Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh Hioda Motors

hùc tÕ gÇn nhÊt. V× vËy, gi¸ trÞ cña nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho th­êng ®­îc x¸c ®Þnh cao h¬n tæng gi¸ trÞ thùc tÕ. Cø 6 th¸ng mét lÇn, sau khi kiÓm kª hµng tån kho, c«ng ty l¹i ®iÒu chØnh sù chªnh lÖch gi÷a gi¸ trÞ thùc tÕ tån kho tÝnh b»ng l­îng nguyªn vËt liÖu tån kho nh©n víi nh÷ng gi¸ mua gÇn nhÊt vµ gi¸ trÞ trªn sæ c¸i. Chªnh lÖch nµy sÏ ®­îc tÝnh vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. L­îng nguyªn vËt liÖu néi ®Þa yªu cÇu trong th¸ng nµy sÏ ®­îc sö dông hÇu hÕt trong th¸ng tiÕp theo (tØ lÖ xuÊt kho cao). Tæng nguyªn vËt liÖu néi ®Þa biÕn ®éng qua c¸c th¸ng trong n¨m 2004 nh­ sau: Th¸ng Gi¸ trÞ c¸c lÇn nhËp NVL néi ®Þa VND’000 Gi¸ trÞ NVL néi ®Þa ®­a vµo s¶n xuÊt VND’000 Chªnh lÖch VND’000 T1 759.000 695.200 (63.800) T2 764.190 763.000 (1.190) T3 795.900 869.000 73.100 T4 664.740 686.200 21.460 T5 649.170 653.200 4.030 T6 729.300 763.000 33.700 T7 689.880 703.200 13.320 T8 744.930 786.200 41.270 T9 689.190 762.000 72.810 T10 855.900 862.300 6.400 T11 649.290 621.000 (28.290) T12 791.700 856.300 64.600 Tæng 8.783.190 9.020.600 237.410 B¶ng 2: T×nh h×nh biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho cña Hioda Motors n¨m 2004 Nguån: B¸o c¸o chi tiÕt hµng tån kho t¹i Hioda Motors n¨m 2004 T×nh h×nh biÕn ®éng cña nguyªn vËt liÖu néi ®Þa ®­îc thÓ hiÖn qua biÓu ®å sau: BiÓu ®å 3: Nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho n¨m 2004 0 100000 200000 300000 400000 500000 600000 700000 800000 900000 1000000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Th¸ng VND'000 Gi¸ trÞ ®¬n hµng mçi th¸ng nguyªn vËt liÖu néi ®Þa Gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu tån kho ®­a vµo s¶n xuÊt Qua biÓu ®å 3 vµ b¶ng 2 ta cã cïng kÕt luËn lµ gi¸ trÞ cña nh÷ng ®¬n hµng c¸c th¸ng ®Òu kh«ng chªnh lÖch nhiÒu so víi gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho ®­a vµo s¶n xuÊt. C«ng ty còng cã chÝnh s¸ch qu¶n lý ®èi víi lo¹i nguyªn vËt liÖu nµy lµ h­íng tíi m« h×nh JIT. §iÒu nµy lµ hoµn toµn cã c¬ së. HÇu nh­ nh÷ng nhµ cung cÊp nguyªn vËt liÖu néi ®Þa cho c«ng ty ®Òu cïng n»m trong cïng khu c«ng nghiÖp n¬i nhµ m¸y s¶n xuÊt chÝnh cña c«ng ty ®ang ho¹t ®éng. §©y còng lµ nh÷ng nhµ cung cÊp cã uy tÝn vµ ®· ho¹t ®éng l©u n¨m t¹i ViÖt Nam. ChÝnh v× thÕ, hä cã thÓ cung cÊp kÞp thêi, ®Çy ®ñ vµ ®óng chÊt l­îng hµng ho¸ mµ c«ng ty yªu cÇu. M« h×nh qu¶n lý nµy thùc sù ®· gióp c«ng ty trong viÖc gi¶m chi phÝ hµng tån kho nh­ chi phÝ vÒ thêi gian vËn chuyÓn, ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn, kho tµng bÕn b·i, nh©n viªn qu¶n lý kho... Hµng th¸ng, c«ng ty vÉn x¸c ®Þnh l­îng nguyªn vËt liÖu tån kho cho th¸ng tíi trong b¶ng kÕ ho¹ch chi tiÕt cña m×nh: NVL néi ®Þa tån kho th¸ng T = NVL néi ®Þa ­íc tÝnh ®­a vµo s¶n xuÊt theo kÕ ho¹ch th¸ng (T-1) - NVL néi ®Þa tån kho ­íc tÝnh th¸ng (T-1) Tuy nhiªn, th«ng th­êng, l­îng nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho khi hµng vÒ lµ l­îng ®¸p øng kho¶ng 2 ®Õn 3 ngµy s¶n xuÊt mµ th«i. C«ng ty sÏ yªu cÇu ®¬n hµng tuú theo t×nh h×nh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu cña m×nh vµ nhµ cung cÊp sÏ cã thÓ cung cÊp ngay cho Hioda Motors ®óng l­îng hµng mµ c«ng ty ®Æt mua. V× vËy, gÇn nh­ kh«ng cã l­îng nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho an toµn (dù phßng). S¬n, plastic, dÇu ®éng c¬ tån kho S¬n, plastic, dÇu ®éng c¬ tån kho ®­îc x¸c ®Þnh dùa trªn tØ lÖ tiªu chuÈn. §¬n vÞ: USD S¶n phÈm S¬n Plastic DÇu ®éng c¬ DÇu phanh Buddy 15,2 2,908 0,63 Kh«ng Karla 20,97 1,569 0,63 0,08 B¶ng 4: Gi¸ trÞ s¬n, plastic, dÇu trªn tõng lo¹i s¶n phÈm Nguån: B¸o c¸o chi tiÕt thµnh phÇn s¶n phÈm cña Hioda Motors Nh÷ng tØ lÖ tiªu chuÈn nµy ®­îc xem xÐt vµ söa ®æi l¹i (nÕu cÇn thiÕt) 6 th¸ng mét lÇn vµ ®­îc Ban gi¸m ®èc phª duyÖt tr­íc khi ¸p dông. §ång thêi còng 6 th¸ng mét lÇn, sau khi kiÓm kª hµng tån kho, c«ng ty còng ®iÒu chØnh chªnh lÖch gi÷a gi¸ thùc tÕ tÝnh b»ng l­îng s¬n, plastic, dÇu ®éng c¬ nh©n víi nh÷ng gi¸ mua gÇn nhÊt vµ gi¸ trªn sæ c¸i. L­îng s¬n, plastic, dÇu c¸c lo¹i chiÕm tØ lÖ nhá nhÊt trong ba thµnh phÇn cña nguyªn vËt liÖu tån kho. Tuy nhiªn, thiÕu thµnh phÇn nµy, ho¹t ®éng s¶n xuÊt còng kh«ng thÓ tiÕn hµnh nhÞp nhµng ®­îc do sù thèng nhÊt vµ liªn kÕt gi÷a c¸c bé phËn cña s¶n phÈm trong d©y chuyÒn c«ng nghiÖp ®Ó cã thÓ t¹o nªn mét chiÕc xe m¸y hoµn chØnh. L­îng s¬n, plastic, dÇu tån kho qua 3 n¨m cã xu h­íng t¨ng do n¨ng lùc s¶n xuÊt cña c«ng ty ngµy cµng ®­îc c¶i thiÖn. Hioda Motors lu«n cho xuÊt x­ëng l­îng xe m¸y n¨m nay lín h¬n n¨m tr­íc. Mçi th¸ng, c«ng ty còng ®Æt mua mét l­îng võa ®ñ ®Ó ®¸p øng nhu cÇu s¶n xuÊt trong th¸ng tiÕp theo. Nhµ cung cÊp chÝnh cho kho¶n môc nµy lµ C«ng ty TNHH Jumbo Paint, C«ng ty Kiwi Plastic vµ C«ng ty Peppi Oil. C¸c nhµ cung cÊp nµy còng n»m trong hoÆc gÇn nhµ m¸y s¶n xuÊt chÝnh cña Hioda Motors. C«ng ty ¸p dông m« h×nh JIT ®Ó x¸c ®Þnh l­îng hµng tån kho vµ l­îng hµng ®Æt mua mçi lÇn. Còng nh­ nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho, l­îng s¬n, plastic, dÇu tån kho tr­íc khi ®ît hµng míi vÒ còng ®­îc gi÷ ë møc ®ñ ®¸p øng nhu cÇu cña vµi ngµy s¶n xuÊt nhÊt ®Þnh vµ gi¶m ®­îc chi phÝ tån kho cho doanh nghiÖp. 2.2.1.2 Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang (WIP) WIP t¹i Hioda Motors bao gåm nh÷ng kho¶n môc sau: Thµnh phÈm ch­a ®­îc kiÓm tra chÊt l­îng (Non verify quality off): §©y lµ nh÷ng chiÕc xe m¸y ®· ®­îc hoµn thµnh nh­ng ch­a ®­îc kiÓm tra chÊt l­îng vµ ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng xuÊt x­ëng. Nguyªn vËt liÖu t¹i c¸c c«ng ®o¹n cña d©y chuyÒn s¶n xuÊt: pressing, welding, s¬n m¹, l¾p r¸p... Hµng th¸ng, c¸c d©y chuyÒn s¶n xuÊt göi b¸o c¸o lªn phßng kÕ to¸n tµi chÝnh bao gåm hµng tån kho thùc tÕ (c¸c thµnh phÇn) t¹i tõng d©y chuyÒn vµo thêi ®iÓm cuèi th¸ng (th­êng lµ ngµy 28 hµng th¸ng). Sau ®ã, kÕ to¸n chi phÝ s¶n xuÊt sÏ tÝnh to¸n tæng chi phÝ s¶n xuÊt vÒ nguyªn vËt liÖu vµo WIP. Chi phÝ WIP gi¸n tiÕp ®­îc tÝnh to¸n dùa trªn tØ lÖ s¶n xuÊt tiªu chuÈn ®­îc sö dông cho toµn bé n¨m tµi chÝnh. WIP lµ thµnh phÇn khã qu¶n lý cña hµng tån kho. Kh«ng ph¶i ngÉu nhiªn mµ m« h×nh JIT h­íng môc tiªu vµo viÖc tèi thiÓu ho¸ WIP. Tuy nhiªn, t¹i Hioda Motors còng nh­ ®a phÇn c¸c doanh nghiÖp kh¸c, khèng chÕ b¸n thµnh phÈm ch­a ®¹t hiÖu qu¶ v× ch­a cã ph­¬ng ph¸p khèng chÕ ®óng còng nh­ ch­a cã kÕ ho¹ch, chiÕn l­îc ®Ó gi¶i quyÕt lo¹i hµng tån kho nµy. BiÓu ®å 4 cho biÕt gi¸ trÞ WIP cuèi mçi n¨m. WIP biÕn ®éng kh«ng ®Òu, ®iÒu nµy cã thÓ do nhiÒu nguyªn nh©n. Cuèi n¨m 2004, c¸c ph©n x­ëng trong nhµ m¸y ho¹t ®éng liªn tôc ®Ó cã thÓ xuÊt x­ëng thªm mét l­îng xe m¸y b¸n t¹i thÞ tr­êng §«ng D­¬ng trong dÞp TÕt. WIP tån t¹i t¹i tÊt c¶ c¸c c«ng ®o¹n cña d©y chuyÒn s¶n xuÊt tõ ph©n x­ëng s¶n xuÊt c¸c linh kiÖn rêi, ph©n x­ëng lµm s¹ch vµ s¬n m¹, c¸c ph©n x­ëng l¾p r¸p, ph©n x­ëng kiÓm tra vµ ch¹y thö. L­îng WIP cuèi mçi th¸ng ®­îc tÝnh to¸n bëi bé phËn kÕ to¸n chi phÝ dùa trªn c¬ së c¸c b¸o c¸o ®­îc lËp bëi phßng s¶n xuÊt. Sè d­ WIP = Chi phÝ cña c¸c bé phËn hµng tån kho ®­a vµo s¶n xuÊt + Chi phÝ s¶n xuÊt trong k× (Chi phÝ kÕt chuyÓn) Ho¹t ®éng s¶n xuÊt cuèi n¨m ®· lµm t¨ng l­îng chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang, cô thÓ cho tõng dßng s¶n phÈm nh­ sau S¶n phÈm Chi phÝ c¸c bé phËn hµng tån kho ®­a vµo s¶n xuÊt (USD) Chi phÝ s¶n xuÊt kÕt chuyÓn (USD) Tæng (USD) Buddy 182.738 51.337 234.075 Karla 114.881 30.379 145.260 Buddy-4U 83.129 38.595 121.724 Karla9 71.429 33.512 104.940 Tæng WIP 31.12.04 452.177 153.823 606.000 Hµng th¸ng, phßng kÕ to¸n tµi chÝnh tæng hîp WIP theo sè l­îng trong b¶ng b¸o c¸o nh­ sau: H¹ng môc Hµng tån kho ®­a vµo s¶n xuÊt ®Çu k× Hµng tån kho nhËp vµ ®­a vµo s¶n xuÊt trong k× Thµnh phÈm cuèi k× Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang cuèi k× Sè l­îng Gi¸ trÞ Sè l­îng Gi¸ trÞ XuÊt x­ëng Háng Sè l­îng Gi¸ trÞ Tõ b¶ng nµy, cã thÓ theo dâi l­îng hµng tån kho ®Çu k×, nhËp trong k×, kÕt chuyÓn vµo thµnh phÈm s¶n xuÊt trong k× vµ WIP cuèi k×. WIP cuèi k× = Hµng tån kho ®­a vµo s¶n xuÊt ®Çu k× + Hµng tån kho ®­a vµo s¶n xuÊt trong k× - Thµnh phÈm cuèi k×. §ång thêi, ®Ó chi tiÕt h¬n, mçi h¹ng môc cã thÓ ®­îc ph©n ra cô thÓ cho tõng lo¹i s¶n phÈm xe m¸y. 2.2.1.3. Thµnh phÈm Thµnh phÈm kh«ng ph¶i lµ lo¹i hµng tån kho ®­îc chó ý cña c¸c nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp. Tuy nhiªn, l­îng thµnh phÈm còng nh­ chÊt l­îng thµnh phÈm còng lµ nh÷ng vÊn ®Ò cÇn ®­îc quan t©m trong ho¹t ®éng qu¶n lý hµng tån kho. L­îng thµnh phÈm liªn quan ®Õn chi phÝ l­u kho, bÕn b·i. ChÊt l­îng thµnh phÈm liªn quan ®Õn kh¶ n¨ng tiªu thô, doanh thu, lîi nhuËn vµ dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. T¹i ngµy 31 th¸ng 12 2002 USD 2003 USD 2004 USD Thµnh phÈm tån kho 2.164.000 1.462.000 315.000 Thµnh phÈm tån kho qua c¸c n¨m cã chiÒu h­íng ngµy cµng gi¶m. §Õn cuèi n¨m 2004, Hioda Motors ®· lËp ®­îc mét hÖ thèng trªn 50 ®¹i lý. Céng víi nhu cÇu ®i l¹i cña d©n c­ ngµy cµng t¨ng, ho¹t ®éng tiªu thô diÔn ra thuËn lîi. §iÒu ®ã ®· dÉn ®Õn l­îng thµnh phÈm tån kho gi¶m ®i ®¸ng kÓ. Thay vµo ®ã lµ sù t¨ng lªn cña l­îng hµng ho¸ göi b¸n t¹i c¸c ®¹i lý. Thµnh phÈm tån kho bao gåm xe m¸y nguyªn chiÕc vµ phô tïng thay thÕ cho xe m¸y. Khi nhËp hay xuÊt thµnh phÈm, ho¹t ®éng qu¶n lý còng t­¬ng tù nh­ c¸c lo¹i hµng tån kho kh¸c. TÝnh to¸n gi¸ trÞ mét ®¬n vÞ thµnh phÈm ®­îc tiÕn hµnh theo tõng th¸ng dùa trªn c¸c b¸o c¸o cô thÓ vÒ t×nh h×nh kÕt chuyÓn c¸c ®Çu vµo trong d©y chuyÒn s¶n xuÊt. Chi phÝ s¶n xuÊt ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc – xuÊt tr­íc. §Ó qu¶n lý hµng tån kho, phßng kÕ to¸n tµi chÝnh sö dông mÉu b¶ng sau: H¹ng môc §¬n vÞ Sè d­ ®Çu k× NhËp kho XuÊt kho Sè d­ cuèi k× Sè l­îng Gi¸ trÞ Sè l­îng Gi¸ trÞ Sè l­îng Gi¸ trÞ Sè l­îng Gi¸ trÞ §©y lµ lo¹i b¶ng biÓu rÊt ®¬n gi¶n vµ dÔ sö dông. Tõ ®ã cã thÓ biÕt ®­îc l­îng thµnh phÈm biÕn ®éng ra sao trong mét k×. §ång thêi, còng cã thÓ ®èi chiÕu víi phiÕu nhËp vµ phiÕu xuÊt kho t¹i c¸c kho cña c«ng ty. BiÓu ®å 5: Thµnh phÈm tån kho c¸c th¸ng n¨m 2004 0 100000 200000 300000 400000 500000 600000 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Th¸ng USD Th¸ng T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Gi¸ trÞ thµnh phÈm tån kho (ngh×n USD) 325 262 305 453 493 523 430 510 483 532 415 315 B¶ng 5: Thµnh phÈm tån kho cuèi c¸c th¸ng n¨m 2004 (x¸c ®Þnh vµo ngµy 28 hµng th¸ng) cña Hioda Motors Trong n¨m cã sù biÕn ®éng cña thµnh phÈm tån kho gi÷a c¸c th¸ng. Tuy nhiªn, nÕu xÐt tæng thÓ, sù biÕn ®éng nµy kh«ng lín so víi c¸c kho¶n môc kh¸c. TØ lÖ gi¸ trÞ thµnh phÈm tån kho trªn gi¸ vèn hµng b¸n hµng n¨m cña c«ng ty cã xu h­íng gi¶m. N¨m 2002 lµ 3,007%, n¨m 2003 lµ 1,559% vµ n¨m 2004 lµ 0,261%. Cµng më réng ®Þa bµn tiªu thô vµ c¸c ®¹i lý uû quyÒn, l­îng thµnh phÈm l­u kho t¹i c¸c kho b·i chÝnh cña c«ng ty cµng gi¶m. ChÝnh v× thÕ, chi phÝ l­u kho cña lo¹i hµng tån kho nµy chiÕm tØ träng khiªm tèn trong tæng chi phÝ l­u kho. 2.2.2. Chu tr×nh hµng tån kho t¹i Hioda Motors §Ó cã thÓ n¾m b¾t nh÷ng ho¹t ®éng chÝnh liªn quan ®Õn hµng tån kho cña doanh nghiÖp, ta cÇn biÕt chu tr×nh hµng tån kho cña doanh nghiÖp ®ã. Mét chu tr×nh hµng tån kho sÏ thÓ hiÖn ®­îc c¸c chøc n¨ng, hay c¸c ho¹t ®éng chÝnh cña viÖc qu¶n lý hµng tån kho cña doanh nghiÖp. Chøc n¨ng cña chu tr×nh hµng tån kho Chøc n¨ng mua hµng T¹i Hioda Motors, bé phËn thùc hiÖn chøc n¨ng nµy lµ phßng kinh doanh. Tuy nhiªn, quyÒn quyÕt ®Þnh mua hµng thuéc vÒ gi¸m ®èc dùa trªn c¸c b¸o c¸o vµ kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cña phßng kinh doanh kÕt hîp víi c¸c chøng tõ, sæ theo dâi t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån hµng tån kho cña phßng kÕ to¸n tµi chÝnh. Mét nghiÖp vô mua b¾t ®Çu b»ng viÖc bé phËn kho hoÆc bé phËn cã yªu cÇu hµng ho¸ dÞch vô viÕt phiÕu yªu cÇu mua. PhiÕu nµy sÏ ®­îc chuyÓn ®Õn phßng kinh doanh ®Ó lËp ®¬n mua hµng. T¹i Hioda Motors, phiÕu yªu cÇu mua hµng ®­îc lËp ®¬n gi¶n víi mÉu chung nh­ sau: C«ng ty liªn doanh Hioda Motors PhiÕu yªu cÇu mua hµng Sè: 1234 Ngµy 24/11/20XX N¬i yªu cÇu: Kho nguyªn vËt liÖu néi ®Þa Lo¹i hµng: Bé xi lanh cho lo¹i b×nh x¨ng dung tÝch 125cc Sè l­îng: 1000 bé X¸c nhËn cña ®¬n vÞ yªu cÇu MÉu biÓu 2.1: MÉu phiÕu yªu cÇu mua hµng cña c«ng ty Hioda Motors Khi cã ®¬n vÞ yªu cÇu mua hµng, phßng kinh doanh sÏ cã tr¸ch nhiÖm so¹n ®¬n ®Æt mua hµng. Trong ®¬n ®Æt mua hµng cña c«ng ty, nh÷ng néi dung yªu cÇu ®Òu ®­îc chØ râ. Sù râ rµng trong chøng tõ sæ s¸ch còng lµ mét yÕu tè gióp c¸c nhµ qu¶n lý thùc hiÖn ®­îc tèt nhiÖm vô qu¶n lý hµng tån kho cña m×nh. Khi lËp phiÕu yªu cÇu mua hµng, phßng kinh doanh sÏ chuÈn bÞ hai liªn: mét liªn göi ®Õn phßng kÕ to¸n tµi chÝnh, mét liªn chuyÓn tíi ®¬n vÞ yªu cÇu mua hµng dÓ lµm c¨n cø ®èi chiÕu. C«ng ty liªn doanh Hioda Motors L« ... Khu C«ng nghiÖp Th¨ng Long §¬n ®Æt mua hµng Sè: AB123 Ngµy: 24/11/20XX Göi tíi: C«ng ty Jumbo Paint §/c: Sè...§­êng...Thµnh phè Hµ Néi Chóng t«i ®Æt mua: Lo¹i hµng §¬n vÞ ®o Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn S¬n 502 Thïng 20 300USD 6.000USD Ph­¬ng thøc vËn chuyÓn: B»ng xe t¶i vµ giao tËn n¬i §iÒu kiÖn thanh to¸n: Thanh to¸n trong vßng kh«ng qu¸ 20 ngµy, thanh to¸n b»ng chuyÓn kho¶n qua Ng©n hµng Ngo¹i th­¬ng ViÖt Nam. MÉu biÓu 2.2: MÉu ®¬n ®Æt mua hµng c«ng ty Hioda Motors Chøc n¨ng nhËn hµng §Ó ®¶m b¶o sù t¸ch biÖt trong qu¶n lý, hµng ho¸ vËt t­ mua vÒ sÏ ®­îc giao cho phßng nhËn hµng kiÓm tra. T¹i Hioda Motors, tuy ch­a cã h¼n mét phßng ban riªng nh­ng ®· cã mét bé phËn chuyªn kiÓm hµng. Bé phËn nµy cã tr¸ch nhiÖm x¸c ®Þnh sè l­îng hµng nhËp, kiÓm ®Þnh ngÉu nhiªn xem hµng cã phï hîp víi yªu cÇu trong ®¬n ®Æt hµng kh«ng, lo¹i bá c¸c hµng bÞ ®æ vì hoÆc bÞ lçi háng, lËp biªn b¶n nhËn hµng, chuyÓn hµng nhËn tíi bé phËn kho. Chøc n¨ng l­u kho TÊt c¶ hµng sÏ ®­îc chuyÓn tíi kho, ®­îc qu¶n lý kho kiÓm tra chÊt l­îng vµ sè l­îng mét lÇn n÷a, sau ®ã sÏ ®­îc nhËp kho. Mçi khi nhËp kho, thñ kho sÏ lËp phiÕu nhËp kho vµ bé phËn kho th«ng b¸o lªn phßng kÕ to¸n tµi chÝnh vÒ sè l­îng hµng nhËn vµ cho nhËp kho. C«ng ty liªn doanh Hioda Motors PhiÕu nhËp kho Ngµy: 20/12.20XX Sè phiÕu: 1357 NhËp t¹i: kho s¬n, plastic, dÇu STT Chñng lo¹i §¬n vÞ Sè l­îng §¬n gi¸ USD) Thµnh tiÒn (USD) 1 S¬n Jumbo Thïng 100 200 20.000 2 DÇu Peppi Oil Can 120 50 6.000 Tæng céng 26.000 Ghi chó Ng­êi giao hµng Thñ kho Linh Th¾ng MÉu biÓu 2.3: MÉu phiÕu nhËp kho c«ng ty Hioda Motors Chøc n¨ng xuÊt kho Khi xuÊt kho, bé phËn kho lu«n yªu cÇu ®¬n vÞ cã nhu cÇu cã PhiÕu yªu cÇu sö dông vËt t­ hµng ho¸ ®· ®­îc tr­ëng ®¬n vÞ ®ã phª duyÖt. PhiÕu yªu cÇu ®­îc lËp lµm ba liªn: mét liªn ®¬n vÞ cã nhu cÇu gi÷, mét liªn chuyÓn cho bé phËn kho lµm c¨n cø xuÊt vµ h¹ch to¸n vµ mét liªn ®­îc chuyÓn cho phßng kÕ to¸n tµi chÝnh ®Ó ghi sæ. C«ng ty liªn doanh Hioda Motors PhiÕu xuÊt kho MÉu sè 02-VT Ban hµnh theo Q§1141-TC/Q§/C§KT ngµy 01/11/1995-BTC Ngµy: 20/11/20XX Sè: BD235 Lý do xuÊt: xuÊt cho ph©n x­ëng l¾p r¸p XuÊt t¹i: kho nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu STT Chñng lo¹i §¬n vÞ Sè l­îng §¬n gi¸ (USD) Thµnh tiÒn (USD) Yªu cÇu Thùc xuÊt 1 Xi lanh 125 cc ChiÕc 100 100 60 6.000 Tæng céng 6.000 Ghi chó Ng­êi nhËn Thñ kho C­êng Th¾ng MÉu biÓu 2.4: PhiÕu xuÊt kho c«ng ty Hioda Motors Chøc n¨ng s¶n xuÊt ViÖc s¶n xuÊt ®­îc kiÓm so¸t chÆt chÏ b»ng kÕ ho¹ch vµ lÞch tr×nh s¶n xuÊt. KÕ ho¹ch nµy ®­îc dùa trªn nhu cÇu ­íc tÝnh ®èi víi s¶n phÈm cña c«ng ty còng nh­ dùa vµo t×nh h×nh thùc tÕ hµng tån kho hiÖn cã. §iÒu nµy lµ rÊt cÇn thiÕt, ®Æc biÖt ®èi víi nh÷ng doanh nghiÖp s¶n xuÊt s¶n phÈm cã gi¸ trÞ cao nh­ Hioda Motors. KÓ tõ khi nguyªn vËt liÖu ®­îc chuyÓn tíi ph©n x­ëng cho tíi khi c¸c s¶n phÈm ®­îc hoµn thµnh vµ ®­îc chuyÓn vµo kho thµnh phÈm th× ng­êi gi¸m s¸t s¶n xuÊt ®­îc ph©n c«ng theo dâi sÏ cã tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t vµ n¾m ch¾c tÊt c¶ t×nh h×nh cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. C¸c chøng tõ ®­îc sö dông trong giai ®o¹n s¶n xuÊt liªn quan ®Õn hµng tån kho lµ: PhiÕu yªu cÇu sö dông vËt t­, PhiÕu xuÊt kho, B¶ng chÊm c«ng, c¸c b¶ng kª, B¶ng ph©n bæ... vµ hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n chi phÝ. Cuèi cïng, tr­íc khi nhËp kho thµnh phÈm hoÆc chuyÓn ®i tiªu thô, c«ng t¸c kiÓm ®Þnh chÊt l­îng ®­îc thùc hiÖn nghiªm ngÆt nh»m ®¶m b¶o s¶n phÈm xuÊt b¸n ®ñ tiªu chuÈn, ph¸t hiÖn kÞp thêi c¸c s¶n phÈm háng, lçi hoÆc kh«ng ®¹t c¸c th«ng sè kÜ thuËt theo yªu cÇu. L­u kho thµnh phÈm S¶n phÈm hoµn thµnh trong kh©u s¶n xuÊt ®­îc kiÓm ®Þnh xong sÏ ®­îc nhËp kho l­u tr÷ chê b¸n. XuÊt thµnh phÈm ®i tiªu thô Khi cã §¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng ®­îc phßng kinh doanh – bé phËn b¸n hµng phª chuÈn. Khi xuÊt kho thµnh phÈm thñ kho sÏ lËp phiÕu xuÊt kho nh­ mÉu biÓu sè 2.4 ë trªn, bé phËn vËn chuyÓn sÏ lËp phiÕu vËn chuyÓn hµng cã néi dung cô thÓ. PhiÕu nµy còng ®­îc lËp lµm ba liªn: mét liªn l­u t¹i bé phËn tiÕp vËn, mét liªn l­u t¹i bé phËn b¸n hµng cïng ®¬n ®Æt hµng lµm c¨n cø ghi ho¸ ®¬n cho kh¸ch hµng, liªn thø ba sÏ ®­îc ®Ýnh kÌm bªn ngoµi bao kiÖn cña hµng ho¸ trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn. C«ng ty liªn doanh Hioda Motors Ngµy: 21/10/20XX Sè: VC124 PhiÕu vËn chuyÓn hµng kiªm biªn b¶n giao nhËn ChuyÓn tíi: C«ng ty TNHH B×nh Minh Theo ®¬n ®Æt hµng sè: 9469 §¬n vÞ vËn chuyÓn: Bé phËn tiÕp vËn STT Chñng lo¹i §¬n vÞ Tæng sè l­îng §¬n gi¸ (USD) Thµnh tiÒn (USD) Yªu cÇu Thùc xuÊt 1 Xe m¸y Buddy-KPL ChiÕc 50 50 1000 50.000 Tæng céng 50.000 Ng­êi ®ãng hµng TuÊn Ng­êi nhËn hµng Minh MÉu biÓu sè 2.5: PhiÕu vËn chuyÓn hµng kiªm biªn b¶n bµn giao c«ng ty Hioda Motors HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n hµng tån kho HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n hµng tån kho ®ãng vai trß quan träng nhÊt trong hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña c«ng ty ®èi víi hµng tån kho. NhËn thøc ®­îc vÊn ®Ò nµy, phßng kÕ to¸n tµi chÝnh vµ c¸c phßng ban cã liªn quan ®· lËp vµ ghi chÐp mét c¸ch cÈn thËn nh÷ng nghiÖp vô liªn quan ®Õn hµng tån kho. HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n cña c«ng ty ®· ph¶n ¸nh ®­îc nh÷ng th«ng tin vÒ l­îng hµng tån kho ®ang cã, t×nh h×nh mua, b¸n hµng tån kho còng nh­ t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô, gi¸ trÞ s¶n phÈm dë dang vµ gi¸ thµnh phÈm nhËp kho. Chøng tõ bao gåm sæ chi tiÕt, sæ phô, sæ c¸i, c¸c b¸o biÓu liªn quan. Mét c¸ch tæng quan, hÖ thèng sæ s¸ch vµ ph­¬ng c¸ch tæ chøc liªn hÖ c¸c phßng ban trong ho¹t ®éng qu¶n lý hµng tån kho cña Hioda Motors ®· ®­îc chó ý vµ thùc hiÖn tèt trong nh÷ng n¨m qua. §Ó cã thÓ ®¸nh gi¸ kÜ l­ìng vÒ hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho t¹i Hioda Motors ta cÇn xem xÐt trªn mét sè khÝa c¹nh quan träng nh­ qua ph©n tÝch tµi chÝnh, qua so s¸nh m« h×nh dù tr÷ hiÖu qu¶ vµ tham kh¶o ý kiÕn cña kiÓm to¸n ®éc lËp vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t hµng tån kho t¹i c«ng ty. 2.3. §¸nh gi¸ hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho t¹i Hioda Motors 2.3.1. §¸nh gi¸ hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho th«ng qua c¸c chØ sè tµi chÝnh Kh«ng thÓ phñ nhËn tÝnh ­u viÖt cña nh÷ng chØ sè tµi chÝnh trong viÖc ®¸nh gi¸ ®Þnh tÝnh vµ ®Þnh l­îng vÒ mét ho¹t ®éng nµo ®ã cña doanh nghiÖp. §Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho t¹i Hioda Motors ta còng b¾t ®Çu tõ c¸c chØ sè nµy. Trong lÞch sö, l­îng hµng tån kho tÝch tr÷ tõng ®­îc biÓu tr­ng cho sù giµu cã, lµ th­íc ®o tµi s¶n cña mét th­¬ng gia. Tuy nhiªn, khi khoa häc qu¶n lý ph¸t triÓn, c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp ®· tõ bá kh¸i niÖm tÝch tr÷ hµng ho¸, coi träng tÝnh l­u ®éng cña hµng tån kho. C¸c chØ sè trªn ®Òu ®­a ra cïng mét kÕt luËn: hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho cña c«ng ty ngµy cµng ®­îc c¶i thiÖn. Vßng quay hµng tån kho ®· t¨ng lªn trong ba n¨m liªn tiÕp. Mét ®¬n vÞ hµng tån kho ®· ®em l¹i ngµy cµng nhiÒu ®¬n vÞ doanh thu. HÖ qu¶ cña ®iÒu nµy lµ thêi gian mét vßng lu©n chuyÓn cña hµng tån kho còng t¨ng lªn gi÷a c¸c n¨m. Sè ngµy cÇn thiÕt cho hµng tån kho lu©n chuyÓn ®­îc mét vßng ®· gi¶m tõ h¬n 1 th¸ng xuèng kho¶ng 18 ngµy. §iÒu nµy cho thÊy tèc ®é lu©n chuyÓn vèn l­u ®éng t¹i c«ng ty ngµy cµng t¨ng. Tèc ®é lu©n chuyÓn vèn cao gióp ®Èy nhanh qu¸ tr×nh thu håi vèn, tiÕp tôc t¸i ®Çu t­ cho k× s¶n xuÊt – kinh doanh tiÕp theo, n¾m b¾t thªm nh÷ng c¬ héi kinh doanh míi. §ång thêi, hÖ sè ®¶m nhiÖm hµng tån kho còng gi¶m ®i râ rÖt. HÖ sè nµy cµng nhá, hiÖu qu¶ sö dông vèn ngµy cµng cao, sè vèn tiÕt kiÖm ®­îc cµng nhiÒu. Kh¶ n¨ng sinh lîi cña hµng tån kho còng t¨ng lªn. §iÒu nµy ®­îc lÝ gi¶i bëi lîi nhuËn t¨ng lªn vµ hµng tån kho gi¶m ®i qua c¸c n¨m tµi chÝnh. Tèc ®é gi¶m cña hµng tån kho l¹i cao h¬n tèc ®é t¨ng cña lîi nhuËn tr­íc thuÕ. V× thÕ, kh¶ n¨ng sinh lîi cña hµng tån kho cµng t¨ng. Tuy nhiªn, c¸c chØ sè tµi chÝnh chØ ph¶n ¸nh ®­îc mét phÇn nµo ®ã t×nh h×nh qu¶n lý hµng tån kho thùc tÕ t¹i doanh nghiÖp. C¸c sè liÖu cho thÊy vÒ mÆt ®Þnh l­îng, hiÖu qu¶ qu¶n lý vµ sö dông hµng tån kho qua ba n¨m cña Hioda Motors ®· t¨ng lªn. §iÒu nµy sÏ gióp c«ng ty gi¶m ®­îc nhiÒu chi phÝ, t¨ng tèc ®é lu©n chuyÓn vèn, t¨ng doanh thu vµ lîi nhuËn. 2.3.2. §¸nh gi¸ hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho th«ng qua hÖ thèng kiÓm so¸t hµng tån kho t¹i Hioda Motors Nh¾c ®Õn ho¹t ®éng qu¶n lý lµ nh¾c ®Õn nguån nh©n lùc. §Ó cã thÓ qu¶n lý hiÖu qu¶ bÊt cø mét ®èi t­îng nµo, víi h×nh thøc nµo còng cÇn tæ chøc khoa häc, hîp lý c¸c bé phËn cã tr¸ch nhiÖm, t¸ch biÖt c¸c bé phËn ®ã víi sù chuyªn m«n ho¸ râ rµng. Qu¶n lý hµng tån kho lµ ho¹t ®éng kh¸ phøc t¹p, ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i biÕt tæ chøc vµ ph©n c«ng c¸c phßng ban mét c¸ch hîp lý. T¹i Hioda Motors, cã hai phßng ban thùc hiÖn ho¹t ®éng nµy lµ phßng kÕ to¸n tµi chÝnh vµ phßng kinh doanh, cïng c¸c bé phËn d­íi c¸c kho, ph©n x­ëng vµ bé phËn chuyªn tr¸ch kiÓm tra. VÒ c¬ b¶n, hÖ thèng tæ chøc nµy ®· thùc hiÖn kh¸ tèt nhiÖm vô cña m×nh. Tuy nhiªn, víi nguyªn t¾c cña mét hÖ thèng qu¶n lý hµng tån kho (c¸c bé phËn ph¶i chuyªn tr¸ch vÒ mét c«ng viÖc nµo ®ã trong toµn bé chu tr×nh vµ ph¶i ®éc lËp víi nhau), hÖ thèng tæ chøc qu¶n lý hµng tån kho cña Hioda Motors cßn cã mét sè nh­îc ®iÓm cÇn ®­îc c¶i thiÖn. HiÖn nay, phßng kinh doanh vÉn kiªm nhiÒu nhiÖm vô lµ mua hµng ho¸ vËt t­, phª chuÈn xuÊt thµnh phÈm theo ®¬n ®Æt mua hµng. §èi víi mét doanh nghiÖp nhá cã thÓ thùc hiÖn nh­ vËy. Tuy nhiªn, Hioda Motors lµ mét c«ng ty cã ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh kh¸ s«i ®éng, l­îng vèn ®Çu t­ t­¬ng ®èi lín. §Ó cã mét hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé thÝch ®¸ng víi c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn hµng tån kho, mçi phßng ban chØ nªn kiªm nhiÖm mét chøc n¨ng nhÊt ®Þnh. Ngoµi ra, bé phËn nhËn vµ kiÓm tra hµng vÉn ch­a ®­îc thµnh lËp thµnh phßng riªng biÖt víi c¸c phßng mua hµng, l­u hµng vµ vËn chuyÓn. Chøc n¨ng cña phßng nµy rÊt quan träng, b¶o ®¶m hµng vµo kho ®¸p øng chÊt l­îng vµ tiªu chuÈn kÜ thuËt ®Ò ra. Tuy nhiªn, t¹i Hioda Motors, ho¹t ®éng cña bé phËn nµy vÉn ch­a ®­îc t¨ng c­êng. HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n hµng tån kho vÒ c¬ b¶n ®­îc ghi chÐp cÈn thËn, cô thÓ. Tuy nhiªn, ®Ó qu¶n lý ®­îc c¶ chÊt l­îng vµ sè l­îng hµng tån kho, hÖ thèng sæ s¸ch nµy cÇn ®­îc hoµn thiÖn thªm, c¸c mÉu phiÕu nh­ PhiÕu nhËp kho, xuÊt kho ch­a nªu râ nhu cÇu nhËp, xuÊt ph¸t sinh dùa trªn môc ®Ých hay c¬ së nµo (§¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng, kÕ ho¹ch mua hµng tõ nhµ cung cÊp cña kho nµo, lo¹i hµng g×...). NÕu c«ng ty thiÕt kÕ c¸c lo¹i phiÕu cÇn thiÕt trong chu tr×nh qu¸ ®¬n gi¶n cã thÓ dÉn ®Õn viÖc sö dông thiÕu môc ®Ých râ rµng cã thÓ g©y l·ng phÝ hoÆc gian lËn, chøng tõ thiÕu thèng nhÊt g©y khã kh¨n cho chÝnh c¸c nhµ qu¶n lý. C«ng ty ®· thùc hiÖn kiÓm kª th­êng xuyªn ®èi víi hÇu hÕt c¸c lo¹i hµng tån kho. Tuy nhiªn, c«ng cô vµ dông cô, tuy lµ thµnh phÇn phô, ch­a ®­îc chó ý kiÓm kª thÝch hîp. Cô thÓ lµ c¸c lo¹i hµng tån kho kh¸c ®Òu cã biªn b¶n kiÓm kª tõng th¸ng vµ cuèi n¨m nh­ng c«ng cô dông cô l¹i kh«ng ®­îc kiÓm kª l¹i vµo cuèi n¨m. Nh­ vËy, ho¹t ®éng qu¶n lý hµng tån kho vÉn ch­a ®Òu, ch­a thèng nhÊt gi÷a c¸c thµnh phÇn ®ßi hái doanh nghiÖp cÇn xem xÐt thªm. 2.3.3. §¸nh gi¸ hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho t¹i Hioda Motors qua c¸c m« h×nh dù tr÷ Mçi mét doanh nghiÖp khi ®i vµo s¶n xuÊt kinh doanh còng cè g¾ng t×m cho m×nh mét m« h×nh qu¶n lý hµng tån kho phï hîp. Víi mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt trong ngµnh c«ng nghiÖp xe m¸y nh­ Hioda Motors, ®iÒu nµy l¹i cµng quan träng v× nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô, thµnh phÈm... ®Òu ®ãng nh÷ng vai trß nhÊt ®Þnh trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt. Tuy nhiªn, kh«ng ph¶i lo¹i hµng tån kho nµo còng ¸p dông m« h×nh EOQ hay m« h×nh JIT mét c¸ch cøng nh¾c mµ tïy vµo ®Æc ®iÓm cña lo¹i hµng tån kho ®ã, mèi quan hÖ cña doanh nghiÖp víi bªn ngoµi, nhu cÇu cña thÞ tr­êng mµ doanh nghiÖp t×m nh÷ng m« h×nh phï hîp cho riªng m×nh. Dùa vµo tØ träng cña tõng thµnh phÇn hµng tån kho, c«ng ty sÏ x¸c ®Þnh l­îng ®Æt mua thÝch hîp cho tõng ®¬n hµng. ChØ tiªu Gi¸ trÞ trong mét ®¬n vÞ s¶n phÈm (USD) TØ träng trong gi¸ trÞ mét ®¬n vÞ s¶n phÈm Nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu bao gåm c¶ thuÕ 540 54% Nguyªn vËt liÖu néi ®Þa 420 42% C¸c lo¹i kh¸c 40 4% Gi¸ trÞ trung b×nh mét ®¬n vÞ s¶n phÈm 1000 100% Nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu Nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu ®­îc ®Æt mua trung b×nh mçi th¸ng mét lÇn. Gi¸ trÞ ®Æt mua mçi lÇn dùa trªn gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu ­íc tÝnh ®­a vµo s¶n xuÊt th¸ng ®ã. Gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu vµ thuÕ nhËp khÈu tÝnh trªn mét ®¬n vÞ s¶n phÈm b×nh qu©n lµ 54%. Dùa vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt trong th¸ng, c«ng ty sÏ x¸c ®Þnh l­îng ®Æt mua mçi lÇn. Tuy nhiªn, gi÷a kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn lu«n cã mét ®é chªnh lÖch nhÊt ®Þnh. C«ng ty x¸c ®Þnh l­îng nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu ®Æt mua mçi ®¬n hµng theo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt hµng th¸ng víi c¬ së: NVL nhËp khÈu th¸ng (T) = Tæng gi¸ trÞ s¶n xuÊt theo kÕ ho¹ch th¸ng (T) x 54% Trong ®ã, tØ lÖ 54% dùa trªn gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu trªn mét ®¬n vÞ s¶n phÈm hoµn thµnh. Tuy nhiªn, thêi gian ®Ó hµng vÒ ®Õn c¶ng H¶i Phßng trung b×nh lµ 20 ngµy (n¬i s¶n xuÊt chÝnh cña C«ng ty §«ng T©y – nhµ cung cÊp nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu chÝnh cña Hioda Motors ®­îc ®Æt t¹i In®«nªxia) vµ vÒ ®Õn kho cña c«ng ty lµ 30 ngµy. §iÒu nµy cã ¶nh h­ëng quan träng ®Õn c¸ch tÝnh l­îng nguyªn vËt liÖu nhËp theo mçi ®¬n hµng. Trung b×nh mét lÇn ®Æt hµng cã gi¸ trÞ: 1.623.000 USD Gi¸ trÞ trung b×nh mét ®¬n vÞ nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu: 540 USD L­îng ®Æt hµng trung b×nh mçi lÇn: 1.623.000/540 = 3000 (bé) Tõ ®©y ta cã nhu cÇu hµng ho¸ trung b×nh mét n¨m: 3000 x 12 = 36.000 (bé) Chi phÝ cho mét lÇn ®Æt hµng bao gåm: Chi phÝ qu¶n lý giao dÞch 4000USD (C2) bao gåm chi phÝ ®µm ph¸n th­¬ng l­îng, héi häp, vËn chuyÓn hµng ho¸ tõ c¶ng H¶i Phßng vÒ nhµ m¸y s¶n xuÊt chÝnh t¹i Hµ Néi. Chi phÝ l­u kho mét bé nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu trung b×nh lµ 50 USD (C1) bao gåm chi phÝ b¶o qu¶n 15 USD vµ chi phÝ tµi chÝnh (thuÕ 30 USD, b¶o hiÓm 5 USD). XÐt theo m« h×nh EOQ ta cã l­îng ®Æt hµng tèi ­u lµ: Sè lÇn ®Æt hµng trong n¨m lµ: 36.000/2.400 = 15 lÇn Thêi gian gi÷a mçi lÇn ®Æt hµng lµ: 360/15 = 24 ngµy Nh­ vËy, l­îng ®Æt hµng tèi ­u thÊp h¬n l­îng ®Æt hµng trung b×nh cña c«ng ty vµ sè lÇn ®Æt hµng trong n¨m sÏ lµ 15 lÇn. XÐt vÒ tæng thÓ, ®©y còng kh«ng ph¶i lµ sù chªnh lÖch lín. H¬n n÷a, gi÷a kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ thùc tiÔn s¶n xuÊt diÔn ra trong th¸ng kh«ng hoµn toµn trïng nhau. V× thÕ, nhu cÇu ë ®©y chØ cã thÓ xem xÐt d­íi khÝa c¹nh b×nh qu©n ho¸. Theo xu h­íng nµy, c«ng ty ®ang ®Þnh h­íng qu¶n lý hµng tån kho nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu tån kho theo m« h×nh EOQ. Víi tØ lÖ nhËp khÈu ngµy cµng gi¶m, vÒ dµi h¹n, m« h×nh nµy sÏ bÞ thu hÑp. ChØ cã nh÷ng lo¹i nguyªn vËt liÖu nµo thùc sù cÇn nhËp khÈu míi ¸p dông m« h×nh nµy ®Ó x¸c ®Þnh l­îng ®Æt hµng tèi ­u. Thêi gian giao hµng tõ c¶ng H¶i Phßng vÒ ®Õn nhµ m¸y cña c«ng ty trung b×nh lµ 10 ngµy. Mçi ngµy c«ng ty sö dông sè nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu trung b×nh = Tæng nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu ®­a vµo s¶n xuÊt trong n¨m / 360 ngµy = 85(bé) VËy, ®iÓm ®Æt hµng míi lµ 85 x 10 = 850 (bé). Trªn thùc tÕ, c«ng ty ch­a x¸c ®Þnh cô thÓ ngµy ®Æt hµng mµ ­íc l­îng theo kh¶ n¨ng s¶n xuÊt, ®Æt hµng vµo nh÷ng ngµy cuèi th¸ng. C«ng ty ch­a x¸c ®Þnh l­îng dù tr÷ an toµn v× cho r»ng t¹i thêi ®iÓm ®Æt hµng, l­îng nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu tån kho vÉn ®ñ ®¸p øng nhu cÇu trong nh÷ng ngµy l« hµng míi ch­a vÒ ®Õn nhµ m¸y. Tuy nhiªn, ®iÒu nµy cã thÓ dÉn ®Õn nhiÒu kÕt qu¶ kh«ng l­êng hÕt nh­ tµu chë hµng trªn ®­êng gÆp trôc trÆc kh«ng vÒ kÞp nªn ngµy giao hµng bÞ lïi l¹i, ®· hÕt nguyªn vËt liÖu trong kho mµ hµng ch­a vÒ ®Õn n¬i. Tr­êng hîp kh¸c ®· tõng x¶y ra lµ l« hµng nhËp vÒ kh«ng ®¸p øng ®­îc tiªu chuÈn kÜ thuËt trong hîp ®ång hoÆc cã th«ng sè kÜ thuËt kh¸c víi yªu cÇu cña nhµ m¸y. ChÝnh v× vËy, vÉn cÇn mét l­îng dù tr÷ an toµn ®Ó ®Ò phßng nh÷ng tr­êng hîp xÊu cã thÓ x¶y ra. Nguyªn vËt liÖu néi ®Þa Nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho ®­îc qu¶n lý h­íng tíi m« h×nh JIT. §©y lµ m« h×nh rÊt thÝch hîp víi thùc tiÔn ho¹t ®éng cña c«ng ty. Víi mèi quan hÖ mËt thiÕt víi c¸c c«ng ty s¶n xuÊt kh¸c, Hioda Motors ®· thiÕt lËp ®­îc m¹ng l­íi c¸c nhµ cung cÊp chuyªn nghiÖp. CT s¶n xuÊt phô tïng tù ®éng CT s¶n xuÊt thiÕt bÞ Machiniri NVL néi ®Þa C«ng ty cao su Super Hioda Motors CT TNHH Qu¶ng §«ng (Sunny) C«ng ty Cella Break C«ng ty TNHH THC Hµng th¸ng, Hioda Motors ®Æt hµng c¸c c«ng ty nµy vµ ®­îc ®¸p øng kÞp thêi víi sè l­îng vµ chÊt l­îng nguyªn vËt liÖu ®¶m b¶o phï hîp víi yªu cÇu ®Ò ra. Dï qu¶n lý trªn c¬ së m« h×nh JIT, c«ng ty vÉn x¸c ®Þnh l­îng nguyªn vËt liÖu tån kho cho th¸ng tíi trong b¶ng kÕ ho¹ch chi tiÕt cña m×nh: NVL néi ®Þa tån kho th¸ng T = NVL néi ®Þa ­íc tÝnh ®­a vµo s¶n xuÊt theo kÕ ho¹ch th¸ng (T-1) - NVL néi ®Þa tån kho ­íc tÝnh th¸ng (T-1) Tuy nhiªn, th«ng th­êng, l­îng nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho khi hµng vÒ lµ l­îng ®¸p øng kho¶ng 2 ®Õn 3 ngµy s¶n xuÊt mµ th«i. C«ng ty sÏ yªu cÇu ®¬n hµng tuú theo t×nh h×nh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu cña m×nh vµ nhµ cung cÊp sÏ cã thÓ cung cÊp ngay cho Hioda Motors ®óng l­îng hµng mµ c«ng ty ®Æt mua. V× vËy, gÇn nh­ kh«ng cã l­îng nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho an toµn (dù phßng). B¸n thµnh phÈm tån kho B¸n thµnh phÈm tån kho cña c«ng ty biÕn ®éng kh¸ nhiÒu gi÷a c¸c th¸ng, c¸c k×. B¸n thµnh phÈm trong qu¸ tr×nh chÕ t¹o ®­îc vËn chuyÓn ngang hµng (s¶n phÈm qua c«ng ®o¹n nµy ®­îc vËn chuyÓn ®Õn n¬i kh¸c ®Ó thùc hiÖn c«ng ®o¹n tiÕp theo ngay sau ®ã) trong nh÷ng kh©u thùc hiÖn b»ng m¸y nh­ hµn (welding), nÐn Ðp (pressing), l¾p r¸p (resembling). §©y lµ ®iÒu kiÖn rÊt tèt ®Ó gi¶m l­îng b¸n thµnh phÈm tån kho trong tr¹ng th¸i s¶n xuÊt d©y chuyÒn. Tuy nhiªn, vÉn cßn mét sè c«ng ®o¹n trong c¸c kh©u kiÓm tra tiªu chuÈn kÜ thuËt ®­îc ¸p dông ph­¬ng ph¸p vËn chuyÓn theo l« (khi thùc hiÖn ®­îc mét sè s¶n phÈm nhÊt ®Þnh trong c«ng ®o¹n nµy míi chuyÓn toµn bé sè s¶n phÈm ®ã sang c«ng ®o¹n kh¸c ®Ó tiÕp tôc hoµn thiÖn). Ph­¬ng ph¸p nµy cã thÓ lµm t¨ng thêi gian nghØ gi÷a c¸c c«ng ®o¹n, g©y ra chi phÝ kh«ng ®¸ng cã cho doanh nghiÖp. §Ó gi¶i quyÕt nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy, khèng chÕ l­îng b¸n thµnh phÈm tån kho, c«ng ty cÇn x¸c ®Þnh l­îng s¶n phÈm vËn chuyÓn trong mét lÇn thÝch hîp ®Ó gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt kh«ng cÇn thiÕt. H¬n n÷a, tù ®éng ho¸ s¶n xuÊt mét c¸ch thèng nhÊt, ®ång bé sÏ gióp c«ng ty c¶i thiÖn ®­îc hiÖu qu¶ trong ho¹t ®éng qu¶n lý hµng tån kho. Ch­¬ng 3 Gi¶i ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho t¹i c«ng ty Hioda Motors 3.1. §Þnh h­íng ho¹t ®éng cña Hioda Motors trong t­¬ng lai Trong nh÷ng n¨m võa qua, Hioda Motors ®· ®¹t ®­îc nhiÒu thµnh tùu trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt – kinh doanh. KÕ thõa nh÷ng kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc, Hioda Motors chñ tr­¬ng kiªn tr× theo ®uæi nh÷ng môc tiªu ®· ®Æt ra ®Ó ngµy cµng tiÕn nh÷ng b­íc v÷ng ch¾c ®Ó ®i tíi thµnh c«ng. Tr­íc hÕt, C«ng ty vÉn x¸c ®Þnh môc tiªu khuyÕch tr­¬ng th­¬ng hiÖu, s¶n phÈm ngµy cµng ®­îc ng­êi tiªu dïng biÕt ®Õn vµ ®ãn nhËn. Tr­íc thÞ tr­êng xe m¸y s«i ®éng vµ ®Çy c¹nh tranh víi nhiÒu h·ng ®· cã uy tÝn vµ thµnh tùu t¹i ViÖt Nam, Hioda Motors vÉn mong muèn t¨ng thÞ phÇn, më réng ph¹m vi tiªu thô, h­íng tíi ®èi t­îng kh¸ch hµng lµ tÇng líp d©n c­ cã thu nhËp trung b×nh vµ kh¸. Trong thêi gian tíi, c«ng ty sÏ cè g¾ng gi¶m chi phÝ h¬n n÷a, t¨ng tØ lÖ néi ®Þa ho¸ ®Ó gi¶m gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng søc c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng ViÖt Nam. Ngoµi ra, trong n¨m 2004, C«ng ty ®· kÝ kÕt ®­îc mét sè hîp ®ång xuÊt khÈu xe m¸y sang Philipines, Lµo vµ C¨mpuchia (nh­ hîp ®ång xuÊt sang Philipines lµ 1000 chiÕc xe m¸y Buddy). §©y còng lµ nh÷ng thÞ tr­êng tiÒm n¨ng mµ C«ng ty muèn më réng tiªu thô ngoµi thÞ tr­êng ViÖt Nam. Tõ ViÖt Nam, C«ng ty cã thÓ x©m nhËp vµo thÞ tr­êng §«ng D­¬ng vµ c¸c vïng l©n cËn. C«ng ty ®ang xóc tiÕn qu¶ng c¸o th­¬ng hiÖu vµ g©y dùng mèi quan hÖ víi nh÷ng kh¸ch hµng tiÒm n¨ng ®Ó ®Õn n¨m 2006 cã thÓ x©y dùng thªm mét nhµ m¸y s¶n xuÊt xe m¸y t¹i Lµo, tõ ®ã cµng ®­a th­¬ng hiÖu ®Õn víi ng­êi tiªu dïng vµ t¨ng doanh thu ®ång thêi thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt dµi h¹n hiÖu qu¶. Còng víi môc tiªu ®­a s¶n phÈm ®Õn víi ng­êi tiªu dïng, C«ng ty sÏ tiÕp tôc t¨ng sè l­îng §¹i lý uû quyÒn tõ 50 lªn 100 trong 2 n¨m tíi vµ x©m nhËp thÞ tr­êng c¸c khu vùc kh¸c nh­ miÒn Trung, miÒn Nam cña ViÖt Nam. Môc tiªu thø hai kh«ng kÐm phÇn quan träng vµ lu«n ®­îc nh¾c ®Õn trong lÜnh vùc tµi chÝnh doanh nghiÖp lµ môc tiªu tèi ®a ho¸ gi¸ trÞ tµi s¶n cho c¸c chñ së h÷u. §Ó thùc hiÖn môc tiªu nµy, môc tiªu thø nhÊt tr­íc hÕt ph¶i ®¹t ®­îc. Cã thùc hiÖn thµnh c«ng chiÕn l­îc s¶n phÈm míi cã thÓ t¨ng doanh thu, t¨ng lîi nhuËn vµ ®­a m« h×nh s¶n xuÊt ®¹t hiÖu qu¶ tèi ­u. §ång thêi, chiÕn l­îc s¸p nhËp däc (th«n tÝnh c¸c nhµ cung cÊp) ®Ó gi¶m chi phÝ, t¨ng tØ lÖ néi ®Þa ho¸ còng ®­îc Hioda Motors v¹ch râ vµ thùc hiÖn ngay tõ nh÷ng n¨m ®Çu ho¹t ®éng. Trong n¨m 2003, C«ng ty ®· t¨ng l­îng vèn cæ phÇn t¹i C«ng ty s¶n xuÊt phô tïng tù ®éng ViÖt Nam lªn 30% vµ n¾m quyÒn kiÓm so¸t c«ng ty nµy. Trong n¨m 2005, C«ng ty dù ®Þnh sÏ t¨ng vèn cæ phÇn t¹i C«ng ty TNHH Qu¶ng §«ng – Trung Quèc ®Ó chñ ®éng trong viÖc s¶n xuÊt c¸c thµnh phÇn cña xe m¸y. §©y còng lµ biÖn ph¸p nh»m gi¶m nhu cÇu phô thuéc (l­îng xe m¸y s¶n xuÊt ra tØ lÖ víi l­îng nguyªn vËt liÖu mµ c¸c nhµ cung cÊp ph©n phèi cho doanh nghiÖp). Tõ ®ã, cã thÓ tiÕt kiÖm thêi gian vµ chi phÝ, t¨ng kh¶ n¨ng tù chñ trong s¶n xuÊt cho c«ng ty. 3.2. Gi¶i ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho t¹i Hioda Motors §Ó cã thÓ n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho, Hioda Motors cÇn x¸c ®Þnh tÇm quan träng cña vÊn ®Ò nµy trong ho¹t ®éng qu¶n lý tµi s¶n cña m×nh. Môc ®Ých cña qu¶n lý hµng tån kho lµ nh»m gi¶m vßng quay dù tr÷, khèng chÕ hµng tån kho ®Ó gi¶m chi phÝ, tr¸nh ø ®äng vèn, t¨ng kh¶ n¨ng sö dông vèn, ®ång thêi gióp doanh nghiÖp chñ ®éng trong ho¹t ®éng t×m kiÕm ®Çu vµo cho s¶n xuÊt. 3.2.1. ¸p dông c¸c m« h×nh qu¶n lý hµng tån kho mét c¸ch phï hîp cho c¸c thµnh phÇn hµng tån kho kh¸c nhau ¸p dông m« h×nh EOQ ®Ó qu¶n lý nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu tån kho Víi c¸c b­íc tÝnh to¸n nh­ ®· tr×nh bµy trong phÇn 2.3.3., C«ng ty nªn x¸c ®Þnh l­îng ®Æt hµng tèi ­u cho doanh nghiÖp m×nh tr­íc khi b­íc vµo mét n¨m tµi chÝnh míi. §iÒu nµy rÊt quan träng v× hiÖn nay l­îng ®Æt hµng cña C«ng ty ch­a ®¹t møc tèi ­u nªn ch­a tèi thiÓu ho¸ ®­îc chi phÝ ®Æt hµng vµ chi phÝ l­u kho. Thay v× ®Æt mçi l« 3000 bé mçi th¸ng mét lÇn, ¸p dông c¸ch ®Æt hµng mçi ®¬n ®Æt hµng 2400 bé vµ mét n¨m ®Æt hµng 15 lÇn sÏ gióp c«ng ty c¶i thiÖn ®­îc vÊn ®Ò nµy. T­¬ng tù nh­ nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu, ®èi víi c¸c thµnh phÇn hµng tån kho ph¶i nhËp tõ bªn ngoµi vÒ hoÆc nhµ cung cÊp ch­a ®ñ g¾n bã ®Ó thùc hiÖn m« h×nh JIT, Hioda Motors còng nªn tÝnh to¸n cô thÓ ®Ó t×m ®­îc cho mçi lo¹i hµng tån kho mét l­îng ®Æt hµng tèi ­u. Cã nh­ vËy, chi phÝ s¶n xuÊt còng nh­ gi¸ thµnh s¶n phÈm míi cã thÓ gi¶m ®Ó cã thÓ c¹nh tranh víi c¸c h·ng s¶n xuÊt xe m¸y kh¸c. Còng víi nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu, do ®iÓm ®Æt hµng l¹i lµ kho¶ng 800 bé nªn C«ng ty ch­a cã chÝnh s¸ch vÒ l­îng dù tr÷ an toµn. Tuy nhiªn, dùa trªn nh÷ng biÕn ®éng cña l­îng nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu tån kho ®­a vµo s¶n xuÊt thùc tÕ trong n¨m, ®Æt ra mét l­îng dù tr÷ an toµn lµ rÊt cÇn thiÕt. Thùc tÕ cho thÊy trong n¨m 2004, l­îng nguyªn vËt liÖu ®­a vµo s¶n xuÊt thùc tÕ hÇu hÕt ®Òu lín h¬n l­îng ®Æt mua mçi lÇn. V× thÕ, C«ng ty cã thÓ ®Æt ra mét tØ lÖ nhÊt ®Þnh cho l­îng dù tr÷ an toµn. TØ lÖ tham kh¶o cã thÓ lµ 20% cña ®iÓm ®Æt hµng míi tøc lµ 850 x 20% = 170 (bé) t­¬ng øng víi hai ngµy s¶n xuÊt b×nh qu©n. ¸p dông m« h×nh JIT ®Ó qu¶n lý nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho M« h×nh JIT lµ sù lùa chän rÊt hîp lý cho lo¹i h×nh hµng tån kho nµy. L­îng nguyªn vËt liÖu néi ®Þa tån kho ®­îc gi¶m thiÓu. §Ó n©ng cao hiÖu qu¶ m« h×nh JIT trong tr­êng hîp nµy, C«ng ty nªn kÝ kÕt nh÷ng hîp ®ång th­¬ng m¹i l©u dµi víi c¸c nhµ cung cÊp ®Ó tr¸nh tr­êng hîp v× gi¸ mua cña c«ng ty kh¸c cao h¬n mµ nhµ cung cÊp bá dë viÖc ph©n phèi gi÷a chõng g©y khã kh¨n rÊt lín khiÕn C«ng ty r¬i vµo t×nh tr¹ng bÞ ®éng, ho¹t ®éng s¶n xuÊt bÞ ngõng trÖ. Mét gi¶i ph¸p kh¸c ®· ®­îc nh¾c ®Õn lµ t¨ng c­êng s¸p nhËp, hîp nhÊt vµ th©u tãm c¸c nhµ cung cÊp t¹o thµnh mét tËp ®oµn s¶n xuÊt – kinh doanh cã hÖ thèng vµ quan hÖ kh¨ng khÝt. §©y chÝnh lµ gi¶i ph¸p mang tÝnh chiÕn l­îc cho sù tån t¹i l©u dµi cña Hioda Motors t¹i thÞ tr­êng ViÖt Nam. Liªn tôc gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang §Ó thùc hiÖn ®­îc ®iÒu nµy, C«ng ty ph¶i thùc hiÖn ®ång bé ho¸ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Víi mét d©y chuyÒn l¾p r¸p xe m¸y kh¸ hiÖn ®¹i vµ tù ®éng ho¸, ®Ó t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, gi¶m b¸n thµnh phÈm, C«ng ty cÇn chó träng vµo c¸c kh©u ®­îc thùc hiÖn bëi ng­êi lao ®éng. §©y chÝnh lµ nh÷ng kh©u g©y ø ®äng nguyªn vËt liÖu vµ c¸c lo¹i hµng tån kho kh¸c ®­a vµo s¶n xuÊt, lµm t¨ng chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang. TriÕt lý s¶n xuÊt JIT lµ ®em ph­¬ng thøc s¶n xuÊt d©y chuyÒn sè l­îng lín kÕt hîp víi ph­¬ng thøc s¶n xuÊt lu©n phiªn theo l«. Tõ ®ã sÏ gióp ng¾n thêi gian chuyÓn ®æi c«ng viÖc vµ ®ång bé ho¸ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. NÕu cã thÓ lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt theo ngµy, x¸c ®Þnh l­îng hµng tån kho cÇn sö dông trong mét ngµy lµm viÖc sÏ hç trî rÊt nhiÒu cho viÖc qu¶n lý hµng tån kho theo m« h×nh JIT. Tuy nhiªn, ®©y chØ lµ mét gi¶i ph¸p mang tÝnh lý thuyÕt mµ rÊt Ýt c«ng ty cã kh¶ n¨ng vµ ®· thùc hiÖn trªn thùc tÕ. 3.2.2. KÕt hîp qu¶n lý hµng tån kho theo c¸c m« h×nh ®· ®Ò ra vµ m« h×nh chiÕt khÊu gi¶m gi¸ NÕu C«ng ty ®Æt hµng chiÕt khÊu víi sè l­îng lín, m« h×nh EOQ c¬ b¶n sÏ cã thÓ ®­îc thay ®æi ®«i chót. §Ó quyÕt ®Þnh cã nªn yªu cÇu l« hµng víi sè l­îng lín ®Ó ®­îc chiÕt khÊu hay kh«ng, doanh nghiÖp cÇn tèi thiÓu ho¸ tæng chi phÝ mua hµng, ®Æt hµng vµ chi phÝ l­u kho. Tæng chi phÝ cÇn ph¶i ®­îc tèi thiÓu ho¸: t¹i l­îng ®Æt hµng tèi ­u EOQ tr­íc chiÕt khÊu – t¹i ®ã chiÕt khÊu sÏ kh«ng cã lîi, hoÆc t¹i l­îng ®Æt hµng tèi thiÓu ®Ó chiÕt khÊu lµ cã lîi. VÝ dô: C«ng ty sö dông mét lo¹i hµng tån kho víi c¸c th«ng tin sau: Gi¸ mua: 96$/1 ®¬n vÞ s¶n phÈm Nhu cÇu n¨m: 4000 ®¬n vÞ Chi phÝ 1 lÇn ®Æt hµng: 300$ Chi phÝ l­u kho hµng n¨m: b»ng 10% gi¸ mua L­îng ®Æt mua tèi ­u: 500 ®¬n vÞ NÕu c«ng ty ®Æt mua mçi lÇn 1000 ®¬n vÞ sÏ ®­îc chiÕt khÊu 8% Gi¶i ph¸p: NÕu ®Æt mua mçi ®¬n hµng 500 ®¬n vÞ s¶n phÈm th× chi phÝ mét n¨m cho hµng tån kho sÏ lµ: Chi phÝ mua hµng: 4.000 x 96$ = 384.000$ Chi phÝ ®Æt hµng: 300$ x (4.000/500) = 2.400 Chi phÝ l­u kho: 96$ x 10% x (500/2) = 2.400 Tæng chi phÝ: 384.000 + 2.400 + 2.400 = 388.800 NÕu ®Æt mua mçi ®¬n hµng 1.000 ®¬n vÞ s¶n phÈm víi gi¸ chiÕt khÊu 8% th× chi phÝ mét n¨m cho hµng tån kho sÏ lµ: Chi phÝ mua hµng: 384.000 x 92% = 353.280 Chi phÝ ®Æt hµng: 300$ x (4.000/1.000) = 1.200 Chi phÝ l­u kho: 96$ x 92% x 10% x (1.000/2) = 4.416 Tæng chi phÝ: 353.280 + 1.200 + 4.416 = 358.896 KÕt luËn: C«ng ty nªn ®Æt hµng víi l­îng 1.000 ®¬n vÞ s¶n phÈm mçi ®¬n hµng. Nh­ vËy, C«ng ty sÏ tiÕt kiÖm ®­îc 1 sè tiÒn lµ 388.000 – 358.896 = 29.904$ mét n¨m. Qua vÝ dô trªn cã thÓ thÊy r»ng m« h×nh ®Æt hµng chiÕt khÊu còng cã thÓ ®­îc ¸p dông t¹i Hioda Motors v× ­u ®iÓm cña nã lµ C«ng ty cã thÓ gi¶m chi phÝ hµng tån kho mét n¨m nÕu ®Æt hµng ®ñ lín ®Ó h­ëng tØ lÖ chiÕt khÊu hîp lý. Tuy nhiªn, C«ng ty ph¶i c©n nh¾c xem cã thÓ ¸p dông m« h×nh nµy cho nh÷ng lo¹i hµng tån kho nµo, so s¸nh xem chi phÝ nµo t¨ng lªn (nh­ chi phÝ l­u kho), chi phÝ nµo gi¶m ®i (nh­ chi phÝ mua hµng). Cã nh÷ng lo¹i hµng tån kho nÕu ®Ó l©u sÏ lµm gi¶m gi¸ trÞ, kÕt qu¶ lµ dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho l¹i t¨ng lªn, g©y khã kh¨n cho doanh nghiÖp. 3.2.3. Hoµn thiÖn tæ chøc vµ hÖ thèng sæ s¸ch qu¶n lý hµng tån kho Tr­íc hÕt, dï ¸p dông m« h×nh nµo, ®Æc biÖt lµ m« h×nh JIT, vÊn ®Ò ®Æt ra lµ nhµ qu¶n lý lµm thÕ nµo ®Ó qu¶n lý con ng­êi, ph¸t huy ®­îc ®Çy ®ñ tÝnh tÝch cùc cña nh©n viªn vµ tÝnh s¸ng t¹o cña hä, khiÕn hä cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao. HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n hµng tån kho cÇn ®­îc hoµn thiÖn h¬n, ®Æc biÖt lµ c¸c phiÕu xuÊt, nhËp kho cÇn ®­îc thiÕt kÕ sao cho cã thÓ chuyÓn t¶i ®­îc nh÷ng néi dung cÇn thiÕt cho nhµ qu¶n lý, tr¸nh nh÷ng sai sãt, gian lËn hoÆc nhÇm lÉn cã thÓ x¶y ra trong mäi ho¹t ®éng liªn quan ®Õn hµng tån kho. C¸c phßng ban chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý hµng tån kho cÇn ®­îc ph©n c«ng nhiÖm vô râ rµng vµ ®éc lËp ®Ó n©ng cao kh¶ n¨ng chñ ®éng vµ tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc. Phßng kinh doanh cÇn ®­îc ph©n t¸ch nhiÖm vô vµ giao bít mét sè nhiÖm vô qu¶n lý hµng tån kho cho c¸c bé phËn kh¸c. §Ó ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ trong qu¶n lý, C«ng ty cÇn thµnh lËp c¸c phßng chøc n¨ng liªn quan ®Õn viÖc qu¶n lý hµng tån kho cña m×nh. C¬ cÊu cã thÓ nh­ sau: Phßng mua hµng T­¬ng t¸c lÉn nhau Phßng nhËn hµng kiÓm tra Phßng l­u hµng Phßng vËn chuyÓn Kho NVL nhËp khÈu Kho NVL mua trong n­íc Kho c«ng cô, dông cô Kho thµnh phÈm Kho phô tïng ViÖc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm cô thÓ trong c¬ cÊu c¸c phßng ban sÏ gióp C«ng ty ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n trong viÖc qu¶n lý hµng tån kho. §èi víi nh÷ng doanh nghiÖp cã qui m« nhá, ®iÒu nµy sÏ khã thùc hiÖn v× h¹n chÕ vÒ nh©n lùc. Tuy nhiªn, t¹i mét c«ng ty s¶n xuÊt trong ngµnh c«ng nghiÖp xe m¸y mµ nguyªn vËt liÖu chiÕm mét ý nghÜa quan träng th× rÊt cÇn thùc hiÖn chuyªn m«n ho¸ ho¹t ®éng cña c¸c phßng ban cã liªn quan. Cïng víi nh÷ng phßng ban ®éc lËp qu¶n lý, c¸c kho còng cÇn tuyÓn chän nh÷ng thñ kho cã kinh nghiÖm vµ hiÓu biÕt ®Ó cïng phèi hîp qu¶n lý. 3.3. Mét sè kiÕn nghÞ ®èi víi C«ng ty Hioda Motors vµ víi c¸c c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc 3.3.1. KiÕn nghÞ ®èi víi C«ng ty Hioda Motors VÒ ph­¬ng ph¸p qu¶n lý hµng tån kho C«ng ty ®· cã nhiÒu nç lùc nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho. VÒ c¬ b¶n, hµng tån kho cña Hioda Motors ®­îc gi÷ ë møc võa ph¶i vµ cã xu h­íng tØ träng thÊp dÇn trong tæng tµi s¶n. §Ó cã thÓ ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao h¬n, C«ng ty cÇn cã nh÷ng kÕ ho¹ch mua s¾m hµng tån kho vµ kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®ång bé, thèng nhÊt. C«ng ty nªn xem xÐt l¹i l­îng ®Æt hµng vµ sè lÇn ®Æt hµng ®èi víi nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu v× thµnh phÇn nµy vÉn chiÕm tíi 54% tæng gi¸ trÞ mét ®¬n vÞ s¶n phÈm. Cô thÓ lµ gi¶m l­îng ®Æt hµng mçi lÇn vµ t¨ng sè lÇn ®Æt hµng mét n¨m lªn trung b×nh 15 lÇn/n¨m. C«ng ty cÇn thùc hiÖn nghiªm ngÆt kiÓm tra, kiÓm kª hµng tån kho th­êng xuyªn, ®Þnh k× cã biªn b¶n kiÓm kª göi lªn ban l·nh ®¹o c«ng ty, ®Æc biÖt lµ c«ng cô dông cô ph¶i thùc hiÖn kiÓm kª nh­ c¸c thµnh phÇn hµng tån kho kh¸c. Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho cÇn ®­îc lËp nhiÒu h¬n ®Ó bï ®¾p nh÷ng thiÖt h¹i trong nhiÒu tr­êng hîp nh­ hµng tån kho bÞ gi¶m chÊt l­îng, sè l­îng... Trong nh÷ng n¨m võa qua, C«ng ty lu«n cã mét l­îng hµng tån kho tån t¹i trong thêi gian dµi mµ kh«ng ®­îc sö dông. C«ng ty còng cÇn lËp thªm dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho cho nh÷ng lo¹i nµy hoÆc ph¶i t×m c¸ch thanh lý, võa gi¶m ®­îc chi phÝ l­u kho, l¹i gi¶m ®­îc l­îng dù phßng cã thÓ ph¶i lËp. VÒ hÖ thèng qu¶n lý vµ hÖ thèng s¶n xuÊt §èi víi hÖ thèng chøng tõ trong chu tr×nh hµng tån kho, C«ng ty cÇn lËp chi tiÕt h¬n c¸c lo¹i phiÕu nh­ phiÕu xuÊt kho, phiÕu l­u kho, phiÕu vËn chuyÓn hµng... víi néi dung thÓ hiÖn râ môc ®Ých sö dông, c¸ch thøc vËn chuyÓn vµ thanh to¸n, n¬i ®Õn, n¬i ®i... C¸c phßng ban cÇn ®­îc ph©n t¸ch nhiÖm vô. Phßng kinh doanh chØ nªn thùc hiÖn chøc n¨ng mua hµng vµ lùa chän kh¸ch hµng tiªu thô. Phßng kiÓm tra chÊt l­îng vµ sè l­îng hµng tån kho nhËp, xuÊt vµ theo dâi biÕn ®éng trong k× cÇn ®­îc thµnh lËp. C¸c c¸n bé liªn quan ph¶i ®­îc ®µo t¹o ®Ó cã thÓ n¾m v÷ng chu tr×nh hµng tån kho cña c«ng ty m×nh, tõ ®ã hiÓu râ tr¸ch nhiÖm vµ c«ng viÖc cña m×nh h¬n. D©y chuyÒn s¶n xuÊt cÇn ®ång bé ho¸. Bªn c¹nh c¸c kh©u tù ®éng ho¸, nh÷ng kh©u cã c«ng nh©n tham gia, C«ng ty nªn thùc hiÖn ph­¬ng thøc s¶n xuÊt lu©n phiªn theo l«. Sù kÕt hîp cña ph­¬ng thøc s¶n xuÊt d©y chuyÒn sè l­îng lín vµ ph­¬ng thøc s¶n xuÊt lu©n phiªn theo l« sÏ ®em ®Õn hiÖu qu¶ cao, lµ näi dung chÝnh cña m« h×nh JIT. 3.3.2. KiÕn nghÞ ®èi víi c¸c c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc M«i tr­êng bªn ngoµi cã t¸c ®éng lín ®Õn hiÖu qu¶ s¶n xuÊt – kinh doanh cña doanh nghiÖp. ChÝnh v× thÕ, víi mçi mét ho¹t ®éng qu¶n lý t¹i doanh nghiÖp ®Òu chÞu ¶nh h­ëng dï Ýt dï nhiÒu cña nh÷ng t¸c nh©n bªn ngoµi nµy. §Ó gióp doanh nghiÖp t¨ng hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho, Nhµ n­íc còng cã thÓ t¸c ®éng d­íi mét sè gãc ®é nh­: Gi¶m thuÕ nhËp khÈu ®èi víi c¸c nguyªn vËt liÖu mµ doanh nghiÖp ph¶i nhËp khÈu tõ n­íc ngoµi vÒ. T¹i Hioda Motors, ®ã lµ nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu (chiÕm 54% chi phÝ mét ®¬n vÞ s¶n phÈm). NÕu ®­îc gi¶m thuÕ, doanh nghiÖp cã thÓ t¨ng l­îng nguyªn vËt liÖu mua vµo, t¨ng l­îng s¶n phÈm s¶n xuÊt ra, t¨ng doanh thu b¸n hµng. §èi víi ngµnh c«ng nghiÖp xe m¸y, tõ sau §¹i héi X n¨m 2002, Nhµ n­íc kh«ng cßn chñ tr­¬ng coi ®©y lµ ngµnh c«ng nghiÖp ­u tiªn. ViÖc cÊm c¸c quËn huyÖn néi thµnh ®¨ng kÝ mua xe m¸y ®· khiÕn c¸c doanh nghiÖp trong ngµnh nµy chÞu nhiÒu tæn thÊt. Víi doanh nghiÖp cßn ch­a cã chç ®øng v÷ng ch¾c trªn thÞ tr­êng nh­ Hioda Motors, ®iÒu nµy cµng lµ khã kh¨n lín. Khi gi¶m l­îng hµng b¸n, tån kho sÏ t¨ng lªn, thêi gian l­u kho l©u h¬n g©y t¨ng chi phÝ cho doanh nghiÖp vµ cã thÓ gi¶m chÊt l­îng nguyªn vËt liÖu ®Çu vµo còng nh­ gi¶m chÊt l­îng s¶n phÈm ®Çu ra. V× thÕ, bªn c¹nh nh÷ng chÝnh s¸ch th¾t chÆt ®èi víi ho¹t ®éng ®¨ng kÝ xe m¸y, Nhµ n­íc cÇn c¶i thiÖn c¬ së h¹ tÇng, më réng ®­êng x¸, ®a d¹ng ho¸ c¸c ph­¬ng thøc vËn chuyÓn ®Ó gi¶m ¸ch t¾c, t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xe m¸y tån t¹i vµ ph¸t triÓn. KÕt luËn Thùc tËp cÇn thiÕt cho sinh viªn nh­ mét cÇu nèi gi÷a lý luËn vµ thùc tiÔn. Trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty kiÓm to¸n KPMG, em ®· t×m hiÓu vµ häc hái ®­îc nhiÒu ®iÒu míi mÎ bæ Ých, lý thó vÒ tµi chÝnh doanh nghiÖp nãi chung vµ qu¶n lý hµng tån kho nãi riªng. Qua ®ît thùc tËp nµy, em ®· ®­îc t×m hiÓu mét c¸ch s©u s¾c vµ thùc tÕ nh÷ng kiÕn thøc ®· ®­îc häc trong bèn n¨m t¹i tr­êng ®¹i häc, ®ång thêi còng gióp em hiÓu thªm r»ng muèn trë thµnh mét nhµ tµi chÝnh giái th× kh«ng chØ cÇn am hiÓu nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn mµ cßn ph¶i biÕt vËn dông nh÷ng lý luËn ®ã mét c¸ch s¸ng t¹o vµo thùc tiÔn ®Ó gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò thùc tÕ ph¸t sinh. Giai ®o¹n thùc tËp ®· kÕt thóc víi kÕt qu¶ cô thÓ lµ chuyªn ®Ò víi ®Ò tµi "Gi¶i ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ hµng tån kho t¹i C«ng ty Hioda Motors". Hioda Motors lµ mét trong nh÷ng kh¸ch hµng cña KPMG mµ em cã dÞp ®­îc t×m hiÓu s©u trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty. Em thÊy r»ng qu¶n lý hµng tån kho lµ mét trong nh÷ng ho¹t ®éng qu¶n lý kh¸ phøc t¹p, ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¶i vËn dông s¸ng t¹o c¸c ph­¬ng ph¸p, m« h×nh trong thùc tiÔn còng nh­ ph¶i lËp ®­îc hÖ thèng c¬ cÊu qu¶n lý hiÖu qu¶. §Ó cã ®­îc thµnh c«ng trong qu¶n lý hµng tån kho, ng­êi qu¶n lý ph¶i thùc sù bá c«ng søc vµ thêi gian ®Ó t×m cho doanh nghiÖp m×nh nh÷ng gi¶i ph¸p phï hîp. Trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu ®Ò tµi do sù hiÓu biÕt cßn h¹n chÕ nªn chuyªn ®Ò cña em kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em rÊt mong nhËn ®­îc ý kiÕn ®ãng gãp cña c¸c thÇy c« gi¸o ®Ó bµi viÕt nµy ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Qua ®©y em còng xin bÇy tá lßng c¶m ¬n ch©n thµnh tíi c« gi¸o h­íng dÉn PGS.TS.NguyÔn ThÞ BÊt vµ c¸c anh chÞ phßng KiÓm to¸n C«ng ty KPMG ®· t¹o mäi ®iÒu kiÖn gióp em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. Danh môc tham kh¶o Gi¸o tr×nh Tµi chÝnh Doanh nghiÖp – Chñ biªn: TS. L­u ThÞ H­¬ng – Nhµ XuÊt b¶n Gi¸o dôc – 2002 Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ Tµi chÝnh c¨n b¶n – T¸c gi¶: PTS. NguyÔn Quang Thu – Nhµ XuÊt b¶n Gi¸o dôc – 1999 Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ S¶n xuÊt vµ t¸c nghiÖp – Chñ biªn: Th.S.Tr­¬ng §oµn ThÓ – Nhµ XuÊt b¶n Gi¸o dôc – 1999 Qu¶n trÞ S¶n xuÊt vµ t¸c nghiÖp – T¸c gi¶: NguyÔn Thanh Liªm, NguyÔn H÷u HiÓn – Nhµ XuÊt b¶n Gi¸o dôc – 2001 Gi¸o tr×nh KiÓm to¸n tµi chÝnh – Chñ biªn: GS.TS. NguyÔn Quang Quynh – Nhµ XuÊt b¶n Tµi chÝnh – 2001 Gi¸o tr×nh KÕ to¸n tµi chÝnh trong c¸c doanh nghiÖp – Chñ biªn: TS. §Æng ThÞ Loan - Nhµ XuÊt b¶n Gi¸o dôc - 2001 Tæ chøc vµ qu¶n lý s¶n xuÊt – T¸c gi¶: Lª Anh C­êng, Bïi Minh NguyÖt – Nhµ XuÊt b¶n Lao ®éng – 2004 Qu¶n lý s¶n xuÊt – Trung t©m Ph¸p ViÖt ®µo t¹o vÒ qu¶n lý – T¸c gi¶: Gerard Chevalier, NguyÔn V¨n NghiÕn – Nhµ XuÊt b¶n Thèng kª – 1998 Tµi liÖu vÒ qu¶n lý tµi s¶n – Biªn so¹n: C«ng ty KPMG LuËn v¨n c¸c khãa tr­íc Môc lôc 2002 (USD) 2003 (USD) 2004 (USD) 2003/2002 2004/2004 Chªnh lÖch % Chªnh lÖch % Doanh thu thuÇn n¨m (1) 88.683.848 114.929.821 145.851.478 26.245.973 29.6% 30.921.657 26.9% Lîi nhuËn tr­íc thuÕ (2) 16.725.924 21.150.444 25.090.969 4.424.520 26.5% 3.940.525 18.6% Hµng tån kho b×nh qu©n n¨m (3) = (Hµng tån kho b×nh qu©n 4 quý) / 4 8.756.500 8.169.000 7.298.700 (587.500) (6.7%) (870.300) (11%) Vßng quay hµng tån kho (4) = (1)/(3) (lÇn) 10,128 14,069 19,983 3.941 lÇn 39% 5.914 lÇn 42% Thêi gian mét vßng lu©n chuyÓn hµng tån kho (5) = 360 ngµy / (4) (ngµy/vßng) 35,55 25,59 18,02 9,958 ngµy 28% 7,573 ngµy 30% HÖ sè ®¶m nhiÖm hµng tån kho (6) = (3)/(1) (USD) 0,0987 0,0711 0,05 0,028 USD 28% 0,021 USD 30% Kh¶ n¨ng sinh lîi cña hµng tån kho (7) = (2)/(3) (USD) 1,1226 1,3699 1,94 0,247 USD 22% 0,57 USD 42% ChØ tiªu 2002 §« la Mü 2003 §« la Mü 2004 §« la Mü 2003/2002 2004/2003 Chªnh lÖch % Chªnh lÖch % Tæng doanh thu 88.683.848 114.929.821 145.851.478 26.245.973 29.6% 30.921.657 26.9% Gi¸ vèn hµng b¸n (71.957.925) (93.779.377) (120.760.509) 21.821.453 30.3% 26.981.131 28.8% Lîi nhuËn gép 16.725.924 21.150.444 25.090.969 4.424.520 26.5% 3.940.525 18.6% Doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh 950.255 1.136.168 1.994.790 185.913 19.6% 858.622 75.6% Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh (2.092.925) (706.043) (572.721) 1.386.882 -66.3% 133.323 -18.9% Chi phÝ b¸n hµng (2.560.510) (3.994.602) (5.641.134) 1.434.092 56.0% 1.646.531 41.2% Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp (1.445.537) (6.414.474) (6.824.481) 4.968.937 343.7% 410.006 6.4% Lîi nhuËn thuÇn tõ ho¹t ®éng kinh doanh 9.676.696 11.171.492 14.047.424 1.494.796 15.4% 2.875.932 25.7% KÕt qu¶ tõ c¸c ho¹t ®éng kh¸c 153.468 19.146 112.397 -134.322 -87.5% 93.251 487.0% Lîi nhuËn tr­íc thuÕ 9.830.194 11.190.638 14.159.822 1.360.474 13.8% 2.969.184 26.5% ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp - (557.131) (707.991) 557.131 - 150.860 27.1% Lîi nhuËn sau thuÕ 9.830.194 10.633.507 13.451.831 803.343 8.2% 2.818.324 26.5% Nguån: B¸o c¸o tµi chÝnh c¸c n¨m 2002, 2003, 2004 cñ C«ng ty Hioda Motors