Luận văn Quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT. Thực trạng và kiến nghị một số giải pháp

hợp đồng. Các điều kiện chung của hợp đồng. Các điều kiện cụ thể của hợp đồng. Phần IV: Phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện. Phần V: Yêu cầu kỹ thuật. Phần VI: Các biểu mẫu. Mẫu đơn dự thầu. Biểu giá. Mẫu biểu giá chào hàng xuất xứ từ nước ngoài. Mẫu biểu giá chào hàng xuất xứ trong nước. Mẫu bảo lãnh dự thầu. Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Mẫu bảo lãnh tạm ứng. Mẫu báo cáo tài chính. Mẫu báo cáo kinh nghiệm. Mẫu giấy uỷ quyền của Nhà sản xuất. Qua nghiên cứu, tìm hiểu nội dung Hồ sơ mời thầu, tác giả có một số nhận xét sau : Về kết cấu : Ta có thể thấy Hồ sơ mời thầu có kết cấu chặt chẽ, đầy đủ các thông tin chỉ dẫn rõ ràng, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý bao gồm : Thông báo mời thầu. Hướng dẫn nhà thầu. Mẫu hợp đồng. Phạm vi cung cấp và tiến độ. Yêu cầu kỹ thuật. Các bảng biểu mẫu. Đặc biệt nội dung mục “Bảng dữ liệu đấu thầu” của phần “Hướng dẫn nhà thầu” cung cấp rất đầy đủ thông tin cho phép nhà thầu tiếp cận nhanh chóng dự án. Phần “Phạm vi cung cấp và tiến độ” và “Yêu cầu kỹ thuật” được trình bày cụ thể, mạch lạc cho phép nhà thầu có thể nhanh chóng đưa ra đề xuất. Về nội dung: Ngoài nội dung các phần hướng dẫn, các bảng biểu mẫu được trình bày dễ hiểu, các quy định chung như các Hồ sơ mời thầu đã đảm bảo tính hợp lệ của Hồ sơ mời thầu. Phần nội dung kỹ thuật và nội dung thương mại của Hồ sơ mời thầu được thể hiện ở các phần chính gồm: Phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện. Yêu cầu kỹ thuật. Phần phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện. Phạm vi cung cấp chỉ rõ từng phần mềm số lượng và phiên bản (version) đảm bảo giúp nhà thầu nắm được quy mô sử dụng. Việc chỉ rõ phiên bản của phần mềm là cần thiết nhưng có thể kèm theo yêu cầu các phiên bản có thể là mới hơn theo sự phát triển công nghệ. Phạm vi cung cấp dịch vụ chỉ rõ số lượng cho từng khoá học là cần thiết vì với các module phần mềm bao giờ cũng có các kế hoạch cơ sở. Việc yêu cầu nhà thầu chịu trách nhiệm tổ chức lớp học theo đúng tiêu chuẩn là cần thiết vì bộ giải pháp này có tính tích hợp cao, số lượng bản quyền (licence) cho phần mềm dự định trang bị có thể ít hơn nhiều so với số lượng học viên dự định tham gia khoá học. Với phạm vi cung cấp gồm phần mềm và dịch vụ, yêu cầu về tiến độ được nêu ra trong Hồ sơ mời thầu là phù hợp. Phần yêu cầu kỹ thuật. Việc chỉ rõ các module phần mềm là cần thiết. Việc yêu cầu các tài liệu phần mềm ở dạng CD là cần thiết và đúng tiêu chuẩn hiện nay cho phép dễ dàng sử dụng cho nhiều người và in ra khi cần. Các yêu cầu về hỗ trợ kỹ thuật trong 12 tháng là phù hợp, việc yêu cầu chính sách bảo hành, bảo trì là cần thiết cho một dự án có mức độ phức tạp cao về mặt công nghệ, mang tính đặc thù chuyên ngành và có nhu cầu sử dụng lâu dài. Yêu cầu có khuyến nghị phần cứng là hợp lý trong trường hợp chủ đầu tư tự trang bị phần cứng và người cung cấp phần mềm chịu trách nhiệm cài đặt phần mềm. Ngoài ra, với hệ thống này cũng cần sử dụng các thiết bị ngoại vi khác như máy in, vẽ ... Như vậy, công tác lập Hồ sơ mời thầu do phòng Quản lý dự án thực hiện, dựa trên mẫu Hồ sơ mời thầu có sẵn của EVN. Do đó, về cơ bản công tác lập hồ sơ mời thầu đã được thực hiện khá tốt. 2.2.2.3.3.2. Gửi thông báo mời thầu – Nhận, quản lý Hồ sơ dự thầu – Mở thầu. Thông báo mời thầu đã được EVN.IT gửi tới nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ kèm theo Hồ sơ mời thầu vào ngày 24/12/2003. Cũng trong ngày 24/12/2003, Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ đã gửi đơn xác nhận sẽ tham gia dự thầu và sẽ nộp hồ sơ dự thầu đúng hạn quy định. Ngày 25/12/2003, EVN.IT đã tiếp nhận Hồ sơ dự thầu gói thầu Cung cấp phần mềm thiết kế nhà máy PDS của INTERGRAPH và các dịch vụ đào tạo chuyển giao công nghệ. Sau đó 1 h đồng hồ, tại EVN.IT đã diễn ra buổi mở thầu. Trình tự và nội dung buổi mở thầu đã diễn ra theo đúng quy định của Quy chế đấu thầu của Việt Nam. 2.2.2.3.3.3. Đánh giá hồ sơ dự thầu. Để tiến hành đánh giá Hồ sơ dự thầu của của nhà thầu, EVN.IT đã xúc tiến thành lập Tổ chuyên gia xét thầu. Sau quá trình chấm thầu, Tổ chuyên gia đã có những nhận xét, đánh giá như sau: Về kết cấu Hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu Hồ sơ mời thầu gồm: Đơn dự thầu kèm theo Bảo lãnh dự thầu có tính pháp lý về tổng giá trị tiền và thời gian hợp lệ của bảo lãnh. Các tài liệu thể hiện năng lực của nhà thầu. Chào thầu về kỹ thuật. Chào thầu về thương mại. Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ có kết cấu rõ ràng, các chương mục bố trí mạch lạc, dễ hiểu tạo điều kiện dễ dàng cho chủ đầu tư có thể đánh giá kết quả nhanh chóng, chính xác. Về nội dung HSDT. Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ có nội dung đi sát vào các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Về thể hiện năng lực nhà thầu. Hồ sơ dự thầu thể hiện rõ năng lực của nhà thầu đảm bảo thực hiện các nội dung của bản dự thầu thể hiện qua các tài liệu sau: Các giấy tờ pháp lý của nhà thầu: Đăng ký thành lập. Đăng ký kinh doanh cho lĩnh vực phù hợp với yêu cầu của dự án là công nghệ thông tin. Báo cáo tài chính 3 năm. Xác nhận là đại lý độc quyền của nhà sản xuất tại Việt Nam. Phần giới thiệu về năng lực thể hiện các kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đặc biệt là CNTT chuyên ngành. Tóm tắt các dự án nêu lên được các dự án ở lĩnh vực tương tự, các dự án đang thực hiện với quy mô từ vừa đến lớn phù hợp với quy mô dự án mà chủ đầu tư dự định thực hiện. Đặc biệt nhà thầu có chứng nhận của khách hàng đã áp dụng giải pháp tương tự là Tổng công ty Lắp máy Việt Nam – LILAMA. Phần chào về thương mại. Nhà thầu đã cung cấp giá theo đúng số lượng phần mềm và dịch vụ yêu cầu. Nhà thầu cũng đưa ra các điều khoản về thanh toán phù hợp với yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Việc giao hàng khi nhà thầu thông báo tình trạng sẵn sàng của hệ thống là phù hợp vì chủ đầu tư là người chịu trách nhiệm cung cấp phần cứng. Nhà thầu chấp nhận bị phạt nếu giao hàng chậm không vì lí do bất khả kháng là cần thiết. Ngoài việc cung cấp bảo lãnh dự thầu, nhà thầu tuân theo các điều kiện về bảo lãnh khác gồm: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng và bảo lãnh bảo hành. Phần chào về kỹ thuật. Trong tuyên bố phù hợp của mình, Nhà thầu đảm bảo: Cung cấp toàn bộ các phần mềm là các phiên bản cập nhật theo đúng sự phát triển công nghệ của nhà sản xuất INTERGRAPH, tuân thủ theo các điều kiện của yêu cầu kỹ thuật. Phần mềm được cung cấp sẽ được cài đặt và được đảm bảo bảo hành trong thời gian 1 năm kể từ ngày bàn giao đưa vào sử dụng, trong đó bao gồm hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp miễn phí, phù hợp với các điều kiện và chính sách chuẩn về bảo hành, bảo trì của hãng cung cấp giải pháp CNTT. Thời gian đào tạo, chuyển giao công nghệ và tư vấn là phù hợp trên cơ sở các chuyên gia của chủ đầu tư nắm vững các chuyên ngành kỹ thuật tương ứng. Trong phần đề xuất kỹ thuật của nhà thầu: Số lượng và đặc tính của các phần mềm trong bộ giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy đáp ứng các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu với các phiên bản theo yêu cầu hoặc mới hơn so với phiên bản trong Hồ sơ mời thầu. Nhà thầu đưa ra được nội dung chi tiết công tác đào tạo, số lượng ngày học và tiến độ thực hiện cũng như yêu cầu đối với các học viên cho từng khoá học đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu đưa ra đầy đủ các khuyến nghị về phần cứng cho các việc cài đặt triển khai phần mềm. Việc này là cần thiết. Nhà thầu cũng cam kết cung cấp dịch vụ bảo trì sau bảo hành khi được yêu cầu theo như chính sách bảo hành mà nhà thầu đã cung cấp. Chính sách bảo hành, bảo trì là chặt chẽ thích hợp với hệ thống chuyên ngành lớn có tính đặc thù kỹ thuật cao. Hồ sơ của nhà thầu còn cung cấp tiến độ, kế hoạch thực hiện rất chi tiết cho dự án đảm bảo hoàn thành các nội dung kỹ thuật và các dịch vụ được cung cấp. Đặc biệt, nhà thầu cũng cung cấp thông tin về khả năng đáp ứng của giải pháp kỹ thuật đề xuất và một số khách hàng/ dự án đối với công tác thiết kế công trình trong ngành năng lượng cũng như đầy đủ các catalogue của các phần mềm cũng hàng INTERGRAPH có trong bộ giải pháp. Tóm lại Hồ sơ dự thầu về kỹ thuật đáp ứng được các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm hoàn thành các nội dung của dự án. 2.2.2.3.3.4. Trình duyệt - Công bố kết quả đấu thầu. Kết thúc quá trình chấm thầu, Nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ được đánh giá là đáp ứng được các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu và đã trúng thầu gói thầu trên. EVN.IT đã có công văn trình lên EVN xin phê duyệt kết quả chỉ định thầu. Trong công văn đã trình bày đầy đủ các nội dung sau: Nội dung gói thầu. Đánh giá Hồ sơ dự thầu. Cơ sở, lý do chỉ định thầu. Nhận xét nhà thầu. Đề xuất và kiến nghị. Phúc đáp tờ trình của EVN.IT, EVN đã có quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu và chính thức công bố Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ trúng thầu. 2.2.2.3.4. Thương thảo- Trình duyệt và Phê duyệt hợp đồng. Ngày 26 tháng 12 năm 2003, tại Trung tâm Công nghệ thông tin đã diễn ra buổi thương thảo hợp đồng giữa EVN.IT và Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ về việc mua bộ phần mềm Thiết kế nhà máy PDS của INTERGRAPH. Sau khi thương thảo, cả hai bên đã đi đến thống nhất các nội dung trong dự thảo hợp đồng. Qua nghiên cứu, tìm hiểu nội dung của bản Dự thảo hợp đồng, tác giả có một số ý kiến sau: Dự thảo hợp đồng được quy định chặt chẽ gồm phần chính của hợp đồng và 7 phụ lục là phần không thể tách rời của hợp đồng gồm: Bảng giá và danh sách hàng hoá và dịch vụ cài đặt chạy thử phần mềm. Bảng giá và danh sách dịch vụ đào tạo và chuyển giao công nghệ. Mô tả nội dung các khoá học. Lịch trình thực hiện dự án. Chính sách bảo hành và bảo trì của INTERGRAPH. Khuyến nghị cấu hình phần cứng. Mô tả các phần mềm ứng dụng trong bộ giải pháp. Các khái niệm được định nghĩa rõ ràng; Phạm vi công việc của một dự án về phần mềm được mô tả trong “Phạm vi của hợp đồng” là đầy đủ và chặt chẽ. Các điều khoản về bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh tạm ứng là phù hợp. Phần điều kiện thanh toán được chia làm 2 phần cho hàng hoá riêng và dịch vụ riêng là hợp lý vì công tác đào tạo có thể thực hiện trước công tác bàn giao lắp đặt hàng hóa. Thời gian lắp đặt và quy chế phạt là phù hợp. Phần dịch vụ được mô tả là rất chi tiết nhưng cũng là cần thiết cho dự án công nghệ thông tin. Điều khoản cho công tác bảo hành mô tả cả dịch vụ bảo hành và cam kết cung cấp bảo trì là cần thiết với một dự án công nghệ thông tin lớn, mới, có độ phức tạp cao và các sản phẩm luôn có sự cập nhật. 2.2.2.3.5. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý triển khai dự án. Đõy là dự ỏn CNTT quan trọng, mang tớnh chất nõng cao năng lực tư vấn, cú ý nghĩa định hướng về phỏt triển cụng nghệ trong EVN. Theo quyết định của EVN, dự ỏn này do EVN.IT làm đầu mối thực hiện cụng tỏc mua sắm phần mềm và ỏp dụng cỏc ứng dụng chuyờn ngành thiết kế nhà mỏy nhiệt điện tại Viện Năng lượng. Chớnh vỡ vậy, để cú thể triển khai tốt dự ỏn cần cú sự tham gia phối hợp của Trung tõm CNTT, đơn vị sử dụng là Viện Năng lượng cũng như cỏc ban của Tổng Cụng ty. Trên cơ sở tham khảo ý kiến của nhà thầu Công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ, EVN.IT đã kiến nghị thực hiện dự án theo mô hình sau: Phụ trách dự án INTERGRAPH Phụ trách dự án EVN Điều phối dự án Điều phối dự án Nhóm thực hiện. Nhóm thực hiện. Hình 2.4: Mô hình tổ chức quản lý triển khai dự án mua sắm phần mềm PDS. Ban chỉ đạo dự án. Ban chỉ đạo dự ỏn của hai bờn đúng vai trũ chỉ đạo, giỏm sỏt việc thực hiện dự ỏn. Về phớa EVN, Ban chỉ đạo dự ỏn cú một Giỏm đốc chương trỡnh do một lónh đạo trong Ban Tổng giỏm đốc chỉ đạo, vỡ dự ỏn liờn quan đến nhiều đơn vị trong toàn Tổng cụng ty, cần phải cú sự chỉ đạo và điều phối từ cấp cao nhất bởi một người đủ thẩm quyền đưa ra cỏc quyết định khi cần. Trưởng Ban chỉ đạo dự ỏn là một Phú Tổng giỏm đốc và trong ban chỉ đạo dự ỏn cú cỏc đại diện của cỏc đơn vị sau: Ban KHCN MT&VT – Tổng Cụng Ty Trung tõm CNTT Viện Năng Lượng Ban chỉ đạo dự ỏn của EVN cú trỏch nhiệm bỏo cỏo lờn lónh đạo EVN về cụng tỏc triển khai thực hiện dự ỏn. Ban chỉ đạo nhận bỏo cỏo thường xuyờn của phụ trỏch dự ỏn và cụng tỏc tiến hành dự ỏn. Phụ trỏch dự ỏn Về phớa EVN, Phụ trỏch dự ỏn chịu trỏch nhiệm chung cho toàn dự ỏn, thường trực điều hành triển khai dự ỏn, chịu sự chỉ đạo của Ban chỉ đạo dự ỏn. Phụ trỏch dự ỏn thay mặt EVN để làm việc với nhà thầu. Người phụ trỏch dự ỏn cú trỏch nhiệm làm việc với nhúm làm việc nhằm đảm bỏo cỏc cụng việc của dự ỏn được tiến hành theo đỳng tiến độ và chất lượng. Phụ trỏch dự ỏn do Ban chỉ đạo dự ỏn chỉ định. Người phụ trỏch dự ỏn là cỏn bộ phụ trỏch dự ỏn của Trung tõm CNTT. Điều phối dự ỏn Là người hỗ trợ cho phụ trỏch dự ỏn trong dự ỏn. Nhúm thực hiện Về phớa EVN, đõy là cỏc chuyờn gia, kỹ sư thiết kế của đơn vị sử dụng cuối là Viện Năng Lượng. Nhúm thực hiện gồm phụ trỏch nhúm thiết kế, cỏc trưởng nhúm thiết kế chuyờn ngành và cỏc kỹ sư sẽ được tổ chức theo mụ hỡnh sau: Phụ trách nhóm thiết kế EVN. Trưởng nhóm công nghệ, ống, thiết bị Trưởng nhóm kết cấu, xây dựng. Trưởng nhóm điện, tự động hoá, đo lường,điều khiển Kỹ sư P&ID Kỹ sư đường ống Kỹ sư thiết bị Kỹ sư kết cấu Kỹ sư xây dựng Kỹ sư điện Kỹ sư điện, tự động hoá, đo lường, điều khiển Quản trị hệ thống Hình 2.5: Mô hình nhóm thực hiện dự án về phía VNL. Tuỳ vào cỏc ứng dụng chuyờn ngành khỏc nhau, cỏc kỹ sư sẽ tham gia cỏc khoỏ học khỏc nhau. Làm việc với nhà thầu Công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ, EVN.IT đã thống nhất mụ hỡnh nhúm làm việc về phớa Intergraph với cỏc chuyờn gia cú kinh nghiệm của hóng trong khu vực. Phụ trách nhóm đào tạo INTERGRAPH Tư vấn hệ thống và CSDL Tư vấn PDS (PDS, ISOGEN, SPReview...) Tư vấn SPPID Tư vấn Electrical Tư vấn IN Tools Tư vấn CAD Thư ký dự án Hình 2.6: Mô hình nhóm thực hiện dự án về phía Intergraph 2.2.2.3.6. Dự kiến công tác tổ chức thực hiện, giám sát, đánh giá quá trình thực hiện dự án. Cho tới thời điểm hiện nay, dự án “ áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn“ mới đang trong giai đoạn Đào tạo và chuyển giao công nghệ cho các cán bộ, kỹ sư của Viện Năng lượng. Do đó, tác giả chỉ có thể nêu lên được dự kiến công tác tổ chức thực hiện và giám sát, đánh giá quá trình thực hiện dự án. Việc tổ chức thực hiện dự án được thực hiện qua đầu mối là EVN.IT. Ngoài các công tác về quản lý dự án và các công tác hậu cần liên quan tới dự án mà EVN.IT sẽ thực hiện, quá trình thực hiện dự án gồm các bước triển khai chính: Bước 1: Thực hiện đào tạo cơ bản các ứng dụng công nghệ thông tin chuyên ngành. Bước 2: Thực hiện áp dụng các ứng dụng chuyên ngành cho một dự án thử nghiệm cũng như thực hành trên các bài toán mà các đơn vị tư vấn của EVN đang thực hiện. Bước 3: Lắp đặt phần mềm và chuyển giao dữ liệu của dự án vào hệ thống, đưa hệ thống vào vận hành. Với bước 1, là bước đang được tiến hành triển khai, các công tác sau đây đã được thực hiện: Viện Năng lượng, đơn vị sử dụng, đã chuẩn bị về nhân lực là các kỹ sư thiết kế chuyên ngành để tham gia khoá học đào tạo, chuyển giao công nghệ do nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ tiến hành. Với các nội dung khoá học chuyên ngành khác nhau, đối tượng học viên cũng là các kỹ sư thiết kế chuyên ngành khác nhau. Công tác đào tạo, chuyển giao công nghệ bao gồm các phần cơ bản sau: Đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin chung. Đào tạo ứng dụng thiết kế chuyên ngành. Đào tạo quản trị hệ thống. Tư vấn đào tạo trên dự án công trình thực tế. Nội dung cụ thể của phần đào tạo và chuyển giao công nghệ như sau: Khoá học Thời gian (ngày) A ứng dụng công nghệ thông tin chung 1. Window NT / 2000. 1 2. MicroStation for Designers. 3 3. SmartSketch. 5 B Đào tạo ứng dụng thiết kế chuyên ngành 1. PDS. 36 2. ISOGEN. 5 3. SMARTPLANT REVIEW. 5 4. SMARTPLANT P&ID. 5 5. SMARTPLANT ELECTRICAL. 5 6. INTOOLS. 8 7. SMARTPLANT EXPLORER. 2 C đào tạo quản trị hệ thống 1. Window NT / 2000 administration. 3 2. ORACLE & RIS. 5 3. Plotting Administration. 3 4. Application Administration. 5 D tư vấn đào tạo trên dự án, công trình thực tế 1. PDS suite (PDS, ISOGEN, SMARTPLANT REVIEW, IPLOT). 24 2. Các ứng dụng khác (SPPID, INTools, SPEI, SPE). 20 Bảng 2.5. Nội dung khoá học đào tạo và chuyển giao công nghệ. Công tác chuyển giao công nghệ cũng được thực hiện trong quá trình cài đặt ứng dụng cho dự án tại đơn vị sử dụng cuối. Bổ nhiệm phụ trách nhóm thiết kế. Chỉ định các quản trị hệ thống công nghệ thông tin (có kinh nghiệm về hệ thống mạng, cơ sở dữ liệu). Chỉ định các trưởng nhóm thiết kế chuyên ngành. Với bước 2 để thực hiện tốt, các công tác sau cần thực hiện: Các kỹ sư cần tham gia công tác đào tạo một cách tích cực, để nắm vững tính năng của các ứng dụng. Chuẩn bị các bài toán thực tế của các chuyên ngành thiết kế cũng như ở các quá trình thiết kế khác nhau (thiết kế nguyên lý, thiết kế chi tiết, thiết kế sửa chữa, hỗ trợ quản lý vận hành...) Với bước 3 để thực hiện tốt, các công tác sau cần thực hiện: Chuẩn bị trang thiết bị phần cứng với cấu hình phù hợp theo khuyến nghị của nhà cung cấp phần mềm. Kỹ sư quản trị hệ thống cần nắm vững nghiệp vụ hệ thống, hệ điều hành, cơ sở dữ liệu, các nhiệm vụ quản trị hệ thống phần mềm ứng dụng và các bước lưu trữ và khôi phục dữ liệu. Làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp phục vụ công tác hỗ trợ, bảo hành. Để cú thể thực hiện tốt dự ỏn, việc duy trỡ cỏc buổi làm việc giữa EVN và nhà cung cấp là cần thiết. EVN.IT thấy rằng cỏc cuộc họp làm việc sau đõy dự định sẽ cần được thực hiện: Cuộc họp làm việc của Ban chỉ đạo: Được thực hiện hàng thỏng với nội dung: Tiến độ và chất lượng dự ỏn. Cụng việc hoàn thành trong thỏng. Cỏc vấn đề trong thỏng cần giải quyết. Kế hoạch của thỏng tới. Cỏc vấn đề cũn tồn đọng của cỏc thỏng trước và phương hướng giải quyết. Cuộc họp làm việc của phụ trỏch dự ỏn: Được thực hiện hàng tuần với việc kiểm tra tiến độ và chất lượng dự ỏn, ngoài ra cỏc cuộc làm việc khỏc sẽ được thực hiện khi cần thiết. Cuộc họp làm việc phụ trỏch thiết kế (EVN) và phụ trỏch đào tạo (Intergraph) Được thực hiện sau kết thỳc mỗi module giữa phụ trỏch thiết kế (EVN) và phụ trỏch đào tạo (Intergraph) cựng cỏc học viờn và chuyờn gia đào tạo ứng dụng nhằm tổng kết về module ứng dụng, giỳp đảm bảo kết quả thực hiện theo đỳng yờu cầu đặt ra, cũng như cú cỏc trao đổi chuyờn mụn trờn cỏc module đó được thực hiện Cuộc họp làm việc của nhúm làm việc Được thực hiện sau kết thỳc mỗi buổi làm việc nhằm tổng kết kết quả làm việc, cỏc trao đổi chuyờn mụn, cỏc thắc mắc, tồn đọng cỏc khuyến nghị để tăng cường chất lượng và hiệu quả cỏc buổi làm việc sau. Việc giỏm sỏt và đỏnh giỏ kết quả thực hiện dự ỏn sẽ cú cỏc biờn bản làm việc từng ngày, biờn bản nghiệm thu từng phần việc. Việc đỏnh giỏ tổng kết kết quả của mỗi phần cụng việc cú ý nghĩa quan trọng trong việc ỏp dụng cỏc cụng cụ trờn vào thực tế, đưa ra định hướng phỏt triển cụng tỏc tư vấn. Chớnh vỡ vậy sau mỗi bước thực hiện phớa người sử dụng cuối cú trỏch nhiệm bỏo cỏo tổng kết cụng việc đưa ra cỏc kết quả thực hiện, cỏc kiến nghị ỏp dụng và phương hướng phỏt triển tiếp theo. 2.3. Đánh giá chung về công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tại EVN.IT. 2.3.1. Những kết quả đã đạt được. Nhìn chung, công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT trong thời gian qua đã diễn ra theo đúng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đề ra, đảm bảo được chất lượng và tiến độ của từng công việc trong từng giai đoạn dự án. (Chi tiết cụ thể đã được phân tích ở phần trên.) 2.3.2. Một số hạn chế . 2.3.2.1. Về chất lượng nội dung của Báo cáo nghiên cứu khả thi. Qua việc tìm hiểu, nghiên cứu bản Báo cáo nghiên cứu khả thi “Mua sắm phần mềm thiết kế nhà máy phục vụ nâng cao công tác tư vấn cho khối tư vấn của Tổng công ty“ do EVN.IT lập, tác giả có một số ý kiến như sau: Về mục tiêu dự án: Chưa xác định rõ phương hướng phát triển năng lực tư vấn của TCT trong thời gian tới (như xác định khả năng của tư vấn sẽ đảm đương được công tác thiết kế nhiệt điện ở mức nào, vào thời điểm nào...), qua đánh giá hiện trạng của tư vấn (cả về con người và trang bị) để xác định cần thiết phải mua phần mềm và tiến độ mua nhằm đáp ứng phương hướng phát triển dự kiến, đồng thời đây cũng là cơ sở xác định hiệu quả của dự án, cũng như là cam kết về trách nhiệm của đơn vị đưa ra nhu cầu mua sắm; Chưa xác định việc mua sắm này sẽ đáp ứng ngay cho công trình nào trong thời gian tới. Có cần thuê tư vấn nước ngoài nữa không? Về quy mô dự án: Chưa mô tả rõ sản phẩm mua sẽ giúp cho tư vấn đảm đương được việc thiết kế nhà máy điện từ giai đoạn nào đến giai đoạn nào. Về yêu cầu nội dung phần mềm: Không nên viết trên cơ sở mô tả chức năng phần mềm có sẵn, nên trình bày rõ quy trình thiết kế nhà máy nhiệt điện (từ giai đoạn lập BCNCKT, thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công ) từ đó xác định các bài toán cần tính toán, các bản vẽ cần lập, các liệt kê cần bóc tách, các tài liệu cần hoàn thành cho từng giai đoạn ; trên cơ sở quy trình thiết kế tương đối chi tiết, xác định các công đoạn cần tự động hoá trong thiết kế của dự án này. Đây mới chính là cơ sở để xác định sự đáp ứng của phần mềm với yêu cầu của dự án. Các nội dung liên quan đến công nghệ thông tin là yêu cầu bắt buộc cần mô tả. 2.3.2.1.4. Về kinh phí dự án: Kinh phí đào tạo: Nên yêu cầu được đào tạo ngay trên sản phẩm được lắp đặt của Viện Năng lượng, sẽ có tác dụng: Kiểm tra ngay sản phẩm mua sắm; tiết kiệm tiền thuê phòng và trang bị trong đào tạo. 2.3.2.1.5. Về phân tích hiệu quả đầu tư. Trong BCNCKT chủ yếu chỉ nêu tác dụng của sản phẩm, chưa khẳng định hiệu quả tài chính hay kinh tế của dự án. Cụ thể như : Không xây dựng được dòng tiền của dự án do đó không thể tính toán được các chỉ tiêu hiệu quả tài chính hay hiệu quả kinh tế (NPV, IRR, thời gian hoàn vốn của dự án...) dự án mang lại. Do đó thiếu tính thuyết phục cần có của một BCNCKT. 2.3.2.2. Về công tác lập dự toán. Do đây là một dự án được đấu thầu theo hình thức chỉ định thầu (qua phân tích, so sánh được trình bày trong BCNCKT về các giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy nhiệt điện hiện có trên thị trường thế giới, đã đi đến kết luận là nên sử dụng bộ giải pháp PDS của hãng INTERGRAPH thông qua nhà thầu là Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ) cho nên việc lập dự toán cho dự án cũng có những nét riêng biệt so với các dự án được đấu thầu theo hình thức cạnh tranh khác. Tuy nhiên, theo ý kiến cá nhân tác giả thì công tác lập dự toán cho dự án chỉ căn cứ vào bản chào giá của Công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ mà không có sự phân tích kỹ về giá của sản phẩm tương tự trên thị trường là một hạn chế. Sự thiếu sót này có thể dẫn tới việc lập dự toán không chính xác, lãng phí vốn đầu tư. Bên cạnh việc lựa chọn được một sản phẩm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra thì việc chỉ định thầu đã dẫn tới một bất lợi cho chủ đầu tư (ở đây là EVN) đó là thường phải chấp nhận giá do nhà thầu chào, mà ít có sự lựa chọn và đồng thời việc thương thảo giảm giá cũng sẽ gặp khó khăn. 2.3.2.3. Về mô hình tổ chức quản lý triển khai dự án: Cũng theo ý kiến của cá nhân tác giả thì Việc xây dựng bộ máy thực hiện dự án như được nêu là quá cồng kềnh, phức tạp, không cần thiết phải có sự tham gia của Phó Tổng giám đốc vào Ban chỉ đạo dự án. Theo tác giả thì chỉ nên coi đây là chủ trương trang bị tự động hoá trong công tác tư vấn do yêu cầu của chính đơn vị tư vấn, cụ thể Viện Năng lượng có nhu cầu mở rộng lĩnh vực hoạt động tư vấn nhưng còn thiếu vốn nên TCT xem xét và chấp nhận cung cấp vốn cho đơn vị mua sắm. Và vì đây là sản phẩm phần mềm trang bị cho Viện Năng lượng nên đề nghị chỉ sử dụng bộ máy của Viện Năng lượng để mua sắm, như vậy sẽ tăng cường tập trung trách nhiệm cho Viện Năng lượng, sau này nếu sản phẩm không phát huy hiệu quả sẽ hoàn toàn do Viện Năng lượng chịu hoàn toàn trách nhiệm. (Viện Năng lượng tự đặt nhu cầu, tự quyết nội dung phần mềm, tự thương thảo mua sắm và tổ chức đào tạo và dự kiến sử dụng trong tương lai). Viện Năng lượng sẽ xây dựng tổ công tác thực hiện việc mua sắm, tổ chức xây dựng bộ phận tiếp nhận, tham gia đào tạo và sử dụng sản phẩm sau này hoàn toàn theo biên chế của Viện Năng lượng. Các Ban chức năng của TCT chỉ tham gia như vai trò thông thường về việc thẩm định theo phân cấp. EVN.IT sẽ có ý kiến về sự phù hợp với chính sách trang bị công nghệ tin học của EVN. Chương 3 Phương hướng và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tại Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng công ty Điện lực Việt Nam. 3.1. Phương hướng hoàn thiện công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tại EVN.IT. Các dự án công nghệ thông tin do EVN.IT thực hiện và quản lý thuộc nhiều nguồn vốn khác nhau, như: Vốn đầu tư phát triển của EVN, vốn của Ngân hàng Thế giới (WB), vốn của Cơ quan phát triển thương mại Hoa Kỳ (TDA), vốn của Tổ chức hợp tác phát triển Thuỵ Điển (SIDA)... Do vậy, việc chuẩn bị, thực hiện và quản lý các dự án sử dụng các nguồn vốn đó phải tuân theo những quy định của các tổ chức tài trợ vốn. Từ khi thành lập cho tới nay, EVN.IT đang thực hiện và quản lý các dự án đầu tư theo đúng các quy định của các tổ chức tài trợ vốn cho các dự án đó. Do trình độ và thời gian có hạn cho nên tác giả xin không đề cập tới các dự án sử dụng nguồn vốn nước ngoài, mà chỉ xin được đề cập tới dự án sử dụng nguồn vốn trong nước (mà cụ thể ở đây là nguồn vốn đầu tư phát triển của TCT). Các dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển của EVN được thực hiện và quản lý theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam. (Ví dụ như: Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo các nghị định 52/1999/NĐ-CP, số 12/2000/NĐ-CP và số 07/2003/NĐ-CP; Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định 88/1999/NĐ-CP và số 66/2003/NĐ-CP...). Bởi vậy, công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý các dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển của EVN vẫn phải bám sát vào những hướng dẫn quy định trong các văn bản pháp luật như đã kể trên. Về phía Tổng công ty Điện lực Việt Nam: Cần có sự phân cấp triệt để cho các đơn vị thành viên được trực tiếp chủ động thực hiện đầu tư. Như vậy sẽ đảm bảo cho dự án hoàn thành đạt chất lượng, đúng tiến độ và tăng cường tính chịu trách nhiệm cho các đơn vị đó. Về phía EVN.IT: Phải xây dựng được một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư trong đó có sự phối hợp nhịp nhàng, phân công công tác rõ ràng, tránh chồng chéo và đặc biệt là gắn chặt với các quy định hiện hành của Nhà nước. Bên cạnh việc có được một quy trình phối hợp thực hiện tốt, hiệu quả cao thì EVN.IT cần chú trọng vào việc xây dựng đội ngũ cán bộ giỏi, nhiệt tình trong công việc. Do đặc thù của công nghệ thông tin là một lĩnh vực mới cho nên đội ngũ cán bộ công nhân viên của EVN.IT còn rất trẻ và thiếu kinh nghiệm. Do đó việc triển khai các dự án công nghệ thông tin lớn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong thời gian tới. Vì vậy, EVN.IT cần có chính sách thu hút, đào tạo và bồi dưỡng nhân tài. Đó cũng là một bước chuẩn bị tích cực để trong thời gian tới EVN.IT đủ sức trở thành một đơn vị hạch toán độc lập, có khả năng tự chủ về tài chính, từng bước phát triển trở thành một đơn vị mạnh trong ngành công nghệ thông tin nước nhà. 3.2. Kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện và quản lý các dự án đầu tư tại Trung tâm Công nghệ thông tin- Tổng công ty Điện lực Việt Nam. 3.2.1. Xét trên góc độ quản lý vĩ mô. Về phía Nhà nước: Cần hoàn thiện hệ thống chính sách, văn bản pháp luật về quản lý hoạt động đầu tư và xây dựng, hoạt động đấu thầu. Việc sớm hoàn thiện các chính sách, các quy định này sẽ tạo điều kiện cho các chủ thể trong nền kinh tế thực hiện công việc tốt hơn, hiệu quả hơn. Về phía EVN: Từng bước cải cách thủ tục hành chính trong công tác quản lý theo hướng gọn nhẹ; đồng thời có sự phân công, phân cấp triệt để hơn nữa đối với các dự án tương đối đặc thù cho các đơn vị thành viên. Việc này sẽ giúp cho các dự án được thực hiện với chất lượng cao hơn, hoàn thành đúng tiến độ hơn và tăng tính chịu trách nhiệm hơn đối với các đơn vị được phân cấp. 3.2.2. Xét trên góc độ quản lý vi mô. 3.2.2.1. Xây dựng một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án gắn chặt hơn nữa với quy định của Nhà nước. Để có thể khắc phục những hạn chế về việc thiếu sự phối hợp nhịp nhàng, chặt cxẽ giữa các phòng, các bộ phận chức năng trong công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án như đã phân tích khi áp dụng Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT; đồng thời để có thể đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng trong công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án, nhằm từng bước nâng cao hiệu quả kinh doanh, luôn đảm bảo chấp hành đầy đủ và nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật ( ví dụ như: Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng, Quy chế đấu thầu...), tác giả mạnh dạn đưa ra “Quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng”. Tuy nhiên, để đưa ra một Quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư trong đó bao trùm toàn bộ các nội dung công việc theo quy định của Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng, tác giả xin đặt ra giả định: Trung tâm Công nghệ thông tin được Tổng công ty giao làm Chủ đầu tư dự án. Hình thức quản lý dự án: Tự thực hiện. Khi các giả định này thay đổi, căn cứ vào từng trường hợp mà sẽ giảm bớt một số nội dung công việc trong quy trình. Dưới đây là sơ đồ minh hoạ cho Quy trình thực hiện và quản lý dự án theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng. Trỏch nhiệm Giai đoạn và Quy trỡnh Nội dung Phối hợp QUẢN TRỊ DỰ ÁN: Điều hành dự ỏn THƯ Kí DỰ ÁN: Tham mưu, thực hiện, kiểm soỏt thủ tục và theo dừi, bỏo cỏo tiến độ thực hiện dự ỏn, đầu mối phối hợp giữa cỏc bộ phận liờn quan đến dự ỏn Lập đề ỏn xin chủ trương Lắp đặt, Lập trỡnh Kết thỳc Lập dự ỏn đầu tư Mua sắm thiết bị và cụng nghệ Trỡnh duyệt Khảo sỏt, Thiết kế, Lập Dự toỏn Vận hành, Triển khai, hướng dẫn sử dụng Khảo sỏt sơ bộ Nghiệm thu, Bàn giao Bảo hành Quyết toỏn Y N N Y Y N Trỡnh duyệt Trỡnh duyệt Trỡnh duyệt N Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ Phũng QLDA - Soạn thảo nội dung: 1, 2, 6, 7 như quy định lập BCTKT ‚ Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) - Soạn thảo nội dung : 3, 4, 5 như quy định lập BCTKT Phũng QLDA Phũng QLDA - Soạn thảo cỏc văn bản trỡnh duyệt, xin chủ trương Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH)  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) -Thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ. Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng QLDA - Cung cấp thụng tin về VB PL, cơ chế chớnh sỏch. - Tổ chức lập dự ỏn đầu tư về cỏc nội dung: 1, 2, 8,10, 11, 12, 13, 14 (BCKT) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 (BC đầu tư). - Tham mưu trong việc phõn cụng thực hiện dự ỏn . ‚ Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) -Tham gia lập dự ỏn đầu tư cỏc nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, 9 ( BCKT) hoặc 4, 5 ( Bỏo cỏo đầu tư). Phũng QLDA Phũng QLDA - Thực hiện cỏc thủ tục về đầu tư và trỡnh phờ duyệt. ‚ Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Bảo vệ BCKT hoặc Bỏo cỏo đầu tư . Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng QLDA THỰC HIỆN ĐẦU TƯ  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực hiện theo chức năng nhiệm vụ. - Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng. ‚ Phũng Quản lý dự ỏn - Lập dự toỏn. - Lập kế hoạch nhu cầu vốn cho từng giai đoạn . KẾ TOÁN DỰ ÁN: Tạm ứng vốn, thanh toỏn vốn, Thu-chi dự ỏn, Quyết toỏn Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH)  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng và dự toỏn. ‚ Phũng Quản lý dự ỏn - Thực hiện cỏc thủ tục trỡnh duyệt . - Tham gia bảo vệ . Y Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng TCKT Phũng QLDA - Thực hiện cỏc thủ tục để lựa chọn nhà cung cấp. - Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu. - Soạn thảo, ký kết, theo dừi và thanh lý hợp đồng . ‚Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Xỏc định nhu cầu thiết bị, cụng nghệ cần mua sắm. - Soạn thảo yờu cầu về đặc tớnh kỹ thuật trong HSMT. - Giỏm sỏt thi cụng; nghiệm thu thiết bị, cụng nghệ. ƒPhũng Tài chớnh kế toỏn - Tạm ứng và thanh toỏn vốn. Phũng CNPM (hoặc HTM, TVH)  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ. Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH)  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ. Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) KẾT THÚC ĐẦU TƯ  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực hiện theo chức năng , nhiệm vụ. Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH)  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực hiện theo chức năng , nhiệm vụ. Phũng TCKT Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng QLDA Phũng Tài chớnh kế toỏn - Quản lý sử dụng cỏc nguồn vốn đầu tư . - Thực hiện cỏc quy định về quản lý tài chớnh. - Lập quyết toỏn. ‚ Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Cung cấp thụng tin và hồ sơ phục vụ quyết toỏn. ƒ Phũng Quản lý dự ỏn - Cung cấp thụng tin và hồ sơ phục vụ quyết toỏn. Lập đề án xin chủ trương. Để ban giám đốc có thể đề xuất và được Tổng công ty đồng ý giao nhiệm vụ thực hiện một dự án nào đó cho Trung tâm thì trong một số trường hợp Trung tâm cần lập đề án xin chủ trương của Tổng Công ty. Đề án này có thể xây dựng dựa trên hướng dẫn lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và được phân công thực hiện như sau: Phòng Quản lý dự án. Đầu mối lập đề án và trực tiếp soạn thảo các nội dung 1, 2, 6, 7 như quy định tại điều 23, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý Đầu tư và xây dựng. Soạn thảo các văn bản trình duyệt xin chủ trương. Phòng Công nghệ phần mềm (hoặc/ và Hệ thống Mạng, Tổ vận hành) Tham gia lập đề án và trực tiếp soạn thảo các nội dung 3, 4, 5 như quy định tại điều 23 Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý đầu tư và Xây dựng. Lập dự án đầu tư. Phòng Quản lý dự án. Cung cấp thụng tin về văn bản quy phạm phỏp luật, về cơ chế chớnh sỏch đầu tư và xõy dựng. Tổ chức lập dự ỏn đầu tư. Trong trường hợp thuờ tư vấn lập dự ỏn đầu tư : Thực hiện cỏc thủ tục được quy định trong Quy chế Đấu thầu để lựa chọn tư vấn. Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định tư vấn. Soạn thảo, tổ chức ký kết, theo dừi thực hiện và thanh lý hợp đồng đó ký kết với tư vấn. Đầu mối phối hợp cung cấp thụng tin cho tư vấn và thẩm định dự ỏn đầu tư về cỏc nội dung: 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chớnh Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xõy dựng (nếu là Bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 như quy định tại mục III, Thụng tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Bỏo cỏo đầu tư). Trong trường hợp tự lập dự ỏn đầu tư: Trực tiếp soạn thảo cỏc nội dung : 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chớnh Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xõy dựng (nếu là Bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 như quy định tại mục III, Thụng tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Bỏo cỏo đầu tư). Thực hiện cỏc thủ tục về đầu tư: Soạn thảo cỏc văn bản trỡnh duyệt dự ỏn đầu tư, Gửi hồ sơ dự ỏn và văn bản trỡnh đến cấp cú thẩm quyền phờ duyệt. Tham mưu cho Ban Giỏm đốc trong việc phõn cụng thực hiện dự ỏn theo đỳng vai trũ đươc phờ duyệt trong Quyết định đầu tư. Phòng Công nghệ phần mềm (hoặc / và HTM, TVH). Tham gia lập dự ỏn đầu tư. Trong trường hợp thuờ tư vấn lập dự ỏn đầu tư : Soạn thảo nội dung kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu tư vấn. Đầu mối phối hợp cung cấp thụng tin cho tư vấn và thẩm định dự ỏn đầu tư về cỏc nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, 9 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chớnh Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xõy dựng (nếu là Bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi) hoặc 4, 5 như quy định tại mục III, Thụng tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Bỏo cỏo đầu tư). Trong trường hợp tự lập dự ỏn đầu tư: Trực tiếp soạn thảo cỏc nội dung : 3, 4, 5, 6, 7, 9 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chớnh Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xõy dựng (nếu là Bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi) hoặc 4, 5 như quy định tại mục III, Thụng tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Bỏo cỏo đầu tư). Bảo vệ Bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi hoặc Bỏo cỏo đầu tư (nếu cú). Thực hiện việc khảo sát, thiết kế, phân tích và lập tổng dự toán. Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) Tiến hành cỏc cụng việc khảo sỏt, phõn tớch theo hướng dẫn tại cỏc Quy trỡnh liờn quan. Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng. Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng và dự toỏn. Phũng Quản lý dự ỏn Lập dự toỏn. Thực hiện cỏc thủ tục trỡnh duyệt Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng và dự toỏn. Tham gia bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng và dự toỏn. Xõy dựng kế hoạch chi tiết nhu cầu vốn cho từng giai đoạn để làm căn cứ tạm ứng vốn. Mua sắm thiết bị và công nghệ. Phũng Quản lý dự ỏn. Thực hiện cỏc thủ tục được quy định trong Quy chế Đấu thầu để lựa chọn nhà cung cấp. Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định nhà cung cấp. Soạn thảo, tổ chức ký kết hợp đồng, theo dừi thực hiện và thanh lý hợp đồng đó ký kết với nhà cung cấp. Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH). Xỏc định nhu cầu thiết bị, cụng nghệ cần mua sắm. Soạn thảo nội dung yờu cầu về đặc tớnh kỹ thuật của thiết bị, cụng nghệ cần mua sắm trong hồ sơ mời thầu. Giỏm sỏt và quản lý quỏ trỡnh thi cụng xõy lắp; nghiệm thu thiết bị, cụng nghệ. Phũng Tài chớnh kế toỏn Tạm ứng và thanh toỏn vốn. Quyết toán vốn đầu tư. Phũng Tài chớnh kế toỏn. Quản lý sử dụng cỏc nguồn vốn đầu tư từ khi chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và đưa dự ỏn vào khai thỏc sử dụng. Thực hiện đầy đủ cỏc nội dung quy định về quản lý tài chớnh. Lập quyết toỏn. Thực hiện cỏc thủ tục trỡnh phờ duyệt quyết toỏn. Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) Cung cấp thụng tin và hồ sơ phục vụ quyết toỏn. Phũng Quản lý dự ỏn Cung cấp thụng tin và hồ sơ phục vụ quyết toỏn. Như vậy, với một quy trình tương đối tổng quát có thể áp dụng cho mọi loại dự án; trong đó có nêu rõ nhiệm vụ của từng phòng, từng bộ phận chức năng và cơ chế phối hợp hoạt động giữa các phòng, các bộ phận đó ở từng giai đoạn cụ thể. Có thể nói với một quy trình như vậy sẽ giúp cho việc chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT trong tương lai sẽ mang lại chất lượng và hiệu quả cao hơn. Tránh được sự quá tải khi hầu hết công việc trong tất cả các giai đoạn đều dồn lên vai phòng Quản lý dự án. 3.2.2.2. Bổ sung cơ cấu tổ chức quản lý dự ỏn. Trong thực tế từ trước tới nay, khi tiến hành cỏc dự ỏn, EVN.IT thường thành lập cỏc Tổ cụng tỏc, đại đa số đều cú sự tham gia của cỏc phũng chức năng như: Phũng Quản lý dự ỏn, Phũng Tổng hợp, Phũng Tài chớnh kế toỏn. Tuy nhiờn cỏc phũng này tham gia vào dự ỏn thường chỉ thực hiện cỏc chức năng nhiệm vụ thường xuyờn và nhiều khi đúng vai trũ thụ động. Trong khi đú cú rất nhiều cụng việc của dự ỏn thuộc lĩnh vực chuyờn mụn của cỏc phũng chức năng này như: làm cỏc thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, thực hiện thu chi của dự ỏn thỡ lại vẫn đang do cỏc quản trị dự ỏn (Tổ trưởng, Tổ phú tổ cụng tỏc) đảm nhiệm. Thực tế này làm cho cỏc quản trị dự ỏn rơi vào tỡnh trạng quỏ tải và nhiều khi gặp khú khăn dẫn đến làm chậm cỏc thủ tục cũng như tiến độ dự ỏn. Do đú, để khắc phục và nhằm tăng cường hơn nữa vai trũ của cỏc phũng chức năng trong Trung tõm tham gia vào dự ỏn, tỏc giả xin đề nghị đưa vào biờn chế của Dự ỏn hai chức danh là: Thư ký dự ỏn và Kế toỏn dự ỏn với cỏc nhiệm vụ như sau: Thư ký dự ỏn: Là chuyờn viờn của phũng Quản lý dự ỏn, tham gia vào dự ỏn với những nhiệm vụ chớnh bao gồm: Đầu mối thực hiện trỏch nhiệm của phũng Quản lý dự ỏn trong Dự ỏn. Tham mưu cho Quản trị dự ỏn trong việc tuõn thủ cỏc thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, phối hợp và tổ chức thực hiện dự ỏn. Lập Nhật ký dự ỏn và cung cấp, bỏo cỏo cỏc thụng tin liờn quan đến dự ỏn. Tổ chức cỏc Hội thảo trong dự ỏn. Cỏc cụng việc khỏc theo sự phõn cụng của Quản trị dự ỏn. Kế toỏn dự ỏn: Là chuyờn viờn của phũng Tài chớnh kế toỏn, tham gia vào dự ỏn với cỏc nhiệm vụ chớnh bao gồm: Đầu mối thực hiện cỏc trỏch nhiệm của phũng Tài chớnh kế toỏn trong dự ỏn. Tham mưu cho Quản trị dự ỏn trong việc tuõn thủ cỏc quy định về quản lý tài chớnh, lập kế hoạch tạm ứng vốn và thanh toỏn vốn. Thực hiện cỏc nghiệp vụ thu chi của dự ỏn. Cỏc cụng việc khỏc theo sự phõn cụng của Quản trị dự ỏn. Tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của cỏc chuyờn viờn này sẽ được Quản trị dự ỏn đỏnh giỏ và làm căn cứ cho lónh đạo Phũng chức năng đỏnh giỏ, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo cỏc kỳ đỏnh giỏ. Xây dựng các thủ tục dự án. Có các thủ tục dự án chính thức tại chỗ cho dự án là quan trọng. Nếu các thủ tục này không được làm tài liệu thì sẽ không ai tuân theo chúng bởi họ không biết về các thủ tục này. Do đó cần phải phát triển và áp đặt các thủ tục tốt, bao quát nhiều chủ đề. ít nhất có 2 lí do để viết ra thủ tục : Chúng cải thiện sự trao đổi. Mọi người có thể tham khảo tới các tài liệu này để thu được thông tin quan trọng cải thiện hiệu năng của họ. Chúng làm tăng năng suất. Bằng việc truy nhập vào các thủ tục được viết rõ ra, các thành viên Tổ công tác có thể tham khảo tới các thủ tục thích hợp để biết thông tin hơn là phí thời gian tìm nó hay làm gián đoạn người khác. Tất nhiên ta sẽ tránh việc phát triển các thủ tục cho mọi hành động riêng lẻ của dự án. Các thủ tục cho mọi hành động sẽ là phản tác dụng và dẫn tới việc kiểm soát quá đáng và kiềm chế tính sáng tạo của tổ. Các thủ tục chỉ nên bao quát các những chủ điểm bản chất, không phải mọi chủ đề. Người Quản lý dự án phải xác định chủ đề nào là bản chất và mức độ chi tiết. Mỗi thủ tục đều nên trả lời các câu hỏi liên quan tới ai, cái gì, khi nào, ở đâu, thế nào, và tại sao cho từng chủ đề đặc biệt. Bên cạnh đó, mỗi thủ tục nên có các mục sau : Mục đích. Phạm vi. Nội dung. Chấp thuận. ( Chữ ký của người QLDA). Phụ lục. 3.2.2.4. Xây dựng Hồ sơ lịch sử dự án. Hồ sơ lịch sử dự án cung cấp cho các thành viên Tổ nhiều thông tin hữu dụng. Đây là các tệp có chứa thông tin về dự án từ lập dự toán cho tới trách nhiệm. Đặc biệt, một hay nhiều tệp được duy trì cho từng chủ đề chính, bao gồm: Thư từ với cấp quản lý và khách hàng. Các bản nháp về mọi tài liệu có ý nghĩa. Các biểu mẫu. Các bản ghi nhớ. Các biên bản các cuộc họp. Các thủ tục. Các báo cáo. Các trách nhiệm. Cập nhật các lịch biểu. Các cấu trúc phân việc. Các hồ sơ lịch sử dự án được duy trì tốt đưa ra nhiều ưu điểm: Thứ nhất, chúng tạo ra điều kiện tốt cho việc theo dõi dấu vết. Bất kì khi nào các thành viên Tổ cần phải nắm chắc về nguyên nhân của một vấn đề thì họ có thể xét lại các tệp để biết thông tin. Điều này sẽ giúp cho họ xác định nguyên nhân và sửa chữa vấn đề. Thứ hai, các hồ sơ lịch sử dự án cũng tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm toán. Thỉnh thoảng quản lý cấp cao có thể tiến hành các cuộc kiểm toán và yêu cầu thông tin đặc biệt. Các Hồ sơ lịch sử dự án phục vụ như một kho chứa tuyệt vời các thông tin để đáp ứng cho những việc như vậy. Thứ ba, các Hồ sơ lịch sử dự án cũng bảo vệ cho người QLDA. Nếu điều gì đó không đi như ý muốn thì họ có thể tạo ra giấy tờ làm việc có liên quan từ các tệp này để hỗ trợ cho việc bảo vệ của họ. Thứ tư, các báo cáo có thể được làm dễ dàng hơn từ các hồ sơ lịch sử của dự án. Các thành viên có thể truy nhập trực tiếp vào các tệp này và trích ra thông tin cần thiết để xây dựng các báo cáo. Thứ năm, các hồ sơ lịch sử dự án cũng có khả năng làm ngắn lại đường cong học tập của các thành viên mới. Thay vì để tài liệu bị giấu kín trong ngăn tủ của mọi người, giấy tờ làm việc nên được cất giữ tại vị trí trung tâm mọi người đều truy cập tới được. Mọi người sẽ không phí thời gian định vị tài liệu. Cuối cùng, hồ sơ lịch sử dự án làm cải thiện sự trao đổi. Mọi người đều có thể tham khảo tới các tệp này để làm sáng tỏ bất kì điều mơ hồ nào hay để tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi. Vấn đề hành chính: Để thu được lợi ích của việc có hồ sơ lịch sử dự án, cần đề cập tới 2 vấn đề hành chính quan trọng. Thứ nhất là xác định ai sẽ thiết lập và duy trì các tệp này. Người Quản lý dự án phải bổ nhiệm ai đó trông coi các tệp. Trách nhiệm của người này nên bao gồm việc thiết lập tệp, bổ sung hay loại bỏ tài liệu và quy định người có quyền truy nhập. Việc xây dựng tệp là dễ dàng. Người trông coi đơn giản dùng một tủ cỡ lớn và chất vào đó với các cặp tài liệu. Mỗi cặp tài liệu đều có nhãn mô tả cho nội dung của nó. Thứ hai là lựa ra một vị trí trung tâm cho các tệp. Hãy chắc chắn để các tệp này cho thành viên tổ dễ dàng truy nhập. Cách tiếp cận khác là dùng chung tệp dưới dạng điện tử. Một nguồn phục vụ tệp với danh mục được chỉ định trước có thể chứa tất cả các hồ sơ lịch sử của dự án. Các thành viên tổ sẽ được ban cho quyền truy nhập chỉ đọc. Phần khác là trang chủ trên mạng LAN của Trung tâm, với các móc nối tới tài liệu được tham chiếu. 3.2.2.5. Xây dựng các Báo cáo. Báo cáo đóng vai trò chủ chốt trong việc theo dõi điều phối và cuối cùng kiểm soát tiến độ của dự án. Thường hơn cả thì các báo cáo được dùng để hiển thị thông tin về tiến độ so với lịch biểu, ngân sách và chất lượng. Các báo cáo có thể có nhiều dạng. Chúng có thể dưới dạng bảng hay đồ hoạ. Chúng có thể xuất hiện dưới dạng in ra giấy hay dạng điện tử. Bản sao của báo cáo được cất giữ hoặc dưới dạng vật lý hoặc điện tử (hay cả 2). Chỗ thích hợp để cất giữ báo cáo bao gồm tài liệu dự án và các hồ sơ lịch sử dự án. Việc cất giữ và tìm kiếm là quan trọng để phân tích nguồn gốc vấn đề, rút ra bài học kinh nghiệm, hoàn thành số liệu thống kê và cung cấp dấu vết kiểm toán. 3.2.2.6. Xây dựng Thư viện dự án. Thư viện dự án là chỗ cất giữ tài liệu dự án để bảo vệ và làm cho nó thành truy nhập được cho mọi người. Thư viện dự án nên chứa tất cả các tài liệu có liên quan tới dự án, bao gồm: Các công bố của Trung tâm ( như các chính sách và thủ tục ). Sách vở. Bản tin. Hồ sơ lịch sử dự án. Tài liệu dự án. Chính sách và thủ tục dự án. Tài liệu kỹ thuật. Thư viện dự án phục vụ như là kho thông tin trung tâm. Mọi người phải biết chỗ để tìm ra thông tin thay vì cứ đi tìm chúng. Nó cũng phục vụ như một trung tâm huấn luyện tuyệt vời cho các nhân viên mới có thể tới và đọc, do đó giảm bớt đường cong học tập của họ. 3.2.2.7. Xây dựng sổ tay dự án. Sổ tay dự án là tài liệu sưu tập các thông tin hữu dụng mà các thành viên có thể tham khảo bất kì khi nào họ có câu hỏi. Sổ tay dự án cung cấp nhiều ưu điểm. Nó cải tiến sự trao đổi. Nếu nhân viên có sổ tay tham khảo thì khi cần họ có thể tìm ra thông tin họ cần. Nếu họ cần phải biết tiếp xúc với ai để xin phê duyệt chẳng hạn, họ có thể tham khảo sổ tay này. Họ không phải mất thời gian quý giá để tìm thông tin hay thu được thông tin không đúng từ ai đó. Cuốn sổ tay này làm giảm sự xuất hiện của các hoạt động không sản xuất. Rất thường là mọi người dành thời gian của mình vào những hoạt động mà lại không đóng góp cho năng suất lớn hơn. Hoạt động phí hoài thông thường là tìm thông tin mà đáng ra đã có sẵn. Sổ tay dự án có thể giúp khử bỏ hoạt động phí hoài như vậy bằng việc làm cho thông tin thành sẵn có. Sổ tay làm giảm phạm vi tác động của việc ngắt quãng với nhân viên nên có năng suất. Ai đó cần một số điện thoại hay một cái tên nào đó thì không phải ngắt quãng một cá nhân có năng suất, như thường vẫn xảy ra đối với một nhân viên mới làm gián đoạn một thành viên tổ dự án dạn dày. Sổ tay dự án cung cấp việc chuẩn hoá bằng việc chứa thông tin chung sẵn có cho mọi người. Tất cả mọi người đều có thể tham khảo tới cùng thủ tục và dùng biểu mẫu thay vì thực hiện các thủ tục khác nhau. Cùng với việc chuẩn hoá thì việc kiểm soát và trao đổi của người QLDA cũng tốt hơn. Cuốn sổ tay này cho phép đảm bảo rằng mọi thành viên đều có thông tin để thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả. Cuối cùng, sổ tay dự án là công cụ tuyệt hảo để huấn luyện nhân viên mới bằng việc cung cấp thông tin cần thiết để giúp họ trở thành quen thuộc với dự án. Để hữu dụng, sổ tay dự án nên chứa thông tin về nhiều chủ điểm, bao gồm: Tài nguyên sẵn có. Các sơ đồ thanh. Lập kế hoạch dự phòng. Giải quyết với cấp trên và khách hàng. Việc ước lượng. Các biểu mẫu. Các cuộc họp (định kì và bất thường ). Lịch biểu mạng. Sơ đồ tổ chức. Danh sách số điện thoại. Các phát biểu thủ tục và chính sách. Công bố dự án. Các báo cáo. Các chức năng hỗ trợ dịch vụ. Phát biểu về công việc. Các trách nhiệm của thành viên tổ. Cấu trúc phân việc. Luồng công việc. Tổ chức của sổ tay cũng quan trọng như nội dung. Nó không nên là việc sắp xếp tài liệu mà không có trình tự logic. Nếu sổ tay là một tệp linh tinh lớn, thì mọi người sẽ gạt nó sang bên và tìm thông tin ở đâu đó khác. Sổ tay nên có mục giới thiệu; với một bảng mục lục và trình bày thông tin về cách dùng sổ tay này. Bảng mục lục chứa tài liệu tham khảo và nên được tổ chức theo chủ đề. Cuốn sổ tay cũng nên có mục chứa thông tin phụ, như các phụ lục, bảng từ và chỉ mục. Xác định nội dung và kết cấu logic là 2 khía cạnh quan trọng của việc xây dựng sổ tay dự án. Bên cạnh đó, ta phải đề cập tới một số xem xét hành chính quan trọng. Người quản lý dự án nên xác định ai sẽ lập kế hoạch và tổ chức sổ tay. Việc xây dựng sổ tay dự án không dễ, nó đòi hỏi sự làm việc cần mẫn, thời gian và tiền bạc; cần người có kĩ năng tổ chức, biết nghiên cứu và viết tốt. Người QLDA cũng cần xác định ai sẽ cập nhật sổ tay dự án. Cuốn sổ tay được làm ra mà không được cập nhật thì cũng như không, cuối cùng bạn sẽ có cuốn sổ tay vô dụng. Cách tốt nhất là lựa ra ai đó không làm việc tại những nhiệm vụ găng. Cuốn sổ tay nên được cập nhật trên cơ sở đều đặn. (hàng tháng hoặc hàng quý). Mọi người trong tổ dự án nên có bản sao cuốn sổ tay này để làm tăng tính sẵn có của thông tin. Nếu điều đó là không thể được thì bạn có thể đưa bản sao cho ai đó như trưởng nhóm hay người làm việc trong các hoạt động đường găng. Cách thức này sẽ giúp làm giảm nhẹ chi phí hành chính trong khi vẫn đảm bảo rằng người dùng có thể truy nhập vào thông tin đúng. Nhiều người quản lý dự án rùng mình khi nghĩ tới việc xây dựng một cuốn sổ tay dự án, cảm thấy rằng nó đòi hỏi quá nhiều công sức và thời gian và họ cũng phải. Vâng, thời gian và công sức dành cho việc xây dựng cuốn sổ tay về sau có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn. Các nhân viên sẽ không phí hoài thời gian quý báu của mình trong việc tìm thông tin. Bằng việc tham khảo tới cuốn sổ tay này, họ sẽ không làm gián đoạn những nhân viên có năng suất cao để hỏi những thông tin có thể dễ dàng được trả lời.