Đề tài Kế toán nguyên liệu, vật liệu - Khảo sát thực tế tại công ty xây dựng số 6 Thăng Long

i và các phụ gia .Tuy nhiên chủng loại nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng để sản xuất và xây dựng lại rất nhiều do đó việc quản lý nguyên vật liệu là rất phức tạp. Hiện nay các loại vật liệu dùng để sản xuất của Công ty đều có sẵn trên thị trên thị trường ,giá cả ít biến động.Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để cho Công ty đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho maf thường khi thấy sản xuất có nhu cầu thì bộ phận cung ứng vật liệu mới đi mua về ,tránh được hiện tượng ứ đọng vốn giúp cho việc sử dụng vốn được linh hoạt. 2-Phân loại nguyên vật liệu 2.1 Phân loại NVL- Để quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long cũng tiến hành phân loại NVL. Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho. - NVL không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà tất cả đều được coi là vật liệu chính: Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ... Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép F 6, thép F10, thép F 20... thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng. - Nhiên liệu: Bao gồm xăng dầu, các loại như xăng, dầu Diezel, dầu phụ, dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới để vận chuyển, chuyên chở vật liệu hoặc cho cán bộ lãnh đạo của Công ty hay các phòng ban để công tác. . . - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô. - Phế liệu thu hồi: Hiện nay công ty không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. ở Công ty xây dựng số 6 Thăng Long bao gồm các dụng cụ sửa chữa, quần áo bảo hộ lao động,… 2.2 Đánh giá NVL- a) Đánh giá NVL- nhập kho Vật liệu của công ty được nhập kho trong các trường hợp sau: - Chủ yếu do mua ngoài: Công ty xây dựng số 6 Thăng Long áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó giá thực tế vật liệu mua ngoài được xác định là: Trị giá vốn thực tế Số lượng NVL- Đơn giá mua ghi trên hoá đơn NVL- nhập kho nhập kho * (chưa có thuế GTGT) Trong đó chi phí vận chuyển bốc dỡ người bán chịu và tính luôn vào đơn giá mua hàng. - Đối với nguyên vật liệu nhập kho do các xưởng đội tự chế : Giá thực tế gồm giá trị nguyên vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí nhân công , chi phí khác . - Đối với nguyên vật liệu nhập kho cho các đơn vị vay tạm thời thì các đơn vị này phải hoàn trả nguyên vật liệu theo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng. Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất cho vay. - Đối với phế liệu thu hồi từ các công trình thì ban đánh giá vật tư gồm giám đốc, kế toán nguyên vật liệu, phòng vật tư - thiết bị sẽ đánh giá giá của phế liệu thu hồi . Trị giá vốn thực tế Số lượng Đơn giá ước tính Chi phí vận chuyển của NVL- = NVL- x (có thể sử dụng được + bốc dỡ NVL- nhập kho nhập kho của phế liệu) (nếu có) Trình tự nhập kho được thể hiện như sau: Phòng kế hoạch vật tư Ban kiểm nghiệm vật tư Nguyên vật liệu Nhập kho Thủ kho Ví dụ :Ngày 15/12/2003 mua 35 tấn xi măng PC40 Bút Sơn thep HĐ số 0010678của công ty VLXD Nguyễn Đình Kỷ ,giá mua ghi trên HĐ là 713.636 đ/tấn, thuế suất thuế gtgt 10%,Tiền vận chuyển :420.000đ bao gồm cả thuế gtgt 5% Giá thực tế xi măng = 24.977.260 * 400.000 = 25.377.260 (PC40 Bút Sơn) b) Đánh giá NVL- xuất kho Mặc dù số lượng chủng loại NVL- của công ty nhiều nhưng khả năng quản lý chi tiết NVL- của công ty chặt chẽ, nguyên vật liệu nhập kho thuộc lô hàng nào thì thường xuất thẳng luôn cho các đội. Do đó, công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập đến khi xuất. Bởi thế, công ty sử dụng giá thực tế cho xuất kho (phương pháp đơn giá thực tế đích danh). Trình tự xuất kho nguyên vật liệu được thể hiện như sau: Yêu cầu sản xuất Phiếu xuất kho Đơn vị sử dụng Ví dụ :Theo phiếu xuất kho số 354ngày 9/12/2003xuất cho ông Nguyễn Quang Chuẩn : +thép gai H16A3MN 3000kg ,đơn gía 6000đ/kg +thép gai H25A3MN 22117kg, đơn gía 6000đ/kg +thép gai H23A3MN 11591kg ,đơn giá 6000đ/kg Căn cứ vào chứng từ kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho +Giá thực tế thép gai H16A3MN = 3000 *6000 =18.000.000 +Giá thực tế thép gai H25A3MN =22117 *6000= 132.702.000 +Giá thựctế thép gai H32A3MN =22591 *6000 =135.546.000 Mẫu sổ 01/GTKT-322 KB/2003B Số HĐ:0018451 Biểu số 1: HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2:giao cho khách hàng Ngày 8/12/2003 Đơn vị bán hàng :Chi nhánh Công ty VTKT xi măng tại Phú Thọ Địa chỉ :Vân Cơ -Việt Trì -Phú Thọ Số TK : MST :0100105694007 Điện thoại: Họ tên người mua hnàg:Vũ Hồng Hải Đơn vị :Công ty xâuy dựng số 6Thăng Long Địa chỉ :Hải Bối -Đông Anh -HN Số TK: MS:0100105750 Hình thức thanh toán :trả chậm STT Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép gai H16A3 kg 3179 6000 19.074.000 2 Thép gai H25A3MN kg 22117 6000 132.702.000 3 Thép gai H3LA3MN kg 22591 6000 135.546.000 Cộng tiền hàng 287.322.000 Thuế suất thuế GTGT(5%) 14.366.100 Tổng cộng tiền thanh toán 301.688.100 Bằng chữ: Ba trăm linh một triệu sáu trăm tám tám nghìn một trăm đồng Người mua hàng (kí ,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (kí ,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí ,ghi rõ họ tên) Biểu số 2: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ HÀNG HOÁ Căn cứ vào HĐ số 0018451 ngày 8/12/2003 Biên bản kiểm nghiệm gồm có : Ông :Nguyễn Quốc ái Trưởng ban Ông :Vũ Hồng hải Uỷ viên Bà :Bùi Thị lai Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại STT Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép gai H16A3 kg 3179 6000 19.074.000 2 Thép gai H25A3MN kg 22117 6000 132.702.000 3 Thép gai H3LA3MN kg 22591 6000 135.546.000 Đại diện kĩ thuật (Kí ,ghi rõ họ tên) Thủ kho (Kí ,ghi rõ họ tên) Trưởng ban (Kí ,ghi rõ họ tên) Nhận xét :hàng đã nhập đủ số lượng chất lượng ,phẩm chất tốt Mẫu số :01-VT Bộ Tài Chính Số :476 Biểu số 3: PHIẾU NHẬP KHO Ngày 8/12/2003 Họ tên người giao hàng :Bùi Thị Lai Địa chỉ :Chi nhánh Công ty VTKT xi măng tại Phú Thọ Theo HĐ số 0018451 ngày 8/12/2003 của Công ty VTKT xi măng tại Phú Thọ MST: 0900190635 Nhập tại kho :VLC Stt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất VT Đvt Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Thép gai H16A3 kg 3179 6000 19.074.000 2 Thép gai H25A3MN kg 22117 6000 132.702.000 3 Thép gai H3LA3MN kg 22591 6000 135.546.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Mẫu số 02-VT Bộ Tài Chính Số :354 Biểu số 5: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 9/12/2003 Họ tên người nhận hàng :Nguyễn Quang Chuẩn Đơn vị :Đội cầu Bắc Giang Lí do xuất kho:Thi công cầu Bắc Giang Xuất tại kho :VLC Stt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất VT Đvt Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Thép gai H16A3 Kg 3000 6000 18.000.000 2 Thép gai H25A3MN Kg 22117 6000 132.702.000 3 Thép gai H3LA3MN Kg 22591 6000 135.546.000 Cộng 286.248.000 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Mẫu sổ 01-GTKT-3LL DA/01B Số HĐ:0010678 Biểu số 6: HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2:giao cho khách hàng Ngày 15/12/2003 Đơn vị bán hàng :Cửa hàng VLXD Nguyễn Đình Hỷ Địa chỉ :Yên Phong –Bắc Ninh Số TK MST:2300136238 Họ tên người mau hàng :Nguyễn Huy Khanh Đơn vị :Công ty Xây dựng số 6 Thăng Long Hình thức thanh toán :tiền mặt MS:050027041 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng PCB40NghiSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 2 Xi măng PC40Bút Sơn Tấn 35 713.636 24.977.260 3 Xi măng PC30Chìfon Tấn 42 700.000 29.400.000 Cộng tiền hàng 75.649.960 Thuế suất thuế GTGT(10%) 7.564.996 Tổng cộng tiền thanh toán 83.214.956 Người mua hàng (kí ,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (kí ,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí ,ghi rõ họ tên) Bằng chữ :Tám mươi ba triẹu hai trăm bốn mươi nghìn chín trăm năm sáu đồng Biểu số 7: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ HÀNG HOÁ Căn cứ vào HĐ số 0018451 ngày 8/12/2003 Biên bản kiểm nghiệm gồm có : Ông :Phạm Văn Nghị Trưởng ban Ông :Vũ Thế Mai Uỷ viên Bà :Nguyễn Huy Khanh Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng PCB40NghiSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 2 Xi măng PC40Bút Sơn Tấn 35 713.636 24.977.260 3 Xi măng PC30Chinfon Tấn 42 700.000 29.400.000 Đại diện kĩ thuật (Kí ,ghi rõ họ tên) Thủ kho (Kí ,ghi rõ họ tên) Trưởng ban (Kí ,ghi rõ họ tên) Nhận xét :hàng đã nhập đủ số lượng chất lượng ,phẩm chất tốt Mẫu số 01-VT Bộ Tài Chính Số :479 Biểu số 8: PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15/12/2003 Họ tên người giao hàng:Vũ Thế Mai Địa chỉ :Đội công trình 2 Theo HĐ 0010678-Ngày 15/12/2003 MST:0100105694007 Nhập tại kho:VLC Stt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất VT Đvt Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Xi măng PCB40NghiSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 2 Xi măng PC40Bút Sơn Tấn 35 713.636 24.977.260 3 Xi măng PC30Chinfon Tấn 42 700.000 29.400.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cộng 75.649.960 Mẫu số 02-VT Bộ Tài Chính Số :357 Biểu số 9: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 18/12/2003 Họ tên người nhận hàng :Nguyễn Văn Nam Đơn vị :Đội cầu Quảng Khải Lí do xuất kho:Thi công cầu Quảng Khải Xuất tại kho :VLC Stt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất VT Đvt Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Xi măng PCB40NghiSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 2 Xi măng PC40Bút Sơn Tấn 35 713.636 24.977.260 3 Xi măng PC30Chinfon Tấn 42 700.000 29.400.000 Cộng 75.649.960 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 10: THẺ KHO Tên vật liệu:xi măng PCB40 Nghi Sơn Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 479 15/12 Mua của CH xd Nguyễn Đình Hỷ 30 357 18/12 Xuất cho Nguyễn Văn Nam 30 Cộng tồn cuối tháng 30 30 - Biểu số 11: THẺ KHO Tên vật liệu:xi măng PC40 Bút Sơn Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 479 15/12 Mua của CH xd Nguyễn Đình Hỷ 35 357 18/12 Xuất cho Nguyễn Văn Nam 35 Cộng tồn cuối tháng 35 35 - Biểu số 12: THẺ KHO Tên vật liệu :Xi măng PC30 Chin Fon Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 479 15/12 Mua của CH xd Nguyễn Đình Hỷ 42 357 18/12 Xuất cho Nguyễn Văn Nam 42 Cộng tồn cuối tháng 42 42 - Biểu số 13: THẺ KHO Tên vật liệu :Thép gai H16A3MN Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 476 8/12 Mua của Công ty VTKT Phú Thọ 3179 354 9/12 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 3000 Cộng tồn cuối tháng 3179 3000 179 Biểu số 14: THẺ KHO Tên vật liệu :Thép gai H25A3MN Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 476 8/12 Mua của Công ty VTKT Phú Thọ 22117 354 9/12 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 22117 Cộng tồn cuối tháng 22117 22117 - Biểu số 15: THẺ KHO Tên vật liệu :Thép gai H32A3MN Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 476 8/12 Mua của Công ty VTKT Phú Thọ 22591 354 9/12 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 22591 Cộng tồn cuối tháng 22591 22591 - 3-Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 3.1-Tài khoản kế toán được sử dụng ở Công ty Tại Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long kế toán sử dụng một số tài khoản sau: +TK 152:Nguyên liệu vật liệu Các nghiệp vụ nhập vật tư kế toán sử dụng các TK sau : -TK111:Tiền mặt -TK112:Tiền gửi ngân hàng -TK 331:Phải trả người bán Các TK xuất vật tư kế toán sử dụng các TK sau: -TK 621: Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp -TK 627 :Chi phí sản xuất chung -Tk 632 :Giá vốn hàng bán -TK 641: Chi phí bán hàng -Tk 642:Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.2-Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty 3.2.1-Hạch toán tổng hợp về nhập nguyên vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì việc tổ chức hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán vật tư.Do vật liệu của Công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giũa Công ty với người cung cấp vật tư.Thực tế ở Công ty khi mau vật tư về sản xuất thì vật liệu được đưa về Công ty bao giờ cũng có hoá đơn kèm theo .Không có trường hợp nào vật tư đã về đến Công ty mag hoá đơn chưa về hay ngược lại .Cụ thể hạch toán tổng hợp vật liệu được thể hiện như sau : Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho và các hoá đơn kế toán lên bảng kê chứng từ gốc cùng loại ,cuối tháng dùng số liệu của từng bảng kê này để vào chứng từ ghi sổ. -Trong tháng khi vật liệu được mau về nhập kho căn cứ và HĐ các phiếu chi nếu Công ty thanh toán bằng tiền mặt thì kế toánghi vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại : Nợ TK 152 :Nguyên vật liệu Nợ TK 133 :Thuế GTGT Có TK 111,331…: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 479ngày 15/12/2003 nhập kho xi măng PC40 Bút Sơn của chi nhánh Công ty xây dựng Nguyễn Đình Hỷ đã thanh toán bằng tiền mặt ,kế toán ghi : Nợ TK 152:75.649.960 Nợ TK 133: 7.564.996 Có TK 111:83.214.956 Căn cứ vào phiếu nhập kho số 476 ngày 8/12/2003 của Công ty VTKT xi măng tại Phú Thọ ,kế toán ghi : Nợ TK 152: 278.322.000 Nợ TK 133: 14.366.100 Có TK 331:301.688.100 Khi có khả năng thanh toán và đã tiến hành thanh toán cho người bán,kế toán ghi : Nợ Tk 331: Có TK 111,112: Căn cứ vào phiếu chi Công ty đã tiến hành thanh toán khoản nợ với Công ty VTKT Phú Thọ về lượng thép gai đã nhập kho theo phiếu nhập số 476 ngày 8/12/2003,kế toán ghi : Nợ TK 331: 301.688.100 Có TK :301.688.100 Trường hợp hàng về nhập kho nhưng phát hiện ra thấy không đúng chủng loại chất lượng thì trả lại cho người bán ,kế toán ghi : Nợ TK 331: Có TK 152: Có TK 133: Với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu liên quan đến tiền mặt thì kế toán viết phiếu chi rồi chuyển đến Giám Đốc và kế toán trưởng kí duyệt . 3.2.2-Hạch toán tổng hợp về xuất nguyên vật liệu: Vật liệu Công ty xuất kho chủ yếu là phục vụ sản xuất cụ thể là cung cấp cho các công trình và một số sản phẩm khác .Bên cạnh đó cũng có một ít vật liệu được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp ,chi phí sản xuất chung để gia công chế biến ,xuất trả nợ ,xuất cho vay ….vật liệu phải phản ánh kịp thời . -Khi xuất vật liệu để trực tiếp sản xuất ,kế toán ghi : Nợ TK 621:Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 152:Nguyên vật liệu Căn cứ vào phiếu xuất kho số 355 ngày 9/12/2003 xuất kho thép gai để trực tiếp sản xuất Nợ TK 621 :286.248.000 Có TK 152 :286.248.000 -Khi xuất kho nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp ,chi phí sản xuất chung,kế toán ghi : Nợ TK627,642: Có TK152: Biểu số 22: BẢNG KÊ NHẬP KHO VẬT LIỆU Công ty xây dựng số 6 Thăng Long (Ghi Nợ TK 152,Ghi Có TK liên quan) CT Ngày nhập Tên vật liệu Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền TK Có 476 8/12 ThépgaiH16A3MN kg 3179 6000 19.074.000 331 476 8/12 ThépgaiH25A3MN kg 22117 6000 132.702.000 331 476 8/12 ThépgaiH32A3MN kg 22591 6000 135.546.000 331 477 11/12 Thép tròn f 6 kg 300 5510 1.653.000 331 478 12/12 Thép ống f 32 kg 709,9 8000 5.679.200 331 479 15/12 Ximăng PC40NSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 111 479 15/12 Ximăng PC40BSơn Tấn 35 713.636 24.977.260 111 479 15/12 Ximăng PC40 C F Tấn 42 700.000 29.400.000 111 480 17/12 Cát đen m3 2984 13.333 39.785.672 111 480 17/12 Cát vàng m3 24 51.429 1.234.296 111 Tổng Cộng 52011,9 411.324.128 Người ghi sổ (Kí ,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Kí ,ghi rõ họ tên) Biểu số 23: BẢNG KÊ XUẤT KHO VẬT LIỆU Công ty xây dựng số 6 Thăng Long (Ghi Nợ TK liên quan,Ghi Có TK 152) CT Ngày nhập Tên vật liệu Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền TK Có 354 9/12 ThépgaiH16A3MN kg 3000 6000 18.000.000 152 354 9/12 ThépgaiH25A3MN kg 22117 6000 132.702.000 152 354 9/12 ThépgaiH32A3MN kg 22591 6000 135.546.000 152 355 12/12 Thép tròn f 6 kg 300 5510 1.653.000 152 356 13/12 Thép ống f 32 kg 709,9 8000 5.679.200 152 357 18/12 Ximăng PC40NSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 152 357 18/12 Ximăng PC40BSơn Tấn 35 713.636 24.977.260 152 357 18/12 Ximăng PC40 C F Tấn 42 700.000 29.400.000 152 358 20/12 Cát đen m3 2984 13.333 39.785.672 152 358 20/12 Cát vàng m3 51429 51.429 1.234.296 152 Tổng Cộng 51832,9 410.250.128 Biểu số 24: BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi Có TK 331 Loại chứng từ mua Nguyên vật liệu nhập kho tháng 12/2003 CT Diễn giải Số tiền TK 152 TK 133 NT SH 8/12 476 Nhập thép gai thi công cầu Bắc Giang 301.688.100 287.322.000 14.366.100 11/12 477 Nhập thép tròn f 6 thi công cầu Bắc Giang 1.818.300 1.653.000 165.300 12/12 478 Nhập thép ống thi công cầu Bắc Giang 5.963.160 5.679.200 283.960 Cộng 309.469.560 294.654.200 14.815.360 Biểu số 25: BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi Có TK 331 Loại chứng từ mua NVL xuất kho tháng 12/2003 CT Diễn giải Số tiền TK 621 TK 2421 NT SH 9/12 354 Xuất thép gai thi công cầu Bắc Giang 301.688.100 301.688.100 12/12 355 Nhập thép tròn f 6 thi công cầu Bắc Giang 1.818.300 1.818.300 13/12 356 Nhập thép ống thi công cầu Bắc Giang 5.963.160 5.963.160 Cộng 309.469.560 309.469.560 Biểu số 26: BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi Có TK 111 Loại chứng từ mua Nguyên vật liệu nhập kho tháng 12/2003 CT Diễn giải Số tiền TK 152 TK 133 NT SH 15/12 479 Nhập xi măng thi công cầu Quảng Khai 83.214.956 75.649.960 7.564.996 17/12 480 Nhập cát đen phục vụ thi công 43.764.239,2 39.785.672 3.978.567,2 17/12 480 Nhập cát vàng phục vụ thi công 1.257.725,6 1.234.296 123.429,6 Cộng 128.336.920,8 116.669.928 11.66.992,8 Biểu số 27: BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi Có TK 111 Loại chứng từ mua NVL xuất kho tháng 12/2003 CT Diễn giải Số tiền TK 621 TK 2421 NT SH 9/12 354 Xuất xi măng thi công cầu Quảng Khai 83.214.956 83.214.956 12/12 355 Nhập cát đen phục vụ thi công 43.764.239,2 43.764.239,2 13/12 356 Nhập cát vàng phục vụ thi công 1.357.725,6 1.357.725,6 Cộng 128.336.920,8 128.336.920,8 Cuối tháng căn cứ vào bảng tổng hợp chứngtừ gốc cùng loại kế toán lập chứng từ ghi sổ Biểu số 28: CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12 /2003 Số 30 Stt Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Nhập kho thép 152 331 309.469.560 2 Nhập kho xi măng 152 111 83.214.956 3 Nhập kho cát 152 111 45.121.964,8 Cộng 437.806.480,8 Biểu số 29: CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12/2003 Số 31 Ghi có Tk 152:NL,VL Stt Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có NVL 152 1 Chi phí NVL tt 621 437.806.480,8 2 Chi phí XDCB dở dang 2412 2.317.085 3 Chi phí tạm ứng 141 139.886.747 Cộng 580.010.312,8 Biểu số 30: SỔ ĐĂNG KÍ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12năm 2003 Chứngtừ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 30 12/2003 437.806.480,8 31 12/2003 580.010.312,8 Biểu số 31: SỔ CÁI Tháng 12năm 2003 Tên TK :NL,VL Đvt :đồng NTGH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 8/12 476 8/12 Mua thép của VTKT Phú thọ 133 14.815.360 11/12 477 11/12 331 309.469.560 12/12 478 12/12 9/12 354 9/12 Xuât kho thép để thi công cầu Bắc Giang 621 309.469.560 12/12 355 12/12 13/12 356 13/12 15/12 479 15/12 Mua xi măng của CH NguyễnĐìnHỷ 133 7.564.996 111 83.214.956 17/12 480 17/12 Mua cát vàng của Nguyễn Đình Hỷ 133 521.996,8 111 45.721.964,8 18/12 357 18/12 Xuất xi măng cho Nguyễn Văn Nam 621 83.214.956 20/12 358 20/12 Xuất cát cho Nguyễn Văn Nam 621 45.121.964,8 Cộng 415.586.868,8 437.806.480,8 Biểu số 32: SỔ CÁI Tháng 12 năm 2003 Tên TK : Thuế GTGT được khấu trừ Đvt:đồng NTGH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 8/12 476 8/12 Mua thép của VTKT Phú thọ 152 294.654.200 11/12 477 11/12 331 309.469.560 12/12 478 12/12 15/12 479 15/12 Mua xi măng của CH NguyễnĐìnHỷ 152 73.649.960 111 83.214.956 17/12 480 17/12 Nhập kho cát 152 41.019.968 111 45.121.964,8 Cộng 306.321.192,8 437.806.480,8 Biểu số 33: SỔ CÁI Tháng 12 năm 2003 Tên TK :Tiền mặt Đvt :đồng NTGH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 15/12 479 15/12 Mua xi măng của CH NguyễnĐìnHỷ 152 75.649.960 111 7.504.996 17/12 480 17/12 Mua cát vàng của Nguyễn Đình Hỷ 152 41.019.968 111 521.996,8 18/12 357 18/12 Xuất xi măng cho Nguyễn Văn Nam 621 83.214.956 20/12 358 20/12 Xuất cát cho Nguyễn Văn Nam 621 45.121.964,8 Cộng 253.093.841 Biểu số 34: SỔ CÁI Tháng 12 năm 2003 Tên TK :Phải trả người bán Đvt :đồng NTGH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 8/12 476 8/12 Mua thép của VTKT Phú thọ 152 294.654.200 11/12 477 11/12 133 14.815.360 12/12 478 12/12 9/12 354 9/12 Xuât kho thép để thi công cầu Bắc Giang 621 309.469.560 12/12 355 12/12 13/12 356 13/12 Cộng 618.939.120 Biểu số 35: SỔ CÁI Tháng 12năm 2003 Tên TK :NL,VL Đvt :đồng NTGH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 9/12 354 9/12 Xuât kho thép để thi công cầu Bắc Giang 152 309.469.560 12/12 355 12/12 13/12 356 13/12 18/12 357 18/12 Xuất xi măng cho Nguyễn Văn Nam 152 83.214.956 20/12 358 20/12 Xuất cát cho Nguyễn Văn Nam 152 45.121.964,8 Cộng 437.806.480,8 CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 THĂNG LONG I- Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu- 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu- trong các doanh nghiệp xây lắp Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long nói riêng và các doanh nghiệp xây lắp nói chung xuất phát từ những lý do sau: Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính. Nó có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, trong đó hạch toán NVL- là một trong những khâu quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế, muốn đứng vững trên thị trường các doanh nghiệp không có sự lựa chon nào hơn là phải quản lý tốt việc nhập, xuất hàng hoá, NVL- nhằm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm xuống mức thấp nhất có thể được và sau một chu kỳ kinh doanh thu được lợi nhuận tối đa. Hạch toán NVL- là một nội dung của kế toán quản trị, được sử dụng trong nội bộ công ty. Chính vì vậy, những thông tin về kế toán NVL- không những cần thiết cho các nhà quản trị để quản lý, kiểm soát chi phí, ra quyết định kịp thời mà còn giúp cho các đối tượng khác như chủ đầu tư, các nhà cung cấp, cơ quan thuế... có cơ sở để xác nhận và đánh giá một cách đầy đủ, toàn diện về công ty, có căn cứ lựa chọn phương án đầu tư, liên doanh hợp tác... Xuất phát từ những lý luận trên có thể nói việc hoàn thiện công tác kế toán NVL- một cách khoa học, hợp lý tại các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp có ý nghĩa rất quan trọng và là yêu cầu cấp bách trong cơ chế hiện nay. 2. Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu- trong các doanh nghiệp xây lắp 2.1 Công tác hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là khâu mở đầu có vị trí quan trọng và quyết định đến chất lượng của toàn bộ công tác kế toán, kế toán viên thực hiện theo dõi, ghi chép và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ làm cơ sở cho hạch toán chi tiết. Chứng từ kế toán gồm nhiều loại, số lượng lớn dẫn đến trong quá trình hạch toán và luân chuyển chứng từ rất dễ bị nhầm lẫn, thất lạc hoặc chậm trễ dẫn đến hiệu quả không cao. Chính vì vậy, kế toán cần phải căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu do Bộ tài chính ban hành, căn cứ vào nội dung kinh tế của các hoạt động, yêu cầu quản lý các hoạt động để xác định mẫu chứng từ, việc ghi chép vào từng loại chứng từ cho phù hợp quy định. Căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán để xây dựng con đường vận động của chứng từ khoa học và hợp lý. Trong doanh nghiệp xây lắp, kế toán NVL- sử dụng các loại chứng từ sau: Trong doanh nghiệp xây lắp, kế toán NVL- sử dụng các loại chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Sổ kế toán chi tiết - Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL - Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi.. Phương hướng cải tiến tổ chức hợp lý chứng từ kế toán nói chung bao gồm các nội dung sau: - Bảo đảm phản ánh đơn giản nội dung chứng từ kế toán và tiêu chuẩn hoá, thống nhất về quy cách, biểu mẫu chứng từ. - Chứng từ kế toán sử dụng có nhiều loại, có thể do đơn vị tự lập hoặc tiếp nhận từ bên ngoài, trong đó bao gồm nhiều nội dung, nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên một chứng từ hợp lệ phải phản ánh đúng đầy đủ các yếu tố bắt buộc sau: + Tên gọi chứng từ + Số hiệu và ngày tháng lập chứng từ + Tên gọi và địa chỉ của các bên có liên quan đến chứng từ + Nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ + Quy mô, nghiệp vụ kinh tế phát sinh: số lượng, đơn giá, thành tiền + Tên chữ ký người lập và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ - Hợp lý thủ tục nhập và xử lý chứng từ + Giảm bớt thủ tục xét duyệt, ký chứng từ + Có kế hoạch luân chuyển chứng từ khoa học + Có phương pháp phân loại, tổng hợp chứng từ và cung cấp số liệu giữa các bộ phận một cách hợp lý. - Trang bị các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại cho việc tổng hợp xử lý số liệu chứng từ nhanh chóng. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán là việc xác định đường đi của các loại chứng từ sao cho giảm bớt mức tối đa việc ghi chép sổ kế toán, ghi chép không bị trùng lặp, lượng thông tin đầy đủ, đảm bảo yêu cầu quản lý, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Chứng từ kế toán phải được luân chuyển dụa vào kế hoạch luân chuyển chứng từ, được xây dựng trên cơ sở sau: + Đặc điểm của từng đơn vị về quy mô, tổ chức quản lý và sản xuất + Tình hình tổ chức hệ thống thông tin + Nhu cầu và khả năng cung cấp thông tin của đơn vị + Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại. Kế hoạch luân chuyển của chứng từ không thể xây dựng chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp mà chỉ có thể xây dựng ở dạng mẫu mang tính chất hướng dẫn. Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể của mình và đặc điểm của từng loại chứng từ mà xây dựng con đường vận động của chứng từ phù hợp nhất. 2.2 Hoàn thiện hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chính là lựa chọn, vận dụng hệ thống sổ sách kế toán một cách thích hợp căn cứ vào hệ thống TK kế toán, các qui định về chế độ kế toán của Nhà nước, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, điều kiện trang thiết bị, trình đọ của cán bộ kế toán… Hệ thống sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự nhất định và phương pháp nhất định. Ngoài ra, hệ thống sổ kế toán mà đơn vị áp dụng phải đơn giản, rõ ràng, gọn nhe, thuận tiện cho việc ghi chép và giảm tới mức tối đa công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt, đáp ứng yêu cầu quản lý. Hiện nay, Bộ Tài Chính đã ban hành bốn hình thức tổ chức sổ kế toán: - Sổ Nhật ký chung - Sổ Nhật ký - sổ cái - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký chứng từ Lựa chọn hình thức tổ chức sổ phù hợp vơi đặc điểm của DN thì kế toán mới thực sự phát huy được tác dụng trong quản lý và cung cấp thông tin chính xác để đánh giấ hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nào thì số liệu trên sổ phải dễ tổng hợp, đối chiếu với nhau nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, đánh giá. II- NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU- TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 THĂNG LONG 1. Ưu điểm 1.1 Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, thuộc sở hữu Nhà nước, là 1 doanh nghiệp lớn với quy mô hoạt động rộng. Bộ máy quản lý của Công ty gọn nhẹ, cơ động, hợp lý, mô hình hạch toán khoa học, tiện lợi phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh. Hình thức tổ chức kế toán của Công ty là vừa tập trung và phân tán, mô hình này đã tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong công việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin. Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhưng vẫn đảm bảo cung cấp kịp thời những yêu cầu cơ bản về thông tin kế toán của Công ty. Đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ, năng lực, nhiệt tình đáp ứng yêu cầu căn bản về công tác hạch toán kinh doanh nói chung và hạch toán chi phí sản xuất nói riêng. Hệ thống sổ sách chứng từ, phương pháp hạch toán kế toán mà Công ty đang sử dụng tương đối đầy đủ, khoa học và hợp lý, đúng theo chế độ kế toán Nhà nước quy định. Việc ứng dụng máy vi tính vào phục vụ công tác hạch toán đã tiết kiệm đáng đáng kể thời gian và công sức cho các nhân viên kế toán, đồng thời vẫn đảm bảo cung cấp khá đầy đủ thông tin kế toán tài chính, kế toán quản trị, kịp thời đưa ra các thông tin hữu dụng đối với yêu cầu quản lý NVL- . 1.2 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán Bắt đầu từ năm 1999, Công ty đã thực hiện tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán UNESCO. Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán đã tạo điều kiện cho việc xử lý, thu nhận thông tin một cách kịp thời, hữu ích. Mặt khác, nó giúp cho công tác lưu trữ, bảo quản dữ liệu thông tin kế toán an toàn. Ngoài ra, nó tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. 1.3 Đánh giá nguyên vật liệu- theo giá thực tế Trong các phương pháp đánh giá NCL xuất kho thì phương pháp giá thực tế đích danh là phương pháp đảm bảo sự chân thực của thông tin kế toán hàng tồn kho nói riêng cũng như thông tin về lãi, lỗ, tình hình tài chính của DN nói chung. Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, từ đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành sản phẩm. 2. Những tồn tại cần khắc phục Mặc dù đã có nhiều cố gắng, cải tiến tích cực như vậy song em nhận thấy công tác hạch toán kế toán ở Công ty vẫn tồn tại một số nhược điểm, bất cập chưa được chú ý tháo gỡ và sửa chữa. Đó là : 2.1 Về phân loại nguyên vật liệu- Để xây dựng, hoàn thiện một công trình, Công ty phải sử dụng một khối lượng NVL- lớn, gồm nhiêu loại, mỗi loại có tính chất, công dụng, đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vây, muốn quản lý và hạch toán NVL- chính xác thì cần phải tiến hành phân loại một cách khoa học hợp lý. Hiện nay, Công ty đang sắp xếp tất cả NVL vào một loại . Việc phân loại này làm ảnh hưởng tới việc xác định chi phí của từng loại NVL trong tổng chi phí, chưa đáp ứng được yêu cầu của kế toán quản lý NVL. 2.2 Về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán - Các công việc kế toán vẫn chưa hoàn thành đầy đủ, đúng thời hạn và đồng bộ vì khối lượng công việc quá lớn thường bị dồn vào cuối kỳ hạch toán mặc dù Công ty đang trang bị phương tiện hạch toán hiện đại và có đội ngũ kế toán đông đảo. Chính vì thế đôi khi vẫn diễn ra hiện tượng làm tắt, bỏ qua không lập một số bảng biểu hay chỉ lập khi được yêu cầu. - Trong cùng thời gian một đội của Công ty thi công từ 1 đến 2 công trình nằm trên địa bàn khác nhau. Do vậy việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ làm cho công tác kế toán vật liệu ở các đội thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí NVL- nói riêng, vấn đề này phòng kế toán công ty và giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán. 2.3 Công tác hạch toán còn tồn tại sai sót Hạch toán sản xuất tại các đơn vị thi công của Công ty cũng còn tồn tại một số sai phạm: Để đơn giản hoá việc hạch toán, các có giá trị nhỏ, sử dụng cho nhiều kỳ vẫn được hạch toán thẳng vào các tài khoản chi phí mà không hạch toán vào tài khoản 142 để phân bổ dần cho nhiều kỳ. Mặc dù việc này chưa thật đúng nguyên tắc song vẫn có thể chấp nhận được. Tuy nhiên ngay cả với một số loại có giá trị tương đối lớn Công ty vẫn cho phép tính luôn 1 lần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất trong tháng của công trình. Điều này phản ánh không chính xác chi phí phát sinh và không đúng nguyên tắc. 2.4 Công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu- ở Công ty Qua thời gian thực tập tại Công ty, em thấy Công ty chưa coi trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL- . Viêc phân tích này sẽ giúp Công ty tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng tới việc thu mua NVL- , đặc biệt là khoản chi phí NVL- trong giá thành sản phẩm. Từ đó có biện pháp khắc phục và tìm hướng đi mới trong quản lý NVL- . III- MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU- Ở CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 THĂNG LONG Ý kiến 1: Phân loại và lập sổ danh điểm vật tư: Trong công tác xây dựng cơ bản, chủng loại NVL- rất lớn. Để việc hạch toán NVL- được chính xác và thuận lợi thì vật tư phải được phân loại khoa học hợp lý. Sau khi phân loại vật tư thành từng nhóm, từng thứ cần thiết phải lập “Sổ danh điểm vật tư” để mã hoá các loại vật liệu- và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý đặc biệt để tiện sử dụng khi áp dụng kế toán máy. Danh điểm của các vật liệu sẽ được sử dụng để ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ khác. Nhờ vậy công tác kế toán về NVL- sẽ chính xác hơn, thuận lợi hơn, giảm được thời gian khi có công tác kiểm hê, kiểm tra; không những thế, việc cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất sẽ kịp thời. Sổ danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo mẫu sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Mã số Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú Mã 1 TK CấpII Mã 2 Nhóm VT Mã 3 Tên VT 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 01 01 Xi măng PC40 Nghi Sơn Tấn 1521 01 02 Xi măng Bỉm Sơn Tấn ....... 1521 02 01 Thép Kg 1521 02 02 Thép Kg 1521 02 03 Thép Kg ....... 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522 01 01 Que hàn 2-3 Kg 1522 01 02 Que hàn 3-4 Kg ....... 1523 Nhiên liệu 1523 01 01 Xăng Mogas 92 Lít 1523 ....... 01 ........ 02 ........ Xăng Mogas 83 ........... Lít ....... ........ Ý kiến 2: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do hiện tượng giá cả vật liệu trên thị trường biến động, NVL- hư hỏng, kém phẩm chất,... nếu không được thu hồi vốn kịp thời sẽ làm ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất. Để tránh những rủi ro co thể xảy ra, Công ty nên trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn. Cụ thể như sau: - Mức dự phòng cần phải lập: Số dự phòng cần phải lập dựa trên số lượng của mỗi loại nguyên vật liệu tồn kho theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong niên độ tiếp theo Mức dự phòng NVL Số lượng Mức chênh lệch cần phải lập = NVL x giảm giá cho niên độ (N+1) mỗi loại của mỗi loại - TK sử dụng TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: TK này được dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu của TK nay như sau: Bên Nợ: phản ánh giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào chi phí sản xuất kinh doanh Bên Có: phản ánh giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính vào chi phí quản lý DN Dư Có: giá trị dự phòng giảm giá hiện có - Phương pháp hạch toán: + Vào niên độ kế toán năm N, DN tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 159 + Cuối niên độ kế toán sau - năm N+1, DN phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niến độ ké toán trước: Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá gốc để xác định mức trích dự phòng cho cả niên độ sau (N+2): Nợ TK 642 Có TK 159 Ý kiến 3: Hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết NVL- Phương pháp hạch toán chi tiết NVL- mà Công ty đang sử dụng là phương pháp thẻ song song. Phương pháp này nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý NVL. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm nhưng lại có tính trùng lắp. Hàng tháng, khi đối chiếu số liệu tồn kho NVL- trên sổ sách với số liệu tồn kho thực tế kế toán lại không hề lập Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn. Điều này gây khó khăn hơn cho công tác kiểm tra , đối chiếu. Phương pháp thẻ song song đã đáp ứng khá tốt yêu cầu quản lý cũng như toán tại Công ty nhưng với khối lượng NVL- hết sức đa dạng như ở công ty thì việc sử dụng phương pháp thẻ song song là không nên. Công ty nên chuyển sang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết sổ số dư. Theo phương pháp này, thủ kho vẫn theo dõi về mặt hiện vật tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư nhưng thay vì phải theo dõi trên cả hai mặt hiện vật và giá trị thì kế toán chỉ cần theo dõi mặt giá trị thôi. Nhờ đó, kế toán sẽ tránh được việc ghi chép trùng lặp như khi sử dụng phương pháp thẻ song song, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp sổ số dư, thẻ kho do thủ kho lập theo quy định thống nhất của DN có thể là hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm NVL- quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập Phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại NVL- . Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán. PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Số danh điểm Vật liệu Tên, quy cách Chủng loại Vật tư Phiếu nhập Số lượng Đơn giá Thành tiền Số NT Ngoài công việc hàng ngày như trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Trong sổ số dư các danh điểm vật liệu được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự như thứ tự trong từng nhóm và loại vật liệu. Sổ số dư nên được Công ty lập cho từng tháng một để tránh quy mô cột quá lớn Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào Phiếu giao nhận chứng từ. Nhận được các chứng từ nhập - xuất vật liệu và Phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó, kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập - xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá, kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập - xuất vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm NVL- trên bảng luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và với bảng kê tính giá NVL- của kế toán tổng hợp. Ý kiến 4: Thay đổi việc tính giá NVL- nhập Tại Công ty việc thu mua NVL- được thực hiện thông qua các hợp đồng mua bán. Trong hợp đồng thường thoả thuận là vật tư được cung cấp đến tận chân công trình vì vậy giá của NVL- nhập kho thường bao gồm cả chi phí vận chuyển. Trong một số trường hợp nếu trong quá trình thu mua có thể phát sinh các chi phí như chi phí nhiên liệu, công cho lái xe... thì được Công ty hạch toán thẳng vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình đó. Điều này có nhiều tiện lợi cho công tác hạch toán tuy nhiên có những trường sẽ xảy ra sự méo mó trong việc tính giá thành của từng công trình, chẳng hạn như trong trường hợp vật tư điều động nội bộ, đội 1đã điều vật tư này về nhưng không sử dụng hết và được chuyển cho đội 2 thì nếu như chi phí mua có liên quan của số vật tư đó đã được tính vào chi phí trực tiếp của đội 1 sẽ làm cho giá thành của công trình tăng lên một cách bất hợp lý. Còn đội được lĩnh số vật tư đó (đội 2) lại không phải chịu chi phí thu mua do đó sẽ giảm được chi phí NVL- và từ đó giá thành công trình sẽ thấp hơn. Để tránh xảy ra tình trạng trên, Công ty nên tính giá của NVL- nhập bằng tổng số tiền ghi trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua khác có liên quan. Ý kiến 5: Phân bổ lại giá trị : Để có thể phản ánh chính xác chi phí sản xuất và thực hiện đúng nguyên tắc kế toán, theo em Công ty nên phân bổ lại giá trị theo mức 50% hay 25% giá trị cho lần sử dụng đầu tiên hay theo định mức sử dụng..., còn nếu sử dụng cho nhiều công trình thì có thể phân bổ theo số lần hay số kỳ sử dụng. - Khi đưa vào sử dụng kế toán hạch toán: Nợ TK 142 (1421) : Chi tiết công trình (nếu sử dụng cho 1CT) Có TK 153 : Giá trị - Hàng kỳ kế toán thực hiện việc phân bổ chi phí : Nợ TK 627, 623 : Chi tiết công trình Có TK 153 : Giá trị phân bổ từng lần Nếu thực hiện hạch toán như trên thì chi phí xuất dùng của Công ty được hạch toán thống nhất, phù hợp với nội dung kinh tế của các tài khoản, phản ánh một cách hợp lý các khoản chi phí phát sinh và không vi phạm chế độ, nguyên tắc kế toán hiện hành. Ý kiến 6: Phân công lại tổ chức phòng kế toán tại Công ty Công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán vật liệu có được hoàn thành tốt hay không trước tiên phải phụ thuộc vào cách tổ chức công tác kế toán tại công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán. Tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long, sự phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong phòng kế toán - tài vụ rõ ràng, từng nhân viên được giao phụ trách những phần hành nhất định không có sự chồng chéo hay trùng lặp. Mỗi cá nhân đều có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc do mình phụ trách và có ý thức giúp đỡ nhau, cùng phối hợp thực hiện để công việc có hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, do số lượng nhân viên kế toán trong phòng kế toán - tài vụ có ít người nên không thể tránh được tình trạng một số nhân viên phải kiêm nhiệm thêm các phần hành khác nữa. Như vậy sự phân công này đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. Điều này được thể hiện rất rõ: Kế toán vật tư kiêm kế toán tài sản cố định, kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán thanh toán. Việc kiêm nhiệm nhiều phần hành một lúc như vậy chính là nguyên nhân làm cho hiệu quả công việc nhiều khi bị hạn chế. Các kế toán sẽ không tránh khỏi việc làm tắt các bước trong mỗi phần hánh kế toán mà mình đảm nhiệm do khối lượng công việc quá lớn. Theo em, công ty nên xem xét lại vấn đề này để có sự phân công hợp lý hơn nhằm đảm bảo cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao hơn nữa, xứng đáng với vị trí của mình. KẾT LUẬN Nguyên vật liệu- là một trong những yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất. Đặc biệt, trong ngành xây dựng cơ bản thì chi phí về NVL- chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó, việc tổ chức công tác kế toán NVL- là yêu cầu tất yếu khách quan của công tác quản lý sử dụng NVL- , góp phần làm hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho DN. Tổ chức công tác kế toán NVL- là một công việc phức tạp, lâu dài. Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long em đã đi sâu nghiên cứu làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong tổ chức công tác kế toán NVL- trên cơ sở những lý luận đã học. Từ đó nêu lên những ý kiến đề xuất nhằm góp phần khắc phục những tồn tại trong kế toán NVL- tại Công ty. Thời gian thực tập tại Công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế để cố gắng hoàn thiện chuyên đề thực tập này. Trong quá trình hoàn thành chuyên đề, em đã nhận được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của thầy bộ môn cùng các cô chú, các anh chị trong phòng kế toán Công ty. Tuy nhiên do thời gian và trình độ có hạn nên nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Vì vậy em rất cô giáo cùng các cô, chú trong Phòng kế toán Công ty chỉ bảo tận tình để em có thể nâng cao nhận thức của mình nhằm phục vụ cho quá trình học tập và thực tế sau này. Em xin chân thành Thầy giáo bộ môn , cảm ơn các cô chú và các anh chị trong Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. MỤC LỤC Trang Lời nói đầu Chương I Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu I- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu- 1- Đặc điểm của nguyên vật liệu- 2- Yêu cầu quản lý NVL 3- Nhiệm vụ của hạch toán NVL II- Phân loại và đánh giá NVL 1- Phân loại NVL 2- Tính giá NVL 2.1- Tính giá NVL nhập kho 2.2- Tính giá NVL xuất kho III Tổ chức kế toán NVL 1- Kế toán chi tiết NVL 1.1- Chứng từ sử dụng 1.2- Sổ kế toán chứng từ NVL 1.3- Tổ chức kế toán NVL 1.3.1- Phương pháp thẻ song song 1.3.2- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 1.3.3- Phương pháp sổ số dư 2- Kế toán tổng hợp NVL 2.1- Kế toán tổng hợp NVL 2.1.1- TK sử dụng 2.1.2- Phương pháp hạch toán Chương II: Thực tế công tác kế toán NVL tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long I- Đặc điểm chung của Công ty 1- Quá trình hình thành và phát triển 2- Đặc điểm tổ chức quản lý 2.1- Nhiệm vụ ban giám đốc 2.2- Nhiệm vụ các phòng ban 2.3- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 2.4- Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty 3- Qui trình công nghệ sản xuất của Công ty II Thực tế công tác kế toán NVL tại Công ty 1- Đặc điểm NVL 2- Phân loại NVL 2.1- Phân loại NVL 2.2- Đánh giá NVL 2.2.1- Đánh giá NVL nhập kho 2.2.2- Đánh giá NVL xuất kho 3- Phương phap kế toán tổng hợp NVL 3.1- TK kế toán sử dụng tại Công ty 3.2- Phương pháp kế toán tổng hợp tại Công ty 3.2.1- Hạch toán NVL nhập kho 3.2.2- Hạch toán NVL xuất kho Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long I- Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVLvà trong các doanh nghiệp 1- Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVLvà trong các xí nghiệp xây lắp 2- Nội dung hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty 2.1- Công tác hạch toán ban đầu 2.2- Hoàn thiện hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết II Nhận xét về công tác kế toán NVL tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long 1- ưu điểm 1.1- Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với thực trạng sxkd 1.2- ứng dụng tin học trong công tác kế toán 1.3- Đánh giá NVL theo giá thực tế 2- Những tồn tại cần khắc phục 2.1- Về phân loại NVL 2.2- Về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 2.3- Công tác hạch toán còn tồn tại sai xót 2.4- Công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL III- Một số ý kiến đề xuất góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty XD số 6 Thăng Long Kết luận Biểu số 16: SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :thép gai H16A3MN Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 8/12 476 Nhập thép gai H16A3MN 3179 6000 19.074.000 9/12 354 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 3000 6000 18.000.000 Tổng cộng tồn cuối tháng 3179 6000 19.074.000 3000 6000 18.000.000 179 1.074.000 Biểu số 17 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :thép gai H25A3MN Đvt :kg Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 8/12 476 Nhập thép gai H25A3MN 22117 6000 132.702.000 9/12 354 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 22117 6000 132.702.000 Tổng cộng tồn cuối tháng 22117 6000 132.702.000 22117 6000 132.702.000 Biểu số 18 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :thép gai H32A3MN Đvt :kg Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 8/12 476 Nhập thép gai H32A3MN 22591 6000 135.546.000 9/12 354 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 22591 6000 135.546.000 Tổng cộng tồn cuối tháng 22591 6000 135.546.000 22591 6000 135.546.000 Biểu số 19: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :Xi măng PC40 Nghi Sơn Đvt :kg Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 15/12 479 Nhập xi măng PC40 30 709.090 21.272.700 18/12 357 Xuất kho cho Nguyễn Văn Nam 30 709.090 21.272.700 Tổng cộng tồn cuối tháng 30 709.090 21.272.700 30 709.090 21.272.700 Biểu số 20: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :Xi măng PC40 Bút Sơn Đvt :kg Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 15/12 479 Nhập xi măng PC40 35 713.636 24.977.260 18/12 357 Xuất kho cho Nguyễn Văn Nam 35 713.636 24.977.260 Tổng cộng tồn cuối tháng 35 713.636 24.977.260 35 713.636 24.977.260 Biểu số 21: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :Xi măng PC30 Chin Fon Đvt :kg Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 15/12 479 Nhập xi măng PC30 42 700.000 29.400.000 18/12 357 Xuất kho cho Nguyễn Văn Nam 42 700.000 29.400.000 Tổng cộng tồn cuối tháng 42 700.000 29.400.000 42 700.000 29.400.000