Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin ở văn phòng ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội

trªn ®Þa bµn. - §Çu mèi giao tiÕp víi kh¸ch ®Õn lµm viÖc t¹i chi nh¸nh - Thùc hiÖn c«ng t¸c hµnh chÝnh, v¨n th­, b¶o vÖ, y tÕ... cña NHNo & PTNT Hµ Néi. - Thùc hiÖn x©y dùng c¬ b¶n, söa ch÷a TSC§, mua s¾m c«ng cô lao ®éng cña c¬ quan. - Thùc hiÖn c«ng t¸c th«ng tin, tuyªn truyÒn, qu¶ng c¸o, tiÕp thÞ. - Thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô kh¸c ®­îc Gi¸m ®èc giao. 3.9. Phßng ng©n quü - Qu¶n lý vµ sö dông c¸c quü chuyªn dïng - Thùc hiÖn c¸c kho¶n nép ng©n s¸ch nhµ n­íc theo quy ®Þnh. - ChÊp hµnh quy ®Þnh vÒ an toµn kho quü vµ ®Þnh møc tån quü theo quy ®Þnh. IV. KÕt qu¶ ho¹t ®éng cña NHNo & PTNT Hµ Néi trong n¨m 2002 vµ ph­¬ng h­íng nhiÖm vô n¨m 2003. 1. KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh n¨m 2002 * Nguån vèn : §¹t 6152 tû ®ång, t»ng 44% so víi n¨m 2001 chia ra + Nguån vèn VN§: 5.378 tû, t¨ng 39,1% + Nguån vèn ngo¹i tÖ: 774 tû, t¨ng 98%. * §Çu t­ tÝn dông : §¹t 2.003 tû ®ång, t¨ng 27,4% so víi n¨m 2001 + D­ nî ng¾n h¹n 1.258 tû, t¨ng 10,1% so víi n¨m 2001 + D­ nî trung vµ dµi h¹n 745 tû, t¨ng 73,7%. Bao gåm: . D­ nî VN§: 1.630 tû .D­ nî ngo¹i tÖ 373 tû, t­¬ng ®­¬ng 24,2 triÖu USD. - Trong n¨m 2002, NHNo & PTNT Hµ Néi ®· më réng ®Çu t­ tÝn dông cho c¸c thµnh phÇn kinh tÕ. Ng©n hµng lµ ®ång tµi trî ®èi víi hai dù ¸n lín ®ã lµ cho Tæng C«ng ty Thuû tinh vµ gèm x©y dùng vay 206 tû ®ång ®Ó x©y dùng nhµ m¸y kÝnh næi B×nh D­¬ng; Tæng C«ng ty M¸y ®éng lùc vµ m¸y n«ng nghiÖp vay 12 triÖu USD ®Ó ®Çu t­ dù ¸n xe Bus xuÊt khÈu sang IRAV. Nhê ®æi míi kinh doanh nªn n¨m 2001 cã thªm trªn 18 doanh nghiÖp vay vèn tÝn dông t¹i NHNo & PTNT Hµ Néi. - Bªn c¹nh ®ã, ng©n hµng cßn më réng cho vay sinh ho¹t ®èi víi c¸n bé, nh©n viªn, sÜ quan, c«ng nh©n viªn quèc phßng trong c¸c doanh nghiÖp, tr­êng häc, bÖnh viÖn, lùc l­îng vò trang víi gÇn 400 tû ®ång. - Cho hé nghÌo vay: ®­îc sù gióp ®ì cña c¸c QuËn, ph­êng NHNo & PTNT Hµ Néi ®· gi¶i ng©n cho gÇn 700 hé nghÌo vay 2.100 triÖu ®ång t¹o thªm ®­îc c«ng ¨n viÖc lµm, t¨ng thu nhËp, tr¶ nî Ng©n hµng sßng ph¼ng, ®Õn cuèi n¨m cßn 835 hé cã d­ nî vay ng©n hµng 2.300 triÖu ®ång. NHNo & PTNT ®· gãp phÇn cïng c¸c cÊp, c¸c ngµnh cña Hµ Néi thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh 03 cña thµnh uû Hµ Néi vÒ xo¸ ®ãi gi¶m nghÌo. - ChÊt l­îng tÝn dông nî qu¸ h¹n chiÕm 2,85% d­ nî, ®ã lµ nî tån ®äng cña mét sè doanh nghiÖp nhµ n­íc ®­îc gi·n nî tõ nhiÒu n¨m dån l¹i. Song nhê chÊt l­îng tÝn dông tõ n¨m 2000 ®Õn nay ®· tõng b­íc ®­îc n©ng lªn râ rÖt. N¨m 2000 2001 2002 Nguån vèn 3345 4257 6152 D­ nî 1295 1572 2003 B¶ng so s¸nh kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh * Ho¹t ®éng kinh doanh ®èi ngo¹i N¨m 2002 NHNo & PTNT Hµ Néi tiÕp tôc më réng nghiÖp vô thanh to¸n quèc tÕ, ®Õn nay Ng©n hµng ®· cã quan hÖ ®¹i lý vµ thanh to¸n víi 600 ng©n hµng vµ chi nh¸nh ng©n hµng n­ãc ngoµi, ph¸t triÓn nghiÖp vô thu ®æi ngo¹i tÖ, nh©n d©n tÖ vµ tæ chøc thanh to¸n biªn mËu nh»m ®¶m b¶o thuËn lîi cho kh¸ch hµng cã quan hÖ mua b¸n víi Trung Quèc. - VÒ xuÊt khÈu: Göi chøng tõ ®ßi tiÒn ®Õn 74 mãn, trÞ gi¸ 1,8 triÖu USD, thu tiÒn 65 mãn trÞ gi¸ 1,5 triÖu USD. - VÒ nhËp khÈu: më 877 L/C trÞ gi¸ 100,9 triÖu USD, thanh to¸n L/C 992 mãn, trÞ gi¸ 92,4 triÖu USD, nhê thu 311 mãn, trÞ gi¸ 4,5 triÖu USD, thanh to¸n 1.202 mãn trÞ gi¸ 36,7 triÖu USD. Thu dÞch vô phÝ 191 triÖu USD. * VÒ tµi chÝnh thanh to¸n vµ ng©n quü - VÒ c«ng t¸c thanh to¸n; trong n¨m 2002 ®· chuyÓn tiÒn ®iÖn tö 24.476 mãn víi 12.137 tû ®ång t¨ng 2,3 lÇn sè mãn thanh to¸n so víi n¨m 2001. - VÒ kÕt qu¶ tµi chÝnh: Chªnh lÖch thu chi t¨ng 120%, trÝch rñi ro t¨ng 25% so víi n¨m 2001. - Ng©n quü: víi m¹ng l­íi 33 ®iÓm giao dÞch tæng thu 8.457 tû, t¨ng 83% so víi n¨m 2001. Tæng chi 4.579, t¨ng 85% so víi n¨m 2001. * C¸c c«ng t¸c kh¸c nh­: - C«ng t¸c qu¶n lý ®iÒu hµnh: Ban l·nh ®¹o ®· x¸c dÞnh ph­¬ng ch©m ho¹t ®éng ®óng ®¾n, ®Æt môc tiªu an toµn, tiÕt kiÖm vµ hiÖu qu¶ lªn hµng ®Çu, tËp trung chÊn chØnh c¸c ho¹t ®éng ng©n hµng, vµ so¸t l¹i c¸c quy tr×nh nghiÖp vô vµ bé m¸y tæ chøc, nh©n sù, c«ng t¸c chØ ®¹o ®iÒu hµnh lu«n lu«n theo s¸t c¸c diÔn biÕn vÒ nguån vèn, ®Çu t­ vèn ®Ó tõ ®ã cã sù chØ ®¹o kÞp thêi vÒ l·i suÊt vµ ®¶m b¶o kh¶ n¨ng chi tr¶. - C«ng t¸c kiÓm so¸t: ®­îc n©ng cao vÒ chÊt l­îng - C«ng t¸c ®µo t¹o: Ng©n hµng ®· tæ chøc ®µo t¹o t¹i chç c¸c nghiÖp vô tÝndông, kÕ to¸n, vi tÝnh vµ ng©n quü cho c¸n bé vµ nh÷ng ngµy nghØ cuèi tuÇn ®¹t kÕt qu¶ tèt. - C«ng t¸c thi ®ua ®­îc ph¸t ®éng th­êng xuyªn, ®Èy m¹nh vai trß c¸c tæ chøc ®oµn thÓ, c«ng ®oµn, ®oµn thanh niªn, héi phô n÷. 2. Môc tiªu ®Þnh h­íng kinh doanh n¨m 2003. * §Þnh h­íng kinh doanh - Nguån vèn t¨ng tr­ëng tõ 40% so víi n¨m 2002, chó träng huy ®éng nguån vèn ngo¹i tÖ (USD) trung vµ dµi h¹n. - §Çu t­ tÝn dông t¨ng 30%, tËp trung ®Çu t­ cho c¸c dù ¸n s¶n xuÊt, chÕ biÕn hµng n«ng s¶n xuÊt khÈu vµ c¸c mÆt hµng thay thÕ nhËp khÈu. - Lîi nhuËn t¨ng 20% so víi n¨m 2002 * C¸c gi¶i ph¸p thùc hiÖn - Më réng m¹ng l­íi kinh doanh: trong n¨m 2003 sÏ khai tr­¬ng thªm 10 - 12 phßng giao dÞch ®Ó khai th¸c c¸c lo¹i nguån vèn. - Bè trÝ l¹i lùc l­îng lao ®éng, t¨ng c­êng c¸n bé tÝn dông ®Ó më réng d­ nî cho c¸c thµnh phÇn kinh tÕ. TËp trung ®Ó më réng dù nî cho c¸c thµnh phÇn kinh tÕ. TËp trung xö lý nî tån ®äng vµ kiÕn nghÞ c¸c cÊp, c¸c ngµnh xö lý ®èi víi nh÷ng doanh nghiÖp lµm ¨n kh«ng cã hiÖu qu¶. - Thùc hiÖn kho¸n tµi chÝnh vµ tiÒn l­¬ng triÖt ®Ó ®Õn c¸c ng©n hµng, tõng phßng ban vµ tiÕn tíi tõng ng­êi lao ®éng, g¾n quyÒn lîi vËt chÊt vµ tr¸ch nhiÖm cña tõng ng­êi trong kinh doanh. - T¨ng c­êng kiÓm tra, kiÓm so¸t, xö lý nghiªm tóc nh÷ng c¸n bé thiÕu tinh thÇn tr¸ch nhiÖm hoÆc hiÖu qu¶ kinh doanh thÊp. - §µo t¹o t¹i chç vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô cho c¸n bé mµ tr­íc hÕt lµ c¸n bé l·nh ®¹o c¸c phßng ban,c¸c ng©n hµng QuËn, c¸c phßng giao dÞch... coi ®©y lµ tiªu chuÈn quan träng ®Ó thi n©ng bËc l­¬ng hoÆc chuyÓn ng¹ch l­¬ng viªn chøc. B. Tæ chøc ho¹t ®éng th«ng tin cña v¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi I. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña v¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi V¨n phßng lµ mét thùc thÓ tån t¹i kh¸ch quan, bëi vËy nã còng cã nh÷ng mèi quan hÖ ®Æc tr­ng víi m«i tr­êng mµ nã tån t¹i. Hay nãi c¸ch kh¸c, v¨n phßng còng cã nh÷ng chøc n¨ng tån t¹i ®éc lËp t­¬ng ®èi nh­ c¸c tæ chøc, ®¬n vÞ kh¸c c¶ vÒ ph­¬ng diÖn tù nhiªn vµ ph­¬ng diÖn x· héi. Bªn c¹nh ®ã, v¨n phßng bao gåm nh÷ng ho¹t ®éng nh»m duy tr× sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña tæ chøc. V¨n phßng dï lµ "v¨n phßng ®Çy ®ñ" hay " V¨n phßng kh«ng ®Çy ®ñ" còng lu«n thùc hiÖn ®Çy ®ñ 3 chøc n¨ng lµ chøc n¨ng tham m­u, chøc n¨ng tæng hîp vµ chøc n¨ng hËu cÇn. Víi sù ®ãng gãp kh«ng nhá cña phßng hµnh chÝnh vµo nh÷ng thµnh c«ng cña ng©n hµng ®· chøng minh cho l·nh ®¹o c¬ quan thÊy ®­îc tÇm quan träng cña bé phËn v¨n phßng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan Do ®ã, ho¹t ®éng v¨n phßng cña NHNo & PTNT Hµ Néi còng ®­îc ra ®êi ®Ó thùc hiÖn 3 chøc n¨ng trªn, cô thÓ nã cã nh÷ng chøc n¨ng nhiÖm vô sau: 1. Chøc n¨ng V¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi lµ bé phËn trùc tiÕp tham m­u, gióp viÖc cña ng©n hµng trong c¸c ho¹t ®éng l·nh ®¹o, tæ chøc phèi hùp c«ng t¸c, triÓn khai thùc hiÖn sù ®iÒu hµnh cña l·nh ®¹o. §ång thêi lµ trung t©m th«ng tin tæng hîp, hµnh chÝnh, vµ qu¶n trÞ. 2. NhiÖm vô - Th­ ký cho b¸n gi¸m ®èc: Tham dù c¸c cuéc häp, so¹n th¶o c¸c v¨n b¶n ®­îc giao, tiÕp nhËn th«ng tin, chØ ®¹o cña l·nh ®¹o ®Õn c¸c phßng ban vµ c¸c chi nh¸nh trùc thuéc. - X©y dùng ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c hµng th¸ng, quý cña chi nh¸nh vµ cã tr¸ch nhiÖm th­êng xuyªn ®«n ®èc viÖc thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh ®· ®­îc gi¸m ®èc chi nh¸nh NHNo & PTNT Hµ Néi phª duyÖt. - X©y dùng vµ triÓn khai ch­¬ng tr×nh giao ban néi bé chi nh¸nh vµ c¸c chi nh¸nh NHNo & PTNT Hµ Néi trùc thuéc trªn ®Þa bµn. - Thùc hiÖn qu¶n lý hµnh chÝnh, xö lý v¨n b¶n ®i, ®Õn vµ tæ chøc c«ng t¸c l­u tr÷, lÔ t©n in Ên. Qu¶n lý, sö dông con dÊu cña ng©n hµng. - Thùc hiÖn c«ng t¸c x©y dùng c¬ b¶n, söa ch÷a TSC§, mua s¾m c«ng cô lao ®éng, qu¶n lý nhµ tËp thÓ, nhµ kh¸ch, nhµ nghØ cña c¬ quan. - Thùc hiÖn c«ng t¸c tµi vô cña ng©n hµng - Thùc hiÖn c«ng t¸c tuÇn tra, canh g¸c, b¶o vÖ an toµn tuyÖt ®èi tµi s¶n vµ an ninh trËt tù t¹i Ng©n hµng. - Tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c y tÕ, b¶o vÖ søc khoÎ cho c¸n bé nh©n viªn, vÖ sinh c«ng së. - Tæ chøc phôc vô c¸c cuéc häp, héi nghÞ, tËp huÊn, lÔ nghi kh¸nh tiÕt. - KiÖn toµn bé m¸y, x©y dùng ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn thùc hiÖn c«ng t¸c, tõng b­íc hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c hµnh chÝnh v¨n phßng. Thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô kh¸c do gi¸m ®èc giao. Tãm l¹i : Phßng hµnh chÝnh cña ng©n hµng ®· thùc hiÖn nh÷ng chøc n¨ng nhiÖm vô nh­ v¨n phßng cña c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ kh¸c lµ tham m­u, tæng hîp, hËu cÇn cho bé m¸y l·nh ®¹o c¬ quan. §èi víi ho¹t ®éng cña NHNo & PTNT Hµ Néi, v¨n phßng lu«n ®Æc biÖt quan t©m vµ ®Çu t­ c¸c trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i gióp c¬ quan v¨nh phßng thùc hiÖn tèt nh÷ng chøc n¨ng cña m×nh ®Æc biÖt lµ chøc n¨ng tæng hîp. V× chøc n¨ng tæng hîp lµ cùc k× quan träng, quÕt ®Þnh ®Õn sù thµnh b¹i cña c«ng t¸c v¨n phßng. Trong ®ã th«ng tin cã thÓ ®­îc dïng trªn 1 c¬ së th­êng kú hoÆc bÊt th­êng nh»m môc ®Ých gióp ®ì viÖc ra quyÕt ®Þnh ho¹chn ®Þnh hoÆc kiÓm so¸t. Nh÷ng th«ng tin ®Çu vµo, ®Çu ra vµ th«ng tin ng­îc trªn mäi lÜnh vùc cña mäi ®èi t­îng mµ v¨n phßng lµ ®Çu mèi thu thËp, ph©n tÝch , qu¶n lý vµ sö dông theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o c¬ quan. Nh­ thùc tÕ ho¹t déng cho vay vèn, kinh doanh ngo¹i hèi … t¹i NHNo & PTNT Hµ Néi lu«n ®ßi hái ng­êi c¸n bé v¨n phßng ph¶i cung cÊp nh÷ng th«ng tin cËp nhËt vÒ thÞ tr­êng tiÒn tÖ, vÒ t×nh h×nh chÝnh trÞ, x· h«Þ, an ninh, quèc phßng ë trong n­íc vµ quèc tÕ cã ¶nh h­ëng cho l;·nh ®¹o trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh doanh. II. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y v¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi S¬ ®å bé m¸y v¨n phßng cña NHNo & PTNT Hµ Néi Phßng hµnh chÝnh Phã phßng Tr­ëng phßng Bé phËn hµnh chÝnh tæng hîp Bé phËn tµi vô Bé phËn chuÈn bÞ ®Çu t­ & qu¶ng c¸o Bé phËn Qu¶n trÞ Bé phËn XDCB Bé phËn bÕp Bé phËn y tÕ Bé phËn b¶o vÖ Bé phËn phßng chèng ch¸y Bé phËn söa ch÷a ®iÖn n­íc Bé phËn ®éi xe Tr­ëng phßng do gi¸m ®èc bæ nhiÖm theo ®Ò nghÞ cña tæng gi¸m ®èc NHNo & PTNT ViÖt Nam, chÞu tr¸ch nhiÖm l·nh ®¹o, ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña phßng theo ®óng thÈm quyÒn vµ quy chÕ ho¹t ®éng cña c¬ quan. Trî gióp tr­ëng phßng lµ phã phßng, ®­îc tr­ëng phßng ph©n c«ng phô tr¸ch mét m¶ng ho¹t ®éng nhÊt ®Þnh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc tr­ëng phßng vµ phÇn viÖc ®­îc ph©n c«ng phô tr¸ch. * Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c bé phËn trong NHNo & PTNT Hµ Néi - Bé phËn qu¶n trÞ cã nhiÖm vô + X©y dùng ph­¬ng h­íng, kÕ ho¹ch c«ng t¸c hµng n¨m, quý, th¸ng cña khèi v¨n phßng, ®«n ®èc, kiÓm tra, h­íng dÉn thùc hiÖn kÕ ho¹ch. + §Çu mèi thi hµnh c¸c mÆt vÒ qu¶n trÞ ph¸p lý hµnh chÝnh + ChØ ®¹o v¨n th­ thùc hiÖn ®Çy ®ñ quy tr×nh xö lý v¨n b¶n, biÓu mÉu, sæ s¸ch, lËp hå s¬ c«ng viÖc... + Ký c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh + LËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh hµng n¨m + Qu¶n lý hÖ thèng th«ng tin liªn l¹c, b¸o chÝ + Ghi chÐp, so¹n th¶o biªn b¶n c¸c cuéc häp + Th¶o luËn c¸c v¨n b¶n cña Gi¸m ®èc trung t©m + X©y dùng quy chÕ tiÕp kh¸ch cña trung t©m + LËp c¸c ch­¬ng tr×nh qu¶ng c¸o theo quyÕt ®Þnh cña gi¸m ®èc + Qu¶n lý c¬ së vËt chÊt, trang bÞ ®å dïng v¨n phßng, ®iÒu hµnh c¸c ph­¬ng tiÖn vËn t¶i. + H­íng dÉn kh¸ch ®Õn c¬ quan lµm viÖc Nãi tãm l¹i chøc n¨ng chñ yÕu cña bé phËn qu¶n trÞ ë NHNo & PTNT Hµ Néi lµ ho¹ch ®Þnh tæ chøc. I. Ho¹ch ®Þnh: cã chøc n¨ng ®­a ra nh÷ng chÝnh s¸ch hoÆc môc tiªu lµm ph­¬ng tiÖn ®Ó ®¹t ®­îc yªu cÇu kinh doanh. Bé phËn qu¶n trÞ n¾m v÷ng nh÷ng môc tiªu tæng qu¸t trªn c¬ së ®­a ra c¸c môc tiªu hµnh ®éng cho phÐp ®¹t môc tiªu chung. Bé phËn qu¶n trÞ cña Ng©n hµng cã nhiÖm vô quyÕt ®Þnh c¸ch sö dông nguån tµi chÝnh kiÓm so¸t cña m×nh ®Ó ®¶m b¶o cho nh÷ng môc tiªu chiÕn l­îc cña ng©n hµng c¸c kÕ ho¹ch sÏ ®­îc so¹n th¶o víi thêi gian biÓu thÝch hîp vµ chóng sÏ chÞu t¸c ®éng bëi c¸c ¶nh h­ëng m«i tr­êng. Ngay c¶ khi kh«ng ph¶i ®¸nh gi¸ l¹i c¸c môc tiªu cña m×nh, bé phËn qu¶n trÞ còng lu«n ®iÒu chØnh c¸c môc tiªu hµnh ®éng ®Ó ®¶m b¶o ®­îc nh÷ng môc tiªu chiÕn l­îc trong sù thay ®æi cña m«i tr­êng. Cïng lóc ®ã, ban gi¸m ®èc Ng©n hµng kh«ng mÊt ®i tÇm kiÓm so¸t cña m×nh vµ lu«n t¹o c¸ch thóc ®Èy ng­êi cÊp d­íi. Bé phËn tæ chøc lµ ban gi¸m ®èc sÏ tham gia vµo viÖc ph©n chia c«ng viÖc tøc lµ nh÷ng chØ ®Þnh vµ kÕt hîp c«ng viÖc trong ph¹m vi tr¸ch nhiÖm cña m×nh. Nh÷ng kÕ ho¹ch nç lùc cña cÊp d­íi ®­îc xem xÐt ®Ó tr¸nh trïng lÆp kh«ng cÇn thiÕt. - Bé phËn v¨n th­ l­u tr÷ cã nhiÖm vô: + NhËn c«ng v¨n ®Õn. C«ng v¨n giÊy tê lµ 1 trong nh÷ng ph­¬ng tiÖn th«ng b¸o, trao ®æi th«ng tin trong c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ. Bé phËn v¨n th­ cã nhiÖm vô vµo sæ c¸c c«ng v¨n ®i, c«ng v¨n ®Õn, ®­a vµo l­u gi÷ cÈn thËn ®Ó tiÖn tra t×m khi cÇn thiÕt. Mäi v¨n b¶n mËt ®Õn vµ ®i ®Òu ®­îc bé phËn v¨n th­ kiÓm tra ®ä chÝnh x¸c vÒ c¸c yÕu tè thÓ thøc v¨n b¶n, vÒ v¨n phong tr­íc khi nhËn vµ chuyÓn ®i. HiÖn nay, ë NHNo & PTNT Hµ Néi c¸c phßng ban ®Òu tù ®¸nh m¸y c¸c v¨n b¶n cña m×nh nªn v¨n th­ chØ thùc hiÖn nhiÖm vô ®¸nh m¸y c¸c lo¹i giÊy mêi, th«ng b¸o vµ c¸c giÊy tê kh¸c khi l·nh ®¹o yªu cÇu . Më sæ theo dâi, ghi sè liÖu, ®ãng dÊu c«ng v¨n ®Õn, tr×nh l·nh ®¹o trung t©m gi¶i quyÕt. . Thùc hiÖn viÖc l­u chuyÓn v¨n b¶n theo kÕt qu¶ xö lý cña l·nh ®¹o tíi c¸c bé phËn cã liªn quan. .TiÕp phËn Fax, c«ng v¨n, th­, b­u phÈm vµ chuyÓn tíi c¸c phßng liªn quan. . Theo dâi viÖc thùc hiÖn kÕt qu¶ xö lý c«ng v¨n, tµi liÖu vµ viÖc lËp hå s¬ c«ng viÖc. + ChuyÓn c«ng v¨n ®i . Më sæ theo dâi c«ng v¨n ®i . So¹n th¶o c«ng v¨n göi ®i khi ®­îc l·nh ®¹o giao . KiÓm tra thÓ thøc v¨n b¶n, sao chôp v¨n b¶n + Qu¶n lý, sö dông con dÊu theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc vµ cña l·nh ®¹o trung t©m + Thùc hiÖn c«ng t¸c l­u tr÷ v¨n phßng + Tra cøu tµi liÖu khi cã yªu cÇu cña l·nh ®¹o + Xö lý tµi liÖu l­u tr÷ qu¸ kú theo quy ®Þnh + CÊp c¸c lo¹i giÊy tê: giÊy giíi thiÖu, giÊy ®i ®­êng.... Nh­ vËy : Bé phËn v¨n th­ l­u tr÷ ë NHNo &PTNT cã nh÷ng chøc n¨ng chÝnh nh­ sau: Sao chÐp th«ng tin, l­u tr÷ th«ng tin. C«ng t¸c sao chÐp th«ng tin chñ yÕu th«ng qua viÖc sao chÐp b»ng m¸y photocopy viÖc sö dông m¸y photocopy cho phÐp t¹o ra v¨n b¶n theo yªu cÇu. HiÖn nay ë Ng©n hµng cã 2 m¸y photocopy ®Æt t¹i phßng Hµnh chÝnh nh»m t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi nhÊt cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. C«ng t¸c l­u tr÷ th«ng tin ë NHNo & PTNT Hµ Néi thùc hiÖn b»ng ph­¬ng ph¸p ph©n lo¹i thµnh nh÷ng lÜnh vùc chñ yÕu vµ c¸c nhãm nhá. ViÖc ph©n lo¹i vµ l­u tr÷ hå s¬ thµnh nhãm nhá ®­îc s¾p xÕp theo ph­¬ng ph¸p l­u tr÷ ®iÖn tö b»ng c¸c phÇn mÒm chuyªn dông. C«ng t¸c l­u tr÷ th«ng tin trªn m¸y tÝnh ®­îc tiÕn hµnh theo tr×nh tù thêi gian, c¸c hå s¬ ®­îc chia theo ngµy, tuÇn, th¸ng, quý vµ n¨m. ViÖc qu¶n lý ph©n lo¹i hå s¬ theo thêi gian vµ sö dông m¸y tÝnh cho phÐp c«ng t¸c tra cøu tµi liÖu khi cã yªu cÇu cña l·nh ®¹o ng©n hµng cËp nhËt nhanh nhÊt hÖ thèng l­u tr÷ rÊt linh ®éng sao cho viÖc tra cøu cã thÓ dÔ dµng vµ nhanh chãng thay ®æi hay tra cøu khi cÇn. C¸c chØ môc ®­îc liÖt kª theo tõng file ®­îc ®Æt tªn vµcã thÓ g¾n mËt khÈu nh»m b¶o vÖ th«ng tin, ngoµi ra cßn cã c¸c b¨ng h×nh, ®Üa mÒm, ®Üa tõ, m¸y ghi ©m... Quan träng h¬n ë ng©n hµng c¸c chØ môc lu«n ®­îc cËp nhËt ho¸, nghÜa lµ c¸c chØ môc lu«n hiÖn hµnh gióp cho viÖc tra cøu th«ng tin ®­îc thùc hiÖn dÔ dµng khi biÕt ngµy th¸ng nhËp tµi liÖu vµ c¸c th«ng tin c¬ b¶n vÒ th«ng tin cÇn tra cøu. C¸c tµi liÖu khi ®· qóa h¹n l­u th× ®­îc huû bá. Th«ng th­êng tµi liÖu ®­îc l­u >4 n¨m nÕu tµi liÖu nµo ®· hoµn thµnh chøc n¨ng vµ mÆt ph¸p luËt vµ nhiÖm vô th× ®­îc bé phËn l­u tr÷ huû bá. - Bé phËn x©y dùng c¬ b¶n cã nhiÖm vô. + ChÞu ch¸ch nhiÖm mua s¾m, l¾p ®Æt ®Çy ®ñ c¸c trang thiÕt bÞ, ®iÖn n­íc cho trô së vµ c¸c chi nh¸nh cña ng©n hµng trªn ®Þa bµn. + H­íng dÉn, tËp huÊn c¸c ph­¬ng ¸n phßng chèng ch¸y næ cho c¸n bé trong c¬ quan. + Thùc hiÖn c«ng t¸c chuÈn bÞ ®Çu t­ d­ ¸n. III. VÞ trÝ, vai trß vµ tÇm quan träng cña c«ng t¸c th«ng tin cña NHNo & PTNT Hµ Néi Trong thêi kú "bïng bæ th«ng tin" c¸c c¬ quan kinh tÕ, x· héi hay hµnh chÝnh ®Òu rÊt quan t©m ®Õn viÖc thu nhËp, ph©n tÝch vµ xö lý th«ng tin ®Ó cã thÓ ra ®­îc nh÷ng quyÕt ®Þnh s¸ng suèt, kÞp thêi mang l¹i hiÖu qu¶ cao cho ®¬n vÞ vµ cho x· héi. Th«ng tin lµ mét nhu cÇu bøc xóc trong ®êi sèng x· héi. Chóng ta ®ang ®­îc chøng kiÕn sù chuyÓn m×nh vÜ ®¹i cña cuéc c¸ch m¹ng khoa häc c«ng nghÖ trong mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng x· héi. Tõ rÊt nhiÒu c¸c quan niÖm vÒ th«ng tin c¸c nhµ nghiªn cøu ®· ®i ®Õn mét kh¸i niÖm mang tÝnh khoa häc vÒ th«ng tin: " Th«ng tin nghÜa lµ nh÷ng gi÷ liÖu cã ý nghÜa, ®­îc sö dông ®Ó biÓu thÞ nh÷ng vÊn ®Ò cô thÓ, gióp cho ®èi t­îng tiÕp nhËn th«ng tin cã ®­îc nh÷ng quyÕt ®Þnh nh»m môc ®Ých mong muèn". HiÖn nay, ng­êi ta cho r»ng yÕu tè quyÕt ®Þnh ®Õn viÖc thµnh b¹i cña mét tæ chøc lµ lµ do hä cã lîi thÕ vÒ th«ng tin vµ coi th«ng tin cã quan hÖ sèng cßn tíi ho¹t ®éng cña tæ chøc m×nh. Cho nªn mét trong nh÷ng vÊn ®Ò bøc xóc mµ c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ ph¶i gi¶i quyÕt lµ n©ng cao chÊt l­îng v¨n phßng, ®Æc biÖt lµ n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c th«ng tin. IV. Thùc tr¹ng ho¹t ®éng cña c«ng t¸c th«ng tin trong v¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi. V¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi lµ mét " v¨n phßng kh«ng ®Çy ®ñ", nh­ng kh«ng v× vËy mµ v¨n phßng cña NHNo & PTNT Hµ Néi kh«ng thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ tèt c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô cña mét "v¨n phßng ®Çy ®ñ". Ngµy nay, víi sù gia t¨ng c¸c yªu cÇu th«ng tin vµ nh÷ng ph¸t triÓn trong kü thuËt xö lý, lµm cho v¨n phßng ngµy cµng cã mét vÞ trÝ quan träng h¬n trong c¬ quan. Cïng víi c¸c ho¹t ®éng cña m×nh, c«ng t¸c v¨n phßng ë NHNo & PTNT Hµ Néi lu«n g¾n kÕt víi c¸c c«ng ®o¹n cña c«ng t¸c th«ng tin bao gåm: thu th«ng tin, xö lý th«ng tin, sö dông th«ng tin, l­u tr÷ th«ng tin. *Thu thËp th«ng tin : §­îc coi lµ b¸o c¸o më ®Çu rÊt quan träng vµ cã ý nghÜa cho ho¹t ®éng th«ng tin . ViÖc thu thËp th«ng tin lu«n ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch th­êng xuyªn vµ tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau. Nhê n¾m b¾t ®­îc nhu cÇu vÒ th«ng tin cña ng­êi l·nh ®¹o qu¶n lý, cña c¸c bé phËn ban nghµnh trong c¬ quan mµ ng­êi c¸n bé v¨n phßng ®· thùc hiÖn tèt qu¸ tr×nh thu thËp th«ng tin cña m×nh §Ó cã ®­îc nh÷ng th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi gióp cho ng­êi l·nh ®¹o, c¸c c¸n bé v¨n phßng ®· tiÕn hµnh thu th«ng tin tõ c¸c nguån: - Th«ng tin chÝnh thøc: lµ c¸c v¨n b¶n mang tÝnh ph¸p quy hay quy ph¹m kh¸c: +Tõ c¸c quyÕt ®Þnh , chØ thÞ , th«ng b¸o cña cÊp trªn nh­ ng©n hµng nhµ n­íc, NHNo & PTNT ViÖt Nam. +Tõ c¸c chñ tr­¬ng chÝnh s¸ch cña §¶ng , Nhµ N­íc. +Tõ v¨n b¶n cña c¸c bé , ban , nghµnh cã liªn quan +Tõ c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin ®¹i chóng nh­ : TV, ®µi, b¸o, Internet… Th«ng tin kh«ng chÝnh thøc: lµ c¸c b¸o c¸o th­êng kú cña ng©n hµng vµ c¸c chi nh¸nh ng©n hµng trùc thuéc, tõ b¸o c¸o cña c¸c bé phËn trong v¨n phßng vµ tõ c¸c d÷ liÖu kh¸c ®­îc l­u tr÷. Nh÷ng th«ng tin kh«ng chÝnh thøc tuy kh«ng cã v¨n b¶n ®¶m b¶o nh­ng nã còng kh«ng kÐm phÇn quan träng v× nh÷ng th«ng tin nµy mang laÞ c¸c gi¸ trÞ s¸ng t¹o cao. Lµ ®¬n vÞ kinh doanh, NHNo & PTNT Hµ Néi lu«n ®Æc biÖt chó träng ®Õn c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ nh­ tèc ®é t¨ng tr­ëng kinh tÕ chung cña nÒn kinh tÕ hoÆc cña tõng nghµnh, tõng lÜnh vùc hoÆc cã liªn quan ®Õn thu nhËp cuae d©n c­, ®Õn viÖc t«n t¹o c¬ së h¹ tÇng, tÝch luü t¸i s¶n xuÊt më réng… ®©y lµ nh÷ng th«ng tin cùc kú quan träng mµ v¨n phßng thu thËp nh»m gióp l·nh ®¹o c¬ quan trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý. C¸c lo¹i th«ng tin trªn ®Òu ®­îc thu thËp d­íi nhiÒu h×nh thøcnh­: ®iÒu tra, kh¶o s¸t, tæng kÐt, héi th¶o, nghiªn cøu, th¨m dß vµ ®­îc l­u hµnh v¨n b¶n, b¨ng h×nh, ®Üa tõ mét c¸ch cã hÖ thèng. Nh­ vËy, tuú theo tÝnh chÊt ph¹m vi c«ng viÑc ®­îc giao mµ c¸n bé thu thËp th«ng tin cã tr¸ch nhiÖm x¸c ®Þnh c¸c nguån cung cÊp th«ng tin, c¸c ph­¬ng ph¸p lÊy tin ®Ó mang l¹i nh÷ng th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi cho l·nh ®¹o trong qu¸ tr×nh qu¶n lý c¬ quan *Xö lý th«ng tin : ®Ó th«ng tin thu thËp cã thÓ sö dông ®­îc th× viÖc xö lý tæng hîp th«ng tin lµ rÊt cÇn thiÕt. Môc tiªu cña qu¸ tr×nh nµy lµ ®­a ra c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i ph¸p cho c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®­îc thùc hiÖn d­íi c¸c h×nh thøc kiÕn nghÞ, ®Ò xuÊt s¸ng kiÕn gi¶i ph¸p, lµm nh÷ng c¨n cø ®Þnh h­íng ®Ó l·nh ®¹o ban hµnh c¸c v¨n b¶n qu¶n lý vÒ ho¹t ®éng cña c¬ quan. §ã chÝnh lµ tiÒn ®Ò vµ néi dung cña c¸c mÖnh lÖnh, quyÕt ®Þnh, chØ thÞ th«ng tin trong l·nh ®¹o. Xö lý th«ng tin lµ c«ng viÖc phøc t¹p ®ßi hái c¸n bé lµm c«ng t¸c nµy ph¶i cã tr×nh ®é chuyªn m«n, cã hiÓu biÕt x· héi s©u réng, cã kh¶ n¨ng ph©n tÝch, tæng hîp vÊn ®Ò. ViÖc xö lý th«ng tin ë NHNo & PTNT Hµ Néi ®­îc tiÕn hµnh theo c¸c b­íc c¬ b¶n sau: §èi víi c«ng v¨n ®Õn: + V¨n th­ tiÕp nhËn c«ng v¨n tõ c¸c c¬ quan , ®¬n vÞ kh¸c göi dÕn theo ®óng tr×nh tù , kiÓm tra s¬ 1 l­ît ngoµi phong b×. + S¬ bé ph©n lo¹i c«ng v¨n ®Ó x¸c ®Þnh lo¹i c«ng v¨n vµo sæ ®¨ng ký, cßn lo¹i c«ng v¨n cã tªn riªng , dÊu chØ møc ®ä mËt khÈn th× chØ ghi c¸c th«ng tin cÇn thiÕt hoÆc chuyÓn ngay cho l·nh ®¹o + V¨n th­ tiÕn hµnh bãc b× c«ng v¨n vµ lÊy néi dung ra. §©y lµ c«ng t¸c ®¬n gi¶n nh­ng v¨n th­ còng cÇn ph¶i ®¶m b¶ nh÷ng nguyªn t¾c ®· quy ®Þnh + §ãng dÊu ®Õn vµo c«ng v¨n. B­íc nµy nh»m môc ®Ých x¸c nhËn c«ng v¨n ®· qua v¨n th­ ®ång thêi ghi nhËn ngµy th¸ng c«ng v¨n ®Ðen c¬ quan + Tr×nh thñ tr­ëng hoÆc ng­êi phô tr¸ch xem xÐt vµ cho ý kiÕn ph©n phèi vµ gi¶i quyÕt c«ng v¨n ®Õn + §¨ng ký c«ng v¨n : ®©y lµ kh©u quan träng trong viÖc tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn + Sau khi vµo sæ c«ng v¨n , v¨n th­ tiÕn hµnh c«ng t¸c ph©n phèi, chuyÓn giao c«ng v¨n ®Õn + §«n ®ãc viÖc gi¶i quyÕt vµ theo dâi gi¶i quyÕt c«ng v¨n ®Õn theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o ⇛DÊu c«ng v¨n ®Õn: Chi nh¸nh NHNo & PTNT Hµ Néi C«ng v¨n ®Õn Sè: Ngµy: ChuyÓn: L­u hå s¬: ⇛MÉu sæ c«ng v¨n ®Õn: Sè Ngµy C¬ quan göi c«ng v¨n ®Õn Sè, ký hiÖu c«ng v¨n Ngµy, th¸ng c«ng v¨n TrÝch yÕu néi dung c«ng v¨n Sè l­u hå s¬ N¬i nhËn (ng­êi nhËn) Ký nhËn Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) ⇛MÉu b×a cña sæ c«ng v¨n ®Õn: Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt nam §éc lËp - tù do - h¹nh phóc N¨m… Sè ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn §¬n vÞ: Chi nh¸nh NHNo & PTNT Hµ Néi Tõ sè…… ®Õn sè……. Tõ ngµy…….®Õn ngµy……. QuyÓn sè…… - §èi víi c«ng v¨n ®i: + So¹n th¶o v¨n b¶n : do v¨n th­ thùc hiÖn ®Ó ®¶o b¶o ®­îc tÝnh ®óng ®¾n cña v¨n b¶n th× v¨n th­ cÇn ph¶i th«ng qua v¨n b¶n + Th«ng qua v¨n b¶n : v¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm chuyÓn v¨n b¶n ®Õn ng­êi cã thÈm quyÒn( thñ tr­ëng hoÆc ch¸nh v¨n phßng) ddÓ th«ng qua vÒ mÆt néi dung + §ãng dÊu vµo v¨n b¶n ®i + KiÓm tra c«ng v¨n ®i vµ cho vµo phong b× göi ®i ®ång thêi vµo sæ c«ng v¨n ®i ®Ó tiÖn cho viÖc tra cøu khi cÇn thiÕt ⇛MÉu sæ c«ng v¨n ®i: Sè vµ ký hiÖu c«ng v¨n Ngµy th¸ng c«ng v¨n TrÝch yÕu néi dung c«ng v¨n N¬i nhËn c«ng v¨n §¬n vÞ hoÆc ng­êi nhËn b¶o l­u Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) ⇛MÉu b×a sæ c«ng v¨n ®i: céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc N¨m……. Sæ v¨n b¶n c«ng v¨n ®i §¬n vÞ: Chi nh¸nh NHNo & PTNT Hµ Néi Tõ sè…… ®Õn sè…… Tõ ngµy……®Õn ngµy…... QuyÓn sè…… Trªn c¬ së nh÷ng tµi liÖu thu ®­îc sau khi sö lý c¸n bé th«ng tin xÕp ®Æt nã theo mét trËt tù phï hîp víi yªu cÇu cña ho¹t ®éng tæng hîp, sÏ gióp l¹nh d¹o lùu chän ®­îc ph­¬ng ¸n tèi ­u nhÊt cho quyÕt ®Þnh cña m×nh. Nh­ vËy . ®· chøng minh ®­îc r»ng v¨n phßng trung t©m ®· thùc sù tr¬t thµnh ng­êi céng t¸c , trî thñ ®¾c lùc cho l·nh ®¹o, t¹o nªn sù thµnh c«ng cho ng©n hµng. * Phæ biÕn th«ng tin : kh©u nµy nh»m chuyÓn ph¸t th«ng tin ®Õn c¸c dãi t­îng liªn quan 1 c¸ch kÞp thêi, chÝnh x¸c , ®Çy ®ñ. HiÖn nay, v¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi ®ang sö dông rÊt nhiÒu h×nh thøc truyÒn tin nh­: truyÒn tin b»ng v¨n b¶n, truyÒn qua c¸c b¸o c¸o hµng ngµy, hµng tuÇn , th¸ng, quý, n¨m cña v¨n phßng hoÆc truyÒn ®¹t qua c¸c cuéc häp giao ban héi nghÞ…. ViÖc sö dông c¸c h×nh thøc phæ biÕn th«ng tin kh¸c nhau ®ßi hái ng­êi c¸n bé v¨n phßngcÇn ph¶i cã kiÕn thøc vÒ nhiÒu mÆt nh­ kh¶ n¨ng lËp kÕ ho¹ch, kh¶ n¨ng tr×nh bµy, diÔn ®¹t vÊn ®Ì. Thùc tÕ cho v¨n phßng ®· thùc hiÖn tèt c¸c nhiÖm vô ®­îc giao * B¶o qu¶n vµ l­u tr÷ th«ng tin : ®©y lµ 1 nhiÖm vô rÊt quan träng ®ßi hái ng­êi l·nh ®¹o lu«n ph¶i chó träng ®Õn vÊn ®Ò trang bÞ c¬ së vËt chÊt kü thuËt cÇn thiÕt cho c«ng t¸c l­u tr÷. Tuy nhiªn, do kinh phÝ ®Çu t­ cho c¸c trang thiÕt bÞ l­u tr÷ b¶o qu¶n cßn h¹n hÑp dÉn ®Õn viÖc kÐo dµi tuæi thä cña tµi liÖu bÞ h¹n chÕ. V× vËy, ng©n hµng cÇn trang bÞ thªm mét sè thiÕt bÞ b¶o qu¶n an toµn, kÐo dµi tuæi thä cña tµi liÖu. ViÖc nµy còng ®ßng nghÜa víi viÖc ¸p dông CNTT vµo c«ng t¸c l­u tr÷ cña c¬ quan Nh×n chung, c«ng t¸c th«ng tin trong v¨n phßng ng©n hµng cho ®Õn nay lµ t­¬ng ®èi t«t ®¶m b¶o l­îng th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi phôc vô cho l·nh ®¹o trong viÖc qu¶n lý c¬ quan. Nh­ng xÐt vÌ mét khÝa c¹nh kh¸c th× cã thÓ thÊy r»ng c«ng t¸c nµy ch­a ph¸t huy hÕt ®­îc chøc n¨ng cña m×nh do nhiÒu yÕu tè nh­: nhËn thøc cña c¸n bé nh©n viªn v¨n phßng vÒ chuyªn m«n, vÒ nh÷ng yªu cÇu ®èi víi 1 c¸n bé th«ng tin trong thêi ®¹i míi ch­a ®Çy ®ñ. §Ó c«ng t¸c nµy ngµy cµng trë nªn ®¾c lùc trong viÖc trî gióp l·nh ®¹o th× v¨n phßng ph¶i quan t©m ®æi míi n©ng cao chÊt l­îng c¸c th«ng tin trong thêi gian tíi cña v¨n phßng. 1. S¬ ®å hÖ thèng th«ng tin cña v¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi C«ng t¸c th«ng tin ®ãng vai trß quan träng trong ho¹t ®éng cña ng©n hµng M«i tr­êng Th«ng tin ®Çu vµo Th«ng tin ®Çu ra V¨n phßng L·nh ®¹o C¸c phßng ban S¬ ®å hÖ thèng th«ng tin cña v¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi Th«ng tin lµ ®Çu vµo ®­îc truyÒn tíi c¸c"trung t©m" tiÕp nhËn, xö lý, ph©n lo¹i ®Ó lµm "nguyªn liÖu" cho ho¹t ®éng qu¶n lý, ®iÒu hµnh cña bÊt kú tæ chøc nµo. V¨n phßng truyÒn ®¹t th«ng tin hoÆc chØ thÞ do c¸c phßng ban sÏ biÓu so¹n th«ng tin tõ quan s¸t ®­îc sau ®ã ph©n tÝch d÷ liÖu vµ tæng hîp th«ng tin ®Ó chän lùa vµ th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó m· ho¸ tr­íc khi chuÈn bÞ truyÒn ®i. Th«ng tin sau ®ã sÏ ®­îc truyÒn ®i vµ ng­êi nhËn sÏ nhËn b¶o th«ng tin nµy ®Ó gi¶i m·. Khi ®· nhËn th«ng tin vµ tiÕn hµnh xö lý c«ng viÖc theo néi dung th«ng tin th× c¸c phßng ban ph¶i håi l¹i víi v¨n phßng ®Ó v¨n phßng b¸o c¸o l¹i kÕt qu¶ víi ban gi¸m ®èc. C«ng t¸c x©y dùng vµ tæ chøc nguån tin cña ng©n hµng ®­îc tiÕn hµnh theo nhiÒu kªnh kh¸c nhau ®¶m b¶o cho viÖc ph©n tÝch, xö lý th«ng tin ®­îc chÝnh x¸c, râ rµng. C¸c th«ng tin quan träng lu«n ®­îc phæ biÕn nhanh chãng, kÞp thêi ®Õn tõng phßng ban b»ng nhiÒu h×nh thøc kh¸c nhau. 2. HiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c«ng t¸c th«ng tin ë v¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi * ¦u ®iÓm: - Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y nhê thùc hiÖn tèt c«ng t¸c th«ng tin trong v¨n phßng, v¨n phßng ®· gióp l·nh ®¹o ng©n hµng lu«n n¾m b¾t ®­îc nh÷ng chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch cña §¶ng, nhµ n­íc vµ c¸c ng©n hµng cÊp trªn mét c¸ch kÞp thêi ®Ó cã nh÷ng ph­¬ng ¸n kinh doanh ®em l¹i hiÖu qu¶ cao x©y dùng c¬ quan ngµy cµng tèt h¬n. - V¨n phßng gióp l·nh ®¹o cã ®­îc nh÷ng th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vÒ c¸c thiÖt h¹i do thiªn nhiªn g©y ra cho ng­êi d©n, lµm gi¶m bít c¸c thiÖt h¹i cho n«ng d©n vµ cho ng©n hµng (v× n«ng d©n vµ ng­êi nghÌo lµ ®èi t­îng phôc vô chÝnh cña NHNo & PTNT Hµ Néi). - V¨n phßng th­êng xuyªn tæng hîp, b¸o c¸o nhanh, thùc hiÖn tèt ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c tuÇn, th¸ng, quý gióp l·nh ®¹o trong qu¶n trÞ, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña ng©n hµng. - V¨n phßng ®· t¹o ®­îc mèi quan hÖ tèt vµ phèi hîp nhÞp nhµng víi tÊt c¶ c¸c phßng ban trong trung t©m, t¹o thµnh mét khèi thèng nhÊt. Tõ ®ã t¹o ®iÒu kiÖn cho th«ng tin ®­îc lu©n chuyÓn. - C¸c CBNV tham gia c«ng t¸c th«ng tin ®Òu lµ nh÷ng ng­êi cã n¨ng lùc, nhiÖt t×nh víi c«ng viÖc, cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao ®· ®Èy nhanh ®­îc tiÕn ®é th«ng tin ®em l¹i hiÖu qu¶ cao. - §· chuÈn bÞ c¬ së vËt chÊt kü thuËt, trang thiÕt bÞ gióp ng©n hµng c¸c c«ng t¸c më réng thªm 2 chi nh¸nh míi trong n¨m võa qua. * Nh­îc ®iÓm: - CBNV lµm c«ng t¸c th«ng tin ( nh©n viªn v¨n th­) míi chØ cã mét ng­êivµ ch­a ®­îc ®µo t¹o chuyªn m«n, trang bÞ vËt chÊt kü thuËt vÒ c«ng t¸c nµy cßn thiÕu thèn, ph­¬ng tiÖn tÝnh to¸n, truyÒn tin, xö lý tin cßn ch­a ®ång bé. - Trang thiÕt bÞ phôc vô ho¹t ®éng th«ng tin ch­a ®­îc ®ång bé. Mçi phßng ban chØ ®­îc trang bÞ 2 m¸y vi tÝnh (riªng phßng vi tÝnh vµ phßng kinh doanh lµ ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ m¸y cho c¸n bé nh©n viªn). - C«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ ch­a ®­îc tæ chøc khoa häc - Ch­a cã quy ®Þnh thèng nhÊt thÓ chÕ ho¸ c«ng t¸c th«ng tin. ch­a cã quy chÕ chÆt chÏ vÒ chÕ ®é b¸o c¸o, ch­a cã quy ®Þnh râ rµng, cô thÓ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm cung cÊp tµi liÖu th«ng tin - HiÖn nay th«ng tin cña Ng©n hµng ®­îc tÊt c¶ c¸c phßng ban ®¬n vÞ thu thËp. C¸c phßng ban thu thËp c¸c lo¹i th«ng tin cã liªn quan tíi c«ng viÖc cña m×nh vµ tù xö lý ®Ó ®­a ra ý kiÕn ®ãng gãp cho l·nh ®¹o. Nh­ vËy lµm cho viÖc thu thËp th«ng tin trong c¬ quan cßn t¶n m¹n, ch­a cã sù tËp trung t¹i mét ®Çu mèi duy nhÊt lµ v¨n phßng, ®iÒu ®ã ®· g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý th«ng tin cña v¨n phßng. * Nguyªn nh©n: Nh÷ng vÊn ®Ò cßn yÕu trong c«ng t¸c th«ng tin ë v¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi cã c¶ nh÷ng nguyªn nh©n chñ quan vµ kh¸ch quan. Tr×nh ®é ph¸t triÓn cña ho¹t ®éng th«ng tin n­íc ta cßn nhiÒu yÕu kÐm, l¹c hËu ch­a ®¸p øng kÞp thêi víi c¸c n­íc trong khu vùc vµ thÕ giíi. Nguyªn nh©n kh¸ch quan: - C¸c c¬ quan, ®¬n vÞ kh«ng cã quy ®Þnh thèng nhÊt vÒ ho¹t ®éng th«ng tin néi bé. - C¸c c¬ quan qu¶n lý nhµ n­íc tõ Trung ­¬ng ®Õn ®Þa ph­¬ng, c¸c ngµnh lÜnh vùc vµ ®¬n vÞ còng kh«ng thèng nhÊt quy ®Þnh c¸c nguyªn t¾c qu¶n lý, sö dông vµ truyÒn ph¸t th«ng tin trong tõng ngµnh, tõng cÊp cô thÓ g©y ra sù lóng tóng cho ng­êi nhËn vµ ng­êi chuyÓn ph¸t th«ng tin. Ngoµi nh÷ng nguyªn nh©n kÓ trªn, c«ng t¸c th«ng tin cña ng©n hµng cßn bÞ nh÷ng nguyªn nh©n chñ quan t¸c ®éng. - Ban l·nh ®¹o vµ c¸c CBNV trong ng©n hµng ch­a nhËn thøc ®Çy ®ñ vÒ tÇm quan träng cña v¨n phßng vµ ho¹t ®éng th«ng tin cña v¨n phßng. - C¸n bé kü thuËt trong lÜnh vùc ho¹t ®éng th«ng tin cßn ch­a ®­îc ®µo t¹o, båi d­ìng cho t­¬ng xøng víi yªu cÇu ph¸t triÓn th«ng tin nhanh, hiÖn ®¹i nh­ hiÖn nay. - Trang thiÕt bÞ phôc vô ho¹t ®éng th«ng tin ch­a ®­îc n©ng cÊp, ®æi míi kÞp thêi. Môc tiªu ph¸t triÓn c«ng nghÖ míi ë NHNo & PTNT Hµ Néi. - Ban gi¸m ®èc NHNo & PTNT Hµ Néi cã kÕ ho¹ch cho viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng ®a chiÒu nh»m thu hót th«ng tin tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau t¹o kh¶ n¨ng linh ho¹t trong c«ng t¸c qu¶n lý. Mét trong nh÷ng sù ph¸t triÓn sÏ lµ nhiÒu m¸y tÝnh ë tr¹m cuèi ®­îc t¹o s½n. C¸c phÇn mÒm trë lªn dÔ dµng cho ng­êi sö dông sÏ cã tÝnh linh ®éng cao h¬n. ViÖc ®· vµ ®ang ph¸t triÓn m¹ng côc bé sÏ c¶i tiÕn trong truyÒn th«ng néi t¹i. - Môc tiªu ®Æt ra cña ban gi¸m ®èc NHNo & PTNT Hµ Néi lµ c¸c c¬ së d÷ liÖu cña Ng©n hµng cã thÓ nèi vµo c¸c c¬ së d÷ liÖu th­¬ng m¹i. Mét thuËn lîi lµ ph­¬ng tiÖn nµy cho phÐp kinh doanh cã hiÖu qu¶ h¬n khi c¸c c¬ së d÷ liÖu th­¬ng m¹i trë lªn toµn diÖn vµ chuyªn m«n ho¸. KÕt qu¶ cña môc tiªu nµy lµ phÇn lín hÖ thèng sÏ trùc tiÕp nhËp d÷ liÖu tù ®éng vµ th«ng qua ®ã viÖc ®iÒu hµnh chi nh¸nh ng©n hµng sÏ ®­îc kiÓm tra th­êng xuyªn. - Ph¸t triÓn hÖ thèng truyÒn th«ng lµ ­u tiªn hµng ®Çu cña ban gi¸m ®èc NHNo & PTNT Hµ Néi. Th«ng qua ®ã th«ng tin th­¬ng m¹i vµ viÖc truyÒn th«ng cña nã cã chøc n¨ng ®¹t ®­îc nh÷ng môc ®Ých b»ng c¸ch khai th¸c nh÷ng kh¶ n¨ng cña nh©n viªn. KhuyÕn khÝch cña ban gi¸m ®èc lµ mäi th«ng tin th­êng kú hay bÊt th­êng ®Òu ph¶i ®­îc truyÒn th«ng ®Ó bé phËn chøc n¨ng lu«n hoµn thµnh tèt c«ng viÖc cña m×nh. Th«ng tin sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho sù ®¹t ®­îc nh÷ng môc tiªu chiÕn l­îc vµ ®iÒu hµnh ng©n hµng th«ng qua nh÷ng quy tr×nh hµnh chÝnh vµ qu¶n trÞ ®Ó ngµy cµng lµm tr¬n tru ho¹t ®éng cña ng©n hµng trong thêi kú míi. Ch­¬ng III C¸c gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c th«ng tin trong v¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi C«ng t¸c v¨n phßng lµ mét thuËt ng÷ cã liªn quan ®Õn nhiÒu néi dung ho¹t ®éng cña tæ chøc. NÕu xem xÐt c«ng t¸c nµy theo quan ®iÓm hÖ thèng th×: ë ®Çu vµo bao gåm c¸c ho¹t ®éng trî gióp l·nh ®¹o tæ chøc, qu¶n lý sö dông toµn bé ho¹t ®éng th«ng tin kinh tÕ, chÝnh trÞ, x· héi , hµnh chÝnh, m«i tr­êng… theo c¸c ph­¬ng ¸n sö dông kh¸c nhau nh»m thu ®­îc kÕt qu¶ tèi ­u trong tõng ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. Cßn ®Çu ra lµ nh÷ng ho¹t ®éng ph©n phèi, truyÒn t¶i, thu vµ xö lý th«ng tin ph¶n håi trong néi bé vµ bªn ngoµi ®¬n vÞ theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o. Toµn bé ho¹t ®éng trªn ®©y sÏ gãp phÇn hoµn thiÖn tõng b­íc c«ng t¸c tæ chøc ®iÒu hµnh th«ng tin , hay nãi c¸ch kh¸c lµ kh«ng ngõng cñng cè ho¹t ®éng v¨n phßng trong mäi c¬ quan ®¬n vÞ. NÒn kinh tÕ x· héi ngµy cµng ph¸t triÓn, ®Æt ra yªu cÇu bøc xóc vÒ cñng cè, kiÖn toµn c«ng t¸c th«ng tin . §Ó c«ng t¸c nµy mang l¹i hiÖu qu¶ , mçi chñ thÓ cÇn ®¸nh gi¸ ®óng t×nh h×nh c«ng t¸c th«ng tin thuéc lÜnh vùc , ph¹m vi m×nh phô tr¸ch. Nh­ng trªn thùc tÕ , cã rÊt nhiÒu c¸c c¬ quan d¬n vÞ ch­a nhËn thøc ®Çy ®ñ vÒ c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña v¨n phßng. Hä chØ ®¬n thuÇn hiÓu vµ xem c«ng viÖc v¨n phßng lµ nh÷ng c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn bµn giÊy, tiÕp t©n, nh¹n c¸c c«ng v¨n giÊy tê, lµm nh­ng viÖc kh«ng cÇn chuyªn m«n….mµ kh«ng thÊy r»ng chÝnh tõ nh÷ng c«ng viÖc t­ëng nh­ ®­n gi¶n ®ã ®· t¹o thµnh 1 hÖ thèng gióp l·nh ®¹o trong viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh c¬ quan , ®¬n vÞ. Tõ nh÷ng viÖc kh«ng tªn , c«ng viÖc giÊy tê nh­ nhËn vµ chuyÓn c«ng v¨n, giÊy tê,…nÕu c¸n bé v¨n phßng lµm tèt theo ®óng quy ®Þnh cña cÊp trªn th× sÏ t¹o ra sù thuËn tiÖn trong c«ng viÖc cña ng­êi l·nh ®¹o vµ cña c¸c bé phËn trong c¬ quan. Nhê cã bé m¸y v¨n phßng mäi c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn th«ng tin , v¨n th­ , l­u tr÷, hËu cÇn, giao tiÕp, nh©n sù… trong c¬ quan ®Òu ®­îc thùc hiÖn 1 c¸ch ®Çy ®ñ thèng nhÊt. Còng nh­ c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ cho ®Õn nay c«ng t¸c th«ng tin trong v¨n phßng cña NHNo & PTNT Hµ Néi ch­a ®­îc sù quan t©m, chó ý ®Çy ®ñ. MÆc dï trong v¨n phßng th«ng tin lµ chÊt liÖu cu¶ qu¸ tr×nh qu¶n lý th«ng tin còng quyÕt ®Þnh ®Ðn sù thµnh b¹i cña mçi tæ chøc, mµ c«ng t¸c v¨n phßng l¹i g¾n liÒn víi ho¹t ®éng th«ng tin . Do ®ã ®ßi hái cÊp thiÕt ph¶i n©ng cao chÊt l­îng c«ng t¸c th«ng tin vµ ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ trong qu¸ tr×nh qu¶n lý , ®iÒu hµnh cña m×nh th× v¨n phßng NHNo & PTNT Hµ Néi ph¶i quan t©m ®Õn c¸c vÊn ®Ò sau ®Ó hoµn thiÖn c«ng t¸c th«ng tin . 1. Hoµn thiÖn thÓ chÕ vÒ ho¹t ®éng th«ng tin : V¨n phßng tån t¹i vµ ph¸t triÓn lu«n g¾n liÒn víi ho¹t ®éng th«ng tin . Trong ®ã , muèn tæ chøc tèt ho¹t ®éng nµy th× ph¶i kh«ng ngõng cñng cè bé m¸y v¨n phßng , ®©y lµ 1 viÖc lµm thiÕt thùc nh»m thùc hiÑn tèt nh÷ng nhiÖm vô cña v¨n phßng. V× v¨n phßng lµ ®Çu mèi thu nhËn vµ chuyÓn ph¸t th«ng tin phôc vô l·nh ®¹o gióp l·nh ®¹o ra nh÷ng quyÕt ®Þnh chÝnh x¸c , kÞp thêi. §iÒu nµy còng ®ßi hái c¸c cabs bé nhµ n­íc cã thÈm quyÒn cÇn nghiªn cøu, ban hµnh nh÷ng dÞnh chÕ c¬ b¶n vÒ ho¹t ®éng th«ng tin cho c¸c nghµnh , c¸c cÊp trong c¶ n­íc nh»m t¹o nªn tÝnh ®ång bé trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng t¸c nµy.Trong ®ã cÇn qui ®Þnh thèng nhÊt vÒ : * H×nh thøc v¨n b¶n : §èi víi v¨n phßng khi l·nh ®¹o muèn ban hµnh mét v¨n b¶n th× ®ßi hái tr­íc tiªn lµ vaen b¶n ®ã ph¶i cã ®Çy ®ñ cacs yÕu tè thÓ th­c v¨n b¶n ; néi dung, h×nh thøc ph¶i cô thÓ m¹ch l¹c , v¨n b¶n ®ã ph¶i cã thÈm quyÒn hoÆc ng­êi ®­îc uû quyÒn kÝ®Ó thÓ hiÖn tÝnh ph¸p lÝ cho v¨n b¶n , sau khi kÝ nhÊt thiÕt ph¶i ®ãng dÊu c¬ quan ®Ó d¶m b¶o tÝnh ph¸p lÝ tÝnh chÝnh x¸c cho v¨n b¶n . Khi ®ãng dÊu vµo v¨n b¶n ph¶i râ rµng , ngay ngÊn vµ ph¶i sö dông mùc dÊu ®óng theo qui ®Þnh cña nhµ n­íc . Nh­ng trªn thùc tÕ viÖc kiÓm tra c¸c yÕu tè thÓ thøc v¨n b¶n vµ viÖc ®ãng dÊu v¨n b¶n cßn bÞ c¸n bé v¨n th­ l¬i láng th­êng chØ mang tÝnh h×nh thøc . Nguyªn nh©n chñ yÕu lµ do c¸n bé v¨n phßng cßn thiÕu vµ mét ng­êi phaØ kiªm nhiÖm nhiÒu nhiÖm vô * K× h¹n b¸o c¸o ph¶i cã qui ®Þnh râ rµng vÒ ch­¬ng tr×nh giao ban , b¸o c¸o ®Þnh k× ,theo thêi gian ,b¸o c¸o tæng kÕt. Ph¶i ®¶m b¶o tÝnh khÈn tr­¬ng , nghiªm tóc , chÝnh x¸o c¸c b¸o c¸o vµ thêi gian b¸o c¸o Néi dung b¸o c¸o ph¶i ®óng víi tõng cÊp, tõng nghµnh theo ®óng qui ®Þnh * ChÊt l­îng th«ng tin b¸o c¸o : Néi dung b¸o c¸o ph¶i ph¶n ¸nh ®óng t×nh tr¹ng thùc tÕ mét c¸ch chÝnh x¸c ®Çy ®ñ hÖ thèng vµ hîp ph¸p. Tr¸nh t×nh tr¹ng mÆt tèt ®­îc ®Ò cao , cßn mÆt ch­a tèt th× bÞ nÐ tr¸nh lµm cho l·nh ®¹o cã nhËn thøc kh«ng ®Çy ®ñ , chÝnh x¸c vÒ ho¹t ®éng cña c¬ quan. V× b¸o c¸o lµ c¬ së ®Ó c¸c nhµ l·nh ®¹o ph©n tÝch ®¸nh gi¸ t×nh h×nh, tõ ®ã x©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n kinh doanh trong thêi gian tiÕp theo. Bªn c¹nh ®ã , l·nh ®¹o ph¶i th­êng xuyªn kiÓm tra, ®«n ®èc c¸c ho¹t ®éng th«ng tin ë ¬ së. ViÖc kiÓm tra cã thÓ ®­îc thùc hiÖn d­íi nhiÒu h×nh thøc nh­: kiÓm tra ®ét xuÊt hoÆc kiÓm tra cã th«ng b¸o, kiÓm tra trùc tiÐp hay kiÓm tra gi¸n tiÕp…tuú theo yªu cÇu vÒ thêi gian, ph­¬ng ph¸p kiÓm tra, ®èi t­îng t¸c ®éng cña c«ng t¸c ®iÒu tra. 2. HiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c th«ng tin: Ho¹t ®éng c«ng t¸c th«ng tin : Trong thêi gian gÇn ®©y, th­êng xuÊt hiÖn c¸c tõ ng÷ “ v¨n phßng ®iÖn tö” ®Ó m« t¶ v¨n phßng hiÖn ®¹i. §Ó t¨ng c­êng hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng trong thêi ®¹i míi ng­êi ta cÇn x©y dùng c¸c v¨n phßng ®iÖn tö ®Ó hç trî cho c«ng t¸c th«ng tin . Cuéc c¸ch m¹ng CNTT diÔn ra s«i déng hiÖn nay ®ang t¸c ®äng s©u s¾c vµ trùc tiÕp ®Õn mäi mÆt ho¹t déng kinh tÕ . x· héi cña c¸c quèc gia trªn thÕ giíi, më ra mét thêi kú ph¸t triÓn míi khi nh©n lo¹i b­íc vµo thÕ kû 21. Néi dung chñ ®¹o cña b­íc chuyÓn biÕn lÇn nµy lµ sù ph¸t triÓn tõ nÒn v¨n minh c«ng nghiÖp tiÕn lªn nÒn v¨n minh th«ng tin vµ trÝ tôª, mµ c¬ së cña nã lµ sù ph¸t triÓn tõ nÒn kinh tÕ c«ng nghiÖp truyÒn thèng sang nÒn kinh tÕ trÝ thøc. VÒ c¬ b¶n , b­íc chuyÓn biÕn nµy ®­îc n¶y sinh vµ ®­îc thùc iÖn chñ yÕu t¹i c¸c n­íc cã nÒn kinh tÕ c«ng nghiÖp ph¸t triÓn. Tuy nhiªn, t¸c ®éng chuyÓn biÕn vÜ ®¹i nµy ®· lan to¶ nhanh chãng ®Õn kh¾p c¸c n­íc trªn thÕ giíi. Xu thÕ nµy ®ang t¹o ra nh÷ng c¬ héi to lín vµ ®ång thêi còng t¹o ra c¸c th¸ch thøc gay g¾t cho c¸c n­íc ®ang ph¸t triÓn ®ang t×m con ®­êng c«ng nghiÖp ho¸- hiÖn ®¹i ho¸ nÒn kinhtÕ vµ x· héi cña m×nh. CNTT bao gåm tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng vµ c«ng nghÖ chøa ®ùng c¸c néi dung xö lý th«ng tin b»ng c¸c ph­¬ng tiÖn ®iÖn tö , tõ viÖc thu thËp, l­u tr÷, truyÒn dÉn… ®Õn sö dông th«ng tin trong mäi lÜnh vùc cña s¶n xuÊt, kinh tÕ ®êi sèng con ng­êi. Víi nh÷ng tiÕn bé nhanh chãng kú diÖu cña kü thuËt m¸y tÝnh vµ kü thuËt viÔn th«ng trong vµi thËp niªn gÇn ®©y, CNTT thùc sù ®· th©m nhËp réng kh¾p vµo mäi mÆt ho¹t ®éng cña con ng­êi. C«ng nghÖ nµy ®· ®­a ®Õn nhiÒu biÕn ®æi to lín víi nÒn kinh tÕ nãi chung vµ nh÷ng biÕn ®ái ®Õn c¸c ho¹t ®éng v¨n phßng nãi riªng. V× vËy, ng©n hµng ph¶i hiÓu r»ng vÞ trÝ t­¬ng lai cña hä phô thuéc 1 c¸ch quyÕt dÞnh vµo viÖc liÖu hä cã tËn dông ®­îc CNTT ®Ó ph¸t triÓn mét c¸ch nhanh chãng mäi n¨ng lùc ®æi míi c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh hay kh«ng. Trong c«ng t¸c v¨n phßng cã nhiÒu lo¹i c«ng viÖc, c¸c c«ng viÖc ®ã cÇn ph¶i ®­îc gi¶i quyÕt nhanh chãng , chÝnh x¸c kÞp thêi ®¶m b¶o chøc n¨ng tham m­u gióp viÖc mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt. Do ®ã, viÖc øng dông CNTT vµo c«ng t¸c v¨n phßng lµ mét ®ßi hái cÊp thiÕt cña c«ng cuéc c¶i c¸ch hµnh chÝnh hiÖn nay. * HiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c thu thËp, xö lý, phæ biÕn vµ l­u tr÷ th«ng tin : Víi xu thÕ “ toµn cÇu ho¸ “ nhanh chãng hiÖn nay, c¸c c¬ quan ®¬n vÞ lu«n ph¶i trang bÞ cho v¨n phßng nh÷ng c¬ së vËt chÊt kü thuËt iÖn ®¹i nh­: m¸y vi tÝnh, m¸y fax, m¸y photo, m¸y in…lµ nh÷ng thiÕt bÞ mµ bÊt cø c¬ quan nµo còng ph¶i trang bÞ cho v¨n phßng . ViÖc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c thiÕt bÞ ®· gãp phÇn rÊt to lín vµo ho¹t ®éng khai th¸c th«ng tin mang l¹i nh÷ng th«ng tin cã ®ä chÝnh x¸c caovµ tiÕt kiÖm tèi ®a thêi gian , c«ng søc cho c¸n bé v¨n phßng . Nhê øng dông CNTT nh­ l¾p ®Æt m¸y vi tÝnh cã nèi m¹ng hÖ thèng sÏ trî gióp vµ qu¶n lý c¸c c«ng viÖc th­êng ngµy cña c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng, bao gåm theo dâi c¸c c«ng v¨n, tµi liÖu ®i vµ ®Õn, xö lý vµ theo dâi qu¸ tr×nh xö lý c¸c c«ng viÖc, trao dæi, l­u tr÷, qu¶n lý cña c¸n bé l·nh ®¹o vµ c«ng chøc trong c¬ quan . §èi víi c«ng t¸c th«ng tin còng cÇn cã hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh»m môc ®Ých thu thËp, l­u tr÷, xö lý vµ cung cÊp th«ng tin phôc vô c«ng t¸c chØ ®¹o, ®iÒu hµnh vµ thùc hiÖ c¸c nhiÖm vô chuyªn m«n nghiÖp vô cña c«ng chøc, trù gióp viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña l·nh ®¹o. * HiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷: - C«ng t¸c v¨n th­: Tr­íc ®©y, mçi ngµy c¸n bé v¨n th­ ph¶i gi¶i quyÕt rÊt nhiÒu c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn giÊy tê nh­: quyÕt ®Þnh, chØ thÞ, th«ng b¸o… ®iÒu ®ã ®· mang l¹i hiÖu qu¶ ch­a cao. V× vËy, yªu cÇu hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c nµy ®· trë thµnh mét trong nh÷ng tiÒn ®Ò ®¶m b¶o cho c«ng t¸c qu¶n lý cña nh÷ng c¬ quan ¸p dông c¸c ph­¬ng tiÖn tin häc ho¸ vµ tù ®éng ho¸ nh»m ®¸p øng 1 trong nh÷ng yªu cÇu quan träng cña c«ng t¸c v¨n th­. §ã lµ sù ®¶m b¶o th«ng tin nhanh chãng cho c¸n bé l·nh ®¹o, ®Ó gióp l·nh ®¹o ra nh÷ng quyÕt ®Þnh kÞp thêi, chÝnh x¸c, ®óng ®¾n. ViÖc sö dông tin häc ®· cho phÐp n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng cña c¸n bé v©­n th­ lªn rÊt nhiÒu.V¨n phßng ®· ®­îc trang bÞ rÊt nhiÒu thiÕt bÞ míi phôc vô cho ho¹t ®éng nh­: m¸y photocopy siªu tèc 120 tê/phót, m¸y ®ãng dÊu c«ng v¨n, ngµy th¸ng c«ng v¨n ®i vµ c«ng v¨n ®Õn, m¸y ®äc quang häc So¹n th¶o v¨n b¶n b»ng m¸y vi tÝnh ®· trë nªn ®¬n gi¶n, chÝnh x¸c h¬n v× v¨n b¶n lµ 1 th«ng tin quan träng trong c¸c v¨n phßng c¬ quan . §©y lµ 1 trong nh÷ng ph­¬ng tiÖn quan träng ®Ó truyÒn ®¹t c¸c chñ tr­¬ng , chÝnh s¸ch cña ®¶ng , ph¸p luËt cña nhµ n­íc ®Õn mäi c¬ quan , mäi c«ng d©n. Lµm tèt c«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n sÏ gãp phÇn kh«ng nhá trong viÖc n©ng cao hiÖu suÊt cña ng­êi c¸n bé v¨n phßng . ViÖc so¹n th¶o v¨n b¶n b»ng m¸y cã thÓ dÔ dµng l­u l¹i , bæ sung hoÆc söa ch÷a nªn sÏ tiÕt kiÖm ®­îc rÊt nhiÒu thêi gian. HiÖn nay cã rÊt nhiÒu phÇn mÒm ®Ó øng dông cho viÖc soan th¶o v¨n b¶nvµ l­u tr÷ nh­: Microsoft Word, MS Access, MS Exel… - C«ng t¸c l­u tr÷: lµ toµn bé nh÷ng c«ng viÖc ®­îc thùc hiÖn nh»m ®¶m b¶o gi÷ g×n nguyªn vÑn , l©u bÒn vµ an toµn tµi liÖu c«ng t¸c nµy nh»m ®¶m b¶o c«ng t¸c cung cÊp cho c¬ quan nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô ho¹t ®éng cña c¬ quan . §Ó hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c l­u tr÷ th× tr­íc hÕt ph¶i : + §æi míi vÒ nhËn thøc : nhËn thøc ®µy ®ñ vai trß cña c«ng t¸c l­u tr÷ ®èi víi ho¹t ®äng qu¶n lý cña mçi c¬ quan , ®¬n vÞ. + HiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c l­u tr÷ trªn c¬ së trang bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn kü thuËt hiÖn ®¹i nh»m tin häc ho¸ c«ng t¸c l­u tr÷. HiÖn nay víi c¸c ph­¬ng tiÖn kü thuËt vµ c«ng nghÖ hiÖn ®¹i nh­: Micro film, b¨ng tõ , ®Üa mÒm, ®Üa cøng, CD Rom, cïng víi m¸y tÝnh ®­îc nèi m¹ng Internet, tµi liÖu l­u tr÷ cña mäi c¬ quan , mäi quèc gia (trõ tµi liÖu mËt) sÏ ®­îc l­u th«ng , trao ®æi , phôc vô nhanh chãngcho viÖc s­u tÇm, nghiªn cøu. Tãm l¹i, hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c th«ng tin v¨n phßng lµ 1 tÊt yÕu kh¸ch quan, lµ 1 nhiÖn vô quan träng trong thêi ®iÓm hiÖn nay, hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c th«ng tin ®ßi hái ph¶i ®æi míi toµn diÖn vÒ tÊt c¶ c¸c mÆt. 3. §µo t¹o, båi d­ìng c¸n bé, nh©n viªn: §èi víi v¨n phßng viÖc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c ph­¬ng tiÖn kü thuËt hiÖn ®¹i cho c¸c ho¹t ®éng th«ng tin míi chØ lµ mét phÇn quan träng trong néi dung kiÖn toµn c«ng t¸c nµy ë c¸c ®¬n vÞ, phÇn quyÕt ®Þnh thµnh c«ng cña c«ng t¸c nµy ph¶i lµ con ng­êi qu¶n lý vµ v©n hµnh c¸c ph­¬ng tiÖn kü thuËt. NhËn thøc ®­îc ®iÒu nµy , l·nh ®¹o ng©n hµng ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé nh©n viªn ®­îc ®µo t¹o, båi d­ìngn©ng cao tr×nh ®ä khoa häc kh¶ n¨ng së dông nh÷ng trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i. Nh­ng trªn thùc tÕ th× c¸n bé lµm c«ng t¸c th«ng tin ch­a ®­îc chó ý ®µo t¹o, båi d­ìngcho t­¬ng xøng. Do vËy l·nh ®¹o cÇn ph¶i quan t©m ®µo t¹o, båi d­ìng vÒ mäi mÆt cho c¸n bé th«ng tin * Båi d­ìng nghiÖp vô thu nhËn, xö lý, l­u tr÷, chuyÓn ph¸t th«ng tin : Víi c¸n bé lµm c«ng t¸c th«ng tin th× viÖc trø¬c tiªn lµ ph¶i ®­îc ®µo t¹o, båi d­ìng 1 c¸ch ®Çy ®ñ khoa häc vÒ c¸c nghiÖp vô thu, xö lý, l­u tr÷, chuyÓn ph¸t th«ng tin nh»m ®em l¹i hiÖu qu¶ cho ho¹t ®éng v¨n phßng . Nhu cÇu xö lý th«ng tin cña c¬ quan phô thuéc vµo cÊu tróc tæ chøc, h×nh thøc qu¶n lý vµ nh÷ng yªu cÇu theo luËt ®Þnh ®Ó t¹o ra th«ng tin . C¸c c¬ quan trong t­¬ng lai sÏ cÇn nhiªug th«ng tin h¬n khi hä ph¸t triÓn kü n¨ng qu¶n trÞ dùa theo viÖc sö dông th«ng tin ë møc ®ä ngµy cµng t¨ng. Do ®ã, ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n trÞ trong t­¬ng lai ch¾c ch¾n ph¶i s¸ng t¹o h¬n vµ chñ ®éng h¬n trong mèi liªn hÖ víi c«ng nghÖ míi. Thùc tÕ ®· cho thÊy viÖc n©ng cao nhËn thøc vÒ tÇm quan träng, tÝnh chÊt cña c«ng viÖcmµ c¸n bé th«ng tin ph¶i lµm lµ ®iÒu tèi cÇn thiÕt. Nã sÏ gióp nhµ l·nh ®¹o cã ®­îc nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch ho¹t ®éng, c¸c ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c träng t©m. * §µo t¹o, båi d­ìng nghiÖp vô sö dông vµ ®iÒu phèi th«ng tin : Th«ng tin khi thu ®­îc còng dßi hái ng­êi c¸n bé th«ng tin ph¶i sö dông vµ ®iÒu phèi sao cho phï hîp vµ cã hÖ th«ngs, tr¸nh t×nh tr¹ng th«ng tin bÞ chång chÐo g©y khã kh¨n cho nhµ l·nh ®¹o khi muèn ra quyÕt ®Þnh. ViÖc sö dông th«ng tin kh«ng ®óng víi c«ng viÖc sÏ dÉn ®Õn nh÷ng hËu qu¶ to lín. C¸n bé th«ng tin nªn x©y dùng c¸c ph­¬ng ph¸p c¸c kªnh ®Ó ®iÒu phèi th«ng tin 1 c¸ch kiÖu qu¶, chÝnh x¸c. * §µo t¹o, båi d­ìng nghiÖp vô sö dông c¸c ph­¬ng tiÖn kü thuËt vµ CNTT: Víi viÖc ph¸t triÓn m¹nh mÏ CNTT nh­ ngµy nay, ®a phÇn c¸c c¬ quan ®¬n vÞ ®Òu cè g¾ng ®­a c¸c thµnh qu¶ ®ã øng dông vµo ho¹t ®éng cña tæ chøc m×nh. ViÖc trang bÞ c¸c thiÕt bÞ hiÖn ®¹i lµ yÕu tè then chèt , quan träng. Nh­ng vÊn ®Ì quan träng h¬n n÷a chÝnh lµ con ng­êi vËn hµnh c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ ®ã, sö dông c¸c thµnh qu¶ ®ã nh­ thÕ nµo? NÕu c¸c c¬ quan ®¬n vÞ chØ lo ®Õn viÖc trang bÞ nh÷ng thiÕt bÞ hiÖn ®¹i th× sÏ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng kh¹ap khiÔng, tèn kÐm vµ l·ng phÝ. Bëi v× sù ®æi míi cña kü thuËt lu«n diÔn ra nhanh h¬n sù vËn dông cña c¬ quan . V× vËy, viÖc ®µo t¹o, båi d­ìng con ng­êi cho phï hîp víi trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i lµ ®iÒu kiÖn quan träng ®èi víi bÊt kú c¬ quan nµo. ChÝnh v× vËy, ®Ó ho¹t ®éng cña c¬ quan ngµy cµng ®em l¹i hiÖu qu¶ cao nh»m ®¸p øng kÞp thêi víi nh÷ng th¸ch thøc cu¶ c«ng cuéc c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ ®Êt n­íc ®ßi hái c¸c c¬ quan ®¬n vÞ ph¶i tho¶ m·n nh÷ng yªu cÇu bøc xóc ®èi víi ho¹t ®éng cña m×nh lµ phai kh«ng ngõng n©ng cao, cñng cè, kiÖn toµn c«ng t¸c th«ng tin . Ph¶i m¹nh d¹n c¶i tiÕn nh÷ng mÆt ch­a ®­îcvµ ph¸t huy h¬n n÷a nh÷ng mÆt ®­îc ®Ó c¬ quan ®on vÞ ngµy cµng lín m¹nh. 4. Tæ chøc v¨n phßng khoa häc: Trong mçi c¬ quan ®¬n vÞ v¨n phßng lµ mét bé phËn ho¹t ®éng nh»m gióp ®ì l·nh ®¹o vµ ®¬n vÞ th«ng qua c¸c nhiÖm vô trî gióp tham m­u, võa g¾n víi c¸c bé phËn kh¸c b»ng c¸c nhiÖm vô kiÓn tra, ®«n ®èc, l¹i võa tù tæ chøcqu¶n lý lÊy c¸c ho¹t ®éng cña chÝnh m×nh cho phï hîp víi c¸c ho¹t ®éng trªn. V× thÕ , ®Ó v¨n phßng ho¹t ®éng ®em l¹i hiÖu qu¶, chÊt l­îng cao th× c¬ quan ®¬n vÞ ph¶i tæ chøc ®­îc c«ng t¸c v¨n phßng 1 c¸ch khoa häc. ViÖc tæ chøc v¨n phßng khoa häc sÏ t¹o tiÒn ®Ò ph¸t triÓn cho mçi c¬ quan ®¬n vÞ . Sù ra cña 1 tæ chøc ph¶i phô thuéc vµo rÊt nhiÒu yÕu tè nh­ quuy m«, lÜnh vùc ho¹t ®éng…®Ó cã c¨n cø x©y dùng tæ chøc ®ã. - Tr­íc hÕt ph¶i bè trÝ c¸n bé nh©n viªn sao cho phï hîp víi nh÷ng yªu cÇu ®Æt ra cña 1 v¨n phßng , hä ph¶i lµ nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é, co¸ kh¶ n¨ng ®¸p øng ®­îc sù ®ßi hái cña c«ng viÖc, nhiÖt t×nh s¸ng t¹o. Riªng víi ho¹t ®éng th«ng tin trong v¨n phßng th× c¸n bé lµm c«ng t¸c nµy cµng cÇn ph¶i cã sî tuyÓn chän, ®µo t¹o, bè trÝ cho hîp lý. V× hä lµ nguån cung cÊp th«ng tin vµ ®­a ra c¸c ph­¬ng ¸n lùa chän cho l·nh ®¹o trong viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Nh­ng trªn thùc tÕ th× c¸n bé th«ng tin ë ng©n hµng ch­a cã ®iÒu kiÖn ®Ó ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng cña m×nh, ng©n hµng ch­a chó träng ®Õn c«ng t¸c nµy , c«ng t¸c th«ng tin phôc vô l·nh ®¹o th­êng do c¸c bé phËn, phßng ban trùc tiÕp cung cÊp th«ng qua v¨n phßng . Cho nªn, c¸n bé th«ng tin th­êng xuyªn ph¶i lµm c¸c c«ng viÖc kh«ng ®óng víi chuyªn m«n cña m×nh. Do vËy, yªu cÇu ®Æt ra lµ l·nh ®¹o v¨n phßng ng©n hµng cÇn ph¶i bè trÝ c«ng viÖc mét c¸ch hîp lý, khoa häc. Cã nh­ vËy míi ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng cña c¸n bé nh©n viªn v¨n phßng . - Mét vÊn ®Ò n÷a ®Æt ra lµ ph¶i bè trÝ ®­îc h¬i lµm viÖc1 c¸ch khoa häc. §iÒu nµy sÏ gióp cho c«ng viÖc v¨n phßng ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch linh ho¹t. V¨n phßng víi nh÷ng ho¹t ®éng cña m×nh còng ph¶i ®­îc trang bÞ nh÷ng thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng viÖcph¶i ®­îc bè trÝ mét c¸ch häp lý. Thùc tÕ th× v¨n phßng ng©n hµng cßn ®­îc x¾p xÕp ch­a hoµn toµn hîp lý v¨n phßng ®­îc chia lµm 2 phßng vµ c¸c bµn lµm viÖc®­îc x¾p xÕp qu¸ gÇn t¹o sù khã kh¨n khi ®i l¹i, m¸y ®iÖn tho¹i phôc vô v¨n phßng ch­a ®Çy ®ñ nªn vÊn ®Ò liªn l¹c phæ biÕn th«ng tin víi c¸c phßng ban cßn mÊt nhiÒu thêi gian. NÕu bè trÝ ®­îc 1 v¨n phßng khoa häc th× sÏ mang l¹i rÊt nhiÒu lîi Ých nh­: gi¶m ®­îc thêi gian cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc, duy tr× chÊt l­îng c«ng viÖc, tiÕt kiÖm khi tiÕn hµnh c«ng viÖc, t¨ng c­êng tinh thÇn lµm viÖc v× mét s¬ ®å b«d trÝ hîp lý cã thÓ gióp thiÕt lËp nh÷ng nhãm lµm viÖc gÇn gòi, ph¸t triÓn kh¶ n¨ng lµm viÖc cïng nhau tèt, t¹o ra kh«ng khÝ lµm viÖc vui vÎ mang l¹i hiÖu qu¶ cao cho c«ng viÖc. - §iÒu kiÖn lµm viÖc: trong c¬ quan hiÖu qu¶ c«ng viÖc còng bÞ ¶nh h­ëng bëi c¸c yÕu tè vÒ m«i tr­êng tù nhiªn nh­ kh«ng khÝ, mµu s¾c c¶nh quan, tiÕng ®éng, ¸nh s¸ng, ®é Èm… + NhiÖt ®é, ®é Èm: n­íc ta n»m trong khu vùc nhiÖt ®íi, khÝ hËu nãng Èm. Con ng­êi sèng vµ lµm viÖc cÇn cã sù c©n b»ng nhiÖt ®é, ®é Èm víi m«i tr­êng bªn ngoµi. NhiÖt ®ä, ®ä Èm qu¸ cao hoÆc qu¸ thÊp sÏ lµm ¶nh h­ëng ®Õn søc khoÎ cña con ng­¬× do ®ã sÏ ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ cña c«ng viÖc. Do vËy, ®Ó ®iÒu chØnh nhiÖt ®ä , ®é Èm trong phßng lµm viÖc cÇn thiÕt ph¶i x©y dùng vµ l¾p ®Æt c¸c trang thiÕt bÞ ®iÒu hoµ nhiÖt ®é, dïng qu¹t, c¸c thiÕt bÞ th«ng giã. Ngoµi ra nªn c¾m thªm hoa t­¬i, ®Æt c¸c chËu c©y c¶nh trong phßng võa ®¸p øng ®­îc nhu cÇu thÈm mü, võa lµ yÕu tè quan träng gãp phÇn ®iÒu hoµ kh«ng khivµ ®é Èm trong phßng mét c¸ch h÷u hiÖu + ¸nh s¸ng: lµ ®iÒu kiÖn gióp c¬ quan thÞ gi¸c ®ñ kh¶ n¨ng ho¹t ®éng, nhËn biÕt mét c¸ch b×nh th­êng. NÕu ¸nh s¸ng qu¸ yÕu hoÆc qu¸ m¹nh rÊt ¶nh h­ëng ®Õn thÞ gi¸c do m¾t ph¶i ®iÒu tiÕt. Bè trÝ, cung cÊp cho phßng lµm viÖc ®ñ ¸nh s¸ng thÝch hîp sÏ t¹o cho chóng ta thÊy tho¶i m¸i vµ kh«nglµm suy gi¶m søc khoÎ. + Mµu s¾c: mµu s¾c phßng lµm viÖc còng cã t¸c ®éng kh«ng nhá ®Õn ho¹t ®éng vµ hiÖu qu¶ cña qu¸ tr×nh lµm viÖc. ViÖc bè trÝ néi thÊt phßng lµm viÖc mét c¸ch thÝch hîp, hµi hoµ kh«ng nh÷ng lµm t¨ng vÎ ®Ñp cña c¨n phßng mµ cßn gãp phÇn lµm cho con ng­êi tho¶i m¸i, dÔ chÞu, gi¶m bít sù mÖt mái. Nh­ vËy, viÖc tæ chøc v¨n phßng khoa häc lµ vÊn ®Ò rÊt quan träng, nã quyÕt ®Þnh phÇn nµo ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c¬ quan . Nã sÏ t¹o cho con ng­êi trong v¨n phßng mét c¶m gi¸c tho¶i m¸i, tiÖn nghi, h­ng phÊn, s¸ng t¹o h¬n trong c«ng viÖc, lµm cho c«ng viÖc ®­îc thùc hiÖn theo mét tuÇn tù nhÊt ®Þnh, thuËn lîi trong viÖc kiÓm tra, gi¸m s¸t, ®«n ®èc cña ng­êi l·nh ®¹o. Môc lôc