Chuyên đề Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiện đại

ỳ theo quy mô cửa hàng, công ty có thể nằm trong sự quyết định của lãnh đạo hay chủ cửa hàng. Trên thực tế có rất nhiều đơn vị đã và đang tin học hoá từng phần cũng như số lượng nhân viên có thể sử dụng máy tính ở mức cơ bản hay có thể được đào tạo trong thời gian ngắn đã khá đông đảo nên việc áp dụng hệ thống có thể dễ dàng triển khai trong đơn vị. Khả thi về thời gian Đối với việc phát triển hệ thống bán hàng điện tử IESS thì với mô hình phần mềm cho trước, các kỹ thuật viên chỉ cần mất khoảng một tuần kể từ khi nhà lãnh đạo quyết định khởi động dự án ứng dụng, để có thể cài đặt lại và thêm các cấu hình theo nhu cầu người sử dụng cũng như sao cho phù hợp với quy mô và tính chất kinh doanh của đơn vị. Việc cài đặt không quá phức tạp cũng như việc đào tạo kỹ thuật sử dụng cho nhân viên sẽ không mất nhiều thời gian. Việc chuyển đổi dữ liệu có thể diễn ra nhanh chóng nhằm giúp đơn vị có thể sớm ổn định quá trình ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng mới để thực hiện thành công các chiến lược phát triển của mình. Khả thi về tài chính Đối với một đơn vị kinh doanh thì việc ứng dụng một phần mềm quản lý bán hàng sẽ tạo ra rất nhiều lợi ích và doanh thu cho đơn vị, vì quá trình quản lý sẽ được đẩy cao tốc độ và quá trình phục vụ khách hàng sẽ đạt được chất lượng hơn. Mặt khác chi phí để xây dựng một hệ thống bán hàng điện tử riêng của doanh nghiệp hay mua một sản phẩm phần mềm mang tính phổ biến thích nghi cho các loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ đối với nhiều đơn vị không còn là vấn đề khó khăn. * Kết luận: Như vậy, sau đợt thực tập tổng hợp, đề tài được định hình cụ thể là: Hệ thống bán hàng điện tử thông minh = Quản lý bán hàng hiện đại + Hỗ trợ khách hàng thông minh CHƯƠNG II QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG IESS - HỆ THỐNG BÁN HÀNG ĐIỆN TỬ THÔNG MINH CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý Tầm quan trọng của thông tin đối với doanh nghiệp Cấp chiến thuật Cấp tác nghiệp Xử lý giao dịch Cấp chiến lược Quyết định Quyết định Quyết định Thông tin Thông tin Thông tin Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Tháp quản lý thể hiện tính chất thông tin theo cấp quyết định: Hình 1: Tháp quản lý Các đầu mối thông tin của tổ chức doanh nghiệp: Nhà nước và cấp trên Khách hàng Doanh nghiệp cạnh tranh Doanh nghiệp có liên quan Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh Nhà cung cấp DOANH NGHIỆP Nhà nước và cấp trên Nhà nước và cấp trên Doanh nghiệp Ngân hàng Nhà cung cấp Cơ quan hành chính Nhà thầu Khách hàng Đại lý Nguyên vật liệu, Nhiên liệu, dịch vụ Dịch vụ tài chính Thanh toán Thanh toán chi phí Bán thành phẩm Dịch vụ Thanh toán Thanh toán Thanh toán Sản phẩm cuối cùng Sản phẩm cuối cùng Thanh toán Sản phẩm cuối cùng Hình 2.a, 2.b: Mối quan hệ giữa hệ thống và môi trường bên ngoài doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp * Khái niệm cơ bản: Có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau về hệ thống thông tin tuy nhiên theo cách hiểu của các nhà tin học thì : Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu …thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) cua hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng vời các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu. Nguồn Kho dữ liệu Phân phát Thu thập Xử lý và lưu trữ Đích Hình 3: Mô hình hệ thống thông tin * Phân loại các hệ thống thông tin trong tổ chức Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage) Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Tài chính Kế toán Marketing Nhân lực Kinh doanh Sản xuất Văn phòng Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp Hình 4: Phân loại hệ thống thông tin * Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn ký thuật) Mô hình ổn định nhất Cái gì? Để làm gì? Cái gì ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Mô hình hay thay đổi nhất Hình 5: Các mô hình của hệ thống thông tin * Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Việc xây dựng hệ thống thông tin thực sự là giải pháp cứu cánh trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của một doanh nghiệp trước đối thủ và là giải pháp hữu hiệu để giải quyết vấn đề mà tổ chức gặp phải. Thực tế cho thấy một tổ chức thường xây dựng hệ thống thông tin khi họ gặp phải những vấn đề cản trở hoặc hạn chế không cho phép họ thực hiện những điều mong đợi hay muốn có ưu thế mới, năng lực mới để đạt được mục tiêu và nắm lấy cơ hội trong tương lai. Hoạt động tốt hay xấu của hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Thông tin nội Thông tin viết Thông tin nói Thông tin hình ảnh Thông tin dạng khác Thông tin ngoại Thông tin viết Thông tin nói Thông tin hình ảnh Thông tin dạng khác HTTTQL thu nhận Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc hoá) Xử lý (Áp dụng các quy tắc quản lý) Thông tin cấu trúc Phân phát Thông tin kết quả NSD NSD Hình 5: Quá trình xử lý thông tin của hệ thống (HTTQL: Hệ thống thông tin quản lý – NSD: Người sử dụng) Độ tin cậy Tính đầy đủ Tính thích hợp Tính dễ hiểu Tính được bảo vệ Tính đúng thời điểm Tiêu chuẩn chất lượng của hệ thống thông tin như sau: * Khả năng ứng dụng mạng trong hệ thống thông tin quản lý: 1. Ứng dụng trong quản lý bán hàng: - Bán hàng từ chi nhánh: Một công ty muốn tăng tốc độ hệ thống tiếp nhận đơn đặt hàng bằng cách phát triển một mạng tiếp nhận gồm các đầu cuối được đặt ở các văn phòng chi nhánh. Từ các chi nhánh nhân viên bán hàng có thể truy cập trực tiếp vào các máy tính lớn ở văn phòng tổng; họ có thể nhập vào một đơn đặt hàng từ xa; xác định khả năng tài chính trên thẻ tín dụng của khách hàng và lượng hàng hiện có trong kho ngay tức thời và gửi phiếu xuất tới bộ phận bán hàng trong vài giây. - Bán hàng trên địa bàn: Nhân viên có thể được trang bị một máy tính xách tay có thể nhập đơn đặt hàng ở bất cứ nơi nào trong địa bàn công tác. Họ có thể làm việc đó trong phòng ở khách sạn, trên ô tô, tại nhà của khách hàng bằng cách kết nối không dây hoặc qua Internet Phone. - Khả năng in ấn tại bàn làm việc: Thông qua việc chia sẻ tài nguyên máy in trong mạng của hệ thống, nhân viên có thể in các hoá đơn, báo cáo nhanh chóng, giảm bớt chi phí di chuyển hay mua sắm thiết bị. .- Nhắn tin và hỗ trợ ra quyết định: Hệ thống mạng với các phần mềm thông dụng có thể hỗ trợ nhân viên nhắn tin trao đổi với nhau và nhà quản lý, ban lãnh đạo có thể ra quyết định tác nghiệp tốt hơn. - Cơ sở dữ liệu trực tuyến: có thể cung cấp các thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ khách hàng khi mua sản phẩm của doanh nghiệp. 2. Mạng máy tính cục bộ (LAN) - Mạng LAN (Local Area Network): nối các máy vi tính hoặc các đầu cuối trong phạm vi địa lý hẹp (trong một văn phòng, toà nhà hoặc một khuôn viên) bằng những đường truyền riêng, truyền theo kiểu quảng bá (Broadcasting) thông tin trên toàn mạng và thường có một chủ nhân cụ thể. - Các thành phần: Máy trạm (Workstation), Máy chủ tệp (File Server), Máy chủ in ấn (Printer Server), Máy chủ truyền thông (Communications Server), Dây cáp (Cabling), Cạc giao diện mạng NIC (Network Interface Cards), Hệ điều hành mạng NOS (Network Operating System). - Cấu hình mạng LAN: Có nhiều cấu hình vật lý (Topology) như: Mạng hình sao (Star), mạng đường trục (Bus), mạng vòng (Ring), mạng LAN hỗn hợp, mạng xương sống (Backbone). MÁY CHỦ TỆP Máy In Máy trạm Máy trạm HUB Máy trạm Hình 6: Sơ đồ mạng LAN hỗn hợp * Lý do cài đặt mạng LAN: Dùng chung các thiết bị ngoại vi đắt tiền; Chia sẻ các tệp dữ liệu; Sử dụng các phần mềm nhiều người dùng; Truyền thông tin giữa các nhân viên với nhau không cần in ra giấy; Nhắn tin, thư tín điện tử hoặc hội thoại điện tử; Truy cập vào máy tính lớn hoặc các mạng khác. Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Những vấn đề về quản lý: Hệ thống quản lý cũ phát sinh những sai xót hay những rắc rối trong quá trình vận hành, điều đó đã làm giảm hiệu quả hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh. Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Sự phát triển về tiềm lực cũng như tăng gia về các chỉ tiêu cần đạt được trong quản lý và kinh doanh đã đặt ra những yêu cầu nâng cấp hệ thống đã có để có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp trong giai đoạn mới. Sự nhìn nhận và đánh giá của nhà quản lý về môi trường quan hệ mật thiết với doanh nghiệp cũng sẽ ảnh hưởng đên quyết định học tập hay áp dụng một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả đã được xây dựng và kiểm chứng ở đơn vị khác. Sự thay đổi công nghệ: Sự phát triển mới của công nghệ tác động mạnh mẽ đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong việc đáp ứng các yêu cầu của thị trường. Bên cạnh việc giúp doanh nghiệp liên kết chặt chẽ hơn với môi trường mật thiết bên ngoài doanh nghiệp, công nghệ mới còn có thể giúp doanh nghiệp đạt được những bước tiến mới trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và sản xuất kinh doanh. Thay đổi sách lược chính trị: Dự đoán được xu thế phát triển tương lai của đơn vị mình trong môi trường cạnh tranh gay gắt là cơ sở để các nhà lãnh đạo hoạch định các chiến lược phát triển một cách hiệu quả. Việc lãnh đạo quyết định có xây dựng một hệ thống thông tin quản lý mới hay chỉ nâng cấp từ hệ thống đã có là phương tiện để nhà quản lý thưc hiện các đường lối, sách lược phát triển của mình. Tuy nhiên, việc nhận ra yêu cầu phát triển một cách rõ ràng vẫn chưa là điều kiện đủ để bắt đầu phát triển một hệ thống thông tin quản lý trong đơn vị. Nó còn tuỳ thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin * Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống: Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): Kỹ thuật phân tích cấu trúc và thiết kế. Phương pháp này xuất phát từ Mỹ. Nguyên tắc xây dựng: Mô hình phân rã liên kết thực thể liên kết quan hệ - Sử dụng các mô hình. - Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Để nhận biết được những hệ thống quá phức tạp, phải loại bỏ những đặc điểm phụ để nhận biết cho được các đặc điểm chính. Hệ thống được nhận thức dưới hai mức: Mức vật lý - Mức logic Mức vật lý Mức logic Sự trừu tượng hoá Áp dụng phương thức biến đổi: Hộp đen Phân cấp các chức năng phức tạp thành các chức năng nhỏ hơn và cứ thế tiếp tục. Đi từ tổng quát đến chi tiết: Dùng hộp đen: cái gì chưa biết gọi là hộp đen. - Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. * Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá tính khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Sửa đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các dòng vào Hoàn chỉnh tài liệu logic Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo về phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hoá Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm kiểm tra Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá Một số kiến thức khoa học về hệ thống thông tin kế toán Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Chu trình tiêu thụ Chu trình cung cấp Chu trình sản xuất Chu trình tài chính Chu trình báo cáo tài chính Báo cáo tài chính Các sự kiện kinh tế Các giao dịch Hình 7: Mô hình chu trình nghiệp vụ của một hệ thống thông tin kế toán A – Chu trình tiêu thụ Chức năng Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu. Các sự kiện kinh tế - Nhận đơn đặt hàng của khách hàng. - Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng. - Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng. - Nhận tiền thanh toán. Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng. - Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ. - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng. - Hệ thống thu quỹ. Các chứng từ - Lệnh bán hàng (do bộ phận ghi nhận đặt hàng lập). - Phiếu gửi hàng (do bộ phận gửi hàng lập). - Hoá đơn bán hàng (do bộ phận lập hoá đơn lập). - Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền ngay). - Giấy báo trả tiền do khách hàng gửi tới (đối với bán chịu), xác định số tiền thanh toán cho khoản nợ nào. - Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán (do bộ phận lập hoá đơn lập). - Bảng phân tích nợ theo thời gian – phân tích nợ không thu hồi được (do bộ phận bán chịu lập) và chứng từ ghi sổ - căn cứ ghi việc xoá nợ khó đòi trên sổ chi tiết khách hàng và tài khoản liên quan trong sổ cái (do bộ phận kế toán lập). Các báo cáo - Báo cáo khách hàng: được lập định kỳ hàng tháng và gửi cho khách hàng, liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo từng khách hàng trong tháng. - Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: được lập hàng tháng, phân tích nợ của từng khách hàng theo số ngày nợ với giới hạn 30, 60, 90 ngày. - Báo cáo nhận tiền: liệt kê toàn bộ tiền và các sec nhận được trong ngày. Các sổ sách kế toán - Ba nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán - hàng bán bị trả lại và nhật ký thu tiền. - Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. B – Chu trình cung cấp Chức năng Chu trình cung cấp ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến mua hàng hay dịch vụ. Các sự kiện kinh tế - Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết. - Nhận hàng hay dịch vụ. - Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp. - Đơn vị tiến hành thanh toán theo hoá đơn. Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống mua hàng. - Hệ thống nhận hàng. - Hệ thống thanh toán theo hoá đơn. - Hệ thống chi tiền. Các chứng từ - Yêu cầu mua hàng (do các bộ phận bộ phận trong doanh nghiệp lập khi có nhu cầu và gửi đến bộ phận mua hàng). - Đơn đặt hàng (do bộ phận mua hàng lập). - Báo cáo nhận hàng (do bộ phận nhập hàng lập). - Chứng từ thanh toán (do bộ phận kế toán phải trả lập trên cơ sở các bản sao chứng từ đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp, làm cơ sở cho bộ phận tài vụ phát hành sec chi trả). - Séc (do bộ phận tài vụ ký phát hành). - Yêu cầu trả lại hàng (do người mua lập và gưỉư kèm theo hàng trả lại). Các báo cáo - Báo cáo hoá đơn chưa xử lý: Liệt kê các hoá đơn chưa được thanh toán và tổng số của nó theo từng khách hàng. - Báo cáco chứng từ thanh toán: tóm tắt các chứng từ phải thanh toán theo thời hạn thanh toán. - Báo cáo yêu cầu tiền: liệt kê các chứng từ thanh toán theo ngày phải thanh toán. Các sổ sách kế toán - Nhật ký ghi chép chứng từ thanh toán. - Nhật ký ghi chép séc. C – Chu trình sản xuất Chức năng Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ. Các sự kiện kinh tế - Mua hàng tồn kho. - Bán hàng tồn kho. - Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong quá trình sản xuất. - Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm. - Thanh toán lương. Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống tiền lương. - Hệ thống hàng tồn kho. - Hệ thống chi phí. - Hệ thống tài sản cố định. D – Chu trình tài chính Chức năng Chu trình cung cấp ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt. Các sự kiện kinh tế - Hoạt dộng tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay. - Sử dụng vốn để tạo các tài sản mà việc sử dụng các tài sản sẽ tạo ra doanh thu. Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống thu quỹ. - Hệ thống chi quỹ. E – Chu trình báo cáo tài chính Chức năng Chu trình báo cáo tài chính thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính và các kết quả đạt được từ việc sử dụng nguồn tài chính này. Đây không phải là một chu trình hoạt động của doanh nghiệp, nó chỉ thực hiện việc thu thập dữ liệu kế toán và dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp từ các chu trình nghiệp vụ khác và xử lý dữ liệu thu được thành dạng mà từ đó có thể tạo ra các báo cáo tài chính. Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống sổ cái. - Hệ thống báo cáo tài chính. Sơ đồ mô tả quá trình xử lý nghiệp vụ kế toán * Một số khái niệm cơ bản: - Nghiệp vụ: là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về. Các nghiệp vụ được ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào sổ cái. - Chu trình nghiệp vụ: được hiểu là chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại củam một doanh nghiệp đang hoạt động. - Xử lý nghiệp vụ: bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức cần thực hiện nhằm trợ giúp cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày. * Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ: (Hình 8) Gửi hàng Xuất / Nhập kho Nhận hàng Bán hàng Sản xuất Lập hoá đơn Lập lịch sản xuất Kế toán phải trả Nhân viên Khách hàng Nhà cung cấp Kế toán phải thu Ghi sổ kế toán Kế toán lương Mua hàng 14 01 02 03 04 05 06 29 30 10 09 08 07 13 12 11 19 17 18 16 15 21 20 23 25 27 28 26 24 22 31 Chú thích các dòng dữ liệu: 01 – Đơn đặt hàng 02 – Lệnh bán hàng 03 – Lệnh bán hàng chưa xử lý 04 – Hoá đơn bán hàng 05 – Hoá đơn bán hàng 06 – Giấy báo về tình hình công nợ còn phải thu của khách 07 – Lệnh bán hàng 08 – Đơn đặt hàng sản xuất 09 – Đơn đặt hàng sản xuất 10 – Phiếu gửi hàng 11 – Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho 12 – Phiếu giao nộp thành phẩm 13 – Đơn đặt hàng sản xuất 14 – Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá gửi cho người mua 15 – Kế hoạch sản xuất 16 – Báo cáo về tình hình sản xuất 17 – Yêu cầu mua hàng hoá hoặc dịch vụ 18 – Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm 19 – Đơn đặt mua hàng của tổ chức 20 – Đơn đặt mua hàng của tổ chức 21 – Đơn đặt mua hàng 22 – Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá do nhà cung cấp gửi tới 23 – Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp 24 – Báo cáo nhận hàng 25 – Thanh toán với nhà cung cấp 26 – Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với nhà cung cấp 27 – Séc thanh toán lương cho nhân viên 28 - Bảng thanh toán lương 29 – Séc thanh toán kèm giấy báo trả tiền của người mua 30 – Báo cáo nhận tiền kèm theo giấy báo trả tiền của người mua 31 – Báo cáo nhận hàng cùng hàng đặt mua * Tổng kết: Những kiến thức về Hệ thống thông tin quản lý đã phác hoạ được tầm quan trọng và phương pháp xây dựng một ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong doanh nghiêp. Những thông tin trình bày về hệ thống kế toán doanh nghiệp đã mô tả chi tiết quy trình hoạt động của công tác quản lý sản xuất kinh doanh trong một đơn vị kinh tế, làm nền tảng cho việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả. Bên cạnh đó còn có các kiến thức bổ sung, hỗ trợ từ các môn học khoa học khác được trang bị như: Hạch toán kế toán trong doanh nghiệp; Kinh tế thông tin; Quản trị nhân lực; Kế toán máy … CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Một số khái niệm cơ bản - Phần mềm: Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố: Các chương trình máy tính. Các cấu trúc dữ liệu liên quan. Các tài liệu hướng dẫn sử dụng. (Định nghĩa của nhà tin học Mỹ Roger Pressman) - Công nghệ phần mềm: Bao gồm một tập hợp với 3 yếu tố chủ chốt là: Phương pháp, công cụ và thủ tục; giúp cho Quản trị viên dự án có thể kiểm sót được quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựng một phần mềm có chất lượng cao. Công nghệ phần mềm Chức năng Thành phần Phương pháp Công cụ Thủ tục Quản trị dự án Kỹ sư phần mềm Hình 9: Mô hình công nghệ phần mềm - Kiến trúc phần mềm: Thiết kế giao diện Thiết kế thủ tục Thiết kế kiến trúc Thiết kế dữ liệu Thiết kế chi tiết Thiết kế sơ bộ Khía cạnh kỹ thuật Khía cạnh quản lý Hình 10: Mô hình kiến trúc phần mềm - Vòng đời phát triển của phần mềm: Công nghệ HT Phân tích Thiết kế Mã hoá Kiểm thử Bảo trì Hình 11: Sơ đồ thác nước vòng đời phát triển của phần mềm Quy trình xây dựng phần mềm (Mô tả bằng các lưu đồ hoạt động) 1 – Quy trình 1: Xác định yêu cầu phần mềm Mở đầu Lập kế hoạch xác định yêu cầu Khảo sát thực tế Phân tích nghiệp vụ Phân tích yêu cầu người sử dụng Tổng hợp kết quả Mô tả hoạt động Kết thúc 2 – Quy trình 2: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm Mở đầu Đề xuất dự án phần mềm Giải pháp kỹ thuật Xây dựng và ký kết HĐPM Tổng hợp và kết thúc DAPM Theo dõi dự án phần mềm Kết thúc Khách hàng lựa chọn Thanh toán, thanh lý HĐPM Có Không 3 – Quy trình 3: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm Mở đầu Lập kế hoạch Xây dựng đặc tả phần mềm Thiết kế kiến trúc Tổng hợp kết quả thiết kế Thiết kế mức cao Kết thúc Thông qua Thiết kế kỹ thuật Có Không 4 – Quy trình 4: Lập trình phần mềm Mở đầu Lập kế hoạch Kiểm tra công cụ lập trình Lập trình thư viện Tổng hợp kết quả Lập trình module Kết thúc Lỗi TEST Viết tài liệu Có Không Tích hợp 5 – Quy trình 5: Test phần mềm Mở đầu Lập kế hoạch Test Lập kịch bản Test Tổng hợp kết quả thiết kế Thiết kế mức cao Kết thúc Thông qua Thiết kế kỹ thuật Có Không 6 – Quy trình 6: Triển khai kỹ thuật Mở đầu Lập kế hoạch triển khai Xây dựng giải pháp và quá trình Tổng hợp kết quả Đào tạo sử dụng Kết thúc Thông qua Vận hành hệ thống Cài đặt hệ thống Có Không 7 – Quy trình 7: Quản trị dự án phần mềm Mở đầu Khởi động dự án Quản lý nguồn lực của dự án Xử lý các tình huống bất thường Quản lý sản phẩm của dự án Kết thúc Kế hoạch được duyệt Tổng hợp kết quả dự án Quản lý tiến trình dự án Đúng Sai * Tổng kết: Những kiến thức về quy trình xây dựng một phần mềm thương mại trong nền công nghiệp phần mềm đang phát triển rầm rộ hiện nay đã vạch ra con đường và quy cách tiến hành xây dựng một sản phẩm phần mềm vừa đảm bảo được các yêu cầu đặt ra từ phía khách hàng, vừa tiết kiệm được một khoản lớn các chi phí có thể phát sinh trong quá trình xây dưng. XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ Phân tích chi tiết * Mục đích: Hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. 1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống 2.0 Cấu trúc hoá các yêu cầu 3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp Hồ sơ dự án Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của HT … Các yêu cầu HT Ghi chép phỏng vấn; kết quả quan sát, khảo sát; Các mẫu thu được … Mô tả về HT hiện tại và HT mới Mô tả về HT mới Chiến lược đề xuất cho HT mới Hình 12: Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống Mô hình hoá hệ thống - Sơ đồ luồng thông tin (IFD): Các ký pháp: + Xử lý: Tin học hoá toàn phần Giao tác người - máy Thủ công + Kho lưu trữ dữ liệu: Thủ công Tin học hoá + Dòng thông tin: + Điều khiển: Tài liệu Sơ đồ: Thời điểm Đối tác Nhân viên Lãnh đạo Nhập hàng Hàng hoá của nhà cung cấp Nhập hàng Hàng hoá, hoá đơn Kho hàng Hàng hoá Bán hàng Hoá đơn Hàng hoá bán Kho hoá đơn Mua hàng Tài liệu kết quả và báo cáo Tính toán và phân tích Lập và nộp báo cáo Cuối kỳ - Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Ký pháp: Nguồn hoặc đích Tên người/bộ phận phát/nhận tin Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Sơ đồ ngữ cảnh: 3.1 Lập báo cáo 1.1 Quản lý mua hàng 2.1 Quản lý bán hàng 4.1 Hỗ trợ khách hàng Nhà cung cấp Lãnh đạo Khách hàng Tệp hoá đơn Các tệp danh mục … Hàng hoá Hoá đơn mua, Tiền thanh toán Dữ liệu mua hàng Dữ liệu bán hàng Các báo cáo Yêu cầu quản lý Danh sách giỏ hàng Danh sách hàng mua, Tiền thanh toán Hoá đơn bán hàng, hàng hoá Yêu cầu hỗ trợ Kết quả hỗ trợ * Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh của hệ thống. * Thực chất hoạt động chính của module Hỗ trợ khách hàng sử dụng hệ thống mạng LAN tại cửa hàng và kết nối mạng Internet chính là mô phỏng các quá trình tra cứu và lập hoá đơn của phần mềm Quản lý bán hàng tại máy chủ. Việc liên hệ giữa khách hàng và đơn vị có thể thông qua thư điện tử hoặc bằng một module góp ý trực tiếp trên trang web. Như vậy với các kết quả phân tích và thiết kế cho phần mềm quản lý bán hàng thì việc thể hiện một số module hỗ trợ bằng ngôn ngữ kịch bản trên máy chủ ASP là hoàn toàn có thể thực hiện dễ dàng. Môi trường của hệ thống Môi trường ngoài: Nhà nước: Ban hành luật pháp, các chính sách khuyến khích và hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh nhằm góp phần phát triển kinh tế và thực hiện các chính sách chiến lược phát triển đất nước. Cơ quan quản lý nhà nước tại địa bàn và trong ngành có sự tác động tới quá trình bán hàng của doanh nghiệp đặc biệt là cơ quan thuế của nhà nước. Các đối thủ cạnh tranh: Xu thế công nghệ trong ngành phát triển tạo cơ hội cho các doanh nghiệp tiếp cận và ứng dụng phương tiện hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì thế để cạnh tranh được trong thị trường thì đơn vị cần kịp thời phát triển hệ thống thông tin quản lý của mình. Môi trường tổ chức: Các thông tin về tổ chức: Đã được giới thiệu trong phần I.A - Tổng quan về cơ sở thực tập. Một đơn vị kinh doanh nhiều loại mặt hàng và dịch vụ có tính chất khác nhau: Hàng điện tử, phần mềm, dịch vụ đào tạo … Các đối tác: Các bạn hàng gồm khách hàng và các nhà cung cấp luôn muốn chất lượng bán hàng và cung cấp dịch vụ ngày được nâng cao. Các đối tác có thể áp dụng các công nghệ kỹ thuật tiên tiến hiện đại, vì thế đơn vị muốn nâng cao chất lượng của các quá trình tương tác (ví dụ như đặt hàng) thì cần chú trọng phát triển hệ thống thông tin quản lý. Môi trường vật lý: Phân bố thành viên sử dụng: Các nhân viên và ban lãnh đạo quản lý đều tham gia sử dụng hệ thống quản lý bán hàng. Tuy nhiên về vị trí làm việc vật lý thì họ ở những phòng khác nhau trong công ty và có thể cách xa địa lý rất nhiều. Vì thế việc tổ chức xử lý dữ liệu bằng các công cụ văn phòng như Excel hay Word đã tiêu tốn rất nhiều chi phí thời gian và chi phí vận chuyển tài liệu. Các khách hàng có thể liên lạc gián tiếp với đơn vị thông qua hình thức điện thoại, tuy nhiên hoạt động này gây khá nhiều tốn kém cho khách hàng đồng thời hiệu quả giải quyết vấn đề không cao. Do tính bảo mật chưa cao và tính tự động hoá trong quản lý chưa được áp dụng nên việc lưu trữ dữ liệu vẫn là thủ công bán tự động. Môi trường kỹ thuật: Công ty VISTCO có trang bị một hệ thống máy tính mạng LAN nhưng yếu tố mạng hầu như phục vụ cho mục đích chia sẻ tài nguyên hệ thống, còn việc quản lý bằng các phần mềm là chưa rõ rệt. Về nhân sự phát triển và khai thác hệ thống thì VISTCO là một đơn vị đang có một đội ngũ nhân viên có trình độ tin học khá tốt. Xác định các yếu tố giải pháp Vấn đề Nguyên nhân Mục tiêu Giải pháp Thời gian, chi phí cho quản lý bán hàng bán tự động khá nhiều. Do đó hiệu quả kinh doanh chưa đạt cao. Việc lưu trữ và xử lý dữ liệu chủ yếu bằng công cụ Excel và Word. Chưa sử dụng phần mềm quản lý chuyên biệt hiệu quả. Nâng cao tốc độ xử lý nghiệp vụ và giảm thiểu chi phí cho các sự cố phát sinh. Áp dụng một phần mềm quản lý bán hàng thực sự hiệu quả, có thể đáp ứng được các yêu cầu của đơn vị. Chưa thống nhất quản lý các quá trình kinh doanh các loại mặt hàng có tính chất khác nhau trong cùng một tổ chức. Chưa định nghĩa và phân nhóm hàng hoá một cách khoa học nên chưa quản lý dữ liệu chung được. Thống nhất quá trình cập nhật dữ liệu và báo cáo tình hình nhập xuất hàng nhằm giảm thời gian và các chi phí. Xây dựng một phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu khoa học gắn liền với một hệ thống truy cập và xử lý hiệu quả. Mối liên hệ với khách hàng và các nhà cung cấp chưa tận dụng thực sự hiệu quả lợi thế của mạng Internet Hệ thống bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng không thống nhất dữ liệu và hoạt động. Chưa có cầu nối điện tử hiệu quả giữa khách hàng và doanh nghiệp. Nâng cao hiệu quả liên minh, liên kết kinh doanh và chất lượng phục vụ nhu cầu và thu hút khách hàng của đơn vị. Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng điện tử gắn liền với hệ thống hỗ trợ khách hàng qua mạng Internet. Thiết kế logic * Mục đích: Xác định một cách chi tiết, chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường.. 1.0 Thiết kế biểu mẫu và báo cáo 2.0 Thiết kế các giao diện và hội thoại 3.0 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic Hồ sơ dự án Các dòng dữ liệu, các mô hình E – R, các mẫu … Đầu vào/ra, cá mô hình dữ liệu, mô hình tiến trình Lựa chọn vật mang cho đầu vào/ra, khuôn dạng các biểu mẫu và báo cáo Các thực đơn, biểu tượng…, giao diện và các đặc tả hội thoại Các dòng dữ liệu, Kho dữ liệu, Sơ đồ E – R, Các đầu vào/ra Các quan hệ đa chuẩn hoá Hình 13: Các bước của giai đoạn thiết kế logic Thiết kế Cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin đầu ra Sau khi thực hiện chuẩn hoá từ mức 1 đến mức 3 và xác định liên hệ logic giữa các tệp, ta được sơ đồ cấu trúc dữ liệu cơ bản của hệ thống bán hàng như sau: HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Số hoá đơn Mã khách hàng Phương thức thanh toán Ngày bán Người bán KHÁCH HÀNG Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ khách hàng HÀNG HOÁ Mã hàng hoá Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá HOÁ ĐƠN NHẬP HÀNG Số hoá đơn Mã nhà cung cấp Phương thức thanh toán Ngày nhập Người nhập NHÀ CUNG CẤP Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp HÀNG NHẬP Số hoá đơn Mã hàng hoá Số lượng Số hoá đơn Mã hàng hoá Số lượng HÀNG BÁN * Mô tả: - Gồm các bảng dữ liệu với tên tương ứng. - Mỗi bảng thể hiện những trường chính cơ bản. - Các trường có thể là khoá chính (In nghiêng và gạch chân) hoặc có thể là khoá ngoại (In nghiêng). - Các bảng có quan hệ với nhau thông qua liên kết giữa các khoá với nhau: Một Nhiều. - Các bảng được xây dựng phải đảm bảo nguyên tắc vẹn toàn thực thể. Khoá chính phải có giá trị (khác NULL) và không có khoá ngoại lai bơ vơ. Tính toàn vẹn giúp cho việc thao tác trên cơ sở dữ liệu đảm bảo được các ràng buộc và giảm thiểu số thao tác thực hiện cập nhật. * Ngoài những tệp cơ bản trên ra còn có nhiều tệp dữ liệu khác có liên quan đến quá trình quản lý bán hàng cũng như những tệp cần thiết của cá module hệ thống đảm bảo các yêu cầu đã đề ra.(Ví dụ như: Tệp tài khoản nhân viên, tệp tham số hệ thống, tệp cấu hình giao diện chức năng …) * Kiểm tra và hợp lệ hoá dữ liệu: - Việc xây dựng các kiểu dữ liệu cho các trường trong các bảng cần phù hợp với thực tế và các quy tắc chung. Phân loại trưòng có thể như sau: Mã số, Tên, thông tin khác: Kiểu xâu ký tự (Text hay Text); Ngày tháng, giờ (Date hoặc Time); Giá trị tính toán hay đo đếm: Kiểu số (Number, Integer, Single ...); Thông tin kiểm tra: Kiểu đúng sai (Boolean); Mật khẩu: Kiểu password (Che dấu mắt nhìn) ... - Áp dụng các loại kiểm tra dữ liệu nhập vào hợp lệ với khai báo. Thiết kế sơ đồ mạng máy tính Thiết kế logic xử lý - Đồng bộ các sự kiện quản lý bán hàng của hệ thống Thời điểm bắt đầu Cài đặt tham số và chuyển đổi dữ liệu Quản lý hoạt động Nhập hàng Quản lý hoạt động Bán hàng Kho dữ liệu Phân tích, xử lý và đề ra các quyết định Thống kê, lập và in các báo cáo Đầu kỳ kinh doanh Trong kỳ kinh doanh Cuối kỳ kinh doanh Quyết định nhập hàng Quyết định bán hàng Thông tin tra cứu Dữ liệu thống kê Dữ liệu Nhập hàng Dữ liệu Bán hàng Chuyển các kết quả cho kỳ kinh doanh tiếp theo - Phân tích tra cứu Là tìm hiểu xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế. Những thông tin này cung cấp cho các biểu mẫu, hóa đơn, báo cáo hay danh sách các kết quả tìm kiếm. Phương pháp sử dụng là dựa vào mối quan hệ liên kết giữa các bảng dữ liệu để lấy thông tin về đối tượng của từng bảng. Từ một bảng ta có thể dựa vào giá trị khoá ngoại của đối tượng để truy xuất đến giá trị khoá chính duy nhất ở bảng khác. Với khoá chính đó có thể xác định được các thông tin của đối tượng được lưu trữ giá trị trong các trường khác tương ứng với khoá chính. Ví dụ về việc tra cứu thông tin (tên trường được in đậm) của một hoá đơn bán hàng như sau: * Cụ thể ta được các thông tin sau: Số hoá đơn – Ngày bán Phương thức thanh toán Mã số và tên nhân viên Tên và địa chỉ khách hàng Danh mục hàng hoá được bán (khách hàng mua): Mã hàng hoá, Tên hàng hoá, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá. - Phân tích cập nhật Tệp dữ liệu Loại cập nhật Sự kiện phát sinh NHÀ CUNG CẤP Thêm Mở rộng số lượng nhà cung cấp. Xoá Ngừng nhập hàng từ nhà cung cấp. Sửa Thay đổi thông tin về nhà cung cấp. HOÁ ĐƠN NHẬP Thêm Có sự kiện cập nhật thêm hàng hoá. Xoá Huỷ hoá đơn mua hàng. Sửa Cập nhật thông tin hoá đơn nhập. HÀNG HOÁ Thêm Mở rộng thêm loại mặt hàng hoá kinh doanh. Xoá Ngừng kinh doanh một loại mặt hàng Sửa Cập nhật số lượng, thông tin về mặt hàng kinh doanh. KHÁCH HÀNG Thêm Có khách hàng đăng ký là khách hàng thường xuyên của đơn vị. Xoá Có khách hàng huỷ liên kết thường xuyên với đơn vị. Sửa Khách hàng có sự thay đổi thông tin HOÁ ĐƠN BÁN Thêm Có khách hàng đăng ký mua hàng của đơn vị. Xoá Huỷ hoá đơn mua hàng do khách hàng thay đổi hoặc đơn vị quyết định không bán hàng theo hoá đơn đó. Sửa Có sự kiện thay đổi nội dung hoá đơn: Mặt hàng, số lượng … Đề xuất các phương án của giải pháp - Biên giới phần tin học hoá: Toàn bộ quá trình quản lý bán hàng. - Các ràng buộc: Việc đầu tư cho triển khai hệ thống và hướng dẫn sử dụng cho các nhân viên hoàn toàn nằm trong sự khả thi của không chỉ công ty VISTCO mà còn của rất nhiều cửa hàng, công ty kinh doanh vừa và nhỏ. Thiết kế vật lý ngoài Một số nguyên tắc thực hiện Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống. Có nghĩa là, anh ta luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc phải thực hiện. Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng. Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống. Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình. Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống. Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ, ký hoạ khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy. Thiết kế vật lý các dầu ra * Mẫu chung cần tuân thủ của các vật mang như sau: Các hoá đơn mua – bán hàng Các báo cáo thống kê gửi lãnh đạo Thiết kế giao diện vào Thiết kế cách thức giao tác * Giao tác bằng chuột Sử dụng con trỏ chuột để nhấn trái chuột lên các nút bấm (Button) hoặc các biểu tượng để thực hiện các chức năng hay khởi động các module chương trình. Sử dụng con trỏ chuột để chọn các mục trong danh sách lựa chọn hoặc lựa chọn các hộp nhập văn bản để cập nhật thông tin. * Giao tác bằng bàn phím Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển trên các danh sách dữ liệu. Sử dụng phím Tab để di chuyển giữa các nút bấm và các điều khiển trên biểu mẫu Form của chương trình. Trên các biểu mẫu thì nút ENTER là phím tắt mặc định để thực hiện một chức năng quan trọng nhất của biểu mẫu. Nút ESC để kết thúc đóng biểu mẫu chức năng đó lại. Sử dụng các phím chức năng cơ bản để thực hiện các thao tác sử dụng trên biểu mẫu: F1 à Thêm mới; F2 à Sửa đổi; F3 à Xoá bỏ; F4 à Huỷ bỏ; F5 à Ghi nhớ; F8, F9 à Xem bảng và In báo cáo; * Giao tác bằng thực đơn Sử dụng tổ hợp phím Alt – Num (Num là các phím số từ 1 đến 9) để thực hiện các chức năng của các Menu thực đơn của chương trình. TRIỂN KHAI HỆ THỐNG * Mục đích: Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Việc viết các chương trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các module và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này. 1.0 Viết phần mềm 3.0 Chuyển đổi hệ thống 4.0 Tài liệu hệ thống Hồ sơ dự án Các chương trình và thủ tục, dữ liệu và kế hoạch thử nghiệm 2.0 Thử phần mềm 6.0 Thiết kế các thủ tục hỗ trợ 5.0 Đào tạo người sử dụng Các chương trình và thủ tục Kết quả thử nghiệm Các hệ thống mới, cũ, các chương trình chuyển đổi Kế hoạch và kết quả chuyển đổi Đặc tả thiết kế logic và vật lý Tài liệu hệ thống và người sử dụng Các chương trình hiện có, sơ đồ cấu trúc và các đặc tả vật lý khác Tài liệu, kế hoạch đào tạo, chuyển đổi Các kế hoạch hỗ trợ người sử dụng Kế hoạch, các module đào tạo Tài liệu và các đặc tả thiết kế logic Thiết kế vật lý trong * Mục đích: Bảo đảm độ chính xác của thông tin và làm hệ thống mềm dẻo, ít chi phí. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. - Có nhiều loại hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: MS Access, SQL server, Oracle, MySQL, FoxPro, dBASE … và có thể kể cả Microsoft Excel nữa. - Những lý do lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access cho hệ thống bán hàng điện tử thông minh IESS: Là hệ quản trị thông dụng nhất trên các máy tính cá nhân hiện nay, vì thế có nhiều người biết và ưa thích sử dụng. Được tích hợp trong bộ Microsoft Offices của hãng Microsoft nổi tiếng, được cài đặt hầu hết trên các hệ điều hành Window trên thế giới và ở Việt nam. Do đó việc cài đặt hay mua bản quyền thêm đối với tổ chức áp dụng sẽ đơn giản hơn. Cung cấp công cụ xây dựng có sở dữ liệu cho hệ thống một cách đơn giản và hữu hiệu rất tốt. Khả năng truy cập, xử lý và bảo mật rất tốt. Có thể đảm bảo được các quy tắc chuẩn trong việc thiết kế và cập nhật số liệu. Tương thích với rất nhiều ngôn ngữ lập trình và ngôn ngữ khai thác dữ liệu. Và có thể chuyển đổi hay liên kết với các loại hệ quản trị dữ liệu khác rất cao, đặc biệt là việc chuyển đổi dữ liệu giữa các công cụ của bộ Microsoft Offices. - Phiên bản sử dụng thông dụng nhất hiện nay, có thể thích nghi được nhiều ngôn ngữ lập trình, đó là Microsoft Access 97 – 2000. Các bảng dữ liệu chính của hệ thống Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả trường Bảng Tài Khoản MaTaiKhoan Text 5 Mã tài khoản TenTaiKhoan Text 20 Tên tài khoản nhân viên MatKhau Text 12 Mật khẩu bảo mật Bảng Tham Số MaThamSo Text 5 Mã tham số TenThamSo Text 20 Tên mô tả tham số GiaTri Text 200 Giá trị của tham số Bảng Nhóm Hàng Hoá MaNhomH Text 5 Mã phân nhóm hàng TenNhomH Text 20 Tên nhóm hàng MoTa Text 200 Mô tả về nhóm MaNhomCha Text 5 Mã nhóm cấp trên Bảng Nhóm Khách Hàng MaNhomKH Text 5 Mã nhóm khách hàng TenNhomKH Text 20 Tên nhóm khách hàng MoTa Text 200 Mô tả về nhóm MaNhomCha Text 5 Mã nhóm cấp trên trực tiếp Bảng Nhóm Nhà Cung Cấp MaNhomNCC Text 5 Mã nhóm nhà cung cấp TenNhomNCC Text 20 Tên nhóm nhà cung cấp MoTa Text 200 Thông tin mô tả nhóm MaNhomCha Text 5 Mã nhóm cấp trên trực tiếp Bảng Quầy Hàng MaQuay Text 5 Mã quầy bán hàng TenQuay Text 20 Tên gọi của quầy MoTa Text 100 Mô tả về quầy Bảng Kho Hàng MaKho Text 5 Mã kho chứa hàng TenKho Text 20 Tên của kho MoTa Text 100 Mô tả về kho Bảng Hàng Hoá MaHang Text 5 Mã sô mặt hàng hoá TenHang Text 50 Tên gọi loại hàng hoá DonVi Text 10 Đơn vị tính của số lượng GiaBan Number 10 Giá bán ra / 1 đơn vị GiaMua Number 10 Giá mua vào / 1 đơn vị Bảng Khách Hàng MaKhach Text 5 TenKhachHang Text 50 DiaChi Text 100 DienThoai Text 15 ThongTin Text 200 Bảng Nhà Cung Cấp MaNCC Text 5 TenNhaCC Text 50 DiaChi Text 100 DienThoai Text 15 ThongTin Text 200 Bảng Hình thức thanh toán MaThanhToan Text 5 TenHinhThuc Text 20 MoTa Text 100 Bảng Hoá đơn Mua hàng kiêm Phiếu nhập kho MaHD Text 5 NgayMua Date/Time 10 MaNhanVien Text 5 MaNCC Text 5 ThueVAT Number 5 MaQuay Text 5 MaKho Text 5 MaThanhToan Text 5 NgayThanhToan Date/Time 10 Bảng Danh Mục Hàng Mua MaHang Text 5 MaHD Text 5 SoLuong Number 10 Bảng Hoá đơn Bán hàng kiêm Phiếu xuất kho MaHD Text 5 NgayBan Date/Time 10 MaNhanVien Text 5 MaKhach Text 5 ThueVAT Number 5 MaQuay Text 5 MaKho Text 5 MaThanhToan Text 5 NgayThanhToan Date/Time 10 Bảng Danh Mục Hàng Bán MaHang Text 5 MaHD Text 5 SoLuong Number 10 - Các trường in đậm là khoá chính của bảng, in nghiêng là khoá phụ (ngoại lai) của bảng. - Ngoài những bảng chính trên, còn có những bảng dữ liệu của cơ sở dữ liệu dùng để cài đặt cấu hình giao diện hệ thống như: Bảng danh mục chức năng; Bảng danh mục dữ liệu thư giãn, giải trí … Thiết kế các nhiệm vụ giao tác người – máy Nghiệp vụ Nhiệm vụ - Người Nhiệm vụ - Máy Thông tin hiện ra Cấu hình hệ thống - Lựa chọn và thay đổi các thông tin. - Mở chức năng. - Cập nhật dữ liệu. - Hiện lại cấu hình hệ thống mới. - Các tham số hệ thống. - Các giao diện hệ thống. Quản lý nhập hàng - Nhập thông tin nhà cung cấp. - Nhập thông tin hàng hoá. - Nhập thông tin mua hàng. - Mở các Form. - Hiện danh sách nhà cung cấp. - Hiện thông tin hàng hoá. - Lưu trữ dữ liệu. - Giao diện các Form. - Hiện các thông tin. - Đưa ra các thông báo. - Hiện các kết quả phân tích, tìm kiếm. Quản lý bán hàng - Nhập thông tin khách hàng. - Nhập thông tin bán hàng. - Mở các Form. - Hiện danh sách khách hàng. - Hiện hoá đơn bán hàng. - Lưu trữ dữ liệu. - Giao diện các Form. - Hiện các thông tin. - Đưa ra các thông báo. - Hiện các kết quả phân tích, tìm kiếm. Thống kê, Báo cáo - Chọn chức năng báo cáo. - Nhập các tiêu chí báo cáo. - Hiện các Form báo cáo. - Hiện các thông tin kết quả. - Thông tin các tiêu thức, chỉ tiêu. - Thông tin kết quả. Trợ giúp sử dụng - Chọn các chức năng. - Đáp ứng hiện các thông tin. - Các chương trình trợ giúp, giải trí … Lập trình phần mềm Lựa chọn ngôn ngữ lập trình Có nhiều ngôn ngữ lập trình phần mềm nhưng Visual Basic là một công cụ thông dụng nhất, đa năng nhất, vì nó là sản phẩm, ngôn ngữ lập trình chính của hãng Microsoft, cha đẻ của hệ điều hành Window và bộ công cụ Microsoft Offices. Visual Basic (VB) có những ưu điểm sau: Ngôn ngữ trong sáng, dễ hiểu, dễ sử dụng, dễ thiết kế. Có nhiều module chương trình nhỏ tiện ích được cung cấp miễn phí cho mục đích tham khảo và tích hợp. Có thể truy vấn và cập nhật được nhiều loại hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng. Có thể xuất và xử lý các kết quả trên nhiều phương tiện, công cụ lưu trữ thông tin. Hỗ trợ lập trình Module, lập trình hướng đối tượng (Class), kết nối dữ liệu theo nhiều kiểu (DAO, ADO, RDO …). Có thể thích nghi với những công nghệ mạng LAN, mạng toàn cầu NET (thông qua các trang ASP) và các công nghệ của tương lai như: XML, ... VB và Access là sự kết hợp tuyệt vời mà tập đoàn Microsoft muốn cung cấp cho toàn thế giới. Giải thuật lập trình các module chính Cấu hình giao diện - Cấu hình chức năng Bắt đầu Lựa chọn công cụ cấu hình giao diện Lựa chọn chức năng cần cập nhật Cập nhật thay đổi thông tin. Ghi nhớ thay đổi Thay đổi tiếp? Thoát và khởi động lại hệ thống. Kết thúc Không Có - Lựa chọn mẫu phiếu Bắt đầu Lựa chọn công cụ xuất mẫu phiếu Lựa chọn mẫu phiếu (hoá đơn, báo cáo) Xem thử Có đồng ý hay không? Cài đặt thông tin cố định in trên phiếu Kết thúc Có Không Kết thúc chức năng Bảo mật mức tài khoản - Đăng nhập tài khoản - Phân quyền tài khoản Bắt đầu Lựa chọn công cụ phân quyền tài khoản Lựa chọn tài khoản cấp dưới cần phân quyền Chọn loại tài khoản cấp dưới và lọc các quyền hạn trong danh sách cho phép Có tiếp tục hay không? Cài đặt thông tin cố định in trên phiếu Kết thúc Có Không Kết thúc chức năng Đăng nhập tài khoản với một số quyền hạn Được phép phân quyền? Đúng Sai Phân nhóm đối tượng * Đối tượng là: Khách hàng, Nhà cung cấp, Mặt hàng ... Bắt đầu Lựa chọn công cụ phân nhóm đối tượng Tạo một nhóm mới Xác định nhóm cấp trên trực thuộc trực tiếp Có tiếp tục hay không? Kết thúc Có Không Kết thúc đóng chức năng Cập nhật thông tin cho nhóm mới Cập nhật mới đối tượng Bắt đầu Lựa chọn công cụ cập nhật thông tin về đối tượng Lựa chọn đối tượng cần cập nhật dữ liệu Kết thúc Có Không Kết thúc đóng chức năng Cập nhật thông tin mới Có tiếp tục hay không? Thêm mới đối tượng? Xoá bỏ đối tượng? Làm trống các ô Textbox Có chắc chắn xoá không Ghi nhớ cập nhật Thực hiện xoá Không Sai Có Đúng Đúng Sai Dữ liệu hợp lệ? Đúng Sai Tìm kiếm đối tượng Bắt đầu Lựa chọn công cụ tìm kiếm đối tượng Lựa chọn các tiêu thức tìm kiếm Tìm thấy dữ liệu? Kết thúc Đúng Sai Kết thúc đóng chức năng Thực hiện lệnh tìm kíêm Tiếp tục tìm kiếm? Hiện kết quả tìm kiếm Đúng Sai Quản lý hoá đơn kiêm phiếu Bắt đầu Lựa chọn công cụ quản lý hoá đơn Mở bảng dữ liệu danh sách hoá đơn Muốn thanh toán hoá đơn? Lựa chọn và Thực hiện thanh toán Kết thúc Có Không Kết thúc chức năng Có thay đổi nội dung cố định? Mở chức năng và thay đổi Cập nhật thông tin cho hoá đơn Tạo một hoá đơn mới? Mở Form và tạo hoá đơn mới Có tiếp tục hay không? Có Không Sai Đúng Sai Đúng Thống kê - Báo cáo Bắt đầu Lựa chọn công cụ báo cáo Lựa chọn các tiêu thức báo cáo Xem kết quả báo cáo Kết thúc Đúng Sai Kết thúc chức năng Báo cáo tổng kết cuối kỳ? Chọn kỳ cần báo cáo Có In báo cáo hay không? Thực hiện In báo cáo Có tiếp tục hay không? Có Không Sai Có Không Mở chức năng báo cáo nhiều chiều Thực hiện lệnh báo cáo CHƯƠNG III GIỚI THIỆU GIAO DIỆN PHẦN MỀM IESS - HỆ THỐNG BÁN HÀNG ĐIỆN TỬ THÔNG MINH PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG - SERVER CẤU HÌNH HỆ THỐNG * Đây là giao diện toàn phần của năm (5) chức năng chính mà phần mềm bán hàng cung cấp: Với mỗi chức năng trên Thực đơn Menu nằm ngang sẽ mở ra một Form có một thực đơn nằm bên trái để lựa chọn các công cụ sử dụng bằng chuột hay bàn phím. Vùng trắng trống ở giữa sẽ là các Form tương ứng thực hiện các chức năng của công cụ được chọn. Chỉ khi thoát khỏi các Form này mới có thể thao tác trên Form giao diện lớn. Tham số hệ thống Tài khoản sử dụng Cấu hình giao diện Nhật ký sự kiện QUẢN LÝ MUA HÀNG Nhà cung cấp Hoá đơn mua hàng Danh mục hàng hoá QUẢN LÝ BÁN HÀNG Dữ liệu khách hàng Lập hoá đơn bán hàng Quản lý hoá đơn bán hàng THỐNG KÊ BÁO CÁO Báo cáo bán hàng Báo cáo tồn kho Công cụ tìm kiếm TRỢ GIÚP SỬ DỤNG Giải trí – Thư giãn PHẦN MỀM HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG – CLIENT GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP TRA CỨU THÔNG TIN LIÊN HỆ KHÁCH HÀNG HỖ TRỢ ĐẶT HÀNG KẾT LUẬN Hệ thống bán hàng điện tử thông minh – IESS được xây trên sự phân tích và thiết kế khá chi tiết và khoa học, được lập trình bởi những công cụ, ngôn ngữ hiện đại, đã đáp ứng được các yêu cầu mà những chuyên gia phân tích và những người sử dụng trực tiếp đã đề ra. Giá trị kinh tế, xã hội mà hệ thống sẽ đem lại chính là sự nâng cấp về hiệu quả kinh doanh sản xuất của đơn vị cũng như lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Đơn vị áp dụng có thể phát triển mạnh dưới sự hỗ trợ tương tác trực tuyến với môi trường bên ngoài và có được nền tảng tốt để nâng cấp công nghệ hệ thống trong tương lai. Tuy nhiên, trong giới hạn của một chuyên đề thực tập tốt nghiệp về thời gian, kinh phí và trình độ thực hiện của sinh viên, đề tài vẫn chưa thể đạt được sự hoàn hảo tốt nhất. Quy mô đáp ứng mới chỉ thích hợp tốt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ mà chưa có điều kiện mở rộng các tính năng thích nghi cho quản lý một hệ thông thông tin lớn. Mục tiêu chính của sản phẩm là đáp ứng được số lượng lớn yêu cầu từ các đơn vị kinh doanh trong xã hội nên đối với các đơn vị thì việc quản lý những hoạt động kinh doanh các mặt hàng cụ thể và các nghiệp vụ chuyên biệt vẫn chưa thể đáp ứng tốt được. Chính vì thế mà định hướng phát triển trong tương lai của đề tài chính là nâng cao khả năng đáp ứng được ngày càng nhiều hơn các mô hình kinh doanh phổ biến để tăng cường hiệu quả quản lý cho khách hàng sử dụng. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình, chỉ đường sáng suốt của Tiến sỹ Hàn Viết Thuận và Tiến sỹ Lê Trọng Bài cùng với các kỹ thuật viên của công ty cổ phần sinh viên VISTCO. Sinh viên thực hiện Nguyễn Đức Thảo TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý” – TS. Trương Văn Tú, TS. Trần Thị Song Minh – NXB Thống Kê. Bài giảng các môn : Công nghệ phần mềm, Hệ thống thông tin quản lý, Cấu trúc dữ liệu và giải thuật, Cơ sở dữ liệu. Sách “Microsoft Visual Basic 6.0 và lập trình cơ sở dữ liệu” - Nguyễn Thị Ngọc mai chủ biên – Nhà xuất bản lao động, xã hội. Các Help File của các công cụ trong bộ Microsoft Offices 2003 (Word – Excel – Access). Bài giảng môn học Kế toán máy và tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán FAST 2005.