÖn ®¹i .Do ®ã viÖc kinh doanh c¸c mÆt hµng nµy mang tÝnh ®éc quyÒn cao trong n­íc. Hµng ho¸ cña c«ng ty cã thêi gian sö dông l©u dµi, tån kho l©u kh«ng sî bÞ háng. §©y còng lµ mét trong nh÷ng thuËn lîi cho c«ng ty trong thêi gian ®Çu th©m nhËp vµ lµm quen thÞ tr­êng . *VÒ c¬ së vËt chÊt cña c«ng ty gåm cã : - Trô së chÝnh : Sè 2, L« A Thanh Nhµn, §­êng TrÇn Kh¸t Ch©n, Hµ néi . §iÖn tho¹i : (04) 971 4877 ; Fax : (04) 971 4869 - Trung t©m DÞch vô vµ tÝch hîp hÖ thèng : Sè 8 Ngâ 31 Phè Ph­¬ng LiÖt, Thanh Xu©n, Hµ Néi §iÖn tho¹i : (04) 868 7104 ; Fax (04) 868 7589 - HÖ thèng c¸c ®¹i lý b¸n hµng : §¹i lý b¸n hµng t¹i c¸c tØnh vµ c¸c thµnh phè lín trong toµn quèc nh­ : Thµnh phè Hµ néi, Thµnh phè Hå ChÝ Minh, Thµnh phè §µ N½ng . *VÒ nh©n sù : Tæng sè nh©n viªn : 35 ng­êi + Cö nh©n : 8 ng­êi . + Kü S­ : 27 ng­êi . AMECO cã mét nguån nh©n lùc t­¬ng ®èi tèt vµ æn ®Þnh .(85% tæng sè nh©n viªn ®¹t tr×nh ®é ®¹i häc vµ trªn ®¹i häc ), cã kinh nghiÖm th©m niªn trong c«ng viÖc. Hä lµm viÖc n¨ng ®éng, nhiÖt t×nh, vµ ®­îc ®µo t¹o chÝnh quy tõ c¸c tr­êng ®¹i häc kü thuËt víi nhiÒu chuyªn nghµnh kh¸c nhau nh­ ngµnh c¬ khÝ chÕ t¹o m¸y, tù ®éng ho¸, ®iÖn tö viÔn th«ng, nhiÖt ®iÖn l¹nh «t« m¸y kÐo ..., c¸c tr­êng khèi kinh tÕ nh­ : §¹i häc Ngo¹i th­¬ng, §¹i häc Tµi chÝnh KÕ to¸n ,§¹i häc ngo¹i ng÷, §¹i häc B¸ch khoa, §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n..... *VÒ trang thiÕt bÞ : AMECO lu«n t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc tèt nhÊt cho c¸n bé c«ng nh©n viªn cña m×nh víi c¸c trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i nh­ : - HÖ thèng m¸y vi tÝnh : TÊt c¶ c¸c m¸y tÝnh t¹i c«ng ty ®Òu cã cÊu h×nh cao víi mµn h×nh tinh thÓ láng cña h·ng COMPACT, kÕt nèi m¹ng INTERNET sö dông ®­êng truyÒn tèc ®é cao ADSL rÊt thuËn tiÖn cho khai th¸c ,qu¶n lý th«ng tin tõ ®èi t¸c còng nh­ c¸c kh¸ch hµng. - Bµn ghÕ xoay nhiÒu t­ thÕ phï hîp víi kiÓu v¨n phßng nhá gän, m¸y ®iÒu hoµ nhiÖt ®é HITACHI, bÒn, tèt t¹o kh«ng khÝ lµm viÖc tho¶i m¸i cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong nh÷ng ®iÒu kiÖn thêi tiÕt kh¾c nghiÖt. - §å dïng cho v¨n phßng ®¹t yªu cÇu. M¸y Fax, m¸y Potocopy, m¸y in Laser cña hang CANON. §iÖn tho¹i di ®éng, m¸y tÝnh x¸ch tay hiÖn ®¹i cña h·ng NOKIA, SONY ERISSON,…. Ngoµi ra,c«ng ty cung ®· m¹nh d¹n ®Çu t­, mua s¾m nhiÒu ph­¬ng tiÖn sang träng,hiªn ®¹i nh­ xe TOYOTA ARTIS, FORD MONDEO phôc vô cho viÖc ®i l¹i cña Gi¸m ®èc còng nh­ c¸c c¸n bé quan träng kh¸c trong c«ng ty . TÊt c¶ c¸c trang thiÕt bÞ kÓ trªn ®· hç trî ®¾c lùc cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, ®Æc biÖt trong c¸c ho¹t ®éng v¨n phßng cña doanh nghiÖp. 2. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c«ng ty AMECO. AMECO lµ nhµ tÝch hîp hÖ thèng, cung cÊp c¸c gi¶i ph¸p kü thuËt cho kh¸ch hµng trong lÜnh vùc Tù ®éng ho¸,c¬ khÝ vµ m«i tr­êng . Cïng sù hîp t¸c cña ®éi ngò c¸c chuyªn gia ®Çu ngµnh trong n­íc vµ c¸c chuyªn gia cña c¸c h·ng n­íc ngoµi ®Çy kinh nghiÖm trong c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng nh­ SIEMENS cña §øc, METTER TORODOL cña Mü …c«ng ty AMECO cã thÓ tiÕn hµnh dÞch vô t­ vÊn vÒ c«ng nghÖ, gi¶i ph¸p kü thuËt ®ång bé (tõ kh©u lËp dù to¸n ,®Çu t­, mua s¾m, ®Õn vËn hµnh c¸c thiÕt bÞ m¸y mãc), t­ vÊn x©y dùng dù ¸n, thµnh lËp vµ n©ng cÊp c¸c d©y chuyÒn s¶n xuÊt, c¸c phßng thÝ nghiÖm trong lÜnh vùc liªn quan cho kh¸ch hµng lµ c¸c nhµ m¸y c«ng nghiÖp, c¸c c¬ së nghiªn cøu vµ ®µo t¹o. Víi kh¶ n¨ng nh­ vËy c«ng ty AMECO ®· cung cÊp ®­îc rÊt nhiÒu lo¹i m¸y mãc, thiÕt bÞ tiªn tiÕn phï hîp víi thÞ tr­êng trong n­íc ®¸p øng ®­îc nhu cÇu ngµy cµng cao trong c«ng cuéc hiÖn ®¹i ho¸ c«ng nghiÖp ho¸ cña n­íc ta. Tuy míi ®­îc thµnh lËp vµ ho¹t ®éng trong mét kho¶ng thêi gian kh«ng l©u nh­ng hµng ho¸ vµ dÞch vô mµ c«ng ty cung cÊp chiÕm lÜnh ®­îc thÞ tr­êng kh«ng nh÷ng ë trong n­íc (Hµ néi ,H¶i phßng,thµnh phè Hå ChÝ Minh ,Th¸i Nguyªn ,§µ n½ng ) mµ cßn v­¬n ra quèc tÕ (Lµo ,Campuchia…) 3.C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty AMECO. §Ó qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh c¸c doanh nghiÖp ®Òu ph¶i tæ chøc bé m¸y ho¹t ®éng riªng cho m×nh . C«ng ty AMECO lµ mét c«ng ty TNHH cã con dÊu riªng ,cã t­ c¸ch ph¸p nh©n, ®­îc më tµi kho¶n t¹i ng©n hµng theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt ViÖt Nam . Bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty ®­îc tæ chøc theo m« h×nh “trùc tuyÕn chøc n¨ng” nghÜa lµ ng­êi l·nh ®¹o doanh nghiÖp ®­îc sù gióp søc cña tËp thÓ l·nh ®¹o ®Ó chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh, h­íng dÉn vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn quyÕt ®Þnh ®èi víi cÊp d­íi. Ng­êi l·nh ®¹o doanh nghiÖp chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi lÜnh vùc ho¹t ®éng vµ toµn quyÒn quyÕt ®Þnh. Trong ph¹m vi doanh nghiÖp viÖc truyÒn lÖnh, ra c¸c quyÕt ®Þnh, chØ thÞ vÉn theo tuyÕn ®· quy ®Þnh. Tuy nhiªn m« h×nh trªn lu«n ®­îc l·nh ®¹o c«ng ty vËn dông linh ho¹t kh«ng cøng nh¾c ®Ó cã thÓ chñ ®éng h¬n trong ®iÒu hµnh c«ng viÖc vµ ph¸t huy ®­îc trÝ tuÖ vµ n¨ng lùc cña ®éi ngò chuyªn gia cña nhiÒu bé phËn chøc n¨ng nh»m nghiªn cøu x©y dùng dù ¸n, ph­¬ng ¸n, chiÕn l­îc hay ch­¬ng tr×nh cho tõng lÜnh vùc cô thÓ. Bé m¸y c«ng ty AMECO ®­îc tæ chøc nh­ s¬ ®å sau: gi¸m ®èc PG§.Kü thuËt PG§.Tµi chÝnh P.Kinh doanh P.Kü thuËt P.Dù ¸n P.Hµnh chÝnh P.KÕ to¸n Trung t©m L·nh ®¹o cña c«ng ty bao gåm : Gi¸m ®èc vµ hai phã gi¸m ®èc. * Gi¸m ®èc : lµ ng­êi døng ®Çu, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh hµng ngµy cña C«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Héi ®ång thµnh viªn vÒ thùc hiÖn c¸c quyÒn vµ nghÜa vô cña m×nh nh­ : - QuyÕt ®Þnh tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn ho¹t ®éng hµng ngµy cña C«ng ty. - Tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh vµ kÕ ho¹ch ®Çu t­ cña C«ng ty - Ban hµnh quy chÕ qu¶n lý néi bé C«ng ty. - Bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, c¸ch chøc c¸c chøc danh qu¶n lý trong C«ng ty trõ c¸c chøc danh thuéc thÈm quyÒn cña Héi ®ång thµnh viªn. - Ký kÕt c¸c hîp ®ång nh©n danh C«ng ty, trõ tr­êng hîp thuéc thÈm quyÒn cña Chñ tÞch Héi ®ång thµnh viªn. - KiÕn nghÞ ph­¬ng ¸n bè trÝ c¬ cÊu tæ chøc C«ng ty. - Tr×nh b¸o c¸o quyÕt to¸n tµi chÝnh n¨m lªn Héi ®ång thµnh viªn. - KiÕn nghÞ ph­¬ng ¸n sö dông lîi nhuËn hoÆc xö lý c¸c kho¶n lç trong kinh doanh. - TuyÓn dông lao ®éng. - Kh«ng ®­îc l¹m dông ®Þa vÞ vµ quyÒn h¹n, sö dông tµi s¶n cña C«ng ty ®Ó thu lîi riªng cho b¶n th©n, cho ng­êi kh¸c; kh«ng ®­îc tiÕt lé bÝ mËt cña C«ng ty, trõ tr­êng hîp ®­îc Héi ®ång thµnh viªn chÊp thuËn. - KiÕn nghÞ biÖn ph¸p kh¾c phôc khã kh¨n vÒ tµi chÝnh cho C«ng ty. * Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch Tµi chÝnh: Gióp ®ì gi¸m ®èc vµ cïng gi¸m ®èc qu¶n lý nguån vèn, chØ ®¹o ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh trong c«ng ty, tham m­u vÒ c¬ chÕ tµi chÝnh, biÖn ph¸p huy ®éng vèn, t¹o vèn cho c«ng ty,gi¸m s¸t c¸c phßng ban chøc n¨ng thuéc quyÒn qu¶n lý nh­ phßng hµnh chÝnh, phßng KÕ to¸n, trung t©m. * Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kü thuËt : Gióp ®ì gi¸m ®èc vµ cïng chØ ®¹o c¸c bé phËn ®­îc ph©n c«ng, phô tr¸ch c¸c vÊn ®Ò vÒ kü thuËt trong kinh doanh cña c«ng ty . §Ó thùc hiÖn quy tr×nh kinh doanh, c«ng ty tæ chøc thµnh c¸c phßng ban chøc n¨ng. Mçi phßng ban cã mét nhiÖm vô riªng nh­ng ®Òu cïng phèi kÕt hîp trong qu¸ tr×nh kinh doanh t¹o thµnh mét thÓ thèng nhÊt kh«ng thÓ t¸ch rêi. + Phßng kinh doanh : Gióp gi¸m ®èc vÒ lÜnh vùc kinh doanh t¨ng c­êng c«ng t¸c ®èi ngo¹i, ph¸t triÓn mèi quan hÖ gi÷a c«ng ty víi kh¸ch hµng vµ c¸c doanh nghiÖp. Më réng thÞ tr­êng, t×m kiÕm nguån ®Çu t­, n©ng cao kh¶ n¨ng c¹nh tranh trong mäi lÜnh vùc ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp . Cã nhiÖm vô cung øng hµng ho¸, nghiªn cøu thÞ tr­êng, lËp kÕ ho¹ch kinh doanh, ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p tiªu thô hµng ho¸, dÞch vô hîp lý, ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ cao. + Phßng kü thuËt : nghiªn cøu chÕ t¹o s¶n phÈm míi, thiÕt kÕ chi tiÕt thiÕt bÞ, thay thÕ, söa ch÷a b¶o d­ìng, ®ång thêi kiÓm tra chÊt l­îng hµng ho¸ . + Phßng dù ¸n : Cã nhiÖm vô tham gia ®Êu thÇu c¸c dù ¸n kü thuËt ,t­ vÊn vµ cung cÊp m¸y mãc cho kh¸ch hµng. Gióp gi¸m ®èc lËp vµ theo dâi thùc hiÖn dù ¸n cña c«ng ty thuéc lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh, ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n .... ®¸nh gi¸ tÝnh kh¶ thi vµ b¸o c¸o lªn cÊp trªn . +Phßng Hµnh chÝnh : §èi víi Gi¸m ®èc c«ng ty AMECO th× viÖc tæ chøc tèt c«ng t¸c hµnh chÝnh vµ bé m¸y hµnh chÝnh cña doanh nghiÖp lµ viÖc ®Çu tiªn ph¶i lµm ®Ó thùc thi chøc tr¸ch qu¶n lý nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý cña doanh nghiÖp m×nh. Bé m¸y hµnh chÝnh lµ trî thñ ®¾c lùc nhÊt cho gi¸m ®èc.V× vËy gi¸m ®èc lu«n ®«n ®èc nh¾c nhë c¸c cÊp l·nh ®¹o trong toµn c«ng ty trau dåi kiÕn thøc tiÕp thu nh÷ng c¶i c¸ch, ®æi míi trong ho¹t ®éng hµnh chÝnh (c¸ch thøc qu¶n lý nh©n lùc, s¸ng kiÕn, tµi chÝnh, hËu cÇn, nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn ….) *Mét sè chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng hµnh chÝnh - Cïng gi¸m ®èc x©y dùng hoµn thiÖn hÖ thèng quy chÕ, quy ®Þnh vµ néi quy vÒ qu¶n lý trong c«ng ty nh»m chØ ®¹o chÆt chÏ thèng nhÊt c«ng t¸c qu¶n lý. - Thùc hiÖn chÆt chÏ thèng nhÊt c¸c ho¹t ®éng tæ chøc xö lý c¸c v¨n b¶n, c«ng v¨n ®i ®Õn mét c¸ch nhanh chãng, chÝnh x¸c, bÝ mËt ®óng thñ tôc tr×nh tù quy ®Þnh, tæ chøc ®¸nh m¸y sao chôp in Ên c¸c v¨n b¶n thuéc lÜnh vùc ®­îc giao - Gióp gi¸m ®èc tæ chøc c¸c cuéc häp hµnh chÝnh, phôc vô tiÕp ®ãn kh¸ch ®Õn lµm viÖc víi ban gi¸m ®èc c«ng ty, qu¶n lý Fax, lªn lÞch lµm viÖc, tiÕp kh¸ch . - Quan hÖ víi c¸c c¬ quan cña c«ng ty : PPCC, an ninh néi bé, ®Þa ph­¬ng. - Tæ chøc qu¶n lý c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng nh»m phôc vô tèt c«ng t¸c chung cña c«ng ty, qu¶n lý tèt tµi s¶n cña v¨n phßng - Mua s¾m, cÊp ph¸t theo theo dâi viÖc sö dông v¨n phßng phÈm cña c«ng ty. + Phßng kÕ to¸n : gi¸m s¸t chÕ ®é tµi chÝnh cña nhµ n­íc t¹i c«ng ty, ph¶n ¸nh chÝnh x¸c trung thùc ®Çy ®ñ toµn bé tµi s¶n, tiÒn vèn, thùc hiÖn nghÜa vô nép ng©n s¸ch nhµ n­íc theo ®óng luËt ®Þnh .Theo dâi qu¶n lý c¸c nguån vèn, theo dâi c«ng nî trùc tiÕp cña c«ng ty, tæ chøc h¹ch to¸n chi tiªu cho mét sè ho¹t ®éng t¹i doanh nghiÖp khi ®­îc giao. + Trung t©m t­ vÊn, dÞch vô vµ tÝch hîp hÖ thèng : Cung cÊp c¸c gi¶i ph¸p kü thuËt vÒ c«ng nghÖ, t­ vÊn x©y dùng dù ¸n …cho kh¸ch hµng . + §éi b¶o vÖ ®¶m b¶o an toµn cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp 4.T×nh h×nh s¶n xuÊt t¹i c«ng ty AMECO. Tõ nh÷ng b­íc ®i khã kh¨n råi ch¾c dÇn ,v÷ng dÇn th× sau hai n¨m ®Çu ho¹t ®éng AMECO ®· kinh doanh cã l·i ®¶m b¶o ®­îc ®êi sèng vËt chÊt vµ tinh thÇn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn vµ ®ãng gãp cho ng©n s¸ch nhµ n­íc hµng tr¨m triÖu ®ång .§©y lµ c¶ mét søc m¹nh tæng hîp tõ ban l·nh ®¹o trong c«ng ty tíi ®éi ngò c«ng nh©n trÎ n¨ng ®éng nhiÖt t×nh víi quyÕt t©m v× sù sèng cßn cña doanh nghiÖp . N¨m 1999 2001 2001 2002 2003 Doanh thu 3.834.605.957 4.679.278.365 7.718.476.60 7.934.716.000 8.485.135.867 Nép ng©n s¸ch n­íc 466.842.057 429.170.092 706.742.642 723.556.223 825.526.620 Qua sè liÖu b¶ng trªn cho thÊy sù ph¸t triÓn nhanh chãng cña doanh nghiÖp ®i lªn tõ chÝnh ®«i ch©n v÷ng ch¾c cña m×nh . Danh môc mét sè dù ¸n ®iÓn h×nh AMECO ®· thùc hiÖn trong n¨m 2003. STT Tªn dù ¸n ph¹m vi cung cÊp Kh¸ch hµng 1. øng dông biÕn tÇn c«ng suÊt lín phôc vô tiÕt kiÖm, n¨ng l­îng : HMI, PLC, BiÕn tÇn. C«ng ty Kinh doanh n­íc s¹ch sè 2-Hµ néi 2. §iÒu khiÓn qu¸ tr×nh PLC,¸p suÊt ,l­u l­îng ,nhiÖt ®é ,møc c¶m biÕn c¸c lo¹i . Tr­êng §¹i häc Kü thuËt Thñ §øc - Bé §¹i häc 3. HÖ thèng s¶n xuÊt linh ho¹t PLC, ROBOT, CNC §¹i häc Quèc gia Hå ChÝ Minh 4. ThiÕt bÞ hiÖn tr­êng : ¸p suÊt , l­u l­îng nhiÖt ®é Nhµ m¸y thuû ®iÖn Hoµ B×nh 5. Cung cÊp vµ hç trî kü thuËt thµnh c«ng –C«ng tr×nh øng dông c«ng nghÖ ®iÒu khiÓn DCS ®Çu tiªn vµo ®iÒu khiÓn nhµ nÊu bét giÊy . C«ng ty giÊy §ång Nai 6. Ph©n tÝch hµm l­îng SO2 C«ng ty Supe phèt ph¸t vµ ho¸ chÊt L©m Thao 7. Trang bÞ phßng thÝ nghiÖm vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ ViÖn nghiªn cøu §iÖn tö-Tin häc –Tù ®éng ho¸ ,ViÖn c¬ häc ViÖt Nam 5.Ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña c«ng ty. Trong nh÷ng n¨m tíi AMECO sÏ tiÕp tôc th©m nhËp s©u h¬n, réng h¬n n÷a vµo thÞ tr­êng cña ngµnh Tù ®éng ho¸ c¬ khÝ, m«i tr­êng - mét thÞ tr­êng kh«ng cßn chØ cã AMECO ®éc quyÒn nh­ nh÷ng n¨m ®Çu thµnh lËp n÷a. Tr­íc sù c¹nh tranh m¹nh mÏ cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng nãi chung vµ ngµnh Tù ®éng ho¸ c¬ khÝ, m«i tr­êng nãi riªng th× ph¸t triÓn kinh doanh, më réng thÞ tr­êng t¹o thÕ ®øng v÷ng ch¾c trªn th­¬ng tr­êng lµ mét trong nh÷ng môc tiªu hµng ®Çu cña AMECO. TËp thÓ ®éi ngò c¸n bé, c«ng nh©n viªn trong c«ng ty kh«ng ngõng t×m hiÓu nhu cÇu thÞ tr­êng, thay ®æi ph­¬ng thøc chµo b¸n hµng, ®¶m b¶o ®¸p øng nhu cÇu thÞ tr­êng mét c¸ch tèt nhÊt, mang l¹i hiÖu qu¶ kinh doanh cao nhÊt. Ban l·nh ®¹o c«ng ty lu«n s¸t c¸nh bªn nh©n viªn cña m×nh th­êng xuyªn ®«n ®èc nh¾c nhë tiÕn ®é hoµn thµnh c«ng viÖc cña tõng phßng ban, tr¸nh sù l·ng phÝ thêi gian lµm ¶nh h­ëng trùc tiÕp tíi hiÖu qu¶ kinh doanh s¶n xuÊt. Trong n¨m tíi c«ng ty sÏ b¾t tay vµo thi c«ng dù ¸n, x©y dùng nhµ m¸y s¶n xuÊt, chÕ t¹o thiÕt bÞ ®iÖn vµ c©n ®iÖn tö t¹i Nh­ Quúnh – H­ng Yªn víi diÖn tÝch 21000 Km2. §©y lµ mét c¬ héi tèt ®Ó AMECO tù kh¼ng ®Þnh m×nh. II. Thùc tr¹ng tæ chøc Hµnh chÝnh v¨n phßng t¹i c«ng ty tù ®éng ho¸ c¬ khÝ vµ m«i tr­êng (AMECO). 1.Chøc n¨ng nhiÖm vô cña v¨n phßng c«ng ty AMECO. AMECO lµ mét ®¬n vÞ kinh tÕ víi quy m« nhá nªn mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty ®Òu tËp chung t¹i n¬i ®Æt trô së chÝnh. Còng nh­ c¸c tæ chøc kinh tÕ kh¸c AMECO cã mét v¨n phßng riªng. Nã lµ bé phËn tæng hîp, gióp thñ tr­ëng, ban l·nh ®¹o thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô vµ ®iÒu hµnh c«ng viÖc cña toµn c«ng ty, trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô hµnh chÝnh (bè trÝ, s¾p xÕp lÞch lµm viÖc hµng tÇn víi gi¸m ®èc, héi ®ång qu¶n trÞ, thùc hiÖn c¸c b¸o c¸o th¸ng, quý, n¨m, lu«n chuyÓn c«ng v¨n ®i, ®Õn ....) V¨n phßng cã hai chøc n¨ng c¬ b¶n lµ: * Tham m­u tæng hîp, xö lý th«ng tin hµnh chÝnh hç trî . Toµn bé th«ng tin ®­îc thu thËp vµ duy tr× bëi hÖ thèng v¨n phßng víi môc ®Ých xö lý chóng nh»m cung cÊp th«ng tin h÷u Ých . Th«ng tin lµ nh÷ng d÷ liÖu ®­îc s¾p xÕp thµnh nh÷ng mÉu h×nh cã ý nghÜa, ®­îc l·nh ®¹o sö dông ®Ó ra nh÷ng quyÕt ®Þnh, ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. S¶n phÈm cña v¨n phßng lµ th«ng tin. PhÇn lín c¸c ho¹t ®éng cña v¨n phßng ®Òu liªn quan tíi viÖc thu thËp th«ng tin. Víi chøc n¨ng tham m­u tæng hîp vµ b»ng xö lý th«ng tin hµnh chÝnh hç trî lµ gãp phÇn vµo viÖc ®iÒu hµnh ra quyÕt ®Þnh kÞp thêi cã hiÖu qu¶ cña c¸c cÊp qu¶n lý . * DÞch vô hç trî : §ù¬c thÓ hiªn qua c¸c c«ng viÖc cña c¸c bé phËn cô thÓ : + Nhãm dÞch vô cã tÝnh chuyªn m«n cao : KÕ to¸n, tµi vô, th«ng kª, kÕ ho¹ch. + Nhãm dÞch vô thuéc vÒ qóa tr×nh xö lý th«ng tin, xö lý v¨n b¶n, viÔn th«ng, in Ên. + Nhãm dÞch vô thuéc c«ng t¸c tæng hîp-hµnh chÝnh nh©n sù . Môc ®Ých cña c¶ ba nhãm lµ cung cÊp c¸c th«ng tin hµnh chÝnh hç trî theo yªu cÇu nhanh chãng, chÝnh x¸c, kÞp thêi, chÊt l­îng cao ®Ó c¸c cÊp qu¶n lý ra quyÕt ®Þnh . §Ó thùc hiÖn tèt hai chøc n¨ng cña m×nh v¨n phßng doanh nghiÖp ph¶i ®Ò ra nh÷ng nhiÖm vô sau : + X©y dùng ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c th¸ng, quý, n¨m, lÞch lµm viÖc hµng tuÇn cña doanh nghiÖp vµ th­êng xuyªn ®«n ®èc nh¾c nhë theo dâi thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh. + Thu thËp, xö lý th«ng tin chuÈn bÞ v¨n b¶n ®Ó ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý theo sù giao phã cña thñ tr­ëng doanh nghiÖp . + KiÓm tra thÓ thøc v¨n b¶n, biªn tËp v¨n b¶n, qu¶n lý v¨n b¶n. + Gi÷ nhiÖm vô lµ cÇu néi liªn l¹c víi c¸c c¬ quan cÊp trªn, ngang cÊp, cÊp d­íi vµ víi c«ng d©n . 2.C¬ cÊu tæ chøc V¨n phßng cña c«ng ty AMECO. V¨n phßng cña c«ng ty AMECO gåm cã 5 ng­êi : - Ch¸nh v¨n phßng : 01 ng­êi . - C¸n bé hµnh chÝnh : 02 ng­êi . - Nh©n viªn : 02 ng­êi . V¨n phßng cña c«ng ty ®­îc tæ chøc nh­ sau: Ch¸nh v¨n phßng C¸n bé hµnh chÝnh 1 C¸n bé hµnh chÝnh 2 Nh©n viªn 1 Nh©n viªn 2 + Ch¸nh v¨n phßng : Gi¸m s¸t, kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng cña v¨n phßng chung trong toµn c«ng ty. §¸nh gi¸, b¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn lªn cÊp trªn nªu nh÷ng khã kh¨n, tån t¹i ®Ó cïng ban l·nh ®¹o kh¾c phôc vµ gi¶i quyÕt . + C¸n bé hµnh chÝnh 1 : cïng víi nh©n viªn cña m×nh gióp l·nh ®¹o c¸c c«ng viÖc vÒ v¨n b¶n, v¨n th­ l­u tr÷, thu thËp vµ xö lý th«ng tin, b¸o c¸o vÒ tiÕn ®é hoµn thµnh c«ng viÖc víi l·nh ®¹o ®Ó l·nh ®¹o cã thÓ n¾m b¾t t×nh h×nh tèt . + C¸n bé hµnh chÝnh 2 : cïng víi nh©n viªn cña m×nh gióp l·nh ®¹o c¸c c«ng viÖc vÒ s¾p xÕp lÞch lµm viÖc, héi häp, c¸c cuéc ®èi néi, ®«Ý ngo¹i víi c¸c ®èi t¸c, kh¸ch hµng, qu¶n trÞ …b¸o l¹i víi l·nh ®¹o vÒ nhiÖm vô ®­îc giao. 3.C¸c c«ng t¸c Hµnh chÝnh v¨n phßng t¹i c«ng ty AMECO. a.C«ng t¸c tham m­u tæng hîp. V¨n phßng c«ng ty AMECO ®· phèi hîp chÆt chÏ víi c¸c phßng ban thùc hiÖn tèt c«ng t¸c tham m­u trong viÖc tæ chøc, chØ ®¹o gãp phÇn tÝch cùc vµo sù nghiÖp ph¸t triÓn bÒn v÷ng cña doanh nghiÖp. N¨m 2003 v¨n phßng ho¹t ®éng ®· phèi hîp víi c¸c phßng chøc n¨ng tham gia säan th¶o ®­îc 950 v¨n b¶n c¸c lo¹i, c¸c v¨n b¶n do UBND Thµnh phè ban hµnh nh×n chung ®¶m b¶o vÒ h×nh thøc vµ néi dung tÝnh ph¸p lý, phôc vô kÞp thêi vÒ c¸c chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch, ®­êng lèi cña §¶ng vµ Nhµ n­íc. Trong nh÷ng n¨m qua nhê sù chØ ®¹o ®óng ®¾n cña ban l·nh ®¹o, céng víi sù tËn t×nh cña nh©n viªn, v¨n phßng AMECO®· thùc hiÖn tèt chøc n¨ng cña m×nh trong viÖc x©y dùng quy chÕ lµm viÖc, ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c, b¸o c¸o th­êng xuyªn tuÇn, th¸ng, quý, n¨m vµ nh÷ng b¸o c¸o ®ét xuÊt... §iÒu ®ã ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho l·nh ®¹o n¾m b¾t ch¾c t×nh h×nh ho¹t ®éng cña huyÖn, ®ång thêi chØ ®¹o thèng nhÊt c¸c mÆt c«ng t¸c, nh÷ng nhiÖm vô träng t©m nh­: - Tham m­u cho l·nh ®¹o vµ trùc tiÕp gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc sù vô mét c¸ch nhanh chãng vµ hiÖu qu¶. - X¾p xÕp lÞch, kÕ ho¹ch c«ng t¸c tuÇn, th¸ng, quý, n¨m còng ®­îc v¨n phßng quan t©m chØ ®¹o thùc hiÖn mét c¸ch khoa häc vµ hîp lý. Gãp phÇn h¹n chÕ nh÷ng chång chÐo vµ tæ chøc tèt c¸c buæi lµm viÖc, héi nghÞ héi th¶o, c«ng t¸c kiÓm tra, thanh tra. - LËp c¸c b¸o c¸o tuÇn,th¸ng, quý, n¨m vµ trùc tiÕp dù c¸c buæi b¸o c¸o tæng kÕt cña c¸c phßng ban .Qua ®ã gãp phÇn vµo viÖc tham m­u ®Ò xuÊt cho l·nh ®¹o gi¶i quyÕt tèt c«ng viÖc vµ lËp kÕ ho¹ch cho n¨m sau. Tuy nhiªn bªn c¹nh thµnh qu¶ ®· ®¹t ®­îc c«ng t¸c tham m­u cßn béc lé nh÷ng thiÕu xãt sau: Trong viÖc thùc hiÖn ®«n ®èc kiÓm tra c¸c phßng ban ch­a ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch th­êng xuyªn. C¸n bé lµm c«ng t¸c tæng hîp Ýt (1 ng­êi) nªn bè trÝ c«ng viÖc cßn nhiÒu h¹n chÕ b. C«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷. C«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ lu«n ®­îc v¨n phßng AMECO quan t©m chØ ®¹o thùc hiÖn. Víi mét c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ ®· ®­îc cö ®i häc vÒ c¸c líp chuyªn m«n nghiÖp vô n©ng cao tr×nh ®é ®¸p øng ®­îc yªu cÇu c«ng t¸c cña c«ng ty. Trong n¨m 2003 v¨n th­ cña AMECO ®· tiÕp nhËn 540 c«ng v¨n ®Õn t¨ng so víi n¨m 2002 lµ 213 c«ng v¨n, trong ®ã bao gåm: - 34 v¨n b¶n cu¶ ChÝnh phñ. - 506 v¨n b¶n cña c¸c ngµnh. MÆc dï v¨n b¶n ®Õn víi sè l­îng lín nh­ng ®­îc v¨n phßng AMECO tËp trung chØ ®¹o xö lý kÞp thêi ®¶m b¶o cho viÖc ®iÒu hµnh cña c¸c cÊp l·nh ®¹o. C¸c quy tr×nh tiÕp nhËn c«ng v¨n ®Õn lu«n ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch ®Çy ®ñ vµ nghiªm tóc. N¨m 2003 c«ng ty ®· ban hµnh 521 v¨n b¶n bao gåm: - 220 quyÕt ®Þnh - 124 c«ng v¨n - 42 tê tr×nh. - 50 th«ng b¸o. - 40 kÕ ho¹ch - 45 b¸o c¸o. C¸c v¨n b¶n ®i còng ®­îc qu¶n lý mét c¸ch chÆt chÏ. Tr­íc khi göi ®i ®­îc c¸c bé phËn chøc n¨ng xem xÐt toµn diÖn c¶ vÒ thÓ thøc lÉn néi dung vµ xem xem cã ®óng quy tr×nh so¹n th¶o kh«ng, ®ãng dÊu,vµo sæ v¨n b¶n ®i ... ®Ó h¹n chÕ tèi ®a nh÷ng sai sãt cã thÓ x¶y ra vµ l­u v¨n b¶n phôc vô cho viÖc bæ sung v¨n b¶n, truy cøu, tra t×m sau nµy khi cÇn thiÕt. §èi víi c«ng t¸c l­u tr÷ : lµ mét doanh nghiÖp trÎ míi thµnh lËp nªn kho l­u tr÷ chung cña toµn c«ng ty vÉn ch­a cã, kh«ng cã th­ viÖn, do vËy lµm cho c«ng t¸c tra cøu, truy t×m l¹i hå s¬ c«ng v¨n cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n. nh©n viªn l­u tr÷ vÉn cßn lµm thñ c«ng trong c«ng t¸c b¶o vÖ tµi liÖu l­u tr÷. c.C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý th«ng tin. Theo c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng th× luång th«ng tin ph¶n håi tíi c¸c cÊp ban l·nh ®¹o c«ng ty t­¬ng ®èi thuËn tiÖn. Lîi thÕ lín nhÊt cña m¹ng m¸y tÝnh lµ thu thËp th«ng tin. Nhê nèi kÕt Internet c«ng ty cã thÓ thu thËp c¸c th«ng tin ngoµi mét c¸ch dÔ dµng. §Æc biÖt lµ c¸c th«ng tin tõ nhµ cung cÊp vµ c¸c b¹n hµng. B»ng viÖc truy cËp ®Õn c¸c trang Web cña c¸c nhµ cung cÊp vµ c¸c b¹n hµng c«ng ty cã thÓ trao ®æi th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng vµ hiÖu qu¶ nhÊt.Víi hÖ thèng m¸y tÝnh cÊu h×nh cao , tÝnh n¨ng ­u tréi (m¸y tÝnh mµn h×nh tinh thÓ láng ) viÖc truyÒn th«ng tin qua m¹ng gióp doanh nghiÖp tiÕt kiÖm nhiÒu chi phÝ trung gian kh«ng cÇn thiÕt : chi phÝ in Ên ,chi phÝ nh©n c«ng . d. C«ng t¸c giao tiÕp. §èi víi AMECO t¹o ®­îc Ên t­îng ban ®Çu tèt cho bÊt cø ®èi t¸c hay b¹n hµng nµo lµ mét thµnh c«ng kh«ng nhá vµ ho¹t ®éng giao tiÕp lµ mét trong nh÷ng yÕu tè lµm nªn thµnh c«ng ®ã. ChÝnh v× vËy mµ c«ng t¸c ®èi ngo¹i lu«n ®­îc ban l·nh ®¹o c«ng ty l­u ý ®Õn. AMECO cã thµnh lËp mét ban nhá ®­îc ®µo t¹o chuyªn nghiÖp (tõ kh©u chuÈn bÞ cho kh«ng gian, thêi gian, cuéc gÆp, cuéc hÑn, ®Õn s¾p xÕp, bè trÝ tiÕp kh¸ch, ®µm tho¹i …)®Òu t¹o ®­îc nh÷ng Ên t­îng rÊt tèt. Cã thÓ nãi ®©y lµ mét trong nh÷ng yÕu tè t¹o nªn sù thµnh c«ng cho AMECO nh­ h«m nay. V¨n phßng c«ng ty AMECO ®· chñ ®éng tiÕp kh¸ch hµng trong giê hµnh chÝnh. Trong ®ã tËp trung c¸c vÊn ®Ò chñ yÕu vÒ mua b¸n hµng, trao ®æi hµng ho¸, kiÓm tra thêi h¹n b¶o hµnh m¸y mãc theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng. e. C«ng t¸c hËu cÇn Trong 2 n¨m qua nhËn thøc ®óng vÞ trÝ, tr¸ch nhiÖm cña c«ng t¸c hËu cÇn v¨n phßng c«ng ty AMECO ®· chó träng thùc hiÖn tèt c«ng t¸c nµy. Cô thÓ nh­ cung cÊp ®ñ x¨ng xe ®¶m b¶o ph­¬ng tiÖn an toµn phôc vô l·nh ®¹o ®i c«ng t¸c lu«n ®óng giê...vµ mua s¾m c¸c v¨n phßng phÈm phôc vô cho c¸c phßng ban... Tuy nhiªn c«ng t¸c hËu cÇn vÉn kh«ng tr¸nh khái nh÷ng khã kh¨n ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cho CBCNV ( phßng häp, bµn ghÕ, phßng tiÕp kh¸ch )cßn chung víi phßng kinh doanh, ®«i khi rÊt chËt tréi vµ bÊt tiÖn. III Mét sè nhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ vÒ c«ng t¸c Hµnh chÝnh v¨n phßng t¹i c«ng ty AMECO. 1.§¸nh gi¸ chung: C«ng ty Tù ®éng ho¸, c¬ khÝ vµ m«i tr­êng (AMECO ) lµ mét trong nh÷ng doanh nghiÖp trÎ cã quy m« cßn kh¸ nhá.Tuy míi thµnh lËp vµ ho¹t ®éng 5 n¨m nh­ng nh÷ng g× c«ng ty ®· lµm ®­îc rÊt ®¸ng ®­îc ghi nhËn. §Æc biÖt lµ hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh trong hai n¨m gÇn ®©y, cho thÊy sù nç lùc cña toµn bé ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. Hä lµ nh÷ng ng­êi cßn rÊt trÎ ®Çy nhiÖt huyÕt, lu«n t×m tßi s¸ng t¹o, t×m kiÕm thÞ tr­êng lÊy uy tÝn lµm chuÈn cho mçi c¬ héi cña m×nh . Víi tinh thÇn lÊy thµnh c«ng cña doanh nghiÖp lµm thµnh c«ng cho chÝnh m×nh. TËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn lu«n cè g¾ng häc hái, chau råi kinh nghiÖm, kiÕn thøc ®Ó ngµy cµng cã mét bé m¸y lµm viÖc chuyªn nghiÖp, hiÖu qu¶ hoµ nhËp vµo sù ph¸t triÓn chung trong toµn khèi kinh tÕ. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y sù ra ®êi cña c¸c doanh nghiÖp víi nhiÒu h×nh thøc, quy m« lín nhá kh¸c nhau nh­ng sè l­îng c¸c doanh nghiÖp thµnh c«ng kh«ng ph¶i lµ nhiÒu .Sù thµnh c«ng khëi ®Çu cña AMECO tuy cßn h¹n chÕ nh­ng ®· cho thÊy phÇn nµo lßng quyÕt t©m, tinh thÇn h¨ng say, hÕt m×nh trong c«ng viÖc cña c¸n bé vµ nh©n viªn trong c«ng ty . C«ng ty ®­îc tæ chøc theo c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng, c¬ cÊu nµy phï hîp víi ®Æc ®iÓm quy m« cña doanh nghiÖp lµ võa vµ nhá. Sù ®¬n gi¶n gän nhÑ cña c¬ cÊu tæ chøc lµ ®iÓm cÇn nhÊt trong nh÷ng b­íc ®i ®Çu cña AMECO khi th©m nhËp vµo thÞ tr­êng . C¸c cÊp qu¶n lý víi ban l·nh ®¹o c«ng ty cã thÓ liªn hÖ víi nhau mét c¸ch nhanh chãng ra quyÕt ®Þnh kÞp thêi, t¹o c¬ héi kinh doanh víi c¸c doanh nghiÖp kh¸c. Nh©n viªn cÊp d­íi cã thÓ nhanh chãng n¾m b¾t ®­îc c¸c mÖnh lÖnh cña ban l·nh ®¹o c«ng ty. §Ó ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh qu¶ nh­ trªn, c«ng ty ®· kh«ng ngõng cñng cè, s¾p xÕp bé m¸y qu¶n lý gän nhÑ, ®¹t hiÖu qu¶ cao, lùa chän ®éi ngò nh©n viªn cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm, cã nghiÖp vô chuyªn m«n, d¸m nghÜ d¸m lµm ;tæ cøc s¶n xuÊt kinh doanh víi tr×nh ®é míi t×m c¸ch n©ng cao chÊt l­îng hµng ho¸ dÞch vô . 2.Mét sè kiÕn nghÞ . Bªn c¹nh nh÷ng lîi thÕ s½n cã nªu trªn AMECO vÉn ph¶i ®­¬ng ®Çu víi hµng lo¹t khã kh¨n vèn, thÞ tr­êng, c«ng nghÖ… Khèi l­îng c«ng viÖc cña c«ng ty ngµy cµng t¨ng vÒ sè l­îng vµ ®ßi hái chÊt l­îng cao h¬n c¶ vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô c¸n bé vµ chÊt l­îng hµng ho¸. Do vËy víi c¬ cÊu ®¬n gi¶n gän nhÑ hiÖn nay th× cã phÇn qu¸ søc. §iÒu nµy còng ¶nh h­ëng tíi søc khoÎ cña c¸n bé c«ng nh©n viªn vµ chÊt l­îng c«ng viÖc. Tuy r»ng tr×nh ®é chung cña c¶ c«ng ty kh¸ cao so víi nhiÒu lo¹i h×nh doanh nghiÖp nhá kh¸c. Nh­ng do ®Æc thï ho¹t ®éng cña c«ng ty th× ngoµi tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô, c¸c c¸n bé nh©n viªn nãi chung cßn ch­a cã kinh nghiÖm vÒ c¸c ho¹t ®éng th­¬ng m¹i, kh¶ n¨ng th­¬ng thuyÕt ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ nªn nhiÒu khi cßn lóng tóng trong c¸c c«ng viÖc liªn quan. §é tuæi trung b×nh kh¸ trÎ còng h¹n chÕ kinh nghiÖm kinh doanh trong nh÷ng lÜnh vùc cÇn cã th©m niªn c«ng t¸c . * C¬ së vËt chÊt cßn h¹n chÕ. C«ng ty ch­a cã mét mÆt b»ng æn ®Þnh l©u dµi. * C¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng mµ c«ng ty chän lùa lµ sù kÕt hîp cña hai c¬ cÊu trùc tuyÕn vµ chøc n¨ng, c¬ cÊu nµy rÊt cã Ých ®èi víi c¸c gi¸m ®èc trÎ. Tuy nhiªn vÉn kh«ng tr¸nh khái nh÷ng nh­îc ®iÓm nh­ : ng­êi l·nh ®¹o th­êng xuyªn gi¶i quyÕt mèi quan hÖ gi÷a bé phËn trùc tuyÕn vµ chøc n¨ng, nhiÒu khi khã gi¶i quyÕt c«ng viÖc do tranh luËn x¶y ra vµ h¹n chÕ sö dông kiÕn thøc chuyªn m«n do cã sù tham gia c¶ c¸c phßng chøc n¨ng. * Tæ chøc bè trÝ c¸c phßng ban cßn ch­a hîp lý nh­ c¸c phßng muèn ph« t« tµi liÖu víi sè l­îng lín th× ph¶i gom l¹i chê phßng hµnh chÝnh xuèng tËn trung t©m ph« t«. NÕu lÊy ngay sÏ ph¶i ph« t« qua m¸y FAX hoÆc m¸y in rÊt tèn kÐm vµ kh«ng hiÖu qu¶ . Gi¸m ®èc cÇn dùa vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh hµng n¨m , tuyÓn dông ®µo t¹o bè trÝ bé m¸y vµ nh©n sù hîp lý ph¸t huy ®­îc kh¶ n¨ng mäi mÆt cña c«ng ty. Kh«ng nªn vÞ nÓ mµ ®­a nh÷ng ng­êi thiÕu tr×nh ®é hoÆc n¨ng lùc sÏ ¶nh h­ëng rÊt nhiÒu tíi uy tÝn cña c«ng ty sau nµy. C¸c phßng ban cÇn ®­îc s¾p xÕp ngay ng¾n, gän gµng h¬n sÏ t¹o ®­îc Ên t­îng tèt cho mçi kh¸ch hµng vµ ®èi t¸c. * M«i tr­êng lµm viÖc :do diÖn tÝch nhá, thiÕu sù tho¸ng m¸t, thiÕu ¸nh s¸ng tù nhiªn . * Phßng hµnh chÝnh cña c«ng ty cßn ph¶i kiªm qu¸ nhiÒu c«ng viÖc,gi¸m ®èc nªn t¨ng c­êng thªm nh©n sù cho phßng nµy. C«ng t¸c cña phßng hµnh chÝnh cßn gÆp ph¶i mét sè khã kh¨n nh­ sau : - C«ng t¸c v¨n th­ cßn thiÕu ng­êi v¨n th­ cña c«ng ty kh«ng ®­îc qu¶n lý chÆt chÏ tÝnh bÝ mËt h¹n chÕ hoÆc x¶y ra mÊt th­ tõ, giÊy tê c«ng v¨n - Th«ng tin trong néi bé doanh nghiÖp ch­a ®­îc qu¶n lý chiÖt ®Ó th«ng tin trong m¹ng m¸y tÝnh cña c«ng ty cã thÓ lät ra ngoµi. §ã chÝnh lµ nh÷ng s¬ xuÊt tuy nhá nh­ng tõ ®ã c¸n bé trong c«ng ty cÇn ph¶i rót kinh nghiÖm mét c¸ch nghiªm tóc ®Ó tr¸nh nh÷ng hËu qu¶ kh«ng ®¸ng cã. Nhanh chãng tiÕp thu nh÷ng øng dông cña c«ng nghÖ th«ng tin mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt . §Ó ho¹t ®éng vµ ph¸t triÓn trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®Çy biÕn ®éng vµ c¹nh tranh c«ng ty cÇn cã bé m¸y qu¶n lý gän nhÑ linh ho¹t . -Tr×nh ®é sö dông m¸y tÝnh ch­a cao chñ yÕu ®Ó so¹n th¶o v¨n b¶n, tÝnh to¸n thèng kª kinh tÕ trong khi hµng ho¸ cña c«ng ty cã thÓ giao dÞch qua m¹ng internet. - Gi¸m ®èc nªn cho c¸c phßng ban biÕt thªm n÷a vÒ vai trß quan träng cña phßng hµnh chÝnh.Tr¸nh ®Ó c¸c phßng ban nghÜ phßng hµnh chÝnh lµ lµm nh÷ng c«ng viÖc vÆt, kh«ng tªn . - Ban gi¸m ®èc cÇn tÝch cùc kiÓm tra chÕ ®é vµ giê giÊc lµm viÖc cña nh©n viªn tr¸nh l·ng phÝ thêi gian ¶nh lµm h­ëng tíi hiÖu qu¶ kinh doanh . - Nh©n viªn phßng hµnh chÝnh cÇn ®­îc ®µo t¹o båi d­ìng th­êng xuyªn ®Ó häc hái, kÞp thêi thay ®æi nh÷ng néi qui, qui chÕ trong luËt ban hµnh c¸c lo¹i v¨n b¶n phï hîp víi c¸c v¨n b¶n mµ nhµ n­íc qui ®Þnh. Tr¸nh nh÷ng l¹c hËu, sai sãt lµm ¶nh h­ëng tíi uy tÝn, kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty. * Phßng hµnh chÝnh cña c«ng ty nªn ®­îc bè trÝ ®éc lËp ®Ó ph¸t huy ®­îc tèi ®a c¸c nghiÖp vô cña phßng ( giao tiÕp, ®èi ngo¹i…). KÕt LuËn Tr­íc nh÷ng thö th¸ch vµ c¬ héi míi trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®Çy biÕn ®éng, c«ng ty AMECO ®· cã nh÷ng bø¬c ®i khëi ®Çu kh¸ thµnh c«ng ,kh¼ng ®Þnh ®­îc vÞ thÕ cña m×nh trong lÜnh vùc Tù ®éng ho¸ c¬ khÝ vµ m«i tr­êng. Trong thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty em ®· häc tËp vµ nghiªn cøu c¸c ho¹t ®éng cña v¨n phßng vµ thÊy v¨n phßng lµ bé mÆt cña doanh nghiÖp .§ã lµ ®Þa ®iÓm giao tiÕp, ®èi néi, ®èi ngo¹i, thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô hµnh chÝnh. C¸c ho¹t ®éng cña v¨n phßng gióp l·nh ®¹o ®iÒu hµnh qu¶n lý doanh nghiÖp mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt. Sau thêi gian nghiªn cøu vµ ®­îc tham gia trùc tiÕp vµo mét sè c«ng viÖc t¹i phßng hµnh chÝnh cña c«ng ty AMECO. Em muèn ®­îc t×m hiÓu s©u h¬n vÒ c¸c biÖn ph¸p ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña v¨n phßng. Em rÊt mong trong thêi gian lµm luËn v¨n tèt nghiÖp s¾p tíi, c¸c thÇy, c« gióp ®ì vµ h­íng dÉn ®Ó em cã thÓ hoµn thµnh bµi luËn v¨n víi ®Ò tµi lµ: " N©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i C«ng ty TNHH AMECO". Do thêi gian viÕt b¸o c¸o cßn h¹n chÕ nªn b¸o c¸o kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu xãt .Em rÊt mong cã ®­îc ý kiÕn nhËn xÐt cña c¸c thÇy c« nh»m gióp ®ì vµ h­íng dÉn ®Ó em cã thÓ hoµn thiÖn tèt h¬n cho luËn v¨n tèt nghiÖp s¾p tíi . Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù gióp ®ì vµ h­íng dÉn tËn t×nh cña c¸c thÇy c« khoa Hµnh chÝnh V¨n phßng tr­êng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ Néi còng nh­ c¸c anh chÞ ë c«ng ty AMECO ®· gióp em hoµn thµnh b¸o c¸o nµy . Hµ néi, Ngµy 24 th¸ng 6 n¨m 2004. Sinh viªn NguyÔn ThÞ Ngµ Tµi liÖu tham kh¶o 1. PTS . §inh V¨n TiÕn NghÖ thuËt ®µm ph¸n kinh doanh nxb ChÝnh trÞ quèc gia ,Hµ néi ,1998. 2. PTS . D­¬ng V¨n Kh¶m ,NguyÔn H÷u Thêi ,Th¹c sÜ TrÇn Hoµng NghiÖp vô Th­ ký v¨n phßng nxb ChÝnh trÞ quèc gia, Hµ néi ,1997. 3. PGS ,TS . NguyÔn V¨n Th©m Tæ chøc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¸c c«ng së nxb ChÝnh trÞ quèc gia Hµ néi ,1999. 4. Gi¸o tr×nh : Giao tiÕp vµ ®µm ph¸n trong kinh doanh. Khoa Hµnh chÝnh v¨n phßng-Tr­êng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ néi. 5. Gi¸o tr×nh : Kü n¨ng th­ ký v¨n phßng .Khoa Hµnh chÝnh v¨n phßng-Tr­êng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ néi. 6. Gi¸o tr×nh : Hµnh chÝnh Doanh nghiÖp (Nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n). Khoa Hµnh chÝnh v¨n phßng-Tr­êng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ néi. 7. Gi¸o tr×nh : V¨n b¶n Kü thuËt so¹n th¶o vµ quy tr×nh ban hµnh v¨n b¶n trong ho¹t ®éng doanh nghiÖp .Khoa Hµnh chÝnh v¨n phßng-Tr­êng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ néi. 8. Gi¸o tr×nh : Tæ chøc qu¶n lý v¨n phßng .Khoa Hµnh chÝnh v¨n phßng-Tr­êng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ néi.