Luận văn Một số giải pháp marketing hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm tại Việt Nam

165 135 205 157 10.200 m2 1,98 94,3 2000 287 184 264 207 15.000 m2 2,65 133,8 2001 300 218 285 221 20.000 m2 3,58 135,1 2002 330 300 - - 22.000 m2 - - ( Nguồn: Công ty Quảng cáo và hội chợ thương mại - VINEXAD ) Việt Nam EXPO đã tạo ra một môi trường thuận lợi cho các hoạt động xúc tiến thương mại và đầu tư trong những năm vừa qua. Nhờ đó nó đã hấp dẫn được các DN trong và ngoài nước, các nhà đầu tư, các nhà kinh doanh, nhà phân tích kinh tế đến và tham gia kinh doanh ở thị trường Việt Nam. Qua hội chợ và triển lãm này nhiều mối quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa các DN trong và ngoài nước. Theo tổng kết EXPO Việt Nam năm 2002 của VINEXAD, 85% DN tham dự hài lòng với dịch vụ của nhà tổ chức, 78% tổng kết có kết quả rất tốt, 60% bày tỏ mong muốn tiếp tục tham dự EXPO 2003. Ngoài Việt Nam EXPO, hàng năm còn có nhiều hội chợ triển lãm thương mại quốc tế khác được tổ chức tại Việt Nam, chủ yếu mang tính chất chuyên đề. Đó là những hội chợ triển lãm về các lĩnh vực được xã hội và các DN quan tâm như: Hội chợ triển lãm quốc tế về mỹ phẩm, thời trang và quà tặng, triển lãm Quốc tế về đo lường, kiểm nghiệm và tự động hoá, triển lãm Quốc tế về Công nghệ vật liệu, triển lãm Quốc tế về thiết bị Y khoa (MEDICAL EXPO), triển lãm Quốc tế về giao thông, vận tải và năng lượng (AUTOPETRO), triển lãm Quốc tế về viễn thông, vi tính, công nghệ truyền hình... Số lượng các hội chợ triển lãm đựoc tổ chức tại Việt Nam năm sau nhiều hơn, phong phú hơn năm trước. Các hội chợ truyền thống được duy trì và phát huy. Các hội chợ mới được đẩy mạnh nghiên cứu và triển khai tổ chức. Doanh thu từ hội chợ triển lãm qua các năm cũng tăng lên đáng kể. 1.2. Hội chợ triển lãm thương mại tổ chức tại nước ngoài Với khả năng như hiện nay, các công ty Việt Nam chưa thể tự tổ chức hội chợ và triển lãm thương mại ở nước ngoài. Cùng với việc tổ chức hội chợ triển lãm thương mại trong nước, những công ty này còn đứng ra tập hợp và đưa các đoàn DN tham gia hội chợ triển lãm thương mại tại nước ngoài do công ty phối hợp hoặc một nhà tổ chức nước bạn thực hiện nhằm tạo cơ hội tiếp xúc trực tiếp với thị trường mới, tăng nhanh khối lượng hàng hoá xuất khẩu và xúc tiến quan hệ quốc tế. Cần phải nhìn nhận một thực tế là hội chợ, triển lãm thương mại tổ chức ở nước ngoài có số lượng DN Việt Nam tham gia chưa nhiều bởi chi phí tương đối cao buộc các DN phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng. Một nguyên nhân nữa là các thông tin cần thiết cung cấp chưa đầy đủ và phong phú do đó nhiều DN muốn nhưng chưa dám tham gia vì không biết rõ, hiểu rõ về thị trường nước diễn ra hội chợ. 2. Chính sách giá Giá của dịch vụ hội chợ triển lãm chính là các khoản phí mà DN, cá nhân muốn tham gia phải nộp cho nhà tổ chức, thông thường đó chính là tiền thuê gian hàng hay khu đất trống để dàn dựng trong phạm vi nơi diễn ra hội chợ. Hầu hết các công ty tổ chức hội chợ triển lãm thương mại Việt Nam hiện nay đều thực hiện chính sách giá phân biệt trong đó các biến số ảnh hưởng tới sự khác biệt của giá cả gồm vị trí địa lý và đối tượng tham gia hội chợ triển lãm. 2.1. Vị trí địa lý Tuỳ từng địa phương tổ chức hội chợ triển lãm và vị trí gian hàng mà các công ty tổ chức quy định mức giá thuê các gian hàng hoặc khoảng đất trống khác nhau. VD: Một số mức giá hiện đang được công ty VINEXAD áp dụng: Tại hội chợ Hàng xuất khẩu và tiêu dùng EXPO Đà Nẵng, giá thuê 1 gian hàng tiêu chuẩn 9m2 là 5.000.000 VNĐ, giá thuê 1m2 đất trống là 300.000VNĐ. Tại Hội chợ Thương mại Quốc tế Việt Nam EXPO tổ chức hằng năm ở triển lãm Giảng Võ - Hà Nội, giá thuê 1 gian tiêu chuẩn ở tầng 1 là 7.650.000VNĐ, ở tầng 2 là 4.050.000 VNĐ, 1m2 đất trống là 550.000VNĐ. Tại Hội chợ Quốc tế về Mĩ phẩm, thời trang và quà tặng tổ chức tại Cung văn hoá hữu nghị Việt Xô vào đầu tháng 3: 1 gian tiêu chuẩn trong nhà giá thuê là 6.000.000 VNĐ, ngoài sân là 1.500.000 VNĐ. Có thể thấy, mức độ phát triển kinh tế, mức sống, mức đô thị hoá khác nhau ở mỗi địa phương sẽ dẫn tới việc áp dụng các mức giá khác nhau cho phù hợp với tình hình của địa phương đó. Ngoài ra vị trí của mỗi gian hàng sẽ quyết định đến việc tiếp cận với khách tham quan, việc trưng bày, quảng bá về DN, công ty, việc tiêu thụ hàng hoá... dễ hay khó. Do đó, vị trí của gian hàng cũng là một biến số được xem xét khi đưa ra các mức giá khi cung cấp dịch vụ hội chợ triển lãm. Đối với các hội chợ, triển lãm được tổ chức ở nước ngoài, giá sẽ bao gồm cả các khoản phí dịch vụ vé máy bay, visa, thuê phiên dịch (nếu cần), thuê khách sạn... 2.2. Đối tượng tham gia hội chợ triển lãm Thông thường chỉ có sự khác biệt trong mức giá đối với các DN hay cá nhân Việt Nam và các DN nước ngoài. Tuy nhiên do vẫn còn nhiều cách biệt về mức độ phát triển giữa nông thôn và thành thị, giữa các địa phương trong toàn quốc, giữa các DN kinh doanh ngành nghề truyền thống hay ngành nghề mới, các ngành có hay không có ưu đãi để phát triển...mà các mức giá có thể được nhà tổ chức thay đổi một cách linh động cho phù hợp. Bảng 2. So sánh giá thuê gian hàng và khu đất trống tại hội chợ EXPO 2001 Đơn vị thuê Gian 9m2 tầng 1 Gian 9m2 tầng 2 Đất trống 30m2 tầng 1 Đất trống 30m2 tầng 2 Đất trống 50m2 ngoài trời1 Công ty Việt Nam 850.000đ/m2 450.000đ/ m2 550.000đ/ m2 250.000/ m2 100.000/ m2 Công ty LD và NN 150USD/m2 130USD/m2 100USD/m2 80USD/m2 40USD/m2 ( Nguồn: Công ty Quảng cáo và hội chợ thương mại - VINEXAD) Trong quá trình chuẩn bị hội chợ triển lãm có thể xảy ra trường hợp các DN đã đăng ký tham gia hội chợ làm đơn xin giảm lệ phí thuê gian hàng với nhiều lí do khác nhau. Thông thường đó là các lí do như: để hỗ trợ các DN nhỏ, DN địa phương, các làng nghề truyền thống, các DN kinh doanh trong lĩnh vực mới... Các đơn này sẽ được Ban tổ chức xem xét và chấp thuận nếu thấy hợp lí. Khi đó mức giá chung ban đầu sẽ bị phân ra thành các mức khác nhau. Với các DN hay cá nhân là khách hàng truyền thống của đơn vị tổ chức cũng có thể áp dụng một mức giá ưu đãi nhất định. 2.3. Nguyên tắc xác định giá Việc xác định giá là một quá trình quan trọng cơ bản dựa trên chi phí và lợi nhuận mục tiêu của hội chợ, triển lãm. Mức giá đưa ra phải đảm bảo sự phù hợp với quy định của Pháp luật, phải hợp lý để có thể thu hút các DN tham gia, phải bù đắp được chi phí và mang lại lợi nhuận như tính toán ban đầu cho công ty. Các tiêu chí thường được nhà tổ chức xem xét khi quyết định giá gồm: nhu cầu dịch vụ, chi phí và cạnh tranh. Tương ứng với các tiêu chí, công ty có thể áp dụng một hoặc kết hợp các phương pháp định giá sau: Định giá bằng chi phí cộng thêm. Định giá trọn gói dịch vụ. Định giá dựa vào cạnh tranh. Với các hội chợ truyền thống, mức giá cũ của những năm trước cũng được đưa ra xem xét, tham khảo khi ấn định mức giá cho năm hiện tại. 3. Xúc tiến khuếch trương Do đặc thù của hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm, các công cụ xúc tiến khuếch trương như bán hàng cá nhân, xúc tiến bán, khuyến mãi ít khi được sử dụng. Công cụ xúc tiến phổ biến nhất trong lĩnh vực này là quảng cáo và quan hệ công chúng. 3.1. Quảng cáo Với hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm, quảng cáo đóng vai trò hết sức quan trọng. Nếu việc quảng cáo được thực hiện tốt, hội chợ sẽ thu hút được nhiều DN tham gia, nhiều DN, công chúng đến tham quan và tìm kiếm đối tác, ký kết hợp đồng. Chính điều này mang lại thành công và uy tín cho hội chợ cũng như cho Nhà tổ chức. Các công ty tổ chức hội chợ triển lãm hiện rất chú trọng vào việc sử dụng phương tiện quảng cáo mới, hiện đại bên cạnh các phương tiện truyền thống để quảng cáo cho dịch vụ của mình: Quảng cáo trên báo, tạp chí, trên truyền hình trước và trong thời gian hội chợ Quảng cáo ngoài trời: băng rôn, pano, áp phích về chương trình hội chợ Quảng cáo trên mạng Internet Quảng cáo thông qua phát tờ rơi, catalogue, gửi thư tới các đơn vị, công sở, toà báo... Mục tiêu của quảng cáo với các công ty này là: khuếch trương uy tín, tạo sự hiểu biết rộng rãi về công ty, thông báo, giới thiệu, quảng bá về các hội chợ mà công ty tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và tham gia của nhiều DN, công chúng... Ngoài quảng cáo, hoạt động truyền thông thông dưới hình thức tổ chức Hội nghị khách hàng, họp báo, mời báo giới tới tham dự khai mạc các hội chợ triển lãm... cũng được nhiều công ty áp dụng. Thời gian trước và trong khi diễn ra hội chợ, các loại tài liệu giới thiệu được phân phát thường bao gồm: tài liệu “Giới thiệu DN”, tài liệu “Tờ giới thiệu chương trình hoạt động hội chợ”, tài liệu “Tập trung khuếch trương logo và nhãn mác sản phẩm của các DN tham dự”,tài liệu “Tập hợp các chương trình khuyến mại và khuếch trương” Ngân sách dành cho quảng cáo trong lĩnh vực tổ chức hội chợ là không cố định. Nó phụ thuộc vào từng hội chợ, vào quy mô hội chợ, địa điểm tổ chức, thành phần tham gia và các điều khoản hợp tác quảng cáo, phân chia nhiệm vụ quảng cáo với các bên phối hợp tổ chức hội chợ. 3.2. Quan hệ công chúng Công cụ được các công ty tổ chức hội chợ triển lãm sử dụng phổ biến là thiết lập quan hệ với báo giới, các cơ quan ngôn luận, đài phát thanh và truyền hình. Nhờ sự liên kết chặt chẽ, mỗi kỳ hội chợ triển lãm đều được thông báo, quảng bá rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng với rất ít chi phí. Trước các cuộc hội chợ triển lãm, giấy mời tham dự khai mạc và giấy mời tham quan được gửi một cách có chọn lọc tới các cá nhân có nhiều ảnh hưởng trong giới báo chí, tuyên truyền. Hình thức này có hiệu quả rất cao. Tuy nhiên, chưa có nhều công ty tổ chức hội chợ triển lãm thực hiện được các hoạt động mang tính xã hội, sự kiện... để gây dựng hình ảnh, thiện cảm trong tâm trí của người dân nói chung do phụ thuộc vào khả năng tài chính và nhân sự có hạn. Đó là một hạn chế trong việc quảng bá về công ty, về danh tiếng và uy tín của công ty trong đông đảo quần chúng. 4. Cung ứng dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm Do tính chất đặc thù của dịch vụ nên nhìn chung việc cung ứng dịch vụ là trực tiếp, đơn giản, theo một quy trình chung: Sơ đồ 1: Quy trình cung ứng dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại của các công ty tổ chức hội chợ triển lãm tại Việt Nam Công ty Chi nhánh công ty Văn phòng đại diện của công ty DN, cá nhân có nhu cầu tham gia hội chợ, triển lãm Các cộng tác viên mời khách hàng tham dự Đăng ký tham gia Thông báo về việc tham gia hội chợ, triển lãm Dòng thông tin trong kênh phân phối được di chuyển theo quy trình trên. Nghĩa là: các DN, cá nhân đăng ký tham gia hội chợ triển lãm với đơn vị tổ chức tại trụ sở, các chi nhánh văn phòng đại diện của công ty hoặc thông qua các cộng tác viên. Sau khi đã được chấp thuận tham gia, họ sẽ được thông báo về các điêù kiện đăng ký, thanh toán và form đăng ký trực tiếp. Nhà tổ chức có thể hỗ trợ việc thanh toán của các DN, cá nhân thông qua việc cho phép thanh toán chậm một phần sau khi đã giao gian hàng hoặc sau khi kết thúc hội chợ. Tuy nhiên trong các trường hợp này DN, cá nhân phải thường phải thanh toán trước ít nhất 50% các khoản phải nộp khi giao lại form đăng ký cho công ty tổ chức. Khoản tiền này được coi như tiền đặt cọc, nếu bên DN, cá nhân không tham gia hội chợ nữa thì công ty sẽ thu phạt. Trong trường hợp hội chợ bị hoãn thì khoản tiền này sẽ được hoàn lại. Mối quan hệ giữa đơn vị tổ chức và đơn vị tham dự hội chợ triển lãm thương mại được thể hiện qua hợp đồng kinh tế thuê không gian và địa điểm trưng bày tại hội chợ triển lãm được ký kết giữa hai bên. Các cộng tác viên được hưởng hoa hồng trên doanh thu từ khách hàng mà họ mời tham dự. Trước khi hội chợ khai mạc, đơn vị tham dự phải cung cấp cho đơn vị tổ chức những thông tin về hàng hoá, địa chỉ giao dịch, các số liệu, tài liệu cần thiết để làm catalogue hội chợ. Nếu đơn vị tham dự là các công ty nước ngoài thì phải đăng ký danh mục hàng hoá và số lượng hàng hoá cho đơn vị tổ chức để làm các thủ tục hải quan cho việc chuyển hàng vào nước sở tại. Đơn vị tham dự có thể đề nghị đơn vị tổ chức cung cấp các dịch vụ gia tăng khác nếu có nhu cầu nhưng họ phải tự trang trải các chi phí phát sinh. Đơn vị tổ chức có trách nhiệm dàn dựng gian hàng, chuẩn bị catalogue, bố trí các thiết bị cần thiết, đảm bảo các dịch vụ khác như: thuê phiên dịch, thuê bảo vệ, các dịch vụ điện nước...theo quy định và theo các điều khoản của hợp đồng đã ký kết với các đơn vị tham dự. Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, mối quan hệ giữa đơn vị tổ chức và đơn vị tham dự hội chợ triển lãm ngày càng chặt chẽ hơn. Về phía đơn vị tổ chức, để thu hút được nhiều đơn vị tham dự phải không ngừng hoàn thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ, luôn thay đổi chủ đề hội chợ triển lãm cho phù hợp với tình hình thị trường, sử dụng các biện pháp marketing để thu hút, duy trì và củng cố mối quan hệ với các đơn vị tham dự, đặc biệt là các khách hàng truyền thống. Danh mục các hội chợ được thông qua từ đầu mỗi năm và về cơ bản sẽ không có thay đổi nhiều để tránh sự chồng chéo về việc tổ chức, số lượng các hội chợ, triển lãm được tổ chức giữa tổng công ty và các chi nhánh, đồng thời các hội chợ triển lãm được dàn đều cho các tháng trong năm. Hệ thống cung ứng dịch vụ như trên không nảy sinh nhiều mâu thuẫn tuy nhiên đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa tổng công ty và các chi nhánh. Tóm lại, qua những phân tích về thực trạng sản phẩm, chính sách giá, xúc tiến hỗn hợp và cung ứng dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm tại Việt Nam như trên, có thể thấy việc nghiên cứu áp dụng các biện pháp marketing đối với các công ty tổ chức là vô cùng cần thiết để hoàn thiện quy trình dịch vụ. Về các biện pháp này, người viết xin đề cập đến một số kiến nghị sẽ được trình bày trong chương tiếp sau đây. Chương III: Những kiến nghị và giải pháp hoàn thiện quy trình Marketing dịch vụ trong hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm thương mại của VINEXAD I. Nâng cao chất lượng dịch vụ qua các tác động vào khách hàng Chất lượng của các sản phẩm hàng hoá và dịch vụ luôn là mối quan tâm của nhiều người. Tuy nhiên, tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ đối với DN và khách hàng có sự khác nhau rất lớn. Chất lượng là một sự so sánh giữa kỳ vọng về giá trị dịch vụ với giá trị dịch vụ thực tế nhận được của khách hàng. Khi một nhà cung cấp hiểu được khách hàng của họ đánh giá dịch vụ như thế nào, họ sẽ có khả năng tạo ra những tác động vào khách hàng để có được những đánh giá như mong muốn. Cơ sở của chất lượng dịch vụ chính là sự chuyển giao dịch vụ tới khách hàng và các yếu tố trong tổ chức dịch vụ, sự hiểu biết nói chung của khách hàng và sự hiểu biết về dịch vụ nói riêng của họ. Vậy, chất lượng dịch vụ có thể tiếp cận theo ba marketingng lớn: chất lượng vật chất hay môi trường vật chất của dịch vụ, chất lượng tổ chức gồm phương thức quản lý, điều hành, uy tín, hình ảnh của công ty, chất lượng chuyển giao dịch vụ gồm những tác động qua lại giữa nhà cung ứng và khách hàng. Với các công ty cung ứng dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại, việc chuyển giao dịch vụ có thể được nâng cao về chất lượng thông qua các hoạt động tư vấn cho khách hàng. Các thông tin tư vấn hữu ích trên nguyên tắc thực sự vì lợi ích của khách hàng sẽ tạo nên mức độ thoả mãn cao ở khách hàng đối với dịch vụ mà công ty cung ứng. Đó chính là nền tảng tạo nên sự khác biệt và chất lượng dịch vụ của từng công ty so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Các thông tin có thể và nên tư vấn cho khách hàng là các đơn vị tham dự hội chợ triển lãm thương mại bao gồm: 1. Những hạn chế của hội chợ triển lãm Hội chợ là công cụ chủ yếu để xúc tiến hàng hoá trên thị trường thế giới. Tuy nhiên, có một số bất cập đối với hoạt động hội chợ như: Chi phí, thời gian và công tác quản lý cần thiết để chuẩn bị cho một gian hàng hội chợ ở nước ngoài. Hầu hết khách đến chỉ tham quan hội chợ chứ không phải để mua hàng. Các thủ thuật xúc tiến có thể rất có tác dụng trong việc thu hút khách tham quan hội chợ xong có thể thu hút cả những người không quan trọng. Tiêu chuẩn nào sẽ được dùng để quyết định quy mô, mức độ trưng bày trong một hội chợ nhất định? Việc tham gia trưng bày hấp dẫn ở hội chợ có thể dẫn các đối thủ cạnh tranh cũng làm như vậy và làm giảm lợi ích của hội chợ. Làm thế nào để các nhân viên trực tiếp thực hiện hội chợ không coi hội chợ như một kỳ nghỉ - tức là thay vì tìm kiếm khách hàng thì họ lại quan tâm nhiều hơn đến các khía cạnh xã hội khác? Các nhân viên cần phải thực hiện các mục tiêu cụ thể nào và làm như thế nào có thể xác định mức độ đạt được các mục tiêu đó? Hội chợ cần đặt trong kế hoạch Marketing chung của hãng? Hoạt động hội chợ cần đạt được mục tiêu marketing gì? Khó biết được thông tin thêm về số lượng và đặc điểm của khách hàng tham quan hội chợ, thời gian tham quan của khách cũng như nhu cầu và các sở thích mua bán của khách? Làm thế nào hãng có thể bảo đảm rằng gian hàng yêu cầu sẽ được ở đúng vị trí sơ đồ bố trí và trực tiếp với khu chiếu sáng của trung tâm triển lãm cũng như với đường đi của khách tham quan? 2. Lựa chọn hội chợ triển lãm để tham gia Mỗi DN khi muốn tham gia và tham gia một cách có hiệu quả vào hội chợ triển lãm thương mại thì khâu đầu tiên cần thực hiện là phải có một quyết định đúng dắn về việc có hay không tham gia hội chợ triển lãm thương mại đó. Để có quyết định đúng đắn họ phải xác lập rõ ràng mục tiêu tham gia và cân nhắc hàng loạt vấn đề cần thiết có liên quan. Mục tiêu của việc tham gia hội chợ triển lãm thương mại không phải chỉ là có bán được hàng hay không mà có thể là: Tìm kiếm các nhà nhập khẩu hay đại lý. Chào hàng trên thị trường mới và tăng cường uy tín, hình ảnh cho sản phẩm hay cho công ty. Tăng số lượng bán cho sản phẩm, ký kết được những hợp đồng buôn bán ngay tại chỗ hay trong tương lai. Tìm kiếm thị trường mới. Các vấn đề mà DN cần cân nhắc là: Hội chợ triển lãm thuộc loạihình nào, tổng hợp hay chuyên đề? Năng lực của nhà tổ chức và chất lượng, uy tín của các hội chợ triển lãm trước đó. Liệu có thể thu hút được một số lượng lớn khách đến xem hay không, các vấn đề về khách sạn gần triển lãm, chỗ để xe... Giá thuê gian hàng và phương thức thanh toán, các dịch vụ hỗ trợ kèm theo. Nơi diễn ra hội chợ triển lãm có phải là một thị trường quan trọng đối với sản phẩm của công ty không? Liệu có thể dễ dàng duy trì vị trí đạt được từ hội chợ không. Sản phẩm của công ty có dáp ứng được những đòi hỏi từ phía thị trường không? Mức độ khác biệt giữa các khách hàng mục tiêu và những người khách chắc chắn đến thăm hội chợ. Khả năng sẵn có những thông tin hữu ích về thành phần khách đến hội chợ, danh sách tên của những người này và của các công ty đã tham gia hội chợ trước đây. Cần phải đặt bao nhiêu đơn đặt hàng để có thể trang trải hết chi phí cho hội chợ. Chi phí trên 1m2 cộng thêm các khoản chi cho dịch vụ khác nếu đem so với các hội chợ khác. 3. Kế hoạch hoá hoạt động hội chợ triển lãm Các vấn đề cần phải được xác định khi DN lập kế hoạch tham gia hội chợ bao gồm: Liệu có nên hay không nên thực hiện các hoạt động quảng cáo trước hội chợ (ví dụ như gửi thư tới những người có thể đến thăm hội chợ). Đánh giá hiệu quả của các hoạt động hội chợ như thế nào (ví dụ, đo lường lượng bán từ các đơn đặt hàng tại hội chợ). Quản lý chi tiêu cho các hoạt động hội chợ (xây dựng và dỡ bỏ gian hàng, vệ sinh và bảo hiểm, in ấn tờ rơi, chi phí ăn ở cho nhân viên...). Ngoài ra, DN còn phải đưa ra quyết định liên qua tới các vấn đề sau: Thứ nhất, cần chuẩn bị tốt các yếu tố vật chất cho việc tham gia hội chợ triển lãm gồm: Chuẩn bị hàng triển lãm, các loại tài liệu tuyên truyền và quà tặng. Việc chuẩn bị hàng hoá tham gia hội chợ triển lãm tức là xác định số lượng, chủng loại, chất lượng sản phẩm sẽ gửi đến tham gia. Các loại tài liệu phục vụ cho hội chợ triển lãm nhiều hay ít và cụ thể ra sao là tuỳ thuộc vào mục tiêu tham dự đã xác định song thông thường có: tài liệu giới thiệu về công ty và sản phẩm của công ty, giới thiệu về các công dụng, tính năng kỹ thuật của sản phẩm, hướng dẫn cách sử dụng và bảo quản sản phẩm, giới thiệu về các chương trình khuyến mãi sắp tới hoặc một sản phẩm sắp được sản xuất. Tổ chức xây dựng gian hàng Đây là công việc quan trọng nhằm tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp với khách tham quan. Xung quan việc tổ chức xây dựng gian hàng cần chú ý: + Thiết kế hình ảnh bên ngoài sao cho nổi bật và tạo nên những nét khác biệt với hàng loạt các yếu tố như: tên hiệu, biểu tượng của công ty, các yếu tố màu sắc, ánh sáng... + Thiết kế hình ảnh bên trong cũng phải gây được ấn tượng, hấp dẫn khách tham quan, trong đó đặc biệt tập trung đến việc trưng bày sản phẩm và thiết kế không gian giao dịch. Việc trưng bày sản phẩm phải tạo sự chú ý vào sản phẩm và làm nổi bật những sản phẩm quan trọng nhất nhờ sự trợ giúp của hệ thống chiếu sáng đặc biệt hoặc các yếu tố khác. Không gian giao dịch phải được thiết kế tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc mua bán, ký kết hợp đồng. Thứ hai, cần chuẩn bị kỹ lưỡng và chọn lọc cẩn thận nhân sự tham gia hội chợ triển lãm. Nhìn chung một gian hàng nên có các nhân viên lễ tân, phiên dịch, người giới thiệu hàng, các kỹ sư (với hàng hoá có đặc tính kỹ thuật phức tạp). Các nhân viên này phải có đủ năng lực, trình độ, khả năng giao tiếp, thuyết phục, năng động và nhiệt tình. Thứ ba, cần tổ chức chu đáo các hoạt động diễn ra trong thời gian tiến hành hội chợ triển lãm. Cụ thể là: Hoạt động giới thiệu hàng hoá: các nhân viên của công ty có thể giới thiệu trực tiếp bằng cách cho khách hàng dùng thử ngay tại gian hàng (hàng tiêu dùng). Nhân viên kỹ thuật có thể trình bày các tính năng, tác dụng của sản phẩm. Để việc giới thiệu có hiệu quả có thể dùng video, tranh ảnh, tờ rơi và các món quà tặng cho khách tham quan. Hoạt động giao dịch và bán hàng. Cần chú ý: + Đảm bảo việc đón tiếp khách hàng đến tham quan và ghi nhận các yêu cầu của họ. + Có bộ phận riêng để thu xếp các cuộc tiếp xúc đàm phán với khách hàng. + Với khách hàng mua những hàng hoá công nghiệp cần lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn sử dụng và bảo quản cho khách hàng. + Với khách hàng mua số lượng lớn, có thể thương lượng trực tiếp về các khoản ưu đãi. Hoạt động điều tra nghiên cứu nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng: đây là hoạt động cần thiết nhưng không phải DN nào cũng biết quan tâm đến và biết làm tốt. Để hoạt động này đạt kết quả cao phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng: có bảng câu hỏi tốt và có cách khuyến khích khách tham quan hưởng ứng. 4. Hàng mẫu sử dụng trong hội chợ triển lãm thương mại Các hàng mẫu được phân phát trước, trong và sau một triển lãm có thể có tác dụng rất lớn trong việc khẳng định, bảo đảm rằng các khách hàng tiềm năng thực sự được sử dụng thử hàng được quảng cáo. Điều này thực sự hữu ích đối với các mặt hàng mà các đặc tính, tác dụng và lợi ích không thể mô tả hết nếu sử dụng các quảng cáo trên các phương tiện truyền thông phổ biến thông thường. Các lợi ích khác trong hoạt động phân phát hàng mẫu đó là: Khuyến khích mở rộng, gia tăng số lượng khách hàng tiềm năng quan tâm và muốn dùng thử sản phẩm. Tạo ra ảnh hưởng tới các khách hàng đã chán ngấy, mệt mỏi vì liên tục bị tiếp cận bởi các nhà cung cấp ở số lượng lớn các gian hàng hội chợ cạnh tranh. Có thể hoạt động như một dạng riêng biệt của hoạt động xúc tiến bán hàng. Đạt được sự chú ý nhanh và hiệu quả. Các khó khăn nảy sinh trong hoạt động gửi các hàng mẫu bao gồm chi phí cao, một số người nhận hàng mẫu dùng thử có thể không hề quan tâm đến sản phẩm và có một thực tế là nếu một nhà cung cấp bắt đầu việc gửi hàng mẫu tới các khách hàng tiềm năng thì các hãng cạnh tranh cũng tự cảm thấy phải làm như vậy. Điều này dẫn đến “các cuộc chiến tranh về hàng mẫu dùng thử” với việc gia tăng quà tặng cho khách hàng đến mức độ vô lý và xét về dài hạn thì không hãng nào thu được lợi ích cả. Đối với việc sử dụng các hàng mẫu gửi tặng cần theo quy tắc sau: + Các hàng mẫu gửi tặng cần thể hiện rõ ràng và hiển nhiên về những ưu việt của sản phẩm. + Các hàng mẫu phải khiến cho người tiêu dùng muốn dùng thử sản phẩm. + Không nên phân phát bừa bãi hàng mẫu tới những người có thể chẳng quan tâm, chú ý đến sản phẩm. Việc thực hiện một chiến dịch gửi hàng mẫu dùng thử cần có sự phối hợp cẩn thận, chặt chẽ với việc quảng cáo trên các phương tiện khác để xúc tiến sản phẩm. Khách hàng tiềm năng cần phải được xem và giải thích rõ ràng về các lợi ích của sản phẩm và ngay sau đó hàng mẫu phải được phát cho họ dùng thử. II. Những biện pháp hoàn thiện quy trình tổ chức Hội chợ triển lãm của đơn vị tổ chức Chất lượng dịch vụ sẽ được quyết định nhiều nhất là từ khâu tạo ra và cung ứng hay chuyển giao sản phẩm dịch vụ. Sự mong đợi của khách hàng chịu tác động mạnh từ hoạt động marketing của DN. Các hoạt động truyền thông như quảng cáo, hoạt động kích thích tiêu thụ, giá cả hấp dẫn, kinh nghiệm dịch vụ, truyền thống văn hoá, hệ tư tưởng, thông tin truyền miệng... hình thành sự mong đợi trong từng người tiêu dùng. Các yếu tố cơ bản thuộc công cụ marketing dịch vụ nếu được cải tiến và hoàn thiện không ngừng sẽ đảm bảo thoả mãn tối đa sự mong đợi của khách hàng. Đó chính là nền tảng của marketing chất lượng. Dưới đây là một số đề xuất cụ thể về các yếu tố này: 1. Sản phẩm Sự định hướng kinh doanh theo quan điểm marketing có nghĩa là một DN hoạch định chiến lược và lập kế hoạch hoạt động phù hợp với yêu cầu của thị trường. Mục tiêu của DN phải thoả mãn nhu cầu của khách hàng bằng việc huy động mọinguồn vốn có thể có của mình. Với tình trạng hiện nay của thị trường tổ chức hội chợ triển lãm, việc có một danh mục hội chợ triển lãm với số lượng hợp lý và đảm bảo được chất lượng cũng như mức độ hấp dẫn các DN tham gia là mối quan tâm hàng đầu của các đơn vị tổ chức. Để thực hiện được mục tiêu này, các công việc mà những công ty này cần thực hiện một cách nghiêm túc gồm: Thứ nhất, cần tổ chức tốt công tác nghiên cứu thị trường để chọn chủ đề cho hội chợ triển lãm được thích hợp, tránh việc tổ chức trùng lắp với các hội chợ triển lãm vừa diễn ra hoặc đang và sẽ diễn ra. Một ví dụ điển hình là trường hợp “Hội chợ triển lãm quốc tế hàng hoá có nhãn hiệu được bảo hộ lần thứ I-2003” do công ty Cổ phần hội chợ triển lãm quốc tế (VINEXPO) phối hợp với báo Lao động tổ chức vào thời gian từ 30/4 đến 4/5/2003. Chủ đề của hội chợ này liên quan đến một vấn đề hiện được rất nhiều DN Việt Nam quan tâm nhưng trước đó một tháng đã có HCHVNCLC do Báo SGTT tổ chức rất thành công cũng với chủ đề tương tự. Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả và thành công của hội chợ tổ chức sau. Cũng nhờ nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, các chủ đề hội chợ triển lãm đưa ra đều có khả năng hấp dẫn nhiều DN tham gia và thu hút sự chú ý, tham quan của đông đảo công chúng. Thứ hai, đối với các hội chợ triển lãm thương mại phạm vi địa phương, đơn vị tổ chức cần thực hiện tốt công tác tuyên truyền về mục tiêu chủ yếu của việc tham gia hội chợ triển lãm, từng bước thay đổi nhận thức hạn chế trong phần “chợ” cho các DN tham dự. Cũng cần lên kế hoạch cụ thể và chi tiết để xin hỗ trợ của Bộ thương mại, nhà nước, tài trợ của các đơn vị lớn, có uy tín nhằm mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng của các hội chợ triển lãm địa phương lên đúng với vai trò quan trọng của nó. Thứ ba, dù việc tổ chức các đoàn tham dự hội chợ và triển lãm thương mại ở nước ngoài hiệu quả chưa cao nhưng vẫn phải duy trì để giữ các bạn hàng truyền thống của mình. Các công ty tổ chức phải lưu ý tới những vấn đề sau: Khi nhận được lời mời hợp tác từ phía nước ngoài, cần tiến hành thẩm định kỹ càng khả năng thu hút các DN Việt Nam tham dự, khả năng mang lại lợi nhuận cho công ty, dự đoán các vướng mắc có thể gặp phải. Chỉ khi các vấn đề trên có thể giải quyết được thì công ty mới quyết định có tổ chức hay không. Khi đã quyết định tham gia, công ty phải nghiên cứu kỹ chủ đề của cuộc hội chợ và triển lãm đó, đề nghị nhà tổ chức cung cấp hoặc tự thu thập mọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc hội chợ hay triển lãm, đến thị trường nơi tổ chức. Từ đó mới xác định được các DN có tiềm năng và tiến hành mời. Cách mời không khác gì đối với các hội chợ và triển lãm được tổ chức trong nước, chỉ có điều lượng thông tin cung cấp phải đầy đủ và chính xác hơn. Cũng giống như các DN nước ngoài tham dự các hội chợ và triển lãm thương mại do mình tổ chức, các công ty Việt Nam còn bỡ ngỡ khi tiếp cận với thị trường nước ngoài. Do đó khi tổ chức đoàn, công ty nên cung cấp dịch vụ chọn gói từ việc lo liệu thủ tục, lo chỗ ăn ở, phiên dịch,...tới việc thu thập các thông tin về môi trường, thị trường...cho những người tham gia. Trên cơ sở các DN tham gia, công ty phải yêu cầu nhà tổ chức cung cấp thông tin về những nhà DN thuộc các lĩnh vực có liên quan. Dựa trên các dữ liệu này, khi sang trưng bày công ty có thể tạo điều kiện cho các DN của mình tiếp xúc với các đối tác nước ngoài, ký kết các hợp đồng mua bán, liên doanh liên kết. Trước khi mang hàng đi trưng bày, công ty cần có những hướng dẫn chi tiết về cách trình bày gian hàng, cách tổ chức tiếp đón khách tham quan...cho các DN tham gia, tạo nên một cách riêng cho khu vực trưng bày của đoàn Việt Nam. Công ty cũng phải luôn đặt sự thành công của các DN tham gia là thành công của chính mình, có như vậy mới lôi kéo được các DN sẵn sàng tham dự các cuộc hội chợ, triển lãm ở khắp nơi trên thế giới. Quan hệ tốt với các đơn vị chủ quản, chuyên môn, chính quyền địa phương và thông thạo luật lệ, quy định về việc tổ chức hội chợ và triển lãm tại nước định tiến hành. Đây là đơn vị ủng hộ, hỗ trợ cho việc tổ chức. Họ sẽ giúp quảng cáo, tuyên truyền, xin phép và mời các quan khách tham dự. Quan hệ và nắm chắc địa điểm hội chợ và triển lãm. Nắm chắc giá cả và các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, thủ tục, tập quán, các nhà thầu phụ về dàn dựng, cho thuê các thiết bị, vật dụng trong khu vực hội chợ và triển lãm. Hiểu biết về hải quan, thuế nhập khẩu các quy định về hàng hoá tham dự hội chợ và triển lãm . Cần có một đội ngũ cán bộ đồng đều về mọi mặt, giàu kinh nghiệm về chuyên môn, giỏi ngoại ngữ, số lượng hạn chế để tiết kiệm chi phí. Các phương tiện làm việc hiện đại và linh hoạt, việc sử dụng các phương tiện này phải nhuần nhuyễn. Việc xây dựng trang trí các gian hàng phải thể hiện rõ phong cách Việt Nam. Mục đích hội chợ không chỉ nhằm giới thiệu sản phẩm của các DN tham gia trưng bày mà còn nhằm giới thiệu nền kinh tế, văn hoá xã hội của Việt Nam do vậy, công ty có thể kêu gọi sự ủng hộ của Chính phủ, các ban ngành có liên quan như Bộ văn hoá, phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam... Xen kẽ trong những ngày diễn ra hội chợ nên tổ chức các buổi trình diễn giới thiệu nền văn hoá cuả dân tộc Việt Nam. Khi tổ chức đoàn, bản thân công ty cũng nên tham gia trưng bày các tài liệu, catalogue... về các hội chợ, triển lãm mình sẽ tổ chức tại Việt Nam. Bằng cách này, công ty có thể giới thiệu cho các DN có mặt tại hội chợ sự hiện diện của mình, từ đó thuyết phục họ tham gia các hội chợ và triển lãm thương mại. 2. Chính sách giá Đối với các hội chợ triển lãm quy mô quốc gia và quốc tế, giá cả thường không phải là vấn đề quan tâm hàng đầu của các DN tham dự. Với những hội chợ triển lãm này, việc áp dụng các mức giá phân biệt nên duy trì như các công ty đang thực hiện. Có thể giảm bớt hoặc miễn các khoản thuê trang thiết bị để hỗ trợ và khuyến khích DN tham dự. Với các hội chợ triển lãm thương mại địa phương, nhà tổ chức nên phối kết hợp và kêu gọi sự hỗ trợ từ các Bộ, ban, ngành có liên quan để xây dựng một quy chế chặt chẽ về các trường hợp được miễn giảm lệ phí tham dự nhằm một mặt khuyến khích các DN địa phương, mặt khác cũng kiểm soát được sự lạm dụng cơ chế của các DN này. 3. Xúc tiến khuếch trương 3.1. Quảng cáo Các DN tham dự một hội chợ, triển lãm thương mại cần hiểu rằng không chỉ đơn giản là đặt một gian hàng mà những người quan tâm ngay tức khắc sẽ đến thăm mình. Trong mỗi cuộc triển lãm có hàng trăm gian hàng trưng bày nhiều loại hàng hoá khác nhau, người tham quan không thể xem hết các gian hàng mà chỉ có thể đến thăm những gian hàng nào mà họ biết có sản phẩm cần quan tâm. Do vậy, đơn vị tổ chức cần hướng dẫn các đơn vị tham dự cách quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, hỗ trợ họ thực hiện những quảng cáo nhờ mối quan hệ thiết lập lâu năm trên thị trường quảng cáo thương mại của mình. Nhiều hội chợ và triển lãm thương mại được tổ chức với quy mô lớn, nhưng do không làm tốt công tác thông tin về hội chợ và triển lãm nên số lượng khách tham quan rất ít. Để khắc phục thực tế này, đơn vị tổ chức cần lập ra một bộ phận riêng chịu trách nhiệm việc thông tin quảng cáo cho hội chợ và triển lãm. Để có thể lựa chọn và quyết định tham gia các hội chợ và triển lãm, các DN thường cần có nhiều thời gian xem xét từng hội chợ. Vì thế đơn vị tổ chức nên gửi trực tiếp tới khách hàng tiềm năng bản danh sách hội chợ và triển lãm mà mình tổ chức, trong bản danh sách này có ghi rõ thời gian, địa điểm, chủ đề của hội chợ và nên gửi ngay khi có được sự phê duyệt của Bộ. Làm như thế sẽ tạo điều kiện cho DN xem xét kỹ lưỡng hơn và lựa chọn được hội chợ và triển lãm thích hợp với mục tiêu Marketing của họ. 3.2. Quan hệ công chúng Mục tiêu hoàn thiện dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại của các công ty tổ chức đòi hỏi trước tiên cần xây dựng hình ảnh về dịch vụ thật rõ ràng và dễ nhớ. Hình ảnh dịch vụ phải thúc đẩy quan hệ giao tiếp (truyền thông) các tổ chức dịch vụ với khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên việc xây dựng hình ảnh này đòi hỏi phải có thời gian. Các hình thức quan hệ công chúng mà đơn vị tổ chức nên chú trọng và thực hiện là các hoạt động mang tính xã hội như: tài trợ các hoạt động thể thao, văn hoá, văn nghệ, cấp học bổng cho các đối tượng sinh viên học giỏi hoặc có hoàn cảnh khó khăn, đóng góp ủng hộ... Những hoạt động trên đây nếu được thực hiện một cách nghiêm túc, có kế hoạch cụ thể và chi tiết sẽ gây dựng được hình ảnh và thái độ thiện cảm về công ty trong tâm trí công chúng. 4. Cung ứng dịch vụ Hiện nay, do chi nhánh của các công ty tổ chức hội chợ triển lãm ở Việt Nam hầu hết chỉ tập chung tại các thành phố lớn nên còn nhiều DN ở các vùng khác có nhu cầu tham gia hội chợ triển lãm nhưng không có thông tin hoặc gặp nhiều khó khăn trong việc tìm hiểu và đăng ký tham gia. Các công ty cần xây dựng hệ thống truyền tin, xác định rõ nhu cầu của các DN để từ đó cung cấp cho họ những thông tin kịp thời về kế hoạch tổ chức hội chợ và triển lãm của mình. Trong chiến lược phát triển lâu dài, vấn đề mở rộng mạng lưới đại diện, chi nhánh đối với các đơn vị tổ chức là vô cùng cần thiết giúp tăng khả năng cung ứng dịch vụ một cách hiệu quả đồng thời nâng cao uy tín của công ty. 5. Yếu tố con người Trong quá trình dịch vụ, nhân tố con người đóng một vai trò vô cùng quan trọng có thể quyết định đến sự thành công của dịch vụ đó. Các công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm cần tiến hành đào tạo đội ngũ cán bộ nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ, nâng cao hiểu biết về hoạt động marketing và chất lượng dịch vụ cung cấp, thoả mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, các đơn vị này cũng nên có kế hoạch xây dựng bộ phận chức năng Marketing chuyên biệt gồm các nhân viên thực hiện hoạt động nghiên cứu thị trường, lập các dự án kinh doanh và phân bổ công việc cụ thể cho từng cá nhân, đơn vị trực thuộc... Để hoạch định chiến lược, xây dựng các chính sách marketing cũng như tổ chức thực hiện marketing trong DN dịch vụ, việc hình thành bộ phận chức năng marketing và thiết lập cơ chế định hướng kinh doanh theo marketing là vô cùng quan trọng quyết định tới sự thành công của dịch vụ. 6. Quá trình dịch vụ 6.1. Nghiên cứu môi trường marketing và thị trường. Cần tổ chức tốt công tác nghiên cứu thị trường để chọn chủ đề cho hội chợ triển lãm được thích hợp, tránh việc tổ chức trùng lắp với các hội chợ triển lãm vừa diễn ra hoặc đang và sẽ diễn ra, loại bỏ những hội chợ, triển lãm thương mại không hiệu quả, tập trung khách hàng vào một số hội chợ và triển lãm thương mại mục tiêu, chọn được thời điểm cũng như địa điểm tổ chức thích hợp. Các cuộc nghiên cứu này sẽ do Bộ phận Marketing đảm nhận triển khai thực hiện. Công ty tổ chức có thể đầu tư trang bị phần mềm chuyên dụng để tăng hiệu quả và độ chính xác của các kết quả thu được từ những cuộc nghiên cứu này. Việc cử cán bộ, nhân viên tham gia các khoá học nhằm nâng cao khả năng chuyên môn và cập nhật các kỹ thuật, các mô hình nghiên cứu mới, hiện đại cũng cần thực hiện thường xuyên. Đây có thể xem như một khoản đầu tư dài hạn cho việc phát triển nguồn nhân lực của Bộ phận marketing, góp phần tạo ra một bộ phận chức năng có đủ khả năng thực hiện các cuộc nghiên cứu thị trường phục vụ cho việc tổ chức thành công các hội chợ triển lãm thương mại Ngoài ra, việc nghiên cứu thị trường cũng có thể nhằm mục đích nêu ra được những yêu cầu của thị trường. Các DN tham gia luôn có nhu cầu rất lớn về các tài liệu hướng dẫn liên quan tới sản phẩm như chất lượng, quy cách bao bì, đóng gói, cách thức trình bày. Trên thực tế đôi khi họ phải đổi mới sản phẩm nhằm đáp ứng đúng yêu cầu của thị trường. Ngay cả khi chưa đổi mới kịp sản phẩm của mình trong thời gian diễn ra hội chợ, triển lãm thì họ cũng biết được những đặc điểm, kiểu cách được ưa chuộng và bảo đảm với khách hàng tiềm năng rằng mình có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. 6.2. Soạn thư mời Xây dựng thư mời một cách khoa học nhưng phải đảm bảo tính hấp dẫn, thu hút sự chú ý, quan tâm của đối tượng được mời. Bên cạnh các thông tin như: thời gian, địa điểm tổ chức, tên nhà tổ chức, giá thuê diện tích gian hang và bố trí sắp xếp sơ đồ gian hàng... có thể bổ sung thêm một số nội dung khác liên quan đến các quy định về thủ tục hải quan, bảo hiểm, phòng cháy, các quy định về hàng hoá tham dự và những thông tin cần thiết khác. 6.3. Lựa chọn và mời khách Để quá trình mời khách có hiệu quả, đơn vị tổ chức cần xem xét nhiều vấn đề khác nhau: Nếu khách mời là những DN đã tham gia hội chợ và triển lãm do công ty tổ chức thì cần phải có chính sách ưu đãi về giá cả và chỗ trưng bày nhằm thu hút họ tham gia các hội chợ tiếp theo. Với những khách hàng tham gia lần đầu, công ty cần cung cấp cho họ các chi tiết cụ thể nhất về hội chợ, triển lãm và luôn có các nhân viên trực tiếp đến gặp khách hàng giải thích cặn kẽ mọi thắc mắc, phân tích cho họ thấy được lợi ích do việc tham dự đem lại. Cần thiết phải tìm hiểu xem ai là người ra quyết định tham gia hội chợ và triển lãm ở các DN, từ đó có những biện pháp tác động để họ đưa ra quyết định. Ngoài các biện pháp trên, đối với các công ty sản xuất, nhà tổ chức cần nghiên cứu xem mục tiêu kinh doanh của họ là gì, qua đó có những kết luận đúng đắn về nhu cầu tham gia hội chợ và triển lãm của họ. Với các DN nước ngoài, công ty chưa thể có đủ điều kiện để tiếp xúc và tiến hành thuyết phục như đối với các DN trong nước, do vậy nhà tổ chức vẫn phải mời thông qua các Tham tán thương mại của nước ta ở nước ngoài hay thông qua các đơn vị kinh doanh tổ chức hội chợ và triển lãm của nước sở tại mà công ty có mối liên hệ làm ăn. Nội dung thư mời phải tỏ rõ sự sẵn sàng giải đáp mọi vấn đề liên quan đến hội chợ và triển lãm thương mại, về môi trường và thị trường kinh doanh. Ngay trước khi hội chợ, triển lãm thương mại kết thúc, có thể gửi Catalogue hay các ấn phẩm khác và lịch hội chợ và triển lãm trong năm để mời các DN tham dự những cuộc hội chợ và triển lãm thương mại tiếp theo. 6.4. Tổ chức xây dựng gian hàng Xây dựng một không gian hợp lý trong hội chợ triển lãm gồm: việc sắp xếp, quy hoạch, xác định vị trí các gian hàng của các nhà trưng bày khác nhau... phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của đơn vị tổ chức. Khi có kế hoạch tổ chức hội chợ và triển lãm hàng năm, các đơn vị tổ chức cần phải có những kế hoạch cụ thể về việc thuê địa điểm tổ chức, tránh tình trạng đến gần thời gian diễn ra mới đi tìm địa điểm . Việc xây dựng gian hàng phải chú ý đến sự tiêu chuẩn hoá. Tổng thể toàn khu vực hội chợ và triển lãm thương mại phải toát lên sự hài hoà, có tính thẩm mỹ cao, tạo môi trường văn minh cho các mối quan hệ giao tiếp giữa các DN và người tham quan. Cụ thể là: Các gian hàng phải được bố trí thật khoa học sao cho khách tham quan có thể xem xét, bao quát hết hội chợ và đến thăm tất cả các gian hàng, hướng vào các gian hàng cũng phải thuận lợi. Như vậy, những DN đăng ký muộn vẫn có thể chọn được gian vừa ý mà không sợ nhận phải những gian nằm trong chỗ khuất vắng. Một vấn đề khác cần lưu ý là nên xếp các gian hàng theo nhóm ngành, tránh tình trạng gian hàng thực phẩm cạnh gian hàng hoá chất, hay gian hàng các đồ giá trị dễ hỏng, dễ vỡ cạnh các gian hàng có thiết bị nặng, cồng kềnh... Việc sắp xếp như vậy cũng tiện cho khách tham quan quan sát và so sánh. Tư vấn cho các đơn vị có gian trưng bày ở vị trí thuận lợi như của ra vào, chỗ rẽ có hai mặt tiền... cách bài trí trong gian hàng sao cho hợp lý, đẹp mắt nhằm hấp dẫn, thu hút khách tham quan ngay từ cửa vào và tạo ấn tượng tốt đẹp cho họ khi tham quan. Ngoài ra trong quá trình xây dựng gian hàng, nhà tổ chức cũng cần chú ý tới các yếu tố sau: Nền nhà: trải thảm với những mầu sắc thích hợp tạo điều kiện cho khách đi lại dễ dàng, giảm bớt tiếng động khi đi lại và giảm bớt khả năng bốc bụi trong nhà. Tường: ngoài những yêu cầu về độ bền vững, tính kinh tế, tính vệ sinh, độ cách âm, độ cách nhiệt...còn phải chú ý đến mầu sắc của tường cho hoà hợp với màu nền, màu trần. Trần nhà: lắp đặt thêm các hệ thống thiết bị chiếu sáng, tăng cường tính sinh động của hội chợ và triển lãm thương mại. Tạo điều kiện thuận lợi cho những DN muốn tự xây dựng gian hàng theo yêu cầu riêng của họ. 6.5. Tiến hành hội chợ và triển lãm thương mại Nhà tổ chức cần nghiên cứu kỹ về các mặt hàng mà người tham dự sẽ trưng bày trong hội chợ thương mại, từ đó đưa ra danh sách các DN có liên quan cho người tham dự có kế hoạch gặp gỡ tiếp xúc trong và sau thời gian hội chợ diễn ra. Nếu họ không thể thực hiện được điều đó, nhất là các công ty nước ngoài lần đầu tiên thâm nhập thị trường, nhà tổ chức có thể đứng ra làm trung gian giới thiệu để họ gặp gỡ trao đổi thông tin. Trong mỗi cuộc triển lãm có rất nhiều gian hàng trưng bày nhiều loại hàng hoá khác nhau mà không phải lúc nào người tham quan cũng có thể xem hết mà chỉ có thể đến thăm những gian hàng nào mà họ biết có sản phẩm đang quan tâm. Do đó, công ty tổ chức cần hướng dẫn các đơn vị tham dự cách quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng hay hỗ trợ thực hiện quảng cáo đồng thời lập ra một tiểu ban chuyên chịu trách nhiệm cố vấn cho vấn đề trang trí gian hàng của người tham dự. Hiện nay, trong các cuộc hội chợ, triển lãm thương mại lớn thường diễn ra hoạt động khen thưởng các DN hay mặt hàng tham gia. Đây là một loại hình khuyến khích người tham dự tuy nhiên để nâng cao uy tín, thúc đẩy nâng cao cải tiến chất lượng sản phẩm của các DN cũng như là góp phần thúc đẩy sự phát triển chung cuả nền kinh tế, công ty nên chú trọng hơn đến công tác này. Khi xét thưởng các sản phẩm cần phải có sự tham gia đánh giá của các chuyên gia trong lĩnh vực đó và số lượng huy chương nên hạn chế chứ không như tình trạng gian hàng nào cũng có huy chương như trong các triển lãm trong thời gian gần đây. Việc này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hội chợ và triển lãm, làm tăng số lượng các đơn vị tham gia, bởi lẽ khi họ tham gia cùng với sự cố gắng đạt được huy chương cũng chính là họ tiến hành việc khẳng định vị trí của sản phẩm cũng như uy tín của DN trên thị trường. Cần kết hợp với các ban ngành chức năng tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề cung cấp cơ hội cho các khách hàng tham dự để hiểu biết sâu sắc hơn về công nghệ thuộc lĩnh vực chuyên môn, hay là nắm bắt được những chính sách, điều luật mới được ban hành. Việc này thực sự có ý nghĩa lớn đối với các DN nước ngoài đang hoạt động hay muốn thâm nhập vào thị trường Việt Nam. Phải đảm bảo cho các DN nhập hàng vào hội chợ và triển lãm đúng thời hạn, tránh tình trạng sau khi khai mạc vẫn có những gian hàng trống. Công ty cần bố trí những khoảng thời gian chỉ dành cho các DN tham quan theo giấy mời, những thời gian còn lại cho phép dân chúng vào xem đại trà. Điều này giúp cho những người tham gia biết ai là khách hàng đích thực để có những biện pháp tiếp đón tốt hơn. Ngoài ra khi tổ chức hội chợ và triển lãm ở nước ngoài, công ty cần đảm nhận tốt các khâu: mua vé máy bay, làm thủ tục xuất nhập cảnh, thuê khách sạn... để từ đó tạo sự an tâm cho người tham dự. 6.6. Kết thúc hội chợ và triển lãm thương mại Trong bước này, các đơn vị tổ chức cần thực hiện một cách nghiêm túc và kỹ lưỡng việc thu thập thông tin phản hồi của những người tham dự, thái độ của họ với từng khâu trong quy trình dịch vụ, các kiến nghị, đề xuất, góp ý cũng như thống kê thu thập những số liêụ cần thiết, quan trọng làm tư liệu tham khảo trong kỳ hội chợ, triển lãm sau. Có thực hiện tốt các công việc như vậy mới rút ra được kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại cho những lần sau. 7. Yếu tố vật chất Công ty tổ chức hội chợ triển lãm nên chú trọng đầu tư thêm các trang thiết bị đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng khi khách hàng có nhu cầu thuê dịch vụ công ty phải đi thuê ở nơi khác và cho thuê lại với giá bất hợp lý. Việc trang bị này tuy tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao. Nó giúp khách hàng thấy được sự tận tình giúp đỡ của công ty trong việc giải quyết những khó khăn mà họ gặp phải. Cụ thể là các dịch vụ như thuê video, catset, các thiết bị cho việc bố trí bày biện hàng hoá, dịch vụ, đi lại,... 8. Dịch vụ sau bán Cung cấp các thông tin sau khi kết thức hội chợ triển lãm thương mại cho các DN tham dự là một công việc rất có ý nghĩa nhưng hiện chưa được các công ty tổ chức hội chợ triển lãm ở Việt Nam chú trọng đúng mức. Trong thời gian tới, những công ty này cần thực hiện nghiêm túc và thường xuyên việc thông báo các kết quả thống kê của mỗi kỳ hội chợ triển lãm, so sánh với các kỳ trước đó và một số đánh giá của nhà tổ chức kèm theo lời mời DN tham dự kỳ tiếp theo. Kết quả này sẽ giúp các DN phần nào đánh giá được hiệu quả tham gia hội chợ triển lãm của mình so với chi phí bỏ ra và thúc đẩy nhu cầu tiếp tục tham gia của họ. III. Một số kiến nghị về các chính sách của Bộ thương mại và chính phủ có liên quan tới hoạt động tổ chức Hội chợ triển lãm Bên cạnh các hoạt động của DN tham dự và nhà tổ chức hội chợ triển lãm thương mại, sự quản lý vĩ mô của Nhà nước cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của các hội chợ. Dưới đây là một số kiến nghị về sự quản lý vĩ mô của nhà nước để hội chợ triển lãm đạt hiệu quả cao hơn. Thứ nhất, cần định rõ những tiêu chuẩn hay điều kiện cần thiết để một cơ quan được phép đứng ra tổ chức hội chợ triển lãm thương mại. Cần kiểm duyệt chặt chẽ để tránh có quá nhiều đơn vị có chức năng này nhưng lại không có kinh nghiệm, thiếu hiểu biết và có động cơ không đúng trong việc tổ chức hội chợ triển lãm. Thứ hai, cần có những biện pháp cụ thể như: kiểm định kỹ lưỡng các kế hoạch tổ chức, quy mô, tính khả thi và lợi ích đóng góp cho xã hội của các hội chợ triển lãm để đưa ra quyết định hợp lý, tránh “hội chứng” hội chợ triển lãm - có quá nhiều hội chợ triển lãm diễn ra trong một năm, trên cùng một địa điểm. Thứ ba, cần có những chính sách thích hợp để khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho các DN tham dự đạt được các mục tiêu mong muốn của mình như: Có chính sách thuế doanh thu thích hợp đối với các hàng hoá tham dự hội chợ triển lãm. Với Tổng cục hải quan và Bộ tài chính: phải có các văn bản quy định cụ thể về các thủ tục kê khai hải quan, thuế tạm xuất, tạm nhập khẩu, phí hải quan và các phí khác đối với hoạt động hội chợ triển lãm thương mại quốc tế. Các phí này nên được ưu đãi vì việc mang hàng hoá đi tham dự hội chợ triển lãm của các DN Việt Nam tại nước ngoài và các DN nước ngoài tại Việt Nam đều là vì mục đích xúc tiến thương mại, góp phần thúc đẩy và làm tăng kim ngạch xuất nhập khẩu, phát triển sản xuất kinh doanh và nâng cao đời sống nhân dân. Cần xây dựng một quy chế riêng về thủ tục nhập, xuất hàng của các DN tham gia hội chợ triển lãm, tránh sự phiền hà bởi phải qua quá nhiều khâu mói đưa được hàng vào khu triển lãm. Tăng cường các hoạt động xúc tiến hỗ trợ cho các DN tham dự hội chợ triển lãm, nhất là trong trường hợp hội chợ triển lãm được tổ chức ở nước ngoài. Cụ thể là Bộ thương mại cần tổ chức các trung tâm xúc tiến thương mại ở những thị trường trọng điểm, cung cấp những thông tin toàn diện, kịp thời về thị trường xuất khẩu cho các DN trong nước. Thành lập Hiệp hội Hội chợ triển lãm Thương mại Việt Nam nhằm phối hợp hoạt động và hỗ trợ về kỹ thuật nghiệp vụ, tài chính cho các đơn vị tổ chức hội chợ. Kết luận Kinh doanh dịch vụ hiện đang ngày càng phát triển và trở thành bộ phận vô cùng quan trọng trong cơ cấu kinh tế của nhiều quốc gia. Tại Văn kiện đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX, Đảng đã chỉ rõ: chúng ta cần “đa dạng hóa các ngành dịch vụ, mở rộng thị trường tiêu dùng các sản phẩm dịch vụ, đáp ứng tốt nhu cầu phát triển kinh tế và đời sống xã hội”. Với đường lối đúng đắn như vậy chắc chắn trong những năm tới ngành dịch vụ Việt Nam sẽ phát triển mạnh với quy mô to lớn. Dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại không nằm ngoài xu hướng đó. Tuy nhiên, do những đặc điểm riêng của dịch vụ cùng với sự biến động lớn về nhu cầu và mức độ cạnh tranh gay gắt trên thị trường, việc kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại ở nước ta gặp rất nhiều khó khăn, phức tạp và rủi ro. Marketing trong kinh doanh dịch vụ trở thành một công cụ đắc lực và hữu hiệu giúp các nhà quản trị có thể nhạy bén đón bắt cơ hội kinh doanh, tránh được các nguy cơ từ phía môi trường cả bên trong và bên ngoài. Do vậy, việc các công ty tổ chức hội chợ triển lãm lập kế hoạch áp dụng các hoạt động, biện pháp marketing là vấn đề vô cùng bức bách cần làm và phải làm ngay để duy trì, phát triển hơn nữa. Do có sự giúp đỡ quan tâm của các ban ngành, cơ quan chức năng cũng như sự hợp tác của các bạn hàng trong nước và quốc tế, sự đóng góp của các khách hàng và người tiêu dùng quan tâm đến ngành tổ chức hội chợ thương mại, chúng ta có quyền hy vọng vào một viễn cảnh tươi sáng của hoạt động kinh doanh dịch vụ này ở Việt Nam trong tương lai gần. Đây là một ngành kinh doanh đầy tiềm năng có thể thu hút vốn đầu tư nước ngoài nhằm góp phần đưa đất nước Việt Nam nhanh chóng hội nhập với khu vực và thế giới. Mục lục Trang