Kỹ năng giao tiếp và tổ chức cuộc họp hiệu quả

KỸ NĂNG GIAO TIẾP & TỔ CHỨC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ MỤC TIÊU • Giúp các thành viên nhóm quản lý và tổ viên hiểu được vì sao thông tin trong giao tiếp và truyền đạt có thể bị sai lệch • Tổ biết phải làm gì để giao tiếp và đặc biệt là tổ chức cuộc họp trong tổ đạt hiệu quả Giao tiếp là gì? • Sự chia sẻ những hiểu biết, ý tưởng, cảm nghĩ, kinh nghiệm giữa người này với người khác • Nói chuyện giữa người này với người khác bằng lời hoặc không lời  Có những kiểu giao tiếp nào? • Giao tiếp trực tiếp – bằng ngôn ngữ, cử chỉ, ánh mắt, điện thoại • Giao tiếp gián tiếp – bằng thư từ, văn bản, công văn, thông qua người khác, email, điện tín • Chú ý: – Trong khi nói chuyện thông tin dễ bị sai lệch. Thông tin càng truyền qua nhiều người thì sai lệch càng lớn TẠI SAO? Lý do gây sai lệch: Do người nói • Nói không rõ ràng, nói nhanh, nói không chính xác, nói khó hiểu • Câu nói quá dài • Nói không chịu để ý người nghe có hiểu hay không Lý do gây sai lệch: Do người nghe • Không chú ý lắng nghe • Nghe rồi quên và tự suy diễn theo cách nghĩ của mình • Nghe xong không hiểu, nhưng không chịu nói ra mình đang hiểu như thế nào Lý do gây sai lệch Do môi trường xung quanh • Ồn ào quá nghe không được • Cách sắp xếp chỗ ngồi không thuận tiện • Mưa gió hoặc nóng nực Tổ chức họp trong THT phải lưu ý tới tất cả những lý do này để có thể tổ chức một cuộc họp hiệu quả Một vài câu hỏi suy ngẫm • Tại sao tổ hợp tác phải họp? Nếu không họp thì có thể xảy ra chuyện gì? • Mỗi nhóm nhớ lại: – Buổi họp gần đây nhất của nhóm là khi nào? – Nhóm đã làm những gì để chuẩn bị và tiến hành cuộc họp đó? Vậy làm thế nào để có thể tổ chức một cuộc họp hiệu quả? Trả lời • Cần phải họp: – Để đảm bảo sự tham gia – Nhiều tổ viên nên cần cung cấp thông tin (giao tiếp) một cách chính thức Trả lời • Nếu không thường xuyên họp đầy đủ các tổ viên trong nhóm sẽ có thể có các hậu quả: – Quyết định đưa ra không công bằng – Nhiệm vụ, công việc không được giao và không có người thực hiện – Các tổ viên không biết về những công việc của THT – Kiến thức, kinh nghiệm và ý tưởng của các tổ viên không được chia sẻ – Mọi người không cảm thấy mình là một phần của tổ hợp tác và sự hợp tác sẽ khó khăn hơn Yếu tố cần có để tổ chức họp • Phải có lý do/mục tiêu rõ ràng –VD- Họp thường kỳ, thảo luận về tiến độ thực hiện các hoạt động; –Họp để thông báo một kế hoạch mới –Họp để giải quyết một vấn đề phát sinh đột xuất Để tổ chức cuộc họp hiệu quả- Nhóm điều hành cần chuẩn bị gì? • Lựa chọn thời gian/thời điểm họp, mức độ thường xuyên – Thời gian phải phù hợp với nhu cầu của đa số thành viên (vd không nên họp vào thời điểm thu hoạch) – Thời gian phải thuận tiên cho đa số thành viên kể cả phụ nữ (vd: buổi tối) – Để họp định kỳ thì nên họp hàng tháng hay hàng quý Để tổ chức cuộc họp hiệu quả- Nhóm điều hành cần chuẩn bị gì? (tiếp) • Chuẩn bị chương trình họp – Giúp người chủ trì (người nói) nhớ tất cả những vấn đề cần đề cập đến – Giúp cuộc họp được tổ chức tốt, có hiệu quả và đúng thời gian dự định – Giúp các tổ viên có thể chuẩn bị ý kiến và tham gia thảo luận, và biết họ có thể mong đợi gì từ cuộc họp – Giúp đảm bảo cuộc họp có mục tiêu rõ ràng và sau cuộc họp có thể đạt được những kết quả gì, giải quyết được những vấn đề gì Gợi ý một chương trình họp 1. Mở đầu cuộc họp 2. Điểm danh đại biểu 3. Đọc biên bản cuộc họp kỳ trước (nếu cần) 4. Đọc chương trình và sau đó theo đúng chương trình để tiến hành trình tự các bước trong cuộc họp 5. Công việc chung/thảo luận chung 6. Đọc nhanh biên bản cuộc họp 7. Kết thúc Để tổ chức cuộc họp hiệu quả Nhóm điều hành cần chuẩn bị gì? (tiếp) • Chuẩn bị địa điểm – Lựa chọn địa điểm: Chọn nơi thoáng mát yên tĩnh – Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý sao cho người nói và người nghe rõ hơn – Chuẩn bị các văn phòng phẩm, thiết bị nếu cần thiết • Mời người tham dự • Phân công nhóm cán bộ điều hành, phát biểu tại cuộc họp Để tổ chức cuộc họp hiệu quả Người nói cần chuẩn bị gì? • Nên có phân công rõ ràng: – Người chủ trì – Thư ký viết biên bản họp, tổng hợp ý kiến tổ viên – Người phát biểu cho từng nội dung • Người nói nên nói rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, khi nói xong cần hỏi lại và lắng nghe xem người nghe đã hiểu đúng ý mình chưa • Người điều hành/chủ trì cuộc họp nên lưu ý tập trung thảo luận vào vấn đề để tìm ra giải pháp Để tổ chức cuộc họp hiệu quả- Người nghe nên làm gì? • Người nghe sau khi nghe xong cũng nên hỏi lại theo cách nói của mình xem đúng như ý người nói hay không • Những việc gì khó nhớ hoặc các thông báo nên hỏi đi hỏi lại nhiều lần hoặc ghi ra giấy • Việc cần nhớ lâu nên ghi vào biên bản để tránh tranh cãi vô ích 2 ví dụ về việc không ghi biên bản Một số kỹ năng cần lưu ý • Kỹ năng ra quyết định cho vấn đề thảo luận – Đề xuất/gợi ý giải pháp – Thúc đẩy thảo luận để lấy các ý kiến đóng góp – Biểu quyết nếu cần để đưa ra quyết định • Biểu quyết bằng cách giơ tay chọn phương án đồng ý • Biểu quyết bằng cách giơ tay chọn phương án không đồng ý • Biểu quyết bằng phiếu kín – Nên kiểm tra lại/thông báo lại xem đề xuất có thực sự được đa số nhất trí không • Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn  Xem các phần trình bày tiếp theo Những kiểu họp cần tránh • Kiểu tạo luồng thông tin không chính thức: Là có người thường ít phát biểu trong cuộc họp nhưng lại đi nói bên ngoài cuộc họp làm cho các thành viên trong tổ nghi kỵ lẫn nhau, phòng thủ, né tránh và gây mâu thuẫn Những kiểu tổ chức cuộc họp cần tránh • Kiểu một chiều: Chỉ có người tổ trưởng nói quá nhiều, tổ viên ngồi nghe hoặc nói chuyện riêng hoặc họ như khách mời và không có trách nhiệm gì với tổ • Kiểu lấn lướt: Chỉ có một số người giành quyền nói, nói sôi nổi và chiếm hơn phân nữa thời gian cuộc họp, số còn lại im lặng Những kiểu điều hành cuộc họp cần tránh • Kiểu bề trên: Một số người có địa vị tuổi tác, có trình độ học vấn thường vô tình lấn lướt làm cho cuộc họp không nghe được ý kiến người khác • Kiểu gây hấn: Một số người thường hay chỉ trích, phản bát ý kiến của người khác (nhất là lãnh đạo cuộc họp) nên làm cho những người còn lại ngại phát biểu ý kiến ÁP DỤNG THỰC TẾ • Xem lại cuôc họp tổ gần đây nhất vừa rồi được tiến hành như thế nào? • Nêu 3 công việc cần thay đổi để cuộc họp lần sau tốt hơn? • Để thay đổi như vậy có khó khăn gì không? Tại sao?