Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình

000 Mua thép I200x100x5,2x8,4 Mua thép tấm PL 10 Mua thép góc L100x100x10 Mua Thép tròn fi16 Tiền hàng 139.565.000 HĐ GTGT 05 Tk thuế 13311 Tiền thuế 6.978.250 Tổng TT 146.543.250 Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái Nguyên vật liệu trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm. Công ty lập Ban kiểm nghiệm bao gồm một trưởng ban và 2 ủy viên nhằm xác định, kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách vật tư có đảm bảo yêu cầu của công trình hay không, đồng thời làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Nhằm làm giảm chi phí kho bãi cũng như bảo vệ, bảo quản kho bãi Công ty thường tổ chức mua vật tư với số lượng nhỏ đáp ứng tức thời nhu cầu xây dựng Bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm người có liên quan và thực hiện ghi sổ kế toán. Biểu 2.8: Phiếu nhập kho trên Fast Accounting Phiếu nhập kho được thể hiện trên Fast như sau: Phiếu nhập kho Mã giao dịch: 176 Số chứng từ 147 Mã khách: KD00128 CTCP XD và TM Anh Quân Ngày ht 30/12/2010 Địa chỉ: : MST Ngày lập ctừ 30/12/2010 Ng. giao hàng: CTCP XD và TM Anh Quân Tỷ giá VNĐ 1.00 Diễn giải: vật tư mua nhập kho công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán Mã hàng Tên hang Đvt Mã kho Vụ việc Tồn kho Số lượng Giá VND VND Tk nợ VLC0024 VLC0026 VLC0027 VLC0030 Thép I200x100x5,2x8,4 Thép tấm PL 10 Thép góc L100x100x10 Thép tròn fi16 Kg Kg Kg Kg Hà Đông Hà Đông Hà Đông Hà Đông 3.980 4.200 1.200 250 13.500 13.000 12.500 10.500 61.690.000 58.800.000 16.200.000 2.875.000 15211 15211 15211 15211 Số lượng 436.6 Tổng tiền 123.814.000 Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái Nguyên vật liệu của Công ty có thể được xuất trực tiếp từ kho hoặc có thể mua xuất thẳng tới chân công trình. Các tổ, đội thi công căn cứ vào tình hình sản xuất và nhu cầu sử dụng NVL của công trình mình sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên Ban giám đốc. Ban giám đốc dựa trên dự toán thi công các công trình, xem xét Giấy đề nghị xuất vật tư có đúng theo dự toán hay không. Sau khi được Ban giám đốc Công ty, kế toán trưởng và trưởng phòng vật tư phê duyệt, phòng vật tư từng đội sẽ lập Phiếu xuất kho (vật tư tồn kho). Ngoài ra, Công ty còn tổ chức thu mua vật tư và xuất thẳng tới chân công trình mà không qua kho. Phiếu xuất kho sau khi được người nhận và thủ kho ký nhận sẽ được chuyển về cho phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành ghi sổ, vào máy tính. Đối với những vật tư nhập xuất thẳng thì kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho hay Phiếu xuất thẳng từ nhập mua để ghi. Kế toán sau khi nhận được phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên thì tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính. Kế toán chỉ cần khai bào ngày, tháng xuất kho, người nhận hàng, số phiếu xuất, nội dung nghiệp vụ, Tk Nợ, Tk Có vào chứng từ. Còn lại máy tính sẽ tự động nhập đơn giá và tổng số tiền theo giá thực tế đích danh. Biểu 2.9: Phiếu xuất kho trên Fast Accounting Phiếu xuất kho trong Fast như sau: Phiếu xuất kho Mã giao dịch: Số chứng từ 190 Mã khách: TVXDBĐ Công ty CPTM XNK VTTB An Bình Ngày ht 31/12/2010 Địa chỉ: : Thanh Lương – HBT - HN Ngày lập px 31/12/2010 Ng. giao hàng: CTCP XD và TM Anh Quân Tỷ giá VNĐ 1.00 Diễn giải: vật tư xuất dùng cho công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán Mã hàng Tên hàng Đvt Mã kho Vụ việc Tồn kho Số lượng Giá VND VND Tk nợ VLC0024 VLC0026 VLC0027 VLC0030 Thép I200x100x5,2x8,4 Thép tấm PL 10 Thép góc L100x100x10 Thép tròn fi16 kg kg kg kg Hà Đông Hà Đông Hà Đông Hà Đông 3.650 3.800 964 226 15.500 14.000 13.500 11.500 56.575.000 53.200.000 13.014.000 2.599.000 15211 15211 15211 15211 Số lượng 8640 Tổng tiền 125.388.000 Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái Sau khi nhập số liệu vào máy tính sẽ tự động chuyển số liệu để theo dõi nhập, xuất, tồn kho vật tư, đồng thời đưa số phát sinh Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Biểu 2.10: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Mã VT Tên VT Đvt Tồn đầu Dư đầu SL nhập Tiền nhập SL xuất Tiền xuất Tồn cuối Dư cuối CD0067 Li vô quang học cái 1 3.000.000 1 3.000.000 CD0091 Kìm mũi thăng 175 cái 50 142.824 50 142.824 CD0150 Quần áo bảo hộ Bộ 370 50.454.546 346 47.181.819 CD0163 Súng bắn đinh cái 3 553.088 3 553.088 CD0170 Lưỡi cưa đĩa 320x5x2,2 cái 1 539.977 1 539.977 PT0005 Cốc lọc bơm tay (IFA) cái 1 80.000 1 80.000 PT0012 Pit tông cos 1 (IFA) cái 4 128.744 4 128.744 ………. ……………………. Biểu 2.11. Sổ chi tiết nguyên vật liệu SỔ CHI TIẾT Năm: 2010 Tài khoản: 1521 Tên kho: Kho Hà Đông Tên vật liệu: Thép I200x100x5x8,4 Đơn vị tính: kg Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng SL TT SL TT SL TT A B C D 1 2 3= 1x2 4 5=1x4 6 7=1x6 8 Số dư đầu kỳ 14.520 4.500 …… ….. …………. …… …… ……….. ……… …….. …….. …….. …….. PX81 12/12 Xuất kho 621 14.520 2.200 34.144.000 PN47 13/12 Nhập kho 331 14.800 3.250 48.100.000 3.740 …… ….. …………. …… …… ……….. ……… …….. …….. …….. …….. PN79 30/12 Nhập kho 331 15.500 3.980 61.690.000 5.250 PX190 31/12 Xuất kho 621 15.500 3.650 56.575.000 1.600 …… ….. …………. …… …… ……….. ……… …….. …….. …….. …….. Số dư cuối kỳ 15.500 1.927 29.868.500 Ngày…... tháng……. năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình 2.2.1. Tài khoản sử dụng Để kế toán NVL Công ty sử dụng những tài khoản sau: - Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản 152 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. - Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên Nợ: Trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kì. TK 152 được chi tiết ra các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm vật tư theo yêu cầu quản lý và hạch toán của Công ty như sau: + TK 1521: Vật liệu + TK 1522: Nhiên liệu + TK 1523: Phụ tùng + TK 1525: Phế liệu 2.2.2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ biến động tăng nguyên vật liệu - Khi mua NVL ngoài nhập kho, kế toán căn cứ theo hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 1521: Nguyên vật liệu chính Nợ TK 13311: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331,141,…: Giá thực tế nhập kho Ví dụ: Theo hóa đơn mua hàng số 0052975 ngày 30/12/2010 (Biểu 01-Hóa đơn giá trị gia tăng) và phiếu nhập kho số 79 (Biểu 03-Phiếu nhập kho) mua các loại vật liệu sau nhập kho cho đội Công trình của Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Anh Quân, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 1521: 123.814.000 đ Nợ TK 13311: 6.190.700đ Có TK 331 KD00128: 130.004.700đ - Khi phát sinh chi phí thu mua NVL như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ kế toán ghi: Nợ TK 152: Chi phí thu mua Nợ TK 13311: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,141,331: Tổng chi phí thu mua NVL Ví dụ: Theo hóa đơn số 0072461 ngày 30/12/2010 và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của Ông Lê Văn Nam về chi phí vận chuyển thép đến công trình, kế toán ghi: Nợ TK 1521: 6.000.000đ Nợ TK 13311: 300.000đ Có TK 141_Lê Văn Nam: 6.300.000đ Biểu 2.12: Hóa đơn GTGT số 0072461 HÓA ĐƠN Mẫu sổ: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG BU/2010B Liên 2: Giao khách hàng 0072461 Ngày 30 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Hoa Cương Địa chỉ: Phường Giang Biên- Quận Long Biên- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Lê Văn Nam Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình Địa chỉ:Số 80 tổ 13E phường Thanh Lương – Hai Bà Trưng – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MST: 5400101273 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Vận chuyển thép đến ct Nhà văn hóa quận Hà Đông 6.000.000 6.000.000 Cộng tiền hàng: 6.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 300.000 Tổng tiền thanh toán: 6.300.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.13 : Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng CÔNG TY CỔ PHÂN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ VẬT TƯ AN BÌNH Mã số thuế: 5400101273 Mẫu: 04 VT GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ VẬT TƯ AN BÌNH ÔNG TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN CÔNG TY Họ và tên: Lê Văn Nam Đơn vị: Đội công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông – thuộc Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình. Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền chi phí thuê xe Công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Hoa Cương (Quận Long Biên-Hà Nội) vận chuyển thép từ Hà Nội lên Vĩnh Phúc (Hóa đơn số 0072461) Tổng số tiền là: 6.300.000 đồng. Viết bằng chữ : Sáu triệu ba trăm ngàn đồng. Vậy kính đề nghị Tổng Giám đốc duyệt cho tôi. Ngày 30 tháng 12 năm 2008 GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Những nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là những nhà cung cấp thường xuyên, mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một Sổ chi tiết riêng. Các nhà cung cấp vãng lai được theo dõi chung trên một Sổ chi tiết. Đầu mỗi tháng, kế toán chuyển số dư của cuối tháng trước thành số dư của đầu tháng này. Căn cứ dùng để ghi sổ là các hóa đơn GTGT và các Phiếu nhập kho. Biểu 2.14: SỔ CHI TIẾT TK 331 SỔ CHI TIẾT TK 331 Đối tượng: Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân Mã: KD00128 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có A B C D E 2 3 4 5 13/12/2010 15/12/2010 30/12/2010 HD 0052741 PC 49 HD0052955 13/12 15/12 -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ ………………………. Mua NVL nhập kho Trả tiền mua NVL …………………………. Mua NVL nhập kho Hà Đông 152 133 112 152 133 150.000.000 124.250.000 6.212.500 139.565.000 6.978.250 142.980.021 -Cộng số phát sinh -Số dư cuối kỳ 320.000.000 423.560.250 246.540.271 - Tăng do sử dụng không hết nhập kho Trường hợp nguyên, vật liệu không sử dụng hết, nhập lại kho, phòng vật tư viết Phiếu nhập kho phản ánh số nguyên, vật liệu thực tế nhập lại. Định kỳ kế toán nhận Phiếu nhập kho và ghi giảm chi phí theo bút toán: Nợ TK 152- Nguyên, vật liệu Có TK 621, 627, 641, 642 Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 137 ngày 31/12/2010 nhập kho 156kg Thép I200x100x5,2x8,4 thu hồi từ công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152 2.418.000 Có TK 6214 2.418.000 CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH Mẫu sổ 01VT Biểu 2.15: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Số: 137 Họ tên người giao hàng: Lê Văn Nam Theo: Biên bản kiểm nghiệm……..Số ………… Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Của : Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông Nhập tại kho: Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông STT TÊN, NHẪN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ Mã số Đvt SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhập kho Thép I200x100x5,2x8,4 do sử dụng không hết Kg 156 156 15.500 2.418.000 Cộng x x x x x 2.418.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu bốn trăm mười tám nghìn đồng chẵn. Ngày 31 tháng 12 năm 2010 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ các chứng từ gốc này kế toán tiến hành nhập vào phần mềm, máy tính tự động xử lý chuyển vào Sổ chi tiết - Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê: Định kỳ vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, Công ty tổ chức kiểm kê nguyên, vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và số liệu thực tế khi kiểm kê. Khi kiểm kê, Công ty phải lập Hội đồng kiểm kê, trong đó phải bao gồm đại diện của Phòng kỹ thuật, kế toán vật tư và Thủ kho. Hội đồng kiểm kê sẽ lập Biên bản kiểm kê trong đó ghi rõ: thành viên tham gia, ngày kiểm kê, kho được kiểm kê, nguyên vật liệu được kiểm kê, phương thức kiểm kê (cân, đong, đo, đếm), kết quả kiểm kê…Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế trong Biên bản kiểm kê, Thủ kho vào các Thẻ kho theo danh điểm nguyên, vật liệu, đồng thời kế toán vật tư tiến hành xử lý trường hợp thừa khi kiểm kê như sau: Nợ TK 152- Nguyên, vật liệu Có TK 3381- Tài sản thừa chờ xử lý Ví dụ: Ngày 31/12/2010, Công ty tiến hành kiểm kê kho vật liệu. Kết quả kiểm kê được trình bày trong Biên bản kiểm kê như sau: Biểu 2.16: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ NĂM 2010 Thời gian kiểm kê từ 0h ngày 01/01/2010 Ban kiểm kê gồm: Ông (Bà): Nguyễn Văn Minh Trưởng phòng vật tư Ông (Bà): Phan Thị Xuân Hương Thống kê vật tư Ông (Bà): Nguyễn Tuấn Long Thủ kho Ông (Bà): Lê Thị Thảo Thủ kho Ông (Bà): Nguyễn Mạnh Cường Kế toán vật tư Đã kiểm kê các kho có những mặt hàng sau: STT Tên và quy cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Thừa. thiếu SL ST SL ST SL ST 1 Livo quang học Cái 1 3.000.000 1 3.000.000 2 Kìm mũi thăng 175 Cái 50 142.824 50 142.824 3 Súng bắn đinh Cái 3 553.088 3 553.088 4 Lưỡi cưa đĩa 320x5x2,2 Cái 1 539.977 1 539.977 5 Cốc lọc bơm tay (IFA) Cái 1 80.000 1 80.000 6 Động cơ gạt mưa(IFA) Cái 1 195.000 1 195.000 7 Pít tông cos 0 (IFA) Cái 4 128.744 4 128.744 8 Rơ le 5 cọc (IFA) Cái 1 40.000 1 40.000 …………… Cộng kho 786.621.583 786.621.583 …………… Tổng cộng 2 kho 1.385.676.976 1.385.676.976 Lập biểu Thủ kho Trưởng phòng vật tư Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.4. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ biến động giảm nguyên vật liệu - Khi xuất kho cho hoạt động xây dựng, kế toán ghi: Nợ TK 621: dùng cho hoạt động xây dựng Nợ TK 627,641,642: dùng cho phân xưởng, bán hàng, quản lý Có TK 152: Trị giá NVL xuất dùng Ví dụ: Theo PXK 190 ngày 29/12 cho công trình, kế toán ghi: Nợ TK 62103: 125.388.000 Có TK 15211: 125.388.000 2.2.5.Quy trình ghi sổ tổng hợp Sau đây là sổ Nhật ký chung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập – xuất NVL ở kho số 04 trong tháng 12/2010 tại Công ty Biểu 2.17: Sổ Nhật ký chung CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2010 đến 31/12/2010 Số trang trước chuyển sang 502.494.107 502.494.107 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ……………………………………………. 31/12 PX 173 Xuất vật tư phục vụ CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Chi phí NVL CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Nguyên liệu chính Công ty 6211 15211 3.326.400 3.326.400 31/12 PX 175 Xuất vật tư phục vụ CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Chi phí NVL CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Nguyên liệu chính Công ty 6211 15211 1.965.600 1.965.600 31/12 PC 390 Mua vật tư phục vụ CT cấp nước Tiên lữ - HY Chi phí NVL CT cấp nước Tiên lữ - HY Tiền mặt 6212 1111 4.568.532 4.568.532 31/12 PX 182 Xuất vật tư phục vụ CT cấp nước Tiên lữ - HY Chi phí NVL CT CT cấp nước Tiên lữ - HY Nguyên liệu chính Công ty 62112 15211 1.290.000 1.290.000 31/12 PX 185 Xuất vật tư phục vụ CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Chi phí NVL CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Nguyên liệu chính Công ty 6211 15211 644.000 644.000 31/12 PX 186 Xuất vật tư phục vụ cấp nước Tiên lữ - HY Chi phí NVL CT cấp nước Tiên lữ - HY Nguyên liệu chính Công ty 6212 15211 20.420.400 20.420.400 31/12 PX 189 Xuất vật tư phục vụ CT thư viên đtử - ĐHĐL Chi phí NVL CT thư viên đtử - ĐHĐL Nguyên liệu chính Công ty 6213 15211 26.577.200 26.577.200 31/12 PX 190 Xuất vật tư phục vụ CT NM Nhà văn hóa quận Hà Đông Chi phí NVL CT NM Nhà văn hóa quận Hà Đông Nguyên liệu chính Công ty 6214 15211 125.388.000 125.388.000 ………………………………………………. Tổng cộng: 772.549.231 772.549.231 Ngày…. tháng…. năm…. NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên, đóng dấu Sau đây là sổ Cái TK 152 của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập – xuất NVL ở kho số 04 trong tháng 12/2010 tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình Biểu 2.18: Sổ cái TK 152 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 152 – Nguyên liệu, vật liệu Từ ngày 01/12/2010 đến ngày 31/12/2010 Số dư Nợ đầu kỳ: 1.212.246.376 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ngày Số ……………………………… 12/12 PX 81 Xuất kho phục vụ công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông 6214 95.309.000 ……………………………… 13/12 PN 47 Nhập kho NVL 331 153.135.000 13/12 PX 95 Xuất vật tư phục vụ ct cấp nước Bằng Lũng-Bắc Cạn 6211 38.289.858 13/12 PX 96 Xuất vật tư phục vụ công trình cấp nước Tiên Lữ - Hưng Yên 6212 11.584.000 ………………………………. 30/12 PN 79 Nhập kho NVL 331 139.565.000 22.929.665 31/12 PX 190 Xuất vật tư phục vụ ct Nhà văn hóa quận Hà Đông 6214 125.388.000 ……….. ……………………………… Tổng phát sinh Nợ: 588.823.406 Tổng phát sinh Có: 762.254.006 Số dư Nợ cuối kỳ: 1.385.676.976 Ngày…. tháng…. năm…. NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu ) Giảm do phát hiện thiếu khi kiểm kê: Khi kiểm kê xong nếu phát hiện NVL thiếu so với sổ sách kế toán định khoản: Nợ TK 1381: Giá trị NVL thiếu do kiểm kê Có TK 152: Trong năm qua NVL của Công ty không bị thiếu hụt sau kiểm kê nên kế toán không phải điều chỉnh Sau đây là sổ Nhật ký chung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập – xuất NVL ở kho số 04 trong tháng 12/2010 tại Công ty CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH 3.1.Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu và phương hướng hoàn thiện tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình 3.1.1. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu * Về công tác quản lý NVL Công tác thu mua NVL: Công ty tổ chức một đội ngũ thu mua vật tư tương đối linh hoạt am hiểu giá cả thị trường và chất lượng. Đồng thời thường xuyên ký kết các hợp đồng mua vật tư với các nhà cung cấp có mặt hàng tốt, chất lượng cao, luôn đảm bảo cung ứng kịp thời và đầy đủ. Nguồn nguyên vật liệu chính của Công ty là sắt thép, que hàn, đá mài, oxi, sơn… Trong những năm gần đây, giá cả vật liệu xây dựng có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà thầu xây dựng, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lắp máy và xây dựng. Để tạo cho việc cung ứng kịp thời, đúng quy cách, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu theo yêu cầu, Công ty đã chủ động thiết lập mối quan hệ thường xuyên tin cậy với các nhà cung cấp. Hiện nay, Công ty có một hệ thống các đối tác truyền thống chuyên cung cấp nguyên vật liệu như trên. Những nhà cung cấp này đều là những nhà cung cấp lớn và có uy tín trên thị trường, đáp ứng kịp thời yếu tố đầu vào cho Công ty. Ngoài những nhà cung cấp thường xuyên thì các nhà cung cấp nhỏ lể khác cũng được Công ty chú ý đến Công ty luôn chủ động cho các tổ đội công trình tự mua sắm NVL theo nhu cầu sử dụng nhưng phải nằm trong dự toán. Nhờ vậy việc cung cấp vật tư cho các công trình luôn đảm bảo tính kịp thời, tiết kiệm được chi phí, lưu kho, lưu bãi, giảm hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản, các công trình thi công đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng. Đối với những NVL do chủ đầu tư giao thầu hay ứng trước, Công ty tổ chức lưu kho tạm thời hoặc chuyển thăng số vật liệu đó tới chân công trình đang có nhu cầu. Đối với những vật liệu thừa, sau khi kiểm nghiệm mà vẫn đảm bảo được chất lượng, phẩm chất Công ty tiến hành điều chuyển sang công trình khác có nhu cầu. Điều này giúp Công ty tránh lãng phí, mất giá khi bán lại số vật liệu nói trên. Khi kết thúc công trình ....Công ty thu hồi 560.498 kg thép các loại (VLC0413) với số tiền là 187.482.650 đồng, sau khi tiến hành kiển nghiệm Công ty thấy số thép trên đạt phẩm chất 91,8% nên quyết định chuyển số thép trên về phục vụ công trình Về công tác sử dụng NVL: Căn cứ vào Bảng dự toán kinh phí, Công ty đã tính toán lượng NVL cần thiết cho mỗi công trình. Khi các đội công trình sử dụng NVL phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ, kế toán HTK căn cứ vào số dự toán và nhu cầu sử dụng để hạch toán, thông thường nhu cầu sử dụng không được vượt quá số dự toán. Qua đó ta có thể thấy NVL sử dụng tại doanh nghiệp được quản lý chặt chẽ, nên ít khi xảy ra trường hợp sử dụng lãng phí không đúng mục đích. Vật liệu được đưa vào sử dụng đúng thời điểm không làm giảm tiến độ thi công các công trình cũng như ảnh hưởng tới chất lượng NVL. Phế liệu thu hồi của mỗi công trình được tổ chức bán lại nhằm tạo thu nhập cho Công ty, tránh lãng phí và tăng giá thành sản phẩm. Về công tác lưu trữ, bảo quản: Hệ thống kho bãi của Công ty không đặt ở trụ sở chính mà đặt tại các công trình. Công ty tổ chức hệ thống kho bãi rất khoa học, bảo quản NVL theo từng tính chất, công dụng của chúng. Hệ thống kho bãi rộng, thông thoáng, thuận tiện cho các nghiệp vụ nhập, xuất và kiểm kê khi cần.Ngoài ra, đội ngũ thủ kho trung thực, thật thà, có trình độ, kinh nghiệm trong công tác quản lý, bảo quản, các nghiệp vụ xuất vật tư đựoc thực hiên theo đúng quy đinh, chính xác, khoa học. Nguyên vật liệu được bảo quản theo từng lô hàng nhập, bảo quản tại các công trình, hạng mục công trình nhất định. Công ty luôn cố gằng tối thiểu hóa chi phí lưu kho, lưu bãi và bảo quản bằng cách cho các tổ, đội công trình chủ động trong việc mua sắm theo nhu cầu. Với chính sách trên Công ty tránh được tình trạng hao hụt, mất mát, giảm giá NVL. Công ty xây dựng cho mình một hạn mức dự trữ tối thiểu và tối đa hợp lý có thể phục vụ thi công khi NVL trên thị trường khan hiếm nhằm công trình thi công đúng tiến độ, mặt khác không gây lãng phí về vốn và tăng chi phí lưu trữ, bảo quản. Tuy Công ty có sự quản lý chặt chẽ nhưng trong quá trình thi công vẫn xảy ra tình trạng lãng phí, mất mát, hao hụt vật tư. Ở một số kho tình trạng bảo quản không thật tốt dẫn tới việc NVL không đảm bảo phẩm chất để thi công. Như ở kho Thái năm 2006 do bảo quản không tốt nên một số đồng hồ đo áp lực bị hỏng dẫn tới tình trạng Công ty phái trích thêm chi phí để đi mua lại.Vật tư đôi khi đưa vào thi công chậm hoặc khâu thu mua thực hiện không tốt nên đãn tới tình trạng NVL không kịp cung ứng cho công trình làm chậm tiến độ thi công. Tuy Công ty đẩy nhanh tiến độ ở những giai đoạn sau nhưng không nên để tình trạng này tiếp diễn. Về phân loại NVL: Công ty phân loại NVL dựa trên công dụng của chúng, điều này là phù hợp với đặc điểm hoạt động xây dựng khi NVL mà Công ty sử dụng là rất nhiều, mặt khác thể hiện được vai trò của từng NVL trong các công trình, giúp Công ty thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán. Mặt khác NVL được quản lý ở từng kho trên từng danh mục vật tư, có mã hóa rõ ràng, dễ hiểu Về tính giá NVL: Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh trong tính giá xuất NVL, phù hợp với tình hình của Công ty khi số lượng NVL nhiều, các nghiệp vụ nhập, xuất kho diễn ra liên tục. NVL được quản lý, bảo quản theo từng lô riêng, có thể dự trữ ngắn ngày hoặc được đưa vào sử dụng ngay sau khi mua. Hiện tại phương pháp này phù hợp trong khi tình hình thị trường giá cả đầy biến động, nó cho phép kế toán theo dõi tình hình biến động tăng, giảm NVL một cách thường xuyên, liên tục, hiệu quả, tránh dồn công việc vào cuối kỳ. Bên cạnh đó là việc Công ty đưa phần mềm kế toán máy vào áp dụng đã làm cho phương pháp này càng dễ thực hiện và cho hiệu quả cao hơn. 3.1.2.Ưu điểm Bộ máy kế toán của Công ty có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, hợp lý và phù hợp với khả năng, trình độ chuyên môn của từng nhân viên trong phòng. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung nửa phân tán, một bộ phận làm việc tại phòng kế toán Công ty, có trách nhiệm tổng hợp số liệu ở các công trình, một bộ phận khác làm việc tại một số công trình trọng điểm của Công ty, có trách nhiệm thu thập và gửi số liệu về cho phòng kế toán. Như vậy với việc tổ chức bộ máy kế toán của Công ty theo mô hình tập trung nửa phân tán đã nâng cao tính chủ động trong công việc, thực hiện tốt các nhiệm vụ của phòng Kế toán, tạo hiệu quả cao trong công tác kế toán, đồng thời cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho Ban giám đốc để có các quyết dịnh đúng đắn. Kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính theo đúng quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, bên cạnh đó để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của mình Công ty đã vận dụng có sáng tạo, kế toán Công ty đã tổ chức chi tiết các TK thành cấp 3,4 theo từng công trình để tiện theo dõi. Sự vận dụng sáng tạo này đã thể hiện sự nhạy bén linh hoạt trong công tác kế toán của Công ty. Trong khâu tổ chức luân chuyển, lưu trữ chứng từ, sổ sách Công ty áp dụng đầy đủ, đúng theo quy định và chế độ kế toán hiện hành, đồng thời phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản. Bên cạnh lưu giữ các chứng từ, sổ sách trên máy vi tính Công ty còn tổ chức in sao lưu theo từng tháng để bảo quản, lưu trữ. Nhằm đưa hoạt động kế toán trở nên thuận lợi, đơn giản, hiệu quả và mang tính chuyên nghiệp hơn, Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting. Nhờ có phần mềm này mà công việc kế toán đã giảm nhẹ hơn rất nhiều so với kế toán thủ công ngày xưa, kế toán chủ yếu thu thập chứng từ gốc và cập nhật vào máy vi tính, công việc còn lại như nhập số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái, lên các báo cáo tài chính đều do máy tính tự động xử lý. Hình thức kế toán máy cho phép kế toán lưu trữ và truy nhập số liệu nhanh chóng và chính xác, mặt khác tiết kiệm được chi phi. Công ty luôn cập nhật vào máy tính những quy đinh mới nhất để hạch toán theo đúng chế độ hiện hành. Phòng kế toán tài chính luôn cập nhật và nắm bắt những điều chỉnh, thay đổi của chế độ kế toán, nhanh chóng tiếp thu và vận dụng những hướng dẫn về hạch toán kế toán đối với doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng nói riêng. 3.1.3.Nhược điểm Thứ nhất: Về lập và luân chuyển chứng từ Là công ty có địa bàn hoạt động rộng, các công trình được tiến hành trên mọi miền đất nước cho nên việc thanh toán chứng từ của các đội thi công lên công ty thường bị chậm trễ là điều không tránh khỏi. Điều này dẫn đến công việc bị dồn vào cuối kỳ, nhiều khi việc hạch toán không được chính xác dẫn đến có những sai sót không đáng có gây ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin và việc xác định kết quả kinh doanh. Ngoài nguyên nhân khách quan kể trên thì việc thanh toán chứng từ chậm chễ còn do một nguyên nhân khác từ các đội thi công, đó là công ty quy định hàng tháng thanh toán chứng từ song thực tế rất ít được tuân thủ, mà kỳ thanh toán chứng từ thường kéo dài đến cuối quý. Do vậy, công tác kế toán cuối kỳ gặp nhiều khó khăn. Thứ hai: Về việc quản lý nhập – xuất kho vật tư Do các đội được quản lý chủ động mua sắm vật tư. Vì vậy, khi có nghiệp vụ nhập – xuất phát sinh, có những loại vật tư kế toán đội viết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, nhưng có những loại lại đưa thẳng vào công trình, do vậy việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo không được kịp thời. Giá trị vật liệu xuất hàng kỳ trong công ty không phải là nhỏ như máy thuỷ bình, máy kinh vĩ (là thiết bị dùng để đo đạc), ván khuôn sắt, ván khuôn gỗ, xe rùa, đầm cóc, song thực tế khối lượng này không sử dụng hết trong một tháng hoặc một kỳ sản xuất, nhưng kế toán lại phân bổ một lần vào tài khoản 627. Ngành xây lắp chịu ảnh hưởng rất lớn từ điều kiện tự nhiên, do vậy khoản thiệt hại này tất yếu sẽ xảy ra. Tuy nhiên, em thấy công ty không quy định rõ ràng về việc hạch toán các khoản thiệt hại. Ví dụ như điều kiện trời mưa, công nhân phải ngừng việc nhưng lương tháng vẫn phải tính đảm bảo. Đó là những khoản thiệt hại do nguyên nhân khách quan, ngoài ra còn có thiệt hại do sản phẩm không đạt yêu cầu, phá đi làm lại. Những khoản này chi phí vô tích cả về vật liệu và nhân công nên tất yếu có ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị, trên thực tế công ty không phản ánh mà do các đội phải gánh chịu. Vì vậy giá thành sản phẩm và lợi nhuận của đội không được tính một cách công bằng. Hơn nữa việc, ghi chép ở các đội không được thống nhất, có đội thì áp dụng hình thức nhật ký chung, có đội lại áp dụng hình thức nhập ký sổ cái, gây khó khăn cho việc quản lý kỹ của công ty. 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình 3.2.1.Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán nguyên, vật liệu theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Công ty theo dõi NVL trên tài khoản 152, tài khoản này được Công ty chi tiết thành 3 tiểu khoản nhưng chưa chi tiết cho công dụng của từng NVL. Công ty không theo dõi chi phí máy thi công trên TK 623 mà lại hạch toán vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung, làm cho chi phí sản xuất chung lớn, điều này là không hợp lý. Khi xuất kho NVL cho công trình mà dùng không hết Công ty ít khi tiến hành nhập lại kho mà chuyển cho các công trình khác đang thi công trong khi đó chi phí NVL này vẫn được hạch toán vào chi phí NVL trong kỳ cho công trình. Điều này làm cho việc tính giá thành cho công trình không chính xác. 3.2.2.Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL. Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, lại đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy. Đồng thời nó cung cấp số liệu một cách chính xác, đảm bảo kết hợp nhịp nhàng giữa phòng kế toán và thủ kho của các kho. Hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với quy định hiện hành và đặc điểm kinh doanh của Công ty, dễ dàng trong việc đối chiếu, kiểm tra và lưu trữ. Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty được thực hiện một cách đầy đủ và đúng theo quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ liên quan đến phần hành nguyên, vật liệu được lập và luân chuyển một cách hợp lý và chặt chẽ, đảm bảo được yếu tố pháp lý như: các chữ ký bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng. Các chứng từ được kiểm tra một cách cẩn thận trước khi ghi sổ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ được thiết kế một cách khá phù hợp đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, đáp ứng được yêu cầu của quản lý nguyên, vật liệu. Các chứng từ kế toán sau khi sử dụng đều được lưu trữ và bảo quản cẩn thận để phục vụ cho công tác đối chiếu và kiểm tra về sau. Việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu của Công ty cơ bản đã được thực hiện tốt và đúng theo quy định, tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số điểm hạn chế sau: Thứ nhất, do sử dụng một khối lượng lớn vật tư nên không thể tránh khỏi vật tư xuất ra nhưng không dùng hết. Một số vật tư thừa được nhập lại kho, còn một số thì sang tháng sau tiếp tục sử dụng tuy nhiên Công ty lại không làm Phiếu báo vật tư còn thừa cuối kỳ đối với những vật tư này. Điều này khiến cho Công ty chủ động xuất nguyên vật liệu cho kỳ sau chính xác, đồng thời cũng rất dễ gây ra thất thoát nguyên vật liệu của Công ty do không được quản lý chặt chẽ đối với số vật tư này. Thứ hai, do Công ty có quá nhiều loại nguyên, vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra nhiều nên việc luân chuyển các chứng từ về nguyên, vật liệu còn chậm. không đảm bảo thời gian cho việc vào sổ kế toán Thứ ba, hình thức tổ chức kế toán của Công ty là tập trung nửa phân tán nên các chứng từ phát sinh ở các công trình đều phải tập hợp về phòng Kế toán, do đặc điểm của ngành xây dựng nên các đơn vị trực thuộc ở xa Công ty, các công trình nằm rải rác khắp nơi trên đất nước dẫn tới quá trình tập hợp chứng từ nhanh chậm khác nhau. Vì vậy, nhiều khi các chứng từ chuyển về phòng kế toán không kịp ngày hoặc việc nhập số liệu vào máy tính theo hình thức ghi sổ Nhật ký chung không đúng với tính chất là “Ghi sổ hàng ngày”. Điều này có thể ảnh hưởng tới việc tập hợp chi phí tính giá thành, kê khai thuế chậm làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của Công ty Thứ tư, phương pháp thẻ song song dẫn tới việc ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho. Trong điều kiện hiện nay, Công ty tuy đã áp dụng kế toán máy làm giảm bớt phần phức tạp khi ghi chép nhưng hình thức này chỉ thich hợp với những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít, tình hình nhập, xuất kho là không nhiều và không thường xuyên, trình độ kế toán viên không cao. Vì thế việc sử dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp với tình hình hiện nay của Công ty. Quá trình giao nhận chứng từ nhập xuất giữa thủ kho, kế toán công trình, kế toán tại văn phòng chưa có phiếu giao nhận, vì thế việc kiểm soát chứng từ không được chi tiết, đầy đủ. Cuối tháng, kế toán phải kiểm tra lại các chứng từ, đối chiếu với thẻ kho do thủ kho gửi lên, gây khó khăn trong việc hạch toán và chồng chất công việc. 3.2.3.Về sổ kế toán chi tiết Sổ sách kế toán: Công ty tuy theo dõi sổ trên phần mềm kế toán nên khi cần thì in ra do đó sử dụng hình thức sổ rời,tuy nhiên hình thức này sổ sách dễ bị mất mát trong quá trình lưu trữ, bảo quản nên ảnh hưởng đến việc quản lý kinh tế. Kế toán chi tiết NVL: Nhìn chung kế toán chi tiết tại Công ty được tổ chức chặt chẽ, phần nào đáp ứng được yêu cầu của kế toán nói riêng và quản lý nói chung. Tuy nhiên trong kế toán chi tiết NVL vẫn còn một số tồn tại thiếu sót cân khắc phục đẻ khỏi ảnh hưởng tới hiiệu quả quản lý cũng như hiệu quả của công tác kế toán trong Công ty như: - Công ty đã theo dõi NVL trên danh mục vật tư được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán mà chưa có Sổ danh điểm vật tư. Mã vật tư thường do kế toán tự quy định, mỗi khi có thêm một loại vật tư mới, kế toán phải phân loại và đặt một mã cho loại vật tư đó. Trong điều kiện chủng loại vật tư ngày càng nhiều và phong phú việc đặt mã này đôi khi có thể gây nhầm lẫn và mất nhiều thời gian do kế toán không thể nhớ hết được, gây khó khăn trong việc quản lý và hạch toán. - Phương pháp thẻ song song dẫn tới việc ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho. Trong điều kiện hiện nay, Công ty tuy đã áp dụng kế toán máy làm giảm bớt phần phức tạp khi ghi chép nhưng hình thức này chỉ thich hợp với những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít, tình hình nhập, xuất kho là không nhiều và không thường xuyên, trình độ kế toán viên không cao. Vì thế việc sử dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp với tình hình hiện nay của Công ty. - Quá trình giao nhận chứng từ nhập xuất giữa thủ kho, kế toán công trình, kế toán tại văn phòng chưa có phiếu giao nhậ, vì thế việc kiểm soát chứng từ không được chi tiết, đầy đủ. Cuối tháng, kế toán phải kiểm tra lại các chứng từ, đối chiếu với thẻ kho do thủ kho gửi lên, gây khó khăn trong việc hạch toán và chồng chất công việc. - Công tác kiểm kê NVL không được thực hiện hàng quý mà cuối năm mới thực hiện một lần nên không đánh giá chính xác chất lượng NVL tồn kho. 3.2.4.Về sổ kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp NVL: Với trường hợp mua NVL mà Hoá đơn đã về nhưng hàng vẫn chưa nhập kho kế toán thường đợi khi hàng về nhận đầy đủ chứng từ rồi mới cập nhật vào máy vi tính, nếu cuối kỳ hàng vẫn chưa về thì kế toán ghi vào TK 151 – hàng mua đang đi đường nhưng không theo dõi trong Hồ sơ hàng mua đang đi đường trong kỳ. Kế toán chưa lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho. Vì thế khi NVL bị hư hỏng hay mất mát, hao hụt, gía trị bị giảm thì Công ty không có khoản bù đắp mà thay vào đó Công ty hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ, làm khoản chi phí này tăng lên. 3.2.5Về báo cáo kế toán Vì Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên việc tổng hợp và in ra các báo cáo tài chính là rất dễ dàng và nhanh chóng, có thể in ở bất kỳ thời gian nào. Điều này tạo điều kiện cho hệ thống kế toán dễ dàng phát hiện những sai sót trên các báo cáo tài chính và nhanh chóng sửa chữa điều chỉnh các bút toán một cách dễ dàng. Công ty mới chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh theo doanh thu chứ chưa có báo cáo theo sản lượng, mặt khác báo cáo theo sản lượng sẽ giúp cho Công ty thuận lợi trong việc theo dõi và kiểm soát hiệu quả họat động của từng xí nghiệp. Công ty mới chỉ chú trọng tới hệ thống báo cáo tài chính để công khai, minh bạch cho các đối tượng bên ngoài Công ty mà chưa quan tâm tới việc lập và sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị, mặt khác hệ thống báo cáo kế toán quản trị có tác dụng rất lớn trong việc giúp các nhà quản trị thực hiện việc quản trị nội bộ cũng như ra các quyết định chiến lược cho Công ty, xem xét và kiểm tra hiệu quả hoạt động của các xí nghiệp, các bộ phận trong Công ty. Vậy Công ty nên xem xét để lập và đưa hệ thống báo cáo này vào sử dụng. 3.2.6.Điều kiện thực hiện các giải pháp Đối với công tác kế toán Tăng cường công tác uỷ quyền, phê duyệt thu, chi trong quyền hạn, giảm bớt thủ tục hành chính rườm rà. Công ty sử dụng phần mềm máy tính vào kế toán tuy có mang lại hiệu quả cao trong công tác kế toán nhưng các phần mềm này thường được thiết kế từ lâu nên không cập nhật được các quy định hiện hành của Bộ tài chính, vì thế các nhân viên phải thường xuyên cập nhật hệ thống, thiết kế lại cho phù hợp với chế độ hiện hành. Công ty cần thường xuyên tổ chức cho nhân viên mình đi tham gia các khoá học để nâng cao trình độ chuyên môn. Kế toán các đội công trình có nhiệm vụ thu thập chứng từ, tài liệu liên quan, tập hợp chi phí của từng công trình gửi cho phòng kế toán, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành. Tuy nhiên các công trình thường ở xa nên việc thu thập chứng từ trở nên khó khăn, vì thế Công ty cần quy định ngày nộp chứng từ cho từng đội công trình để đáp ứng tính kịp thời trong công tác kế toán. Ví dụ như: các đội công trình phải nộp chứng từ về Công ty trước ngày 25 hàng tháng. Đảm bảo sự liên hệ thường xuyên, đối chiếu qua lại giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong Công ty như: bộ phận lập kế hoạch để theo dõi tiến độ thi công cũng như định mức trong thi công, bộ phận cung ứng. bộ phận kho, ... Đối với công tác kế toán NVL Kế toán chi tiết: Công ty nên tiến hành lập Sổ Danh điểm vật tư, thống nhất trong toàn Công ty, tạo điều kiện thuận lợi trong hạch toán và quản lý, đồng thời tránh nhầm lẫn Sổ danh điểm vật tư sẽ xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu của từng loại NVL. Sổ này được thường xuyên cập nhật khi có các loại NVL vật liệu mới Công tác thu thập chứng từ, cũng như báo cáo giữa thủ kho giữa thủ kho công trình và kế toán Công ty còn chậm chạp, nhiều khi vật tư đã đưa vào sử dụng rồi nhưng chứng từ vẫn chưa về Công ty hoặc về không đúng thời gian, một mặt ảnh hưởng tới tính kịp thời trong ghi sổ Nhật ký chung, mặt khác có thể làm ảnh hưởng tới lợi nhuận. Vì vậy, ngoài việc quy định thời gian nộp chứng từ thống nhất hàng tháng, Công ty cần lập phiếu giao nhận chứng từ giữa kế toán và thủ kho. Phiếu này nhằm theo dõi tình hình thu nhận chứng từ của kế toán tại trụ sở chính với thủ kho hay kế toán tại các công trình theo trình tự thời gian, tranh hiện tượng thiếu sót, mất mát, thất lạc chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ thường lập theo từng tháng. Công ty kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song nên không tránh khỏi việc ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho, để hạn chế việc này và để phù hợp hơn với tình hình biến động thường xuyên của NVL, năng lực của nhân viên kế toán Công ty có thể xem xét việc áp dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL. Với phương pháp này Công ty hạn chế được việc ghi chép trung lặp mà còn dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, không bị dồn việc vào cuối kỳ. Quy trình kế toán chi tiết theo phương pháp này được khái quát như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi trong tháng: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: Phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho có trình độ nghiệp vụ cao và việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót tương đối khó khăn, nhưng với trình độ chuyên môn cao và đông đều của mỗi nhân viên trong phòng kế toán Công ty có thể áp dụng được phương pháp này. Bên cạnh ghi thẻ kho, thủ kho phải ghi lượng NVL tồn kho từ Thẻ kho vào Sổ số dư. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và theo dõi trong cả năm, giao cho thủ kho ghi. Cuối kỳ kế toán tiến hành tình tiền trên Sổ số dư và đối chiếu tồnkho từng danh điểm NVL trên Sổ số dư với tồn kho trên Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. SỔ SỐ DƯ Kho:…………….. Năm:…………. Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ Số dư đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 Tồn kho cuối tháng 2 SL TT SL TT SL TT Biểu 3.1: Sổ số dư Kế toán tổng hợp NVL: Đối với những vật liệu thừa do không dùng hết ở công trình này mà chuyển thẳng cho các công trình khác thì kế toán nên loại bỏ phần chi phí NVL này ra khỏi giá thành sản phẩm và tập hợp cho công trình khác. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu thừa nhập kho Có TK 154: Chi phí kinh doanh dở dang Mặt khác, do NVL của Công ty nhiều, đa dạng nhưng giá cả NVL trên thị trường biến động, một mặt do những điều kiện khách quan tác động đến làm giá trị NVL giảm. Vì thế Công ty cần tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để giảm bớt rủi ro và có nguồn để bù đáp khi NVL bị giảm giá, mặt khác xác định giá trị thực tế của HTK trên hệ thống báo cáo tài chính. Dự phòng giảm giá HTK là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giá vạt tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá (bao gồm cả HTK bị hư hỏng, kém phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyển, sản phẩm dở dang, chi phí dịch vụ dở dang) Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Công ty chỉ lập dự phòng cho những NVL thuộc quyền sở hữu của mình, có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh giá vốn của hàng tồn kho. Hạch toán dự phòng giảm giá HTK sử dụng tài khoản 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập số dự phòng giảm giá HTK Bên Có: Lập dự phòng giảm giá HTK Số dư Có: Dự phòng giảm giá HTK hiện có Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá HTK ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159: Dự phòng giảm giá HTK Nếu mức dự phòng năm sau cao hơn năm trước Công ty tiến hành trích lập thêm theo bút toán trên. Nếu thấp hơn thì số chênh lệch được hoàn nhập: Nợ TK 159: mức hoàn nhập dự phòng Có TK 632: Giá vốn hàng bán Công ty có thể lập dự phòng theo bảng sau: STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Giá đơn vị ghi sổ Giá tại ngày kiểm kê Mức dự phòng cần lập Biểu 3.2: Bảng trích lập dự phòng Đối với những NVL hoá đơn về nhưng hàng chưa nhập kho, Công ty cần theo dõi trên Hồ sơ hàng mua đi đường. Nếu cuối kỳ hàng vẫn chưa nhập kho thì theo dõi trên TK 151 – Hàng mua đang đi đường, không nên đợi khi hàng về mới ghi vào, tránh nhầm lẫn, nhất là trong trường hợp hoá đơn bị mất, thất lạc. 3.2.7. Đội ngũ nhân viên kế toán. Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán), công tác kế toán ở công ty được tổ chức có kế hoạch; sắp xếp và bố trí cán bộ, nhân viên kế toán một cách phù hợp với năng lực, trình độ của từng người nên chất lượng kế toán đã được nâng cao. Công ty luôn tạo điều kiện tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên kế toán để phù hợp với tình hình mới. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty đã số là những người có kinh nghiệm lâu năm, có trình độ và nhiệt tình công tác cũng như sự nhạy bén trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp thông tin kế toán. Hiện nay, công ty đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán để giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm chi phí văn phòng và thời gian cho nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác. 3.2.8.Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung trong phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức này phù hợp với quy mô, đặc điểm và loại hình SXKD của công ty đồng thời thuận lợi cho việc làm kế toán trên máy vi tính. Ngoài hệ thống chứng từ phong phú được sử dụng theo đúng mẫu quy định của chế độ kế toán, công ty còn sử dụng các chứng từ mệnh lệnh, các chứng từ tổng hợp đi kèm các chứng từ ban đầu như những công cụ kỹ thuật nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản hoá việc ghi sổ. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán NVL trong quá trình sản xuất, công ty đã tổ chức khá tốt công tác quản lý NVL cũng như công tác hạch toán kế toán NVL. Điều này thể hiện công ty đã tuân thủ theo đúng chế độ kế toán do bộ tài chính quy định. Cho đến nay, tổ chức kế toán phần hành kế toán vật tư đã đi vào nề nếp thể hiện ở những mặt sau: - Công tác tổ chức chứng từ ban đầu chặt chẽ giúp cho kế toán theo dõi được chi tiết NVL, theo dõi được chính xác tình hình biến động của NVL trong toàn công ty, đồng thời giúp cho công tác quản lý và hạch toán tổng hợp NVL được diễn ra thuận lợi. - Mặt khác, tổ chức hạch toán tổng hợp NVL tại công ty tương đối khoa học, tiết kiệm được lao động kế toán, hệ thống sổ sách tài khoản kế toán được sử dụng theo đúng chế độ kế toán đảm bảo cho việc lập các báo cáo quyết toán chính xác. - Trong công tác thu mua và bảo quản dự trữ vật tư, công ty đã luôn chú trọng đến vấn đề chất lượng, số lượng sao cho phù hợp với dự trữ vật tư, với nhu cầu thực tế để đủ cho sản xuất, tránh ứ đọng vốn. Kết hợp với quản lý vật tư chặt chẽ nên ít xẩy ra trường hợp đáng tiếc về mất mát, hư hỏng. Định mức vật tư được xây dựng khoa học và áp dụng khá nghiêm ngặt. Vấn đề thanh toán với nhà cung cấp đã được kế toán theo dõi sát sao trên các hệ thống sổ, bảng nhằm tạo thuận lợi trong công tác đối chiếu, thanh toán công nợ theo hợp đồng kinh tế. Bên cạnh những ưu điểm kể trên, trong công tác hạch toán vật tư nói chung, công tác kế toán nói riêng ở công ty trước những yêu cầu của sự phát triển không phải không còn những hạn chế cần phải được khắc phục để đi tới hoàn thiện. Trong chuyên đề này, em xin đưa ra một số ý kiến góp ý cho công tác kế toán tại công ty và chi tiết vấn đề hạch toán NVL để nâng cao hiệu quả kinh doanh đối với công ty. KẾT LUẬN Để đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế và hội nhập kế toán đồng thời để cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài như hiện nay, công tác tổ chức kế toán doanh nghiệp đang dần được hoàn thiện. Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình là một trong những đơn vị hoạt động có hiệu quả và có uy tín cao trong lĩnh vực xây lắp. Ngoài một mô hình sản xuất kinh doanh hợp lý, phù hợp với đặc điểm của mình thì công ty còn có một chính sách đúng đắn trong việc sử dụng có hiệu quả nguồn vật liệu, cạnh đó bộ máy kế toán của Công ty có đội ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn cao, cẩn thẩn trong nghề nghiệp. Do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm nên khoản mục này luôn được phòng kế toán coi trọng và được Ban giám đốc Công ty quan tâm, để từ việc sử dụng nguyên vật liệu hiện tại Công ty đề ra các biện pháp nhằm sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả hơn, hướng tới mục tiêu giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cho công trình. Qua thời gian thực tập tại Công ty em đã thu thập được những kiến thức bổ ích cũng như những nhận thức thực tế về công tác kế toán, nhất là phần hành kế toán nguyên vật liệu. Được thực tập tại Công ty là một cơ hội cho em được nâng cao hiểu biết về công tác kế toán trong các doanh nghiệp, đồng thời kiểm nghiệm những kiến thức đã được thầy cô cung cấp trong quá trình học. TÀI LIỆU THAM KH ẢO GS.TS Đặng Thị Loan, Giáo trình kế toán tài chính (2009), Nhà xuất Bản Đại học Kinh tế Quốc dân 2. PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang, Giáo trình kế toán quản trị (2010) Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân 4. PGS.TS Nguyễn Văn Công, Giáo trình kế toán doanh nghiệp lý thuyết và bài tập mẫu, (2009) Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân. 5. Chế độ kế toán ban hành theo quyết định 48 – Nhà xuất bản thống kê. 6. Hệ thống tài khoản kế toán – Nhà xuát bản tài chính 2007. 7. Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp 8. Một số chuyên đề tốt nghiệp khoá trước của: Trường đại học thương mại Hà Nội. Trường đại học tài chính kế toán. Trường đại học KTQD 9. Báo cáo hoạt động của Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình. 10. google.com.vn NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. Hà Nội, ngày…..tháng……năm 2011 NHẬN XÉT ĐƠN VỊ THỰC TẬP ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. Hà Nội, ngày…..tháng……năm 2011