Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu vật tư – Thiết bị tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Than – TKV

h thu. Mặt khác năm 2008 công ty bán phát mại và than chế biến bằng con đường xuất khẩu nên hiệu quả tốt. Đặc biệt hơn là năm 2009, tổng doanh thu tăng vọt gần gấp 3 năm 2008, đạt mức 1.268.821 triệu đồng do giá tha xuất khẩu tăng dần vào giữa và cuối năm 2009, và tiến bộ nổi bật trong năm 2009 là công tác nhập khẩu đạt kim nghạch trên 91 triêu USD,bằng 183% so với kế hoạch và tăng 147% so với năm 2008. Lợi nhuận của công ty năm 2007 so với năm 2006 tăng 4.150 triệu đồng, năm 2008 tăng 11.868 triệu đồng, năm 2009 lại tăng 179 triệu đồng điều này chứng tỏ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty là khá hiệu quả, năm sau tăng cao hơn năm trước. Công ty nên phát huy kết quả kinh doanh như vây, điều này cũng được thể hiện qua mức lương bình quân liên tục tăng cao trong 4 năm 2006-2009, từ hơn 5 triệu năm 2006 nay đã lên hơn 10 triệu năm 2009. Ngoài ra công tác kinh doanh văn phòng tai 29-31 Đinh Bộ Lĩnh vẫn ổn định và có hiệu quả, tỷ lệ mặt sàn cho thuê vẫn đạt 95%. Xuất khẩu lao động chỉ đạt 87% so với kế hoạch giao năm 2009 và bằng 80% so với năm 2008. Chương 2: Thực trạng quy trình nhập khẩu vật tư thiết bị tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu than – TKV 2.1 Khái quát hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị của công ty V-Coalimex 2.1.1 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu Trong cơ chế thị trường mở cửa và toàn cầu hóa nền kinh tế, việc kinh doanh ngày càng khó khăn và thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi các mặt hàng kinh doanh phải đa dạng. Hơn thế, việc khai thác và xây dựng đòi hỏi công ty phải cung cấp nhiều loại vật tư thiết bị. Các thiết bị vật tư do công ty V-COALIMEX nhập khẩu đang hoạt động ở nước ta hiện nay: Máy gạt Komatsu Thiết bị vật tư cho hệ thống băng tải, đèn lò Xe gạt nhập từ Nhật và Trung Quốc. Máy nổ mìn, máy xạc Xe tải Caterpillar 773E và máy xúc lật bánh lốp Máy đo địa chấn Xe tải Belaz 7555B Máy gạt Cartipillar và máy xúc đào DGR Máy xúc gầu thuận chạy điện bánh xích(EKG-5A) Máy đào lò liên hợp AM 45-EX nhập khẩu cho công ty than Uông Bí Thép chống lò Máy khoan, thiết bị hầm lò Sản phẩm sắt thép Cáp mỏ Ngoài ra các thiết bị vật tư tiêu biểu đang phát huy hiệu quả trong khai thác mỏ ở Việt Nam như: Máy combain đào lò tự hành AM-50z, AM-45, máy xúc EKG-5, EKG-10, máy xúc lật hông, máy khoan xúc tự hành TAMROCK, xe tải khung động VOLVO, xe tải siêu trọng CATEPILAR, KOMATSU, lốp đặc chủng các loại, dàn chống, băng tải dốc đều do V-COALIMEX nhập về. Nói chung cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty rất đa dạng, và thường xuyên được bổ sung thêm. 2.1.2 Thị trường nhập khẩu Sau gần 30 năm hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty V-COALIMEX cũng đã có cho mình một thị trường nhập khẩu lâu bền và ổn định, một vị thế nhất đinh trên thị trường trong nước lẫn thị trường nước ngoài, tạo quan hệ tốt với nhiều bạn hàng trong va ngoài nước. Công ty đã tạo được mối quan hệ với nhiều hãng và nhiều nước trên thế giới như: - Các nhà sản xuất: +Xe tải, thiết bị khai thác và xây dựng: BELAZ (Belarut); CATERPILLAR, INGERSOLL-RAND ( Mỹ), KOMATSU, HITACHI, KAWASAKI, KOBELCO (Nhật Bản), VOLVO (Thụy Điển), SHANDONG, HOANGHA (Trung Quốc),..v..v.. +Máy gạt và máy khoan: OMZ, RUDGORMASH (Nga), TAMROCK (Phần Lan) +Thiết bị hầm lò : REMAG, VOEST – ALPINE MINING AND TUNNELLING LTD (Ba Lan). +Động cơ: CUMMINS (Mỹ), YAROSLAVSKY MOTOR ZAVOD (Nga), DEURZ AG (Đức). +Sản phẩm thép: KMK, MMK, ZAPSIB, AMURMETAL (Nga), ALCHEVSK TRON & STEEL WORKS (Ucraina), NIPPON STEEL ( Nhật Bản). +Lốp: BRIDGESTONE (Nhật Bản) +Cáp mỏ: KAMKABEL, SIBKABEL (Nga),… - Các công ty thương mại như: V-TRAC, CICA, MITSUBISHI, SUMITOMO, MARUBENI, SHIN-ETSU, KANEMATSU, TATOONG, SOJITS, OPEN ASIA, JCB, DIETHELM & CO., SAMSUNG, HUYNDAI, DAEWOO, DUFERCO EAST METALS S.A.,NORCMECO,… Nói chung, thị trường nhập khẩu của công ty chủ yếu là từ các nước tư bản phát triển như Mỹ, Nhật Bản, thị trường Đông Âu và một số nước XHCN. Mỗi thị trường của công ty đều gắn với một số sản phẩm, do vậy mà đối tác của công ty là khá đa dạng, điều này tạo điều kiện cho công ty trong việc lựa chọn bạn hàng và sản phẩm có chất lượng tốt nhất.Dưới đây là bảng các thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty. Bảng 2: Thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty Đơn vị: USD Thị trường Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Nga 15.685.389 11.235.400 15.489.600 18.692.302 Nhật Bản 10.133.060 8.198.245 16.321.962 22.411.100 Mỹ 9.078.652 6.233.098 11.958.301 15.930.371 Trung Quốc 5.326.450 3.019.154 8.366.820 14.023.621 Thụy Điển 3.208.400 2.514.405 4.034.523 8.336.470 Ba Lan 2.960.334 2.035.120 2.552.761 4.531.930 (Nguồn: Tổng hợp từ nhiều tài liệu) Cũng có thể biểu hiện số liệu này bằng biểu đồ sau: Hình 2: Biểu đồ thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty V-COALIMEX Đơn vị: USD Từ biểu đồ trên ta thấy rằng thị trường chủ yếu nhất của công ty là Nga và Nhật Bản, và gần đây năm 2009 là thị trường Trung Quốc và Mỹ. thị trường Nga trong năm 2006 là hơn 15 tỷ USD, đến năm 2007 là hơn 11 tỷ, 2008 là 15,489 tỷ, và năm 2009 là hơn 18 tỷ, tuy có tăng nhưng tăng không nhanh như kim nghạch nhập khẩu từ thị trường Nhật bản và Mỹ, Nhật Bản từ 10 tỷ năm 2006 lên 22,4 tỷ năm 2009. Các thị trường Trung Quốc, Thụy Điển và Ba Lan cũng khá quan trọng đối với công ty, và chắc chắn sẽ tăng lên trong tương lai. Qua đó ta cũng thấy được khả năng mở rộng thị trường của Công ty, và khả năng của công ty chinh phục các thị trường mới. Từ đó nâng cao vị thế của công ty trên thị trường thế giới. 2.1.3 Kim ngạch nhập khẩu của công ty Ta sẽ đi xem xét tổng kim ngach nhập khẩu của công ty qua các năm 2006 – 2009 qua biểu đồ dưới đây: Hình 3: kim ngạch nhập khẩu của công ty Đơn vị : USD (Nguồn: Phòng kế toán tài chính) Dựa vào biểu đồ ta thấy rằng kim ngạch nhập khẩu của công ty luôn tăng qua các năm, duy có năm 2007 là sút giảm do cơ chế điều hành về kinh doanh thương mại và dịch vụ của Tập đoàn có thay đổi, các hãng nước ngoài, các công ty ngoài ngành đã thâm nhập khá sâu vào thị trường trong nội bộ Tập đoàn vì vậy sự cạnh tranh thị trường ngày một gay gắt. Việc thực hiện các hợp đồng nhập khẩu ủy thác, vật tư, thiết bị cho sản xuất giảm nhiều và không còn là thế mạnh của Công ty nữa, các mặt hàng chuyên dùng trước đây phải nhập từ nước ngoài để phục vụ sản xuất nay đã sản xuất được ở trong nước. Năm 2008 kim ngạch xuất khẩu lại tăng cao đạt mức hơn 62 tỷ USD, diều này là do một số mặt hàng truyền thống giữ vững được thị trường và tăng trưởng mạnh về giá, với sự cố gắng của đội ngũ cán bộ làm kinh doanh nên việc thực hiện các hợp đồng kinh doanh nhập khẩu thiết bi- vật tư của công ty tăng cao so với cùng kì năm 2007. Năm 2009 tiếp tục duy trì và phát triển, công ty đã đạt kim ngạch nhập khẩu đạt mức 91 tỷ USD. Từ khi thành lập, Công ty đã đóng góp lớn vào sự phát triển của Tập đoàn than nói riêng của nước ta nói chung. Hàng năm Công ty đã nộp vào ngân sách nhà nước hàng chục tỷ đồng, như năm 2008 nộp ngân sách nhà nước 65,266 tỷ đồng. 2.2 Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty V-COALIMEX Chúng ta có quy trình nhập khẩu của công ty V-COALIMEX theo sơ đồ sau: Hình 4. Quy trình nhập khẩu tại công ty V-COALIMEX 1.Nghiên cứu thị trường 2.Giao dịch đàm phán 3.Ký kết hợp đồng nhập khẩu 4.Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập nhẩu Xin giấy phép nhập khẩu Thuê phương tiện vận tải Mua bảo hiểm cho hàng hóa Làm thủ tục hải quan Nhận hàng Kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu Thanh toán Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Nghiên cứu thị trường trong nước Nghiên cứu thi trường nước ngoài Mở thư tín dụng L/C 2.2.1 Nghiên cứu thị trường Thị trường là một yếu tố quan trọng đối với bất kì doanh nghiệp nào nếu muốn tồn tại, do đó mà việc nghiên cứu thị trường cần được coi trọng đặc biệt. Nghiên cứu thị trường đối với công ty cổ phần xuất nhập khẩu than – TKV phải tiến hành nghiên cứu cả thị trường trong nước và ngoài nước. Nghiên cứu thị trường trong nước Thị trường trong nước của công ty V-COALIMEX khá đặc biệt so với nhiều công ty khác, đó là đa số khách hàng mua hàng nhập khẩu hoặc được V-COALIMEX nhập khẩu ủy thác lại là những công ty nằm trong Tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam, ngoài ra thì công ty cũng cố gắng tìm hiểu nhu cầu của các Doanh nghiệp trong nước ngoài ngành. Công ty nhập khẩu và phân phối hàng hóa cùng một lúc cho các ngành và các khách hàng khác từ thiết bị, máy móc, hóa chất, phân bón và vật liệu xây dựng đến thiết bị viễn thong, thiết bị thử nghiệm và các hàng hóa tiêu dùng…Do vậy mà công tác nghiên cứu thị trường trong nước tuy được thực hiên đầy đủ nhưng vẫn chưa được chú trọng đúng mức và còn khó khăn vì thị trường trong nước cũng khá rộng. Việc nghiên cứu này do các phòng xuất nhập khẩu của công ty thực hiện. Nghiên cứu những nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu và giá của thị trường cũng là một việc phải làm trong nghiên cứu thị trường trong nước. Trên thực tế quan hệ cung cầu không đơn thuần chỉ quyết định bởi khách hàng, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp và nhu cầu tiêu dùng của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, cung cầu luôn luôn biến đổi bởi nó chịu tác động rất lớn của tiến bộ khoa học kĩ thuật và công nghiệp, các chính sách của nhà nước nói chung, của Bộ Công Thương nói riêng. Do vậy mà giá cả luôn thay đổi, công ty V-COALIMEX nghiên cứu để có kế hoạch điều chỉnh việc kinh doanh nhập khẩu. Trong nghiên cứu thị trường trong nước, còn phải thực hiện nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, đối với công ty V-COALIMEX thì đối thủ cạnh tranh chủ yếu là các doanh nghiệp cùng cung cấp vật tư thiết bị công nghiệp mỏ và xây dựng. Công ty V-COALIMEX đã không ngừng thúc đẩy các hoạt động nghiên cứu đối thủ nhằm tìm kiếm các thông tin, như đối thủ cạnh tranh hiện đang cung ứng mặt hàng gì , với giá cả bao nhiêu, có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh cùng cung cấp mặt hàng giống mặt hàng của công ty kinh doanh hiện nay. Phân tích điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ, tìm hiểu chiến lược kinh doanh mà đối thủ đang theo đuổi, xem xét về chính sách khuếch trương, xúc tiến bán hàng và hoạt động marketing khác mà đối thủ cạnh tranh đang triển khai, đồng thời không ngừng học hỏi nâng cao nghiệp vụ. Từ đó Công ty sẽ đưa ra những biện pháp cụ thể nâng cao thế mạnh so với đối thủ cạnh tranh, một mặt tạo ra uy tín với đối tác, mặt khác khai thác thêm được tập khách hàng mới trên những khu vực thị trường khác nhau nhằm mở rộng quy mô bán hàng cho công ty. Thông qua thực trạng của quá trình nghiên cứu thị trường, nhìn chung công tác tìm hiểu thị trường trong nước được công ty tiến hành tương đối tốt, phân tích nhu cầu, giá, đối thủ cạnh tranh trên cơ sở tìm hiểu thực tế cũng như suy luận rõ ràng. Công ty đã chỉ rõ được những nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu trong nước từ đó đưa ra các dự báo sát với thực tế và có kế hoạch cụ thể trong hoạt động nhập khẩu. Tuy nhiên Công ty V-COALIMEX chưa tận dụng được những điểm yếu của đối thủ cạnh tranh để phát huy lợi thế cho mình do đó bỏ qua nhiều kẽ hở thị trường nội địa. Nghiên cứu thị trường ngoài nước (nước xuất khẩu) Thị trường nước ngoài, đó là nơi cung cấp các thiết bị, vật tư cho công ty nhập khẩu, do vậy mà việc nghiên cứu nó là hết sức quan trọng. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu than – TKV đã tiến hành nghiên cứu ở một số thị trường mà tại đó công ty có rất nhiều đối tác và nhà cung cấp sản phẩm mà công ty nhập khẩu. Mục đích của nghiên cứu thị trường quốc tế đối với hoạt động nhập khẩu để biết được giá cả, các điều kiện thanh toán, khối lượng cung ứng, thời gian cung cấp và sự ưu đãi từ chính phủ nước họ … Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự ổn định của quá trình kinh doanh, đến uy tín của công ty đối với khách hàng. Công ty V-COALIMEX khi tiến hành nghiên cứu thị trường quốc tế thường sử dụng cả hai hình thức trực tiếp và gián tiếp. Do kinh phí còn hạn hẹp nên hình thức nghiên cứu trực tiếp đem lại những thông tin chính xác về thị trường nhưng vẫn ít được tiến hành, chủ yếu là nghiên cứu gián tiếp qua sách báo, tạp chí thông qua các trung tâm thông tin kinh tế đối ngoại, các báo cáo của Bộ hoặc thông qua hình thức tự quảng cáo của đối tác để biết được bản tin về gía cả các loại vật tư thiết bị. Hình thức nghiên cứu thị trường này cho phép công ty giảm được chi phí nhưng kết quả đem lại không cao do thiếu sự tiếp xúc trực tiếp dẫn đến việc thông tin đem lại thiếu tính thực tế và độ chính xác không cao. Từ quá trình điều tra nghiên cứu quốc tế Công ty đã tiến hành giao dịch, đàm phán kí kết hợp đồng với các đối tác thuộc một số thị trường lớn như Nga, Nhật bản, Mỹ, Trung Quốc,… Sau khi nghiên cứu thị trường lựa chọn được đối tác, công ty sẽ tiến hành nghiên cứu đối tác, sẽ tiến hành tiếp cận bạn hàng để giao dịch. Quá trình giao dịch thực chất là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa công ty và đối tác nước ngoài, công việc đầu tiên là công ty là sẽ tiến hành hỏi giá, yêu cầu bạn hàng cho biết thông tin chi tiết về hàng hoá, quy cách phẩm chất, điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thị trường và các điều kiện thương mại khác để nhận được báo giá với thông tin đầy đủ từ phía đối tác. Bên đối tác sẽ gửi cho công ty lời chào hàng có đầy đủ thông tin theo yêu cầu của công ty, thông thường công ty nhận được những lời chào hàng cố định nên thời gian giao dịch được rút ngắn và các chào hàng cũng có nội dung đầy đủ và được coi như hoạt động do bên đối tác tác soạn thảo. Từ đó công ty sẽ phân tích ưu điểm, nhược điểm của từng chào hàng và đưa ra kết luận có chấp nhận chào hàng hay không ? Thông thường khoảng 75% các hoạt động đều được chấp nhận và đối tác chủ yếu là các bạn hàng quen thuộc đã làm ăn lâu dài với công ty, 25% các hoạt động còn lại đều được thoả thuận lại do vấn đề giá cả hàng. Công ty dược liệu TWI-Hà Nội đã định hướng đúng đắn và xác định được tầm quan trọng của công tác nghiên cứu đối tác Tuy nhiên, khi nghiên cứu đối tác quốc tế công ty cũng gặp không ít khó khăn do biện pháp nghiên cứu thị trường không tiến hành một cách chi tiết, thông tin thu được có độ chính xác kém. 2.2.2 Giao dịch và đàm phán Đây là một bước quan trọng trước khi đi đến việc ký kết một hợp đồng nhập khẩu, trong quá trình này công ty se tiến hành trao đổi và đàm phán với đối tác những vấn đề còn chưa hợp lý coa thể về: giá cả, phương thức vận chuyển…Công ty thường thực hiện quy trình đàm phán dưới các hình thức: - Giao dịch đàm phán qua thư tín: Công ty V-COALIMEX là một công ty cổ phần nhà nước, công ty có rất nhiều chi nhánh tại nhiều nước do vậy mà việc giao dich đàm phán theo thư tín không hẳn phổ biến. Tuy vậy nó vẫn được sử dụng vì ưu điểm tiết kiệm chi phí, và hai bên có thời gian suy nghĩ. Các đối tác của công ty V-COALIMEX ở rất nhiều quốc gia khác thuộc nhiều khu vực khác nhau trên thế giới do đó với hình thức giao dịch này công ty sẽ tiến hành giao dịch cùng một lúc với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm mà công ty có được từ hình thức giao dịch qua thư tín này sẽ là những khó khăn, bất lợi mà chính hình thức giao dịch này đem lại đó là việc công ty sẽ mất nhiều thời gian chờ đợi mới nắm bắt được thông tin của đối tác. Như vậy nên có thể công ty sẽ mất nhiều cơ hội mua bán tốt hơn đồng thời công ty cũng sẽ lúng túng trong việc đoán ý đồ đúng của đối tác. Để khắc phục những bất lợi trên công ty đã rất chú trọng tới nội dung một bức thư, có những cán bộ có nghiệp vụ giỏi, giàu kinh nghiệm và biết nhiều ngoại ngữ. Tuy vậy điều đó cũng không quá đáng lo ngại vì việc đàm phán giờ thong thường được thực hiện qua mạng internet, thư điện tử, qua fax, điện thoại, qua các kỳ hội chợ triển lãm…nhằm tiết kiệm chi phí. Giao dịch – đàm phán qua điện thoai, fax: Bằng cách này, công ty V-COALIMEX sẽ rút ngắn được thời gian giao dịch - đàm phán, nhanh chóng đi đến thống nhất và ký kết hoạt động với đối tác, trong trường hợp cần xác nhận lại một số thông tin cần thiết cũng cần phải qua điện thoại hoặc FAX do ưu điểm của hình thức được được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng đảm bảo được tính thời điểm, bên cạnh đó là thời gian dành cho đàm phán bị hạn chế do cước phí FAX và điện thoại quốc tế cao, điều này làm cho chi phí giao dịch tăng và đội giá thành sản phẩm nhập khẩu lên làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh của toàn công ty nói riêng. Ngoài ra đàm phán qua điện thoại chỉ là thoả thuận bằng miệng hơn nữa lại rất dẽ bị hiểu sai do dùng ngoại ngữ trong đàm phán ký kết, với thời gian nhanh, gấp nên sẽ không thể có thời gian cân nhắc, suy nghĩ, chỉ cần một chút sai sót dễ dẫn đến tranh chấp và khiếu kiện, quá trình giải quyết khó khăn vì giao dịch bằng miệng sẽ không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định trao đổi. - Giao dịch – đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp: trong những trường hợp có điều kiện và đối tác ở nước mà công ty có trụ sở ở đó, hoặc đối tác sang Việt Nam đàm phán và thường là đối tác mới, thì công ty sẽ tiến hành đàm phán gặp mặt trực tiếp. Ngoại ngữ của các cán bộ công ty V-COALIMEX tương đối tốt nhưng kỹ thuật đàm phán lại có nhiều hạn chế, khả năng tìm hiểu tập quán, văn hoá kinh doanh của các nước trên thế giới cũng chưa tốt, không những vậy các thoả thuận trên bàn đàm phán tại Việt Nam còn chịu sự kiểm tra, phê duyệt của nhiều cơ quan chuyên môn phía sau đoàn đàm phán dễ gây nên một sự lãng phí về thời gian, kinh phí và thiếu sự linh động, làm chậm tiến độ triển khai dự án, giảm mức độ tin tưởng đối với đối tác nước ngoài trong bước tiếp theo là ký kết hợp đồng. 2.2.3 Ký kết hợp đồng nhập khẩu Đây là bước tiếp theo sau giao dịch và đàm phán, khi hai bên đã đàm phán và đi đến thống nhất, công ty sẽ cùng đối tác tiến hành ký kết hợp đồng. Công ty V-COALIMEX đã có những kinh nghiệm nhất định qua mấy chục năm làm nhập khẩu và luôn thận trọng trong việc ký kết các hợp đồng sao cho đúng pháp luật và đảm bảo lợi ích cho cả hai bên. Hoạt động ký kết với đại diện văn phòng nước ngoài tại Việt Nam để nhập khẩu đều yêu cần phải có giấy ủy quyền của Giám đốc công ty đó. Chỉ ký kết với những đối tác có đầy đủ tư cách pháp nhân khi tham gia kinh doanh tại Việt Nam, mọi hoạt động của công ty đều được ký trên văn bản, những hợp đồng ký bằng FAX thì ngay sau khi ký đều phải thiết lặp văn bản gốc để gửi cho hai bên cùng ký để có bộ hồ sơ gốc lưu trữ lại đề phòng xảy ra khiếu nại, tranh chấp. Nếu người ký hợp đồng không phải là Giám đốc hoặc Phó giám đốc thì người ký kết đó phải được sự uỷ quyền của một trong hai chủ thể trên và phải có tư cách pháp nhân. Vì hàng hóa công ty nhập khẩu là thiết bị, vật tư nên trong hợp đồng nhập khẩu của công ty thường hay nêu rõ các điều kiện về: xuất xứ, các thông số kỹ thuật… 2.2.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu a.Xin giấy phép nhập khẩu Sau khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp tại nước ngoài thì tuỳ từng mặt hàng đòi hỏi Công ty V-COALIMEX cần phải tiến hành xin giấy phép nhập khẩu. Việc xin giấy phép nhập khẩu của công ty tuân theo luật Thương mại và luật thuế nhập khẩu của Nhà nước, và giấy phép này sẽ do Bộ Thương mại cấp. b.Mở thư tín dụng L/C Đồng thời với việc xin giấy phép nhập khẩu thì công ty V-COALIMEX sẽ mở thư tín dụng L/C nếu hợp đồng yêu cầu thanh toán bằng L/C. Việc thực hiện các nghiệp vụ này đều do phòng Xuất nhập khẩu tự thực hiện. Công ty nở L/C bằng cách cử cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đến Ngân hàng thương mại cổ phần Vietcombank mở thư tín dụng, để mở cần: Giấy phép nhập khẩu Hợp đồng ngoại thương (Bản sao) Thư yêu cầu mở thư tín dụng theo mẫu của ngân hàng Vietcombank. Đến ngân hàng mở L/C cần phải có người đủ tư cách pháp nhân để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C đồng thời có một người đứng ra chi trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C, phí này thường là 0,3% trị giá hợp đồng nhập khẩu còn tiền ký quỹ thường là 10% giá trị hợp đồng đối với bạn hàng. Trong trường hợp Công ty V – COALIMEX hợp tác với bạn hàng lần đầu tiên thì cần phải ký quỹ 100% trị giá hợp đồng. Trong đơn xin mở L/C phải đề cập đầy đủ những nội dung chính theo quy định như sau : + Tên ngân hàng thông báo. + Loại L/C, số ngày phát hành. + Thời gian và địa điểm hết hiệu lực của L/C. + Tên và địa chỉ người thụ hưởng. + Tên và địa chỉ người xin mở L/C. + Bộ chứng từ phải xuất trình để thành toán. + Mô tả hàng hoá: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì nhãn mác…Công ty căn cứ vào quy cách phẩm chất của từng loại hàng có nhu cầu nhập khẩu để mô tả. Bước này đòi hỏi công ty phải mô tả chính xác, đầy đủ tránh tình trạng hiểu lầm của bên đối tác do mô tả sai.Vật tư thiết bị mà công ty nhập khẩu chủ yếu là của các bạn hàng đã có sự cộng tác lâu năm, đồng thời công ty đã có kinh nghiệm rút ra từ các công ty đi trước vì thế trong khâu này xảy ra sai sót là rất ít. c.Thuê phương tiện vận tải Hàng hóa công ty nhập khẩu đều là những thiết bị lớn, cồng kềnh, những vật tư nặng, có loại dễ cháy nổ do đó việc vận chuyển tới biên giới quốc gia khá khó khăn, vì đặc điểm hàng hóa như vậy mà phải chở bằng tàu biển. Thông thường công ty nhập khẩu theo điều kiện CIF, FOB và DAF với những lô hàng nhập khẩu từ Trung Quốc. Do thiết bị vật liệu có một số loại dễ nổ, cồng kềnh vận chuyển tương đối khó khăn cho nên với điều kiện CIF công ty có thể giảm được rủi ro rất nhiều, không phải chịu chi phí phát sinh ngoài địa phận nước Việt Nam. Tuy nhiên giá CIF tương đối cao do đó cũng gặp khó khăn khi cạnh tranh giá với đối thủ cạnh tranh trên thị trường nội, hơn nữa theo điều kiện này người bán có thể chỉ mua bảo hiểm ở mức tối thiểu, mà mặt hàng của công ty nhập lại có giá trị lớn. Đối với những trường hợp ký theo giá CIF cao hơn nhiều so với ký theo điều kiện FOB, thì công ty sẽ chấp nhận mua theo điều kiện FOB, với điều kiện này công ty sẽ phải tự thuê phương tiện vận tải. Còn khi hàng hóa đã qua biên giới quốc gia vào địa phận Việt Nam thì công ty đã có hệ thống bốc dỡ chuyên chở của Công ty cho nên không phải thuê. d.Mua bảo hiểm cho hàng hóa Với những hợp đồng công ty mua hàng theo giá FOB, công ty phải tự mình mua bảo hiểm cho hàng hóa minh nhập về. Thông thường công ty V-COALIMEX mua bảo hiểm của công ty bảo hiểm Bảo Việt. Công ty sẽ gửi “ Giấy yêu cầu bảo hiểm đến công ty Bảo Việt theo mẫu của họ để yêu cầu bảo hiểm cho thiết bị, vật tư nhập khẩu cho chuyến hàng đó, sau đó công ty bảo hiểm sẽ cung cấp cho công ty V-COALIMEX một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi đến. Đơn bảo hiểm gồm có: Tên người được bảo hiểm; Tên hàng được bảo hiểm; Số container, trọng lượng, số tiền bảo hiểm, tên tàu, ngày tàu khởi hành, cảng chuyển tải, cảng đến, điều kiện bảo hiểm, phí bào hiểm. Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Than – TKV khi mua bảo hiểm luôn nộp phí và lệ phí bảo hiểm đầy đủ nên thường mua được bảo hiểm một cách sớm nhất đề phòng bất trắc có thể xảy ra. Khi lập chứng từ bảo hiểm cán bộ công ty thường lưu ý : + Số tiền bảo hiểm mua phải đầy đủ, thường là 110% trị giá CIF của hàng nhập khẩu. + Số tiền bảo hiểm phải cùng một loại tiền với L/C + Tên tàu trở hàng, container và cảng đến phải được nêu đích xác. + Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định được nêu đích xác. + Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định của L/C. + Các đặc điểm của hàng phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn. + Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là người được bảo hiểm và phải được người này ký. + Chứng từ bảo hiểm phải được đề ngày không trễ hơn ngày gửi hàng như đã ghi trong vận đơn. + Khiếu nại bảo hiểm phải được ghi rõ là thanh toán tại nơi đến hoặc tại nơi trong quy định ở L/C, tên của người thanh toán phải được ghi trên tờ khiếu nại đó. Trên thực tế hàng nhập khẩu của công ty rất ít gặp rủi ro. e.Làm thủ tục hải quan Hàng của công ty V-COALIMEX thường được nhập khẩu qua cảng Hải Phòng, cảng Cái Đá, cảng Điền Công,Tiên Sa, Gò Dầu, cảng Bãi sít… và qua cửa khẩu biên giới. Khi nhận được tin hàng về và bộ chứng từ thanh toán của ngân hàng, Công ty cử cán bộ phòng xuất nhập khẩu am hiểu và có kinh nghiệm về công tác làm thủ tục hải quan để kê khai đầy đủ, chính xác các chi tiết về các loại thiết bị và vật tư nhập về lên tờ khai hải quan theo mẫu của cục hải quan. Nội dung tờ khai hải quan gồm: +Ghi mã số thuế của công ty V-COALIMEX. +Loại hàng. +Tên hàng. +Số lượng, khối lượng, giá trị hàng hóa. +Tên phương tiện vận tải, nước nhập khẩu. Công ty cũng dựa vào biểu thuế và căn cúa những gì đã khai, xác định mã số hàng hóa, giá tính thuế theo quy định để tự tính toán số thuế phải nộp. Bộ hồ sơ khai báo hải quan gồm các loại giấy tờ phải nộp hoặc xuất trình khi làm thủ tục theo quy ước hiện hành. Nhân viên hải quan kiểm tra tờ khai hải quan và bộ hồ sơ nếu thấy đầy đủ và hợp lệ theo từng loại hình xuất nhập khẩu thì cho đăng ký tờ khai. Sau đó Công ty V-COALIMEX sẽ nhận thông báo thuế của hải quan và tổ chức để hải quan kiểm tra. Căn cứ vào kết quả kiểm tra và khai báo của công ty hải quan sẽ xác định số thuế mà công ty phải nộp, nếu cần có thể ra quyết định điều chỉnh số thuế phải nộp. Sau khi đã nộp đủ thuế hải quan sẽ đóng dấu “ Đã làm thủ tục hải quan ” lên trang đầu tờ khai và giao cho công ty nhận một bản và công ty được phép nhận hàng. Trong quá trình làm thủ tục hải quan một khó khăn cho công ty là thời gian làm thủ tục rất lâu và rất mất thời gian. Hơn nữa trong đó có một số cán bộ hải quan làm việc không có tinh thần trách nhiệm, kém nhanh nhạy và linh động, đôi khi còn có tệ nạn nhận hối lộ mới chịu giải quyết nhanh đã gây trở ngại và mất thời gian cho công trong quá trình làm thủ tục, gây ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng và cả uy tín của công ty đối với đối tác. f.Nhận hàng Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan, công ty V-COALIMEX sẽ nhận hàng . Thông thường hàng công ty hay về theo đường biển và nhận hàng tại cảng. Khi đó công ty sẽ cử người ra cảng và mang theo các chứng từ cần thiết để nhận hàng như: Giấy phếp kinh doanh xuất nhập khẩu. Hợp đồng nhập khẩu (Bản sao). Vận đơn gốc (có xác nhận của ngân hàng). Hóa đơn thương mại. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Tờ khai hải quan và phụ lục hải quan (nếu nhiều mặt hàng). Và một số giấy tờ cần thiết khác, tùy hoàn cảnh và hợp đồng. Sau đó sẽ được nhận hàng. Tuy vậy đôi khi vẫn gặp khó khăn vì nhiều khi việc khai trên tờ khai hải quan khó khăn, không biết khai thế nào mới là chính xác vẫn là một vấn đề mà đa số doanh nghiệp Việt Nam vẫn gặp phải, trong đó có V-COALIMEX, từ đó dẫn đến khó khăn trong việc nhận hàng. g.Kiểm tra và giám định hàng hóa nhập khẩu Sau khi nhận được hàng công ty sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa. Để kiểm tra công ty phải cử 3 người ra nhận hàng: 1 cán bộ xuất nhập khẩu của công ty V-COALIMEX. 1 cán bộ kỹ thuật để kiểm tra vì hàng nhập khẩu của công ty là thiết bị và vật liệu phục vụ cho công nghiệp mỏ và xây dựng. 1 đại diện hãng tàu. 1 đại diện nhà cung cấp Công ty sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng…. và khi kiểm tra mà thấy sai sót so với quy định trong hợp đồng, công ty sẽ lập biên bản giám định hàng hóa, trong đó ghi rõ ngày tháng kiểm tra hàng hóa, những sai sót về hàng hóa trong hợp đồng…khi lập biên bản giám định thì bên phía nhà cuung cấp phải chứng kiến và sau đó công ty sẽ yêu cầu họ xác nhận, ký vào biên bản để sau này khiếu nại. Còn nếu không có sai sót gì thì công ty sẽ tiến hành thanh toán. h.Thanh toán Hình thức thanh toán phụ thuộc phần lớn vào mối quan hệ với đối tác. Trong trường hợp đối tác là bạn hàng thường xuyên và gây được uy tín thì công ty sẽ tiến hành thanh toán bằng phương thức chuyển tiền T/T, hình thức thanh toán này chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng số các hợp đồng. Và nhiều khi cũng không thể một lúc đổi được nhiều ngoại tệ để thanh toán trực tiếp. Công ty sử dụng đồng tiền chung quốc tế USD để thanh toán cho đối tác và thường sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C. Sau khi nhà xuất khẩu trình bộ chứng từ thanh toán thì sẽ được thanh toán. i.Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) Hàng nhập khẩu về công ty rất ít xảy ra rủi ro. Trong trường hợp hàng về mà không đúng với hợp đồng và bị phát hiện trong khi kiểm tra hàng và giám định tại hiện trường, Công ty và bên đối tác sẽ kiểm tra những sai sót đó , lập biên bản chi tiết, cụ thể với chữ kí của cả hai bên. Tùy từng trường hợp sẽ xác định đối tượng bị khiếu nại. Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm thì công ty sẽ khiếu nại người bán. Nếu bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc tổn thất do lỗi nhà vận tải gây nên thì công ty vẫn khiếu nại người bán, và rồi người bán sẽ gửi đơn khiếu nại công ty vận tải và cơ quan nhận chở hàng cho người bán phải chịu trách nhiệm. Nếu hàng bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ nếu thuộc phạm vi bảo hiểm đã mua thì doanh nghiệp sẽ khiếu nại công ty bảo hiểm. Tuy nhiên, từ khi thành lập đến nay, hoạt động kinh doanh nhập khẩu rất ít xảy ra tranh chấp, có cũng chỉ tranh chấp nhỏ. 2.3 Đánh giá chung về quy trình nhập khẩu vật tư thiết bị của công ty V-COALIMEX. 2.3.1 Những kết quả đã đạt được - Hoạt động nhập khẩu của công ty đã góp phần cung cấp cho ngành than và nhiều ngành kinh tế khác những thiết bị và vật tư cần thiết cho việc khai thác mỏ và xây dựng công nghiệp, góp phần công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước. - Công ty đã tạo dựng được uy tín của mình với các đối tác trên thị trường thế giới, cũng như nhận được sự tin tưởng của Nhà nước. Ghi nhận những thành tích đã đạt được, công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Than – TKV đã vinh dự được Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam trao tặng Huân chương Lao động Hạng nhất, Công ty V-COALIMEX đã long trọng tổ chức Lễ đón nhận Huân chương của Chủ tịch nước trao tặng và kỷ niệm 28 năm thành lập công ty. - Công ty luôn tìm cách nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên, thường xuyên đào tạo và tuyển dụng nhân viên từ các trường Đại học Ngoại Thương và Đại học Kinh tế Quốc Dân. - Công ty cũng xây dựng các chính sách nhân sự tốt, các chế độ cho nhân viên yên tâm và hăng hái làm việc, lương của cán bộ nhân viên cũng tăng đều qua các năm. - Số hợp đồng ký kết được của công ty tương đối lớn: Bảng 3 : Tổng giá trị các hợp đồng đã ký Nội dung Đơn vị 2006 2007 2008 2009 Tổng hợp đồng đã kí USD 57.762.603,05 43.668.591,96 68.048.428,55 96.435.129,69 (Nguồn: Báo cáo thực hiện nhiệm vụ các năm 2006, 2007, 2008, 2009 phòng Kế toán tài chính) 2.3.2 Những vấn đề còn tồn tại Trong quy trình nhập khẩu của công ty còn nhiều vướng mắc vì vậy mà số hợp đồng ký được mặc dù nhiều nhưng thực hiện lại chưa hết, nhiều hợp đồng phải chuyển sang năm kế tiếp để thực hiện. Bảng 4: Tổng giá trị các hợp đồng phải chuyển sang năm kế tiếp Nội dung Đơn vị 2006 2007 2008 2009 Số hợp đồng phải chuyển sang năm tiếp USD 4.049.915.56 8.420.908.62 5.946.320,45 5.427.816,31 (Nguồn: Báo cáo thực hiện nhiệm vụ các năm – phòng Kế toán tài chính) Do quá trình khai báo và làm thủ tục hải quan đôi khi còn sai sót, không biết cách khai cho chính xác, do các thủ tục hải quan mất quá nhiều thời gian và hơi mang tính sách nhiễu, do quá trình tìm hiểu nghiên cứu đối tác chưa thật tốt… Việc quảng cáo trong thị trường nội địa của công ty nhăm tiêu thụ sản phẩm nhập khẩu còn chưa được quan tâm, công ty V-COALIMEX vẫn còn thụ động trong việc tiêu thụ, vì theo thói cũ công ty vẫn hay cung cấp cho các công ty than trong Tập đoàn. Khả năng tìm hiểu và tiếp cận thông tin hiện nay của công ty rất kém. Trong thời đại này, doanh nghiệp nào càng nhanh nhậy trong việc nắm bắt thông tin thì doanh nghiệp đó càng dễ thành công. Muốn đạt được sự thành công thực sự công ty V-COALIMEX cần phải sửa chữa những thiếu sót của mình một cách tích cực. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu vật tư – thiết bị của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Than – TKV 3.1 Phương hướng và mục tiêu kinh doanh của công ty trong những năm tới 3.1.1 Mục tiêu Mục tiêu trước mắt là bước vào thực hiện kế hoạch năm 2010, công ty V-COALIMEX sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức: kinh tế trong nước chưa thực sự vượt qua khủng hoảng, các chính sách kích cầu của Chính phủ không còn nên môi trường kinh doanh còn rất nhiều rủi ro. Với tinh thần đó công ty V-COALIMEX đặt ra kế hoạch cho năm 2010 với các chỉ tiêu chủ yếu: - Sản lượng than xuất khẩu: 3,5 triệu tấn - Giá trị xuất khẩu: 182,5 triệu USD - Giá trị nhập khẩu: 50 triệu USD - Tổng doanh thu: 480.000 triệu đồng - Giá trị sản xuất: 55.000 triệu đồng - Lợi nhuận trước thuế: 15.500 triệu đồng - Tiền lương bình quân: 7,783 triệu đồng/người/tháng Mục tiêu này khá khiêm tốn so với những kết quả đã đạt được trong năm 2009. Mục tiêu lâu dài của công ty: Toàn thể cán bộ và nhân viên công ty kề vai sát cánh bên nhau, nỗ lực phấn đấu và khẳng định được thương hiệu “ V-COALIMEX”, phát triển cùng bạn hàng. Công ty chính là cầu nối quan trọng của ngành Than Việt Nam với các nước thế giới và trở thành khách hàng truyền thống của nhiều đơn vị trong và ngoài nước. công ty V-COALIMEX đang trong độ tuổi thanh xuân, tràn trề nhựa sống và sẽ vươn lên mãnh liệt hơn bao giờ hết, để vững bước trên con dường công nghiệp hóa hiện đại hóa. 3.1.2 Phương hướng phát triển Định hướng phát triển của công ty đến năm 2010, 2015 đảm bảo an toàn, đổi mới nhằm mục tiêu tăng trưởng và hiệu quả : - Phát triển công ty lớn mạnh cả về quy mô và chất lượng; xây dựng công ty theo mô hình công ty mẹ, công ty con trên cơ sở nâng cấp các chi nhánh của công ty thành các công ty con cổ phần; trong đó Công ty mẹ giữ cổ phần chi phối tối thiểu 51% vốn điều lệ. - Kinh doanh đa ngành nghề. - Không ngừng tăng vốn để phục vụ nhu cầu sản xuất. - Hoàn thiện và nâng cao năng lực công tác quản lý. - Nâng cao trinh độ cán bộ làm công tác xuất nhập khẩu. - Đẩy mạnh kinh doanh nội địa, bằng mọi biện pháp xúc tiến bán hàng, mở rộng hình thức kinh doanh, mở rộng thị trường nhằm tăng doanh số bán, tăng vòng quay của vốn. - Sử dụng các biện pháp chăm sóc khách hàng, tiếp thị quảng cáo về công ty hay từng sản phẩm cụ thể nhằm nâng cao uy tín cũng như sản phẩm của công ty. - Củng cố nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý điều hành kinh doanh sao cho phù hợp và thích ứng nhanh với cơ chế thị trường năng động hiện nay. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu ở công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Than – TKV 3.2.1 Nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường là một hoạt động quan trọng đóng vai trò tạo định hướng đúng đắn cho nhiều hoạt động khác của công ty. Trên thực tế, nghiên cứu thị trường sẽ cho chúng ta thấy : + Công ty cần lựa chọn sản phẩm nào, tìm mặt hàng nào cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình ? + Công ty cần lựa chọn thị trường nào để nhập khẩu,với thị trường quốc tế nên nhập khẩu ở Châu Á, Châu Âu hay Châu Mỹ. + Nghiên cứu thị trường sẽ giúp công ty xác định được đối thủ canh tranh : công ty cần lựa chọn thị trường nào? thị trường trong nước và ngoài nước.Với thị trường quốc tế nên nhập khẩu ở nước nào. * Đối với thị trường trong nước: + Chủ động thâm nhập vào thực tế sản xuất của các đơn vị sản xuất có nhu cầu nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược, những mối quan hệ mà công ty đã có trước đây để tìm hiểu về kế hoạch sản xuất kinh doanh các mặt hàng, tiêu chuẩn chất lượng từ đó xác định nhu cầu dùng thuốc hiện nay. + Luôn tìm hiểu và nắm bắt thông tin về đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh, điểm yếu của họ để rút ra cho mình một cách thức phù hợp hơn. + Nghiên cứu xu hướng đầu tư của nhà nước trong lĩnh vực liên quan đến vật tư thiết bị phục vụ mỏ để kịp thời nắm bắt cơ hội kinh doanh. + Nghiên cứu về giá cả trong nước : Công ty luôn phải cử các cán bộ nghiệp vụ đi theo dõi tình hình biến động của giá cả các mặt hàng vật tư - thiết bị mà doanh nghiệp sẽ nhập khẩu. Để từ đó căn cứ vào giá nhập cùng với các chi phí có liên quan để hoạch định chính sách giá sao cho phù hợp. * Đối với thị trường nước ngoài : + Thu thập những thông tin về mặt hàng mà công ty nhập khẩu tạo điều kiện cho bạn hàng trong nước hiểu rõ về mặt hàng kinh doanh của công ty trên thế giới hiện nay để từ đó có những quyết định mua đúng đắn góp phần nâng cao uy tín cho doanh nghiệp. + Tìm hiểu nghiên cứu các chính sách thương mại, chuyển giao công nghệ, điều kiện vận chuyển …trong lĩnh vực nhập khẩu vật tư và thiết bị. +Tích cực tìm kiếm thị trường nhập khẩu phục vụ mục tiêu đa dạng hoá các mặt hàng của công ty bằng phương pháp nghiên cứu thị trường trực tiếp. + Nghiên cứu thị rường sẽ giúp công ty xác định được đối thủ cạnh tranh: Những doanh nghiệp trong nước nào là đối thủ với công ty về chủng loại sản phẩm về giá cạnh tranh để đưa ra biện pháp về phân phối hay tiếp thị hữu hiệu. + Nghiên cứu thị trường sẽ giúp cho phép công ty đánh giá khai thác thị trường dựa vào cơ cấu sản phẩm có sẵn, giá cả của sản phẩm và đối tác từ đó lựa chọn thị trường cho phù hợp với khả năng của mình. Để những lợi ích của việc nghiên cứu thị trường đem lại hiệu quả cao thì cần phải : +Tăng cường việc nâng cao kiến thức về thị trường cho cán bộ về công tác này, mở lớp học về marketing QT cho cán bộ cũng như Marketing nội địa đi thăm quan hoặc cử người đi học tập tại các doanh nghiệp. +Tạo điều kiện cho cán bộ thị trường được tìm hiểu trực tiếp thị trường nước ngoài để có thông tin chính xác. + Cần thiết lập một nhóm nghiên cứu đề ra nhưng kinh nghiêm và biện pháp cụ thể về những nghiên cứu khách hàng, đối tượng sản phẩm, phương thức phân phối, giá và các thông tin về giá trên thị trường, những biện pháp xúc tiến và hỗ trợ sản phẩm. 3.2.2 Về đàm phán Trong khâu này Công ty V-COALIMEX cũng như nhiều doanh nghiệp khác của việt Nam khi tham gia đàm phán thường yếu thế hơn so với đối tác do thông tin thu thập được từ thị trường nước ngoài thiếu mức độ chính xác trong khi nhu cầu nhập khẩu của công ty lại hết sức cần thiết. Để khắc phục khó khăn này công ty cần phải cập nhật thông tin để nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh nguyên liệu và thành phẩm tân dược trên thế giới từ đó sẽ đề ra chiến lược chủ động trong đàm phán. tiến hành các công việc cụ thể sau * Chuẩn bị đàm phán công ty cần phải : +Xác định cụ thể hoàn cảnh đàm phán cũng như thành phần tham gia đàm phán với đối tác nước ngoài. +Thành phần tham gia đàm phán phải là những người có kinh nghiệm và kiến thức hoàn chỉnh về ngoại thương, ngoại ngữ, pháp luật. Ngoài ra họ phải có khả năng giao tiếp tốt, năng động và nhanh nhẹn trong xử lý tình huống Trước khi đàm phán tâm lý cần được thoải mái để đạt hiệu quả cao trong đàm phán. + Xác định rõ mục tiêu đàm phán là đem lợi ích cho công ty tuy nhiên không vì thế mà gây sức ép cho đối tác, cần có phương án lựa chọn thay thế nhau để khi đàm phán có thể linh động thay đổi phương án khi cần tạo thế chủ động trong đàm phán. + Có những hoạt động nghiên cứu kỹ lưỡng về tình hình tài chính, vị thế của đối tác trên thị trường từ đó sẽ nắm được điểm mạnh, điểm yếu của đối phương và có thể chủ động chuẩn bị được hoàn cảnh đàm phán. *Trong quá trình đàm phán cần sử dụng khéo léo các sách lược sau : + Tạo sự cạnh tranh : Cần cho đối phương biết rõ rằng họ không phải là bạn hàng cung cấp duy nhất. + Khi mục tiêu của công ty đặt ra nên thực hiện từng bước một không nóng vội. Đồng thời nêu mục tiêu cao hơn dự tính để có thể thoả hiệp. + Dù tình hình có diễn biến thế nào cũng không nên bộc lộ suy nghĩ của mình, nên quan sát thái độ của đối phương. + Không dùng ngôn ngữ tuỳ tiện phải có sự chuẩn bị trước để nắm quyền chủ động. + Tuỳ cơ ứng biến với mọi khả năng xảy ra. + Tránh việc thoả thuận xảy ra quá nhanh chóng khiến cho đối phương bất ổn và cảm thấy lo lắng. + Nên mềm dẻo trong các điều kiện để đối phương dù nhượng bộ nhưng vẫn không cảm thấy mất uy tín và thể diện. 3.2.3 Công tác ký kết hợp đồng Phải cẩn thận và chuẩn bị kĩ lưỡng mọi điều khoản trong hợp đồng, hợp đồng cần được soạn thảo và xem xét kĩ nhằm tránh sai sót. Việc ký kết đảm bảo phải đúng luật thương mại trong nước và quốc tế. Trước khi ký kết cũng nên tim hiểu kĩ luật thương mại của quốc tế. Hợp đồng nên có bản gốc để tiện cho việc khiếu nại nếu có sau này. 3.2.4 Thủ tục hải quan Do thủ tục hải quan tương đối phức tạp với nhiều loại chứng từ, giấy tờ khác nhau mà công ty phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn, thiếu xót rất dễ xảy ra. Để khắc phục tình trạng này Công ty V-COALIMEX cần cử những cán bộ am hiểu cả về nghiệp vụ ngoại thương cả về pháp luật, ngoại ngữ … Đặc biệt là am hiểu về các văn bản của tổng cục hải quan, cán bộ thực hiện công tác này nhất thiết phải có tinh thần trách nhiệm cao về sự chính xác của tờ khai hải quan. Sau khi đã hoàn tất thủ tục kiểm tra hàng hoá và tính thuế cán bộ kinh doanh cần sao một bản tờ khai hải quan cho phòng kế toán tài chính để phối hợp theo dõi kịp thời việc nộp thuế và phí hải quan. Công ty cũng cần nắm được các bước làm thủ tục và thời gian thực hiện để chủ động linh hoạt trong công việc tránh gây lãng phí về thời gian và tiền của không cần thiết của công ty. Ngay sau khi hợp đồng được ký kết công ty cũng nên có kế hoạch chuẩn bị trước để khi hàng về có thể làm thủ tục hải quan thuận lợi. 3.2.5 Tiếp nhận hàng hóa Ở công tác này công ty thực hiện khá tốt vì thực hiện khá rõ ràng, công ty có cử cán bộ xuất nhập khẩu và cả nhân viên kỹ thuật đi cùng để tiếp nhận. 3.2.6 Thanh toán Trong quá trình nhập khẩu thường xuyên phải sử dụng ngoại tệ mà đôi lúc do ảnh hưởng của nền kinh tế nói chung nguồn ngoại tệ khá khan hiếm vì thế công ty cần có kế hoạch trước để dự trữ một lượng ngoại tệ cần thiết phục cho quá trình thanh toán. Muốn vậy công ty cần phải có kế hoạch cụ thể thu nội tệ, đôn đốc khách hàng thanh toán để kịp thời chuyển thành ngoại tệ khi cần. Công ty nên dùng phương thức thanh toán tín dụng để đảm bảo sự an toàn vì có ngân hàng tham gia bảo lãnh chỉ nên sử dụng hình thức thanh toán T/T trong một số trường hợp cần thiết thật tin tưởng. 3.2.7 Nâng cao nghiệp vụ ngoại thương cho cán bộ, nhân viên công ty Hiện nay, đội ngũ cán bộ của công ty phần lớn là những cán bộ có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong thời gian gần đây, số lượng cán bộ trẻ trong công ty ngày càng nhiều, đây là những cán bộ có năng lực, năng động nhưng lại trẻ tuổi đời, tuổi nghề, còn thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh đầy khó khăn này. Vậy vấn đề đặt ra cho công ty là : + Phải có chiến lược đào tạo, bồi dưỡng về trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ của mình sao cho họ có kiến thức sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực kỹ thuật, ngoại thương, ngoại ngữ, pháp luật. Bằng cách mời chuyên gia về công ty, tổ chức những khoá bồi dưỡng ngắn hạn, ngoài giờ. Hoặc hỗ trợ một phần kinh phí cho các cán bộ học tự túc. Công ty cũng cần nghiên cứu để phối hợp với các Bộ, ngành và các đối tác nước ngoài để xin học bổng giúp công ty gửi cán bộ của mình ra nước ngoài đào tạo. Với những cán bộ trẻ có năng lực nhưng còn thiếu kinh nghiệm thì công ty cần tạo điều kiện để họ được tiếp cận với công việc nhiều hơn nữa, đây mới là cách đào tạo, bồi dưỡng bổ ích nhất. + Phải có các chế độ khuyến khích vật chất và tinh thần kịp thời, thoả đáng để động viên cán bộ năng động, tích cực tìm kiếm bạn hàng, thị trường cho công ty. Ngoài ra công ty cũng nên tổ chức các buổi họp hội thảo mời các chuyên gia về nói chuyện góp phần làm cho đội ngũ cán bộ của công ty hiểu hơn nữa về kinh tế thị trường và tư duy kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, các kiến thức về Marketing. + Công ty cũng cần có một chính sách tuyển dụng hợp lý để sao cho đội ngũ cán bộ của mình luôn được trẻ hoá, bổ sung được những nhân tài, sàng lọc những cán bộ không thể thích nghi với cơ chế làm ăn mới. + Cuối cùng, công ty cần phải có giải pháp để kết hợp hài hoà giữa đội ngũ cán bộ lâu năm nhiều kinh nghiệm với đội ngũ cán bộ trẻ đồng thời có sự bố trí, phân công lao động hợp lý sao cho từng cán bộ có thể phát huy một cách tốt nhất năng lực của mình vào hiệu quả kinh doanh chung của toàn công ty. 3.2.8 Một số kiến nghị Đối với Tổng công ty Luôn giúp đỡ và hỗ trợ công ty về vốn để hoạt động kinh doanh được nhanh và thông suốt. Giúp công ty mở rộng thị trường trong nước và nước ngoài. Các quy định của Tập đoàn nên nới lỏng hơn tạo điều kiện cho công ty phát huy được hết khả năng của mình. Tổng cục hải quan Đề nghị tổng cục hải quan có văn bản hướng dẫn cụ thể hơn, thống nhất cho từng mặt hàng, tạo điều kiện cho công ty V- Coalimex nói riêng và các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung thuận lợi trong quá trình kinh doanh và hậu kiểm của cơ quan thuế. Các chi cục hải quan nên linh động tạo điều kiện giúp đỡ công ty hoàn chỉnh thủ tục để nhận hàng trong thời gian nhanh nhất. Thanh tra hải quan nên liên tục kiểm tra và đôn đốc các cán bộ hải quan tránh tiêu cực gây lãng phí vật chất cũng như thời gian cho các doanh nghiệp. Nhà nước Để phương hướng hoạt động công ty đưa ra được thực hiện đạt kết quả tốt, công ty rất cần đến sự quan tâm ủng hộ từ phía các cơ quan, bộ ngành của nhà nước có liên quan bởi công ty cũng là một thực thể trong nền kinh tế, chịu sự tác động mạnh mẽ và bị chi phối bởi các yếu tố chính trị, pháp luật, xã hội … Đặc biệt môi trường luật pháp có tác động, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nhập khẩu vật tư – thiết bị của công ty. Nhà nước nên xây dựng mạng lưới thông tin thị trường giúp doanh nghiệp, thường xuyên cập nhập và cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp. Nhà nước nên mở thêm nhiều hơn các văn phòng đại diện tại nước ngoài để hỗ trợ doanh nghiệp của ta. Nâng cấp cải thiện hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ xuất nhập khẩu như các cảng biển, cửa khẩu. Nhà nước nên tiếp tục cải cách các thủ tục hành chính trong công tác quản lý xuất nhập khẩu theo hướng đơn giản, gọn nhẹ, dễ hiểu và đầy đủ, phù hợp với thị trường hiện nay. Nhà nước quản lý tốt tỷ giá và ngoại tệ, tránh sự biến động lớn của các tỷ giá này gây khó khăn cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó nhà nước cũng nên tạo ra một môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các thành phần kinh tế, quan tâm hơn nữa đến quá trình cổ phần hoá, doanh nghiệp nhà nước để thể hiện được tính năng động và hiệu quả, phù hợp với sự phát triển của thị trường. Kết luận Đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia muốn hoà mình vào tiến trình hội nhập khu vực và thế giới sẽ không thể tách rời hoạt động xuất nhập khẩu . Trong nền kinh tế quốc dân hoạt động nhập khẩu đóng vai trò hết sức quan trọng bởi nó mở rộng khả năng tiêu dùng của một nước, làm đa dạng hoá mặt hàng, tạo động lực để phát triển sản xuất trong nước đồng thời nhập khẩu sẽ xoá bỏ tình trạng độc quyền trên thế giới, phá vỡ nền kinh tế đóng cũng như tạo ra sự cân đối cho nền kinh tế và thúc đẩy xuất khẩu . V-COALIMEX đã đóng góp không nhỏ cho nền kinh tế nước nhà trong việc nhập khẩu các thiết bị hiện đại và vật liệu mới phục vụ cho khai thác và xây dựng của tất cả các ngành và địa phương trên cả nước. Với khoảng hơn 35 trang, em đã cố gắng đề cập mọi vấn đề của hoạt động nhập khẩu, quy trình nhập khẩu của Công ty V-COALIMEX bằng kiến thức và thực tế em được biết. Tuy nhiên thì sự hiểu biết của em là có hạn, cho nên còn nhiều thiếu sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để bài viết được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy TS. Trần Văn Bão, cùng các cô chú, anh chị của phòng Xuất nhập khẩu 4 – công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Than – TKV đã giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này. Hà nội, ngày 7 tháng 5 năm 2010 Sinh viên Lê Hồng Nhung Tài liệu tham khảo 1.Một số giáo trình của khoa Thương Mại – Đại học Kinh tế Quốc dân. - Giáo trình Kinh Tế thương mại. Đồng chủ biên: GS.TS.Đặng Đình và GS.TS.Hoàng Đức Thân - Giáo trình Thương mại doanh nghiệp. Chủ biên: GS.TS.Đặng Đình Đào - Quản trị doanh nghiệp Thương mại tập 2. Chủ biên: PGS.TS.Hoàng Minh Đường và PGS.TS.Nguyễn Thừa Lộc 2.Quyển “ 25 năm phát triển của công ty Xuất nhập khẩu Than – TKV” 3.Website công ty 4.Giáo trình “Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương”. Chủ biên: Vũ Hữu Tửu – Trường Đại học Ngoại thương. 5.Các bài luận văn của anh chị khóa trên 6.Các tài liệu của phòng Kế toán tài chính - Báo cáo thực hiện nhiệm vụ năm 2006, 2007, 2008, 2009 và phương hướng kế hoạch năm 2010 - Báo cáo tài chính tóm tắt 2006 - 2009 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN CHẤM LẦN HAI …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy của công ty 6 Bảng 1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Than – TKV 10 Bảng 2: Thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty 15 Hình 2: Biểu đồ thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty V-COALIMEX 16 Hình 3: kim ngạch nhập khẩu của công ty 17 Hình 4. Quy trình nhập khẩu tại công ty V-COALIMEX 18 Bảng 3 : Tổng giá trị các hợp đồng đã ký 31 Bảng 4: Tổng giá trị các hợp đồng phải chuyển sang năm kế tiếp 31