Giáo trình Kỹ năng mềm - Bùi Loan Thùy

Một cái khó thường xảy ra với người thuyết trình là ý kiến ban đầu của người nghe đã khác, thậm chí mâu thuẫn với điều người thuyết trình định nói. Bạn đi chào hàng, nhưng khách hàng đã chọn hàng của đối thủ cạnh tranh của bạn, hoặc tệ hơn, đã từng dùng thử hàng của bạn và có ác cảm với nó. Bạn muốn thuyết trình để người nghe từ bỏ một định kiến, thói quen, truyền thống nào đó v.v là những trường hợp như vậy. Einstein đã từng phải thốt lên rằng phá bỏ một thói quen còn khó hơn cả phá vỡ nguyên tử! Làm thế nào trong những trường hợp này? Canergie là một nhà giáo nổi tiếng tại Mỹ. Ông thường tổ chức những buổi thuyết trình thu hút rất nhiều nhà quản lý đến nghe. Có lần, sắp đến121 ngày thuyết trình, khi mọi công việc đã chuẩn bị xong, giấy mời đã được gửi đi hết, thì giám đốc khách sạn nơi buổi thuyết trình dự kiến diễn ra thông báo tăng mức phí thuê phòng thuyết trình. Canergie cho nhân viên đến thuyết phục ông giám đốc nọ, nhưng không đạt kết quả. Thế là ông tự mình đến gặp giám đốc khách sạn. Sau đây là cuộc nói chuyện giữa họ: “Canergie: - Nhận được thông báo của ngài, tôi hơi ngạc nhiên. Nhưng không thể trách ngài. Nếu tôi ở địa vị ngài, có lẽ tôi cũng sẽ làm như vậy. Là giám đốc của khách sạn, trách nhiệm của ngài là ra sức đem về nhiều lợi nhuận cho khách sạn. Ngài không thế, chức giám đốc của ngài cũng khó mà giữ vững, và cũng không nên níu giữ nó. Đúng vậy không nào? Giám đốc: - Đúng vậy. Canergie: - Giả sử ngài đòi tăng tiền thuê, chúng ta hãy cùng tính thử xem, ngài có lợi hay không có lợi. Xin nói về mặt lợi trước: Nếu hội trường không cho chúng tôi thuê để giảng bài, mà cho người khác thuê để tổ chức khiêu vũ, ngài có thể thu được nhiều tiền hơn. Vì thời gian tổ chức các hoạt động đó không dài lắm, họ có thể thuê với giá rất cao cho một lần, hơn rất nhiều tiền thuê của chúng tôi. Cho chúng tôi thuê, rõ ràng là chịu thiệt. Bây giờ ta hãy phân tích mặt không lợi: Trước tiên ngài tăng tiền cho thuê đối với chúng tôi, nhìn lâu dài, đó quả là giảm bớt thu nhập, bởi vì thực tế ngài đã đuổi chúng tôi. Tôi không đủ tiền thuê trả cho ngài, tất phải đi tìm nơi khác. Còn một điều bất lợi nữa đối với ngài, lớp huấn luyện này thu hút cả ngàn cán bộ quản lý trung cao cấp đến nghe giảng bài tại khách sạn của ngài, đối với ngài mà nói, đó chẳng phải là một cách quảng cáo sống động không mất tiền ư? Thực tế, nếu ngài bỏ ra năm nghìn đô-la quảng cáo trên báo chí, chắc gì mời được nhiều người như thế tới tham quan khách sạn của ngài, lớp huấn luyện của tôi đã giúp ngài mời họ đến, lẽ nào không có lợi? Giám đốc: - Đúng như vậy. Nhưng mà Canergie: - Xin suy nghĩ cho kỹ rồi trả lời tôi sau, được không? (Kết quả giám đốc đồng ý không tăng tiền thuê)”49

pdf127 trang | Chia sẻ: huongthu9 | Ngày: 19/08/2021 | Lượt xem: 293 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Giáo trình Kỹ năng mềm - Bùi Loan Thùy, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
g chu liệt quốc” viết rằng để khuyên Huệ Vương nước Triệu đừng đánh nước Yên, Tô Tần bắt đầu bằng việc kể cho nhà vua nghe câu chuyện “trai cò đánh nhau, ngư ông đắc lợi”38. Rồi sau đó mới phân tích lợi hại cho Huệ Vương nghe. Kết cục, Huệ Vương thôi không đánh nước Yên. Một ví dụ khác: Để thuyết trình về vai trò của triết học đối với khoa học tự nhiên, có thể mở đầu bằng câu chuyện sau. Nhà vật lý học vĩ đại người Đức Marx Plank phát minh ra thuyết lượng tử từ lâu, nhưng không dám công bố. Đi dạo với con trai, ông nói “hoặc ba là một kẻ điên, hoặc ba đã đảo lộn khoa học”. Ông nói vậy vì phát minh của ông không tương thích với hệ thống tri thức triết học mà ông đang có lúc bấy giờ. Chia sẻ tình cảm của mình cũng có thể chiếm được cảm tình của người nghe. Nói một cách đầy tình cảm về việc mình đến với buổi thuyết trình chính là việc chia sẻ tình cảm với người nghe về buổi thuyết trình sắp bắt đầu. “Bài giảng cuối cùng” của Randy Pausch, một giáo sư Đại học Carnegie Mellon, là một ví dụ rất thành công cho kiểu bắt đầu này39. Việc chia sẻ này có thể 38 , nước Triệu toan đánh nước Yên. Tô Tần vì nước Yên, sang nói với vua nước Triệu là Huệ Vương, rằng: - Vừa rồi qua sông Dịch Thuỷ, tôi thấy trên bờ một con trai đang há miệng phơi mình trên cát. Chợt một con cò bay đến, mổ vào thịt con trai. Trai liền ngậm miệng kẹp lấy mỏ cò. Cò giãy không ra, liền nghĩ bụng : " Hôm nay nắng, ngày mai nắng, thế nào trai cũng chết khô" . Trai cũng nghĩ : " Hôm nay không rút mỏ được, ngày mai không rút mỏ được, thế nào rồi cò cũng chết đói " . Hai bên găng nhau, không bên nào chịu nhịn. Bỗng đâu có người đánh cá đi qua, trông thấy, bắt được cả đôi , thích chí cười ha hả ...Nay nước Triệu đem quân sang đánh nước Yên, nước Yên tất phải chống lại. Hai bên tranh đấu với nhau lâu ngày, người tất bị hại, của tất bị tốn. Cả hai đều phải nghèo yếu. Tôi e nước Tần thừa cơ, đem quân chụp cả hai nước như người đánh cá chụp cả trai cò, thì lúc bấy giờ có hối cũng không kịp. Dám xin nhà vua thử nghĩ lại xem. Vua Huệ Vương cho là nói phải, bèn đình việc đánh Yên. 39 Xem Randy Pausch và Jeffrey Zaslow Bài giảng cuối cùng, NXB Trẻ, 2009. 110 thực hiện bằng cách thủ thỉ trò chuyện, nhưng cũng có thể kể về mình và việc thuyết trình của mình một cách sinh động. Randy Pausch, một người đang bị ung thư giai đoạn cuối, đã biểu diễn chống tay hít đất trên sân khấu để nói cho người nghe về tình trạng sức khỏe hiện tại của mình. Người nghe, đặc biệt là giới khoa học, hay kinh doanh, thường có ấn tượng rất mạnh với các con số thống kê. Mở đầu thuyết trình với các con số thống kê hứa hẹn với họ rằng bài thuyết trình chứa nhiều thông tin rất đáng nghe. Người thuyết trình mở đầu bằng các con số doanh thu và lợi nhuận của công ty mình sẽ làm cho các nhà kinh doanh thấy mình không phải chờ đợi để được nghe thông tin cần thiết cho việc quyết định có nên đầu tư, hay bắt tay làm ăn với công ty hay không. Các con số sẽ làm cho nhà khoa học theo dõi xem chúng dẫn đến cái gì, hoặc chúng được lấy từ đâu, theo phương pháp nào, và liệu chúng có đáng tin cậy hay không, Các câu hỏi gợi sự tò mò, kích thích người nghe suy nghĩ, tìm kiếm thông tin để giải đáp, và quan tâm đến nội dung thuyết trình để lấy thông tin. Chẳng hạn, để giới thiệu chủ nghĩa Mác, nhà thuyết trình nêu câu hỏi: Quý vị có biết bạn nghe đài BBC bầu chọn ai là nhà tư tưởng lớn nhất thiên niên kỷ thứ hai không? Câu trả lời Carl Marx được đưa ra sau đó (nếu do người nghe đưa ra thì càng tốt) là một sự khởi đầu tuyệt vời cho bài thuyết trình. Dù mở đầu bằng cách nào thì phần mở đầu cũng phải thông báo được cho người nghe biết họ sẽ được nghe về vấn đề gì, buổi thuyết trình sẽ có những phần nào. Phần thân bài Phần thân bài được dùng để trình bày nội dung bài thuyết trình. Nếu nội dung đó dài, cần chia nó ra thành nhiều mục. Nội dung trình bày phải có logic chặt chẽ, hợp lý Cùng những quân cờ và quy tắc đi như nhau mà trong hai người đánh cờ với nhau có người thắng và có người thua. Thắng hay thua ở đây phụ thuộc vào chỗ người chơi đã sử dụng những quân cờ nào và thứ tự nước đi của anh ta ra sao. Khi thuyết trình cũng vậy, bài nói hay, lôi cuốn được người nghe, hay dở, làm người nghe chán ngán, phụ thuộc vào việc người thuyết trình đã sử dụng những thông tin nào và sắp xếp chúng theo thứ tự nào. Các phần của bài thuyết trình có thể sắp xếp theo trình tự thời gian, việc gì xuất hiện trước thì nói trước, xuất hiện sau thì nói sau. Có thể sắp xếp theo mức độ quan trọng tăng dần hoặc giảm dần. Có thể sắp xếp các phần theo logic của sự kiện. Nếu sự kiện A dẫn đến (hay sinh ra) sự kiện B thì trình bày về sự kiện A trước, sự kiện B sau. Cũng có thể sắp xếp theo cách đã dùng để xem xét vấn đề như phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức), trả lời các câu hỏi 5 W, 1 H, ... Nội dung trình bày phải ngắn gọn, súc tích Sẽ là sai lầm nếu bạn nghĩ rằng cần phải nói cho người nghe càng nhiều càng tốt. Thật ra nếu bạn nói nhiều thì nội dung sẽ dàn trải, người nghe sẽ mệt, thiếu tập trung, và buổi thuyết trình sẽ thất bại. Thủ tướng Anh hồi trước Chiến tranh thế giới thứ II là W.Churchild, trong một lần, khi chiến tranh bắt đầu, nói chuyện với sinh viên, đã chỉ nói đúng một câu: “Chúng ta không bao giờ, không bao giờ, không bao giờ cúi đầu trước sức mạnh, chỉ cúi đầu trước lương tâm và lẽ phải!”. Tổng thống Mỹ J. Kenedy cũng chỉ nói đúng một câu với những người chờ đợi: “Hỡi những công dân Mỹ bạn của tôi, các bạn đừng hỏi nước Mỹ đưa lại gì cho bạn, hãy hỏi mình có thể làm gì cho nước Mỹ.” Những phần, những đoạn không thực sự cần thiết, có cũng được, không có cũng được, cần phải loại bỏ. Chúng ta thường tiếc nuối những câu, những đoạn văn 111 thú vị mà mình – đã tốn khá nhiều công sức – tìm được, nên thường muốn giữ chúng lại trong bài, dù nội dung của chúng không thật sự liên quan đến điều đang được trình bày. Đây là điều cần phải vượt qua. Theo tác giả Nguyên Anh của trang web Sức Trẻ Việt Nam thì “Các chuyên gia khuyên bạn rằng, khi bạn bỏ đi những thông tin thú vị nhưng không phù hợp ra khỏi bài thuyết trình, bạn sẽ tăng khả năng ghi nhớ của người nghe lên 189% và tăng khả năng áp dụng của họ lên 109%”40. Phải nói đúng trọng tâm Những người nghe thuyết trình quan tâm trước hết đến đề tài thuyết trình, vì thế họ luôn muốn được nghe ngay những điều liên quan đến đề tài đó. Vì vậy, nếu người thuyết trình trình bày các vấn đề khác, không liên quan trực tiếp đến đề tài thì người nghe sẽ thất vọng, thấy mình phí thời gian dự buổi thuyết trình. Để nói đúng trọng tâm, bạn cần lọc kỹ các ý tưởng, có thể đánh số chúng theo thứ tự quan trọng giảm dần. Hãy chọn nói những ý tưởng quan trọng nhất, lớn nhất. Những ý nhỏ hơn, hay ít quan trọng hơn nên bỏ đi. Nếu người nghe muốn nghe thêm về chúng thì sẽ trình bày chúng trong phần trả lời các câu hỏi, hoặc bên ngoài buổi thuyết trình. Kỹ thuật “não công bằng liệt kê” có thể rất có ích cho việc chọn lựa ý tưởng quan trọng để thuyết trình. Kỹ thuật đó như sau:  Trước hết, ghi lên đầu trang giấy vấn đề đang quan tâm.  Thứ hai, cố gắng nghĩ về vấn đề đó và viết ra tất cả những gì xuất hiện trong đầu bạn. Những điều này có thể là một đoạn văn, có thể là một câu, cũng có thể chỉ là một từ. Hãy ghi ra hết. Đừng quan tâm đến chuyện những gì bạn viết ra có hay hay không, có liên quan đến đề tài hay không, có đúng chính tả và ngữ pháp không. Hãy cứ viết ra trong một khoảng thời gian ngắn (khoảng 2-3 phút). Việc viết trong thời gian ngắn như vậy làm cho các ý tưởng “dính” với nhau, theo nhau xuất hiện. Còn nếu viết trong thời gian lâu hơn hoặc để cho các vấn đề khác xen vào thì các ý tưởng sẽ tách rời nhau, không xuất hiện liên tục nữa.  Sau khi đã viết ra các ý tưởng, bạn sẽ lọc lại chúng, bỏ đi những ý không liên quan đến đề tài, bỏ bớt những ý trùng lặp. Cũng cần sửa lại những lỗi chính tả, ngữ pháp (nếu có).  Bước tiếp theo là phân nhóm các ý tưởng. Chọn ý chính trong các nhóm đó. Các ý chính này có thể dùng làm tiêu đề cho các phần tương ứng hoặc làm ý trung tâm cho các phần đó. Một phương tiện khác rất thích hợp cho việc chuẩn bị nội dung trình bày nói chung và trình bày đúng trọng tâm nói riêng là sơ đồ tư duy (mindmap). Sơ đồ tư duy còn được dùng như công cụ trợ giúp cho thuyết trình. Nội dung phải mới Nếu bài thuyết trình không có nội dung mới thì không thể thuyết trình thành công được. Người nghe sẽ chán ngán ngay khi thấy họ không nghe được điều gì mới từ buổi thuyết trình. Muốn có được cái mới, người thuyết trình phải bỏ nhiều công sức đọc tài liệu, tổ chức phỏng vấn, điều tra, v.v. Nội dung phải lôi cuốn Nếu người thuyết trình nêu hết ý này đến ý khác thì người nghe có thể không theo kịp, hoặc chán ngán, hoặc quá căng thẳng. Để tránh những điều đó, nội dung cần phải được minh họa. Các nội dung thuyết trình có thể được minh họa bằng ví dụ, bằng hình ảnh, phim, v.v. 40 112 Hãy chọn các ví dụ sinh động, gắn với đời sống, và càng dí dỏm càng tốt (trừ trường hợp thuyết trình đề tài khoa học cho hội đồng xét duyệt hay hội đồng chấm luận văn, luận án, hoặc những trường hợp nghiêm trang khác.) Chẳng hạn khi nói rằng việc một nước là thành viên Tổ chức Thương mại Thế giới làm cho nguồn vốn nước ngoài đầu tư vào nước đó có thể ào ạt chảy ra khỏi nước đó và gây nên khủng hoảng, bạn có thể nêu ví dụ Thái Lan trong cuộc khủng hoảng tài chính năm 1997. Trên kia đã nói, các ví dụ càng dí dỏm càng tốt, nhưng không được sa đà vào các ví dụ đó. Trên thực tế khi người thuyết trình sử dụng những ví dụ như vậy, thì người nghe sẽ tỏ ra chăm chú hơn, và người thuyết trình còn có thể nhận được những tiếng vỗ tay hay tiếng cười tán thưởng. Điều đó có thể làm cho người thuyết trình nêu thêm ví dụ khác tương tự, hay kể thêm câu chuyện vui khác. Nhưng như vậy, người thuyết trình đã sa đà, lạc đề. Các luận điểm phải có đủ cơ sở Tất cả các nhận định đưa ra trong bài thuyết trình đều phải được chứng minh, giải thích đầy đủ. Chẳng hạn, khi khẳng định rằng hiện nay, việc đầu tư cho thương hiệu đóng một vai trò quan trọng trong kinh doanh, người thuyết trình phải làm hai việc: Thứ nhất, phải giải thích lý do tại sao lại như vậy, và thứ hai, dẫn ra một số ví dụ cụ thể doanh nghiệp gặp bất lợi khi không đầu tư thỏa đáng cho thương hiệu của mình. Việc đưa ra chứng cứ, chứng minh, giải thích như vậy làm cho điều khẳng định có tính cơ sở, đáng tin cậy hơn, và vì thế, có tính thuyết phục cao hơn. Có một đặc điểm tư duy của người Việt Nam mà chúng ta nên lưu ý khi thuyết trình. Đó là sự đề cao kinh nghiệm hơn lý luận, đề cao “cái tình” hơn “cái lý”. Vì thế khi chuẩn bị ví dụ cho thuyết trình ta không nên chỉ dừng lại ở các con số thống kê, không chỉ dừng lại ở các suy luận diễn dịch,dù xét về mặt logic chúng hoàn toàn đủ cho lập luận. Ta nên nêu thêm các ví dụ cụ thể từ thực tế, nên dùng thêm suy luận tương tự. Nội dung thuyết trình phải phù hợp với người nghe Ở phần xác định đối tượng nghe thuyết trình chúng ta đã biết rằng cần thuyết trình sao cho phù hợp với người nghe, phải nói những điều họ quan tâm và phù hợp với tâm lý của họ thì mới mong thành công được. “Các giáo viên thích những bản đề cương rõ ràng, trong khi các nhân viên bán hàng có khuynh hướng thích sự tân thời và mang tính ngẫu hứng nhiều hơn”41. “Các chính trị gia muốn nghe về các con số, các nhà khoa học muốn nghe về các lập luận đã được chứng minh, các thành viên của một cộng đồng muốn nghe về vai trò và trách nhiệm và mức độ tham gia của họ vào một dự án, v.v”42. Nếu là người trẻ tuổi thì thông tin vui nhộn, ví dụ hài hước rất dễ được chấp nhận. Nếu là người nhiều tuổi, người già thì thông tin phải trầm hơn, hạn chế các ví dụ hài hước, hình ảnh ít màu sắc, không nên đưa nhiều hiệu ứng hoạt hình. Phần kết luận Trong phần này nên tóm gọn lại những nội dung đã nói. Điều này giúp cho người nghe dễ nhớ các nội dung đó. Chỉ cần nói đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng. Nếu được, nên đánh số những điều tóm tắt. Ví dụ sau đây lấy từ bài học thuyết trình trong chương trình tiếng Anh thương mại của Radio Australia. “Qua mặt hàng tiêu biểu là đậu phụ Suki, chúng tôi đã trình bày với quý vị về hoạt 41 Kim Dower, tác giả cuốn Life Is a Series of Presentations (Cuộc sống là một chuỗi các bài diễn thuyết) và là chủ sở hữu hãng dịch vụ truyền thông Kim-From-L.A 42 Trường Đại học Quản lý Hanley và Viện công nghệ Masscachussets, dẫn lại qua tài liệu phổ biến tri thức của Dự án phát triển đô thị Đồng Hới. 113 động tiếp thị và doanh số bán của Công ty Hale and Hearty Foods. Và bây giờ quý vị đã biết Công ty Hale and Hearty và đối tác sẽ phải làm ăn như thế nào rồi.”43 Một ví dụ khác: “Tóm lại, hãy nhớ rằng có năm cách chính để cải thiện điểm số của bạn. Đầu tiên, hãy đến lớp. Thứ nhì, ghi chép có hiệu quả. Thứ ba, hãy xem lại mỗi ngày. Thứ tư, lên kế hoạch cho thời gian của bạn. Và cuối cùng, hãy ngủ thật đầy đủ trước một kì thi.”44 Một số điều lưu ý khi chuẩn bị nội dung thuyết trình về một đề tài khoa học Sau khi thực hiện xong một đề tài khoa học, người ta cần phải thuyết trình về đề tài ấy trước một hội đồng nghiệm thu, hoặc một hội thảo khoa học. Trong trường hợp này cần chuẩn bị nội dung thuyết trình (tức là nội dung bài báo cáo) như thế nào? Nội dung bài thuyết trình khoa học này chủ yếu được lấy từ phần mở đầu và phần kết luận của công trình nghiên cứu đã thực hiện. Trong báo cáo này cần nêu rõ những nội dung sau đây:  Công trình nghiên cứu đề tài nào? Tại sao lại nghiên cứu đề tài đó? Nếu có giới hạn phạm vi nghiên cứu thì cũng cần nêu rõ.  Phương pháp mà tác giả đã nghiên cứu là gì? Cần trình bày rõ điểm này để người nghe có cơ sở xét đoán về độ tin cậy của các kết luận bạn đưa ra.  Đề tài khai thác dữ liệu từ nguồn nào?  Công trình đã có được những kết luận nào? Khi trình bày các kết luận, cũng nên trình bày vắn tắt các bước đi đến kết luận đó, các dữ liệu, tính toán tương ứng.  Những kiến nghị, giải pháp cho các vấn đề nêu trong đề tài. Thực hiện một công trình nghiên cứu khoa học là một việc lớn, khó khăn. Chính vì thế, khi báo cáo về công trình của mình, nhiều tác giả có xu hướng đưa ra rất nhiều thông tin, vì sợ người nghe không hiểu hết công trình của mình. Thực ra, với khoảng thời gian rất ngắn (thường là 10 phút) dành cho báo cáo (các luận văn thạc sĩ thường được dành cho 15 phút, bảo vệ luận án tiến sĩ thường được nói trong 30 phút), các tác giả không thể báo cáo chi tiết tất cả nội dung công trình của mình được. Vì vậy cần nêu khái quát về công trình và các kết quả chủ yếu của nó. Những nội dung chúng ta đề cập trên đây đáp ứng yêu cầu đó. Lường trước các câu hỏi của người nghe và chuẩn bị câu trả lời Phần chuẩn bị nội dung thuyết trình còn bao hàm việc chuẩn bị các câu trả lời cho các câu hỏi của khán giả trong và sau khi thuyết trình. Thông thường khán giả đưa ra câu hỏi cho những trường hợp sau đây:  Thứ nhất là muốn hiểu rõ hơn phần nào đó mà người thuyết trình lướt qua. Trả lời các câu hỏi loại này tương đối đơn giản, chỉ cần trình bày kỹ lưỡng hơn, chi tiết hơn phần nội dung tương ứng.  Thứ hai là loại câu hỏi để mở rộng nội dung được nghe. Để trả lời loại câu hỏi này, người thuyết trình phải hiểu rõ điều mình nói. Ở đây, nguyên tắc biết mười nói một phát huy tác dụng. Chín phần chưa dùng trong thuyết trình sẽ giúp trả lời loại câu hỏi này. Tuy vậy cũng có trường hợp người nghe đặt ra vấn đề mà người thuyết trình chưa nghiên cứu kỹ. Trong trường hợp đó, bạn hãy mạnh dạn thừa nhận là bạn chưa giải quyết được vấn đề đó, không được đánh lạc hướng hay trả lời lan man không đúng câu hỏi. 43 Efb_toanvan_16 44 nang dien dat thuyet trinh 114  Thứ ba là người đặt câu hỏi muốn tranh luận về những nội dung được trình bày. Việc chuẩn bị kỹ của người thuyết trình – nắm được các ý kiến khác nhau về vấn đề, suy nghĩ kỹ lưỡng các khả năng giải quyết vấn đề - sẽ giúp trả lời câu hỏi loại này. Ở đây cần đặc biệt lưu ý là bạn không nhất thiết phải bác bỏ hoàn toàn ý kiến phản biện của người khác. Một vấn đề có thể có nhiều cách giải quyết khác nhau. Có thể bạn đã nêu một số cách giải quyết, người nghe nêu thêm cách giải quyết khác. Khi đó, thay vì phản bác, bạn hãy thừa nhận cách giải quyết của khán giả, và giải thích rõ rằng nó không loại bỏ cách giải quyết của bạn. Văn phong thuyết trình Văn phong của bài thuyết trình phải đơn giản, rõ ràng. Đừng cố gắng dùng những từ phức tạp, nếu có thể dùng từ đơn giản để trình bày vấn đề thì hãy dùng nó. Là văn nói, vì thế không nên sử dụng câu dài, câu có nhiều thành phần phụ trong bài thuyết trình. Các câu nên có nhiều hình ảnh, âm thanh để sống động, lôi cuốn người nghe. Nếu cần nhấn mạnh có thể lặp từ, câu nhiều lần (như câu nói của cựu thủ tướng Anh mà chúng tôi dẫn trên kia). Nên dùng động từ ở dạng chủ động, hạn chế dùng ở dạng thụ động. Khi thuyết trình, cũng như khi viết, nên dùng từ ngữ chính xác, dễ hiểu, rõ ràng. Để chính xác, nếu có thể được thì hãy dùng các từ chỉ số lượng, mức độ, tốc độ, khi có thể thay thế những từ ước lượng về chất chung chung. Ví dụ: Đừng nói Hãy nói 1. Xuất khẩu của Việt Nam tăng rất nhanh trong giai đoạn 2000-2008. Xuất khẩu của Việt Nam trong giai đoạn 2000-2008 tăng đến hơn 5.17 lần45. 2. Năm 2008 số người làm việc trong ngành nông nghiệp và ngư nghiệp vẫn còn rất lớn, vượt xa các ngành khác. Năm 2008 số người làm việc trong ngành nông nghiệp và ngư nghiệp chiếm đến 38.87% tổng số lao động cả nước, trong khi ngành chiếm nhiểu lao động thứ hai là công nghiệp chế biến chỉ có 14.04%46. 3. Rất nhiều sinh viên nhận thức được sự cần thiết học các kỹ năng mềm 70% sinh viên nhận thức được sự cần thiết học các kỹ năng mềm. Nguồn: Niên giám thống kê (tóm tắt) 2008, tr.138, tr.23. Khi dùng các con số cần lưu ý rằng tự thân các con số có thể không cho người nghe biết nhiều, vì vậy nên thêm, nếu có thể, so sánh với các đối tượng khác để làm rõ hơn ý nghĩa của con số. Chẳng hạn, nếu chỉ nói: “Năm 2007 tỉ lệ thất nghiệp của Việt Nam là 4.6%” thì người nghe chưa hiểu hết ý nghĩa của con số đó. Còn nếu nói thêm rằng: “Con số tương ứng trung bình chung của khu vực ASEAN là 4.5%” thì người nghe hiểu rõ hơn. Hãy dùng từ dễ hiểu hơn. Chẳng hạn, câu “tác giả đã dùng nhiều biện pháp tu từ làm cho câu văn đọc rất thú vị” nên thay bằng “tác giả đã dùng từ láy, lặp từ, so sánh, đối, ... làm cho câu văn đọc rất thú vị”. Hãy cụ thể hơn. Bài thuyết trình là thể văn nói, có một số khác biệt so với văn viết. Văn viết cho phép người ta đọc đi đọc lại, còn văn nói chỉ được nghe một lần. Đưa ra thông tin khái quát, 45 Tính theo số liệu của Niên giám thống kê (tóm tắt) 2008, tr.138. 46 Nguồn: Niên giám thống kê (tóm tắt) 2008, tr.23. 115 chung chung thì người nghe không kịp tưởng tượng được điều người nói muốn truyền đạt. Vì thế nên trình bày cụ thể, nếu cần thì hãy thêm chi tiết. Ví dụ: đừng nói “Thành phố phải xây dựng cơ sở hạ tầng cho các vùng nông thôn”, hãy nói “Thành phố phải xây dựng đường giao thông nông thôn, các đường ống cấp nước, đường điện, trạm y tế, trường học cho các vùng nông thôn”. Ví dụ khác: Đừng nói: “Nhà trường cần có các biện pháp khuyến khích sinh viên nghiên cứu khoa học”. Hãy thêm chi tiết vào, và nói “Nhà trường cần tuyên truyền về lợi ích của nghiên cứu khoa học cho sinh viên. Mặt khác, nhà trường cũng cần tính điểm rèn luyện cho những sinh viên nghiên cứu khoa học, đồng thời hỗ trợ các em này tìm việc làm sau khi tốt nghiệp.” Nói chung, khi thuyết trình nếu có thể đưa vào những câu ca dao, tục ngữ, những câu thơ hay hoặc danh ngôn thì bài thuyết trình sẽ có sức lôi cuốn hơn. Chẳng hạn, khi nói về vấn đề trẻ em dễ bị bạn bè xấu lôi kéo vào những việc làm sai trái, ta có thể dẫn câu “gần mực thì đen, gần đèn thì rạng”; nói về vẻ đẹp của một thành phố có thể dùng câu Kiều “long lanh đáy nước in trời, thành xây khói biếc non phơi bóng vàng”; thuyết trình về sự cần thiết phải học hành, có thể dẫn câu của Khổng Tử: “Nhân bất học bất tri lý”. Đọc văn thơ, đọc các câu danh ngôn, vì vậy, rất có ích cho việc thuyết trình. Để gợi hứng cho người nghe, đôi khi ta còn dùng các câu chuyện vui, hài hước. Tuy nhiên có một điều cần nhớ là: “hài hước như muối, dùng phải cẩn thận”. Nếu dùng quá nhiều thì chính người thuyết trình trở thành sự khôi hài. Tóm lại là người thuyết trình nên luôn luôn “lận lưng” một số câu tục ngữ, thơ ca, danh ngôn, câu chuyện hài hước, để có thể sử dụng khi cần. Tuy nhiên, cần lưu ý là khi thuyết trình các vấn đề khoa học thì các câu văn, câu thơ, danh ngôn nói trên lại ít khi dùng được. Khoa học đòi hỏi phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng, không phải đánh vào tình cảm, mà cần đánh vào lý trí. Các câu thơ, tục ngữ, ở đây sẽ lạc lõng, không được đón chào. Diễn đạt các dữ liệu số Các dữ liệu số không nên diễn đạt bằng câu văn, vì vừa dài dòng vừa khó nắm bắt. Nên diễn đạt nó bằng bảng biểu, và tốt nhất là bằng đồ thị. Chẳng hạn, hãy so sánh các cách diễn đạt cùng một thông tin về cơ cấu giá trị sản xuất công nghiệp tính theo giá thực tế phân theo thành phần kinh tế sau đây để thấy được ưu điểm của cách biểu diễn bằng đồ thị. Cách 1: cơ cấu giá trị sản xuất công nghiệp tính theo giá thực tế phân theo thành phần kinh tế trong các năm từ 2004 đến 2007 như sau: Năm 2004 khối nhà nước chiếm 27.4%, khối ngoài nhà nước chiếm 28.9%, khối đầu tư nước ngoài chiếm 43.7%; Năm 2005 khối nhà nước chiếm 25.1%, khối ngoài nhà nước chiếm 31.2%, khối đầu tư nước ngoài chiếm 43.7%; Năm 2006 khối nhà nước chiếm 22.4%, khối ngoài nhà nước chiếm 33.4%, khối đầu tư nước ngoài chiếm 44.2%; Năm 2007 khối nhà nước chiếm 20.0%, khối ngoài nhà nước chiếm 35.4%, khối đầu tư nước ngoài chiếm 44.6%.47 Cách 2 (dùng bảng số liệu). 47 Theo Niên giám thống kê 2008 (Bản tóm tắt). 116 CƠ CẤU GIÁ TRỊ SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP THEO GIÁ THỰC TẾ PHÂN THEO THÀNH PHẦN KINH TẾ (%) NĂM THÀNH PHẦN 2004 2005 2006 2007 NHÀ NƯỚC 27.4 25.1 22.4 20 NGOÀI NHÀ NƯỚC 28.9 31.2 33.4 35.4 ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 43.7 43.7 44.2 44.6 Cách 3 (dùng nhiều đồ thị độc lập) CƠ CẤU GIÁ TRỊ SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP THEO GIÁ THỰC TẾ PHÂN THEO THÀNH PHẦN KINH TẾ (%) Cách 4 (Dùng một đồ thị chung cho tất cả số liệu) 27.4 28.9 43.7 2004 2005 25.1 31.2 43.7 2006 22.4 33.4 44.2 NHÀ NƯỚC NGOÀI NHÀ NƯỚC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2007 20 35.4 44.6 117 CƠ CẤU GIÁ TRỊ SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP THEO GIÁ THỰC TẾ PHÂN THEO THÀNH PHẦN KINH TẾ (%) 0 10 20 30 40 50 2004 2005 2006 2007 NĂM % NHÀ NƯỚC NGOÀI NHÀ NƯỚC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI Nguồn: Niên giám thống kê 2008 (bản tóm tắt) So sánh các cách trình bày dữ liệu số đã dẫn trên đây, chúng ta dễ dàng nhận thấy rằng dùng đồ thị có tính trực quan cao hơn hẳn, nó còn giúp người xem so sánh các dữ liệu với nhau và qua đó dễ rút ra các kết luận cần thiết hơn. 6.2.5. Chuẩn bị phương tiện, máy móc, địa điểm, Để buổi thuyết trình thành công, người thuyết trình cần phải nghĩ đến nhiều vấn đề khác. Người thuyết trình phải xem xét kỹ các phương tiện hỗ trợ, đồ dùng mà mình cần cho thuyết trình như máy tính, máy chiếu, micro, bàn ghế. Người thuyết trình phải thành thạo trong việc đấu nối máy móc, khởi động máy. Nhiều người thiếu kinh nghiệm rất lúng túng với vấn đề gửi tín hiệu từ máy tính sang máy chiếu để làm màn hình. Điều này gây ra một số bất lợi. Thứ nhất là nói làm cho buổi thuyết trình chậm lại, khiến cho người nghe phải chờ đợi. Thứ hai là làm cho người thuyết trình thêm lo lắng, mất bình tĩnh. Vì thế, nếu không tự tin khi thao tác với máy móc thì chúng ta nên nhờ người thao tác giúp. Nhờ người giúp chạy máy tính, máy chiếu trong thời gian thuyết trình còn rất có ích ở một mặt khác. Khi đó người thuyết trình tự do, thoải mái hơn trong di chuyển và giao tiếp với khán giả. Người thuyết trình khi đó sẽ không cần phải liên tục nhìn lên màn hình hoặc máy tính để biết đang dừng ở slide nào. Người tổ chức thuyết trình còn phải bố trí bàn ghế, người phục vụ, v.v. 6.3. Thực hiện thuyết trình 6.3.1. Vượt qua nỗi sợ Rất nhiều người e ngại, thậm chí sợ hãi khi phải thuyết trình trước đông người. Nỗi sợ này làm cho người nói bị lạc giọng (thông thường là giọng trở nên cao hơn bình thường), cử chỉ mất tự nhiên, và đôi khi còn bị líu lưỡi không nói lên lời. Sự sợ hãi cũng có thể làm cho người thuyết 118 trình quên mất những nội dung đã được chuẩn bị kỹ, có thể làm cho họ lúng túng, trình bày vấn đề lộn xộn, không theo trình tự định trước. Tóm lại, nỗi sợ hãi khi thuyết trình là một trong những kẻ thù tệ hại nhất của người thuyết trình. Để vượt qua nỗi sợ hãi này cần làm gì? Sau đây là một số cách. Phải nhận thức rằng sợ thuyết trình là điều bình thường. Bạn không phải là người đầu tiên, và cũng không phải là người cuối cùng sợ như vậy. Phải chuẩn bị thật kỹ trước khi thuyết trình. Chuẩn bị càng kỹ lưỡng, bạn càng tự tin và càng đỡ sợ hãi, lo lắng khi thuyết trình. Tập nói trước các cử tọa khác nhau trước khi thực sự thuyết trình là cách vượt qua nỗi sợ rất tốt. Trước hết hãy thuyết trình một mình (sẽ rất tốt nếu nói trước gương). Sau đó nói trước bạn bè, người thân. Tập như vậy sẽ quen dần, và những người tham dự còn chỉ giúp các thiếu sót để khắc phục. Khi tập thuyết trình cần đặt mình vào trạng thái càng giống thuyết trình thật sự càng tốt. Khi tập cần quan tâm đến cả nội dung, cả cách thức nói, cách di chuyển, cách giao tiếp với người nghe. Tìm kiếm trong số thính giả những ánh mắt, cử chỉ khuyến khích. Trong số các thính giả thường có những người bạn, người thân, thầy cô giáo, và có thể là những người khác mong muốn bạn thuyết trình tốt. Ánh mắt, cử chỉ của họ lúc đó có tác dụng trấn an đối với người thuyết trình. Thở vào thật sâu và thở ra thật chậm. Hoặc dừng lại uống vài ngụm nước. Trang web nwlink.com đưa ra hai cách thả lỏng trước buổi thuyết trình để giảm căng thẳng rất hiệu quả: “- Nằm ngửa trên sàn nhà, co đầu gối lại và thư giãn. Nhắm mắt để cảm nhận toàn bộ trọng lượng cơ thể trải đều lên lưng và cổ được duỗi ra. Hãy để cơ thể thư giãn đến từng ngón tay, bàn chân, cánh tay... Sau đó từ từ đứng dậy và cố gắng duy trì trạng thái thư giãn kể cả khi đã đứng lên”. ”- Đứng thẳng, hai chân choãi ra, thả lỏng cánh tay và các ngón tay. Khẽ lắc người, bàn tay, rồi cánh tay, vai, thân người và chân. Sau đó từ từ xoay vai sang hai bên. Khẽ xoay cổ theo chiều kim đồng hồ rồi ngược lại. Nằm xuống sàn, co đầu gối lên, thả lỏng toàn bộ cơ thể.” 6.3.2. Cách nói Nói với tốc độ bình thường, không nhanh quá cũng không chậm quá. Rất nhiều nhóm sinh viên khi thuyết trình hay tranh luận kiểm soát thời gian không tốt nên những phần trình bày trước bị vượt thời gian dự định. Cố rút ngắn thời gian cho các phần còn lại, họ bèn nói rất nhanh. Kết quả là tình hình càng tồi tệ hơn, vì người nghe không kịp hiểu những phần trình bày vội vàng đó của họ. Nếu rơi vào trường hợp “cháy bài” như vậy bạn hãy bình tĩnh nghĩ cách lược bớt đi một số nội dung không quan trọng lắm trong các phần còn lại và trình bày phần còn lại đó với tốc độ vừa phải. Nên nói một cách sôi nổi, hào hứng (trong phần chọn đề tài ta đã biết chỉ nên chọn đề tài mình say mê mà thôi). Hai nhóm sinh viên Đại học Hoa sen tranh luận với nhau về việc siêu thị liệu có thay thế chợ ở nước ta hay không. Nhóm bảo vệ quan điểm siêu thị sẽ thay thế chợ đã đưa ra rất nhiều luận điểm sắc bén, với nhiều con số chứng minh cho ưu điểm của siêu thị và từ đó rút ra các kết luận có sức nặng chứng minh cho quan điểm của mình. Lúc bấy giờ những người nghe đã nghĩ rằng nhóm phản biện khó mà có thể thắng thế được. Tuy nhiên, thực tế là nhóm phản biện đã thuyết phục được người nghe tốt hơn, và đã thắng trong cuộc tranh luận này. Các luận điểm của họ 119 không tỏ ra sắc bén hơn, ý kiến của họ cũng không độc đáo hơn của đối phương. Nhưng cái hơn hẳn của họ là sự đam mê, niềm hứng khởi thể hiện trong giọng nói, trong cử chỉ của họ. Một trong những điều cần tránh nhất lúc thuyết trình là người thuyết trình không nói, mà đọc văn bản có sẵn, hoặc đọc những dòng chữ trên màn hình. Nên mang theo bài viết sẵn để tự tin hơn, và để thỉnh thoảng nhìn vào để kiểm soát thời gian thuyết trình cũng như tránh đi quá xa đề tài do quá say sưa với việc phát triển một luận điểm nào đó không chuẩn bị trước mà vừa nảy sinh trong khi nói. Nhưng không được nhìn vào văn bản chuẩn bị sẵn đó mà đọc. Bởi khi đó người nghe sẽ nhận thấy rằng người thuyết trình chuẩn bị không kỹ. Và việc đọc như vậy nghe rất nhàm chán, vì trong đó không có tình cảm, không chứa đựng sự đam mê của người thuyết trình. Cũng đừng đọc những điều viết trên slides. Những dòng đó tự người nghe thuyết trình đọc được, họ chờ nghe thứ khác, nghe những diễn giải các hình ảnh, các từ khoá trên các slides đó. Không được nói giọng đều đều. Việc này sẽ ru người nghe ngủ. Cần nói lúc lên giọng lúc xuống giọng, khi hơi nhanh, khi chậm rãi. Nếu thấy người nghe mất tập trung, nên nói lớn hơn một chút, cao giọng hơn một chút. Điều đó sẽ giúp làm cho người nghe tập trung trở lại. 6.3.3. Cử chỉ Khi thuyết trình cần có cử chỉ tự nhiên, không cường điệu, giả tạo. Cử chỉ, động tác phải phù hợp với nội dung đang nói. Khi nói về những vấn đề buồn nên tỏ ra trầm tĩnh, khi nói vấn đề vui thì nên có cử chỉ sôi nổi, hoạt bát. Những người “nói” được bằng cả cơ thể của mình là những người rất thành công khi thuyết trình. Người nghe không chỉ nghe điều bạn nói, mà còn quan sát bạn. Bạn không nên đứng yên một chỗ, hoặc dựa vào bục phát biểu, vì như thế dễ làm người nghe chán. Nên đi lại khi nói, việc tiến đến gần người nghe làm cho họ chú ý hơn. Khi đứng, hãy đứng vững chắc, chân mở rộng bằng vai. Động tác tay khi nói rất quan trọng. Đừng buông thõng tay khi nói. Cũng đừng đút hai tay vào túi hay bắt tay sau lưng. Cũng cần hạn chế động tác khoanh hai tay trước ngực. Nên dùng các động tác tay để tăng thêm hiệu quả của lời nói và gây ấn tượng, làm cho người nghe dễ nhớ hơn. Chẳng hạn, chém bàn tay vào không khí để tỏ rõ sự dứt khoát, giơ nắm đấm lên trước mặt để tỏ rõ quyết tâm, giơ hai tay lên trời để biểu thị sự thua cuộc. Hay khi nói về sự lên xuống thất thường của thị trường chứng khoán có thể đưa tay biểu diễn đường lượn sóng của nó, 6.3.4. Giao tiếp với người nghe Trong lúc đang đọc bản Tuyên ngôn Độc lập tại Quảng trường Ba Đình ngày 02/09/1945, Hồ Chủ tịch bỗng dừng lại và hỏi: “Đồng bào nghe rõ tiếng tôi không?”48 Và câu trả lời: “Có...” như tiếng sấm rền vang. Với câu hỏi đó, Bác Hồ đã trở nên gần gũi hơn hẳn với người nghe, tạo nên được sự đồng cảm lớn. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng chỉ có 7% thông tin được chuyển đến cho người nghe qua nội dung các từ ngữ mà bạn nói, 38% nhờ âm thanh (luyến láy, nhanh chậm, lên bổng xuống 48 Câu này thường được dẫn là: “Tôi nói đồng bào nghe rõ không?”. Chúng tôi lấy bản sửa đổi của đồng chí Vũ Kỳ, nguyên thư ký riêng của Hồ Chủ tịch, đăng trong Báo Thể thao Việt Nam, số 103, ngày 31/08/2002. 120 trầm). Vậy phần lớn còn lại nhờ vào cái gì? Nhờ vào hình ảnh trực quan (tức là ngôn ngữ cơ thể, nét mặt, điệu bộ, cách đi, cách đứng, động tác tay, việc tiếp xúc với khán giả bằng mắt, ...) Trong rất nhiều cuộc tranh luận mà các nhóm sinh viên thực hiện tại các lớp học, nhóm thua cuộc (thu được ít phiếu ủng hộ của các bạn trong lớp hơn) lại là nhóm lập luận chặt chẽ, nêu được nhiều chứng cứ hơn. Nhóm thắng đã nhờ vào cái gì để thắng? Mặc dù họ lập luận không bằng nhóm kia, nhưng cách thể hiện của họ sinh động hơn, để ý đến khán giả, giao tiếp với họ bằng mắt. Chẳng hạn như trong khi thuyết trình, trả lời câu hỏi, họ lại hướng đến khán giả mà hỏi “phải không các bạn?” và có những động tác tương tự khác, làm cho bạn bè trong lớp thấy mình được tham gia tranh luận cùng họ, chứ không đơn thuần là người nghe. Trong khi đó rất nhiều sinh viên khi đứng thuyết trình trước lớp thì chỉ chăm chú đọc bài viết chuẩn bị sẵn, hoặc đọc lại những điều đang chiếu trên các slide. Một nhược điểm lớn thường gặp ở những người thuyết trình ít kinh nghiệm là họ không quan sát người nghe. Việc quan sát người nghe giúp người thuyết trình có được thông tin phản hồi (từ ánh mắt, điệu bộ của người nghe), và nhờ đó có thể điều chỉnh bài nói của mình. Chẳng hạn, khi nói, bạn thấy nhiều người nghe nhíu trán, hoặc có ánh mắt ngơ ngác, nhìn nhau không hiểu, thì bạn có thể dừng lại bổ sung thông tin, hoặc giải thích cụ thể hơn. Trong khi thuyết trình nên nhìn bao quát khán phòng, không nên nhìn chằm chằm vào một hoặc một vài người nghe nào đó, và cũng không được nhìn lên trần nhà hay nhìn ra cửa sổ, hay quay lưng lại với người nghe. Giao tiếp với người nghe còn thể hiện qua việc dành thời gian tranh luận với họ hoặc trả lời các câu hỏi của họ. Có ý kiến cho rằng nên chia tổng thời gian thuyết trình ra làm bốn phần. Một phần trong số đó dành cho dự trữ. Một phần để thuyết trình. Hai phần còn lại để trao đổi với người nghe. Lượng thời gian cụ thể của các phần ở đây có lẽ cần được xác định dựa vào các điều kiện thuyết trình cụ thể, nhưng ý tưởng chia thời gian thành ba phần lớn: dự trữ, thuyết trình và tranh luận, trả lời câu hỏi theo chúng tôi là rất đúng. 6.3.5. Thu hút sự chú ý Nội dung được chuẩn bị tốt, phù hợp với người nghe, cách thuyết trình sinh động, đầy sự say mê là những điều thu hút người nghe. Thế nhưng vẫn có khi một số người nghe quay sang nói chuyện, làm việc riêng, không chú ý đến nội dung thuyết trình. Trong những trường hợp đó người thuyết trình phải cố gắng thu hút trở lại sự chú ý của người nghe. Có thể làm điều đó bằng nhiều cách. Có thể thay đổi ngữ điệu, có thể cao giọng, nói to hơn. Có thể thay đổi trật tự nội dung trình bày (nhưng lưu ý để không lẫn lộn, đánh mất logic của bài nói). Có thể kể chêm vào một câu chuyện có tính hài hước (nhưng phải liên quan đến nội dung trình bày), hoặc đưa ra vài câu bông đùa nhẹ nhàng. 6.3.6. Thuyết phục người trái quan điểm Một cái khó thường xảy ra với người thuyết trình là ý kiến ban đầu của người nghe đã khác, thậm chí mâu thuẫn với điều người thuyết trình định nói. Bạn đi chào hàng, nhưng khách hàng đã chọn hàng của đối thủ cạnh tranh của bạn, hoặc tệ hơn, đã từng dùng thử hàng của bạn và có ác cảm với nó. Bạn muốn thuyết trình để người nghe từ bỏ một định kiến, thói quen, truyền thống nào đó v.v là những trường hợp như vậy. Einstein đã từng phải thốt lên rằng phá bỏ một thói quen còn khó hơn cả phá vỡ nguyên tử! Làm thế nào trong những trường hợp này? Canergie là một nhà giáo nổi tiếng tại Mỹ. Ông thường tổ chức những buổi thuyết trình thu hút rất nhiều nhà quản lý đến nghe. Có lần, sắp đến 121 ngày thuyết trình, khi mọi công việc đã chuẩn bị xong, giấy mời đã được gửi đi hết, thì giám đốc khách sạn nơi buổi thuyết trình dự kiến diễn ra thông báo tăng mức phí thuê phòng thuyết trình. Canergie cho nhân viên đến thuyết phục ông giám đốc nọ, nhưng không đạt kết quả. Thế là ông tự mình đến gặp giám đốc khách sạn. Sau đây là cuộc nói chuyện giữa họ: “Canergie: - Nhận được thông báo của ngài, tôi hơi ngạc nhiên. Nhưng không thể trách ngài. Nếu tôi ở địa vị ngài, có lẽ tôi cũng sẽ làm như vậy. Là giám đốc của khách sạn, trách nhiệm của ngài là ra sức đem về nhiều lợi nhuận cho khách sạn. Ngài không thế, chức giám đốc của ngài cũng khó mà giữ vững, và cũng không nên níu giữ nó. Đúng vậy không nào? Giám đốc: - Đúng vậy. Canergie: - Giả sử ngài đòi tăng tiền thuê, chúng ta hãy cùng tính thử xem, ngài có lợi hay không có lợi. Xin nói về mặt lợi trước: Nếu hội trường không cho chúng tôi thuê để giảng bài, mà cho người khác thuê để tổ chức khiêu vũ, ngài có thể thu được nhiều tiền hơn. Vì thời gian tổ chức các hoạt động đó không dài lắm, họ có thể thuê với giá rất cao cho một lần, hơn rất nhiều tiền thuê của chúng tôi. Cho chúng tôi thuê, rõ ràng là chịu thiệt. Bây giờ ta hãy phân tích mặt không lợi: Trước tiên ngài tăng tiền cho thuê đối với chúng tôi, nhìn lâu dài, đó quả là giảm bớt thu nhập, bởi vì thực tế ngài đã đuổi chúng tôi. Tôi không đủ tiền thuê trả cho ngài, tất phải đi tìm nơi khác. Còn một điều bất lợi nữa đối với ngài, lớp huấn luyện này thu hút cả ngàn cán bộ quản lý trung cao cấp đến nghe giảng bài tại khách sạn của ngài, đối với ngài mà nói, đó chẳng phải là một cách quảng cáo sống động không mất tiền ư? Thực tế, nếu ngài bỏ ra năm nghìn đô-la quảng cáo trên báo chí, chắc gì mời được nhiều người như thế tới tham quan khách sạn của ngài, lớp huấn luyện của tôi đã giúp ngài mời họ đến, lẽ nào không có lợi? Giám đốc: - Đúng như vậy. Nhưng mà Canergie: - Xin suy nghĩ cho kỹ rồi trả lời tôi sau, được không? (Kết quả giám đốc đồng ý không tăng tiền thuê)”49 Trong câu chuyện trên chúng ta thấy rằng có thể thay đổi quan điểm, quyết định của người nghe bằng cách hiểu lợi ích của họ và tiến hành phân tích vấn đề từ quan điểm lợi ích đó, để rồi vạch ra cho họ thấy là họ có lợi hơn nếu nghe theo chúng ta. Khi ta đỡ một vật rơi từ trên cao xuống, chẳng hạn một quả bóng nhỏ, thì việc đưa tay từ dưới lên, ngược chiều rơi của nó để đón nó có thể cho kết quả rất xấu – quả bóng sẽ nẩy ra xa. Người ta thường để quả bóng xuống gần tay mình rồi đưa tay xuống dưới, cùng chiều rơi với nó, nhưng hơi chậm hơn một chút, rồi mới bắt được quả bóng. Thuyết trình cho người có ý kiến đối lập cũng nên làm theo cách đó. Vào đầu, chúng ta không nên “tấn công phủ đầu” người nghe, mà nên sánh bước cùng họ một đoạn đường, sau đó mới tiến hành phân tích cho họ thấy cái sai, cái dở trong quan điểm của họ. 6.3.7. Các công cụ trợ giúp Trong thời đại ngày nay, trừ những trường hợp không có điều kiện, còn bình thường người thuyết trình không chỉ nói, mà còn dùng nhiều công cụ hỗ trợ để tăng thêm hiệu quả thuyết trình. Các công cụ hỗ trợ phổ biến nhất là các video clip và các chương trình trình chiếu như powerpoint, sơ đồ tư duy. Trong phần này chúng tôi trình bày về việc sử dụng sơ đồ tư duy và chương trình PowerPoint để thuyết trình. Sơ đồ tư duy (Mindmap) Đây là một công cụ tư duy được Tony Buzan đề xuất. Phương tiện này giúp chúng ta phát huy khả năng của cả hai bán cầu đại não, đồng thời phát huy khả năng tư duy trừu tượng, suy luận 49 Những cuộc đối thoại tinh tế phương Tây và lời bình/ Hồ Vệ Hồng.-H.: NXB Lao Động, 2004, tr.24-25. 122 logic, và khả năng tưởng tượng, cảm nhận, trí nhớ hình ảnh. Công cụ này giúp thuyết trình rất tốt, vì các thông tin được trình bày dưới dạng hình vẽ nên rất trực quan, sinh động. Sơ đồ tư duy nhiều màu sắc nên cũng cuốn hút người nghe, người xem. Thêm vào đó, việc dùng các từ khoá giúp biểu đạt thông tin ngắn gọn, cô đọng. Sơ đồ tư duy giúp người nghe, người xem nắm bắt dễ dàng các chính, và ghi nhớ chúng dễ dàng. Thực hiện sơ đồ tư duy như sau: Lấy giấy trắng, đặt nằm ngang, vẽ một hình vẽ hay biểu tượng nào đó thể hiện đề tài vào trung tâm tờ giấy. Mỗi nội dung chính của đề tài sẽ được biểu diễn bằng một nhánh bắt đầu từ hình vẽ trung tâm đó. Các nhánh đó được vẽ bằng các màu khác nhau. Trên nhánh ghi từ khóa, hoặc vẽ biểu tượng hình ảnh tương ứng với nội dung mà nó biểu đạt. Cuối các nhánh lớn, bắt đầu vẽ các nhánh con, biểu diễn các nội dung nhỏ của nội dung lớn tương ứng. Ưu tiên dùng hình vẽ thay cho từ ngữ để biểu đạt vấn đề. Khi vẽ sơ đồ tư duy cần lưu ý những điều sau đây:  Cấu trúc sơ đồ phải rõ ràng, có thể đánh số thứ tự để biết nội dung nào sẽ thuyết trình trước, nội dung nào sau. Các nhánh không lồng vào nhau. Nhánh và chữ ở trung tâm vẽ to, đậm, càng ra xa trung tâm càng nhỏ hơn, nhạt hơn.  Độ dài các nhánh và độ dài từ khóa hoặc hình vẽ trên nhánh phải gần bằng nhau để tạo sự liên tưởng.  Các nhánh nên vẽ cong tự nhiên, chữ trên nhánh không nghiêng quá 450 vì như thế khó đọc. Chữ viết nên rõ ràng, tốt nhất là viết chữ in hoa.  Mỗi nhánh từ hình vẽ trung tâm đến ngọn nhánh con cuối cùng phải được vẽ cùng một màu. Như vậy mỗi nội dung chính được mã hóa bằng một màu giúp cho người xem dễ theo dõi50. Sơ đồ tư duy không chỉ dùng để chuẩn bị nội dung thuyết trình. Nó còn được dùng để thuyết trình. Một sơ đồ tư duy đẹp, rõ ràng, đầy màu sắc sẽ làm cho người nghe bị thu hút vào nội dung thuyết trình. Nó giúp người nghe chẳng những nghe, mà còn “thấy” các ý tưởng, dễ nắm bắt logic của buổi thuyết trình. Hình ảnh và màu sắc của sơ đồ tư duy làm cho người nghe dễ nhớ, dễ cảm nội dung thuyết trình hơn. Sơ đồ tư duy giúp người thuyết trình rất nhiều. Với sơ đồ tư duy, người thuyết trình có cả một kịch bản trước mặt. Người thuyết trình sẽ không lẫn lộn thứ tự hay nội dung trình bày, cũng sẽ thấy tự tin hơn, vì thế nói năng lưu loát, cử chỉ hoạt bát hơn. Những ưu điểm đã nêu cho thấy chúng ta rất nên vẽ sơ đồ tư duy để thuyết trình. Nhiều người gặp phải khó khăn khi vẽ sơ đồ tư duy vì không có năng khiếu vẽ. Khi đó chúng ta có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng để vẽ sơ đồ tư duy. Các phần mềm này, ngoài các chức năng vẽ nhánh, viết chữ, vẽ đường bao, tô màu, còn cung cấp thêm rất nhiều biểu tượng, hình ảnh có sẵn. Các phần mềm hay được sử dụng hiện nay là FreeMindmap, Mind Manager, ConceptDraw MINDMAP. Hình 6.1. sau đây là sơ đồ tư duy về việc vẽ sơ đồ tư duy của Tony Buzan 50 Một số người vẽ các nhánh chính cùng một màu, các nhánh con cùng cấp cùng màu. Cách vẽ này cho thấy rõ cấp độ của ý tưởng, nhưng không cho thấy sự liên tục trong phát triển ý tưởng, khó tách các nội dung. 123 Hình 6.2. là sơ đồ tư duy phân tích bài thơ Quê Hương của tác giả Đỗ Trung Quân, do một nhóm sinh viên trường Đại học Kinh Tế - Luật, thuộc Đại học Quốc gia TP. HCM, vẽ. Khi dùng sơ đồ tư duy để thuyết trình bạn có thể dùng bản vẽ trên giấy, cũng có thể dùng bản điện tử (scan lại bản vẽ trên giấy, hoặc file bản vẽ nếu dùng các chương trình vẽ sơ đồ tư duy). Bản điện tử thường được phóng lên kích thước to hơn, sử dụng được cho cả các buổi thuyết trình đông người tham dự, và không đòi hỏi phải treo, dán trước nên dùng thuận tiện hơn. Dùng sơ đồ tư duy, bạn chỉ cần trình bày theo logic thiết kế sơ đồ đó là đảm bảo trình tự và nội dung thuyết trình hợp l ý. 124 PowerPoint Powerpoint là một chương trình tiện ích trong bộ office của công ty Microsoft, vì thế nó có mặt trong mọi máy tính có dùng hệ điều hành windows. Hiện nay hầu như người thuyết trình nào cũng sử dụng chương trình này để thiết kế và chiếu các phiên trình chiếu (presentation) gồm nhiều slides giúp thuyết trình. Để thiết kế presentation, bạn hãy căn cứ vào nội dung bài thuyết trình đã được chuẩn bị sẵn để đưa ra các ý tưởng chuyển tải nội dung đó bằng các slides. Tuy các slide được thiết kế căn cứ vào các nội dung đã chuẩn bị, nhưng lưu ý rằng văn bản viết và slide là hai thứ hoàn toàn khác nhau. Không bao giờ được chép nguyên văn văn bản viết để dán vào slide. Cần tìm kiếm thêm các hình ảnh thích hợp để thay thế hoặc bổ sung thêm cho nội dung từ ngữ. Hình ảnh rất quan trọng, vì mỗi hình chuyển tải thông tin bằng 10.000 từ. Cũng cần tìm ra các từ khoá để thay thế cho các câu, các đoạn văn dài. Các slide chỉ dùng ít từ. Mỗi slide nên có không quá 6 dòng. Theo Richard Hal thì các giám đốc sáng tạo nhất trong lĩnh vực quảng cáo từng khẳng định rằng những tấm áp phích quảng cáo không nên có quá mười từ. Chẳng hạn, slide trong hình 6.3. sau đây chứa quá nhiều chữ: I.2. LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU - Những phát hiện đầu tiên vào những năm 20 của thế kỉ X – những công cụ đ á  đư ợc đăng trong cuốn Ecole Francaise d’Extreme Orient tập XXX xuất bản năm 1930. - Đến năm 1958, L. Malleret công bố thông tin về “Những công trình đất đắp hình tròn ở Nam Đông Dương ” (tạp chí BEFFEO- 59). - Những năm 80 của thế kỉ XX, nhiều nhà nghiên cứu đã có những chương trình tại vùng này., - Năm 1999 – 2000, Trung tâm Nghiên cứu Khảo cổ học tại Tp. Hồ Chí Minh và Bảo tàng Bình Phước đã tiến hành nhiều đợt điều tra nghiên cứu có quy mô lớn nhất từ trước đến nay. - Kết hợp với những kết quả nghiên cứu gần đây, đặc biệt là khai quật di tích An Khương và Lộc Tấn II đã đem lại nhiều thông tin có giá trị góp phần làm sáng tỏ một số vấn đề cơ bản nhất liên quan đến loại hình di tích này. Hình 6.3. Slide giới thiệu di tích đất đắp hình tròn Bình Phước của sinh viên ngành lịch sử Hãy cố gắng rút gọn số từ xuống. Trong slide không cần viết đủ câu văn, những từ nối có thể loại bỏ, thay bằng cách trình bày hoặc ký hiệu. Ví dụ Câu ban đầu Câu đổi lại Thuyết trình = sân khấu quãng ngắt Thuyết trình là sân khấu có những quãng ngắt. Có đoạn thấp và đoạn cao, có đoạn nhanh và đoạn chậm. Có: Đoạn thấp 125 Đoạn cao Đoạn nhanh Đoạn chậm Khi bạn thuyết trình, tác động trực quan có thể đưa bạn lên những tầm cao và nếu buồn tẻ, nó sẽ giống như sức cản của mỏ neo trên biển. Thuyết trình: Trực quan  tầm cao Buồn tẻ  mỏ neo = trì trệ Những người bộc trực, thẳng thắn thường được nhiều người yêu mến Bộc trực, thẳng thắn  được yêu mến (Lưu ý: các ví dụ trên mới chỉ nói đến khả năng rút gọn từ, chưa phải là hình mẫu các slide. Các slide còn có thể dùng hình ảnh và sẽ có tính trực quan tốt hơn). Màu sắc và hình ảnh trên các slide nên chọn phù hợp với người nghe. Nếu người nghe là người trẻ tuổi thì hình ảnh có thể nhiều màu sắc, có thể vui nhộn, nhưng phải gắn với nội dung, nên dùng hiệu ứng hoạt hình. Nếu người nghe nhiều tuổi thì hình ảnh và màu sắc phải chuẩn mực, trang trọng, rõ ràng, ngay ngắn, không lòe loẹt, không cần nhiều hiệu ứng hoạt hình. Trình bày các đề tài khoa học cũng nên dùng hình ảnh theo kiểu chuẩn mực, nghiêm túc, không vui nhộn, không quá nhiều màu. Các slide nên dùng một màu nền, hơi tối (tốt nhất là xanh đậm), chữ viết màu sáng để có độ tương phản tốt. Các slides trong cùng một presentation nên có chung một màu nền. Trừ trường hợp thời gian thuyết trình nội dung tương ứng với các slide dài bằng nhau và người thuyết trình đã nhiều lần tập dượt thuyết trình với các slide, còn các trường hợp khác không nên để presentation chạy tự động, mà nên để người điều khiển việc chuyển slide bằng bàn phím hoặc/và chuột máy tính. Hai hình 6.4, 6.5 sau đây là các slide của Steve Jobs và Bill Gates. Slide của Steve Jobs đơn giản hơn, ít chữ hơn, nhưng được đánh giá cao hơn. Hình 6.4. Một trong những slide của Steve Jobs 126 Hình 6.5. Một trong những slide của Bill Gates Tóm lại, khi sử dụng powerpoint để làm bài thuyết trình cần lưu ý một số điều sau đây: - Các slide không được làm ra để đọc, vì thế nên dùng hình ảnh, đồ thị, bảng biểu, mà ít dùng từ ngữ. - Các slide không thay thế cho lời thuyết trình, vì thế đừng cố gắng đưa tất cả, hay hầu như tất cả nội dung thuyết trình vào các slide. Chỉ nên chọn những nội dung cần thiết nhất, viết lại chúng thật ngắn gọn để đưa vào các slide. - Chỉ nên sử dụng các kiểu (font) chữ quen thuộc như TimeNewRoman, Arial, để trình bày trong các slide. Dùng các font chữ lạ có thể tạo ra hiệu ứng đẹp, tuy nhiên bạn có nguy cơ gặp khó khăn vì máy tính nơi bạn trình chiếu có thể không có font chữ đó. - Nếu báo cáo về các vấn đề khoa học thì không nên dùng nhiều hiệu ứng hoạt hình, nhiều màu sắc, mà nên trình bày giản dị, cô đọng. - Cần chọn cỡ chứ (size) đủ lớn để khán giả dễ theo dõi, nói chung không dùng các cỡ chữ nhỏ hơn 28 (trừ chữ trong các bảng dữ liệu). Cỡ chữ to dùng cho các ý chính, các tiêu đề. Các phần khác dùng chữ nhỏ hơn. Nên sử dụng màu sắc để nhấn mạnh thay cho các dấu gạch chân hay in nghiêng. - Tập nói trước nhiều lần để đảm bảo nội dung nói và phần trình chiếu bằng PowerPoint phù hợp với nhau. 6.4. Hậu thuyết trình Sau khi kết thúc bài thuyết trình cần cung cấp cho người nghe địa chỉ email, số điện thoại liên lạc, và ghi lại địa chỉ email và số điện thoại của họ (nếu có thể). Người thuyết trình cũng cần trả lời các câu hỏi đã hứa với người nghe cũng như các câu hỏi khác của họ, nếu có. Các cuộc gặp gỡ bàn luận về đề tài với người nghe sẽ rất có ích. Những buổi trao đổi như vậy tạo cơ hội làm rõ thêm các ý chưa kịp trình bày trong buổi thuyết trình, giải tỏa các thắc mắc của người nghe và giúp thắt chặt quan hệ. Công việc còn lại là rút kinh nghiệm từ buổi thuyết trình đã thực hiện. Việc rút kinh nghiệm như vậy thực hiện theo nhóm sẽ có kết quả hơn làm một mình, và làm càng sớm sau buổi thuyết trình thì càng tốt, vì lúc đó còn nhớ được nhiều diễn biến và cảm xúc. Cần kiểm điểm cụ thể những vấn đề sau: 1. Buổi thuyết trình có diễn ra theo kế hoạch không (về địa điểm, thời gian, người tham dự, phương tiện sử dụng)? 127 2. Người nghe tiếp nhận bài thuyết trình như thế nào? 3. Cử chỉ, điệu bộ của người thuyết trình như thế nào? Gây được thiện cảm, hứng thú nơi người nghe không? 4. Có nói được đúng nội dung đã định không? Thời gian thuyết trình có theo đúng dự tính không? 5. Những diễn biến nào bất ngờ? Dựa vào việc kiểm điểm như vậy ta sẽ tìm cách phát huy những điểm tốt và khắc phục các thiếu sót để lần sau làm tốt hơn. Câu hỏi và bài tập chương 6 1. Hãy lựa chọn một đề tài thuyết trình cho các bạn trong lớp và nói rõ tại sao lại chọn đề tài đó. 2. Hãy lập kế hoạch thuyết trình đề tài đã chọn ở bài tập 1 hoặc một đề tài khác tùy chọn. 3. Hãy phân tích kỹ lưỡng hơn và hoàn thiện bản kế hoạch thuyết trình về đề tài ngụy biện đã dẫn trong chương này. 4. (Theo nhóm) Lựa chọn một đề tài và chuẩn bị thuyết trình trong thời gian 10 phút trước lớp. Tài liệu tham khảo chương 6 1. Angela Murray.Thuyết trình chuyên nghiệp trong kinh doanh. NXB Thanh Hoá, 2007. 2. Hồ Vệ Hồng. Những cuộc đối thoại tinh tế phương Tây và lời bình. NXB Lao Động 2004. 3. Phong Liễu. Diễn thuyết trước công chúng. NXB Thanh Hoá, 2007 4. Richard Hal. Thuyết trình thật đơn giản. NXB Lao Động, 2009. 5. Tony & barry Buzan. Sơ đồ tư duy. NXB Tổng hợp TP.HCM, 2008. 6. Microsoft Việt Nam. Giáo Trình E-learning PowerPoint 2007 Tiếng Việt. 7. nang dien dat thuyet trinh 8. Ebook Kỹ năng thuyết trình

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • pdfgiao_trinh_ky_nang_mem_bui_loan_thuy.pdf