Tài liệu học tập môn học Kỹ năng giao tiếp

, đề nghị tham tham khảo thêm 4 bước giải quyết mâu thuẫn do tác giả Nguyễn Thị Oanh (2008) đã đề xuất như sau: 1. Nhất trí về nội dung mâu thuẫn Đây là bước vô cùng quan trọng bởi sẽ chẳng được giải quyết được mâu thuẫn nào nếu như đôi bên không cùng nhau đồng lòng về những sự việc đang diễn ra. Nội dung xung đột này phải được mô tả một cách khách quan, tập trung mô tả hành vi mà không có bất kỳ sự gán nhãn, hay chỉ trích, tố cáo đối phương. 2. Trao đổi những đề xuất và cảm nghĩ của nhau Trên hết đối phương phải biết lắng nghe các ý kiến cũng như cảm xúc của nhau. Ngoài ra, đôi bên cũng sẵn sàng bộc lộ quan điểm của mình và thay đổi khi sự việc đạt đến sự hợp lý, thuyết phục. 3. Tìm hiểu viễn cảnh của người đối thoại Đặt mình vào vị trí người khác luôn là điều cần thiết khi mâu thuẫn xảy ra. Qua cách thức giao tiếp tích cực, đôi bên có thể hiểu và lý giải cho sự khác biệt đề từ đó xây dựng tinh thần hợp tác. 4. Tiến tới một sự thỏa thuận khôn ngoan Trong công việc, mục tiêu cao nhất được hướng tới vẫn là hiệu quả. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, mối quan hệ được đề cao và phải được ưu tiên. 2.4 Các phương pháp giải quyết xung đột tại cơ quan: Các phương pháp ở cấp độ tổ chức: (ngoài phương pháp giải quyết đề cập ở trên) − Quyết định của ban giám đốc: ban giám đốc dùng thẩm quyền của mình ra lệnh. − Thương lượng trực tiếp: thảo luận giữa các bên để đi tới thỏa thuận. − Trung gian hòa giải (mediation): một người trung gian được cả hai bên chấp thuận để giúp hai bên thương lượng một giải pháp. − Tạo điều kiện dễ dàng cho hai bên giải quyết (facilitation) thông qua một người ngoài cuộc chủ tọa buổi họp thảo luận về tranh chấp. Người này không nhất thiết phải trung lập (neutral) (facilitation = làm cho dễ dàng). − Đánh giá của chuyên gia (expert evaluation): trong giai đoạn đầu của tranh chấp một chuyên gia trung lập sẽ đưa ra sơ bộ các kết luận (nhưng không ràng buộc bên nào), từ đó dùng làm cơ sở để hai bên thương lượng. − Trọng tài độc lập (independent arbitration): hai bên chọn ra một trọng tài, người này dựa vào các chứng cứ sẽ đưa ra giải pháp. Giải pháp này các bên phải tuân thủ. − Hòa giải (conciliation): tòa án cử ra một nguời độc lập để đưa ra những giải pháp tối ưu cho tranh chấp. Các bên có thể theo hay không theo đề nghị này. − Tranh tụng tại tòa án (litigation): tòa án sẽ đưa ra phán quyết, các bên phải tuân thủ. ---- // ----- ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 128 Danh mục Tài liệu tham khảo: 1. Bendersky, C. & Hays, N. 2012, Status conflict in groups, Organization Science, 23(2): 323-340. 2. Business Edge 2007, Quản lý các mối quan hệ - Ngăn ngừa những xung đột tại nơi làm việc, NXB Trẻ. 3. Đoàn thị Hồng Vân, Kim Ngọc Đạt 2011, Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống, NXB Tổng hợp, TP. Hồ Chí Minh. 4. Hà Nam Khánh Giao (chủ biên) 2011, Giáo trình giao tiếp kinh doanh, NXB Lao Động - Xã Hội. 5. Nguyễn Hữu Thân 2006, Truyền thông giao tiếp trong kinh doanh để hội nhập toàn cầu, tái bản lần 2, NXB Thống kê. 6. Nguyễn Thị Oanh 1993, Tâm lý truyền thông và giao tiếp, ĐH Mở - Bán Công TP. HCM 7. Nguyễn Thị Oanh 2007, Làm việc theo nhóm. Nhà xuất bản Trẻ. 8. Thomas, W. K., & Kilmann, H. R. 2010, Thomas-Kilmann Conflict Mode Instrument, CPP, Inc. ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 129 BÀI 9 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Mục tiêu bài học: Sau khi học xong bài này, sinh viên sẽ: − Nêu được khái niệm và phát biểu được tầm quan trọng của hoạt động thuyết trình hiệu quả và các yếu tố giúp việc thuyết trình đạt hiệu quả. − Trình bày các giai đoạn của một quy trình thuyết trình hiệu quả. − Thiết kế được bài thuyết trình với chủ đề cụ thể theo quy trình TOPP gồm 5 giai đoạn. − Phát triển kỹ năng làm việc nhóm và thuyết trình nhóm. − Vận dụng các kỹ năng cần thiết để triển khai hoạt động thuyết trình một cách tự tin, thuyết phục và thu hút sự hưởng ứng của thính giả. − Nhận ra lợi ích của bài thuyết trình được thiết kế theo quy trình rõ ràng để thường xuyên vận dụng vào việc học tập, công việc. Nội dung chính: o Khái quát về hoạt động thuyết trình. o Quy trình TOPP trong thuyết trình. o Thu hút sự chú ý của khán giả. o Sử dụng các công cụ hỗ trợ hiệu quả. I. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG THUYẾT TRÌNH 1.1 Khái niệm thuyết trình: Tài ăn nói là một trong những yếu tố giúp nhiều người đạt tới uy quyền và ảnh hưởng tới người khác, một phần do tầm quan trọng của thông điệp họ đưa ra và một phần do sức mạnh truyền cảm của cách họ thông đạt. Nó cũng đã từng là một sự khẳng định quyền lãnh đạo và một biểu tượng của quy quyền. Khả năng nói chuyện trước công chúng của cựu tổng thống Mỹ Ronald Reagan đã thực sự giúp ông giữ vững chiếc ghế tổng thống trong nhiều năm liền. Những bài phát biểu hùng hồn, thực sự đi sâu vào lòng người đã làm cho chủ tịch Phidel Castro được dân chúng trên thế giới mến mộ. Nhà tỉ phú Charlie Miller đã dùng tài ăn nói của mình làm cho các đối thủ cạnh tranh phải góp vốn với mình lập nên một tập đoàn công nghiệp khổng lồ. Tài thuyết phục mọi người bằng lời nói của mình là một vũ khí lợi hại mà đa số nhà chính trị và kinh doanh đều ao ước. Cho dù sau này không phải tất cả chúng ta đều trở thành những diễn giả nổi tiếng, nhưng ít ra việc nắm vững những kỹ năng nói chuyện cũng giúp bạn gặt hái những thành công nhất định trong hoạt động kinh doanh của mình. (Thái Trí Dũng 2007, 107-108). Thuyết trình, hay còn gọi là diễn thuyết, là nói chuyện trước nhiều người về một vấn đề nào đó một cách có hệ thống (Chu Văn Đức 2005, 93). Ví dụ: Người thư ký thay mặt giám đốc trình bày đề án mở rộng sản xuất trước các thành viên chủ chốt trong công ty. ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 130 1.2 Các loại hình thuyết trình:  Trình bày báo cáo khoa học, kinh doanh.  Huấn luyện.  Giới thiệu sản phẩm mới cho nhóm khách hàng.  Trình bày báo cáo của nhóm trong buổi họp nhóm.  Trình bày đề án cho ban giám đốc.  Khuyến mãi các sản phẩm và dịch vụ của công ty. 1.3 Các yếu tố thuyết trình hiệu quả:  Chuẩn bị kỹ: − Nẵm vững vấn đề sẽ trình bày. − Tổ chức quá trình thuyết trình.  Trình bày thông tin rõ ràng, hợp lý: − Hợp lý: thông tin được trình bày chặt chẽ, thuyết phục người nghe. − Rõ ràng: sử dụng các thí dụ để giải thích, minh họa, hỗ trợ các ý tưởng đã trình bày.  Gây sự chú ý cho người nghe: − Nhiệt tình và thành thực. − Sử dụng nhiều cung cách trình bày. − Khuyến khích cử tọa đặt câu hỏi. II. QUY TRÌNH TOPP (THE ORAL PRESENTATION PROCESS) TRONG THUYẾT TRÌNH Theo Lee Ger Ling (như đã dẫn trong Đoàn Thị Hồng Vân 2006, 108) thì quy trình TOPP (The Oral Presentation Process) bao gồm 5 giai đoạn: o Phân tích khán thính giả o Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình o Phác thảo bài thuyết trình o Hoàn chỉnh bài thuyết trình o Thuyết trình thử Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả Bạn thuyết trình là để cho người khác nghe, nên bạn phải luôn lấy người nghe làm trung tâm. Muốn vậy bạn phải tìm hiểu khán thính giả: • Khán thính giả là ai? (có những đặc điểm gì về tuổi tác, giới tính, tôn giáo, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội,?) • Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình của bạn? • Những điều đó có lợi ích gì cho người nghe - điều mà người nghe sẽ quan tâm trong suốt quá trình nghe bạn thuyết trình. • Mục đích của họ khi tới nghe thuyết trình? • Họ đến nghe tự nguyện hay bị bắt buộc? • Mức độ hiểu biết và quan tâm của họ đối với đề tài thuyết trình? • Tình trạng tâm lý của họ khi tới nghe thuyết trình? ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 131 • Số lượng khán thính giả Càng tìm hiểu kĩ về khán thính giả bao nhiêu thì khả năng thành công trong buổi thuyết trình càng cao bấy nhiêu. Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình • Trước tiên, chọn một đề tài phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của bạn. Không nên nhận lời thuyết trình về một vấn đề bạn không nắm vững hoặc tầm quan trọng của nó không ngang tầm với bạn • Sau đó, vận dụng quy tắc ABC để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình • Quy tắc ABC: o Analyse – Phân tích, so sánh những tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình. Trên cơ sở đó, lựa chọn đề tài thích hợp. Ví dụ: giữa hai đề tài: 1. Nghiên cứu các Khu công nghiệp vùng kinh tế trọng điểm phía Nam. 2. Nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng các Khu công nghiệp vùng kinh tế trọng điểm phía Nam. Đề tài thứ 2 cụ thể hơn đề tài thứ 1. Trong đề tài 2 cần tập trung nghiên cứu các bài học kinh nghiệm xây dựng các KCNVKTTĐPN còn đề tài 1 đòi hỏi phải nghiên cứu tất cả các khía cạnh có liên quan đến các KCNVKTTĐPN. o Brainstorm: động não suy nghĩ về nội dung cần thuyết trình, những điểm cần nhấn mạnh và nguồn tài liệu cần thiết. Để quá trình suy nghĩ đạt hiệu quả cao, bạn cần thu thập thông tin theo một số cách sau: – Xem lại các nghiên cứu, ấn phẩm, kinh nghiệm và kiến thức của bản thân. – Học hỏi kinh nghiệm từ những chuyên gia am hiểu lĩnh vực bạn sẽ trình bày. – Nghiên cứu các ấn phẩm đã xuất bản. – Tìm hiểu thông tin từ thực tế. – Tìm kiếm thông tin trên internet o Choose – lựa chọn: Trên cơ sở những số liệu, tài liệu có được, bạn hãy lựa chọn những thông tin tốt nhất, thích hợp nhất với bài thuyết trình của mình, chọn điểm nhấn quan trọng nhất, cần đặc biệt lưu ý trong bài. Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong 5 giai đoạn vì toàn bộ sự chuẩn bị cho phần nội dung đều nằm ở giai đoạn này. Bước 1: Lập đề cương bài thuyết trình theo một kết cấu hợp lý nhất.  Một số kiểu kết cấu dùng cho bài thuyết trình: o Chữ cái đầu tiên: Cách này sử dụng chữ cái đầu mỗi câu để tạo ra một từ hay một cụm từ có nghĩa và dễ nhớ nhằm giúp người nghe tập trung theo dõi bài thuyết trình. VD: nguyên tắc ABC, 5C trong truyền thông hiệu quả. ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 132 o Theo thứ tự tăng hay giảm dần: Bạn có thể thuyết trình từ vấn đề quan trọng nhất tới các vấn đề ít quan trọng hơn hoặc ngược lại. Chọn cách nào hiệu quả hơn còn phụ thuộc vào vấn đề, đối tượng nghe và tâm lý của họ. VD: Khi trình bày về chủ đề: “Xây dựng văn hóa tổ chức mới cho một công ty”, bạn nên chọn theo trình tự tăng dần, vì đây là vấn đề tế nhị, có liên quan tới mọi người. Bạn nên bắt đầu từ khiếm khuyết nhẹ nhất nhưng dễ thấy nhất của văn hóa tổ chức hiện hành đến khiếm khuyết nghiêm trọng nhất. Sau đó kết thúc bằng những giải pháp có tính thuyết phục cao o So sánh và đối chiếu: Cách này sẽ phát huy tác dụng tốt khi bạn cần làm rõ sự giống nhau và khác nhau giữa các vấn đề, sự vật, sự việc. Thông thường, bạn nên đi từ sự giống nhau tới những sự khác nhau. o Theo trình tự thời gian: Cách này thích hợp dùng để kể 1 câu chuyện, giới thiệu về lịch sử 1 dân tộc, một vùng đất hay sự hình thành phát triển 1 công ty VD: Dùng kết cấu này để trình bày đề tài thuyết trình: “Quá trình tồn tại và diệt vong của dân tộc Maya”, “Hệ thống siêu thị Coopmart – 11 năm hình thành và phát triển” o Nguyên nhân và kết quả: Cách này thích hợp cho việc trình bày các đề tài nghiên cứu khoa học thuộc nhóm ngành kinh tế - xã hội. Bạn sẽ bắt đầu từ việc phân tích thực trạng của vấn đề nghiên cứu, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu, tìm nguyên nhân, trên cơ sở đó đề xuất giải pháp hoàn thiện. o Từ tổng quát tới cụ thể: Theo cách này bạn có thể bắt đầu bằng bức tranh tổng thể của vấn đề rồi đi vào chi tiết ở từng khía cạnh cụ thể. Phương pháp này thích hợp khi trình bày các vấn đề mới. VD: Khi trình bày dự án thiết kế trang web cho 1 công ty, bạn có thể diễn giải trang web là như thế nào, sau đó đi sâu, chi tiết hơn về lợi ích của trang web đối với công ty, đối với khách hàng của công ty. Cuối cùng là bạn sẽ thiết kế trang web đó như thế nào. o POP (Problem, Options, Proposal): Theo cách này bạn sẽ đưa ra vấn đề và một số giải pháp lựa chọn. Sau đó, phân tích, so sánh và đi đến lựa chọn một trong các giải pháp đã nêu. VD: Dùng phương pháp POP để trình bày chủ đề: “Hiện đại hóa công cụ giảng dạy trong trường ĐH Hoa Sen”. o Vấn đề và giải pháp: Theo phương pháp này, bạn đưa ra vấn đề, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện. Phương pháp này gần với phương pháp “Nguyên nhân và kết quả” nhưng phương pháp này thiên về khai thác tính logic chặt chẽ trong lập luận chứ không đi sâu vào quan hệ nhân – quả. o Sắp xếp theo không gian: Phương pháp này thích hợp với các chủ đề có liên quan đến không gian rộng lớn. VD: Trình bày đề tài: “Các khu công nghiệp Việt Nam trong điều kiện mới”, sau khi giới thiệu tổng quan về các khu CN Việt Nam, bạn nên đi sâu vào vào phân tích theo trình tự: các đặc điểm của KCN vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc, miền Trung rồi mới đến phía Nam. ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 133 Bước 2: Phác thảo nội dung bài thuyết trình Giống như một văn bản viết, bài thuyết trình thường có 3 phần: • Phần giới thiệu • Phần thân bài • Phần kết luận a. Phần mở đầu “Theo quy luật tâm lý, ở những giây phút đầu tiên người nghe sẽ dễ dàng chú ý vào bạn, họ muốn biết bạn là ai, và sẽ nói vấn đề gì. Sau đó, sự chú ý sẽ dần dần giảm xuống. Cho nên, bạn cần biết tận dụng sự tập trung chú ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt người nghe vào bài nói chuyện của bạn.” (Chu Văn Đức 2005, 95). Phần mở đầu rất quan trọng, nếu phần mở đầu tốt bạn sẽ tháo bỏ được rào cản tâm lý, “đầu xuôi đuôi lọt” và sẽ thuận lợi cho việc bạn trình bày phần nội dung chính. Để có phần mở đầu hay, bạn nên chú ý tới các yếu tố sau: – Gây ấn tượng: kể một câu chuyện, đọc một câu thơ, diễn một tiểu phẩm, chiếu một video clip, đưa ra lời đồn đại hoặc một sự kiện làm khán giả ngạc nhiên, trích dẫn những câu nói nổi tiếng, những số liệu thống kê, một câu đố, trò chơi, một hình ảnh, đặt câu hỏi, vận dụng sự tương phản VD Steve Jobs là một người thuyết trình tài ba của hãng Apple, mỗi khi thuyết trình để giới thiệu những sản phẩm lớn của hãng, ông hay cho xem video, đôi khi ông chiếu những đoạn phim video cho thấy nhân viên thích thú thế nào khi chế tạo ra một sản phẩm. Video là công cụ hùng mạnh để thu hút sự chú ý của cử tọa (Carmine Gallo 2011, 42-43) Phần mở đầu phải đạt được 2 mục đích:  Tạo ra bầu không khí gần gũi, làm cầu nối liên hệ với khán giả.  Thu hút sự tập trung, chú ý của khản giả để họ lắng nghe bạn thuyết trình. Cần lưu ý cần tránh những điều sau trong phần mở đầu (Chu Văn Đức 2005, 95)  Mở đầu quá dài dễ làm giảm hứng thú của người nghe và lấy mất thời gian cho việc bạn trình bày nội dung chính.  Mở đầu không ăn nhập với chủ đề bài nói chuyện.  Mở đầu thiếu tự tin, bằng lời biện hộ hoặc bằng lời xin lỗi. – Hoan nghênh khán thính giả và giới thiệu về bản thân/nhóm thuyết trình. Biết đựơc bạn là ai và kinh nghiệm, kiến thức của bạn trong lĩnh vực sẽ trình bày, khán giả sẽ tin tưởng hơn. – Giới thiệu đề tài: tên đề tài, ý nghĩa, tầm quan trọng, mục đích buổi thuyết trình, phạm vi thuyết trình và tại sao bạn giới hạn phạm vi như vậy. – Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình để khán giả chủ động theo dõi. – Thỏa thuận cơ chế trình bày: Bạn hãy cho khán giả được biết: trong buổi thuyết trình có phần giao lưu với khán giả không? Nếu có thì vào thời điểm nào? Cách khán giả nêu câu hỏi cho bạn – Chuyển ý: Hết phần mở đầu nên có câu chuyển ý sang phần diễn thuyết chính. Nên thay đổi giọng để tăng thêm sự sinh động, hấp dẫn của bài nói. b. Phần thân bài. Thân bài nên có từ 3 tới 5 vấn đề chính. ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 134 – Nếu bài thuyết trình ngắn thì mỗi vấn đề nên được trình bày thành một đoạn văn. Bài thuyết trình dài thì mỗi ý được trình bày thành một đoạn văn, mỗi vấn đề gồm nhiều ý. Có thể sử dụng các kết cấu trình bày đã được đề cập đến trong phần bước 1, giai đoạn 3 của tài liệu liệu này. – Mỗi vấn đề được trình bày có các thành phần: nêu vấn đề, trình bày nội dung, nhấn mạnh những trọng tâm, minh họa nội dung, nhận xét, kết luận, chuyển ý. – Để tăng thêm sức thuyết phục cho bài thuyết trình, nên sử dụng những biện pháp tu từ của nghệ thuật hùng biện và các biện pháp, kỹ thuật hỗ trợ sẽ được trình bày ở phần sau. – Giữa các phần, các vấn đề cần có phần chuyển ý – câu kết nối giữa các phần, các ý với nhau. Trong bài thuyết trình nên có nhiều cách chuyển ý khác nhau giúp bài nói thêm phần sinh động. Ví dụ: Trước hết, tôi/chúng tôi xin giới thiệu với các bạn về Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu về phần tiếp theo xin trình bày về Trên cơ sở những đánh giá ở (nêu tên phần), xin đề xuất các giải pháp Nói tóm lại Cuối cùng, chúng tôi đi đến kết luận c. Phần kết luận. Theo quy luật tâm lý, con người thường dễ dàng chú ý và ghi nhớ ở thời điểm đầu và thời điểm cuối của một quá trình. Như vậy, một lần nữa người nghe sẽ chú ý vào bạn ở những giây phút cuối cùng của bài thuyết trình. Bạn cần tận dụng quy luật này để giúp người nghe đọng lại được trong trí nhớ họ những điều quan trọng và tùy theo chủ đề thuyết trình bạn có thể đưa ra những lời kêu gọi hành động hoặc những nhiệm vụ trong tương lai (Chu Văn Đức 2005, 98). Để có được phần kết cho một bài thuyết trình hay, cần chú ý 3 yếu tố: – Cơ chế chuyển sang phần kết: Để tránh cho khán giả khỏi hụt hẫng, bất ngờ, bạn nên mở đầu phần kết bằng một câu chuyển ý. Tiếp đó cảm ơn khán thính giả đã chú ý lắng nghe, đề nghị họ đặt câu hỏi. Có thể đề nghị khán giả cho xin lại bảng hỏi nếu đã phát trước đó. Trả lời các câu hỏi nếu có thể và đủ thời gian. – Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình: Nêu bật được những nội dung hoặc mục đích chính của bài thuyết trình. Lưu ý: Tùy trường hợp, có thể đưa phần tóm tắt nội dung lên trước phần yêu cầu khán thính giả đặt câu hỏi và trả lời. – Câu kết. Bạn cần biết căn cứ vào những bối cảnh, đối tượng người nghe cụ thể để nêu câu kết. VD: Tại hội thảo quan trọng, đối tượng nghe là người lớn tuổi thì câu kết thích hợp là “Xin cảm ơn”. Còn với đối tượng là người trẻ tuổi (8x, 9x) thì nên chọn câu kết độc đáo, trẻ trung hơn, có thể là một câu kêu gọi hành động. Ví dụ “còn chờ gì nữa” cho các chủ đề thuyết trình giới thiệu sản phẩm hoặc kêu gọi sự thay đổi hành vi hoặc có thể kết bằng câu danh ngôn. ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 135 Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình Tập trung trả lời những câu hỏi: • Liệu khán giả có hiểu được các từ ngữ (đặc biệt là các từ chuyên môn, từ mới) mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình không? • Các dữ liệu minh họa cho bài nói của bạn đã được trình bày sinh động chưa? • Những vấn đề nào cần đưa lên slide? Dùng loại nền nào, hình ảnh gì để minh họa là thích hợp nhất? • Những chỗ nào khán giả có thể phản ứng và bạn sẽ phúc đáp ra sao? • Chỗ nào nên nhấn mạnh, nói sâu thêm? Giai đoạn 5: Thuyết trình thử • Đọc kỹ bản thảo cuối cùng của bài phát biểu. • Nắm vững nội dung của bài phát biểu, đặc biệt là các ý chính, chủ yếu. • Nhớ kỹ phần giới thiệu. Bạn sẽ tự tin hơn với phần mở đầu trôi chảy. • Hãy sẵn sàng những thẻ gợi ý (nếu cần). • Tập dượt thuyết trình kết hợp với slide power point và thẻ nhớ. • Chú ý kết hợp hài hòa cả hai hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. • Có thể nhờ người khác làm cử tọa để bạn có cảm giác “thật” hơn khi tập dượt. Tổng kết quy trình TOPP: (Đoàn Thị Hồng Vân 2006, 108-131) Các giai đoạn Công việc cần làm Giai đoạn 1: Phân tích khán giả Cần xác định rõ: - Khán giả là ai? - Họ cần gì? Họ muốn biết gì? - Động lực của họ khi tới buổi thuyết trình? - Họ kỳ vọng gì ở buổi nói chuyện? Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình Sử dụng quy tắc ABC để: - Xác định chủ đề và nội dung cần thuyết trình. - Động não suy nghĩ để tìm ra những nội dung chủ yếu, những điểm cần nhấn mạnh. - Lựa chọn những tài liệu tốt nhất cho bài thuyết trình. Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình - Viết đề cương sơ bộ cho bài thuyết trình gồm: mở bài, thân bài và kết luận. - Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình. - Phác thảo bài thuyết trình (hãy luôn nhớ đây là văn nói). ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 136 Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình - Hãy tự đọc bài phác thảo và đọc to cho người khác nghe. - Lắng nghe sự góp ý và sửa chữa. - Chèn thêm những câu, phần chuyển ý, chuyển đoạn để bài viết có logic chặt chẽ hơn, sức thuyết phục cao hơn. - Chuẩn bị slide power point và các phương tiện nghe nhìn thích hợp để bài thuyết trình đạt hiệu quả cao hơn. Giai đoạn 5: Thuyết trình thử - Chuẩn bị ngôn ngữ lời nói và cơ thể. - Tập dượt thuyết trình. - Suy nghĩ xem bạn nên mặc gì, trang điểm ra sao và chuẩn bị. III. THU HÚT SỰ CHÚ Ý CỦA KHÁN GIẢ 3.1 Sử dụng thuật hùng biện hoặc phép tu từ: Thuật hùng biện là nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ trau chuốt nhằm gây ấn tượng mạnh mẽ, tạo sức thuyết phục lớn với khán thính giả. Aristotle là nhà hùng biện nổi tiếng của Hy Lạp cổ đại, người đã dùng rất thành công thuật hùng biện. Sau đây là một số phép hùng biện thông dụng:  Phép tương đồng, so sánh Trong phép này người ta thường so sánh A với B. B là cái được xem là đã biết, đã quen thuộc, nhờ đặc tính của B mà người ta hiểu được A. Giữa A và B thường có các từ như, giống như, bằng, là (Đoàn Thị Hồng Vân 2006, 133) VD: văn hóa Mỹ giống như một bát xalat hay một nồi hầm nhừ.  Phép ẩn dụ “Theo Aristotle, ẩn dụ là phép quan trọng nhất cho đến nay. Một ẩn dụ - tức là một lời nói hay câu nói mô tả một chuyện nhưng lại được dùng để chỉ một chuyện khác với mục đích so sánh ngầm. VD: một hình thức ẩn dụ mà Steve Job đã dùng: “Đối với tôi, máy tính là một công cụ xuất sắc nhất mà người ta chưa từng có. Nó cũng tương đương với một chiếc xe đạp dùng cho trí có của chúng ta” (Carmine Gallo 2001, 38).  Phép cường điệu/ ngoa dụ dùng khi muốn nhấn mạnh, thổi phồng một vấn đề nào đó. Mục đích nhằm gây ấn tượng mạnh cho người nghe chứ không phải là lừa dối họ. Ngược lại khi muốn giảm bớt đau thương, buồn khổ, thiệt hại người ta dùng lối nói giảm.  Câu hỏi tu từ: VD: Sự sống thật tuyệt phải không các bạn! Thế nhưng sự sống bắt đầu từ đâu? Nó xuất hiện như thế nào? ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 137 3.2 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể: Trong thuyết trình, ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của diễn giả. Để thu hút được khán thính giả, cần lưu ý các yếu tố sau:  Tiếp xúc bằng mắt với khán thính giả để họ thấy được sự quan tâm của bạn. Đồng thời, thông qua việc quan sát bạn có thể đọc được phản ứng của khán thính giả đối với những gì bạn đang nói để có sự điều chỉnh sao cho phù hợp. “Các nghiên cứu cho thấy tiếp xúc bằng mắt thường đi đôi với lòng lương thiện, sự tin cậy, lòng thành thật và sự tín nhiệm. Tránh nhìn thẳng vào mắt thường bị cho là thiếu tin tưởng, thiếu năng lực lãnh đạo, tránh nhìn vào mắt sẽ cắt đứt mối dây liên lạc với khán giả” (Carmine Gallo 2001, 244).  Biểu lộ bằng nét mặt: hãy mỉm cười để thể hiện sự thân thiện, để người nghe thấy bạn rất tự tin, để bạn không bối rối.  Dáng điệu: đứng thẳng, hơi ngả về phía khán giả một chút, hai tay xuôi hoặc một tay cầm micro và biết cử động hai tay một cách thích hợp, hai bàn chân cách nhau khoảng 30 cm. “Có mối dây liên hệ chặt chẽ giữa cử chỉ và lời nói. Việc dùng các cử chỉ giúp diễn giả trình bày lưu loát hơn vì chúng làm quá trình suy nghĩ của họ thoáng hơn, phản ánh tính sáng sủa của các suy nghĩ – giống như một ô cửa sổ mở ra cho quá trình suy tư của họ” (Carmine Gallo 2001, 247).  Trang phục: chỉnh tề, lịch sự, được là ủi cẩn thận. Trang phục phải phù hợp với lứa tuổi, địa vị của người thuyết trình và mức độ trang trọng, quy mô, tính chất của buổi thuyết trình. 3.3 Chất lượng giọng nói:  Tốc độ: Không nên nói quá chậm hoặc quá nhanh. Khi nói bằng tiếng mẹ đẻ nên nói 120 – 150 từ/phút và 100 từ/phút khi nói bằng ngôn ngữ thứ hai.  Sôi nổi: sử dụng giọng nói một cách linh hoạt, lúc cao lúc trầm, nói có trọng tâm, điểm nhấn, lúc nhanh lúc chậm, ngắt giọng phù hợp. VD: Steve Job thường im lặng vài giây để cho một điểm quan trọng ngấm vào đầu khán giả: “Hôm nay, chúng tôi giới thiệu một loại máy tính xách tay thứ ba”, Job nói với khán giả rồi ông tạm ngừng vài giây trước khi nói tiếp. “Nó tên là MacBook Air”. Ông ngừng tiếp trước khi đọc tiêu đề. “Nó là chiếc máy tính xách tay mỏng nhất thế giới.” (Carmine Gallo 2001, 251)  Giọng nói: to, rõ ràng, lưu loát. Nếu không có một giọng nói hay trời phú, hãy luyện tập. 3.4 Những điều cần tránh (Đoàn Thị Hồng Vân, 126, 135):  Đứng im, mặt tái nhợt, tay chân run lập cập => thể hiện sự thiếu tự tin, mất bình tĩnh.  Tay để trong túi quần, túi áo => thể hiện sự thiếu nhiệt tình, tạo khoảng cách.  Hai tay để sau lưng hoặc thu trước bụng, người đung đưa liên tục => thể hiện sự thiếu tự tin, tư duy không mạch lạc, không làm chủ bài nói. ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 138  Không kiểm soát được hành động của cơ thể: đầu cúi gằm, mắt nhìn chằm chằm slide, vào màn hình hay bài viết, đứng một cách vô thức: chân co chân duỗi, tì vào bàn  Nhìn lên trần nhà, tường, không nhìn khán giả, nhăn trán, cau mày Tránh có quá nhiều từ đệm à, ừ, ồ vì chúng làm giảm uy thế của bạn trước mắt người khác. Trong quá trình luyện tập thuyết trình thử bạn quay lại video và để ý xem mình có phạm vào lỗi này không (Carmine Gallo 2001, 271). IV. SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ HIỆU QUẢ (Đoàn Thị Hồng Vân 2006, 141) • Số lượng slide: 6 – 12 slide cho 10 phút thuyết trình, 30 – 70 slide cho 1 giờ • Hình thức slide:  Cỡ chữ: từ 28 trở lên, chữ dùng cho tựa đề lớn hơn.  Mỗi slide nên có khoảng 5-8 dòng (trừ tựa đề).  Trên mỗi slide sử dụng tối đa 2 kiểu chữ.  Tránh mọi lỗi chính tả và ngữ pháp.  Chuẩn bị nơi thuyết trình  Kiểm tra các dụng cụ trước giờ thuyết trình  Lường trước các trục trặc về thiết bị có thể có và cách khắc phục  Nên tránh:  Sử dụng nhiều hiệu ứng đặc biệt gây sự mất tập trung với bài nói  Giao việc chiếu slide cho người khác ---- // ----- Danh mục Tài liệu tham khảo: 1. Carmine Gallo 2011, Bí quyết thuyết trình của Steve Jobs, Nguyễn Thọ Nhân dịch, NXB Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh. 2. Chu Văn Đức (chủ biên) 2005, Giáo trình kỹ năng giao tiếp, Hà Nội. 3. Duck Steve and David T. McMahan 2012, The basic of communication – A relational perspective, 2nd Edition, SAGE Publications, Canada. 4. Thái Trí Dũng 2007. Kỹ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh. Nxb. Thống kê 5. Đoàn Thị Hồng Vân (Chủ biên), Kim Ngọc Đạt 2006, Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống, NXB Thống kê, Hà Nội. 6. Hindle Tim 1998, Making Presentation (Kỹ năng Thuyết trình), Dương Trí Hiển biên dịch 2006, NXB Tổng hợp, TP. Hồ Chí Minh. ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 139 PHỤ LỤC: VIẾT BÁO CÁO THỰC TẬP NHÂN THỨC VÀ TỐT NGHIỆP Nội dung chính: Phần 1: Viết báo cáo thực tập theo tiêu chuẩn ISO5966 1– Tổng quan về tiêu chuẩn ISO5966 1.1. Tiêu chuẩn ISO5966 1.2. ISO5966 áp dụng cho những loại báo cáo nào? 1.3. Đặc điểm cơ bản 1.4. Lưu ý quan trọng 2- Dàn bài tổng quá của báo cáo theo ISO5966 2.1. Dàn bài tổng quát 2.2. Dàn bài chi tiết 3- Đạo văn 3.1. Tổng quan 3.2. Tại sao sinh viên đạo văn 4- Một số điểm cần lưu ý khi trình bày báo cáo 4.1. Khổ giấy và Lề 4.2. Kiểu chữ và cỡ chữ 4.3. Tiêu đề (Heading) 4.4. Cách trình bày bảng 4.5. Cách trình bày hình, đồ thị 4.6. Cách trước – Cách sau (Blank Space) 4.7. Số có nghĩa 4.8. Phân trang hợp lý Phần 2: Viết tài liệu tham khảo theo hệ thống Harvard 1.Tổng quan về Mục “Tài liệu tham khảo” 2. Các quy định viết tài liệu tham khảo 2.1. Viết tham khảo cho 1 quyển sách 2.2. Viết tài liệu tham khảo cho 1 bài báo trong 1 tạp chí 2.3. Viết tham khảo cho website 2.4. Một thí dụ về mục “Tài liệu tham khảo” 2.5. Trích dẫn tài liệu của người khác ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 140 PHẦN 1: VIẾT BÁO CÁO THỰC TẬP THEO TIÊU CHUẨN ISO5966 1 – Tổng quan về tiêu chuẩn ISO5966 1.1. Tiêu chuẩn ISO5966  International Standard Organisation (ISO) ban hành tiêu chuẩn này năm 1982  Mục đích của ISO5966 o Cho ta biết trình tự logic của nội dung một báo cáo khoa học và kỹ thuật cũng như hình thức trình bày báo cáo này. o Chuẩn hóa các loại báo cáo khoa học và kỹ thuật, làm cho việc trao đổi thông tin được thuận tiện và dễ dàng o Huớng dẫn những người lần đấu tiên viết báo cáo loại này.  Sinh viên nên kết hợp với những hướng dẫn đã trình bày trong Bài 6 về viết báo cáo kinh doanh 1.2. ISO5966 áp dụng cho những loại báo cáo nào? ISO5966 áp dụng cho tất cả loại báo cáo khoa học và kỹ thuật thường gặp trong thời gian học tại trường o Thí nghiệm o Kỹ thuật o Nghiên cứu o Thực tập xí nghiệp o Các loại đề án  Đề án môn học  Đề án tốt nghiệp  V.v... o Luận văn Cao học, Tiến sĩ vẫn áp dụng với một số thay đổi 1.3. Đặc điểm cơ bản  ISO5966 không chia báo cáo thành Chương, Phần  ISO5966 chia báo cáo thành ra các mục với các tiêu đề ngắn gọn, phát triển theo một trình tự logic của vấn đề  Lưu ý quan trọng: những điều đề cập sau này cũng áp dụng cho báo cáo kinh doanh. Những chỗ khác nhau sẽ được lưu ý 1.4. Lưu ý quan trọng  Báo cáo thực tập là kể ra, thuật lại một cách có hệ thống những điều sinh viên làm trong thời gian thực tập. Vì vậy: o Báo cáo này phải thật cụ thể o Luôn luôn sử dụng đại từ TÔI trong báo cáo, nghĩa là không nói chung chung  Các thí dụ: o Tôi đã rút ra những kết luận sau... o Trong thời gian thực tập tôi đã được tham dự khóa bồi dưỡng nhân viên kế toán tổ chức tại Cty từ... ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 141 o Theo yêu cầu của Giám đốc, tôi đã tiến hành một cuộc thăm dò ý kiến các nhân viên trong Phòng... 2- Dàn bài tổng quát của báo cáo theo ISO5966 2.1. Dàn bài tổng quát 2.2. Dàn bài chi tiết a/ Trang bìa trước và trang đầu đề Các nội dung chính (2 trang này có nội dung gần giống nhau)  Cơ quan/tổ chức chủ quản cần trong trang đầu đề) o TD: Trường Đại học HOA SEN  Đầu đề báo cáo o TD: Báo cáo thực tập nhận thức tại Cty Hoàng Mai trong thời gian từ tháng 2 đến tháng 5 năm 2006  Tên tác giả  Tên người hướng dẫn (nếu cần)  Ngày, nơi xuất bản Lưu ý: Trình bày cần chân phương, rõ ràng và mang đủ thông tin chủ yếu b/ Trích yếu Viết gì trong trích yếu? Có 4 mục chính  Các mục tiêu chính  Các phương pháp nghiên cứu sử dụng  Các kết quả do người viết báo cáo tìm ra, tổng kết các kết quả này muốn nói lên điều gì?  Các kết luận chính Trích yếu: viết tối đa 4 mục như ở trên, trong đó mục 1 và 3 phải có Không để trong trích yếu:  Các trích dẫn  Các lời luận bàn, nhận xét về kết quả  PHẦN TRƯỚC BÁO CÁO o Trang bìa trước o Trang đầu đề o Trích yếu o Mục lục o Lời cảm ơn o Các danh mục  PHẦN GIỮA BÁO CÁO (Phần chính) o Nhập đề o Phần cốt lõi của báo cáo o Các kết luận và các đề nghị o Lời cảm ơn (có thể để ở đây nếu chưa để ở đầu báo cáo) o Tài liệu tham khảo  PHẦN CUỐI BÁO CÁO o Các phụ lục o Trang bìa cuối ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 142  Những nhận xét chung chung Đặc điểm của trích yếu:  Trích yếu không phải là bản Tóm tắt  Chiều dài trích yếu: phần lớn < 250 từ, tối đa 750 từ  Gồm nhiều câu, không gạch đầu dòng, trọn vẹn trong 1 đoạn văn (paragraph).  Rất cô đọng nhưng chứa đủ thông tin  Giọng văn (tone) giống như giọng văn của báo cáo chính  Nên dùng dùng đại tự “tôi, chúng tôi” để nói lên các kết quả là do mình tìm ra (nghĩa là chỉ nêu ở đây những kết quả do bạn tìm ra và không mập mờ ai là tác giả của các kết quả này  Tự bản thân trích yếu đã đủ thông tin cần thiết, không cần phải tham khảo thêm báo cáo, trừ khi muốn biết chi tiết c/ Danh mục các bảng biểu, hình ảnh, ký hiệu, chữ tắt Liệt kê chú thích các bảng biểu, hình ảnh...có trong báo cáo. Để sau Mục lục  1 thí dụ về chú thích bảng : o Bảng 3 – Bảng báo giá của Cty ABC  1 thí dụ về chú thích hình vẽ: o Hình 7 – Sơ đồ tổ chức Cty XYZ  1 thí dụ về định nghĩa ký hiệu dùng trong báo cáo: o E = độ dày thép tấm, mm  1 thí dụ về định nghĩa 1 chữ viết tắt: o LC = letter of credit hay tín dụng thư d/ Từ điển thuật ngữ  Giải thích các thuật ngữ “chuyên môn” dùng trong báo cáo  Các định nghĩa mà người đọc cần hiểu, nếu không, có thể gây hiểu nhầm  Chọn thuật ngữ mà người đọc thường không hiểu rõ, nghĩa là không chọn thuật ngữ đã phổ biến  Có thể làm tự điển đối chiếu Việt/Anh hay/và Anh/Việt một số từ mà việc chưa thống nhất cách dịch. Vd: Hệ điều hành: phần mềm máy tính điều khiển toàn bộ sự vận hành của một máy tính, chẳng hạn Windows là một hệ điều hành rất thông dụng máy vi tính e/ Nhập đề Báo cáo của SV làm trong trường không nên có: Lời mở đầu và Lý do chọn đề tài nhưng chỉ có Nhập đề  Viết gì trong Nhập đề (không dùng Đặt vấn đề hay Dẫn nhập)? o Phạm vi, bối cảnh, giới hạn của báo cáo o Các mục tiêu của đợt thực tập o Cách tiếp cận vấn đề o Kết cấu của báo cáo o Phân công giữa sinh viên trong nhóm (nếu có) ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 143  Mục 2 bắt buộc phải có  Viết ngắn gọn, súc tích, thường không quá 1 trang  Không viết trong Nhập đề o Viết lại nội dung Trích yếu hay chỉ là cắt xén Trích yếu o Nêu các phương pháp sử dụng, các kết quả đạt được o Thông báo trước các kết luận hay các đề nghị o Đặt vấn đề trong một bối cảnh chung chung hay quá rộng Nhập đề áp dụng đối với báo cáo khoa học mà sinh viên thường phải nộp cho trường Các mục trong “Nhập đề”: có 3 mục chính 1. Câu dẫn nhập 2. Các mục tiêu  Mục tiêu 1  Mục tiêu 2  Mục tiêu 3  V.v... 3. Sự phân công trong nhóm (nếu nhóm được giao cùng một đề tài) Câu chuyển mạch vào thân bài e/ Thân bài  Trình bày các nội dung như: o Các phương pháp sử dụng để giải quyết vấn đề o Nêu rất ngắn gọn về lý thuyết (nếu là vấn đề mới) liên quan đến phương pháp sử dụng để giải quyết mục tiêu của đề tài o Các lý giải việc chọn phương án để giải quyết vấn đề o Các kết quả tìm ra, thường trình bày dưới dạng bảng biểu, đồ thị o Phân tích các kết quả o Các lời bàn luận, nhận xét, đánh giá về kết quả đạt được. (quan trọng)  Thân bài sẽ chia thành các mục, mỗi mục có tiêu đề. Số mục tùy theo (các) vấn đề phải giải quyết  Dàn ý một báo cáo thực chất là dàn ý thân bài Kết quả tìm ra, phân tích, nhận xét, đánh giá Đây là phần quan trọng nhất của thân bài  Kết quả tìm ra hay thực hiện o Thông tin thứ cấp o Thông tin sơ cấp (thường là do SV tính toán ra)  Sinh viên phải đưa ra phân tích, nhận xét, biện luận, đánh giá các kết quả này, nhưng phải luôn luôn tham chiếu về mục tiêu của báo cáo  Kết quả không đạt được cũng cần nêu ra và sau đó cho lý do f/ Các kết luận và các đề nghị  Viết gì trong kết luận? ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 144 o Trình bày một cách rõ ràng và có thứ tự về những suy diễn sau khi đã hoàn thành công trình. o Tốt nhất là căn cứ vào các mục tiêu đã đề ra trong “Nhập đề” để kết luận o Các dữ liệu bằng số (nhưng không chi tiết) có thể trình bày ở đây  Viết gì các đề nghị? o Đề nghị thường là những đề nghị đối với cơ quan, đối với trường o Không nhất thiết phải có đề nghị (đối với Báo cáo thực tập) o Ngược lại, báo cáo kinh doanh phải có các đề nghị Kết luận căn cứ vào các mục tiêu cho đã đề ra ở Nhập đề  Nhập đề o Mục tiêu 1 o Mục tiêu 2 o Mục tiêu 3...  Kết luận o Kết luận về mục tiêu 1 o Kết luận về mục tiêu 2 o Kết luận về mục tiêu 3... g/ Các phụ lục  Sự cần thiết của các Phụ lục o Vì sự hoàn chỉnh của báo cáo, nhưng nếu để vào Thân bài sẽ làm người đọc mất tập trung vào chủ đề o Không thể để vào Thân bài vì dung luợng lớn hay cách in ấn không phù hợp o Người đọc bình thường không quan tâm, nhưng những người có chuyên môn sẽ quan tâm  Mỗi phụ lục phải đánh số thứ tự và có tiêu đề o Thí dụ: Phụ lục C  Thông thường không cần phụ lục  SV thường hiểu sai và lạm dụng Phụ lục III - Đạo văn 3.1. Tổng quan  Đạo văn là: o Trích dẫn mà không ghi xuất xứ o Chép nguyên xi hay viết lại ý của người khác để biến thành của mình o Chép tài liệu từ Internet  Về nguyên tắc, có thể sử dụng tài liệu của người khác dưới dạng trích dẫn, nhưng phải ghi xuất xứ. 3.2. Tại sao sinh viên đạo văn?  Để tăng độ dày của báo cáo  Báo cáo càng dày càng được nhiều điểm?! Quan niệm sai.  Thái độ đối phó ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 145  Thái độ thiếu cố gắng  SV đạo văn cũng có thể do không biết viết trích dẫn hay tham khảo  Phải học các viết trích dẫn, tham khảo IV - Một số điểm cần lưu ý khi trình bày báo cáo 4.1. Khổ giấy và Lề  Giấy A4: 21,0 cm x 29,7 cm  Lề trái = lề phải = lề trên = lề dưới = 3 cm (1 inch)  Lề trên = 5 cm (2 inches) nếu là trang đầu 1 phần mới 4.2. Kiểu chữ và cỡ chữ  Kiểu chữ chung : font Unicode, Times New Romans hoặc Arial  Cỡ chữ (font size) : 12-13  Đối với tiêu đề (heading) có thể dùng font khác, nhưng font này cần chân phương và nhất quán  Khoảng cách hàng (line spacing) trong 1 đoạn văn: 1.0-1.5 hàng, thông thường 1.2 – 1.3 4.3. Tiêu đề (Heading)  Tiêu đề nên dùng chức năng Style (Format>Styles and Formatting của Word để định dạng. Qua đó định dạng sẽ vừa nhất quán từ tiêu đề này đến tiêu đề khác và cho phép làm bảng mục lục tự động  Không nên: 2.1 Giới thiệu cơ quan thực tập  Nên: 2.1 Giới thiệu cơ quan thực tập (không cần gạch dưới)  Không nên: 1) Nhập đề : (dư dấu hai chấm)  Nên: 1) Nhập đề 4.4. Cách trình bày bảng  Bảng phải đánh số thứ tự, có tiêu đề. Tiêu đề để bên trên bảng. Nếu cần có hàng “Cộng” ở dưới.  Dùng chức năng của Word: Insert>Reference>Caption để đánh số Bảng  Lưu ý dấu chấm, dấu phẩy của các con số  Ví dụ: Bảng 5 – Bảng lương tháng 7/01 Stt Họ và Tên Mức lương Tỉ lệ % 1 Trần Văn Mạnh 1.000.000 50 2 Lê Đình Chính 1.800.000 27,8 3 Đỗ Thị Hoa 800.000 22,2 Cộng 3.600.000 100 ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 146 4.5. Cách trình bày hình, đồ thị  Hình bao gồm ảnh (photo), đồ thị (graph), sơ đồ (diagram)đều gọi chung là Hình (figure). Hình phải đánh số thứ tự, có tiêu đề đặt bên duới hình.  Dùng chức năng của Word: Insert>Reference>Caption để đánh số Hình Hình 2 – Tinh thể tuyết Cách trình bày đồ thị  Các trục của đồ thị phải chia độ, có ghi chú thích tên gọi. Nên dùng Excel hay một phần mềm khác để vẽ đồ thị. Chú thích chung của đồ thị để dưới đồ thị.  Dùng chức năng của Word: Insert>Reference>Caption để đánh số Đồ thị Lưu ý về việc chạy tên SV trên văn bản Không chạy tên mình liên tục ở các trang của báo cáo. 4.6. Cách trước – Cách sau (Blank Space)  Dấu gạch (hyphen): không cách trước và không cách sau o Đúng: Sài-gon Không nên: Sai - gon o Đúng: up-to-date Không nên: up - to - date o Đúng: $300-00 Không nên: $300 - 00 o Đúng: 1998-1999 Không nên: 1998 - 1999 o Đúng: văn hóa - xã hội Không: văn hóa-xã hội (vì không phải là từ kép)  Không cách trước và 1 cách sau áp dụng cho các dấu: . , ; ! ? : % o Sai: lớp ngoại ngữ . Ngoài ra , trường Đỗ Lê Minh trang 1 Trang văn bản thu nhỏ Đỗ Lê Minh trang 2 Trang văn bản thu nhỏ Đỗ Lê Minh trang 3 Trang văn bản thu nhỏ ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 147 o Đúng: lớp ngoại ngữ. Ngoài ra, trường  Không cách trước, không cách sau đối với dấu nháy ‘ dấu gạch / đơn vị tiền tệ: o L'école Boy's hat T.P. 333/12 o 25 km/giờ yes/no  Không cách sau dấu ngoặc ( hay “ và không cách trước dấu ngoặc ) hay “ o Sai: TP. HCM ( Sai gon ) " để báo cáo " o Đúng: TP HCM (Sai gon) "để báo cáo"  Đơn vị đo lường o Sai: 3cm 300$ (dollar) o Đúng: 3 cm $300-00 nhưng 300 dollar (không dùng đô)  Đơn vị tiền tệ o Tiền Việt 1.000đ hay 1.000đồng o Tiền Mỹ $300-00 hay 300-00 dollar không viết: 300$ hay 300-00$ o Số âm (nợ) “tiền bạc” để trong ngoặc như (5.000)  không nên: -5.000 4.7. Số có nghĩa Cột số cùng loại phải có cùng số có nghĩa (có cùng “số lẻ”) Sai Đúng Sai Đúng 21% 21,2% 34,56 34,6 7,89% 7,9% 12,5 12,5 45,6% 45,6% 26 26,0 4.8. Phân trang hợp lý  Phân trang vào giữa 1 đoạn (paragraph) phải bảo đảm nửa đoạn có tối thiểu 2 hàng.  Hãy dùng chức năng của Word:  Format>Paragraph>Line and Page Breaks>Widow/Orphan Control để ngăn ngừa tình trạng này.  Dùng phím Ctrl+Enter để phân trang “bắt buộc” Cách phân trang dưới đây không hợp lý Lời cảm ơn nên dành cho những người thực sự giúp đỡ vào việc hoàn thành nhiệm vụ được giao của mình, do đó không nên dàn trải lời cảm ơn đến quá nhiều người, làm mất tác dụng lời cảm ơn. Lời cảm Trang trước ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 148 ơn phải hết sức chân thành, không khuôn sáo. Lời cảm ơn nên dành cho những người thực sự giúp đỡ vào việc hoàn thành nhiệm vụ được giao của mình, do đó không nên dàn trải lời cảm ơn đến quá nhiều người, làm mất tác dụng lời cảm ơn. Phân trang phải tránh: tiêu đề trang trước, nội dung trang sau. Hãy dùng Ctrl+Enter để sửa tình trạng này. 3. Phương pháp thu thập dữ liệu Chúng tôi đã dùng một cuộc thăm dò ý kiến khách hàng qua thư. Chúng tôi đã gởi 200 bảng câu hỏi cho các khách hàng và yêu cầu họ trả lời trong thời hạn một tuần lễ. Sau đó chúng tôi cử thành viên trong nhóm đến thu bảng trả lời. PHẦN 2: VIẾT TÀI LIỆU THAM KHẢO THEO HỆ THỐNG HARVARD I. Tổng quan về Mục “Tài liệu tham khảo”  Tài liệu tham khảo là những tài liệu như sách, báo, website... được tham khảo đến (dù ít hay nhiều) trong quá trình viết báo cáo Tất cả những THÔNG TIN về tài liệu này được gộp trong Mục “Tài liệu tham khảo” để ở cuối báo cáo.  Viết tài liệu tham khảo là nêu ra những chi tiết (như tựa sách, năm xuất bản...) sao cho người đọc có thể tìm ra tài liệu tham khảo này khi cần  Hệ thống Harvard là hệ thống quy định cách viết tài liệu tham khảo thông dụng nhất hiện nay II. Các quy định viết tài liệu tham khảo 2.1. Viết tham khảo cho 1 quyển sách a/ Dẫn nhập Hãy nhận xét về cách viết tài liệu tham khảo cho một quyển sách sau  Thông thường Trang sau chỉ có 1 hàng Trang sau Trang trước chỉ có một hàng Tiêu đề ở trang trước Nội dung ở trang sau ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 149 o Cole, G 1991, Thermal power cycles, Edward Arnold, London.  Tác giả Việt nam o Lê Ngọc Trụ 1972, Việt-ngữ chánh-tả tự vị ,Khai Trí, Saigon.  Nhiều hơn 1 tác giả và ấn bản thứ hai o Smith, G & Brown, J 1993, Introduction to sociology, 2nd edn UNSW Press, Sydney. b/ Quy tắc Harvard quy định 6 chi tiết tối thiểu sau: 1. Tên tác giả  Họ, tiếp là dấu phẩy (,) tiếp là các tên khác viết tắt  Tuy nhiên, tên Việt viết đầy đủ cà họ và tên 2. Năm xuất bản, tiếp theo là dấu phẩy (,) 3. Tựa sách in nghiêng (với chữ HOA tối thiểu) (,) 4. An bản (edition), nếu là ấn bản thứ 1 thì bỏ chi tiết này (,) TD: 2nd edn (viết bằng tiếng Anh) 5. Nhà xuất bản, tiếp theo là dấu phẩy (,) 6. Tên thành phố xuất bản sách này, tiếp theo là dấu chấm (.)  Lưu ý từng dấu chấm, dấu phẩy  Có biến thể đôi chút về quy cách trên, nhưng phải đủ 6 mục c/ Lưu ý về tên tác giả  Theo Harvard System, chỉ dùng “họ” đầy đủ, còn các tên khác viết tắt  Họ của Tây phương luôn đứng cuối (khác với VN) o TD: John Charles Gatenby o Gatenby là họ; John Charles là tên gọi, sẽ viết tắt là J C. Khi viết tham khảo sẽ viết là: Gatenby, J C  Tên VN có thể giữ nguyên o TD: Trịnh Minh Lương o Hoặc viết theo phong cách Harvard cũng được: Trinh, M L  Khi viết tham khảo, không dùng học hàm, học vị o Không: GS Markel, T mà Markel, T o Không: ThS Do Tien Hai, mà Do Tien Hai 2.2. Viết tài liệu tham khảo cho 1 bài báo trong 1 tạp chí a/ Dẫn nhập Hãy nhận xét về cách viết tài liệu tham khảo cho 1 bài báo trong 1 tạp chí sau  Jones, B E & Jones, S R 1987, 'Powerful questions', Journal of Power Engineering, vol. 1, no. 3, pp.10-8.  Nguyễn Ngọc Bích 2005, ‘Chế độ kiểm soạ nội bộ trong công ty’, Thời báo Kinh tế Sài gòn, no. 43-2005 (775), pp. 23-24. ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 150 o Lưu ý: không có Bộ (volume) và cách viết số báo (do báo này viết như vậy)  Nguyễn Chương 2005, ‘Ước mơ xanh với Mạc Can’, Tuổi Trẻ, 21 Sept, p.12. b/ Quy tắc viết tham khảo cho 1 bài báo trong 1 tạp chí Harvard quy định 7 chi tiết sau: 1. Tên tác giả (author) - Họ, tiếp là dấu phẩy (,) tiếp là các tên khác viết tắt - Tuy nhiên tên Việt viết đầy đủ cà họ và tên 2. Năm xuất bản, tiếp theo là dấu phẩy (,) 3. Tựa bài báo (để trong dấu nháy đơn với chữ HOA tối thiểu, nghĩa là chữ Hoa đầu câu) 4. Tựa tạp chí in nghiêng (với chữ HOA tối đa), nếu không in nghiêng được thì gạch dưới 5. Bộ tạp chí, nếu có, tiếp là dấu phẩy (,) TD: vol. 8 (có dấu chấm sau vol) Nhiều tạp chí VN không có bộ, hãy dùng cách đánh số của tạp chí này 6. Số thứ tự tạp chí, nếu có. TD: no. 2 7. Số trang liên quan đến bài báo, tiếp theo là dấu chấm (.). TD: pp 22-30. Nếu chỉ có 1 trang: p.5. Có biến thể đôi chút về quy cách trên, nhưng phải đủ 7 mục 2.3. Viết tham khảo cho website  Nếu tham khảo chung 1 website: o  Nếu tham khảo một bài viết trong 1 website: o Winson, J 1999, A look at referencing, AAA Educational Services, viewed 20 October 2002, 2.4. Một thí dụ về mục “Tài liệu tham khảo” Lưu ý trong bảng này: - Đánh số thứ thự (để tiện việc tham chiếu sau này) - Sắp thứ tự theo ABC tên tác giả Tài liệu tham khảo 1. Cole, G 1991, Thermal power cycles, Edward Arnold, London. 2. Jones, B E & Jones, S R 1987, 'Powerful questions', Journal of Power Engineering, vol. 1, no. 3, pp.10-8. 3. Lê Ngọc Trụ 1972, Việt-ngữ chánh-tả tự vị, Khai Trí, Saigon. 4. Nguyễn Ngọc Bích 2005, ‘Chế độ kiểm soạ nội bộ trong công ty’, Thời báo Kinh tế Sài gòn, no. 43-2005 (775), pp. 23-24. 5. Nguyễn Chương 2005, ‘Ước mơ xanh với Mạc Can’, Tuổi Trẻ, 21 Sept, p.12. 6. Smith, G & Brown, J 1993, Introduction to sociology, 2nd edn, UNSW Press, Sydney. 2.5.Trích dẫn tài liệu của người khác a/ Mục đích của trích dẫn ________________________________________________________________________________C hương trình Giáo dục Tổng quát – ĐH Hoa Sen 151  Trích dẫn: Khi sử dụng tài liệu (dù ít hay nhiều) hay ý của nguời khác, bạn phải ghi xuất xứ của các tài liệu này trong báo cáo của mình, nếu không sẽ bị coi là đạo văn, một vi phạm đạo đức nghiêm trọng  Có 2 dạng chính của việc sử dụng tài liệu của người khác: o Viết lại nguyên văn lời người khác, gọi là trích dẫn o Chỉ sử dụng ý tuởng, gọi là tham khảo b/ Viết trích dẫn nguyên văn theo Harvard  Lời trích dẫn nguyên văn để trong ngoặc kép o TD: “Cách quản trị theo khoa học đặt nền tảng cho sự tổ chức của doanh nghiệp với cơ cấu và cơ chế quy định trong các quyển cẩm nang.” (Nguyễn Ngọc Bích 2005, p. 24).  (Nguyễn Ngọc Bích 2005, p. 24) là tên tác giả, năm xuất bản, và số trang trong sách gốc. Tất cả để trong ngoặc đơn. Muốn biết thêm chi tiết khác của tạp chí này xem mục “Tài liệu tham khảo” có ghi như sau: Nguyễn Ngọc Bích 2005, ‘Chế độ kiểm soát nội bộ trong công ty’, Thời báo Kinh tế Sài gòn, no. 43-2005 (775), pp. 23-24. c/ Viết ghi nhận tham khảo tài liệu người khác Khi chỉ dùng ý tưởng của người khác, tác giả tài liệu cũng được ghi nhận  TD1: Lý thuyết này được phát triển lần đầu tiên (Gibbs 1981). Gibbs là tác giả của quyển sách xuất bản năm 1981 đề cập đến lý thuyết này, sách này được bạn tham khảo để viết nên báo cáo.  TD2: Mạc Can đã được giới thiệu với những tình cảm đậm đà (Nguyễn Chương 2005, p.12) Muốn biết chi tiết về tài liệu này thì xem ở “Tài liệu tham khảo” như sau: Nguyễn Chương 2005, ‘Ước mơ xanh với Mạc Can’, Tuổi Trẻ, 21 Sept, p.12.