Đề tài Thực trạng, giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may X19 - Công ty 247- Quân chủng phòng không - không quân

g May I Phân xưởng may cao cấp Kho thành phẩm Xuất trả khách hàng Phiếu xuất kho Ghi Vào cuối ngày Cắt, đóng gói, đánh số theo đơn đặt hàng Nhân viên KCS kiểm tra, đóng gói thành phẩm May hoàn thiện sản phẩm Xí nghiệp gồm có 3 phân xưởng may, 1 phân xưởng cắt và 1 kho thành phẩm. Phân xưởng cắt nhận kế hoạch và cắt theo phiếu may đo cho từng người, thực hiện công nghệ cắt thành bán thành phẩm chuyển giao cho các phân xưởng may. Phân xưởng cắt: Do đặc thù công ty may đo cắt theo đơn chiếc nên phân xưởng cắt có nhiều công nhân. Phân xưởng Có 95 người 01 quản đốc, 01 nhân viên thống kê, còn lại là công nhân cắt. Quản đốc: Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất của phân xưởng, quản lý về quân số, ngày giờ làm việc và quản lý cả khả năng hoàn thành sản phẩm mà công nhân thực hiện được, nắm bắt trình độ tay nghề của từng công nhân. Thống kê phân xưởng: Nhận phiếu đo từ phòng kế hoạch giao cho công nhân ở phân xưởng. Sau khi hoàn thành bán thành phẩm mang xuống giao cho các phân xưởng may để hoàn thành. Trong quá trình nhận kế hoạch đến khi giao, mọi số liệu phải được ghi chép đầy đủ và trùng khớp. Công nhân: Được giao vải để hoàn thành bán thành phẩm của mình. - Phân xưởng may I: Nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt, công nhân tiến hành may xong bán thành phẩm. Sau đó, thành phẩm được chuyển xuống kho sản phẩm. Phân xưởng có: 01 quản đốc có nhiệm vụ như quản đốc phân xưởng Cắt; 01 nhân viên thống kê: Nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt giao trực tiếp cho công nhân, mọi số liệu phải được ghi chép đầy đủ và trùng khớp với thống kê phân xưởng cắt; 04 nhân viên kỹ thuật: Hướng dẫn công nhân may sau đó kiểm tra sản phẩm của công nhân khi hoàn thành; 255 công nhân trực tiếp: Hoàn thành nốt bán thành phẩm theo trình độ tay nghề. Hiện nay, theo phân công phân xưởng chủ yếu làm hàng xuất khẩu. - Phân xưởng may II: Có nhiệm vụ như phân xưởng may I. Phân xưởng có: 01 quản đốc; 04 nhân viên kỹ thuật; 190 công nhân trực tiếp: Hoàn thành nốt bán thành phẩm theo trình độ tay nghề. Trong đó, một nửa số công nhân làm hàng xuất khẩu, một nửa làm may đo. - Phân xưởng may cao cấp: Có nhiệm vụ giống như phân xưởng may I và may II nhưng phân xưởng may cao cấp chỉ hoàn thành những sản phẩm cao cấp hay những đơn đặt hàng đặc biệt như: Quần áo comple, áo măng tô, áo đông len hai lớp...Phân xưởng có 280 công nhân. - Kho sản phẩm: Có nhiệm vụ đóng gói, dán nhãn mác lên bao bì sản phẩm để cung cấp sản phẩm ra ngoài thị trường hoặc giao cho khách hàng. Kho có 01 thủ kho có chức năng quản lý kho thành phẩm cả về thành phẩm nhập kho và toàn bộ nhân viên của kho; 01 nhân viên thống kê: Nhận thành phẩm từ 3 phân xưởng may vào buổi chiều trong ngày, cuối giờ phải báo cáo cho lãnh đạo xí nghiệp biết về số lượng thành phẩm đã nhận xem có trùng khớp với 3 phân xưởng may hay không; 30 nhân viên kho: Đóng gói phân theo từng đơn vị đặt hàng sau đó chuyển giao cho khách hoặc cửa hàng. 2.3. Đặc điểm bộ máy quản lý. Xí nghiệp may X19 là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập thuộc Công ty 247 - Bộ Quốc phòng, bộ máy quản lý được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, giám đốc công ty trực tiếp điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp, các phòng, ban, phân xưởng. Là một doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, được tổ chức theo cấp quản lý và trực thuộc Quân chủng phòng không - không quân, bộ máy quản lý của xí nghiệp may X19 được tổ chức như sau: Sơ đồ 03: Mô hình bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp may X19 Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng Kế toán Phòng kỹ thuật Phòng KDXNK Phòng Chính trị Cửa hàng Kho sản phẩm PX May cao cấp PX May II PX May I PX Cắt Giám đốc Phòng Kế hoạch  Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: - Giám đốc Công ty: Được UBND thành phố Hà Nội và Bộ Quốc phòng - Quân chủng Phòng không ra quyết định bổ nhiệm, là đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm chính về quản lý Nhà nước, quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh đối với Công ty theo chế độ một thủ trưởng giám đốc công ty còn là người chịu trách nhiệm và quản lý toàn bộ tài chính của công ty. Đồng thời cũng tham gia xem xét, kiểm tra, ký kết những chứng từ, sổ sách kế toán như hoá đơn bán hàng, sổ cái tài khoản. . . - Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Chỉ đạo các công việc liên quan đến việc sản xuất, hướng dẫn công nghệ, phạm vi qui trình kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật cũng có trách nhiệm trong việc quản lý tài chính phục vụ cho kỹ thuật của công ty. Đồng thời, cũng tham gia ký kết nhiều hợp đồng mua bán, thanh lý máy móc, thiết bị v.v.. . - Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Tham gia các hoạt động kinh doanh thương mại của xí nghiệp, tiến hành các hoạt động chào hàng nhằm thu hút nhiều bạn hàng tiêu thụ sản phẩm. - Phòng Kinh doanh - xuất nhập khẩu: Có 1 trưởng phòng và 9 nhân viên chức năng chính là khai thác mua vật tư nguyên liệu, nghiên cứu tìm hiểu thị trường, ký kết các HĐKT, quảng cáo, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, làm thủ tục hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hoá, tham gia các hoạt động kinh doanh, thương mại của xí nghiệp, chịu trách nhiệm khai thác và mở rộng thị trường trong và ngoài nước, giao dịch với khách hàng, thực hiện việc tiếp thị, quảng cáo, tiến hành các hoạt động chào hàng nhằm thu hút nhiều bạn hàng tiêu thụ sản phẩm, đẩy mạnh các hoạt động bán hàng với hiệu quả cao nhất. - Phòng kỹ thuật: Có 1 trưởng phòng và 9 nhân viên chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác kỹ thuật, quản lý tiêu hao nguyên phụ liệu, định mức lao động, chất lượng từng loại sản phẩm; Tổ chức thiết kế, chế mẫu các loại sản phẩm theo ý tưởng khách hàng kết hợp với Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu đưa ra nhiều mẫu hàng đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng; nghiên cứu cải tiến qui trình công nghệ để bảo đảm sản xuất đạt năng xuất cao; phối hợp với các bộ phận để giải quyết những khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm. - Phòng kế hoạch: Có 1 trưởng phòng và 8 nhân viên xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, đôn đốc và giám sát việc thực hiện kế hoạch ở các phòng, phân xưởng sản xuất. Cân đối vật tư cho sản xuất, giải quyết mọi vướng mắc về vật tư trong cả quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp; nắm và tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch báo cáo giám đốc và các cấp có thẩm quyền. - Phòng chính trị: Có 1 trưởng phòng và 5 nhân viên. Tiến hành giáo dục chính trị, tư tưởng trong xí nghiệp theo chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước; ban hành soạn thảo các qui định về mọi hoạt động có liên quan tới Đảng, công tác chính trị đoàn thể như: công đoàn, đoàn viên, thanh niên... góp phần làm cho xí nghiệp phát triển về mọi mặt; cùng các cấp lãnh đạo bồi dưỡng, đào tạo và tuyển chọn cán bộ để bố trí vào các cương vị lãnh đạo, động viên khen thưởng kịp thời những gương việc tốt. - Phòng kế toán: Có 1 trưởng phòng và 5 nhân viên. Chịu trách nhiệm quản lý và đưa vào sử dụng có hiệu quả nhất các loại vốn và quỹ xí nghiệp, thực hiện bảo toàn vốn; hướng dẫn các bộ phận của xí nghiệp mở các loại sổ sách và thực hiện chế độ thống kê, kế toán theo đúng Pháp lệnh kế toán thống kê. Tổ chức ghi chép hạch toán theo từng khoản mục, kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp; theo dõi đôn đốc việc thực hiện hoạt động kinh tế đã ký, các đơn đặt hàng đã được xác nhận. Thanh toán thu hồi công nợ đúng hạn, chủ trì việc khiếu nại của khách hàng. - Cửa hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng, xuất trả hàng và tiếp nhận đơn đặt hàng cho xí nghiệp. 3. Tình hình chung về tổ chức công tác hạch toán của xí nghiệp may X19. 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay, bộ máy kế toán tại xí nghiệp may X19 được tổ chức hình thức kế toán tập trung và tiến hành công tác kế toán theo hình thức nhật ký chung, phương pháp kế toán hàng tồn kho mà xí nghiệp áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, kỳ hạch toán của xí nghiệp là 1 tháng, sử dụng phương pháp khấu hao tuyến tính, đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. *Tại mỗi phân xưởng: Xí nghiệp đều bố trí các nhân viên thống kê, thông kê có nhiệm vụ theo dõi từ khâu nhập nguyên liệu, vật liệu đến khâu sản xuất và trả hàng cho khách hàng. Các nhân viên thống kê: - Thủ kho: theo dõi và báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn. Nguyên liệu, vật liệu của xí nghiệp. - Thống kê phân xưởng cắt: theo dõi chủng loại, số lượng nguyên liệu, vật liệu, đưa vào cắt bán thành phẩm theo từng ngày. Hàng ngày thống kê giao bán thành phẩm xuống ba phân xưởng may và theo dõi năng xuất lao động của từng công nhân phân xưởng cắt trong ngày. -Thống kê phân xưởng may: Tại mỗi phân xưởng may đều có 01 thống kê theo dõi tính năng xuất lao động của từng công nhân phân xưởng may trong ngày. Hàng ngày, nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt giao cho từng công nhân rồi cuối ngày giao thành phẩm xuống kho thành phẩm. - Thống kê kho thành phẩm và cửa hàng: Theo dõi toàn bộ số lượng, chủng loại sản phẩm, mặt hàng đã sản xuất ra trong kỳ và nhập kho thành phẩm còn tồn lại trong kỳ hạch toán. *Tại phòng kế toán: Phòng kế toán gồm có 01 trưởng phòng và 5 nhân viên. + Trưởng phòng kế toán (Kiêm kế toán trưởng): Chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của xí nghiệp, điều hành công việc chung của phòng kế toán, xác định kết quả kinh doanh của xí nghiệp và lập báo cáo tài chính theo từng kỳ hạch toán. + Kế toán tổng hợp (Kiêm kế toán thanh toán): Chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu do kế toán viên cung cấp, theo dõi các khoản công nợ của xí nghiệp... + Kế toán NLVL - CCDC (Kiêm kế toán tiền lương): Thực hiện tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Ngoài ra, kế toán trong kỳ hạch toán, tính toán phân bổ NLVL - CCDC xuất ra trong kỳ. + Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (Kiêm kế toán thành phẩm và tiêu thụ): Có nhiệm vụ xây dựng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kết chuyển chi phí sản xuất vào giá thành sản phẩm, kết chuyển chi phí sản xuất vào giá thành sản phẩm. Ngoài ra, kế toán còn theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm và hạch toán tiêu thụ thành phẩm + Thủ quỹ: Quản lý các khoản vốn bằng tiền của xí nghiệp, phản ánh số hiện có tình hình tăng giảm vốn bằng tiền của xí nghiệp và tiến hành phát lương cho cán bộ công nhân viên xí nghiệp. Sơ đồ 04: Bộ máy kế toán tại xí nghiệp may X19 Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng) Kế toán tổng hợp - Kế toán thanh toán Kế toán NLVL, CCDC - kế toán tiền lương Kế toán tập hợp CPSX, tính giá thành SP - TP và tiêu thụ thành phẩm Thủ quỹ Nhân viên thống kê PX và thủ kho Nhân viên thống kê kho TP và cửa hàng 3.2. Hình thức ghi sổ kế toán. Khi có các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào sổ kế toán. Nghiệp vụ kế toán phát sinh nào liên quan đến các khoản thu- chi của xí nghiệp kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký đặc biệt. Những nghiệp vụ kế toán phát sinh khác, kế toán tiến hành ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Sau đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung. Trên cơ sở nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản rồi từ đó tiến hành lập các bảng phân bổ, bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 05: Trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra II. tình hình Thực tế tổ chức công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may x19 1. Hạch toán thành phẩm 1.1. Đặc điểm thành phẩm và các quy định về quản lý thành phẩm *Đặc điểm thành phẩm: - Sản phẩm của xí nghiệp là quần áo, trang phục đông hè được may đo theo đơn đặt hàng là chủ yếu. Thành phẩm chỉ được giao cho khách sau khi hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng. - Sản phẩm của xí nghiệp rất đa dạng, được chia thành nhiều loại tùy theo từng ngành và từng đơn đặt hàng. Vì vậy, xí nghiệp luôn có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. - Sản phẩm của xí nghiệp là sản phẩm đơn chiếc vì được đo, cắt, may cho từng người theo từng số đo nhưng việc tiêu thụ lại theo từng lô hàng, trong một số ít trường hợp lại tiêu thụ đơn chiếc (Khách hàng đặt may lẻ). - Thành phẩm của xí nghiệp khi sản xuất xong không nhập kho mà chỉ tạm thời đưa vào kho để quản lý trong thời gian chờ khách hàng đến lấy hoặc chờ giao cho khách. Vì vậy, việc hạch toán thành phẩm và quản lý thành phẩm ở xí nghiệp tương đối đơn giản. * Các qui định về quản lý thành phẩm: - Sản phẩm của xí nghiệp được đưa vào kho hoặc giao ngay cho khách khi hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng. - Sản phẩm của xí nghiệp luôn được KCS kiểm tra chặt chẽ, chất lượng sản phẩm luôn đảm bảo và ngày càng được nâng cao. - Phòng Kế hoạch kinh doanh chịu trách nhiệm giám sát tình hình nhập - xuất - tồn kho, dự trữ thành phẩm về mặt hiện vật. 1.2. Hạch toán chi tiết thành phẩm Việc hạch toán chi tiết thành phẩm về hình thức được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song, nhưng thực tế do xí nghiệp không tiến hành nhập kho thành phẩm nên việc hạch toán hết sức đơn giản. - ở kho: Hàng ngày khi nhập xuất kho thành phẩm thủ kho ghi chép vào một quyển sổ theo chỉ tiêu số lượng. Đồng thời, nhân viên theo dõi thành phẩm ở phòng kế hoạch - kinh doanh cũng phản ánh tương tự trên sổ kho. - ở Phòng kế toán: Căn cứ vào báo cáo tồn kho cuối tháng trước và tình hình nhập - xuất trong tháng, tính toán tổng số lượng Xuất - Nhập - Tồn và đối chiếu với số liệu trên sổ kho, lập bảng kê Xuất - Nhập - Tồn thành phẩm. Biểu số 03: Bảng kê xuất - nhập- tồn thành phẩm Tháng 2 năm 2004 Kho: Đ/c Nga STT Tên sản phẩm, hàng hóa ĐVT Số liệu thống kê Số liệu kế toán TĐK Phát sinh TCK TĐK Phát sinh TCK N X N X 1 áo hè lễ phục chiếc 851 120 400 571 851 120 400 571 2 áo len TT " 452 712 555 609 452 712 555 609 ... .... .... .... ... .... ..... .... .... .... ..... 141 Mũ mềm kaki xanh chiếc 53 0 49 04 53 0 49 04 142 Mũ kêpi picô AN " 63 0 60 03 63 0 60 03 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 1.3. Hạch toán tổng hợp thành phẩm. Để hạch toán thành phẩm, xí nghiệp không sử dụng TK 155 - Thành phẩm mà tiến hành hạch toán trực tiếp trên các tài khoản khác liên quan: TK 154 - Chi phí SXKD dở dang TK 632 - GVBH. * Đối với thành phẩm do xí nghiệp tự sản xuất ra: - Xí nghiệp có qui trình sản xuất đơn giản, khép kín, có nhiều loại sản phẩm khác nhau và không có sản phẩm làm dở dang nên xí nghiệp đã áp dụng hình thức tính giá thành giản đơn. Giá thành của sản phẩm sản xuất ra chính là tổng chi phí thực tế phát sinh để sản xuất ra số sản phẩm đó. Để thuận tiện cho việc xác định giá vốn hàng bán, xí nghiệp đã qui đổi tất cả sản phẩm sản xuất ra về một loại sản phẩm gọi là sản phẩm qui chuẩn: áo chiết gấu theo bảng qui đổi Trong tháng 2/2004, xí nghiệp đã sản xuất được 110.241 sản phẩm qui đổi và có bảng tính giá thành như sau:  Biểu số 04: Bảng tính giá thành sản phẩm SL: 110.241 ĐV: đồng TT Khoản mục Sản phẩm đầu tháng Chi phí sản xuất trong tháng Sản phẩm cuối tháng Tổng giá thành 1 Nguyên vật liệu trực tiếp - 747.938.856 - 747.938.856 2 Nhân công trực tiếp - 596.587.771 - 596.587.771 3 Chi phí sản xuất chung - 145.473.373 - 145.473.373 Cộng - 1.490.000.000đ - 1.490.000.000đ * Đối với số thành phẩm xí nghiệp thuê ngoài gia công: Khi nhập kho, xí nghiệp phản ánh trị giá thành phẩm nhập kho theo bút toán sau: Nợ TK 154 Có TK 331 * Đối với hàng hóa mua ngoài: Căn cứ vào các phiếu nhập kho hàng mua ngoài, kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 156 Có TK 331 Cuối tháng, căn cứ vào sổ nhật ký mua hàng để phản ánh vào sổ cái tài khoản 156. Sau khi xác định được giá thành của toàn bộ số hàng sản xuất trong tháng cùng với giá vốn của số hàng gia công và mua ngoài đã tiêu thụ, đồng thời căn cứ vào các hóa đơn bán hàng tập hợp được trong tháng kế toán sẽ xác định được giá vốn của số hàng tiêu thụ và phản ánh vào nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 632 1.101.962.708đ Có TK 154 1.101.962.708đ Căn cứ vào Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản: TK 154, TK 632  Biểu số 05: Sổ cái Tên TK: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Số hiệu: TK 154 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Tháng 2/2004 233.597.849 28/2 X X Chi phí thuê ngoài sản xuất 02 331 43.012.200 X X Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu TT 03 621 747.938.856 X X Kết chuyển chi phí nhân công TT 03 622 596.587.771 X X Kết chuyển chi phí sản xuất chung 03 627 145.473.373 X X Kết chuyển GVBH 04 632 1.101.962.708 Cộng số phát sinh 1.533.012.200 1.101.962.708 DCK 664.647.341 Ngày..28. tháng..2.. năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  Biểu số 06: Sổ cái Tên TK: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK 632 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 28/2 20 5/2 Giá vốn hàng bị trả lại 04 154 8.946.000 28/2 X X Trị giá thực tế TP, hàng hóa tiêu thụ 04 154 156 1.101.962.708 288.037.292 X X Kết chuyển giá vốn hàng bán 04 911 1.381.054.000 Cộng PS 1.390.000.000 1.390.000.000 Ngày..28.. tháng.2... năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm 2.1. Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm và các yêu cầu quản lý *Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm: Xuất phát từ phạm vi hoạt động, qui mô sản xuất và đặc điểm thành phẩm, quá trình tiêu thụ của xí nghiệp có những đặc điểm sau: - ở xí nghiệp, hình thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp thu tiền thanh toán sau một thời gian nhất định theo thoả thuận. - Thành phẩm của xí nghiệp được tiêu thụ chủ yếu ở thị trường miền Bắc theo các HĐKT ký kết. Việc bán hàng phát sinh ngay tại xí nghiệp. - Khi xuất giao thành phẩm cho khách, kế toán viết hóa đơn giá trị gia tăng đồng thời tổ chức giao hàng ngay tại kho của xí nghiệp và sau một thời gian nhất định khách hàng mới thanh toán hoặc cũng có thể khách hàng thanh toán ngay tiền hàng. - Trong một số trường hợp xí nghiệp tổ chức giao hàng tận nơi cho khách căn cứ vào hợp đồng. - Khách hàng của xí nghiệp là những khách hàng quen, có quan hệ lâu dài với xí nghiệp: Viện kiểm sát, quản lý thị trường, kiểm lâm... Nếu giá trị hợp đồng lớn thì khách hàng sẽ ứng trước tiền hàng. - Ngoài ra, xí nghiệp còn tổ chức vận chuyển thành phẩm vào tiêu thụ ở phía Nam thông qua chi nhánh và bán lẻ cho khách hàng thông qua cửa hàng tại xí nghiệp. - Để khuyến khích khách mua hàng, xí nghiệp có chế độ trích thưởng cho khách, mức trích căn cứ vào giá trị hợp đồng và phần chi phí này được hạch toán vào chi phí bán hàng. - Sản phẩm của xí nghiệp được kiểm tra chất lượng kỹ trước khi giao cho khách hàng nên trường hợp hàng bị trả lại rất ít khi xảy ra, chỉ phát sinh do sai số, viết phiếu đo không chính xác... - Các phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt, ngân phiếu, séc... - Kết quả SXKD của doanh nghiệp được xác định hàng tháng. *Các yêu cầu quản lý: Từ những đặc điểm trên, công tác quản lý quá trình tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh phải đáp ứng những yêu cầu sau: - Quá trình tiêu thụ được quản lý chặt chẽ từ khi ký kết hợp đồng tiêu thụ, giao hàng cho khách, thanh toán tiền hàng và xác định các khoản phải nộp cho nhà nước, sau đó xác định kết quả kinh doanh. - Thường xuyên kiểm tra các hợp đồng tiêu thụ cũng như việc thực hiện các chế độ chính sách có liên quan đến tiêu thụ thành phẩm. - Để thúc đẩy tiêu thụ thành phẩm, xí nghiệp còn đề ra những chính sách hỗ trợ tiêu thụ như: Nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành... Việc tìm kiếm khách hàng được xí nghiệp quan tâm đặc biệt. 2.2. Hạch toán doanh thu bán hàng. Theo chế độ kế toán qui định, xí nghiệp may X19 sử dụng Phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT làm chứng từ gốc, làm căn cứ để hạch toán doanh thu. Để phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, kế toán sử dụng tài khoản 511, 131. - Trường hợp khách hàng thanh toán ngay sau khi nhận được hàng thì hóa đơn được chuyển đến Phòng kế toán, thủ quĩ tiến hành thu tiền của khách, ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền” vào tờ hóa đơn. Đây là căn cứ để kế toán ghi vào sổ nhật ký thu tiền. - Trường hợp khách hàng mua chịu thì căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán phản ánh vào sổ nhật ký bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với người mua. * Sổ nhật ký bán hàng: Được mở theo từng tháng đối với những khách hàng trả tiền chậm. Cuối tháng, căn cứ vào “Sổ nhật ký bán hàng”, kế toán lập “Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra” để làm căn cứ xác định số thuế GTGT phải nộp. * Sổ nhật ký thu tiền: Được mở theo từng tháng, dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của xí nghiệp trong đó có nghiệp vụ khách hàng trả tiền ngay sau khi nhận hàng hoặc trong trường hợp khách hàng trả chậm. Căn cứ để ghi nhật ký thu tiền là các phiếu thu và được ghi hàng ngày khi có nghiệp liên quan phát sinh theo từng cột. * Sổ chi tiết thanh toán với người mua: Do đặc điểm thành phẩm của xí nghiệp là quân phục, đồng phục phục vụ cho các đơn vị. Mặt khác, sản phẩm của xí nghiệp có thể cùng lúc đáp ứng nhu cầu cho một đối tượng khách hàng ở các tỉnh khác nhau.Ví dụ: Một loại hàng là áo len VKS thì có thể cung cấp cho khách hàng là VKS Yên Bái, VKS Hải Dương...Nên để thuận tiện trong việc theo dõi quan hệ thanh toán với khách hàng, xí nghiệp mở sổ chi tiết thanh toán với người mua (Sổ chi tiết TK 131). Sổ này được mở cho cả năm chi tiết cho từng loại khách hàng, mỗi tháng được theo dõi trên một hoặc một số trang sổ. * Sổ nhật ký chung: Xí nghiệp sử dụng sổ nhật ký đặc biệt và sổ chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày liên quan đến quá trình tiêu thụ thành phẩm, nên đến cuối tháng chỉ cần căn cứ vào dòng tổng cộng trên “Sổ nhật ký bán hàng” phản ánh vào sổ cái TK 511 và căn cứ vào “Sổ chi tiết thanh toán với người mua” phản ánh vào sổ cái TK 131. Vì xí nghiệp tiêu thụ thành phẩm do xí nghiệp tự sản xuất ra là chủ yếu, trị giá hàng hóa mua về bán không nhiều nên xí nghiệp không mở các tài khoản cấp 2: Doanh thu bán thành phẩm và doanh thu bán hàng hóa mà phản ánh gộp cả hai loại doanh thu này. Cuối tháng sau khi tập hợp chi phí phát sinh trong tháng cùng với trị giá hàng hóa mua về để bán, kế toán xác định giá vốn hàng bán và phản ánh vào nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 632 1.390.000.000 Có TK 154 1.101.962.708 Có TK 156 288.037.292 * Sổ cái: Sổ cái được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong cả niên độ kế toán. Mỗi tài khoản được mở trên một số trang liên tiếp và được theo dõi trong từng tháng. Để phản ánh công tác hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán xí nghiệp mở sổ cái tài khoản: TK 511, TK 131. Biểu số 07: Sổ cái Tên TK: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: TK 511 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 28/2 09 27/2 Doanh thu bán hàng 03 131 1.983.684.607 28/2 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 04 531 11.020.820 Kết chuyển giảm giá hàng bán 04 532 8.000.000 Kết chuyển doanh thu thuần 04 911 1.964.663.787 Cộng số phát sinh 1.983.684.607 1.983.684.607 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng Biểu số 08: Sổ cái Tên TK: Phải thu của khách hàng Số hiệu: TK 131 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có DĐK 1.404.585.507 28/2 01 12/2 Thu TGNH của khách 02 112 628.406.418 28/2 02 12/2 TGNH trả khách 02 112 34.000.000 28/2 03 12/2 Khách hàng nộp TM 02 111 1.006.466.667 28/2 04 13/2 Khách hàng nhận lại TM 02 111 30.217.220 28/2 05 23/2 Khách hàng trả lại hàng bán 04 531 3331 12.122.902 28/2 09 27/2 Bán hàng trong tháng 04 511 3331 2.094.269.212 Cộng SPS 2.158.486.432 1.646.995.987 DCK 1.916.075.952 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.3. Hạch toán thuế giá trị gia tăng Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào khác, đồng thời với việc tiêu thụ thì xí nghiệp cũng phải nộp thuế tiêu thụ, thuế tiêu thụ mà doanh nghiệp phải nộp là thuế GTGT. Số thuế GTGT xí nghiệp phải nộp được tính theo phương pháp khấu trừ với mức thuế suất là 10%. Thuế GTGT phải nộp = (Giá đầu ra x thuế xuất) - (Giá đầu vào x thuế suất) Trên cơ sở bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán và được lập vào cuối tháng và căn cứ vào số thuế GTGT được khấu trừ của hàng mua trong tháng, kế toán xác định số thuế GTGT phải nộp trên “Tờ khai thuế GTGT” theo Mẫu số 11/GTGT. Căn cứ vào các hóa đơn GTGT, Bảng kê của hàng hóa, dịch vụ mua vào và xác định số thuế GTGT được khấu trừ trong tháng và ghi vào dòng “Thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào”. Khi nộp thuế, kế toán phản ánh theo định khoản: Nợ TK 33311 Có TK 111, 112 Ngày 10/2/2004, nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng nộp thuế GTGT tháng 1 vào ngân sách nhà nước: Nợ TK 33311: 40.237.601 Có TK 112: 40.237.601 Cuối tháng, kế toán tiến hành ghi sổ cái tài khoản:133, 33311 Biểu số 09: Sổ cái Tên TK: Thuế GTGT đầu ra Số hiệu: TK 33311 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 10/2 172 10/2 DĐK: Nộp thuế GTGT T1/ 04 vào NSNN 112 40.237.601 40.237.601 4/3 02 2/3 Thuế GTGT của HHDV bán ra 131 110.584.605 4/3 02 2/3 Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại 131 1.102.082 10/3 Thuế GTGT được khấu trừ 133 70.833.158 Cộng số phát sinh 112.172.841 110.584.605 DCK 38.649.365 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.4. Hạch toán hàng bán bị trả lại. Thành phẩm của xí nghiệp đã được bộ phận KCS kiểm tra nghiêm ngặt về chất lượng trước khi giao cho khách nên việc xảy ra hiện tượng hàng hóa kém phẩm chất là gần như không có. Tuy nhiên, qui trình sản xuất của xí nghiệp trải qua nhiều khâu, từ khi đi đo cho khách, viết phiếu đo và phiếu đo này được luân chuyển theo trình tự của qui trình sản xuất do đó có thể dẫn tới hiện tượng sai lẫn hoặc thất lạc. Vì vậy, thành phẩm cuối cùng có thể không chính xác so với số đo ban đầu. Trong trường hợp này, xí nghiệp chấp nhận lại hàng và thường là sửa chữa sau đó giao lại cho khách. - ở kho: Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại hàng hóa nhận lại theo chỉ tiêu số lượng và qui cách, đồng thời nhân viên theo dõi tình hình nhập - xuất -tồn kho thành phẩm ở phòng Kế hoạch kinh doanh sẽ phản ánh vào sổ kho số lượng hàng hóa nhận lại. - ở phòng kế toán: Căn cứ vào cột thành tiền trên phiếu nhập kho, kế toán phản ánh vào “Sổ chi tiết thanh toán với người mua” phần giảm số phải thu của khách hàng (Bao gồm tiền hàng và thuế GTGT). Trình tự kế toán hàng bán bị trả lại đối với số hàng nhập lại kho theo phiếu nhập kho số 20 ngày 05/02 như sau: + Phản ánh doanh thu của số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531 2.816.000đ Có TK 131 2.816.000đ + Phản ánh số tiền trả lại cho người mua về thuế GTGT của số hàng trả lại: (Trong trường hợp này vì khách hàng chưa thanh toán tiền hàng nên kế toán xí nghiệp đã ghi giảm số phải thu): Nợ TK 33311 281.600đ Có TK 131 281.600đ + Phản ánh giá vốn của số hàng bị trả lại nhập kho: Nợ TK 154 1.946.000đ Có TK 632 1.946.000đ (Xí nghiệp phản ánh giá vốn của số hàng bị trả lại nhập kho vào tài khoản 154 vì như trên đã trình bày: Xí nghiệp không sử dụng tài khoản 155 để hạch toán thành phẩm). Cuối tháng, tổng hợp số liệu cột thành tiền trên các phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh vào nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 33311 1.102.082 Nợ TK 531 11.020.820 Có TK 131 12.122.902 Căn cứ vào nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan: Biểu số 10: Sổ cái Tên TK: Hàng bán bị trả lại Số hiệu: TK 531 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 28/2 X X Hàng bán bị trả lại 04 131 11.020.820 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 04 511 11.020.820 Cộng số phát sinh 11.020.820 11.020.820 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.5. Hạch toán giảm giá hàng bán Trong quá trình tiêu thụ có thể phát sinh các khoản giảm giá hàng bán. Như trên đã trình bày, sản phẩm của xí nghiệp luôn đạt tiêu chuẩn chất lượng nhưng đôi khi vì những lý do nhỏ sản phẩm của xí nghiệp sản xuất ra có thể không đúng yêu cầu của khách, trong trường hợp này xí nghiệp chấp nhận giảm giá. Đối với một số hợp đồng xí nghiệp có thể không đảm bảo thời gian giao hàng do những nguyên nhân về lao động, máy móc, nguyên vật liệu..., để giữ chữ tín và quan hệ lâu dài, xí nghiệp cũng chấp nhận giảm giá. Việc giảm giá được xí nghiệp và người mua thỏa thuận sau khi hóa đơn bán hàng đã viết, số giảm này không được ghi trừ trên hóa đơn. Kế toán khi thanh toán khoản giảm giá cho khách hàng, ghi vào sổ quỹ và nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 532 8.000.000đ Nợ TK 3331 800.000đ Có TK 111 8.800.000đ Cuối tháng kết chuyển sang TK 511 Nợ TK 511 8.000.000đ Có TK 532 8.000.000đ Căn cứ vào nhật ký chung để ghi sổ cái: Biểu số 11: Sổ cái Tên TK: Giảm giá hàng bán Số hiệu: TK 532 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 28/2 935 27/2 Trả bằng tiền mặt khoản giảm giá 02 111 8.000.000 28/2 Kết chuyển giảm giá hàng bán 04 511 8.000.000 Cộng số phát sinh 8.000.000 8.000.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.6. Hạch toán chiết khấu thương mại Xí nghiệp không có chiết khấu thương mại, nhưng để khuyến khích khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, xí nghiệp đã có chế độ trích thưởng hợp đồng kinh tế. Khoản thưởng này được tính vào chi phí bán hàng. Cụ thể: - Hợp đồng kinh tế có giá trị dưới 100 triệu thưởng không quá 4% giá trị hợp đồng. - Hợp đồng kinh tế có giá trị dưới 200 triệu thưởng không quá 3% giá trị hợp đồng. - Hợp đồng kinh tế có giá trị dưới 300 triệu thưởng không quá 2% giá trị hợp đồng. - Hợp đồng kinh tế có giá trị từ 300 - 700 triệu thưởng không quá 1% giá trị hợp đồng. - Hợp đồng kinh tế có giá trị trên 700 triệu thưởng không quá 0,5% giá trị hợp đồng. 2.7. Hạch toán chi phí bán hàng Tại xí nghiệp may X19, chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh từ khi hoàn thành thành phẩm đến khi giao cho khách. Chi phí bán hàng ở xí nghiệp được phản ánh và theo dõi trên TK 641 - Chi phí bán hàng. Khi phát sinh các khoản chi phí kế toán phản ánh vào “Sổ chi tiết TK 641” Chi phí bán hàng cuối tháng được kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. *Có một số khoản chi phí phát sinh phục vụ cho công tác bán hàng nhưng xí nghiệp không hạch toán vào chi phí bán hàng như: - Chi phí tiền lương, Bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác cho nhân viên bán hàng ở cửa hàng. Các khoản chi phí này khi phát sinh được xí nghiệp hạch toán vào chi phí sản xuất sản phẩm. Chi phí tiền lương và các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng ở cửa hàng trong tháng 2/2004 là: 1.950.000đ, kế toán định khoản: Nợ TK 632 1.950.000đ Có TK 334 1.638.555đ Có TK 338 311.445đ - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định dùng phục vụ khâu tiêu thụ của xí nghiệp gồm: Nhà kho, cửa hàng. Chi phí khấu hao được hạch toán toàn bộ vào chi phí quản lý doanh nghiệp cùng với chi phí khấu hao những tài sản khác: Nợ TK 642 18.944.842đ Có TK 214 18.944.842đ Kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh theo định khoản sau: Nợ TK 911 61.727.380đ Có TK 641 61.727.380đ Cuối tháng phản ánh vào sổ cái TK 641 như sau: Biểu số 12: Sổ cái Tên TK: Chi phí bán hàng Số hiệu: TK 641 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 28/2 04 23/2 Chi phí bán hàng bằng tiền mặt 04 111 58.592.380 06 19/2 Phân bổ nguyên vật liệu cho bán hàng 04 152 315.000 06 19/2 Phân bổ công cụ dụng cụ cho bán hàng 04 153 2.820.000 Kết chuyển CPBH 04 911 61.727.380 2.8. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Các khoản chi phí trên được phản ánh vào “Sổ chi tiết TK 642” Cuối tháng, kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 217.637.970đ Có TK 642 217.637.970đ Sau đó phản ánh vào sổ cái TK 642 như sau: Biểu số 13: Sổ cái Tên TK: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: TK 642 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC Tài khoản đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 28/2 04 21/2 Chi phí quản lý doanh nghiệp bằng tiền mặt 03 111 90.613.183 06 19/2 Xuất dùng nguyên vật liệu cho QLDN 04 152 2.582.600 07 20/2 Trích khấu hao TSCĐ cho QLDN 04 214 30.828.463 12 25/2 Điện mua ngoài cho QLDN 03 331 859.000 28/2 13 25/2 Tiền lương phải trả cho nhân viên QLDN 04 334 83.384.841 28/2 13 25/2 Các khoản bảo hiểm theo tiền lương 04 338 9.369.883 Kết chuyển chi phí QLDN 911 217.637.970 Cộng 217.637.970 217.637.970 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.9. Hạch toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Cuối tháng, căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, xí nghiệp xác định kết quả kinh doanh, phản ánh vào sổ nhật ký chung. Căn cứ vào nhật ký chung phản ánh vào sổ cái TK 911. Biểu số 14: Sổ cái Tên TK: Xác định kết quả kinh doanh Số hiệu: TK 911 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 2/3 K/c doanh thu thuần 04 511 1.964.663.787 " K/c giá vốn hàng bán 04 632 1.381.054.000 " K/c chi phí bán hàng 04 641 61.727.380 " K/c CPQLDN 04 642 217.637.970 " K/c lãi kinh doanh 04 421 304.244.437 Cộng 1.964.663.787 1.964.663.787 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng Cuối tháng, căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối số phát sinh: Biểu số 15: bảng cân đối sps Tháng 02 năm 2004 Thứ tự Số hiệu tài khoản Tên TK DĐK Phát sinh trong kỳ DCK N C N C N C 1 131 Phải thu của khách hàng 1.404.585.507 2.158.486.432 1.646.995.987 1.916.075.952 2 133 Thuế GTGT được khấu trừ 70.833.158 70.833.158 3 154 Chi phí SXKD dở dang 233.597.849 1.533.012.200 1.101.962.708 664.647.341 4 156 Hàng hóa 29.033.000 300.560.000 288.037.292 41.555.708 5 511 Doanh thu bán hàng 1.983.684.607 1.983.684.607 7 531 Hàng bán bị trả lại 11.020.820 11.020.820 8 532 Giảm giá hàng bán 8.000.000 8.000.000 9 632 Giá vốn hàng bán 1.390.000.000 1.390.000.000 10 641 Chi phí bán hàng 61.727.380 61.727.380 11 642 Chi phí QLDN 217.637.970 217.637.970 12 911 Xác định kết quả KD 1.964.663.787 1.964.663.787 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng ... ... ... ... ... ... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng Phần II Giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may x19 - công ty 247 quân chủng phòng không - không quân I. Nhận xét về công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may x19 Bên cạnh những thành tựu đã đạt được trong thời gian qua, công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của xí nghiệp còn có những tồn tại cần hoàn thiện trong thời gian tới: 1. Về hạch toán thành phẩm Một đặc điểm rất riêng biệt về hạch toán thành phẩm của xí nghiệp là không sử dụng TK 155 - Thành phẩm. Vấn đề này, nhìn chung phù hợp với tình hình thực tế của xí nghiệp vì những lý do sau: - Sản phẩm của xí nghiệp chủ yếu được sản xuất theo đơn đặt hàng nên số lượng sản phẩm sản xuất và số lượng sản phẩm tiêu thụ không có sự chênh lệch quá lớn. - Sản phẩm sau khi hoàn thành thường giao luôn cho khách hàng. Do đó, số lượng sản phẩm tồn kho không nhiều còn nếu có tồn thì sau một thời gian ngắn lại tiêu thụ ngay. - Việc không sử dụng TK 155 - Thành phẩm làm giảm bớt sự phức tạp trong công tác kế toán của xí nghiệp và phù hợp với cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Tuy nhiên, lại làm cho công tác kế toán và công tác quản lý thành phẩm gặp phải một số khó khăn. Thành phẩm của xí nghiệp chủ yếu sản xuất ra theo đơn đặt hàng nhưng không phải toàn bộ (chiếm khoảng 80%). Số còn lại, xí nghiệp tự sản xuất ra trên cơ sở tìm hiểu nhu cầu thị trường và phục vụ cho mục đích bán lẻ. Thực tế cho thấy, cũng có trường hợp khách hàng vì lý do nào đó huỷ bỏ hợp đồng sau khi sản phẩm đã được sản xuất hay trả lại hàng nên xí nghiệp vẫn có sản phẩm tồn kho. Vì không sử dụng tài khoản 155, xí nghiệp đã không quản lý và phản ánh chặt chẽ, chính xác số lượng cũng như trị giá sản phẩm tồn kho. Do đó, việc đưa TK 155 vào hạch toán ở xí nghiệp là cần thiết. Với sự đơn giản vốn có của hình thức kế toán nhật ký chung và trình độ của kế toán viên tại xí nghiệp, em cho rằng đây không phải là vấn đề khó khăn. 2. Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm Hệ thống sổ sách được áp dụng tương đối đầy đủ và khoa học, tạo điều kiện ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình tiêu thụ, đảm bảo xác định chính xác doanh thu bán hàng trong tháng và phù hợp với đặc điểm của thành phần cũng như đặc điểm tiêu thụ và khách hàng của xí nghiệp. Từ đó, làm căn cứ xác định đúng kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, phản ánh các khoản phải nộp nhà nước và tình hình thanh toán với khách hàng. Kế toán tiêu thụ còn chú trọng tới việc quản lý và lưu giữ chứng từ gốc, là cơ sở pháp lý cho việc ghi chép sổ kế toán. Tuy nhiên, kế toán tiêu thụ còn bộc lộ một số mặt hạn chế như sau: - Khi xuất kho thành phẩm tiêu thụ, cuối tháng mới xác định giá vốn của hàng xuất bán và giá vốn đó do xí nghiệp ấn định. Như vậy, không hợp lý, không phản ánh chính xác kết quả kinh doanh. - Kế toán không xác định doanh thu của hàng tự sản xuất và doanh thu của hàng hóa mua ngoài riêng. - Việc tập hợp chi phí bán hàng chưa chính xác, một số khoản chi phí phát sinh phục vụ cho khâu tiêu thụ nhưng lại được hạch toán sang khoản chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí khấu hao nhà kho, cửa hàng, lương và các khoản trả cho nhân viên bán hàng ở cửa hàng. Do đó, công tác hạch toán cũng cần phải được xem xét và hoàn thiện hơn. Bên cạnh đó, chi phí bán hàng cần được tập hợp riêng và phân bổ cho từng đơn đặt hàng trong tháng tạo điều kiện xác định kết quả sản xuất đối với từng đơn đặt hàng, phục vụ tốt công tác quản lý và lập kế hoạch sản xuất sản phẩm. - Việc hạch toán thưởng hợp đồng kinh tế đối với những hợp đồng có giá trị lớn tính vào chi phí bán hàng không hợp lý vì thực chất đây là khoản chiết khấu thương mại. - Việc dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ còn mất nhiều thời gian, gây phức tạp không cần thiết trong việc tiêu thụ sản phẩm ở chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh. II. Một số Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán thành Phẩm và tiêu thụ thành Phẩm tại Xí nghiệp may X19. Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp may X19, sau khi tìm hiểu và nắm bắt thực tế, em nhận thấy: Nhìn chung, công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp được tổ chức tương đối tốt, phần nào đã đáp ứng và phục vụ cho yêu cầu quản lý. Bên cạnh đó, xuất phát từ điều kiện thực tế của xí nghiệp, công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm còn một số vấn đề hạn chế. Sau đây, em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp nhỏ với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng và công tác kế toán của xí nghiệp nói chung: 1. Về bộ máy Kế toán Việc phân công trách nhiệm đối với các kế toán viên rất rõ ràng, cụ thể, hợp lý song để nâng cao trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán thì có thể sau mỗi năm các kế toán viên cần phải đổi phần hành cho nhau. Qua đó, mỗi người sẽ có một tầm nhìn khái quát hơn về kế toán, hiểu sâu sắc từng phần hành công việc và có thể đảm trách trong trường hợp cần thiết. Đồng thời, tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, tránh sự thực hiện trùng lặp giữa các phần hành kế toán. 2. Về hạch toán thành phẩm Theo em, để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý thành phẩm, cần phải đưa TK 155 - Thành phẩm vào hệ thống sổ sách kế toán vì tài khoản này sẽ phản ánh được trị giá thực tế của thành phẩm nhập - xuất - tồn, phục vụ tốt cho công tác quản lý và theo dõi tình hình tiêu thụ. Cụ thể: 2.1. Về chứng từ sử dụng trong công tác nhập kho thành phẩm Mặc dù, xí nghiệp thường giao hàng ngay cho khách khi sản xuất xong nhưng trong nhiều trường hợp thành phẩm sản xuất xong đã lâu nhưng khách hàng chưa đến nhận. Trong trường hợp này, xí nghiệp nên nhập kho số thành phẩm đó và tổ chức quản lý, theo dõi trên sổ sách kế toán. Nhân viên thống kê phân xưởng sẽ viết phiếu nhập kho nhưng chỉ ghi chỉ tiêu số lượng thành phẩm nhập kho và chuyển cho thủ kho làm thủ tục nhập kho thành phẩm. 2.2. Về hạch toán chi tiết thành phẩm Với điều kiện thực tế hiện nay, xí nghiệp nên áp dụng phương pháp thẻ song song trong công tác hạch toán thành phẩm. Cụ thể: - ở kho: Xí nghiệp chuyển sổ kho cho thủ kho giữ, tránh việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và nhân viên theo dõi thành phẩm ở Phòng kế hoạch. - Phòng Kế toán: Căn cứ phiếu nhập - xuất thành phẩm, kế toán kiểm tra, phân loại chứng từ theo từng loại thành phẩm, ghi chép vào sổ chi tiết thành phẩm. Như vậy, hệ thống sổ sách kế toán của xí nghiệp nên bổ sung thêm "Sổ chi tiết thành phẩm". Ví dụ 1: Trong tháng 02/ 2004, xác định được giá thành của một bộ quần áo Comple Roy là 680.427đ. Biểu số 16: Đơn vị: Xí nghiệp X19 Sổ chi tiết thành phẩm Tên thành phẩm: Comple Roy Đơn vị tính: Bộ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn 01.02.2004 40 27.217.080 04 7/02 Nhập Px may cao cấp 154 680.427 45 35.119.215 05 8/02 - 154 30 20.418.810 25 9/02 Xuất VKS Yên Bái 632 79 53.753.733 27 10/02 Xuất Công An Hà Giang 632 15 10.206.405 Cộng 75 51.032.025 94 63.960.138 21 14.288.967 Ngoài ra, xí nghiệp còn có thể lập "Bảng tổng hợp chi tiết thành phẩm" để tổng hợp phần giá trị thành phẩm từ các sổ chi tiết thành phẩm nhằm đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK 155. Sau khi ghi xong tiến hành cộng Bảng tổng hợp và đối chiếu với sổ cái TK 155. Biểu số 17: Bảng tổng hợp chi tiết thành phẩm TK 155 - Thành phẩm Tháng 02/2004 STT Tên thành phẩm Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Comple Roy 27.217.080 51.032.025 63.960.138 14.288.967 2 áo bay ghi dài tay 14.200.568 6.174.160 5.865.452 14.509.276 .... ................ ............. .................. ......... ......... Cộng 706.050.781 263.980.469 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.3. Về hạch toán tổng hợp thành phẩm Bên cạnh việc đưa TK 155 vào hạch toán tổng hợp thành phẩm, kế toán mở thêm sổ cái TK 155. Hạch toán tổng hợp thành phẩm như sau: Trong tháng 02/2004, xí nghiệp sản xuất được 110.241 sản phẩm qui đổi trong đó xuất giao bán ngay không qua kho: 62.000 sản phẩm, nhập kho 48.241 sản phẩm còn lại. - Phản ánh số sản phẩm nhập kho: Nợ TK 155 652.017.761đ Có TK 154 652.017.761đ - Trong tháng 02/2004, xuất bán sản phẩm qua kho, kế toán ghi: Nợ TK 632 263.980.469đ Có TK 155 263.980.469đ - Phản ánh số sản phẩm bán không qua kho: Nợ TK 632 837.982.239đ Có TK 154 837.982.239đ Như vậy, thay cho việc phản ánh toàn bộ giá vốn thành phẩm tiêu thụ vào sổ cái TK 154, kế toán phản ánh vào sổ cái TK 155 như sau: Biểu số 18: Sổ cái Tên TK: Thành phẩm Số hiệu: TK 155 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký chung Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có DĐK xxx 28/2 03 25/2 Nhập kho TP SX 03 154 652.017.761 28/2 08 26/2 Nhập kho TP gia công 03 154 43.012.200 28/2 07 26/2 Bán hàng trong tháng 04 632 263.980.469 28/2 05 27/2 Hàng bán bị trả lại 02 531 11.020.820 706.050.781 263.980.469 DCK xxx Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 3. Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm 3.1. Về sổ chi tiết tiêu thụ Xí nghiệp cần phải mở sổ chi tiết tiêu thụ để theo dõi tình hình tiêu thụ từng loại hàng hóa và thành phẩm cụ thể. Hiện nay, khi phản ánh doanh thu bán hàng, xí nghiệp tính chung cho cả thành phẩm và hàng hóa. Như vậy, chưa hợp lý do đó việc mở sổ chi tiết tiêu thụ sẽ khắc phục nhược điểm này. Biểu số 19: Sổ chi tiết tiêu thụ Tháng 02/2004 Chứng từ Diễn giải Số lượng Doanh thu Giá vốn Thuế Số Ngày Thành phẩm 32 21/2 Comple Roy 94 72.750.000 63.960.138 7.275.000 37 25/2 áo len QLTT 7 2.030.000 1.575.000 203.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng thành phẩm 1.572.623.357 1.101.962.708 69.477.827 20 12/2 Ba lô 130 6.600.000 6.250.000 660.000 27 20/2 Giày da 5 390.000 372.000 39.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng hàng hóa 411.061.250 288.037.292 41.106.125 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 3.2. Về chiết khấu thương mại Tại xí nghiệp may X19, Chiết khấu thương mại được coi như một khoản chi phí và làm giảm lợi nhuận của xí nghiệp. Như vậy, về bản chất, xí nghiệp hạch toán khoản chi phí này vào chi phí bán hàng là không hợp lý. Theo hệ thống kế toán hiện hành, TK 521 - Chiết khấu thương mại phản ánh khoản chi phí này. Vì vậy, xí nghiệp cần phải sử dụng TK 521 vào hạch toán: Sơ đồ 06: Trình tự hạch toán chiết khấu thương mại TK 111,112,131 TK 521 TK 511 Tiền thưởng cho HĐKT cho khách hàng Kết chuyển cuối tháng Cùng với việc sử dụng TK 521, kế toán mở sổ cái TK 521 và phản ánh số chiết khấu thương mại cho khách hàng vào cuối tháng 4. Về hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 4.1. Về việc tập hợp chi phí bán hàng - Chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác cho nhân viên bán hàng ở cửa hàng, xí nghiệp hạch toán vào chi phí sản xuất sản phẩm như vậy là chưa hợp lý. Do đó, xí nghiệp cần phải đưa khoản chi phí này vào chi phí bán hàng và hạch toán như sau: Nợ TK 641 1.950.000đ Có TK 334 1.638.555đ Có TK 338 311.455đ Chi phí khấu hao tài sản cố định: Gồm nhà kho và cửa hàng của xí nghiệp. Chi phí này cần được tập hợp vào chi phí bán hàng theo định khoản: Nợ TK 641 18.944.842 Có TK 214 18.944.842 (Căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định phần tính cho chi phí bán hàng) 4.2. Về phân bổ chi phí, xác định kết quả sản xuất kinh doanh Vì sản phẩm của xí nghiệp là sản phẩm đơn chiếc, chủng loại đa dạng và phần lớn có giá trị thấp nên việc phân bổ chi phí và xác định kết quả sản xuất đối với từng loại sản phẩm là khó có thể thực hiện được. Do đó, kế toán có thể xác định kết quả sản xuất đối với từng đơn đặt hàng thông qua việc tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng đơn đặt hàng. Sau khi xác định kết quả sản xuất cho từng hợp đồng kinh tế, xí nghiệp sẽ có quyết định chính xác, hợp lý về cách thức ký kết và phương hướng sản xuất đối với từng hợp đồng, từ đó tạo điều kiện tăng lợi nhuận cho xí nghiệp. 5. Về tổ chức công tác kế toán máy Xí nghiệp may X19 đang có một số điều kiện rất tốt về trình độ cán bộ kế toán, về trang bị máy móc và đặc biệt là hình thức sổ kế toán Nhật ký chung mà xí nghiệp đang áp dụng rất phù hợp với kế toán máy. Việc sử dụng kế toán máy tại xí nghiệp không những giải quyết các tồn tại về tính kịp thời của kế toán thủ công mà còn đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và hệ thống trong công tác kế toán tại xí nghiệp. Kết luận Công tác hạch toán trong các doanh nghiệp nói chung, hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng là một vấn đề vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tiễn cao. Trong điều kiện đổi mới của nền kinh tế, hệ thống kế toán cũng phải có sự thay đổi cho phù hợp, đặc biệt là hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm bởi vì thành phẩm sản xuất ra và tiêu thụ như thế nào là vấn đề quan tâm hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó. Trong thời gian thực tập tại phòng tài chính kế toán của xí nghiệp may X19, em đã đi sâu vào tìm hiểu về công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Em đã nhận thấy những mặt mạnh xí nghiệp cần phát huy, đồng thời còn một số vấn đề tồn tại. Để khắc phục phần nào những điểm chưa hoàn thiện đó, em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp với mục đích hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may X19. Do thời gian tìm hiểu thực tế không nhiều và trình độ còn có hạn nên chuyên đề không sao tránh khỏi những thiếu sót nhất định, rất mong nhận được sự đóng góp giúp đỡ của các thầy cô giáo trong Khoa Kế toán Trường Đại học kinh tế quốc dân để đề tài này được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 6/ 2004 Sinh viên Trần Trung Tuấn Tài liệu tham khảo - PTS Nguyễn Văn Công : “ Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính” NXB tài chính. - TS Võ Văn Nhị, Th.s Nguyễn Thế Lộc, Th.s Vũ Thu Hằng, Th.s Lý Thị Bích Châu: “Hướng dẫn thực hành trên sổ kế toán”. NXB thống kê - Nguyễn Quang Quynh: “Lý thuyết hạch toán kế toán”. NXB thống kê - Bùi Văn Dương : “Hướng dẫn thực hành chứng từ-sổ sách báo cáo”. NXB thống kê - T.S Đặng Thị Loan : "Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp" - Một số luận văn của các anh chị khoá trước - Tài liệu của xí nghiệp X19 - Công ty 247 - Quân chủng phòng không không quân. - Các chuẩn mực kế toán, thông tư hướng dẫn và các văn bản của bộ tài chính mới ban hành năm 2004. Biểu số 15: bảng cân đối số phát sinh Tháng 02 năm 2004 Thứ tự Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ N C N C N C 1 131 Phải thu của khách hàng 1.404.585.507 2.158.486.432 1.646.995.987 1.916.075.952 2 133 Thuế GTGT được khấu trừ 70.833.158 70.833.158 3 154 Chi phí SXKD dở dang 233.597.849 1.533.012.200 1.101.962.708 664.647.341 4 156 Hàng hóa 29.033.000 300.560.000 288.037.292 41.555.708 5 33311 Thuế GTGT đầu ra 40.237.601 112.172.841 110.584.605 38.649.365 6 511 Doanh thu bán hàng 1.983.684.607 1.983.684.607 7 531 Hàng bán bị trả lại 11.020.820 11.020.820 8 532 Giảm giá hàng bán 8.000.000 8.000.000 9 632 Giá vốn hàng bán 1.390.000.000 1.390.000.000 10 641 Chi phí bán hàng 61.727.380 61.727.380 11 642 Chi phí QLDN 217.637.970 217.637.970 12 911 Xác định kết quả KD 1.964.663.787 1.964.663.787 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng ... ... ... ... ... ... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng